Notulen van de consulterende ALV van Vereniging Woortblind d.d. 1 september 2014
Aanwezige leden: Marcel Koreman Gremmelt .???? Jeanne Voeren Roel Huizer Elisabeth v.d. Werf Jolanda Verwoerd Hans van de Velde
(kandidaat-lid) (lid) (lid, vrijwilliger, voorzitter wg volwassenen) (lid) (lid, vrijwilliger wg volwassenen) (lid, vrijwilliger wg volwassenen) (lid, vrijwilliger)
Afmeldingen ontvangen van: Andries van den Berg Tienta Verlegh Anne van der Horst M.A. Fondse Thomas Verspaandonck Nel Hofmeester Bestuursleden: Dirk Vollenhoven Harm Heimensen Chris de Boer
Adviseur: René Borkus
voorzitter penningmeester bestuurslid (verhinderd wegens ziekte) en heeft zich schriftelijk voor de voorstellen uitgesproken
adviseur t.b.v. de fusie (namens PGOsupport)
Opening en kennismaking De aanwezige leden en bestuursleden stellen zich voor.
Inleiding en toelichting op de agenda door de voorzitter Voorzitter Dirk Vollenhoven wijst René Borkus aan als notulist van deze ALV als vervanger van Chris de Boer. Dirk Vollenhoven geeft een toelichting op de agenda van deze bijzondere ALV, die uitsluitend gewijd is aan de voorbereiding van de fusie van Vereniging Woortblind met Vereniging Impuls. Het is geen besluitvormende vergadering, maar bedoeld om de leden te informeren over de fusieplannen. Er zijn twee belangrijke documenten opgesteld in goed onderling overleg van beide besturen, een fusievoorstel en concept-statuten voor de nieuwe vereniging. De beide verenigingen stellen zich ten doel om door de combinatie een aantal zwaktes te overwinnen en elkaars sterke kanten optimaal te gebruiken en te combineren. Belangrijke punten daarbij zijn: een stevige bestuursbasis, een gedegen, toekomstvaste begroting, een goede gesprekspartner voor mogelijk toekomstige fusiepartner Balans, het bedienen van een veel bredere doelgroep met onze informatie en activiteiten. Woortblind heeft moeite om voldoende bestuursleden en vrijwilligers te vinden om de taken en activiteiten goed uit te voeren. Er waren altijd meer plannen dan handen om ze uit te voeren. Het bestuur streeft er naar om in de eerste ALV van de nieuwe vereniging een
1
volwaardig gekozen bestuur te hebben. Vereniging Impuls heeft door de bezuiniging een zware klap gehad en heeft moeite om gezien de kosten de bezetting van het bureau op peil te houden. Door de combinatie kan een breed bestuur worden gevormd vanuit de beide verenigingen. De nieuwe vereniging wil verschillende aandachtsgebieden (ADHD, ADD, dyslexie, dyscalculie) besturen en zich inzetten voor het vernieuwen en efficiënter maken van: de informatievoorziening aan en communicatie met en tussen de leden, gebruikmakend van de nieuwe media (tegen lagere kosten); het verenigingsblad, door samen 1 blad uit te geven dat minder vaak verschijnt en aansluit bij de internet media uitwisseling tussen lotgenoten voor diverse aandachtsgebieden, door naast landelijke activiteiten ook de regionale activiteiten van de adhd-cafés uit te breiden naar de andere aandachtsgebieden; de mogelijkheden van het bureau van Impuls voor de leden van beide verenigingen samen; Woortblind kan dan een deel van haar huidige bureaukosten (ingehuurd via het HOB) inzetten voor financiering van de betaalde medewerkers van het bureau. Tot slot geeft Dirk aan dat de nieuwe vereniging met oudervereniging Balans in gesprek gaat over samenwerking, omdat de aandachtsgebieden van beide sterk overeenkomen. Balans werkt vanuit de optiek van ouders met opgroeiende kinderen en de aandachtsgebieden komen overeen. Gezamenlijk kunnen de organisaties de belangen van betrokkenen en de ondersteuning en empowerment van de leden vergroten.
Reacties van de leden Hieronder een samenvatting van vragen en opmerkingen die gemaakt zijn over het fusievoorstel: Het voorstel geeft een beeld van wat de besturen voor ogen staat om te veranderen, maar men vindt het belangrijk dat ook vermeld wordt wat er allemaal is en wat wordt voortgezet en bewaard blijft. Daarmee kunnen de leden zich verbinden en identificeren, bijv. op het gebied van informatievoorziening vanuit de vereniging, de Werkgroep Volwassenen van Woortblind en de ADHD cafés van Impuls. Reactie: De nadruk ligt op gebruikmaken van waar ieder goed of beter in is, gezien de huidige situatie van de verenigingen. Het willen het niet mooier voorstellen dan het is. Het is inderdaad heel belangrijk om de verbinding met de leden te behouden. De continuïteit van de verenigingen, dat de activiteiten doorlopen is op dit moment het belangrijkste doel!
-
Het voorstel bevat niet echt een duidelijke visie waar het bestuur naar toe wil en wanneer we weten of dat werkt en of we ver genoeg gevorderd zijn. Dus liefst enkele concrete doelen noemen die het bestuur wil bereiken. Reactie: De belangrijkste ambitie voor dit moment is het voortzetten van de belangrijke activiteiten voor de leden en die te vernieuwen en daarmee de leden te behouden en beter te bedienen. Na deze fase hopen we de organisatie verder te kunnen versterken. Door de beschikbaarheid van eigen beroepskrachten kunnen we actueler zijn, beter inspelen op wat voor de leden belangrijke ontwikkelingen zijn, bijv. in het onderwijs, maatschappelijke ondersteuning, etc. Bovendien zal het nieuwe bestuur van de nieuwe vereniging in de eerste ALV (omtrent april 2015) zijn beleid veel concreter kunnen neerzetten.
-
Het voorstel is een nogal formeel verhaal en droge kost om te lezen. Is het mogelijk om het meer te laten ‘leven’?
2
Reactie: de notitie is niet alleen informatie aan de leden, maar ook een verantwoording dat het bestuur verantwoord gehandeld heeft en laat zien welke keuzes gemaakt zijn. Door een toelichting vooraf over de concrete plannen kan dit worden opgelost.
-
Woortblind heeft nu een eigen identiteit voor de leden. Blijft deze behouden of blijft de vereniging herkenbaar? Het lijkt er op dat Impuls de overhand krijgt en kan men dan ook besluiten om maar niets meer aan dyslexie te doen? Reactie: De activiteiten voor mensen met dyslexie zullen uiteraard worden voortgezet en ook met onze eigen vrijwilligers. Die blijven dus herkenbaar voor de leden en het voordeel is dat ook de leden van Impuls die activiteiten zien en kunnen leren kennen. We krijgen daardoor een veel groter bereik gezien het aantal leden van Impuls. Om te voorkomen dat ons aandachtsgebied of aandachtsgebieden van Impuls kunnen worden geschrapt, zijn in de statuten gekwalificeerde bestuurszetels opgenomen voor dyslexie, ADHD, etc. Het hele bestuur is er voor verantwoordelijk en aanspreekbaar dat er uitvoering wordt gegeven aan de activiteiten rond dyslexie. Bovendien zijn de thans bij de oprichting te benoemen bestuurders niet gebonden aan bepaalde doelgroepen, een paar hebben zelf geen dyslexie of ADHD. Naast de gekwalificeerde zetels voor dyslexie, ADHD etc. zijn er generieke bestuurdersportefeuilles. Dat is de beste waarborg dat ons werk wordt voortgezet binnen de nieuwe vereniging. We moeten er wel in slagen meer contact met de leden te krijgen, meer reacties, vragen en problemen waar mensen tegenaan lopen. Daar kan het bestuur dan aan werken (belangen behartigen, lobbyen, etc.), dat is nu onvoldoende. Dat is een belangrijk doel, méér interactie met de leden via de activiteiten en (sociale) media.
-‐
Het aantal bestuursleden vanuit Woortblind is veel kleiner dan vanuit Impuls. Is het niet mogelijk om dat meer gelijk te trekken? Worden we niet ondergesneeuwd? Reactie: Het blijkt dat de leden niet de laatste versie van het fusievoorstel en de statuten hebben gekregen via de website. Bij de start van de nieuwe vereniging per 1 januari a.s. is het de bedoeling om de drie zittende bestuursleden van Woortblind te laten plaatsnemen in het nieuwe bestuur. In de eerste ALV van de nieuwe vereniging kunnen er nieuwe kandidaat-bestuursleden worden gesteld en stemmen de leden daarover. Er kunnen dus nieuwe kandidaten worden aangemeld. In de toekomst kijken we niet meer naar ‘is iemand van Woortblind of Impuls’, maar willen we bestuursleden die bestuurlijk inhoud kunnen geven aan de thema’s en activiteiten van de vereniging! Binnen het bestuur komen gekwalificeerde bestuurszetels (portefeuillehouders) voor de diverse aandachtsgebieden, wat een belangrijke waarborg is voor de continuïteit van de activiteiten rond dyslexie.
-‐
Het is belangrijk dat er een profiel wordt opgesteld voor bestuursleden en wat zij nodig hebben om hun aandachtsgebied goed te kunnen besturen. Reactie: Het bestuur is het hiermee eens!
-‐
De leden kunnen zich ook bemoeien met wat de vereniging te bieden heeft door zich daarover uit te spreken en de vrijwilligers hebben grote invloed op wat er allemaal wordt gedaan. Dat is niet alleen een bestuurstaak. Reactie: Een voorbeeld is hoe we op dit moment samen met vrijwilligers van Impuls werken aan vernieuwing en samenvoeging van de informatieactiviteiten (vernieuwen en efficiënter maken). Daarin trekken we samen op en werken voorstellen uit voor de start van de vereniging. Er komt één blad voor beide groepen leden, gezamenlijke website, etc. waarin alle onderwerpen van nu in worden voortgezet. De meerwaarde van Impuls voor ons werk is hierbij heel groot, daarmee kunnen we veel meer gaan bieden aan onze leden!
3
-‐
Hoe zit het met de ledenadministraties, blijven die gescheiden of worden ze geïntegreerd? Blijven leden herkenbaar als ‘iemand met dyslexie’? Reactie: Voorlopig zullen ze nog gescheiden zijn, maar wel door dezelfde persoon worden beheerd. Leden kunnen aangeven waar ze in geïnteresseerd zijn, maar we vinden het ook belangrijk om ze breed te informeren, bijv. met het magazine. Op de website is de informatie natuurlijk per aandachtsgebied goed vindbaar en er zijn veel gemeenschappelijke onderwerpen voor leden. Formeel is er per 1 januari 2015 één vereniging met leden.
-‐
Hoe is de financiële situatie, want in de stukken is te zien dat Impuls er niet goed voor staat en Woortblind wel? Worden wij de financier van Impuls? Reactie: De penningmeester geeft toelichting en deelt financiële overzichten uit. De fusiekosten worden dit jaar ‘genomen’ met toestemming van de subsidiegever. Er is een begroting gemaakt voor 2015 die sluitend is, maar wel taakstellend voor het bestuur. Besparingen zijn nodig en dat gebeurt bijvoorbeeld door één gezamenlijk blad dat een veel grotere oplage krijgt dan ons blad nu, maar een keer minder uitkomt. Het is niet zo dat Woortbind de financier van Impuls wordt, maar de kosten die wij nu besteden aan ondersteuning door het HOB kunnen we vanaf 2015 besteden aan het dan gezamenlijke eigen bureau van de vereniging. Op deze manier kunnen de kosten worden gedekt.
-‐
Heeft het bestuur ook gedacht aan een bestuurslid belast met fondsenwerving? Reactie: Er is nog geen portefeuillehouder voor fondsenwerving aangewezen, maar het is zeker een belangrijk onderwerp. In deze sector gaat het dan vooral op fondsen voor projecten en daarnaast het verwerven van donaties van leden en belangstellenden. Het bestuur van Impuls heeft hedenmiddag een voorlichtingssessie gehad van een Fonds PGO specialist over fondsenwerving. De statuten zijn besproken; enkele informatieve detailvragen zijn beantwoord.
-‐
Vooruitlopend op de besluitvormende vergadering op 25 oktober a.s., spreekt de vergadering zich positief uit over het fusievoorstel en de nieuwe statuten. De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun vragen, opmerkingen en suggesties die worden meegenomen in het overleg met Impuls en zegt toe dat een aantal punten in de stukken kan worden meegenomen.
Contributie in 2015 Tot slot van de vergadering wil het bestuur nog mededeling doen van wijziging in de contributie voor 2015. Woortblind vraagt op dit moment een lage contributie van € 25,- en Impuls een contributie van € 37,50. Afgesproken is dat die contributies naar elkaar toe moeten groeien voor de bestaande leden. Het bestuur van Woortblind heeft voorgesteld dat in stappen te doen zodat bestaande leden in 2015 een contributie van € 30,- gaan betalen, in 2016 van € 35,- en in 2017 van € 40,- of € 37,50 als dat het dan geldende contributiebedrag is. Gevraagd wordt of er veel dubbel-leden zijn, maar dat is niet bekend. Men attendeert het bestuur er op dat dit ook kan schelen in de inkomsten in 2015. De penningmeester is zich hiervan bewust, maar men heeft de indruk dat het niet om een groot aantal leden gaat.
4
Na afsluiting van de gedachtewisseling sluit Dirk de vergadering en nodigt de aanwezigen uit nog samen met de leden en het bestuur van Impuls nog een kop koffie te drinken, voordat men huiswaarts gaat.
Aldus opgemaakt door de notulist en door deze en de voorzitter ondertekend.
R. Borkus
D. Vollenhoven
5
