Bijlagen: 1. Strategische Kadernotitie "Dimensies van groei"

I

O O

Ë Q -S

f

•WH

NOTA VOOR DE RAAD

1U

O

JE SS? CM

4

gemeente Q o S t e r h O l l t

/^

{,\hj2o(0

,.01000

G* Datum: 21 mei 2010 Nummer raadsnota: Onderwerp: Strategische kadernota Equalit "Dimensies\^an groei".

Mil MM BI.0100063

Portefeuillehouder: Peters

Bijlagen: Ter inzage: 1. Strategische Kadernotitie 1. Strategische Kadernota "Dimensies van groei" "Dimensies van groei"

Voorstel: 1. In te stemmen met de strategische doorontwikkeling (gematigde groei) van Equalit voor de komende twee a drie jaar.

Samenvatting De huidige ontwikkelingen wijzen erop dat samenwerking tussen gemeenten voorwaarde is om toekomstige "individuele" dienstverlening aan de burger te kunnen blijven bewerkstelligen. De voorzitter van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) mevrouw Jorritsma heeft aangegeven dat de gemeenten als eerste overheid meer taken moeten krijgen en dat herindeling van gemeenten noodzakelijk is. (bron: Binnenlands Bestuur). Met de wetenschap dat de dienstverlening naar de burger toe zich verder zal ontwikkelen en de vraag en het aanbod bij de gemeentelijke dienstverlening steeds complexer worden, zullen de gemeenten mee moeten in de ontwikkeling van de dienstverlening. Deze ontwikkeling kunnen kleine en middelgrote (zoals Oosterhout) gemeenten uit financieel en kwalitatief oogpunt niet individueel bewerkstelligen. Om invulling te kunnen geven aan de ontwikkelingen en de toenemende informatiebehoefte en dienstverlening aan de burger, bedrijfsleven en medeoverheden is het aangaan van een "intensieve" regionale samenwerking met buurgemeenten een oplossing. Oosterhout heeft er destijds voor gekozen om het ICT samenwerkingsverband Equalit op te richten met collega gemeenten in de omgeving. Sinds de oprichting van de ICT-samenwerking tussen Oosterhout en Oisterwijk (2004) waaruit Equalit is ontstaan in 2007- heeft Equalit zich verder ontwikkeld. Equalit heeft haar pioniersfase afgerond en is beland in de fase waarin verregaande professionalisering en heroriëntatie op haar missie en die van haar omgeving de doelstellingen zijn. In de raadsnotitie van juli 2009 is reeds beschreven dat het samenwerkingsverband Equalit voor een strategische keuze staat in relatie tot groei. De groei van Equalit is een natuurlijke stap in de ontwikkeling van Equalit naar volwassenheid. De interne organisatie is in het laatste stadium van professionalisering en vanwege de externe (e-) ontwikkelingen op de gemeentelijke markt voor ICT is Equalit een organisatie die in de belangstelling staat en serieuze gesprekspartner is voor vele andere gemeentelijke organisaties. Concreet betekent dit dat het voor de gemeente Oosterhout van belang is om een groeistrategie op te stellen voor haar ICT organisatie Equalit. Een drietal groeiscenario's is mogelijk: • Huidige situatie aanhouden (0-groei) • Equalit bloeiende afdeling (gematigde groei) • Equalit voortrekker in de regio (explosieve groei)

uitdraai van: 20-05-10 13:16

pagina: 1

WW

w

gemeente

Oosterhout

Het meest passende groeiscenario binnen de huidige ontwikkeling van Equalit is "Gematigde groei". In deze groeistrategie is er voor Equalit zowel ruimte om de interne organisatie te professionaliseren als om het aantal deelnemers aan het samenwerkingsverband uit te breiden over een periode van twee è drie jaar. De focus zal daarbij liggen op gemeenten in West- en Midden-Brabant. De voordelen van een gematigde groei zijn het realiseren van minder meerkosten, het waarborgen van de continuïteit van processen, het realiseren van het gewenste kwaliteitsniveau en het bewerkstelligen van interne professionalisering. Daarbij zullen op termijn efficiëntie- en effectiviteitvoordelen behaald kunnen worden. Voor Oosterhout heeft deze strategische keuze geen tot minimale financiële consequenties, daar deze zijn gedekt in de afgesloten contracten met de deelnemers. Bij financiële consequenties kunt u denken aan de aanschaf van hardware en software. Oosterhout zal deze in eerste instantie zelf moeten aanschaffen, overigens worden deze afgeschreven tijdens de contractduur van de deelnemers. Daarnaast neemt het (financieel) risico voor Oosterhout als eindverantwoordelijke toe bij elke extra deelnemer die aan het samenwerkingsverband wordt toegevoegd. Nadat voor een groeiscenario is gekozen, wordt een plan van aanpak opgesteld om het gekozen scenario ten uitvoer te brengen. Over drie jaar zal nogmaals een schets gemaakt moeten worden van het toekomstperspectief van Equalit. Op afstand plaatsen van Equalit is nu absoluut niet aan de orde. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de bijgesloten bijlage en voor uitgebreide en gedetailleerde informatie verwijzen wij u naar de ter inzage gelegde kadernota "Dimensie van groei".

Wat willen we bereiken? Met de wetenschap dat de dienstverlening naar de burger toe zich verder zal ontwikkelen en de vraag en het aanbod bij de gemeentelijke dienstverlening steeds complexer worden, zullen de gemeenten mee moeten in de ontwikkeling van de dienstverlening. Deze ontwikkeling kunnen kleine en middelgrote (zoals Oosterhout) gemeenten uit financieel en kwalitatief oogpunt niet individueel bewerkstelligen. Doordat de veelzijdigheid en de snelheid van de informatiebehoefte bij burgers, medeoverheden en het bedrijfsleven veranderen zal de gemeentelijke organisatie hier haar informatievoorziening op moeten afstemmen. Door deze trend staat gemeente Oosterhout voor de uitdaging om de ICT afdeling niet alleen kostenbewust en effectief te organiseren maar ook tegelijkertijd de betrouwbaarheid van de overheid (lees dienstverlening en informatie) te vergroten. Voor de gemeente Oosterhout (als eigenaar) is het noodzaak om Equalit zo in te richten dat risico's -zoals kwetsbaarheid continuïteit processen, waarborging kwaliteit en kostenstijgingen- worden geminimaliseerd. Deze verbetering in efficiëntie, effectiviteit, kwaliteit van dienstverlening, beheersbaarheid en betrouwbaarheid van de continuïteit van de processen kunnen worden gerealiseerd indien Equalit (gematigd) verder zal uitbreiden.

uitdraai van: 20-05-10 13:16

pagina:2

WW

w

gemeente

Oosterhout

Wat gaan we daarvoor doen? Momenteel is Equalit in het laatste stadium van de interne professionalisering. Bij de geadviseerde groeistrategie zullen de komende drie jaar jaarlijks één è twee gemeenten aangesloten kunnen worden bij Equalit. Door het uitbreiden van de deelnemers van het samenwerkingsverband Equalit worden de continuïteit van processen en de kwaliteit gewaarborgd. Daarbij versterkt de gemeente Oosterhout de (financiële) beheersbaarheid en betrouwbaarheid van haar ICT afdeling.

Wat mag het kosten? Aan het uitbreiden van de deelnemers van het samenwerkingsverband zijn geen kosten behoudens een voorfinanciering- voor Oosterhout verbonden. De gemaakte kosten worden door de toekomstige deelnemers van het samenwerkingsverband zelf opgebracht. Voor Oosterhout en de andere deelnemers worden op budgetneutrale wijze kwaliteitsverbetering, continuïteit van processen gerealiseerd en minder meerkosten behaald indien er meerdere deelnemers participeren in het samenwerkingsverband. Uitbreiding vergroot in principe het risico dat gemeente Oosterhout loopt als eigenaar. Echter het merendeel van de risico's wordt opgevangen door de vorm en inhoud van het contract (personeel en uittreding deelnemer) en doordat de gemeenten de instapkosten zelf financieren. De risico's die o.a. worden opgevangen door het contract zijn: • de software (licenties): een deelnemende gemeente sluit een contract af met de leverancier van software, de rol van Equalit hierin is die van een adviseur; • hardware: bij uittreding worden deze kosten door de uittredende gemeenten op zich genomen, omdat deze onder de desintegratiekosten vallen; • dienstverlening (automatisering): de gemeenschappelijke regeling sluit het uit dat indien niet het kwalitatief gewenste dienstverleningsniveau wordt bereikt, deelnemers van het samenwerkingsverband Equalit een financiële vergoeding kunnen verhalen op Equalit; • dienstverlening (informatisering): Equalit neemt niet de projectverantwoordelijkheid over en geeft geen bindend advies inzake het informatiebeleid, daarom is het de gemeente zelf die de eindverantwoordelijkheid draagt over haar informatiseringbeleid en de daaraan verbonden projecten • personeel: in eerste instantie wordt betrokken (ICT) personeel van de deelnemende gemeente gedetacheerd naar Equalit (en dus gemeente Oosterhout). Indien zij passen in het functieprofiel en er sprake is van goed functioneren bij Equalit, kunnen de betrokken partijen na één jaar overgaan tot indiensttreding van deze medewerker bij Equalit. Mocht een medewerker niet passen in het functieprofiel en/of niet aan de verwachtingen van Equalit voldoen dan zal deze medewerker niet in dienst treden bij Equalit. De consequentie is dat deze medewerker in dienst blijft van de betreffende deelnemende gemeente, hier loopt Equalit (en gemeente Oosterhout) dus geen enkel risico.

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN OOSTERHOUT, mr drs S.W.Th. HUISMAN

, burgemeester,

mr P.J. DE RIDDER

, secretaris.

uitdraai van: 20-05-10 13:16

pagina:3

WW

BESLUIT VAN DE RAAD

w

gemeente

Nummer:

Q o S t e r h O l l t

0100063

DE RAAD VAN DE GEMEENTE OOSTERHOUT;

gelezen het voorstel van het college van 21 mei 2010;

BESLUIT: 1. In te stemmen met de strategische doorontwikkeling (gematigde groei) van Equalit voor de komende twee a drie jaar.

i,

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10 juni 2010.

DE RAAD VO.pRN.OEMD,

%Ï/It0\l

.voorzitter. 1 A

uitdraai van: 20-05-10 13:16

, griffier.

pagina:4

MOTIE ICT-SAMENWERKING Ondergetekende, Willem-Jan. van der Zanden (GroenLinks), raadslid voor de gemeente Oosterhout dient met verwijzing naar artikel 37 van het Reglement van orde voor de gemeente Oosterhout met betrekking tot agendapunt 0100063 Strategische kadernota Equalit "Dimensies van groei" de volgende motie in: De raad van de gemeente Oosterhout, in vergadering bijeen op 10 j u n i 2010 en gehoord hebbende de beraadslagingen met betrekking tot agendapunt 0100063 Strategische kadernota Equalit "Dimensies van groei": Overwegende dat: Er nooit een fundamentele discussie heeft plaatsgevonden over de manier waarop de samenwerking op ICT-gebied (Equalit) vorm moet krijgen; Deze discussie steeds noodzakelijker wordt, nu steeds meer gemeentefysamenwerkingsovereenkomsten sluiten met de gemeente Oosterhout op het gebied van ICT; Er op 14 juli 2009 een motie is ingediend waarin gevraagd wordt om een notitie waarin ingegaan wordt op de manier waarop de samenwerking op ICT-gebied vorm moet krijgen; Naar aanleiding van een toezegging van de toenmalige wethouder deze motie is ingetrokken; De huidige strategische kadernota eigenlijk niet ingaat op dit onderwerp.

Verzoekt het College: Voor 1 oktober met een voorstel richting de raad te komen over de organisatievorm en de positie t.o.v. de gemeente Oosterhout van de ICTsamenwerking van de gemeente Oosterhout met andere gemeentes/organisaties.

Unf?; Willem-Jan van der Zanden (GroenLinks)

Giet*SP '

T

M

1_„

«

\

WW

w

gemeente

Q o S t e r l l O U t

Notities Aan Datum Onderwerp

De leden van de raad Oosterhout Juni 2010 Strategische Kadernota "Dimensies van groei"

Hoofdstuk 1 Situatie... Huidige situatie en ontstaansgeschiedenis §1.1 Wat is de ontstaansgeschiedenis van Equalit? In juli 2004 spreken de gemeenten Oosterhout en Oisterwijk de intentie uit om met elkaar een verregaande samenwerking aan te gaan op het terrein van ICT. Aanleiding hiervoor is te kunnen anticiperen op het groeiend aantal ontwikkelingen dat door de Rijksoverheid aan de gemeenten (middels wetgeving) wordt opgedragen. Gemeenten krijgen meer wettelijke taken gedelegeerd door het manifest "betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid"1, waarbij gemeenten als eerste aanspreekpunt voor burgers, het bedrijfsleven en medeoverheden gaan functioneren. Deze zogenaamde 'e-overheid' krijgt in een zeer kort tijdsbestek een centrale rol bij de beschikbaarheid van informatie en uitvoeringvan beleid, waardoor het belang van een goede ICT-architectuur noodzakelijk is. Om invulling te kunnen geven aan de informatie en beleidsbehoefte is de gemeente Oosterhout gaan samenwerken met collega gemeenten op gebied Informatievoorziening en Automatisering . De belangrijkste voordelen van samenwerken zijn o.a.: 'vergroten van efficiency en effectiviteitvoordelen, het realiseren van minder meerkosten, het verminderen van de kwetsbaarheid, waarborgen van continuïteit en het verbeteren van de kwaliteit" (zie kadernota §1.6). Voor Oosterhout was het noodzakelijk om te gaan samenwerken, omdat het op eigen kracht voortzetten en professionaliseren van een ICT afdeling die aan dergelijke hoge eisen voldoet en die tevens bestendig zou zijn voor toekomstige ICT ontwikkelingen, tegen 'acceptabele' kosten niet mogelijk wordt geacht.

§1.2 Deelnemers en samenstelling van het samenwerkingsverband Op dit moment bestaat het samenwerkingsverband uit zeven gemeenten: Oosterhout, Oisterwijk, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Baarle-Nassau, AlphenChaam en Woensdrecht (operationeel per jan. 2011) en de sociale werkvoorziening WAVAIGO (zie figuur 1) van 6 regionale gemeenten (Aalburg, Drimmelen, Geertruidenberg, Oosterhout, Werkendam en Woudrichem). Dit is in totaliteit ca. 1500 werkplekken. Figuur 1: Deelnemers samenwerkingsverband Equalit (2010)

1 Nb. Het manifest is op 18 april 2006 ondertekend door het Ministerie van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, Interprovinciaal Overleg, VNG en Unie van Waterschappen. Al in 2004 is gestart met het introduceren van de e-overheid. Aanleiding hiervoor is ondermeer het actieprogramma OL2000

§1.3 De dienstverlening Equalit De dienstverlening van Equalit, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, was in eerste instantie beperkt tot het ondersteunen van de technische infrastructuur en de noodzakelijke applicaties. Echter, onder invloed van vragen vanuit de aangesloten gemeenten en de uitkomsten van de tussentijdse evaluatie (oktober 2007)2 is gerichte aandacht uitgegaan naar het verbreden en verdiepen van de dienstverlening. De laatste vijfjaren hebben zowel de I (Informatisering) als de A (Automatisering) kant van Equalit zich ontwikkeld. Informatisering heeft betrekking op het informatiebeleid en -advies. De automatiseringskant betreft de portfolio die Equalit de deelnemende gemeenten heeft te bieden waaronder software, hardware en de netwerkfaciliteiten. §1.4 De relatie tussen Equalit en de gemeente Oosterhout Het Shared Service Centre (SSC) Equalit wordt op januari 2007 als resultaatverantwoordelijk organisatieonderdeel ondergebracht binnen de rechtspersoon van de gemeente Oosterhout. Afgesproken wordt dat Equalit fysiek 'op afstand' wordt geplaatst, teneinde het karakter van een resultaatverantwoordelijke (autonome) uitvoeringsdienst te waarborgen. Dat betekent dat Equalit zich (fysiek) vestigt aan de Hoevestein, dit is inmiddels de Warandelaan (Intergas-gebouw) geworden. Tegelijkertijd wordt afgesproken dat het management (in de vorm van een unitleider) van Equalit verantwoording aflegt aan de directie van gemeente Oosterhout (in vakjargon vertical accountability) en is daarmee juridische en organisatorisch ingebed in de Oosterhoutse organisatie. Het betreft hier een samenwerkingsverband in de vorm van een Gemeenschappelijke Regeling Zonder Meer (meest lichte vorm van een GR)3, ledere afzonderlijke deelnemer (zeven in totaal) gaat deze regeling aan met gemeente Oosterhout, na goedkeuring (besluitvorming) door de Oosterhoutse gemeenteraad (zie Kadernota §1.5).

Hoofdstuk 2 Strategie; Vergezichten...rol van ICT en trends Met name de trend (lange termijnbeweging) dat de informatievoorziening (onderdeel van ICT) een steeds invloedrijkere rol krijgt bij beleidsrijke onderwerpen in Oosterhout (gemeenten algemeen) en deze tevens (grote) bedrijfsmatige gevolgen heeft is waar te nemen. Door deze trend staat gemeente Oosterhout (en ook Equalit) voor de uitdaging om kostenbewust en effectief te organiseren en tegelijkertijd de betrouwbaarheid van de overheid (lees dienstverlening en informatie) te vergroten. De "e-overheid" zou dat mogelijk maken. Hieronder worden drie termijnen voor trends weergegeven. (Voor specifieke uitleg zie kadernota §2.1) §2.1 Korte termijn: 2010 en 2011 1. Stijging van het wettelijk aantal verplichtingen voor gemeente Oosterhout met een duidelijk ICT component waaraan ze moet voldoen; 2. De toenemende vervlechting van Oosterhout met buurgemeenten;

waar geconcludeerd werd dat; diensten en verantwoordelijkheden op het gebied van informatie zijn nauwelijks uitgewerkt. Dat leidt tot een grote verscheidenheid aan verwachtingen wat Equalit juist wel of niet kan, mag of moet betekenen.' (HEC; pp 3) 3

De regeling zonder meer is een lichte vorm van samenwerking tussen gemeenten. In deze lichte regeling kan niet

worden gedelegeerd of gemandateerd aan de regeling. Het is een manier om op basis van de Wgr samen te werken, zonder een van de drie andere zwaardere varianten te gebruiken. De regeling zonder meer wordt in werking gesteld door een overeenkomst tussen gemeenten. Voorbeelden hiervan zijn convenanten, intentieverklaringen en bestuursafspraken.

3. Gemeente Oosterhout zal in moeten spelen op de verwachting van burgers en het bedrijfsleven om dienstverlening 24 uur per dag te kunnen ontvangen; 4. De toenemende intensivering van regionale beleidsrijke samenwerkingsverbanden waarin gemeenten op beleidsinhoudelijke terreinen met elkaar de samenwerking zoeken. §2.2 Middellange termijn: 2010 tot en met 2013 De operationalisering van de Strategische Agenda in het samenwerkingsverband West-Brabant. In januari 2007 is het convenant West-Brabant op bestuurlijk- en ambtelijk niveau ondertekend met als doel een gezamenlijke Strategische Agenda op te stellen. Op bestuurlijk niveau is de wens aanwezig om deze samenwerking te intensiveren om zo een nog betere strategische ontwikkeling van Oosterhout en regio te bewerkstelligen. §2.3 Lange termijn trend: 2013 en verder Het vooruitzicht voor 2013 en verder vanuit de context van samenwerking, ketens, netwerken van organisaties en de rol van ICT daarin lonkt. De strategische keuzes die gemeenten en overheden hebben gemaakt om hierop in te zetten, zullen de komende jaren geoperationaliseerd worden en van eminent belang worden in de wijze waarop gemeenten zullen optreden. Bovendien zullen de landelijke en Europese actie- en stimuleringsprogramma een verregaande standaardisatie van de uitvoeringsprocessen (en ICT) bewerkstellingen.

Hoofdstuk 3 Van strategische trends naar groeiscenario's §3.1 Doorontwikkeling en doorgroeien van de organisatie De gemeente Oosterhout heeft haar ICT architectuur kunnen waarborgen door de uitvoeringsorganisatie Equalit op te richten. Equalit heeft afgelopen jaar haar pioniersfase kunnen afronden, omdat de architectuur en het informatiebeleidsplan (voor een groot deel) zijn vormgegeven, afgestemd en bestendigd op de huidige en toekomstige (e)-ontwikkelingen die op gemeenten afkomen. De groei van Equalit is een natuurlijke stap in de ontwikkeling van Equalit naar volwassenheid. De interne organisatie is in het laatste stadium van professionalisering en vanwege de externe (e)ontwikkelingen op de gemeentelijke markt voor ICT is het een organisatie die in de belangstelling staat en serieuze gesprekpartner is voor vele andere gemeentelijke organisaties. Voor de gemeente Oosterhout (als eigenaar) is het noodzaak om Equalit zo in te richten dat risico's -zoals kwetsbaarheid continuïteit processen, waarborging kwaliteit en kostenstijgingen- worden geminimaliseerd. Om de effectiviteit (kwaliteit en kwetsbaarheid) te beheren en het absorptievermogen te hebben om toekomstige (e-)ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden is een minimale omvang van 150.000 inwoners noodzaak4. De doelstelling van Oosterhout via Equalit is om met de door haar aangeboden dienstverlening circa 2.500 werkplekken te kunnen bedienen. Door Het Expertise Centrum (HEC) is dit aantal getoetst en aangemerkt als het optimum voor een juiste schaalgrootte. Dit aantal is dynamisch maar wel een streefcijfer (géén doelstelling) voor de te realiseren effectiviteit en efficiëntie. Het behalen van een grotere efficiëntie en effectiviteit zorgt ervoor dat de kosten voor de deelnemende gemeente gelijk kunnen blijven tegen een kwalitatief betere dienstverlening.

"Onderzoek vanuit EGEM-VNG

§3.2 De groeiscenario's Het bovenstaande is uitgewerkt in een drietal mogelijke scenario's gerelateerd aan groei: 1) Huidige situatie aanhouden (geen groei - 0 scenario) Bij dit scenario is het uitgangspunt dat Equalit behoudens Woensdrecht de komende twee a drie jaar niet meer uitbreidt in het aantal deelnemers. Hierdoor heeft Equalit de mogelijkheid om haar interne organisatie (procesen beheerssystemen) te professionaliseren. Het op afstand zetten van Equalit is hier geen optie. 2) Equalit bloeiende afdeling (gematigde groei) Bij dit scenario zal Equalit de komende twee a drie jaar gematigd uitbreiden. Dit houdt in dat er jaarlijks één a twee nieuwe deelnemers zullen aansluiten. Gedurende deze twee jaar heeft Equalit ook de mogelijkheid om haar interne organisatie te professionaliseren (procesen beheerssystemen). Een verdere doorontwikkeling is voor de komende twee a drie jaar geen optie. Na twee a drie jaar kan het alternatief verdere doorontwikkeling weer worden bekeken, maar dit is afhankelijk van de ontwikkeling van Equalit en haar omgeving. 3) Equalit voortrekker in de regio (explosieve groei) In dit scenario ligt de focus van Equalit op het uitbreiden in het aantal deelnemers. Hierbij zullen er jaarlijks vier deelnemers aansluiten op het samenwerkingsverband, waarbij in de toekomst verdere doorontwikkeling een optie is. In dit scenario ligt niet de nadruk op het professionaliseren van de interne organisatie, maar op het uitbreiden van het aantal deelnemers. §3.3 Advies Het meest passende groeiscenario binnen de huidige ontwikkelingen van Equalit is voor de komende 2 è 3 jaar "Gematigde groei zonder verzelfstandiging". In deze groeistrategie is er voor Equalit zowel ruimte om de interne organisatie te professionaliseren als het uitbreiden van het aantal deelnemers aan het samenwerkingsverband. Uitbreiding zal in principe met gemeenten uit Midden en West-Brabant moeten plaatsvinden. Vooralle betrokken partijen (eigenaar, deelnemers en Equalit) is dit scenario het meest optimale. Bij het aanhouden van de huidige omvang worden effectiviteit- en efficiëntievoordelen niet behaald, door gematigd te groeien kan het eventuele streefcijfer (geen doelstelling) van 2.500 werkplekken in de toekomst worden bereikt. Doordat nog geen optimale invulling is gegeven aan de huidige organisatorische vorm en de ontwikkeling van de interne processen is het niet wenselijk voor Equalit om op afstand gezet te worden. §3.3.1 Equalit bloeiende afdeling {gematigde groei) Dit scenario onderkent het belang van groei voor Equalit, maar binnen gestelde randvoorwaarden uitgezet binnen een periode van twee tot drie jaar. De omvang van de groei van Equalit bedraagt één a twee gemeenten per jaar, waarbij de balans in de samenstelling van de deelnemers gewaarborgd moet blijven. Het voordeel van "gematigde groei" voor Oosterhout is dat door het uitbreiden in aantal deelnemers Equalit als uitvoeringsorganisatie "zelfstandig" kan blijven functioneren, maar Oosterhout behoudt zeggenschap. Door te groeien in deelnemers en in het aantal werkplekken (tot 2.200) is het voor Equalit mogelijk om in de toekomst op basis van het optimum (effectiviteit en efficiëntie) de dienstverlening vorm te geven (géén doelstelling). Hierdoor worden voor Oosterhout en de andere deelnemers minder meerkosten en een kwalitatieve impuls verkregen. Door gematigde groei te laten plaatsvinden is Equalit in staat om zowel te groeien als de interne organisatie te professionaliseren.

Een nadeel van het gematigde groeiscenario is dat het optimum van het aantal werkplekken niet op korte termijn (twee è drie jaar) behaald zal gaan worden. Hierdoor zullen de efficiëntie en de effectiviteitvoordelen niet op korte termijn (twee jaar) gerealiseerd worden. Overigens is het streven naar het optimum ook geen doelstelling, echter minder meerkosten daarentegen wel. In de rest van de notitie zal worden uitgegaan van scenario 2.

Hoofdstuk 4 Structuur; consequenties voor Oosterhout en Equalït Dit hoofdstuk werkt de consequenties uit voor Equalit en voor Oosterhout van de voorgestelde gematigde groei in hoofdstuk 3. De gematigde groei omvat een periode van circa twee è drie jaar en in die periode zal een geleidelijk groei gerealiseerd worden. De huidige structuur en rechtsvorm zullen gehandhaafd blijven en er is nog geen sprake van het op afstand plaatsen van Equalit. Na circa drie jaar zal een nieuw businessplan moeten worden opgesteld, waarin de ontwikkelingen tot op dat moment zijn meegenomen in de verschillende groeiscenario's. Personeel Uitgangspunt blijft dat bij deelname van een nieuwe gemeente aan het samenwerkingsverband Equalit het personeel, indien geschikt, overneemt. In eerste instantie worden medewerkers voor 1 jaar gedetacheerd vanuit de instappende gemeenten waarna eventueel vaste aanstelling volgt. Hierdoor zou het kunnen voorkomen dat enkele functies tijdelijke redundantie in de organisatie hebben. Overigens blijkt uit de praktijk dat na één jaar gemiddeld één op de drie personen van een nieuwe gemeente een vaste aanstelling krijgt bij Equalit.5 Financiën Het groeien van Equalit heeft financiële consequenties. Deze financiële consequenties zijn tweeledig, zo zal het begrotingsresultaat en de hoeveelheid investeringen voorde te volgen strategie van Equalit wijzigen. Echter concrete informatie over toekomstige begrotingsresultaten is lastig te voorspellen. Ondermeer omdat deze afhankelijk is van de toekomstige vraag en aanbod naar de dienstverlening van Equalit. Een voordeel is dat de dienstverlening die door Equalit wordt aangeboden aan potentiële deelnemers gepaard gaat met het realiseren van kostenvoordelen (personeel) en minder meerkosten. Samenwerking loont. Juridisch Vanwege de eigenaarrol van Oosterhout is de huidige gemeenschappelijke regeling (zonder meer) de enige mogelijke juridische vorm voor samenwerking. De consequenties van de huidige juridische structuur hebben op zowel de financiële als de organisatorische component invloed. Naarmate Equalit groeit en de risico's groter worden is het vanuit risicodragend perspectief (financieel) voor de gemeente Oosterhout wenselijk om de juridische vorm nader te bekijken. Echter het merendeel van de risico's is opgevangen door de vorm van de contracten (personeel en uittreding deelnemer) en doordat de gemeenten de instapkosten zelf financieren. Aansturing, controle, monitoring en beheersbaarheid (governance) De groei van het samenwerkingsverband in het aantal deelnemers en het aantal te beheren werkplekken heeft effect op de governance van Equalit. Zowel de eigenaar (gem. Oosterhout) als de deelnemers krijgen te maken met een andere invulling van de governance van het samenwerkingsverband. Zo zal de interne structuur voor de aansturing en de monitoring van de dienstverlening naar deelnemers toe uitbreiden. In de juridische vorm en de relatie tussen Oosterhout en Equalit treedt geen verandering op.

' N.b. 33% procent van het overgenomen personeel krijgt een vaste aanstelling

Kwaliteit De kwaliteit van de dienstverlening wordt uitgedrukt in verschillende metingen die jaarlijks plaatsvinden. Onder de deelnemers worden o.a. het Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) en de rapportage Service Level Agreement gehouden, daarnaast zorgt Price Waterhouse Coopers jaarlijks voor een kwaliteitsrapportage, we verwachten een sterke stijging van zowel de feitelijke- als de gepercipieerde kwaliteit. Onder feitelijke stijging verstaan we de objectief te meten kwaliteit. Deze bestaat uit meer informatiespecialisten, meer software specialisten, architecten, bereikbaarheid etc. Door de veelzijdigheid en de grote hoeveelheid aan expertise is het innovatieve vermogen groot en is Equalit minder kwetsbaar. Efficiëntie en effectiviteit Door het samenwerkingsverband Equalit zijn veel efficiency voordelen behaald. Bij uitbreiding van het samenwerkingsverband zullen nog meer efficiencyvoordelen gerealiseerd worden. Zo zijn er ruim € 120.000 euro minder meer kosten en is de kwaliteit van de technologische faciliteiten en van de dienstverlening verbeterd, tegen dezelfde kosten. Voor Oosterhout en de deelnemers levert dat minder meerkosten op. Innovatievermogen Door de (vernieuwde) technologische faciliteiten en diepte- en breedte uitbreiding van de pool met specialisten en breed opgeleide professionals wordt de kwaliteit en de innovatiekracht van Equalit verhoogd. Beleidsinhoudelijke relatie (bodemplaat) Doordat Equalit onderdeel is van de gemeente Oosterhout is ze tevens risicodragend. Dit houdt in dat de gemeenten Oosterhout garant staat voor eventuele tekorten op de begroting van Equalit. Echter dit is niet het enige risico dat door Oosterhout wordt gedragen, hieronder kort een rangschikking van de risico's naar vier categorieën. Hardware

Software (licenties)

Bij toetreding wordt de hardware (servers,

Equalit organiseert, adviseert, coördineert en regisseert het proces tussen de deelnemende gemeenten om software aan te schaffen. Dit proces start met het signaleren van mogelijke ontwikkelingen die de ICT beïnvloeden, het formuleren van een Pakket van Eisen, het verzorgen van de aanbesteding, tot het daadwerkelijke implementeren van het softwarepakket en het contracten licentiebeheer. Hoewel Equalit de vraag van de afzonderlijke gemeenten bundelt, is de afnemende partij die het contract met de leverancier direct afsluit de deelnemende gemeente. Door deze constructie ligt het feitelijke risico bij de deelnemende gemeente, zodat het financiële en afbreukrisico voor Equalit zich beperkt tot de gemaakte personeelskosten

computers) bij de deelnemer vervangen door Equalit. De frictiekosten (projectleiding, uren omstelling etc.) wordt voorgefinancierd door de toetredende gemeente bij de overeenkomst, echter de hardware wordt door Oosterhout voorgefinancierd6. Hierbij wordt de totale aanschaf van de hardware afgeschreven over een periode van maximaal 5 jaar, zodat de gehele investering via de overeengekomen werkplekprijs wordt terugverdiend. De financiële risico's voor hardware zijn hierdoor voor Oosterhout volledig afgedekt. Overige geplaatste hardware (zoals printers, extra beeldschermen e.d.) die een gemeente via Equalit aanschaft

De contractperiode is voor onbepaalde tijd en uittreding is 4 jaar volgend op het besluit tot uittredingen is pas mogelijk na het eerste jaar. Bovendien volgen bij opheffing/uittreding desintegratiekosten aan de uittredende partij doorbelast, waaronder eventuele restantafschrijvingen van hardware.

wordt aangemerkt als special, waarvoor een

van het proces en niet meer dan dat.

aparte factuur volgt. Dienstverlening (automatisering)*

Dienstverlening (informatisering advies en

De dienstverlening (wijze waarop en serviceniveau) is formeel geregeld. Hoewel Equalit nastreeft om kwalitatief volledige dienstverlening te leveren aan de deelnemers, is dat niet altijd mogelijk. Echter gemeenten kunnen geen aanspraak maken op een vergoeding, omdat de gemeenschappelijke regeling dit uitsluit.

projecten) Equalit neemt niet de projectverantwoordelijkheid over en geeft geen bindend advies inzake het informatiebeleid, daarom is het de gemeente zelf die de eindverantwoordelijkheid draagt over haar informatiseringbeleid en de daaraan verbonden projecten. Het eventueel risico is daarmee afgedekt.

Hoofdstuk 5 Advies over het groeiscenario §5.1 Gematigde groei beschreven Het meest passende groeiscenario binnen de huidige ontwikkeling van Equalit is "Gematigde groei". In deze groeistrategie is ervoor Equalit zowel ruimte om de interne organisatie te professionaliseren als het uitbreiden van het aantal deelnemers aan het samenwerkingsverband. Voor Oosterhout heeft deze strategische keuze geen tot minimale financiële consequenties, daar deze zijn gedekt in de afgesloten contracten met de deelnemers. De strategische keuze voor gematigde groei resulteert in een strategische vervolgaanpak. De groeistrategie wordt onderverdeeld in de onderstaande drie termijnen.(zie kadernota hoofdstuk 5) §5.1.1 Korte termijn: 2010 - 2011 Op de korte termijn zal de huidige structuur van het samenwerkingsmodel gekopieerd moeten worden. Dit houdt in dat er geleidelijk meer gemeenten toegevoegd moeten worden aan het samenwerkingsverband. Hierdoor blijft er evenwicht in de samenstelling van het samenwerkingsverband en is voor de gemeente Oosterhout het risico overzichtelijk en kan deze geraamd worden. §5.1.2 Middellange termijn: 2010 tot en met 2013 Tot en met 2013 wordt verwacht dat de interne organisatie van Equalit een professionaliseringsslag doormaakt en dat de omvang van de deelnemers wordt uitgebreid, passend bij fase 2 van de ontwikkeling van een organisatie. De uitvoeringsorganisatie Equalit zal een verdere interne en externe ontwikkeling doormaken. Hierbij gaat het met name om het beheersen van risico's §5.1.3 Lange termijn: 2013 en verder Op de lange termijn is het niet alleen belangrijk om de meest effectieve en efficiënte organisatorische en juridische vorm van de organisatie goed onderzocht te hebben, maar ook de externe ontwikkelingen (in de regio). De huidige verwachte trend voor het jaar 2013 en verder is dat er op landelijk niveau nog maar een klein aantal regionale SSC's actief zal zijn. Voor Equalit is het noodzaak om bijtijds op deze ontwikkelingen in te springen. §5.2Vervolgstappen Deze Strategische kadernota is primair gericht aan het college van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad van de gemeente Oosterhout. Namelijk, primair dient dit document ter besluitvorming waarin het bestuur kadergevend is richting de uitvoeringsorganisatie Equalit. Secundair is dit document gericht aan de directie van de gemeente Oosterhout, het management van Equalit en de deelnemersraad van de deelnemende gemeenten aan het ICT-

samenwerkingsverband. Immers, het besluit van de gemeenteraad inzake de strategische keuzen voor de lange termijn beïnvloed direct de wijze waarop invulling gegeven wordt aan de samenwerking op zich en de dienstverlening. Anders gezegd, de strategische kadenotitie is een richtinggevend- en kaderstellend document voor Equalit om binnen de aangegeven kaders en met de betreffende middelen de gewenste en noodzakelijke groei te realiseren en te implementeren. Om te komen tot een formele opdracht tot uitvoering van het voorstel, dienen de volgende vervolgstappen gezet te worden. 1. Vanaf het moment dat de groeistrategie geïmplementeerd gaat worden is het belangrijk dat de Deelnemersraad en de gemeenteraad Oosterhout goed en tijdig worden geïnformeerd over het voortgangsproces. 2. De groeistrategie van Equalit zal nauwkeurig in kaart gebracht moeten worden. 3. In 2013 zal een nieuwe situatieschets gemaakt moeten worden op basis van de tot dan toe beschikbare informatie. 4. Om de groei in aantal deelnemers te realiseren is ervoor gekozen om een "communicatie"strategie te volgen.

Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit

gualit

Strategische Kadernota Dimensies van groei

A l p h e n Chaam

w

Oistcrwiik

0osterhout

flKj %cmcmte Hilvarenbeek f'm

ff/:

* Leep cp &y,i*

Auteur: Wijnand Smulders

Juni 2010

Pagina 1 / 3 5


Inhoudsopgave Afkortingenlijst

Biz. 3

Hoofdstuk 1 Situatie... Huidige situatie en ontstaansgeschiedenis 1.1 Wat is de ontstaansgeschiedenis van Equalit 1.2 De deelnemers en samenstelling van het samenwerkingsverband 1.3 De dienstverlening 1.4 Hoe wordt de dienstverlening door deelnemers van Equalit ervaren 1.5 De relatie tussen Equalit en gemeente Oosterhout 1.6 Wat is de meerwaarde van de ICT-samenwerking voor Oosterhout

4 5 7 8 9 11

Hoofdstuk 2 Strategie; Vergezichten...rol van ICT en trends 2.1 Korte termijn trend: 2010 en 2011 2.2 Middellange termijn trend: 2010 tot en met 2013 2.3 Lange termijn trend: 2013 en verder 2.4 Welke trends op het terrein van ICT en samenwerking volgen nog meer

16 17 18 19

Hoofdstuk 3 Van strategische trends naar groeiscenario's 3.1 Doorontwikkeling van de organisatie 3.2 Doorgroeien 3.3 De groeiscenario's 3.3.1 Huidige situatie aanhouden (geen g r o e i - 0 scenario) 3.3.2 Equalit bloeiende afdeling (gematigde groei) 3.3.3 Equalit voortrekker in de regio (explosieve groei) 3.4 Randvoorwaarden voor groei 3.5 De groeiscenario's met elkaar vergeleken 3.6 Advies

20 20 21 22 22 23 23 24 25

Hoofdstuk 4 Structuur; consequenties voor Oosterhout en Equalit 4.1 Bedrijfsmatige consequenties 4.2 Innovatievermogen 4.3 Beleidsinhoudelijke relatie (bodemplaat)

26 29 29

Hoofdstuk 5 Advies over het groeiscenario 5.1 Groeiscenario's 5.1.1 Korte termijn: 2010 en 2011 5.1.2 Middellange termijn: 2010 tot en met 2013 5.1.3 Lange termijn: 2013 en verder 5.2 Vervolgstappen

31 31 31 32 33

Juni 2010

Pagina 2/35


ar

Afkortingenlijst BAG BZK DURP E-overheid EGEM-I FTE GBA GR HBO HEC KCC - ISC KING Mibri NOIV NUP OSOS PDC ROM ROM + SLA SSC Veiligheidsregio VNG WABO WION WKPB WO

Juni 2010

Basisregistratie Adressen en Gebouwen Ministerie van Binnenlandse Zaken Digitale Uitwisseling Ruimtelijke Plannen Elektronische overheid Kennisplatform over gemeentelijke vraagstukken betreffende informatievoorziening, e-dienstverlening en organisatieontwikkeling. Fulltime Gemeentelijke Basisadministratie Gemeenschappelijke Regeling Hoger Beroeps Onderwijs Het Expertise Centrum Klanten Contact Centrum - Informatie Service Centrum Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten Midden-Brabant ICT Nederland Open In Verbinding Nationaal Uitvoerings Programma Open Source Open Standaarden Producten Diensten Catalogus Regionaal Overleg Midden-Brabant Regionaal Overleg Midden-Brabant (+ gemeenten Baarle-Nassau, Alphen Chaam en Oosterhout) Service Level Agreements Shared Service Centre Midden en West-Brabant Vereniging Nederlandse Gemeenten Omgevingsvergunnning Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netwerken Wet Kenbaarheid Publieke Beperkingen Wetenschappelijke Onderwijs

Pagina 3/35

•JÈ


Bualit Hoofdstuk 1

Situatie ... Huidige situatie en ontstaansgeschiedenis

l.lWat is de ontstaansgeschiedenis van Equalit? In juli 2004 spreken de gemeenten Oosterhout en Oisterwijk de intentie uit om met elkaar een verregaande samenwerking aan te gaan op het terrein van ICT. Aanleiding hiervoor is om te kunnen anticiperen op het groeiend aantal ontwikkelingen dat door de Rijksoverheid aan de gemeenten (middels wetgeving) wordt opgedragen. Gemeenten krijgen meer wettelijke taken gedelegeerd door het manifest "betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid"1, waarbij gemeenten als eerste aanspreekpunt voor burgers, het bedrijfsleven en medeoverheden gaan functioneren. Belangrijke ontwikkelingen die voortkomen uit het manifest zijn onder andere de ingebruikname van de basisadministraties (Stroomlijning Basisgegevens), de komst van digitale loketten (digitale dienstverlening) en Wet Maatschappelijke ondersteuning (WMO). Deze zogenaamde 'e-overheid' krijgt in een zeer kort tijdsbestek een centrale rol bij de beschikbaarheid van informatie en uitvoering van beleid, waardoor het belang van een goede ICT-architectuur noodzakelijk is. Immers, alle beleids(inhoudelijke) afdelingen krijgen te maken met standaarden, richtlijnen en eisen hoe zij informatie dienen te gebruiken en hoe zij gemeentelijke producten en diensten moeten leveren aan burgers, bedrijven en medeoverheden. Tegelijkertijd geven de gemeentelijke organisaties aan (nog) niet klaarte zijn voor deze slag. Immers, deze vergaande verbijzondering van de vraag vanuit de beleidsafdelingen vereist hoogwaardige specialistische kennis. Specialistische kennis die verder reikt dan het bestaande reguliere beheer van het klassieke ICT domein. Daarom zal er aandacht moeten zijn voor het verbinden van programma's (architectuur). Voor de harde technische infrastructurele kant ervaart Oosterhout dat zelfstandig beheer van servers en software in de toekomst een bedreiging vormt. Oosterhout onderkent dat samenwerking op het terrein van ICT kan bijdragen aan het realiseren van beleidsmatige doelstellingen, mits er uniformiteit in de ICT organisatie is. Een ICT samenwerking in de vorm van een Shared Service Organisatie zoals Equalit kan daar aan bijdragen. Na uitgebreid intern beraad en externe toetsing door ondermeer de bureaus HEC en M&l partners hoe dat bedrijfsmatig en organisatorisch aangepakt kan worden, zijn de volgende drie scenario's onderkend; Scenario 1 De gemeente Oosterhout investeert 'op eigen kracht' en professionaliseert haar ICTafdeling; Scenario 2 De gemeente Oosterhout besteedt (delen van) haar ICT uit aan een commerciële marktpartij; Scenario 3 De gemeente Oosterhout gaat samenwerken met een collega gemeente.

1 Nb. Het manifest is op 18 april 2006 ondertekend door het Ministerie van Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, Interprovinciaal Overleg, VNG en Unie van Waterschappen. Al in 2004 is gestart met het introduceren van de e-overheid. Aanleiding hiervoor is ondermeer het actieprogramma OL2000

Juni 2010

Pagina 4 / 3 5


quaut Het onderzoek adviseert de gemeente Oosterhout om te kiezen voor het scenario samenwerking. Het op eigen kracht inrichten van een ICT afdeling (scenario 1) brengt veel financiële en organisatorische onzekerheden met zich mee, zou duurder zijn en zou een beperkte duurzaamheid, innovatie en slagkracht met zich meenemen. Het tweede scenario (uitbesteden) zou de afhankelijkheid van Oosterhout naar een commerciële partij erg groot maken. Bovendien waren er nog veel onduidelijkheden omtrent het inrichten van opdrachtgeverschap, de mogelijke kosten en wat uitbesteed zou worden. Overigens geldt voor beide scenario's dat het achteraf bezien een terechte keuze was. Enerzijds omdat de argumenten om niet voor scenario 1 te kiezen in de loop der tijd door de toenemende complexiteit en regelgeving met een ICT component, alleen nog zijn versterkt. Anderzijds is bij veel collega gemeenten2 uitbesteding mislukt waardoor ze nu met hogere kosten en mindere kwaliteit alsnog een samenwerking zijn aangegaan met collega gemeenten. Op 6 juli 2005 is de samenwerkingsovereenkomst ICT Oosterhout-Oisterwijk gesloten, met als ingangsdatum 1 januari 2006 en een looptijd tot minimaal 1 januari 2011 3 teneinde de dienstverlening aan de burgers, bedrijven en medeoverheden te kunnen garanderen en verbeteren. De drijfveren (voordelen) en doelstellingen van samenwerking voor Oosterhout zijn: => Het beperken van de kosten door schaalvergroting volgens het principe van minder meerkosten (meer kunnen tegen gelijkblijvende kosten); => Het vergroten van de efficiency door centralisatie en consolidatie van de ICT component; => Het kunnen garanderen van de continuïteit van de ICT-dienstverlening en deze waarborgen; => Het vergroten van innovatiekracht door bundeling van kennis en expertise; => Het verbeteren van de kwaliteit door standaardisatie in te voeren; => Het realiseren van betere uitwijkmogelijkheden en daarmee het beperken van de kwetsbaarheid. 1.2 De deelnemers en samenstelling van het samenwerkingsverband Hoewel aanvankelijk de gemeenten Oosterhout en Oisterwijk de samenwerking zijn aangegaan, groeide het samenwerkingsverband gestaag. Op dit moment bestaat het samenwerkingsverband uit zeven gemeenten: Oosterhout, Oisterwijk, Hilvarenbeek, Loon op Zand, Baarle-Nassau, Alphen-Chaam en Woensdrecht (operationeel per jan. 2011) en de sociale werkvoorziening WAVAIGO (zie figuur 1) van 6 regionale gemeenten (Aalburg, Drimmelen, Geertruidenberg, Oosterhout, Werkendam en Woudrichem). Er is daarmee sprake geweest van een geleidelijke groei, waarbij ieder jaar één deelnemer aan het samenwerkingsverband is toegevoegd.4 Dit heeft geleid tot een evenwichtige en beheersbare groei van de samenwerking in aantal werkplekken en inwoners.

2 De gemeenten Almere (AtosOrigin), Amsterdam (Inter Access). Het gaat om strategische ICT-vraagstukken, projecten lijnmanagement, systeemontwikkeling en beheer en onderhoud), Dronten (Inter Access), Maarssen ( eind jaren negentig was IBM, doen het nu weer zelf), Montfoort (Centric), Naarden (Getronics), Oudewater (Centric), Raalte (Getronics, gaat samenwerken met Deventer), Zaanstad (niet bekend) 3 Een overeenkomst cq. regeling geldt voor een jaar, met stilzwijgende verlenging en een opzegtermijnvan 4 jaar. 4 In hetzelfde jaar dat Oosterhout en Oisterwijk besloten hadden om Equalit op te richten, is de gemeente Baarle-Nassau toegetreden. Juni 2010

Pagina 5 / 3 5

Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit P^

1 • •

raualit Aantal inw. 0101-2010

ljan 2007

1 juli 2007

ljan 2008

ljan 2009

ljan 2010

ljan 2011

54.243

450

458

463

487

501

501

25.736 6.638

220 60

220 60

220 60

220 60

218 65

218 65

Hilvarenbeek

15.072

110

110

115

115

22.870

-

110

Loon op Zand

-

-

170

194

194

110

121

121

-

-

-

-

85

85

-

200

Deelnemers •

Oosterhout (incl. Veiligheidsregio) Oisterwijk (incl. Veiligheidsregio) Baarle-Nassau

WAVA/IGO (incl. e-learning) Alpen-Chaam

9421

Woensdrecht

?

DGGO Totaal

133.980

730

848

853

1157

1299

1499 .

.5

Tabel 1: Overzicht deelnemende gemeenten in werkplekken en inwoners ingedeeld naar jaartal

De motieven om de ICT samenwerking aan te gaan zijn voor de gemeenten voornamelijk pragmatisch, bedrijfseconomisch en egocentrisch van aard. Dat wil zeggen, gemeenten constateren dat voor het lokaal beleid de eigen ICT afdeling moet voldoen aan de voorgeschreven landelijke ontwikkelingen en hoge eisen (kennis en specialisatie). Echter gemeenten constateren dat dit individueel veelal niet haalbaar is. Het op eigen kracht voortzetten en professionaliseren van een ICT afdeling die aan dergelijke hoge eisen voldoet en die tevens bestendig zou zijn voor toekomstige ICT ontwikkelingen, tegen 'acceptabele' kosten wordt niet mogelijk geacht. De factoren kwetsbaarheid en kwaliteit zijn voornamelijk personeelgericht. Immers, de informatiekundige kennis en ervaring van een ICT afdeling bij een 'kleine gemeente' voorziet niet in hoogwaardige expertise zoals informatieanalisten, procesanalisten, informatiearchitecten en ICT projectmanagers. Bovendien beschikt de automatisering over onvoldoende gespecialiseerd personeel dat volledig is toegerust voor beheer en onderhoud van de 'specialistische' applicaties (soms meer dan 200 in één gemeente) en de verschillende hardware (computers, laptops, routers, servers, enzovoort). De feitelijke situatie van onvoldoende (aantal) niet gespecialiseerd personeel, hangt samen met het ontbreken van de kritische massa (omvang) van deze gemeenten. Dat heeft als gevolg dat de structurele en incidentele kosten voor het onderhouden van een ICT afdeling en realiseren van de e-overheid agenda voor kleine gemeenten fors hoger zijn ten opzichte van gemeenten met (betere) schaalvoordelen. Recent onderzoek heeft aangewezen dat door het ontbreken van schaalvoordelen kleine gemeenten tot een inwonersaantal van 15.000 soms tot tweemaal meer betalen voor hun ICT dan gemeenten vanaf 50.000 inwoners, echter voor alle gemeenten onder de 100.000 inwoners geldt dat individueel beheren en onderhouden van een ICT huishouding kwalitatief en financieel gezien onrendabel is.(bron: EGEM I-teams, 2009). Hierdoor is samenwerken noodzakelijk.

5 In deze tabel zijn de Veiligheidsregio en WAVAIGo opgenomen, dit betreft het samenwerkingsverband niet de daarbij aangesloten (samenwerkende) gemeenten Juni 2010

Pagina 6 / 3 5


iualit 1

, _^

L

borniiM

i-MJ-fkijcrwid

"\.\v^"n*

l ,

\

1

-* *»"'»™'*

-<

\

['

^

X

"\

C.o.tltoM,«»

«B»

1

-1

'

fecKnj5«n-'Bvh«lmd,"~-^^""""

~

i,

I

" 1

,

« " fe

u*«

N "V^"~"

b - t u lent, g

.31* i

M3-n

\

- /

~_~

/ V

~L- _.

|

r,

N

1-

1

*

< /

^li—»

1 45

N

~ \ L ,l -

—-•*-"•—

,->'

"\ W™

/~

"

^^y; (

__—^———^ ""~~"™

'

*

N «,

a «,»

/

f -J

^^

Iß » e l l a s »u V

z1

J

1506

^

\ 1

in«

/

\

'

1 .«».„t

1

\

s 1

-

• -,

i

M—

\

<£ \

r J

"•" \ . J

f4,*,,..

s\ --

-

W-Bili Ucü l

J

\

Rons««!'«''

N

' HV _

'""l

>'""----"-' "' '

. » W C *

H f "

Mr ».1

."'-^

- B='3en of Z o ; m

A

1

X

('---

n

j

* « . < *

/ ' . ThnJ*n

_

ƒ" •('

a«nbH

„ —T —

|

-T^~ ,'

I

'

^ ' " ~*-~'&,

jchmvWiR^Mana

*' t =— —']! ( —-

H

Croms,, f

K o r H . W - ' V ^ /

'

•

B

/

" "

*

1 °>» (

W,

(

t

Hü«

Legenda

J«

mo..»

Br9

"H'

ValJe s v a s i

/ WW

-. C

co T

(Squalit

Figuur 1: Deelnemende gemeenten aan het samenwerkingsverband Equalit (2010)

1.3 De dienstverlening De dienstverlening van Equalit, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, was in eerste instantie beperkt tot het ondersteunen van de technische infrastructuur en de noodzakelijke applicaties. Echter, onder invloed van vragen vanuit de aangesloten gemeenten en de uitkomsten van de tussentijdse evaluatie (oktober 2007)5 is gerichte aandacht uitgegaan naar het verbreden en verdiepen van de dienstverlening. Dit heeft onder meer geresulteerd in zwaardere ondersteuning van de aangesloten gemeenten op het gebied van informatisering (l-advies). Vanaf de start van de samenwerking met Oisterwijk is er altijd een producten- en dienstencatalogus (PDC) geweest in de vorm van een bijlage. Begin 2009 is deze geprofessionaliseerd naar een officiële PDC waarin de dienstverlening van Equalit expliciet is aangegeven en ingekaderd. De laatste vijfjaren hebben zowel de I (Informatisering) als de A (Automatisering) kant van Equalit zich ontwikkeld. Informatisering heeft betrekking op het informatiebeleid en -advies. De automatiseringskant betreft de portfolio die Equalit de deelnemende gemeenten heeft te bieden waaronder software, hardware en de netwerkfaciliteiten. Hierbij staat de dienstverlening aan de gebruikers centraal zoals incident management en (niet) standaard changes en adviesdiensten. Noemenswaardig is dat de verbreding en verdieping van de dienstverlening (zoals l-advies) nagenoeg volledig is bekostigd onder budgetneutrale omstandigheden. Dat wil zeggen, vanuit de prijs die gemeenten betalen voor 'hun werkplekken' zijn zowel de 'running costs' als de incidentele- en structurele kosten van de groei betaald. Equalit heeft dan ook de noodzakelijke dienstverlening uitgebreid conform het principe van minder meerkosten (één van de doelstellingen om samenwerking te starten).

6 waar geconcludeerd werd dat; diensten en verantwoordelijkheden op het gebied van informatie zijn nauwelijks uitgewerkt. Dat leidt tot een grote verscheidenheid aan verwachtingen wat Equalit juist wel of niet kan, mag of moet betekenen.' (HEC; pp 3)

Juni 2010

Pagina 7 / 3 5


lualit 1.4 Hoe wordt de dienstverlening door deelnemers van Equalit ervaren? Het algemene oordeel van de deelnemende gemeenten richting Equalit is positief tot zeer positief. Hiervan zijn enkele passages in deze nota opgenomen. Recent onderzoek door de rekenkamer van de gemeente Oisterwijk stelt: "de samenwerking met de gemeente Oosterhout heeft een positieve invloed gehad op de gemeente Oisterwijk. Het algemene oordeel is dat de gemeente (red. Oisterwijk) door de samenwerking beter is toegerust dan zonder deze samenwerking. De kwetsbaarheid is verminderd, de ICT-infrastructuur is up-todate. In de afgelopen drie jaar is als gevolg van de ontwikkeling van de basisdienstverlening nog onvoldoende aandacht uitgegaan naar nieuwe ontwikkelingen op ICT-gebied. De verwachting is echter dat Equalit door een nu meer stabiele omgeving hieraan meer aandacht kan besteden" (Oisterwijk, mei 2009). Door de directie van de gemeente Hilvarenbeek is de samenwerking verwoord als: "De eerste aanleiding voor ICT samenwerking was om de continuïteit en kwaliteit van het systeembeheer te borgen. Equalit heeft zeker een toegevoegde waarde gehad. De bijkomende voordelen die de ICT samenwerking vervolgens had zijn te vinden in de gezamenlijke pakketselectie en implementatie. Ook de ondersteuning op het l-beleid heeft zich het afgelopen jaar zeker bewezen. Natuurlijk zijn er altijd verbeterpunten, zoals meer contact op het l-beleid (hoewel daar invulling aan wordt gegeven) en verdere invulling van het l-beleid. Een advies van ons (red. gemeente Hilvarenbeek) zou zijn dat binnen Equalit sterker gezamenlijk opgetrokken mag worden naar de regio, waarin Equalit zich niet zou moeten laten remmen door de regiosamenwerkingsverbanden die nu veelal beperkend zijn". Tot slot, de gemeente Oosterhout. "Een essentiële wettelijke verplichting van de commissie Jorritsma in het kader van dienstverlening en administratieve lastenverlichting was het realiseren van 65 procent dienstverlening via Internet". Eind 2007 is deze wettelijke verplichting gerealiseerd. Bovendien zijn in het kader van het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP) verscheidene andere wettelijke verplichtingen binnen de gestelde termijnen gerealiseerd, zoals Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen en Aansluiting Landelijke Voorziening GBA. Daarnaast worden op korte termijn basisregistraties adressen en gebouwen (BAG), Basisregistratie grootschalige topografie (BGT), Basisregistratie Handelsregister gerealiseerd. Andere positieve berichten zijn dat afgelopen juni (2009) de gemeente Oosterhout door slimme inzet van ICT, de tweede plaats heeft ingenomen op de ranglijst 'Financiële transacties via de website'J In het kader van het VNG programma administratieve Lastenverlichting 'Minder Regels Meer Service' heeft Oosterhout een groot aantal transacties per inwoner via de gemeentelijke website gerealiseerd, zodat voor alle partijen (burgers, bedrijven en overheid) enorme voordelen gerealiseerd worden. Deze voordelen zijn: =o> Extra dienstverlening vanuit de gemeentelijke organisatie, genereert flexibiliteit en gemak voor burgers en bedrijfsleven voor het maken van een financiële transactie op een door hun gewenst tijdstip en locatie; •=> Burgers zijn niet meer afhankelijk van het stadhuis en haar openingstijden, echter indien wenselijk kan men altijd terecht bij het stadhuis;

7 De gemeente Delft neemt de eerste plaats in. Juni 2010

Pagina 8 / 3 5

!


Ijcjualit => Een financiële transactie telebankieren gaat snel en is relatief "eenvoudig". In 2009 is uit onderzoek gebleken dat de burgerparticipatie en de directe communicatie tussen gemeente en de burger en bedrijfsleven is verbeterd. Dit komt onder andere door de proactieve houding van de gemeente, maar ook door de verbeterde Front en Backoffice voor klantcontacten.8 Natuurlijk zijn deze resultaten niet zonder slag of stoot geboekt. Via een traject van "trial and error" is gebleken dat Equalit niet altijd alle zaken op orde had. Hoewel het vanaf de tekentafel opzetten van een samenwerkingsverband en direct 'live' gaan zeker niet perfect kan verlopen, had Equalit op sommige terreinen beter moeten anticiperen. Dit heeft niet altijd geleid tot de gewenste dienstverlening of de gewenste service norm. Equalit en haar medewerkers zijn echter in staat te leren van deze fouten. Er worden dan ook continu structurele verbeteringen doorgevoerd. Bijvoorbeeld de stroomstoringen of technische gebreken op de infrastructuur van toeleveranciers waarop adequaat en effectief kan worden gereageerd, zoals op 29 juni jl. in Oosterhout. De stroomuitval (externe oorzaak) had een domino effect op de ICT-infrastructuur van toeleveranciers zoals Ziggo, zodat diverse storingen en defecten veroorzaakt werden. Door ondermeer het operationeel- en leveranciersmanagement en de aanwezige technische kennis van de medewerkers was alles spoedig werkend, zodat ambtenaren, burgers en bedrijven nagenoeg geen last hebben ondervonden van deze storing. Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld de gemeente Kaag en Braassem die op 2 juli 2009 door een vergelijkbare (computer)storing al haar medewerkers naar huis heeft moeten sturen en onbereikbaar was voor burgers en bedrijven. Uit een onderzoek9 naar de toetsing van de kwaliteit van IT-activiteiten van Equalit blijkt dat Equalit haar interne processen - zowel procesmatige als uitvoerende kant- goed op elkaar heeft afgestemd. Equalit presteert onder andere op procesbeheersing (incident management, algemeen change management, informatiebeveiliging en structuur wijzigingen) bovengemiddeld. Uit het onderzoek is gebleken dat Equalit als organisatie leergierig is en een enorme drive heeft om zich te ontwikkelen. 1.5 De relatie tussen Equalit en gemeente Oosterhout Het Shared Service Centre (SSC) Equalit wordt op januari 2007 als resultaatverantwoordelijk organisatieonderdeel ondergebracht binnen de rechtspersoon van de gemeente Oosterhout. Afgesproken wordt dat Equalit fysiek 'op afstand' wordt geplaatst, teneinde het karaktervan een resultaatverantwoordelijke (autonome) uitvoeringsdienst te waarborgen. Dat betekent dat Equalit zich (fysiek) vestigt aan de Hoevestein. Tegelijkertijd wordt afgesproken dat het management (in de vorm van een unitleider) van Equalit verantwoording aflegt aan de directie van gemeente Oosterhout (in vakjargon vertical accountability) en is daarmee juridische en organisatorisch ingebed in de Oosterhoutse organisatie (figuur 2 Organigram juridische relatie gemeente Oosterhout en Equalit zie bijlage).

De tweede dimensie die wordt toegevoegd aan de 'governance structuur' van Equalit is de 'horizontal accountability'. Dat wil zeggen, de Oosterhoutse directie is overeengekomen dat zij opdrachtgever is namens de deelnemende gemeenten voor het uitvoeren van de ICT organisatie (zoals vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling). Hiervoor worden 8 Galan Groep 2009 "De stad centraal" 9 "Toetsing kwaliteit IT activiteiten Equalit" 2009 door PWC

Juni 2010

Pagina 9 / 3 5


zogenaamde Dienstverleningsovereenkomsten (ook wel Service Level Agreements genoemd) opgesteld en afspraken gemaakt. De directie monitort deze en rapporteert deze periodiek via de deelnemersraad (waarin op directieniveau alle deelnemers vertegenwoordigd zijn) aan de deelnemers. Hoewel Oosterhout overlegt en afstemt met de deelnemende gemeenten via de 'Deelnemersraad', heeft de gemeente Oosterhout wel de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid. De juridische afspraak die Oisterwijk en Oosterhout afspreken is de Gemeenschappelijke Regeling Zonder Meer (meest lichte vorm van een GR)10, ledere afzonderlijke deelnemer (zeven in totaal) gaat deze regeling aan met gemeente Oosterhout, na besluitvorming door de gemeenteraad. Doordat de gemeente Oosterhout eigenaar van Equalit is, kan de indruk ontstaan dat hier sprake is van een centrumgemeente constructie of een klant-leveranciers relatie. Dit is echter niet aan de orde, omdat de deelnemende gemeenten immers geen afnemers van diensten zijn, maar werken in gezamenlijkheid aan het realiseren van gemeenschappelijke doelstellingen. Ook nemen de deelnemers geen aanbodgerichte dienstverlening af, maar formuleren via de overlegstructuren hun vraag aan Equalit. In tabel 2 is een overzicht opgenomen van de verschillende overlegstructuren, de doelstelling en de samenstelling.

Overlegstructuur Deelnemersraad

Doelstelling Overleg van de aangesloten gemeenten en Equalit.

Samenstelling Directeuren, voorgezeten door het hoofd Equalit

Tactisch overleg gemeenten

Overleg tussen de aangesloten gemeenten en Equalit voorafgaand aan de deelnemersraad.

Contactpersonen van de aangesloten gemeenten voorgezeten door Equalit

Applicatiebeheerdersoverleg per gemeente

Dit overleg wordt georganiseerd door Equalit en omvat de aangesloten gemeenten en Equalit. Aansluiten van applicaties op wensen en behoeften van deelnemers bij de onderliggende thema's.

Applicatiebeheerders vanuit de gemeenten, voorgezeten door contactpersoon van de desbetreffende gemeente Vakinhoudelijke deskundigen vanuit de gemeenten en adviseur Equalit.

Applicatiebeheerdersoverleg per thema of applicatie over de deelnemers heen (o.a. Burgerzaken, Corsa) Projectoverleg (thema gerelateerd)

Overleg tussen de projectleiders van de aangesloten gemeenten en een Iadviseur van Equalit over een specifiek thema. Tabel 2: Overlegstructuren Equalit

Projectleiders vanuit de gemeenten, voorgezeten door I-adviseur

1.6 Wat is de meerwaarde ICT-samenwerking voor Oosterhout In 2007 concludeerde het VNG - EGEM onderzoek Vermenigvuldigen door Delen dat de voornaamste motieven voor gemeenten om een samenwerking te starten: I. Het realiseren van minder meerkosten; II. Het leveren van een hogere kwaliteit dienstverlening; III. Het verlagen van de kwetsbaarheid en vergroten van de continuïteit van de dienstverlening (2007; pp 19); IV. Strategisch belang van ICT samenwerking voor Oosterhout.

10 De regeling zonder meer is een lichte vorm van samenwerking tussen gemeenten. In deze lichte regeling kan niet worden gedelegeerd of gemandateerd aan de regeling. Het is een manier om op basis van de Wgr samen te werken, zonder een van de drie andere zwaardere varianten te gebruiken. De regeling zonder meer wordt in werking gesteld door een overeenkomst tussen gemeenten. Voorbeelden hiervan zijn convenanten, intentieverklaringen en bestuursafspraken.

Juni 2010

Pagina 10 / 35


Ook Equalit heeft zichzelf doelstellingen gesteld (zie paragraaf 1.1), die de meerwaarde voor de samenwerking op voorhand moesten bepalen. Een uitgangspunt is dat de samenwerking budgetneutraal moest zijn en dat er een kwaliteitsverhoging gerealiseerd moest worden. Deze doelstellingen zijn beide behaald. Hieronder zullen we daar uitgebreid op ingaan teneinde de effectiviteit en meerwaarde van de samenwerking te duiden. Ad. I Het realiseren van minder meerkosten (budgetneutraal) Voor wat betreft de kostenvoordelen zijn twee categorieën te onderkennen; de absoluut gerealiseerde kostenvoordelen en de minder meerkosten. De gemeente Oosterhout (een 50.000 plus gemeente) heeft door de ICT-samenwerkinggeen daling van het ICT-budget op de begroting, anders dan een structurele daling van de kapitaallasten. Immers, door deelname aan Equalit heeft de gemeente Oosterhout (behoudens de applicaties) geen 'eigen' ICT- investeringen meer. De exploitatiekosten worden door alle deelnemers gefinancierd waardoor meer kredieten beschikbaar zijn voor deze ICT-investeringen. Dit heeft geresulteerd in een flinke kwaliteitsimpuls voor de interne processen en de dienstverlening. Dit alles is voor Oosterhout gebeurd onder budgetneutrale condities. Voor Oosterhout kan deze besparing oplopen in een veelvoud van honderdduizend euro. De grootste financiële voordelen voor de deelnemers worden gerealiseerd in de categorie 'minder meerkosten'. Allereerst worden incidentele kostenvoordelen gerealiseerd voor projecten met een sterke ICT component. Zo heeft BAG (Basisregistraties adressen en gebouwen) de gemeente Oosterhout een directe besparing van 19.520 euro opgeleverd (55,7%). De migratie Key2 zou voor Oosterhout € 60.000 euro kosten als zij dat zelfstandig verricht had. Door de samenwerking betaalt Oosterhout € 47.205 euro. Een voordeel €.12.795 euro, ofwel 21,3%. In de samenwerking is ook een gemeenschappelijke telefooncentrale opgenomen. Deze samenwerking heeft op basis van een eenmalige investering €.26.000 en in de jaarlijkse exploitatiekosten € 12.000 euro bespaard. Tevens heeft de "migratie van Oracle" door de samenwerking geresulteerd -binnen de budgettaire kaders- in minder meerkosten voor Oosterhout van € 42.500 euro. Voor 2009/ l e kwartaal 2010 resulteert de samenwerking in een realisatie van minder meer kosten van minimaal € 112.500 euro. Ten tweede zijn er structurele personele besparingen als gevolg van samenwerking. Door de samenwerking zijn bepaalde voorzieningen gerealiseerd, waarvan dat voor de samenwerking niet mogelijk was, omdat daar niet de juiste expertise voor in huis was. Voorbeelden daarvan zijn het applicatiebeheer van het zogenaamde Midoffice en het functioneel beheer op het datadistributie- en synchronisatiesysteem. Deze taken worden uitgevoerd door Equalit en komen niet ten laste aan de deelnemende gemeente. De personele besparingen door de samenwerking voor bijvoorbeeld de gemeente Oosterhout is respectievelijk 0,2 FTE, 0,5 FTE en 0,5 FTE. Ervan uitgaande dat één FTE functioneel- en/of applicatiebeheer circa 60.000 euro op jaarbasis kost (totale bruto - bruto loonkosten, inclusief overhead), bedraagt de structurele jaarlijkse besparing circa € 72.000 euro. Bij de BAG werkzaamheden zijn naast de minder meerkosten ook personele besparingen gerealiseerd. Waar Oosterhout alleen nog 0,6 FTE nodig had voor de werkzaamheden is dit door samenwerking gereduceerd naar 0,3Fte . Dit is een besparing van 50%. Het derde voordeel betreft de werkplekprijs die door Equalit wordt doorberekend aan haar deelnemende gemeenten. De dienstverlening (verbreding en verdieping) groeit, terwijl de

Juni 2010

Pagina 11/35


werkplekprijs gelijk blijft, dit betekent meer doen met hetzelfde hoeveelheid geld, ofwel minder meerkosten. Zo is met dezelfde kosten een groei van dienstverlening gerealiseerd onder andere doordat zes I-adviseurs op HBO of WO niveau zijn aangenomen om de deelnemers te ondersteunen op informatiekundige vraagstukken. Ook wordt projectmanagement geleverd bij de implementaties van grote softwarepakketten, is er contractbeheer van o.a. applicaties en wordt het contact met leveranciers centraal opgepakt. Het project management is gericht op het vormgeven van de organisatorische aspecten waarvoor Equalit verantwoordelijk is bij de implementatie bij o.a. softwarepakketten. Ad. II Het leveren van een hogere kwaliteit dienstverlening Hoewel de ICT organisatie van de gemeente Oosterhout in 2006 dusdanig was toegerust dat zij kon voorzien in de 'ICT-vraag' vanuit de gemeentelijke organisatie, erkent zij dat de verregaande verbijzondering van de vraag vanuit de vakafdelingen op termijn zou leiden tot een hoogwaardig en specialistisch kennisniveau dat op dat moment niet aanwezig was. Equalit heeft de kwaliteit van haar dienstverlening verbeterd sinds de samenwerking. Dit komt tot uiting in de applicaties en interne processen die zijn geprofessionaliseerd. Zo zijn de servers gevirtualiseerd. Het voordeel hiervan is dat de beschikbaarheid van de servers wordt geoptimaliseerd voor de gebruikers, tegen lagere beheerskosten. Dit houdt in dat de servers storingen opvangen zonder dat de gebruikers hier iets van merken. Bij eventuele zware storingen duurt het herstel maximaal vijf minuten, wat voorheen één hele dag kostte, hierbij gaan de gegevens niet verloren. Daarnaast wordt gewerkt met 'active active datacentre' wat in staat is om bij volledige uitval van een van de twee centra de volledige dienstverlening voort te zetten voor maximaal 70% van de gebruikers. Hierna kan door het bijplaatsen van hardware weer snel de volledige 100% gerealiseerd worden. Hetgeen een hogere bescherming biedt dan een dubbel data centre zoals bij gemeente Breda en Tilburg. Bovendien heeft Equalit de techniek Serverbased Computing op basis van Citrix geïntroduceerd. Deze techniek zorgt ervoor dat de gebruikers niet gebonden zijn aan een werkplek voor het verrichten van hun werkzaamheden, maar vanaf iedere werkplek binnen de samenwerking kunnen werken. Ook telewerken en mobiel werken op de centrale infrastructuur wordt ondersteund. Met deze dienst zorgt Equalit ervoor dat medewerkers dezelfde kwaliteit ICT krijgen als op de hoofdlocatie. Zo krijgt b.v. een controleur voor de uitvoering van rioolaanleg vanuit de "keet" dezelfde ICT faciliteiten als een medewerker op de hoofdlocatie. Ad. Ill Het verlagen van de kwetsbaarheid en vergroten van de continuïteit van de dienstverlening Het verlagen van de personele en technische kwetsbaarheid is voor gemeenten vaak dé aanleiding om tot ICT-samenwerking over te gaan. Onder technische kwetsbaarheid verstaan we het redundant uitvoeren van systemen. Onder personele kwetsbaarheid verstaan we de kans dat door oorzaken zoals ziekte, vacante functies, vakantie of verlof de continuïteit en het gewenste en vereiste kwaliteitsniveau van de (ICT) dienstverlening aangetast wordt. Door de samenwerking van de gemeenten, waarbij het personeel bij Equalit (gem. Oosterhout) in dienst treedt is de kwetsbaarheid verminderd en de kwaliteit en de specialisatie van de diensten gewaarborgd. Ondermeer omdat er meer applicaties, geprofessionaliseerde interne processen, personele expertise, financiële middelen

Juni 2010

Pagina 12/35

o»

t

Strategische Kademota ICT-samenwerkingsverband Equalit

gguaüt (verhoudingsgewijs) zijn en minder kwetsbaarheid doordat er voldoende beschikbaar personeel is. Ad IV. Strategisch belang van ICTsamenwerking voor Oosterhout Naast deze bedrijfsmatige argumenten om te gaan samenwerken, zijn er ook strategische overwegingen, die samenwerking op beleidsmatig terrein mogelijk moeten maken. Overheden worden steeds meer onderling afhankelijk van elkaar door wettelijke verplichtingen die samenwerking noodzakelijk maken, bijvoorbeeld de Veiligheidsregio's. ICT samenwerking is hierbij randvoorwaardelijk zodat de slagkracht op beleidsmatige terreinen vergroot kan worden. ICT mag geen belemmerende factor zijn bij de uitvoering van beleid. Ook Equalit streeft deze strategische voordelen na en heeft daartoe een ICT platform ontwikkeld dat zij ook in eigen beheer heeft. Dit kan dusdanig functioneren dat de ICT van de verschillende gemeenten congruent is aan de te realiseren beleidsdoelstellingen en niet conflicterend (meer) is aan de huidige ICT platformen van de collega overheden. Equalit draagt de visie uit dat de door haar geïmplementeerde 'state-of-the-art' infrastructuur als een bodemplaat kan worden beschouwd, waar gemeenten en overheden op kunnen aansluiten om zo beleidsmatige samenwerkingsverbanden te realiseren. Door gebruik te maken van de bodemplaat van Equalit hoeven gemeenten geen eigen ICT organisatie (meer) op te zetten. Dit bevordert de interoperabiliteit en standaard tussen overheden, zodat organisatie en (gezamenlijke) informatiseringdoelstellingen gerealiseerd kunnen worden. Daarnaast is het samenwerken op twee verschillende infrastructuren duurder dan op één. Kortom, indien gemeenten willen samenwerken op beleidsrijke gebieden als veiligheid, WABO, sociale zaken, belastingen en dergelijke zal ICT niet de beperkende factor (meer) zijn. Strategische onderwerpen worden bij elkaar gebracht en de slagkracht van gemeenten wordt bevorderd. Oosterhout werkt in het gebiedsveld Midden en West:Brabant samen met een groot aantal gemeenten op tal van beleidsterreinen. De keuze van deze geografische afbakening is het gevolg van de locatie van de huidige (wettelijke en vrijwillige) samenwerkingsverbanden. Zo is de 'Strategische Agenda' gericht op West-Brabant (figuur 3) en zijn bedrijfsvoeringaspecten gericht op Midden-Brabant. Deelnemers uit het samenwerkingsverband Equalit komen uit beide geografische gebieden en de focus van groei zal dan ook op de Veiligheidsregio (zowel Midden als West-Brabant figuur 4) komen te liggen. Voor uitbreidingsmogelijkheden is het samenwerkingsverband West-Brabant voor Equalit van belang, omdat daar de intentie aanwezig is om gezamenlijk een ICT infrastructuur in te richten.

Juni 2010

Pagina 1 3 / 3 5


w "mw

pualit

Figuur: 3 Samenwerking West-Brabantse Vergadering

t

HeUevoMskiji ™> M

J « b u n d s * a aiü B j i t n . j e . h i l 1 f Henrik ! 4 o - M * 4 c h i

EirQlnrtelitGIffS^tmHni

TT"-'1""?'" 1

" l a x «

!

1

(rfsslslroora •--',-—

~~~"

1

Dwdrecl*

r~.—-

T-

i,'«,^

J

S

Aalburg (7

MW

'**

J

-nmtrrtiout

^

f

1~7,L~

Thcten

\ ;

!

i

V Bergen « Z o r a n

-

^

.'

Tilbu'fl

/

>——'

OillenWih

(

'

'

T"

•-

i

~i

i

\

^—.VUdMMl

- J E *""'l . „ i ,

De (Aride n

Veil ig heidsregio j~ ~~~{ Overig f" ~~~] Midden en West Brabant

• ^ s

Gemeenten

;~^..

j

WoensöfBcK

.

BM ^.

HB/afonbBBh

•

\ ^ ~ -

(' - -x. ,_x C*5Öld

'

=!bhi|nde

- ' -T1--.

»lphtti-CI

Ba^rlt Ha,8a

__

rf

' \ ' •-

j

r

f

l

RM"L. / " ~ ~ " v _ f ~ l

Rocsenoaal

(

""" r\

<

/ G«2ee

~e~~~_""

J

S

C

z'"""1

\

v

s

~" -

' \

VHeaotBHiliosch

„2<

/ ' ~ - 7~

"

T x -'/ A

_ Y ^ v

iMxiduchcm

\

Bsdsl

| 3

_ Equairt

SSC/Geo-fT

7

B*rt*f|k

ƒ Volken^Wan.t

/

Figuur 4: Veiligheidsregio (26 gemeenten in Midden en West-Brabant)

Het unieke aan Equalit is dat ze als SSC momenteel een voorloper is op gebied van ICT. Oosterhout kan zich hiermee profileren binnen de Veiligheidsregio. ICT opent voor Oosterhout deuren en kan deelname tot participatie in andere samenwerkingsverbanden vergroten. Hierbij heeft Oosterhout als voordeel dat ze de ICT in eigen beheer heeft (minder afhankelijk van derden). In hoofdstuk 2 gaan we hier verder op in.

Juni 2010

Pagina 1 4 / 3 5

I


Squalit Hoofdstuk 2

Strategie ; Vergezichten ... rol van ICT en trends

In hoofdstuk één is uiteengezet dat de aanleiding tot het oprichten van Equalit met name te herleiden is tot de constatering dat het overheidslandschap in algemene zin sterk aan het veranderen is. Daarbij is met name de trend (lange termijnbeweging) waar te nemen dat de informatievoorziening (onderdeel van ICT) een steeds invloedrijkere rol krijgt bij beleidsrijke onderwerpen in een gemeente en deze tevens (grote) bedrijfsmatige gevolgen heeft.11 Door deze trend staan gemeenten voor de uitdaging om kostenbewust en effectief te organiseren en tegelijkertijd de betrouwbaarheid van de overheid (lees dienstverlening en informatie) te vergroten. De "e-overheid" zou dat mogelijk maken, waardoor op Rijks-, provinciaal en lokaal niveau in een sneltreinverhogend tempo de e-overheid een centrale rol kreeg bij de uitvoering van het (lokaal) beleid. Verrassend aangezien de gemeentelijke (uitvoering) organisatie daar nog niet klaar voor was vanwege het ontbreken van zowel de organisatorische slakgracht als de bestuurlijke bestuurskracht. Vanaf 2006 constateerde steeds meer gemeenten (met het inwonersaantal tot 100.000), onderzoekers, en landelijke instanties zoals de VNG, BZK en EGEM dat het zelfstandig vormgeven (strategie en beleid), inrichten (hardware, applicaties) en onderhouden (beheer en vernieuwing) van de e-overheid een lastige opgave zou worden, waardoor samenwerking aan populariteit begon te winnen. In eerste instantie waren de samenwerkingsverbanden zeer licht van vorm (uitwisselen van kennis en mensen) en voor bedrijfsmatige motieven. De laatste jaren is de trend dat deze samenwerkingsvormen worden geïntensiveerd om de benodigde slagkracht te realiseren (bron 2004; VNG - EGEM). De gemeente Oosterhout heeft door samenwerking met de gemeente Oisterwijk, gezorgd dat de ICT uitvoeringsorganisatie begin 2005 live kon gaan, zodat sinds dat moment al ervaring werd opgedaan met het fenomeen ICT-samenwerking en de uitvoeringsorganisatie SSC in het bijzonder. In tegenstelling tot veel andere Nederlandse gemeenten was zij hiermee een voorloper en konden winstgevende resultaten geboekt worden zoals in hoofdstuk één uiteen is gezet. Organisatorisch gezien heeft de samenwerking haar eerste twee (groei) fasen doorlopen; oprichtings- (fase 0) en pioniersfase (fase 1). Ondertussen zijn we in fase 2 (consolidatiefase) belandt, waar professionalisering van de beheerorganisatie en stabiliteit centraal staan en opnieuw gekeken moet worden welke trends voor de korte, middel en lange termijn op ons afkomen, zodat strategische keuzes gemaakt kunnen worden. Dat wil zeggen dominant voor de (toenemende) rol van ICT en de wijze waarop daar invulling gegeven wordt (samenwerking en in eigen beheer). Een juiste keuze met bijhorende strategie en realisatieplan zorgt ervoor dat de successen uit het verleden worden bestendigd en de juiste randvoorwaarden worden geschapen voorde doorontwikkeling richting fase 3 (de geconsolideerde uitbreiding). NB. De volgende termijnen in de Informatisering en automatisering worden onderkend: • Korte termijn 2 jaar (2010 en 2011)

" Rijkstaken worden gedelegeerd richting gemeenten (WMO, WABO, et cetera), overheden worden op steeds grotere schaal onderling afhankelijk van elkaar (interdependentie) door de wettelijk verplichte samenwerkingen zoals het Veiligheidsregio's of sociaal loket, en overheden zoeken elkaar steeds vaker vrijwillig op om beleidsmatige doelstellingen te realiseren (economische groei, toerisme, infrastructuur) dan wel ambtelijk efficiënter of effectiever te kunnen presteren (Regionale sociale diensten, regionale werkvoorzieningen, regionale personeelsvoorzieningen, regionale milieudiensten). Bovendien zorgde de factor informatisering ervoor dat gemeenten meer dan ooit afhankelijk werden van informatiebronnen en systemen van collega overheden en omgekeerd andere overheden afhankelijk maakte van haar informatie (bijv. de basisregistratie personen of adressen en gebouwen die als authentieke bronregistratie dienen). Juni 2010

Pagina 1 5 / 3 5


fjualit • Middellange termijn 4 jaar (2010 tot 2013) • Lange termijn (2013 e.v.)

2.1 Korte termijn: 2010 en 2011 De voornaamste trends voor de korte termijn zijn: 1) Het aantal wettelijke verplichtingen waaraan gemeenten moeten voldoen met een duidelijke ICT component zal onverminderd toenemen waardoor de behoefte naar specialistische kennis en personeel exponentieel zal stijgen. Een goed voorbeeld zijn de invoering omgevingsvergunning (WABO; uitgesteld tot medio 2010) en het Klanten Contact Centrum. Deze toenemende rol van informatisering van het (lokaal) beleid zorgt voor een bredere en meer samenhangende inzet van ICT binnen de gemeentelijke (informatie)huishouding. Dat betekent dat de vraag naar personeel dat over hoogwaardige expertise en specialistische kennis, vaardigheden en ervaring beschikt toeneemt. 2) De toenemende vervlechting van overheidsorganisaties, door ketengericht werken en denken en de netwerksamenwerking van complexe en grensoverstijgende vraagstukken, zorgt ervoor dat overheidsorganisaties door de informatiehuishouding steeds vaker en op grotere schaal aan elkaar gekoppeld raken. Procesgericht denken, ketens en netwerken, kenmerken zich vooral door de afhankelijkheid van een andere organisatie, waarin de gemeente dan wel afnemer van informatie is (zo wordt het Handelsregister van de Kamer van Koophandel dé basisregistratie voor ondernemingen en rechtspersonen) dan wel leverancier van informatie is (basisregistraties personen, adressen, gebouwen). Deze (veelal verplichte) samenwerkingsverbanden beginnen meer en meer operationeel te worden, waardoor de partners in deze ketens ook hun rol gaan pakken. De voordelen zijn groot, maar dat betekent dat ook de toegekende (wettelijke) verantwoordelijk aan de gemeenten een feit dient te zijn. Dit alles betekent dat de gemeente haar informatiehuishouding en de noodzakelijke (informatieen beleidsprocessen gestructureerd en op orde dient te hebben (steeds vaker gecontroleerd door extern uitgevoerde audits). De rol van ICT en de gemeente als betrouwbare partner is hierin essentieel. 3) Burgers en bedrijfsleven, maar ook collega overheidsorganisaties vertrouwen erop dat de gemeenten haar dienstverlening online aanbiedt teneinde administratieve lasten te verlagen en een adequate 24 uurdienstverlening te waarborgen. Hoewel dit geen wettelijke plicht is, is sinds de introductie van de e-overheid het gebruik van gemeentelijke e-diensten significant gestegen onder de gebruikers. De verwachting is dat door verregaande acceptatie van e-overheidsdiensten alsmede de stijgende beschikbaarheid van e-overheidsdiensten het gebruik verder zal oplopen. Zowel de introductie van deze diensten, het beheer en de doorontwikkeling en innovatie ervan zal in 2010 en 2011 centraal staan en vereist een professionele ICT organisatie. 4) De toenemende intensivering van regionale beleidsrijke samenwerkingsverbanden waarin gemeenten op beleidsinhoudelijke terreinen met elkaar de samenwerking zoeken. Hierin mag de ICT (component) niet de beperkende factor zijn waardoor een bodemplaat van strategisch belang is. Oosterhout heeft een scharnierfunctie in het samenwerkingsspectrum Midden en West-Brabant. Hierdoor werkt ze op tal van beleidsrijke (ruimtelijke ontwikkeling) en beleidsarme (ICT, personeel, facilitaire zaken) terreinen met collega gemeenten in Midden en West-Brabant samen. In MiddenBrabant is dit het ROM+ (Regionaal Overleg Midden-Brabant) en Mibri (MiddenBrabant ICT). In West-Brabant neemt Oosterhout deel aan de strategische samenwerking West-

Juni2010

Pagina 16/35

sS f*|


jfgualit Brabant, overleg Dongemondgemeenten en het BOEL-overleg (bestuurlijk overleg ruimtelijke ordening Breda, Oosterhout, Etten-Leur). Enkele intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (Verbonden Partijen) waar Oosterhout aan deelneemt zijn grensoverstijgend en betreffen zowel Midden als West-Brabant. Op het moment dat beleidsafdelingen van verschillende gemeenten besluiten om gezamenlijk initiatieven te ontplooien dan is het Oosterhoutse uitgangspunt dat de ICT daarin geen belemmering mag en kan zijn. Equalit introduceerde daarvoor in begin 2009 de term bodemplaat. Hierin voorziet zij de mogelijkheid van een gestandaardiseerde wijze van automatisering op basis van architectuur waarin gemeenten met elkaar informatie kunnen uitwisselen waardoor samenwerking op gebied van ICT mogelijk is. De verwachting is dat in 2010 en 2011 bij een groot deel van de West- en Midden Brabantse gemeenten het definitieve besluit wordt genomen om al dan niet tot (ICT) samenwerking over te gaan. Hier ligt een kans voor Equalit om binnen de huidige bestaande samenwerkingen gemeenten te laten deelnemen. Echter hier staat druk op aangezien de gemeenten Roosendaal - Etten-Leur al in medio 2009 hebben aangekondigd de samenwerking vorm te willen geven in een SSC evenals het SSC i.o. Kempen gemeenten. Veelal wordt in ambtelijke kringen gesproken dat de bodemplaat van Equalit uitgangspunt dient te vormen voor een dergelijke samenwerking. Echter, ook landelijke ICT-samenwerkingsinitiatieven zoals Dlmpact en GovUnited zouden graag diensten leveren aan de West- en Midden-Brabanste gemeenten.12 Samenvattend kan gesteld worden dat collega gemeenten zich beraden over de wijze waarop zij hun ICT willen organiseren; zelfstandig of in samenwerking met een collega. Gelet op het toenemend belang van samenwerking voor beleidsinhoudelijke onderwerpen, kan ICT een enabler vormen om die samenwerking mogelijk te maken. De dienstverlening en infrastructuur van Equalit kan daarbij dienen als bodemplaat in de regio Midden- en West-Brabant. Daarvoor is echter een gerichte strategie tot uitbreiding noodzakelijk, wat gelet op de fase van besluitvorming waarin collega gemeenten zich bevinden op dit moment opportuun is te noemen. 2.2Middellange termijn: 2010 tot en met 2013 De voornaamste trends voor de middellange termijn zijn: De operationalisering van de Strategische Agenda in het samenwerkingsverband WestBrabant. In januari 2007 is het convenant West-Brabant op bestuurlijk- en ambtelijk niveau ondertekend met als doel een gezamenlijke Strategische Agenda op te stellen. Op bestuurlijk niveau is de wens aanwezig om deze samenwerking te intensiveren om zo een nog betere strategische ontwikkeling van de stad en regio te bewerkstelligen. Hiervoor wordt een nieuwe gemeenschappelijke regeling gevormd (West-Brabant). Dit samenwerkingsverband wordt o.a. vorm gegeven door het oprichten van een fysieke locatie (Het West-Brabanthuis). Naast de beleidsinhoudelijke velden is daar expliciet aandacht voor de rol van ICT en samenwerking tussen de deelnemende gemeenten op dat terrein. Uitgangspunt is dat samenwerking de West-Brabantse gemeente zowel strategisch als bedrijfsmatig voordelen 12

Naast deze bestaande initiatieven bestaat de interesse onder bestuurders en management van de Brabantse gemeenten om zelf een ICT-samenwerkingsverband op te zetten. Die interesse is in de loop der jaren gegroeid. In 2007 was circa 75 procent van de Nederlandse gemeenten zich nog aan oriënteren op intergemeentelijke ICT samenwerking (bron: Vermenigvuldigen door Delen_EGEM- VNG). Op dit moment is de populariteit van ICT samenwerking onder gemeenten sterk toegenomen en een groot aantal gemeenten werkt toe naar besluitvorming. Vaker dan in de eerste jaren ontvangt Equalit gemeenten die informatie inwinnen over de mogelijkheden van aansluiting. Bij collega intergemeentelijke samenwerkingsverbanden zoals Dlmpact en ISZF wordt hetzelfde ervaren. Vertegenwoordigers van organisaties zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken, EGEM, VNG en experts bevestigen deze trend, die aangeeft dat gemeenten zich sterk aan het oriënteren zijn om tot samenwerking te komen (opzetten en aansluiten). Juni 2010

Pagina 1 7 / 3 5


P*U a l ... lt

|l

biedt. Onder strategische voordelen verstaan we, dat door op ICT samen te werken wordt voorkomen dat er hindernissen opgeworpen worden voor de beleidsmatige en bestuurlijke samenwerking. ICT maakt het mogelijk om op efficiënte wijze invulling te geven aan de bestuurlijke en beleidsmatige doelstellingen. De bedrijfsmatige voordelen die worden onderkend is dat door uitbreiding met de West-Brabantse gemeenten efficiency (kosten)voordelen gerealiseerd worden die op termijn kunnen leiden tot (a) een lagere ICTbegroting vanuit de deelnemende gemeenten dan wel (b) een hogere niveau van de dienstverlening doordat herallocatie van de kostenvoordelen ingezet worden, dan wel (c) een combinatie van deze twee. 2.3Lange termijn trend: 2013 en verder Het vooruitzicht voor 2013 en verder vanuit de context van samenwerking, ketens, netwerken van organisaties en de rol van ICT daarin lonkt. De strategische keuzes die gemeenten en overheden hebben gemaakt om hierop in te zetten, zullen de komende jaren geoperationaliseerd worden en van eminent belang worden in de wijze waarop gemeenten zullen optreden. Bovendien zullen de landelijke en Europese actie- en stimuleringsprogramma een verregaande standaardisatie van de uitvoeringsprocessen (en ICT) bewerkstellingen. Het rijksprogramma "Krachtig bestuur" van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is opgezet om (ICT) samenwerking te stimuleren, teneinde slagkracht en bestuurskracht te versterken, zodat gemeenten (langer) autonoom kunnen blijven. Met dit initiatief komt het ministerie tegemoet aan de wens vanuit gemeenten om andere vormen van organiseren te ondersteunen, zodat de autonomie van gemeenten gewaarborgd kan blijven. Europees is "Kruispuntbank" (België), hier een goed voorbeeld van. Dat de vervlechting van ICT met beleidsinhoudelijke thema's niet (meer) te stuiten is, is (wat ons betreft) een gegeven waardoor de inzet van ICT als strategisch aangemerkt dient te worden. Vanuit de Europese Commissie wordt de noodzaak in ICT ook ingezien, ondermeer door het benoemen van een commissaris (mevrouw Kroes) voor E-Dienstverlening. De verwachting is dan ook dat op het terrein van ICT de 100.000 plus gemeenten ervoor kiezen om zelf hun ICT te organiseren en waar nodig dat in samenwerking met elkaar te doen waar het beleidsinhoudelijke thema's betreft. Denk bijvoorbeeld aan WeGo4IT. Het samenwerkingsverband van de G4 op het terrein van sociale zaken. De gemeenten kleiner dan 100.000 inwoners zullen elkaar vinden in zowel (a) regionale ICTsamenwerkingsverbanden zoals Equalit dan wel (b) in landelijke ICTsamenwerkingsverbanden zoals Dlmpactof GovUnited. Hoewel de dienstverlening vooralsnog van elkaar verschilt, is de verwachting dat deze in de loop der jaren naar elkaar toegroeit. Dat wil zeggen, leveren de landelijke samenwerkingverbanden op dit moment vooral informatiseringdiensten (en geen automatisering), zullen zij dat in de toekomst meer gaan doen vanwege de sterke relatie tussen automatisering en informatisering. Bovendien verwachten wij dat door de ondermeer de toenemende complexiteit, vraag naar specialisatie, slagkracht de schaalgrootte van deze ICT-samenwerkingsverbanden zal toenemen in vergelijkbare tred met de rekencentra van de jaren tachtig. Hierdoor zullen regionale SSC ontstaan. Wat de snelheid en betekenis van deze ontwikkeling precies is, laat zich nu niet voorspellen, maar de kans dat deze trend (vrijwillig dan opgelegd van bovenaf) zich voortzet achten wij groot. Een regionaal SSC Zuid-Nederland achten we dan ook niet uitgesloten.

Juni 2010

Pagina 1 8 / 3 5


iqualit Het initiatief van de gemeente Oosterhout middels de ICT-samenwerking Equalit zou kunnen doorgroeien tot een regionaal SSC op het moment dat gerichte keuzes gemaakt worden over de wijze waarop dat vandaag de dag wordt vormgegeven. 2.4 Welke trends op het terrein van 1CT en samenwerking volgen nog meer? Veruit de voornaamste ontwikkeling komt vanuit het rijksprogramma Krachtig bestuur van het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Een initiatief dat is opgezet om (ICT) samenwerking te stimuleren, teneinde de slagkracht en bestuurskracht te versterken, zodat gemeenten (langer) autonoom kunnen blijven. Een opmerkelijk initiatief omdat het ministerie daarmee (openbaar) afstand doet van haar harde lijn tijdens de vorige kabinetsperiode waar verdere decentralisering met herindeling in de pas liep. Het ministerie geeft hierdoor gehoor aan de wens vanuit gemeenten om andere vormen van organiseren te ondersteunen, zodat de autonomie van gemeenten gewaarborgd kan blijven. Het ministerie onderschrijft daarmee niet alleen het belang van (ICT) samenwerking, maar ook het nut en de (bewezen) meerwaarde.

Juni 2010

Pagina 1 9 / 3 5


iguaüt Hoofdstuk 3

Van strategische trends naar groeiscenario's

3.1 Doorontwikkeling van de organisatie Sinds de oprichting van de samenwerking (2004) en Equalit begin 2007 (fase 0) heeft Equalit zich verder ontwikkeld, door in te spelen op haar dynamische en omvangrijker wordende omgeving. Daarnaast ontwikkelen organisaties zichzelf ook van nature. Ze veranderen o.a. in samenstelling, dienstverlening en taakstelling. Deze verandering typeren we gemakshalve als fase 1; pioniersfase. Equalit heeft afgelopen jaar haar pioniersfase kunnen afronden en wel omdat de architectuur en het informatiebeleidsplan (voor een groot deel) zijn vormgegeven, afgestemd en bestendigd op de huidige en toekomstige (e)-ontwikkelingen die op gemeenten afkomen. Dit alles binnen de context van een shared service organisatie. Gezamenlijk (gemeente Oisterwijk en Oosterhout) zijn er stappen doorlopen om tot samenwerking te komen, zodat het feitelijk samenwerken mogelijk werd. De dienstverlening is vanaf dag één aangeboden (trial en error) en dit werd gevolgd door groei via toetreding van een aantal gemeenten (uitbreiding) en groei in dienstverlening (verbreding en verdieping). Ondertussen is Equalit belandt in fase 2 (consolidatie). Hier zijn verregaande professionalisering en heroriëntatie op haar extentiele waarde (missie) en die van haar omgeving de doelstellingen. In dat kader is het programma 'Organisatieontwikkeling' in 2009 van start gegaan, met zowel interne- als externe doelstellingen. Onderdeel van dat programma vormt de pijler 'Dimensies van groei' waarin aandacht is voor de externe en interne heroriëntatie. Onder externe heroriëntatie verstaan we de mogelijke uitbreiding van het aantal deelnemende gemeenten. Interne oriëntatie omvat de verbreding en verdieping van het producten- en dienstenpakket. Dit tezamen omschrijven we hierna als groei. Tot slot onderkennen we een derde fase als plateau en daarmee randvoorwaardelijk in de opmaat naar de doorontwikkeling; geconsolideerde uitbreiding. Deze fase is erop gericht om een verkenning te geven van de toekomstige trends. Centraal in deze strategische nota staat fase twee; consolidatie. 3.2 Doorgroeien In de raadsnotitie van juli 2009 is reeds beschreven dat het samenwerkingsverband Equalit voor een strategische keuze staat in relatie tot groei. Hieronder wordt dit kort toegelicht. De groei van Equalit is een natuurlijke stap in de ontwikkeling van Equalit naar volwassenheid. De interne organisatie is in het laatste stadium van professionalisering en vanwege de externe (e-)ontwikkelingen op de gemeentelijke markt voor ICT is het een organisatie die in de belangstelling staat en serieuze gesprekpartner is voor vele andere gemeentelijke organisaties. Hierdoor maakt ICT de inhoudelijke samenwerking ook mogelijk in plaats van dat het een belemmerende factor in bovenlokale en regionale samenwerking is. Voor Equalit ligt hier een kans om strategische samenwerking met andere deelnemers aan te gaan.

Juni 2010

Pagina 2 0 / 3 5


lalit iqud Om de effectiviteit (kwaliteit en kwetsbaarheid) te beheren en het absorptievermogen te hebben om toekomstige (e-)ontwikkelingen het hoofd te kunnen bieden is een minimale omvang van 150.000 inwoners noodzaak13. De omvang van Oosterhout (54.243 inwoners) is te klein om zelfstandig een ICT organisatie te onderhouden, hierdoor zijn samenwerking en groei noodzakelijk. Naast inwoneraantal is het aantal werkplekken ook een indicator om de effectiviteit en efficiëntie van een Shared Service Organisatie te bepalen. De doelstelling van Equalit is om met de door haar aangeboden dienstverlening circa 2.500 werkplekken te kunnen bedienen. Door Het Expertise Centrum (HEC) is dit aantal getoetst en aangemerkt als het optimum voor een juiste schaalgrootte. Dit aantal is dynamisch maar wel een streefcijfer (géén doelstelling) voor de te realiseren effectiviteit en efficiëntie. De huidige omvang van Equalit biedt ruimte om door te groeien, hierdoor worden zowel bedrijfsmatige als strategische voordelen behaald. Tevens draagt uitbreiding van het aantal deelnemers bij aan het verbreden en verdiepen van de op automatisering gerichte organisatie naar een organisatie gericht op dienstverlening en informatisering (advies en projecten). Dit alles onder budgetneutrale omstandigheden. Samenwerken met andere in verhouding kleinere gemeenten zorgt ervoor dat Oosterhout zelfstandig kan blijven en niet op zoek moet gaan naar andere vormen van samenwerking. Indien Oosterhout ervoor kiest om niet verder te groeien ontstaat de kans dat ze in de concurrentiestrijd verwikkelt raakt met andere samenwerkingsinitiatieven in de regio.14 Door samen te gaan met een ander (groter) ICT-samenwerkingsverband zou Oosterhout haar zelfstandigheid verliezen. Temeer omdat Equalit zowel bedrijfsmatig als strategisch aan belang wint, zou verdere groei (uitbreiding, verdieping en verbreding) een betere positie opleveren en zou Equalit een serieus alternatief in de regio vormen. Ook zijn er strategische overwegingen die stellen dat de ICT samenwerking randvoorwaardelijk is, zodat de slagkracht op beleidsmatige terreinen vergroot kan worden. Dat wil zeggen, het ICT platform (bodemplaat) opzet en beheerd door Equalit kan dusdanig functioneren dat de ICT van de verschillende gemeenten congruent is aan de te realiseren beleidsdoelstellingen en niet conflicterend (meer) is aan de huidige ICT platformen van de collega overheden. Hierdoor hoeven individuele gemeenten geen eigen ICT organisatie en bodemplaat meer op te zetten. Dit bevordert de slagkracht, interoperabiliteit en standaard tussen overheden, zodat organisatie en informatiseringdoelstellingen gerealiseerd kunnen worden. Anders gezegd, indien gemeenten willen samenwerken op veiligheidsgebied, de WABO, sociale zaken, belastingen en dergelijke zal ICT niet de beperkende factor (meer) zijn. 3.3 De groeiscenario's Het bovenstaande is uitgewerkt in een drietal mogelijke scenario's gerelateerd aan groei: 1) Huidige situatie aanhouden (geen groei - 0 scenario) Bij dit scenario is het uitgangspunt dat Equalit behoudens Woensdrecht de komende twee a drie jaar niet meer uitbreidt in het aantal deelnemers. Hierdoor heeft Equalit de mogelijkheid om haar interne organisatie (procesen beheerssystemen) te professionaliseren. Het op afstand plaatsen van Equalit is hier geen optie. 2) Equalit bloeiende afdeling (gematigde groei)

UOnderzoek vanuil EGEM-VNG 14 Nb. o.a. Tilburg - Goirle, Roosendaal - Eiten-Leur, SSC Kempen, D!mpact.

Juni 2010

Pagina 21 / 35


lualit Bij dit scenario zal Equalit de komende twee a drie jaar gematigd uitbreiden. Dit houdt in dat er jaarlijks één a twee nieuwe deelnemers zullen aansluiten. Gedurende deze twee jaar heeft Equalit ook de mogelijkheid om haar interne organisatie te professionaliseren (procesen beheerssystemen). Een verdere doorontwikkeling is voor de komende twee a drie jaar geen optie. Na twee a driejaar kan het alternatief verdere doorontwikkeling weer worden bekeken, maar dit is afhankelijk van de ontwikkeling van Equalit en haar omgeving. 3) Equalit voortrekker in de regio (explosieve groei) In dit scenario ligt de focus van Equalit op het uitbreiden in het aantal deelnemers. Hierbij zullen er jaarlijks vier deelnemers aansluiten op het samenwerkingsverband, waarbij in de toekomst verdere doorontwikkeling een optie is. In dit scenario ligt niet de nadruk op het professionaliseren van de interne organisatie, maar op het uitbreiden van het aantal deelnemers. Hieronder worden de scenario's onderling met elkaar vergeleken en daarna nader uitgewerkt, waarin de volgende kernvraag ter beantwoording centraal staat; welke voordelen heeft de gemeente Oosterhout bij de realisatie van dit scenario.

3.3.1 Huidige situatie aanhouden (geen groei - 0 scenario) Bij dit scenario is het uitgangspunt dat Equalit behoudens Woensdrecht de komende twee ä drie jaar niet meer uitbreidt in het aantal deelnemers. Een te trekken conclusie is dat het inwonersaantal van de zes deelnemende gemeenten15 (per 1 januari 2010 circa 133.980 inwoners) onvoldoende is, zodat de samenwerking als geheel gebaat is bij een verdere groei. Het streefcijfer (géén doelstelling) voor de te realiseren effectiviteit en efficiëntie is 2.500 werkplekken. Op dit moment zijn 1.299 werkplekken16 gerealiseerd. Anders gezegd, 48% van de efficiency doelstelling is gerealiseerd. Vanuit dit perspectief is een verdere doorgroei noodzaak, zodat een hogere efficiëntiegraad gerealiseerd kan worden. Echter een voordeel van het aanhouden van de huidige situatie is dat de focus gelegd kan worden op de interne professionalisering.

3.3.2 Equalit bloeiende afdeling (gematigde groei) Dit scenario onderkent het belang van groei voor Equalit, maar binnen gestelde randvoorwaarden uitgezet binnen een periode van twee tot drie jaar. De omvang van de groei van Equalit bedraagt één a twee gemeenten per jaar, waarbij de balans in de samenstelling van de deelnemers gewaarborgd moet blijven. Het voordeel van "gematigde groei" is dat door het uitbreiden in aantal deelnemers Equalit als uitvoeringsorganisatie "zelfstandig" kan blijven functioneren. Door te groeien in deelnemers en in het aantal werkplekken (tot 2.200) is het voor Equalit mogelijk om in de toekomst op basis van het optimum (effectiviteit en efficiëntie) de dienstverlening vorm te geven (géén doelstelling). Door gematigde groei te laten plaatsvinden is Equalit in staat om zowel te groeien als de interne organisatie te professionaliseren. Een nadeel van het gematigde groeiscenario is dat het optimum van het aantal werkplekken niet op korte termijn (twee a drie jaar) behaald zal gaan worden. Hierdoor zullen de 15 (met uitzondering van de sociale werkvoorziening) 16 Inclusief sociale werkvoorziening WAVAIGO

Juni 2010

Pagina 2 2 / 3 5


efficiëntie en de effectiviteitvoordelen niet op korte termijn (twee jaar) gerealiseerd worden. Overigens is het streven naar het optimum ook geen doelstelling, echter minder meerkosten daarentegen wel. 3.3.3 Equalit voortrekker in de regio (explosieve groei) Dit scenario onderkent het belang van explosieve groei voor Equalit. In dit scenario is het voor Equalit van wezenlijk belang om snel uit te breiden, verdiepen en te verbreden. Hierbij zal het accent komen te liggen op het uitbreiden in het aantal deelnemers van het samenwerkingsverband. Het voordeel van "explosieve groei" is dat het samenwerkingsverband sneller haar efficiëntie- en effectiviteitvoordelen kan realiseren doordat het werkplekken optimum eerder wordt bereikt. Daarnaast zal het producten- en dienstenpakket worden uitgebreid en kunnen de deelnemers meer van Equalit afnemen. Op termijn is het verder doorontwikkelen van Equalit een reële denkrichting, voor de eigenaar heeft dit als gevolg dat haar risico's in de toekomst kunnen minder worden of kunnen worden afgedekt. Het nadeel van "explosieve groei" is dat de focus van Equalit zal verschuiven van dienstverlening richting groeien en uitbreiding van het aantal deelnemers. Dit zal een doelstelling worden, ondanks dat de beheersorganisatie hier nog niet op afgestemd is. 3.4 Randvoorwaarden voor groei Equalit moet groeien maar wel binnen de strategische geografische afbakening Midden en West-Brabant met gemeenten met een maximale omvang van 80.000 inwoners. Per individuele gemeente, die is gelegen in of aangrenzend aan de geografische afbakening, zal onderzocht moeten worden of aansluiting bij het samenwerkingsverband Equalit passend is voor de wensen en behoeften van de eigenaar en de deelnemers. Waarbij door Equalit zal moeten worden gestreefd naar een uiteindelijk optimum van 3.000 werkplekken17. De voorkeur voor het samenwerken met gemeenten of medeoverheden (ketenpartners) is dat deze partners dezelfde achtergrond hebben als Equalit. Deze zogenaamde padafhankelijkheid (overheidswezen en doelen) zorgt ervoor dat organisaties complementair aan elkaar zijn en de samenwerking versterken. Daarnaast is het voordeel van een homogene samenstelling van partners dat de gezamenlijke inbreng van kennis maximaal benut kan worden en dat de voedingsbodem voor conflicten geminimaliseerd wordt. Door de primaire focus te leggen op medeoverheden (gemeenten) worden ook de belangen van de eigenaar (Oosterhout) en deelnemers behartigd. Gemeenten onder de 100.000 inwoners kunnen niet zelfstandig in hun ICT-voorziening voorzien door gebrek aan budget, kennis, capaciteit en slagkracht. De 100.000 plus gemeenten zijn daarentegen zelfvoorzienend, door de voor hen beschikbare (bestuurlijke)slagkracht en financiële middelen. Aansluiten bij een grotere gemeente heeft als groot nadeel dat de belangen (voordelen technisch en financieel) en beleidsdoelstellingen tussen de kleinere deelnemers en de grote gemeente(eigenaar) niet

17 Door het HEC is aangegeven dat het bedrijfsmatig optimum voor een ICT-organisatie om effectief en efficiënt te kunnen functioneren 2.500 werkplekken is. Echter we hebben door voortschrijdend inzicht, technologische ontwikkelingen en de wet van de remmende voorsprong een indexatie van "deze comfortabele maat" verricht, met een maximum van 3.000 werkplekken.

Juni 2010

Pagina 2 3 / 3 5


Eualit heterogeen zijn en dus niet overeenkomen. Dat betekent dat de grote gemeente haar regierol en zelfstandigheid wil houden in het realiseren van doelstellingen en dit in de praktijk ten koste gaat van de belangen van de kleinere gemeente. Een goed voorbeeld hiervan zou zijn als Oosterhout bij haar "grote broer" Tilburg zou aansluiten. In een samenwerking met gelijkgestemde gemeenten passen de bestuursculturen beter bij elkaar. Tevens sluit de inrichting van de ambtelijke organisatie beter op elkaar aan zodat standaardisatie van de informatiehuishouding door slimme inzet van ICT mogelijk is.18 Ondanks dat in de huidige samenstelling ook kleinere (Baarle-Nassau) en middel-grote gemeente (Oosterhout) deelnemen zijn de overeenkomsten groter dan de tegenstrijdigheden. Momenteel worden grenzen aan samenwerkingsverbanden veelal opgelegd. Een goed voorbeeld hiervan zijn de wettelijk verplichte samenwerkingsverbanden (Veiligheidsregio en Sociale werkpleinen), deze zijn veelal binnen de provinciale grenzen afgebakend. Equalit is als samenwerkingsverband operationeel in zowel West-Brabant als Midden-Brabant (gezamenlijk Veiligheidsregio figuur 3). Momenteel is er nog geen algemene ICT-voorziening in West-Brabant en Midden-Brabant, voor Oosterhout en Equalit is er de kans om de bodemplaat van Equalit te laten functioneren als de tooi voor het optimaliseren van de samenwerking en het voorzien van een strategische sterke positie in de regio. 3.5 De groeiscenario's met elkaar vergeleken

Groeiscenario

Voordelen

Nadelen

Geen groei

Focus op interne professionalisering; Geen extra risico's voor de eigenaar; Huidige situatie is overzichtelijk

Door omvang (werkplekken) is eigen ICT organisatie niet rendabel (efficiëntie en effectiviteit); Omvang samenwerking (133.000 inwoners en 6 gemeenten en GO) is niet groot genoeg.

Gematigde groei

Door te groeien in omvang kan het samenwerkingsverband "zelfstandig" opereren. Het bereiken van optimum (2.500 werkplekken) zorgt voor het behalen van efficiëntie- en effectiviteit-voordelen; Equalit kan als bodemplaat (voor de regionale samenwerking) fungeren om o.a. beleidsdoelstellingen en bedrijfsmatige voordelen te realiseren; Gematigde groei en interne professionalisering kunnen

Gematigde groei zal in de eerste jaren niet leiden tot het behalen van het optimum in aantal werkplekken.

18 N.b. In de toekomst zou een doorgroei naar het op afstand plaatsen van Equalit een logische keuze kunnen zijn, maar momenteel is hier nog geen sprake van

Juni 2010

Pagina 2 4 / 3 5


raualit Explosieve groei

gelijktijdig plaatsvinden. Optimum en effectiviteit-en efficiëntievoordelen worden sneller bereikt; Verdere doorontwikkeling is een reële denkrichting

Focus ligt in de eerste plaats op groeien in aantal deelnemers en pas in de tweede plaats op de organisatorische ontwikkeling; Explosieve groei gaat ten koste van een goede beheer organisatie

3.6 Advies Het meest passende groeiscenario binnen de huidige ontwikkelingen van Equalit is voor de komende 2 ä 3 jaar "Gematigde groei zonder verzelfstandiging". In deze groeistrategie is er voor Equalit zowel ruimte om de interne organisatie te professionaliseren als het uitbreiden van het aantal deelnemers aan het samenwerkingsverband. Voor alle betrokken partijen (eigenaar, deelnemers en Equalit) is dit scenario het meest optimale. Bij het aanhouden van de huidige omvang worden effectiviteit- en efficiëntievoordelen niet behaald, door gematigd te groeien kan het eventuele streefcijfer (geen doelstelling) van 3.000 werkplekken in de toekomst worden bereikt. Doordat nog geen optimale invulling is gegeven aan de huidige organisatorische vorm en de ontwikkeling van de interne processen is het niet wenselijk voor Equalit om op afstand geplaatst te worden. In de rest van de notitie zal worden uitgegaan van scenario 2.

Juni 2010

Pagina 2 5 / 3 5


Eualit Hoofdstuk 4

Structuur; consequenties voor Oosterhout en Equalit

Dit hoofdstuk werkt de consequenties uit van de voorgestelde gematigde groei in hoofdstuk 3. De gematigde groei omvat een periode van circa twee ä drie jaar en in die periode zal een geleidelijk groei gerealiseerd worden. De huidige structuur en rechtsvorm zullen gehandhaafd blijven en er is nog geen sprake van het op afstand plaatsen van Equalit. Na circa drie jaar zal een nieuw businessplan moeten worden opgesteld, waarin de ontwikkelingen tot op dat moment zijn meegenomen in de verschillende groeiscenario's. 4.1 Bedrijfsmatige consequenties 4.1.1 Personeel Cluster operations De eerste groei manifesteert zich over een periode van circa 2 tot 3 jaar. Daarbij gaan we uit van een groei tot maximaal 2.200 werkplekken. Het personeelsbestand van dit cluster groeit echter niet lineair mee. Uit een interne berekening blijkt dat bij geleidelijk groei van met het huidige automatisering (operations) personeel circa 500 tot 1.000 werkplekken extra kunnen worden aangesloten ten opzichte van nu, mits vergaande professionalisering en standaardisatie is doorgevoerd. Dit betekent dat op korte termijn geen extra automatiseringspersoneel benodigd is. Cluster service management Een toename van het aantal werkplekken is wel van invloed op het cluster service management. Het aantal personele medewerkers van dit cluster groeit lineair mee met het aantal werkplekken. Dit cluster vormt het loket tussen de gemeentelijke gebruiker en de back office van Equalit en is belast met de klantcontacten. Cluster informatisering (advies en projecten) Voor het cluster Informatisering geldt voor personele groei hetzelfde als hetgeen bij Cluster service management is geschetst. Equalit zal voor een goede dienstverlening contact moeten hebben met de deelnemende gemeente, dit staat ongeveer gelijk aan 0,5 fte per gemeenten en groeit lineair mee met de uitbreiding van het aantal gemeenten. De samenwerkingsvoordelen liggen hier met name op het verlagen van de kwetsbaarheid. Door de personele uitbreiding is er een redundantie op expertise in alle kennisgebieden, hoger opgeleiden/professionals en een aanwezige pool van specialisten per domein. Cluster ondersteuning Het cluster ondersteuning van Equalit zal bij toename van het aantal werkplekken groeien door de interne aansturing en coördinatie en externe afstemming eigenaar en deelnemers.19 Samengevat zorgt groei van het aantal werkplekken en de uitbreiding van het personeel voor: • Op termijn verhoging van efficiency en effectiviteit cluster Operations; • Vergroten van beschikbaarheid kennis en specialisatie binnen cluster Informatisering; 19

N.b. dit staat gelijk aan 1 Fte voor zowel het management als ondersteuning.

Juni 2010

Pagina 2 6 / 3 5

pV^f

7»


...

quaut •

Toename van afstemming en coördinatie leidt tot hogere overhead, echter deze wordt gecompenseerd door de toegenomen opbrengsten. Alle noodzakelijke personele uitbreidingen worden gecompenseerd door de toegenomen opbrengsten. Uitgangspunt blijft dat bij deelname van een nieuwe gemeente aan het samenwerkingsverband Equalit het personeel, indien geschikt, wordt overgenomen door Equalit. In eerste instantie worden medewerkers voor 1 jaar gedetacheerd vanuit de instappende gemeenten waarna eventueel vaste aanstelling volgt. Hierdoor zou het kunnen voorkomen dat enkele functies tijdelijke redundantie in de organisatie hebben. Overigens blijkt uit de praktijk dat na één jaar gemiddeld één op de drie personen van een nieuwe gemeente een vaste aanstelling krijgt bij Equalit.20 4.1.2 Financiën Het groeien van Equalit heeft financiële consequenties. Deze financiële consequenties zijn tweeledig, zo zal het begrotingsresultaat en de hoeveelheid investeringen voor de te volgen strategie van Equalit wijzigen. Echter concrete informatie over toekomstige begrotingsresultaten is lastig te voorspellen. Ondermeer omdat deze afhankelijk is van de toekomstige vraag en aanbod naar de dienstverlening van Equalit. Een voordeel is dat de dienstverlening die door Equalit wordt aangeboden aan potentiële deelnemers gepaard gaat met het realiseren van kostenvoordelen (personeel) en minder meerkosten. Samenwerking loont. In de toekomst zullen investeringen plaatsvinden om de voorgestelde strategie te operationaliseren. Deze investeringen zijn benodigd om de verwachte baten in de tijd te kunnen realiseren. De volgende werkzaamheden en daarmee samenhangende kosten zijn benodigd om het operationaliseren mogelijk te maken. Hieronder worden de belangrijkste werkzaamheden genoemd: • Opstellen groeiplan en communicatieplan (w.o. promotiemateriaal); • Het formeren en invullen van de functie als account beheerder; • Inrichten ondersteuningsteam (uit bestaande formatie); • Organiseren van informatiebijeenkomsten. 4.1.3 Juridisch De huidige vorm van het samenwerkingsverband Equalit is een lichte Gemeenschappelijke regeling zonder meer. Dit houdt in dat de gemeente Oosterhout eigenaar is van Equalit, de beslissende stem heeft en uiteindelijk risicodragend voor eventuele tekorten die optreden binnen Equalit. Vanwege de eigenaarrol van Oosterhout is een gemeenschappelijke regeling de enige juridische vorm voor samenwerking. Aan de hand van een Product Diensten Catalogus wordt de dienstverlening met de deelnemende gemeenten geoptimaliseerd. De deelnemers sluiten een doorlopend contract af met een opzegtermijn van vier jaar -nadat het eerste jaar is verstreken- waarin op voorhand werkplekprijzen staan opgenomen. Door gemeenten eventuele extra afgenomen diensten worden separaat betaald. De consequenties van de huidige juridische structuur hebben op zowel de financiële als de

N.b. 33% procent van het overgenomen personeel krijgt een vaste aanstelling Juni 2010

Pagina 2 7 / 3 5

Strategische Kadernota ICÏ-samenwerkingsverband Equalit fr

I«.

flualit organisatorische component invloed. Naarmate Equalit groeit en de risico's groter worden is het vanuit risicodragend perspectief (financieel) voor de gemeente Oosterhout wenselijk om de juridische vorm nader te bekijken. Echter het merendeel van de risico's is opgevangen door de vorm van de contracten (personeel en uittreding deelnemer) en doordat de gemeenten de instapkosten zelf financieren. In de toekomst is vanuit organisatorisch perspectief een nieuwe structuur voor Equalit zoals een Overheids B.V., het op afstand plaatsen van Equalit of een andere passende vorm noodzakelijk. Het invoeren van een dergelijke nieuwe juridische vorm kost bestuurlijk en organisatorisch veel tijd en brengt veel kosten en onduidelijkheid met zich mee. Bovendien ligt de focus van Equalit op de interne professionalisering en dimensies van groei. Het toevoegen van een derde dimensie zorgt voor complexiteit en kan als een vertragende factor werken op de ontwikkeling van de andere dimensies van Equalit. Wij adviseren dan ook de huidige juridische vorm in stand te houden en in een afzienbare tijd (2 a 3 jaar) het proces voor de heroriëntatie van de juridische- en organisatorische vorm van Equalit te starten. Dit zorgt momenteel voor rust en een duidelijke mindset voor de ontwikkeling van Equalit. Dit zal de snelheid en ontwikkeling van Equalit ten goede komen. 4.1.4 Aansturing, controle, monitoring en beheersbaarheid (governance) De groei van het samenwerkingsverband in het aantal deelnemers en het aantal te beheren werkplekken heeft effect op de governance van Equalit. Zowel de eigenaar (gem. Oosterhout) als de deelnemers krijgen te maken met een andere invulling van de governance van het samenwerkingsverband. Zo zal de interne structuur voor de aansturing en de monitoring van de dienstverlening naar deelnemers toe uitbreiden. 4.1.5 Kwaliteit De kwaliteit van de dienstverlening wordt uitgedrukt in verschillende metingen die jaarlijks plaatsvinden. Als eerste worden onder de deelnemers het Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) en de rapportage Service Level Agreement gehouden. Daarnaast is in het jaar 2009 een meting gehouden -door een extern bureau- naar de kwaliteit van de processen binnen Equalit. In de toekomst (2011) zal Equalit zich laten certificeren (Cobit) en aan de hand van performance rapportage jaarlijks extra management informatie genereren om beter te kunnen sturen op de performance, processen en de dienstverlening. Deze processen worden gekoppeld aan de bestaande planningen controlecyclus. De effecten van een groter worden samenwerkingsverband heeft ons inziens geen negatieve effecten op de kwaliteit van de te leveren producten en dienstverlening. In tegenstelling, we verwachten een sterke stijging van zowel de feitelijke- als de gepercipieerde kwaliteit. Onder feitelijke stijging verstaan we de objectief te meten kwaliteit. Deze bestaat uit meer informatiespecialisten, meer software specialisten, architecten, bereikbaarheid etc. Door de veelzijdigheid en de grote hoeveelheid aan expertise is het innovatieve vermogen groot en is Equalit minder kwetsbaar. Dit laatste komt onder andere de dienstverlening ten goede. De waargenomen (ervaren) kwaliteit daarentegen is een subjectieve maatstaf die wordt bepaald door de deelnemende gemeenten ofwel de gebruiker. Hoewel het voorspellen lastig is, verwachten wij dat door de aangeboden combinatie van diensten en producten de levertijden, responsetijden en het aangeboden kennis niveau als positief beoordeeld zal worden.

Juni 2010

Pagina 2 8 / 3 5


fgualit 4.1.6 Efficiëntie en effectiviteit Door het samenwerkingsverband Equalit zijn veel efficiency voordelen behaald. Bij uitbreiding van het samenwerkingsverband zullen nog meer efficiencyvoordelen gerealiseerd worden. Zo zijn er ruim € 120.000 euro minder meer kosten en is de kwaliteit van de technologische faciliteiten en van de dienstverlening verbeterd, tegen dezelfde kosten. In de samenwerking zijn de strategische (bodemplaat filosofie) en bedrijfsmatige aspecten de grootste voordelen. Zo is er kwalitatief meer mogelijk door de professionaliseringsslag die Equalit doormaakt. Een stijging van het kwaliteitsniveau van de informatisering is hiervan het directe resultaat. Daarnaast is ook meer inhuur nodig van externe experts, hetgeen indirect ook een besparing betekent. 4.2 Innovatievermogen Door de (vernieuwde) technologische faciliteiten en diepte- en breedte uitbreiding van de pool met specialisten en breed opgeleide professionals wordt de kwaliteit en de innovatiekracht van Equalit verhoogd. De span of control neemt toe bij de uitbreiding van deelnemers en werkplekken. Daarnaast zal de span of control ook toenemen door de innovaties en de ontwikkelingen in de externe omgeving (o.a. regelgeving in Den Haag en Europa). Als organisatie zal Equalit hier goed op moeten anticiperen. Voor de organisatie betekent dit concreet dat de p- en de budgetverantwoordelijkheden in de organisatie zullen komen te verschuiven naar één niveau lager.

4.3 Beleidsinhoudelijke relatie (bodemplaat) Doordat Equalit onderdeel is van de gemeente Oosterhout is ze tevens risicodragend. Dit houdt in dat de gemeenten Oosterhout garant staat voor eventuele tekorten op de begroting van Equalit. Echter dit is niet het enige risico dat door Oosterhout wordt gedragen, hieronder kort een rangschikking van de risico's naar vier categorieën. Hardware

Software (licenties)

Bij toetreding wordt de hardware (servers,

Equalit organiseert, adviseert, coördineert en regisseert het proces tussen de deelnemende gemeenten om software aan te schaffen. Dit proces start met het signaleren van mogelijke ontwikkelingen die de ICT beïnvloeden, het formuleren van een Pakket van Eisen, het verzorgen van de aanbesteding, tot het daadwerkelijke implementeren van het softwarepakket en het contracten licentiebeheer. Hoewel Equalit de vraag van de afzonderlijke gemeenten bundelt, is de afnemende partij die het contract met de

computers) bij de deelnemer vervangen door Equalit. De frictiekosten (projectleiding, uren omstelling etc.) wordt voorgefinancierd door de toetredende gemeente bij de overeenkomst, echter de hardware wordt door Oosterhout voorgefinancierd21. Hierbij wordt de totale aanschaf van de hardware afgeschreven over een periode van maximaal 5 jaar, zodat de gehele investering via de overeengekomen werkplekprijs wordt terugverdiend. De financiële

21

De contractperiode is voor onbepaalde tijd en uittreding is 4 jaar volgend op het besluit lot uittreding en is pas mogelijk na het eerste jaar. Bovendien volgen bij opheffing/uittreding desintegratiekosten aan de uittredende partij doorbelast, waaronder eventuele restantafschrijvingen van hardware.

Juni 2010

Pagina 29/35


nualit risico's voor hardware zijn hierdoor voor Oosterhout volledig afgedekt. Overige geplaatste hardware (zoals printers, extra beeldschermen e.d.) die een gemeente via Equalit aanschaft wordt aangemerkt als special, waarvoor een

leverancier direct afsluit de deelnemende gemeente. Door deze constructie ligt het feitelijke risico bij de deelnemende gemeente, zodat het financiële en afbreukrisico voor Equalit zich beperkt tot de gemaakte personeelskosten van het proces en niet meer dan dat.

aparte factuur volgt. Dienstverlening (automatisering)*

Dienstverlening (informatisering advies en

De dienstverlening (wijze waarop en serviceniveau) is formeel geregeld. Hoewel Equalit nastreeft om kwalitatief volledige dienstverlening te leveren aan de deelnemers, is dat niet altijd mogelijk. Echter gemeenten kunnen geen aanspraak maken op een vergoeding, omdat de gemeenschappelijke regeling dit uitsluit.

projecten) Equalit neemt niet de projectverantwoordelijkheid over en geeft geen bindend advies inzake het informatiebeleid, daarom is het de gemeente zelf die de eindverantwoordelijkheid draagt over haar informatiseringbeleid en de daaraan verbonden projecten. Het eventueel risico is daarmee afgedekt.

"(technische beheer, functioneel beheer, systeembeheer, e.d.) Indien het aantal deelnemers groeit zal ook dit risico kunnen toenemen.

Juni 2010

Pagina 3 0 / 3 5


qualit Hoofdstuk 5

Advies over het groeiscenario

5.1 De groeiscenario's Het meest passende groeiscenario binnen de huidige ontwikkeling van Equalit is "Gematigde groei". In deze groeistrategie is er voor Equalit zowel ruimte om de interne organisatie te professionaliseren als het uitbreiden van het aantal deelnemers aan het samenwerkingsverband. De strategische keuze voor gematigde groei resulteert in een strategische vervolgaanpak. De groeistrategie wordt onderverdeeld in de onderstaande drie termijnen. 5.1.1 Korte termijn: 2010 - 2011 Evenwicht binnen de deelnemerssamenstelling van het samenwerkingsverband Equalit is van cruciaal belang. Met dit criterium houdt de groeistrategie rekening. Op de korte termijn zal de huidige structuur van het samenwerkingsmodel gekopieerd moeten worden. Dit houdt in dat er vier gemeenten (met dezelfde samenstelling o.a. inwoneraantal) toegevoegd moeten worden aan het samenwerkingsverband. Hierbij zal Equalit zich moeten richten op: 1. Gemeenten waarmee inmiddels al op beleidsterreinen wordt samengewerkt, zodat ook meteen op strategisch niveau aangesloten en geprofiteerd kan worden van de samenwerking. De Dongemondgemeenten zijn hiervan een goed voorbeeld. 2. Het profileren van Oosterhout en Equalit binnen West-Brabant. Hier zou de ICTbodemplaat van de Equalit gemeenten kunnen fungeren als een methodiek om een gezamenlijke ICT-huishoudingen beleidsdoelstellingen in West-Brabant te kunnen realiseren. Deelname door de gemeente Woensdrecht vormt hier een eerste goede aanzet toe. In totaal betreft de groeistrategie in eerste instantie het laten deelnemen van vier gemeenten, dit staat gelijk aan circa 100.000 inwoners, en circa 1.000 werkplekken. De doelstelling van de samenwerking moet altijd in het oog gehouden worden. Het gaat hier om het wegnemen van hindernissen voor beleidsmatige- en bestuurlijke samenwerking en om het realiseren van efficiëntie en effectiviteit. Deze efficiëntie kan leiden tot: A)het minder stijgen van de hoogte van de ICT-begroting voor de deelnemende gemeenten22; B)een hoger niveau van dienstverlening doordat herallocatie van de kostenvoordelen kunnen worden ingezet. Equalit acht dit uitvoerbaar. 5.1.2 Middellange termijn: 2010 tot en met 2013 De middellange termijn van de groeistrategie is breder ingestoken dan enkel het uitbreiden van het aantal deelnemers. Tot en met 2013 wordt verwacht dat de interne organisatie van Equalit een professionaliseringsslag doormaakt en dat de omvang van de deelnemers wordt uitgebreid, passend bij fase 2 van de ontwikkeling van een organisatie. De uitvoeringsorganisatie Equalit zal een verdere interne en externe ontwikkeling doormaken.

De (verplichte) uitvoering van de NUP-agenda brengt voor de gemeenten veel extra kosten met zich, die pas op de (heel) lange termijn mogelijk worden terug verdiend. Juni 2010

Pagina 3 1 / 3 5

Strategische Kadernota ICT-samenwerkingsverband Equalit sap»

8ual,t BT

I • ,

Hierbij gaat het met name om het beheersen van risico's. Equalit is als organisatie uniek in Nederland en hierdoor ook gedwongen om pionierswerk te verrichten. Op de middellange termijn zal de organisatie- en de juridische vorm van Equalit onderzocht moeten gaan worden. Wat nu als meest optimale vorm wordt gezien hoeft in de toekomst niet als zodanig te worden beschouwd. Omdat de nationale overheid ICT-samenwerking tussen gemeenten als een serieuze optie ziet, onderzoekt het betrokken Ministerie van Binnenlandse Zaken naar de mogelijke juridische en organisatorische vormen die antwoord geven op de organisatorische structuur van de intergemeentelijke ICT-samenwerking. Voor het actieprogramma "Krachtig Bestuur" ligt de nadruk op het wijzigen van de Wet Gemeenschappelijke regeling, het op afstand plaatsen van uitvoeringsdiensten en op de constructie Overheids BV's om de ICT-samenwerkingsverbanden zo optimaal mogelijk te kunnen laten functioneren. Het indammen van de risico's geldt als uitgangspunt waardoor als randvoorwaarde in deze termijn om te kunnen doorgroeien moet gelden dat de huidige organisatie- en juridische vorm getoetst wordt aan de mogelijkheden die zich (in 2011) aandienen. Verder is het streven naar het uitbreiden van het aantal deelnemers om zo het optimum aantal werkplekken te bereiken. 5.1.3 Lange termijn: 2013 en verder Op de lange termijn is het niet alleen belangrijk om de meest effectieve en efficiënte organisatorische en juridische vorm van de organisatie goed onderzocht te hebben, maar ook de externe ontwikkelingen (in de regio). De huidige verwachte trend voor het jaar 2013 en verder is dat er op landelijk niveau nog maar een klein aantal regionale SSC's actief zal zijn. Voor Equalit is het noodzaak om bijtijds op deze ontwikkelingen in te springen. Zowel toekomstige maatschappelijke- als marktontwikkelingen zijn op voorhand niet goed in te schatten. Op de lange termijn zou de rol van Equalit kunnen verschuiven van leverancier van harde ICT zaken naar een regierol en een functie als kenniscentrum. Om tot een gedegen samenwerking te komen waarbij elke deelnemer "naadloos" aansluit op de ander zijn er richtlijnen opgesteld voor het samenwerkingstraject. Equalit hanteert de volgende uitgangspunten waarbij de keuze van de partners in het samenwerkingsverband elkaar moeten: 1. Deelnemers moeten complementair/versterkend zijn aan elkaar op bedrijfsmatig en/of op strategische vlak; 2. Gezonde verhouding tussen grote en kleine gemeenten (evenwicht Deelnemersraad); 3. Er wordt door alle deelnemers gestreefd naar "gezamenlijke" zelfstandigheid. Doorgroeien voor Equalit betekent dat ze een gebied vertegenwoordigt met ruim 200.000 inwoners en dat haar daadkracht, slagkracht en innovatief vermogen toeneemt. Voor de subsidie en stimuleringsprogramma's van de nationale overheid wordt Equalit als voorloper en unieke organisatie een gesprekspartner voor nieuwe projecten en subsidies gezien. Hier liggen voor Equalit kansen om zich met behulp van de nationale overheid verder te ontwikkelen.

Juni 2010

Pagina 3 2 / 3 5


Üfualit 5.2 Vervolgstappen Deze Strategische kadernota is primair gericht aan het college van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad van de gemeente Oosterhout. Namelijk, primair dient dit document ter besluitvorming waarin het bestuur kadergevend is richting de uitvoeringsorganisatie Equalit. Secundair is dit document gericht aan de directie van de gemeente Oosterhout, het management van Equalit en de deelnemersraad van de deelnemende gemeenten aan het ICT-samenwerkingsverband. Immers, het besluit van de gemeenteraad inzake de strategische keuzen voor de lange termijn beïnvloed direct de wijze waarop invulling gegeven wordt aan de samenwerking op zich en de dienstverlening. Anders gezegd, de strategische kadenotitie is een richtinggevend- en kaderstellend document voor Equalit om binnen de aangegeven kaders en met de betreffende middelen de gewenste en noodzakelijke groei te realiseren en te implementeren. Om te komen tot een formele opdracht tot uitvoering van het voorstel, dienen de volgende vervolgstappen gezet te worden. 1.

De gemeenteraad van Oosterhout zal een besluit dienen te nemen waarin goedkeuring wordt gegeven aan het uitvoeren van een van de genoemde groeiscenario's voor Equalit. Waarin het advies wordt gegeven om een gematigde groeistrategie aan te houden voor Equalit, omdat dit momenteel de meest passende en optimale groeistrategie voor Equalit is.

2. Vanaf het moment dat de groeistrategie geïmplementeerd gaat worden is het belangrijk dat de Deelnemersraad en de gemeenteraad Oosterhout goed en tijdig worden geïnformeerd over het voortgangsproces. Voorts zal er naast het inrichten van een programmaorganisatie ook een informatiestroom opgang worden gebracht waarin de Deelnemersraad en gemeenteraad Oosterhout worden geïnformeerd over de implementatie van de strategie, de beoogde doelstellingen en (gewenste en ongewenste) neveneffecten daarvan. Om de informatievoorziening en de communicatie (over voortgang groeistrategie) van de Deelnemersraad en gemeenteraad Oosterhout naar de uitvoeringsorganisatie Equalit optimaal vorm te geven is ervoor gekozen om tijdens dit proces één programmaleider en aanspreekpunt aan te houden. Dit is de heer W. Zwijgers (hoofd Equalit) en zijn plaatsvervanger is de heer U. Hollink. 3. De groeistrategie van Equalit zal nauwkeurig in kaart gebracht moeten worden. Een plan van aanpak zal worden opgesteld om de groei van Equalit op evenwichtige wijze te laten plaatsvinden. Hierin wordt vermeld welke gemeenten in principe in Midden en West-Brabantse gemeenten kunnen worden benaderd en op welke wijze. Tevens zal de rol van de bestuurlijke actoren binnen en buiten de gemeente Oosterhout worden omschreven. 4. In 2013 zal een nieuwe situatieschets gemaakt moeten worden op basis van de dan voorhanden zijnde informatie. Hierin zal naast de voortgang van de gekozen groeistrategie ook een doorkijk gemaakt moeten worden naar de toekomstige perspectieven op basis van de dan op handen zijnde trends en ontwikkelingen. In deze studie zullen ook de eventuele effecten en mogelijkheden van nieuwe (organisatie)vormen van organiseren worden opgenomen. Hier kan onder andere gedacht worden aan verdere doorontwikkeling zoals wijziging van de vorm van de

Juni 2010

Pagina 3 3 / 3 5


fgualit Gemeenschappelijke Regeling en het opzetten van een Overheids BV om de effectiviteit en efficiëntie van de uitvoeringsorganisatie Equalit te kunnen blijven waarborgen en/of verder te optimaliseren. 5. Om de groei in aantal deelnemers te realiseren is ervoor gekozen om een "communicatie"strategie te volgen. De methodiek acquisitie wordt ingezet om potentiële gemeenten te overtuigen van de meerwaarde van het samenwerkingsverband Equalit. Het is een gematigde vorm van acquisitie maar de intensiteit ten opzichte van de laatste jaren wordt verhoogd. Daarnaast zal aan de hand van een mark(eting)plan verder vorm worden gegeven aan de wijze waarop potentiële deelnemers kunnen worden geïnteresseerd zich aan te sluiten bij Equalit.

Pagina 3 4 / 3 5 Juni 2010


gualit Bijlage

Gemeenteraad Raadsgriffie v College van burgemeester en wpthniiHprQ

>' Algemeen directeur

Directeur Realisatie Project Management

Directeur Bedrijfsvoering

Alliantiemanagement i

[Programma-man agementi Afdeling Stedelijke Ontwikkeling

Afdeling Sport, Cultuur en Weizijn

Afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving Alliantie Centrum+

Programma Dienstverlening

I Programma Kwaliteit

:i

Afdeling Realisatie en Beheer Woonomgeving

Afdeling Werk, Inkomen en Zorg

Afdeling Informatieen Servicecentrum

Programma Regio

Programma Strategie

Alliantie Samenleving

Afdeling Service en Ondersteuning

Afdeling Bestuur, Control & Advies

Afdeling Regionale Servicediensten i.o.

Figuur 2: Organigram juridische relatie gemeente Oosterhout en Equalit Equalit valt in dit figuur onder de afdeling Regionale servicediensten i.o.

Juni 2010

Alliantie Jong

Pagina 35/ 35

Bijlagen: 1. Strategische Kadernotitie "Dimensies van groei"

Recommend Documents