STANDAR Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
S-AIMA.PJM-UB.01
i
Standar Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Universitas Brawijaya S-AIMA.PJM-UB.01 Revisi
:
-
Tanggal
:
-
Dikaji ulang oleh
:
Pembantu Rektor I
Disetujui oleh
:
Rektor Universitas Brawijaya
© Universitas Brawijaya, 2007 – All Rights Reserved Standar AIMA
Disetujui oleh
S-AIMA.PJM-UB.01
Rektor
Universitas Brawijaya Revisi ke
Tanggal
-
-
ii
PENGANTAR Untuk meningkatkan mutu pendidikan, Universitas Brawijaya (UB) menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA). Salah satu kegiatan yang wajib dilakukan dalam pelaksanaan SPMA-UB antara lain: Pemantauan, evaluasi dan audit. Kegiatan pemantauan dan evaluasi bertujuan untuk akuntabilitas, sedangkan kegiatan audit dimaksudkan untuk menentukan fokus, usaha peningkatan dan pengembangan yang terencana. Audit mutu akademik menjadi suatu kegiatan pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas untuk menjaga mutu serta hasilnya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan telah diimplementasikan secara efektif (ISO10011). Sesuai dengan Organisasi dan Tatakerja (OTK) UB menyatakan bahwa kegiatan akademik dilaksanakan oleh Unit Pelaksana Akademik (UPA) yang terdiri atas fakultas, program pascasarjana, jurusan, bagian, lembaga, dan pusat studi yang bertugas menjalankan kegiatan Tridarma Perguruan Tinggi. Masing-masing organisasi di dalam UPA berbeda dalam hal ukuran, kompleksitas dan budaya kerja, sehingga berpengaruh terhadap praktik Audit Mutu Akademik Internal (AIMA). Oleh karena itu diperlukan Standar AIMA agar auditor mutu akademik internal Universitas dan UPA yang diaudit dapat melaksanakan tugas dan memenuhi tanggung jawabnya. Malang, 1 Agustus 2007 Rektor Prof. Dr. Ir. Yogi Sugito
iii
DAFTAR ISI PENGANTAR .......................................................... iii DAFTAR ISI............................................................ iv 1. TINJAUAN UMUM AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK ........................................................1 1.1. Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Universitas Brawijaya (UB) ............................1 1.2. Sistem Mutu..............................................1 1.3. Standar Mutu Akademik Internal .....................2 1.4. Fungsi AIMA ..............................................3 1.5. Karakteristik AIMA ......................................3 1.6. Lingkup AIMA ............................................4 1.7. Fokus AIMA ...............................................5 1.8. Organisasi AIMA .........................................6 1.9. Kegiatan AIMA ...........................................6 1.10. Pihak yang Terlibat di dalam Kegiatan AIMA .......7 1.11. Satu Siklus AIMA.........................................7 2. STANDAR AIMA UNIVERSITAS BRAWIJAYA (UB) ...........9 2.1. Fungsi Standar AIMA UB................................9 2.2. Standar Ciri ............................................ 10 2.3. Standar Kinerja ....................................... 13 DAFTAR PUSTAKA................................................... 23
iv
1. TINJAUAN UMUM AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK 1.1.
Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Universitas Brawijaya (UB) Audit Internal Mutu Akademik UB (selanjutnya disebut AIMA) ialah kegiatan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan pelaksanaannya oleh unit pelaksana akademik, yang terdiri dari audit sistem dan audit kepatuhan. Tujuan umum AIMA ialah membantu seluruh pengelola di lingkungan UB dalam melaksanakan tugas untuk pencapaian sasaran akademik yang telah ditetapkan secara efektif dan bertanggung jawab. Tujuan tersebut dijabarkan : a. Membantu pengelola untuk mengetahui bahwa pelaksanaan standar mutu akademik telah berjalan dengan efektif, serta terdapat upaya-upaya peningkatan standar mutu akademik. b. Membantu mengidentifikasi lingkup perbaikan dan mengembangkannya secara profesional berkelanjutan. c. Memperbaiki kegiatan akademik di lingkungan UB sehingga memberikan nilai tambah
1.2.
Sistem Mutu 1. 2. 3. 4. 5.
Sistem mutu adalah sistem yang mencakup: struktur organisasi tanggungjawab dokumen proses dan sumberdaya
Dalam pelaksanaan audit mutu akademik internal perlu diketahui terlebih dahulu sistem mutu dari unit yang
1
akan diaudit. Sistem Audit Internal Mutu Akademik UB disajikan pada Gambar 1. Pelaksana
Dokumen Akademik
Dokumen Penjaminan Mutu
• Kebijakan Akademik Fak./Prog./Lem. • Standar Akademik Fak./Prog./Lem. • Peraturan Akademik Fak./Prog./Lem. • Evaluasi Diri Fak./Prog./Lem. • Dok. Pendukung Fak./Prog./Lem. (Renstra, borang, dll.)
• Manual Mutu Akademik Fak./Lem. • Manual Prosedur Impkementasi SPMA • Manual Prosedur yang lain
Penanggungjawab Unit Kerja
Rektor
Dekan/Ketua Prog/ Lembaga
PJM
Tim AIMA
Ketua Jurusan/ Program Studi
• Spesifikasi PS. • Kompetensi Lulusan • Evaluasi Kinerja Jur/PS • Dok. Pendukung Jur/PS. (Renstra, borang, dll.)
• Manual Prosedur lainnya • Instruksi Kerja
Gambar 1. Implementasi sistem AIMA di UB
1.3.
Standar Mutu Akademik Internal Standar mutu adalah standar yang harus diacu, dipenuhi, atau dipatuhi dalam melaksanakan suatu kegiatan. Standar mutu yang digunakan oleh Unit Pelaksana Akademik (UPA) Universitas dalam menjalankan kegiatan akademik/proses pendidikan antara lain:
a. b. c. d.
Kebijakan Akademik Standar Akademik Peraturan Akademik Rencana Strategis
2
e. f. g. h. i. j. 1.4.
Panduan Akademik Program Kerja Rektor Spesifikasi Program Studi Kompetensi Lulusan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester Surat Keputusan
Fungsi AIMA AIMA memiliki fungsi akuntabilitas dan fungsi peningkatan. Di dalam menjalankan fungsi akuntabilitas, AIMA melaksanakan kegiatan yang bersifat independen dan objektif untuk klarifikasi dan verifikasi apakah upaya untuk mempertahankan dan meningkatkan mutu kegiatan akademik sesuai dengan standar mutu akademik UB secara tepat dan efektif, serta apakah tanggungjawab dilaksanakan dengan baik dan efisien. Fungsi peningkatan dilakukan untuk membantu unit kerja yang bersangkutan agar lebih memahami kondisinya, serta dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam kebijakan, praktik, dan prosedur. Semua kebijakan audit internal dilakukan untuk kedua fungsi ini, dengan penekanan yang bervariasi.
1.5.
Karakteristik AIMA 1. Suatu metode pemeriksaan yang independen dan objektif terhadap ranah kegiatan akademik. 2. Didasarkan atas kerangka pertanyaan yang berasal dari masalah mendasar sebagai berikut: Apa yang telah dikerjakan? Mengapa mengerjakan hal tersebut? Sudahkah yang dikerjakan memenuhi harapan? Bagaimana meningkatkan mutu pekerjaan yang sudah dikerjakan? 3. Diperlukan untuk klarifikasi dan verifikasi bahwa harapan sesuai standar mutu akademik telah dipenuhi secara sistematis.
3
4. Verifikasi dilakukan secara periodik untuk memastikan bahwa harapan sesuai standar mutu akademik selalu dipenuhi. 5. Melibatkan pendapat sejawat berdasarkan hasil pembandingan dan evaluasi bukti audit, terhadap harapan dan kriteria sesuai standar mutu akademik. AIMA memberikan kontribusi peningkatan sistem penjaminan mutu akademik dengan cara: 1. Menyederhanakan birokrasi prosedur penjaminan mutu akademik dan membuat sistem penjaminan mutu akademik lebih efektif dan efisien. 2. Meningkatkan fokus dan penekanan pada peningkatan dan pengembangan yang terencana, tidak hanya untuk monitoring dan evaluasi (kaji-ulang) tetapi juga bertujuan untuk akuntabilitas. 3. Memberikan dukungan pendelegasian untuk penjaminan mutu di tingkat fakultas/program dan/atau jurusan/bagian/PS.
1.6.
Lingkup AIMA Mengacu pada Statuta UB, lingkup AIMA dapat dilihat pada Gambar 2.
4
UB
Manajemen Administrasi
Manajemen Ak Akademik
Manajemen Pelayanan
Direktorat & Biro
Manajemen Penunjang Akademik
UPA
UPT
Unit-unit
Audit Kegiatan Proses Akademik - Quality Assurance - Instrumen AIMA
UP A
(Unit Pelaksana Akademik) Fakultas/Program Program Pasca Sarjana Bagian/Jurusan Lembaga Pusat Studi
Audit Kegiatan Manajemen Administrasi Akademik
- Quality Management - Instrumen AIMA
Gambar 2. Skema Lingkup AIMA UB
1.7.
Fokus AIMA 1. Audit proses akademik di unit organisasi UPA UB, terdiri atas:
a. b. c. d.
Audit fakultas/program Audit bagian/jurusan/program studi/laboratorium Audit unit perpustakaan Audit unit penunjang akademik.
2. Audit
program pembelajaran:
studi/mata
kuliah/program
a. Audit pelaksanaan program pembelajaran b. Audit materi pembelajaran.
5
3. Audit
sistem penjaminan manajemen mutu:
mutu,
prosedur
dan
a. Ketepatan informasi pada leaflet, buku panduan
dan website. prosedur & kebijakan penerimaan mahasiswa baru. Evaluasi kinerja. Kurikulum Program Studi Sumber Daya Manusia (Dosen dan Tenaga Penunjang) Mahasiswa dan Kompetensi Lulusan Proses Belajar Mengajar Sarana dan Prasarana Akademik Suasana Akademik Penelitian dan Publikasi Pengabdian kepada Masyarakat Manajemen Administrasi Akademik Sistem Informasi Akademik
b. Informasi c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m.
4. Audit pengalaman belajar mahasiswa Umpan balik dari mahasiswa
1.8.
Organisasi AIMA Audit mutu akademik internal di bawah kendali Pembantu Rektor Bidang Akademik (PR I), dan dilaksanakan oleh tim AIMA yang merupakan bagian dari Pusat Jaminan Mutu. Skema organisasi AIMA secara lengkap sudah tersaji dalam Pedoman AIMA.
1.9.
Kegiatan AIMA AIMA adalah kegiatan audit yang berkesinambungan dan dilakukan secara periodik. Alur pemeriksaan AIMA dapat dilakukan dengan mengaitkan beberapa proses audit. Kegiatan AIMA meliputi dua kegiatan yaitu Pelayanan Penjaminan dan Pelayanan Konsultasi. Pelayanan Penjaminan mencakup kegiatan penilaian terhadap tujuan atas bukti-bukti yang ada oleh
6
auditor internal, guna memperoleh suatu kesimpulan independen tentang mutu kegiatan akademik, atau hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan unit pelaksana akademik. Sifat dan ruang lingkup kegiatan pelayanan penjaminan ditentukan oleh auditor internal sesuai dengan permintaan Rektor. Pelayanan Konsultasi adalah suatu pemberian saran yang dilakukan atas permintaan khusus Rektor yang sifat dan ruang lingkupnya ditentukan oleh Rektor. Kegiatan konsultasi melibatkan dua pihak, yaitu: 1. Orang atau kelompok yang memberikan saran (auditor), 2. Orang atau pun kelompok yang membutuhkan atau menerima saran (Rektor). Saat melaksanakan kegiatan konsultasi, auditor harus menjaga objektivitas dan tidak mengambil alih tanggungjawab manajemen.
1.10. Pihak yang Terlibat di dalam Kegiatan AIMA 1. Teraudit adalah orang atau kelompok yang secara langsung terlibat di dalam proses kegiatan akademik, sistem akademik atau hal lain yang berkaitan dengan kegiatan akademik yang diaudit terhadap standar mutu yang ditetapkan. 2. Auditor adalah orang atau kelompok yang mempunyai kua-ifikasi untuk melakukan audit mutu akademik. 3. Rektor adalah orang atau kelompok yang meminta dilaksanakan kegiatan audit.
1.11. Satu Siklus AIMA Satu siklus Audit Mutu Akademik dinyatakan secara skematis pada Gambar 3.
7
Internal
MANAJEMEN - Menentukan kebijakan AIMA - Kaji ulang temuan audit
Ketua Tim AIMA
Gambar 3. Satu siklus Audit Mutu Akademik Internal (AIMA)
8
2. STANDAR AIMA UNIVERSITAS BRAWIJAYA (UB) 2.1.
Fungsi Standar AIMA UB 1. Menggambarkan lingkungan UB.
prinsip
dasar
praktik
AIMA
di
2. Memberikan kerangka kerja suatu kegiatan AIMA yang memberikan nilai tambah. 3. Membuat dasar evaluasi bagi kegiatan AIMA. 4. Membantu memperbaiki kinerja dan proses kegiatan akademik. Standar AIMA UB terdiri dari: 1. Standar Ciri 2. Standar Kinerja 3. Standar Implementasi Standar Ciri berisi pernyataan karakter organisasi AIMA di lingkungan Universitas. Secara garis besar berisikan: tujuan, wewenang dan tanggungjawab, independensi dan objektivitas, keahlian dan sikap profesionalisme, penjaminan mutu dan program perbaikan. Standar Kinerja menggambarkan sifat kegiatan AIMA dan memberikan kriteria mutu kegiatan AIMA. Secara garis besar berisikan: pengelolaan kegiatan AIMA, perencanaan kegiatan AIMA, pelaksanaan kegiatan AIMA, penyebaran hasil kegiatan AIMA, pemantauan kegiatan perbaikan dan penyelesaian masalah manajemen. Standar Implementasi menggambarkan kegiatan audit yang sifatnya spesifik dan dinyatakan sebagai kegiatan penjaminan dan konsultasi. Standar implementasi terdapat di dalam standar ciri dan standar kinerja.
9
2.2.
Standar Ciri TUJUAN, WEWENANG DAN TANGGUNGJAWAB Tujuan, wewenang, dan tanggungjawab kegiatan AIMA sudah ditentukan secara formal di dalam suatu Pedoman AIMA UB, konsisten terhadap Standar AIMA-UB, dan disahkan oleh Rektor. Karakter kegiatan penjaminan sudah dinyatakan dalam Pedoman AIMA-UB. Karakter kegiatan konsultasi sudah dinyatakan dalam Pedoman AIMA-UB. INDEPENDENSI DAN OBJEKTIVITAS Kegiatan AIMA harus independen, dan auditor mutu akademik internal harus berlaku objektif pada saat melaksanakan tugas. Independensi Organisasi Ketua tim audit harus melaporkan ke aras yang diaudit di dalam organisasi yang mengadakan kegiatan AIMA tersebut, untuk memenuhi tanggung jawabnya. Kegiatan AIMA harus bebas dari campur tangan pihak lain saat menentukan ruang lingkup AIMA, melaksanakan pekerjaan dan mengumumkan hasil kerjanya. Objektivitas Individu Auditor mutu akademik internal harus memiliki sikap tidak memihak, tidak bias, dan menghindari pertentangan kepentingan. Ketidaksempurnaan dalam Independensi atau Objektivitas Jika dalam kenyataan atau dugaan dijumpai ketidaksempurnaan terhadap independensi dan objektivitas, rincian ketidaksempurnaan harus diungkapkan kepada pihak-pihak terkait. Cara pengungkapan akan tergantung kepada tingkat ketidaksempurnaan. Auditor mutu akademik internal tidak diperkenankan melakukan pemeriksaan kegiatan tertentu yang pernah menjadi tanggung jawabnya. Objektivitas dianggap tidak sempurna jika auditor mutu akademik internal melakukan kegiatan penjaminan terhadap suatu kegiatan yang pernah menjadi tanggung jawabnya.
10
Penjaminan terhadap objek audit yang pernah menjadi tanggungjawab ketua tim audit, harus diawasi oleh pihak di luar tim audit. Auditor mutu akademik internal diperkenankan melaksanakan kegiatan konsultasi yang berhubungan dengan kegiatan yang pernah menjadi tanggung jawabnya. KEAHLIAN DAN SIKAP PROFESIONAL Pelaksanaan kegiatan AIMA harus dilakukan oleh seorang auditor profesional. Keahlian Sebagai individu maupun sebagai kelompok, auditor mutu akademik internal harus memiliki pengetahuan, ketrampilan, dan kompetensi lain yang diperlukan untuk melakukan tanggung jawabnya. Auditor mutu akademik internal harus memiliki pengetahuan yang cukup untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian, tetapi tidak bertanggung jawab untuk mendeteksi dan menyelidiki ketidaksesuaian tersebut. Auditor mutu akademik internal harus memiliki pengetahuan tentang teknologi informasi serta teknik audit berbasis teknologi yang tersedia di bidang akademik untuk melakukan tugas kerjanya. Namun demikian, tidak semua auditor mutu akademik internal diharapkan sebagai ahli audit teknologi informasi. Ketua tim audit harus menolak kegiatan konsultasi jika anggota tim AIMA kurang memiliki pengetahuan, ketrampilan, atau kompetensi lain yang diperlukan untuk melakukan kegiatan AIMA secara keseluruhan ataupun sebagian. Sebaliknya, ketua tim audit dapat menerima kegiatan konsultasi dengan bantuan orang-orang yang kompeten. Pemeliharaan Sikap Profesional Auditor mutu akademik internal harus selalu meningkatkan ketrampilan, kompetensi dan profesionalismenya, walaupun tidak tertutup kemungkinan masih terjadi kesalahan. Auditor mutu akademik internal harus bersikap profesional dengan mempertimbangkan: 1. luas cakupan kerja yang diperlukan untuk mencapai tujuan kegiatan,
11
2. kompleksitas, materi atau arti penting audit sesuai dengan prosedur kegiatan penjaminan yang akan diterapkan, 3. kecukupan dan efektivitas risiko, kontrol, dan proses tata kelola (governance), 4. kemungkinan kesalahan, ketidakteraturan, atau ketidakpatuhan, 5. biaya penjaminan yang terkait dengan manfaat yang diperoleh. Saat melaksanakan kegiatan profesionalnya, auditor mutu akademik internal harus mempertimbangkan penggunaan program komputer tentang audit dan teknik analisis data yang lain. Auditor mutu akademik internal harus berhati-hati terhadap risiko yang secara signifikan dapat mempengaruhi tujuan, pelaksanaan kegiatan, ataupun sumberdaya. Walaupun demikian, prosedur kegiatan penjaminan itu meskipun sudah dilakukan secara profesional tidak menjamin bahwa seluruh risiko yang signifikan tersebut dapat diidentifikasi. Auditor mutu akademik internal harus menerapkan sikap profesional selama melaksanakan kegiatan konsultasi dengan mempertimbangkan: 1. kebutuhan dan harapan Rektor, termasuk sifat, waktu, dan komunikasi hasil kegiatan, 2. kompleksitas dan cakupan pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan kegiatan, 3. biaya kegiatan penjaminan terhadap potensi keuntungan institusi. Pengembangan Profesional Berkelanjutan Auditor mutu akademik internal harus selalu meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan kompetensi melalui pengembangan profesi secara berkelanjutan. PENJAMINAN MUTU DAN PROGRAM PENINGKATAN Ketua Tim AIMA harus mengembangkan dan memelihara suatu kegiatan penjaminan mutu dan program peningkatan yang mencakup seluruh aspek di dalam kegiatan AIMA dan secara terus menerus memantau efektivitasnya. Program ini mencakup pemeriksaan mutu akademik internal dan pemantauan internal secara periodik. Setiap bagian dari
12
program kegiatan AIMA harus dirancang untuk memperoleh nilai tambah dan meningkatkan kinerja organisasi, serta memberikan jaminan bahwa kegiatan AIMA dilaksanakan sesuai dengan Standar dan Kode Etik. Pemeriksaan Program Mutu Akademik Kegiatan AIMA harus menggunakan suatu proses untuk memantau dan menilai keefektifan program mutu akademik secara menyeluruh. Proses harus meliputi baik pemeriksaan secara internal. Pemeriksaan Internal Pemeriksaan internal harus meliputi: 1. pelaksanaan kegiatan AIMA yang sedang berlangsung, dan 2. pelaksanaan kegiatan secara periodik yang pernah dilakukan melalui evaluasi diri atau oleh orang lain di dalam organisasi tersebut berdasarkan pengetahuan praktik audit internal dan standar. Pelaporan Program Penjaminan Mutu Ketua tim audit harus melaporkan hasil pemeriksaan eksternal kepada rektor. Penggunaan Kata ”dilaksanakan sesuai Standar Audit” Auditor mutu akademik internal melaporkan bahwa kegiatannya telah dilaksanakan sesuai dengan Standar AIMA UB. Pernyataan ”dilaksanakan sesuai Standar Audit” hanya digunakan jika pemeriksaan program peningkatan mutu akademik menunjukkan bahwa kegiatan AIMA sudah dilaksanakan sesuai dengan standar. Pengungkapan Ketidaksesuaian Walaupun kegiatan AIMA harus sesuai dengan standar dan auditor mutu akademik internal harus melaksanakannya sesuai Kode Etik, ada kemungkinan kesesuaian penuh tak tercapai. Bila ketidaksesuaian memberikan akibat terhadap keseluruhan lingkup atau pelaksanaan kegiatan AIMA, maka harus dilaporkan kepada rektor.
2.3.
Standar Kinerja PENGELOLAAN KEGIATAN AIMA Ketua tim AIMA harus mengelola secara efektif kegiatannya untuk memastikan nilai tambah bagi organisasi. Perencanaan
13
Ketua tim AIMA merencanakan audit dengan mempertimbangkan kemungkinan terjadi risiko untuk menentukan prioritas kegiatan AIMA dan konsisten dengan tujuan organisasi. Perencanaan kegiatan AIMA didasarkan atas pertimbangan kemungkinan terjadi risiko. Kegiatan audit dilakukan paling tidak sekali dalam setahun. Masukan dari rektor/dekan dan PJM harus dipertimbangkan di dalam kegiatan ini. Ketua tim AIMA harus mempertimbangkan kegiatan konsultasi yang diajukan guna perbaikan risiko, memberikan nilai tambah, dan memperbaiki pelaksanaan/kinerja organisasi. Kegiatan konsultasi yang telah diterima harus dinyatakan di dalam perencanaan. Komunikasi dan Pengesahan Ketua tim AIMA harus mengkomunikasikan rencana kegiatan dan sumberdaya yang diperlukan, termasuk di dalamnya perubahan sementara yang signifikan, kepada rektor/dekan dan PJM untuk dikaji ulang dan disahkan. Ketua tim AIMA juga harus menyampaikan dampak keterbatasan sumberdaya. Manajemen Sumberdaya Ketua tim AIMA harus memastikan bahwa sumberdaya untuk AIMA adalah tepat, cukup, dan dapat dilaksanakan secara efektif untuk mencapai rencana yang telah ditetapkan. Kebijakan dan Prosedur Ketua tim AIMA harus menentukan kebijakan dan prosedur untuk memandu kegiatan AIMA. Koordinasi Ketua tim AIMA harus memberikan informasi dan mengkoordinasikan kegiatannya dengan pemeriksa internal maupun eksternal yang relevan dengan kegiatan pelayanan penjaminan dan konsultasi untuk memastikan lingkup audit yang tepat dan menghindari duplikasi kegiatan. Pelaporan kepada Rektor Ketua tim AIMA harus melaporkan secara berkala kepada rektor tentang tujuan, kewenangan, tanggungjawab, dan kinerja kegiatan AIMA dibandingkan dengan perencanaan. Pelaporan harus memasukkan risiko dan isu-isu pengendalian, isu-isu yang berhubungan dengan tata kelola (governance), dan hal lain yang diperlukan atau disyaratkan.
14
SIFAT KERJA Kegiatan AIMA harus mengevaluasi dan memberi masukan agar terjadi peningkatan di dalam proses manajemen risiko, pengendalian, dan tata kelola (governance) dengan menggunakan pendekatan yang sistematis dan tertib. Manajemen Risiko Kegiatan AIMA harus melakukan identifikasi dan evaluasi adanya risiko yang signifikan dan memberikan kontribusi untuk perbaikan manajemen risiko dan sistem pengendaliannya. Kegiatan AIMA harus memantau dan mengevaluasi efektivitas sistem manajemen risiko unit pelaksana akademik. Kegiatan AIMA harus mengevaluasi risiko yang berhubungan dengan tata kelola (governance) organisasi, pelaksanaan, dan sistem informasi dengan memperhatikan: • keandalan dan integritas informasi tentang keuangan dan pelaksanaan, • efektivitas dan efisiensi pelaksanaan, • keselamatan aset, • kesesuaian dengan hukum baik peraturan maupun kontrak. Selama kegiatan konsultasi auditor mutu akademik internal harus konsisten terhadap tujuan kegiatan, mengarahkan risiko, dan memberikan informasi tentang kemungkinan risiko lain yang signifikan. Auditor mutu akademik internal harus menggabungkan pengetahuan tentang risiko yang diperoleh dari kegiatan konsultasi ke dalam proses identifikasi dan evaluasi tentang risiko yang signifikan pada organisasi tersebut. Metode Kontrol Kegiatan AIMA harus membantu organisasi mempertahankan metode kontrol yang efektif dengan cara mengevaluasi efektivitas dan efisiensi serta mendorong perbaikan yang berkelanjutan. Berdasarkan hasil evaluasi risiko, kegiatan AIMA harus mengevaluasi kecukupan dan efektivitas kontrol terhadap tata kelola (governance) organisasi, pelaksanaan, dan sistem informasi, termasuk: 1. keandalan dan integritas informasi tentang keuangan dan pelaksanaan,
15
2. efektivitas dan efisiensi pelaksanaan, 3. keselamatan aset, 4. kesesuaian dengan hukum baik peraturan maupun kontrak. Auditor mutu akademik internal harus memastikan tujuan dan sasaran program dan pelaksanaannya yang telah ditentukan sesuai dengan standar yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Auditor mutu akademik internal harus mengkaji ulang program dan pelaksanaan guna memastikan bahwa hasilnya telah konsisten terhadap sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan, dan pelaksanaannya telah sesuai dengan yang diharapkan. Kriteria yang memadai diperlukan untuk kontrol evaluasi. Auditor mutu akademik internal harus memastikan bahwa manajemen telah menetapkan kriteria yang cukup untuk menentukan apakah sasaran dan tujuan akademik telah dipenuhi. Bila memadai, auditor mutu akademik internal harus menggunakan kriteria tersebut untuk evaluasi. Jika tidak memadai, auditor mutu akademik internal harus bekerja bersama manajemen untuk mengembangkan kriteria evaluasi yang sesuai. Selama kegiatan konsultasi, auditor mutu akademik internal harus mengarahkan metode kontrol secara konsisten terhadap tujuan kegiatan organisasi dan memberikan peringatan akan adanya beberapa kelemahan metode kontrol yang signifikan. Auditor mutu akademik internal harus menggabungkan pengetahuan tentang risiko yang diperoleh dari kegiatan konsultasi ke dalam proses identifikasi dan evaluasi tentang risiko yang signifikan pada organisasi tersebut. Tata kelola (governance) Kegiatan AIMA harus menilai dan membuat rekomendasi yang tepat, untuk perbaikan proses tata kelola (governance) di dalam pencapaian tujuan-tujuan sebagai berikut: 1. Mempromosikan etika dan nilai luhur di dalam organisasi. 2. Memastikan manajemen kinerja organisasi yang efektif dan akuntabel.
16
3. Mengkomunikasikan informasi risiko dan metode kontrol secara efektif ke bagian organisasi yang tepat. 4. Mengkoordinasi kegiatan dan mengkomunikasikan informasi secara efektif antara rektor/dekan, auditor eksternal dan internal, dan manajemen. Kegiatan AIMA harus mengevaluasi rancangan, pelaksanaan, dan efektivitas etika organisasi sesuai dengan tujuan, program, dan ke-giatan. Tujuan kegiatan konsultasi harus konsisten dengan keseluruhan nilai dan sasaran organisasi. PERENCANAAN KEGIATAN Auditor mutu akademik internal harus merencanakan dan mengembangkan setiap kegiatan, termasuk lingkup, tujuan, waktu, dan alokasi sumber. Pertimbangan Perencanaan Di dalam perencanaan kegiatan, auditor mutu akademik internal harus mempertimbangkan: 1. Tujuan aktivitas kaji-ulang dan cara-cara yang digunakan akan menentukan kinerja aktivitas tersebut. 2. Risiko aktivitas yang signifikan, tujuan, sumberdaya, dan pelaksanaan untuk menjaga potensi dampak risiko pada suatu tingkatan yang dapat diterima. 3. Kecukupan dan efektivitas kegiatan manajemen risiko dan sistem kontrol dibandingkan dengan kerangka kerja atau model kontrol yang relevan. 4. Peluang untuk perbaikan yang signifikan terhadap kegiatan manajemen risiko dan sistem kontrol. Bila merencanakan suatu kegiatan dengan pihak luar organisasi UB, auditor mutu akademik internal harus membuat perjanjian tertulis dengan mereka tentang tujuan, lingkup, tang-gungjawab masing-masing, dan harapan-harapan lain, termasuk di dalamnya larangan pendistribusian hasil kegiatan dan akses terhadap rekaman kegiatan. Auditor mutu akademik internal harus menetapkan suatu kesepahaman dengan teraudit yang memerlukan kegiatan konsultasi, tentang: tujuan, lingkup, tanggungjawab masing-masing dan harapan teraudit. Untuk kegiatan yang menentukan, perjanjian ini harus didokumentasikan.
17
Tujuan Kegiatan Tujuan harus ditetapkan untuk setiap kegiatan. Auditor mutu akademik internal harus melaksanakan suatu evaluasi pendahuluan tentang risiko yang relevan terhadap aktivitas manajemen unit pelaksana akademik yang sedang dinilai. Tujuan kegiatan harus mencerminkan hasil evaluasi pendahuluan. Auditor mutu akademik internal harus mempertimbangkan kemungkinan terjadi kesalahan yang signifikan, ketidakteraturan, ketidaksesuaian, dan hal lain yang timbul saat menyusun tujuan kegiatan. Tujuan kegiatan konsultasi harus diarahkan pada risiko, kontrol, dan proses tata kelola (governance) sebagai tindak lanjut persetujuan yang telah ditetapkan dengan teraudit. Lingkup Kegiatan Lingkup kegiatan yang ditetapkan harus memenuhi tujuan kegiatan. Lingkup kegiatan harus mencakup pertimbangan sistem yang relevan, rekaman/catatan, personil, dan kepemilikan fisik, termasuk di dalamnya barang-barang di bawah kontrol pihak ketiga. Bila timbul peluang kegiatan konsultasi yang signifikan selama kegiatan penjaminan, perjanjian tertulis spesifik harus dibuat, seperti tujuan, lingkup, tanggungjawab masing-masing, dan harapan-harapan lain. Hasil kegiatan konsultasi harus disampaikan sesuai dengan standar konsultasi. Saat melaksanakan kegiatan konsultasi, auditor mutu akademik internal harus memastikan bahwa lingkup kegiatan sudah cukup untuk tujuan yang telah disetujui. Jika auditor mutu akademik internal mengembangkan syarat-syarat tentang lingkup selama kegiatan, syaratsyarat tersebut harus didiskusikan dengan Rektor untuk menentukan bahwa kegiatan tambahan tersebut dapat dilanjutkan. Alokasi Sumberdaya Auditor mutu akademik internal harus menetapkan sumberdaya yang tepat untuk mencapai tujuan kegiatan. Pemilihan auditor harus didasarkan atas kondisi dan kompleksitas tiap kegiatan, keterbatasan waktu, dan ketersediaan sumberdaya.
18
Program Kerja Auditor mutu akademik internal harus menyusun program kerja tertulis agar dapat menjamin pencapaian tujuan kegiatan. Program kerja harus memuat prosedur untuk identifikasi, analisis, evaluasi, dan perekaman informasi manajemen unit pelaksana akademik selama kegiatan penjaminan. Program kerja harus disetujui sebelum implementasi, dan bila ada penyesuaian saat implementasi diperlukan persetujuan bersama secepatnya. Program kerja kegiatan konsultasi bervariasi tergantung pada bentuk dan isinya. PELAKSANAAN KEGIATAN Auditor mutu akademik internal harus mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi, dan merekam informasi secukupnya untuk mencapai tujuan kegiatan. Identifikasi Informasi Auditor mutu akademik internal harus mengidentifikasi informasi secukupnya, dapat dipercaya, relevan, dan berguna untuk mencapai tujuan kegiatan. Analisis dan Evaluasi Auditor mutu akademik internal harus menyusun kesimpulan dan hasil kegiatan berdasarkan analisis dan evaluasi yang tepat. Rekaman Informasi Auditor mutu akademik internal harus merekam informasi yang relevan dengan masalah unit pelaksana akademik guna mendukung kesimpulan dan hasil kegiatan. Ketua tim audit harus mengontrol akses ke rekaman kegiatan. Ketua tim audit harus memperoleh ijin rektor/dekan dan atau yang berwenang mengeluarkan rekaman untuk pihak luar. Ketua tim audit harus mengembangkan persyaratan waktu penyimpanan rekaman kegiatan. Persyaratan tersebut harus konsisten dengan prosedur organisasi dan peraturan yang terkait atau persyaratan lain. Ketua tim audit harus menyusun kebijakan tentang penyimpanan dan pemeliharaan rekaman kegiatan seperti dalam hal penyampaian kepada pihak internal maupun
19
eksternal. Kebijakan ini harus konsisten dengan prosedur organisasi dan peraturan yang terkait atau persyaratan lain. Pengawasan Kegiatan Kegiatan harus dipantau dengan benar untuk menjamin tercapainya tujuan, jaminan mutu, dan pengembangan staf. PENYAMPAIAN HASIL KEGIATAN Auditor mutu akademik internal harus mengkomunikasikan hasil kegiatan. Kriteria penyampaian hasil kegiatan Komunikasi harus mencakup tujuan dan lingkup kegiatan, kesimpulan yang dapat dipakai, rekomendasi, dan rencana pelaksanaan. Komunikasi akhir hasil kegiatan harus berisi seluruh opini dan atau kesimpulan auditor mutu akademik internal. Auditor mutu akademik internal harus berwawasan luas dan memiliki kemampuan berkomunikasi dalam menyampaikan hasil kegiatan. Pada saat menyampaikan hasil kegiatan kepada pihak di luar organisasi, auditor mutu akademik internal harus memasukkan batas pendistribusian dan penggunaan hasil kegiatan. Komunikasi tentang kemajuan dan hasil kegiatan konsultasi dapat bervariasi bentuk dan isinya tergantung kegiatan dan keperluan teraudit. Mutu Komunikasi Komunikasi harus akurat, objektif, jelas, ringkas, konstruktif, lengkap, dan tepat waktu. Kesalahan dan Kelalaian Jika komunikasi akhir mengandung suatu kesalahan dan kelalaian signifikan, ketua tim audit harus mengkomunikasikan informasi yang telah dikoreksi kepada semua pihak penerima komunikasi yang asli sebelumnya. Pengungkapan Ketidaksesuaian Kegiatan dengan Standar Bila ketidaksesuaian dengan standar berpengaruh terhadap kegiatan tertentu, penyampaian hasil harus mengungkap: 1. standar yang tidak tercapai, 2. alasan ketidaksesuaian, dan 3. akibat ketidaksesuaian terhadap kegiatan.
20
Penyebarluasan Hasil Kegiatan Ketua tim audit harus menyampaikan hasil kegiatan kepada pihak yang tepat. Ketua tim audit bertanggung jawab untuk menyampaikan hasil kegiatan akhir kepada pihak yang tepat. Apabila penyampaian hasil kepada pihak di luar organisasi tidak memenuhi mandat secara legal, tidak sesuai persyaratan peraturan perundang-undangan, maka ketua tim audit harus: 1. menguji potensi risiko organisasi tersebut, 2. konsultasi dengan rektor/dekan dan atau penasehat resmi bila diperlukan 3. mengawasi penyebaran dengan membatasi penggunaan hasil. Ketua tim audit bertanggung jawab untuk menyampaikan hasil akhir kegiatan konsultasi kepada Rektor. Selama kegiatan konsultasi dapat diidentifikasi isu tentang manajemen risiko, kontrol, dan tata kelola (governance). Jika isu tersebut signifikan bagi organisasi, maka harus disampaikan kepada rektor/dekan. KEMAJUAN PEMANTAUAN Ketua tim audit harus menetapkan dan memelihara sistem pemantauan tindak lanjut hasil kegiatan yang telah disampaikan kepada manajemen. Ketua tim audit harus menyusun proses tindak lanjut untuk memantau dan memastikan bahwa tindakan manajemen telah diterapkan secara efektif atau rektor/dekan telah memahami risiko akibat tidak melakukan tindakan. Kegiatan AIMA harus memantau penyampaian hasil kegiatan konsultasi untuk pengembangan seperti yang telah disepakati dengan Rektor. PENYELESAIAN MASALAH MANAJEMEN Jika ketua tim audit mengetahui bahwa manajemen, misal: ketua jurusan, telah menerima risiko tertentu yang tidak sesuai dengan organisasi, ketua tim audit harus mendiskusikan dengan manajemen yang lebih tinggi (misal: dekan). Jika keputusan yang berhubungan dengan risiko tersebut tidak dapat diselesaikan, maka ketua tim audit dan manajemen yang lebih tinggi (dekan) harus melaporkan hal tersebut kepada rektor. Jika hal tersebut tetap belum
21
dapat diselesaikan, maka ketua tim audit melalui ketua PJM dan rektor membawanya ke Senat Akademik untuk resolusi.
22
DAFTAR PUSTAKA Anonymous. 2003. Higher Education Long Term Strategy 2003-2010, Directorate General of Higher Education, Ministry of National Education Republic of Indonesia. Jakarta. Anonymous. 2003. Higher Education Long Term Strategy. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta. Anonymous. 2003. Pedoman Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Departemen Pendidikan Nasional. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Jakarta. Anonymous. 2003. Sistem Pendidikan Nasional. UU No.20/2003. Jakarta. Anonymous. 2004. Instrumentasi Laporan Evaluasi Kinerja Program Studi. Kantor Jaminan Mutu Unversitas Gadjah Mada. Yogyakarta. Anonymous. 2004. The Institute of Internal Auditors: International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing. http://www. theiia.org., Anonymous. 2005. Praktek baik dalam Penjaminan Mutu PT. Buku 1-10. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Direktorat Pembinaan Akademik dan Kemahasiswaan. Jakarta. Anonymous. 2005. Standar Nasional Pendidikan. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005. Jakarta. Anonymous. 2007. Kebijakan Akademik Universitas Brawijaya. Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Kebijakan Akademik Universitas Brawijaya. Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Manual Mutu Akademik Universitas Brawijaya. Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Manual Prosedur Implementasi SPMA Universitas Brawijaya. Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Pedoman Audit Internal Mutu Akademik Universitas Brawijaya. Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Peraturan Akademik Universitas Brawijaya. Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya. Malang. Anonymous. 2007. Standar Akademik Universitas Brawijaya. Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya. Malang. Jackson, N. 1996. Internal Academic Quality Audit in UK Higher Education: Part I – Current Practice and Conceptual Frameworks, Quality Assurance in Education 4 (4): 37-46. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No.080/O/2002 tentang Statuta Universitas Brawijaya.
23
Keputusan Rektor Universitas Brawijaya No. 074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya. Siagian S.P. 1999, Audit Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta. Sims, J.S., and Sims, R.R. 1995. Total Quality Manajement in Higher Education: Is it working? Why or Why not? Westport, Connecticutt, London. Suardi R., 2003. Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000: Penerapannya untuk mencapai TQM, PPM, Jakarta. Sunggul, A., 2000. “25 Etika Profesi”, Sinar Grafika, Jakarta. Susilo, W. 2003. Audit Mutu Internal: Panduan Praktis Para Praktisi Manajemen Mutu dan Auditor Mutu Internal, P.T. Vorqistatama Binamega. Tampubolon, D.P., 2001. Perguruan Tinggi Bermutu: Paradigma Baru Manajemen Pendidikan Tinggi Menghadapi Tantangan Abad ke-21, Penerbit PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Tunggal, A,W. 2000. Manajemen Audit: Suatu Pengantar, Penerbit Rineka Cipta, Jakarta.
24
TIM PENYUSUN Penasehat : Rektor Penanggungjawab: Pembantu Rektor I Ketua
: Dr.Imam Hanafi,SSos,MSi,MAB
Anggota
: Prof. Dr.Ir. Jody Moenandir Dr. Surachman, M.SiE. Dr. Endang Arisoesilaningsih Prof.Dr.Ir. Soebarinoto Prof. Dr.Ir. Sugiyanto, MS Dr. Ir. Maftuch, M.Si. Dr. dr. Loeki Enggar Fitri, M.Kes., Sp.ParK. Dr. Nur Rosyidah Rakhmawati, SH.CN., MHum. Dr. Indah Winarni, MA Dr. Ir. A. Tunggul Sutan Haji, MT Dr. Unti Ludigdo, SE, Ak. MSi. Dr.Ir. Muhammad. Bisri Dr. Muhammad Nurhuda
25
