Borang Laporan Audit Internal, Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (Corrective Action Requirement – CAR) 1. 2. 3. 4. 5.
Sri Rahayu Utami (SRU) Syahrul Kurniawan (SKN) Damanhuri (DHR) Tatik Kurniawati (TKW) Didik Suprayogo (DSY)
Tanda tangan Ketua Auditor :
ttd
Dekan Fakultas Pertanian, dan unit terkait
Tanda tangan Auditee:
ttd
ke 8 Audit:
Catatan: temuan 1-9 hasil dari AIM Batch 2, 2010
Auditor :
Tanggal:
30/5-1/6 2011
Auditee :
(2) 26-07-10
Kateg ori Temua n (3) Obs
Statu s Tem uan (4) New
2. .
26-07-10
Obs
3. .
26-07-10
4.
5.
No. Temuan (1) 1.
Audito r
Terau dit
Bidang yang diaudit
(5) EA
(6) Dekan
(7) Organisasi
New
EA
Dekan
Dokumenta si
Obs
New
EA
Dekan
Dokumenta si
26-07-10
Obs
New
EA
Dekan
Dokumenta si
10-12-10
Obs
New
EA
Dekan
Kinerja Standar Mutu
Tanggal Temuan
(1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
(9) Sudah diperbaiki dan diunggah
(10) 15-1110
(11) Di laman 9 Des
(12) Closed
Akan diperbaiki pada Renstra periode berikutnya
25-1110
Di laman 9 Des
Closed
Sudah disusun dan diunggah
15-1110
Di laman 9 Des
Closed
Dokumen yang diunggah telah direvisi
25-1110
Di laman 30 Des
Closed
Dokumen yang diunggah telah direvisi dan hard copy revisi di kirim ke PJM karena disepakati dengan auditor tidak di unggah di laman karena status
Maret 2011
Di kirim ke PJM 09-06-11
Closed
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran (8) Tupoksi diberi kode 0040003000 disahkan pada halaman sampul namun di halaman akhir belum lengkap Renstra untuk Program Pascasarjana lebih lengkap tidak hanya AEE dan Akreditasi Kata Pengantar Dekan untuk Program Kerja Edisi Revisi Belum ada Pada Dokumen Pedoman Pendidikan yang dipublikasikan terdapat tulisan warna merah dan distabilo kuning Borang kinerja belum dibuat dengan teknik penulisan yang seragam dan masih banyak salah ketik
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
Status Akhir
(2)
Kateg ori Temua n (3)
Statu s Tem uan (4)
09-12-10
KTS
7.
09-12-10
8.
9.
Audito r
Terau dit
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
(5)
(6)
(7)
(8)
New
EA-OS
Dekan
Kinerja Standar Mutu
Sub butir standar 2.15 akreditasi PS S-1 terakreditasi A hanya 50%
KTS
New
EA-OS
Dekan
Kinerja Standar Mutu
Sub butir standar 5.3.1, 5.3.2, 5.4 belum menjelaskan evaluasi pembelajaran, kurikulum dan sistem pembelajaran untuk pasca sarjana
09-12-10
KTS
New
EA-OS
Dekan
Kinerja Standar Mutu
Sub butir standar 5.6.1, 5.6.2 dan 5.6.3 uraian belum lengkap untuk menggambarkan kinerja sangat baik termasuk untuk pasca sarjana
09-12-10
Obs
New
EA-OS
Dekan
Kinerja Standar Mutu
Fakultas tidak menyusun laporan kinerja Program Pasca Sarjana dan 2 PS S-1 dengan mengisi Borang Kinerja PS
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
6.
(1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(9) dokumen rahasia
(10)
(11)
(12)
Dokumen akreditasi dalam proses penyusunan, telah di evaluasi PJM tahap pertama sedang untuk PS Agribisnis telah dievaluasi tahap ke dua, status masih open, karena proses akreditasi memerlukan waktu yang panjang Dokumen yang diunggah telah direvisi dan hard copy revisi di kirim ke PJM karena disepakati dengan auditor tidak di unggah di laman karena status dokumen rahasia Dokumen yang diunggah telah direvisi dan hard copy revisi di kirim ke PJM karena disepakati dengan auditor tidak di unggah di laman karena status dokumen rahasia Dokumen yang diunggah telah direvisi dan hard copy revisi di kirim ke PJM karena disepakati dengan auditor tidak di unggah di laman karena status dokumen rahasia
April 2011
Dalam proses penyusun an dokumen
open
Maret 2011
Di kirim ke PJM 09-06-11
Closed
Maret 2011
Di kirim ke PJM 09-06-11
Closed
Maret 2011
Di kirim ke PJM 09-06-11
Closed
Tindakan Perbaikan
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2) 10.
1/6-2011
Kateg ori Temua n (3)
Statu s Tem uan (4)
Obs
New
Audito r
Terau dit
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
SRU
Dekan FP
11.
1/6-2011
KTS
New
SRU
Dekan FP
12.
1/6-2011
Obs
New
SRU
Dekan FP
MM
Terdapat overlapping antar klausul
Telah dilakukan restrukturisasi
5 Juni
7 Juni
MM
Pelanggan belum diidentifikasi
Pencantuman pelanggan utama terkait bisnis proses sudah dicantumkan dalam MM 1.4.
5 Juni
7 Juni
MM klausul 3
Definisi: Pelanggan belum didefinisikan
Definisi pelanggan sudah dicantumkan
3Juni
7 Juni
AIM telah diganti AI
3 Juni
7 Juni
Proses bisnis telah dilengkapi
5Juni
7 Juni
Dokumen audit di FP disebutkan MP audit internal mutu, semestinya audit internal. Audit internal mutu dilakukan di tingkat Universitas Proses bisnis tidak dijelaskan secara eksplisit, meskipun sudah tercantum dalam organisasi
13.
1/6-2011
Obs
New
SRU
Dekan FP
MM, 1.1. (Latar Belakang)
14.
1/6-2011
Obs
New
SRU
Dekan FP
MM kluaul 4
15
1/6-2011
Obs
New
SRU
Dekan FP
MM klausul 4
MM tidak menyebutkan Program kerja dan renstra
Telah dilengkapi dengan menyebutkan dokumen terkait
5 Juni
7 Juni
MM klausul 5
Terdapat kebijakan mutu yang secara umum dicantumkan dalam klausul lain
Kebijakan Mutu diperjelas sebagai Pelaksanaan kebijakan mutu
5 Juni
7 Juni
16
1/6-2011
Obs
New
SRU
Dekan FP
17
1/6-2011
Obs
New
SRU
Dekan FP
MM
Cross reference dengan klausul ISO belum dicantum
Cross reference telah dicantumkan
5 Juni
7 Juni
18
1/6-2011
Obs
New
SRU
Dekan FP
MM
Daftar isi tidak sesuai dengan isi MM
Daftar Isi telah disesuaikan
5 Juni
7 Juni
(1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
closed
closed
closed
closed
closed
closed
closed
Closed
Closed
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2)
Kateg ori Temua n (3)
Statu s Tem uan (4)
Audito r
Terau dit
(5)
(6)
19
30/5-2011
Obs
New
SKN
Dekan FP
20
30/5-2011
Obs
New
SKN
Dekan FP
21
22
23
30/5-2011
30/5-2011
30/5-2011
Obs
Obs
Obs
(1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
New
New
New
SKN
SKN
SKN
Bidang yang diaudit (7) MP Pengendali an Dokumen dan Rekaman MP Pengendali an Dokumen dan Rekaman
Dekan FP
MP Tindakan korektif dan preventif
Dekan
MP Tindakan korektif dan preventif
Dekan
MP Penangana n Produk Tidak Sesuai
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
Pejabat yang berwenang untuk menerbitkan dokumen adalah PD 1 / PD 2 / PD 3 tergantung dari Isi dokumen;
Prosedur disesuaikan
5 Juni
7 Juni
Closed
Dalam pengendalian dokumen tidak ada peran Bagian Kearsipan
Peran Bagian Kearsipan telah ditambahkan
5 Juni
7 Juni
Closed
Bagan Alir disempurnakan
5 Juni
7 Juni
Closed
Menyesuaikan prosedur dengan bagan alir
5 Juni
7 Juni
Closed
Prosedur telah disempurnakan
5 Juni
7 Juni
Closed
Dalam bagan alir, yang berwenang untuk menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan,dsb adalah Dekan dibantu dengan PD, KPS, Kajur, dan Kepala Tata Usaha; Uraian langkah-langkah di dalam proses tindakan korekif tidak sesuai dengan Bagan alir Untuk proses pencarian akar masalah dan penentuan tindakan perbaikan sebaiknya dilakukan oleh Dekan melalui rapat pimpinan bersama dengan Pemdantu Dekan, Kajur, KPS, KTU
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2)
Kateg ori Temua n (3)
Statu s Tem uan (4)
Audito r
Terau dit
Bidang yang diaudit
(5)
(6)
(7)
24.
30/5-2011
KTS
New
SRU
Dekan
MP Audit Internal
25.
30/5-2011
KTS
New
SRU
Dekan
MP Audit Internal
26.
30/5-2011
KTS
New
SKN
Dekan
MP Audit Internal
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran (8) Ruang lingkup audit yang tercantum dalam MP untuk audit yang sekarang sudah tidak sesuai lagi Prosedur sekedar mengikuti prosedur AIM tingkatuniversitas yang dibuat PJM. Untuk Fakultas dapat lebih disederhanakan Bagan Alir tidak sesuai dengan prosedur
27.
31/5-2011
Obs
New
DHR
Unit kerja terkait
MP proses bisnis
28..
31/5-2011
Obs
New
DHR
Unit kerja terkait
MP proses bisnis
(1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
Belum ada stempel pada lembar lembar pengesahan Dekan (Manual Prosedur No 0040006101, 0040006102, 0040006301, 0040006302, 0040006303, 0040006401, 0040006402, 0040006501, 0040006502, 0040006503, 0040006506, 0040006601, 0040006602, 0040006801, 0040006802, 0040006803, 0040006804, 0040006901, 0040006902, 0040006903, 0040006904, 0040006905, 0040006908, 0040006909, 0040006910, Nomor salinan, status, distribusi dan tanggal belum diisi (Manual Prosedur No 0040006101, 0040006102, 0040006201, 0040006202, 0040006203, 0040006204, 0040006301, 0040006302,
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(9)
(10)
(11)
(12)
Ruang lingkup untuk audit siklus ke-8 disesuaikan dengan AIM
5 Juni
7 Juni
closed
Prosedur disederhanakan sesuai saran auditor
5 Juni
7 Juni
closed
Bagan alir telah diperbaiki
6 Juni
7 Juni
closed
Telah dilengkapi
5 Juni
7 Juni
Closed
Telah dilengkapi
5 Juni
7 Juni
Closed
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2)
Kateg ori Temua n (3)
Statu s Tem uan (4)
Audito r
Terau dit
Bidang yang diaudit
(5)
(6)
(7)
29.
31/5-2011
Obs
New
DHR
Unit kerja terkait
MP proses bisnis
30
31/5-2011
Obs
New
DHR
Unit kerja terkait
MP proses bisnis
(1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(9)
(10)
(11)
(12)
Telah diperbaiki
5 Juni
7 Juni
Closed
Telah disempurnakan
5 Juni
7 Juni
Closed
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran (8) 0040006303, 0040006304, 0040006305, 0040006401, 0040006402, 0040006501, 0040006502, 0040006503, 0040006504, 0040006505, 0040006506, 0040006601, 0040006602, 0040006701, 0040006801, 0040006802, 0040006803, 0040006804, 0040006901, 0040006902, 0040006903, 0040006904, 0040006905, 0040006906, 0040006907, 0040006908, 0040006909, 0040006910, Kesalahan redaksional (Manual Prosedur No 0040006101, 0040006201, 0040006202, 0040006203, 0040006302, 0040006303, 0040006401, 0040006402, 0040006502, 0040006505, 0040006506, 0040006701, 0040006801, 0040006802, 0040006803, 0040006804, 0040006901, 0040006902, 0040006903, 0040006905, 0040006906, 0040006908, 0040006909, 0040006910, Tidak ada atau belum ditulis jumlah halamannya (Manual Prosedur No 0040006101, 0040006301, 0040006302, 0040006401, 0040006502, 0040006906, 0040006907, 0040006801, 0040006802, 0040006803,
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2)
31.
32.
33.
34.
31/5-2011
31/5-2011
1/6-2011
1/6-2011
Kateg ori Temua n (3)
Obs
Obs
Obs
Obs
Statu s Tem uan (4)
New
New
New
New
Audito r
Terau dit
Bidang yang diaudit
(5)
(6)
(7)
TKW
TKW
DSY
DSY
KPS Agroek otekno logi dan Agribis nis KPS Agroek otekno logi dan Agribis nis KPS Agroek otekno logi dan Agribis nis KPS Agroek otekno logi dan Agribis nis
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
MP proses bisnis (Magang)
MP proses bisnis (Magang)
MP proses bisnis (Pemilihan Minat)
MP proses bisnis (Pemilihan Minat)
(8) 0040006804, 0040006901, 0040006902, 0040006903, 0040006905, 0040006906, 0040006908 Lembar Isian Magang Kerja (Lampiran 2A, Form A) kurang detail menggambarkan bidang kegiatan yang akan dilakukan
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(9)
(10)
(11)
(12)
LIM dilengkapi dengan isian tujuan khusus magang kerja
5 Juni
7 Juni
closed
Sudah direvisi sesuai audit
3 Juni
7 Juni
closed
Telah dilakukan perbaikan
5 Juni
7 Juni
closed
Kompetensi telah diperbaiki lebih spesifik
5 Juni
7 Juni
closed
Ditemukan banyak kesalahan redaksional dalam MP
Kesalahan penulisan Minat Sumberdaya Lingkungan, mestinya Sumberdaya Lahan
Kompetensi minat dalam PS Agroekoteknologi masih belum menggambarkan kemampuan spesifik
Malang, 8 Juni 2011 (1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
ttd Management Representative,
(1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
