Borang Laporan AIM, Daftar Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan (Corrective Action Requirement – CAR) Audit:
Tanggal:
Siklus 2
Auditor :
Sistem 4 Oktober 2011
No. Tanggal Temuan Temuan (1) (2) 1. 13-6-11
Auditee :
1. Prof. Dr.Ir. Mohammad Bisri, MS. (MB) 2. Prof. Ir. Marsoedi, Ph.D. (M)
Prof.Dr.dr.Noorhamdani (MR LPPM)
Kategori Temuan (3) Observasi
Status Auditor Teraudit Temuan (4) (5) (6) Old MB MR M LPPM
Bidang yang diaudit (7) Manual Mutu
Struktur Organisasi dan Tupoksi
2.
13-6-11
Observasi
Old
MB M
MR LPPM
3.
13-6-11
Observasi
Old
MB M
MR LPPM
4.
13-6-11
KTS
Old
5.
13-6-11
KTS
New
MB M MB M
MR LPPM MR LPPM
6.
13-6-11
KTS
(1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
New
MB M
MR LPPM
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran (8) Manual Mutu sebaiknya memenuhi standar legalitas, standar isi dan standar format yang telah disepakati. Sebaiknya dilegalkan dan formatnya distandarkan.
Sasaran Mutu
Sebaiknya mengacu pada tupoksi dan lebih rinci.
Audit Internal
Harus dilakukan.
Tinjauan Manajemen
Sudah dilakukan rapat, belum didokumentasikan. Manajemen review harus dilakukan minimal 1 bulan sekali secara pleno. Belum dijelaskan secara rinci pada klausul 7 dan 8 pada dok. Manual mutu
Manual Mutu Klausul 7 dan 8 (Realisasi layanan, Pemantauan Pengukuran,
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
Tanda tangan Ketua Auditor :
ttd
Tanda tangan Auditee:
ttd
Tindakan Perbaikan (9) Dikerjakan sesuai standar
Target Waktu Verifikasi Selesai (10) (11) Maksimal 1 Sudah diperbaiki bulan
Status Akhir (12) closed
Akan dilakukan standar format dan legalitas struktur internal LPPM. Dilaksanakan sesuai saran
Maksimal 1 bulan
Sudah disahkan
closed
Maksimal 1 bulan
Sudah disahkan
closed
Akan dilaksanakan Akan dilaksanakan
Maksimal 1 bulan Maksimal 1 bulan
closed
closed
Akan diperbaiki
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Maksimal 1 bulan
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
closed
No. Temuan (1)
Tanggal Temuan (2)
Kategori Temuan (3)
(1) Nomer temuan (5) Nama Auditor (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan
Status Auditor Temuan (4) (5)
Teraudit (6)
Bidang yang diaudit (7) analisis dan peningkatan mutu)
(2) Tanggal temuan (6) Personil /unit kerja yang diaudit (10) Tanggal waktu penyelesaian
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran (8)
Tindakan Perbaikan (9)
(3) Kategori temuan: KTS, Observasi (7) Bidang yang diaudit (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Target Waktu Selesai (10)
Verifikasi (11)
(4) Status: New, open, closed (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (12) Status Akhir: open, closed
Status Akhir (12)
Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR) Audit ke :
Siklus 3
Auditor :
1. 2.
Tanggal :
4-10-2011
Auditee :
Ketua LPPM
No. Temuan (1)
Kategori Temuan dan Status Temuan (2)
Bidang yang diaudit
(3)
1.
OB / new
Persyaratan Umum Organisasi
2.
KTS / new
Persyaratan Umum Organisasi
3.
OB / new
Sistem Dokumen
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
Moh. Bisri, Prof. Dr. Ir., MS Marsoedi, Prof., Ir., PhD.
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanda tangan Auditee :
Uraian Ketidaksesuaian
(4)
Tindakan Perbaikan
(5)
Target Waktu Selesai (6)
Verifikasi
Status Akhir
(7)
(8)
Karena sistem yang dibangun buka-tutup, maka disarankan agar Pusat-Pusat Penelitian & Kajian yang tidak aktif diusulkan untuk ditutup. Tupoksi struktur agar dipisahkan dengan personil yang menduduki struktur tersebut. Tupoksi Pusat-Pusat Penelitian/Kajian & Pelayanan perlu dibuat
Dievaluasi ulang dengan Rapat Tinjauan Manajemen tgl 7 Mei 2012, satu pusat penelitian (PSB) dan satu pusat Pengabdian (P3IAD) ditutup Sudah dilakukan menghilangkan nama dalam bagan struktur organisasi
7-10-2011
Sudah dilaksanakan sesuai saran Audit Internal
7-10-2011
Sudah dilaksanakan sesuai saran Audit Internal
Closed
Agar lebih diperjelas dengan nilai yang terukur, misal: jumlah implementasi penelitian, jumlah kerjasama; Dibuat in line dengan Tupoksi yang terkait
Sudah diperjelas dan telah terukur
7-10-2011
Sudah dilaksanakan sesuai saran Audit Internal
Closed
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Closed
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Borang Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement – CAR) Audit ke :
Siklus 4
Auditor :
3. Sugeng Hartono
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanggal :
18-10-2011
Auditee :
1. Prof.Dr.Ir. Siti Chuzaemi.MS 2. Prof.Dr.dr.Noorhamdani.A.S.Sp.MK
Tanda tangan Auditee :
No. Temuan (1)
Kategori Temuan dan Status Temuan (2)
Bidang yang diaudit (3)
Uraian Ketidaksesuaian
(4)
1.
OB / new
Kepuasan Pelanggan
Harus dianalissis secara detail meskipun sudah dipaparkan.
2.
OB / new
Penyampaian informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
Prosedur proses penyampaian informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,harus lebih detail dan spesifik karena prosedur yang sudah ada terlalu umum
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
Tindakan Perbaikan
(5)
Sudah dilakukan analisa terhadap kepuasan pelanggan sesuai dengan Rapat hasil rapat Tinjauan Manajemen Sudah dilakukan perbaikan manual prosedur tentang penyampaian informasi sesuai saran audit LRQA
Target Waktu Selesai (6)
Verifikasi
Status Akhir
(7)
(8)
12 April 2012
Sudah dilaksanakan sesuai saran Audit LRQA
18 Okt 2011
Sudah dilaksanakan sesuai saran Audit LRQA
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Closed
Closed
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Kategori Temuan : OB dan KTS
Tanggal Temuan : 16 April 2012
No. Temuan :
Auditor : 1. Prof. M.Bisri 2. Abdul Khaqim SSi
Uraian temuan:
Akar penyebab:
1. Penyampaian informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat 2. Dokumen MP dan IK
1. Masih bersifat umum harus lebih detail dan spesifik 2. MP dan IK belum sempurna
3. Daftar Acuan Silang ISO 9001:2008
3. Belum dibuat acuan silang untuk memudahkan kontrol terhadap klausul ISO 4. Rekaman usulan proposal dan s/d diterima belum dibuat dan belum dianalisa 5. Standar waktu dalam MP belum dibuat
4. Rekaman dari semua proses terhadap usulan proposal s/d diterima untuk dianalisa 5. standar waktu dari proses-proses yang ada dalam manual prosedur 6. Pelayanan Prima Motto dan Maklumat Pelayanan
6. Motto dan maklumat pelayanan belum dibuat dan disosialisasikan
Rencana tindakan koreksi atas temuan :
Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab :
1. Informasi dari penyandang dan tentang penelitian dan PKM lebih terinci dan di upload di website 2. MP dan IK pada masing masing Sub Bag disempurnakan 3. Dilakukan audit silang antar Kasub Bag 4. Merekam semua proses kegiatan penelitian dan PKM dan menganalisa
1. MP yang ada akan di link kan dengan pedoman penelitian dan PKM dari penyandang dana 2. Mempelajari kembali MP dan IK yang telah dibuat 3. Menjusun dan melaksanakan audit intern ( Audit silang) 4. Menyusun kembali dokumen kegiatan usul s/d diterima kegiatan penelitian dan PKM
5. Menentukan standar waktu pelayanan pada MP/IK
5. Menyempurnakan MP dan IK yang ada dengan menentukan waktu pelayanan
6. Dibuat maklumat pelayanan dan mensosialisasikan
6. Motto menggunakan Motto Universitas dan Maklumat Pelayanan dibuat dan disosialisasikan
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi :
Penanggung jawab tindakan koreksi :
Tanggal 8 Mei 2012
Prof. Dr. Ir. Siti Chuzaemi. MS
Dipersiapkan oleh: rProf.Dr.Ir. Noorhamdani,AS,Sp.MK. Catatan :
Tanggal
8 Mei 2012 Tanda Tangan Auditee :
Prof.Dr.Ir. Siti Chuzaemi. MS
(Lembar ini diperuntukkan untuk satu/lebih temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)
Siklus :
Auditor :
Siklus 4
Tanda tangan Ketua Auditor :
1. Prof. Dr. Ir Mohammad Bisri, M.S 2. Abdul Khaqim, S.Si
Tanggal :
16 April 2012
(1) 1.
Kategori Temuan & Status Temuan (2) OB
2.
No. Temuan
Auditee :
Bidang yang di audit
3. Prof.Dr.Ir. Siti Chuzaemi.MS 4. Prof.Dr.dr.Noorhamdani.A.S.Sp.MK 5. Dr. Multifiah, SE, MS.
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Tanda tangan Auditee :
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
(3) Penyampaian informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
(4) Prosedur proses penyampaian informasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, harus lebih detail dan spesifik karena prosedur yang sudah ada terlalu umum. Misal ada penambahan (link) informasi dari Dikti sesuai MP yang bersangkutan di website LPPM. Sebaiknya semua dokumen dan rekaman dimasukkan dalam website
(5) Akan diperbaiki sesuai dengan temuan
(6) 8 Mei 2012
(7) Masih dalam proses karena untuk penyempurnaan link membutuhkan waktu
OB
Dokumen MP dan IK
Akan diperbaiki sesuai dengan temuan
8 Mei 2012
Sudah di revisi sesuai dengan saran auditor
3.
OB
Daftar Acuan Silang ISO 9001:2008
Akan diperbaiki sesuai dengan temuan
8 Mei 2012
Sudah dilaksanakan sesuai dengan saran auditor
4.
KTS
Klausul 7.5.1
Perlu dibuatkan MP dan IK yang sesuai dengan yang dilakukan selama ini dan sesuai dengan tugas masing-masing Sub Bag Perlu dibuatkan Daftar Acuan Silang ISO 9001:2008 agar memudahkan pengontrolan terhadap pemenuhan klausul-kalusul ISO, dimasukkan dalam dokumen MM Perlu ada rekaman dari semua proses terhadap pelanggan, (rekaman pengusulan proposal dan rekaman milik pelanggan), terutama rekaman : proposal, analisis proposal, proses penelitian, monev penelitian dan hasil penelitian (dimasukkan ke website)
Akan diperbaiki sesuai dengan temuan
8 Mei 2012
Telah dibuat rekaman dan analisa
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Status Akhir (8) open
closed
closed
closed
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Siklus :
Auditor :
Siklus 4
Tanda tangan Ketua Auditor :
1. Prof. Dr. Ir Mohammad Bisri, M.S 2. Abdul Khaqim, S.Si
Tanggal :
16 April 2012
(1) 5.
Kategori Temuan & Status Temuan (2) KTS
6.
KTS
No. Temuan
Auditee :
Bidang yang di audit
3. Prof.Dr.Ir. Siti Chuzaemi.MS 4. Prof.Dr.dr.Noorhamdani.A.S.Sp.MK 5. Dr. Multifiah, SE, MS.
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Tanda tangan Auditee :
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
(3) Pelayanan Prima
(4) Perlu ditambahkan standar waktu dari proses-proses yang ada dalam manual prosedur
(5) Akan diperbaiki sesuai dengan temuan
(6) 8 Mei 2012
Pelayanan Prima Motto dan Maklumat Pelayanan
Motto dan Maklumat Pelayanan perlu dicantumkan dalam MM dan disosialisasikan kepada pelanggan ( bisa melalui website atau banner dll)
Akan diperbaiki sesuai dengan temuan
8 Mei 2012
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Verifikasi (7) Sudah sempurnakan dengan menambah waktu proses layanan Telah ditetapkan motto dan maklumat pelayanan dan disosialisasikan
Status Akhir (8) closed
closed
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
