BIJLAGE II Risico-inventarisatie Zuid-Holland Zuid Jeugdzorg
Nederlands Adviesbureau Risicomanagement
Pagina 1 van 18
Inhoud Financiële risicokaart Imago risicokaart Top 5 van risico`s met de grootste imagogevoeligheid Weerstandssimulatie Top 10 van risico`s o.b.v. financiële invloed Risico categorie matrix Volledige risicolijst
Financiële risicokaart Risico’s waarvan de oorzaken en gevolgen in klassen ingedeeld zijn kunnen geplaatst worden in een risicokaart. De risicokaart geeft inzicht in de spreiding van de risico’s naar kans en gevolg. De nummers in de risicokaart corresponderen met de aantallen risico’s die zich in het desbetreffende vak van de risicokaart bevinden. Een risico dat in het groene gebied zit, vormt geen direct gevaar voor de continuïteit van de organisatie. Een risico dat een score heeft die in het oranje gebied zit, vraagt om aandacht. Een risico dat een risicoscore heeft die in het rode gebied zit vereist directe aandacht om te voorkomen dat de continuïteit van de organisatie wordt bedreigd.
FINANCIEEL GEVOLG
x > € 1.000.000
R1
R2
€ 500.000 < x < € 1.000.000
R9
R16
R18
€ 200.000 < x < € 500.000
R4
R19
€ 50.000 < x < € 200.000
R8 R13
R6 R17
R14 R15
R11
R12
R3
R7
R3
10%
30%
50%
70%
90%
x < € 50.000
Geen financiële gevolgen Kans
Pagina 2 van 18
Imago risicokaart
IMAGO GEVOLG
Landelijk
R8
R7
R10
Regionaal
R6
R16
Plaatselijk
R9
Persoonlijke kring
R17
R15
Individueel
Geen imago gevolgen
R3 R13
R19
R1 R14
R2 R12 R18
10%
30%
50%
70%
90%
Kans
Pagina 3 van 18
De top 5 van risico`s met de grootste imagogevoeligheid Risico ID
Risico oorzaak
Risico gebeurtenis
Risico gevolg
R10
Uitvergroting van specifieke klantsituaties (cases) in de media.
De politiek gaat op individueel casusniveau sturen.
R16
De zorgvraag is te zwaar voor de preventieve voorliggende voorzieningen. De rek in het voorliggende veld is eruit;
De zorgvraag voor duurdere zorg neemt op langere termijn minder af dan verwacht
Het beleid wordt ondermijnd en de financiële en zorginhoudelijke doelstellingen komen in gevaar. Minder bezuinigingen mogelijk dan verwacht; Wachtlijsten
Zorgaanbieders hebben er ook belang bij om hun grootte in stand te houden R7
R6
R9
Grote klachten over de geleverde zorg; De privacyregelgeving wordt niet goed nageleefd (pragmatisch handelen van zorgprofessionals). Opheffing of faillissementen van zorgaanbieders / hulpverleners Onvoldoende samenwerking tussen de professionals; Onvoldoende kwaliteitsniveau van de professional.
Wethouder wordt aangesproken door cliënt of toezichthouder.
De wethouder moet opstappen; De gemeente krijgt een boete opgelegd door het CPB en lijdt imagoschade.
Er ontstaat discontinuïteit van parate kennis en zorg
Stagnatie in intake en/of hulpverlening en kostbare tussentijdse maatregelen dienen te worden genomen Inwoners krijgen niet de juiste hulp op het juiste moment waardoor de zorg niet goedkoper wordt.
Er wordt onjuiste zorg geboden.
Pagina 4 van 18
Weerstandssimulatie
Statistieken
Waarde
Minimum € 26.767 Maximum € 11.671.402 Gemiddeld € 4.861.061 Standaarddeviatie € 1.960.635 Absolute € 13.200.000 maximum Trekkingen 100.000
Zekerheidspercentage
Bedrag
10% 25% 50% 75% 80% 90% 95% 99%
€ 2.240.663 € 3.392.138 € 4.833.636 € 6.269.142 € 6.609.085 € 7.492.042 € 8.165.399 € 9.210.071
Pagina 5 van 18
De top 10 van risico`s o.b.v. financiële invloed Nr. Risico-oorzaak
Risicogebeurtenis
PGB (circa 17% van Jeugdzorgkosten) is op korte termijn niet beïnvloedbaar door gemeenten Begrote budget PGB wordt R2 en serviceorganisatie; overschreden. Onvoldoende budget om gewenste kwaliteit te leveren. Het recht dat huisartsen, medisch specialisten en jeugdartsen direct mogen doorverwijzen naar vrij en niet vrij toegankelijke zorgvormen; Er worden afspraken met aanbieders en gemeenten gemaakt in 2014 Het Rijk geeft laat duidelijkheid over de R1 terwijl op dat moment de financiële meerjarige bijdrage Jeugdzorg aan gemeenten; consequenties niet duidelijk genoeg zijn. Onbekende financiële impact van de kaderstelling 2015 voor zorg in natura voor bestaande cliënten. Onvoldoende inzicht op afspraken met zorgleveranciers (inkoop) SLA`s; R18 Onvoldoende inzicht in de gegevens en de kwaliteit van dienstverlening van de ketenpartners. De zorgvraag is te zwaar voor de preventieve voorliggende voorzieningen. De rek in het R16 voorliggende veld is eruit; Zorgaanbieders hebben er ook belang bij om hun grootte in stand te houden. Onvoldoende samenwerking tussen de professionals;
Risico gevolgen
Invloed (%)
(a) Budgetoverschrijding op meerdere terreinen binnen de gemeenten; 46,28% (b) Macro: overschrijding overheidsuitgaven i.h.k.v. Emu saldo / Wet Hof.
Budgetoverschrijding op meerdere terreinen binnen de gemeente; Gemeenten kunnen geen bindende 21,7% contractbesprekingen aangaan met zorgverzekeraars; De serviceorganisatie moet tussentijds veel budgettair bijstellen/bijsturen.
Onvoldoende geautomatiseerd inzicht hebben om te sturen / rapporteren vanuit regiefunctie.
a. Onjuiste managementinformatie leidt tot verkeerde inkoopbeslissingen; b. Ontevredenheid van cliënten (klachten).
De zorgvraag voor duurdere zorg neemt op langere termijn minder af dan verwacht.
Minder bezuinigingen mogelijk dan verwacht;
9,24%
7,18% Wachtlijsten.
Inwoners krijgen niet de juiste hulp op het juiste moment waardoor de zorg niet goedkoper wordt.
R9
Er wordt onjuiste zorg geboden.
Onvoldoende kwaliteitsniveau van de professional. R19 -
De serviceorganisatie is niet op orde, Extra kosten voor de gemeenten;
5,11%
2,57% Pagina 6 van 18
bijv. op gebied van ICT en contractbeheer.
Onvoldoende afspraken betreffende informatiebeveiliging; R15
Indirecte toename van het aantal beroep en bezwaarprocedures.
Onvoldoende naleving afspraken informatiebeveiliging. De over te komen informatie vanuit financiers en De informatie kan niet gekoppeld R14 aanbieders is van onvoldoende kwaliteit. worden tot goede beleids- en sturingsinformatie. De grote tijdsdruk waaronder in relatief korte tijd verplichtingen worden aangegaan. Er worden nu inrichtingskeuzes R4 gemaakt welke straks niet optimaal / gewenst blijken te zijn.
R17
De bezuiniging op de jeugdzorg is fors (15% in 3 Er ontstaan wachtlijsten in de jaar). beginperiode.
Er wordt gefinancierd o.b.v. de wensen van de zorgaanbieder en onvoldoende bepalende rol vanuit de gemeenten (bijv. zwaardere trajecten dan nodig).
Hoge kosten.
1,45%
a. Sturingsmogelijkheden zijn onvoldoende; b. Belangrijke keuzes kunnen niet worden gemaakt.
1,43%
(a) Jeugdigen worden niet goed geholpen; (b) vertrouwen in de samenwerking van de ZHZ is wankel.
1,23%
Desinvesteringen en extra lasten/begrotingsoverschrijding. Maatschappelijke onrust en discussie in de media.
1,03%
Pagina 7 van 18
Risico categorie matrix Bij een risicoanalyse worden de risico`s benoemd vanuit verschillende invalshoeken, zogenaamde risicocategorieën. Dit komt de volledigheid van het risicoprofiel ten goede.Hieronder ziet u per categorie hoeveel risico`s zijn geïnventariseerd.
Risico categorie
Aantal risico`s
Organisatie
6
Financieel
1
Inhoudelijk
6
Samenwerking
1
ICT
1
Politiek
1
Juridisch
3
Rapportage Pagina 8 van 18
Kans Financieel Imago gevolg gevolg (max)
Nr.
Risico-oorzaak
Risicogebeurtenis
Risicogevolg
R1
Het recht dat huisartsen, medisch specialisten en jeugdartsen direct mogen doorverwijzen naar vrij en niet vrij toegankelijke zorgvormen;
Er worden afspraken met aanbieders en gemeenten gemaakt in 2014 terwijl op dat moment de financiële consequenties niet duidelijk genoeg zijn.
Budgetoverschrijding op 70 meerdere terreinen binnen de gemeente;
Het Rijk geeft laat duidelijkheid over de meerjarige bijdrage Jeugdzorg aan gemeenten;
€ 3.000.000 -
Risicocategorie
Kritieke succesfactor
Organisatie
J De serviceorganisatie beschikt over kennis en kwaliteit op de gebieden van: financiën, inkoop, juridische zaken en monitoring & effectmeting
Gemeenten kunnen geen bindende contractbesprekingen aangaan met zorgverzekeraars;
M Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de serviceorganisatie zijn bepaald door de 17 gemeenten;
De serviceorganisatie moet tussentijds veel budgettair bijstellen/bijsturen.
S Door de 17 gemeenten is er budget beschikbaar gesteld voor de serviceorganisatie.
Onbekende financiële impact van de kaderstelling 2015 voor zorg in natura voor bestaande cliënten. Nr. Beheersmaatregel
R2
1
Budgetmonitoring
47
Herindicatie v.a. 2015
PGB (circa 17% van Begrote budget PGB Jeugdzorgkosten) is op wordt overschreden korte termijn niet beïnvloedbaar door gemeenten en serviceorganisatie;
Uitvoerende afdeling
(a) budgetoverschrijding op 90 meerdere terreinen binnen de gemeenten; (b) macro: overschrijding overheidsuitgaven i.h.k.v. Emu saldo / Wet Hof.
€ 5.000.000 -
Financieel
Fase
E Afspraken maken over acties bij dreigende budgetoverschrijdingen, S Door de 17 gemeenten is er budget beschikbaar gesteld voor de Pagina 9 van 18
Onvoldoende budget om gewenste kwaliteit te leveren.
serviceorganisatie
Nr. Beheersmaatregel
R3
Uitvoerende afdeling
2
Budgetmonitoring
3
Herindicatie v.a. 2015
48
Ontwikkeling van PGB beleid vanaf 2015 voor nieuwe cliënten
De in de GR vastgelegde solidariteit van de samenwerkende gemeenten komt onder druk bij een eventuele aanspraak.
Er is bestuurlijk of politiek geen draagvlak of bereidheid tot het bijdragen op grond van de afspraken over solidariteit (geen implementatie van afspraken in de praktijk)
Onvoldoende individuele controle per gemeente;
30
-
Geen zorg of deel van de zorg niet naar wens van de individuele gemeente; Budgetoverschrijding; discussies bij raden over het bijdragen aan andere gemeenten.
-
Fase
Samenwerking E Afspraken maken over acties bij dreigende budgetoverschrijdingen, L De opdracht vanuit de 17 gemeenten is richtinggevend voor de serviceorganisatie, M Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de serviceorganisatie zijn bepaald door de 17 gemeenten, S Door de 17 gemeenten is er budget beschikbaar gesteld voor de serviceorganisatie
Nr. Beheersmaatregel 8
Uitvoerende afdeling
Fase
De verdeelsleutel tussen gemeenten moet vooraf worden bepaald in de regeling zelf Pagina 10 van 18
R4
9
Aanspreekcultuur tussen de 17 gemeenten stimuleren zodat uitschieters besproken worden (Actie voor regiobestuurder)
39
Scherp in P&C-cyclus verwerken (SO stukken aanleveren)
41
De verdeelsleutel tussen gemeenten dient vooraf te worden bepaald in de regeling zelf
De grote tijdsdruk waaronder in relatief korte tijd verplichtingen worden aangegaan.
Er worden nu inrichtingskeuzes gemaakt welke straks niet optimaal / gewenst blijken te zijn.
(a) Jeugdigen worden niet goed geholpen;
30
€ 400.000
-
Organisatie
(b) vertrouwen in de samenwerking van de ZHZ is wankel; Desinvesteringen en extra lasten / begrotingsoverschrijding.
R5
Nr.
Beheersmaatregel
49
Er wordt een audit georganiseerd o.a. op ICT gebied
In de jeugdhulp kunnen Reacties op zich heftige incidenten incidenten kunnen leiden tot voordoen. ongewenste beleidsaanpassingen (bijvoorbeeld meer regeldruk / protocollering).
Uitvoerende afdeling
Professionals gaan meer tijd 70 besteden aan het voldoen aan regels, waardoor zorg duurder wordt en de cliënt uiteindelijk de dupe is; Politieke druk om het regiobeleid te veranderen (de uitgezette beleidslijn en aanpak wordt ondermijnd).
-
5
Inhoudelijk
Fase
B De jeugdprofessional in het jeugdteam neemt de zorgcoördinatie voor zijn rekening, G De cliënt heeft waar mogelijk, regie over het ondersteuningsplan, M Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de serviceorganisatie zijn bepaald door de 17 gemeenten, Q De huidige preventie Pagina 11 van 18
wordt verbeterd en versterkt door: (1) extra inzet op vroeg signalering op vindplaatsen, (2) ouderparticipatie en (3) het werken met evidencebased methodieken Nr. Beheersmaatregel
Uitvoerende afdeling
10
Calamiteitenplan
11
Transparantie bewerkstelligen: in kaart brengen van de oorzaken en lessen uit trekken (door SO en jeugdteam)
12
Bij incidenten is de regiobestuurder leidend bij de lokale communicatie (eenheid van bevel).
13
Het besef dat incidenten er altijd zijn. Individuele casus mag geen beleidsverandering bewerkstelligen. Opnemen in Governance
R6
Opheffing of faillissementen van zorgaanbieders / hulpverleners
R7
Grote klachten over de Wethouder wordt aangesproken door geleverde zorg; cliënt of De privacyregelgeving toezichthouder. wordt niet goed nageleefd (pragmatisch handelen van
Er ontstaat discontinuïteit van parate kennis en zorg
Stagnatie in intake en/of hulpverlening en kostbare tussentijdse maatregelen dienen te worden genomen
50
€ 200.000
4
Inhoudelijk
De wethouder moet opstappen;
50
-
5
Juridisch
Fase
De gemeente krijgt een boete opgelegd door het CPB en lijdt imagoschade.
Pagina 12 van 18
zorgprofessionals). R8
R9
Het niet signaleren en identificeren van de zwaarte van de zorgvraag.
Er wordt niet tijdig professionele zorg verleend.
Er dient zwaardere zorg te worden ingezet;
Onvoldoende samenwerking tussen de professionals;
Er wordt onjuiste zorg geboden.
Inwoners krijgen niet de juiste 50 hulp op het juiste moment waardoor de zorg niet goedkoper wordt.
Onvoldoende kwaliteitsniveau van de professional.
30
€ 200.000
5
Inhoudelijk
€ 1.000.000 3
Inhoudelijk
Er kunnen zich persoonlijke incidenten voordoen.
Nr. Beheersmaatregel 50
Clausule in contracten / controle op naleving
51
Actief handelen bij gegrond gebleken klachten
De politiek gaat op Het beleid wordt ondermijnd R10 Uitvergroting van specifieke klantsituaties individueel en de financiële en (cases) in de media. casusniveau sturen. zorginhoudelijke doelstellingen komen in gevaar.
Uitvoerende afdeling
70
-
5
Politiek
Fase
F De cliënt heeft bij het gesprek aan tafel keuzemogelijkheden, G De cliënt heeft waar mogelijk, regie over het ondersteuningsplan, N Wij stimuleren initiatieven welke leiden tot de afbouw van zware zorg, Q De huidige preventie wordt verbeterd en Pagina 13 van 18
versterkt door: (1) extra inzet op vroeg signalering op vindplaatsen, (2) ouderparticipatie en (3) het werken met evidencebased methodieken Nr. Beheersmaatregel
Uitvoerende afdeling
14
Hoe vaak en door wie wordt de hardheidsclausule gebruikt (nog nader uitwerken)
15
Verantwoordingsverplichting / zelf betalen bij gebruik hardheidsclausule
16
SO gaat in overleg met college een besluit nemen
17
Verordening is leidend
18
Besef dat incidenten er altijd zijn. Individuele casus mag geen beleidsverandering bewerkstelligen. Opnemen in Governance.
19
Bij incidenten is de regiobestuurder leidend bij de lokale communicatie (eenheid van bevel)
R11 Individuele Precedentwerking gerechtelijke uitspraken
De beleidsruimte wordt 10 ondermijnd en de financiële doelstellingen komt in gevaar
€ 50.000
-
Juridisch
R12 Verschillen in tempo van inwerkingtreding van de individuele decentralisaties
Beoogde efficiency en 90 effectiviteitsvoordelen worden niet behaald
€ 50.000
-
Organisatie
€ 200.000
-
Organisatie
De gewenste integraliteit wordt niet tijdig gerealiseerd
De zorg welke wordt Cliënten krijgen niet op het R13 Onvoldoende kennis van hulpvragen van de ingekocht past niet juiste moment de meest doelgroepen bij de bij de hulpvraag of passende zorg
30
Fase
Pagina 14 van 18
wordt onvoldoende gemeenten en de samenwerkingspartners ingekocht R14 De over te komen informatie vanuit financiers en aanbieders is van onvoldoende kwaliteit
De informatie kan niet gekoppeld worden tot goede beleids- en sturingsinformatie
a. Sturingsmogelijkheden zijn 70 onvoldoende
De rek in het voorliggende veld is eruit; Zorgaanbieders hebben er ook belang bij om hun grootte in stand te houden
-
Organisatie
€ 200.000
2
Juridisch
b. Belangrijke keuzes kunnen niet worden gemaakt
R15 Onvoldoende afspraken Indirecte toename Hoge kosten betreffende van het aantal beroep en informatiebeveiliging; bezwaarprocedures Onvoldoende naleving afspraken informatiebeveiliging. R16 De zorgvraag is te zwaar voor de preventieve voorliggende voorzieningen.
€ 200.000
70
De zorgvraag voor Minder bezuinigingen mogelijk 70 duurdere zorg neemt dan verwacht; op langere termijn Wachtlijsten minder af dan verwacht
€ 1.000.000 4
Inhoudelijk
N Wij stimuleren initiatieven welke leiden tot de afbouw van zware zorg,
O Versterken jeugdteams door het verder optimaliseren van de kennis en kunde rond probleemoplossing in de 1e lijn, Q De huidige preventie wordt verbeterd en versterkt door: (1) extra inzet op vroegsignalering op vindplaatsen, Pagina 15 van 18
(2) ouderparticipatie en (3) het werken met evidencebased methodieken Nr.
Beheersmaatregel
Uitvoerende afdeling
26
Monitoren verhouding lichte-zware zorg (SO)
27
In kaart brengen wat werkt (interventies)
28
Bijsturen, scherp zijn op waar geld aan uitgeven: preventie 1e / 2e ?
29
Onafhankelijke stichting JT = toetsend of echt zwaar
30
JT beter in positie brengen om zware gevallen af te vangen (wat werkt in de eerste lijn?)
31
SO onderneemt initiatieven om het jeugdteam te versterken
Er ontstaan R17 De bezuiniging op de jeugdzorg is fors (15% wachtlijsten in de in 3 jaar) beginperiode
Maatschappelijke onrust en discussie in de media
50
€ 200.000
R18 Onvoldoende inzicht op afspraken met zorgleveranciers (inkoop) SLA`s;
a. onjuiste managementinformatie leidt tot verkeerde inkoopbeslissingen
90
€ 1.000.000 -
Onvoldoende inzicht in de gegevens en de kwaliteit van dienstverlening van de ketenpartners
Onvoldoende geautomatiseerd inzicht hebben om te sturen / rapporteren vanuit regiefunctie
b. ontevredenheid van cliënten (klachten)
2
Fase
Inhoudelijk
Informatisering A Wij zorgen voor een gedragen systeem waarin je ziet of een gezin al ergens in zorg is en waarmee wij de financiën kunnen monitoren, D Heldere output afspraken vastleggen, E Afspraken maken over acties bij dreigende budgetoverschrijdingen, I De jeugdteams Pagina 16 van 18
beschikken over een goed budgetinformatiesysteem, J De serviceorganisatie beschikt over kennis en kwaliteit op de gebieden van: financiën, inkoop, juridische zaken en monitoring & effectmeting P In de contracten met de jeugdteams bouwen wij prikkels voor kostenbewustzijn in, R Afspraken maken met de serviceorganisatie over periodiek te leveren rapportages m.b.t. budget van jeugdteams,
S Door de 17 gemeenten is er budget beschikbaar gesteld voor de serviceorganisatie
Nr. Beheersmaatregel 42
Onderdeel van afspraken maken dat gegevens gedeeld worden
43
Afspraken zijn SMART en eenduidig
44
In 2015 periodiek checken met zorgaanbieders of de gegevens juist zijn
Uitvoerende afdeling
Fase
Pagina 17 van 18
R19 -
De serviceorganisatie is niet op orde, bijv. op gebied van ICT en contractbeheer
Extra kosten voor de gemeenten;
50
€ 500.000
Organisatie
Er wordt gefinancierd o.b.v. de wensen van de zorgaanbieder en onvoldoende bepalende rol vanuit de gemeenten (bijv. zwaardere trajecten dan nodig).
Nr. Beheersmaatregel 52
-
Uitvoerende afdeling
Fase
In de raming voor ICT is rekening gehouden met een stelpost voor tegenvallers/onvoorzien.
Pagina 18 van 18
