Bouwen aan zorg doe je zonder stenen! White paper bij inspiratiesessie tijdens Planetree conferentie 2013 Waarde

Bouwen aan zorg doe je zonder stenen!

White paper bij inspiratiesessie tijdens Planetree conferentie 2013 ‘Waarde’

White paper ‘Bouwen aan zorg doe je zonder stenen!’

© Dimence, Marjolein Vaags [email protected]

Wie wij zijn Dimence biedt geestelijke gezondheidszorg voor iedereen in Oost-Nederland. Ruim 2.400 medewerkers werken dagelijks vanuit ruim 60 locaties voor in totaal 30.000 cliënten en patiënten per jaar. Dimence helpt mensen ontwikkelen. We geloven in de kracht van mensen om zich te ontwikkelen. We zetten in op vooruitgang en herstel, met altijd het doel om beter te worden. Niet alleen in de betekenis van genezen of (beter) leren omgaan met beperkingen, maar ook van groei als persoon, professional en organisatie. Gezien de grootte van het verzorgingsgebied bestaat de organisatie uit drie regio’s: Hanzestreek, West-Overijssel en Midden-Overijssel. Verzorgingsgebied

Pagina

2 van 11



Regio Midden-Overijssel De kernen van regio Midden-Overijssel zijn Almelo en Hardenberg. Deze regio heeft een verzorgingsgebied van 300.000 inwoners. Hiervan zijn zo’n 6.000 mensen bij Dimence in zorg. De regio heeft 13 locaties, waarvan 9 in Almelo, 2 in Hardenberg en 1 in Nijverdal. In totaal werken zo’n 380 medewerkers voor de regio. Dimence pleegt vervangende nieuwbouw in het centrum van Almelo. In deze nieuwbouw worden klinische, ambulante en deeltijdfuncties van zeven locaties in Almelo samengebracht. Het merendeel van deze functies wordt nu in verschillende gebouwen versnipperd over de stad Almelo uitgeoefend. Een deel van deze gebouwen past niet meer bij de hedendaagse opvattingen over hoe Dimence zorg wil verlenen, zowel zorg- als vastgoedinhoudelijk. Door vervangende nieuwbouw te plegen en hierin verschillende locaties samen te brengen realiseren we: -

Een verhoging van synergie zowel zorginhoudelijk, financieel als facilitair Het hebben van een groot aantal gebouwen kent een aantal nadelen. Doordat teams zijn geclusterd in verschillende gebouwen die over de stad zijn verspreid, ontstaan ook letterlijk schotten tussen de teams. In een gebouw waarin je zo bij elkaar naar binnen loopt zal kennis delen en elkaar ontmoeten simpelweg makkelijker gaan. Zo wordt de zorg verbeterd. Maar voor ieder gebouw zijn ook een aantal voorzieningen noodzakelijk, zoals een receptie, schoonmaak, verwarming en onderhoud. Deze voorzieningen uitvoeren binnen één groot gebouw biedt financieel en facilitair gezien vele voordelen.

-

Een slimmer en effectiever gebruik van de gebouwen Onderzoek naar het gebruik van de panden liet zien dat over een volledige werkweek gezien, ongeveer de helft van de beschikbare ruimtes niet werd gebruikt. Dat zou betekenen dat wanneer we afstappen van persoonlijke werkplekken vele vierkante meters kunnen worden bespaard, die op een andere manier weer terug gegeven konden worden aan de zorg.

We hebben gekozen voor een procesgericht bouwtraject, dat vele voordelen biedt ten opzichte van een traditioneel bouwtraject. Dit gaf ons ook de kans om opnieuw te kijken naar onze zorgverlening nu, maar ook in de toekomst. Daarom hebben we vooruitstrevende en ambitieuze keuzes kunnen maken. Zo is dit een toonaangevend project geworden waar het gaat om de implementatie van een mensgerichte zorgvisie die zijn weerslag krijgt in een gebouw waarin klinische, ambulante en crisiszorg onder één dak zijn samengebracht. Een gebouw dat de zorgverlening optimaal ondersteunt, waarin de werkomgeving aangenaam is voor medewerkers en ruimte biedt voor ontmoeten en kennisdelen.

Pagina

3 van 11



Hoe wij dit verandertraject intern aanpakken, heeft u ervaren tijdens de inspiratiesessie. De consequenties die dit heeft voor de bouw van het nieuwe pand en de afstemming hierover met vastgoed is onderwerp van deze white paper. Mocht u naar aanleiding van het lezen van deze white paper vragen hebben, neem dan contact met ons op!

Arnoud Jansen, psychiater

Peter Bournas

Marjolein Vaags

Directeur Zorg regio

Directeur regio

Beleidsadviseur regio

Midden-Overijssel,

Midden-Overijssel

Midden Overijssel, Planetree coördinator

Eerste geneeskundige Contact:

Contact:

Contact:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

(0546) 54 24 40

(0546) 54 24 41

(0546) 54 24 24

www:

Pagina

http://nieuwbouwalmelo.dimence.nl

twitter:

https://twitter.com/dimencebouwalm

facebook:

http://www.facebook.com/Dimencealmelo

4 van 11



Innovatief bouwproces Veel bouwtrajecten in de zorg zijn traditioneel ingericht: vooraf worden eisen en wensen van de gebruiker kenbaar gemaakt, waarna medewerkers uit de bouwen vastgoedkant deze vertalen in een nieuw gebouw. Dimence heeft bij de planontwikkeling en bouw van ‘Westerdok’ (een locatie waar zo’n 300 ambulante en klinische medewerkers hun werkplek krijgen) gekozen voor een innovatieve benadering: een procesgericht bouwtraject. Dit bouwtraject kenmerkt zich door een kentering in het eigenaarschap van de bouw. Waar in traditionele bouwtrajecten “vastgoed” vaak eigenaar is van het traject, zijn in een procesgericht bouwtraject “vastgoed” en “zorg” duidelijk samen eigenaar. Dat betekent ook afbakenen, want het hebben van twee kapiteins op één schip is niet mogelijk. De zorgkant is daarom leidend voor de inrichting van het nieuwe gebouw, de bouwen vastgoedkant is leidend in de realisatie van een kwalitatief goed en duurzaam gebouw met een hoge vastgoedwaarde. Voordelen Deze manier van nieuwbouwontwikkeling kent vele voordelen: -

De zorg aan de patiënt is leidend voor de inrichting van het nieuwe gebouw De wijze van zorgverlening aan de patiënt wordt bepaald door het zorgproces zelf (en niet door de (on)handigheden van het gebouw). Dit biedt ruimte om op een nieuwe manier te kijken naar de zorgverlening van nu en de toekomst. Hoe vaak zie je niet dat men dingen graag anders zou organiseren, maar dit simpelweg niet kan vanwege de beperkingen van het gebouw?

-

Een duurzaam en flexibel gebouw Een goede financiële (rest)waarde van een gebouw wordt steeds belangrijker. De bouwen vastgoedkant bepaald daarom eisen rond duurzaamheid en flexibiliteit waar het casco (de buitenkant, vloeren en plafonds van het gebouw) aan moet voldoen. Dit biedt ruimte om op een nieuwe manier te kijken naar energieverbruik en te gebruiken (en te herbruiken) materialen.

-

Een beperking in vierkante meters Iedere vierkante meter die gebouwd moet worden kost geld. Om het te bouwen, maar ook om het te onderhouden en af te schrijven. Wanneer je een ambitieuze visie durft neer te zetten kun je vele vierkante meters besparen. Dit zorgt voor een besparing in bouwkosten en daarmee voor budget die je kunt gebruiken om jouw visie te realiseren.

Aandachtspunten Deze manier van nieuwbouw plegen brengt ook een aantal aandachtspunten met zich mee: -

Startpunt is een duidelijke visie op de zorgverlening van nu en de toekomst. Dit vormt de basis van het gehele traject van bouw en vormgeving van werken zorgprocessen;

-

Nauwe afstemming tussen zorg en bouw is nodig om het gebouw te realiseren – een disbalans heeft automatisch gevolgen voor de bruikbaarheid en kwaliteit van het gebouw;

-

Een goede programmaplanning is nodig om alle projectresultaten tijdig op te kunnen leveren zodat de uitkomsten meegenomen kunnen worden in het bouwtraject;

Pagina

5 van 11



-

Bij iedere stap moeten gebruikers worden betrokken, zowel waar het de bouw als de vormgeving van werken zorgprocessen aangaat.

Stap 1. Duidelijk toekomstbeeld Een duidelijk toekomstbeeld is nodig om scherp te krijgen in welke behoeften het nieuwe gebouw moet voorzien en welke veranderingen nodig zijn in de huidige werken zorgprocessen om het toekomstbeeld realiteit te maken. De eindproducten die deze eerste fase oplevert zijn dan ook: Zorg

Vastgoed

-

Gezamenlijke set van waarden

-

-

Duidelijke visie op de toekomst

(op basis van het functionele programma

(met de waarden als basis)

van eisen)

-

Concreet functioneel programma van

-

Ruimtelijk programma van eisen

Duurzaamheidsambitie

eisen (met visie als uitgangspunt) -

Projectenportefeuille

Gezamenlijke set van waarden Een gezamenlijke ambitie vormt de start van het (bouw)traject. Deze ambitie zal immers bepalen op welke wijze zorg wordt verleend in het nieuwe gebouw en daarmee hoe het gebouw er moet komen uit te zien. Basis voor deze ambitie zijn de waarden die de organisatie nastreeft, maar met name ook de concrete vertaling van deze waarden. Want waarden als ‘veilig’ en ‘gastvrij’ kunnen conflicterend zijn met elkaar, maar ook complementair aan elkaar – denk hierbij maar eens aan de baliefunctie. Het bepalen van deze waarden doe je uiteraard niet alleen met directie en management, maar juist ook met patiënten, medewerkers uit de primaire zorg, medewerkers van de ondersteunende diensten en medezeggenschapsraden. Toekomstvisie Vervolgens start een traject om deze waarden te vertalen naar het zorgproces van de toekomst: als wij deze waarden als uitgangspunt nemen, wat betekent dat dan voor onze zorgverlening? Hoe willen wij – medewerkers, management, directie en medezeggenschapsraden – de patiënt in de toekomst van zorg voorzien en wat hebben de medewerkers dan nodig om deze ambitie uit te voeren? Zo ontstaat een toekomstvisie, die steeds verder aangescherpt wordt. Functioneel programma van eisen De visie wordt vervolgens vertaald door de teams, die voor hun eigen onderdeel bepalen hoe het werken zorgproces er in de toekomst specifiek (ruimtelijk en functioneel) uit komt te

Pagina

6 van 11



zien. Gedetailleerd wordt beschreven hoe verschillende patiënt- en medewerkersgroepen zich zullen bewegen in het nieuwe gebouw. Resultaat van dit traject is een functioneel programma van eisen. Projectenportefeuille Het functionele programma van eisen maakt inzichtelijk hoe de nieuwe werksituatie er concreet uit komt te zien. Samen met de kennis over de huidige situatie wordt vervolgens de projectenportefeuille bepaald, zodat de gezamenlijke ambitie ook werkelijkheid wordt.

Stap 2. Organiseren van de ambitie Dit project kent een enorme omvang: niet alleen worden in een tijdsspanne van vijf jaar zo’n 20 projecten uitgevoerd om de zorg te vernieuwen, ook wordt een nieuw pand gebouwd met een oppervlakte van 10.800 m2 met een investering van €30 miljoen. Het adequaat organiseren van de ambitie is daarmee enorm belangrijk. Projectstructuur De projectstructuur kent twee takken: de vastgoedkant, waar de bouw van het nieuwe pand wordt gerealiseerd en de zorginhoudelijke kant, waar de nieuwe werken zorgprocessen worden gerealiseerd. In een schema weergegeven:

Stuurgroep

Managementteam

Projectgroep Vastgoed

Werkgroepen

Pagina

7 van 11

Projectgroep Werk- en zorgprocessen

Pijlers en werkgroepen



Het is erg belangrijk om linking pins in het schema op te nemen. Wij hebben er voor gekozen om de beleidsadviseur aan te laten sluiten in het overkoepelende overleg aan de vastgoedkant, en de manager van de nieuwbouw aan te laten sluiten in het overkoepelende overleg aan de zorginhoudelijke kant. Daarnaast is een overleg georganiseerd (managementteam) waarin de voorzitter van de projectgroep vastgoed (manager vastgoed) en de voorzitter van de projectgroep rond de werken zorgprocessen (directeur van de regio) overkoepelende thema’s met elkaar bespreken. Besluitvorming vindt plaats in de stuurgroep. Businesscases Eerder is aangegeven dat een enorme investering wordt gedaan. Het is dan ook erg belangrijk om dit project ook echt als een project uit te voeren. Dat betekent dat projectleiders worden aangewezen, deze een projectopdracht krijgen en de voortgang, knelpunten en risico’s frequent communiceren aan de projectcontroller. Basis voor de uitvoering van de projecten is het projectinitiatiedocument dat de projectleiders op basis van de projectopdracht hebben geschreven. Hierin is onder andere een business case opgenomen, waarin staat aangegeven welke investering noodzakelijk is en hoe deze investering zichzelf terug verdiend, bijvoorbeeld in een verbetering van de kwaliteit van zorg of een grotere efficiency. Een relatie naar de gezamenlijke waardenset en toekomstvisie is hiervan uiteraard de basis. Belangrijk is om deze businesscases ook te vragen aan de ondersteunende diensten (zoals facilitair en ICT) die zijn betrokken bij het nieuwe gebouw. Welke producten en diensten verwachten zij nodig te hebben om het zorgproces goed te kunnen ondersteunen in het nieuwe gebouw? Welke investering is hiermee gemoeid? En zijn er alternatieven? Door dit vooraf met elkaar scherp te stellen, worden onduidelijkheden en knelpunten in het verdere traject voorkomen. Projectplanning Waar procesgericht wordt gebouwd, is een wederzijdse afhankelijkheid tussen vastgoed en zorg. Wil de zorg toch op een andere manier omgaan met dwang en drang, dan heeft dat direct consequenties voor de vastgoedkant, die de bouw van het nieuwe pand realiseert. Blijkt dat er toch niet voldoende m2 beschikbaar zijn om de wens van de zorgkant uit te voeren, dan zal deze opnieuw naar het zorgproces moeten kijken. Begin daarom zodra het kan. Projecten zijn immers meer geneigd uit te lopen, dan eerder dan verwachting afgerond te zijn. Bovendien is het niet verstandig nieuwe werken zorgprocessen pas uit te voeren wanneer men verhuisd naar het nieuwe gebouw. Op dat moment hebben patiënten en medewerkers immers andere zaken aan hun hoofd: waar is de wachtruimte, waar is mijn werkplek, waar vind ik mijn collega’s enzovoorts. Daarbij komt dat in ons geval het goed laten verlopen van het nieuwe werken zorgproces essentieel is voor de bruikbaarheid van het gebouw. Dit omdat ambulante medewerkers onder andere geen eigen werkplek meer hebben en doordat in de kliniek zonder verpleegpost zal worden gewerkt. Projectproducten Stem de inhoud van de businesscases en de projectplanning ook direct af met de vastgoedkant. Zij zullen hoogstwaarschijnlijk andere verwachtingen hebben van de op te leveren projectproducten en de tijdstermijn hierbij dan de zorgkant.

Pagina

8 van 11



Zo zal de zorgkant bij de implementatie van verpleegpostvrij werken een goed lopend werkproces verwachten dat veilig is voor patiënt en medewerker en dat de kwaliteit van zorg verhoogd. De vastgoedkant zal echter een specificatie verwachten van de ruimtelijke consequenties die dit werkproces met zich meebrengt. Dit zijn twee wezenlijke verschillen, die wanneer hier niet tijdig over wordt afgestemd, voor vertraging (en wellicht zelfs haastige beslissingen) in het bouwtraject zullen zorgen. Daarbij komt dat de vastgoedkant specifieke gegevens over de ruimtelijke consequenties eerder nodig heeft dan de tijdstermijn waarin het werkproces geïmplementeerd moet zijn. Tussen de start van de bouw en de ingebruikname van het gebouw zit immers als snel zo’n twee jaar verschil! Wees tot slot ook zeer concreet in de plannen en afspraken die je maakt. Zo worden hiaten voorkomen (“jullie zouden dat toch doen?”) en kun je elkaar gedurende het traject aanspreken op gemaakte afspraken. Gezamenlijk geheugen Stel een kerngroep samen die overzicht heeft over alle ontwikkelingen. Deze kerngroep gaat je gezamenlijke geheugen vormen. Waar wordt nagedacht over nieuwe werken zorgprocessen in een innovatief bouwtraject, moeten enorm veel keuzes worden gemaakt. Het is erg belangrijk dat je een groep mensen samenbrengt die overzicht houdt en die alle gemaakte afspraken terug kan brengen naar de gezamenlijke toekomstvisie. Borgen van afspraken Deze kerngroep vormt ook een belangrijke factor in het borgen van afspraken. Eerder genoemde factoren als projectinitiatie documenten, businesscases en tijdsplanning dragen bij aan het expliciet maken van afspraken. Maar gedurende het traject worden ook tal van besluiten genomen. Borg deze afspraken goed, zodat je altijd terug kunt grijpen op eerdere besluitvorming. Immers, over een meerjarig tijdspad waar zoveel ontwikkelingen tegelijkertijd zijn, ontstaat gedurende het traject al snel de vraag “hoe hebben ze het kunnen bedenken?”. De kerngroep moet in staat zijn dergelijke vragen snel te adresseren, zodat het pad naar de realisatie van de toekomstvisie scherp blijft en niet diffuus wordt door onnodige aanpassingen op aanpassingen van eerder gemaakte keuzes. Leer onderhandelen Waar hoge ambities worden gesteld en je te maken hebt met een beperkt budget, zul je soms concessies moeten doen. Vaak heb je hierbij ook te maken met tijdsdruk. Het is erg belangrijk om op zulke momenten de toekomstvisie scherp te hebben en vanuit deze visie beslissingen te nemen, uiteraard in overleg met de gebruikers (medewerkers en medezeggenschapsraden) die het betreft. Leer ook onderhandelen. Vaak is de keuze die je door de andere partij (vastgoed, ICT of bijvoorbeeld facilitair) wordt voorgelegd niet de enige optie die er is. Ga het gesprek aan om te horen welke knelpunten leiden tot het bijstellen van je ambitie en maak ook duidelijk vanuit welke visie je tot het plan gekomen bent. Dit helpt je om samen met de andere partij te

Pagina

9 van 11



kijken naar een passende oplossing voor het knelpunt. En als concessies nodig zijn, voorkom je in ieder geval dat deze op de cruciale onderdelen van jouw verandertraject worden gedaan. Overigens helpen de scherpe (wederzijdse) afspraken die je eerder in het traject hebt gemaakt natuurlijk om dit gesprek op een goede manier aan te pakken.

Stap 3. Betrek gebruikers Het is evident dat bij een dergelijk verandertraject medewerkers, patiënten en medezeggenschapsraden nauw betrokken moeten worden. Een moeilijkheid hierbij is de lange tijdsspanne van het project (in ons geval 5 jaar). Deze is langer dan de periode waarin de aandacht voor een project vastgehouden kan worden. Overzichtelijk traject Deel het grote traject van bouw en nieuwe werken zorgprocessen daarom op in verschillende, overzichtelijke delen. Geef daarbij aan waar je nu precies staat in het traject, hoe besluitvorming over dit specifieke deel bijdraagt aan het grote geheel en – het meest belangrijk – geef aan op welke manier inspraak mogelijk is. Inspraak Wanneer je de ambitie hebt een gebouw neer te zetten waar alle gebruikers hun bijdrage in terug moeten kunnen zien, is het belangrijk om inspraak te organiseren. Wees hierbij duidelijk over de kaders: wat wel, maar ook wat niet kan. Formaliseer dit ook met de medezeggenschapsraden, zodat je – wanneer je bij het betreffende onderdeel in het proces bent aangekomen – terug kunt vallen op eerder gemaakte afspraken. Maak ook zichtbaar wat je met de input van de gebruikers hebt gedaan: wat je wel mee hebt kunnen nemen, maar ook wat je niet mee hebt kunnen nemen. Over het algemeen zijn gebruikers welwillend en willen ze best een concessie doen, wanneer voor hen zichtbaar is dat de aangedragen argumenten goed zijn overwogen en men dit in de besluitvorming terug ziet. Organiseer verschillende vormen van inspraak: bezoek de teams wanneer dit nodig is, maar biedt ook inspraak in digitale vorm (door bijvoorbeeld een discussie of vraag om feedback op intranet). Strategie per gebruikersgroep Wees je er van bewust dat verschillende gebruikersgroepen vragen om verschillende (communicatie)strategieën. Wij hebben er voor gekozen om onze medewerkers zoveel mogelijk face-to-face te informeren. De directie organiseert daarom twee keer per jaar een informatiebijeenkomst, waarvoor alle medewerkers worden uitgenodigd. En als inspraak op een complex thema nodig is, dan bezoekt de beleidsadviseur alle teams om toelichting te geven en feedback op te

Pagina

10 van 11



halen. Daarnaast informeren we onze medewerkers maandelijks via een notitie, die middels de lijn (manager, teamleider, medewerker) in de formele overleggen wordt besproken. Daarnaast kunnen medewerkers de actuele stand van zaken rond het traject terugvinden op het intranet. Het betrekken van patiënten bij dit traject is vele malen lastiger. Al is het maar omdat een groot deel van de patiëntenpopulatie uit zorg zal zijn op het moment dat de nieuwbouw wordt gerealiseerd. Daarom hebben we een interactieve website gemaakt, waar belangstellenden (naast patiënten bijvoorbeeld omwonenden) hun ideeën achter kunnen laten: in woord, foto of video. Uiteraard is het belangrijk om deze opgehaalde ideeën ook daadwerkelijk ter overweging mee te nemen in het traject. Een bijzondere groep gebruikers zijn de medezeggenschapsraden. Zij vormen een vertegenwoordiging van alle medewerkers en patiënten en hebben ook een formele stem. Daarnaast kunnen deze vertegenwoordigers een kartrekkersrol vervullen in de verbinding naar hun achterban. Zet daarom stevig in op participatie van medezeggenschap in het gehele traject. Maak concrete afspraken over bij welke verandertrajecten en welke fases in de bouw de medezeggenschapsraden op welke manier worden betrokken (volgen van voortgang, geven van advies of inspraak). Dit is uiteraard ook afhankelijk van de wetgeving hierover. Vergeet niet dit te formaliseren, zodat je – wanneer je bij het betreffende onderdeel in het proces bent aangekomen – terug kunt vallen op eerder gemaakte afspraken. Naarmate het traject vordert is het belangrijk alle gebruikersgroepen ook steeds intensiever te betrekken. Dit wordt ook steeds eenvoudiger, omdat de resultaten steeds tastbaarder worden. Planvorming is moeilijk concreet en behapbaar te maken, het daadwerkelijk sluiten van een verpleegpost of de start van de bouw is daarentegen veel concreter. Gezamenlijk geheugen Het informeren en consulteren van alle gebruikersgroepen wil overigens niet zeggen dat automatisch ook een gezamenlijk geheugen wordt opgebouwd, waar in het verdere traject op terug gevallen kan worden. Wees je hiervan bewust en investeer daarom in het kernteam, zoals op pagina 9 omschreven.

Pagina

11 van 11

Bouwen aan zorg doe je zonder stenen! White paper bij inspiratiesessie tijdens Planetree conferentie 2013 Waarde

Recommend Documents