bestuurscommissie Veiligheid

AG E N D A bestuurscommissie Veiligheid Datum

:

4 juni 2015

Tijdstip

:

09.30 – 11.30 uur

Locatie

:

Ridderzaal (4e verdieping), Harlingertrekweg 58 te Leeuwarden

Onderwerp

Bijlage

Doel

1.

Opening en vaststellen van de agenda

2.

Conclusies van de vergadering BC Veiligheid dd. 19 maart 2015

Bijlage

Ter vaststelling

3.

Stand van zaken beleidsplan Brandweer Fryslân 2015-2018

Bijlage

Ter kennisname

4.

Aanpak terugdringen van ongewenste en onechte Openbaar Meldsysteem (OMS)-meldingen Brandweer Fryslân

Bijlage

Ter vaststelling

5.

Regionale consultatie Landelijke Meldkamerorganisatie (LMO)

Bijlage

Ter vaststelling

6.

Ontwikkelingen Stichting Brandweeropleidingen Noord (BON)

Bijlage

Ter vaststelling

7.

Viermaandsrapportage 2015 (inhoudelijk veiligheid)

Bijlage

Ter advisering

8.

Zienswijzen jaarrekening 2014 (inhoudelijk veiligheid)

Mondeling

Ter advisering

9.

Zienswijzen conceptbegroting 2016 (inhoudelijk veiligheid)

Mondeling

Ter advisering

10.

Klachtenjaarverslag 2014

Bijlage

Ter informatie

11.

Rondvraag

12.

Sluiting

C O N CL US I E S Bestuurscommissie Veiligheid Datum Locatie

: :

19 maart 2015 Leeuwarden

Aanwezig: F.J.M. Crone (voorzitter) H. H. Apotheker (vicevoorzitter/ pfh. Brandweer) T. van Bekkum (pfh Informatievoorziening) H. Oosterman (pfh. Crisisbeheersing) W. van den Berg J.B. Wassink G. Krol E. Schadd-de Boer J. Liemburg T. van Mourik Afwezig: F. Veenstra (pfh. GHOR) A. de Hoop T.J. van der Zwan G. Gerbrandy E. van Selm J. Stellinga

1. •

M.C.M. Waanders G. van Klaveren D. Fokkema W.R. Sluiter F. Bolhuis (Provinsje) P. van Erkelens (Wetterskip Fryslân) W.K. Kleinhuis (algemeen directeur) H. Blokker (directeur/commandant brandweer Fryslân) J.H. Oostinga (directeur bedrijfsvoering) M. Kool (secretaris bestuurscommissie Veiligheid)

S. Heldoorn J.R.A. Boertjens A. Aalberts B. Bilker J. Eland (OM)

Onderwerp Opening en vaststellen agenda De voorzitter opent de vergadering en heet een ieder welkom.

2. •

Conclusies van de vergadering BC Veiligheid dd. 1 oktober 2014 De bestuurscommissie Veiligheid besluit: de conclusies van de vergadering BC Veiligheid dd. 1 oktober 2014 ongewijzigd vast te stellen

3. •

Benoeming Directeur Publieke Gezondheid Dit agendapunt is besproken in het besloten gedeelte van de Bestuurscommissie Veiligheid.

4. •

Zienswijzen risicoprofiel en beleidsplannen Crisisbeheersing en Brandweer Mevr. Schadd- de Boer geeft aan dat de gemeenteraden van Vlieland en Terschelling hebben aangegeven dat de risico’s vanuit de Noordzee onvoldoende zijn meegenomen in het risicoprofiel. Zij benadrukt dat de risico’s van bijvoorbeeld het aanspoelen van containers gevolgen kan hebben voor zowel de waddeneilanden als de kustgemeenten. Het zou goed zijn zowel de Waddeneilandgemeenten als de kustgemeenten bij het vervolgtraject te betrekken. Dhr. Kleinhuis schetst de gang van zaken m.b.t. de TE- route en geeft aan dat dit een internationale route betreft. Dit behoort niet tot de primaire taak en verantwoordelijkheid van VRF. Hij onderschrijft de geuite zorgen van mevr. Schadd- de Boer overigens wel. Uiteraard blijft de VRF alert en wordt er wel geprepareerd op scenario’s. Dhr. Wassink vraagt zich af of er voldoende aandacht is voor de schepen met veel mensen aan boord en vraagt zich af of de afspraken hieromtrent helder zijn. Dhr. Kleinhuis geeft aan dat er omtrent veerboten afspraken zijn gemaakt. Verder zijn de afspraken met betrekking tot de Noordzee volstrekt helder. Dhr. Kleinhuis doet de suggestie om hier verder over te spreken tijdens het bezoek aan de gemeenteraad. De Bestuurscommissie Veiligheid: - stelt het ontwerp Regionaal Risicoprofiel voor Veiligheidsregio Fryslan 2014, inclusief bijlagen vast; - stelt het concept ‘Beleidsplan Brandweer Fryslan 2015-2018’ vast; - stelt het concept ‘Beleidsplan Crisisbeheersing 2015-2018’, met inachtname van de inhoudelijke aanvulling n.a.v. zienswijze gemeenteraad Leeuwarden vast.

•

• • •

1

5. • • •

• • •

•

•

• • •

6. •

• • 7. • • • 8.

Strategische agenda Veiligheidsberaad Dhr. Oosterman geeft aan dat onder de aandacht dient te worden gebracht dat er geen onverwachte financiële consequenties uit de projectplannen voortvloeien. Mevr. Schadd- de Boer geeft met betrekking tot het projectplan Water en Evacuatie aan dat ook het Deltaprogramma Wadden over water en evacuatie gaat. Zij wil er op wijzen dat er binnen dit programma al veel kennis is opgedaan en kan worden benut. Dhr. Kleinhuis geeft aan dat voorliggend document een samenvatting van alle beschikbare projectplannen betreft. Met betrekking tot het aandachtspunt financiën geeft hij aan dat veel punten en thema’s zijn meegenomen in het beleidsplan Crisisbeheersing of al tot de taak behoort. Dit zal niet tot kostenverhoging leiden. Wel zal er bij het stellen van nieuwe eisen vanuit de rijksoverheid wellicht een kosteneffect optreden. Het thema water en evacuatie komt inderdaad voort uit het Deltaprogramma. De veiligheidsregio is hierin opgetrokken met de Waddenbesturen en Wetterskip Fryslân. o.a. met betrekking tot het thema evacuatiefracties Mevr. Schadd- de Boer vraagt zich af of er ook iemand vanuit VRF aanwezig is bij het bestuurlijk programma Waddeneilanden. Zo niet, dan doet zij de suggestie om hierbij aan te sluiten. Mevr. Waanders vraagt zich af waar de thema’s vandaan komen. Dhr. Kleinhuis geeft aan dat dit thema’s zijn die voortkomen uit de commissie Hoekstra, het Deltaprogramma en daarnaast thema’s zijn van het Ministerie en Veiligheidsberaad. Het Veiligheidsberaad gaat na de vergadering 20 maart het regionale bestuur om een reactie vragen, vandaar dat de leden BC Veiligheid alvast worden meegenomen. De voorzitter geeft aan noties mee te nemen naar het Veiligheidsberaad op 20 maart. Daarnaast is een aandachtspunt het IFV en de adviesstructuur. Waarbij zal worden aangegeven om de Bestuurlijke Adviescommissies (BAC’s) af te schaffen en de Raad Directeuren Veiligheidsregio’s beter te positioneren. Dhr. Van Bekkum pleit ervoor om de discussie met betrekking tot het afschaffen van de BAC’s ook hier te agenderen. Indien de BAC’s worden afgeschaft wil het pleiten om te zorgen dat de positie van het bestuur MkNN te benutten. Daarnaast ziet hij een ontwikkeling binnen de BAC ontstaan. Er zijn volgens hem dan ook 2 opties, namelijk: afschaffen of beter bedienen. Dhr. Oosterman sluit zich aan bij dhr. Van Bekkum. De voorzitter geeft aan dat dit eerst in het Veiligheidsberaad van 20 maart zal worden besproken waarna het terug zal komen in de regionale besturen. De bestuurscommissie veiligheid besluit: - kennis te nemen van het overzicht en samenvatting projectplannen Strategische agenda; - in te stemmen met de inhoudelijke voorgestelde reactie. Evaluatie systeemtest Dhr. Kleinhuis licht toe dat de systeemtest een test t.b.v. de crisisorganisatie betreft. Hij geeft aan tevreden te zijn met de uitkomsten van de systeemtest. Het onderwerp informatiemanagement is een aandachtspunt.. De rapportage ligt nu voor ter instemming waarna het kan worden verstuurd aan en besproken met de Inspectie V&J. Er zal te zijner tijd een verbeterplan volgen De voorzitter geeft aan dat het normenkader zwaar weegt. Hierover ontstaat een gedachtewisseling De bestuurscommissie veiligheid: - stemt in met de rapportage van de systeemtest Rondvraag Dhr. Van den Berg vraag m.b.t. visitatie en THU af welke consequenties dit mogelijk kan hebben. Dhr. Kleinhuis geeft aan dat er een visitatie is ontwikkeld om te kijken hoe processen zijn ingericht met de insteek om hiervan te leren. Het wordt dan ook niet gezien als een ‘afvinklijstje’. Dhr. Blokker geeft m.b.t. THU aan dat er sprake is van verschillende expertregio’s, waaronder Fryslân. De kosten worden grotendeels vanuit landelijke gelden gedekt. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering.

2

OPLEGNOTITIE

Voorstel ter behandeling in

de vergadering van de Bestuurscommissie Veiligheid

Datum

4 juni 2015

Onderwerp

Stand van zaken beleidsplan Brandweer Fryslân 2015-2018

Bijlage ten behoeve van

agendapunt 3

Portefeuillehouder

De heer H. Apotheker

Opsteller

De heer H. Blokker

Telefoon

9635

E-mail

[email protected]

Bijlage(n) 1. N.v.t.

Beslispunten •

kennisnemen van de stand van zaken beleidsplan Brandweer Fryslân 2015-2018 en in het bijzonder van de drie verbeterpunten met de hoogste urgentie (paraatheid, operationele informatievoorziening en lerende organisatie) en het plan van aanpak brandweerzorg 2.0.

Inleiding Op 19 maart 2015 heeft het Algemeen Bestuur het Beleidsplan Brandweer Fryslân ‘de koers naar toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân’ vastgesteld. Hiermee is het beleidsmatige en financiële kader voor onze brandweerorganisatie voor de periode 2015-2018 bepaald. Als budget voor kwaliteitsverbetering en als vliegwiel voor doorontwikkeling is incidenteel 1,2 miljoen beschikbaar gesteld. Deze incidentele middelen worden de komende twee jaar ingezet voor voornamelijk extra (tijdelijke) capaciteit. Voor de structurele dekking van de doorontwikkeling dienen we 6-8 ton om te buigen in onze begroting. Ons beleidsplan kent een tweetal sporen: 1. verder bouwen aan de staande organisatie; 2. doorontwikkeling naar toekomstbestendige brandweerzorg. Tijdens de behandeling van het concept beleidsplan in uw commissievergadering op 27 november 2014 is afgesproken dat wij u voor het zomerreces informeren over de stand van zaken van het beleidsplan en in het bijzonder over de drie verbeterpunten met de hoogste urgentie: paraatheid, operationele informatievoorziening en lerende organisatie en over het plan van aanpak brandweerzorg 2.0. Tijdens uw vergadering op 4 juni 2015 wordt u dan ook aan de hand van een presentatie meegenomen in de stand van zaken. Hieronder alvast de belangrijkste zaken op een rij.

Pagina 1 van 3

Paraatheid 1.0

Er is behoefte aan gezamenlijke afspraken over veilig en verantwoord uitrukken met daarbij de aanpak van onderbezetting en overbezetting. In Paraatheid 1.0 ligt het accent op harmonisering. Het project is gestart en kent drie fases: definiëring paraatheid, inventariseren van bestaande afspraken en formuleren van richtlijnen en aanbevelingen. Oplevering is voorzien in het derde kwartaal van dit jaar en de paraatheid voor de zomerperiode is onder de loep genomen en goed geregeld. Als het project is afgerond zijn de bestaande afspraken geharmoniseerd, zijn acute risico’s in beeld, worden oplossingen daarvoor uitgewerkt en is er een heldere verantwoordelijkheidsverdeling voor alle betrokkenen afgesproken. Operationele informatievoorziening Het is van belang om de incidentbestrijding informatiegestuurd te organiseren. Voor een veilige, efficiënte en effectieve repressieve inzet is het van belang dat de juiste informatie op de juiste plek op het juiste moment beschikbaar is voor de brandweermensen tijdens de inzet. Digitale ontsluiting van informatie vormt hiervoor één van de grootste uitdagingen. Digitale toegankelijkheid tot analoge informatie voor (H)OvD is gerealiseerd per september 2014 en voor bevelvoerderaandachtskaarten per april 2015. Het uitrusten van alle 1e lijnsvoertuigen met digitale informatievoorziening is in voorbereiding en is in november 2015 gereed. Visie op Operationele Informatievoorziening wordt in december 2015 opgeleverd. Lerende organisatie Naast een netwerkorganisatie wil Brandweer Fryslân, passend bij de bestuurlijk vastgestelde ambitie, een lerende organisatie zijn. Wij moeten en willen continu op zoek zijn naar inzichten om ons eigen presteren te optimaliseren en om aan bestuurders, burgers en maatschappij te laten zien wat we doen. Dit verbeterpunt krijgt op verschillende manieren vorm, hieronder de belangrijkste zaken op een rij: 1. project registratie & rapportage opgestart met als doel het registreren en rapporteren van operationele gegevens te uniformeren. 2. kwartiermaker Lerende Organisatie is aangesteld en start 1 juni 2015. 3. project Brandonderzoek 3Noord is opgestart en de doelstelling is brandonderzoek effectief borgen, doorontwikkelen en versterken op Noordelijke schaal. De opdracht bestaat uit het oprichten van 1 team brandonderzoek voor de 3 noordelijke veiligheidsregio’s. 4. projecten van Vakbekwaamheid met als doel in 2018: elke repressieve medewerker is opgeleid en geoefend voor de functie(s) die hij vervult waarbij het vakbekwaam worden en blijven is afgestemd op het risicobeeld van het gebied waar hij opereert. Plan van aanpak Brandweerzorg 2.0 Brandweerzorg 2.0 bestaat uit de projecten incidentrisicoprofiel, dekkingsplan 2.0, paraatheid 2.0, risicobeheersing verbreed: Brandveilig Leven, operationele informatievoorziening en lerende organisatie. Het MT heeft besloten om de uitvoering van het programma Brandweerzorg 2.0 in de staande organisatie te organiseren. Concreet betekent dit dat de projecten in de lijn / afdelingen worden georganiseerd en de programmaregie centraal plaatsvindt vanuit de regionaal commandant, die programmamanager is en wordt ondersteund door de centrale staf. De ombuiging van 6-8 ton binnen de bestaande begroting voor structurele dekking van de doorontwikkeling maakt onderdeel uit van het programma Brandweerzorg 2.0 en pakken we in de tweede helft 2015 op conform uw besluit 19 maart ’15. Momenteel wordt er gewerkt aan het incidentrisicoprofiel, dat mede als basis dient voor het dekkingsplan 2.0. Voorafgaand aan het dekkingsplan 2.0 zal een visie op incidentbestrijding worden opgesteld. Gedurende dit gehele proces zijn er, zoals afgesproken tijdens vaststelling van het beleidsplan, veel contactmomenten met het bestuur en op verzoek met de gemeenteraden. Op deze manier kunt u weloverwogen besluiten nemen waarbij de consequenties / risico’s en financiële gevolgen inzichtelijk zijn.

Beleidsmatige context Beleidsplan Brandweer Fryslân 2015-2018 ‘Koers naar toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân’ d.d. AB 19 maart 2015.

Beoogd effect/resultaat Uw bestuurscommissie interactief informeren over de stand van zaken beleidsplan Brandweer Fryslân

Pagina 2 van 3

2015-2018 en in het bijzonder over de drie verbeterpunten met de hoogste urgentie: paraatheid, operationele informatievoorziening en lerende organisatie en het plan van aanpak brandweerzorg 2.0. Wij willen transparant zijn, met u in gesprek en hiermee betrokkenheid en draagvlak creëren.

Argumenten voor 1. bij de behandeling van het concept en het vaststellen van het beleidsplan is het bestuur toegezegd om haar voor het zomerreces 2015 te informeren over de stand van zaken.

Kanttekeningen/risico’s N.v.t.

Na besluitvorming: Akkoord met voorstel

Paraaf secretaris:

Akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in]

Niet akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in]

Origineel in archief Kopie naar ambtelijk aanspreekpunt

Pagina 3 van 3

OPLEGNOTITIE



Datum

4 juni 2015

Onderwerp

Aanpak terugdringen van ongewenste en onechte Openbaar Meldsysteem (OMS)-meldingen Brandweer Fryslân


agendapunt 4

Portefeuillehouder

H. Apotheker

Opsteller

H. Blokker

Telefoon E-mail

Bijlage(n) 1. Notitie ‘Aanpak terugdringen ongewenste en onechte OMS-meldingen Brandweer Fryslân’.

Beslispunten Instemmen met de in bijgevoegde notitie beschreven aanpak met betrekking tot het terugdringen van ongewenste en onechte (OMS)-meldingen, inclusief invoering van tijdelijke verificatie van OMSmeldingen door de MkNN tot 1 januari 2017 op grond van de 1 + 2 minutenregeling: o o o

na ontvangst van een OMS-alarmering heeft de meldkamer 1 minuut de tijd om telefonisch contact te leggen met het meldadres; is er binnen 1 minuut geen telefonisch contact met het meldadres, dan wordt met prioriteit 1 gealarmeerd; is er binnen 1 minuut wel telefonisch contact met het meldadres, dan is er vanaf het ontstaan van dit contact nog 2 minuten de tijd om de melding te kunnen verifiëren. Wanneer er binnen dit tijdsbestek geen duidelijkheid kan worden gegeven over de melding, wordt alsnog met prioriteit 1 gealarmeerd.

Inleiding In 2014 ontving de Meldkamer Noord-Nederland voor het grondgebied van de Veiligheidsregio Fryslân 2.554 automatische brandmeldingen via het Openbaar Meldsysteem (OMS), meer dan 97% van deze meldingen bleken loos alarm te zijn. Als gevolg hiervan is Brandweer Fryslân vorig jaar 1.769 keer voor niets gealarmeerd en vervolgens 900 keer tevergeefs uitgerukt, met alle negatieve consequenties van dien. In bijgevoegde notitie wordt een aanpak voorgesteld om het aantal ongewenste en onechte OMSmeldingen binnen de Veiligheidsregio Fryslân terug te dringen. Onderdeel van de voorgestelde aanpak is de invoering van tijdelijke verificatie van OMS-meldingen door de MkNN (tot 1 januari 2017). Voor meer inhoudelijke informatie wordt u kortheidshalve naar bijgevoegde notitie ‘Aanpak terugdringen ongewenste en onechte OMS-meldingen Brandweer Fryslân’ verwezen.

Pagina 1 van 2

Beleidsmatige context -

Beleidsplan Brandweer Fryslân 2015 – 2018 Functioneel plan risicobeheersing 2015-2016 Landelijk project Structureel Terugdringen Ongewenste en Onechte Meldingen (STOOM).

Beoogd effect/resultaat Ten aanzien van het terugdringen van het aantal ongewenste en onechte meldingen wordt op verschillende sporen ingezet. Dit is een zaak van lange adem. Met de in deze notitie voorgestelde aanpak voor Fryslân wordt een afname van 10% van het aantal ongewenste en onechte OMS-meldingen per jaar realistisch geacht.

Argumenten voor Nodeloze uitrukken brengen veel negatieve consequenties met zich mee, zoals: -

afname van de paraatheid van de brandweer voor daadwerkelijke incidenten elders; onnodige kosten voor de maatschappij; afname van de motivatie van het brandweerpersoneel; verminderde bereidheid van de hoofdwerkgever van een brandweervrijwilliger om deze te laten uitrukken voor automatische brandmeldingen die vaak voor niets zijn; onnodige risico’s voor de verkeersveiligheid; geluidsoverlast door sirenes; overlast voor de OMS-abonnee zelf.

-

Gezien bovenstaande, is er alle belang bij een intensieve aanpak met betrekking tot het terugdringen van het aantal ongewenste en onechte meldingen.

Kanttekeningen/risico’s -

Bestuurlijke en juridische aandachtspunten zoals opgenomen in paragraaf 11 van bijgevoegde notitie. Ten aanzien van de invoering en borging van tijdelijke verificatie (tot 1 januari 2017) van OMSmeldingen door de meldkamer is inzet van de MkNN onontbeerlijk. Het is van belang om de bevoegde gezagen te betrekken bij de voorgestelde aanpak (met name ten aanzien van een mogelijk bestuursrechtelijk traject).


Paraaf secretaris:


Niet akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in] Origineel in archief Kopie naar ambtelijk aanspreekpunt

Pagina 2 van 2

Definitief Bestuurscommissie veiligheid d.d. 4 juni 2015

Brandweer Fryslân Functioneel gebied risicobeheersing Aanpak terugdringen ongewenste en onechte OMS-meldingen Brandweer Fryslân

Aanpak terugdringen ongewenste en onechte OMS-meldingen Brandweer Fryslân

1



1. Aanleiding en achtergrond In het jaar 2013 ontving de Nederlandse brandweer in totaal 139.000 meldingen. Het ging hierbij om 52.000 verzoeken om hulpverlening en 87.000 brandmeldingen. Ruim 50.000 van deze brandmeldingen zijn loos; 42.000 van deze loze meldingen kwamen binnen via een brandmeldinstallatie1. Een brandmeldinstallatie heeft ten doel een brand in een dusdanig tijdig stadium te ontdekken, lokaliseren en signaleren, dat de interne organisatie kan worden gewaarschuwd en automatisch alle noodzakelijke brandveiligheidsvoorzieningen worden geactiveerd, zodat personen zich in veiligheid kunnen brengen of in veiligheid kunnen worden gebracht. Op grond van weten regelgeving is in bepaalde typen bouwwerken de aanwezigheid van een brandmeldinstallatie verplicht. Binnen deze groep geldt voor gebouwtypen met kwetsbare gebruikers (zoals ziekenhuizen, verpleeghuizen en gevangenissen) aanvullend de wettelijke eis van een automatische doormelding. Dit laatste betekent dat een interne brandmelding vanuit de brandmeldinstallatie rechtstreeks wordt doorgemeld naar de meldkamer van de brandweer. De meldkamer alarmeert vervolgens de juiste brandweereenheid. Om aan de wettelijke eis van een automatische doormelding te voldoen, moeten desbetreffende bouwwerken (hierna genoemd: objecten) via een betaald abonnement worden aangesloten op een openbaar brandmeldsysteem (OMS). Dit systeem wordt geëxploiteerd door de Veiligheidsregio.

2. Problematiek loze automatische brandmeldingen Een brandmeldinstallatie met automatische doormelding wordt aangelegd ter verhoging van de brandveiligheid. Dit systeem heeft echter een keerzijde. Uit de landelijke praktijk blijkt dat tenminste 95% van alle automatische brandmeldingen loos is (formele definitie: een ongewenste2 of onechte3 brandmelding). De oorzaken van deze loze automatische brandmeldingen zijn gelegen in de techniek en in de ‘factor mens’: -

onvoldoende onderhoud en beheer van de brandmeldinstallatie; roken, bakken, braden, douchen in de nabijheid van een melder (onachtzaam menselijk handelen); onbekendheid bij gebruikers met omgang en bediening van de brandmeldinstallatie; plaatsing van melders en een keuze voor een meldtechniek die onvoldoende is afgestemd op het gebruik van de ruimten en plaatselijke omstandigheden; technische storingen.

Als gevolg van loze automatische brandmeldingen rukt de brandweer in Nederland meer dan 100 keer per dag voor niets uit. Deze nodeloze uitrukken brengen veel negatieve consequenties met zich mee, zoals: -

afname van de paraatheid van de brandweer voor daadwerkelijke incidenten elders; onnodige kosten voor de maatschappij; afname van de motivatie van het brandweerpersoneel; verminderde bereidheid van de hoofdwerkgever van een brandweervrijwilliger om deze te laten uitrukken voor automatische brandmeldingen die vaak ‘voor niets’ zijn; onnodige risico’s voor de verkeersveiligheid; geluidsoverlast door sirenes; overlast voor de OMS-abonnee zelf.

3. Landelijk project Structureel Terugdringen van Ongewenste en Onechte Meldingen Gelet op het hoge aantal loze automatische brandmeldingen, is de toenmalige Nederlandse Vereniging voor Brandweerzorg en Rampenbestrijding in 2009 gestart met het project Nodeloze Uitrukken Terugdringen (NUT). Vanuit Brandweer Nederland is dit project in 2012 opgevolgd door het project Structureel Terugdringen van ongewenste en Onechte Meldingen (STOOM). Dit project kent een doorlooptijd van 5 jaar (2012-2017). Doelstelling van het project STOOM is:

1

Bron: CBS Brandweerstatistiek 2013. Definitie van een ongewenste melding conform de NEN 2535: een brandmelding veroorzaakt door de aanwezigheid van op brand lijkende verschijnselen die niet het gevolg zijn van brand. 3 Definitie van een onechte melding conform de NEN 2535: een brandmelding die niet het gevolg is van een brand, of op brand lijkende verschijnselen. 2

2



-

brandweerkorpsen te stimuleren en te ondersteunen bij het verder terugdringen van het aantal ongewenste en onechte automatische brandmeldingen; achterliggende doelstelling is 50% reductie van het aantal nodeloze uitrukken binnen de periode 2012-20174 ten opzichte van het referentiejaar 2011.

De stip aan de horizon van het project STOOM is dat op termijn de verhouding loze automatische brandmeldingen - echte automatische brandmeldingen omgedraaid wordt: automatische brandmeldingen leiden in 95% van de gevallen naar een echte brand en slechts 5% is loos. Daarbij doet een brandmeldinstallatie waarvoor deze bedoeld is: brand melden. Uitgangspunt hierbij is dat uiteindelijk de gebruiker de verantwoordelijkheid draagt voor de interne verificatie van automatische brandmeldingen van een brandmeldinstallatie. Alleen als er daadwerkelijk brand is, wordt deze doorgemeld naar de meldkamer.

4. Landelijke deelprojecten STOOM Het project STOOM is opgesplitst in een zestal landelijke deelprojecten: (1) verificatie automatische brandmeldingen, (2) juridische aspecten, (3) bewustzijnsbevordering, (4) meet- en registratietechniek automatische brandmeldingen, (5) verdieping handreiking terugdringen van ongewenste en onechte meldingen en (6) kennisdeling.

5. Deelproject 1 STOOM: verificatie automatische brandmeldingen Binnen het deelproject ‘verificatie automatische brandmeldingen’ is een viertal sporen ontwikkeld waarlangs verificatie van automatische brandmeldingen zich dient te ontwikkelen: 1. Rode spoor: verificatie automatische brandmelding door de basisbrandweereenheid ter plaatse Dit spoor houdt in dat de brandweer na elke automatische brandmelding naar het meldadres rijdt en ter plaatse de beoordeling maakt of er al dan niet sprake is van brand. Het rode spoor is nu gemeengoed, maar brengt steevast een nodeloze uitruk met zich mee. 2. Gele spoor: verificatie automatische brandmelding door de meldkamer Op grond van dit spoor neemt de meldkamer meteen na ontvangst van een automatische brandmelding telefonisch contact op het met meldadres. De meldkamer vraagt wat er aan de hand is en op basis van deze informatie wordt beoordeeld of de brandweer ter plaatse moet komen. Zo ja, dan wordt de benodigde brandweereenheid gealarmeerd. 3. Blauw spoor: verificatie automatische brandmelding op locatie door interne organisatie Op basis van dit spoor is in de brandmeldinstallatie een acceptatie- en verkenningstijd ingesteld ten behoeve van verificatie door de interne organisatie van gebruiker. 4. Groene spoor: technische verificatie automatische brandmelding in het brandmeldsysteem Op grond van dit spoor controleert de brandmeldinstallatie ‘zichzelf’ om de zekerheid van een brandmelding te verhogen. Invoering van technische verificatie van een automatische brandmelding in het brandmeldsysteem (bovenstaand groene spoor) is het uiteindelijke streven van de brandweer. Dit kost echter tijd aangezien de technische uitvoering van een zichzelf verifiërende brandmeldinstallatie nog niet wettelijk is geregeld dan wel staat beschreven in enig bijbehorend normblad. Er zijn al wel dergelijke brandmeldinstallaties te verkrijgen.

6. Besluit RBC landelijke invoering tijdelijke verificatie OMS-meldingen door meldkamer brandweer Vanwege de hoge omvang van het aantal loze automatische brandmeldingen en als gevolg hiervan het nodeloos uitrukken van de brandweer met alle negatieve consequenties van dien, werd door Brandweer Nederland de inzet van een snel werkzaam middel nodig geacht. Op grond van praktijkervaringen in het land (waaronder de gemeenten Smallingerland en Opsterland) bleek dat met verificatie van automatische brandmeldingen door de meldkamer (bovenstaand geel spoor) goede resultaten werden geboekt. Om die reden heeft de Raad van Brandweercommandanten (RBC) vorig jaar besloten om verificatie van OMS4

Dit is inclusief de gevolgen van de in 2012 gewijzigde bouwregelgeving: implementatie Bouwbesluit 2012. 3



meldingen5 door de meldkamer als tijdelijke maatregel landelijk in te willen voeren. Het gaat hierbij nadrukkelijk om een tijdelijke maatregel: de eindverantwoordelijkheid voor het tegengaan van loze OMSmeldingen hoort uiteindelijk bij de eigenaren/gebruikers van desbetreffende objecten te liggen. Uitgangspunt van het RBC-besluit tot tijdelijke invoering van verificatie is dat na een OMS-alarmering de meldkamer 1 minuut de tijd heeft om telefonisch contact te zoeken met het meldadres om de melding te verifiëren. Is er binnen 1 minuut na alarmering geen contact met het meldadres, dan wordt met prioriteit 2 gealarmeerd. Indien er binnen deze ene minuut wel contact is met het meldadres, maar geen duidelijkheid kan worden gegeven over de melding, dan wordt alsnog met prioriteit 2 gealarmeerd. Wanneer blijkt dat er daadwerkelijk sprake is van brand, vindt alarmering met prioriteit 1 plaats. Hoewel de RBC ernaar streefde om de 1 minuut verificatie-regeling binnen alle Veiligheidsregio’s tijdelijk in te voeren (onder het mom van ‘landelijk gedeelde praktijk’ waardoor inzet van dit middel juridisch sterker staat, zie paragraaf 11), blijkt dat verificatie tot nu toe in 9 regio’s wordt toegepast. De wijze waarop deze 9 regio’s invulling geven aan verificatie is zeer divers; een aantal past conform het RBC-besluit de 1 minuutregeling toe, een aantal andere regio’s werkt met de 1 + 2 minuten-regeling (1 minuut om contact te leggen met het meldadres, daarna nog twee minuten om te kunnen verifiëren) en tot slot is er een regio die een verificatietijd van maximaal 5 minuten heeft ingevoerd. In 12 regio’s loopt nog besluitvorming tot invoering van (tijdelijke) verificatie door de meldkamer. Daarnaast wordt in vier regio’s geen verificatie toegepast; hier wordt getracht het aantal loze automatische brandmeldingen via een andere wijze te reduceren (o.a. door middel van bewustwordingsacties).

7. Stand van zaken OMS-meldingen in Fryslân Als gevolg van de invoering van het Bouwbesluit 2012 is in Fryslân de afgelopen jaren een groot aantal (tot dan toe wettelijk verplichte) aansluitingen op het OMS-systeem afgesloten. Ook is het aantal vrijwillige OMSaansluitingen drastisch teruggedrongen. Daarnaast is het functioneel gebied risicobeheersing in 2014 gestart met een ‘top 3 benadering ongewenste en onechte OMS-meldingen’. Aan de hand van een OMSregistratie is in beeld gebracht welke objecten binnen onze Veiligheidsregio de meeste loze meldingen veroorzaken. Op grond hiervan is per brandweerafdeling een top 3 met ‘veelplegers’ samengesteld. Deze veelplegers worden in eerste instantie via de minnelijke weg aangespoord actie te ondernemen om het aantal loze meldingen terug te dringen. Indien dit minnelijke traject geen soelaas biedt, kunnen door het bevoegd gezag formele juridische handhavingsmiddelen worden ingezet. Ondanks gedane inspanningen binnen het minnelijke traject, kampen we ook in Fryslân nog steeds met meer dan 97% loze automatische brandmeldingen, met alle negatieve consequenties van dien. Onderstaande tabel 1 maakt dit inzichtelijk: Fryslân

2013

2014

totaal OMS-meldingen (incl. PAC)

2.486

2.554

brand ‘loos’ (onecht/ongewenst)

9 2.477

61(*) 2.493

OMS-automatische melder OMS-handbrandmelder OMS-sprinkler Particuliere Alarm Centrale

2.283 56 12 135

2.305 95 19 135

gealarmeerd prio - 1 gealarmeerd niet prio- 1

1.953 10

1.748 21 Tabel 1

(*) De stijging van het aantal echte brandmeldingen volgt uit een betere registratie van de OMS-meldingen. Er is gebleken dat OMS-meldingen door de meldkamer vanuit repressief oogpunt afgehandeld worden. Wanneer er bijvoorbeeld een brandje is geblust door de BHV van een object wordt de OMS-melding afgehandeld als zijnde loos, zodat de brandweer dan niet meer ter plaatse hoeft te gaan.

5

OMS-meldingen zijn automatische brandmeldingen afkomstig uit objecten die hetzij wettelijk verplicht dan wel vrijwillig zijn aangesloten op het openbare brandmeldsysteem (OMS) en daardoor rechtstreeks binnenkomen bij de meldkamer. 4



In onderstaande tabel 2 is een vergelijking opgenomen tussen het aantal automatische brandmeldingen en repressie: Jaar 2012 2013 2014

Aantal OMSaansluitingen 1.080 630 636*

OMSmeldingen 2.846 2.486 2.554

Gealarmeerd

Uitgerukt

Ter plaatse

2.114 1.963 1.769

1.923 992 900

1.320 709 616 Tabel 2

*Het merendeel hiervan betreft wettelijk verplichte aansluitingen

Tabel 3 geeft een beeld van de oorzaken van de OMS-meldingen; dit beeld is gebaseerd op 1461 interne OMS-registraties: Oorzaak melding (o.b.v. 1461 ontvangen registraties)

bakken / braden stoom / douche / waterkoker systeem storing BMI kwade opzet activeren BMI roken werkzaamheden aan BMI onbekend vervuilde melder werkzaamheden atmosferische beïnvloeding opwervelend stof beschadiging BMI brandontwikkeling oververhitting kortsluiting droog gekookte pan uitlaatgassen vlam in de pan brandstichting beïnvloeding van apparatuur aërosolen uit productieproces flamberen Eindtotaal (1461)

onbekend

Soort melding echt onecht

ongewenst 425

231 204 121 84 71 68 45 45 39 33 25 25 11 10 9 6 5 1 1

68

61

649

1 1 683 Tabel 3

8. Voorstel tijdelijke invoering verificatie OMS-meldingen in Fryslân door de meldkamer Zoals eerder aangegeven, blijkt uit praktijkervaringen dat de invoering van verificatie van OMS-meldingen binnen de meldkamer een doeltreffende manier is om het aantal onnodige alarmeringen en uitrukken vergaand te doen afnemen. Aangezien de Veiligheidsregio Fryslân de MkNN deelt met de Veiligheidsregio’s Groningen en Drenthe is over dit onderwerp afstemming gezocht met deze beide regio’s. Voor de regio’s Groningen en Drenthe verifieert de MkNN in beginsel alle binnenkomende OMS-meldingen conform de ‘1 + 2 minuten-regeling’. In het kader van eenduidigheid is het wenselijk dat de Veiligheidsregio Fryslân hierbij aanhaakt. Voorgaande in ogenschouw nemende, wordt het bestuur van de Veiligheidsregio Fryslân voorgesteld om voor het grondgebied van de Veiligheidsregio Fryslân over te gaan tot tijdelijke invoering van verificatie van OMS-meldingen door de MkNN, conform onderstaande uitgangspunten:

5



-

tot 1-1-2017 vindt verificatie van OMS-meldingen door de meldkamer plaats op grond van de 1 + 2 minuten-regeling: o o o

na ontvangst van een OMS-alarmering heeft de meldkamer 1 minuut de tijd om telefonisch contact te leggen met het meldadres; is er binnen 1 minuut geen telefonisch contact met het meldadres, dan wordt met prioriteit 1 gealarmeerd; is er binnen 1 minuut wel telefonisch contact met het meldadres, dan is er vanaf het ontstaan van dit contact nog 2 minuten de tijd om de melding te kunnen verifiëren. Wanneer er binnen dit tijdsbestek geen duidelijkheid kan worden gegeven over de melding, wordt alsnog met prioriteit 1 gealarmeerd. → indien tijdens het met prioriteit 1 uitrukken alsnog blijkt dat er sprake is van een bevestigde ongewenste/onechte melding, wordt de gealarmeerde eenheid teruggeroepen.

9. Argumenten VOOR tijdelijke invoering van verificatie van OMS-meldingen door de meldkamer Er zijn verschillende argumenten VOOR toepassing van verificatie van OMS-meldingen door de meldkamer: -

op grond van artikel 35 lid 2 Wet veiligheidsregio’s heeft de meldkamer als taak het ontvangen en beoordelen van meldingen en het bieden van een adequaat hulpaanbod. De handreiking ‘Bouwbesluit 2012, brandmeldinstallatie en ontruimingsinstallatie’ van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stelt hierover dat: ‘de meldkamer moet beoordelen of er sprake is van een acute hulpvraag die vraagt om brandweerzorg en alarmeert passend brandweerpotentieel. De meldkamer heeft hiervoor een verwerkingstijd nodig. Het is dus niet vanzelfsprekend dat een ontvangen melding altijd en onmiddellijk beantwoord wordt met het alarmeren van een tankautospuit’;

-

zoals eerder aangegeven blijkt uit praktijkervaringen dat verificatie door de meldkamer (voorafgaand aan het genoemde blauwe en groene spoor) een zeer effectieve maatregel is om het hoge aantal ongewenste en onechte automatische brandmeldingen en uitrukken in korte tijd aanzienlijk te verminderen;

-

verificatie door de meldkamer draagt bij aan bewustwording op het meldadres;

-

verificatie door de meldkamer draagt bij aan een verbeterde informatievoorziening richting repressieve dienst. Door het telefonische contact met het meldadres kan er bij een daadwerkelijke brand beter uitgevraagd worden;

-

verificatie door de meldkamer leidt tot een vermindering van het aantal voertuigbewegingen en daarmee een grotere veiligheid van de burger op straat.

10. Argumenten TEGEN tijdelijke invoering van verificatie van OMS-meldingen door de meldkamer Er is ook een aantal argumenten te noemen tegen toepassing van tijdelijke verificatie van OMS-meldingen door de meldkamer: -

de hinder van een loze OMS-melding wordt met verificatie door de meldkamer niet opgelost: de hinder verschuift van incidentbestrijding naar de meldkamer;

-

de meldkamer neemt met invoering van verificatie een (tijdelijke) verantwoordelijkheid op zich die feitelijk bij de eigenaar/gebruiker van het object hoort te liggen.

11. Bestuurlijke en juridische aandachtspunten Tijdelijke invoering van verificatie van OMS-meldingen door de meldkamer kent een aantal bestuurlijke en juridische aandachtspunten.

6



Uit een door prof. Ton Hol e.a. van de Universiteit Utrecht uitgevoerd juridisch onderzoek6 naar de potentie van verschillende in te zetten instrumenten om nodeloos uitrukken van de brandweer te voorkomen, blijkt dat verificatie van OMS-meldingen door de meldkamer een middel met hoge potentie is. Prof. Hol stelt echter dat er geen expliciete wettelijke grondslag is voor toepassing van verificatie. Dit betekent dat toepassing van dit instrument met name in het licht van civiele aansprakelijkheid komt te staan. Het gaat dan vooral om de vraag of verificatie van automatische brandmeldingen strookt met het zorgvuldigheidsbeginsel. Verificatie van ontvangen meldingen door de meldkamer kost immers tijd, hierdoor worden de opkomsttijden van de brandweer verruimd. In het juridisch onderzoek wordt aangegeven dat de kans bestaat dat het later reageren op een melding gezien kan worden als onzorgvuldig en maatschappelijk onbetamelijk. Vertraging vooraleer wordt uitgerukt als gevolg van verificatie, brengt – gelet op de nadruk die de wetgever legt op snelheid van handelen door de brandweer – het risico met betrekking tot aansprakelijkheidstelling wegens onrechtmatig handelen met zich mee. Om aansprakelijkheidsstelling te minimaliseren, is het zaak dat zoveel mogelijk Veiligheidsregio’s verificatie op de meldkamer op uniforme wijze toepassen (eerder genoemde binnen de RBC voorgestane ‘landelijk gedeelde praktijk’). Hiervan is, zoals uit paragraaf 6 blijkt, echter geen sprake.

12. Overige in te zetten maatregelen Naast het voorstel tot invoering van tijdelijke verificatie van OMS-meldingen door de MkNN, wordt nog een aantal andere maatregelen voorgesteld teneinde het aantal ongewenste en/of onechte automatische brandmeldingen terug te dringen: -

Gesprekken Met de veelplegers van loze OMS-meldingen wordt door Brandweer Fryslân het gesprek aangegaan. Insteek van deze gesprekken is gebruikers/eigenaren van deze objecten te bewegen om serieus actie te ondernemen teneinde het aantal loze automatische brandmeldingen terug te dringen. Binnen deze minnelijke weg wordt getracht de oorzaak van de loze meldingen te achterhalen. Daarop volgend wordt bekeken welke maatregelen de abonnee kan treffen om loze meldingen tegen te gaan. De brandweer ondersteunt de abonnee met kennis en expertise op het gebied van brandmeldinstallaties en het in beeld brengen van de oorzaken van de loze meldingen. Gezamenlijk worden afspraken gemaakt over de aanpak inzake het terugdringen hiervan. Deze afspraken worden door de brandweer vastgelegd en bewaakt. Gemeenten (i.c. het bevoegd gezag) worden bij dit traject betrokken.

-

Dossieropbouw Tijdens bovengenoemde gesprekken worden gezamenlijke afspraken gemaakt over de aanpak inzake het terugdringen van loze meldingen. Deze afspraken worden door de brandweer schriftelijk vastgelegd en bewaakt. Desbetreffende gemeenten (i.c. het bevoegd gezag) worden bij dit traject betrokken. Na een dergelijk gesprek worden ten behoeve van dossieropbouw alle OMS-meldingen geregistreerd en schriftelijk bevestigd aan desbetreffende veelpleger. Het bevoegd gezag ontvangt hiervan een afschrift.

-

Mogelijkheid tot inzet bestuursrechtelijke handhavingsmiddelen door bevoegd gezag Indien bovenstaand minnelijke traject geen soelaas biedt, kan het bevoegd gezag (op advies van de brandweer) onder bepaalde voorwaarden besluiten om bestuursrechtelijke handhavingsmaatregelen in te zetten (bijvoorbeeld het opleggen van een last onder dwangsom). De brandweer kan dit traject ondersteunen met het opgebouwde dossier en inhoudelijke kennis en expertise.

-

Inzet op verantwoordelijkheidstoedeling Door de tijdelijke invoering van verificatie van OMS-meldingen door de MkNN neemt de overheid een ‘aap op de schouder', terwijl het – zoals eerder aangegeven – de verantwoordelijkheid van de gebruiker is om nodeloze automatische brandmeldingen te voorkomen. Alle 636 abonnees moeten bewust worden gemaakt van het feit dat brandmeldinstallaties er zijn voor die gevallen dat men de brandweer daadwerkelijk nodig heeft en niet voor bijvoorbeeld een verbrande tosti, stoom van een douche, het bakken en braden van vlees of het roken onder een melder (onachtzaam menselijk gedrag). Ten aanzien van dit bewustwordingsproces ligt er een belangrijke taak voor Brandweer Fryslân.

6

Bron: Rapport Deelproject Juridische Zaken STOOM, Ton Hol, Ton Duijkersloot, Laurens Venderbos, Faculteit Rechtsgeleerdheid Universiteit Utrecht, 19 juli 2013. 7



-

Investeren op het blauwe en groene spoor Er zal geïnvesteerd moeten worden in verificatie van automatische brandmeldingen eerder in het proces, namelijk op locatie (organisatorisch (blauwe spoor) en technisch (groene spoor): zie paragraaf 5). Deze aanpak moet uiteindelijk leiden tot een effect op zowel de korte als lange termijn. Ook hiervoor is een prominente rol weggelegd voor Brandweer Fryslân.

13. Beoogd effect voorstelde aanpak Zoals uit deze notitie blijkt, wordt ten aanzien van het terugdringen van het aantal ongewenste en onechte meldingen op verschillende sporen ingezet. Dit is een zaak van lange adem. Met de in deze notitie voorgestelde aanpak voor Fryslân wordt een afname van 10% van het aantal ongewenste en onechte OMSmeldingen per jaar realistisch geacht.

14. Randvoorwaarden invoering aanpak terugdringen ongewenste en onechte OMS-meldingen Randvoorwaarden om over te kunnen gaan tot voorgestelde aanpak zijn: -

informeren alle 636 OMS-abonnees over de aanpak; dossiervorming en risicobeoordeling OMS-abonnees; nauwe samenwerking/afstemming met de MkNN ten aanzien van invoering en borging tijdelijke verificatie in de meldkamer-systemen; afstemming en samenwerking met de gemeenten.

15. Financieel Het beoogde effect van voorgestelde aanpak leidt tot een financieel voordeel (onder andere verlaging van het aantal te betalen uitrukuren). Uitgangspunt is het behaalde financiële voordeel door afname van het aantal ongewenste en onechte OMS-alarmeringen in te zetten binnen de voorkant van de veiligheidsketen.

16. Voorstel De Bestuurscommissie Veiligheid van de Veiligheidsregio Fryslân wordt voorgesteld in te stemmen met de in deze notitie beschreven aanpak met betrekking tot het terugdringen van ongewenste en onechte OMSmeldingen, inclusief invoering van tijdelijke verificatie van OMS-meldingen door de MkNN tot 1 januari 2017 op grond van de 1 + 2 minutenregeling: o o o

na ontvangst van een OMS-alarmering heeft de meldkamer 1 minuut de tijd om telefonisch contact te leggen met het meldadres; is er binnen 1 minuut geen telefonisch contact met het meldadres, dan wordt met prioriteit 1 gealarmeerd; is er binnen 1 minuut wel telefonisch contact met het meldadres, dan is er vanaf het ontstaan van dit contact nog 2 minuten de tijd om de melding te kunnen verifiëren. Wanneer er binnen dit tijdsbestek geen duidelijkheid kan worden gegeven over de melding, wordt alsnog met prioriteit 1 gealarmeerd.

8

OPLEGNOTITIE



Datum

4 juni 2015

Onderwerp

Regionale consultatie landelijke meldkamerorganisatie (LMO)


agendapunt 5

Portefeuillehouder

T. van Bekkum

Opsteller

M. Kool

Telefoon

088 2299962

E-mail

[email protected]

Bijlage(n) 1. 2. 3. 4. 5.

brief Veiligheidsberaad dd. 23 april 2015 betreffende regionale consultatie LMO documenten; overzichtsnotitie consultatie LMO; advies Raad Directeuren Veiligheidsregio’s (RDVR)/ Raad Brandweercommandanten (RBC); concept reactie op regionale consultatie LMO documenten; brief instellen regionale stuurgroep LMO.

Beslispunten - instemmen met het aanwijzen van het directieberaad MkNN en Samenwerkingsbestuur MkNN als regionale stuurgroep tijdens de transitie LMO; - instemmen met de concept bestuurlijke reactie op de regionale consultatie LMO documenten; - de bestuurlijke reactie ter informatie voorleggen aan het Algemeen Bestuur.

Inleiding Op 16 oktober 2013 is het zogenaamde transitieakkoord voor ‘de Meldkamer van de Toekomst’ getekend. In dit akkoord zijn op hoofdlijnen afspraken gemaakt over de manier waarop de meldkamers voor politie, brandweer, ambulancezorg en Marechaussee in de toekomst landelijk georganiseerd worden. Het aantal meldkamers gaat van 22 naar 10. Ook zijn er afspraken gemaakt over de financiering, de verantwoordelijkheden en het proces dat nodig is om tot de tien meldkamers te komen. Verder is definitief vastgelegd waar de tien nieuwe meldkamers gehuisvest worden. Voor Noord-Nederland is de vorming van één nieuwe meldkamer al in 2011 gerealiseerd. Die blijft in Drachten. Ze gaat wel deel uitmaken van wat heet de Landelijke Meldkamer Organisatie (LMO). De minister van Veiligheid en Justitie is verantwoordelijk voor de LMO. De besturen van de veiligheidsregio’s zijn partijen bij het transitieakkoord. Hun verantwoordelijkheid geldt: - mede richting geven van de ontwikkeling van de nieuwe meldkamerorganisatie. In de toekomst maken zij gebruik van de dienstverlening van de LMO. - het maken van afspraken over de financiële en feitelijke overdracht van de meldkamers naar de LMO bij wetswijziging (voorzien op 1 januari 2017). - de instandhouding van de regionale meldkamers tot aan wetswijziging. Het beheer en going concern

Pagina 1 van 3

is nu opgedragen aan de kwartiermaker LMO. De bestuurlijke regiegroep LMO heeft eind 2014 het werkplan ‘going concern’ vastgesteld. Op landelijk niveau zijn de veiligheidsregio’s vertegenwoordigd in de bestuurlijke regiegroep en de operationele stuurgroep LMO.

Om dit proces te ondersteunen, is door de Kwartiermaker organisatie LMO (KLMO) een aantal documenten opgesteld. Het Veiligheidsberaad heeft onlangs besloten deze documenten eerst ter consultatie aan de besturen van de veiligheidsregio’s voor te leggen. Het bestuur wordt dan ook gevraagd om een uiterlijk woensdag 8 juli een integrale reactie vanuit de Veiligheidsregio te doen toekomen. Het Veiligheidsberaad komt op 10 juli bijeen in een speciale themabijeenkomst over de LMO om het gemeenschappelijk standpunt vast te stellen. De bestuurlijke regiegroep LMO zal deze vervolgens op 17 juli ter vaststelling voorgelegd krijgen. Om de reactie enigszins te stroomlijnen, heeft de Raad van Directeuren Veiligheidsregio (RDVR) met inbreng vanuit de Regionale Brandweercommandanten (RBC), een concept-reactie opgesteld (zie bijlage). In aanvulling daarop is in Noordelijk verband een bestuurlijke reactie opgesteld met daarin specifiek aandacht voor de bijzondere positie in het Noorden. De Noordelijke besturen wordt gevraagd deze reactie te bespreken en vast te stellen. Tot slot wordt in het landelijk kader aangegeven dat de samenvoegende partners in samenwerking met de regionaal kwartiermaker, voor elk van de tien samenvoegingstrajecten een regionale stuurgroep inrichten. Deze stuurgroep vertegenwoordigt alle deelnemende partijen; besturen, disciplines en de regio’s.

Gelet op de bestaande governance situatie voor MkNN (zie bovenstaande afbeelding) ligt het voor de hand om het huidige directieberaad en het Samenwerkingsbestuur MkNN tezamen als regionale stuurgroep in te richten. Het bestuur wordt daarom tevens gevraagd hiermee in te stemmen.

Pagina 2 van 3

Beleidsmatige context -

-

Besluit Algemeen Bestuur dd. 19 september 2013: Instemmen met het concept transitieakkoord met dien verstande dat in het nog op te stellen regionaal financieel overdrachtsdocument nadrukkelijk aandacht zal moeten zijn voor de bijzondere positie van Meldkamer NoordNederland Transitieakkoord Meldkamer van de Toekomst dd. 16 oktober 2013

Beoogd effect/resultaat Bij het ontwerp en de realisatie van het in het transitieakkoord beschreven ‘eindbeeld’ van de landelijke meldkamerorganisatie onder de verantwoordelijkheid van de minister van VenJ gelden in ieder geval de volgende kwalitatieve doelen: - De burger zoveel mogelijk in het eerste contact helpen door een incidentgerichte benadering van de noodhulpvraag door middel van multi-intake; - Een landelijk kwaliteitsniveau waardoor de burger kan rekenen op dezelfde dienstverlening van de meldkamer ongeacht de locatie van de noodhulpvraag; - Het verbeteren van de bereikbaarheid van de meldkamerlocaties tijdens piekbelastingen; - Het verbeteren van de uitwijkmogelijkheden van meldkamerlocaties in geval van uitval; - Verbetering van de informatie-uitwisseling tussen hulpverleningsdiensten en verschillende regio’s. - De realisatie van de taakstelling zoals afgesproken in het Regeerakkoord 2010 en verwoord in de bepalingen 60-65 (TA).

Kanttekeningen/risico’s -

-

In verschillende documenten wordt gesproken over het meldkamerdomein. De exacte afbakening is van belang voor het ontwerp, maar zeker ook voor de financiële overdracht vanuit de veiligheidsregio’s. Dit ontbreekt op dit moment nog; er is sprake van een bijzondere positie in het Noorden t.o.v. overige meldkamers.

Na besluitvorming: Akkoord met voorstel Akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in]



Paraaf secretaris:

Veiligheidsberaad Postbus 7010 6801 HA Arnhem Kemperbergerweg 783, Arnhem www.veiligheidsberaad.nl [email protected] 026 355 24 99

Aan de voorzitters van de veiligheidsregio's

Doorkiesnummer

026-3552995 Inlichtingen bij

Hans Lanser Ons kenmerk

V019 23 april 2015 Onderwerp Regionale consultatie LMO documenten Datum

Geachte voorzitter, In het kader van de transitie naar de landelijke meldkamerorganisatie (LMO) vraag ik uw aandacht voor het volgende. Door de Minister van V&J wordt beoogd om in 2017 de formele overdracht van de meldkamers naar de LMO te doen plaatsvinden, na de benodigde wetswijzigingen. Om dit proces te ondersteunen, is door de Kwartiermakersorganisatie LMO (KLMO) een aantal documenten opgesteld, die als bijlagen zijn toegevoegd. Het Veiligheidsberaad heeft onlangs besloten deze documenten eerst ter consultatie aan de besturen van de veiligheidsregio’s voor te leggen. Om uw veiligheidsregio voldoende gelegenheid te bieden om een reactie op te stellen verzoek ik u mij uiterlijk woensdag 8 juli een integrale reactie vanuit uw veiligheidsregio te doen toekomen. Het Veiligheidsberaad komt die dag bijeen in een speciale themabijeenkomst over de LMO om het gemeenschappelijk standpunt vast te stellen. De bestuurlijke regiegroep LMO zal deze vervolgens ter vaststelling voorgelegd krijgen. Om de reactie enigszins te stroomlijnen, zal de Raad van Directeuren Veiligheidsregio (RDVR) met inbreng vanuit de Regionale Brandweercommandanten (RBC), een conceptreactie voorbereiden, die uiterlijk half mei aan u wordt toegezonden. Vanzelfsprekend doet dit niets af aan de ruimte voor regionale diversiteit in de definitieve reactie. Concept protocol Due Diligence Commissie LMO Naast de documenten van de KLMO is tevens het concept protocol van de onafhankelijke Due Diligence Commissie bijgevoegd. Aangezien ook hierop een gezamenlijk standpunt van het Veiligheidsberaad zal worden geformuleerd, verzoek ik u ook dit document in uw bestuur te bespreken en mee te nemen in uw reactie. Ter informatie Ter informatie zijn bovendien de rapportage nulmeting en een ambtelijk proeve van een wetsvoorstel toegevoegd. Consultatie op het concept wetsvoorstel volgt in een later stadium, waarin u vanzelfsprekend wederom de gelegenheid zult krijgen om hierop uw reactie te geven.

Pagina

2/3

Overzichtsnotitie De transitie is een complex proces. Het pakket documenten weerspiegelt dat. Om die reden is een overzichtsnotitie bijgevoegd, met een korte omschrijving van de documenten en de status ervan. Procedure Om de besprekingen in de regionale besturen en het formuleren van een gemeenschappelijke reactie te faciliteren zijn de volgende stappen voorzien: Week

Gremium

Activiteit

17 (20 – 24 april)

DB-VB

Verzenden documenten aan veiligheidsregio’s

17 – 19 (20 april – 8 mei)

RDVR (met inbreng RBC)

Opstellen conceptreactie/advies RDVR

20 (11 mei)

Regiegroep meldkamer brandweer/multiopschaling1

20 ( 15 mei)

RDVR (met inbreng RBC)

Vaststellen conceptreactie

20 (16 mei)

DB VB

Verzenden conceptreactie/advies RDVR aan veiligheidsregio’s

21 (20 mei)

BAC IV

Bespreking op hoofdlijn aan de hand van advies /conceptreactie RDVR

22 (27 mei)

DB VB

Voorbereiden AB VB

24 (12 juni)

AB VB

Bespreking op hoofdlijnen, uitkomsten meenemen voor bespreking in besturen veiligheidsregio’s

25 – 27 (15 juni – 9 juli)

Besturen veiligheidsregio’s

Bespreken en vaststellen reactie

27 (10 juli)

AB Veiligheidsberaad

Vaststellen gemeenschappelijke reactie

28 (17 juli)

Bestuurlijke regiegroep LMO

Besluit

1 Deze regiegroep is ingesteld door het Veiligheidsberaad. Zij voert ambtelijk de regie op landelijke activiteiten die door de veiligheidsregio’s moeten worden gedaan. De directeuren veiligheidsregio’s, brandweercommandanten, hoofden publieke gezondheid, coördinerend gemeentesecretarissen, hoofden GMK en hoofden Veiligheidsbureaus zijn er in vertegenwoordigd.

Pagina

3/3

Nadere informatie Voor informatie kan contact worden opgenomen met onze kwartiermaker brandweer/multi-opschaling Johan Postma via [email protected] of 06 - 48591640. Ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet,

Drs. H.J.J. Lenferink Portefeuillehouder Informatievoorziening Dagelijks Bestuur Veiligheidsberaad

Consultatie over conceptdocumenten landelijke meldkamerorganisatie Overzichtsnotitie 23 april 2015 Op 16 oktober 2013 is het transitieakkoord Meldkamer van de toekomst getekend. Hierin is vastgelegd dat de huidige 23 regionale meldkamers en de landelijke meldkamers van Politie en Koninklijke marechaussee worden ondergebracht in één landelijke meldkamerorganisatie (LMO), die beheersmatig zal worden ondergebracht bij de politie, met maximaal 10 locaties. De minister van Veiligheid en Justitie is verantwoordelijk voor de LMO.

De besturen van de veiligheidsregio’s zijn partijen bij het transitieakkoord. Hun verantwoordelijkheid geldt:   

mede richting geven van de ontwikkeling van de nieuwe meldkamerorganisatie. In de toekomst maken zij gebruik van de dienstverlening van de LMO. het maken van afspraken over de financiële en feitelijke overdracht van de meldkamers naar de LMO bij wetswijziging (voorzien op 1 januari 2017). de instandhouding van de regionale meldkamers tot aan wetswijziging. Het beheer en going concern is nu opgedragen aan de kwartiermaker LMO. De bestuurlijke regiegroep LMO heeft eind 2014 het werkplan ‘going concern’ vastgesteld.

Op landelijk niveau zijn de veiligheidsregio’s vertegenwoordigd in de bestuurlijke regiegroep en de operationele stuurgroep LMO.

Besturen veiligheidsregio s

Minister VenJ

Veiligheidsberaad

Bestuurlijke regiegroep

Raad van directeuren

Raad van Brandweercommandanten

Operationele stuurgroep

Minister van VWS

Minister van Defensie

De documenten waarop de consultatie zich primair richt zijn: 1. 2. 3. 4.

Plan van aanpak Ontwerpplan LMO Landelijk kader samenvoeging meldkamers Protocol Due diligence commissie.

De eerste drie documenten zijn overigens in een eerder stadium ook ter consultatie aan u voorgelegd, bijgaand treft u de aangepaste versies aan. Andere documenten zijn ter informatie bijgevoegd, zodat een compleet beeld kan ontstaan van de huidige stand van de transitie en de vervolgstappen.   

Nulmeting Notitie financiële en materiele overdracht Proeve van een wetsvoorstel

Ter consultatie 1. Plan van aanpak (KLMO) Het plan van aanpak geeft een overzicht van de te verwachten stappen in de transitie tot en met 2021 en focust op de activiteiten en op te leveren producten tot aan 2017. Het plan van aanpak zal, naar verwachting, jaarlijks worden geactualiseerd op basis van voortschrijdend inzicht, opgedane ervaringen en ontwikkelingen in de buitenwereld. Het plan van aanpak versie 1.0 is in augustus 2014 verspreid voor een eerdere achterbanraadpleging. Alle disciplines hebben hierop verbeterpunten aangereikt. Het plan van aanpak is vrijwel volledig vernieuwd op basis van aangereikte punten en de huidige inzichten.

2. Ontwerpplan (KLMO) Het plan beschrijft de eindsituatie van de Landelijke Meldkamerorganisatie in 2021 en de werking daarvan op hoofdlijnen. Het dient als gezamenlijke stip op de horizon en als leidraad voor de verdere uitwerking in het inrichtingsplan dat de gewenste opzet en werking van de Landelijke Meldkamerorganisatie meer in detail beschrijft.

Het ontwerpplan versie 1.0 is ook verspreid voor een eerdere achterbanraadpleging in augustus 2014. Alle disciplines hebben hierop verbeterpunten aangereikt. Het ontwerpplan is bijgesteld op basis van aangereikte punten en de huidige inzichten. De belangrijkste wijziging is de aanpassing van de manier waarop de multi-governance en sturing op de LMO is opgenomen. 3. Landelijk Kader samenvoegen meldkamers (KLMO) Dit kader formuleert spelregels voor de periode van samenvoegingen tot aan de overdracht van alle tien samengevoegde meldkamerlocaties. Essentieel hierin is het punt van de zogeheten ‘achterblijvende kosten’ voor de desbetreffende veiligheidsregio’s. 4. Proces overdracht middelen (Ministerie van V&J) In het transitieakkoord is op hoofdlijnen de overdracht van de huidige naar het nieuwe meldkamerdomein beschreven. In deze overdracht zijn twee sporen te onderscheiden: de financiële en de materiële overdracht. De werkwijze hiervan is uitgewerkt in twee aparte notities incl. een format/voorbeeld van hoe de financiële overdrachtsdocumenten en finale overeenkomst eruit zal komen te zien. Bijzondere aandacht hierin voor de zogenaamde ‘achterblijvende kosten’ voor de veiligheidsregio’s . 5. Protocol DDC De Due Diligence Commissie heeft als taak om toe te zien op een ordelijk en zorgvuldig verloop van de financiële overdracht van de meldkamers aan de LMO, met onder andere de zogenaamde toets op niveau. Het is de planning van de minister, als opdrachtgever voor de LMO, om de financiële overdracht voor het einde van dit jaar af te ronden. Het betreft hier twee documenten: werkplan DDC en protocol DDC.

Ter informatie

Rapport nulmeting meldkamers Dit rapport is geen onderdeel van de consultatie, maar is toegevoegd als relevant stuk voor de beeldvorming op dit dossier.

Conceptwetsvoorstel (Ministerie van V&J) Een eerste proeve wordt meegestuurd zodat de producten van de KLMO, V&J en de DDC in samenhang kunnen worden bezien. Het is niet bedoeld als consultatie voor het wetsvoorstel. Dat volgt later. Er wordt bij de ambtelijke voorbereiding gebruik gemaakt van de plannen zoals die nu ter consultatie zijn voorgelegd.

Wat nog ontbreekt In verschillende documenten wordt gesproken over het meldkamerdomein. De excacte afbakening is van belang voor het ontwerp, maar zeker ook voor de financiële overdracht vanuit de veiligheidsregio’s.

(Model) Besluit betreffende consultatie documenten landelijke meldkamerorganisatie

Het algemeen bestuur van de veiligheidsregio < naam veiligheidsregio> In vergadering bijeen op Besluit als volgt: -

Neemt kennis van de stukken die voorliggen; stemt in met bijgaande conceptreactie; verzoekt de reactie ter kennis te brengen van het Veiligheidsberaad die op basis daarvan de gemeenschappelijke reactie vormt.

Het bestuur van de Veiligheidsregio ,

Toelichting De besturen van de veiligheidsregio’s hebben op 13 oktober 2013, met andere betrokken partijen1 binnen het meldkamerdomein, het Transitieakkoord ‘Meldkamer van de toekomst’ ondertekend. Het Transitieakkoord bepaalt dat er een landelijke meldkamerorganisatie (LMO) komt met maximaal tien locaties. De huidige regionale meldkamers gaan daarin op. De minister van Veiligheid en Justitie wordt formeel verantwoordelijk voor de LMO, die beheersmatig wordt ondergebracht bij de Nationale Politie. In het transitieakkoord zijn op hoofdlijnen afspraken gemaakt over het organisatiemodel van de meldkamerorganisatie, de financiering, de verantwoordelijkheden en de tien locaties. Daarnaast zijn er afspraken gemaakt over de te volgen weg van de oude naar de nieuwe situatie. De bestuurlijke regiegroep LMO en de operationele stuurgroep LMO geven sturing aan de transitie. De veiligheidsregio’s zijn daarin bestuurlijk, respectievelijk ambtelijk vertegenwoordigd.2 In het kader van de transitie naar de landelijke meldkamerorganisatie (LMO) is door de Kwartiermakersorganisatie LMO (KLMO) een aantal documenten opgesteld die ter vaststelling zijn voorgelegd aan de bestuurlijke regiegroep LMO. Het Veiligheidsberaad heeft besloten om die eerst ter consultatie aan de besturen van de veiligheidsregio’s voor te leggen. Immers, deze besturen zijn verantwoordelijk voor: • Mede richting geven van de ontwikkeling van de nieuwe meldkamerorganisatie. In de toekomst maken zij gebruik van de dienstverlening van de LMO. De veiligheidsregio’s zijn partij in de governance van de LMO. • Het meldkamerpersoneel, dat thans in dienst is bij de veiligheidsregio’s en voor wie de transitie op een zorgvuldige wijze moet plaatsvinden. • Het maken van afspraken over de financiële en materiële overdracht van de meldkamers naar de LMO bij wetswijziging (voorzien op 1 januari 2017). • De instandhouding van de regionale meldkamers tot aan wetswijziging. Het beheer en going concern is nu opgedragen aan de kwartiermaker LMO, maar de besturen van de VR is gevraagd dit materieel te doen tot wetswijziging . De documenten hebben betrekking op de overdracht en de daarmee gemoeide financiën, alsmede de werking van en de sturing vanuit de veiligheidsregio’s op de LMO (governance). U treft de documenten samen met een overzichtsnotitie bijgaand aan. De documenten waarop de consultatie zich richt zijn: 1. Plan van aanpak 1

De ministers van VenJ, VWS en Defensie, de besturen van de veiligheidsregio’s, de besturen van de Regionale Ambulancevoorzieningen en de korpschef van de Nationale Politie. 2 In de bestuurlijke regiegroep en de operationele stuurgroep zijn partijen vertegenwoordigd. De heer H.J.J. Lenferink, portefeuillehouder informatievoorziening van het Veiligheidsberaad is lid van de bestuurlijke regiegroep. Mevrouw M van Veen, directeur veiligheidsregio Gelderland en de heer A. Slofstra, brandweercommandant Zuid-Holland-Zuid zijn namens respectievelijk de Raad van Directeuren Veiligheidsregio’s en de Raad van Brandweercommandanten lid van de operationele stuurgroep.

1

2. Ontwerpplan LMO 3. Landelijk kader samenvoeging meldkamers 4. Protocol Due diligence commissie.

Andere documenten zijn ter informatie bijgevoegd, zodat een compleet beeld kan ontstaan van de huidige stand van de transitie en de vervolgstappen. 5. Nulmeting meldkamers (concept 6 maart 2015) 6. Notitie Proces van financiële en materiele overdracht 7. Proeve van een wetsvoorstel Op verzoek van het Veiligheidsberaad heeft de Raad van directeuren veiligheidsregio (RDVR) met inbreng van de Raad voor regionale Brandweercommandanten (RBC) bijgaande gemeenschappelijke conceptreactie opgesteld. Vertegenwoordigers van de GHOR en de coördinerend gemeentesecretarissen zijn betrokken. De conceptreactie kan als leidraad dienen bij de bespreking in uw bestuur, waarbij indien gewenst uw specifiek regionale aandachtspunten kunnen worden toegevoegd. De reactie van uw bestuur wordt ter kennis gebracht van de portefeuillehouder Informatievoorziening in het Veiligheidsberaad, de heer Lenferink. Hij zal de verzamelde reacties van de veiligheidsregio’s inbrengen in de vergadering van het Veiligheidsberaad, aan de hand waarvan een gezamenlijke reactie zal worden opgesteld. In een extra ingelaste vergadering op 10 juli as. stelt het Veiligheidsberaad op basis van de reacties van de veiligheidsregio’s een definitieve reactie vast richting bestuurlijke regiegroep LMO.

2

Bijlage (Model) conceptreactie…

Geachte heer Lenferink, Het Algemeen bestuur van onze veiligheidsregio heeft gesproken over de documenten die u in het kader van de consultatie LMO bij brief van 23 april jl. heeft gezonden. Ons AB pleit ervoor dat ook in de vervolgprocessen de veiligheidsregio’s goed betrokken blijven en worden geconsulteerd over dergelijke majeure besluiten. Voorwaarden daarvoor zijn een goede planning en het bieden van voldoende gelegenheid (tijd, informatie) om onze verantwoordelijkheden en betrokkenheid waar te kunnen maken. Daarmee kan een zorgvuldige besluitvorming plaatsvinden, hetgeen in het belang is van een goede voortgang van de transitie. Ons AB constateert dat de documenten op hoofdlijnen de koers volgen die is vastgelegd in het Transitieakkoord, maar op een aantal punten aanpassing behoeven. Wij kunnen ons, met inachtneming van onderstaande opmerkingen, vinden in de inhoud van de voorliggende documenten. Het Veiligheidsberaad wordt verzocht de opmerkingen in te brengen in de bestuurlijke regiegroep voor wat betreft het ontwerpplan, het plan van aanpak en het landelijk kader LMO en voor wat betreft het protocol DDC de DDC hiervan op de hoogte te stellen. Daarnaast verzoeken wij u de opmerkingen over de overige documenten te betrekken bij de vervolgstappen. Wij hebben onze opmerkingen gegroepeerd naar zeven thema’s: 1. Personeel De zorg voor ons personeel is voor ons als werkgever van het meldkamerpersoneel (centralisten, beheerders en leidinggevenden) zeer belangrijk. Daarom verwachten wij een zorgvuldig en ordentelijk proces, waarbij majeure besluiten voldoende kunnen worden getoetst op doorwerkingseffecten. We denken hierbij aan de gevolgen voor de continuïteit van dienstverlening, toekomstige rechtspositie en de invulling van het werkgeverschap na vorming van de LMO. Het werkgeverschap berust vooralsnog veelal bij de veiligheidsregio’s. Het Transitieakkoord (TA) gaat in basis uit van de eindsituatie dat alle personeel in dienst komt van de LMO (als bijzonder onderdeel van de nationale politie). De veiligheidsregio’s stellen zich op het standpunt dat bij de ingangsdatum van de wet ook de formele overdracht van het personeel plaatsvindt naar de Landelijke Meldkamerorganisatie als bijzonder onderdeel van de politie. Ten aanzien van het meldkamerpersoneel voor de monodisciplinaire taakuitvoering van de brandweer kan gekozen worden voor een overdracht aan de LMO of het in dienst houden van de veiligheidsregio. Gelet op het belang dat wij hechten aan een zorgvuldig proces en de complexiteit van de transitie verwachten wij dat de kwartiermakersorganisatie LMO op korte termijn duidelijkheid geeft over de wijze van overdracht van personeel en de consequenties daarvan. Op basis daarvan kan ons bestuur dan een keuze maken, die zijn beslag krijgt bij de overdracht van de meldkamer. Hierbij vindt afstemming plaats met de andere veiligheidsregio’s. In de uitwerking van het HR-beleid, waarvan we verwachten dat dit de komende periode zal worden voorgelegd, vragen wij prioritaire aandacht voor vraagstukken rondom mobiliteit, loopbaanbeleid, combinatie met werk op een andere plek in de meldkamerorganisatie, en een gezonde doorstroming op de centralistenfunctie. Ons bestuur is van haar zijde bereid in te zetten op uitwisselbaarheid van brandweercentralisten binnen eigen en aanverwante domeinen voor het opdoen en ontsluiten van kennis en ervaring, waarbij allereerst het doel is om onze medewerkers perspectief te bieden voor en op hun eigen ontwikkeling. We vragen de LMO te koersen op maximale flexibiliteit in het (te ontwikkelen) systeem en om eventuele rechtspositionele belemmeringen op dit punt zoveel mogelijk weg te nemen. Op dit moment vindt binnen de Nationale Politie een (personele) reorganisatie plaats. Dit kan consequenties hebben voor de positie van het personeel, afkomstig van de veiligheidsregio’s in de LMO, doordat hun plaatsen al bezet worden. Het is gewenst dat in het plan van aanpak wordt uitgesproken dat personeel van geen van de betrokken disciplines in een voorkeurspositie wordt geplaatst. De eerste consequenties van de reorganisatie van de politie zijn daarbij al zichtbaar, onder meer door plaatsing van meldkamerbeheerders in functies buiten het meldkamerdomein en door het 3

stopzetten van (regionale) toelages aan politiefunctionarissen die ook calamiteitencoördinator zijn. Wij vragen aan de KLMO om met voorstellen te komen om eventuele negatieve effecten op de continuïteit van de dienstverlening door de meldkamers het hoofd te kunnen bieden. Verder verwachten wij op korte termijn duidelijkheid over de rol van de calamiteitencoördinator in de meldkamer. 2. Overdracht Het landelijk kader samenvoeging meldkamers, het protocol van de due diligence commissie (DDC) en de notitie over de overdracht gaan in op de financiële en materiële overdracht. Het landelijk kader is wat ons betreft onvoldoende helder over de vraag hoe de bevoegdheden tussen het landelijke en het regionale niveau zijn verdeeld met betrekking tot besluitvorming en aansturing. Dit dient helder en in lijn met het transitieakkoord te worden gedefinieerd. Zo constateren wij dat in het Transitieakkoord de vaststelling van de business cases aan de regiegroep is voorbehouden, terwijl in het landelijk kader uitgegaan wordt van vaststelling door de regionale stuurgroepen. Dit dient te worden aangepast. Het protocol geeft de kaders voor de financiële overdracht van materieel en middelen van de veiligheidsregio’s naar de politie. De bepalingen die hierin zijn opgenomen zijn derhalve van zeer groot belang. Het niet juist of volledig toepassen van de regels en/of het ontbreken van essentiële (financiële) informatie brengt financiële risico’s met zich mee. Dit proces moet dus met zorg worden doorlopen. Eén van de verzonden documenten is het concept van de landelijke rapportage van de nulmeting. De due diligence commissie stelt in haar protocol gebruik te willen maken van de landelijke rapportage van de nulmeting. Samen met het vigerend wettelijk kader en het inspectierapport met betrekking tot de meldkamers uit 2015 worden deze stukken gebruikt voor het toetsingskader dat door de DDC gehanteerd zal worden om te bepalen of de meldkamers op niveau zijn. De (bestuurlijk) vastgestelde nulmetingen per meldkamerlocatie en het toetsingskader vormen de basis voor de oordeelsvorming van de DDC. Aangezien de DDC voor het toetsingskader gebruik wil maken van de landelijke rapportage nulmeting, is het van belang dat de veiligheidsregio’s kennis kunnen nemen van deze rapportage en een oordeel kunnen vellen of het toetsingskader op basis van de juiste aannames tot stand is gekomen. Op basis van de nulmeting vindt nog een proces van demarcatie plaats, waarmee wordt vastgesteld welke taken, mensen en middelen deel uitmaken van het meldkamerdomein en welke niet. Pas na afronding van dit proces van demarcatie kunnen de normen van het toetsingskader worden vastgesteld. In de zomerperiode 2014 hebben veel regio’s op een eerdere versie van het protocol gereageerd. Wij zien desondanks na verwerking van de opmerkingen dat een groot aantal definities niet eenduidig is geformuleerd. Bijvoorbeeld, als maatstaf wordt een landelijk gemiddelde gehanteerd voor: • Kosten opschaling • Huisvestingskosten • Overige huisvestingskosten • Kapitaallasten, huur of leasebedragen • Jaarlijkse kosten aan ICT-systemen • Overhead • Overige exploitatiekosten Ook voor de nieuwe LMO-organisatie zullen grote verschillen per meldkamer blijven bestaan. De grootste nieuwe meldkamer Oost heeft na samenvoeging een verzorgingsgebied van circa 3,2 mln. inwoners, terwijl de kleinste meldkamer minder dan 1 mln. inwoners heeft. Het toepassen van absolute normen op basis waarvan wordt afgerekend vinden wij daarom niet verstandig Vanuit de witte kolom wordt herhaaldelijk aangegeven dat de beschikbare middelen voor de meldkamer ambulance structureel tekorten vertonen. Dit is een aandachtspunt in de toetsing door de DDC, waarbij de vraag is of sprake kan zijn van kostenverschuivingen tussen de verschillende. meldkamers.

4

Tenslotte ligt het zwaartepunt van de toetsing en advisering door de DDC in de zomerperiode. Door deze planning wordt een goede aansluiting op het traject rond de LMO en de mogelijkheid van hoor en wederhoor bemoeilijkt. Aanpassing van de planning in dit kader is zeer wenselijk. Een nadere afbakening van het meldkamerdomein ontbreekt vooralsnog. Afbakening is zeer relevant, aangezien hierdoor duidelijk wordt welke taken door de LMO zullen worden uitgevoerd en welke taken veiligheidsregio’s eventueel zelf moeten blijven uitvoeren. Bovendien blijkt zodoende hoe omgegaan dient te worden met achterblijvende kosten. Het opstellen van de overdrachtsdocumenten en de business cases voor de toekomstige meldkamerorganisaties vraagt om helderheid over de demarcatie. Hiermee wordt voorkomen dat veiligheidsregio’s het risico lopen op onvoorziene achterblijvende kosten. Wij stellen voor dat het Veiligheidsberaad de uitkomsten zo spoedig mogelijk bespreekt alvorens die in de bestuurlijke regiegroep LMO worden vastgesteld. Het is in dit licht noodzakelijk dat wij de komende periode regelmatig op de hoogte worden gehouden van de stappen die gezet moeten worden en de voortgang hiervan. De beschrijving van de overdracht vinden wij onvoldoende. De sporen van financiële en materiële overdracht hangen nauw samen en omvatten meer stappen dan genoemd. Dit vinden wij onvoldoende terug in de voorliggende documenten. Bij de financiële overdracht zijn immers ook activa inbegrepen van meldkamerinstallaties die niet worden overgedragen aan de LMO (achterblijvende kosten van installaties die na transitie buiten bedrijf worden gesteld). Deze informatie zal pas aan het eind van het proces inzichtelijk worden. In dat opzicht vragen we dan ook uitdrukkelijk aandacht voor het zorgvuldig doorlopen van dit proces. In het Transitieakkoord ligt vast dat VenJ garant staat voor de achterblijvende kosten van boventallig personeel. Dit wordt in het financiële overdrachtsdocument geregeld. De omvang van deze kosten is op dit moment nog niet bekend. Dit moet uiteindelijk in de overdrachtsdocumenten worden vastgelegd. Er dient bij de overdracht verder rekening gehouden te worden met btw-problematiek (zie onze eerdere opmerking over detacheringen) en vennootschapsbelasting. Wij gaan er vanuit dat dit door VenJ afdoende geregeld wordt, zonder bijkomende kosten voor de veiligheidsregio’s. Tenslotte zullen gedurende de periode tot overdracht veiligheidsregio’s mogelijk nog allerlei kosten moeten dragen die niet voorzien zijn. Wij gaan er vanuit dat die in de overdrachtsdocumenten verdisconteerd worden. Gelet op het bovenstaande verzoeken wij om het proces van overdracht in meer fasen te verdelen: • Onttrekking gemeentefonds en BDUR op basis van gecorrigeerd lastenniveau meldkamer (na proces nulmeting, demarcatie en toets op niveau) ingangsdatum wetswijziging. • Afrekening tussenfase na inwerkingtreding wet (meldkamerexploitatie door veiligheidsregio’s voor rekening van V&J). • Materiele overdracht aan LMO organisatie (overeenkomst en afrekenen tussen veiligheidsregio en LMO). • Ontmanteling en buitengebruikstelling oude meldkamers die niet worden overgedragen (overeenkomst/afrekenen tussen veiligheidsregio en VenJ). • Kosten bovenformatief personeel (afrekenen tussen veiligheidsregio en VenJ). • Financiële eind evaluatie en slotverrekening tussen VenJ en veiligheidsregio’s. In dit proces past het ook om na oplevering van de nieuwe meldkamer per locatie een evaluatie van de financiële overdracht te maken, inclusief een slotafrekening. In de stukken over de overdracht wordt overigens gesuggereerd dat er een operationele verantwoordelijkheid van de besturen van de veiligheidsregio’s zou zijn tot aan de samenvoeging. De wetswijziging is voor de besturen van de veiligheidsregio’s het moment waarop de verantwoordelijkheid voor de instandhouding en het functioneren, alsmede going concern zaken, van de meldkamers overgaan naar de minister van VenJ. Op die manier ontstaat de gewenste eenduidige aansturing van de meldkamers. De huidige situatie waarin de besturen van de veiligheidsregio’s nog formeel verantwoordelijk zijn, dient naar onze mening zo kort mogelijk gehouden te worden. Er kan dan ook geen sprake van zijn van het achterblijven van een operationele meldkamertaak voor de veiligheidsregio’s, na de wetswijziging. Uiteraard zijn we bereid personeel en bepaalde voorzieningen tegen betaling beschikbaar te stellen. Eén van de uitgangspunten van het transitieakkoord is dat de samenvoeging van de meldkamers een besparing oplevert van 50 mln. die zich vanaf 2015 opbouwt. Het is evenwel goed denkbaar dat het 5

tempo van efficiëntiewinst achterblijft bij het tempo van de taakstelling. De Veiligheidsregio’s rekenen er echter op dat bij de uitvoering van de meldkamertaak door V&J na de wetswijziging van 1-1-2017 zij kostendekkend hiervoor gecompenseerd blijven worden. Ook wanneer de wetswijziging onverhoopt later van kracht gaat worden mag dit niet leiden tot het verleggen van het financiële risico van het ministerie V&J naar de veiligheidsregio’s. 3. Governance Het ontwerpplan beschrijft de governance van de LMO. De hoofdlijnen zullen bij wet worden vastgelegd. Een eerste aanzet daartoe is te vinden in de proeve van een wetsvoorstel dat ter informatie in het consultatiepakket is opgenomen. We willen als besturen van de veiligheidsregio’s nadrukkelijk op een goede en zorgvuldige wijze betrokken te worden bij het wetgevingstraject. Wij pleiten voor het instellen van een werkgroep met vertegenwoordigers van alle partijen om tot een gedragen wetsvoorstel te komen. Dit omvat niet alleen de wetgeving zelf maar ook de eventuele onderliggende AMvB’s en regelingen omdat dit alleen in samenhang kan worden beoordeeld. Als bestuur van onze veiligheidsregio zijn wij verantwoordelijk voor de brandweerzorg en de crisisbeheersing. Die verantwoordelijkheid behouden wij ook na de wetswijziging. De governance moet ons volledig in staat stellen hierover verantwoording en rekenschap te kunnen afleggen. Dit betekent in ieder geval: 1. De start van de opschaling in crisissituaties ligt bij de meldkamer; die alarmeert de hoofdstructuur, verzorgt het meldkamerbeeld en begeleidt en informeert functionarissen. De veiligheidsregio’s blijven verantwoordelijk voor de crisisbeheersing. Dit betekent dat nadrukkelijker dan nu vastgelegd moet worden dat zij als systeemverantwoordelijke de eisen stellen aan de prestaties op dit terrein, waaronder en met name op het gebied van informatievoorziening, sturing en de uitwisseling van informatie met gemeenten en vitale partners op het meldkamerdomein. 2. De meldkamertaak van de brandweer wordt conform het Transitieakkoord formeel bij de LMO belegd. Ambulancezorg, politie en Koninklijke Marechaussee blijven een deel van hun meldkamertaken formeel zelf uitvoeren. De meldkamertaak brandweer is sterk verweven met de operationele taakuitvoering van de brandweer. Dit vraagt dat – exclusief - de veiligheidsregio’s een helder vastgelegde rol hebben bij het stellen van prestatie-eisen en eisen aan werkprocessen en kwaliteit van personeel dat werkzaam is ten behoeve van brandweerprocessen en bij de toetsing hiervan. Op dit moment is dit nog onvoldoende in de stukken vastgelegd. We zien het als een gezamenlijke uitdaging om verbinding te behouden tussen de LMO en de veiligheidsregio’s, onder andere voor wat betreft de informatie-uitwisseling onderling en de verplichting daarover te rapporteren aan het eigen bestuur. In het inrichtingsplan dient dit nader uitgewerkt te worden. In hoeverre het voorstel voor een bestuurlijk overleg per meldkamerlocatie daaraan bijdraagt is ons nu nog onduidelijk. De governance is immers landelijk belegd. Verder verwachten wij op korte termijn duidelijkheid welke taken door de landelijke meldkamer uitgevoerd gaan worden. De kwartiermakersorganisatie zal in ieder geval duidelijk moeten maken welke taken wel en welke taken niet worden overgenomen van de veiligheidsregio’s. 4. Projectkosten Voor de projectkosten is landelijk € 12,5 mln. uitgetrokken. Er is een algemene verdeling van het budget gemaakt over de tien locaties, maar per locatie zullen bijzondere situaties een rol kunnen spelen. Bijvoorbeeld verhuizingen van personeel in verband met de nieuwe meldkamerlocatie of extra tijdelijke verhuizingen in verband met verbouwing van de beoogde meldkamerlocatie. De algemene verdeelsleutel voorziet hier niet in. Wij gaan er vanuit dat de aanvullende kosten voor rekening van VenJ komen. 5. Taakstelling en dienstverlening Het kabinet heeft aan de vorming van de LMO een taakstelling verbonden. De veiligheidsregio’s dragen bij wetswijziging hun budget over. De minister van VenJ is vervolgens verantwoordelijk voor de realisatie van de taakstelling. Wij zijn van oordeel dat de prestaties van de LMO daar niet onder mogen lijden. Als dat wel het geval is, vragen wij het Veiligheidsberaad om samen met de overige partners in het Transitieakkoord bij het kabinet te verzoeken om de omvang van de taakstelling te heroverwegen.

6

6. ICT Eén van de onderdelen van de transitie dat in de documenten nog onvoldoende geadresseerd is betreft de ICT. Het is voor het welslagen van de nieuwe LMO cruciaal dat er een forse vernieuwingsslag op het terrein van de ICT gemaakt wordt. Dat is alleen al noodzakelijk om één landelijk virtuele meldkamer te kunnen realiseren. De vormgeving van een goede informatievoorziening en ICT vergt gelet op de omvang, complexiteit en de risico’s veel meer aandacht. Wij vragen tot een helder gepositioneerd multidisciplinair ICT-domein binnen de LMO te komen. Wij verzoeken dit onderdeel op korte termijn alsnog in te vullen en het plan voor te leggen aan het bestuur van het Veiligheidsberaad, mede vanwege de aansluiting die moet plaatsvinden met de informatievoorziening en systemen van de veiligheidsregio’s 7. Voortgang/Plan van aanpak Tenslotte uiten wij onze bezorgdheid over de voortgang/planning van de LMO. Het Plan van Aanpak toont aan dat in de komende periode, tot en met 2017, maar ook daarna, nog veel gerealiseerd moet worden. De ervaring van het afgelopen jaar leert dat de planningen van de LMO erg ambitieus zijn, veel verwachten van de inzet van personeel van de veiligheidsregio’s, waarbij de haalbaarheid uit het oog verloren wordt. Daarnaast heeft elke toekomstige meldkamerlocatie ook een eigen planning. Uit de documenten blijkt onvoldoende hoe de landelijke voortgang/planning op de ‘regionale’ planning afgestemd wordt. Het is ons onduidelijk hoe het Plan van aanpak KLMO zich verhoudt tot Plannen van aanpak die de regionaal kwartiermakers voor de afzonderlijke meldkamerlocaties opstellen. Onduidelijk is ook welke capaciteit van de regio’s gevraagd wordt voor realisatie van de locaties en hoe dit zich verhoudt tot de landelijke aanpak. In dit kader vragen we nadrukkelijk om een plan van aanpak voor de pilot multi-intake. Voor ons bestuur was multi-intake één van de belangrijkste redenen om tot een landelijke meldkamerorganisatie te komen. We hechten eraan dat dit onderwerp goed wordt vormgegeven. Wij vertrouwen dat bovengenoemde opmerkingen worden verwerkt in de voorliggende documenten.

7

CONCEPT

Veiligheidsberaad t.a.v. portefeuillehouder Informatievoorziening Dagelijks Bestuur Drs. H.J.J. Lenferink Postbus 7010 6801 HA ARNHEM

Datum 28 mei 2015

Uw kenmerk V019

Uw brief van 23 april 2015

Ons kenmerk Behandeld door M. Kool

Onderwerp Regionale consultatie LMO documenten

Bijlagen Doorkiesnummer 088 2299962

E-mail [email protected]

Geachte heer Lenferink,

In uw brief van 23 april vraagt u een integrale reactie van ons bestuur op de documenten landelijke melkamerorganisatie (LMO). Aangezien we in het Noorden inmiddels hebben voorzien in een Meldkamer Noord Nederland (MkNN) te Drachten is deze bestuurlijke reactie in Noordelijk verband afgestemd. Op basis hiervan en in aanvulling op het advies van de Raad Directeuren Veiligheidsregio's en Raad Brandweercommandanten brengen wij het volgende onder uw aandacht. De Noordelijke Veiligheidsregio’s hebben kennis genomen van voorliggende documenten. Naar onze mening voegen de toegezonden documenten weinig toe aan het vastgestelde transitieakkoord. In het transitieproces wordt onderscheid gemaakt in de fasen: samenwonen, samenvoegen en integreren. De documenten gaan met name over de fasen samenwonen en samenvoegen. Voor de MkNN geldt dat deze fasen al zijn afgerond en de documenten doen daarmee geen recht aan de fase waarin NoordNederland zich bevindt. De ter consultatie aangeboden stukken zijn dan ook minder relevant voor de MkNN. Desondanks willen wij nog een aantal aandachtspunten (m.b.t. bestuur, inhoud, personeel, financiën, proces en overdracht) benoemen. In de nog op te stellen regionale overeenkomsten dient voldoende ruimte te worden geboden voor een regionaal specifieke uitwerking van deze aandachtspunten. Bestuur/ governance Gedurende het transitieproces moet het huidige niveau van dienstverlening gewaarborgd zijn. Dit met het oog op de huidige bestuurlijke verantwoordelijkheid van de veiligheidsregio's voor het meldkamerdomein. Pilots (bijv. multi -intake) mogen geen negatieve gevolgen hebben voor het huidige niveau van dienstverlening. Verder wordt in de documenten de governancestructuur voor de LMO geschetst. De huidige governance structuur voor MkNN voldoet reeds aan deze geschetste structuur. Wij willen hier dan ook gebruik van (blijven) maken gedurende de transitieperiode.

Inhoud In de verschillende documenten wordt gesproken over het meldkamerdomein. De exacte afbakening hiervan is van belang voor het ontwerp, maar zeker ook voor de financiële overdracht vanuit de veiligheidsregio’s. Deze afbakening ontbreekt echter op dit moment nog (bijv. bijlage 1 PvA LMO). Dit maakt een inhoudelijke maar ook een verdere financiële beoordeling onmogelijk. Verder hebben wij met verbazing kennis genomen van de zinsnede in het PvA KLMO over de verantwoordelijkheid van de disciplines in het realiseren van hun bijdrage aan de taakstelling LMO. Het realiseren van deze taakstelling is en blijft de verantwoordelijkheid van de Minister van Veiligheid & Justitie! Personeel Als werkgever is de zorg voor ons gezamenlijk personeel zeer belangrijk. Voor ons betekent dat in ieder geval een zorgvuldig en ordentelijk proces voor de overgang van het personeel naar de LMO. De Meldkamer Noord Nederland heeft een dergelijke transitie reeds eerder doorgemaakt en geëvalueerd. Prof. Bob Hogeboom van Nijenrode heeft de lessen en ervaringen verwoord in het document "Lessen uit Drachten". Mede naar aanleiding hiervan pleiten wij er voor om het personeel van de meldkamer(s) in een zo'n vroeg mogelijk stadium te betrekken in het transitieproces. Zodoende kan in gezamenlijkheid invulling en betekenis worden gegeven aan de nieuwe organisatie LMO en de daarbij behorende waarden zoals bijvoorbeeld vakmanschap en samenwerking. Onder samenwerking verstaan wij ook het continu investeren en behouden van een goede verbinding tussen de LMO organisatie en de veiligheidsregio's zowel in de voorbereiding op als tijdens incidenten. Bij de feitelijke overdracht van personeel is het van groot belang dat de LMO organisatorisch en beheersmatig in staat is om als werkgever te fungeren. In onze optiek kan dit zelfs betekenen dat de feitelijke overdracht iets later moet plaatsvinden dan de ingangsdatum van de wet. IV en ICT-domein In het ontwerpplan staan uitgangspunten voor multi-governance die een afhankelijkheid van de politie suggereren, welke haaks staat op het hebben van een separaat IM/ICT domein voor de LMO. De afhankelijkheid ontstaat door: -Het in beeld willen brengen van uitvoeringsconsequenties door de politie (dit zou multi-disciplinair moeten worden beschouwd t.a.v. IM/ICT) -het zoveel mogelijk gebruik willen maken van ict voorzieningen van de politie, (hier stellen wij voor dat CIO-LMO waar nodig multidisciplinair eigen normen stelt) -het onderbrengen van ict mensen en middelen binnen de politie, middels dedicated capaciteit, ( hier willen wij voorstellen dat geborgd wordt dat MDC een separaat onderdeel is, zo mogelijk ondergebracht binnen de LMO). De bestuurlijke Regiegroep, belast met de sturing op het im/ict domein, heeft voldoende middelen nodig om onafhankelijk sturing te kunnen geven aan de meldkamer, zoals dat nu in Noord-Nederland is geborgd. Financiën Voor de besteding van het beschikbare budget voor projectkosten van € 1,1 miljoen stelt de regionaal kwartiermaker een plan op. Voor de MkNN geldt dat dit plan betrekking zal hebben op overdracht en mogelijk een gedeelte van integreren. Thans kan reeds gesteld worden dat de reeds gemaakte projectkosten in het Noorden hiermee niet volledig gedekt kunnen worden. Onder verwijzing naar onze eerdere brieven zijn wij van mening dat volledige compensatie van deze kosten alsnog dient plaats te vinden. De frictiekosten als gevolg van de eerdere samenvoeging van de Noordelijke meldkamers zullen wij opvoeren in het kader van de financiële overdracht.

2

Proces Wij onderschrijven nadrukkelijk het belang van een bestuurlijke accordering van de Nulmeting MkNN. En ook het consulteren met betrekking tot het landelijke rapport Nulmeting achten wij noodzakelijk. In het verlengde van het ontbreken van een bestuurlijk akkoord op de nulmeting MkNN en het hierna geformuleerde uitgangspunt, behouden wij ons het recht voor bij de financiële overdracht af te wijken van het gestelde in de Nulmeting Meldkamers. Overdracht Ons uitgangspunt bij de overdracht is dat MkNN wordt overgedragen aan de LMO met een ongewijzigde taakopdracht, met het huidige budget en het uitgangspunt dat de dienstverlening kwalitatief op hetzelfde niveau blijft. Wij gaan er vanuit dat het Veiligheidsberaad bovengenoemde aandachtpunten en de bijzondere positie van het Noorden tot uitdrukking brengt in het advies aan de bestuurlijke regiegroep LMO.

Hoogachtend, Namens de besturen van Veiligheidsregio's Drenthe, Fryslân en Groningen,

C. Bijl Voorzitter Veiligheidsregio Drenthe

F.J.M. Crone Voorzitter Veiligheidsregio Fryslân

P.E.J. den Oudsten Voorzitter Veiligheidsregio Groningen

3

Meldkamer Noord-Nederland Secretariaat Postadres

Bezoekadres

Postbus 107 9400 AC Assen Noorderend 4 9207 AL Drachten

Telefoon

www.mknn.nl [email protected] 088- 023 05 90

Behandeld door

M.A. van Ewijk

Internetadres E-mail

In kopie aan Onderwerp Datum Blad

Instellen regionale stuurgroep LMO 19 mei 2015 1 van 3

Aan de bestuurders van: Politie Eenheid Noord-Nederland RAV Fryslân RAV Groningen UMCG Ambulancezorg Veiligheidsregio Fryslân Veiligheidsregio Drenthe Veiligheidsregio Groningen

Geachte heer/mevrouw, In het kader van de transitie naar de landelijke meldkamerorganisatie (LMO) zijn de eerste stukken ter consultatie aangeboden aan de tekende partijen van het transitieakkoord LMO van 16 oktober 2013. De consultatieronde betreft tenminste de volgende notities; KLMO Notitie Landelijk Kader versie 1.3, KLMO Plan van Aanpak versie 1.2, KLMO Ontwerpplan versie 1.2. Per kolom kunnen notities toegevoegd zijn ter begeleiding van de consultatie. Instellen regionale stuurgroep LMO In het landelijk kader K-LMO staan de spelregels beschreven die gedurende de periode voor samenvoeging tot aan de overdracht van alle 10 meldkamer worden afgesproken. Tijdens deze fase blijven de bestuurlijke en ambtelijke verantwoordelijkheden in de bestaande lijn van de drie regio’s en de disciplines daarbinnen. Omwille van de beheersbaarheid van de transitie worden de verantwoordelijkheden ten aanzien van de transitie volgens het landelijk kader door betrokken besturen gemandateerd aan een door hen in te stellen regionale stuurgroep, die op zijn beurt de regionaal kwartiermaker aanstuurt. Deze stuurgroep moet bestaan uit; “ een vertegenwoordiging van alle disciplines, regio’s en besturen”. Aan deze stuurgroep wordt door de LMO een lid toegevoegd in de vorm van een lid van de Kwartiermaker organisatie LMO. Deze vertegenwoordiging is grotendeels gelijk aan de instelling en samenstelling van het huidige directieberaad/samenwerkingsbestuur MkNN.

Taken regionale stuurgroep LMO

De regionale stuurgroep LMO locatie Drachten heeft volgens het landelijk kader LMO vooralsnog tijdens de transitiefase de volgende taken:  Aansturing regionaal kwartiermaker.  Het goedkeuren van een sluitende projectbegroting waarna de regio projectgelden kan ontvangen.  Het vaststellen van het projectplan c.q. plan van aanpak en de business case locatie Drachten.  De af te leggen verantwoording over de besteding van deze gelden door de regionaal kwartiermaker.



 

Het vaststellen van de planning, volgorde en prioritering van de transitie. Het vaststellen van een ICT (aansluit)plan (met afwijkingen).

Samenstelling Ten aanzien van de samenstelling van deze regionale stuurgroep hebben de leden van het directieberaad en samenwerkingsbestuur zich op 19 mei uitgesproken voor een samenstelling conform het landelijk kader maar ook gericht op de samenwerking zoals die in het Noorden reeds bestaat. Dat wil zeggen dat wij voorstellen dat aan de regionale stuurgroep LMO locatie Drachten, naast de huidige leden van het directieberaad en samenwerkingsbestuur MkNN een afvaardiging van de VR Groningen wordt toegevoegd. Op dit moment ontbreekt de vertegenwoordiging van de regio Groningen. Door deze samenstelling en toevoeging kan bereikt worden dat er efficiënt, zorgvuldig en in samenhang tussen alle betrokken partijen gehandeld kan worden. Verzocht akkoord Mede gelet op de ontwikkelingsfase van de MkNN en daarmee relatief beperkte opdracht aan de kwartiermaker alsook de nog te verwachten taken volgens het landelijk kader en mijn voorstel zoveel als mogelijk gebruik te maken van de huidige structuren en vertegenwoordiging zoals in het directieberaad en samenwerkingsbestuur MkNN, verzoek ik uw akkoord voor: 

Het instellen van een regionale stuurgroep LMO locatie Drachten.

Uw instemming vindt plaats door middel van het ondertekenen van de voorzitter van uw bestuur van het bijgevoegde besluit tot instelling van een regionale stuurgroep LMO. Ik verzoek u deze getekende opdracht te retourneren aan Mw. M.A. van Ewijk , Hoofd MkNN.

In afwachting van uw reactie, Hoogachtend Mr. Joh. C. Westmaas Voorzitter Samenwerkingsbestuur MkNN

Dhr. M. Daniel Voorzitter Directieberaad MkNN



Besluit tot instelling regionale Stuurgroep LMO, locatie Drachten. Gelet op het transitieakkoord LMO van 16 oktober 2013 waarin het voornemen van tot de vorming van een landelijke meldkamer organisatie door tekende partijen is onderschreven en de daartoe gesteld kaders in de notitie Landelijk Kader LMO versie 1.3, besluit de: o o o o o o o

Politie Eenheid Noord-Nederland RAV Fryslân RAV Groningen UMCG Ambulancezorg Veiligheidsregio Fryslân Veiligheidsregio Drenthe Veiligheidsregio Groningen

daartoe rechtsgeldig vertegenwoordigd door hun voorzitter tot het instellen van een Regionale Stuurgroep LMO locatie Drachten

Plaats, datum

Naam, handtekening

Te retourneren aan; Politie RENN , MkNN Tav Mw. M.A. van Ewijk Postbus 107 9700 AC Assen [email protected]

OPLEGNOTITIE



Datum

4 juni 2015

Onderwerp

Ontwikkelingen Stichting Brandweeropleidingen Noord (BON)


agendapunt 6

Portefeuillehouder

H. Apotheker

Opsteller

H. Blokker

Telefoon E-mail

Bijlage(n) 1. GEEN

Beslispunten 1. Instemmen met de vernieuwing van de vakbekwaamheidsorganisatie Noord-Nederland onder de aansturing van de drie commandanten brandweer; 2. het gezamenlijk dragen van eventuele transitiekosten samenhangend met beslispunt 1; 3. de vereenvoudiging van de juridische structuur van BON Holding; 4. de aflossingen van de leningen;

Toelichting Zoals bekend is in 2014 een noordelijke Stuurgroep ingesteld met het oog op de huidige en toekomstige organisatie van het brandweeronderwijs. Namens Fryslân heeft de heer Apotheker zitting in de stuurgroep. De stuurgroep heeft vanuit het uitgangspunt dat vakbekwaamheid brandweerpersoneel primair de verantwoordelijkheid is van de commandant geconcludeerd dat een bestuurlijke vertegenwoordiging in het bestuur van de Stichting BON niet noodzakelijk is. Tevens is geconcludeerd dat een scheiding tussen bestuur Stichting BON (tevens enig aandeelhouder van BON Holding BV) en directeur/bestuurder BON Holding BV het mogelijk maakt de verantwoordelijkheden scherper te duiden. Een en ander uiteraard in relatie met een duidelijker positionering van de aandeelhouder in de statuten. Tenslotte is geconcludeerd dat de financiële positie van de BON dermate sterk is verbeterd dat volledige aflossing van eerder verstrekte leningen mogelijk is. Hiermee wordt in de ogen van de Stuurgroep het beeld dat het slecht gaat met de BON bijgesteld aan de huidige situatie. De doorontwikkeling van vakbekwaamheid brandweerpersoneel kan volgens de stuurgroep primair worden belegd bij de commandanten. De stuurgroep blijft bestaan voor een eerste bestuurlijke toetsing van de ontwikkelde voorstellen

Pagina 1 van 2


Paraaf secretaris:




Pagina 2 van 2

OPLEGNOTITIE



Datum

4 juni 2015

Onderwerp

Viermaandsrapportage 2015 (inhoudelijk veiligheid)


agendapunt 7

Portefeuillehouder

W. Kleinhuis

Opsteller

Erwin Plantinga

Telefoon

088 229 9958

E-mail

[email protected]

Bijlage(n) 1. 1e bestuursrapportage 2015 (januari tm april 2015)

Beslispunten -

Kennis nemen van de 1e bestuursrapportage 2015 Instemmen met de inhoudelijke rapportage veiligheid

Toelichting Tweemaal per jaar legt het dagelijks bestuur verantwoording af over de in de begroting geformuleerde doelstellingen, en de daaraan gekoppelde middelen. In deze zogenaamde bestuursrapportage informeert het dagelijks bestuur over algemene ontwikkelingen en risico’s die zich voordoen, en die mogelijk van invloed zijn op de resultaten van de veiligheidsregio, zowel positief als negatief. Veelal leidt een aanpassing van de resultaten ook tot een aanpassing van de beschikbare middelen. Vandaar dat de bestuursrapportage zowel een inhoudelijke als een financiële verantwoording bevat. Na besluitvorming: Akkoord met voorstel

Paraaf secretaris:

Akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in] Niet akkoord met voorstel met aantekening: [Vul hier de aantekening(en) in] Origineel in archief Kopie naar ambtelijk aanspreekpunt

Pagina 1 van 1

B E S T U U R S R A P P O R T A G E

1. Algemeen

De eerste vier maanden van 2015 zijn uiterlijk relatief rustig verlopen voor de Veiligheidsregio Fryslân. Er hebben zich gelukkig geen grote rampen voor gedaan, zowel niet op het gebied van de brandweer als de gezondheidszorg. Dit betekent niet dat de organisatie stil heeft gezeten. Om een bijdrage te kunnen leveren aan een gezond en veilig Fryslân, zijn de beleidsplannen voor veiligheid en gezondheid vastgesteld. Hiermee is de koers voor de komende vier jaar uitgezet. Daarbij streeft de veiligheidsregio naar een gezonde verhouding tussen kwaliteit en kosten. De stip op de horizon is in zicht, nu gaan we op weg om daar zo dicht mogelijk bij in de buurt te komen.

Deze weg bewandelen we zoveel mogelijk samen. Samen met de burger, samen met de gemeenten en samen met onze ketenpartners. Wij kunnen, en belangrijker nog, we willen dit niet alleen doen. Deze mentaliteit zien we in al ons doen en laten terug. Zo organiseert de GGD dit jaar haar taken dusdanig dat het een betere aansluiting vindt bij de gebiedsteams. Door het inbrengen van de bij de GGD beschikbare kennis werken we gezamenlijk met gemeenten aan de preventie van gezondheidsproblemen. Ook voor de brandweer is 2015 een jaar van implementatie van beleidsontwikkelingen. Het dekkingsplan 2.0 is daar de belangrijkste exponent van. Op dit moment wordt hier het voorbereidende werk voor uitgevoerd, wat moet leiden tot bestuurlijke vaststelling medio 2016. Ook hier moet een afweging gemaakt worden tussen inhoudelijke baten en financiële lasten. Mede omdat externe ontwikkelingen, zoals de vorming van de landelijke meldkamer, een hogere druk op de beschikbare middelen gaan leggen. Middelen die al schaars zijn, omdat op een aantal terreinen een inhaalslag gemaakt moet worden. De brandweer heeft tijdelijk extra middelen beschikbaar gekregen om tot een kwaliteitsplan te komen. En ook is er tijdelijk geïnvesteerd in de bedrijfsvoering om de groei van de organisatie bij te kunnen benen. De eerste middelen zijn al ingezet om deze kwaliteitsinjectie tot stand te brengen.

De aansturing om te komen tot deze doelen vindt vanaf 1 juni 2015 plaats door een gewijzigde directie. Margreet de Graaf volgt Wim Kleinhuis op als directeur publieke gezondheid. Wim Kleinhuis blijft algemeen directeur, maar combineert dit met de functie van commandant van de brandweer.

De gevolgen van de kaderbrief 2016-2019 voor het jaar 2015 zijn verwerkt als begrotingswijziging, die als bijlage bij deze kaderbrief is gevoegd. Ten opzichte van deze gewijzigde begroting is het voorspelde saldo over 2015 op nihil gesteld.

2

2. Programma gezondheid

Reorganisatie GGD In 2015 is de GGD verder gegaan met de reorganisatie met als belangrijkste ontwerpcriterium "dichtbij de burger". Dit heeft opgeleverd dat in het organisatieplan wordt gestreefd naar daar waar mogelijk decentralisatie in de nieuw te vormen districten. Het organisatieplan GGD Fryslân is aangeboden aan de ondernemingsraad voor advies. De hoofdstructuur en managementstructuur is duidelijk en het streven is om deze per 1 oktober te implementeren. Eén van de gevolgen is dat de afdelingen JGZ en Z&A als zelfstandige units worden opgeheven. De taken worden ondergebracht in de districten en de twee centrale onderdelen. Tijdens het gehele proces zijn de medewerkers continue betrokken geweest en op de hoogte gehouden door o.a. informatiebijeenkomsten en brainstormsessies. Zorg en advies Medewerkers Voor de afdelingen Infectieziektenbestrijding en Medische Milieukunde is er bestuurlijk besloten het waakvlamniveau te verhogen. Binnen Infectieziektebestrijding heeft dit reeds geleid tot uitbreiding van de verpleegkundigen. Voor wat betreft de artsen wordt gewacht op de uitkomsten van gunning arrestantenzorg. Binnen de medische milieukunde vindt in het komende kwartaal de werving plaats van een verpleegkundige. Tevens is er een opleidingsplek medisch milieukundig arts ingevuld. TBC Binnen de afdeling TBC is het aantal patiënten hoog gebleven in het eerste kwartaal van 2015 en gelijk aan vorig jaar, in tegenstelling tot de rest van het land waar het aantal TBC patiënten afneemt. Er zijn meerdere outbreaks geweest waaronder één met een multiresistente bacterie. Dit heeft geleid tot extra inzet van personeel. Er is de afgelopen periode vastgesteld dat er een dreiging bestaat dat patiënten hun behandeling niet afmaken i.v.m. het verplichte eigen risico. Binnen de GGD is afgesproken dat voor deze kleine groep de GGD de kosten op zich neemt, dit omdat het maatschappelijk belang groot is dat elke patiënt zijn therapie afmaakt. Tularemie Tularemie (de hazenpest) was een belangrijk thema voor het eerste kwartaal. Het aantal positief vastgestelde hazen met tularemie is relatief hoog. Momenteel vindt er nader onderzoek plaats over de wijze van overdracht naar de mens (via wateroppervlak en insecten). Dit vindt in gezamenlijkheid plaats met het RIVM. Met de betrokken gemeenten in midden Fryslân is nauw contact geweest. Ook is er al afstemming geweest met de Provincie en het Wetterskip Jeugdgezondheidszorg De afdeling Jeugdgezondheidszorg ligt op koers. Er is een grote diversiteit aan ontwikkelingen, zowel intern als extern, die de aandacht van de JGZ vragen. Rapport Inspectie Gezondheidszorg Van de IGZ is een reactie ontvangen waarin deze aangeeft dat de JGZ GGD Fryslân nu voldoet aan alle normen uit het toezichtonderzoek. Projecten VRF breed is de keuze gemaakt om meer projectmatig te gaan werken. De JGZ participeert hierin. Er is een projectenwijzer gemaakt en er zal een training volgen voor projectleiders en management. Enkele lopende projecten binnen de JGZ: • ‘De Nuchtere Fries’ • Gezonde school: momenteel lopen er 68 trajecten in Fryslân. • Het project ‘Digitale planning’ (BaO en VO) is geïmplementeerd. • Het project ‘Anders Plannen’ (CB’s) is geïmplementeerd

3

Zorg voor Jeugd in Harlingen: bij het Jeugdteam zijn in het eerste kwartaal 104 aanmeldingen, bij het Stadsteam 267. Voor de Friese gemeenten is een voorstel gedaan hoe en tegen welke kosten JOGG zou kunnen worden ingevoerd. Dit ligt nu bij de individuele gemeenten.

• •

Implementatie nieuwe basispakket (BTP) • Nieuwe ‘Adolescenten contactmoment’ is ontwikkeld, waarbij het accent ligt op leefstijl. Dit contactmoment wordt uitgevoerd op het Voortgezet Onderwijs, Speciaal Onderwijs en MBO. • De aanpak van schoolverzuim wordt verder vormgegeven. • Beleidsadvisering: de GBV-ers zijn in de regio’s geplaatst. In het kader van de reorganisatie zullen ook de beleidsmedewerkers en de staf decentraal worden geplaatst. De gemeenten kunnen zo beter worden ondersteund met kortere lijnen. • Voorstellen voor gemeenterapportages, gemeente/wijk/schoolprofielen zijn in ontwikkeling. Implementatie KD+ (kinddossier) Optimaal gebruik maken van KD+ vergt een herinrichting van KD+ en een ander registratiegedrag van medewerkers. De aanpassing van KD+ is vastgelegd in KD+ 2.0 waarin op basis van de wettelijke normen van het BTP een beperkt, maar noodzakelijk aantal items zal moeten worden geregistreerd. De technische aanpassing kan na de zomer zijn gerealiseerd. De financiële dekking hiervoor is nog niet gevonden. Eind 2015 zal de JGZ aangesloten zijn op het LSP, ook om in aanmerking te komen voor een hogere vergoeding van het RVP. Daarnaast zal eind dit jaar een andere methode voor inloggen worden onderzocht om een herinvestering in uzi passen in 2016 te voorkomen. Aansluiting gebiedsteams Er bestaat grote diversiteit tussen de verschillende gemeenten. In sommige gemeenten is nog sprake van overleg over de aansluiting tussen JGZ en gebiedsteams, in enkele gemeenten zijn afspraken al vastgelegd. Alle JGZ teams hebben plannen gemaakt om voor 2015 contact en samenwerking met gebiedsteams te versterken. Crisis Terumo naalden Op 23 maart werd in het nieuws melding gemaakt van het feit, dat naalden van de fabrikant Terumo mogelijk onveilig zouden zijn. Deze naalden werden ook door de JGZ gebruikt. Door het geformeerde crisisteam werd besloten deze naalden in eerste instantie niet meer te gebruiken. Dit team heeft de operationele en logistieke zaken en de communicatie gecoördineerd. Het negatieve advies over gebruik van de Terumo naalden is inmiddels ingetrokken. Er moet nog een besluit worden genomen of de Terumo naalden weer gaan worden gebruikt

! Gunning medische arrestantenzorg De Nationale Politie geeft in de week van 18 mei uitsluitsel omtrent gunning medische arrestantenzorg en forensisch medisch onderzoek ten behoeve van Perceel 1 (Groningen, Drenthe en Friesland). Van de 10 percelen nationaal zijn er 2 percelen voorlopig niet aan een particuliere partij gegund waaronder Perceel 1. In verband met juridische vraagstukken is vertraging opgelopen waardoor perceel 1 nog niet gegund is. In het kader van risicomanagement zijn er een drietal scenario’s opgesteld waarin de mogelijke gevolgen van de verschillende keuzes voor GGD Fryslân in kaart zijn gebracht.

"

#

$

% &

Het geprognotiseerde resultaat voor zowel jeugdgezondheidszorg als zorg & advies komt uit op nul, met een beslag op de post onvoorzien, conform de afspraak in de nota weerstandsvermogen (personeel). In de volgende rapportages zal hier meer duidelijkheid rondom zijn.

4

3. Programma Crisisbeheersing

Beleidsplan Crisisbeheersing 2015 - 2018 In maart is het Beleidsplan Crisisbeheersing 2015 – 2018 vastgesteld door de Bestuurscommissie Veiligheid. In het plan, dat in nauwe samenspraak met crisispartners, buurregio’s en Friese gemeenten is opgesteld, wordt beschreven hoe we de komende jaren de crisisbeheersing willen versterken. De Afdeling Crisisbeheersing wil de samenwerking tussen crisispartners versterken om, passend bij de Friese nuchterheid, risicobewustzijn en redzaamheid te bevorderen en hulpverlening en herstel te organiseren bij crises in de samenleving. Strategische Agenda Versterking Veiligheidsregio’s In het Beleidsplan is rekening gehouden met de Strategische Agenda Versterking Veiligheidsregio’s van het Veiligheidsberaad. Aanleiding voor de Strategische Agenda vormt de evaluatie van de Wet veiligheidsregio’s in 2013; deze evaluatie heeft laten zien waar nog kansen liggen om de veiligheidsregio’s verder door te ontwikkelen en te professionaliseren. De Strategische Agenda is er op gericht om Nederland veiliger te maken door het voorkomen en tegengaan van maatschappelijke ontwrichting door de risico- en crisisbeheersing te versterken. Er zijn 6 prioritaire thema’s benoemd (de eerste 3 thema’s worden ingevuld met het ministerie van Veiligheid en Justitie, de overige thema’s worden ingevuld door het Veiligheidsberaad): 1. Waterveiligheid en Evacuatie (preparatie van Waterschappen en Veiligheidsregio’s op overstromingen) 2. Continuïteit van de samenleving (voorkomen van maatschappelijke ontwrichting door grootschalige uitval ICT, energie, drinkwater, telecom etc.) 3. Nucleaire veiligheid en stralingsbescherming (risico- en crisisbeheersing bij stralingsincidenten; samenwerking Veiligheidsregio’s en nucleaire sector) 4. Kwaliteit en vergelijkbaarheid 5. Versterking Bevolkingszorg 6. Versterking samenwerking veiligheidsregio’s en Defensie De planning is er op gericht dat de 6 thema’s c.q. projecten worden vastgesteld in het Veiligheidsberaad van 12 juni 2015 en worden uitgevoerd in de periode 2016 – 2020. Afdeling Crisisbeheersing op schema met uitvoering jaarschijf 2015 Per 1 mei ligt de Afdeling Crisisbeheersing op schema met de uitvoering van de jaarschijf 2015 uit het bovengenoemde Beleidsplan 2015 – 2018. Onderstaand volgen enkele highlights over de maanden januari – april 2015: Inzetten De Afdeling is nauw betrokken geweest bij twee GRIP1 -inzetten: o op 7 januari heeft een zeer grote brand een pand aan de Lorentzkade, op het industrieterrein Leeuwarden West / Zwette, volledig in de as gelegd. o op 23 maart zijn zeven garageboxen aan de IJzerweg, op het industrieterrein in HeerenveenZuid, verwoest door een urenlange brand. Naast deze GRIP-inzetten heeft de Afdeling ook bemoeienis gehad met: o De jaarwisseling. De Friese hulpverleners kijken met een voldaan gevoel terug op de jaarwisseling. Voor zowel de Brandweer als de geneeskundige diensten is de overgang van 2014 naar 2015 ordentelijk verlopen. Nergens zijn mensen tijdens het uitvoeren van hun werk lastig gevallen. In totaal hebben de Friese ziekenhuizen 12 vuurwerkslachtoffers behandeld. o Na de aanslag in Parijs op 7 januari heeft de Politie Noord-Nederland, op verzoek van de NCTV, scenario’s uitgewerkt met betrekking tot “ondermijnend terrorisme”; de VRF is hierbij betrokken geweest (het dreigingsniveau in Nederland is en blijft “substantieel”; dit betekent dat de kans op een aanslag tegen Nederland reëel is). o Bij een pluimveebedrijf in Tzummarum is in maart een milde vorm van vogelgriep vastgesteld. Uit voorzorg zijn de dieren – 22.000 legkippen – geruimd. o Hazenpest (zie de toelichting bij het programma Gezondheid)

5

Zorgcontinuïteit In november 2014 heeft de Bestuurscommissie Veiligheid de Visie Zorgcontinuïteit vastgesteld. Als vervolg op dit visiedocument organiseerde de Afdeling in april de bijeenkomst Zorgcontinuïteit voor bestuurders en directies van zorginstellingen. Tijdens de bijeenkomst werd stil gestaan bij de vraag: in hoeverre zijn wij voorbereid op crises? Denk hierbij aan langdurige stroomuitval, een uitbraak van een infectieziekte, een overstroming. In zo’n situatie is het van belang dat cliënten verantwoorde zorg blijven ontvangen. De Afdeling Crisisbeheersing kan zorginstellingen hierbij ondersteunen. Risicovolle evenementen De Afdeling heeft diverse gemeenten geadviseerd over de risicovolle evenementen (N.B.: deze evenementen vinden plaats met ingang van mei) Incidentbestrijdingsplan “Stroomuitval” In nauwe samenwerking met netbeheerders Enexis, Alliander en Rendo hebben de Veiligheidsregio’s Fryslân, Groningen, Drenthe en de Meldkamer Noord-Nederland een Incidentbestrijdingsplan “Stroomuitval” opgesteld. Het plan bevat drie scenario’s (stroomuitval maximaal 2 uur / 2 – 8 uur / 8 – 24 uur) en legt de verbinding tussen de opschaling van de calamiteitenorganisatie van de netbeheerders én van de Veiligheidsregio’s. De betrokken partijen hebben het plan beoefend tijdens een “table top” oefening. Weerprotocol Naar aanleiding van de storm in oktober 2013 heeft de Afdeling een zogeheten “Weerprotocol” opgesteld. Als het KNMI een weerwaarschuwing geeft, kan de Operationeel Leider het weerprotocol in werking laten treden. De Veiligheidsregio Fryslân zet dan een aantal acties uit waaronder de afstemming naar gemeenten (“burgers dienen in verband met overbelasting van de Meldkamer alleen 112 te bellen bij levensbedreigende situaties”) en de Meldkamer Noord-Nederland. Coördinatieteam Waddeneilanden Bij de bestrijding van rampen en crises hebben de Waddeneilanden een bijzondere positie. In overleg met de burgemeesters is besloten om een Coördinatieteam Waddeneilanden (CoWa) op te richten. Het CoWa kan vanaf GRIP 0 worden opgestart en wordt ingezet bij incidenten op het eiland waarbij multidisciplinaire coördinatie noodzakelijk is. Inmiddels zijn per eiland 6 tot 10 leiders CoWa geworven; om er voor te zorgen dat de leiders CoWa goed toegerust zijn voor de uitoefening van hun functie, is de Afdeling Crisisbeheersing gestart met een opleidingstraject. Systeemtest In november 2014 heeft de jaarlijkse systeemtest plaatsgevonden. Bij een systeemtest beoordeelt de Inspectie Veiligheid en Justitie in hoeverre de crisisorganisatie voldoet aan de normen uit de Wet Veiligheidsregio’s. In maart 2015 heeft de Inspectie in haar rapportage geconcludeerd dat de VRF grotendeels voldoet aan de voorwaarden die nodig zijn om rampen en crises te kunnen bestrijden (Scores op de diverse onderdelen: Alarmering 94% / Opschaling 77% / Organisatie 93% / Informatiemanagement 50% / Wet veiligheidsregio’s 75%). De uitkomsten van de systeemtest worden door de Inspectie verwerkt in de periodieke Staat van de Rampenbestrijding. Vakbewaamheid In februari heeft de Directie Crisisbeheersing het nieuwe vakbekwaamheidsbeleid vastgesteld. De essentie van dit beleid is dat crisisbeheersing geen bijbaantje is maar een vak. De komende jaren worden een kleiner aantal mensen gerichter en systematischer opgeleid, getraind en geoefend; voor een aantal functies zal de kwaliteit worden geborgd door assessments of certificering. Centraal staat de professionaliteit van de functionarissen in de hoofdstructuur van de crisisorganisatie (Leider CoPI, Leider ROT, Informatiemanagers ROT en CoPI) en binnen de processen van Bevolkingszorg (Leider TBZ) en GHOR (AC, HAc en OvD-G). In de eerste vier maanden van 2015 zijn diverse geslaagde vakbekwaamheidsactiviteiten uitgevoerd (GBT-trainingen, Trainingen Scenariodenken ROT en CoPI, Training Rampbestrijdingsplan BASF, Table Top oefening grootschalige stroomuitval, Training Team Bevolkingszorg, Experts Bevolkingszorg en OvD Bevolkingszorg, Oefening Ziekenhuis Tjongerschans, Command and Controltrainingen in de geneeskundige keten etc.)

6

App Bevolkingszorg Fryslân De Afdeling Crisisbeheersing gaat gebruik maken van nieuwe technische mogelijkheden om vastgestelde plannen beschikbaar te stellen aan functionarissen die een rol hebben in de operationele hoofdstructuur van de rampenbestrijding. Een voorbeeld hiervan is de app Bevolkingszorg Fryslân die bedoeld is voor experts en medewerkers binnen bevolkingszorg. Periodieke overleg ministerie In maart heeft het periodieke overleg tussen VRF en het ministerie van Veiligheid en Justitie plaatsgevonden; gespreksonderwerpen waren o.a. de uitslag van de systeemtest, planvorming, strategische agenda Veiligheidsberaad, landelijke meldkamerorganisatie etc.

! Er zijn geen noemenswaardige risico’s.

"

#

$

% &

De verwachting is dat het resultaat van de Afdeling Crisisbeheersing uit komt op nul.

7

4. Programma Brandweer

Beleidsplan Brandweer Fryslân 2015 – 2018 Op 19 maart 2015 heeft u als Algemeen Bestuur het Beleidsplan Brandweer Fryslân ‘de koers naar toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân’ vastgesteld. Hiermee is het beleidsmatige en financiële kader voor onze brandweerorganisatie voor de periode 2015-2018 bepaald. Als budget voor kwaliteitsverbetering en als vliegwiel voor doorontwikkeling heeft u incidenteel 1,2 miljoen beschikbaar gesteld. Deze incidentele middelen worden de komende twee jaar ingezet voor voornamelijk extra (tijdelijke) capaciteit. Voor de structurele dekking van de doorontwikkeling dienen we 6-8 ton om te buigen in onze begroting. Het Beleidsplan Brandweer Fryslân 2015-2018 bestaat uit twee sporen, te weten verder bouwen aan de staande organisatie en doorontwikkeling naar toekomstbestendige brandweerzorg. Naast het vaststellen van deze sporen heeft u drie verbeterpunten met hoogste urgentie benoemd: paraatheid, operationele informatievoorziening en lerende organisatie. In deze rapportage geven wij aan wat er de afgelopen vier maanden op deze punten is gerealiseerd of welke ontwikkelingen er zijn. Paraatheid 1.0 Er is behoefte aan gezamenlijke afspraken over veilig en verantwoord uitrukken met daarbij de aanpak van onderbezetting en overbezetting. In Paraatheid 1.0 ligt het accent op harmonisering. Het project is gestart en kent drie fases: definiëring paraatheid, inventariseren van bestaande afspraken en formuleren van richtlijnen en aanbevelingen. Oplevering is voorzien in het derde kwartaal van dit jaar. Overigens, de paraatheid voor de zomerperiode is onder de loep genomen en goed geregeld. Als het project is afgerond, zijn de bestaande afspraken geharmoniseerd, zijn acute risico’s in beeld, worden oplossingen daarvoor uitgewerkt en is er een heldere verantwoordelijkheidsverdeling voor alle betrokkenen afgesproken. Operationele informatievoorziening Het is van belang om de incidentbestrijding informatie gestuurd te organiseren. Voor een veilige, efficiënte en effectieve repressieve inzet is het van belang dat de juiste informatie op de juiste plek op het juiste moment beschikbaar is voor de brandweermensen tijdens de inzet. Digitale ontsluiting van informatie vormt hiervoor één van de grootste uitdagingen. Digitale toegankelijkheid analoge informatie voor (H)OvD is gerealiseerd per september 2014 en voor bevelvoerderaandachtskaarten per april 2015. Uitrusten van alle 1e lijnsvoertuigen met digitale informatievoorziening is in voorbereiding en is in november 2015 gereed. Visie op Operationele Informatievoorziening wordt in december 2015 opgeleverd waarmee de investering naar 2016 wordt doorgeschoven Lerende organisatie Naast een netwerkorganisatie wil Brandweer Fryslân, passend bij de bestuurlijk vastgestelde ambitie, een lerende organisatie zijn. Wij moeten en willen continu op zoek zijn naar inzichten om ons eigen presteren te optimaliseren en aan bestuurders, burgers en maatschappij te laten zien wat we doen. Dit verbeterpunt krijgt op verschillende manieren vorm, hieronder de belangrijkste zaken op een rij: 1. project registratie & rapportage opgestart met als doel het registreren en rapporteren van operationele gegevens te uniformeren. 2. kwartiermaker Lerende Organisatie is aangesteld en start 1 juni 2015. 3. project Brandonderzoek 3Noord is opgestart, de doelstelling is brandonderzoek effectief borgen, doorontwikkelen en versterken op Noordelijke schaal. De opdracht bestaat uit het oprichten van 1 team brandonderzoek voor de 3 noordelijke veiligheidsregio’s. 4. projecten van Vakbekwaamheid met als doel in 2018: elke repressieve medewerker is opgeleid en geoefend voor de functie(s) die hij vervult waarbij het vakbekwaam worden en blijven is afgestemd op het risicobeeld van het gebied waar hij opereert. Plan van aanpak Brandweerzorg 2.0 Brandweerzorg 2.0 bestaat uit de projecten incidentrisicoprofiel, dekkingsplan 2.0, paraatheid 2.0, risicobeheersing verbreed, Brandveilig Leven, operationele informatievoorziening en lerende organisatie. Het MT heeft besloten om de uitvoering van het programma Brandweerzorg 2.0 in de staande organisatie te organiseren. Concreet betekent dit dat de projecten in de lijn / afdelingen worden georganiseerd en de programmaregie centraal plaatsvindt vanuit de regionaal commandant, die daarbij ondersteund wordt door de centrale staf. De ombuiging van 8 ton binnen de bestaande begroting voor

8

structurele dekking van de doorontwikkeling maakt onderdeel uit van het programma Brandweerzorg 2.0 en pakken we in de tweede helft 2015 op conform uw besluit 19 maart ’15. Momenteel wordt er gewerkt aan het incidentrisicoprofiel, dat mede als basis dient voor het dekkingsplan 2.0. Voorafgaand aan het dekkingsplan 2.0 zal een visie op incidentbestrijding worden opgesteld. Gedurende dit gehele proces zijn er, zoals afgesproken tijdens vaststelling van het beleidsplan, veel contactmomenten met het bestuur en de gemeenteraden. Op deze manier kunnen er weloverwogen besluiten worden genomen waarbij de consequenties / risico’s en financiële gevolgen inzichtelijk zijn. Operationele zaken In de bijlage wordt een totaaloverzicht gegeven van het aantal uitrukken per incidentclassificatie over de eerste 4 maanden in 2015 en dit wordt vergeleken met 2014. Een verklaring voor het verschil is niet 1op-1 te geven. Wel heeft Brandweer Fryslân beleid ontwikkeld om actief in te zetten op voorkoming van automatische brandalarmen. Een directe verbinding tussen daling en het ingezette beleid is echter nog te prematuur. Eind maart 2015 heeft er een storm gewoed en die heeft geleid tot veel meldingen betreffende storm- en waterschade. De betrouwbaarheid van de operationele cijfers betreffende opkomsttijden vraagt aandacht. Onlangs is het project Registratie & Rapportage opgestart en dit zet in op uniformering van de vastlegging hiervan en hiermee op een toename van de betrouwbaarheid van de gegevens.

! Hieronder een aantal voorziene risico’s en ontwikkelingen op een rij: • hernieuwde berekening brandweer adviestaken Omgevingsrecht a € 570.000, voor te leggen in de Bestuurscommissie Veiligheid • gevolgen gewijzigde regelgeving op de inhoud van het WABO-pakket nog niet helder, ontwikkelingen worden op de voet gevolgd; • het HOvD-piket inclusief AGS is voldoende, maar minimaal bezet; • t.a.v. het OvD-piket heeft een inventarisatie plaatsgevonden om knelpunten in de kaart te brengen: de komende jaren is er uitstroom binnen de piketten, dus werven en opleiden is een vereiste; • het RCvD- en voorlichtingspiket zijn voldoende gevuld; • financiële gevolgen Landelijke Meldkamerorganisatie; worden op de voet gevolgd.

"

#

$

% &

Over het boekjaar 2015 wordt bij een positief besluit van de Bestuurscommissie inzake de hernieuwde berekening brandweer adviestaken Omgevingsrecht a € 570.000 een resultaat van € 0 verwacht. De incidentele dekking is beschikbaar door enkele vacatures in de vaste formatie, door een positief resultaat op de kapitaallasten 2015 en een voordelig resultaat overige goederen en diensten. .

9

5. Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering 3.0 Het Algemeen Bestuur heeft bij de vaststelling van de kaderbrief 2016 erkent dat een kwaliteits- en kwantiteitsinjectie van de bedrijfsvoering nodig is, om de sterke groei van de organisatie bij te kunnen benen. Wel heeft het bestuur deze uitzetting een tijdelijk karakter gegeven. De voor 2015 beschikbaar gestelde middelen zijn allemaal al incidenteel benut. Het komende half jaar gaat de organisatie aan de slag om een plan te maken hoe, gegeven de taakstelling voor de komende jaren, deze middelen het beste kunnen worden ingezet. Wijziging begrotingsopzet De afgelopen maanden is er verder vorm gegeven aan het verbeteren van onze begroting. Dit heeft geleid tot een begroting 2016 met minder pagina’s, die beter leesbaar is en meer concreet in de doelstellingen. Ook is een eerste poging gedaan om de jaarrekening en het jaarverslag transparanter en begrijpelijker te maken. Dat we hier nog niet volledig in geslaagd zijn, blijkt uit onder andere kritiek uit Franekeradeel bij de behandeling van de jaarrekening. Deze geluiden nemen we serieus en we gaan dan ook graag de dialoog met de gemeenten aan om te onderzoeken welke informatie bestuurlijk relevant is. Hiervoor organiseren we, vermoedelijk in het najaar, een bestuurlijke bijeenkomst. Hierin worden ook voorstellen besproken die kunnen leiden tot een eenvoudiger opzet van zowel de begroting als de verantwoording (bestuursrapportages en jaarverslag).

! Individueel keuzebudget Eerder bent u geïnformeerd over een mogelijke eenmalige last van € 1 miljoen in 2015, als gevolg van het zogenaamd individueel keuzebudget (IKB). De invoering van het IKB is landelijk met een jaar uitgesteld. Daarmee is ook de onzekerheid later in de tijd komen te staan. Zodra meer duidelijk is over de definitieve invoering, informeren wij u weer over de mogelijke financiële gevolgen.

"

#

$

% &

De verwachting is dat de kosten voor de bedrijfsvoering overeen komen met de begroting.

10

6. Financiën

Prognose resultaat VRF 2015 In de teksten van de programma’s worden de prognoses ten opzichte van de nu voorgestelde begrotingswijziging (zie bijlage 1) gesteld op nihil. Het geraamde overschot bij de brandweer wordt ingezet om eenmalig het tekort op WABO/risicobeheersing op te vangen.

! Risico’s benoemd in de begroting In de begroting van 2016 is een aantal risico’s benoemd met een mogelijke financiële impact op de begroting van Veiligheidsregio Fryslân. Het betrof de volgende zaken: 1. Invoering landelijke meldkamer 2. Herijking BDUR en groot onderhoud OOV 3. Onvoldoende geïndexeerde kapitaallasten

€ 1 miljoen € 325.000 € 1,3 miljoen

Op dit moment blijft de geschatte impact van punten 1 en 3 gelijk. Voor punt 2 geldt dat de omvang tot en met de besluitvorming over de kaderbrief onbekend was. Inmiddels is vrijwel zeker dat de uitkering BDUR aan VR Fryslân met ingang van 2016 met € 325.000 structureel wordt verlaagd. Voor 2016 wordt voorgesteld deze uitzetting op te vangen met incidenteel geld. Bij de presentatie van de kaderbrief voor 2017 zal hiervoor een structurele oplossing worden gepresenteerd. Nieuwe risico’s Tijdens de behandeling van de kaderbrief in het AB op 19 maart jl. is gemeld dat het DB een voorstel doet hoe om te gaan met twee restpunten vanuit de regionalisering van de brandweer, te weten: 1. De hernieuwde berekening brandweer adviestaken Omgevingsrecht a € 570.000 en 2. de OZB a € 120.000 Beide onderwerpen worden behandeld in de Bestuurscommissie Veiligheid en daarna voorgelegd aan het AB op 2 juli as. Vooruitlopend op deze behandeling zijn de voorgestelde oplossingen reeds in de prognose verwerkt.

11

Bijlage 1: Begrotingswijziging Derde begrotingswijziging 2015 In de vergadering van het algemeen bestuur van 19 maart 2015 is het financieel kader 2016-2019 vastgesteld. Dit kader betreft vooral de opmaat naar de begroting 2016-2019, maar heeft ook financiële consequenties voor het jaar 2015. Deze consequenties worden bij deze bestuursrapportage als begrotingswijziging (nr 3) aangeboden ter vaststelling. Het betreft vooral in 2015 met incidentele ruimte invullen van structurele uitzettingen, inclusief de bijbehorende reservemutaties. Samengevat zijn deze wijzigingen als volgt (x €1.000): Exploitatie: Indexering materiële kosten 2015 Verlagen rente financiering Indexering cao 2015 Versterking GGD Versterking BV Overschot kapitaallasten Vrijval voorziening BDUR* Overige wijzigingen* Resultaat voor bestemming

€ 350 € 350 € 690 € 110 € 310 € 1.100 € 98 € 79 € 167 - (overschot)

Resultaatbestemming Resultaat voor bestemming Verlagen algemene reserve Opheffen reserve crisis en rampen Opheffen reserve regionalisering Vormen reserve projecten brandweer Vormen reserve cultuur/leiderschap Resultaat na bestemming

€ 167 (overschot) € 294 € 500 € 564 € 1.225 – € 300 – € 0

* In de kaderbrief was de vrijval van deze voorziening onder de resultaatbestemming opgenomen, conform het BBV wordt deze in bijgaande wijziging als onderdeel van de resultaatbepaling gepresenteerd. De overige wijzigingen van € 79.000 betreft overige incidentele wijzigingen die worden ingezet om het resterende benodigde saldo op te vangen. Naast de effecten van kaderbrief zijn de volgende zaken als begrotingswijziging doorgevoerd: •

Inzet reserve transitie JGZ De beschikbare reserve wordt in 2015 volledig ingezet in het kader van projecten inzake de wijzigingen van het sociaal domein. Door inzet van de reserve kunnen deze projecten budgetneutraal worden uitgevoerd;

•

Inzet reserve projecten brandweer en cultuur en leiderschap Deze beide reserves worden in 2015 gevormd (zie boven), en worden deels al in 2015 ingezet voor de projecten waarop zij betrekking hebben, Voor de brandweer is dit gepland op € 390.000, de inzet voor cultuur en leiderschap zal bekend zijn bij de 8 maands-rapportage;

•

Herziening doorrekening organisatie-overhead en financiering Na bovenstaande wijzigingen is de organisatie-overhead opnieuw doorgerekend, daarnaast is de doorrekening van de rekenrente naar de programma’s aangepast als gevolg van de aanpassing van het rentepercentage voor externe financiering. Deze aanpassingen vinden budgetneutraal plaats.

Conform het uitgangspunt van de kaderbrief heeft geen van de begrotingswijzigingen effect op de reeds vastgestelde gemeentelijke bijdragen over 2015. Op de volgende pagina is de begrotingswijziging opgenomen naar de indeling zoals opgenomen in de begroting.

12

Begroting 2015 Primitief Lasten

Baten

Bgr 2015 na 2e wijziging (8 maands 2014) Saldo

Lasten

Baten

Bgr 2015 na 3e wijziging (4 maands 2015)

Saldo

Lasten 5.861.547 17.756.024 23.617.572

Baten

Effecten Wijziging

Saldo

Programma gezondheid Producten Zorg en Advies Producten Jeugdgezondheidszorg

5.850.782 17.590.756 23.441.538

2.610.792 2.113.700 4.724.492

-3.239.990 -15.477.056 -18.717.046

5.850.782 18.117.924 23.968.706

2.610.792 1.981.151 4.591.943

-3.239.990 -16.136.773 -19.376.763

110.878 0 110.878

68.214 18.743.470 18.811.684

-42.664 18.743.470 18.700.806

110.878 0 110.878

68.214 19.403.187 19.471.401

-42.664 19.403.187 19.360.523

0

16.240

16.240

0

16.240

16.240

23.552.416

23.552.416

0

24.079.584

24.079.584

0

4.572.751

315.252

-4.257.499

4.572.751

315.252

-4.257.499

4.463.872

5.466 0 5.466

2.785.153 1.477.812 4.262.965

2.779.687 1.477.812 4.257.499

5.466 0 5.466

2.785.153 1.477.812 4.262.965

2.779.687 1.477.812 4.257.499

Reservemutaties crisisbeheersing

0

0

0

0

0

Totaal programma veiligheid

4.578.217

4.578.217

0

4.578.217

36.480.086

1.186.018

-35.294.068

425.019 0 425.019

5.421.848 30.297.239 35.719.087

0

Totaal programma brandweer Totaal VRF

Dekkingsmiddelen gezondheid Overige dekkingsmiddelen gezondheid Nadelig saldo gezondheid

Reservemutaties gezondheid

Totaal programma gezondheid

2.636.918 -3.224.630 1.667.401 -16.088.623 4.304.319 -19.313.253

15.360 48.150 63.510

-341.423 19.403.187 19.061.764

-298.759 0 -298.759

386.489

251.489

235.249

24.093.995 24.093.995

-0

-0

230.759

-4.233.113

24.386

10.000 0 10.000

2.765.301 1.477.812 4.243.113

2.755.301 1.477.812 4.233.113

-24.386 0

0

15.000

15.000

0

0

4.578.217

0

4.488.872

4.488.872

0

0

36.330.086

1.186.018

-35.144.068

36.895.584

1.216.838 -35.678.746

-534.678

4.996.829 30.297.239 35.294.068

425.019 0 425.019

5.421.848 30.147.239 35.569.087

4.996.829 30.147.239 35.144.068

0

0

0

0

0

36.905.105

36.905.105

0

36.755.105

36.755.105

65.035.738

65.035.738

0

65.412.906

65.412.906

341.423 0 0 19.403.187 341.423 19.403.187 135.000

Programma crisisbeheersing Producten Crisisbeheersing Dekkingsmiddelen crisisb eheersing Overige dekkingsmiddelen crisisbeheersing Nadelig saldo veiligheid

-24.386

Programma brandweer Producten brandweer Dekkingsmiddelen b randweer Overige dekkingsmiddelen brandweer Nadelig saldo brandweer

Reservemutaties brandweer

5.286.331 30.145.529 35.431.860

289.502 -1.710 287.792

1.621.886

246.886

246.886

0

38.297.651 38.297.651

-0

-0

0

66.880.518 66.880.517

-0

-0

27.068 5.313.398 0 30.145.529 27.068 35.458.927 1.375.000

Bijlage 2: Overzicht reserves en voorzieningen Begrote mutaties in reserves De wijzigingen in de begrote mutaties in reserves zijn opgenomen in de begrotingswijziging, zoals toegelicht in bijlage 1. Dit leidt tot de volgende mutaties in reserves in 2015: Raming reserves Algemene reserve Rechtspositie Gezondheidsenquete Transitie JGZ Crisis en rampen Regionalisering Cultuur en leiderschap Beleidsplan brandweer

1-1-2015 Storting Onttrekking € 1.894.223 € - € 294.223 € 102.121 € - € 20.000 € 97.752 € - € 50.000 € 204.489 € - € 204.489 € 500.000 € - € 500.000 € 564.663 € - € 564.663 € - € 300.000 € € - € 1.225.000 € 390.000 € 3.363.248 € 1.525.000 € 2.023.375

31-12-2015 € 1.600.000 € 82.121 € 47.752 € € € € 300.000 € 835.000 € 2.864.873

Begrote mutaties in voorzieningen De verwachte mutaties in voorzieningen zijn als volgt: Raming voorzieningen Voorziening opgebouwde spaaruren Voorziening sociaal plan SN1B Groot onderhoud Harlingertrekweg Groot onderhoud brandweerkazernes Egalisatie lasten ILB Brede Doeluitkering Rampenbestrijding

1-1-2015 € 183.162 € 770.555 € 91.396 € 200.800 € 171.280 € 98.838 € 1.516.031

Storting € 3.500 € € 23.000 € 200.800 € 100.000 € € 327.300

Onttrekking € 40.000 € 336.225 € 12.399 € 196.634 € 271.280 € 98.838 € 955.376

31-12-2015 € 146.662 € 434.330 € 101.997 € 204.966 € € € 887.955

Het verloop in de onderhoudsvoorzieningen sluit aan bij de actuele meerjaren-onderhoudsplannen. De voorzieningen voor verplichtingen zijn voldoende om de onderliggende risico’s af te dekken.

Bijlage 3: Stand van zaken investeringen Vaststelling van het meerjareninvesteringsplan zorgt voor incidentele ruimte in 2015 Uit het vastgestelde meerjaren-investeringsplan blijkt een totaal investeringsbedrag voor 2015 van € 11,8 miljoen. Ten opzichte van de structureel in de begroting geraamde investeringen en de bijbehorende kapitaallasten levert dit een incidenteel voordeel op kapitaallasten op van € 1,1 miljoen in 2015. Deze ruimte is middels de voorstelen in de kaderbrief ingezet voor het incidenteel dekken van uitzettingen in 2015 (zie bijgevoegde begrotingswijziging). De in de begroting beschikbare ruimte wordt de komende jaren volledig benut De structureel in de begroting geraamde kapitaallasten worden in 2015 nog niet gerealiseerd door uitgestelde investeringen, met name bij de brandweer. Dit uitstel heeft vooral plaatsgevonden voorafgaand aan de regionalisering, in samenspraak met de betreffende gemeenten. Naar verwachting wordt de aanwezige structurele ruimte volledig ingevuld vanaf 2018, gezien het meerjareninvesteringsplan. Voor de jaren daarna resteert een risico van € 1,3 miljoen in verband met onvoldoende geïndexeerde kapitaallasten. Uitgestellen van investeringen in 2015 zorgt voor incidentele overschotten Ten opzichte van het vastgestelde meerjareninvesteringsplan (en de gewijzigde begroting), wordt een aantal investeringen uitgesteld naar de periode na 2015. Dit zorgt voor een incidenteel overschot op kapitaallasten van € 308.000, wat is verwerkt in de prognoses per programma. Het betreft de volgende zaken: Investeringen (x. € 1.000) Bedrijfsvoering Brandweer Crisisbeheersing Zorg en Advies JGZ

MIP Berap -4 Effect op 2015 exploitatie 3.538 1.651 112 7.751 6.048 196 424 424 0 55 55 0 35 35 0 11.803 8.213 308

Doorgeschoven kredieten (x. € 1.000) Voertuigautomatisering brandweer Nieuwbouw kazerne Lemmer Toegangsverlening kazernes Noodaggregaat Vervanging smartphones

Brw BV BV BV BV

1.703 1.150 505 107 125 3.590

15

Bijlage 4: Samenvatting incidenten brandweer Aantal uitrukken per incidentclassificatie Incident Brand Alarm brand (automatische brandalarmen) Alarm overig (particuliere alarminstallaties) Ongeval Dienstverlening (o.a. liftopsluiting, dier in nood, ondersteuning Politie) Veiligheid & openbare orde (o.a. lijkvinding, bommelding) Leefmilieu (o.a. storm- en waterschade) Gezondheid (afhijsen van patiënten, ondersteuning ambulance) Verkeer (o.a. wegdekreiniging) Totaal

16

2014 438 430 6 201 84 12 21 28 1 1221

2015 376 381 1 227 60 8 71 19 2 1145

OPLEGNOTITIE


de vergadering van Bestuurscommissie Veiligheid

Datum

4 juni 2015

Onderwerp



Agendapunt 10

Portefeuillehouder

Kleinhuis, Wim

Opsteller

Dijken-Mulder, Thessa van

Telefoon

088 22 99 023

E-mail

[email protected]

Bijlage(n) 1. Klachtenjaarverslag 2014

Beslispunten 1. Kennisnemen van het klachtenjaarverslag 2014

Inleiding In het Klachtenjaarverslag 2014 wordt een overzicht gegeven van het aantal en de soorten geregistreerde klachten die van cliënten, ketenpartners, bedrijven en particulieren zijn ontvangen in 2014. Het betreft een jaarverslag van de gegevens van de afdelingen voor Gezondheid, Brandweer, Crisisbeheersing, Bedrijfsvoering en Veiligheidsregio Fryslân (VRF) breed. In totaal zijn er vorig jaar 59 klachten ontvangen. Het aantal geregistreerde klachten van 2014 is licht gestegen ten opzichte van 2013. Een stijging van vijf klachten. Van de 59 klachten zijn 13 klachten gericht aan Brandweer Fryslân, een grotendeels nieuw organisatieonderdeel. De overige 46 klachten zijn gericht aan afdeling JGZ (31), afdeling Z&A (10), Bedrijfsvoering (4) en VRF (1). De meest voorkomende onderwerpen waarover is geklaagd zijn ‘bejegening van cliënten of ketenpartners’, ‘deskundigheid en bekwaamheid van medewerkers’, ‘het uitvoeren van taken en advisering’, ‘informatievoorziening en privacy van gegevens’ en ‘rijgedrag door de brandweer’. Verbetervoorstellen Op basis van het klachtenjaarverslag 2014 zijn verbetervoorstellen gedaan. De vier MT’s en het DT hebben ingestemd met de onderstaande voorstellen:

Pagina 1 van 3

Verbetervoorstel Uitvoering geven aan het privacyreglement m.b.t. het delen van gegevens met derden. Denk daarbij ook aan de GGD JGZ specifieke documenten als de handreiking ‘Zo doen we dat’. En het geven van scholing (JGZ). Onderzoek of ouders en kind meer informatie nodig hebben over de inhoud van de vragenlijsten die worden verzonden en het doel daarvan. PI: Bij het verzenden van elke vragenlijst (100%) is het doel van de vragenlijst en de privacy van de ingevulde gegevens helder toegelicht. Breng in werkoverleggen het klantbeeld onder de aandacht. Wat doet bijvoorbeeld asociaal rijgedrag met ons imago? Wat kan ik hier zelf aan doen? Sluit hierbij aan bij het project dat wordt getrokken door de kwartiermaker klantstrategie. Verbeter de afhandeling en archivering van binnengekomen klachten. PI: In 2015 wordt 100% van de klachten afgehandeld en gearchiveerd.

Verantwoordelijke Afdelingshoofden GGD

Gereed? Continue proces.

Afdelingshoofd JGZ

Continue proces

Alle afdelingshoofden

Continue proces.

Alle afdelingshoofden

Continue proces. Verbetering te zien bij MARAP 1 van 2015 en het opstellen van het klachtenhalfjaarverslag 2105 in juli 2015.

Beleidsmatige context 1. Wet klachtrecht cliënten zorgsector, artikel 2 lid 7 2. Klachtenregeling Veiligheidsregio Fryslân (23 mei 2012), artikel 16 lid 6

Beoogd effect/resultaat 1. Inzicht in het aantal binnengekomen klachten en de onderwerpen waarop deze klachten betrekking hebben. 2. Mogelijkheid tot bijsturing.

Argumenten voor 1. Zie beoogd effect/resultaat

Kanttekeningen/risico’s Een terugkerend aandachtspunt is het aantoonbaar afhandelen en archiveren van klachten. Dit is niet voor alle klachten op orde. In de afgelopen maanden leiden opnieuw gemaakte afspraken ten aanzien van het afhandelen en archiveren van klachten tot verbetering. Hier blijven de afdelingshoofden en de klachtenfunctionaris actief op sturen. .

Pagina 2 van 3

Na besluitvorming: Akkoord met voorstel Akkoord met voorstel met aantekening: vul hier de aantekening(en) in

Niet akkoord met voorstel met aantekening: vul hier de aantekening(en) in


Paraaf secretaris:


Documentnaam Datum Auteur Versie Status

Klachtenjaarverslag 2014 6 april 2015 T.J. van Dijken; Klachtenfunctionaris 1.0. Definitief

Documentbeheer Advisering Dit document behoeft de volgende goedkeuringen: Versie Datum goedkeuring Naam

1.0.

Februari 2015

Klachtencommissie

Goedkeuring Dit document behoeft de volgende goedkeuringen: Versie Datum goedkeuring Naam

1.0. 1.0. 1.0. 1.0. 1.0. 1.0. 1.0. 1.0. 1.0.

17 maart 2015 24 maart 2015 24 aart 2015 30 maart 2015 7 April 2015 21 mei 2015 28 mei 2015 Mei 2015 Mei 2015

MT Bedrijfsvoering MT Brandweer MT Gezondheid MT Crisisbeheersing Directieteam Agendacommissie Gezondheid Agendacommissie Veiligheid Ondernemingsraad Inspectie voor de Gezondheidszorg

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding .............................................................................................................................................. 4 1.1. Inleiding ......................................................................................................................................... 4 1.2. Klachtenregeling ........................................................................................................................... 4 2. Klachten ............................................................................................................................................. 4 2.1. Totaal aantal ingediende en geregistreerde klachten................................................................... 4 2.3. De verdeling naar hoofdonderwerpen .......................................................................................... 5 2.4. Behandeltermijn ............................................................................................................................ 6 2.5. Conclusies .................................................................................................................................... 6 3. Externe behandeling ......................................................................................................................... 7 3.1. De onafhankelijke klachtencommissie .......................................................................................... 7 3.2. Nationale Ombudsman ................................................................................................................. 8

3

1. Inleiding 1.1. Inleiding In het Klachtenjaarverslag 2014 wordt een overzicht gegeven van het aantal en de soorten geregistreerde klachten die van cliënten, bedrijven, scholen en instellingen zijn ontvangen in 2014. Het betreft een jaarverslag van de gegevens van de afdelingen voor Gezondheid, Brandweer, Crisisbeheersing, Bedrijfsvoering en Veiligheidsregio Fryslân (VRF) breed.

1.2. Klachtenregeling Op 23 mei 2012 heeft het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Fryslân de klachtenregeling vastgesteld. Omdat het een klachtenregeling betreft voor de gehele Veiligheidsregio Fryslân is de basis van de regeling zowel de Wet klachtrecht cliënten zorgsector als de Algemene wet bestuursrecht. In deze regeling wordt toegelicht op welke wijze en binnen welke termijnen een klacht wordt behandeld door de Veiligheidsregio dan wel de onafhankelijke klachtencommissie. De klachtregeling is gepubliceerd op de verschillende websites van Veiligheidsregio Fryslân.

2. Klachten 2.1. Totaal aantal ingediende en geregistreerde klachten In het onderstaande overzicht staat het aantal geregistreerde klachten benoemd per afdeling en in totaal. Om een vergelijking te maken ten opzichte van voorgaande jaren, zijn de gegevens vanaf 2012 opgenomen. De klachten zijn schriftelijk (contactformulier op de websites, brief of email), mondeling (aan de verschillende balies en op consultatiebureaus) of telefonisch aan Veiligheidsregio Fryslân gericht. Afdeling Jaar JGZ1

Z&A2

Brandweer3

Crisisbeheersing

Bedrijfsvoering

Concernstaf

VRF

Totaal

2012 totaal

53

22

1

0

2

0

1

79

2013 totaal

31

9

0

0

1

0

1

42

2014 totaal

31

10

13

0

4

0

1

59

In 2014 heeft JGZ 66.285 verschillende kinderen gezien in 154.104 contactmomenten. Voor Z&A lag in 2014 het aantal contactmomenten met cliënten op circa 40.850. Ook hier geldt dat er meerdere contactmomenten met één cliënt kunnen zijn geweest. De brandweer heeft in 2014 ongeveer 4.200 meldingen gehad.

2.2. De verdeling naar afzenders De binnengekomen klachten zijn te verdelen onder de volgende afzenders: Afzender Individuele cliënten Particulieren Ketenpartners Scholen Bedrijven

Aantal 41 13 3 0 2

1

JGZ staat voor afdeling Jeugdgezondheidszorg van GGD Fryslân Z&A staat voor afdeling Zorg en Advies van GGD Fryslân 3 Voor 2013 betrof het voor de brandweer alleen het regionaal bureau van Brandweer Fryslân. Vanaf 2014 betreft het geheel Brandweer Fryslân. 2

4

2.3. De verdeling naar hoofdonderwerpen Alle geregistreerde klachten zijn gerubriceerd naar hoofdonderwerpen. Indien een klager in één klacht over meerdere onderwerpen klaagt, worden deze bij de betreffende onderwerpen meegeteld. Hierdoor ligt het totaal van de verschillende onderwerpen hoger dan het totaal aantal binnengekomen klachten. Onderwerp klacht

Totaal aantal

Aantal per afdeling/ cluster/ productgroep

Toelichting

Administratie

1

JGZ regio Zuidwest

1

Bejegening

12

JGZ Servicebureau JGZ regio Noord JGZ regio Midden JGZ regio Zuidwest JGZ regio Zuidoost Bedrijfsvoering IFS4 - Frontoffice Brandweer Zuidoost

2 1 4 1 2 1 1

Planning

4

JGZ Servicebureau JGZ regio Zuidwest JGZ regio Zuidoost

1 2 1

Wachttijden Consultatiebureau

2

JGZ regio Zuidoost

1

JGZ regio Zuidwest

1

JGZ regio Noord

2

JGZ regio Midden JGZ regio Zuidoost JGZ regio Zuidwest JGZ Servicebureau Z&A Reizigers BRW Zuidwest BRW Risicobeheersing

2 5 1 1 1 1 1

JGZ regio midden

1

JGZ regio Zuidwest JGZ regio Zuidoost BRW Noordoost BRW Zuidoost BRW Noordwest BRW Management Bedrijfsvoering Huisvesting Bedrijfsvoering Inkoop

3 4 2 3 2 1 1 1

JGZ regio Noord

1

JGZ regio Midden

1

JGZ regio Zuidwest

2

JGZ regio Zuidoost JGZ Servicebureau Z&A TBC

3 1 2

Deskundigheid en bekwaamheid

Uitvoering taken en advisering

Informatievoorziening en privacy

14

18

10

Kosten taken Z&A

7

Z&A Reizigersadvisering Z&A TBC

3 4

Overig

5

VRF

1

4

Incl. verzoek tot beëindiging zorg door JGZ. Incl. verzoek tot beëindiging zorg door JGZ.

Deze klacht is tevens behandeld door de Nationale

IFS staat voor de afdeling Informatie, Facilitair en Services.

5

TOTAAL

Z&A Medische Milieukunde

1

BRW Noordoost BRW Zuidoost

1 1

Ombudsman. Klacht in cc ontvangen. GGD geen proceseigenaar.

72

2.4. Behandeltermijn De wettelijke behandeltermijn voor klachten bedraagt zes weken met een mogelijkheid om dit met vier weken te verdagen. Dit is zowel wettelijk als ook in de Klachtenregeling van Veiligheidsregio Fryslân vastgelegd. In het volgende overzicht wordt weergegeven wat de behandeltermijnen zijn geweest voor de 59 geregistreerde klachten. Afdeling

Totaal

JGZ Z&A Brandweer Crisisbeheersing Bedrijfsvoering Concernstaf VRF

31 10 13 0 4 0 1

Totaal

59

Aantal aantoonbaar in Decos afgehandeld binnen zes weken 24 7 8

Aantal aantoonbaar in Decos afgehandeld na zes weken

Aantal niet aantoonbaar in Decos afgehandeld

1 2

2

2 1 5

Loopt nog in overleg met de klager dan wel termijn nog niet verstreken 4

2

1 42

3

10

4

De afhandelingstermijn van zes weken wordt nog niet altijd behaald. Ten opzichte van voorgaande jaren is bij JGZ in het tweede halfjaar een duidelijke verbetering te zien in de archivering van geregistreerde klachten en zodoende aantoonbaar afhandelen van klachten. Na een inhaalslag in de zomer is uiteindelijk van twee klachten geen afhandeling terug te vinden in Decos. Voor afdeling Z&A geldt dat in verhouding tot voorgaande jaren het aantal klachten dat niet binnen zes weken of niet aantoonbaar is afgehandeld gelijk is gebleven. Ook zal hier meer aandacht aan de afhandeling van klachten moeten worden besteed. Voor de Brandweer geldt dat er door de afdeling na de zomervakantie actief is ingezet op de verbetering van de archivering. Deze verbetering is te zien bij de enkele klachten die in de laatste maanden van 2014 zijn binnengekomen. Begin 2015 is de klachtenprocedure besproken op afdelingsoverleggen. De klachtenfunctionaris is hierbij aangeschoven. Er zijn afspraken gemaakt over de afhandeling van de klachten en de contacten tussen afdelingshoofden, clusterhoofden en de klachtenfunctionaris ten aanzien van het afhandelen en archiveren van klachten, een signaalfunctie bij binnenkomst van een klacht en mogelijke trends. Ook voor Bedrijfsvoering geldt dat de afhandeling van klachten en de archivering daarvan verbeterd moet worden. Van de helft van de klachten van bedrijfsvoering, twee klachten, is niet geregistreerd wat de afhandeling is geweest.

2.5. Conclusies Aantallen en type klachten Het aantal geregistreerde klachten van 2014 is licht gestegen ten opzichte van 2013. Van de 59 klachten zijn 13 klachten gericht aan Brandweer Fryslân, een grotendeels nieuw organisatieonderdeel. De overige 47 klachten zijn gericht aan de VRF zoals vergelijkbaar met de organisatie van 2013. Dan is een stijging te zien van vijf klachten. Deze zijn toe te wijzen aan afdeling Z&A (1), Bedrijfsvoering (3) en VRF (1). Volgens de Nationale Ombudsman is de daling van het aantal klachten gericht aan overheidsorganisaties een landelijke trend. Voor Veiligheidsregio Fryslân geldt een lichte stijging ten

6

opzichte van 2013. Daarbij is het goed te benoemen dat er ook een stijging is van het aantal cliëntcontacten bij de GGD. Dit is met ruim 14.000 contacten toegenomen ten opzichte van 2013. Voor de klachten van Brandweer Fryslân (13) is nog geen vergelijking te maken met voorgaande jaren, omdat het hier een nieuwe situatie betreft (regionalisering). Een aantal klachten is geregistreerd als klacht, maar hadden niet direct betrekking op de VRF. Een voorbeeld is de klacht gericht aan Medische Milieukunde (MMK). Provincie Fryslân was in deze proceseigenaar en MMK een van de adviseurs. MMK heeft de klacht in cc ontvangen. En ook de brandweer heeft klachten ontvangen die betrekking hadden op een proces waar de brandweer als adviseur van de proceseigenaar (een gemeente) optreedt. De gemeente is dan verantwoordelijk voor de afhandeling van de klacht. Inhoud van klachten In 2014 zijn de meest voorkomende onderwerpen waarover is geklaagd vrijwel gelijk aan 2013. De onderwerpen zijn 1. Bejegening van cliënten of ketenpartners door de afdelingen JGZ, Z&A, IFS en Brandweer (totaal 12). Gestegen met één klacht. 2. Deskundigheid en bekwaamheid van medewerkers JGZ, Z&A en Brandweer (totaal 14). Gestegen met twee klachten en deze hadden betrekking op de Brandweer. 3. Het uitvoeren van taken en advisering door JGZ, Brandweer en Bedrijfsvoering (totaal 18). Binnen deze categorie vallen acht klachten voor de Brandweer. Denk aan rijgedrag en het gebruik van sirene/signalering. Bedrijfsvoering heeft twee klachten en deze hadden betrekking op de schoonmaak van een cb-locatie en een aanbestedingsprocedure. 4. Als laatste is een sterke stijging te zien op het onderwerp informatievoorziening en privacy (totaal 10). Gestegen met zeven klachten. De klachten hadden betrekking op het delen van gegevens met derden door JGZ en Z&A en de vragenlijsten die jongeren ontvangen van JGZ. Drie klachten hebben geleid tot verzoeken om een kind niet meer op te roepen voor onderzoeken door JGZ. Dit zijn twee verzoeken (op basis van een klacht) minder dan in 2013. Herkomst van klachten Een toename is te zien in het aantal klachten die door particulieren worden toegezonden. In deze wordt met particulieren bedoeld, personen die geen cliënt- of werkrelatie hebben met de VRF, maar waarbij onze gedragingen wel opvallen. De particulieren klagen veelal over het gebruik van een dienstauto of een brandweervoertuig op de openbare weg. Denk hierbij aan asociaal rijgedrag en het gebruik van sirenes/signalering. Deze klachten hebben een relatie met het imago van de organisatie en verdienen vanuit die hoek ook aandacht. Optimalisering van de klachtenprocedure In 2014 is er frequent contact met het Cluster Informatievoorziening om de klachtenprocedure in DECOS verder te optimaliseren. De verwachte voordelen (tijd en centraal overzicht) zijn nog niet behaald. Besproken is óf en hoe deze voordelen alsnog behaald kunnen worden, waarbij het proces wel gebruiksvriendelijk blijft. Hier wordt momenteel met de afdelingen aan gewerkt. Tevens vindt in 2015 de verdere uitrol plaats van DECOS, waardoor alle afdelingen de post volledig digitaal gaat afhandelen.

3. Externe behandeling 3.1. De onafhankelijke klachtencommissie Op 20 december 2013 hebben klagers (ouders van een cliënt) hun klacht voorgelegd aan de onafhankelijke klachtencommissie van Veiligheidsregio Fryslân. Gezien de kerstperiode is de klacht begin januari 2014 in behandeling genomen. Deze klacht was jegens de Afdeling Jeugdgezondheidszorg. Een jeugdarts van deze afdeling heeft op verzoek van het Advies- en meldpunt Kindermishandeling (AMK) informatie geleverd over een kind. De aanleiding was een zorgmelding die bij het AMK is gedaan. Het AMK heeft van de ouders (de klagers) toestemming gekregen informatie op te vragen bij de GGD. De ouders waren het niet eens met de inhoud van de aangeleverde gegevens door de GGD aan het AMK en zijn van mening dat niet alle gegevens relevant waren voor het onderzoek. De ouders zijn niet door de GGD benaderd voor toestemming om deze gegevens aan te leveren bij het AMK.

7

Voor de behandeling van de klacht is op 3 februari 2014 een hoorzitting gehouden, waar de klagers en de betreffende regiomanager aanwezig waren. De jeugdarts kon vanwege omstandigheden niet aanwezig zijn. De klachtencommissie heeft op basis van de verkregen informatie haar oordeel en advies geformuleerd. Het oordeel was dat de klacht gegrond is ten aanzien van het leveren van nietrelevante gegevens aan het AMK. De belangenafweging heeft naar mening van de klachtencommissie en ook de klager onvoldoende plaatsgevonden. De klachtencommissie heeft naar aanleiding van het oordeel geadviseerd om meer aandacht te besteden aan de strekking van de procedure ten aanzien van toetsing bij de aandachtsfunctionaris bij complexe gevallen en anders bij een collega. Pas na deze toetsing mogen gegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld het AMK. De medewerkers moeten voldoende doordrongen zijn van het belang van deze stappen binnen de procedure. Er moet binnen GGD Fryslân zodoende een borging plaatsvinden van goede afweging ten aanzien van het aanleveren van relevante informatie aan het AMK. De algemeen directeur heeft dit advies overgenomen en het afdelingshoofd JGZ de opdracht gegeven de opvolging van de meldcode kindermishandeling beter te borgen en zodoende altijd de te volgen stappen uit het protocol te doorlopen en waar nodig te registreren in het kinddossier. De klagers zijn hierover schriftelijk geïnformeerd. De afhandeling van de klacht bleek voor de klagers onvoldoende en zij hebben hierover een klacht ingediend bij de algemeen directeur. De algemeen directeur heeft deze brief beantwoord door te verwijzen naar de genomen maatregelen en heeft verwezen naar de mogelijkheid om bij ontevredenheid zich te wenden tot de Nationale Ombudsman. De klagers bleven ontevreden en hebben zich uiteindelijk gewend tot de Nationale Ombudsman.

3.2. Nationale Ombudsman Op basis van artikel 9 lid 18 van de Algemene wet bestuursrecht heeft de klager het recht om een klacht die niet naar tevredenheid is behandeld door de organisatie en daarna de klachtencommissie, neer te leggen bij een ombudsvoorziening. Veiligheidsregio Fryslân heeft ervoor gekozen om als gemeenschappelijke regeling aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. In paragraaf 3.1. is te lezen dat een klacht na de behandeling door de klachtencommissie door de klagers ook voorgelegd is aan de Nationale Ombudsman. Op basis van de inhoud van de klacht heeft de Nationale Ombudsman besloten een onderzoek uit te voeren. De bestuursvoorzitter van VRF, de algemeen directeur en de betreffende regiomanager JGZ zijn gevraagd naar hun standpunt ten aanzien van de klacht en de klachtenbehandeling. Op 23 september 2014 is de definitieve onderzoeksrapportage opgeleverd en aan de klagers en de VRF toegezonden. Ook is deze op de website van de Nationale Ombudsman geplaatst en is het oordeel door de Nationale Ombudsman getwitterd. Het oordeel van de Nationale Ombudsman is dat de klacht van de klagers gegrond is, omdat de klachtenbehandeling niet goed is gegaan. Er is onvoldoende stil gestaan bij wat de klagers van het hele proces hebben gevonden, maar er is direct overgegaan tot het communiceren van de verbetermaatregel. Daarnaast heeft de Nationale Ombudsman de aanbeveling gedaan aan de VRF om alles in het werk stellen om de geleverde gegevens aan het AMK te laten verwijderen. De VRF heeft dit verzoek gedaan bij het AMK. Alle gegevens zijn verwijderd en dit is op 10 december 2015 door het AMK schriftelijk bevestigd. Ook na het oordeel van de Nationale Ombudsman en de verwijdering van alle gegevens bij het AMK, waren de klagers niet tevreden over de behandeling van de klacht. De klagers hebben aangegeven gerechtelijke stappen te zullen nemen om een schadevergoeding van de VRF te ontvangen. Tot op heden is door de VRF van een dergelijke procedure nog niets vernomen. De VRF heeft uit deze casus, naast de borging van het protocol kindermishandeling, geleerd niet alleen te communiceren over het opvolgen van het advies van de klachtencommissie en hoe dat binnen de organisatie wordt opgepakt. In de contacten met de klager moet ook meer stil gestaan worden bij de situatie waarover is geklaagd en wat dit voor de klager heeft betekend.

8

bestuurscommissie Veiligheid

Recommend Documents