Borging jur. kwaliteit 2013 •
De overheid als strategische partner
•
Regie voeren/slanke organisatie/uitvoering op afstand
•
Hoogwaardige dienstverlening (van klantgericht naar klantgestuurd)
Dat vraagt:
visie op juridische functie flexibiliteit juridische functie sturen op kennis
Kennismanagement Wat verstaan jullie onder het begrip kennis? Het gaat om het verspreiden en delen van kennis De kern is niet het managen van kennis, maar het managen en organiseren van de interacties in de organisatie Interactie Relaties
Informatiestromen Ontstaan van gecoördineerde acties Intelligent gedrag op collectief niveau
‘De meestermier als leermeester ‘
(Juridisch) kennismanagement
Kennis is toegepaste informatie. Informatie kan oneindig zijn
Kennisbank • • •
Kenniskaart Documenten Informatie
• •
Smoelenboek LinkedIn
instrumenteel
Kennismakelaar
elkaar kennen – elkaar vinden – elkaar opzoeken
Stimuleren van kennisdeling •
Meer halers dan brengers?
•
Zorg dat de gebruikers er iets voor terugkrijgen
•
Men laat zich niet inspireren door alleen maar documenten
•
Verbinden van mensen, waarbij kennisdeling een neveneffect is
•
Helder krijgen welk probleem of frustratie in het dagelijkse werk je oplost
•
Intrinsieke motivatie versterken en stimuleren: • gebruikers willen er graag bij horen • gebruikers zoeken erkenning van mensen waarmee ze zich verwant voelen
Aspecten Kennismanagement •
Borgen van kennis. Kennis die al op één of andere manier is vastgelegd)
•
Delen van kennis. Kennis die alleen in de hoofden van mensen zit
•
Vergroten uniformiteit. Er wordt gebruik gemaakt van dezelfde kennis
•
Verhoogt percentage “eerste keer goed”. Iedereen maakt gebruik van de juiste/ relevante kennis. Lean-principe
•
Het ontsluiten van kennis. De vastgelegde kennis beschikbaar maken voor anderen
Maak strategische keuzes • Kennis/bewustzijn in de processen activeren/stimuleren – Kennismanagement
• Juridische aspecten in de werkwijzen borgen – Instrumenten – Gebruiksgemak – Verplichtend
• Verantwoordelijkheden afspreken – Kaders stellen – Rol manager – Rol control
Normen stellen Functie
Normering kennisniveau
Opleidingsvoorstel
Omvang
Beleidsmedewerker
Beleidsmedewerker heeft voldoende juridische kennis van zijn eigen werkterrein om standaardwerkzaamheden juridisch correct te kunnen afhandelen
Juridische kennis op de onderdelen: -Awb; -privaatrecht /contracten; -inkoop en aanbesteden.
2-daagse cursus per 2 jaar
Manager heeft voldoende juridisch bewustzijn om in te kunnen schatten of er sprake is van juridische vragen of risico's waarvoor advies / ondersteuning gevraagd moet worden
Juridisch bewustzijn op de onderdelen: -Awb; -privaatrecht/contracten; -inkoop en aanbesteden.
1-daagse cursus per 2 jaar
Jurist is juridisch deskundig en is in staat inhoudelijk breder te beoordelen dan het eigen werkterrein
Vakgerichte cursussen.
n.v.t.
Management adviseurs
Jurist
en
Juridisch kennisplan • Beide: impliciet en expliciet • Maak bewust keuzes in strategie • Kies de vorm • Bouw kennisstructuur: kennis makelaar • Kennis delen
Breinleerprincipes
Wat doen we al? •
In dienst • Introductieprogramma • Kenniskaart (incl. bepalen huidige kennisdomeinen) • …………..
Wat doen we al? •
Tijdens dienst • • • • • • • • •
Trainingen/cursussen delen Sturen op kwaliteit Normstelling opleidingen Meester- gezel Flexibele inzet juristen Jobrotation en collegiale doorleen Intranet Zoekmachine ……….
Wat doen we al? •
Uit dienst • Eigen medewerker • Externe collega • ………
Verbinding tussen Leanmanagement en Juridische kwaliteitszorg
Wat is lean een andere manier van denken en doen
Werk zonder verspillingen voor de klant Werk zichtbaar, stuurbaar en verbeterbaar
Geen standaardplan
SNEL
FLEXIBEL
STROMEN
Standaard Proces tijd
1
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
2
3
4
Naar productie brengen In mal gieten Transport Oplijnen voor volgende fase Opzetten machines Bewerken Vervoer naar inspectie inspectie Assemblage Vervoeren naar opslag Opslaan
5
6
7
8
9
10
klantwaarde
MUDA
11
Processtappen bezwaarschrift • • • • • • • • • • • • • •
Ontvangt bezwaarschrift Bezwaarschrift selecteren/registreren Beoordelen ontvankelijkheid ca. Ontvangst bevestigen Vooroverleg voorzitter Uitnodigen bezwaarden en Gemeente Completeren dossier (Opstellen concept-advies) Hoorzitting Verslaglegging Beraadslagen Advies opstellen Overleg voorzitter Besluit op bezwaarschrift
Principes LEAN • Klantgerichtheid
doe alleen dingen met klantwaarde Professionaliteit – zorg voor regelmatige verdeling van werk – werk met standaarden en maak werk zichtbaar Kwaliteit – zorg dat kwaliteit is ingebouwd op de werkplek Efficiency – elimineer verspilling – zorg voor een gestroomlijnd proces en bekort doorlooptijden Leren en verbeteren – mensen zijn je voornaamste kapitaal; bouw aan een cultuur o.b.v. lerend vermogen en permanente verbetering Intgraliteit en samenwerken – zorg voor betrokkenheid –
•
• •
•
•
Juridische borging en klantgerichtheid •
Wat heeft prioriteit?
•
Spanningsveld of versterking?
•
Plaats het in breder perspectief (niet uitsluitend juridisch domein)
•
Zoek de kracht in de sturingsvraagstukken
•
Lean gaat over klantgerichtheid (niet primair over efficiency)
Samenwerken en verbanden leggen
Vakberaad
Projectvoorstellen
Missie en visie/ besturingsfilosofie
Collega juristen
Afdelingsplan P&C-Cyclus
Leren en verbeteren Waar zit “men” eigenlijk op te wachten?
Verplaats je in de ontvanger………………..
