BESTEK nr. P&O- HR-Expert 2011

“Algemene Offerteaanvraag voor “ Advies en begeleiding van de strategische HR-aspecten bij de herstructurering“ FOD FINANCIËN

FOD FINANCIËN

BESTEK nr. P&O- HR-Expert 2011 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR ADVIES EN BEGELEIDING VAN DE STRATEGISCHE HUMAN RESOURCES-ASPECTEN BIJ DE HERSTRUCTURERING VAN DE FOD FINANCIËN

Correcties: Pagina’s 27 en 28

Datum van de zitting voor de opening van de offertes: 10/02/2011 Indiening van offertes uitsluitend bij de: FOD Financiën – Cel Overheidsopdrachten North Galaxy, Blok C, 5e verdieping, Koning Albert II-laan, 33 bus 95 1030 BRUSSEL

bladzijde 1/34


INHOUDSTAFEL. A. ALGEMENE BEPALINGEN............................................................................................................................ 3 1. Voorwerp en aard van de opdracht........................................................................................................... 3 2. Duur van de overeenkomst. ....................................................................................................................... 3 3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. ............................................................................... 3 4. Documenten die de opdracht bepalen ...................................................................................................... 4 4.1. Wetgeving ................................................................................................................................................ 4 4.2. Documenten betreffende de opdracht....................................................................................................... 4 4.3. De documenten van de inschrijver ........................................................................................................... 4 4.4. Andere documenten ................................................................................................................................. 4 5. Informatiesessie. .......................................................................................................................................... 4 6. Offertes.......................................................................................................................................................... 5 6.1. Opmaak van de offerte ............................................................................................................................. 5 6.1.1. Algemeen ................................................................................................................................................ 5 6.1.2. Geldigheidsduur van de offerte ............................................................................................................... 6 6.1.3. Taal van de offerte .................................................................................................................................. 6 6.1.4. Inhoud van de offerte .............................................................................................................................. 6 6.1.5. Gevolmachtigden .................................................................................................................................... 7 6.2. Indiening en opening van de offertes ....................................................................................................... 7 6.2.1. Indiening van de offertes......................................................................................................................... 7 6.2.2. Opening van de offertes .......................................................................................................................... 8 7. Prijs van de opdracht................................................................................................................................... 9 7.1. Algemeen ................................................................................................................................................. 9 7.2. Verstrekking van inlichtingen .................................................................................................................. 9 7.3. Munteenheid............................................................................................................................................. 9 8. Gunningsprocedure van de opdracht........................................................................................................ 9 8.1. Criteria van de kwalitatieve selectie......................................................................................................... 9 8.2. Regelmatigheid van de offertes.............................................................................................................. 13 8.3. Gunningcriteria ...................................................................................................................................... 13 8.4. Interview en mondelinge verdediging van de offerte:........................................................................... 14 B. Clausules betreffende de uitvoering van de opdracht....................................................................................... 15 1. Termijnen en kennisgeving van de toewijzing ....................................................................................... 15 1.1. Kennisgeving van de gunning van de opdracht ......................................................................... 15 1.2. Termijnen ......................................................................................................................................... 16 2. Personeel van de aannemer .................................................................................................................... 16 3. Borgtocht ..................................................................................................................................................... 17 4. Uitvoering van de opdracht....................................................................................................................... 18 4.1. Termijnen en clausules.................................................................................................................. 18 4.2. Veiligheid en vertrouwelijkheid ..................................................................................................... 18 4.3. Publiciteit – Referenties ................................................................................................................. 20 4.4. Eigendom......................................................................................................................................... 20 4.5. Onderaannemers............................................................................................................................ 20 4.6. Follow-up van de uitvoering van de overheidsopdracht ........................................................... 21 4.7. Oplevering ....................................................................................................................................... 21 5. Facturatie en betaling................................................................................................................................ 21 6. Bezwaren en geschillen: dwangmiddelen ter beschikking van de Administratie ............................. 22 C. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. .............................................................................................................. 23 1. Inleiding ....................................................................................................................................................... 23 2. Verwachting t.o.v. de inschrijver .............................................................................................................. 25 D. BIJLAGEN....................................................................................................................................................... 29 1. Bijlage A: Offerteformulier......................................................................................................................... 29 1.1 Voorwerp van de inschrijving ................................................................................................................. 29 1.2 Identificatie van de inschrijver ................................................................................................................ 29 1.3 Gestanddoeningstermijn van de inschrijving .......................................................................................... 30 2. Bijlage B: prijstabellen.............................................................................................................................. 32 3. Bijlage C: Formulier voor CV van aan project toegewezen medewerkers voor elk er loten........... 33

bladzijde 2/34


FOD Financiën Koning Albert II laan 33 , 1030 Brussel Contactpersoon voor deze opdracht: Hilde Aerts E-mail: [email protected]

BESTEK nr. P&O- HR-Expert 2011 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR ADVIES EN BEGELEIDING VAN DE STRATEGISCHE HUMAN RESOURCES-ASPECTEN BIJ DE HERSTRUCTURERING VAN DE FOD FINANCIËN

A. ALGEMENE BEPALINGEN. 1. Voorwerp en aard van de opdracht. De onderhavige opdracht betreft een vraag voor advies en begeleiding van de strategische HRaspecten bij de herstructurering van de FOD Financiën. Hiervoor wordt de procedure van de algemene offerteaanvraag gekozen. Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht volgens globale prijs (K.B. 8 januari 1996, art. 86).

2. Duur van de overeenkomst. De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor de duur van één jaar. De opdracht kan in toepassing van artikel 17, § 2, 2° b) worden verlengd met éénmaal één jaar. Indien de opdracht niet verlengd wordt, kan de dienstverlener uit hoofde van deze beslissing geen schadevergoeding eisen. De uitvoering van de diensten voorzien in het onderhavig bestek moet, in alle gevallen, worden beëindigd binnen de voorziene termijn, in overeenstemming met punt 15.1.

3. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie. De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Minister van Financiën, Wetstraat 12, 1000 Brussel. Leidend ambtenaar: de Voorzitter van de FOD Financiën Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij : Nathalie Orban E-mail: [email protected] Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij Hilde Aerts, Stafdienst Strategische Coördinatie en Communicatie E-mail : [email protected]

bladzijde 3/34


4. Documenten die de opdracht bepalen 4.1. Wetgeving -

-

De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994); Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken (B.S. van 26 januari 1996); Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage: algemene aannemingsvoorwaarden betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken (B.S. van 18 oktober 1996); Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.

4.2. Documenten betreffende de opdracht -

-

Onderhavig bestek. De aankondigingen van de opdracht en bekendmakingen van wijzigingen, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, en de aankondigingen van wijzigingen betreffende de huidige opdracht, die worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte. De aangebrachte verduidelijkingen naar aanleiding van de infosessie (gestelde vragen en door de aanbestedende overheid verstrekte antwoorden). Deze aangebrachte verduidelijkingen maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte.

4.3. De documenten van de inschrijver -

De offerte van de inschrijver De verduidelijkingen en verbintenissen die door de FOD Financiën worden aanvaard en die als aanvulling op zijn offerte gelden (met dezelfde referentie) naar aanleiding van vragen of verzoeken om toelichting.

4.4. Andere documenten De volgende documenten vormen waardevolle informatiebronnen om een goed inzicht in de opdracht te krijgen en bevinden zich op de internetsite van de FOD Financiën; www.minfin.fgov.be • Documentatie over de modernisering: http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/index.htm • Overzicht van de plannen van de FOD Financiën: http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/ict.htm

5. Informatiesessie. Een eenmalige informatiesessie ten behoeve van de inschrijvers zal plaatsvinden tussen de bekendmaking van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en het Publicatieblad van de Europese Unie en de dag van de opening van de offertes.

bladzijde 4/34


Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord; dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Deze infosessie zal plaatsvinden op 17/01/2011 om 10 uur op volgend adres: Koning Albert II- laan, 33, 1030 Brussel. Sokkel. Zaal 1. Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die schriftelijk werden ingediend tot uiterlijk 13/01/2011. Deze vragen moeten exclusief worden ingediend via e- mail op het adres [email protected] Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bijzondere bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bijzondere bestek te vermelden (de paginering kan verschillen al naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres [email protected] en om de naam en de functie mee te delen van de perso(o)n(en) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzondere bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten vóór de infosessie, en dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen. De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kandidatuur wordt uitgesloten of dat haar kansen worden verminderd door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, uiterlijk tijdens de infosessie. Zonodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

6. Offertes.

6.1. Opmaak van de offerte

6.1.1.

Algemeen

De inschrijver is gehouden tot het gebruik van het offerteformulier in bijlage van onderhavig bestek. Indien evenwel andere formulieren worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de overeenstemming te bekrachtigen met het offerteformulier dat bij het bestek is gevoegd (art. 89 van het K.B. van 8 januari 1996).

Met de indiening van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn eigen algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meer bijlagen van zijn offerte. Het offerteformulier is bij het bestek gevoegd. De offerte moet worden opgemaakt op papier (zie punt 6.2.1.1.) in drie exemplaren (waarvan één origineel en twee kopieën). Elke offerte en haar bijlagen moeten worden ondertekend door de inschrijver of zijn gevolmachtigde; zoniet wordt de offerte als zijnde onregelmatig verklaard.

bladzijde 5/34


De inschrijver moet tevens een exemplaar van zijn offerte overhandigen in elektronische vorm (cdrom). In het exemplaar in elektronische vorm zullen de prijstabellen worden voorgesteld in een apart bestand, naast het bestand met de technische offerte. In geval van afwijkingen tussen de versie op papier en de elektronische versie, zal het originele exemplaar van de versie op papier als geldig worden beschouwd. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of verbeteringen, zowel in de offerte als in haar bijlagen, moeten door de inschrijver of zijn gevolmachtigde worden ondertekend (en niet enkel geparafeerd); zoniet wordt de offerte als onregelmatig beschouwd. De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Elk voorbehoud of gebrek aan verbintenis inzake één van deze bepalingen kan leiden tot de onregelmatigheid van de offerte. De inschrijver moet zich zoveel mogelijk houden aan de structuur die in dit bestek wordt gevraagd voor de voorstelling van zijn offerte. Als hij dit niet doet, kan zijn offerte als onregelmatig worden beschouwd.

6.1.2.

Geldigheidsduur van de offerte

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte tijdens een termijn van 240 kalenderdagen vanaf de dag volgend op de opening van de offertes.

6.1.3.

Taal van de offerte

De offerte en de bijlagen die bij het offerteformulier worden gevoegd, moeten worden opgesteld in het Nederlands of het Frans. De inschrijver moet de taal opgeven die moet worden gebruikt voor de interpretatie van het contract, dat wil zeggen Nederlands of Frans. De documenten met een technische inslag die bij de offerte worden gevoegd, mogen in het Engels zijn opgesteld, indien er geen vertaling zou bestaan in de taal van de offerte.

6.1.4.

Inhoud van de offerte

De offerte van de inschrijver moet in drie volumes worden gepresenteerd: 1. Volume 1 – Administratief gedeelte A. Offerteformulier B. Kwalitatieve selectie 1. Uitsluitingscriteria 2. Economische en financiële draagkracht 3. Technische capaciteit C. Bevoegdheid van de gevolmachtigde D. Informatie betreffende de onderaannemers 2. Volume 2 – Financieel gedeelte Antwoorden op het prijsvoorstel : de kosten detailleren en samenvatten 3. Volume 3 - Technisch voorstel 4. Volume 4 – Eventueel andere aanvullende informatie (referenties, brochures, artikelen, specificaties, voorbeeldverslagen, enz.)

bladzijde 6/34


Opgepast: dit bijkomende materiaal zal niet beschouwd worden als informatie die de rechtstreekse antwoorden op de vereisten uit dit bestek vervangt: • •

het bijkomende materiaal mag niet worden gecombineerd met een verplicht onderdeel van de offerte; in het prijsvoorstel (volume 2) mag niet worden verwezen naar het bijkomende materiaal.

Elke offerte bevat een volledig antwoord op de behoeften vermeld in deel C. De offertes moeten beantwoorden aan de vereisten die worden geformuleerd in het bestek, met een duidelijke vermelding van het nummer en de tekst van de betrokken vereiste en met de beschrijving van het antwoord onmiddellijk na de verwijzing naar de gestelde vereiste. Indien de antwoorden op deel C referenties naar technische handleidingen van de inschrijver inhouden (GEEN publicitaire brochures!), moeten deze referenties verwijzen naar de specifieke pagina's en alinea's. De voorstellen moeten een eenvoudige en beknopte beschrijving geven van de manier waarop de inschrijver aan de vereisten uit het bestek kan voldoen. De figuren en de tabellen moeten worden genummerd en moeten in de tekst verwijzingen krijgen via een overeenstemmende nummering. De figuren en tabellen moeten zo nauw mogelijk aansluiten op de tekst. De technische offerte mag geen enkele administratieve indicatie of prijsaanduiding bevatten. De inschrijver dient alle pagina's van de offerte en haar bijdragen doorlopend en ononderbroken te nummeren. Elke pagina moet worden geparafeerd. De overhandiging van een offerte vanwege een tijdelijke vereniging is toegestaan.

6.1.5.

Gevolmachtigden

Elke offerte die wordt ingediend door gevolmachtigden, moet vermelden in naam van welke entiteit de gevolmachtigden handelen.

Degene die de offerte heeft ondertekend, moet op de ondertekeningsdatum de bevoegdheid hebben om de volmachtgever te verbinden tot het totaalbedrag van de offerte. De gevolmachtigden moeten bij de offerte een authentieke of onderhandse akte voegen die hen de machtiging verleent, of een kopie van dergelijke akte. Ze kunnen eveneens het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bewuste mandaten werden gepubliceerd.

6.2. Indiening en opening van de offertes

6.2.1.

Indiening van de offertes

6.2.1.1. Offertes op papier De offertes worden vóór de opening van de offertes ofwel verstuurd via de post, ofwel persoonlijk afgeleverd bij de aanbestedende overheid. De offertes worden aanvaard voor zover de zitting voor de opening van de offertes nog niet voor geopend werd verklaard. De offertes worden in een gesloten omslag gestoken. Op deze omslag moeten de volgende zaken worden vermeld:

bladzijde 7/34


-

het voorwerp van het bestek: "Adviesverlening HR beleid" de datum en het uur van de opening van de offertes:

Deze omslag wordt in een tweede omslag gesloten die de volgende vermeldingen draagt: -

het woord "OFFERTE" in de linkerbovenhoek; op de plaats voorzien voor het adres van de bestemmeling: FOD FINANCIËN, Stafdienst ICT Ter attentie van Nathalie Orban North Galaxy Koning Albert II-laan 33 – bus 95 e Gebouw C – 5 verdieping 1030 BRUSSEL

Uitsluitend de personeelsleden van de vermelde dienst zijn bevoegd om een bewijs van indiening van de offerte te verstrekken. De inschrijver aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor de wijze van verzending en de ontvangst van zijn offerte binnen de gestelde termijn. Elke offerte die buiten deze termijn is overhandigd, wordt uitgesloten; indien evenwel een dergelijke laattijdige offerte werd verzonden via een aangetekend schrijven en dit uiterlijk vier kalenderdagen vóór de limietdatum, dan kan de aanbestedende overheid de offerte nog in overweging nemen voor zover haar beslissing nog niet werd bekendgemaakt.

6.2.1.2. Elektronische offerte Voor elektronisch opgestelde offertes die niet elektronisch worden verzonden, gelden dezelfde voorwaarden als voor de offertes op papier. Elektronische offertes kunnen elektronisch worden ingediend via de internetsite e-tendering (URL: https://eten.publicprocurement.be). Op die site vindt u een koppeling naar een andere site die u informatie geeft over het indienen van elektronische offertes en een praktische handleiding om uw offerte in te dienen.

6.2.2.

Opening van de offertes

De openbare zitting waarin de offertes op papier en de elektronische offertes worden geopend zal plaatsvinden op 10/02/2011 om 10 uur op het volgende adres:

FOD Financiën North Galaxy Koning Albert II-laan 33 1030 Brussel Sokkel. Zaal 1.

bladzijde 8/34


7. Prijs van de opdracht 7.1. Algemeen De opdracht is volgens totale prijs. Er worden 125 mandagen gevraagd. De prijzen worden vermeld met alle kosten inbegrepen inclusief BTW. Het gebruik van het model in Bijlage D.2 is verplicht. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, zal geen rekening worden gehouden.

7.2. Verstrekking van inlichtingen Op verzoek van de aanbestedende overheid moet de dienstverlener voorafgaand aan de toewijzing van de opdracht alle noodzakelijke indicaties verstrekken met het oog op de controle van de prijzen. De aanbestedende overheid kan alle controles op boekhoudkundige stukken, alsook alle controles ter plaatse uitvoeren of laten uitvoeren inzake de correctheid van de door de inschrijver verstrekte informatie. Zonodig zal men op dezelfde manier tijdens de uitvoering tot een overeenstemming komen inzake de prijzen

7.3. Munteenheid De prijzen moeten worden opgegeven in euro (EUR).

8. Gunningsprocedure van de opdracht Alleen de offertes van de kandidaten die voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria, worden in aanmerking genomen voor de beoordeling van de offertes, voor zover deze offertes regelmatig zijn. Er wordt tevens gevraagd om bijzonder veel aandacht te besteden aan een duidelijke en precieze presentatie van de gevraagde inlichtingen.

8.1. Criteria van de kwalitatieve selectie De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het K.B. van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bijzondere bestek. Deze eerste selectiefase zal worden uitgevoerd op basis van de hierna beschreven kwalitatieve selectiecriteria :

bladzijde 9/34


8.1.1. Uitsluitingscriteria Administratieve vereenvoudiging

Door eenvoudig deel te nemen aan de procedure tot gunning van een overheidsopdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet in een van de uitsluitingsgevallen bevindt als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte als beste gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat vóór elke beslissing over de gunning van de opdracht. Deze inlichtingen zullen echter door de aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen bij de gegevensbeheerders worden opgevraagd, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelneming of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver, met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, § 4, van het koninklijk besluit van 8 januari 1996.

De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast.

Eerste uitsluitingscriterium §.1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes in regel zijn met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid. De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket.

bladzijde 10/34


Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

2°

aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle v ereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en voor de bedoelde aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2500 EUR is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt naleeft.

Maar ook al ligt het achterstallige bedrag aan bijdragen hoger dan 2500 EUR, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot en met 8° en 10° van de wet, of tegenover een publieke onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat, op 2500 EUR na, minstens gelijk is aan het bedrag waarvoor hij te laat is met de betaling van zijn bijdragen. § 2.

§.3.

De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid overleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

een attest, afgegeven door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk op de dag vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op die datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgegeven in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring die door de belangstellende partij is afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;

2°

een attest in overeenstemming met § 1, indien hi j personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet.

De aanbestedende overheid kan in eender welk stadium van de procedure en via alle middelen die ze nuttig acht informeren naar de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in een van de volgende situaties bevinden: 1°

zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een soortgelijke procedure die in de nationale weten regelgeving voorkomt;

2°

een faillissements verklaring hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een soortgelijke procedure hebben lopen die in de nationale weten regelgeving voorkomt.

De aanbestedende overheid zal die informatie rechtstreeks opvragen via het elektronisch loket. Voor buitenlandse inschrijvers moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling van het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op erewoord verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit.

bladzijde 11/34


Derde uitsluitingscriterium De inschrijver moet zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de btw zijn nagekomen. De Belgische inschrijver moet bij zijn offerte een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest 276C2 van de Administratie der Directe Belastingen voegen, en een recent (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) attest van de btw- administratie waaronder hij valt, waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties is nagekomen. De buitenlandse inschrijver moet bij zijn offerte een of meer recente attesten voegen (maximaal 6 maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de administratie(s) die in zijn land bevoegd is/zijn voor de inning van de directe belastingen en de btw (of de taksen die in zijn land de btw vervangen), waaruit blijkt dat hij zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s) is nagekomen. Indien dergelijk(e) attest(en) niet wordt/worden afgegeven in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op erewoord bijvoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde uitsluitingscriterium De dienstverlener die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, veroordeeld is voor : 1° deelname aan een criminele organisatie als bed oeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het St rafwetboek; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeen komst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 va n de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht.

8.1.2. Selectiecriteria betreffende de financiële middelen van de inschrijver De inschrijver moet bij zijn offerte een verklaring voegen over zijn omzet met betrekking tot het voorwerp van onderhavige opdracht tijdens de laatste drie boekjaren.

8.1.3. Selectiecriteria betreffende de technische middelen van de inschrijver De inschrijver moet bij zijn offerte een lijst toevoegen van de belangrijkste analoge diensten die de ondernemer uitvoerde gedurende de drie laatste jaren, evenals van analoge projecten die hij realiseerde tijdens dezelfde periode, met vermelding van de openbare of private instanties waarvoor ze bestemd waren. De inschrijver vermeldt per project voor elke referentie de datum, het totale bedrag van de opdracht en de coördinaten van een contactpersoon zodat de FOD Financiën de mogelijkheid heeft om zonder tussenpersoon eventueel meer uitgebreide inlichtingen te krijgen over vermelde diensten Er moeten minstens twee gelijkwaardige referenties worden voorgelegd.

bladzijde 12/34


8.2. Regelmatigheid van de offertes De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden gecontroleerd op hun regelmatigheid, in overeenstemming met de artikels 89 en volgende van het K.B. van 8 januari 1996 en met de beschikkingen in dit bijzondere lastenboek. Tijdens de tweede selectiefase zal voor elke offerte worden nagegaan of ze in overeenstemming is met de gestelde behoeften. Indien wordt vastgesteld dat aan een vooropgestelde behoefte niet wordt voldaan, kan de offerte als zijnde onregelmatig worden verklaard. Elke offerte die niet volledig is op financieel gebied, kan als zijnde onregelmatig worden verklaard. Een offerte is niet volledig op financieel gebied wanneer ze: contradicties of significante onjuistheden bevat op het vlak van de kostprijs, of wanneer ze de eisen inzake de voorstelling van de prijzen, zoals die worden geformuleerd in dit bijzondere lastenboek, niet respecteert.

8.3. Gunningcriteria 1. De prijs (30 %); 2. De inschatting en aanpak van de opdracht (zie deel C) (30%) 3. De middelen, kwalitatief (ervaring en bekwaamheid van de consultant die effectief voor de opdracht zal worden ingezet ) (zie deel C) (35%) 4. Klaarheid van de offerte (5%) De inschrijver voegt bij zijn offerte alle inlichtingen die nuttig zijn voor het evalueren van zijn offerte m.b.t. de gunningcriteria. Volgende evaluatie wordt toegepast m.b.t. de gunningcriteria (een toekenning van een fractie van punten is mogelijk) : 5 punten : zeer goed 4 punten : goed 3 punten : voldoende 2 punten : slecht 1 punt : zeer slecht 0 punt : onbestaande of onmogelijk te evalueren Aan elk criterium wordt een wegingcoëfficiënt toegevoegd (bovenstaande vermelding tussen haakjes), waarmee men de verkregen score vermenigvuldigt. Gelet op de expliciete directe relatie tussen de kwaliteit en de ervaring van de aangeboden profiel en de toegevoegde waarde binnen deze ondersteuningsopdracht is het noodzakelijk om het criterium prijs correct te kaderen zodat als het ware de prijseenheid per kwaliteitseenheid in ogenschouw wordt genomen. Voor het berekenen van de punten voor het criterium prijs wordt daarom volgende methode toegepast: P = Pn x (Y/Z) waarbij : P = het globaal gewogen gewicht Pn = het gewicht van de prijs m.b.t. de overige criteria Y = het kleinste voorgestelde bedrag van alle inschrijvers, waarbij het bedrag wordt berekend door de kleinste voorgestelde prijs te delen door de door deze aanbieder behaalde score op criterium 3 (kwaliteit van de ingezette middelen)

bladzijde 13/34


Z = het bedrag voorgesteld door de inschrijver waarvan de offerte wordt geëvalueerd, waarbij het bedrag wordt berekend door de voorgestelde prijs te delen door de door de inschrijver behaalde score op criterium 3 (kwaliteit van de ingezette middelen)

8.4. Interview en mondelinge verdediging van de offerte: Op basis van de offerte kan de administratie een shortlist opmaken van de inschrijvers die zullen uitgenodigd worden om de offerte mondeling voor te stellen en te verdedigen. Om deze shortlist op te stellen zullen de inschrijvers weerhouden worden die minstens 60% behalen voor het geheel van de bovenstaande gunningscriteria zonder rekening te houden met de prijs. Tijdens deze presentatie zal de inschrijver een uiteenzetting geven teneinde de inhoud van zijn offerte toe te lichten. Op deze manier wil de administratie een beter inzicht krijgen in de manier waarop het project zal uitgevoerd worden en in het plan van aanpak. De informatie die verstrekt wordt tijdens deze uiteenzetting zal mee in rekening gebracht worden bij de uiteindelijke beoordeling. Het is in geen geval de bedoeling om via de presentatie nieuwe elementen toe te voegen of een nieuwe offerte in te dienen.

bladzijde 14/34


B. Clausules betreffende de uitvoering van de opdracht 1. Termijnen en kennisgeving van de toewijzing 1.1.

Kennisgeving van de gunning van de opdracht

Overeenkomstig artikel 65/8 van de Wet d.d. 23 december 2009 (Wet tot invoeging van een nieuw boek betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten) , doet de aanbestedende instantie , onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing kennisgeving van : 1° aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de mo tieven voor zijn niet-selectie, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte onrege lmatig is bevonden, de motieven voor de wering, in de vorm van een uittreksel van de gemotiveerde beslissing; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet i s gekozen en aan de gekozen inschrijver, de gemotiveerde beslissing. De in het eerste lid bedoelde kennisgeving omvat in voorkomend geval eveneens : 1° de nauwkeurige vermelding van de exacte duur v an de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° de aanbeveling om de aanbestedende instantie b innen diezelfde termijn per telefax, e-mail of een ander elektronisch middel te verwittigen indien de belanghebbende een vordering tot schorsing indient overeenkomstig artikel 65/11; 3° het telefaxnummer of het elektronisch adres wa arnaar de in artikel 65/11, derde lid, bedoelde verwittiging kan worden verzonden. De aanbestedende instantie doet deze kennisgeving onverwijld per telefax of e-mail of een ander elektronisch middel, alsook, dezelfde dag, bij aangetekende brief. § 2. De in § 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn. Voor alle voor die opdracht ingediende offertes eindigt de schorsing van de bedoelde termijn : 1° indien geen vordering tot schorsing is ingeste ld als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de laatste dag van de termijn bedoeld in artikel 65/11, eerste lid; 2° indien een vordering tot schorsing is ingestel d als bedoeld in artikel 65/11, tweede lid, de dag waarop de in artikel 65/15 bedoelde verhaalinstantie een beslissing heeft genomen; 3° in elk geval ten laatste vijfenveertig dagen n a de in paragraaf 1 bedoelde kennisgeving. Bepaalde inlichtingen mogen niet gecommuniceerd worden wanneer hun verspreiding de toepassing van de wet in de weg staat, ingaat tegen het openbare nut, schade berokkent aan de gewettigde commerciële belangen van openbare of privé-ondernemingen of een eerlijke concurrentie tussen bedrijven onmogelijk maakt.

bladzijde 15/34


1.2.

Termijnen

Voor de uitvoering van de opdracht beginnen de termijnen te lopen vanaf de dag volgend op de bekendmaking van de toewijzing van de opdracht per aangetekende brief. Indien de termijn wordt uitgedrukt in dagen, wordt dit geïnterpreteerd als kalenderdagen en verstrijkt deze aan het einde van de voorziene periode, tenzij andere bepalingen werden vermeld.

2. Personeel van de aannemer Gezien de aard van de opdracht wordt er veel belang gehecht aan het profiel van de persoon (of personen) die deze opdracht zal (zullen) uitvoeren. Aangezien het een relatief kleine en kortlopende opdracht betreft en de aard van de opdracht; het betreft hier een advies en begeleidingsopdracht en geen operationele uitvoering (deze blijft bij de administratie) en de gevraagde ervaring wordt er in principe gedacht aan één 1 persoon met een back-up (zie ook deel C) De offerte zal dan ook een éénduidig voorstel moeten bevatten in verband met de consultant die de opdracht zal uitvoeren en zijn back-up. Hieruit volgt dat het personeel dat voor de uitvoering van de opdracht wordt aangeduid, hetzelfde moet zijn als het personeel dat werd voorgesteld in de offerte, en waarvan het curriculum vitae in de offerte wordt weernomen. In geval de inschrijver niet aan deze eis kan tegemoet komen, kan de offerte alsnog nietig verklaard worden. De aannemer waarborgt de stabiliteit van de personen die voor de uitvoering van deze opdracht zijn aangeduid voor de duur van de opdracht. Tijdens de uitvoering mag de aannemer geen enkele verandering in de samenstelling van het projectteam aanbrengen zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. Ook hier weer geldt dat de offerte nietig kan verklaard worden en het contract zonder enige vorm van vooropzeg of vergoeding éénzijdig door de administratie kan worden verbroken indien niet aan deze eis tegemoet gekomen wordt. De FOD Financiën kan van de aannemer de onmiddellijke vervanging van één of meer personen van het projectteam eisen indien ze oordeelt dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De vervanging moet kosteloos plaatsvinden binnen de twee (2) werkdagen volgend op de vraag van de FOD Financiën. De inschrijver voegt bij de offerte het curriculum vitae van het personeel dat voor de uitvoering van deze opdracht werd aangeduid. Inlichtingen verkregen binnen dit kader zullen door de Administratie in alle vertrouwelijkheid worden behandeld en zullen in geen enkel geval aan derden worden doorgegeven. Het te gebruiken curriculum vitae-model vindt men in bijlage 4 van dit bestek.

bladzijde 16/34


3. Borgtocht De borgstelling wordt bepaald op 5 % van de totale kostprijs, zonder BTW, van de opdracht. Het aldus verkregen bedrag wordt naar boven afgerond tot op een tiende van een euro. De borgstelling kan worden gevormd in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire beschikkingen, hetzij in klinkende munt, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgstelling. De borgstelling kan eveneens worden gevormd door middel van een garantie, die wordt toegekend door een kredietinstelling, die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en de controle op kredietinstellingen, of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle op verzekeringsondernemingen, en die is erkend voor sectie 15 (borg). De aannemer moet binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de afsluiting van het contract, het bewijs aanleveren van de vorming van een borgstelling door hemzelf of door een derde, en dit op één van de volgende manieren: 1° wanneer het gaat om een borg in speciën, middel s de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (postchequerekening nr. 6792004099-79) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult als die van de voornoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; 2° wanneer het gaat om een borg in staatsfondsen, via een deposito hiervan, overhandigd aan de kassier van de Staat in de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in één van de provinciale agentschappen ervan, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas, of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3° wanneer het gaat om een collectieve borgstelling , via een deposito door een onderneming die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borgstelling bij de Depositoen Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° wanneer het gaat om een garantie, via de akte va n verbintenis van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming. Deze bewijsstukken worden, al naargelang het geval, aan de aanbestedende overheid geleverd via: 1° hetzij het ontvangstbewijs van het deposito van de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij een bericht van debet, overhandigd door d e kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het bewijs van deposito vanwege de kassie r van de Staat of vanwege een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij het origineel van de akte van solidaire b orgstelling met betrekking tot de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de akte van verbintenis , opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die de garantie verstrekt. Deze documenten, ondertekend door de depositogever, tonen aan ten gunste van wie de borgstelling is gevormd, en verduidelijken de precieze aanwending ervan middels een beknopte aanduiding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie aan het bijzondere lastenboek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de aannemer en eventueel van de derde die het deposito heeft verricht voor zijn rekening, met de vermelding “geldschieter” of “gevolmachtigde”, al naargelang het geval. Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgstelling kan leiden tot de verbreking van het contract. De termijn van dertig kalenderdagen die eerder werd vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de aannemer tijdens de jaarlijkse betaalde vakantieperiode en op

bladzijde 17/34


compensatiedagen die wettelijk zijn voorzien of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs voor de vorming van de borgstelling moet worden verzonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van toewijzing van de opdracht.

4. Uitvoering van de opdracht

4.1.

Termijnen en clausules e

De diensten moeten worden uitgevoerd binnen een termijn van 12 maanden te rekenen vanaf de 15 dag die volgt op deze waarop de dienstverlener de kennisgeving van de gunning van de opdracht heeft ontvangen. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de dienstverlener worden niet meegerekend. De globale bestelbon wordt samen met de kennisgeving van de gunning per aangetekend schrijven met melding van ontvangst naar de dienstverlener verstuurd. Binnen deze globale bestelbon maakt de opdrachtgever deelbestelbonnen op via afroep met een duidelijke omschrijving van de specifieke opdracht in het kader van de uitvoering van dit bestek. Het zijn deze deelbestelbonnen die effectief aanleiding geven tot de uitvoering van de diensten. Enkel deze deelbestelbonnen kunnen, na aanvaarding van de oplevering, aanleiding geven tot facturatie en betaling. In geval van duidelijke, onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de dienstverlener onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de dienstverlener een verlenging van de uitvoeringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon. In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon, die niet binnen de 10 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de dienstverlener, niet meer ontvankelijk.

4.2.

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Alle inlichtingen waarvan de personeelsleden van de aannemer kennis zullen nemen in het kader van de opdracht, alle documenten die hen worden toevertrouwd, alle vergaderingen waaraan ze deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. De informatie in kwestie : kan worden vastgelegd op eender welke informatiedrager, zoals papier, film, magneetband, schijf, diskette, geïntegreerde montage, enz.; kan mondeling aan de aannemer worden verstrekt, via een demonstratie en/of via overdracht van een informatiedrager met de gewenste informatie; de informatie kan ook aan de aannemer ter kennis worden gebracht ter gelegenheid van de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem in het kader van onderhavige opdracht door de FOD Financiën wordt toevertrouwd; kan bijvoorbeeld geheel of gedeeltelijk bestaan uit studies, handleidingen, ontwerpplannen, fabricageplannen, technische beschrijvingen, detailplannen, functionele specificaties, procedures, computerprogramma’s, uitvoerbare codes, berekeningen, enz. ;

bladzijde 18/34


De aannemer verbindt zich tot geheimhouding, zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht, van alle vertrouwelijke gegevens, van welke aard ook, die hem zullen worden meegedeeld of waarvan hij in de loop van zijn opdracht kennis zal nemen. De aannemer garandeert dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens zullen respecteren. Hij verbindt zich ertoe geen vertrouwelijke gegevens te verstrekken aan derden, inbegrepen eventuele filialen en andere ondernemingen die met de aannemer zijn geassocieerd. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken, enkel de gegevens bekend maken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken in het kader van onderhavige opdracht. De hierboven genoemde verplichtingen zijn niet van toepassing op informatie van de FOD Financiën: o waarvan de aannemer op een voor de FOD Financiën aanvaardbare wijze kan aantonen dat ze reeds in zijn bezit was op het moment dat ze hem voor het eerst door de FOD Financiën werd meegedeeld; o die, op het moment dat ze bekend was bij de FOD Financiën, reeds openbaar was ; o die, nadat ze bekend was bij de FOD Financiën, openbaar werd gemaakt op een andere wijze dan door toedoen van de aannemer; of o die de aannemer van een derde heeft verkregen die te goeder trouw beschikte over de informatie van de FOD Financiën en die was gemachtigd om deze mee te delen aan de aannemer. De aannemer verbindt zich ertoe : o

o

om het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet te kopiëren, indien deze zich bevindt op een drager die hem door de FOD Financiën ter beschikking werd gesteld; om anderzijds het geheel of een gedeelte van de informatie van de FOD Financiën niet vast te leggen op een informatiedrager, behalve voor de uitvoering van taken die hem door de FOD Financiën werden opgelegd en voor zover dit noodzakelijk is.

Alle informatie die door de FOD Financiën aan de aannemer ter beschikking wordt gesteld, en elke informatiedrager met informatie van de FOD Financiën, die aan de aannemer door de FOD Financiën wordt toevertrouwd, blijven de integrale eigendom van de FOD Financiën, zoals ook elke informatiedrager waarop de aannemer informatie van de FOD Financiën heeft gekopieerd of vastgelegd, de integrale eigendom is van de FOD Financiën. De FOD Financiën behoudt op elk moment het recht om de aannemer te verzoeken om het geheel of een gedeelte van de informatiedragers waarop de aannemer de informatie van de FOD Financiën heeft opgeslagen, terug te bezorgen. De aannemer verbindt zich ertoe de gevraagde dragers onmiddellijk terug te bezorgen zonder ze te kopiëren. De aannemer verbindt zich ertoe om bij afloop van de uitvoering van de opdracht zonder verwijl aan de FOD Financiën alle informatiedragers terug te bezorgen die informatie van de FOD Financiën bevatten en die aan de aannemer ter beschikking werden gesteld met het oog op de uitvoering van de opdracht, voor zover deze informatiedragers nog niet eerder werden terugbezorgd aan de FOD Financiën. Alle informatie van de FOD Financiën blijft de eigendom van de FOD Financiën. Door informatie ter beschikking te stellen verleent de FOD Financiën aan de aannemer geen enkel licentierecht, expliciet noch impliciet, op patenten, auteursrechten of andere intellectuele rechten. De aannemer verbindt zich ertoe om zich te onthouden van alle industriële toepassingen van de informatie van de FOD Financiën en om die informatie voor geen andere doeleinden te gebruiken dan voor de uitvoering van onderhavige opdracht of van een taak die hem door de FOD Financiën werd toevertrouwd in het kader van onderhavige opdracht.

bladzijde 19/34


De aannemer is verantwoordelijk voor alle schade waarvan de FOD Financiën het slachtoffer zou zijn ten gevolge van het niet respecteren door de aannemer zelf of door leden van zijn personeel van de verplichtingen die hem worden opgelegd krachtens onderhavig artikel.

4.3.

Publiciteit – Referenties

Er mag door de aannemer noch door zijn onderaannemers geen enkel bericht, persbericht, informatief studierapport en/of soortgelijke openbare mededeling worden verspreid zonder de voorafgaandelijke schriftelijke toelating van een bevoegde vertegenwoordiger van de FOD Financiën.

4.4.

Eigendom.

De studies, architecturen en ontwikkelingen die eventueel tot stand worden gebracht door de personeelsleden van de aannemer, en de documentatie die daarbij hoort, en in het algemeen elk document dat rechtstreeks of onrechtstreeks tijdens de uitvoering van onderhavige opdracht werd opgemaakt door de personeelsleden van de aannemer, alsook de daarmee verbonden intellectuele eigendomsrechten, worden, naarmate hun totstandkoming, de eigendom van de FOD Financiën. Het is aan de personeelsleden van de aannemer verboden om documenten, die aan de FOD Financiën toebehoren, met zich mee te nemen, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn voor de uitvoering van hun taken. Dit is met name het geval voor wat betreft de verplaatsingen tussen de verschillende vestigingen van de FOD Financiën.

4.5.

Onderaannemers

Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de dienstverlener onderaannemingscontracten afsluiten met derden. De naam en het adres van de onderaannemers moeten in het voorstel worden opgenomen, samen met een verklaring over het/de door de onderaannemer(s) geleverde element/elementen. Een beroep op onderaannemers ontheft de dienstverlener niet van zijn verantwoordelijkheden inzake de verwachte prestaties in het kader van het contract. De dienstverlener zal verantwoordelijk zijn om aan alle voorwaarden en specificaties van dit bestek te voldoen. Indien er zich op een bepaald moment een wijziging van onderaannemer(s) voordoet, dient de dienstverlener de FOD Financiën hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen alvorens deze wijziging toe te passen. Nadien kunnen er geen afwijkingen worden aanvaard, tenzij mits het akkoord van beide partijen. Het feit dat de dienstverlener het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen toevertrouwt aan derden, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid jegens de FOD Financiën. Deze laatste erkent geen enkele contractuele relatie met deze derden. De hoofdcontractant of dienstverlener zal de volle verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van alle producten en diensten die zijn voorzien in het kader van het contract. Elk beroep op onderaannemers zal specifiek worden geïdentificeerd in de offerte van de inschrijver en de inschrijver zal een beschrijving geven van het soort contractuele bepaling dat voor al de betrokken onderaannemers is voorzien.

bladzijde 20/34


4.6.

Follow-up van de uitvoering van de overheidsopdracht

De diensten zullen tijdens hun uitvoering worden opgevolgd door een afgevaardigde van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde zal aan de dienstverlener worden meegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart. De dienstverlener rapporteert rechtstreeks aan de Voorzitter van het Directiecomité.

4.7.

Oplevering

Elke voorlopige oplevering vindt plaats op vraag van de aannemer en slaat terug op de diensten m.b.t. de ontvangst van de deliverables. De FOD Financiën heeft een termijn van één maand, gerekend vanaf de vraag van de aannemer, de tijd, om een proces-verbaal op te maken van de voorlopige oplevering. Er zal in dit kader ook gevraagd worden om timesheets in te vullen. Indien de rapporten niet afdoende zijn, heeft de aannemer drie weken de tijd om de noodzakelijke aanpassingen aan te brengen. De aannemer vraagt aan de FOD Financiën een nieuwe voorlopige opleveringfase aan. Ingeval de diensten die het onderwerp zijn van de opdracht zuiver intellectuele prestaties omvatten,zoals studies, analyses, adviesverslagen, enz, wordt de technische oplevering beschouwd als de definitieve oplevering en anders is zij de voorlopige oplevering ervan. Indien deze oplevering niet afdoende is, heeft de FOD Financiën het recht om de maatregelen toe te passen, vermeld in de artikelen 20, 74 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV).

5. Facturatie en betaling Betalingen m.b.t. de diensten worden verricht na de voorlopige oplevering van de deliverables voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van de regelmatig opgestelde factuur en bewijsstukken (PV voorlopige oplevering). De betalingsmodaliteiten zijn de volgende: De aanbestedende overheid aanvaardt en betaalt uitsluitend facturen van de aannemer en niet van hun eventuele onderaannemers. De facturen met betrekking tot de FOD Financiën moeten in twee exemplaren worden ingediend bij de volgende dienst :

FOD Financiën STAFDIENST B & B Afdeling ICT-boekhouding Galaxy Toren Building B verdieping 22 Koning Albert II-laan, 33 bus 785 1030 Brussel

De betalingen kunnen geschieden volgens de volgende modaliteiten :

bladzijde 21/34


o o

De betalingen moeten worden uitgevoerd volgens de reglementering met betrekking tot de staatscomptabiliteit. De interesten voor laattijdige betaling worden bepaald op basis van artikel 15 §4 van het koninklijk besluit van 26 september 1996 dat de algemene uitvoeringsregels vastlegt voor overheidsopdrachten en concessies voor openbare werken, en ze worden automatisch toegepast zonder ingebrekestelling vanwege de aannemer.

6. Bezwaren en geschillen: dwangmiddelen ter beschikking van de Administratie De dwangmiddelen die de FOD Financiën ter beschikking heeft zijn deze voorzien in de artikelen 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV). De opdracht moet worden uitgewerkt, geïnterpreteerd en uitgevoerd conform de Belgische Wetgeving. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de onderneming. De geschillen inzake de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen die de opdracht regelen, moeten in overleg worden geregeld. De partijen zullen alvorens enig ander rechtsmiddel aan te wenden, de zaak in der minne moeten proberen te regelen. Daartoe, zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving gevoegd worden. De andere partij beschikt over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en in te stemmen met de voorgestelde oplossing. Bij gebrek aan een overeenkomst en alvorens een rechtsvordering in te stellen, zullen de partijen proberen om een compromis te sluiten door onderhandelingen aan te vatten van zodra gebleken is dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt 1.1 van deel A, in aanwezigheid van de personen die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken, zullen de onderhandelingen de duur van 30 dagen, te rekenen vanaf de toezending van de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden. Indien in dit stadium van het geschil nog geen overeenstemming is bereikt, wordt de zaak verder gezet voor de rechtbanken te Brussel, die als enigen hiervoor bevoegd zijn.

bladzijde 22/34


C. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. 1. Inleiding Coperfin, de aansluiting van Financiën op het federale Copernicus plan, heeft als doelstelling de FOD Financiën in haar rol als dienstverlener aan de burger én als werkgever voor haar ambtenaren te moderniseren. De diverse Business Process Reengineering (2000 – 2003) programma’s (BPR’s) van Coperfin 1, 2 en 3 hebben enerzijds een theoretisch concept voor de toekomstige werking en anderzijds nieuwe structuren van de FOD Financiën uitgetekend. Deze nieuwe manier van werken is omschreven en gedocumenteerd in de toekomstige processen van de lijn –en stafdiensten, die de basis vormden voor het uittekenen van een nieuwe organisatiestructuur. Het realiseren van deze nieuwe manier van werken impliceert dat de nodige instrumenten ter beschikking gesteld worden van de ambtenaren en de leidinggevenden: daartoe werd in de Coperfin BPR’s eveneens uitgestippeld met welke menselijke (personeelsaantallen) en technische middelen (ICT systemen, hardware, software, …) de FOD in de toekomst zal opereren. Op de website ‘http://www.minfin.fgov.be/portail2/nl/modernisation/index.htm’ kan u o.a. volgende informatie terugvinden : het procesboek: het geheel van verbeteringsvoorstellen met betrekking tot processen het organisatieboek: een overzicht van de toekomstige organisatie van de FOD Financiën, inclusief de benodigde personeelsbezetting. het functieboek: stelt de resultaten voor van de toekomstige functies. Door middel van een fiche per functie, geïdentificeerd door middel van de processchema’s, wordt de groep van taken aangeduid die aan elke functie wordt toegekend. Ook werden er functies gedefinieerd voor het leidinggevend personeel (afdelingshoofden en teamchefs) het

ICT boek: bevat de vereisten, de behoeften inzake informaticatoepassingen en de communicatietechnieken.

de

architectuur

en

de

Na de BPR in 2003 werd gestart met de implementatie en werd een veelheid van projecten in uitvoering gebracht. Een modernisering van deze omvang en met deze diepgang is een werk van lange adem waarbij om redenen van prioriteit, maar soms ook om praktische en organisatorische redenen, uiteraard niet alle projecten op hetzelfde moment van start kunnen gaan. Desalniettemin wordt de meerwaarde van het Coperfin-moderniseringsprogramma ondertussen wel steeds uitdrukkelijker tastbaar voor de burger en bedrijven. Ondertussen zijn heel wat projecten gerealiseerd en zijn anderen reeds ver gevorderd. Een volledige beschrijving van de diverse realisaties en van de projecten die momenteel nog in uitvoering zijn, staan beschreven in het Moderniseringsplan 2009 voor de Realisatie van Coperfin (zie www.minfin.fgov.be, rubriek E-services, “ICT en informaticaplan” ). In eerste instantie is heel wat aandacht gegaan naar de informatisering, niet alleen omwille van de enorme achterstand op dat vlak maar ook omdat de beoogde modernisering op het vlak van personeelsbeleid, processen en infrastructuur onmogelijk te realiseren was zonder belangrijke inspanningen inzake informatica. Vanaf 2005 tot nu werd via het operationaliseringsprogramma, kortweg OPERA genaamd, ook bijzonder veel aandacht besteed aan de medewerkers. De implementatie op het terrein van nieuwe informaticatoepassingen en nieuwe werkmethoden heeft immers een belangrijke impact op de medewerkers en bepaalt mee hoe deze medewerkers in bestaande en nieuwe diensten georganiseerd worden.

bladzijde 23/34


Het OPERA-programma beoogde een gestructureerde aanpak van de voorbereiding, de geïntegreerde implementatie en tot slot de verankering van de Coperfin organisatieprojecten. Er werd binnen het OPERA-programma een methodologie ontwikkeld om de verschillende aspecten van de moderniseringsprojecten uit de Coperfin BPR’s (invoeren van nieuwe werkprocessen, inzetten van medewerkers, organisatie van medewerkers in diensten, gebruik van nieuwe informaticastructuur, logistieke organisatie …) op een gestructureerde en geïntegreerde manier voor te bereiden voorafgaand aan de implementatie op het terrein. Een 60-tal zogenaamde ‘organisatieprojecten’ werden opgestart en hebben op basis van deze nieuw ontwikkelde methodologie de operationalisering van de nieuwe structuren, de aangepaste werkwijze en het gebruik van de nieuwe ICT-toepassingen voorbereid. 2009 betekende een belangrijk keerpunt en een duidelijke relance van de Coperfin-modernisering waarbij er een aantal cruciale strategische beslissingen werden genomen, waaronder het uitwerken van een verfijnde organisatiestructuur:

Het Koninklijk besluit van 3 december 2009 tot wijziging van het koninklijk besluit van 17 februari 2002 houdende oprichting van de Federale Overheidsdienst Financiën, en aansluitend het Koninklijk besluit houdende regeling van de operationele diensten van de Federale Overheidsdienst Financiën en het Koninklijk besluit houdende regeling van de diensten andere dan operationele van de Federale Overheidsdienst Financiën, bekrachtigt de invoering van deze aangepaste organisatiestructuur van de FOD Financiën. Met de invoering van de verfijnde organisatiestructuur wordt op de eerste plaats een resultaatgerichte aansturing van de organisatie nagestreefd, waarbij iedere manager expliciet verantwoordelijk is voor de uitvoering van de vooropgestelde strategie binnen zijn domein.

bladzijde 24/34


Daarenboven brengt de nieuwe organisatiestructuur de uitvoeringsverantwoordelijkheid zo dicht mogelijk bij het uitvoeringsniveau. Dit zal er zeker toe bijdragen dat de ‘afstand’ tussen het centrale bestuur en de operationele diensten verkleint en dat de slagkracht en de reactiesnelheid van de organisatie verhoogt. Het principe van strategische aansturing en performantiebeheer beoogt de ganse organisatie te responsabiliseren. Hierbij wordt verder gebouwd op de basisprincipes (een burgercentrische overheid en een geïntegreerde verwerking) zoals die binnen de Coperfin-studies zijn bepaald. Desalniettemin was het aangewezen om rekening te houden met nieuwe inzichten, met de ervaringen uit het verleden en met de geëvolueerde omstandigheden. De vooropgestelde organisatiestructuur is evenwichtiger, in vergelijking met de initieel gedefinieerde Coperfin-structuur, met een expliciete focus op een betere verdeling en verduidelijking van de verantwoordelijkheden: de FOD Financiën wordt georganiseerd in 6 verticale entiteiten, verantwoordelijk voor de uitvoering van de kernopdrachten van de FOD Financiën. Daarnaast omvat de FOD Financiën 2 stafdiensten die instaan voor de aansturing en de coördinatie op strategisch niveau en 4 stafdiensten die instaan voor de nodige omkadering van de ganse organisatie. Vanaf 2010 wordt deze nieuwe organisatiestructuur geïmplementeerd. Hiermee wordt de volgende fase in de modernisering van de FOD Financiën ingezet. Deze fase plaatst, naast het realiseren van de nieuwe organisatiestructuur, ook de invoering van de hertekende processen, in aansluiting of in voorbereiding op de ingebruikname van de nieuwe geïntegreerde toepassingen centraal. Het is duidelijk dat niet alles ‘tegelijk’ kan worden opgelost en dat er zal moeten gefaseerd worden gewerkt om uiteindelijk te komen tot de situatie waarbij iedere ambtenaar van de FOD Financiën zijn definitieve functie in de nieuwe structuur heeft opgenomen. In een eerste etappe zullen alle diensten en bijhorend personeel reglementair in deze nieuwe structuren worden geïntegreerd. Deze integratie is gepland in werking te treden in mei 2011 (deze 1 inwerkingtreding was voorzien in mei 2010 maar door de val van de regering werd de ondertekening van de KB’s voorlopig uitgesteld tot er een nieuwe regering is, de ondertekening van deze KB’s behoort niet tot de lopende zaken.). De operationalisering van de nieuwe organisatiestructuur en de toewijzing van iedere ambtenaar aan zijn ‘definitieve’ plaats en functie binnen de organisatie zal gebeuren op het ritme van uitvoering van de diverse projecten (inzake de implementatie van de nieuwe werkmethoden, -processen en toepassingen). De volledige overgang zou weliswaar moeten kunnen worden gerealiseerd binnen 24 maanden (rekening houdend met de planning van de ondersteunende projecten zoals die door de respectievelijke managers zijn opgenomen in hun operationeel plan). De invoering van de nieuwe structuren, de toewijzing in het kader van de functiecartografie maar evenzeer de diverse initiatieven die door het management zijn gedefinieerd in het kader van het managementplan 2010 zullen een belangrijke impact hebben op de werking van de organisatie. De effectieve toepassing van de principes van integraal management en het blijvend streven naar een verhoging van het managementvermogen van de FOD Financiën betekent ook voor het management een belangrijke en noodzakelijke uitdaging

2. Verwachting t.o.v. de inschrijver Uit het bovenstaande blijkt duidelijk de sleutelrol voor en de noodzakelijkheid van een modern personeelsbeleid. De uitdaging waar de FOD Financiën voor staat, is tweeërlei:

1

Val van de regering april 2010

bladzijde 25/34


1. enerzijds de invoering en uniforme toepassing van een modern HR-beleid waarbinnen de functiecartografie een belangrijke spil vormt en competenties en competentieontwikkeling sleutelwoorden zijn; o

o

o

Dit nieuwe HR-beleid is reeds grotendeels gedefinieerd en sluit nauw aan op de federale loopbaan, weliswaar rekening houdende met enkele specifieke aspecten eigen aan de FOD Financiën. De belangrijkste uitdagingen op korte termijn zijn de integratie van de medewerkers vanuit de ‘oude’ loopbaan van de FOD Financiën en de definitie van een strategische HR-visie binnen iedere entiteit met het oog op de verbetering van de efficiëntie en de effectiviteit van de diensten. De overstap naar een HR-beleid waarbinnen competenties een determinerende factor zijn (zowel gericht naar kennisbeheer gelet op de hoge gemiddelde leeftijd van het personeel als naar selectie in functie van het basisprincipe van de juiste persoon op de juiste plaats) betekent eveneens een belangrijke uitdaging en mentaliteitswijziging.

2. anderzijds de structurele hervorming van de stafdienst P&O om te kunnen beantwoorden aan de behoeften en de verwachtingen van de organisatie; o

o

o

De nieuwe organisatiestructuur voor de stafdienst P&O is reeds gedefinieerd maar dient nog verder te worden verfijnd en vooral moet nog in de praktijk worden omgezet. Deze nieuwe structuur gaat uit van centrale expertisecellen, cellen personeelszaken binnen iedere lijn- en stafdienst (die de manager bijstaan bij de definitie van de HRvisie en strategische invulling binnen zijn entiteit) en de oprichting van een shared service die de dagdagelijkse, operationele afhandeling waarneemt. In het bijzonder moet er reeds op korte termijn de nodige omkadering en ondersteuning worden geboden aan de diverse lijn- en stafdiensten in het kader van hun organisatieprojecten. Enerzijds moeten de cellen ‘personeelszaken’ worden geoperationaliseerd en aangestuurd in functie van het nieuwe HR-beleid. Anderzijds verwacht het management duidelijke methodes en principes voor de aanduiding en de integratie van de medewerkers binnen de nieuwe structuren. De invoering van een nieuw selectieproces (van toepassing bij werving en bevordering), in aansluiting op de nieuwe loopbaan, dat steunt op de symbiose van competentiegerichtheid, rechtsgeldigheid en tijdigheid en dat is afgestemd op de omvang van de FOD Financiën.

Niettegenstaande het bovenstaande geen exhaustieve opsomming is van de doelstellingen en verwachtingen op korte termijn, blijkt toch al de omvang en de kritieke aard van deze uitdaging. Ter ondersteuning hiervan wenst de FOD Financiën zich te laten bijstaan door een externe expert op het vlak van een modern HR beleid die over de nodige managementervaring en -competenties beschikt om deze opdracht optimaal te laten verlopen. Deze expert zal de nodige ondersteuning bieden aan de stafdirecteur P&O in functie van de resultaatsgerichte aansturing en de hervorming van de stafdienst P&O. Hij zal tevens een belangrijke klankbordfunctie opnemen bij de invoering van het modern HR-beleid binnen de organisatie. Daarnaast zal hij de FOD Financiën adviseren en begeleiden in het kader van de herstructurering met betrekking tot de HR-aspecten. In die zin zal hij ook rechtstreekse contacten onderhouden met de leden van het directiecomité en de nodige ondersteuning bieden bij het verder afstemmen van het HR-beleid aan de behoeften van de organisatie. De dienstverlener zal rechtstreeks rapporteren aan de Voorzitter van het Directiecomité. Er wordt gezocht naar een expert die praktijkervaring heeft met transitieprojecten van deze omvang en dit bij voorkeur binnen de overheidssector. De overheidssector heeft immers een bijzondere context, zoals het statuut van de ambtenaren, de rol van de vakbonden enz., waar dan ook bijzondere aandacht aan dient te worden geschonken. Een gedegen kennis van en ervaring met deze context is noodzakelijk voor een kwaliteitsvolle uitvoering van de opdracht.

bladzijde 26/34


2.1. Concreet wordt van de inschrijver verwacht dat hij: Op strategisch vlak: - aanbevelingen doet voor de aanpak m.b.t. de personeels- en HR- aspecten in het kader van het hoger vermelde transitietraject en de verdere verfijning van het vooropgestelde HR-beleid. - de sterktes en zwaktes van het P&O-departement helpt te bepalen; - de organisatie helpt om de strategische doelstellingen van het HR-beleid precies te bepalen - de risico’s identificeert en de wijze van oplossing uitwerkt; - aanbevelingen doet m.b.t. de organisatie van de stafdienst P&O binnen de FOD Financiën en concreet een pragmatisch stappenplan voorstelt voor de uitbouw van een volwaardige stafdienst. - Bijstand bij het identificeren van de strategische kennis die nodig is binnen een HR-afdeling om de P&O-dienst optimaal te laten functioneren; (kennismanagment, opzetten van methodieken van coachen & begeleiden van potentials) Op operationeel vlak: - advies & begeleiding geeft binnen de organisatie m.b.t. de relaties met het personeel en vakbonden - advies & bijstand levert met het uittekenen van een effectieve en resultaatsgerichte P&O-structuur, zowel centraal als binnen de departementen - advies op het vlak van bijsturen van het huidige P&O-departement om op korte termijn optimaal te kunnen functioneren (concreet actieplan) - het identificeren van de competenties binnen het P&O-departement en aanduiden waar er expertise dient te worden aangetrokken - continue begeleiding en sturing van het moderniseringsproces op het vlak van HR De aanbieder zal in zijn offerte reeds aanduiden op welke wijze hij hieraan zal invulling geven. De focus moet hier vooral liggen op praktische ondersteuning en een resultaatsgerichte en pragmatische aanpak;

2.2. Te presteren diensten Zoals reeds aangehaald in A.2. op p.3 wordt de opdracht afgesloten voor de duur van één jaar (mogelijks verlengbaar met 1 jaar) en gezien het hier over een advies- en begeleidingsopdracht gaat vraagt men een ondersteuning van 125 mandagen. 2.3. In te zetten consultant(s) Gezien het karakter van de opdracht en de sleutelrol van de consultant binnen de transitie wordt er geopteerd voor een aanpak waarbij in principe slechts één persoon (met een aanduiding van een eventuele back-up ) de opdracht zal uitvoeren; - het betreft immers een relatief kleine en kortlopende opdracht - de aard van de opdracht; het betreft hier een advies en begeleidingsopdracht en geen operationele uitvoering (deze blijft bij de administratie) Deze persoon dient de nodige kennis en ervaring voor te leggen aan de hand van een uitgebreid CV. Het is wel duidelijk dat bij deze opdracht vooral het profiel van de ingezette consultant(s) van belang is. Voor het uitvoeren van de opdracht wordt dan ook verwacht dat minstens een profiel van senior managementconsultant wordt voorgesteld o o o

bladzijde 27/34

Minimum 10 jaar praktijkervaring in algemeen en operationeel management Minimum 5 jaar ervaring in het ondersteunen van overheidsmanagers op strategisch HRniveau Minstens 2 concrete ervaringen in het begeleiden of uitvoeren van vergelijkbare transitieprojecten in de overheid;


Concreet wordt volgende ervaring verwacht: -

-

-

Ervaring in human resources management in organisaties met een publiek , een semi-publiek of privé-karakter voor zover ze een omvang hebben die vergelijkbaar is met de FOD Financiën; Hierbij wat kerncijfers van de FOD Financiën, +/- 30.000 personeelsleden, 6 grote operationele departementen en 6 stafdiensten, +/- 450 lokaties verspreid over het grondgebied van België; Ervaring in human resources management binnen de Belgische overheidssector en in bijzonder o kennis van de statutaire tewerkstelling o ervaring in de relaties met vakorganisaties in de overheidssector Ervaring met transitie-en herstructureringstrajecten in vergelijkbare organisaties en inzonderheid met betrekking tot het uitvoeren en/of begeleiden van het human resources-beleid; Bewezen ervaring in change management in het HR-domein m.b.t. grote organisaties

2.4. De inschrijver dient het volgende in zijn offerte op te nemen (zie ook A. 6.1.4.) - een voorstel van aanpak met betrekking tot de concrete ondersteuning en de diensten die zullen geleverd worden. - de modus operandi waarmee hij zal functioneren. Tenminste volgende elementen dienen hierbij aan bod te komen : samenwerking met de stafdirecteur P&O, de stafdienst P&O, relatie tot de Voorzitter, het directiecomité, de leidinggevenden, - eventueel een voorstel van projectstructuur en timing waarin inschrijver zal werken - de nominatieve lijst van personen die aan dit project zullen meewerken, met duidelijke vermelding van hun functie en ervaring (voor elk van deze personen dient het CV-formulier te worden ingevuld; zie bijlage C)

...................................................................................................................................................................

bladzijde 28/34

Supprimé : 3 Supprimé : 5


D. BIJLAGEN. 1. Bijlage A: Offerteformulier 1.1 Voorwerp van de inschrijving Bestek: “Adviesverlening HR beleid” Voorwerp van de overheidsopdracht: ”adviesverlening HR beleid voor de FOD Financiën”

1.2 Identificatie van de inschrijver Ondernemingen Firmanaam of benaming: Juridische vorm: Nationaliteit: Sociale zetel Straat: Nr: Bus: Plaats: Postcode: Land: Telefoonnummer: Faxnummer: BTW-nummer: RSZ-nummer: KBO-nummer: Contactpersoon/-personen en telefoonnummer(s): en voor dewelke

(naam)

De heer/Mevrouw (*)

(functie)

gedomicilieerd op het adres: (straat) (postcode en gemeente) (land) optredend als inschrijver of gevolmachtigde, hierna ondertekent en zich verbindt tot de uitvoering in overeenstemming met de clausules en de voorwaarden van het bestek, overheidsopdracht voor het “leveren van advies en begeleiding van de strategische HRaspecten bij de herstructurering”. In het geval van een goedkeuring van onderhavige offerte zal de borgtocht worden gesteld volgens de voorwaarden en termijnen, zoals beschreven in dit bestek.

bladzijde 29/34


Het betalingsorganisme van de Aanbestedende overheid zal de verschuldigde bedragen betalen via overschrijving of storting.

op het rekeningnummer: IBAN Code: BIC Code:

Voor de interpretatie van het contract wordt als taal Nederlands/Frans (*) gekozen. Alle briefwisseling betreffende de toewijzing en de uitvoering van de opdracht dient naar het volgende adres te worden verzonden: Contactpersoon: Telefoon: Fax: E-mail: Postadres: Bij deze aanvaard ik/aanvaard ik niet (schrappen wat niet past) het gebruik van elektronische communicatiemiddelen (elektronische post - e-mail) voor de correspondentie met de aanbestedende overheid in het kader van onderhavige overheidsopdracht.

1.3 Gestanddoeningstermijn van de inschrijving Onderhavige inschrijving blijft geldig tot: ……………………………………. (minimum 240 dagen) De inschrijver moet met de hand de volgende verklaring afleggen, met name dat zijn inschrijving werd opgesteld in overeenstemming met het modelformulier van het bestek: Ik ondergetekende, … (naam ondertekenaar) verklaar te hebben gecontroleerd dat alle gegevens volledig in overeenstemming zijn met de door de aanbestedende overheid op het indieningsformulier en in de inventaris voorziene vermeldingen, en ik aanvaard er de volledige verantwoordelijkheid over. Door het feit van deze offerte, aanvaard ik expliciet alle voorwaarden van dit bestek en verzaak ik aan alle andere beschikkingen zoals mijn eigen verkoopvoorwaarden. Overigens verbind ik mij om in overeenstemming met de bepalingen van onderhavig bestek, de prestaties uit te voeren die gedetailleerd worden opgesomd in de prijstabellen die bij onderhavige inschrijving zijn gevoegd, en dit in overeenstemming met de tarieven die erin worden vermeld. Gedaan: Te De inschrijver of de gevolmachtigde:

bladzijde 30/34

op

2010.


(naam) (functie) (handtekening)

Het ontbreken van een geldige handtekening leidt tot de nietigverklaring van de offerte.

bladzijde 31/34


2. Bijlage B: prijstabellen Het gebruik van onderhavige tabel is verplicht. Met prijzen die elders worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zal er uitsluitend rekening worden gehouden met de prijzen in onderhavige inventaris.

Senior consultant (te preciseren wie Eenheidsprijs aantal de opdracht zal uitvoeren en wie als per mandag incl. BTW back-up zal optreden)

Totale prijs

125

Gedaan te: Datum: Naam: Handtekening :

Het ontbreken van een geldige handtekening leidt tot de nietigverklaring van de offerte

bladzijde 32/34


3. Bijlage C: Formulier voor CV van aan project toegewezen medewerkers voor elk er loten NB: het gebruik van dit model is verplicht. De inschrijver moet bij het invullen van de CV’s erop toezien dat de namen van de personen voluit worden geschreven en ook de behaalde diploma’s en onderwijsinstellingen waar deze behaald werden, moeten duidelijk worden beschreven. De aanbestedende overheid verbindt zich ertoe deze gegevens met uiterste discretie te behandelen en ze enkel te gebruiken voor het beoordelen van de offerte. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om CV’s die niet op deze manier werden ingevuld als onvoldoende te beschouwen, en bijgevolg niet in rekening te nemen bij de evaluatie van de offerte. Indien de vermelde diploma’s niet in overeenstemming zijn met de behaalde diploma’s, houdt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte uit te sluiten. Naam: 1. Functie in onderhavig project: Beschrijving van de relevantie van de voorgestelde persoon binnen deze overheidsopdracht: (De inschrijver dient hierbij zo gedetailleerd mogelijk aan te tonen dat het voorgestelde profiel zijn nut zal hebben bij deze overheidsopdracht. Indien dit niet kan worden aangetoond al het profiel minder of niet in rekening worden genomen bij de evaluatie van de offerte.) 2. Opleidingen: Humaniora of gelijkwaardig: diploma behaald op …. Niet universitair hoger onderwijs: Titel: Diploma behaald op …. Universitair hoger onderwijs: Titel: Diploma behaald op …. 3.Andere:

Professionele ervaring: Bij de inschrijver: Huidige functie: Sinds: Voorgaande functie: Van…………… tot ……………. Betrokken bij volgende projecten, vermeld in bijlage E: Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie) Bij maximaal 3 andere bedrijven: Functie: Van …………….. tot ………………….. Betrokken bij volgende projecten, vermeld in bijlage E: Betrokken bij andere grote projecten (naam, klant en vervulde functie)

Vaardigheden: Andere vaardigheden:

bladzijde 33/34


Op het vlak van management: Op het vlak van consultancy: Talenkennis: Frans: begrijpend - actief - passief Nederlands: begrijpend - actief - passief Engels: begrijpend – actief –passief

4. Bewijs van ervaring zoals gevraagd in C.2.2; Gelieve hierbij de contactpersonen aan te duiden die deze ervaring kunnen staven.

bladzijde 34/34

BESTEK nr. P&O- HR-Expert 2011

Recommend Documents