Minder regeldruk voor professionals, meer tijd voor zorg

Minder regeldruk voor professionals, meer tijd voor zorg Een inventarisatie van goede voorbeelden voor minder administratieve lasten in de zorgsector

1 | 34

Inhoud Inleiding .............................................................................................................................. 3 Leeswijzer ........................................................................................................................... 4 1. Basisinitiatieven voor minder administratie .................................................................. 5 1.1. Plannen & Roosteren .............................................................................................. 5 1.2. Overleg & Overdracht ............................................................................................ 6 1.3. Protocol & Procedure.............................................................................................. 7 1.4. En zo doe je dat! ................................................................................................... 8 2. Slim rapporteren en registreren .................................................................................. 10 2.1. Eenvoudig rapporteren op een touchscreen ............................................................. 10 2.2. Mobiel registreren met een IPad ............................................................................. 12 2.3. DBC-registratie achter de schermen........................................................................ 14 3. Het einde van de minutenregistratie ........................................................................... 16 3.1. Een nieuw zorgconcept in de thuiszorg .................................................................... 16 3.2. Scannen in plaats van minutenbriefjes .................................................................... 18 4. Digitaal werken voor professional en cliënt ................................................................ 20 4.1. Digitalisering in de huisartsenpraktijk ..................................................................... 20 4.2. Indicaties digitaal aanvragen ................................................................................. 22 4.3. Beeldschermzorg: via internet en webcam meekijken met de cliënt ............................ 24 4.4. Online toegang tot het ziekenhuisdossier ................................................................. 26 5. Concentratie van kennis.............................................................................................. 28 5.1. Eerstelijns Centrum: door schaalvergroting meer tijd voor zorg .................................. 28 5.2. Een online netwerk voor professionals en patiënten .................................................. 30 Dankwoord ........................................................................................................................ 33 Colofon .............................................................................................................................. 34

2 | 34

Inleiding XXX HERZIEN BZK XXX

Verzorgenden, verpleegkundigen en artsen werken in de zorg om mensen te helpen en niet om formulieren in te vullen. Toch blijkt dat veel tijd in zorginstellingen door professionals besteed wordt aan administratie. Dit is kostbare tijd die beter besteed kan worden aan de cliënt of patiënt. Is alle administratie wel noodzakelijk? En kan het misschien makkelijker? Om de administratieve lasten te verminderen kunnen toezichthouders, financiers en regelgevers overbodige zaken schrappen. Tegelijkertijd blijkt dat er tussen verschillende zorginstellingen - die te maken hebben met diezelfde regelgeving aanzienlijke verschillen bestaan in de tijd die professionals aan administratieve zaken besteden. Hoewel er al veel goede en succesvolle initiatieven zijn in zorginstellingen die leiden tot een merkbare administratieve lastenvermindering van professionals, is hier nog weinig ruchtbaarheid aangegeven. Met deze publicatie brengt Plexus in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken een reeks voorbeelden in kaart die aantoonbaar de administratieve lasten voor professionals in de zorg verminderen en daarmee de tijd voor de cliënt en patiënt verhogen. We beschrijven best practices die direct toepasbaar zijn voor verzorgenden, verpleegkundigen en artsen uit GGZ-instellingen, huisartspraktijken, verpleging- en verzorgingshuizen, thuiszorginstellingen en ziekenhuizen. We zijn ervan overtuigd dat deze publicatie u als zorgprofessional en/of zorginstelling handvatten geeft om de administratieve lasten te verminderen en dat u zo weer meer tijd kunt besteden aan wat u écht wilt; de directe zorg voor uw cliënt en patiënt. Ministerie van Binnenlandse Zaken Programmadirectie dienstverlening, regeldruk en informatiebeleid

3 | 34

Leeswijzer In hoofdstuk 1 wordt de basis van het reduceren van administratieve lasten beschreven. Het gaat om voorbeelden die, wanneer eenmaal op orde, innovaties ruim baan geven. Vanaf hoofdstuk 2 worden deze innovatieve initiatieven uitgewerkt, aan de hand van werkwijzen van de hierin voorop lopende organisaties.

4 | 34

1.

Basisinitiatieven voor minder administratie

Minder administratieve lasten begint met het op orde hebben van de basis. Juist voorbeelden die voor de hand liggen, zijn in de dagelijkse praktijk niet altijd structureel doorgevoerd. Iedere verandering vraagt om een investering, in tijd of geld. Maar eenmaal doorgevoerd, kunnen de vruchten geplukt worden. We nemen je in dit hoofdstuk mee langs basisinitiatieven die leiden tot minder administratieve lasten en dagen je uit om na het ‘oh ja’, kritisch te zijn en te denken ‘maar doen wij dat dan echt al zo?’. 1.1. Plannen & Roosteren Plannen en roosteren is een vak apart. Wanneer je een aantal basisvoorwaarden op orde hebt, scheelt dat een hoop tijd en energie, ook voor de cliënt. Dit betekent dat soms afscheid moet worden genomen van oude gebruiken en gewoontes. Maar het resultaat telt! Centrale planning met vaste slots versimpelt het plannen en zorgt voor overzicht. Van oudsher werken behandelaars, of dit nu in de GGZ of de VV&T is, met hun eigen papieren agenda’s. Met de digitalisering is de mogelijkheid gekomen om op een centraal punt afspraken te maken. Deze manier van plannen levert tijd op in het consult, omdat er in de behandeltijd geen afspraak gepland hoeft te worden. Ook als een afspraak verzet moet worden, kan dit gemakkelijk via een centraal punt zonder dat het de professional tijd kost. Bij centrale planning is standaardisatie van de afspraken een voorwaarde. Hoe lang duurt een intake? Hoe lang duurt een vervolggesprek? Dat moet helder en inzichtelijk zijn. Vaste agendapatronen per behandelaar vergemakkelijken dit. Bijvoorbeeld ‘iedere dinsdagochtend zijn er alleen intakegesprekken’. Daarnaast is het raadzaam om ‘gouden regels’ voor het plannen op te stellen. Bijvoorbeeld het op elkaar laten aansluiten van afspraken en geen ‘verloren kwartiertjes’ of ‘verloren half uurtjes’ laten ontstaan. Met het plannen van verschillende afspraken in één keer kan tijd bespaard worden. Wanneer duidelijk is wat het behandeltraject voor de cliënt is, kunnen de afspraken vooruit gepland worden. Dit wordt steeds gebruikelijker bij zorgpaden, bijvoorbeeld in de GGZ, maar ook bij periodieke afspraken bij de medisch specialist. Zodra de keus voor de behandeling is gemaakt kunnen afspraken worden ingepland via een zogenaamde ‘baliekaart’ die de behandelaar aan de cliënt meegeeft, of een afsprakenreeks die digitaal door de behandelaar in de computer wordt ingegeven. Zo kan de secretaresse in één keer de reeks behandel- en evaluatieafspraken inplannen. In de klinische omgeving kan veel winst wordt behaald met zogenaamde ‘vraaggerichte roosters’. Bij vraaggericht roosteren wordt er gekeken wanneer de meeste inzet van verpleegkundigen en verzorgenden gewenst is en daar wordt het

5 | 34

dienstrooster op aangepast (zie figuur 1). Door een betere aansluiting tussen de zorgvraag en personeel is er meer tijd voor de cliënt. Er is immers meer personeel wanneer de zorgvraag hoog is en minder personeel wanneer de zorgvraag laag is. Hierdoor sluiten vraag en aanbod beter op elkaar aan.

Figuur1: vraaggericht roosteren door het afstemmen van personeel op de zorgvraag. Links de uitgangssituatie, rechts het nieuwe rooster dat beter aansluit op zorgvraag

Een mooi voorbeeld is de ‘ochtendpiek’. Met ontbijten, wassen en aankleden van cliënten is veel inzet van personeel nodig. Maar wanneer om tien uur die piek is geweest, kun je het af met minder mensen. Kortere diensten bieden dan uitkomst. 1.2. Overleg & Overdracht Zorgprofessionals willen voor hun patiënten zorgen. Overleg en overdracht zijn daarbij onvermijdelijk. Maar het liefst wel zo slim mogelijk! Het multidisciplinair overleg kan in veel situaties drastisch ingekort worden, daar zijn goede voorbeelden van in het veld (zie box 1). Daarbij is vaak de eerste vraag óf alle patiënten wel besproken moeten worden en ten tweede hóe ze besproken worden. Het (her)structureren van behandelplanbesprekingen kan veel voordeel opleveren. Dit begint met het doelgerichter maken van de besprekingen: een behandelaar moet van te voren bedenken wat de vraag is die hij of zij wil bespreken. Om de bespreking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen wordt er vervolgens onderscheid gemaakt in ‘hamer- en bespreekstukken’. Een checklist kan een goed ondersteunend middel zijn tijdens besprekingen. Zo kan bijvoorbeeld gewerkt worden met vaste kopjes om eenzelfde structuur aan te houden en kan ook het vervolgtraject via een vast kader ingestoken worden. Welke actie komt voort uit het overleg? Wie doet dat? En wanneer is het gereed? 6 | 34

Box 1: 90% minder multidisciplinair overleg (MDO) door Nazorgtraject formulier In het Slingeland Ziekenhuis kwam het multidisciplinaire team van de verpleegafdeling neurologie wekelijks bijeen in een MDO om alle CVA (Cerebraal Vasculair Accident, in spreektaal een beroerte) patiënten te bespreken. De fysiotherapeut, de revalidatiearts, de verpleegkundigen en de neuroloog bespraken het revalidatietraject van de patiënt tijdens het MDO. Dit kostte veel tijd en er was nog veel uitzoekwerk na afloop van het MDO. Om dit efficiënter te maken is er een formulier ontwikkeld, waarin per discipline alle relevante onderwerpen afgevinkt kunnen worden met daarbij behorend advies. Indien vanuit alle disciplines het advies vanuit het formulier unaniem is, dan wordt de patiënt niet besproken in het MDO. Indien het advies niet unaniem is, dan volgt er wel een MDO om tot een gezamenlijk advies te komen. Het formulier vormt dan tevens de basis voor het MDO. Deze interventie heeft geleid tot 90% (!) minder MDO’s.

Er is ook winst te behalen met het onder de loep nemen van overdrachtsmomenten. Dit heeft vaak een cultureel aspect. Gezamenlijk ’s ochtends tijdens de koffie de cliënten bespreken is in veel verpleeg- en verzorgingshuizen, maar ook op klinische afdelingen in ziekenhuizen een gewoonte. Maar moet de overdracht met alle verpleegkundigen gebeuren? En moeten dan alle cliënten besproken worden? Veel kan ook schriftelijk. Of spreek je af dat je alleen die cliënten bespreekt die bijzonderheden hebben? 1.3. Protocol & Procedure Standaardisatie lijkt soms saai. Standaardisatie betekent dat je dezelfde dingen op dezelfde manier doet, volgens vaste procedures en protocol. Dit aspect moet niet de overhand krijgen. Juist wanneer de basisactiviteiten volgens een standaard werkwijze worden uitgevoerd houd je als professional meer tijd over voor de zaken die het werk echt interessant maken! Standaardisatie in verslaglegging en uniforme registratie zijn onderwerpen waarop grote winst geboekt kan worden. Verslaglegging is een bron van veel administratie. Het helpt om een vast format te hebben, waarin benoemd is welke onderdelen aan bod moeten komen in een verslag of brief. Dit voorkomt aan de ene kant dat hetzelfde werk steeds opnieuw gedaan wordt. Aan de andere kant perkt het al te uitgebreide verslagen in. Met het benoemen van vaste onderdelen, wordt impliciet ook gezegd wat niet aan bod hoeft te komen. Dit vergroot tevens de leesbaarheid voor collega’s bij overdracht en multidisciplinair werken. En dat scheelt weer tijd. Het gaat niet alleen om juist administreren, maar ook om dit door de juiste mensen te laten doen. Is de taak echt iets wat de verpleegkundige moet doen, of kan een administratief medewerker het overnemen? Doordat je het aan één iemand toevertrouwt, gebeurt de taak meteen op een uniforme wijze. Een uniforme werkwijze, kan veel verwarring en extra werk besparen. Voor administratieve processen is het aan te raden om een procedureboek aan te leggen en beslisbomen te maken. Een voorbeeld hiervan is weergegeven in box 2. 7 | 34

Box 2: Verbetering telefonische bereikbaarheid in de GGZ

De telefonische bereikbaarheid is bij Mediant, een GGZ instelling, verbeterd aan de hand van een beslisboom (zie onderstaande figuur). Zo weet het secretariaat precies wanneer door te verwijzen naar bijvoorbeeld een behandelaar of de Spoed Eisende Hulp. Dit bespaart veel heen en weer gebel en geeft veel meer rust op de afdeling.

Figuur 2: Beslisboom telefonische bereikbaarheid

Om alle standaard procedures rondom de administratie te borgen in de organisatie helpt het om een inwerkmap te maken voor nieuwe medewerkers. In deze inwerkmap staan alle processen rondom agendaplanning, roosters, besprekingen, intake van patiënten en secretariële ondersteuning beschreven. Dit vergemakkelijkt het inwerken en zorgt er ook voor dat iedereen meteen op een gestructureerde manier kan werken. 1.4. En zo doe je dat! Bovenstaande impressie van basisinitiatieven heeft je ongetwijfeld ‘oh ja-momenten’ bezorgd. Maar kun je op de vraag ‘maar doen wij dat dan echt al zo?’ altijd bevestigend antwoorden? Veel administratieve ergernissen worden organisatiebreed herkend en gedeeld. Maar hoe pak je ze aan? Beginnen met verbeteren is vaak lastig. Een goede manier om schoon schip te maken, is om met alle betrokkenen een gezamenlijke dag organiseren. Op deze dag worden onder begeleiding van procesexperts de belangrijkste knelpunten aangepakt. De dag wordt afgesloten met een concreet actieplan. 8 | 34

Voorafgaand aan de gezamenlijke dag is het belangrijk dat er een duidelijke doelstelling geformuleerd wordt door de leiding van de afdeling in samenspraak met een aantal professionals. Ook moet benoemd worden binnen welke randvoorwaarden de oplossingen gevonden mogen worden. Bijvoorbeeld: binnen de bestaande formatie en met het bestaande budget. Gedurende de dag wordt er in kleinere groepjes gewerkt. Het leuke is dat iedereen kan meedenken en dat het eindproduct een concreet actieplan is, dat gedragen wordt door het hele team. De nieuwe werkwijze gaat meteen de volgende dag in. Een aantal praktische zaken is van belang ter voorbereiding: - Zorg dat er zoveel mogelijk mensen van de afdeling aanwezig zijn . Dit is van belang omdat de nieuwe werkwijze meteen de dag erna ingaat (natuurlijk moet de gewone zorg wel door kunnen gaan); - Vanuit alle disciplines moet in ieder geval één vertegenwoordiger aanwezig zijn met mandaat van de groep; - Zorg voor een goede werkruimte voor de hele afdeling; - Zorg voor een procesbegeleider die de doelstellingen van de dag in de gaten houdt. Dit kan iemand van buiten of uit de eigen organisatie zijn; - Organiseer na twee maanden een terugkombijeenkomst om de resultaten te evalueren en nieuwe doelen te stellen. De uitkomsten van de dag kunnen verschillen van een nieuw basisrooster dat beter aansluit op de zorgvraag tot een betere samenwerking tussen het secretariaat en de professionals. En als de basis goed is, gedijen nieuwe en innovatieve initiatieven ter vermindering van administratieve lasten beter. In de volgende hoofdstukken geven we ruim baan aan deze voorbeelden en hopen je hiermee te inspireren in de strijd tegen regeldruk.

9 | 34

2.

Slim rapporteren en registreren

In iedere zorgomgeving is het een groot onderdeel van het werk van de professional: bijhouden welke handelingen en verrichtingen bij de cliënt zijn uitgevoerd. In dit hoofdstuk geven we twee voorbeelden van nieuwe vormen van rapportage op klinische afdelingen in AWBZ-setting en een alternatief voor het registreren van DBC’s in het ziekenhuis.

2.1.

Eenvoudig rapporteren op een touchscreen Woonzorg Unie Veluwe (Nunspeet, Elburg, ’t Harde, Epe, Wapenveld)

“Zorgactiviteiten realtime registreren is kinderspel door het aanraken van plaatjes” Voor wie is het? Dit voorbeeld is toepasbaar voor verpleegkundigen en verzorgenden op klinische afdelingen van AWBZ instellingen. Het systeem kan na enige aanpassing ook gebruikt worden in het ziekenhuis, bijvoorbeeld voor het noteren van de verrichtingen. Wat is het? Het is een doorlopend digitaal rapportagesysteem en een nieuwe werkwijze voor het registreren van zorgactiviteiten bij de cliënt, digitaal met een ‘Caretracker’ touchscreen. Wat is het resultaat? Het systeem helpt door minder papierwerk de cliëntgebonden tijd te verhogen naar zo’n 75%-80% (dit ligt nu gemiddeld rond 60%-70%). Daarnaast heeft het systeem een dashboard met stuurinformatie. Teamleiders hebben daardoor wekelijks inzicht in KPI’s1 als formatie en zorgvraag, geleverd welzijn, normen verantwoorde zorg, en inkoop. Hierdoor kan beter gestuurd worden. De informatie kan tevens gedeeld worden met stakeholders zoals het zorgkantoor en het CIZ. Dat laatste is bijvoorbeeld bruikbaar bij het aanvragen van herindicaties. Hoe werkt het? ‘Caretracker’ (zie rechts) is een van oorsprong Amerikaans systeem dat samen met de leverancier geschikt is gemaakt voor de Nederlandse situatie. Het gaat om een touchscreen, dat op iedere verpleegafdeling in de gang hangt. Nadat een verpleegkundige of verzorgende een cliënt geholpen heeft, wordt meteen ingetoetst welke activiteit verricht is en hoe lang dat geduurd 1

KPI’s staat voor Kritische Prestatie Indicatoren 10 | 34

heeft. Feitelijk is het een doorlopend rapportagesysteem. In veel andere verpleegen verzorgingshuizen registreren professionals al deze zorgactiviteiten handmatig op papier of in de computer. Vanuit de Caretrackers wordt de informatie doorgezonden naar het ‘normale’ systeem. De dossiers van de cliënten worden zo automatisch bijgewerkt. Wat is nodig? Het touchscreen zelf vraagt om een eenmalige investering van ongeveer 2.200 euro per apparaat. Daarnaast moeten maandelijks licentiekosten worden afgedragen, zo’n 6 tot 7 euro per cliënt, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Het systeem werkt intuïtief, een uitgebreide cursus is niet nodig. Ook vakantiekrachten hadden de werkwijze in een half uur door. Wat moet ik nog meer weten? Een tip voor een succesvolle implementatie is vooral om het simpel te houden en klein te beginnen. ICT-afdelingen hebben soms de neiging om het nodeloos ingewikkeld te maken door het systeem meteen te willen koppelen aan andere pakketten (de salarissen, de algemene financiën, etc.). Dat kan eventueel ook in een later stadium. Op een aantal afdelingen beginnen, heeft de meeste kans van slagen. Waar vind ik meer informatie? Johan Smit, manager beleid & innovatie E-mail: [email protected]

11 | 34

2.2.

Mobiel registreren met een IPad AriënsZorgpalet

“Ik dacht eerst: als dat kleine ding het nu moet gaan doen voor ons, dan heb ik er een hard hoofd in... Maar na twee weken heb ik gevraagd of ik het mocht houden!” Voor wie is het? Dit voorbeeld is toepasbaar voor verpleegkundigen en verzorgenden op klinische afdelingen van AWBZ instellingen. Wat is het? Het cliëntendossier wordt op een nieuwe wijze bijgewerkt, op het moment van zorglevering met iPads2 in het bijzijn van de cliënt. Wat is het resultaat? In totaal scheelt het per verzorgende gemiddeld een half uur per dag. Met de 100 iPads die zijn aangeschaft scheelt dat organisatiebreed 50 uur per dag. De cliënten reageren er positief op. Ze weten meteen wat er wordt geregistreerd en ze kunnen meelezen, omdat de tekst gemakkelijk vergroot kan worden. Het is daarnaast ook extra tijd die de verzorgende met de cliënt kan doorbrengen. Tot slot heeft de nachtdienst ´s nachts heel gemakkelijk alle gegevens bij de hand. Dat is fijn want de nachtdienst werkt op verschillende afdelingen. Hoe werkt het? In de oude situatie werd na afloop van de verzorging van de cliënt alles in de computer in het Elektronisch Cliënten Dossier bijgewerkt. Voordat men met de cliënt aan de slag ging, werd het dossier geprint en meegenomen naar de cliënt. Het ging daarbij niet alleen om de mutaties die de verzorgenden maakten, maar bijvoorbeeld ook die van behandelaars die bij deze groep (op de revalidatieafdeling) een belangrijke rol spelen. Nu werkt men met iPads. Op de iPad staat hetzelfde computerprogramma waarmee op de vaste computers gewerkt wordt (in dit geval Caress). De mutaties worden direct ingevoerd bij het verzorgen of behandelen van de cliënt en komen terecht in het Elektronisch Cliënten Dossier. Wat is nodig? De Ipads moeten aangeschaft worden, de kosten daarvan zijn ongeveer 500 euro per stuk. Er is draadloos internet nodig met bereik door het hele gebouw en de instelling moet werken met een Elektronisch Cliënten Dossier. De professionals die

2

Andere tablets dan de Apple iPad kunnen hiervoor ook ingezet worden. 12 | 34

er mee werken moeten een introductie krijgen, maar omdat ze het computerprogramma al kennen, gaat dat heel snel. Wat moet ik nog meer weten? Vooralsnog werken alleen de verzorgenden met de iPads, de behandelaars werken nog op de vaste computers, maar dat kan in de toekomst zeker veranderen. Waar vind ik meer informatie? In Zorgvisie is een kort artikel over deze nieuwe werkwijze verschenen: http://www.zorgvisie.nl/ICT/AriensZorgpalet-zet-iPads-in.htm Jan van der Linde, lid van de Raad van Bestuur van AriënsZorgpalet Telefoon: 053-4826688

13 | 34

2.3.

DBC-registratie achter de schermen VU medisch centrum

“Wij passen de DBC-registratie toe zoals het bedoeld is.” Voor wie is het? Dit voorbeeld kan ingevoerd worden in alle ziekenhuizen en levert directe tijdswinst op voor de specialisten. Wat is het? Diagnose Behandeling Combinaties (DBC’s) gekoppeld aan de normale zorgadministratie waardoor artsen niet belast worden met DBC-registratie. Wat is het resultaat? Het scheelt per arts een half uur per dag aan registratie. In het VU medisch centrum staat dat gelijk aan 300 uur per dag, wat een waarde per jaar vertegenwoordigt van 3 miljoen euro. Daarnaast kon het debiteurenbeheer worden ingekrompen met 6 FTE. Hoe werkt het? Administratieve lasten worden bespaard door de DBC-registratie te koppelen aan de zorgadministratie. Hierdoor kunnen de DBC’s zoveel mogelijk afgeleid worden uit bestaande registraties van het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS). Artsen worden zo niet belast met de DBC-registratie. De kern van het afleiden van DBC’s wordt gevormd door vertaaltabellen, die de door de specialist gestelde diagnosen (volgens ICD-9-CM-code vastgelegd) omzetten in de DBC-diagnosen van de DBC-typeringslijst. Deze vertaling vereist nauw overleg met de specialismen. Uitgangspunt hierbij is de typeringslijst die de wetenschappelijke vereniging van het specialisme heeft opgesteld. Voordat bij een specialisme de DBC-registratie begint, moeten de specialisten daarom eerst de validiteit van de omzetting van gegevens uit het ZIS naar DBC’s vaststellen en accorderen. Wanneer de vertaaltabel eenmaal gereed is, moet deze aan de achterkant in het systeem gebouwd worden. De voorkant van het systeem blijft hetzelfde. De artsen voeren nog steeds op de oorspronkelijke manier hun registraties in. Wat is nodig? Overleg over de vertaaltabel betekent een behoorlijke tijdsinvestering, maar is de moeite waard. Vooral de vaststelling van de grijze gebieden in de diagnosesystematiek vergt zorgvuldige behandeling. Verschillende diagnosen kunnen worden ondergebracht onder één DBC en dat kost enig denkwerk. Deze tijdsinvestering is echter eenmalig. Als de vertaaltabel definitief is samengesteld en geaccordeerd, zal in het vervolg het registreren van de poliklinische diagnose voldoende zijn om tot de juiste DBC te leiden. Per gestelde diagnose hoeft dan niet 14 | 34

steeds opnieuw te worden overwogen binnen welke DBC deze past. Het VUMC deelt graag haar kennis hiervan met andere ziekenhuizen. Het ontwikkelde concept kan alleen succesvol zijn als de ZIS-systematiek optimaal functioneert. Er moet in elk geval in worden voorzien dat medisch-inhoudelijke gegevens tijdens een administratieve procedure door de specialist worden geautoriseerd. Interne controleprotocollen en een interne accountantsdienst dienen de kwaliteit van die gegevens te bewaken, want hierop is de gehele systematiek gebaseerd. Wat moet ik nog meer weten? Creatief registreren is er niet bij in dit systeem, omdat de afleiding van de DBC’s automatisch plaatsvindt. Je kunt dus niet zomaar een DBC openen. Een DBC beslaat een periode van maximaal één jaar en wordt begrensd door een begin- en een einddatum. Bij elk eerste consult wordt automatisch een nieuwe DBC geopend. Na 365 dagen wordt de DBC automatisch afgesloten en mocht de patiënt daarna op het spreekuur verschijnen, wordt automatisch opnieuw een DBC (met de typering ‘chronisch’) geopend. Via een lijstje dat de artsen bij het poliklinische spreekuur ontvangen, worden zij er op geattendeerd dat voor een aantal patiënten op het spreekuur nog een diagnose moet worden vastgelegd. Waar vind ik meer informatie? www.vumc.nl Marcel van der Haagen, Hoofd Zorgadministratie Telefoon: 020-4441260 E-mail: [email protected]

15 | 34

3.

Het einde van de minutenregistratie

Een jarenlange gewoonte en ergernis in de thuiszorg: het registreren van minuten. Hoeveel reistijd? Hoe lang wassen? Hoeveel minuten duurde het verzorgen van de wond? Een tijdrovende klus en vooral ook werk dat professionals belemmert om de cliënt centraal te stellen. We reiken je drie voorbeelden aan van innovatieve initiatieven, die het minuten registreren verbannen.

3.1.

Een nieuw zorgconcept in de thuiszorg Buurtzorg

“Van minutenregistratie naar een omgeving waarin de professional het vertrouwen krijgt zijn werk te doen.” Voor wie is het? Dit voorbeeld is voor iedereen die werkzaam is in een thuiszorgteam. In principe kan deze aanpak van zelfsturende teams ook gebruikt worden in andere zorgsectoren, zowel klinisch als poliklinisch. Wat is het? Buurtzorg Nederland heeft een vernieuwend concept voor verpleging en verzorging aan huis ontwikkeld. Door de zorgverlening thuis volledig door hoog opgeleide wijkverpleegkundigen en wijkziekenverzorgenden in kleine autonome 'Buurtzorgteams' uit te laten voeren, worden het oplossend vermogen en de professionaliteit van medewerkers ten volle benut. Deze Buurtzorgteams worden ondersteund door een landelijke organisatie. Wat is het resultaat? Buurtzorg krijgt van cliënten een 9+ voor tevredenheid, haalt een bovengemiddelde productiviteit van 57,5% cliëntgebonden tijd per team (landelijk is dat gemiddeld 50%) en het ziekteverzuim is laag (2,5%). Door het gebruik van moderne ICTtoepassingen worden de administratieve lasten tot een minimum beperkt. Hoe werkt het? Het begint met een nieuwe kijk op het zorgconcept: leveren we minuten of leveren we zorg waar mensen iets aan hebben? Is dit laatste het geval, dan moet worden nagedacht over het type zorg dat geleverd wordt. Gevolg van deze benadering is dat een wijkverpleegkundige in plaats van minuut tot minuut bijhouden wat hij of zij doet bij de cliënt nu alleen de tijd geregistreerd wordt die de wijkverpleegkundige bij een cliënt in huis is. Men voert dus niet - zoals gewoonlijk - zorgproducten in het systeem in (bijvoorbeeld wassen, kousen aantrekken, etc.).

16 | 34

De teams bestaat uit hoogopgeleide wijkverpleegkundigen, die zelfstandig zijn en zichzelf aansturen. Zij worden alleen centraal ondersteund op cruciale punten: Ieder team van wijkverpleegkundigen krijgt informatie over vijf KPI’s3: ziekteverzuim, productiviteit, groei van het team in omzet, kosten per klant, benutte percentage van de indicatie en de klanttevredenheid. Daarnaast worden de teams administratief ondersteund door het ‘Buurtzorg web’ waarop alle wijkverpleegkundigen via laptops zijn aangesloten. De tijd die de verpleegkundigen aan een cliënt hebben besteed, wordt daarin automatisch omgezet naar rato van de indicatie van de cliënt. Wanneer deze bijvoorbeeld een indicatie heeft voor 40% verzorging en 60% verpleging verdeelt de software de minuten die de wijkverpleegkundigen hebben besteed volgens die verdeelsleutel. Gemiddeld genomen over alle contacten klopt de uitkomst hiervan en het scheelt veel gedoe met minutenregistraties. Er werkt door de goede ICT-ondersteuning en heldere registratie slechts 4 FTE aan mankracht op de afdeling financiën, op in totaal 2700 medewerkers. Er zijn nog 2 FTE verpleegkundigen in dienst, die teams ondersteunen bij het verkrijgen van (her)indicaties bij het CIZ en die helpen bij het oplossen van specifieke problemen. Wijkverpleegkundigen kunnen zich zo richten op het contact met cliënten en hun netwerk. Wat is nodig? Dé manier om een nieuwe weg in te slaan, is de zogenaamde ‘groene wei’ aanpak. Dit houdt in dat je 4-6 teams isoleert van de rest van de organisatie en deze teams zelf verantwoordelijk maakt voor het leveren van de zorg en het werven van cliënten. Goede administratieve ondersteuning en sturingsinformatie zijn cruciaal. De registratie en administratie worden uitgevoerd door een klein bureau van 1-2 FTE. Zij maken in principe geen gebruik van de diensten van de grotere organisatie. Zo kan de organisatie team voor team ‘afgepeld’ worden en een frisse start maken. Omdat de teams zelfsturend zijn heeft deze aanpak directe gevolgen voor het management, dat in een platte organisatie zoals Buurtzorg aan positie inboet. Voor deze cultuuromslag is duidelijke consensus en communicatie nodig. Buurtzorgteams bestaan uit professionals op MBO / HBO niveau (niveau 3 – 5). Waar vind ik meer informatie? www.buurtzorgnederland.nl Diane ten Tijn, wijkverpleegkundige team Diepenheim Telefoon: 0900 – 6906906 E-mail: [email protected]

3

KPI’s staat voor Kritische Prestatie Indicatoren 17 | 34

3.2.

Scannen in plaats van minutenbriefjes Thuiszorg het Centrum

“Geen discussie meer over de geleverde zorgtijd.” Voor wie is het? Verzorgenden en verpleegkundigen in de thuiszorg. Wat is het? Een werkwijze voor het bijhouden van registraties in de thuiszorg. Met een scan apparaatje wordt mobiel automatisch de minutenregistratie bijgehouden. Wat is het resultaat? Professionals kunnen meer tijd aan de cliënt besteden, omdat ze minder tijd kwijt zijn met het invullen van minutenbriefjes en ze minder vaak naar kantoor hoeven te komen. Daarnaast kan de zorginstelling besparen op de backoffice, doordat de minutenbriefjes niet meer handmatig hoeven worden ingevoerd. Het voordeel van de automatisering is ook dat per bezoek geen handtekening van de cliënt nodig is, want alles wordt automatisch geregistreerd. Er is dus geen discussie meer over de geleverde zorgtijd. Hoe werkt het? Professionals houden hun minutenregistratie bij via een speciaal scan apparaatje.4 Als ze bij de cliënt naar binnen gaan wordt automatisch de tijd van binnenkomst en ook de tijd van vertrek genoteerd. De toerekening aan verschillende zorgproducten (verpleging/ verzorging/ etc.) vindt automatisch plaats op basis van de indicatie in de backoffice. Eens in de maand wordt het apparaatje uitgelezen op kantoor. Vroeger moesten de professionals eens in de week naar kantoor komen. Vervolgens wordt automatisch de factuur voor het zorgkantoor opgemaakt, de productie per professional berekend, en de koppeling met de salarissen gemaakt, die immers eenvoudig vanuit de gewerkte uren vertaald kunnen worden. Wat is nodig? De invoering van deze werkwijze vraagt om een aantal investeringen. De scanner zelf kost 67 euro en het uitleesapparaat 450 euro. Per vestiging is één uitleesapparaat nodig. Daarnaast heeft iedere cliënt een klantkaart nodig à 13 euro en worden maandelijkse abonnementskosten betaald van 2.000 tot 3.000 euro (voor een organisatie van 500 klanten en 200 professionals). Het werken met de scanners is eenvoudig. Een korte introductie bij de professionals is daarom voldoende.

4

In dit geval gaat het om een ‘IO’ van NEDAP (IO staat voor In en Out). Er zijn echter meerdere aanbieders van deze apparaatjes in de thuiszorg zoals Codec en de Philps Velo, etc. 18 | 34

Wat moet ik nog meer weten? Er wordt in deze aanpak niet gewerkt met opslagen boven op het normale tarief, men registreert geen producten ‘extra’ of ‘speciaal’ boven op de normale thuiszorgproducten verpleging/verzorging. Deze opslagen leveren een paar euro op, maar kosten in de praktijk meer werk aan de administratie dan dat zij aan geld opleveren. Het is een organisatorische keuze. De productie in aantal zorgminuten per professional daalt in eerste instantie zo’n 10%. Bij de vroegere handmatige registratie werd vaker naar boven dan naar beneden afgerond. Doordat de scanner automatisch de minuten registreert, leidde dit tot minder productie. Inmiddels is dit opgevangen door een betere planning waardoor professionals meer cliënten kunnen helpen op een dag, dat betekent minder verloren minuten. Waar vind ik meer informatie? www.thuiszorghetcentrum.nl Telefoon: 030 – 285 00 850 E-mail: [email protected]

19 | 34

4.

Digitaal werken voor professional en cliënt

Zorg is bij uitstek een sector waarin direct contact tussen professional en cliënt voorop staat. Dat dit niet altijd fysiek op dezelfde plaats hoeft te zijn bewijzen onderstaande voorbeelden.

4.1.

Digitalisering in de huisartsenpraktijk Huisartsenpraktijk Klarendal

“Alles digitaal en goede werkafspraken met de doktersassistenten, dat is het recept voor minder administratie!” Voor wie is het? Deze werkwijze is nuttig voor huisartsen, praktijk ondersteuners (POH-ers) en doktersassistenten. Wat is het? Werken via gedigitaliseerde processen in de huisartsenpraktijk en de administratieve taken zoveel mogelijk weghalen bij de huisarts. Wat is het resultaat? Er is minimale papieren bureaucratie. Als huisarts heb je hierdoor meer tijd voor de patiëntenzorg. Voor doktersassistenten brengt deze werkwijze andere verantwoordelijkheden met zich mee en daarmee wordt het werk leuker en uitdagender. Ook scheelt het de cliënt tijd, bijvoorbeeld door een online consult, in plaats van langs te moeten gaan bij de huisarts. Hoe werkt het? Deze aanpak berust op twee pijlers: - Communicatie met andere zorgverleners gaat zoveel mogelijk digitaal; - De administratieve taken van de huisarts worden zoveel mogelijk overgenomen. De communicatie met het ziekenhuis, apotheek en laboratorium gaat digitaal via het systeem ‘Edifact’. Het verwijzen van patiënten naar het ziekenhuis gaat via de applicatie ‘Zorgdomein’. Hierdoor komt de meeste informatie over patiënten digitaal binnen. Het enige wat de doktersassistenten moeten doen is het koppelen van bijvoorbeeld de e-mail van de fysiotherapeut aan de juiste patiënt. Er wordt nog maar weinig ingescand en er is een vrijwel volledig digitaal patiënten dossier. De patiënten schrijven zich online in bij de praktijk, herhaalrecepten worden digitaal uitgeschreven en er is ook online contact tussen cliënt en huisarts middels het zogenaamde e-consult. Daarin kunnen patiënten online hun klachten bespreken met de arts. Zoveel mogelijk taken zoals het declareren zijn belegd bij iemand anders dan de huisarts. In deze praktijk gaat het om de doktersassistent en POH-er, die veel 20 | 34

affiniteit met cijfers heeft. Het kost de doktersassistent in totaal 15 minuten om alle declaraties te doen. Eerst controleert zij de daglijsten (de lijst met alle patiënten van die dag), vervolgens declareert ze. Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen, bijvoorbeeld bij het declareren van de M&I-verrichtingen5 bij de kleinere zorgverzekeraars in de regio, die een andere prijs hanteren dan de dominante zorgverzekeraar. Dit kost dan wel een paar telefoontjes. Wat is nodig? Om volledig digitaal te kunnen werken, is het van belang dat de basisadministratie op orde is. Dit voorkomt fouten in het koppelen van nieuwe informatie aan patiënten. Vervolgens moet geïnvesteerd worden in het digitaal maken van de communicatie met andere hulpverleners zoals de apotheek, fysiotherapeuten, ziekenhuis en laboratoria. Dit is niet altijd een investering in geld (Zorgdomein wordt bijvoorbeeld betaald door het ziekenhuis), maar een nieuwe werkwijze aanleren kost zeker ook tijd. Een belangrijke investering is het (eenmalig) op orde krijgen van de administratie door brieven in te scannen en dossiers na te lopen. Indien gewenst kan dit uitbesteed worden aan speciaal daarvoor in het leven geroepen bedrijven. Tot slot is het belangrijk dat de assistente of ondersteuner goed kan werken met het gedigitaliseerde systeem. Zo kunnen er zoveel mogelijk administratieve taken van de huisarts worden gedelegeerd. Wat moet ik nog meer weten? Er zijn partijen waar de huisarts mee samenwerkt die echt (nog) papierwerk vereisen, zoals het CIZ, arbodiensten en verzekeringen. Waar vind ik meer informatie? http://www.huisartsenpraktijkklarendal.uwartsonline.nl Huisartsenpraktijk Klarendal, Arnhem Telefoon: 026-4425244

5

M&I-verrichtingen zijn verrichtingen zoals audiometrie, allergietest, etc. Hiervoor maakt de huisarts aparte afspraken met de zorgverzekeraar. 21 | 34

4.2.

Indicaties digitaal aanvragen Centrum Indicatiecentrum Zorg (CIZ)

“Makkelijker, sneller en slimmer indiceren voor zorgprofessionals.” Voor wie is het? Voor alle zorgaanbieders en professionals in de AWBZ-zorg. Daarnaast is er een speciale module ontwikkeld voor de aanvraag van AWBZ-zorg door cliënten. Wat is het? Het digitaal aanvragen van kortdurende AWBZ-zorg bij het CIZ en het digitaal aanvragen van herindicaties. Een makkelijke werkwijze door enerzijds Standaard Indicatie Protocollen (SIP) voor nieuwe zorg en anderzijds eenvoudige herindicaties door middel van digitale Herindicatie via Taakmandaat (HIT). Wat is het resultaat? Professionals en instellingen zijn veel minder tijd kwijt met (her)indiceren. Het aanvragen zelf gaat sneller en de gehele procedure van aanvraag tot inzet van zorg is drastisch ingekort. Dankzij meedenkende software stelt het digitale aanvraagformulier veel minder vragen over de beperkingen van de cliënt. Een nieuwe aanvraag kost geen half uur meer, maar slechts een minuut of zeven. De gehele aanvraagprocedure voor een herindicatie neemt nu slechts 10 minuten in beslag. En de zorg kan in de meeste gevallen meteen beginnen. Slechts in 1 op de 4 gevallen wordt er door het CIZ getoetst. Ruim 70% van de zorgaanbieders kon eind december 2010 al inloggen op www.ciz.nl, echter nog niet alle zorgaanbieders en professionals zijn op de hoogte van de mogelijkheden. Het streven is dat 100% van de zorgaanbieders kan inloggen en zo is toegerust dat deze tijdbesparende mogelijkheden maximaal worden benut. Hoe werkt het? De Standaard Indicatie Protocollen omvatten regels en afspraken waarmee op een gestandaardiseerde manier indicaties aangevraagd kunnen worden. Het SIP bepaalt de inhoud van het uiteindelijke indicatiebesluit, bestaande uit functies en klassen, ZZP, leveringsvoorwaarden en geldigheidsduur. De digitale antwoordmogelijkheden zijn fors beperkt ten opzichte van het oude papieren formulier. Nadat het protocol online is ingevuld en verstuurd, kan de gevraagde zorg direct worden ingezet. De afgegeven indicaties voor SIP’s worden achteraf steekproefsgewijs getoetst. Via de Herindicatie via Taakmandaat kunnen aanvragers de herindicatieprocedure voor cliënten die al langdurige zorg krijgen bijna helemaal zelf digitaal afronden. Hiervoor hoeven geen dossiers en andere paperassen te worden meegestuurd. Door middel van steekproefsgewijze toetsing wordt gecontroleerd of alles in orde is. Aanvankelijk gebeurt dit in 25% van de gevallen, maar dit percentage gaat variëren al naar gelang de toets van het CIZ op de juistheid van de declaraties van de 22 | 34

betreffende zorgaanbieder. Hier is de toetsing niet achteraf. Wanneer een herindicatie wordt geselecteerd voor toetsing, dan duurt het maximaal twee weken voor een indicatiebesluit wordt afgegeven. Wat is nodig? Heel praktisch gezien is voor het nieuwe digitale werken een Unieke Zorgverlener Identificatie Pas (UZI-pas) nodig. Met de UZI-pas kunnen zorgverleners en indicatieorganen via de elektronische weg veilig toegang krijgen tot vertrouwelijke patiëntinformatie. Zij kunnen de pas ook gebruiken om patiëntinformatie beschikbaar te stellen aan collega zorgverleners die hun patiënten behandelen. De UZI-pas bevat de elektronische identiteit van de pashouder. Soms moeten instellingen daarvoor hun ICT en de interne logistiek voor de intake van cliënten aanpassen. De CIZ Relatiebeheerders begeleiden zorgaanbieders daarbij, in samenwerking met de brancheorganisaties. Wat moet ik nog meer weten? Deze digitale procedures zijn specifiek voor kortdurende op herstelgerichte AWBZzorg. Voor complexe zorg blijven de oude procedures (nog) van kracht. Ook cliënten kunnen inmiddels op digitale wijze hun aanvraag doen en met DiGiD daarbij hun vertrouwelijke gegevens op veilige wijze ondertekenen en verzenden. Waar vind ik meer informatie? Op www.ciz.nl is aanvullende informatie te vinden. Hier zijn ook de namen van de relatiebeheerders per postcode- en aandachtsgebied te vinden. Meer informatie over deze UZI-pas is te vinden op www.uziregister.nl.

23 | 34

4.3.

Beeldschermzorg: via internet en webcam meekijken met de cliënt De Vierstroom

“Door positieve prikkels neemt de zorgbehoefte van de cliënten af.” Voor wie is het? Voor verpleegkundigen en verzorgenden en cliënten in de thuiszorg. Wat is het? Via een beeldscherm kunnen de professional en de cliënt met elkaar praten en elkaar zien. Het is een gebruiksvriendelijk systeem, waarmee de taken van professionals worden verlicht. Met behulp van videocommunicatie wordt zorg op afstand verleend, kan informatie worden gegeven over medicijnen en bijvoorbeeld ook over activiteiten die in de buurt georganiseerd worden. Wat is het resultaat? Allereerst is er geen reistijd meer, waardoor verpleegkundigen meer cliënten op een dag kunnen zien. Verder is het contact met de cliënt bij beeldschermzorg indringender. Het blijkt namelijk dat er veel minder ‘omgevingsruis’ is tijdens het beeldschermcontact. De zelfstandigheid van de cliënt wordt bovendien groter. Doordat op deze nieuwe wijze door de cliënt met professionals wordt gecommuniceerd, wordt de drempel lager om via nieuwe media ook met vrienden en familie contact te onderhouden. Het heeft een activerend effect en dat leidt tot een lagere zorgbehoefte. Hoe werkt het? Het werkt heel simpel: als verpleegkundige zit je achter je beeldscherm en je ‘belt’ met de cliënt op het afgesproken tijdstip. Beeldschermzorg is te gebruiken voor veel typen zorg: zoals wondcontroles, het injecteren van insuline, zorgleefplan aanpassingen, het herinneren aan medicatie, begeleiding, etc. De cliënt neemt plaats voor het beeldscherm en laat bijvoorbeeld zien of de wond rood is of niet. Het is voor de professional ook fijn om te zien of de boodschap overkomt bij de cliënt. Wat is nodig? Voor goede beeldschermzorg heb je een kwalitatief goed beeldscherm en geluid nodig. Op die manier kan de verpleegkundige goed waarnemen hoe het met de cliënt is en de juiste zorg verlenen. Dat kan via een (nieuwe) televisie, een aanraakscherm of een PC. Het is nadrukkelijk een methode van werken die gemaakt is voor de zorgvrager van de toekomst. Toepassing op de PC is dan ook waar verdere uitrol op gericht is. In het huidig gebruik bij de Vierstroom, hoeven de cliënten niets te betalen. Hoe de prijs in de toekomst zal liggen is nog moeilijk te bepalen. Het hangt vooral af van de 24 | 34

schaal. Zo kunnen er woonvoorzieningen zijn waarbij ineens 600 zorgvragers worden aangesloten. De verpleegkundigen moeten handig kunnen omgaan met de applicatie en daar is een korte introductie voor nodig. Daarnaast moet steekproefsgewijs worden bepaald of de zorg aan de Normen Verantwoorde Zorg voldoet. Dit kan in de normale meting van de zorginhoudelijke en CQ-indicatoren6 worden meegenomen. Wat moet ik nog meer weten? Wat nog handiger kan is de verslaglegging van de contacten via de beeldschermzorg. Nu is het systeem nog niet gekoppeld aan een Elektronisch Patiënten Dossier. Hierdoor moeten verpleegkundigen de contacten apart verslaan op een andere computer en indien nodig in het cliëntendossier. Om cliënten en/of hun mantelzorgers te kunnen helpen via beeldschermzorg, moeten zij in staat zijn een vraag juist te interpreteren en een zorghandeling uit te kunnen voeren. Daarom kunnen bijvoorbeeld zwaar verstandelijk gehandicapten niet zelfstandig deelnemen aan beeldschermzorg. Waar vind ik meer informatie? www.vierstroom.nl Meer informatie over PAL4 (de beeldschermzorg) staat op www.pal4.nl Janet de Visser, Verpleegkundige, V&V team Woerden De Vierstroom - Gouda Telefoon: 0900-9300

6

CQ staat voor Customer Quality Index 25 | 34

4.4.

Online toegang tot het ziekenhuisdossier Medischegegevens.nl

“Minder administratieve vragen door meer inzicht van de cliënt” Voor wie is het? Voor zowel patiënten, artsen als ziekenhuizen. In principe is dit systeem in heel Nederland toepasbaar. Wat is het? Het is een nieuwe werkwijze, waarbij professionals met elkaar en met hun cliënten online medische gegevens delen. Wat is het resultaat? Heel praktisch is het feit dat het systeem zoekwerk bespaart, vooral als de patiënt verwezen is vanuit een ander ziekenhuis. Nu zijn immers alle onderzoeken in één keer zichtbaar voor de arts. Dit bespaart gebel en gefax naar andere ziekenhuizen als daar al eerder onderzoeken zijn uitgevoerd die bij de vervolgbehandeling ook van belang zijn. Verder verhoogt dit systeem de zelfredzaamheid van patiënten. Zij worden echt partner in de behandeling, doordat ze toegang hebben tot hun eigen gegevens. Uit onderzoek blijkt dat dit zo’n 15% van de herhaalbezoeken bespaart, simpelweg doordat de patiënt beter geïnformeerd is en dus minder behoefte heeft aan aanvullende contacten met de arts. De herhaalbezoeken per DBC dalen zo’n 15%, doordat de patiënt minder vragen over zijn behandeling heeft. In Nederland zijn er jaarlijks 17,2 miljoen herhaalbezoeken. Een gemiddeld polikliniekbezoek kost het ziekenhuis 152 euro. Voor een gemiddeld ziekenhuis betekent dit dus een potentiële jaarlijkse besparing van ruim 3 miljoen euro. Een tweede besparing vindt plaats bij de herhaalonderzoeken. Bij 30% van de patiënten worden onderzoeken herhaald, omdat de uitslagen van het eerste onderzoek niet beschikbaar zijn. Met deze applicatie worden deze herhaalonderzoeken gereduceerd. Patiënten hebben altijd toegang tot hun medisch dossier en vragen dus ook nooit meer om een kopie. Daarnaast kan de patiënt zelf commentaar geven en documenten toevoegen, wat de kwaliteit van het dossier en daarmee de kwaliteit van de zorg verbetert. Hoe werkt het? Wanneer een patiënt zicht meldt voor een afspraak op de polikliniek wordt toestemming gevraagd voor deelname aan Medischegevens.nl. Als de patiënt hier toestemming voor geeft, wordt er een (beveiligde) account geopend. Op deze account kunnen artsen die daarvoor toestemming hebben gegevens inzien zoals 26 | 34

brieven aan de huisarts, labuitslagen van onderzoeken, onderzoeksverslagen, alle medicatie en röntgenfoto’s. De patiënt kan via internet zijn eigen zorgdossier inzien. Zo heeft de patiënt toegang tot alle onderzoeken, verslagen, brieven, etc., net zoals de zorgverleners in het ziekenhuis dat hebben. Vervolgens kan de patiënt aangeven wie hij of zij nog meer wil machtigen, bijvoorbeeld hulpverleners uit andere ziekenhuizen of familie. Ook kan de patiënt commentaar of opmerkingen plaatsen in het zorgdossier. Wat is nodig? De inspanning voor de aansluiting is beperkt, die ontwikkeling heeft al plaatsgevonden. Gemiddeld kost het 3 maanden om het ziekenhuis van A-tot-Z aan te sluiten. Onderdeel van dat programma is de ontsluiting van het Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS), waarbij Medischegegevens.nl slechts minimale ondersteuning van de ICT-afdeling nodig heeft. Wat moet ik nog meer weten? Het systeem is nu in gebruik in het Medisch Centrum Haaglanden op twee locaties. Er zijn per november 2010 zo’n 6.000 actief deelnemende patiënten en aansluitingen op de eerste twee apotheken en twee fysiotherapiepraktijken zijn net gerealiseerd. Het is natuurlijk heel belangrijk dat de gegevens veilig zijn. Omdat de systemen van Medischegegevens.nl voldoen aan hoge veiligheidseisen, kan niemand zonder persoonlijke toestemming van de cliënt bij deze informatie. Waar vind ik meer informatie? Als mensen hier meer over willen weten kunnen zij natuurlijk contact opnemen met Medischegegevens.nl, maar ze kunnen ook bellen met de Raad van Bestuur van het Medisch Centrum Haaglanden. Zij kunnen vertellen over hun ervaring als ziekenhuis met het systeem. Martijn Bakkers, Directeur Medischegegevens.nl Telefoon: 0343-444524 Alexander de Vries, Product Manager Medischegegevens.nl & Chirurg MCH Telefoon: 0343-444524

27 | 34

5.

Concentratie van kennis

Door concentratie van kennis kunnen administratieve lasten afnemen, zo laten onderstaande voorbeelden op geheel eigen wijze zien. Fysiek met een eerstelijns centrum, of door netwerken te creëren rondom specifieke cliëntgroepen.

5.1.

Eerstelijns Centrum: door schaalvergroting meer tijd voor zorg Eerstelijns Centrum Tiel

“Met meer professionals bij elkaar verklein je de overhead.” Voor wie is het? Voor huisartsen en andere professionals werkzaam in de eerste lijn. Wat is het? Een samenwerkingsverband tussen eerstelijns zorgaanbieders in een stad op twee fysieke plekken en een uitgebreid netwerk daarachter. Wat is het resultaat? Verschillende professionals zoals huisartsen, verloskundigen, diëtisten, apothekers en fysiotherapeuten zijn gevestigd op twee centrale plekken. Dit scheelt cliënten tijd, doordat ze bijvoorbeeld niet apart hoeven te rijden naar de apotheek nadat ze bij de huisarts zijn geweest. De gezamenlijke aanbieders delen facilitaire diensten. De huisartsen zijn een intensiever samenwerkingsverband met elkaar aangegaan, waarbij ze ook de administratieve, juridische, P&O en financiële ondersteuning delen, alsmede het ontwikkelen, implementeren en borgen van nieuwe zorgprogramma’s. Dat doen in dit geval de algemeen manager, de medisch manager, een staffunctionaris, een secretaresse en een kwaliteitsmedewerker. Zij werken gezamenlijk 100 uur voor 16 huisartsen. Als je dat omrekent halen ze per huisarts per week 6,25 uur administratieve lasten weg. Ze sluiten bijvoorbeeld bij de zorgverzekeraar voor de huisartsen contracten af voor de DBC’s en de GEZ. Ook vinden professionals elkaar sneller. Zo hebben diëtisten en verloskundigen elkaar gevonden in de aanpak van overgewicht tijdens de zwangerschap. Logopedisten hebben een speciale behandeling voor COPD patiënten ontwikkeld, omdat bleek dat die doelgroep vaak hun stembanden verkeerd gebruikt. Dat zijn voorbeelden van samenwerking die, als je niet onder één dak zit, waarschijnlijk niet tot stand komen. Hoe werkt het? Je moet beginnen door elkaar te leren kennen. Zowel persoonlijk als op professioneel gebied. Weet wat een zorgprofessional kan en niet kan. Wanneer kan ik welke patiënt doorverwijzen? Hoe koppel je het resultaat terug? Het is natuurlijk een enorme klus, die de nodige tijd en energie vraagt. Veel praten, de juiste 28 | 34

mensen betrekken en draagvlak creëren. Daar is niet echt een handleiding voor. In Tiel ontstond in 2002 de noodzaak tot samenwerking. De huisartsenpraktijken zaten overvol en er kwamen veel patiënten die niet stonden ingeschreven. De huisartsen hebben toen de koppen bij elkaar gestoken en afgesproken om samen te gaan werken. Dat was het begin van het Eerstelijnscentrum. Al tijdens het plannen haakten nieuwe huisartsen aan. Wat is nodig? Het is noodzakelijk dat de huisartsen deel uitmaken van een dergelijk multidisciplinair initiatief. Zowel vanuit zorginhoud als vanuit oogpunt van financiering. Veel inkomsten zijn gebaseerd op het aantal ingeschreven patiënten. De financiering van de overhead gaat via DBC’s én GEZ gelden.7 Verder is nodig: 1. Een ‘buitenstaander’ die de zorgverleners bij elkaar kan brengen; 2. Iemand die contractering/financiering regelt; 3. Een gezamenlijke visie; 4. Daarnaast bespoedigt een gezamenlijk pand het gehele proces. De communicatie tussen de betrokken disciplines vraagt veel aandacht, met name waar het gaat om veilige gegevensuitwisseling over patiënten. De ICT-organisatie is hierbij een belangrijke schakel. Tot slot is goede samenwerking met de leidende zorgverzekeraar in de regio nodig, zodat voor de samenwerkende huisartsen gezamenlijk contracten afgesloten kunnen worden. Wat moet ik nog meer weten?. Aandachtspunt is het vinden van de juiste schaalgrootte om enerzijds slagvaardig te blijven en anderzijds voldoende financieel draagvlak te hebben om gezamenlijk management en innovaties te financieren. Waar vind ik meer informatie? www.ect.nl. Martijn Leeflang, algemeen manager Telefoon: 0344 640950

7

Gelden Geïntegreerde Eerstelijnszorg, een samenwerkingssubsidie 29 | 34

5.2.

Een online netwerk voor professionals en patiënten ParkinsonNet

“Vermindering van administratieve lasten door concentratie van kennis.” Voor wie is het? Voor alle professionals uit verschillende zorginstellingen die werken aan de behandeling van een patiëntengroep, in dit geval parkinsonpatiënten. Wat is het? Het ParkinsonNet bestaat uit regionale netwerken van een geselecteerd aantal zorgverleners, die gespecialiseerd zijn in het behandelen en begeleiden van patiënten met de ziekte van Parkinson of op Parkinson lijkende aandoeningen (Parkinsonismen). De netwerken zijn gecentreerd rond één of meerdere maatschappen neurologie van de regionale ziekenhuizen en worden ondersteund door een landelijke website. Wat is het resultaat? Uit onderzoek bleek dat de zorg zowel objectief (beoordeeld naar de richtlijnen) als subjectief (tevredenheid patiënten) verbeterde, terwijl de kosten daalden met ruim 1.400 euro per patiënt per jaar, bijvoorbeeld door het verminderen van opnamen in revalidatiecentra en minder beroep op dure thuiszorg. 8 Verder profiteren ook de professionals door minder administratieve lasten via standaardformulieren, het delen van zorgdossiers tussen patiënt en professional en de Zorgzoeker (zie onder). Hoeveel dat is, verschilt per professional, maar voor bijvoorbeeld de behandelend neuroloog scheelt het op ieder gesprek van een uur tenminste 5 minuten. Hoe werkt het? De ziekte van Parkinson is een complexe aandoening, waarbij problemen kunnen ontstaan met het uitvoeren van dagelijkse activiteiten. Voorbeelden zijn moeite met lopen, aankleden, spreken of eten. Door de grote verscheidenheid aan mogelijke problemen, zijn vaak meerdere zorgverleners betrokken bij de behandeling van de ziekte van Parkinson. Het is daarom belangrijk dat zorgverleners niet alleen specifiek deskundig zijn, maar ook de behandelingen goed op elkaar afstemmen. Daarin is ParkinsonNet de spil. Het verminderen van administratieve lasten komt ten eerste doordat ParkinsonNet het online mogelijk maakt om zeer eenvoudig te verwijzen naar speciaal in Parkinson geschoolde zorgverleners. Cliënten kunnen ook zichzelf verwijzen via de zogeheten ‘Zorgzoeker’. Op internet kunnen ze daarmee de in Parkinson gespecialiseerde zorgverleners in de buurt vinden. Ten tweede zijn er standaard verwijsformulieren ontwikkeld voor professionals. Die zijn voor zowel de verwijzers als degene naar wie verwezen wordt bekend en uniform. Ten derde is er binnen het Parkinson Centrum 8

Zie voor meer informatie: ZonMw Parelproject. 30 | 34

Nijmegen (ParC), een tertiair verwijscentrum voor Parkinson patiënten binnen het ParkinsonNet, een Patiënt Thuis Screeningslijst (PTS), waarbij patiënten voorafgaand aan hun afspraak zelf de anamnese invullen aan de hand van een gedetailleerde vragenlijst. Hierbij wordt ook aan de patiënten zelf gevraagd na te denken over de top 5 van klachten waarop ze het liefst behandeld willen worden, je kunt nu eenmaal niet alles tegelijk aanpakken. Dit scheelt tijd in het eerste gesprek en het team van zorgverleners kan al ‘voor de poort’ efficiënt worden afgestemd op de specifieke wensen van iedere patiënt. Tot slot kunnen de deelnemende professionals aan ParkinsonNet in een beschermde omgeving het zorgdossier delen met de patiënt. Al met al een grote vereenvoudiging van werkzaamheden en dus vermindering van administratieve lasten voor professional en patiënt. Wat is nodig? Vanzelfsprekend is de opzet van een netwerk een meerjarenplan. Prima Praktijken heeft in april 2010 de opzet en ontwikkeling van het netwerk beschreven. De volgende werkwijze wordt gegeven voor de opzet van een netwerk: - Regio-analyse: hoeveel therapeuten zijn er nodig voor het netwerk; - Aanschrijven zorgverleners: alle betrokken zorgverleners ontvangen een brief over deelname aan het netwerk; - Aanmeldingsprocedure en informatiebijeenkomsten: geïnteresseerden kunnen informatiebijeenkomsten bijwonen en zich aanmelden voor het Parkinson netwerk; - Selectie: indien nodig wordt een selectie gemaakt van de aanmeldingen. Dit kan zowel gebeuren door de geïnteresseerden zelf als door het projectteam; - Inventarisatie scholing: er wordt geïnventariseerd hoeveel therapeuten willen deelnemen aan scholing; - Medewerking neurologiemaatschap: de maatschap neurologie wordt aangeschreven en om medewerking gevraagd. Wat moet ik nog meer weten? Het opzetten van de organisatie van ParkinsonNet en de verschillende regionale netwerken is betaald met eenmalige gelden van het UMC St Radboud, ZonMW en zorgverzekeraars. Door handig gebruik te maken van subsidiegelden heeft het projectteam zichzelf tot op heden zo gefinancierd. Een belangrijke voorwaarde voor het voortbestaan van een innovatie is echter dat er structureel geld mee kan worden verdiend. In het geval van ParkinsonNet is dit nog niet op een structurele wijze vormgegeven, maar gezien het feit dat uit het wetenschappelijk onderzoek blijkt dat de patiënten door de toegenomen expertise en communicatie binnen het netwerk een snellere en efficiëntere behandeling krijgen, biedt dit mogelijkheden om het project structureel te financieren. Gelet op de bovenstaande ervaringen moet het dus ook mogelijk zijn om voor andere aandoeningen financiering te vinden voor een soortgelijk concept.

31 | 34

Waar vind ik meer informatie? www.parkinsonnet.nl

32 | 34

Dankwoord Graag willen het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Plexus hun dank uitspreken voor alle mensen binnen onderstaande organisaties die hun medewerking hebben verleend aan de totstandkoming van deze publicatie. Dank aan: Altrecht AriënsZorgpalet Buurtzorg CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg) DHD (Dutch Hospital Data) Eerstelijns Centrum Tiel GGZ Rijnstreek Huisartsenpraktijk Klarendal Huisartsenzorg IJsselstein Mediant Medisch Centrum Haaglanden Medische gegevens.nl NVZ (de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen) ParkinsonNet PsyQ Rivas Zorggroep Slingeland Ziekenhuis Stichting Sint Jacob Thuiszorg het Centrum Vierstroom VU medisch centrum Woonzorg Unie Veluwe

33 | 34

Colofon

David Ikkersheim Emmeline Kunst Marc Berg

34 | 34