Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Audit Internal, Fakultas Pertanian, UB Batch 1, Juni 2011 Lembar 1. Temuan Auditor 1 Lembar 2. Temuan Auditor 2 Lembar 3. Temuan Auditor 3 Kategori Temuan : 2, 10, 11 KTS 1, 3-9 Obs Uraian temuan: 1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8. 9. 10.
11.
Lembar 4. Temuan Auditor 4 Lembar 5. Temuan Auditor 5
Tanggal Temuan : 30 Mei – 1 Juni 2011
No. Temuan : 1-9 (MM) 10, 11 (MP AI) Akar penyebab:
Terdapat overlapping antar klausul Pelanggan belum diidentifikasi Definisi: Pelanggan belum didefinisikan Dokumen audit di FP disebutkan MP audit internal mutu, semestinya audit internal. Audit internal mutu dilakukan di tingkat Universitas Proses bisnis tidak dijelaskan secara eksplisit, meskipun sudah tercantum dalam organisasi MM tidak menyebutkan Program kerja dan renstra Terdapat kebijakan mutu yang secara umum dicantumkan dalam klausul lain Cross reference dengan klausul ISO belum dicantum Daftar isi tidak sesuai dengan isi MM Ruang lingkup audit yang tercantum dalam MP untuk audit yang sekarang sudah tidak sesuai lagi Prosedur sekedar mengikuti prosedur AIM tingkat universitas yang dibuat PJM. Untuk Fakultas dapat lebih disederhanakan
Auditor : 1.Sri Rahayu Utami
Temuan 1-8. Pemahaman terhadap ISO masih relatif kurang Temuan 9. Penyesuaian daftar isi menunggu revisi akhir Temuan 10-11. Proses audit internal FP harus mengikuti AIM, yang berubah setiap tahun/tengah tahun.
Rencana tindakan koreksi atas temuan : Temuan 1-9. Merevisi MM Temuan 10-11. Merevisi MP Audit Internal
Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : Temuan 1-9. Mengintensifkan pendampingan ISO Temuan 10.. Usulan rencana ruang lingkup audit Temuan 11. Penyesuaian MP sesuai kondisi FP
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 6 Juni 2011
Penanggung jawab tindakan koreksi : Pembantu Dekan I
Dipersiapkan oleh:
Catatan :
Sekretaris GJM
Tanggal:
1 Juni 2011
Tanda Tangan Auditee :
ttd (Pembantu Dekan I) (Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu/lebih temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)
Kategori Temuan : 1-5 Obs 6 KTS Uraian temuan:
Tanggal Temuan : 30 Mei 2011
No. Temuan : 1-6 MP Wajib
Auditor : 1.Syahrul Kurniawan
Akar penyebab:
I.
MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman 1. Pejabat yang berwenang untuk menerbitkan dokumen adalah PD 1 / PD 2 / PD 3 tergantung dari Isi dokumen; 2. Dalam pengendalian dokumen tidak ada peran Bagian Kearsipan II. MP Tindakan korektif dan preventif 3. Dalam bagan alir, yang berwenang untuk menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan,dsb adalah Dekan dibantu dengan PD, KPS, Kajur, dan Kepala Tata Usaha; 4. Uraian langkah-langkah di dalam proses tindakan korekif tidak sesuai dengan Bagan alir III. MP Penanganan Produk Tidak Sesuai 5. Untuk proses pencarian akar masalah dan penentuan tindakan perbaikan sebaiknya dilakukan oleh Dekan melalui rapat pimpinan bersama dengan Pemdantu Dekan, Kajur, KPS, KTU IV. MP Audit Internal 6. Bagan Alir tidak sesuai dengan prosedur
Temuan 1-6. Masih belum terbiasa dengan budaya mutu, khususnya dalam dokumentasi
Rencana tindakan koreksi atas temuan : Merevisi MP terkait
Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : Meningkatkan pemahaman pentingnya budaya mutu
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 6 Juni 2011
Penanggung jawab tindakan koreksi : Pembantu Dekan I
Dipersiapkan oleh:
Catatan :
Sekretaris GJM
Tanggal:
1 Juni 2011
Tanda Tangan Auditee :
ttd (Pembantu Dekan I) (Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu/lebih temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)
Kategori Temuan : 1-3 Obs
Tanggal Temuan : 31 Mei 2011
No. Temuan : 1-3 MP layanan proses bisnis
Uraian temuan:
Auditor : 1.Damanhuri
Akar penyebab:
1-3. Banyak ditemukan kesalahan redaksional
Temuan 1-3. Kurang teliti
Rencana tindakan koreksi atas temuan : Merevisi MP terkait
Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : Budaya cek dan recek
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 3 Juni 2011
Penanggung jawab tindakan koreksi : Staf administrasi GJM
Dipersiapkan oleh:
Catatan :
Sekretaris GJM
Tanggal:
1 Juni 2011
Tanda Tangan Auditee :
ttd (Pembantu Dekan I) (Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu/lebih temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)
Kategori Temuan : 1-2 Obs
Tanggal Temuan : 31 Mei 2011
No. Temuan : 1-6 MP Wajib
Auditor : 1.Tatiek Koerniawati
Uraian temuan: 1. Lembar Isian Magang Kerja (Lampiran 2A, Form A) kurang detail menggambarkan bidang kegiatan yang akan dilakukan 2. Ditemukan banyak kesalahan redaksional dalam MP
Akar penyebab:
Rencana tindakan koreksi atas temuan : Merevisi MP Magang
Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : Pertemuan bidang terkait untuk penyempurnaan proses
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 6 Juni 2011
Penanggung jawab tindakan koreksi : KPS Agribisnis
Dipersiapkan oleh:
Catatan :
Sekretaris GJM
Temuan 1-2. MP masih baru dibuat
Tanggal:
1 Juni 2011
Tanda Tangan Auditee :
ttd (Pembantu Dekan I) (Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu/lebih temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)
Kategori Temuan : 1-2 Obs
Tanggal Temuan : 1 Juni 2011
No. Temuan : 1-6 MP Wajib
Auditor : 1.Didik Suprayogo
Uraian temuan: 1. Kesalahan penulisan Minat Sumberdaya Lingkungan, mestinya Sumberdaya Lahan 2. Kompetensi minat dalam PS Agroekoteknologi masih belum menggambarkan kemampuan spesifik Rencana tindakan koreksi atas temuan : Merevisi MP Pemilihan Minat
Akar penyebab:
Jadwal penyelesaian tindakan koreksi : 6 Juni 2011
Penanggung jawab tindakan koreksi : KPS Agroekoteknologi
Dipersiapkan oleh:
Catatan :
Sekretaris GJM
Temuan 1-2. MP masih baru dibuat
Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : Pertemuan bidang terkait untuk penyempurnaan proses
Tanggal:
1 Juni 2011
Tanda Tangan Auditee :
ttd (Pembantu Dekan I) (Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu/lebih temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)
