BIBLIOTHEEK VONDEL
2013
VERSLAG BIBLIOTHEEKRAAD Datum: 18 juni 2013 Aanwezig: Geert Tallieu Nele Gelaude Romina Gernay Marc Dewitte Rosita Bral Marina Onraet Gerda Vollens Stef Blommaert Johan Maes (notulist)
Afwezig: Ann Deneve Karen Vermeulen Melissa Huyghe Verontschuldigd: Ann Beel Philine Deneir Griet Tielemans Vicky Beggia Marc Deconynck
Dagorde: 1. 2. 3. 4. 5.
Goedkeuren verslag vorige vergadering ......................................................................................................... 1 Stand van zaken in de bibliotheek .................................................................................................................. 2 Beleidsplan 2014-2019: doelstellingenboom bibliotheek ................................................................................ 2 Activiteiten najaar 2013................................................................................................................................... 5 Planning activiteiten 2014 ............................................................................................................................... 5
vergadering 18 juni 2013 1. Goedkeuren verslag vorige vergadering Geert overloopt het verslag. Er zijn enkele opmerkingen: Bij Ouderen (1): Naast Ter Deve moet ook Sint-Vincentius vermeld worden. Stef zegt dat hij een paar jaar terug eens bij Sint-Vincentius is langsgeweest en toen was er geen interesse om samen te werken. De senioren die daar verblijven zijn te hulpbehoevend om nog zelfstandig een boek te kunnen lezen. Het bestuur is ondertussen veranderd zegt Nele, dus we kunnen best nog eens aankloppen. Al was het maar om een dienst uit te bouwen voor de 10 woningen kort verblijf. Dit lijkt ons geen slecht idee. Gerda heeft gepolst bij enkele senioren waarom ze geen gebruik maken van de bibliotheek. Wat naar boven kwam als groot nadeel was dat de boeken die zij willen lezen (romans of populaire non-fictie) niet op het gelijksvloer staan. Dat er een lift is wisten ze niet of ze durven ze niet alleen (zonder begeleiding dus) gebruiken. Als dat het geval is, dan is een sensibilisatiecampagne voor deze doelgroep zeker nodig. We denken dan in de eerste plaats aan een artikel in het infoblad. Veel senioren lezen het gemeentelijke magazine van A tot Z. Stef zegt dat we bij een rondleiding ook altijd de lift tonen. Marc vult aan dat het voor gebruikers echter niet altijd duidelijk is dat de lift voor hen is. Een wegwijzer aanbrengen kan dit duidelijk maken. Stef had een paar weken terug een afspraak met het dienstencentrum in ter Deve. Daar was er wel interesse voor een meer gestructureerde manier van samenwerken. Dit kan in de vorm van een bibliotheekmeubel met bibliotheekmateriaal (aanbieden collectie), we kunnen meewerken aan de wijkwerking, e-readers aanbieden, lezingen voorzien van documentatiemateriaal, …
1 van 5
2. Stand van zaken in de bibliotheek
Jeugd: ouders of grootouders kunnen kant en klare rugzakjes ontlenen over een bepaald thema. Dit maakt het kiezen wat makkelijker. Volwassenen: zij kunnen een verlanglijstje indienen waarop maximum 10 titels staan. Wij zorgen dan dat minstens vijf van deze titels tegen een bepaalde datum klaarliggen. Mensen die geen titels vermelden kunnen zich laten verrassen of gewoon hun genrevoorkeur vermelden. De nieuwe filmafdeling is geplaatst. Er is meer ruimte voor presentatie en een iPad werd er als opzoekingstool aan toegevoegd. Boven de rekken kunnen er affiches geplaatst worden. Inleverbus. Door de nieuwe sleutelregeling was de inleverschuif tijdelijk niet bereikbaar. Er komt een goedkope inleverbus die via de parking permanent zal bereikbaar zijn. Groteletterboeken. Naast een wisselcollectie hebben we zelf een 20-tal groteletterboeken aangeschaft. Stef zal binnen BART polsen naar de mogelijkheid om een wisselcollectie op te starten. Adolescenten: deze afdeling werd een beetje herschikt. De rekken tegen de muur hebben plaatsgemaakt voor tafels en stoelen. In het midden doet een tafel dienst als presentatiemeubel. Facebook: de Meulebeekse bib zit op facebook. We starten met het posten van 1 bericht per week. Water: bezoekers kunnen vanaf nu water drinken in de leeszaal.
3. Beleidsplan 2014-2019: doelstellingenboom bibliotheek Wat voor ons ligt is de doelstellingenboom ter voorbereiding van het meerjarenplan. Daarop staat waarop we de volgende 6 jaar (vanaf 2014) zullen inzetten, welke richting we zullen inslaan. Na een advies van de bibliotheekraad gaat het document terug naar het college en daarna, op 4 juli, naar de gemeenteraad. De adviezen van de bibliotheekraad staan hieronder in een kader. Stef overloopt de verschillende actieplannen en acties: Enkele leden starten met de vraag waarom sommige punten doorstreept zijn. Stef zegt dat het college overkoepelende doelstellingen onder algemeen beleid heeft geplaatst. Dit is bijvoorbeeld zo voor personeel en communicatie. DE BIBLIOTHEEK ALS BASISVOORZIENING WAAR ELKE BURGER TERECHT KAN VOOR KENNIS, INFORMATIE EN ONTSPANNING OD 1 STREVEN NAAR EEN EFFICIENTE WERKING VAN DE BIBLIOTHEEK Actieplan Actie 01 Actie 02
Efficiënt inzetten van personeel Voldoende opleiding voorzien voor het personeel Uitwerken van een competentieplan om maximaal de capaciteiten van het personeel te benutten Actie 03 Bij aanwervingen en functiebeschrijvingen wordt rekening gehouden met het benodigde competentieprofielen van de bibliotheek. Wat personeel betreft zou Stef willen zorgen voor voldoende opleiding, een competentieplan om de huidige competenties van het personeel nog beter te benutten en bij aanwerving rekening houden met de benodigde competentieprofielen van de bibliotheek. Iemand stelt de vraag of dit in het verleden ook gebeurd is, had de bibliothecaris zicht op de aanwervingen die de laatste jaren gebeurd zijn? Stef zegt dat dit niet altijd het geval was. Zeker voor tijdelijken of contractuelen. Enkele leden vinden dat iemand die in een bibliotheek werkt, of het nu tijdelijk is of voor lange duur, toch minstens moet beschikken over de vereiste competenties, een geschikt diploma of voldoende ervaring. En een selectieprocedure zou standaard moeten zijn bij iedere aanwerving. Het heeft geen zin om competentie-eisen te stellen als er daar geen rekening mee gehouden wordt bij het aanwerven van personeel.
2 van 5
Actieplan Maatregelen om meer commerciële werktijd vrij te maken voor het personeel Actie 04 Persdatabank Meulebeke digitaliseren Actie 05 Meer aankopen van kastklare werken Actie 06 Administratieve taken vereenvoudigen en verminderen Actie 07 Invoeren van een zelfuitleensysteem Actie 05 vinden de leden niet prioritair. Vooral omdat het niet zo goedkoop is om werken kastklaar aan te kopen. Stef doet dat om de backofficetaken wat af te bouwen zodanig dat er meer tijd vrijkomt voor frontofficetaken (standjes verzorgen in de bib, gebruikers begeleiden, …). Iemand vraagt of er niet kan gestart worden met een vrijwilligerswerking om bijvoorbeeld boeken te kaften, te gaan voorlezen, aan de persdatabank te werken…? De raad vindt dit geen slecht idee. Actie 07. Sommige leden stellen de vraag of een zelfuitleensysteem nodig is in Meulebeke. Als er daardoor minder contact is met de klant vinden ze het geen goed idee. Wij zeggen dat door de implementatie van een zelfuitleensysteem juist het tegendeel bewerkstelligd wordt. De balie zou dan vervangen worden door enkele infobalies, liefst op een verschillend niveau. Een zelfuitleensysteem zorgt er dus voor dat er meer tijd vrijkomt om de bezoekers van de bibliotheek te begeleiden, te bedienen, vragen te beantwoorden en aan informatie te helpen. Het is dus niet zo dat de klanten, zoals in de banksector, aan hun lot worden overgelaten. Zelfuitleensystemen zorgen in onze sector voor een betere dienstverlening en klantbegeleiding. Als dit zo is, besluit de raad, dan moeten we daar zeker op inzetten. Iemand vraagt hoeveel bibliotheken in WestVlaanderen al beschikken over RFID. Binnen 2 jaar zal ongeveer 2/3 van de West-Vlaamse bibliotheken zo’n systeem in huis hebben. Actie 07 krijgt dus een gunstig advies. Actieplan Voeren van een effectieve en efficiënte hedendaagse communicatiepolitiek Actie 08 Interne communicatie, verlofaanvraag, enz. via intranet Actie 09 Collectie- en activiteitenpromotie via de “digitale etalage” Actie 10 Collectie- en activiteitenpromotie via de gemeentelijke en interne beeldschermen Actie 11 Collectie- en activiteitenpromotie via nieuwsbrieven Actie 12 Collectie- en activiteitenpromotie via de sociale media Actie 13 De bibliotheek gebruikt nieuwe mogelijkheden om te komen tot een gerichtere communicatie met haar gebruikers ( bijvoorbeeld aanmaningen, waarschuwingen, enz. digitaal verzenden, aanwenden lenersbestand , ebib- loket, …) Deze acties worden hier niet besproken. De raad vindt het wel belangrijk dat ook de bibliotheek daarover zijn zeg kan doen. Er moet dus met de dienst communicatie gecommuniceerd worden. Actieplan Meer en beter samenwerken met andere gemeentelijke diensten en het OCMW Actie 14 Collectie promoten voor bewoners van Ter Deeve o.a. door initialiseren thuiswerking Actie 15 Structurele samenwerking met andere gemeentediensten Aan actie 14 moet Sint-Vincentius toegevoegd worden en aan actie 15 als voorbeeld de dienst vrije tijd. Verder geen opmerkingen, dus een gunstig advies. Actieplan Behouden en versterken van de bovenlokale smenwerking op regionaal, provinciaal en Vlaams niveau Geen opmerkingen, dus een gunstig advies.
OD 2 VOORZIEN IN EEN LAAGDREMPELIG EN VOLDOENDE BIBLIOTHEEKAANBOD Actieplan Actie 16 Actie 17 Actie 18 Actie 19 Actie 20 Actie 21 Actie 22 Actie 23 Actie 24 Actie 25 Actie 26
Actueel houden van de bestaande collectie, rekening houdend met de sterk en snel wijzigende digitale wereld Een brede collectie aanbieden De muziekcollectie in cd-vorm volledig afbouwen of tenminste beperken Met het aanbod inspelen op de behoeften van minderheidsgroepen Naslagwerken zowel op papier als op cd-rom afbouwen. Online beschikbaar stelen van informatie (Gopress, literom, …) Het aanbod historische databank Meulebeke behouden Kranten en tijdschriften digitaal ter beschikking stellen Ter beschikking stellen van e-books Voorzien in hedendaagse informatica voor het publiek (vervangen opac’s in 2015 Collectiebeheer sturen met behulp van een collectieplan waarin de beleidskeuzes voor de collectie worden vastgelegd en de modaliteiten voor de uitvoering ervan. Bovenlokale initiatieven ondersteunen en desgevallend aanbieden (BART, WINOB, E-books, EID, enz…)
3 van 5
Een bibliotheek die zorgt voor een breed aanbod is een meerwaarde vindt de raad. De raad vraagt om actie 25 wat toe te lichten. Stef zegt dat het de bedoeling is om zeer gericht aan te kopen en daarvoor de beleidskeuzes als leidraad te gebruiken. Verder zijn er geen opmerkingen, dus een gunstig advies. Actieplan
Inrichten en ondersteunen van initiatieven ter bevordering van lezen en informatiegeletterdheid De titel wordt ingekort tot: Inrichten en ondersteunen van initiatieven ter bevordering van lezen en informatiegeletterdheid. De afzonderlijke projecten worden niet vermeld maar de bibliotheekraad hecht groot belang aan leesbevorderende initiatieven en voornamelijk aan deze lezingen in kader van de jeugdboekenweek voor elke leerling. Aangezien het effect van deze laatste aantoonbaar is en deze lezingen als een meerwaarde worden beschouwd door de scholen.. Actieplan De bibliotheek ondersteunt onderwijs en educatie in de gemeente Actie 27 Versterken van de intense samenwerking met scholen Actie 28 Aandacht hebben voor levenslang leren De titel wordt ingekort tot: Inrichten en ondersteunen van initiatieven ter bevordering van lezen en informatiegeletterdheid. Iedereen is voorstander van een intensifiëring van samenwerking met scholen. Verder zijn er geen opmerkingen, dus een gunstig advies.
Actieplan
Inzetten op de informatieve rol van de bibliotheek, gesteund door het Delphi project Actie 29 De visie en de principes van het Delphi-traject onderschrijven Actie 30 Toepassen van het uitgeschreven vraagbehandelingsproces Actie 31 Alle mogelijke kanalen gebruiken bij het behandelen van vragen Actie 32 Vragen discreet behandelen Actie 33 Voldoende tijd vrijmaken voor het behandelen van vragen Het belang van dit project wordt door de raad onderschreven. Een gunstig advies.
Actieplan Inrichten van activiteiten ter bevordering van de gemeenschapsvorming Actie 34 organiseren van gezelschapsspelenavond Actie 35 behouden en versterken van de leesclub Actie 34: organiseren gezelschapspelenavond vervangen door organiseren van diverse activiteiten. Er was ook een vraag of het niet mogelijk was om met de leesclub samen te werken met enkele BART-bibliotheken. Dan kunnen we meer leden werven. Het is maar de vraag natuurlijk of iemand van in een andere gemeente zich zal verplaatsen voor een bijeenkomst van de leesclub. Verder geen opmerkingen, dus een gunstig advies.
OD 3 DE ACTIVITEITEN VAN DE BIBLIOTHEEK LATEN DOORGAAN IN DE DAARVOOR AANGEPASTE INFRASTRUCTUUR Actieplan onderhouden van de bestaande infrastructuur Actie 36 Heraanleg datanetwerk van de bibliotheek Actie 37 Herschilderen van de bibliotheek Actie 38 Herinrichten van de adolescentenafdeling Actie 39 Aangepaste infrastructuur voor andersvaliden behouden Geen opmerkingen, dus een gunstig advies. Actieplan Actie 40
Investeren in nieuwe voorzieningen invoeren van een geautomatiseerd toegangssysteem voor de Bib – OC Vondel – BKO Actie 41 Voorzien van een permanent bereikbare inleverschuif Geen opmerkingen, dus een gunstig advies.
Actieplan Maatregelen nemen ter verhoging van de herkenbaarheid van de bibliotheek Actie 42 Voorzien in duidelijke bewegwijzering binnen, buiten en naar de bibliotheek Dit actieplan verschuift naar de cluster mobiliteit. Niet geheel terecht vindt Stef. Dat de buitenbewegwijzering binnen mobiliteit besproken wordt is oké, maar de bewegwijzering binnen zou bij bibliotheek moeten blijven staan. De raad volgt de bibliothecaris hierin.
4 van 5
4. Activiteiten najaar 2013 1. Leesmarathon: gericht op de jeugd. De jeugdige lezers worden uitgedaagd in de zomerperiode méér te lezen. Per ontlening krijgen ze een stempel en de gezamenlijke vorderingen worden bijgehouden op de boekengiraf in de bib. De deelnemers krijgen een bladwijzer. 2. Snippertas: Kant-en- klare uitleen pakketten in een rugzakje met materialen voor de jeugd. Er zijn 10 rugzakjes beschikbaar. 3. Vakantiepakket: specifieke materialen kunnen voor de zomerperiode aangevraagd worden en gereserveerd. De samengestelde pakketten worden in een bibtas geleverd. 4. Bibliotheekweek: verwendag met soep en cake en koffie. Gratis inschrijvingen en boekenverkoop. Stripwedstrijd. Bedeling bibtassen bij inschrijving. 5. 22 november: Voorleesavond. Samen werking met Academie . chocomelk wordt aangeboden voor circa 80 deelnemers. 6. 1 december Wintergast: lezing Kris Smet over Congo, de oorlog en vrouwen. Honorarium 484€. + vervoerskosten Samenwerking met OCMW en verenigingen
5. Planning activiteiten 2014
Januari: Gedichtendag Februari: Stripkwis Maart: jeugdboekenweek. De lezingen worden momenteel vastgelegd. April: digitale week. Lezing over tablets door seniornet in samenwerking met OCMW (doelgroep Senioren). Workshop over tablets en kinderen in de bib (samenwerking met Edubit en de De gezinsbond) doelgroep gezinnen. Lezing de digitale bibliotheek in Meulebeke : Gopress, e-readers en catalogus. Promotie gezamenlijk via BART Voorjaar: zadenbib. Try out van een project om zaden uit te wisselen via de bibliotheek. Zomeractiviteiten Start deelname aan project 14-18: (zomer) een permanente stand in de bibliotheek die de ontwikkelingen van de oorlog volgt, deelname aan het leveren van informatie voor de oorlogskrant en maquette vliegveld van Meulebeke. Bibliotheekweek; verwendag met soep en cake en koffie. Gratis inschrijvingen en boekenverkoop. November :Tentoonstelling Pieter Gaudesaboos. Doelpubliek iedereen. o Kost 384 € + verzekering en vervoerskosten. o Oproep aan de inwoners om speelgoed uit te lenen aan de bibliotheek voor de tentoonstelling. (zomer) Deelname aan week van de smaak met een project rond voeding (lezing + demonstratie)
De volgende vergadering zal plaatsvinden op 17 september om 20:00 uur in de bibliotheek. De Voorzitter Geert Tallieu
De bibliothecaris Stef Blommaert
5 van 5
