Bestuursverslag 2011
‘t Baken
De Horn
De Werkschuit
De Toermalijn
Piet de Springer
www.obswijk.nl
Inhoudsopgave 1.
Algemene informatie
3
1.1 1.2
Juridische structuur en organisatiestructuur Kernactiviteiten (en organisatiedoelen)
3 5
2.
Algemeen instellingsbeleid
6
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9
Zaken met een behoorlijke personele betekenis Onderwijsprestaties Onderwijskundige en –programmatische zaken Ontwikkelingen als gevolg van interne- en externe kwaliteitszorg Ontwikkelingen bij of in relatie tot verbonden partijen Interne beheersing en toezicht (governance ontwikkelingen) Gevoerde beleid inzake beheersing van uitkering na ontslag Afhandeling van klachten Huisvesting en toelatingsbeleid (indien van toepassing)
6 6 7 7 7 8 8 9 9
3.
Financieel beleid
3.1 3.2 3.3
Toelichting op het resultaat en wat daaraan heeft bijgedragen Verslag van het gevoerde Treasurybeleid Vergelijking met de balansposten van het vorig jaar
4
Toekomstparagraaf
10 12 12 12
13
Bestuursverslag 2011
2
1. Algemene informatie 1.1 Juridische structuur en organisatiestructuur Juridische structuur De rechtspersoon is een Stichting met de naam: Stichting Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede. De Stichting is opgericht op 14 december 2010 en is gevestigd te Wijk bij Duurstede. De Stichting is in werking getreden per 30 december 2010. De Stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 51482827 Aan de Stichting zijn geen nadere partijen verbonden. Organisatiestructuur Zie hiervoor ook onder 2.6 De Stichting kent een Raad van Toezicht en een College van Bestuur; de RvT voegt een separaat verslag van haar doen en laten bij. De leden zijn: 1. Dhr. B. (Bonne) Westdorp; voorzitter/commissaris 2. Mw. L. (Lea) Verhaar; vice-voorzitter/commissaris 3. Mw. R. (Rosé) Fleury; lid/commissaris 4. Dhr. T. (Ton) Degens; lid/commissaris 5. Dhr. A. (Adri) Verwaal; lid/commissaris vakgebied
functionaris
PR/algeheel beleid
1&2
HR/personeel
1&4
Financiën
3&5
Gebouwen/huisvesting
4&5
Kwaliteitszorg
2&3
Het College van Bestuur wordt sinds eind december 2010 ingevuld door dhr. J. (Jaap) ter Hellen, als directeur/bestuurder en formeel in de rol van voorzitter van het Collegee van Bestuurbestuur (0,8 fte). Het CvB wordt ondersteund door een stafureau met daarin de volgende disciplines: 1. 2. 3. 4.
Bureaumanager; Hoofd personeelszaken; Administratieve ondersteuning; Daarnaast wordt extern ingehuurd een financial controller;
0,8 fte 0,4 fte 0,2 fte ca. 0,2 fte
De schooldirecties zijn integraal verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken op school en de uitvoering en implementatie van het beleid.
Bestuursverslag 2011
3
Leerlingaantallen Brin
Per 1 oktober
2011
2010
2009
2008
09ZU
´t Baken
184
194
206
211
23DF
De Horn
338
341
320
303
18FF
Piet de Springer
84
93
89
90
04HS
De Toermalijn
152
158
159
148
09DW
De Werkschuit
202
215
212
215
960
1.000
986
967
Totaal
De gemeente Wijk bij Duurstede heeft, na de laatste herindeling (1996), de opheffingsnorm van de gemeente gesplitst in een stedelijk en een landelijk gebied; de daarbij behorende getallen zijn resp. 150 lln. en 55 lln. Deze maatregel dient m.i.v. 2016 herzien, danwel gecontinueerd te worden (gemeenteraad). Door vergrijzing van de gemeente is er de laatste paar jaar, gemeentebreed, een terugloop van leerlingen geweest. De terugloop bij de andere schoolbesturen (PC, RK) blijkt echter veel forser dan bij het Openbaar Onderwijs; het marktaandeel van het Openbaar Onderwijs stijgt van ca. 42% naar > 45%. We verwachten een consolidatie van het leerlingenaantal met een bandbreedte van 50 (van 925 minimaal tot 975 maximaal) voor de komende jaren.
Organogram organisatie
Bestuursverslag 2011
4
1.2 Kernactiviteiten (en organisatiedoelen) De kernactiviteiten en organisatiedoelen, alsmede de gedachten over visie en missie, staan beschreven in het, tot op heden, 5-jarige strategisch beleidsplan. Dit plan wordt in de 2e helft van 2012 herzien voor een volgende periode. We overwegen om de looptijd met een jaar te bekorten en een cyclus aan te gaan houden van telkens 4 jaar. In die vierjarige periode passen dan ook beter (en wat gestructureerder) de (tevredenheids)peilingen van leraren, onderwijs ondersteunend personeel, directeuren en ouders.
Bestuursverslag 2011
5
2. Algemeen instellingsbeleid Tot 2006 was het Openbaar Schoolbestuur een zaak van de gemeente Wijk bij Duurstede (integraal schoolbestuur), daarna (2006 t/m 2010) vervulde de Bestuurscommissie die taak. In de jaren 2006-heden is er veel geinvesteerd (tijd, kennis en kwalitatieve ondersteuning) om het proces van jaarbegroting, control en jaarrekening te verbeteren. Wij zijn van mening dat dit goed gelukt is, vooral waar het gaat om de vroeger buitengewoon grote verschillen tussen de begrotingscijfers en de resultaten van de jaarrekening. In de loop van de tijd is een verschil van soms meer dan € 200.000,- op jaarbasis teruggebracht naar een verantwoorde bandbreedte. Kwartaalrapportages zijn een belangrijk sturingsinstrument gebleken en het communicatietraject (óók vooraf !) met accountant en administratiekantoor heeft veel waardevols opgeleverd. De directeuren worden door het stafbureau met raad en daad terzijde gestaan, al valt het soms niet voor alle directeuren even gemakkelijk om te accepteren dat er een bevoegd gezag is (nu, onder het regime van de Stichting nog duidelijker dan voorheen) en dat opmerkingen van bijv. een controller niet alleen inhoudelijk waardevol zijn maar ook richtinggevend! Maar ... behalve de control is ook de planning sterk verbeterd. De schoolse MR’en en de GMR worden, zowel door de directeuren als het CvB op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen op financieel gebied. Jaarlijks wordt namens het CvB de GMR geinformeerd over de stand van zaken m.b.t. de concernbegroting.
2.1 Zaken met een behoorlijke personele betekenis In 2011 is de herinvoering van de formele adjunct-directeuren geregeld. De belangrijkste reden hiervoor was dat er, ook van schooldirecteuren, steeds meer verzoeken kwamen om in deeltijd te kunnen c.q. mogen werken. Dat vereist een goede waarnemer, al was het maar om te allen tijde een verantwoordelijke persoon binnen een schoolorganisatie te hebben. Het bleek een vrij natuurlijk proces, want op alle scholen was er wel iemand die inhoudelijk dit soort taken waarnam. Formalisering heeft uiteraard wel een gevolg gehad voor de GGL en de werkelijke loonkosten. Ook de vervolgstap inzake de functiemix (LB-schaal) is in 2011 gemaakt. Voor onze organisatie komt nu het dillema om te kiezen óf voor het streven naar de voorgeschreven percentages (met een mogelijk gevolg dat er LB’ers worden benoemd om het magische getal maar te halen) óf voor een realistisch beleid (dan maar mogelijk wat minder Rijksbijdrage op termijn, maar met een verantwoorde LA:LB=balans). Er is ook in 2011 besloten om niet de LC systematiek aan onze personeelsplanning te verbinden.
Bestuursverslag 2011
6
2.2 Onderwijsprestaties Ook in 2011 heeft de Onderwijsinspectie weer haar controles toezicht uitgevoerd. Met trots kunnen we melden dat alle scholen in het regulier toezicht vallen; graag verwijzen we voor de specifieke gegevens naar de website www.onderwijsinspectie.nl
2.3 Onderwijskundige en –programmatische zaken De scholen voeren ieder voor zich, maar in veel gevallen ook als collectief, hun onderwijskundige beleid uit. Speerpunt daarbij was in 2011 de gezamenlijke afronding van het landelijke rekenverbetertraject. Ook is er door een paar scholen een slag gemaakt in een betere beheersbaarheid van hun school administratiesysteem. In gezamenlijkheid is, samen met de controller, gewerkt aan het goed inregelen van de juiste leerlingen aantallen bij DUO. De inhoudelijke meerjarenbegroting en het investeringsplan zijn onderligger voor het verdere voorgenomen en uit te voeren beleid.
2.4 Ontwikkelingen als gevolg van interne- en externe kwaliteitszorg De controle op (onderwijs) kwaliteit ligt goed verankerd in de school(werk)plannen. Op alle scholen is een continue check and balance op resultaten, zowel per lesgroep als van de individuele leerling. Het CITO vervult hier een belangrijke rol bij, evenals schoolgebonden en methodische onderzoeken. In 2011 is besloten om, naast de gebruikte tools, ook nog een paar jaar als second opinion gebruik te gaan maken van het EWS (Early Warning System) van de Besturenraad.
2.5 Ontwikkelingen bij of in relatie tot verbonden partijen De Stichting realiseert zich dat, hoewel ze gezond is en een goed toekomst-perspectief heeft, ze een erg kleine speler op de onderwijsmarkt is. Een kleine 1000 leerlingen, 5 brinnummers, 85 personeelsleden die samen een krappe 60 fte invullen op een jaaromzet van om en nabij de € 4.000.000 We zijn aan het onderzoeken in hoeverre, en in welke vorm, we samenwerking kunnen realiseren met één of meer gelijkgestemde collega-besturen; het doel daarbij is kostenbeheersing, verbetering van inhoud, relevante samenwerking op gebied van stafbureau’s, inkoop, personeelsbeleid en –uitwisseling, verbeterde groepsdynamiek, etc. Op dit moment zijn er echter nog geen vaste afspraken gemaakt. Belangrijke onderligger is wel, dat we niet streven naar een ongebreidelde schaalvergroting, maar naar een blijvende menselijke maat.
Bestuursverslag 2011
7
2.6 Interne beheersing en toezicht (governance ontwikkelingen) De Stichting heeft zich, via de PO-Raad, geconformeerd aan de code “Goed Bestuur”; niet alleen om omwille van de kwaliteit van het bestuur zelf, maar ook omdat we er van overtuigd zijn, dat een goed bestuur voorwaardelijk is voor goed onderwijs. Bij de transformatie van de Bestuurscommissie tot Stichting (december 2010) is al vroegtijdig besloten om direct te gaan voldoen aan de eis van gescheiden toezicht; er wordt gewerkt met een College van Bestuur (intern) en een Raad van Toezicht (extern). Het blijft echter uiterst curieus dat, ook voor een relatief klein schoolbestuur als het onze, het CvB bestaat uit één persoon. Vergaderingen van het CvB beperken zich doorgaans dus tot zelfreflectie van de betrokken functionaris en de lezer zal begrijpen dat er van gewaarmerkte notulen van vergaderingen van het CvB al helemaal geen sprake is ! Verder: kleine organisaties zijn sowieso al kwetsbaar en een éénhoofdig schoolbestuur is dat al helemaal ! Dat staat nog los van andere, in de praktijk van het eerste stichtingsjaar ervaren, praktische onvolkomen heden zoals bijvoorbeeld het ontbreken van formele inspraak- en beroepsmogelijkheden van school directeuren. Zij maken geen deel uit van een (G)MR en een RvT is ook niet de eerstaangewezen weg. In 2012 e.v. willen we hier nog concreet aandacht aan besteden. De Stichting heeft, via de voorzitter van het CvB, een regelmatig en goed contact met de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad. Een à twee keer per jaar nodigt de RvT een schooldirecteur uit voor een informeel overleg en zij zetten ook een cyclus op van schoolbezoek (ca. 1x per jaar).
2.7 Gevoerde beleid inzake beheersing van uitkering na ontslag Risicobeheersing en toezicht Teneinde de risico’s zoveel mogelijk te beperken dienen de scholen een planning & control cyclus te hanteren, waarbij de directie de ontwikkelingen monitoort en hier ook periodiek verantwoording over aflegt richting het bestuur. In 2011 zijn er, evenals voorgaande jaren, geen ontslagsituaties geweest welke tot extra uitkeringen hebben geleid. Tussen het bestuur en haar administratieve dienstverlener, Groenendijk Onderwijs Administratie, is daarnaast een Service Level Agreement van toepassing, of zijn nadere afspraken opgenomen in de bijlagen bij het contract.
Bestuursverslag 2011
8
2.8 Afhandeling van klachten De Stichting maakt gebruik van een geactualiseerde en in overleg met de GMR vastgestelde klachten regeling. In 2011 zijn er geen klachten zoals bedoeld zouden kunnen zijn aan de orde geweest.
2.9 Huisvesting en toelatingsbeleid (indien van toepassing) De scholen beschikken over adequate huisvesting; voor twee van de vijf zijn wijzigingen in de sfeer van (ver)nieuwbouw van hun huisvesting voorzien in 2013. Wat wel zorgen baart is de verspreiding van De Horn over een drietal locaties; ook dit lijkt zich in 2013 op te lossen. Er is geen gereguleerd toelatingsbeleid geformuleerd; dit lijkt ook voor de nabije toekomst niet noodzakelijk.
Bestuursverslag 2011
9
3. Financieel beleid De Stichting Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede prijst zich gelukkig, dat er zowel in het verleden (Integraal schoolbestuur door de gemeente, Bestuurscommissie), als in het heden een verantwoord financieel beleid is gevoerd en wordt gevoerd. Het is onze uitdrukkelijke intentie deze beleidslijn te borgen en uit te bouwen. Waren er in de laatste jaren toch nog wel wat, soms (te) grote verschillen tussen begroting en jaarrekening zichtbaar, we kunnen over de jaren 2010 en 2011 stellen dat er een aanvaardbaar (en te verklaren) discrepantie is. Bij de verzelfstandiging naar een Stichting zijn er met de gemeente Wijk bij Duurstede goede afspraken gemaakt en vastgelegd over overdracht van het beredeneerde vermogen. Omdat het niet wenselijk, maar ook niet noodzakelijk, was om het gehele vermogen vanuit de gemeentelijke middelen in één keer over te hevelen naar de Stichting is een rekening-courantverhouding aangegaan. In een periode van vier jaar vanaf de verzelfstandiging wordt door de gemeente overgedragen hetgeen des Stichtings is. De Stichting heeft vanaf januari 2011 er voor gekozen (Treasury Statuut) om te kiezen voor veilige geld stromen en daarom is zij gaan Schatkistbankieren. Overtollige middelen worden gestald op deposito’s met zoveel als mogelijk is wisselende vervaldata (i.c. maandelijks). De geldstromen worden meervoudig beheerd en gecontroleerd (intern: directeur/bestuurder, financial controller, bureaumanager tesamen met het administratiekantoor en extern door de klankbordgroep financiën uit de Raad van Toezicht). Ook het accountantskantoor wordt, waar nodig ook vooraf en tijdens processen, geraadpleegd. De financiële positie van de Stichting is (meer dan) goed te noemen, zie daarvoor de desbetreffende cijfers). De laatste twee jaren heeft het leerlingenaantal op bestuursniveau een kleine dip te zien gegeven (van ca. 1000 naar ca. 960); we constateren nu echter al dat de “bodem” is bereikt en dat vanaf het schooljaar 20122013 er al weer een lichte stijging zichtbaar wordt. De Wijkse situatie is echter nog wel zorgwekkend, maar die van ’t Openbaar Onderwijs is stabiel tot optimistisch. Het marktaandeel gaat van ca. 42% naar > 45% in 2013, zo is de verwachting. In 2011 is hard gewerkt aan de verbetering van de huisvesting van twee van de vijf gebouwen en dat resulteert in (ver)nieuwbouw aan het begin van het schooljaar 2013-2014 voor de Piet de Springer (Langbroek) en ’t Baken (Brede School de Horden; Wijk). Uit bestuursmiddelen wordt aan beide ontwikkelingen bijgedragen. Ook in 2011 is de Stichting verkennende besprekingen gestart met onze partners in Houten om te bezien of, en zo ja hoe, er voor beide partijen “winst” te behalen valt uit samenwerking, in welke vorm uiteindelijk ooit.
Bestuursverslag 2011
10
De uiteindelijke kengetallen, vergeleken met die van het boekjaar 2010, zijn als volgt: 2011
2010
Liquiditeit (Vlottende activa / kortlopende schulden)
5,80
5,20
Quick ratio (Vlottende activa- voorraden / kortlopende schulden)
5,80
5,20
Solvabiliteit 1 (Eigen vermogen (excl. voorzieningen) / totale vermogen *100%
74,71
72,20
Solvabiliteit 2 (Eigen vermogen (incl. voorzieningen) / totale vermogen *100%
85,96
84,44
Rentabiliteit (Saldo gewone bedrijfsvoering / totale baten (incl. fin. baten)) * 100%
-0,75
0,72
Weerstandsvermogen (Eigen vermogen - materiële vaste activa) / rijksbijdragen * 100%)
40,73
40,16
Kapitalisatiefactor (Totaal kapitaal (ex gebouwen) / totale baten (incl. fin.baten )) * 100 %)
68,16
71,48
Personele lasten / totale lasten (in %)
81,04
80,70
Materiële lasten / totale lasten (in %)
18,96
19,30
Tot voorheen heeft de Raad van Toezicht (nog) geen streefwaarden vastgesteld; zij zal zich hier eind 2012 wel over uitspreken. Tot dat moment nemen wij de waarden van de commissie Don als ijkpunt aan; die zijn als volgt: Solvabiliteit 2 Liquiditeit Rentabiliteit Kapitalisatiefactor
een ondergrens van 20% (vgl. bijna 86% actueel) tussen 0,5 en 1,5% (vgl. 5,80 actueel) bovengrens van 5% (vgl. -0,75 actueel) 60%;voor kleine besturen (vgl. >68% actueel)
Bestuursverslag 2011
11
3.1 Toelichting op het resultaat en wat daaraan heeft bijgedragen De begroting 2011 ging uit van een tekort van € 99.000 en de jaarrekening geeft een tekort van aan € 35.000. Dit voordeel van € 64.000 is als volgt te verklaren: • Aan baten is een bedrag van € 263.000 meer ontvangen dan begroot; • Aan rijksmiddelen is een bedrag van € 88.000 euro meer ontvangen als gevolg van een verhoging van de lumpsumbedragen, de groeiregeling en het feit dat er meer rugzakgelden dan begroot zijn ontvangen; • Van de gemeente Wijk bij Duurstede is een bedrag van € 21.000 ontvangen als positief saldo tussen ontvangen subsidie binnenklimaat en de lasten daarvan. • Aan overige baten is € 154.000 meer ontvangen als gevolg van stagevergoedingen, rekenverbetertraject, terugploegregeling samenwerkingsverband, schoolfondsen enz. • Aan lasten is in totaal € 199.000 meer uitgegeven; • Aan salarislasten en overige personele lasten is dat een bedrag van € 52.000; • De huisvestingslasten hebben in 2011 € 49.000 meer gekost dan begroot, onder andere omdat er in 1x voor 3 jaren energielasten voor De Toermalijn zijn afgerekend. • De overige instellingslasten waren € 118.000 hoger als gevolg van uitgaven voor het rekenverbetertraject, de invoering van de nieuwe huisstijl en de schoolfondsen. • Aan rente is, als gevolg van de deposito’s bij het schatkistbankieren en ten gevolge van voor ons een positive rentefluctuatie, € 14.000 meer ontvangen dan begroot.
3.2 Verslag van het gevoerde Treasurybeleid De voorzitter van het College van Bestuur is eerstverantwoordelijk voor het treasurymanagement van de Stichting Openbaar Onderwijs Wijk bij Duurstede. Het treasurybeleid is in een statuut vastgelegd. Het beleid is erop gericht om een zo hoog mogelijk rendement te combineren met een zo laag mogelijk risico. Derhalve is gekozen voor het schatkistbankieren bij en met het ministerie van Financiën. Overtollige liquide middelen worden via maanddeposito’s vastgezet.
3.3 Vergelijking met de balansposten van het vorig jaar De waarde van de MVA is afgenomen a.g.v. lagere investeringen t.o.v. de afschrijvingen in 2011. De Financiële vaste activa wordt gevormd door het langlopende deel (>1 jaar) van het fietsenproject. Liquide middelen is toegenomen met € 601.540 o.a. door ontvangst van de eerste termijn van de rekening courant door de Gemeente Wijk bij Duurstede. Het Eigen Vermogen is gedaald als gevolg van het negatieve resultaat ad.€ 35.299 De post Overige voorzieningen is met € 45.465 afgenomen a.g.v. een hogere onttrekking (€ 108.439) t.o.v. dotatie (€ 62.974) aan de Voorziening onderhoud.
Bestuursverslag 2011
12
4 Toekomstparagraaf De begroting voor 2012 is tijdig vastgesteld en het ziet er op dit moment niet naar uit (we hebben het 1e kwartaal 2012 afgesloten) dat er verkeerde inschattingen zijn gemaakt of dat er zich onvoorziene calamiteiten voordoen; zoals al eerder vermeld werd er van een lager leerlingenaantal uitgegaan dan hetgeen zich nu laat aanzien.
STAAT VAN BATEN EN LASTEN 2012 Baten (Rijks)bijdragen € 4.152.985 Overige overheidsbijdragen en subsidies 0 Overige baten 89.075 € 4.242.060 Lasten Personele lasten € 3.443.416 Afschrijvingen 111.523 Huisvestingslasten 245.405 Overige instellingslasten 466.241 € 4.266.585 Saldo baten en lasten
€
-24.525
Financiële baten en lasten Financiële baten € Financiële lasten €
25.000 475 24.525
Resultaat
€
0
Voor 2012 is een investering van € 50.000 te verwachten (najaar) als bijdrage in de nieuwe huisvesting voor de Piet de Springer in het MFA te Langbroek. Ook is bij besluit van de RvT voor de looptijd van 2012 – 2015 een projectsubsidie beschikbaar gesteld van max. € 100.000 voor een verantwoorde invoering van het projekt Plusklassen. Naar verwachting zal daar in 2012 ca. € 15.000 van worden besteed. In de zomer van 2012 zal er een wisseling van de wacht plaats vinden op personeel gebied en wel door de benoeming van een andere directeur/bestuurder (FPU van de zittende functionaris).
Bestuursverslag 2011
13
