BORANG LAPORAN AUDIT INTERNAL No 0040010308 AUDIT INTERNAL MUTU Juni-Juli 2012 FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Siklus :
Siklus 11 Catatan : 1. 2.
temuan 1-4 hasil dari AIM Siklus 10 temuan 5-10 hasil dari first Survaillence 2012
Tanggal :
Mei 2012
Auditee :
(2) 07-03-12
(4) New
ALS
(6) Dekan
(7) Tinjauan Manajemen
07-03-12
OBs
New
ALS
Dekan
Tinjauan Manajemen
Tanggal Temuan
(1) 1.
2.
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
Auditor
Auditor :
Kategori Temuan dan Status Temuan (3) Open
No. Temuan
Status Temuan
11 Tahun 2012
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanda tangan Auditee :
Teraudit Bidang yang diaudit
(5)
Sudarto (SDT) Sri Karindah (SKD) Rina Rachmawati (RRI) Hagus Tarno (HGT) Nur Baladina(NBD) Dwi Retno Andriani (DRA)
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Tindakan Perbaikan
(8)
(9) Tinjauan Manajemen disusun dengan memasukkan Tinjauan Manajemen sebelumnya berikut hasil pembahasan atas temuan ISO Stage 2 dan AIM Siklus 10 Tinjauan Manajemen di agendakan 2 kali dalam setahun d engan minimal pembahasan adalah
Agenda Tinjauan Manajemen belum termasuk Tinjauan Manajemen Sebelumnya. Pembahasan tindakan perbaikan atas temuan ISO stage 2 dan AIM siklus 9 belum masuk dalam rekaman Tinjauan Manajemen serta Kepuasan Pelanggan. Tinjauan manajemen lebih dari 1 kali setahun paling tidak bisa membahas keluahan dan kepuasan mahasiswa tiap akhir perkulihan
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Target Waktu Selesai (10) 2 Bln
Status Akhir
Verifikasi (11) Telah dilakukan perbaikan tinjauan manajemen
Tinjauan Manajemen telah dilakukan 2 kali dalam setahun
(12) Closed
Closed
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Halaman 1 dari 7
Siklus :
Siklus 11 Catatan : 1. 2.
temuan 1-4 hasil dari AIM Siklus 10 temuan 5-10 hasil dari first Survaillence 2012
Tanggal :
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2)
Kategori Temuan dan Status Temuan (3)
Status Temuan
Auditor
(4)
(5)
11 Tahun 2012
Auditor :
Mei 2012
Auditee :
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Sudarto (SDT) Sri Karindah (SKD) Rina Rachmawati (RRI) Hagus Tarno (HGT) Nur Baladina(NBD) Dwi Retno Andriani (DRA)
Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya
Tanda tangan Auditee :
Teraudit
(6)
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(10)
(11)
(12)
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Tindakan Perbaikan
(7)
(8)
(9) kepuasan mahasiswa tiap akhir semester Akan direvisi
1 Bln
Akan dilengokapi
2 hari
3.
07-03-12
Obs
New
ALS
Dekan
MP Pengendalian Dokumen
Pada perubahan MP Pengendalian juga tolong disebutkan secara eksplisit bukan hanya dokumen internal tetapi juga eksternal.
4.
07-03-12
New
New
ALS
Dekan
Standar 7 Fakultas
standar 7 FP yang tidak memenuhi standar adalah Butir 7.4.5 nilai 1 karena belum data belum masuk ke borang; Butir 7.5.2 nilai 2 tentang jumlah dosen yang menulis buku ajar
5.
9-11 Mei2012
KTS/
-
Anton
Dekan
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tinjauan Manajemen (5.6)
-
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (management review) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2008.
Perbaikan tinjaun manajemen dan melengkapi bukti tindakan perbaikannya
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Pada MP Pengendalian dokumen sudah disebutkan secara eksplisit dok Internal dan eksternal Telah dilengkapi dan dikirim ke PJM
closed
closed
Telah dilakukan perbaikan tinjauan manajemen, berikut bukti tindakan koreksi (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Halaman 2 dari 7
Siklus :
Siklus 11 Catatan : 1. 2.
temuan 1-4 hasil dari AIM Siklus 10 temuan 5-10 hasil dari first Survaillence 2012
Tanggal :
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2)
Kategori Temuan dan Status Temuan (3)
Status Temuan
Auditor
(4)
(5)
11 Tahun 2012
Auditor :
Mei 2012
Auditee :
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya
9-112012
KTS
KTS
Bidang yang diaudit
Anton
(6)
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
(7)
Dek an
- Kepuasan Pelanggan (8.2.1)
-
Analisis Data (8.4.a)
-
7
9-11 Mei 2012
KTS
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
New
Anton
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanda tangan Auditee :
Teraudit
-
6.
Sudarto (SDT) Sri Karindah (SKD) Rina Rachmawati (RRI) Hagus Tarno (HGT) Nur Baladina(NBD) Dwi Retno Andriani (DRA)
Dekan
Infrastruktur (6.3)
-
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
(8) Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya. Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasuk dalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan. Belum dilakukan pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum adanya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasan pelanggan. Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana-prasarana (asset maintenance).
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(9)
(10)
(11)
(12)
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Sudah ada metode umpan balik, evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluahan
closed
Sudah ada MP Penganggaran pemeliharaan dan perbaikan prasarana umum. (4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Halaman 3 dari 7
Siklus :
Siklus 11 Catatan : 1. 2.
temuan 1-4 hasil dari AIM Siklus 10 temuan 5-10 hasil dari first Survaillence 2012
Tanggal :
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2)
8
9-11 Mei 2012
Kategori Temuan dan Status Temuan (3)
KTS
Status Temuan
Auditor
(4)
(5)
Open
Anton
11 Tahun 2012
Auditor :
Mei 2012
Auditee :
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Sudarto (SDT) Sri Karindah (SKD) Rina Rachmawati (RRI) Hagus Tarno (HGT) Nur Baladina(NBD) Dwi Retno Andriani (DRA)
Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanda tangan Auditee :
Teraudit
(6)
Dekan
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
(7)
(8)
(9)
(10)
Pengendalian Dokumen (4.2.3)
Belum ada metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip.
Verifikasi (11) Dokumen berada di Sub Bag Umum Sudah ada di bagian kearsipan
Status Akhir (12)
Pengendalian Rekaman (4.2.4) 9
9-11 Mei 2012
KTS
10
9-11 Mei 2012
KTS
New
New
Anton
Dekan
Sasaran Mutu (5.4.1)
Anton
Dekan
Perencanaan (5.4)
Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu)
-
SDM (6.2.2)
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
Terkait kegiatan Proses Belajar Mengajar (PBM). Belum semua perencanaan PBM sesuai dengan pelaksanaan, termasuk belum (3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Sudah ada evaluasi capaian indikator kinerja unit kerja. Saat ini sedang dirancang evaluasi capaian indikator thd stakeholder dan penelitian Pada umumnya pelaksanaan PBM sudah sesuai
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Halaman 4 dari 7
Siklus :
Siklus 11 Catatan : 1. 2.
temuan 1-4 hasil dari AIM Siklus 10 temuan 5-10 hasil dari first Survaillence 2012
Tanggal :
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2)
Kategori Temuan dan Status Temuan (3)
Status Temuan
Auditor
(4)
(5)
11 Tahun 2012
Auditor :
Mei 2012
Auditee :
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya
Bidang yang diaudit (6)
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
(7) Infrastruktur (6.3)
-
06-06-12
Obs
New
NBD-RRI
Dekan
MPRekruitmen Dosen &Tenaga Administrasi
-
12
25 -07-12
Obs
New
NBD-RRI
Dekan
MP Pengendalian Dokumen
-
13.
23 -05-12
Kts
New
HGT-SKDDRA
Dekan
MM. 4.6 Sistem Dokumen dan Audit
-
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanda tangan Auditee :
Teraudit
-
11
Sudarto (SDT) Sri Karindah (SKD) Rina Rachmawati (RRI) Hagus Tarno (HGT) Nur Baladina(NBD) Dwi Retno Andriani (DRA)
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
(8) adanya mekanisme evaluasi terhadap PBM. Requirement (persyaratan) SDM terkait PBM belum ditetapkan, serta belum adanya evaluasi kinerja SDM dan tindak lanjutnya. Sarana-prasarana terkait PBM belum sepenuhnya optimal digunakan, termasuk belum adanya program/penetapan untuk memelihara sarana-prasarana tersebut. Bagan Alir tidak sesuai dengan prosedur yang baru. Definisi Pelamar dosen dan Karyawan ,Tim Penyusun kurang lengkap Tabel 3, 4 dan 5 Tidak diisi dengan lengkap Tidak ada daftar MP wajib dan rujukan MP proses bisnis
Tindakan Perbaikan
Target Waktu Selesai
(9)
(10)
Status Akhir
Verifikasi (11) dengan perencanaan.
(12)
Persyaratan SDM, evaluasi dan tindak lanjutan sudah ada mekanismenya.
Sudah diperbaiki dan diunggah
20 Juli
25 Juli
Sudah diperbaiki dan di unggah
25 Juli
25 Juli
Sudah diperbaiki dan dibuat daftar
30 Mei
30 Mei
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Closed
Closed Closed
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Halaman 5 dari 7
Siklus :
Siklus 11 Catatan : 1. 2.
temuan 1-4 hasil dari AIM Siklus 10 temuan 5-10 hasil dari first Survaillence 2012
Tanggal :
No. Temuan
Tanggal Temuan
(1)
(2)
Kategori Temuan dan Status Temuan (3)
Status Temuan
Auditor
(4)
(5)
11 Tahun 2012
Auditor :
Mei 2012
Auditee :
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya
Tanda tangan Ketua Auditor :
Tanda tangan Auditee :
Teraudit
(6)
Bidang yang diaudit
Uraian Ketidaksesuaian dan Saran
Tindakan Perbaikan
(7)
(8)
(9) rujukan MP proses bisnis Mekanisme penyediaan sumber daya manusia sudah dicantumkan dalam MM 6.2.2
14.
23- Mei
KTS
New
HGT-SKDDRA
Dekan
MM. 6.2 Sumber Daya Manusia
15
23 Mei
Observasi
New
HGT-SKDDRA
Dekan
MM. 6.2 Sumber Daya Manusia
-
16
23 Mei
Kts
New
HGT-SKDDRA
Dekan
MM. 4.2 Organisasi FP UB
-
17
23 Mei
KTS
New
HGT-SKDDRA
Dekan
MM Struktur fungsional GJM
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
Sudarto (SDT) Sri Karindah (SKD) Rina Rachmawati (RRI) Hagus Tarno (HGT) Nur Baladina(NBD) Dwi Retno Andriani (DRA)
Tidak ada uraian tentang penyediaan sumberdaya manusia (SDM) sesuai kompetensi berdasarkan CV, job analisis dan peningkatan kompetensi belum dirinci Tidak ada uraian adanya Evaluasi Kinerja SDM
Kesalahan penempatan Gambar 1, 2 dan 3 sehingga tidak sesuai dengan uraian yang diatasnya - Bagan Struktur Fungsional Organisasi GJM tidak sesuai dengan SK Tim GJM FP UB 2012
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
Evaluasi kinerja SDM sudah dijelaskan beserta mekanismenya dalam MM 6.2.2 Telah diperbaiki dan letak gambar sudah disesuaikan dengan uraiannya -Telah diperbaiki sesuai dengan SK Tim GJM 2012
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
Target Waktu Selesai
Verifikasi
Status Akhir
(10)
(11)
(12)
30 Mei
30 Mei
30 Mei
30 Mei
30 Mei
30 Mei
30 Mei
30 Mei
Closed
Closed
Closed
Closed
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Halaman 6 dari 7
Malang, 3 September 2012
Management Representative,
(1) Nomer temuan (5) Tindakan perbaikan yang dilakukan
(2) Kategori temuan: KTS, Observasi; Status: New, old (6) Tanggal waktu penyelesaian
(3) Bidang yang diaudit (7) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki
(4) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (8) Status Akhir: open, closed
Halaman 7 dari 7
