gemetnte
Den Helder Raadslnformatlebrlef Nr. RI15.0104 (2015)
Betreft: Plan van aanpak uitvoering aanbevelingen RKC-rapport Evalueerbaarheid van beleid
Aan de leden van de Gemeenteraad
Op 29 juni 2015 heeft u de conclusies en aanbevelingen overgenomen van het Rekenkamercommissie-rapport 'Evalueerbaarheid van beleid'. Doel van dit onderzoek w a s inzicht te krijgen of de doelen in de twee onderzochte programma's voldoende evalueerbaar zijn en of de monitoring goed is georganiseerd zodat van de resultaten kan worden geleerd en indien nodig tijdig kan worden bijgestuurd. U heeft ons opdracht gegeven om voor 1 oktober 2015 te komen met een plan van aanpak voor de wijze waarop we de aanbevelingen oppakken. De aanbevelingen van de R K C hebben e e n relatie met de verplichte vernieuwingen in het Besluit Begroting en Verantwoording die we moeten invoeren. Ook sluiten de aanbevelingen aan bij onze w e n s een modemiseringsslag te maken in de planning- en controlcyclus en -producten. In het plan van aanpak hebben we deze 3 ontwikkelingen met elkaar verbonden. W e bieden u hierbij het plan van aanpak aan.
Den Helder, 29 september 2015.
Burgemeester en Wethouders van Den Helder,
burgemeester Koen Schuiling
secretaris dr. Joost C M . Cox
U
T
Bijlage: Plan van aanpak RKC-rapport 'Evalueerbaarheid van beleid'
Raadslníonnatiebrief^Ş— Pagina 1 van 1
gemeente
Den Helder
Plan van aanpak Rekenkamercommissie-rapport Evalueerbaarheid van beleid Opvolging van de aanbevelingen en modernisering van de planning- en controlcyclus Vastgesteld in de vergadering van het college van B&W op 29 s e p t e m b e r 2015
Inhoud 1.
Aanleiding en opgave
3
2.
Schets visie op de Planning- en Controlcyclus
4
2.1.
Modernisering P&C-cyclus
4
2.2.
E l e m e n t e n visie P&CNcyclus
5
2.3.
Stappen richting de visie
5
3.
Vernieuwing BBV
6
4.
Plan v a n aanpak aanbevelingen RKC-rapport
6
Consistente beleidsthema's
6
V e r b a n d beleidsthema's - budget
7
Richtlijn beleidsnota's
8
Monitoringsinstrumentarium
8
(Bij)sturingsmogelîjkheden
9
Tekortkomingen w e g n e m e n bij herziening beleid
10
Raad betrekken bij vernieuwing BBV
10
5.
R a n d v o o r w a a r d e n uitvoering PVA
10
6.
Informeren raad over voortgang
11
7.
Overzicht planning
11
Bijlage 1 V e r n i e u w i n g BBV
12
C o r s a n u m m e r : ID15.02980
Pagina 2 van 12
1. Aanleiding en opgave Rekenkamerrapport
Evalueerbaarheid
van Beleid
De R e k e n k a m e r c o m m i s s i e (RKC) heeft onderzoek gedaan naar de evalueerbaarheid van t w e e programma's uit de begroting 2 0 1 5 . Er is e e n programma gekozen uit de harde sector (programma 3, b e h e e r o p e n b a r e ruimte) en e e n uit de zachte sector (programma 1 1 , sociaal domein). Bij het onderzoek zijn d e door de raad vastgestelde beleidsnota's voor deze programma's getoetst aan een e e r d e r door d e RKC ter beschikking gesteld kader voor de evalueerbaarheid van het gemeentelijke beleid. De resultaten zijn beschreven in het RKC-rapport 'Evalueerbaarheid van beleid'. Op 29 juni 2 0 1 5 heeft d e g e m e e n t e r a a d de conclusies e n aanbevelingen o v e r g e n o m e n . De raad heeft het college opdracht gegeven d e aanbevelingen uit het rapport uit te v o e r e n en d e raad hiertoe e e n plan van aanpak aan te bieden. De aanbevelingen houden n a u w verband met de planning- en controlcyclus (P&C-cyclus). Het RKC-onderzoek is niet d e enige aanleiding voor dit plan van aanpak. Vernieuwing
BBV
Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt v e r n i e u w d . De BBV bevat d e regelgeving voor het opstellen van d e begrotings-en verantwoordingsstukken. De vernieuwingen h e b b e n als rode draad het versterken van d e horizontale sturing en verantwoording door de raad. Het doel is m e e r transparantie van het besluitvormingsproces rond begroting en verantwoording en d a a r m e e e e n grotere betrokkenheid van alle belanghebbenden. Voor alle betrokkenen beschikbare e n hanteerbare informatie over z o w e l de beoogde als gerealiseerde beleidsresultaten is daarbij essentieel. E e n betere vergelijkbaarheid van kosten e n beleidsresultaten en daarnaast een versterkt inzicht in d e financiële positie van de g e m e e n t e staan centraal in de vernieuwing. De uitwerking van enkele BBV-adviezen heeft relatie met een aantal RKC-aanbevelingen. Het is een verplichting o m de vernieuwingen in d e BBV door t e v o e r e n . Auditcommissie Een a n d e r e aanleiding is het advies van de auditcommissie bij de jaarrekening 2 0 1 4 over de verbetering van het begrotingsproces en d e tussentijdse analyses d o o r o.a. het verder verbeteren v a n d e tussentijdse afsluitprocedures. Hierbij betrekken w e ook de toezegging over de aanschaf van e e n begrotings-app e n d e wijziging in de financiële verordening dat d e T u s s e n r a p p o r t a g e in 2016 al voor de z o m e r aangeboden moet w o r d e n in e e n eenvoudiger v o r m . Digitalisering De laatste aanleiding is d e nog steeds t o e n e m e n d e digitalisering e n informatisering van d e bedrijfsvoering in de ambtelijke organisatie. O m d e bedrijfsvoering efficiënt e n effectief in t e richten, m a k e n w e d e slag van nog vaak op zich staande g e a u t o m a t i s e e r d e s y s t e m e n n a a r m e e r procesgerichte en 'alles-in e e n ' - s y s t e m e n . Dat is een grote stap vooruit t e n opzichte van d e huidige m a n i e r van w e r k e n omdat de p r o c e s s e n slimmer, eenvoudiger e n efficiënter w o r d e n ingericht. De invoering van het zaakgericht w e r k e n o m d e (digitale) dienstverlening aan burgers en o n d e r n e m e r s te v e r b e t e r e n is hier e e n goed voorbeeld v a n . W e vinden het noodzakelijk dat de huidige inrichting en uitvoering van d e P&C-cyclus ook zo'n moderniseringsslag ondergaat om diverse knelpunten w e g t e n e m e n . Leeswijzer In hoofdstuk 2 schetsen w e d e denkrichting voor d e modernisering van d e P&C-cyclus en beschrijven w e de stappen o m tot de visie t e k o m e n . De vernieuwingen in de BBV, met planning, staan kort in hoofdstuk 3. In hoofdstuk 4 geven w e aan hoe w e de zeven aanbevelingen oppakken. In hoofdstuk 5 schetsen w e globaal d e randvoorwaarden die nodig zijn o m dit plan van aanpak uit te v o e r e n . De reguliere wijze w a a r o p w e d e raad informeren staat in hoofdstuk 6. Tot slot staat in hoofdstuk 7 in een figuur samengevat w a n n e e r u w a t kunt verwachten.
Pagina 3 van 12
2. Schets visie op de Planning- en Controlcyclus 2.1. M o d e r n i s e r i n g P & C - c y c l u s De aanbevelingen van d e RK C over de evalueerbaarheid van beleid hangen onlosmakelijk s a m e n met de: inrichting (producten e n v o r m ) van d e gehele P&C-cyclus; informatie die in die cyclus voor de raad w o r d t verzameld en ontsloten; onderliggende beleidsnota's. De P&C-cyclus onderscheidt e e n aantal, nu nog fysieke, producten:
Kadernota:
d e meerjarige afweging voor beleid. W a t wil d e raad nieuw of intensiveren e n wat afbouwen?
Programmabegroting:
d e begroting w o r d t opgesteld binnen d e kaders v a n de kadernota en geeft aan w a t in een j a a r bereikt m o e t w o r d e n , gedaan w o r d t e n w a t dat mag kosten.
Tussenrapportage:
gaat in op de voortgang v a n d e beleidsdoelen en de substantiële financiële afwijkingen aan de b a t e n - e n aan de lastenkant.
P r o g r a m m a rekening:
de realisatie v a n het afgelopen jaar qua inhoud van beleid en financieel.
Deze producten w o r d e n allemaal op e e n vooraf bepaald m o m e n t in het jaar behandeld in de c o m m i s s i e s e n raad e n h e b b e n s a m e n h a n g :
Control
Planning Kadeiraia
2
D
Prggrammabwmamfl
Tu5.Ěfj]?síiítv[lí\gĘ
M N A3-jaagĮįmmn
A3-gesprekker
3
Pers wgrtolsnnan P«ą.
N
IF-
N
Figuur 1 De evalueerbaarheid van beleid in d e begroting e e n relatie met d e beleidsnota's die d e raad vaststelt. Zoals het RKC-rapport aangeeft, moet het beleid dat in d e begroting w o r d t o p g e n o m e n e e n meer directe relatie krijgen m e t de onderliggende beleidsnota's. W e gaan de komende j a r e n aan de slag met de modernisering van de P&C-cyclus. W e geven daar stapsgewijs invulling a a n . O m te zorgen dat dit op e e n s a m e n h a n g e n d e wijze gebeurt, h e b b e n w e eerst e e n s a m e n h a n g e n d e visie op de v e r n i e u w d e P&C-cyclus nodig. Dat is de e e r s t e stap uit dit Plan van Aanpak.
Pagina 4 van 12
2.2. Elementen visie P&C-cyclus W e hebben e e n beeld welke elementen e e n rol spelen in de v e r n i e u w d e P&C-cyclus. W e schetsen ze hier omdat ze richtinggevend zijn voor de wijze van uitvoering van de aanbevelingen in het RKC-rapport. Over een aantal j a a r zien w e e e n P&C-cyclus v o o r ons die zo is ingericht dat: «
(bij)sturing, monitoring en keuzes maken voor de raad efficiënter en effectiever is dan n u ;
«
de P&C-producten eenvoudig toegankelijk zijn voor de raad, de ambtelijke organisatie en de burgers;
»
het P&C-proces voor de interne organisatie zo eenvoudig en standaard mogelijk is;
«
het P&C-proces e e n toegevoegde w a a r d e levert aan het in control krijgen en houden v a n de gemeentelijke organisatie en p r o c e s s e n ;
*
deze de ontwikkeling naar regiegemeente, d e sturing op de v e r b o n d e n partijen en externe oriëntatie goed ondersteunt.
Dit willen w e voor e e n belangrijk deel bereiken door de P&C-cyclus te digitaliseren. Dat geldt voor zowel het ambtelijke proces voor de totstandkoming van alle P&C-producten, als ook voor d e producten zelf. Zo is in onze visie de begrotings-App het sluitstuk van het gedigitaliseerde proces. Daarin wordt alle informatie voor d e begroting v e r z a m e l d en digitaal ontsloten. Dit is w a t anders dan een App waarin enkel het huidige boekwerk is omgezet naar e e n digitale variant. In figuur 2 s c h e t s e n w e d e e l e m e n t e n die in elk geval onderdeel uitmaken van de visie.
(softtontroU ) ( regio op verbonden partijen") interactie met de raad ŕIrara^amìe in begroting mbA ^keuzemogelijkheden VOOr r a a d J
informatie compacter, overzfchtetijfcer, sneller beschikbaar
ŕgedigitaliseerde PftC*CyeHlS*N V zowel proces als vorm
effectief monítorings- « T \ (bifcturiniyinrttumentenJ
í doel/rol P&C-producteniíï Vjjroces voor iedereen helder p&c-proces simpeler, efficiënter #n doelmatiger
elementen Visie op P&C
Ĉ Í
ãfsternming beshiuríìjkeN cydm-ambtelljke cydmJ
(
duidelijke relatie tussen doefenN bflleìdŵpMŵ en begroting J
koppeling toston prestaties/doelen en budgetten 1
ŕsertvoudige toegang producten voor burger», read, organisatie
(
pre*tatietturiing (indicator*^ SMART,doelen} doel.
1 :
Çfrequentievan rapportage* aan rāacT)
Figuur 2
2.3. Stappen richting de visie W e stellen d e k o m e n d e periode de visie op de P&C-cyclus op. W e v e r w a c h t e n dat w e deze in het 1 * kwartaal 2 0 1 6 aan de raad kunnen voorleggen. Het concept bespreken w e met de auditcommìssie o m te t o e t s e n of de visie aansluit bij d e w e n s e n van de raad. Daarna brengen w e d e visie in het besluitvormingsproces. Bij de behandeling in de commissie B en M geven w e e e n presentatie o m de visie t o e t e lichten. In díe presentatie gaan w e ook in op de vernieuwingen in d e BBV. Resultaat
Door de raad vastgestelde visie op de P&C-cyclus.
Planning
l
e
kwartaal 2016.
Pagina 5 van 12
3. Vernieuwing BBV In 2014 heeft een door de V N G ingestelde adviescommissie, bestaande uit vertegenwoordigers van de V N G , het ministerie van BZK en vertegenwoordigers van g e m e e n t e n en provincies, o n d e r leiding van Staf Depla, w e t h o u d e r van Eindhoven, e e n rapport uitgebracht over de vernieuwing van het BBV. De adviezen hebben betrekking op een breed s p e c t r u m van o n d e r w e r p e n met als rode draad het versterken van de horizontale sturing en verantwoording door de raad. Uitgangspunten van de vernieuwing z i j n :
1
informatiebehoefte g e m e e n t e r a a d staat voorop; verdiepende informatie is beschikbaar; keuze voor e e n v o u d ; vergelijkbaarheid goed voor communicatie tussen raadsleden en burgers; horizontale informatie voor verticale verantwoording; harmonisering begrotingsregels {vanuit Europa); digitale beschikbaarheid vergelijkende informatie. In bijlage 1 is e e n overzicht o p g e n o m e n van d e adviezen. V e r w a c h t wordt dat in het najaar van 2015 e e n 2
concept wijzigingsbesluit van het BBV bekend w o r d t . Op dat m o m e n t wordt m e e r duidelijk w a t d e invoering precies gaat betekenen. De veranderingen in de BBV zijn verplicht. De planning voor zover nu bekend:
Vernieuwing
Planning
BBV
Gefaseerd, m.i.v. begroting 2017 voor IV3 en m.i.v.
Uniforme Taakvelden
begroting 2018 standaard taakveldbegroting Verplichte b e l e l d s l n d k a t o r e n
m.i.v. 2017
Inzicht in o v e r h e a d e n k a s t e n
m.i.v. 2017
Financiële kengetallen
rekening 2015 en begroting 2016
V e r b o n don Partijen
m.i.v. 2017
Stelsel v a n baten en lasten
m.i.v. 2017
R e c h t m a t i g h e i d , Toezicht e n C o n t r o l e
m.i.v. 2018
4. Plan v a n aanpak aanbevelingen RK C-rapport Aanhevefing ĩ
Consistente beleidsthema's
Overgenomen
Zorg voor consistentie tussen d e beleidsthema's.
ŭũnbevetínţĵ I Toelichting
Het RKC-rapport stelt dat het zaak is o m bij de volgende begrotingsronde d e beleidsthema's w a a r o p wordt gestuurd en verantwoord per programma o p n i e u w vast
ļ, te stellen. Wijīe van
Het bepalen welke beleidsthema's binnen de programma's w o r d e n o p g e n o m e n , is in
apvalţļiīìğ/wtvnensìg
principe aan d e raad. W e koppelen dit d a a r o m aan het proces voor de Kadernota 2 0 1 6 I
2020. Daar betrekken w e bij:
ļ
-
de n i e u w e taakveldenindeling uit de BBV. Deze w o r d e n bij ministeriële regeling vastgesteld. Uitgangspunten zijn d e herkenbaarheid, d e aansluiting op de 3
gemeentelijke praktijk en relevantie voor de beleídssturing ; I
-
d e keuze of d e beleidsthema's het hele gemeentelijke beleidsspectrum afdekken binnen het een begrotingsprogramma of alleen focus op die t h e m a ' s die relevant zijn voor de politieke sturing en d e afwegingen in beleid.
De v e r n i e u w d e BBV beoogt met de n i e u w e taakvelden o.a. de beleidssturing te
1
Bron: presentatie Workshop Vernieuwing BBV.10 juli 2015 ministerie BZK Bron: website commissie BBV
3
Bron: Hoofdlijnen vernieuwing BBV, Ministerie van Binnenlandse Zaken, juni 2015 Pagina 6 van 12
n v e r b e t e r e n . S a m e n met de raad kijken w e in welke m a t e deze taakvelden e e n - o p - e e n I
als beleidsthema's o p g e n o m e n kunnen w o r d e n . Het heeft onze voorkeur als de
ļ
beleidsthema's zoveel mogelijk samenvallen met d e BBV -taakvelden. Door in
[[ s a m e n s p r a a k m e t de raad t e k o m e n tot de g e w e n s t e indeling, w o r d e n ook d e 0 geconstateerde dubbelingen e n omissies, die de o n d e r z o e k e r s hadden g e c o n s t a t e e r d , 1 opgelost. fíeśuftaat
ĝ Een besluit d o o r de raad (niet persé bij de Kadernota zelf in juni 2016, kan ook eerder)
Planning
I
welke beleidsthema's in d e programma's o p g e n o m e n w o r d e n .
I
Proces o m tot de indeling van de beleidsthema's te k o m e n : l ' helft 2016 gekoppeld
ľ
aan proces K adernota.
Aanbeveling 2
Verband beleidsthema's - budget
Overgenomen
I
Zorg voor duidelijk v e r b a n d t u s s e n w a t d e g e m e e n t e wil gaan doen e n w a t dat mag
aanbeveling
|
kosten.
Toelichting
Het RK C-rapport stelt dat de g e m e e n t e t w e e sporen kan volgen o m de Į
relatie t u s s e n kosten en b a t e n van e e n beleidsthema nadrukkelijker onderdeel t e maken van d e sturing door d e raad: a. in de programmabegroting d e vraag 'wat h e b b e n w e daarvoor over' uitwerken op beleidsthemaniveau in plaats van alleen op programmaniveau; b. de financiële paragrafen in de achterliggende beleidsnota's gebruiken o m
Į
budgetten te alloceren aan de beleidsthema's.
Wijze van
W e geven uitvoering aan het eerste spoor i.v.m. d e g e w e n s t e integrale afweging bij d e
opvolging/uitvoering
begroting. De uitwerking van deze aanbeveling heeft relatie met aanbeveling 1 . Op het m o m e n t dat de raad heeft aangegeven welke beleidsthema's ze wil zien, dan gaan w e I
het mogelijk maken o m voor die t h e m a ' s ook d e budgetten te laten zien. W e w e r k e n dit uit bij de digitalisering van het P&C-proces. Eerst moet de raad de beleidsthema's vaststellen (vorige aanbeveling). Daarna k u n n e n in het digitaliseringsproces aan die beleidsthema's budgetten w o r d e n gekoppeld. O m d a t w e medio 2016 nog niet zover zullen zijn met de digitalisering, wordt dit op zijn vroegst gerealiseerd in d e begroting 2018 (uit het t.z.t. op t e stellen plan van aanpak voor d e digitalisering zal blijken w a t precies haalbaar is). De nieuwe BBV-taakveldenindeling m o e t e n w e naar verwachting in de begroting 2 0 1 7 o p n e m e n (zie ook H3). W e h e b b e n nog onvoldoende inzicht wat dit precies gaat betekenen e n of dit inderdaad realiseerbaar is.
Resuiţaaĩ
I
In de begroting is voor beleidsthema's binnen de programma's e n / o f de verplichte taakvelden conform d e v e r n i e u w d e BBV zichtbaar w a t d e bijbehorende budgetten zijn.
Planning
I
-
De verplichte taakvelden cf. BBV met bijbehorende budgetten: begroting 2 0 1 7 (mits tijdig bekend w a t d e taakvelden zijn en w a t w e precies moeten doen).
I
-
K oppeling door de raad vastgestelde beleidsthema's binnen programma's aan budgetten in de gedigitaliseerde P&C-cyclus: naar verwachting begroting 2018 (meer gedetailleerde planning volgt later).
Pagina 7 van 12
Aanbeveling 3
Richtlijn beleidsnota's
Overgenomen
Ontwikkel een richtlijn met minimale eisen w a a r a a n beleidskaders dienen t e v o l d o e n .
aanbeveling De richtlijn gaat bijdragen aan betere evalueerbaarheid van het beleid. Ook de relatie Toelichting
m e t de programmabegroting wordt v e r b e t e r d . De hoofdlijn is dat beleidsnota's e e n zelfde o p b o u w h e b b e n , d e doelen m e e r toetsbaar worden gemaakt en e e n duidelijker link m e t het budget dat vanuit d e begroting beschikbaar is. Ons uitgangspunt is dat het b e s c h i k b a a r s t e l l e n van het budget blijft plaatsvinden bij de programmabegroting i.v.m. de integrale afweging. Een beleidsnota kan inzichtelijk maken wat er nodig is en of er e e n verschil is m e t w a t er beschikbaar is vanuit de begroting.
Wijze van
W e gaan zo'n richtlijn opstellen. W e betrekken daar d e suggesties uit het RKC-rapport
opvolging/uitvoering
bij en het eerder door de r e k e n k a m e r c o m m i s s i e aangereikte e v a l u e e r b a a r h e i d s normenkader. Als de richtlijn is vastgesteld, sturen w e e r o p dat de richtlijn wordt gebruikt. Nieuwe beleidsnota's zijn dan vanaf circa eind 2016 volgens de richtlijn opgesteld. Voor d e bestaande beleidsnota's hangt het af van w a n n e e r d e z e worden geactualiseerd. De raad wordt betrokken via de normale besluitvormingsprocedure. Bij d e behandeling van d e richtlijn zal d e kaderstellende vraag aan d e orde zijn: Wil d e raad voor alle beleidsthema's (zie aanbeveling 1) die in d e programma's w o r d e n o p g e n o m e n , een beleidsnota vaststellen? Of kan voor bepaalde beleidsthema's w o r d e n volstaan door in d e begroting duidelijke doelen t e formuleren (inclusief d e toekenning van het budget bij dat thema)? Na uitwerking van aanbeveling 1 en de besluitvorming over de richtlijn, wordt bepaald voor welke beleidsthema's/verplichte taakvelden er beleidsnota's door d e raad vastgesteld moeten w o r d e n .
Resultaat
Een door de raad vastgestelde richtlijn met minimale eisen a a n beleidsnota's. Een besluit over voor welke beleidsthema's/verplichte taakvelden er beleidsnota's m o e t e n zijn.
Planning
Richtlijn ter vaststelling aanbieden aan de r a a d : 1 * kwartaal 2016. Besluit voor welke beleidsthema's beleidsnota's g e w e n s t zijn: 3 ' kwartaal 2016.
Aanbeveling 4
Monitoringsinstrumentarium
Overgenomen
Bundel en ontwikkel monitoringinstrumentarium per begrotingsprogramma.
aanbeveling In het RKC-onderzoek is geconstateerd dat d e monitoring- en Toelichting
terugkoppelingsinspanningen nogal wisselend en versnipperd zijn. Bij veel van de beleidsthema's is het aan t e raden d e monitoring verder te ontwikkelen.
Wijievan
Hoe het monitoren gebeurt, is een nadrukkelijk onderdeel in d e visie op planning en
opvņļgtng/iiītvņertng
control (samen met de bijsturing, zie volgende aanbeveling). W e ontwikkelen voor de t w e e onderzochte programma's O p e n b a r e Ruimte en Sociaal Domein het monitoringsinstrumentarium (verder). W e b e s c h o u w e n dit als een pilot binnen de modernisering van P&C-cyclus. W e onderzoeken hoe dit instrumentarium er uit kan zien en of de verplichte beleidsindicatoren uit de v e r n i e u w d e B B V bijdragen aan betere monitoring. Uit d e concept-lijst met voorgestelde indicatoren blijkt dat er voor het Sociaal Domein wel indicatoren zijn o p g e n o m e n , maar niet voor het b e h e e r van de O p e n b a r e Ruimte. W e kijken hoe w e hier m e e o m gaan o m d a t dit bij de andere begrotingsprogramma's ook het geval kan zijn. Pagina 8 van 12
ļ
W e streven naar een s t a n d a a r d o p b o u w voor het monitoringsinstrumentarium met gebruik van w a t landelijk beschikbaar is. De digitalisering van de P&C-cyclus speelt ook e e n grote rol bij d e verbetering en standaardisatie van d e monitoring. Bij d e
I
ontwikkeling van de monitor Sociaal Domein wordt de al bestaande monitorgroep vanuit de raad betrokken. Ook de uitwerking van aanbeveling 5 wordt erbij betrokken.
Resultaat I
-
E e n monitoringsinstrument voor het programma sociaal domein en programma openbare ruimte als resultaat van de pilot,
į
-
Aanbevelingen op basis van d e pilot hoe e e n breed t o e p a s b a a r monitoringsinstrument, passend bij de visie op P&C, ingericht kan w o r d e n t.b.v. van de monitoring van programma's.
Planning
-
Monitoringsinstrumenten g e r e e d voor de t w e e programma's: l Aanbevelingen op basis van d e pilot: l
Aanbeveling 5
c
e
kwartaal 2017.
kwartaal 2017.
(Biĵ)sturingsmogeliĵkheden
Overgenomen
'
Expliciteer nadrukkelijker (bij)sturingsmogelijkheden voor d e r a a d .
aanbeveling I
Het RKC-rapport beschrijft dat bij het overgrote deel van d e beleidsthema's enkel d e
Toelichting
P&C-cyclus houvast biedt voor d e raad o m de uitvoering van het beleid te volgen e n eventueel tussentijds t e kunnen bijsturen. Het rapport stelt dat afspraken over eventuele extra evaluatie- en bijsturingsmomenten en mogelijkheden in d e t o e k o m s t standaard o n d e r d e e l z o u d e n m o e t e n zijn van ieder beleidskader.
Wijze vņn
Ook betere bijsturingsmogelijkheden voor de raad zijn e e n aandachtspunt in d e
opvolging/uitvoering
verdere ontwikkeling van planning en control. I n de visie w e r k e n w e dit uit. Belangrijk is in gedachte te h o u d e n dat de P&C-documenten geen losstaande producten zijn. I n een gedigitaliseerde P&C-cyclus kan d e s a m e n h a n g nog beter w o r d e n aangebracht en bewaakt. In d e huidige P&C-cyclus is de Tussenrapportage 'Turap) het bijstuurinstrument. Door de voorgenomen digitalisering van de P&C-cyclus wordt het eenvoudiger o m op m e e r d e r e m o m e n t e n in het j a a r d e raad bijsturingsinformatie te verstrekken in e e n beknoptere en m e e r overzichtelijke v o r m . I n tegenstelling tot w a t het RKC-rapport aanbeveelt, laten w e het niet afhangen van d e besluitvorming bij individuele beleidsnota's of er wel of niet m e e r dan d e standaard bijsturingsmomenten m o e t e n zijn. W e streven juist naar uniformiteit voor zowel d e v o r m / f o r m a t waarin w e (bij)stuurinformatie a a n b i e d e n e n het aantal m o m e n t e n in het jaar. I n bijzondere gevallen kan op verzoek van de raad e e n extra informatiemoment gepland w o r d e n , maar wet w e e r in d e zelfde v o r m / f o r m a t . De Turap 2016 p r e s e n t e r e n w e in e e n aangepaste vorm. De al eerder g e n o e m d e vorm m e t stoplichten is hiervoor e e n mogelijkheid. Ook is met d e vaststelling van d e 'Financiële verordening 2 0 1 5 ' besloten dat de Turap 2016 voor het z o m e r r e c e s wordt aangeboden aan de raad.
Resultaat
C -
Een concrete visie op monitoring en (bij)sturing als onderdeel van de visie o p planning en control.
I Planning
-
I -
Tussenrapportage 2016 in andere v o r m en voor het z o m e r r e c e s . Hoe w e invulling geven aan (bij)sturing door de raad e n de invoering daarvan is onderdeel van d e o p te stellen visie op planning en control e n de bijbehorende planning voor d e uitwerking. Tussenrapportage 2016: voor het z o m e r r e c e s .
Pagina 9 van 12
Tekortkomingen wegnemen bij herziening beleid
Aanbeveling 6 Overgenomen aanbeveling
I 1
ĩoeffctìtinţj
Schenk aandacht aan de, bij de herziening van het beleid op de onderscheiden beleidsthema's, geconstateerde tekortkomingen bij die t h e m a ' s . Het RK C-rapport geeft op veel van d e onderzochte beleidsthema's aan w a t vanuit evalueerbaarheidsperspectief bij de formulering van het beleid voor verbetering vatbaar is.
WSįīe van
W e n e m e n de opmerkingen m e e bij de herziening van de door de RK C onderzochte
opvolging/uitvoering
beleidsnota's voor het sociaal domein en de o p e n b a r e ruimte. Specifiek voor het programma Openbare ruimte betrekken w e d e opmerkingen ook bij het project ' B e h e e r openbare ruimte in ander p e r s p e c t i e f . Bij herziening van beleidsnota's wordt het gebruik van de richtlijn (aanbeveling 3) verplicht. O m te voorkomen dat de opmerkingen uit het RK C-rapport w o r d e n vergeten, n e m e n w e in de richtlijn een overzicht op w e l k e beleidsnota's de RK C heeft onderzocht. Zo is geborgd dat bij herziening van beleidsnota's de opmerkingen uit het RKC-rapport w o r d e n m e e g e n o m e n . Beleidsnota's van betere kwaliteit door w e g n e m e n geconstateerde tekortkomingen en
Resultaat
het gebruik van d e richtlijn.
Planning
Afhankelijk van w a n n e e r d e beleidsnota's w o r d e n geactualiseerd.
Aanbeveling 7
Raad betrekken bíj vernieuwing BBV
Overgenomen
*ļ Betrek d e raad actief bij het vormgeven van de begroting conform het v e r n i e u w d e
aanbeveling
f
Toelichting
BBV. De hoofdlijnen van d e vernieuwing in de BBV zijn o p g e n o m e n in vernieuwing
Hoofdlijnen
BBV van het Ministerie van Binnenlandse Zaken van juni 2 0 1 5 .
In hoofdstuk 4 gaan w e er kort op ín. Wíjie
van
opvolging/uitvoering
Zoals in paragraaf 2 is geschetst, gaan w e tijdens d e presentatie over de visie op planning en control ook in op de vernieuwing van d e BBV. Verder w o r d t d e raad betrokken bij de keuze van d e beleidsthema's w a a r de n i e u w e BBV-taakvelden e e n relatie m e e h e b b e n . De overige vernieuwingen van d e BBV zijn vrij technisch (zie bijlage 1). W e willen de raad daar in principe niet extra m e e belasten.
Resultaat
De raad is op d e hoogte van de adviezen, hoe ze w o r d e n uitgewerkt en w a n n e e r dat zichtbaar is in de P&C-producten.
Planning
Presentatie aan commissie over visie op P&C en vernieuwing BBV: l
e
kwartaal
2016. Invoering van d e BBV-verníeuwingen: zie H3.
5. R a n d v o o r w a a r d e n uitvoering PVA De realisatie van de visie op d e P&C-cyclus met de digitalisering, de opvolging v a n de RK C- aanbevelingen en de invoering van de v e r n i e u w d e BBV vraagt een investering van de organisatie in kennis, extra capaciteit en financiële middelen. Voor de digitalisering is t.z.t. e e n keuze nodig voor digitaliseringssoftware op basis van een programma van eisen. Ook is tijd nodig o m de vernieuwingen door te v o e r e n . Dit vraagt zeker een aantal jaar. Op dit m o m e n t kunnen w e nog niet nader aangeven wat w e nodig hebben qua capaciteit en middelen en w a n n e e r wat precies klaar zal zijn. Dat wordt duidelijk als w e d e visie g e r e e d h e b b e n en daar e e n detail uitwerking bij m a k e n .
Pagina 10 van 12
6. I nformeren raad over voortgang In voorgaande hoofdstukken staat hoe d e raad bij diverse o n d e r d e l e n wordt betrokken en w a n n e e r resultaten v e r w a c h t kunnen w o r d e n . V e r d e r informeren w e d e raad jaarlijks vía de paragraaf bedrijfsvoering in de programmarekening over de voortgang van de opvolging van aanbevelingen. M e t ingang van d e rekening 2015 gebeurt dat dus ook voor het RKC-rapport E v a l u e e r b a a r h e i d . Gezien de planning in dit PVA, is het duidelijk dat dan nog niet veel voortgang t e melden is. Bij de programmarekening 2016 is dat w e l het geval. Daarnaast is het mogelijk, als d e raad dat wenst, om in de c o m m i s s i e Bestuur en Middelen periodiek bijgepraat te w o r d e n .
7. Overzicht planning In figuur 3 staat in welk P&C-product in 2016 welke vernieuwing w o r d t o p g e n o m e n . Tussen haakjes staat of het e e n vernieuwing is n.a.v. het RKC-rapport of d e BBV. Staat er niks achter dan is het een vernieuwing die in ander verband is afgesproken. Enkele resultaten staan los van d e P&C-cyclus, zie figuur 4. De planning voor 2017 is afhankelijk van de uitwerking van d e visie op planning en control en w a t e r in dat verband moet g e b e u r e n o m o.a. d e digitalisering t e gaan realiseren.
(in proces) Rekening 2015
n
financiële k e n g e t a l t e n opnemen ( B B V ) ; onderdeel stresstest
Gefaseerd vanaf
Kadernota 2016
beleidsthema's per D keuze progamma (RKC)
Turap 2016
Begroting 2017
zomerreces aanbieden D voor aan raad
ĵ
beleidsthema's binnen programa's cf eerder besluit (RKC) doelen meer SMART/meer relatie met beleidsnota's (RKC)
O gebruik stoplichten
eenvoudiger vorm, bijv.
n
uniforme taakvelden (BBV)
Q beleidsindica toren (BBV)
ĵ
financiële kengetallen opnemen (BBV); onderdeel stresstest
tussen budgetten D verband en beleidsthema's ? (RKC)
D taakvelden BBV
en/of verband budget en
overhead D programma opnemen (BBV)
Q stelsel baten en lasten (BBV) begrotlngsapp (sluitstuk D digitalisering)
Figuur 3
f
kwartaal
2016
3e kwartaal
2016
Ie kwartaal
2017
Visie op
Besluit voor welke
Pilot monitorings-
Planning Ä Control
beleidsthema's er
instrumentarium
^-planning realisatie
beleidsnota's
gereed
Richtlijn voor
g e w e n s t zijn
beleidsnota's Figuur 4
Pagina 1 1 van 12
Bijlage 1 Vernieuwing BBV Onderwerp
Advies
Uniforme
Maast e e n vrije program ma-Indeling e e n vaste taakueldlndeling gebaseerd op
producten Indeling/
bruikbaarheid voor sturing g e m e e n t e n . D e z e vaste laakvefdindeline. vervangt d e
taakvelden
huidige
Beleldslndlcatoren
Ontwikkel e e n landelijke set van 4 0 - 5 0 indicatoren die alle g e m e e n t e n in d e
functionele indėíine.
begroting o p n e m e n . Inzicht in o v e r h e a d e n
»
Alle g e m e e n t e n nemen d e algemene o v e r h e a d op in e e n apart programma.
kosten
*
Pa ragraaf bedrīj F S V Û erì ng niet langer verplicht.
B a s i s s e t financiële
In het BBV w o r d e n enkele financiële kengetallen v o o r g e s c h r e v e n die alle
kengetallen
g e m e e n t e n m o e t e n o p n e m e n . Deze w o r d e n niet extern g e n o r m e e r d .
V e r b o n d e n partijen
Verklaar advies 1 t / m 3 ook voor g e m e e n s c h a p p e l i j k e regelingen van toepassing. Risico's v e r b a n d e n partijen krijgen prominente plaats in begroting e n jaarrekening.
Stelsel v a n b a t e n e n
*
lasten
Investeringen met alleen maatschappelijk nut w o r d e n voortaan geactiveerd en over d e levensduur afgeschreven.
»
Uniforme rentetoerekening.
*
Vergroten van het inzicht in het E M U - s a l d o .
Rapport v e r n i e u w i n g accountantscontrole V e r b e t e r i n g kwaliteit į
»
Versterken opdrachtgeverschap.
keuze a c c o u n t a n t
*
Specialisatie accountants.
» Rechtmatigheid,
»
toezicht e n controle
K euze accountantsorganisatie. H el Co 11 ege geeft we rklarlng af over rechtmatigheid e n begrotingsoversch rijdingen.
»
Rechtmatigheid beperkt ĩīch wettelijk tot regelgeving Rijk, Europa en gemeenteraad:;
f
Atcou ntant gee Ft getro u wheīdsverkla ring aF bij verklaring c o l l e g a
Verbetering uitvoering
*
Interpretatie controle s t a n d a a r d e n .
accountantscontrole
»
Toezicht op accountants g e m e e n t e n .
»
Domein accountantscontrole g e m e e n t e n .
Pagina 12 van 12
