Betrokkenheid, groei en communicatie

 

 

      Betrokkenheid, groei en communicatie    Beleidsplan 2010    Dagelijks Bestuur Nederland    Stichting Niños de Guatemala Nederland   

INLEIDING                      ORGANISATIE                       DOELSTELLINGEN NDG                    DOELSTELLINGEN NDG NL – 2009                 DOELSTELLINGEN NDG NL – 2009                 VOORZITTER                       PENNINGMEESTER                    SECRETARIS                      BESTUURSLID GUATEMALA                  BESTUURSLID PROMOTIE‐ STUDENTENZAKEN               BESTUURSLID PR & EXTERNE COMMUNICATIE              BIJLAGE 1: Plan Fundraisingcommissie                 BIJLAGE 2: Plan Guatemalacommissie                                                          Naam        Stichting Niños de Guatemala Nederland  Zetel         Amsterdam  Oprichtingsdatum     22 september 2006 te Nijmegen  Postadres       Entrepotdok 199, 1018 AD Amsterdam  Bezoekadres      StuC! Kamer 2.25, Vendelstraat 2, 1012 XX Amsterdam   Website       www.ninosdeguatemala.org  Email        [email protected]  Rekening nummer     5131813 (ING)  KvK registratie nummer   34256705  Fiscaal nummer (ANBI)     817009012  Geregistreerd bij de Belastingdienst als Algemeen Nut Beogende Instelling (ANBI)    Partnerorganisatie Guatemala  ONG Niños de Guatemala  Post‐ en bezoekadres    6ª Avenida Norte #45, Antigua, Guatemala  Oprichting      10 augustus 2007, te Antigua Guatemala   Dollarrekening      016 ‐ 003241 ‐ 7 Banco Industrial, Antigua Guatemala  Rekening in Quetzales    016 ‐ 003233 ‐ 4 Banco Industrial, Antigua Guatemala  SIRPEJU‐registratienummer  03071019184  1   

2  2  3  3  4  5  7  9  11  13  14  16  17 

Inleiding    Voor  u  ligt  het  Beleidsplan  2010  van  het  Dagelijks  Bestuur  van  de  Stichting  Niños  de  Guatemala  Nederland  (NDG  NL).  NDG  NL  draagt  zorg  voor  de  activiteiten  van  Niños  de  Guatemala  (NDG)  in  Nederland, de ONG Niños de Guatemala (de ONG) draagt zorg voor de Guatemalteekse activiteiten  en de General Board waarborgt de overkoepelende coördinatie, strategie en langetermijnvisie.     In dit beleidsplan zet NDG NL haar doelstellingen en plannen voor 2010 uiteen. Dit beleidsplan ziet  specifiek  op  de  activiteiten  van  NDG  in  Nederland  en  is  in  die  zin  een  aanvulling  op  de  beleidsdocumenten van NDG als geheel (inclusief de General Board en de ONG).    Organisatie    NDG bestaat uit een Nederlandse en een Guatemalteekse tak. De overkoepelende coördinatie tussen  beide  takken  ligt  bij  de  General  Board  (of  Algemeen  Bestuur,  het  statutaire  bestuur  van  Stichting  Niños  de  Guatemala  Nederland).  De  Nederlandse  activiteiten  worden  gecoördineerd  door  het  Dagelijks Bestuur (NDG NL). NDG NL heeft de zorg voor de dagelijkse gang van zaken met betrekking  tot het functioneren van de stichting in Nederland. Het komt daartoe elke twee weken bijeen. Begin  2010  kent  NDG  NL  zes  functionarissen:  voorzitter,  secretaris,  penningmeester,  bestuurslid  Guatemala,  bestuurslid  promotie  &  studentenzaken,  bestuurslid  PR  en  externe  communicatie.  Verder heeft NDG NL twee commissies die zich ieder focussen op één van de doelstellingen van NDG  NL: de Fundraisingcommissie richt zich op het werven van fondsen en de Guatemalacommissie richt  zich op het creëren van bewustzijn van de situatie in Guatemala (met als belangrijkste activiteit het  Visit Guate Programma, waarmee vrijwilligers naar Guatemala worden uitgezonden). Daarnaast is er  een  losser  promotieplatform  waarin  iedereen  activiteiten  kan  ontplooien  die  bijdragen  aan  de  doelstelling onder het motto “Iedereen kan wat doen!”.      Raad van Advies   Lucas Meijs, André Pols, Taco   Tuinhof       General Board NDG   Eric, Marten, Sander, Tim           NDG NL NGO NDG     Dagelijks bestuur Junta Ejecutiva   Tim, Eric, Renske, Jeanne, Judith, Carmen, Marina, Annemiek, Mireille   Jos           Fundraising Promotion GuatemalaNuestro Futuro Volunteer   commissie commissie Center   iedereen@; Herbert, Annemiek Iedereen Kan   Caspar, Jeanne, Gabby, Mireille Wat Doen! Hanna, Ottie,   Charlotte, Gijs, Maya, Sarah,   Rik, Sophie Simone 2   

Doelstellingen NDG    NDG  is  een  Guatemalteeks‐Nederlandse  organisatie  die  zich  inzet  voor  een  betere  toekomst  van  Guatemalteekse kinderen en jongeren daar waar dit het hardst nodig is. Het statutaire doel van NDG  is het bijdragen aan een betere toekomst voor Guatemala en haar inwoners. NDG heeft de visie dat  structurele  verbetering  alleen  kan  worden  bereikt  door  educatie  en  door  mensen  zelf  verantwoordelijk  te  maken  voor  hun  eigen  toekomst  en  daarom  initieert  en  ondersteunt  NDG  activiteiten in Guatemala zoveel mogelijk samen met de lokale bevolking, met name op het gebied  van  onderwijs.  NDG  start  en  ondersteunt  kleinschalige  gemeenschapsprojecten  waarbij  de  betrokkenheid  en  ontplooiing  van  de  lokale  gemeenschap  (en  dan  met  name  de  kinderen  en  jongeren) centraal staan.     In Nederland tracht NDG haar doelen onder meer te bereiken door het werven van fondsen om de  activiteiten van de ONG te ondersteunen. Daarnaast wordt in Nederland aandacht gevraagd voor de  Guatemalteekse  problematiek.  Ook  het  enthousiasmeren  en  activeren  voor  ontwikkelings‐ samenwerking  onder  het  motto  “Iedereen  kan  wat  doen!”  is  een  belangrijk  doel.  Via  NDG  kunnen  westerlingen in Guatemala vrijwilligerswerk gaan doen.     De missie van het NDG NL is derhalve tweeledig:    ¾ Het ondersteunen van de (onderwijs)projecten van de ONG die bijdragen aan de algemene  doelstelling van de hele organisatie.  ¾ Het  creëren  van  awareness  voor  de  situatie  in  Guatemala  en  het  stimuleren  van  jonge  mensen om zich in te zetten voor ontwikkelingssamenwerking.    Deze missie vertaalt zich in de volgende doestellingen:    ¾ Het bijeenbrengen van voldoende middelen om de activiteiten van de ONG te kunnen  ondersteunen (met name de basisschool Nuestro Futuro in Ciudad Vieja).  ¾ Het stimuleren van studenten en jongwerkenden om zich in te zetten voor  ontwikkelingssamenwerking, zowel in Nederland als in Guatemala.  ¾ Het mogelijk maken van het verlenen van directe hulp, m.n. bij jonge mensen, door middel  van het Visit Guate Programma.   ¾ Het vergroten van de bewustwording over de situatie in Guatemala.      Doelstellingen NDG NL ‐ 2009    In  2009  is  NDG  NL  voor  het  eerst  met  de  hierboven  beschreven  organisatiestructuur  van  start  gegaan. Sindsdien is er een Nederlandse tak is die zich specifiek richt op de activiteiten in Nederland  die elke twee weken bijeen komt om de voortgang in Nederland te bespreken. Medio 2009 zijn hier  de  Fundraisingcommissie  en  Guatemalacommissie  als  ondersteunende  organen  bijgekomen.  Deze  ontwikkeling is nodig geweest om als organisatie minder afhankelijk te zijn van enkele personen, en  om  een  organisatiestructuur  te  hebben  waarbinnen  functies  kunnen  worden  ingevuld  en  overgedragen.    Bovenstaande ontwikkeling in 2009 valt samen met de doelstelling van NDG NL voor 2009:   “Het  opzetten  van  een  vaste  organisatiestructuur  in  Amsterdam.  We  moeten  toewerken  naar  een  organisatie  waarin  alle  functies  overdraagbaar  zijn,  d.w.z.  onafhankelijk  van  personen.  Dit  houdt  onder  meer  in  duidelijke  taken,  procedures  en  documenten(beheer),  vaste  overlegstructuur  (wekelijks op maandagavond 20.00). Op die manier moeten we ervoor zorgen dat het bestuur goed  gevuld is per september 2009. Tevens moeten we vaste grond krijgen in de studentenwereld (m.n.  UvA).”  3   

  Doelstellingen NDG – NL 2010    Met deze organisatiestructuur is NDG NL in staat om verder te bouwen in 2010. Wel is het zaak – nu  de organisatie gegroeid is – om ook de interne communicatie te verbeteren en niet meer slechts uit  te  gaan  van  informele  interne  communicatie.  Binnen  onze  vrijwilligersorganisatie  is  het  van  belang  dat iedereen van elkaar weet wat er gaande is.    Nu  de  organisatiestructuur  staat  kan  NDG  NL  zich  beter  focussen  op  haar  twee  doelstellingen:  fundraising  en  awareness.  Daarvoor  is de  binding  met  donateurs  van  groot  belang,  op  alle  niveaus  (studenten, jongwerkenden, veertigers en ouder, de verschillende donerende instellingen, etc.). Eén  van de doelstellingen voor 2010 is om de betrokkenheid met al deze donateurs vast te houden en te  vergroten. Het organiseren van activiteiten (feest, debat, borrels, etc.), de verkoop van merchandise,  actieve  communicatie  (website,  nieuwsbrieven)  en  transparantie  zullen  hiervoor  extra  aandacht  krijgen. Op die manier zal de groep 'volgers' van NDG een betrokken en stabiele basis in Nederland  vormen, niet alleen financieel, maar ook qua inzet, enthousiasme en ambassadeurschap.    Tevens  wil  NDG  NL  deze  basis  uitbreiden  en  meer  donateurs,  Padrino’s,  Friends,  vrijwilligers  en  andere  enthousiastelingen  om  zich  heen  verzamelen.  Deze  werving  zal  in  het  komende  jaar  extra  aandacht  krijgen,  bijvoorbeeld  door  het  organiseren  van  de  Maand  van  de  Padrino.  Op  die  manier  kan  NDG  NL  een  trouwe  en  groeiende  schare  donateurs  om  zich  heen  verzamelen,  voor  wie  het  natuurlijk is om NDG te steunen.     Op grond van bovenstaande heeft NDG NL de volgende hoofddoelstellingen voor 2010:    ¾ Betrokkenheid donateurs en vrijwilligers versterken  ¾ Uitbreiden van donateurs (Friends, Padrino’s, incidentele donateurs)  ¾ Interne communicatie verbeteren     In het hiernavolgende worden de doelstellingen van NDG NL vertaald naar de doelstellingen en het  takenpakket van ieder bestuurslid. In de bijlages zijn de doelstellingen van de Fundraisingcommissie  en de Guatemalacommissie uitgewerkt. 

4   

  VOORZITTER    De  voorzitter  houdt  zicht  op  en  is  verantwoordelijk  voor  de  verwezenlijking  van  de  hoofddoelstellingen  van  NDG  NL.  Hij  werkt  samen  met  de  andere  bestuursleden  en  is  medeverantwoordelijk  voor  hun  subdoelen.  Daarnaast  zorgt  hij  voor  een  goede  coördinatie  tussen  de bestuursleden van NDG NL en de commissies, de General Board en de ONG. De voorzitter is de  primaire  contactpersoon  van  NDG  NL  en  heeft  een  representatieve  functie.  Hij  is  tevens  nauw  betrokken bij de fundraising en onderhoudt persoonlijk het contact met enkele belangrijke externe  partijen,  zoals  de  partners,  grootste  en  structurele  donateurs,  de  ambassade,  etc.  Op  dit  moment  heeft de voorzitter NDG NL tevens zitting in de General Board.    Doelstellingen Algemeen    ƒ Verantwoordelijk voor de algehele gang van zaken van NDG NL  ƒ Verantwoordelijk voor een goede coördinatie tussen de bestuursleden en van NDG NL met  de commissies, de General Board en de ONG  ƒ verantwoordelijk voor coördinatie van de dagelijkse communicatie tussen NDG NL en de  ONG   ƒ Aanspreekpunt voor alle externen (donateurs, geïnteresseerden, instellingen, etc.)  ƒ Relatiemanagement met de belangrijkste externe partijen  ƒ Begeleiden en ondersteunen overige bestuursleden en commissies  ƒ Lid van de General Board    Doelstellingen 2010    ƒ Verantwoordelijk voor de bestuursdoelstellingen NDG NL 2010:  o Betrokkenheid donateurs en vrijwilligers versterken  o Uitbreiden van donateurs (Friends, Padrino’s, incidentele donateurs)  o Interne communicatie verbeteren   ƒ In samenwerking met de penningmeester ondersteuning Fundraisingcommissie in haar  activiteiten (zie ook Bijlage 1: Plan Fundraisingcommissie):  o Fondsen  aanvragen  ((semi‐publiek),  vermogensfondsen,  internet,  eigen  netwerk,  Fondsenboek, etc)  o Corporate fundraising: bedrijven en service clubs  o Individuele donateurs, Padrino’s, Friends  o Verkoop merchandise  o Verkoop  Experience  Guate  Tour,  “Rotary  Trip”  (reisbureau’s,  organisatoren  van  Guatemala‐reizen)    Taken:    Activiteit  Duur/week Verklaring  Strategie en beleid uitvoeren NDG  7 uur  De voorzitter is (minimaal) 1 uur per dag bezig om  NL  te monitoren dat alle lopende plannen en  activiteiten goed gaan. Dit bestaat met name uit  veel interne en externe communicatie (live, via  telefoon, email etc.).  Strategie uitzetten en nieuwe  1 uur  De voorzitter is ongeveer 0.5 uur per dag bezig om  initiatieven aanjagen  te zorgen dat de visie en het beleid voor de  toekomst goed doordacht en bijgesteld worden en  5   

Zoeken naar nieuw NDG‐talent 

2 uur 

Contact met Guatemala 

2 uur 

Fundraising 

2 uur 

Contact onderhouden met  belangrijke externe partijen en  Raad van Advies 

1 uur 

Tweewekelijkse  bestuursvergadering 

2 uur 

Vergadering General Board 

1 uur 

Totaal     

18 uur 

dat voldoende nieuwe initiatieven ontplooid  worden.  De voorzitter is (mede) belast met het zoeken en  werven van nieuwe mensen voor het Dagelijks  Bestuur van NDG NL, de General Board of de Junta  Ejecutiva (d.m.v. sollicitatieprocedures).  Via skype en email heeft de voorzitter van NDG NL  veel contact met Guatemala. Er wordt minimaal  1x per week een conference call van een uur  gehouden, met daarnaast voorbereidingstijd en  veel emailverkeer over en weer.  Een belangrijke taak van de voorzitter is (samen  met de penningmeester) het contact met de  Fundraisingcommissie en met sponsoren  (aanvragen) en donateurs.  NDG NL heeft een aantal belangrijke betrokken  externen, zoals belangrijke donateurs, maar ook  de Guatemalteekse ambassade, de UvA,  INHolland en dienstverleners (accountant,  architectenbureau etc.). Twee keer per jaar  overlegt de voorzitter (en evt andere leden van  het bestuur) met de Raad van Advies (3,5 uur  uitvoering en 3 uur voorbereiding per keer).  Daarnaast het door het jaar heen onderhouden  van contact met de individuele RvA‐leden.  Elke maandagavond komt het bestuur van NDG  bijeen in het kantoor in Amsterdam om stand van  zaken af te stemmen en te overleggen over de  toekomst.  Lidmaatschap General Board als overkoepelend  bestuursorgaan voor NDG NL en NGO Guatemala,  wekelijks emailcontact en maandelijkse  vergadering   

6   

  PENNINGMEESTER    De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiën van NDG NL. Het plannen van de financiën  in  de  vorm  van  een  begroting  staat  centraal,  evenals  de  verantwoordelijkheid  voor  de  financiële  resultaten  en  jaarverslagen.  Als  penningmeester  geef  je  advies  over  de  te  maken  keuzes,  met  oog  voor  NDG's  financiële  situatie.  Daarnaast  draagt  de  penningmeester  samen  met  de  rest  van  het  bestuur  de  verantwoordelijkheid  voor  het  goed  functioneren  van  NDG  NL  als  geheel,  met  een  specifieke  verantwoordelijkheid  over  de  Fundraisingcommissie.  Op  dit  moment  heeft  de  penningmeester NDG NL tevens zitting in de General Board.    Doelstellingen Algemeen    ƒ Zorg dragen voor een overzichtelijk, efficiënte en kloppende financiële administratie in  Nederland inclusief opstellen van jaarbegroting, kwartaalrapporten en jaarrekening  ƒ In samenwerking met voorzitter aansturen van de Fundraisingcommissie en begeleiding bij  fondsaanvragen en organisatie van projecten  ƒ Lid van de General Board, verantwoordelijk voor controle financiële administratie Guatemala  (jaarrekeningcontrole, controle kwartaallijks van Profit&Loss statement en aanvraag voor  financiële steun vanuit NDG NL, contact met Management Advisor NGO inzake deze  financiële administratie    Doelstellingen 2010    ƒ Verbetering financiële administratie met streven naar volledig automatisch incasseren van  donateurs, een goed lopend incasso‐systeem en automatische betaling van Management  Advisors en andere vrijwilligers in Guatemala  ƒ Zorgen voor toename inkomsten door verhoging incidentele inkomsten met behulp van de  Fundraisingcommissie en verhoging van structurele inkomsten door actief meer werven van  donateurs (Friends, Padrino’s en Maestro’s).     Taken:    Activiteit  Duur/week Verklaring  Dagelijkse financiële administratie  4 uur  Beheer kas, bankrekening en spaarrekening.  Nederland  Maandelijkse incasso donateurs, bijhouden  donateursadministratie in samenwerking met  secretaris, betaling crediteuren (inclusief  bestuursleden) en Management Advisors,  controle eventuele debiteuren  Administratie incidentele  0,5 uur  In samenwerking met secretaris Nederland en  donateurs  Management Advisor NGO Guatemala worden  deze bedankt  Opstellen jaarbegroting NDG NL,  1 uur  Voorafgaand aan boekjaar wordt jaarbegroting  kwartaalrapport en jaarrekening  opgesteld, 4x per jaar een kwartaalrapport ter  bespreking in de General Board in samenwerking  met de boekhouder (heden: Sjaak), jaarlijks een  jaarrekening in samenwerking met accountant  BDO (heden: Wilco)  voor samenstellingsverklaring Bestuursvergadering  1,5 uur  Om de week bestuursvergadering   Controle financiële administratie  2 uur  Begeleiden Management Advisor NGO Guatemala  7   

Guatemala  Vergadering General Board 

1 uur 

Begeleiden fundraisingcommissie 

1 uur 

Totaal               

11 uur 

en controle financiële administratie Guatemala   Lidmaatschap General Board als overkoepelend  bestuursorgaan voor NDG NL en NGO Guatemala,  wekelijks emailcontact en maandelijkse  vergadering  Penningmeester is samen met voorzitter  verantwoordelijk voor Fundraisingcommisie en  wonen 1x per maand vergadering bij   

8   

  SECRETARIS    De  secretaris  vervult  een  centrale  interne  rol  binnen  (het  Dagelijks  Bestuur  van)  NDG  NL.  De  secretaris is binnen het bestuur verantwoordelijk voor inkomende en uitgaande post (zowel digitaal  als analoog). Belangrijk onderdeel hiervan is dat de secretaris als zodanig de eerste contactpersoon is  voor geïnteresseerden en betrokkenen van de stichting.     In verband met de centrale rol in het bestuur van NDG NL is de secretaris goed op de hoogte van alle  lopende zaken. De secretaris werkt nauw samen met de rest van het Dagelijks Bestuur en is (mede)  verantwoordelijk voor programma’s in Nederland.     Daarnaast heeft de secretaris een belangrijke rol in de promotie en communicatie van NDG NL. De  secretaris werkt hiervoor veel samen met het bestuurslid PR en Website en bestuurslid Promotie en  Studentenzaken.  Ten  slotte  heeft  de  secretaris  een  verantwoordelijkheid  voor  de  administratieve  werkzaamheden van NDG NL.     Doelstellingen Algemeen    ƒ Het waarborgen van goed interne communicatie  o binnen het Dagelijks Bestuur NDG NL  o tussen het Algemeen en het Dagelijks Bestuur   o met de ONG in Guatemala  o met de commissies en vrijwilligers  ƒ Het waarborgen van goede externe communicatie  o met geïnteresseerden  o met donateurs, Padrino’s, Friends  o met allerhande relevante organisaties  ƒ Het bijhouden van administratie    Doelstellingen 2010    ƒ Het opstellen van een nieuw administratiesysteem (geïntegreerde database)  ƒ Kwartaalverslagen opzetten  ƒ Veel bijeenkomsten bezoeken om NDG’s bekendheid te vergroten  ƒ Leden gebonden houden aan NDG NL   ƒ Uitbreiden van (student‐)leden (Friends, Padrino’s, commissieleden, etc.)    Taken    Activiteit  Duur/week  Verklaring  Notulen en agenda  1 uur  De secretaris is verantwoordelijk voor de notulen en actiepunten van  elke vergadering en het bijhouden van de agenda  Inkomende en  3,5 uur  De secretaris is ongeveer 0,5 uur per dag bezig met het beheren en  uitgaande post  beantwoorden van de post (schriftelijk via [email protected]  beheren  en digitaal via het postadres Entrepotdok) die bij NDG NL binnenkomt  1 uur  Het beheren en bijhouden van de administratie van donateurs, Friends,  Administratie  Padrino's, studenten (m.n. UvA) en van de e‐mailstructuur van NDG NL  beheren en  (beheren van mijndomein.nl)  bijhouden  Relatiemanagement  1.5  uur  Het onderhouden van relaties met geïnteresseerden en betrokkenen.  Dit kan gebeuren door het versturen van updates, maar ook door  9   

Ledenwerving 

1 uur 

Kwartaalverslagen  schrijven 

0,5 uur 

Bezoeken  activiteiten   Wekelijkse bestuurs‐ vergadering 

1,5 uur  2,5 uur 

Padrino coördinator   1 uur  Totaal     

12 uur 

persoonlijke e‐mails, het bedanken van donateurs, welkom heten van  nieuwe Friends e.d.  De secretaris is als bestuurslid (mede) belast met het werven van  nieuwe bestuursleden, commissieleden en Friends  De secretaris stelt het kwartaalverslag op van NDG NL met daarin een  update van het Dagelijks Bestuur, de commissies, de agenda en een  donateurlijst  De secretaris bezoekt verschillende bijeenkomsten van donateurs,  geïnteresseerden e.d. voor voorlichting, presentaties en workshops  3 keer in de maand komt het Dagelijks Bestuur van NDG NL bijeen in het  kantoor in Amsterdam om stand van zaken af te stemmen en te  overleggen over de toekomst; de secretaris maakt notulen na afloop  van elke vergadering en stuurt deze rond  Contactpersoon Padrino Programma; maandelijkse skypecall met  Padrino coördinator in Guatemala   

10   

  BESTUURSLID GUATEMALA    Het  bestuurslid  Guatemala  waarborgt  de  link  tussen  NDG  NL  en  de  ONG  in  Guatemala.  Vooral  belangrijk hierbij zijn de vrijwilligers die naar Guatemala worden uitgezonden. Het is van groot belang  dat  de  toestroom  van  vrijwilligers  wordt  afgestemd  op  de  behoefte  op  de  school  Nuesto  Futuro  in  Guatemala.  Het  bestuurslid  Guatemala  heeft  de  verantwoordelijkheid  over  de  structuur  en  de  uitvoering van het Visit Guate programma.    Verder  heeft  het  bestuurslid  Guatemala  de  verantwoordelijkheid  over  de  werkzaamheden  van  de  Guatemalacommissie.  Deze  is  momenteel  5‐koppig  en  houdt  zich  bezig  met  voorlichting  en  'awareness'  over  de  huidige  (problematische)  situatie  in  Guatemala.  Hiertoe  worden  er  awarenessactiviteiten georganiseerd en het scholenprogramma herstart.    Tot  slot  richt  de  Guatemalacommissie  zich  op  het  opzetten  van  een  stageprogramma.  Ook  dit  gebeurt in nauwe samenwerking met  het Volunteer Center in Guatemla.  Met het stageprogramma  moet het mogelijk worden voor studenten om zich in het kader van hun opleiding zich in te zetten  voor de stichting in Guatemala of Nederland.    Doelstellingen algemeen    ƒ Het onderhouden van nauw contact met de NGO in Guatemala en de Volunteer Coordinator  (VC) in het bijzonder teneinde de werkzaamheden van de Guatemalacommissie (GuateCie) in  Nederland  af  te  stemmen  op  de  behoeften  en  vraag  van  de  school  Nuestro  Futuro  (NF)  in  Guatemala.  ƒ Het  aansturen  van  de  GuateCie,  welke  de  volgende  doelstellingen  heeft  (zie  ook  Bijlage  2:  Plan Guatemalacommissie):  o Het aansturen van de programma's van NDG NL die een directe relatie hebben met  het werk van NDG in Guatemala en het daartoe versterken van de contacten tussen  NDG NL en de ONG in Guatemala, met name het Volunteer Center.  o Het  verstrekken  van  informatie  over  Guatemala  aan  geïnteresseerden  in  Nederland  en het creëren van awareness over ontwikkelingssamenwerking in het algemeen en  de ontwikkelingsproblematiek in Guatemala in het bijzonder.    Doelstellingen 2010    ƒ Op papier zetten van taken en hoe deze uitgevoerd dienen te worden (draaiboek)  ƒ Draaiende  houden  van  de  GuateCie  en  stabiliseren  ervan.  Waar  nodig  uitbreiden.  Langetermijnplanning op papier zetten.  ƒ Communiceren van de gang van zaken en de vorderingen van de GuateCie naar het bestuur  toe en eveneens naar andere betrokkenen en vrijwilligers van NDG‐NL.  ƒ Behouden van goed en frequent contact met Guatemala ter nastreving van de doelstelling.  ƒ Contact onderhouden met oud‐vrijwilligers (alumni‐event?)  ƒ Opzetten stageprogramma (o.a. i.s.m. INHolland?)    Taken    Activiteit  Duur/week Toelichting  Bestuursvergaderingen  1,5 uur  Het bijwonen van de bestuursvergadering die gemiddeld  2 keer per maand plaatsvindt.   Voorzitter  Guatemala  4 uur  Het organiseren en leiden van commissievergaderingen.  11   

Commissie 

Coördinator Visit Guatemala  3 uur  Programma 

Herstart scholenprogramma  0,5 uur  Opzetten stageprogramma 

0,5 uur 

Contact oud‐vrijwilligers 

1 uur 

Awareness‐activiteiten 

1uur 

Verslaglegging  naar  bestuur en de NGO 

het  1 uur 

Overige activiteiten 

1 uur 

Totaal 

13,5 uur 

Toezien  op  de  uitvoering  van  de  verschillende  sub‐ programma’s van de commissie. Het werven van nieuwe  leden.  Mails  beantwoorden  van  geïnteresseerden  en  vrijwilligers.  Skype‐contact  onderhouden  met  het  Volunteer  Center.  Up  to  date  houden  van  bestanden  conform het Visit Guate Programma.  Nieuw  leven  inblazen  van  het  scholenprogramma.  Hiervoor is een aparte coördinator.  Het  meedenken  met  de  stagecoördinator  in  het  opzetten  van  een  stageprogramma.  Nadruk  ligt  op  communicatie met het Volunteer Center.  Het  betrokken  houden  van  oud‐vrijwilligers  en  ze  proberen  te  werven  voor  structurele  dan  wel  sporadische functies en activiteiten binnen NDG‐NL. Het  organiseren van vrijwilligersreünieën.  Het  samen  met  de  Guatemala  Commissie  bedenken,  organiseren en uitvoeren van awarenessactiviteiten.  Het  op  de  hoogte  houden  van  het  bestuur  en  andere  betrokkenen  binnen  NDG‐NL  van  alle  activiteiten  die  zich afspelen rondom de Guatemala Commissie. Ook de  communicatie  naar  de  NGO  in  Guatemala  toe  waarborgen  en  ze  op  de  hoogte  houden  van  de  ontwikkelingen.  In  het  kader  van  het  bestuur  zijn  er  ook  regelmatig  –  algemene  –  activiteiten  waarbij  het  Bestuurslid  Guatemala betrokken is.   

12   

  BESTUURSLID PROMOTIE & STUDENTENZAKEN     Het bestuurslid promotie & studentenzaken is binnen het bestuur verantwoordelijk voor de promotie  van de NDG in Nederland en heeft daarmee als doel de naamsbekendheid van NDG in Nederland te  vergroten  door  middel  van  verschillende  promotieactiviteiten.  Binnen  deze  functie  ligt  de  taak  om  NDG NL levendig te houden en mensen aan NDG te binden.    Om  de  naamsbekendheid  van  NDG  te  vergroten,  voorlichting  te  geven  over  ontwikkelingswerk  en  vooral om studenten kennis te laten maken met het werk van NDG organiseert dit bestuurslid tal van  activiteiten.  Hierbij  valt  te  denken  aan  een  maandelijkse  borrel,  feesten,  informatiestands  op  beurzen,  et  cetera,  maar  ook  het  ondersteunen  van  activiteiten  waar  enthousiastelingen  zelf  mee  komen  ("Iedereen  Kan  Wat  Doen!").  Het  bestuurslid  promotie  &  studentenzaken  stuurt  de  organisatie  van  deze  activiteiten  aan  en  is  actief  op  zoek  naar  nieuwe  promotie‐  en  wervingsmogelijkheden.  Specifieke  aandacht  gaat  uit  naar  het  netwerk  van  studenten  en  jongwerkenden (m.n. in de omgeving Amsterdam) en het op de kaart zetten van NDG binnen deze  doelgroep.     Doelstellingen algemeen:    ƒ Huidige  vrijwilligers,  Padrino’s,  Friends,  donateurs  en  geïnteresseerden  tevreden/betrokken  houden door afwisselende activiteiten, dan wel berichten te sturen.  ƒ NDG dichterbij de studenten en jongwerkenden brengen en het aantal betrokkenen van de  UvA vergroten. Dit mede door het aantal Friends te vergroten.  ƒ Ondersteunen van allerhande activiteiten tbv NDG onder het motto Iedereen Kan Wat Doen!    Doelstellingen 2010:     ƒ Organiseren van maandelijkse borrel, twee grote events in 2010 en andere activiteiten  ƒ Vergroten van betrokkenheid binnen NDG en NDG's naamsbekendheid naar buiten toe  ƒ Stimuleren van een groeiend aantal IKWD‐activiteiten    Taken:    Activiteit  Duur/week Verklaring  Organiseren van de  1 uur  Iedere eerste maandag van de maand houden we  maandelijkse borrel en diner  een openbare borrel in het CREA‐café. Hiervoor eten  het bestuur en de andere commissies met elkaar.  Het organiseren van feesten  2 uur  Circa tweemaal per jaar zal NDG NL een groot feest  geven. De laatste weken van tevoren zal dit veel tijd  in beslag nemen maar verspreid over het aantal  weken circa 2uur per week.  2 uur  Om onze Friends actief te houden en om aandacht  Het organiseren van  onder de studenten te trekken proberen we zo veel  afwijkende activiteiten en  mogelijk activiteiten te organiseren. Dit soms met als  meetings  doel extra geld voor Guatemala op te halen.  Iedereen‐Kan‐Wat‐Doen‐ 2 uur  Steeds meer organisaties, stichtingen, groepen  Platform  vrienden en familie willen wat doen om geld voor de  NDG op te halen. Hierbij begeleiden we ze en  coördineert dit bestuurslid wie waar naartoe gaat en  verdeelt de taken hiervoor.  13   

Aanvraag bestuursbeurzen 

2 uur 

Bestuursvergadering  Jaarlijkse aanvraag StuC 

1uur  1 uur 

Ondersteunen van andere  1 uur  bestuursleden bij verschillende  taken  Totaal  12 uur   

Dit bestuurslid heeft de (eind)verantwoordelijkheid  voor het aanvragen van de bestuursbeurzen  Om de week vergaderen we in StuC  Dit bestuurslid heeft de verantwoordelijkheid voor  het op tijd aanvragen voor een vergaderruimte in  StuC   

 

14   

  BESTUURSLID PR & EXTERNE COMMUNICATIE    Het  bestuurslid  PR  &  externe  communicatie  is  verantwoordelijk  voor  de  externe  communicatie  (zowel digitaal als analoog), dus voor alle promotiemiddelen als folders, publicaties, persberichten en  de  maandelijkse  nieuwsbrieven  voor  donateurs  en  Friends.  In  deze  zorgt  het  bestuurslid  PR  &  externe  communicatie  ervoor  dat  alle  externe,  grootschalige  communicatie  up‐to‐date  is,  eenheid  uitstraalt en dat alle doelgroepen op de juiste wijze bereikt en geïnformeerd worden.    Externe communicatie is een belangrijk onderdeel van onze organisatie. De eerste kennismaking met  onze  stichting  gebeurt  vaak  via  dergelijke  externe  communicatiemiddelen,  waardoor  het  van  groot  belang  is  dat  deze  middelen  onze  stichting  op  de  juiste  wijze  uitstraalt:  een  combinatie  van  enthousiasme  en  professionaliteit.  Niet  alleen  is  het  een  taak  van  het  bestuurslid  externe  communicatie om een goede planning op te zetten wanneer er naar buiten gecommuniceerd wordt,  maar ook op welke manier en met welke middelen.    Een nauwe samenwerking met de andere bestuursleden is van belang om op alle gebieden de juiste  informatie  naar  buiten  toe  te  kunnen  verstrekken.  Hierbij  valt  te  denken  aan  het  inspelen  op  inhoudelijke veranderingen en het vormgeven aan (nieuwe) activiteiten van NDG wat in de externe  communicatie tot uitdrukking moet worden gebracht.    Doelstellingen algemeen    ƒ Twee/ driemaandelijks een nieuwsbrief aan de hele Nederlandse mailinglist.  ƒ Website in zijn geheel up to date en levendig houden (met nieuws, foto’s, activiteiten, blogs,  leuke weetjes, etcetera)  ƒ Opzetten en bijhouden van de webshop  ƒ Bijhouden van drukwerk (folders, kerstkaarten, etc.)  ƒ Publicaties in allerhande media (bladen, magazines, radio, etc.)    Doelstellingen 2010:    ƒ Voor 1 maart moet er een webshop zijn opgezet. In overleg met de webmaster moeten de  technische aspecten van de webshop worden uitgewerkt en moet er gekeken worden hoe de  webshop eruit moet komen te zien. De deadline is 01‐03‐2010  ƒ Er  moet  getracht  worden  publicaties  te  plaatsen  in  allerhande  magazines,  universiteitsbladen,  schoolkranten,  dagbladen,  buurtbladen,  magazines  voor  ontwikkelingssamenwerking,  en  andere  media  onder  de  noemer  "awareness".  Eerste  concrete actie: benaderen van het Schoolmagazine: voor 01‐03‐2010.  ƒ De Engelse vertaalde blogs zullen vervangen worden door een blog van de week. Deze wordt  geschreven door de vrijwilligers of het vaste personeel van de ONG.   ƒ De  website  moet  in  zijn  geheel  up  to  date  zijn  en  levendig  gehouden  worden  met  nieuws,  foto’s, activiteiten, blogs, leuke weetjes, etcetera.  ƒ In het voorjaar 2010 zal een nieuwe folder gedrukt moeten worden.    Taken    Activiteit  Duur/week  Verklaring  Website  4  Website  up‐to‐date  houden:  Door  het  nieuws,  activiteiten  en  blogs,  maar  ook  de  andere  pagina’s  te  beheren.  Elke  week  komt er een Blog van een docent of vrijwilliger van de school.  Maandelijks  de  borrel  onder  Activiteiten  op  de  site  zetten.  15   

Nieuwsbrieven 

1 

Merchandise 

1 

Webshop 

2 

Publicaties 

1 

Drukwerk 

1 

Promotie  Totaal 

2 

Activiteiten  die  door  de  verschillende  commissies  worden  georganiseerd  onder  Activiteiten.  Nieuwtjes  die  in  de  vergadering ter sprake komen onder Nieuws op de site.  Nieuwsbrieven: Zorgen voor frequente verschijning en voor de  redactie/inhoud.  Merchandise: Artikelen met ons logo (shirts, mokken, tassen  etc.) ontwerpen, (laten) produceren, promoten en verkopen.  Dit wordt gedaan door middel van een webshop en het  structureel bijgouden daarvan.  Opzetten van een webshop waarop alle producten, zowel  merchandise als Guatemalteeks handwerk, aangeboden en  verkocht kunnen worden. Hierbij moet ook een betaalsysteem  ontwikkeld worden.  Promotie in universiteitsbladen, magazines voor  ontwikkelingssamenwerking, websites, radio, (lokale) televisie,  etc.  Verantwoordelijk voor het noodzakelijke drukwerk (folders,  etc.).  Ondersteunen van het bestuurslid Promotie & Studentenzaken. 

12 uur 

 

 

16   

  BIJLAGE 1: Plan Fundraisingcommissie    Kernpunten Fundraisingcommissie NDG NL 2010:    Target 2010      EUR 50.000,‐     Missie  Fondsen werven in Nederland voor NDG Guatemala, zodat een  duurzaam groeiende inkomstenstroom vanuit Nederland naar  Guatemala ontstaat     Actieve leden      Caspar (coördinator), Gijs, Rik, Sophie, Charlotte & Maya      “Adviseurs” vanuit NDG  Marten, Eric, Tim,      Doel 1: Fondsen aanvragen: (semi‐)publiek, vermogensfondsen, internet, netwerk, Fondsenboek,  etc. Uitvoering: Vnl schriftelijke aanvragen, vervolgens actief chasen, na afloop rapportage oid     Doel 2: Corporate fundraising: bedrijven en service clubs. Uitvoering: Via‐via en contacten,  netwerken, juiste persoon vinden, presentatie geven, actief chasen, na aflloop bedanken     Doel 3: Padrino’s en Friends werven. Uitvoering: Marketing van Padrino/Friends programma  verbeteren     Doel 4: Verkoop merchandise. Uitvoering: Verkooplijst, marketing (webshop?), logistiek (verzending  e.d.)     Doel 5: Verkoop van Experience Guate Tour, “Rotary Trip”. Uitvoering: Langs reisbureaus,  organisatoren van Guatemala‐reizen     (Doel 6: Organiseren van Charity Event)      Verbeterpunten:     Communicatie     a.              Vergroten van communicatie met overige bestuursleden, zodat voor hen duidelijk is wat wij  doen en zij ons input kunnen geven (lijst met overige benodigdheden zoals inrichting 2de verdieping,  auto etc.)     b.              Versterken van communicatie met Guatemala door (i) een gezamenlijk te onderhouden  document waarin NDG Guate specifieke doelen voor aanvragen bijhoudt en de FRC de uitstaande  aanvragen, en (ii) maandelijks ´Skype‐kwartiertje´ met één van de betrokkenen in Guatemala tijdens  de vergadering, zodat FRC meer een band krijgen met Guatemala.     c.              Ninos‐all ([email protected]) update sturen met gang van zaken rond FRC  door maandelijks aangestelde notulist.                    

17   

  BIJLAGE 2: Plan Guatemalacommissie    Guatemala Commissie: Doelstellingen en taakverdeling  De Guatemala Commissie (GuateCie) is een commissie van Niños de Guatemala Nederland (NDG NL)  die valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuurslid Guatemala van NDG NL.  Dit document geeft de doelstellingen van de commissie weer en bevat een overzicht van de  verschillende functies die er deel van uitmaken. Ook worden beknopt de taken en activiteiten van de  commissie(leden) beschreven.    Doelstelling   De Doelstelling van de GuateCie is tweeledig:  ‐  Het aansturen van de programma's van NDG NL die een directe relatie hebben met het werk  van NDG in Guatemala en het daartoe versterken van de contacten tussen NDG NL en de  ONG in Guatemala, met name het Volunteer Center.  ‐  Het verstrekken van informatie over Guatemala aan geïnteresseerden in Nederland en het  creëren van awareness over ontwikkelingssamenwerking in het algemeen en de  ontwikkelingsproblematiek in Guatemala in het bijzonder.        Afbakening   De GuateCie is een afgebakend geheel binnen NDG NL, met een eigen doelstelling en functie. De  GuateCie onderscheidt zich met name op de volgende twee punten:  ‐  De GuateCie verricht géén fundraising voor NDG     ‐  De GuateCie doet níet aan promotie voor NDG.    Weliswaar zal er worden gewerkt aan informatieverstrekking en awareness, maar dit betreft niet in  eerste instantie de werkzaamheden van NDG. De awareness activiteiten zullen breder zijn dan  promotionele activiteiten en zich eerder richten op de problematiek in Guatemala in het algemeen.    Functie‐ en taakverdeling  In de tabel staan de functies beschreven zoals de GuateCie die waarborgt, onderverdeeld in  coördinerende functies en uitvoerende functies. Let wel, de coördinerende functies zijn niet louter  leidinggevend maar omvatten voor een groot deel ook uitvoerende taken.    Functie  Persoon  Taken  Bestuurslid Guatemala NDG‐ Jeanne NL 

Communicatie vanuit de commissie naar  bestuur en vice versa. 

Voorzitter GuateCie 

Jeanne

Is verantwoordelijk voor de organisatie van de  commissie, het bijeenroepen en voorzitten van  vergaderingen en het rapporteren aan het  bestuur van NDG NL. 

Coördinator Visit Guatemala  Jeanne programma 

Ondersteunt de Volunteer Coordinator in  Guatemala en begeleidt de (toekomstig)  vrijwilligers in Nederland, zowel bij het  contactleggen met het Volunteer Center als de  voorbereidingen van de reis. Regelmatig  contact met de Volunteer Coordinator is  18 

 

vereist.  Stagecoördinator 

Simone

Is verantwoordelijk voor de begeleiding van  Nederlandse stagiaires en het opbouwen van  structurele contacten met onderwijsinstellingen  in Nederland. Regelmatig contact met de  Volunteer Coordinator/Internship Coordinator  is vereist. 

Coördinator  scholenprogramma 1

Ottie

Is verantwoordelijk voor de organisatie van het  scholenprogramma, het aansturen van  vrijwilligers en het onderhouden van contacten  met scholen. 

Coördinator awareness 2

Hanna

Is verantwoordelijk voor het plannen en  uitvoeren van deze evenementen en het  bedenken van awareness activiteiten. 

Vrijwilliger awareness 

Sarah, Hanna

Het hulp bieden aan de awareness coördinator  bij het bedenken, organiseren en uitvoeren van  de activiteiten. 

Vrijwilliger  scholenprogramma 

Hanna, Ottie, Davey,  Het geven van de lessen behorend tot het  Sander, Sarah, Jeanne,  scholenprogramma en het ondersteunen van  de coördinator bij diens werkzaamheden.  overigen (denk aan  oud‐vrijwilligers) 

  Commissievergaderingen  Om de werkzaamheden binnen de commissie goed op elkaar af te kunnen stemmen is het belangrijk  structureel samen te komen en de bezigheden binnen de commissie met elkaar te delen. Richtlijn  voor de frequentie is één keer per maand. De dag en tijd waarop deze commissievergaderingen  plaatsvinden wordt per keer vastgelegd en kan dus variëren. Mocht het nodig blijken vaker samen te  komen dan zal dat onderling kortgesloten worden.  Iedereen is welkom om zich bij een willekeurige commissievergadering aan te sluiten.    Contact tussen coördinatoren in Nederland en Guatemala  In het kader van de doelstelling ‘versterken van de contacten tussen NDG NL en de ONG in  Guatemala’ onderhouden de coördinator van het Visit Guate Programma, de coördinator van het  Padrino Programma en de stagecoördinator regelmatig contact met het front in Guatemala.  Hoofdzakelijk gebeurt dit via de mail, maar er wordt ook regelmatig (naar behoefte) via Skype met  elkaar gesproken. 

                                                             1

 Het scholenprogramma is een instrument voor het creëren van awareness en valt dus onder de GuateCie.   Voor het creëren van awareness over de problematieke toestand in Guatemala (en andere ontwikkelingslanden) in het  algemeen, worden er zogeheten ‘awareness activiteiten’ georganiseerd, zoals debatten, filmavonden etc.

2

19