UITNODIGING ALGEMENE LEDENVERGADERING 27 MAART 2013 “De Woonkoepel” zwolle 23 februari 2013 Huurdersbelangenvereniging Postbus 1239 8001 BE Zwolle Hierbij wordt u uitgenodigd voor de Algemene Ledenvergadering die zal plaatsvinden op 27 maart 2013 in het Cultuurhuis aan de Werkerlaan 1 in Stadshagen Aanvang 20.00 uur Tijdens de vorige ledenvergadering is besloten dat het huidige bestuur a.i. op de vergadering in maart 2013 haar zetels ter beschikking zal stellen voor een nieuw bestuur. Een wervings- en selectiecommissie heeft haar werkzaamheden afgerond. Het voorstel voor de nieuwe bestuurssamenstelling treft u aan in bijlage …. De Agenda voor deze avond; • Opening door de voorzitter • Mededelingen • Inkomende en uitgaande post • Vaststellen agenda • Behandeling verslag ALV 25 oktober 2012 (zie bijlage 1) • Verslag secretaris 2012 (zie bijlage 2) • Financiën Woonkoepel - toelichting op de jaarrekening door de penningmeester (verslag wordt op ALV uitgereikt) - verslag kascontrolecommissie (zie bijlage 3) - goedkeuren jaarrekening - benoemen kascontrolecommissie voor jaarrekening 2013 • Benoemen nieuw bestuur - presentatie door werving en selectiecommissie (zie bijlage 4) - kandidaten stellen zichzelf voor (voor korte cv zie bijlage 5) - stemmingen en benoeming nieuw bestuur (formulier om bij volmacht te stemmen zie bijlage 6) • Pauze • Huurbeleid 2013 e.v. Een toelichting op de nieuwe landelijke wetgeving en op de inzet van het bestuur om de huur bij SWZ te matigen door Sylvo Gaastra van de Woonbond. Debat met de zaal over het huurbeleid van SWZ voor de komende jaren. • Rondvraag • Sluiting vergadering Na afloop van de vergadering is er gelegenheid om onder het genot van een hapje en drankje nader kennis te maken met het nieuwe bestuur. Bijlage: 1 Verslag Algemene Ledenvergadering Huurdersbelangenvereniging HBV De Woonkoepel Zwolle Datum: donderdag 25 oktober 2012 Plaats: Wijkcentrum De Bolder Dobbe 29, Zwolle Aanwezige bestuursleden (a.i.): - de heren H. Eikenaar? (waarnemend voorzitter), Th. W.J.C. van den Berg? (penningmeester), A.W. Bunning? (2e penningmeester) en J. van Ek? (betrekken jongeren bij de ?Woonkoepel) - de dames H. van den Hof ?(secretaris) en D. Weegenaar – Bosch? (2e secretaris) Afmeldingen: mevr. K. Jurgens, dhr./mevr. J.W. Wever, dhr./mevr. G. Wiegers Aanwezige gasten: mevr. E. Faddegon (notuliste) Aantal aanwezige leden: 35 aantal volmachten 20 1. Opening door de voorzitter Dhr. Eikenaar heet iedereen om 20.15 uur van harte welkom, waarna de ad-interim bestuursleden zich kort voorstellen. Mededelingen - Er zijn drie afmeldingen ontvangen (zie bovenstaand). - De heer Van Ek is in de vorige Algemene Ledenvergadering gekozen in het interim bestuur. Omdat hij op dat moment ook deel uitmaakte van de kascommissie mocht hij, volgens de regels, niet als bestuurslid gekozen worden. Pas na vertrek uit de kascommissie kan hij toetreden tot het bestuur. Binnen het bestuur is besloten dat de heer Van Ek tot aan deze Algemene Ledenvergadering wel als bestuurslid meedraait en dat hij per deze vergadering officieel terugtreedt als kascommissielid. De heer van Ek geeft aan dat hij per direct terugtreedt als kascommissielid. Hierop wil de heer Eikenaar het voorstel voor bestuursdeelname in stemming brengen.
De heer K geeft aan dat de heer Van Ek pas morgen mag aantreden omdat hij vanavond als kascommissielid nog verantwoording moet afleggen. Vanuit de zaal is de reactie dat de kasgegevens over 2011 in de vorige vergadering al goedgekeurd zijn en de heer Eikenaar vult aan dat de Algemene Ledenvergadering gesteld heeft dat de kascommissie goed werk geleverd heeft. Vanuit de zaal wordt gevraagd of de benoeming statutair mag omdat het geen agendapunt is? Het bestuur geeft aan dat het puur om een bevestiging gaat van wat de vorige vergadering al besproken is. Het bestuur besluit dit verder onder agendapunt 3 (vaststellen agenda) te behandelen. - Het bestuur heeft geparticipeerd in de benoeming van twee leden van de klachtenadviescommissie van SWZ. - Het bestuur heeft de selectieprocedure voor het nieuw te vormen bestuur onderhanden genomen. Begin november volgt de advertentie voor de werving van bestuursleden. Onder punt 8 wordt dit verder toegelicht. 2. Ingekomen en uitgaande post Er zijn diverse ingekomen en uitgaande poststukken, waaronder correspondentie met de Woonbond, bankafschriften, diverse klachten van bewoners en correspondentie met SWZ over de Samenwerkingsovereenkomst. Verder is er een brief van de heer Th. Van den Berg ontvangen. Het postboek ligt deze avond ter inzage voor de aanwezigen. Hiermee is de vergadering akkoord. Het bestuur heeft SWZ per brief laten weten dat De Woonkoepel negatief adviseert over het verhalen van de gemeentelijke heffing van rioolrechten op de huurders. SWZ beraadt zich nu en het bestuur wacht de uitkomst hiervan af. De heer K laat weten dat hij over de rioolrechten een brief gestuurd heeft aan het bestuur en dat hij het betreurt dat hij hierop geen reactie ontvangen heeft. De heer Eikenaar geeft nogmaals aan dat het bestuur de reactie van SWZ afwacht. 3. Vaststellen agenda De heer Eikenaar stelt voor een extra agendapunt toe te voegen en wel de bevestiging van de benoeming van de heer Van Ek als bestuurslid. Dit wordt als agendapunt 3a behandeld. De heer K heeft een verzoek gedaan tot wijziging van de agenda waarop de heer Eikenaar aangeeft dat het bestuur de agenda opstelt en dat kort voor de vergadering geen actie meer genomen kan worden om dergelijke aanpassingen te doen. Vanuit de zaal wordt het verzoek gedaan om agendapunt 10 (kascontrolecommissie) na agendapunt 7 (conceptbegroting) te behandelen. Hiermee zijn de financiële agendapunten bij elkaar geplaatst. De vergadering is hiermee akkoord. Verder wordt ook agendapunt 11 (vaststellen verslag ALV 26 juni) naar voren gehaald en als agendapunt 3b behandeld. 3a. Bevestiging benoeming de heer Van Ek als bestuurslid Zoals eerder op de avond al toegelicht kan de heer Van Ek pas tot het bestuur toetreden na aftreden binnen de Kascommissie. Dit is inmiddels rond. De heer Eikenaar vraagt de vergadering in te stemmen met de benoeming van de heer Van Ek. Met algemene stemmen wordt de benoeming geaccordeerd. Deze benoeming gaat officieel per 26 oktober in. 3b Vaststellen verslag ALV van 26 juni 2012 (oorspronkelijk agendapunt 11) Pag. 4: in het verslag is opgenomen dat de penningmeester decharge wordt verleend. Een aanwezige van de ALV geeft aan dat er decharge verleend is aan het bestuur. De heer Eikenaar is hier niet mee akkoord en geeft aan dat deze zinsnede juist op deze manier in het verslag is opgenomen. Reden is dat het bestuur niet bekend was met de stukken. De heer K laat weten dat de heer Gaastra, zoals ook in het verslag vermeld, heeft voorgesteld om decharge aan het bestuur te verlenen maar dat dit niet rechtsgeldig was en daarom niet in stemming gebracht is. Over dit punt blijft er discussie maar de heer Eikenaar vervolgt de vergadering. Pag. 4: ‘De boekhouding is daarna aan een accountant voorgelegd'. De heer de Rooij geeft aan dat deze zin niet juist is. De zin had moeten zijn: ‘De boekhouding had daarna aan een accountant voorgelegd kunnen worden'. Pag. 7: De heer de Rooij vraagt waarom er nog geen nieuw bestuur is terwijl dit in het verslag wel is toegezegd. Het bestuur reageert dat er profielen opgesteld zijn, een sollicitatiecommissie aangesteld wordt en dat het niet gelukt is om een nieuw bestuur voor te stellen. Pag. 8: De zaal vraagt of oude bestuursleden ook moeten solliciteren, ja dat klopt. Ook de huidige bestuursleden moeten aan de profielen voldoen en solliciteren. De sollicitaties lopen allemaal via de aangestelde sollicitatiecommissie. Bovenstaande op- en aanmerkingen worden toegevoegd aan het verslag.
4. Presentatie werkboek (wordt mondeling toegelicht Mevr. Weegenaar-Bosch geeft een toelichting. Om tot een nieuw bestuur te komen is een nieuwe bestuursstructuur opgesteld met richtlijnen voor huurders en bewonerscommissies, procedures en met profielen van bestuursleden. Hierbij heeft het bestuur ondersteuning gekregen van de Woonbond. Het volledige werkboek is na te lezen op de website of in papieren vorm aan te vragen via postbus 1239, 8001 BE Zwolle. Het bestuur nodigt de leden uit om kennis te nemen van het werkboek en, wanneer er aanvullingen gewenst zijn, die op korte termijn door te geven. Eén van de wijzigingen in de procedures is dat bewonersverenigingen voor 1 juli een begroting moeten indienen met plannen voor het volgend jaar. In samenspraak met de bewonersverenigingen wil het bestuur tot een eerlijke verdeelsleutel komen voor de bijdragen in activiteiten. Met al deze werkzaamheden is het niet gelukt om de vergadering vanavond nieuwe bestuursleden voor te stellen. Een aanbevelingscommissie wordt door het bestuur samengesteld (uit niet-bestuursleden) die in de Ledenvergadering van voorjaar 2013 een nieuw bestuur wil presenteren. In deze aanbevelingscommissie denken we o.a. aan wellicht iemand van de Woonbond (mede afhankelijk van de kosten), een onafhankelijk lid en iemand uit een andere huurdersvereniging. Reacties: Volgens de zaal betreft het een wijziging van de werkwijze maar geen nieuwe bestuursstructuur. Een van de aanwezigen is het niet eens met de toevoeging om alleen leden van onbesproken gedrag in het bestuur toe te laten. Verder wordt gevraagd of kandidaten 100% aan een profiel moeten voldoen of dat het profiel als richtlijn wordt gezien. Het bestuur bevestigt dat dit een richtlijn is en dat het bestuur een voorstel aan de Algemene Ledenvergadering zal doen voor kandidaten en dat de Vergadering hierin beslist. Verder stelt de Algemene Ledenvergadering de voorzitter aan, de rest van de functies wordt benoemd door het bestuur zelf. Het voorstel om uit de gekozen bestuursleden ook de functies van secretaris en penningmeester door de Ledenvergadering te laten aanwijzen wordt in stemming gebracht. Tegen dit voorstel stemmen 12 personen (incl. machtigingen), één lid stemt blanco. Hiermee is dit voorstel verworpen. 5. Jaarverslag en financiële verantwoording 2011 door de penningmeester De heer Van den Berg geeft aan dat hij geprobeerd heeft een systeem op te zetten dat transparant is en eenvoudig overdraagbaar aan een nieuwe penningmeester. Verder betreurt hij het dat afspraken met de individuele bewonerscommissies eerder niet zijn vastgelegd. De Woonkoepel ontvangt per woning € 5,50. Dit staat los van de huurpenningen die huurders betalen. Voor de vergoeding aan bewonersverenigingen moet nog een sleutel gevonden worden. Uit dit bedrag moeten de activiteiten en bestuurlijke kosten betaald worden. De heer Van den Berg zegt toe dat op de eerstvolgende bestuursvergadering over deze kosten gesproken wordt en dat aansluitend overleg met de bewonersverenigingen volgt. Aanpassing in het verslag van de penningmeester: Onder begroting 2013 staat vermeld ‘… tot maart € 2013'. Het euro-teken is hier per abuis opgenomen en is onjuist. Reacties: de aanwezigen schrikken van de kosten behorende bij de ondersteuning vanuit de Woonbond. Het bestuur reageert dat bij het opvragen van de offerte SWZ al toegezegd heeft deze kosten te willen dragen. De heer Van den Berg heeft hiervan een schriftelijke bevestiging gevraagd. Voor de begroting 2012 wordt aan SWZ suppletie aangevraagd vanwege de overschrijding van de begroting. Volgens de Samenwerkingsovereenkomst keert SWZ geen extra bedrag uit maar het bestuur heeft gemeend toch een aanvraag hiervoor in te dienen. Over de conceptbegroting 2012: waarom zijn de kosten van de Woonbond opgehoogd van € 6.000 naar € 10.000? Het bestuur reageert dat zij graag deskundige ondersteuning hebben in deze roerige tijden en dat dit bedrag inclusief de contributie aan de Woonbond is. Eén van de aanwezigen hindert de vergadering en stelt zich voor als Menno Berend de Vries. Omdat hij geen lid is en de vergadering verstoord wordt hij verzocht de zaal te verlaten. Pas na herhaaldelijk verzoek vertrekt hij. 6. Jaarverslag 2011 van de secretaris (is opgenomen in de nieuwsbrief van april 2012) In dit verslag is de participatie van het bestuur in de visitatiecommissie van SWZ helaas niet vermeld. De heer K wil graag opmerken dat de advisering voor de benoeming van de twee nieuwe commissarissen in de Raad van Commissarissen van SWZ niet vooraf aan de Ledenvergadering is voorgelegd. De heer Eikenaar geeft aan dat hij het betreurt als er fouten gemaakt zijn bij de berichtgeving aan de Ledenvergadering, maar dat dit niet meer aan te passen is en inmiddels achter ons ligt. Hiermee is het verslag goedgekeurd.
7. Conceptbegroting 2013 (bijlage) Met de eerdere toelichting van de heer Van den Berg en de reacties bij agendapunt 5 behoeft dit agendapunt geen verdere bespreking. 10. (conform agendawijziging) Kascontrolecommissie (instellen nieuwe kascontrolecommissie) De heer De Zwarte is nog lid van de kascommissie maar zegt hierbij zijn betrokkenheid op. Betekent dat er drie nieuwe leden gezocht worden om zitting te nemen in de Kascontrolecommissie. Vanwege mogelijke belangenverstrengeling kunnen dit geen leden van bewonersverenigingen zijn. De volgende leden stellen zich beschikbaar en worden door de vergadering geaccordeerd. Els Rodink, Trijn Hovenkamp en de heer Van Bruchem. De heer Eikenaar bedankt deze leden voor hun aanmelding. 8. Presentatie selectieprocedure en werving nieuwe bestuursleden Dit agendapunt is onder agendapunt 4 – ‘Presentatie werkboek' uitgebreid besproken en behoeft geen verdere toelichting. 9. Participatie van leden (door dhr. K. ingebracht) De heer K. leest een notitie voor met de volgende strekking: Leden willen de recente bestuursperikelen graag achter zich laten. Het is jammer dat er weinig tot geen animo is voor bestuursfuncties, vooral vanuit jongeren. Er is discussie over de werkwijze conform de (wettelijke) richtlijnen of het werken naar de geest van de letter. Verder heeft de Commissie van goede diensten veel waarde gehecht aan persoonlijke integriteit. Een van de conclusies is dat er helaas onvoldoende bestuurlijke kennis aanwezig is en er te weinig aandacht voor de belangenbehartiging van de leden is. Verder ontbreken er acties voor het aantrekken van nieuwe leden. Wel mogen wij bestuurders bedanken voor hun inzet en meegeven dat deze vereniging een zaak is van ons allemaal. Hierna dankt hij de aanwezigen voor de aandacht. 12. Rondvraag 1. De heer De Zwarte vraagt of er nieuws is over de renovatie van de Pieter Steynstraat? De heer Eikenaar geeft aan dat hierover geen contact geweest is met SWZ en dat het bestuur geen signalen van huurders ontvangen heeft. De heer De Zwarte geeft aan dat hierover meerdere stukken in de krant gestaan hebben en vraagt het bestuur bij SWZ navraag te doen. De heer Eikenaar zegt dit toe. 2. Vanuit de zaal: wanneer volgt de tweede betaling aan de bewonersverenigingen? De heer van den Berg geeft aan een besluit van het bestuur nodig te hebben voor de uitbetaling. 3. De heer De Rooij vraagt of het bestuur bekend is met het voornemen van SWZ om 42 woningen te verkopen in de Muziekwijk? Het bestuur geeft aan dat er afgelopen week informatie over ontvangen is maar dat er nog geen standpunt over ingenomen is. De heer De Rooij wil het standpunt graag vernemen omdat dit veel impact heeft op de Zwolse woningmarkt. De heer Eikenaar zegt toe hierop terug te komen. 4. Vanuit de zaal: verzoek om op de volgende vergadering te agenderen hoe om te gaan met stemming bij volmacht. Verder wordt verzocht om een standaard machtigingsformulier voor bewonersvergaderingen. Dit kan op de site geplaatst worden met de toevoeging waar de machtiging betrekking op heeft (welke stemming). De heer Eikenaar zegt toe dit de volgende vergadering te agenderen. 5. Vanuit de zaal: mevrouw geeft aan dat zij twee ledenvergadering heeft bijgewoond en het bijzonder jammer vindt dat er alleen over bestuursperikelen gesproken wordt terwijl het over bewonerszaken zou moeten gaan. Verder vindt ze de sfeer niet plezierig. De heer Eikenaar beaamt dit. 6. De heer Meijeringh: vraagt naar de behandeling van de brief van de heer Van den Berg. De heer Eikenaar geeft aan dat met de heer Van den Berg is afgesproken hier op een later moment op terug te komen. 13. Sluiting vergadering De heer Eikenaar dankt de aanwezigen voor hun inbreng en nodigt iedereen uit voor een drankje. Vervolgens sluit hij om 22.26 uur de vergadering. Bijlage 2 Jaarverslag HBV De Woonkoepel In 2012 heeft de Huurdersbelangenvereniging De Woonkoepel zich ingezet om de belangen van de SWZhuurders te vertegenwoordigen. De Woonkoepel is betrokken geweest bij de werving en selectie van twee nieuwe leden voor de klachtencommissie van de gezamenlijke Zwolse corporaties. Tijdens de ALV van 26 april 2012 hebben de leden besloten om een commissie van goede diensten (CVGD) samen te stellen om de interne organisatie van de Woonkoepel te onderzoeken. Er was veel onrust en onduidelijkheid wat betreft het functioneren van de bestuursleden. Een drietal leden van De Woonkoepel heeft deze taak op zich genomen en voerde gesprekken met bestuursleden en oudbestuursleden, zij rapporteerden hun bevindingen in de ALV van juni 2012. Er zijn geen frauduleuze handelingen geconstateerd, wel is een uitgebreid aantal aanbevelingen gedaan ter verbetering van de interne organisatie en financiële administratie. Tijdens deze ALV van juni 2012 zijn de zittende bestuursleden allen teruggetreden en is er een interimbestuur benoemd, bestaande uit drie leden van het “oude “bestuur en drie nieuwe leden. Dit interim-bestuur kreeg als opdracht lopende zaken af te ronden, de werving en selectie van een nieuw bestuur voor te bereiden, competentieprofielen voor nieuwe bestuursleden te formuleren, de
aanbevelingen van de Commissie van Goede Diensten uit te werken, eventueel voorstellen te doen aan de ALV en de ALV van oktober voor te bereiden. Bewonersverenigingen Het contact met de bewonersverenigingen is verstevigd. De Woonkoepel en de besturen van de verenigingen weten elkaar steeds beter te vinden. Over een aantal zaken waarover onduidelijkheid bestond zoals aanvragen van een financiële bijdrage, verantwoording van ontvangen gelden etc. zijn afspraken gemaakt die in 2013 nog een vervolg krijgen. De Woonkoepel heeft een actieve rol gehad bij het ondersteunen van een initiatief tot het oprichten van een nieuwe bewonersvereniging. Dit proces loopt door in 2013. Samenwerkingsovereenkomst De Woonkoepel en SWZ hebben in 2011 een nieuwe samenwerkingsovereenkomst getekend, waarin de verhoudingen tussen beide partijen uiteen zijn gezet. Deze afspraak is ook voor 2012 geldig. Als huurdersbelangenvereniging heeft De Woonkoepel adviesrecht over verschillende onderwerpen, zoals woonruimteverdeling, onderhoudsbeleid, wijkvernieuwing en huurbeleid. Instemmingsrecht is van toepassing bij het wijzigen van het huurreglement. Voortvloeiend uit de samenwerkingsovereenkomst is een aantal onderwerpen benoemd in de prestatieafspraken die De Woonkoepel en SWZ hebben gemaakt over belangrijke onderwerpen. Rioolheffing SWZ heeft aan de Woonkoepel instemming gevraagd om het huurcontract en de huurvoorwaarden te wijzigen inzake de rioolheffing .De Woonkoepel is er geen voorstander van dat overheidsheffingen via de verhuurder worden geïnd. SWZ moet een eigenstandig huurbeleid kunnen voeren ten aanzien van de kale huur en de servicekosten . De Woonkoepel stemt dus niet in met de voorgestelde wijziging van het huurcontract en huurvoorwaarden Spreekuur Medio 2012 heeft het bestuur besloten dat het spreekuur geen structureel karakter krijgt. De opkomst liet te wensen over, bovendien zoeken huurders contact met De Woonkoepel via mail/ post wanneer er problemen zijn waarbij advies of hulp van De Woonkoepel gewenst is. Klachten worden besproken met de indiener, zo nodig direct doorgespeeld naar SWZ en komen terug op het regulier overleg met de bestuurder. Vergaderingen De Woonkoepel heeft in 2012 1 x per maand een reguliere bestuursvergadering gehouden. Ook is er tussentijds overleg geweest tussen bestuursleden, in wisselende samenstellingen, wanneer dat nodig was. Er is dit jaar geen sprake geweest van een zomerstop. In de bestuursvergaderingen zijn verschillende onderwerpen aan de orde geweest zoals statuten, nieuwsbrief, huurverhoging, prestatieafspraken, gesprek Raad van Commissarissen, taak- en functieomschrijving bestuursleden, plan van aanpak, financiële zaken, wijziging vergaderlocatie, klachtenbehandeling en deskundigheidsbevordering. 4 keer is er vergaderd met SWZ. Deskundigheidsbevordering Leden van het Bestuur hebben deel genomen aan de symposia energiebesparing en huurbeleid, Provinciale vergaderingen van de Woonbond en het Regiosymposium van de Woonbond. Samenstelling bestuur Het bestuur van De Woonkoepel bestond in 2012 tot de A.L.V. van juni 2012 Uit de volgende personen: De heer J.H.A. Croese (voorzitter tot april 2012) De heer H. Eikenaar (tijdelijk waarnemend voorzitter) De heer F. de Rooij (penningmeester) De heer E.G. Kiffers Mevrouw H. van den Hof De heer G. Meijeringh Mevrouw D. Weegenaar-Bosch Vanaf juni 2012 bestond het bestuur a.i. uit de volgende personen De heer H. Eikenaar , voorzitter a.i. Mevrouw H. van den Hof, secretaris a.i. Mevrouw D. Weegenaar-Bosch, 2e secretaris a.i. De heer Th. van den Berg, penningmeester a.i. (in december gestopt) De heer A. Buning , 2e penningmeester a.i. De heer J. van Ek, algemeen bestuurslid a.i. De heer Van den Berg is eind 2012 teruggetreden Bijlage: 3 Verslag kascommissie huurderbelangenvereniging “de Woonkoepel” over het verslagjaar 2012 Kascommissie: de heer J. van Bruchem en mevrouw E.J. Rodink-Burger De boeken zijn gecontroleerd op 24 januari 2013 bij de heer Thomas van den Berg thuis.
• De kascommissie heeft de boeken gecontroleerd en de cijfers/bedragen zijn in overeenstemming met de getoonde bankafschriften. De penningmeester kan op grond van deze controle decharge verleend worden. De boekhouding is op 24 januari nog wat rommelig, maar er wordt aandacht besteed aan het op orde brengen van de boekhouding. In een gesprek met de penningmeester blijkt dat er gewerkt wordt aan verdere verbeteringen. Er ontbreekt op een aantal bonnen de vereiste twee handtekeningen. • Er zijn in het verslagjaar een aantal bestuurswisselingen geweest. De kascommissie heeft niet aan de hand van verslagen en/of notulen kunnen controleren of de vrijwilligersvergoedingen terecht uitbetaald zijn. • Er is door de kascommissie geen transparant beleid ten opzichte van het uitbetalen van bedragen aan de verschillende bewoner- en/of huurdercommissies geconstateerd. Het is de commissie niet duidelijk geworden waarop de grote verschillen berusten. In een gesprek met de penningmeester blijkt, dat er gewerkt wordt aan een inzichtelijke regeling. • We hebben geconstateerd dat een vertrokken bestuurslid ook zakelijke banden had met de Woonkoepel. We gaan uit van goeder trouw, maar om misverstanden te voorkomen, is dit niet wenselijk. Zwolle, 19 februari 2013 Handtekening: Handtekening: De kascommissie wil een aantal aanbevelingen doen, naar aanleiding van de kascontrole. Aanbevelingen: • Verder gaan met verbeteren van de boekhouding, waarbij ook aandacht aan het juist ondertekenen van bonnen van bijzondere uitgaven gegeven wordt. • Lijstje met namen van bestuursleden met vermelding van data toetreding en vertrek uit het bestuur per jaar opstellen • Nadenken over duidelijke richtlijnen en afspraken, zodat het helder is waar de afzonderlijke bewoneren/of huurderverengingen op mogen/kunnen rekenen. • In het huishoudelijk reglement opnemen dat bestuursleden (en hun huisgenoten) geen betaalde diensten kunnen leveren aan “de Woonkoepel”. Bijlage: 4 Voordracht aspirant-bestuursleden door sollicitatiecommissie. De selectiecommissie heeft in totaal 12 reacties gekregen op de vacature voor bestuurslid van de Woonkoepel. Uiteindelijk hebben we met 8 aspirant-bestuursleden een persoonlijk gesprek gevoerd. Zonder uitzondering hebben we plezierige gesprekken gehad met bestuursleden in spé die de ambitie hebben om werk te maken van de belangenbehartiging van huurders. Op 27 februari hebben de mensen met elkaar kennis gemaakt en is er gesproken over een portefeuilleverdeling. We hebben met de kandidaten ook besproken welke inhoudelijke rol zij zouden willen spelen in het bestuur. Vandaar dat achter een aantal kandidaten ook een portefeuille is ingevuld. Gezien de continuïteit stelt de commissie voor Daatje Weegenaar-Bosch als voorzitter te benoemen. Wij stellen de ledenvergadering voor de volgende mensen als team te benoemen: Daatje Weegenaar-Bosch voorzitter, algehele leiding, lid db Ard Buning penningmeester, lid db Dick Eikenaar (tot uiterlijk 1-1-2014), inwerken nieuwe leden, lid db Ellen de Groot lid, portefeuille PR/communicatie Petra vd Griend lid, portefeuille leefbaarheid en sociaal beheer Albertus Oosterhof lid, portefeuille betaalbaarheid Faaïzah Rodjan secretaris, lid db Nelly Mackor lid, portefeuille nnb De portefeuilles 2 e secretaris, 2 e penningmeester en vice-voorzitter moeten in nader overleg verdeeld worden. De selectiecommissie is van mening dat ook dit bestuur een permanente werving zou moeten voeren voor actieve leden in de bewonerscommissies en bij de Woonkoepel. Zeker voor de functie van secretaris is het van belang om nu al te kijken naar opvolging. Wij stellen de vereniging voor om in dat kader het bestuur de mogelijkheid te geven een stageplek of trainee-plaats in te vullen voor komende bestuursleden. Sylvo Gaastra, 14 februari 2013 Bijlage:5 Verwijderd i.v.m. niet meer actueel
Bijlage: 6 Volmacht: voor de verkiezing van een nieuw bestuur Formulier om bij volmacht te stemmen: Ondergetekende: Naam: …………………………………………………………………………………….. Straat en postcode: …………………………………………………………………………… Datum: ……………………………………………………………………………………. Verklaart hierbij onderstaande persoon te machtigen voor hem/haar te stemmen. Handtekening: ……………………………………………………………………………….. Gevolmachtigde: Naam: …………………………………………………………………………………… Straat en postcode: …………………………………………………………………………. Datum …………………………………………………………………………………… Handtekening: …………………………………………………………………………. Graag in blokletters invullen Wil eenieder die bij volmacht gaat of mag stemmen dit formulier gebruiken Volmacht: voor de verkiezing van een nieuw bestuur Formulier om bij volmacht te stemmen: Ondergetekende: Naam: …………………………………………………………………………………….. Straat en postcode: …………………………………………………………………………… Datum: ……………………………………………………………………………………. Verklaart hierbij onderstaande persoon te machtigen voor hem/haar te stemmen. Handtekening: ……………………………………………………………………………….. Gevolmachtigde: Naam: …………………………………………………………………………………… Straat en postcode: …………………………………………………………………………. Datum …………………………………………………………………………………… Handtekening: …………………………………………………………………………. Graag in blokletters invullen Wil eenieder die bij volmacht gaat of mag stemmen dit formulier gebruiken
De Woonkoepel zoekt nieuwe bestuursleden. Huurdersbelangenvereniging ‘De Woonkoepel' vertegenwoordigt de belangen van de huurders van woningbouwvereniging SWZ. In verband met het aftreden van het voltallige bestuur per 1 maart 2013, is het interim-bestuur op zoek naar nieuwe bestuursleden, inclusief een voorzitter. Leden van het bestuur voeren namens de huurders overleg met SWZ over verschillende beleids– en werkterreinen. Daarbij adviseren zij SWZ gevraagd en ongevraagd bij te nemen besluiten. Vernieuwen is voor de komende jaren het kernwoord. Daarbij wordt vooral ook gedacht aan communicatie met huurders en bewonerscommissies. Woont u in een woning van SWZ, voelt u zich aangetrokken tot bovenstaande taken, en vindt u het interessant om mee te denken in het vernieuwingsproces, kijkt u dan op www.woonkoepel-zwolle.nl . Een uitgebreide profielschets en specifieke eisen die aan het bestuurslidmaatschap worden gesteld staan op de site of kunt u opvragen bij het secretariaat van de Woonkoepel. De leden van het bestuur ontvangen voor hun werkzaamheden een onkostenvergoeding. Heeft u belangstelling voor het bestuurslidmaatschap, stuur dan een brief met uw motivatie en persoonlijke gegevens naar: De secretaris van Huurdersbelangenvereniging ‘De Woonkoepel' Postbus 1239 8001 BE Zwolle Of mail naar:
[email protected] Uw reactie moet uiterlijk 15 januari 2013 binnen zijn. De gesprekken vinden plaats op 31 januari vanaf 14.00 uur. Voor verdere informatie kunt u bellen met de voorzitter: Dick Eikenaar, tel. 038 4223081, 's avonds tussen 19.00 en 21.00 uur.
Basisprofiel bestuurslid Beleidsbeoordeling 1. heeft maatschappelijke ervaring 2. is maatschappelijke betrokken 3. heeft affiniteit met de vraagstukken van de volkshuisvesting 4. is in staat de Woonkoepel extern te vertegenwoordigen 5. is in staat zich snel te (laten) informeren over nieuwe onderwerpen 6. is in staat boodschappen kernachtig te presenteren 7. is in staat te argumenteren
Achterban- en relatiebeheer 1. is communicatief vaardig in woord en geschrift 2. is in staat om relaties aan te knopen en te onderhouden Beïnvloeding 1. heeft oog voor de belangen van (de) huurders 2. heeft oog voor de positie van de corporatie 3. heeft oog voor de omgeving van de corporatie 4. heeft oog voor de effecten van te maken beleidskeuzes door SWZ Algemeen 1. Heeft kennis van de staturen en huishoudelijk reglement en onderschrijft deze 2. past in een evenwichtige spreiding over de wijken 3. is integer en is loyaal aan genomen besluiten 4. kan bijdragen aan de resultaten van het team 5. is zelfkritisch, kan constructief kritiek geven en kan constructieve kritiek ontvangen 6. heeft de wil om te leren 7. heeft oog voor dienstverlening Spreekuur Het interim-bestuur heeft er voor gekozen het klachtenspreekuur tot na de bestuursverkiezing uit te stellen. Klachten kunnen via
[email protected] en naar HBV De Woonkoepel Zwolle antwoordnummer 2239, 8000 VB Zwolle worden gezonden (postzegel is niet nodig). Postbus1239 8001BE Zwolle ALV 25 oktober 2012 Verslag penningmeester download Financieel overzicht (baten/lasten en balans) 2011 download Handleiding voor bestuurders van huurdersbelangenvereniging ‘De Woonkoepel'. Uitnodiging Algemene Ledenvergadering 25 oktober 2012 Hierbij nodigen wij u uit voor het bijwonen van de algemene ledenvergadering. Deze vind plaats op donderdag 25 oktober 2012 in het Wijkcentrum De Bolder, Dobbe 29, te Zwolle. Aanvang 20.00 uur. Voorwoord. Na aanleiding van de algemene ledenvergadering van 26 juni heeft het interim-bestuur bestaande uit 6 personen (zie bijlage c) de opdracht van de ALV om de lopende gang van zaken te behartigen tot de volgende ALV in oktober. Ook moesten er advies uitgebracht worden over onder andere het verzoek van SWZ voor advies inzake rioolrechten. Daarnaast had het interim-bestuur de opdracht om procedurele zaken voor te bereiden voor de ALV in oktober. Het bestuur heeft ondertussen diverse malen vergaderd met ondersteuning van de woonbond, de financiële verantwoording over 2011 liggen ter inzage op de algemene ledenvergadering, voor de begroting 2013 (zie bijlage b). Verder heeft het bestuur een protocol en profielen opgesteld voor het werven van nieuwe bestuursleden, ook zal er een sollicitatiecommissie worden samengesteld die de kandidaat-bestuursleden zal screenen op hun motivatie en bekwaamheid deze commissie zal bestaan uit drie personen die geen deel uitmaken van het interim-bestuur. Ook hebben wij de samenwerkingsovereenkomst 2012 t/m 2014 met SWZ (door het ontbreken van voldoende handtekeningen) op nieuw bekrachtigd. De aanvraag voor het aanpassen van het standaard huurcontract is door het bestuur zoals verteld op de algemene ledenvergadering van 26 juni 2012 met een negatief advies bij SWZ naar gelegd. Het bestuur gaat zich nu richten op het formeren van een nieuw bestuur en open deze op de algemene ledenvergadering van maart volgend jaar te presenteren, zodat de algemene ledenvergadering de nieuwe bestuursleden inclusief de voorzitter kunnen instaleren. Dit is wat later dan de bedoeling was maar door de vakanties en de andere onderwerpen en er voor te zorgen dat er een goede procedure voor handen is heeft het interim bestuur meer tijd nodig dan was voorzien. Wij hopen dat er in maart een voltallig nieuw bestuur kan worden gepresenteerd die de belangen van de huurders van Woningstichting SWZ voldoende kan en wil behartigen. H. Eikenaar ( voorzitter a.i.) Agenda: 1. Opening door de voorzitter 2. Ingekomen en uitgaande post 3. Vaststellen agenda 4. Presentatie werkboek (word mondeling toegelicht) 5. Jaarverslag en financiële verantwoording 2011 door de penningmeester 6. Jaarverslag 2011 van de secretaris (is opgenomen in de nieuwsbrief van april 2012) 7. Conceptbegroting 2013 (zie bijlage b) 8. Presentatie selectie procedure en werving nieuwe bestuursleden
9. Participatie van leden (dit punt is door dhr. Koelemaij ingebracht) 10. Kascontrole commissie (instellen nieuwe kascontrolecommissie) 11. Vaststellen verslag ALV van 26 juni 2012 12. Rondvraag 13. Sluiting vergadering
Bijlagen: a. Verslag ALV van 26 juni 2012. wordt in de vergadering uitgereikt, cq alleen aan de leden verstuurd b. Verslag penningmeester c. Begroting 2013. d. Samenstelling a.i. bestuursleden. e. Namen en adressen bewonersverenigingen. f. Profielschets nieuwe bestuurders Bijlage b Verslag penningmeester: Algemeen: Na een jaar met interbestuurlijke problemen werd een Commissie van goede diensten in het leven geroepen om aanbevelingen te doen voor een werkbare, solide financiële administratie. Deze administratie moest ook op eenvoudig wijze overgedragen kunnen worden op een volgende penningmeester, dit is gerealiseerd. Er staat een systeem dat eenvoudig overgedragen kan worden. Ook is het “4-ogen”-principe van controle door ons gerealiseerd. De tweede penningmeester maakt regelmatig controles van de administratie. Er is bepaald dat bedragen boven € 200.00 vooraf geaccordeerd moeten worden, bedragen daaronder achteraf. Voor het verslag van de KCC had vooraf een goedkeuring van de balans etc. door het AB moeten plaatsvinden. Dit is kort geleden gebeurd, en wij verzoeken nu om een officieel juiste decharge van het bestuur. Wel is waar valt de verantwoording van 2011 onder het vorige bestuurt, maar nu heeft het zittend bestuur de verantwoording overgenomen. Volgens het mondeling rapport is de administratie van 2011 echter zonder grote problemen. Wel zijn er mogelijke risico factoren vastgesteld – niet door de KCC maar door de CvGD – omdat een voormalig lid van het bestuur bepaalde diensten afrekende terwijl deze ook de bestuursvergoeding ontving. Verder is de bestuursvergoeding van deze persoon betaald aan iemand die niet in het bestuur zat. Dit alles zonder goedkeuring van het bestuur. Actueel Het bestuur worstelde met geërfde problemen en zienswijzen. In het bijzonder gaat het hier over het volgen van de geldende regelgeving, zoals statuten, HHR en wetgeving. Maar de administratie is bij, de verlies/winst en balans 2011 wordt u hierbij gepresenteerd, en het halfjaaroverzicht 2012 (1-6) is ook gereed. De SWO is bekrachtigd; door een omissie van het vorig bestuur was deze niet rechtsgeldig ondertekend door het bestuur, dit is nu hersteld. De budgettering was niet geheel zonder problemen omdat de rekengrondslag voor de subsidies voor de BHV's niet duidelijk is bepaald. Het budget voor de BHV's is nu gesteld op een totaalbedrag zonder specificatie. Dat betekent dat de afzonderlijke BHV's nog niet zijn gespecificeerd in deze begroting. Dit moet nog in onderling overleg met de diverse BHV's vastgesteld worden. Er moet een rekenmodel komen dat voor allen geldt, zonder de WKZ in gevaar te brengen. Er is uitgegaan van maximaal te besteden bedragen. In het bijzonder is hier te melden de BHV's (zie boven), de automatisering en eventuele bedragen voor ondersteuning van de woonbond. Begroting 2012 Door de bekende historie is er beroep gedaan op ondersteuning van de Woonbond. Deze ondersteuning kan men opsplitsen in 3 secties 1. Dagvoorzitter tijdens ALV: de reden hiervan was de onderlinge verdeeldheid binnen het oude bestuur dat van rechtswege de inzet van een dagvoorzitter legitimeert. 2. Ondersteuning tijdens de bestuursvergadering: de heer Profijt heeft dit goed ingevuld 3. Ondersteuning bij het proces van werving en selectie van nieuwe bestuursleden: met als doel de bestuursverkiezing in maart 2013. Aan dit alles zit natuurlijk een kostenplaatje, dat niet in het oorspronkelijk budget was voorzien, wat natuurlijk inherent is aan het probleem dat er ten grondslag aan lag. Begroot was € 6250,00 end dit zal waarschijnlijk ca € 18000,00 worden. De jaarlijkse contributie voor de Woonbond (€ 6300,00) dat hierin is inbegrepen draagt SWZ volgens de SWO. Begroting 2013 De begroting is meer gespecificeerd als in het verleden. Een paar posten vallen daar bij op. 1. Automatisering/website: hier ligt duidelijk behoefte aan verbetering van de externe communicatie en informatieverstrekking. Deze begroting is gebaseerd op twee offertes met een verschillend kostenplaatje en profiel. 2. Scholing: er is een provisorisch bedrag ingezet omdat er geen besluit genomen is over de scholingen die het (nieuwe) bestuur nodig acht. 3. Symposia: het is de bedoeling de communicatie met de huurders te verbeteren door symposia te houden. Deze post is in het geheel niet opgenomen, omdat dit doorgeschoven is naar de toekomst en niet begroot kan worden. 4. Ondersteuning woonbond: is geschat op € 4500,00 de hoop is dat dit afneemt. Een gedeelte van dit bedrag betreft selectie en werving bestuursleden tot maart € 2013. De jaarlijkse contributie wordt door SWZ vergoed, boven op de afdekking van het tekort (deficit). Wg Th.W.J.C. van den Berg
2011
2013
Kosten
Budget
Winst & Verlies 4000 - Vergoedingen bestuur
10.375,00
10.500,00
4060 - Horeca / kantinekosten
573,50
700,00
4300 - KM vergoeding en reiskosten
134,55
200,00
4304 - Scholing en reiskosten scholing
356,50
1.000,00
4306 - representatiekosten
199,95
300,00
4307 - vergaderkosten bestuur
944,80
1.000,00
4400 - Kantoorkosten
247,60
400,00
4402 - Portikosten
230,00
300,00
4403 - contributie en bijdragen
37,64
50,00
4406 - Verzekeringen
921,90
1.100,00
4407 - Automatisering
120,54
3.000,00
4409 - Aparatuur
602,98
100,00
4430 - drukkerijkosten
3.396,53
4.000,00
4440 - Magazines
2.733,56
3.000,00
4450 - spreekuur kosten
80,30
0,00
4500 - Zaalhuur
650,05
850,00
4510 - Horeca alv
560,85
700,00
4520 - Uitnodigingskosten ALV
735,23
900,00
30,00
200,00
4530 - geschenken ed ALV 4600 - Verstrekte subsidies
4.247,96
5.000,00
4610 - Overleg subverenigingen
304,85
0,00
4620 - Horeca / kantinekosten met vernigingen
203,00
0,00
4710 - Bankkosten 4800 - Administratiekosten 4810 - Notariskosten 4820 - woonbond ondersteuning Totaal: Winst & Verlies 7700 huurders volgens SWZ jaarcontributie vergoed door SWZ
76,64
100,00
2.415,76
2.000,00
874,65
0,00
6.228,92
10.800,00
37.283,26
46.200,00 42.350,00 6.300,00 48.650,00
Bijlage d. Namen en functie bestuursleden a.i. Dhr. H. Eikenaar Waarnemend voorzitter Mw. H. van den Hof secretaris Dhr. Th. W.J.C. van den Berg penningmeester Mw. D. Weegenaar-Bosch 2e secretaris Dhr. A.W. Buning 2e penningmeester Dhr. J. van Ek betrekken jongeren bij de woonkoepel Bijlage e Namen en adressen bewonersverenigingen, Bewonersvereniging “Belverdère” Secretaris; dhr. H.C. van Nieuwenhove Frankhuizerallee 522 8014 EC Zwolle Bewonersvereniging BABUTI Secretaris: De heer R.S. Holkema Bastertkamp 30 8014 EC Zwolle Bewonersvereniging Ittersumerbroek Secretaris: De heer J.M. ter Haar Kamerledenlaan 2/4 8015 CL Zwolle
Bewonersvereniging Botlek Secretaris: Mevrouw F. van Zomeren Westeinder 5 8032 CW Zwolle Bewonersvereniging 't Vissersdorp Secretaris: De heer W. Hogenhorst Eemlaan 4 8032 EA Zwolle Bijlage f Basisprofiel bestuurslid Algemeen bestuurslid Beleidsbeoordeling 1. heeft maatschappelijke ervaring 2. is maatschappelijke betrokken 3. heeft affiniteit met de vraagstukken van de volkshuisvesting 4. is in staat de Woonkoepel extern te vertegenwoordigen 5. is in staat zich snel te (laten) informeren over nieuwe onderwerpen 6. is in staat boodschappen kernachtig te presenteren 7. is in staat te argumenteren Achterban- en relatiebeheer 1. is communicatief vaardig in woord en geschrift 2. is in staat om relaties aan te knopen en te onderhouden Beïnvloeding 1. heeft oog voor de belangen van (de) huurders 2. heeft oog voor de positie van de corporatie 3. heeft oog voor de omgeving van de corporatie 4. heeft oog voor de effecten van te maken beleidskeuzes door SWZ Algemeen 1. Heeft kennis van de staturen en huishoudelijk reglement en onderschrijft deze 2. past in een evenwichtige spreiding over de wijken 3. is integer en is loyaal aan genomen besluiten 4. kan bijdragen aan de resultaten van het team 5. is zelfkritisch, kan constructief kritiek geven en kan constructieve kritiek ontvangen 6. heeft de wil om te leren 7. heeft oog voor dienstverlening 8. heeft voldoende tijd beschikbaar
