Betrekken omgeving bij ruimtelijke initiatieven Aanleiding Op 2 september heeft het college het volgende verzocht: “Maak een voorstel betreffende de wijze waarop omwonenden worden geïnformeerd of betrokken bij besluitvorming over vergunningaanvragen, of deze nu in mandaat worden afgedaan dan wel door het college. Het college wil dat minimaal hebben bij vergunningaanvragen of ruimtelijke voorstellen die aan het college worden voorgelegd. Dat zou in voorkomende gevallen ook kunnen door aanvragers zelf. Dit onderwerp ook meenemen in notitie participatie”. Deze memo is de uitwerking van dat verzoek.
Doel Doel van dit voorstel is een eenduidige werkwijze vast te leggen over de wijze waarop en de mate waarin de omgeving wordt betrokken bij ruimtelijke initiatieven.
Kaders en informatie a. Producten De ruimtelijke initiatieven kunnen grofweg worden onderverdeeld in drie groepen: 1. Aanvraag omgevingsvergunning - reguliere procedure 2. Aanvraag omgevingsvergunning – uitgebreide procedure 3. Gemeentelijke projecten – procedure: herziening bestemmingsplan De afhandeling van aanvragen omgevingsvergunning vindt plaats op de afdeling Vergunningen & Handhaving. De projecten/ herziening van het bestemmingsplan vinden plaats op de afdeling RMO. Beide afdelingen adviseren in elkaars producten. b. Positie bevoegd gezag Het afdeling V&H toetst namens het college aanvragen objectief aan de wettelijke en gemeentelijke kaders zoals bijvoorbeeld het bestemmingsplan. In het geval van initiatieven buiten de bestaande gemeentelijke kaders (met name bestemmingsplan) wordt een afweging gemaakt of het initiatief passend is. Zo’n initiatief wordt veelal door middel van een uitgebreide procedure vormgegeven. Uitgangspunt: De omgeving is betrokken bij de totstandkoming van de gemeentelijke kaders. c. Mandaat De mandatering is gerelateerd aan de te volgen procedure. De procedure volgt uit de mate waarin het plan afwijkt van het vigerende bestemmingsplan en niet uit de impact van het initiatief op haar omgeving. Op het overgrote deel van de aanvragen om vergunning wordt in mandaat besloten. Dat betreft aanvragen binnen de reguliere procedure. Uiteraard vindt dit plaats binnen de kaders die de mandaatregeling daar aan stelt. Op aanvragen met uitgebreide procedure en herziening bestemmingsplan wordt niet in mandaat besloten. De uitgebreide procedures worden voorgelegd aan het college, waarna raadsleden vervolgens 5 werkdagen de tijd krijgen om aan te geven of het dossier in de raadscommissie moet worden behandeld. In 2013 zijn in totaal 8 besluiten via deze procedure gelopen. In geen van de gevallen heeft uiteindelijke behandeling in de commissie plaatsgevonden. Bestemmingsplannen worden door de gemeenteraad vastgesteld. Uitgangspunt: De mate waarin de omgeving wordt betrokken is niet afhankelijk van het mandaat.
Afdeling V&H, J. de Vugt
versie: definitief
d. Positie initiatiefnemer De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het voldoen aan wet- en regelgeving. Het college toetst dit als bevoegd gezag vooraf. Het is in het belang van de initiatiefnemer dat een plan draagvlak heeft in haar omgeving. Het is dan ook primair de verantwoordelijkheid van de initiatiefnemer om te zorgen voor draagvlak. Het komt voor dat de gemeente Moerdijk zelf initiatiefnemer is. In die rol is zij vanzelfsprekend ook verantwoordelijk voor het zorgen van draagvlak. Het creëren van draagvlak is, op een enkele uitzondering na, geen wettelijke verplichting. Bij grotere ruimtelijke initiatieven (bijv. gemeentelijke projecten) wordt in veel gevallen door of in samenwerking met de initiatiefnemer een aanvullend communicatietraject gevoerd. Uitgangspunt: De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het creëren van draagvlak in de omgeving. e. Positie omwonenden Omwonenden worden geconfronteerd met een initiatief in hun buurt. Omwonenden moeten vaak actief op zoek naar informatie. Het komt helaas steeds vaker voor dat initiatiefnemer niet de moeite neemt om “de buren” informeren. Ook constateren we dat “de buren” niet te moeite nemen om de initiatiefnemer te vragen naar zijn plannen. In plaats daarvan wordt dat via de gemeente gespeeld. In de praktijk blijkt tevens dat het aanvragen van een vergunning de trigger is om problemen bij andere wettelijke regels of persoonlijke kwesties aan de orde te stellen. Uitgangspunt: Van omwonenden mag een proactieve, constructieve houding worden verwacht. f. Publicatie In de Wabo is vastgelegd hoe de officiële bekendmakingen moeten plaatsvinden. Het college is verplicht alle reguliere aanvragen en besluiten te publiceren. Voor uitgebreide procedures geldt dat moet worden gepubliceerd dat een ontwerp- en een definitief besluit ter inzage ligt. Hoewel niet verplicht wordt ook de aanvraag gepubliceerd. Ook bij herzieningen van het bestemmingsplan geldt dat moet worden gepubliceerd dat het voorontwerp-, het ontwerp- en het vastgestelde bestemmingsplan ter inzage ligt. Op dit moment wordt er gepubliceerd op de gemeentelijke website, in de Moerdijkse Bode en www.ruimtelijkeplannen.nl (m.u.v. reguliere procedures). Daarnaast hebben omwonenden de gelegenheid om de aanvraag of het besluit in te zien in het gemeentehuis of om telefonisch inlichtingen te vragen. Bij een eerdere bezuinigingsronde is besloten om de omwonenden niet langer actief via een brief te informeren. Er was destijds wel een alternatief waarbij deze gegevens via een abonnement digitaal internet beschikbaar werden gesteld. Deze service is later, na overleg met het College Bescherming Persoonsgevens gestopt. De gepubliceerde aanvragen bevatten te veel privacygevoelige informatie. De huidige aanvraagformulieren voldoen aan de eisen van CBP, maar de publicatie is tot op heden technisch niet opnieuw gerealiseerd. Uitganspunt: De gemeente is verantwoordelijk voor de officiële bekenmaking. g. Aantallen In 2013 zijn circa 300 aanvragen activiteit bouw en 80 aanvragen om activiteit planologisch strijdig gebruik behandeld *. Het gaat hier veelal om een gecombineerde aanvraag. Binnen deze aanvragen worden qua impact in het toezicht vier categorieën onderscheiden. Wat betreft het aantal verleende vergunningen per categorie geldt de volgende verdeling, waarbij de mate van impact toeneemt*: o Bedrijven/ Industrie, Publiek, Wonen categorie 1 74,5% o Bedrijven/ Industrie, Publiek, Wonen categorie 2 19,7% o Bedrijven/ Industrie, Publiek, Wonen categorie 3 4,6% o Bedrijven/ Industrie categorie 4 en overige bouw 1,2%
* Bron: Jaarverslag Vergunningen & Handhaving 2013
Afdeling V&H, J. de Vugt
versie: definitief
h. Bezwaar en beroep In 2013 zijn totaal 12 procedures gevoerd. Het gaat om 2 zienswijzen, 3 bezwaren, 4 beroepen en 3 hoger beroepen*. In een aantal gevallen gaat het om meerdere processtappen in één zaak. Dat wil zeggen dat na zienswijzen ook bezwaar/ beroep volgt. Daarnaast gaat het in 4 gevallen om een procedure die door de initiatiefnemer is gestart, omdat sprake is van een negatief besluit. In de praktijk gaat het in totaal om 5 ruimtelijke initiatieven waarbij de omgeving heeft gereageerd op het initiatief. Het gaat hierbij om twee windmolenparken, een nieuwe loods voor agrariër, de uitbreiding van bedrijfspanden en de legalisatie bestaand bouwwerk. Bij één uitgebreide procedure (weigering omgevingsvergunning legalisatie bestaand bouwwerk) is beroep aangetekend door de aanvrager. Bij een aantal van deze zaken is vooraf een aanvullend communicatietraject gevoerd om de omwonenden te betrekken bij het initiatief. * Bron: Jaarverslag Vergunningen & Handhaving 2013
Invulling ambitie Het college heeft de ambitie om de omgeving van ruimtelijke initiatieven meer te betrekken in de procedure. Deze ambitie moet nog worden ingekleurd, maar kent de volgende boven- en ondergrens. Minimale ambitie Gelet op de uitganspunten en het in de praktijk geringe aantal bezwaar- en beroepsprocedures geen extra inspanningen doen. Dit brengt geen extra uren of kosten met zich mee. Voordeel: geen extra kosten Nadeel: geen bijdrage aan ambitie Risico: mogelijk extra procedures door gebrek aan informatie Maximale ambitie Categorieën initiatieven aanwijzen, waarbij aanvullende actieve communicatie wordt georganiseerd. Deze aanvullende communicatie kan bestaan uit extra voorlichting, informatie via brieven en website, abonnement service. Faciliteren van informatiebijeenkomsten door initiatiefnemer. Deze Uitgaande van de 80 aanvragen planologisch strijdig gebruik en gemiddeld 5 uur per aanvraag komt dat neer op ca. 400 uur per jaar. Daarnaast is een eenmalige investering tussen de € 5.000,- en € 10.000,- nodig. Voordeel: de omgeving is maximaal geïnformeerd. Nadeel: grote structurele inzet Risico: meer betrokkenheid is geen garantie voor minder bezwaar- en beroep
Advies Op basis van de huidige praktijk, college-ambitie en kosten wordt geadviseerd de volgende acties te ondernemen: 1. Sturen: de initiatiefnemer wordt in de procedure, via formele correspondentie, nadrukkelijk gewezen op zijn verantwoordelijkheid om draagvlak te creëren bij omwonenden. Als dit niet of onvoldoende gebeurd, wordt het college hierover geïnformeerd en wordt gezamenlijk het vervolgtraject bepaald (maatwerk). 2. Actief informeren: Breidt de publicatie uit met de abonnement service waarbij inwoners via App en/ of website actief worden geïnformeerd naar eigen behoefte (zie bijlage). Omwonenden kunnen dat zelf bepalen of zij hierover in gesprek willen. 3. Communiceren: De huidige wijze van communiceren bij projecten en grootschalige initiatieven continueren, maar niet uit te breiden naar andere categorieën aanvragen.
Afdeling V&H, J. de Vugt
versie: definitief
Voorbeeld App voor telefoon of tablet
Eenvoudig Met het instellen van zijn adres ziet een gebruiker direct welke vergunningen er bij hem in de buurt zijn aangevraagd of worden verleend. Stel eenvoudig uw omgeving in en ontvang een notificatie als er iets nieuws speelt in dat gebied.
Afdeling V&H, J. de Vugt
versie: definitief
