Bestek inzake de levering en installatie van softwarepakketten voor Planning en registratie

BIJLAGE Bijlage nr. 1 Bestek inzake de levering en installatie van softwarepakketten voor Planning en registratie

VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Directie Cultuur, Jeugd en Sport Entiteit Gemeenschapscentra BESTEK INZAKE DE LEVERING EN INSTALLATIE van SOFTWAREPAKKETTEN voor Planning en registratie Ref.: VGC/CJS/EGC/001

1

REGLEMENTAIRE, ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN ..........6 1.1. Reglementaire & administratieve bepalingen .............................................................6 1.1.1. Bepalingen van toepassing op de opdracht .........................................................6 1.1.2. Aanbestedende overheid .....................................................................................6 1.1.3. Voorwerp van de opdracht..................................................................................7 1.1.4. Aard van de opdracht ..........................................................................................7 1.1.5. Gunningswijze ....................................................................................................7 1.1.6. Loten ...................................................................................................................7 1.1.7. Suggesties ...........................................................................................................7 1.1.8. Prijzen en prijzencontrole ...................................................................................7 1.1.9. Vorm en inhoud van de offerte ...........................................................................8 1.1.10. Draagwijdte van de offerte..................................................................................9 1.1.11. Indiening van de inschrijvingen..........................................................................9 1.1.12. Opening van de inschrijvingen .........................................................................10 1.1.13. Geldigheidsduur van de offerte.........................................................................10 1.1.14. Waarborg...........................................................................................................10 1.1.15. Kwalitatieve selectie van de firma ....................................................................10 1.1.16. Keuze van de leverancier ..................................................................................11 1.1.17. Kennisgeving van de opdracht..........................................................................12 1.1.18. Bijkomende informatie en contacten met de administratie...............................13 1.2. Contractuele bepalingen............................................................................................13 1.2.1. Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen .....................................13 1.2.2. Verplichtingen van de partijen..........................................................................13 1.2.3. Termijnen en betekeningen...............................................................................13 1.2.4. Vertegenwoordigers van de aannemers ............................................................14 1.2.5. Veiligheid en vertrouwelijkheid .......................................................................14 1.2.6. Publiciteit ..........................................................................................................14 1.2.7. Reglementering .................................................................................................14 1.2.8. Intellectuele en industriële rechten ...................................................................14 1.2.8.1. In eigendom van derden............................................................................14 1.2.8.2. In eigendom van de aannemer ..................................................................15 1.2.9. Voorwerp van de opdracht................................................................................15 1.2.10. Technische en functionele specificaties............................................................15 1.2.11. Termijnen voor levering en installatie ..............................................................15 1.2.12. Beheer van het project ......................................................................................16 1.2.13. Plaats van levering ............................................................................................16 1.2.14. Datum van levering en installatie .....................................................................16 1.2.15. Vertraging van levering en installaties .............................................................16 1.2.16. Terugtrekking van het materieel .......................................................................16 1.2.17. Keuringsprocedure............................................................................................17 1.2.18. Oplevering.........................................................................................................17 1.2.19. Garantie.............................................................................................................17 1.2.19.1. Aankoop....................................................................................................17 1.2.19.2. Bijzondere bepalingen betreffen de garantieperiode ................................17 1.2.20. Documentatie ....................................................................................................17 1.2.21. Technische hulp ................................................................................................18 1.2.22. Onderhoud.........................................................................................................18 1.2.23. Opleiding...........................................................................................................19 1.2.24. Borgtocht...........................................................................................................19 2

1.2.25. Prijs van de aanneming en betaling ..................................................................20 1.2.26. Herziening van de prijzen vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract .20 2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : FUNCTIONELE VEREISTEN.................21 2.1 Algemeen ..............................................................................................................21 2.2 Profiel van de Vlaamse Gemeenschapscentra in Brussel .....................................22 2.3 Componenten van de gevraagde softwareoplossing .................................................23 2.4 Basisvereisten ...........................................................................................................25 2.4.1 Wettelijk kader..................................................................................................25 2.4.2 Gemeenschappelijke kenmerken ......................................................................25 2.4.3 Open architectuur..............................................................................................26 2.4.3.1 Business Intelligence tools............................................................................26 2.4.3.2 Integratie met andere software......................................................................26 2.4.3.3 Open connectiviteit .......................................................................................26 2.4.3.4 Document Management ................................................................................27 2.5 Activiteitenbeheer .....................................................................................................27 2.5.1 Algemene vereisten .........................................................................................27 2.5.2 Specifieke vereisten.........................................................................................28 2.5.2.1 Workflow ......................................................................................................28 2.5.2.2 Overzicht van beschikbaarheid locaties en resources ...................................30 2.5.2.3 Complexe queries..........................................................................................30 2.5.2.4 Reservatie......................................................................................................30 2.5.2.6 Vormen facturen / contracten.......................................................................31 2.5.2.7 Dynamisch beheer van data ..........................................................................31 2.5.2.8 Centrumoverschrijdende werking ............................................................31 2.5.2.9 Planbord.......................................................................................................31 2.5.2.10 Kalender...................................................................................................31 2.5.2.11 Conflictbeheer (optioneel) ...............................................................32 2.5.3 Basisgegevens...................................................................................................32 2.5.3.1 Beschikbare infrastructuur ............................................................................32 2.5.3.2 Materieel .......................................................................................................32 2.5.3.2.1 Placeholders ( optioneel) .................................................................33 2.5.3.3 Medewerkers.................................................................................................33 o medewerker voor een periode afwezig te zetten (met een begin en einddatum) ( optioneel)...............................................................................................................33 2.5.3.3.1 Placeholders ( optioneel)...................................................................34 2.5.3.4 Verbruiksgoederen........................................................................................34 2.5.3.4.1 Pakketten ( optioneel) .......................................................................34 2.5.3.5 Tarieven ........................................................................................................34 2.5.3.6 Waarborgen...................................................................................................35 2.5.4 Activiteitenbeheer volgens type activiteit .....................................................35 2.5.4.1 Gemeenschappelijke informatie....................................................................35 2.5.4.2 Beheer locaties en resources .........................................................................36 2.5.4.3 Publiektoegankelijke activiteiten ..................................................................37 2.5.4.4 Interne organisatie.........................................................................................38 2.5.4.5 Onthaal en informatievragen (optioneel) ..............................................38 2.5.5 Rapportering activiteitenbeheer....................................................................38 2.5.5.1 Algemeen ......................................................................................................38 2.5.5.2 Rapportering naar publiek.............................................................................39 2.5.5.3 Rapportering intern .......................................................................................39 2.6.Contactenbeheer..............................................................................................................40 3

2.6.1. Centrale opslag........................................................................................................41 2.6.2 Klant-/ Leveranciersgegevens..................................................................................41 2.6.3 Andere zakelijke contacten: relaties ........................................................................42 2.6.4. Deelnemers .............................................................................................................42 2.6.5. Kwaliteit van de gegevens ......................................................................................43 2.7. Financieel beheer ......................................................................................................43 2.7.1. Facturatie vanuit activiteitenbeheer ..................................................................43 2.7.2. Koppeling met de boekhoudsoftware ...............................................................44 2.8. Gebruikersbeheer ......................................................................................................44 2.8.1 Softwarepakketbeheer..............................................................................................44 2.8.2. Softwaregebruik......................................................................................................44 2.9. Rapportering .............................................................................................................45 2.9.1. Wettelijke rapportering ...........................................................................................45 2.9.2. Management rapportering .......................................................................................45 2.9.3. Operationele rapportering .......................................................................................46 2.10. Beheer basisgegevens ..................................................................................................46 3 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : TECHNISCHE VEREISTEN ...................47 3.1 Software ....................................................................................................................47 3.2 Infrastructuur.............................................................................................................47 3.3 Diensten ....................................................................................................................47 3.4 Beveiliging................................................................................................................48 3.4.1 Toegangsbeveiliging .........................................................................................48 3.4.2 Logging – historiek – traceerbaarheid ..............................................................48 3.5 Bedrijfszekerheid ......................................................................................................49 3.6 Beschikbaarheid ........................................................................................................49 3.6.1 Volumes ............................................................................................................49 3.6.2 Gebruikers.........................................................................................................50 3.6.3 Prestaties ...........................................................................................................50 3.7 Gebruiksvriendelijkheid............................................................................................50 3.8 Documentatie algemeen............................................................................................51 3.9 Disaster – recovery ...................................................................................................52 3.10 Archivering ...............................................................................................................52 4 OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : PROJECT VEREISTEN ...........................53 4.1 Projectplan ................................................................................................................53 4.1.1 Algemeen ..........................................................................................................53 4.1.2 Timing...............................................................................................................53 4.2 Opleiding...................................................................................................................54 4.2.1 Initiatie ..............................................................................................................54 4.2.2 Informatica........................................................................................................54 4.2.3 Gebruikers.........................................................................................................54 4.3 Documentatie implementatie ....................................................................................55 5 INSCHRIJVINGSFORMULIER EN INVENTARIS ...........................................................56 5.1 Inschrijvingsformulier...............................................................................................56 5.2 Structuur van de offerte ............................................................................................58 5.3.1 PRIJSOPGAAF LICENTIEMODEL ......................................................................59 5.3.2 PRIJSOPGAAF SAASMODEL ..............................................................................64 5.3.3 PRIJSOPGAAF SLA LICENTIEMODEL..............................................................69 5.3.4 PRIJSOPGAAF SLA SAAS MODEL.....................................................................70 5.3.5 REGIEPRIJZEN ......................................................................................................72 6 ANTWOORDFORMULIER ............................................................................................73 4

7

5

BIJLAGEN .......................................................................................................................74

REGLEMENTAIRE, ADMINISTRATIEVE EN CONTRACTUELE BEPALINGEN 1.1.

Reglementaire & administratieve bepalingen

1.1.1.

Bepalingen van toepassing op de opdracht

De opdracht is onderworpen aan de algemene reglementering betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen opgenomen in de hiernavolgende wettelijke en reglementaire teksten, voor zover ze reeds in werking getreden zijn, te kennen en te aanvaarden : -

-

Wet van 24 december 1993 betreffende overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;; K.B. van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken; K.B. van 26 september 1996 Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; Algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, bijgevoegd bij het vorig besluit ; Koninklijk besluit van 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en van hun uitvoeringsmaatregelen. De voorschriften vervat in dit bestek. Alle wijzigingen in voornoemde wetten, besluiten en artikels die in werking traden tijdens het uitschrijven van deze opdracht. het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming; de code betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; de algemene reglementering betreffende elektrische installaties; elke andere tekst waarnaar de hierboven vermelde teksten verwijzen.

1.1.2.

Aanbestedende overheid

De aanbestedende overheid : De aanbestedende overheid is de Vlaamse Gemeenschapscommissie van het Brusselse Hoofdstedelijk Gewest (hierna de VGC genoemd), vertegenwoordigd door het College, waarvan de kantoren gevestigd zijn te 1000 Brussel, Emile Jacqmainlaan 135. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij: Entiteit gemeenschapscentra T.a.v. Mark Rooman Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Technische begeleiding: Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd Vonneke Beeker, Projectleider e-mail: [email protected] of Dirk Van Der Kerken, Informaticus e-mail : [email protected]

6

1.1.3.

Voorwerp van de opdracht

Deze opdracht omvat De levering van volgende producten : -

een geïntegreerde informaticaoplossing op basis van standaardsoftware (-pakketten) en/of specifieke software (op maat); documentatie voor: o de gebruikers (uitvoerende personeelsleden en verantwoordelijken); o de informatici (belast met exploitatie en onderhoud); de software om gegevens over te nemen en de bijbehorende documentatie.

De levering van volgende diensten : -

opleiding van de gebruikers; opleidingen voor informatici; assistentie bij het opstarten; overname van gegevens; onderhoud na waarborg; consultancy; ondersteuning beschrijven bedrijfsprocessen.

1.1.4.

Aard van de opdracht

Voor de toepassing van de reglementering betreffende de overheidsopdrachten dient deze opdracht beschouwd te worden als een opdracht van levering. 1.1.5.

Gunningswijze

Deze opdracht voor aanneming van leveringen zal worden gegund volgens de procedure van de algemene offerteaanvraag. 1.1.6.

Loten

De opdracht bestaat uit één lot. 1.1.7.

Suggesties

De inschrijvers hebben het recht alle suggesties die hun nuttig lijken in te dienen. Een suggestie is niet beperkt tot het voorwerp zoals omschreven in het bestek maar moet kaderen in het doel dat door de VGC wordt nagestreefd in dit bestek. Een suggestie mag geen wijziging van de reglementaire en contractuele bepalingen tot gevolg hebben. 1.1.8.

Prijzen en prijzencontrole

De opdracht zal worden afgesloten tegen één forfaitaire en totale prijs. Alle leveringen van materieel en diensten die noodzakelijk zijn voor de installatie, de ontwikkeling, de configuratie, het installeren van parameters, de tests en de inwerkingstelling van de software (standaard en/of op maat) moeten in de prijs zijn inbegrepen. De prijs omvat ook alle maatregelen die

7

de opdrachtgever heeft getroffen om de controle te verzekeren van de kwaliteit van de producten en de documentatie die aan de VGC worden geleverd. Wat betreft de softwarepakketten, moeten eventuele licenties in de prijs inbegrepen zijn. Regieprijzen moeten meegedeeld worden ten boehoeve van eventuele toekomstige installaties of diensten, tengevolge uitbreidingen of change requests. Deze worden afgesloten tegen eenheidsprijzen te weten de dagprijs exclusief btw maar inclusief alle andere kosten. Eveneens wordt een eenheidsprijs per uur weergegeven. Noch verplaatsingskosten, noch maaltijdkosten, noch enige andere kosten kunnen ten laste gelegd worden van de VGC. Het totaal te betalen bedrag wordt bepaald door de hoeveelheden te vermenigvuldigen met de eenheidsprijs. De prijs (exclusief btw) kan tijdens de duur van de opdracht nooit verhoogd worden. Per gefactureerde dag moeten minimaal 7u36 gepresteerd worden. Per halve dag moeten minimaal 3u48 gepresteerd worden. Alle prestaties die zijn voorzien in de waarborgperiode, moeten in de prijs zijn inbegrepen. 1.1.9.

Vorm en inhoud van de offerte

De offerte wordt in drievoud (één origineel en twee kopieën) opgesteld overeenkomstig het bijgevoegde inschrijvingsbiljet. Daarnaast wordt één digitale kopie gevraagd. Ze wordt in het Nederlands opgesteld en is voorzien van alle documenten die in dit bestek worden opgevraagd. (art. 89 van het K.B. van 8 januari 1996) De offerte moet volgende gegevens bevatten (art. 90 van het K.B. van 8 januari 1996): naam, voornamen, hoedanigheid of beroep, nationaliteit en woonplaats van de inschrijver of, zo het om een vennootschap gaat, de handelsnaam of benaming, de rechtsvorm en de hoofdzetel; nummer en benaming van de financiële rekening waarop de betalingen moeten worden uitgevoerd, de nationaliteit van de eventuele onderaannemers en van de personeelsleden die door de inschrijver worden tewerkgesteld; de oorsprong van de te leveren producten die niet afkomstig zijn van een der lidstaten van de EURpese Unie, met vermelding, per land van oorsprong, van de waarde, exclusief douanerechten, van het aandeel van deze producten in de inschrijving. Elk exemplaar van de offerte moet eveneens alle documentatie, noodzakelijk voor een goed begrip van de offerte en/of betreffende het voorgestelde materiaal bevatten. De volgende documenten moeten bij de inschrijving gevoegd worden : - Voor de inschrijver die personeel tewerkstelt onderworpen aan de Wet van 27 juni 1969 tot wijziging van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de arbeiders, een attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van het voorlaatste afgelopen kwartaal t.o.v. de dag van de opening van de inschrijving, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de voorschriften inzake bijdragen voor de Sociale Zekerheid en de bestaanszekerheid voor een Belgische inschrijver (art. 90 van voornoemd koninklijk besluit, §3) of een gelijkwaardig attest voor een buitenlandse inschrijver (idem, §4). - Het curriculum vitae van de door de inschrijver voorgestelde kandidaten (minimum 2) voor het regiegedeelte. - Een korte algemene beschrijving van de activiteiten van de firma (max. 2 pagina’s). - Een overzicht (max. 2 pagina’s) van de bedrijfsresultaten van de laatste 3 jaar (omzenzijfers, bedrijfslasten, netto bedrijfswinsten of –verliezen, enz. …) - De vermelding van eventuele certificaten (vb. ISO 9000 normen). - Attesten betreffende de veiligheid en de reglementering betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. - Het ingevuld en ondertekend antwoordformulier volgens het model in bijlage. - Een lijst van al de bijgevoegde documenten

8

-

Elke bladzijde van het inschrijvingsbiljet alsook van de andere documenten die deel uitmaken van de offerte, moet zijn geparafeerd door de inschrijver. De technische, commerciële of andere specificaties die zijn vervat in de documentatie die bij de offerte is gevoegd, worden beschouwd als een integraal deel hiervan.

Offerte verstuurd via elektronische middelen Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. 1.1.10. Draagwijdte van de offerte De indiening van een offerte door een inschrijver houdt in dat deze de clausules van dit bestek naleeft. De voorstellen die hij doet als antwoord op de clausules of vragen die erin voorkomen, zijn te beschouwen als verbintenissen van zijn kant. Wanneer hij opdrachtnemer is, zal de inhoud van zijn offerte integraal deel uitmaken van de overeenkomst die hem met de aanbestedende overheid verbindt. Hetzelfde geldt voor de preciseringen die hij geeft op bijkomende vragen. Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte: Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten, op straffe van nietigheid van de offerte nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook per telegram, telex of telefax worden medegedeeld voor zover: zij bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent, en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag die aan de zitting voor het openen van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde is niet van toepassing indien elektronische middelen die voldoen aan artikel 81 quater van het KB van 8 januari 1996 worden gebruikt. 1.1.11. Indiening van de inschrijvingen (art. 104 van het K.B. van 8 januari 1996) De uiterste ontvangstdatum van de inschrijvingen is vastgesteld op 24 oktober 2011 om 10u. Ze worden ingewacht op het secretariaat : Vlaamse Gemeenschapscommissie Entiteit Gemeenschapscentra t.a.v. Mark Rooman Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De inschrijvingen worden afgegeven tegen ontvangstbewijs of kunnen per aangetekende zending worden toegestuurd op hetzelfde adres. De offertes worden in een gesloten omslag gestoken waarop is vermeld : de datum van de zitting waarop de inschrijvingen worden geopend;

9

de naam en referentie zoals vermeld op het voorblad van dit bestek en met de aanduiding “mag niet geopend worden vóór de zitting van 24 oktober 2011 om 10 uur”. Bij inzending over de post wordt die gesloten omslag in een tweede omslag geschoven met de vermelding het adres van het secretariaat zoals het hierboven is vermeld en met de vermelding “inschrijving”. 1.1.12. Opening van de inschrijvingen (art. 106 van het K.B. van 8 januari 1996) De Entiteitsverantwoordelijke van de Entiteit Gemeenschapscentra of zijn vertegenwoordiger zal de inschrijvingen openen. Deze opening van de inschrijvingen zal plaatsvinden te Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel op 24 oktober 2011 om 10.00 uur. Er is geen prijsafkondiging. 1.1.13. Geldigheidsduur van de offerte (art. 116 van het K.B. van 8 januari 1996) In afwijking van voornoemd artikel 116 blijft de inschrijver door zijn offerte gebonden gedurende een termijn van 120 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de inschrijvingen. 1.1.14. Waarborg (art. 63 en 64 van de algemene aannemingsvoorwaarden) De waarborgtermijn is vastgesteld op 12 maanden. 1.1.15. Kwalitatieve selectie van de firma (artikels 110,69 tot en met 73 van het K.B. van 8 januari 1996) De inschrijver moet de nodige certificaten, attesten en/of verklaringen voorleggen om te bewijzen dat hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen genoemd in art. 69 en 69 bis van het genoemde K.B. van 08.01.1996. Kan dus van deelneming aan de opdracht uitgesloten worden, de inschrijver die niet voldoet aan de voorschriften van artikel 69.5 en 69.6 van het genoemde K.B. van 8 januari 1996. De inschrijver is verplicht de volgende documenten bij zijn offerte te voegen: - het RSZ-attest (voor Belgische ondernemingen) of de attesten vermeld in artikel 90, § 3 van het K.B. van 8 januari betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (voor buitenlandse ondernemingen); - Een attest afgeleverd door een bevoegde overheidsinstelling waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen betreffende de betaling van de btw en van zijn belastingen volgens de wettelijke bepalingen van het land van herkomst. De financiële en economische draagkracht van de inschrijver (art. 70 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) kan aangetoond worden door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet met betrekking tot de producten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, die de onderneming de jongste drie boekjaren geboekt heeft; De technische bekwaamheid van de inschrijver (art. 71 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) kan bewezen worden door:

10

-

Studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener en/of van het ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de leiding van de werken; de lijst van de belangrijkste gelijkaardige diensten uitgevoerd tijdens de laatste drie jaar, met opgave het bedrag, de datum en de openbare of privéafnemers ; een verklaring met opgave van de technici of de technische diensten, al dan niet in de onderneming geïntegreerd, die verantwoordelijk zijn voor de kwaliteitscontrole; een verklaring die de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kader weergeeft tijdens de laatste drie jaren ; een beschrijving van de maatregelen die door de dienstverlener genomen werden om de kwaliteit te verzekeren, en van de studie- en onderzoeksmiddelen van zijn onderneming.

1.1.16. Keuze van de leverancier De keuze van de leverancier zal in vier fasen gebeuren: I. kwalitatieve selectie van de firma’s, op basis van de artikels, 110, 42 tot en met 47 van het genoemde K.B. van 08.01.1996:

11

-

de inschrijver moet de nodige certificaten, attesten en/of verklaringen voorleggen om te bewijzen dat hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen genoemd in art. 43 en 43 bis van het genoemde K.B. van 08.01.1996.Kan dus van deelneming aan de opdracht uitgesloten worden, de inschrijver die niet voldoet aan de voorschriften van artikel 43.5 en 43.6 van het genoemde K.B. van 8 januari 1996.

-

De inschrijver is verplicht de volgende documenten bij zijn offerte te voegen: -

het RSZ-attest (voor Belgische ondernemingen) of de attesten vermeld in artikel 90, § 3 van het K.B. van 8 januari betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (voor buitenlandse ondernemingen);

-

een attest afgeleverd door een bevoegde overheidsinstelling waaruit blijkt dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen betreffende de betaling van de btw en van zijn belastingen volgens de wettelijke bepalingen van het land van herkomst.

-

De financiële en economische draagkracht van de inschrijver (art. 44 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) is bewezen door een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet met betrekking tot de producten die het voorwerp van de opdracht uitmaken, die de onderneming de jongste drie boekjaren geboekt heeft; de balansen en jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren.

-

de technische draagkracht van de inschrijver (art. 45 van het genoemde K.B. van 08.01.1996) is bewezen door: -

de lijst van de belangrijkste leveringen van de producten die het voorwerp uitmaken van de opdracht, en die tijdens de jongste drie jaar uitgevoerd werden: datum, bedrag en bestemmelingen;

-

een omschrijving van de technische uitrusting, van de middelen die de inschrijver inzet om zich van de kwaliteit te verzekeren en de studie en onderzoeksmiddelen van de onderneming;

een opgave van de technici of de al dan niet in de onderneming geïntegreerde diensten, en meer in het bijzonder diegene die belast zijn met de kwaliteitscontrole, het onderhoud en de herstelling van de producten die het voorwerp uitmaken van de opdracht; De certificaten opgesteld door als bevoegd erkende officiële instituten of diensten die zich inlaten met kwaliteitscontrole, waaruit de conformiteit van de welomschreven producten blijkt door verwijzing naar bepaalde specificaties of normen.

-

De vijf beste aanbieders worden weerhouden. Als kwalitatieve selectiecriteria gelden : -

Wettelijke uitsluitingsgronden Technische bekwaamheid: referenties van instellingen die onderworpen zijn aan de wet betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming, leveringen en diensten waarbij een softwarepakket evenementplanning binnen de culturele sector met succes werd geïntroduceerd.

II. Controle van de overeenstemming van de offerte met de specificaties van dit bestek, waarbij nagegaan wordt dat alle rubrieken van het offertemodel wel degelijk ingevuld zijn. Alleen de conforme offertes zullen in aanmerking genomen worden. III. De aanbieders die ook na stap 2 weerhouden worden, wordt gevraagd de offerte toe te lichten middels het geven van een demonstratie van de door hen voorgestelde software oplossing, waarvoor men de businesscases opgenomen in Bijlage NR 10 uitwerkt. De voorziene data voor de demonstraties zijn 7, 8, 9, 10, 16 november 2011. IV. Keuze van de voordeligste, regelmatige offerte. De VGC zal de aantrekkelijkste offerte of offertes kiezen en hierbij rekening houden met : 1) de kwaliteit van de voorgestelde oplossing (45 %): o mogelijkheden van het systeem, m.a.w. het voldoen aan de functionele en technische vereisten zoals deze verder in dit document worden gespecificeerd o gebruiksvriendelijkheid; o snelheid voor de gebruikers; o de mogelijkheid tot integratie met andere toepassingen en /of het importeren of exporteren van gegevens 2) de kostprijs (35%); 3) de voorgestelde planning, projectaanpak (methodiek / omschrijving wijze van implementatie) en begeleiding bij de invoering (20 %); Indien een offerte verschillende opties voorstelt zal de VGC deze beoordelen, rekening houden met de keuze die haar het interessants lijkt. De kennis van de voorgestelde kandidaten in regie kan worden geverifieerd tijdens een interview. De verplicht vermelde referenties kunnen eveneens worden geverifieerd. 1.1.17. Kennisgeving van de opdracht De inschrijver aan wie de opdracht toegekend wordt, wordt middels een ter post aangetekende brief op de hoogte gebracht van de goedkeuring van zijn offerte. Deze kennisgeving dient in overeenstemming te zijn met de bepalingen vermeld in de art. 177 tot en met 119 van het genoemde K.B. van 08.01.1996. Volgens de modaliteiten van art. 51 van het genoemde K.B. van 08.01.1996 zal elke inschrijver waarvan de offerte niet geselecteerd werd, hiervan op de hoogte gebracht worden. Binnen een termijn van 15 dagen te rekenen vanaf de ontvangst van een schriftelijke vraag, zal de aanbestedende overheid:

12

1) aan elke niet-geselecteerde inschrijver, de redenen voor zijn niet-selectie meedelen; 2) aan elke inschrijver waarvan de offerte als onregelmatig beoordeeld werd, de redenen voor zijn uitsluiting meedelen; 3) aan elke inschrijver waarvan de offerte niet geselecteerd werd, de gemotiveerde beslissing tot gunning van de opdracht, meedelen. 1.1.18. Bijkomende informatie en contacten met de administratie Voor bijkomende informatie kan een afspraak gemaakt worden op het secretariaat. Alle contacten met de VGC en de briefwisseling zal verlopen via: Vonneke Beeker e-mail : [email protected] VGC Entiteit gemeenschapscentra Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel 1.2. 1.2.1.

Contractuele bepalingen Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen

De uitvoering van de opdracht wordt geregeld door : -

de wetgeving vermeld in 1.1.1 de bepalingen van dit bestek en van de documenten waarnaar het verwijst.

In geval van tegenspraak of verschil gelden deze bepalingen in omgekeerde orde van deze waarin ze opgesomd worden (voor zover de reglementering dit toelaat). 1.2.2.

Verplichtingen van de partijen

De partijen verbinden er zich toe alle verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen van de opdracht en die opgenomen zijn in artikel 1.2.1, na te leven. De aannemer aanvaardt de verantwoordelijkheid voor de keuze van het materieel, de programmatuur en de procedés met het oog op het bekomen van de beoogde resultaten, zoals beschreven in de functionele en technische eisen. Hij aanvaardt eveneens dat indien zijn offerte bepalingen bevat die tegenstrijdig zijn met de bepalingen van het bestek, de bepalingen van zijn offerte automatisch vervallen. De geschillen betreffende de verplichtingen van de partijen kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Indien dit onmogelijk blijkt, kunnen de partijen vooraleer naar het recht te stappen, het advies vragen van één of meerdere experts, aanvaard door de partijen in het kader van een minnelijke samenstelling zonder dat het om een arbitrage kan gaan. 1.2.3.

Termijnen en betekeningen

Voor de uitvoering van de huidige opdracht en tenzij anders wordt overeengekomen, begint elke termijn te lopen de werkdag volgende op de dag waarop het feit dat als beginpunt voor deze termijn dient, zich heeft voorgedaan.

13

Indien de betekening van een beslissing of mededeling een termijn doet lopen, wordt het document ter post aangetekend. In dit geval is het begin van de termijn de eerstvolgende werkdag na de overhandiging bij de post. Wanneer de termijn vastgesteld is in dagen, is hij, tenzij anders wordt overeengekomen, uitgedrukt in kalenderdagen en verstrijkt hij op het einde van de laatste dag van de voorziene periode. Wanneer de termijn vastgesteld is in maanden, wordt hij gerekend van de zoveelste tot de zoveelste; in dien er geen zoveelste in de maand is waarin de termijn eindigt, verstrijkt de termijn op de laatste dag van die maand. Indien de laatste dag van een termijn een zaterdag, een zondag of een feestdag is, wordt de termijn verlengd tot het einde van de eerstvolgende werkdag. 1.2.4.

Vertegenwoordigers van de aannemers

Voor het uitvoeren van de opdracht moeten de vertegenwoordigers van de aannemer erkend zijn door het bestuur dat op elk moment deze erkenning kan weigeren of herroepen zonder zich te verantwoorden. In dat geval zal de aannemer over een in gemeenschappelijk overleg vastgestelde periode beschikken om zijn vertegenwoordigers te vervangen. 1.2.5. Veiligheid en vertrouwelijkheid Verplichtingen inzake veiligheid en vertrouwelijkheid kunnen opgelegd worden aan de aannemer en aan zijn vertegenwoordigers om redenen van geheimhouding of openbare veiligheid. Gedetailleerde bepalingen ter zake zullen het voorwerp van een bijkomende overeenkomst kunnen uitmaken. 1.2.6.

Publiciteit

De aannemer verbindt er zich toe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de VGC. Hij mag evenwel de opdracht vermelden als referentie. 1.2.7.

Reglementering

De aannemer waarborgt dat hij de Belgische wetten, reglementen en normen zal naleven, meer bepaald deze welke te maken hebben met de reglementering betreffende de veiligheid en bescherming op het werk (Code WW, ARAB, AREI). Hij voegt in bijlage aan zijn offerte alle nodige attesten toe vereist door deze reglementeringen. 1.2.8.

Intellectuele en industriële rechten

1.2.8.1. In eigendom van derden De aannemer zal een lijst van de geleverde producten, procédés en systemen opmaken, waarvan de rechten van intellectuele of industriële eigendom berusten bij derden. Hij zal met een geschreven toelating het gebruik ervan door de VGC toelichten. De aannemer zal op ieder ogenblik dit bestuur tegen elke aantijging verdedigen, volgens dewelke de geleverde producten, procedés of systemen een schending zijn van de intellectuele of industriële eigendom van derden. Hij verbindt zich ertoe van hetzij voor de VGC het recht te bekomen om de geleverde producten, procedés of systemen verder te gebruiken, hetzij om ze te vervangen op zijn kosten, zonder nochtans de fundamentele bepalingen ervan te wijzigen. De aannemer zal zonder begrenzing van kostprijs alle schadevergoedingen, intresten lasten en uitgaven betalen die ten laste van de VGC gelegd worden door het gerecht bij een hogergenoemde

14

aantijging, voor zover hij de verdediging kan organiseren volgens eigen inzichten of onderhandelen over een minnelijke schikking. Deze bepalingen ontslaan de aannemer niet van het betalen van schadevergoeding en eventuele intresten in het geval de VGC schade zou geleden hebben. De aannemer draagt nochtans geen enkele aansprakelijkheid indien de aantijging gebaseerd is op veranderingen, toevoegingen of wijzigingen aangebracht door de VGC of op een gebruik dat niet conform is aan de voorschriften. 1.2.8.2.

In eigendom van de aannemer

De aannemer zal een lijst opstellen van geleverde producten, procedés en systemen waarop hij een recht van intellectuele of industriële eigendom heeft. Hij zal de voorwaarden voor gebruik door de VGC vaststellen. 1.2.9. Voorwerp van de opdracht Zie punt 1.1.3 1.2.10. Technische en functionele specificaties De minimale technische en functionele specificaties zijn beschreven in deel 2 van dit bijzonder bestek. Indien de gekozen offerte opties bevat of indien zulks bij de installatie nodig blijkt, zullen bijkomende eisen worden vastgesteld door het bestuur dat deze na overleg met de aannemer schriftelijk zal bevestigen. 1.2.11. Termijnen voor levering en installatie De aannemer is verplicht een leveringsplan op te geven, evenals de tijd die hij nodig acht om de levering uit te voeren, na ontvangst van de bestelling. Deze termijnen mogen niet overschreden worden, behalve wanneer de VGC dit in het belang van de goede afloop van de opdracht nuttig acht en zijn schriftelijk akkoord geeft. Het leveringsplan houdt rekening met de uitvoering in twee fasen: 1. de voorlopige oplevering van de software voor 4 gemeenschapscentra, te weten : a. GC De Pianofabriek b. GC Nekkersdal / GC Heembeek-Mutsaard (samenwerkende centra) c. GC Essegem Voorafgaand de voorlopige oplevering vindt plaats: - analyse en implementatie - testen en review - in productiestelling - evaluatieperiode van één maand 2. de ‘roll-out’ naar de overige 18 centra, waarbij de dezelfde stappen leiden tot de voorlopige oplevering. De startfase begint te lopen de dag na de ontvangst van de bestelbrief; de levering eindigt bij de voorlopige oplevering. Deze termijn wordt evenwel onderbroken voor de tijd noodzakelijk om de keuring zoals voorzien in punt 1.2.17 door de VGC uit te voeren. Indien tijdens de keuring gebreken ontdekt worden moeten deze, na de notificatie door de VGC, onverwijld ongedaan gemaakt worden. De periode hiervoor noodzakelijk wordt aan de termijn voor levering toegevoegd. Partijen kunnen in gemeenschappelijk overleg overeenkomen om de geplande leveringsdatum te wijzigen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie houdt zich het recht voor zo nodig de voorziene levering uit te stellen.

15

1.2.12. Beheer van het project Voor het beheer van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht staat de Stuurgroep Planning en registratiesoftware voorgezeten door de Entiteitsverantwoordelijke van de Entiteit Gemeenschapscentra zoals bedoeld in het eerste artikel van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten in. De stuurgroep neemt ter zake alle nuttige schikkingen die met name betrekking hebben op : -

de keuze uit de diverse opties voorgesteld door de aannemer; de vaststelling en de interpretatie van de tekorten in de bepalingen die de opdracht regelen en het daaraan te geven gevolg; de eventuele herziening van het tijdschema voor de uitvoering; de keuring en de oplevering van de producten en van de gehele opdracht; de administratie en de boekhouding in verband met de opdracht; de organisatie van een projectteam.

De aannemer en de VGC zullen per brief aan elkaar de naam en de hoedanigheid meedelen van de personen die hen zullen vertegenwoordigen in het projectteam indien een overleg aangaande de uitvoering van de opdracht nuttig mocht blijken. 1.2.13. Plaats van levering De producten zullen geleverd worden in de door de VGC aangeduide lokalen. De leverancier zal tijdens de volledige duur van het project toegang hebben tot de voorziene plaatsen. 1.2.14. Datum van levering en installatie De leveringen van de software zullen gebeuren op basis van het leveringsplan zoals opgesteld door de leverancier en overeengekomen met de VGC bij bestelling. De start van het projectplan zal plaatsvinden binnen de 60 dagen na de ontvangst van de bestelling, rekening houdend met de termijnen voorzien in de punten 1.1.13 en 1.2.12. 1.2.15. Vertraging van levering en installaties Alleen de ingebruiknemingdata van het globaal systeem zullen verplicht zijn en aanleiding geven tot het toepassen van boetes voor vertragingen als forfaitaire schadevergoeding. Het feit alleen van de overschrijding van de periode, voorzien voor de uitvoering, stelt de aannemer in gebreke. De boetes worden berekend zoals wettelijk bepaald, aan de vigerende rentevoet, per kalenderdag vertraging op de resterende nog te betalen som van de aanneming. In ieder geval dient geen boete te worden betaald, indien de vertraging minder dan 15 kalenderdagen bedraagt. De hiervoor opgesomde bepalingen zijn van toepassing tot maximum 90 dagen na de voorziene datum van installatie. Na afloop van deze periode of vanaf gelijk welk moment, wanneer vaststaat dat de vertraging 90 dagen overschrijdt, mag de VGC hetzij : -

de maatregelen voorzien in de artikels 66 §2 en 75 §2 van de algemene aannemingsvoorwaarden toepassen; een bijzondere regeling treffen met de aannemer.

1.2.16. Terugtrekking van het materieel In geval de aannemer krachtens de bepalingen van dit bestek verplicht is de producten weg te halen, zal de aannemer de producten weghalen en de installatieplaats in haar oorspronkelijke staat brengen –

16

voor zover deze plaats door hem werd gewijzigd of op zijn aanwijzingen diende gewijzigd te worden – binnen een termijn van veertien dagen te rekenen vanaf de dag volgende op de betekeningdatum. In geval de aannemer het materieel niet heeft weggehaald bij het verstrijken van deze termijn, kan de VGC, na aanmaning, overgaan of door een derde laten overgaan tot het wegnemen van het materieel en het in haar oorspronkelijke staat brengen van de installatieplaats. Alle kosten, onkosten en uitgaven die voortvloeien of zullen voortvloeien uit wegnemingverrichtingen alsmede uit het eventuele opslaan van het materieel zijn aan te rekenen aan de aannemer. De VGC de door haar aangewezen derde kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor beschadigingen die het materieel heeft ondergaan ingevolge wegnemingverrichtingen of opslagvoorwaarden voor zover deze verricht zijn met de zorg die voor de aard van het materieel vereist is. 1.2.17. Keuringsprocedure De VGC zal vanaf de eerste werkdag die volgt op de notificatie van de aannemer per onderdeel of per optie, nagaan dat de producten geleverd zijn, dat de producten goed functioneren en voldoen aan de in deel 2 bepaalde technische en functionele eisen. De notificatie kan slechts plaatsvinden nadat alle producten en diensten van een onderdeel of optie geleverd zijn, voor zover het onderdeel of de optie als een op zichzelf staand en afgesloten geheel kan beschouwd worden. 1.2.18. Oplevering De voorlopige oplevering wordt voorafgegaan door een finale evaluatiefase. Het resultaat van de evaluatie leidt tot een reviewrapport, met mogelijke vastgestelde gebreken. Indien de volledige keuring van al de producten met succes gerealiseerd werd, zal de VGC de voorlopige oplevering ervan aan de aannemer betekenen de dag volgend op het einde van de keuring. De definitieve oplevering zal verworven worden bij het aflopen van de garantieperiode. 1.2.19. Garantie 1.2.19.1. Aankoop De garantieperiode is vastgesteld op één jaar vanaf de dag van de voorlopige oplevering van fase 2 (na implementatie in de 22 centra). 1.2.19.2. Bijzondere bepalingen betreffen de garantieperiode Gedurende deze periode is de aannemer verantwoordelijk voor het goed functioneren van de producten, zoals beschreven in de technische en functionele bepalingen. In geval aan deze eisen niet voldaan is, zal de aannemer, onder de voorwaarden van de algemene aannemingsvoorwaarden : - het defect materieel herstellen of indien nodig, vervangen; - de fouten of onvolmaaktheden in de software, in de procédés, in de handboeken of andere documentatie, verbeteren. Gedurende deze periode zal de aannemer de hierboven vermelde tussenkomsten uitvoeren binnen de termijnen die door hem normaal voorzien zijn in de onderhoudscontracten waarbij het onderhoud ter plaatse uitgevoerd wordt. Tevens zullen door hem voor deze tussenkomsten geen bijkomende kosten zoals bijvoorbeeld verplaatsingskosten of uurlonen, aangerekend worden. 1.2.20. Documentatie De bijhorende documentatie maakt voor elk onderdeel of optie integrerend deel uit van het te leveren product of de te leveren dienst. Zij zal opgesteld zijn in de taal van de gebruikers nl. het Nederlands.

17

De VGC kan evenwel toelaten dat bepaalde technische documentatie in een andere taal opgesteld is. De aannemer dient in de offerte de documentatie die in dit geval verkeert, aan te duiden. Zij omvat ten minste : - de handboeken met beschrijving van de installatie en het onderhoud van zowel de hardware als de software; - de handboeken in het Nederlands die het dagelijks gebruik mogelijk maken. De aannemer zal zorgen voor het bijwerken of de vervanging van elk onderdeel van de documentatie waarvan de inhoud verouderd zou zijn als gevolg van een wijziging van het betrokken materieel of de software. Deze aanpassing zal te zijnen laste zijn gedurende de ganse garantieperiode, en zal geleverd worden onder de voorwaarden die over het algemeen van toepassing zijn op alle klanten wat betreft het onderhoud, bij het verlopen van de garantie. 1.2.21. Technische hulp Gedurende de garantieperiode zal de aannemer zonder bijkomende kosten gespecialiseerd personeel ter beschikking stellen van de VGC om de producten in toepassing te brengen. De omvang van deze prestaties zal in gemeenschappelijk overleg vastgesteld worden. Voor, tijdens en na de garantieperiode geldt dat de leverancier zich dient op te organiseren als 2nd-line supportdesk. Bij problemen wordt de applicatiebeheerder in dienst van de VGC gebeld, kan deze het probleem niet oplossen, dan wordt de leverancier gebeld. De leverancier dient dan in staat te zijn onmiddellijk telefonische support te bieden en afhankelijk van de urgentie van het probleem in vooraf bepaalde termijnen een oplossing te voorzien. De leverancier wordt gevraagd de specificaties van een Service Level Agreement voor te stellen waarin het Incident en Problem management beschreven wordt. Binnen de SLA wordt in acht genomen, dat op het moment er zich blokkerende problemen voordoen (waardoor men niet kan verder werken in het systeem, of dat verder werken in het systeem ertoe leidt dat de gegevens niet juist capteerd worden), men binnen de 6 uur onsite support voorziet. 1.2.22. Onderhoud De aannemer verbindt zich ertoe het onderhoud te leveren om de producten goed te laten functioneren en/of te herstellen. Deze dienst moet gedurende ten minste vijf jaar na de garantieperiode ter beschikking zijn. Het onderhoudscontract wordt toegekend voor de duur van drie jaar, met mogelijkheid tot verlenging met één jaar, en dit maximaal 2 maal. De aannemer aanvaardt dat de VGC voor dit onderhoud kan kiezen voor een prestatie in regie of voor een onderhoudscontract. Ingeval de VGC kiest voor een herstelling per stuk, zal voor herstellingen waarvan de kostprijs meer dan 10% van de aankoopwaarde bedraagt, een bestek opgemaakt moeten worden (waarvan de kostprijs niet hoger mag zijn dan 1% van de aankoopwaarde). De herstelling zal dan slechts uitgevoerd worden na toelating van de VGC. Een onderhoudscontract dient tenminste van het type “tussenkomst bij de cliënt ter plaatse uiterlijk de werkdag na de melding” te zijn en dient tevens een toezicht “remote support” te bevatten. De inschrijver zal voor elk van de producten de prijs van een onderhoudscontract voor het 1ste jaar na de garantie opgeven met eventueel een aanpassingsfactor voor de 4 volgende jaren. De prijs zal in alle gevallen uitgedrukt worden in een percentage van de aankoopprijs, of in een percentage van de nieuwwaarde van de producten op het ogenblik van de afsluiting of de verlenging van het contract. De nieuwwaarde zal evenwel nooit hoger kunnen zijn dan de aankoopprijs.De inschrijver geeft ook de

18

prijzen op die hij aanrekent per mandag (eventueel gedifferentieerd naar profiel: projectleider, analist, programmeur …). 1.2.23. Opleiding De aannemer verbindt er zich toe een opleidingsplan bij zijn offerte te voegen. Dit plan dient te voorzien in een opleiding voor gewone gebruikers, super-gebruikers en technische gebruikers. De aannemer dient een eenheidsprijs per dag opleiding op te geven voor de diverse types van gebruikers, alsook het voorgestelde aantal dagen opleiding per gebruikerstype. Voor meer details, zie “Project Vereisten”. 1.2.24. Borgtocht De borgtocht bedraagt 5 % van het totaal bedrag, excl. btw, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt afgerond naar het hoger gelegen tiental EUR. Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De leverancier moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld: 1) wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. 679-2004099-79 -- IBAN : BE 58 6792 0040 9979; SWIFT : PCHQ BEBB) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2) wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3) wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4) wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1) 2) 3) 4)

19

hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5)

hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het bestek, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de leverancier en eventueel deze van de derde die voor rekening van de leverancier het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval. De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de leverancier voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgtochtstelling dient te worden gezonden aan het adres dat zal worden vermeld in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit bestek, op uitdrukkelijke vraag van de leverancier en op voorwaarde dat de leveringen zijn opgeleverd. Indien de uitvoeringstermijn dertig kalenderdagen niet overschrijdt, is een borgtocht niet vereist. 1.2.25. Prijs van de aanneming en betaling De opdracht wordt afgesloten tegen een forfaitaire en totale prijs. De in de offerte door de aannemer vermelde prijs dekt alle voorgestelde prestaties met uitzondering van het gedeelte regie. De inschrijver moet echter per onderdeel een afzonderlijke netto eenheidsprijs, t.t.z. verminderd met de korting, vermelden, zodat bij eventueel wegvallen van bepaalde onderdelen de eigenlijke prijs kan bepaald worden. De inschrijver kan ook opties en varianten voorstellen. De eigenlijke prijs wordt dan bepaald door de keuze die het bestuur maakt, op grond van de meerkosten en prijsverminderingen waarvan de offerte melding maakt. Indien de aannemer opties of varianten voorstelt, mag hij in zijn offerte, naast de vereiste technische specificaties ofwel voor elke optie of variante een afzonderlijke prijs, ofwel het prijsverschil (prijsverhoging of –vermindering) tussen de gekozen opties en de basisofferte vermelden. De prijs van de aanneming wordt betaald volgens de prijsopgave opgesteld in de financiële inventaris (Hoofdstuk 5.3.) en volgens de fasering 1 en 2. 1.2.26. Herziening van de prijzen vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract Vanaf het tweede jaar van het onderhoudscontract kan de aannemer de prijs herzien volgens de hieronder voorziene formule : P1 = P0 x ( 0.2 + 0.8 x S1/S10 ) P0 = de opgegeven dagprijs P1 = de herziene dagprijs S0 = uursalaris FABRIMETAL op het moment van de toewijzing van de opdracht S1 = uursalaris FABRIMETAL van kracht op het moment van de verlenging.Eenzelfde aanpassing kan ook toegepast worden op de prijzen in regie.

20

2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : FUNCTIONELE VEREISTEN

2.1 Algemeen Binnen de Vlaamse gemeenschapscommissie in Brussel vormen 22 gemeenschapscentra (GC) samen met een administratieve dienst de Entiteit Gemeenschapscentra. De 22 GC vormen samen het Cultuurcentrum Brussel en ontwikkelen verschillende soorten activiteiten en diensten van sociale en culturele aard. De 22 centra tezamen beschikken over 177 lokalen (vergaderruimtes, theater-, feest- en sportzalen, polyvalente ruimtes enz..) verspreid over 26 gebouwen en er werken een 245 medewerkers. Ieder centrum is georganiseerd als vzw en voert een zelfstandige boekhouding. De VGC is inrichtende overheid van de 22 gemeenschapscentra. In functie van het beheer van de 22 GC wenst de Vlaamse Gemeenschapscommissie een gecentraliseerde en geïntegreerde software-ondersteuning voor: het plannen, registreren en rapporteren van activiteiten en de daaraan gekoppelde dienstverlening (activiteitenbeheer). De doelstellingen van de software zijn: 1. De efficiëntie verhogen van het beheer en de organisatie van activiteiten: o Door het gebruik van een efficiënte planner gekoppeld aan de financiële afhandeling en een klantenbeheer, o Ondersteuning bij het opvolgen en afhandelen van activiteiten. 2. De communicatie tussen de verschillende GC verbeteren: o Door standaarden die gegevens uitwisselbaar en vergelijkbaar maken o Door gemeenschappelijk gebruik van de gegevensbanken. o Door toegang te geven tot de planning van de collega GC o Door projecten te kunnen plannen en uitvoeren in samenwerkingsverband 3. De publiekswerking van de GC optimaliseren: o Door de medewerkers de nodige ondersteuning te bieden voor een professioneel en klantgericht onthaal, o Door een correcte registratie van het publieksbereik, o Door het optimaliseren van de publiekswerking naar de doelgroepen toe. 4. De interne en externe rapportering standaardiseren en automatiseren: o Door een maximale registratie van activiteiten, o In functie van een eenvormige en doorzichtige overheidsrapportering. Dit betekent dat de software zich richt op: -

beheer van de centra ondersteuning van de activiteiten contactenbeheer klanten, leveranciers, relaties en (optioneel) deelnemers aan cursussen ed. registratie-en evaluatie van gegevens verslaggeving

De implementatie van de geïntegreerde software voor planning- en registratie staat in direct verband met het hervormingsproces waarbij de 22 centra overkoepelend benaderd worden (als Cultuurcentrum Brussel). Daar waar ieder centrum tot voor kort volledig op zichzelf stond, gaat men nu uit van ‘een geheel van centra’. Dit is niet ter vervanging van de individuele centra, maar wel een overkoepeling.

21

In de praktijk komen er verregaande samenwerkingen tussen de verschillende GC waardoor er sprake is van 22 lokale GC en verschillende onderlinge samenwerkingsverbanden. De overkoepelende entiteit is de Entiteit Gemeenschapscentra, die instaat voor het organisatiemodel van het Cultuurcentrum Brussel. Aangezien de werking van het gemeenschapscentrum georganiseerd wordt rond een activiteit, vormt de activiteit het hart van het gehele systeem. Initiatieven voor nieuwe activiteiten worden geïnitieerd vanuit één van de 22 centra voor één of meerdere centra. Integrale toegang tot activiteiten, lokalen, resources en contactgegevens over de centra heen is cruciaal. 2.2 Profiel van de Vlaamse Gemeenschapscentra in Brussel De gemeenschapscentra zijn 22 huizen met zicht op Brussel. Nederlandstalige centra met een openheid naar anderstaligen en naar de verscheidenheid aan culturen in Brussel. Zij ontwikkelen verschillende soorten activiteiten en diensten van sociale en culturele aard . In elke Brusselse gemeente is er een gemeenschapscentrum. Zie bijlage 1 voor de lijst van de gemeenschapscentra met daarbij een overzicht van aantal lokalen, medewerkers, activiteiten en deelnemers per centrum.Elk gemeenschapscentrum is apart, met een eigen aanbod, stijl en accenten. Wat bij de één niet kan, vindt men bij de buren. In de nota ‘Gemeenschapscentra als stedelijke motor van een lokaal beleid – de audit en het publieksonderzoek toegepast’ (dd. 19 juli 2007) worden de gemeenschapscentra gedefinieerd als lokale ankerpunten voor gebruikers (verenigingen en individuele gebruikers) van de Nederlandstalige instellingen, organisaties en voorzieningen, en als lokale netwerkcoördinatoren in een stedelijk beleid. Hun missie is een partner te zijn in het lokale cultuurbeleid. Zij willen hierbij een volwaardig steunpunt zijn voor de plaatselijke Vlaamse gemeenschap, verenigingen en burgers. Hun basisfuncties zijn: 1. Communicatie, informatie en dienstverlening 2. Culturele participatie, animatie en spreiding 3. Educatie en permanente vorming 4. Gemeenschapsvorming (verbeteren + verhogen kwaliteit en samenhang van de lokale gemeenschap) De invulling van de basisfuncties gebeurt op verschillende vlakken : 1. Bieden van informatie: Waar vind ik een wijnclub? Is er een Nederlandstalige huisarts in de buurt? Kan ik hier mijn conditie aanscherpen? Voor zulke vragen kan men terecht bij het onthaal van het gemeenschapscentrum. Men kan er ook terecht voor een gratis abonnement op het maandblad van het centrum en de stadskrant 'Brussel deze week'. 2. Culturele programmatie en animatie: een theater- of dansvoorstelling, een concert, een tentoonstelling, speel- en sportweken voor de kinderen, openluchtconcerten, het muziekfestival Plazey, een buurtfeest.... de activiteiten in en rond een gemeenschapscentrum zijn zeer divers van aard. Men kan de agenda’s en de culturele kalender van de gemeenschapscentra volgen. 3. Vorming: in de gemeenschapscentra biedt men een uiteenlopend cursusaanbod aan, meer informatie vindt men in het Grote Cursusaanbod van de VGC. 4. Ruimte: op zoek naar een vergaderlokaal, een feestzaal, een repetitieruimte? Elk centrum biedt geschikte ruimtes. Men stelt een infrastructuurfolder (pdf) ter beschikking. 5. Gemeenschapsvorming: het gemeenschapscentrum is een erkende partner in het lokale netwerk, behartigt de Nederlandstalige belangen in de gemeente, werkt mee aan de maatschappelijke participatie van de bevolking en aan de verbetering van de lokale samenleving.

22

Meer informatie is te vinden op de sites: www.gemeenschapscentra.be en www.vgc.be

2.3 Componenten van de gevraagde softwareoplossing De gevraagde software maakt een effectief en efficiënt activiteitenbeheer mogelijk, waarbij onder activiteitenbeheer wordt verstaan: het plannen, correct uitvoeren en registreren van alle mogelijke activiteiten die georganiseerd worden door, of doorgaan in één of meerdere van de 22 gemeenschapscentra. De nodige functionaliteiten betreffende activiteitenbeheer zijn vereist en vallen binnen de scope van dit bestek. Op termijn wordt eventueel een koppeling voorzien met een ticketingsoftwarepakket. De gevraagde software moet zo’n koppeling mogelijk maken. Daarbij moet de software een koppeling mogelijk maken met:  on-line communicatie: de software zal op termijn communiceren met en via de website van de Entiteit Gemeenschapscentra: o ingegeven informatie rond een activiteit kan direct gepubliceerd worden op de website o deelnemers kunnen zich registreren, tickets kopen en zich inschrijven voor activiteiten via de website  interface met boekhoudsoftware: het middels een interface doorgeven van de nodige financiële gegevens aan het boekhoudsoftwarepakket De uitwerking van deze functionaliteiten valt buiten de scope van dit bestek. De leverancier dient te garanderen dat een mogelijke uitbouw in een later stadium mogelijk is en dient aan te geven hoe dat kan gebeuren. Specifieke referentiemodellen van reeds uitgevoerde opdrachten om het uiteengezette principe te staven, strekt tot aanbeveling. De gevraagde software bevat de volgende componenten: Activiteitenbeheer vereist: - het plannen, opvolgen en registreren van alle mogelijk activiteiten - beheer locaties & resources (verhuur lokalen) - financieel afhandelen (contracten, facturen) - contactgegevensbestand (CRM) van klanten, leveranciers en relaties (te koppelen aan activiteit) optioneel: - contactgegevensbestand deelnemers aan cursussen, workshops, speelweken enz. - registratie van de deelnemers aan een activiteit aantoonbaar mogelijk: - de mogelijkheid voor de VGC om op termijn ticketingsoftware aan de gevraagde software te kunnen koppelen - uitvoer voor online communicatie: o de software zal op termijn communiceren met en via de website van de Entiteit Gemeenschapscentra) o ingegeven informatie rond een activiteit kunnen direct gepubliceerd worden op de website o deelnemers kunnen zich registreren, tickets kopen en zich inschrijven voor activiteiten via de website

23

-

interface met boekhoudsoftware: o het middels een interface doorgeven van de nodige financiële gegevens aan het boekhoudsoftwarepakket koppeling email nieuwsbrief

In de specificatie van de functionaliteiten die volgt zal steeds onderscheid gemaakt worden tussen: - vereiste functionaliteiten - optionele functionaliteiten (varianten) - aantoonbaar mogelijke functionaliteiten, waarbij de software de implementatie in de toekomst moet toestaan. De beschreven functionaliteiten in dit bestek zijn vereist, behalve wanneer expliciet vermeld staat dat ze ‘aantoonbaar mogelijk’ of ‘optioneel’ zijn. ‘Aantoonbaar mogelijk’ betekent dat de gevraagde functionaliteit op een aantoonbare manier kan worden geïmplementeerd. De implementatie zelf zal evenwel niet worden aangevat en behoort tot mogelijke toekomstige verwezenlijkingen en niet tot dit lastenboek. ‘Optioneel’ betekent dat het onderdeel in kwestie toegevoegde waarde heeft, maar niet noodzakelijk is voor de implementatie. Deze onderdelen kunnen, indien ze worden ondersteund in de weerhouden oplossing, worden weerhouden, maar tevens kunnen ze buiten de realisatie worden gehouden. De kostprijs voor de implementatie van optionele onderdelen dient dus expliciet apart te worden aangegeven. In beide gevallen dient expliciet te worden aangegeven hoe dit kan worden ondersteund door / ontwikkeld bij de software. De hosting van de toepassing kan niet apart worden aangeboden, tenzij dit deel uitmaakt van een SaaS formule waarbij het gebruik van de software veeleer als dienst wordt aangeboden. Het onderstaande schema geeft een globaal beeld van de componenten die voorzien zijn in de softwareoplossing. Afhankelijk van het profiel van de gebruiker heeft men toegang tot 1 of meerdere componenten, en de gegevens van één of meerdere centra. Hierbij bestaan verschillende autorisatie niveaus: lezen, creëren, wijzigen, verwijderen.

24

Figuur 1 Overzicht componenten software 2.4 Basisvereisten 2.4.1

Wettelijk kader

De oplossing moet beantwoorden aan de vereisten van de Belgische en de EURpese reglementeringen die van toepassing zijn op overheidsinstellingen. 2.4.2

Gemeenschappelijke kenmerken

We zullen in de software volgende modules onderkennen: Activiteitenbeheer Contactenbeheer: klanten- en leveranciersbeheer (vereist) deelnemers (optioneel) Financieel beheer Gebruikersbeheer Rapportering De modules dienen op een consistente manier met elkaar geïntegreerd te zijn, waarbij het moet uitgesloten zijn dat een gemeenschappelijk gegeven dat in verschillende modules aanwezig is of dat via de verschillende modules via een opvragen kan worden bekomen, een afwijkende waarde of een afwijkend resultaat heeft. Verder moet de software: - ondersteunen dat er meerdere gebruikers tegelijkertijd in dezelfde of verschillende modules werken. - dat ook in dit geval de wijzigingen steeds consistent zijn, ook als men op dezelfde activiteit of op dezelfde klant werkt. - een integrale toegang tot de gegevens mogelijk maken: iemand vanuit het ene GC moet de gegevens van om het even welk ander GC in kunnen zien en of wijzigen.

25

-

zorgen dat de back-office gebruikers toegang verkrijgen tot de software via een portaalsysteem – middels een login - en zij zo de gegevens kunnen raadplegen en/of wijzigen van om het even welke locatie. (De toegang mag niet gebonden zijn aan een bepaalde pc) voorzien zijn van een deugdelijk autorisatiemodel dat op basis van toewijzing van rollen en/of groepen aan een gebruiker hem rechten geeft tot wijzigen van velden / uitvoeren van activiteiten / bekijken van informatie. Koppeling met ticketingsoftware toestaan ( aantoonbaar mogelijk) 2.4.3

Open architectuur

2.4.3.1

Business Intelligence tools

De software moet het integreren van Business Intelligence tools op een eenvoudige manier toelaten. Dit betekent dat: 1. Er een open database architectuur wordt gebruikt (bij voorkeur relationeel) 2. Er een conceptuele laag is gedefinieerd voor het datawarehouse, waarvan de inhoud duidelijk is en dat het datamodel transparant is en goed gedocumenteerd. Een kerngroep van gebruikers moet bij machte zijn dit model te analyseren voor het ontwerpen van bijkomende rapportering. Indien bovenstaande niet kan worden geleverd, dient duidelijk en uitgebreid omschreven te worden hoe de gegevens te ontsluiten uit de datawarehouse. 3. Indien er een gesloten database architectuur is, dan dient beschreven hoe de gegevens kunnen worden ontsloten en in een datawarehouse of andere databank kunnen worden opgeladen en gesynchroniseerd. Evenzeer dient het model en de gegevens dan gedocumenteerd. Als bijlage bij de offerte wordt gevraagd een voorbeeld van twee gerelateerde tabellen uit het datamodel. 2.4.3.2

Integratie met andere software

De software moet toelaten op een synchrone of asynchrone manier te integreren met andere toepassingen. Voorbeelden : 1. Pro Acc boekhoudpakket voor uitwisseling en boeking van facturen voor activiteiten en dienstverlening. 2. Een interface voor de uitwisseling van de gegevens met de databank van Cultuurnet Vlaanderen via vzw BI-TC (visitbrussels) (voorheen Stichting voor de kunsten) op basis van een scheduler of een manuele interventie van een medewerker. 3. Een interface voor de uitwisseling van de gegevens naar de cultuurdatabank van de VGC en de cursusdatabank van de VGC. Als bijlage bij de offerte wordt gevraagd een overzicht van beschikbare API’s met de beschrijving van de functionaliteit die ze bieden. 2.4.3.3

Open connectiviteit

De databank waarin de gegevens zijn opgeslagen moet extern kunnen benaderd worden voor ondervraging en voor integratie door middel van een open verbinding (OLEDB bij voorkeur), met uitwisseling van gegevens in een standaard formaat (tekst formaat of XML). Bvb. Excel rapportering.

26

Indien bovenstaande niet kan worden geleverd, dient duidelijk en uitgebreid omschreven te worden hoe de gegevens te ontsluiten. 2.4.3.4

Document Management

De software laat toe om documenten uniek te identificeren en te koppelen aan een activiteit en/of een contact (bvb. ingescande documenten (word, exell, tiff, jpg, pdf): betalingsbewijzen externe verzekering, technische fiches, …). Een document kan ook reeds op de client PC digitaal aanwezig zijn. In dit geval dient het document geselecteerd te worden via een Explorer-like interface om opgeladen te worden naar de server zoals dit gebeurt voor een ingescand document. Er dient expliciet gespecificeerd worden volgens welk protocol ze worden opgeladen en hoe ze beschikbaar zijn. 2.5 Activiteitenbeheer 2.5.1

Algemene vereisten

Activiteitenbeheer plant en registreert alle mogelijke informatie rond activiteiten, waarbij: -

-

Onder de noemer activiteit valt: een niet limitatief breed scala van te plannen gebeurtenissen (van interne vergadering tot publiek concert, van onderhoudswerkzaamheden tot buurtfeest). elke activiteit een unieke activiteitscode krijgt elke activiteit toegewezen wordt aan een GC (label) een activiteit niet plaats- noch gebouwgebonden hoeft te zijn meerdere activiteiten een project kunnen zijn. “alle mogelijke informatie” betekent: o de informatie van de activiteit zelf o de status o de voorwaarden waaraan moet worden voldaan (goedkeuring, bepaling budget, enz) o de aan de activiteit gekoppelde informatie (koppeling van documenten van belang bij de activiteit) o de te communiceren informatie rond een activiteit enz. het ingeven, aanvullen en/of wijzigen van informatie kan door verschillende personen op verschillende tijdstippen gebeuren.

Types van activiteiten : o o

Beheer lokalen en resources: infrastructuur, materieel, medewerkers en verbruiksgoederen ter beschikking stellen Publiektoegankelijke activiteiten : o Publiekswerking o Interne organisatie

Voorbeelden van de verschillende types : o Beheer lokalen en resources: o De GC stellen lokalen en zalen ter beschikking. o Deze kunnen gehuurd worden door derden. o Bij de infrastructuur kan er tevens materiaal gehuurd worden (beamers, hotelporselein, …). o In sommige gevallen is het ook nodig dat er personeel aanwezig is (technische assistentie, …)

27

o o o

Voor deze dienstverlening wordt er een prijs bepaald afhankelijk van het type klant. Materiaal en personeelsinzet kunnen ook los van een activiteit / lokaal ter beschikking gesteld worden.

Publiektoegankelijke activiteiten: o Publieke Activiteiten georganiseerd door GC.  Vinden plaats in eigen infrastructuur of elders.  Hebben vormend, cultureel en/of animatief karakter  informatie moet publiek gemaakt worden  Vragen soms ticketverkoop of inschrijvingen o Interne organisatie  Vergaderingen (staf-, bestuurs- enz)  Onderhoudsplanning

Het systeem moet toelaten om nieuwe types en subtypes van activiteiten aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. In de volgende hoofdstukken bespreken we eerst de functionaliteit van de software en geven we een overzicht van de basisgegevens. Daarna komen de verschillende activiteitentypes aan bod. 2.5.2

Specifieke vereisten

2.5.2.1

Workflow

Het beheer van activiteiten kent een workflow. Dit is een flexibele flow die niet noodzakelijk stapsgewijs verloopt. De uit te voeren taken zijn gekoppeld aan rollen. Taken toegewezen aan een bepaalde rol, kunnen op elk moment door elke gebruiker met die rol uitgevoerd worden. Sommige activiteiten hebben een formele goedkeuring nodig, andere niet. Op verschillende momenten tijdens de workflow kunnen er al dan niet mails verstuurd worden naar betrokkenen. Op het ogenblik dat men start met het plannen van een activiteit, krijgt men informatie over beschikbare data en middelen. Deze informatie moet misschien door iemand anders dan de aanvrager van de activiteit ingebracht worden. Het is m.a.w. belangrijk dat het aanvullen van bijkomende informatie kan gebeuren op latere tijdstippen en door verschillende mensen. Op het ogenblik dat er een zaal gereserveerd moet worden, dient deze informatie gekoppeld te worden aan de unieke activiteitscode. Op dat ogenblik is ook de datum en het uur bekend en moet dit verplicht ingevuld worden. Het softwaresysteem moet een mogelijkheid hebben om afhankelijk van de status van een activiteit de gebruiker te verplichten om bepaalde informatie te verstrekken (te registreren in het computersysteem) Elke activiteit doorloopt een aantal stappen (te vergelijken met een workflow). Per type activiteit moet men deze stappen kunnen definiëren, zodanig dat: De juiste mensen aangestuurd worden voor het realiseren van een activiteit. De verplichte informatie opgevraagd wordt. Het verloop van een activiteit zou er als volgt kunnen uitzien.

28

Opgelet niet elke activiteit doorloopt noodzakelijkerwijze alle stappen! Het activiteitenbeheer houdt ten minste in: het plannen en/of registreren van de activiteit genereren van een overzicht van alle activiteiten in een planbord waarbij filtering mogelijk op basis van activiteit locatie tijd (dag, week, maand, jaar) gebruiker ingeven nodige voorwaarden voor uitvoeren van de activiteit goedkeuring ja/nee

29

-

-

benodigde resources (materieel en personeel) verwerking van de gegevens tot takenlijsten per gebruikersrol en/of per dag, per week, per maand en/of per activiteit verwerking van gegevens tot facturen en/of contracten aangeven status activiteit afsluiten van de activiteit (ook financieel) annulatie van een activiteit nodige gegevens aanleveren voor gewenste verslaggeving en rapportering verzamelde informatie gebruiken voor communicatiedoeleinden koppeling met boekhouding 2.5.2.2

Overzicht van beschikbaarheid locaties en resources

De software biedt: - weergave van de locaties en resources - indicatie van beschikbaarheid in dagdelen - zicht op beschikbaarheid van locaties en resources van om het even welk GC vanuit om het even welk GC. - mogelijkheid tot reserveren en boeken van locaties en resources (binnen eigen GC) - mogelijkheid tot reserveren (buiten het eigen GC) (optioneel) 2.5.2.3

Complexe queries

De software biedt de mogelijkheid op één, meerdere of alle van onderstaande criteria te kunnen zoeken, ook voor beschikbaarheid: Activiteit (type, subtype of naam) Locatie (grootte, type) Materiaal Dienstverlening: medewerkers, verbruiksgoederen Specificatie accommodatie (keuken, podium, internettoegang) Beschikbaarheid: nog niet bezette dagen of dagdelen Beschikbaarheid voor repetitief schema (bvb; bepaalde dag in de week gedurende periode) Gebruikers hebben (mits toestemming vanuit hun rol) zicht op de gegevens van gelijk welk gemeenschapscentrum. 2.5.2.4

Reservatie

De software biedt de mogelijkheid locaties en/of resources te reserveren. De reservatie onderscheid zich tegenover een boeking (bijvoorbeeld door een andere grafische weergave). De software laat toe te zoeken op beschikbaarheid en toont conflicten. 2.5.2.5 Repetitieve activiteit De software biedt de mogelijkheid om verschillende dagen voor de toekomst in één keer te kunnen reserveren of te boeken (bv. In functie van een cursusreeks of terugkerende sportactiviteit). De software biedt de mogelijkheid om uitzonderingsdagen of -periodes voor te programmeren (bijv schoolvakanties), die vervolgens bij een querie naar beschikbaarheid ten behoeve van een repetitieve

30

activiteit mee opgevraagd kunnen worden en door de software automatisch worden aangegeven of juist weggelaten (afhankelijk van de gevraagde voorwaarde). 2.5.2.6

Vormen facturen / contracten

De software biedt de mogelijkheid tot het vormen van een contract / factuur: - Op basis van een project of activiteit - Rekening houdend met de geboekte onderdelen - Rekening houdend met de geldende tarieven of de ingebrachte prijzen 2.5.2.7

Dynamisch beheer van data

Het systeem laat toe om nieuwe velden aan te maken, te wijzigen of te verwijderen.We vragen de leverancier te specificeren welke veldtypes en lengtes aan te maken zijn door de applicatiebeheerder binnen de verschillende modules. Alle basisgegevens moeten individueel actief of inactief kunnen gemaakt worden door de applicatiebeheerder. (Inactief betekent dat ze onderdeel blijven uitmaken van het geheel (om de historieken te behouden) maar niet langer als beschikbaar getoond worden. 2.5.2.8

Centrumoverschrijdende werking

Elk centrum heeft zijn eigen set van gegevens, hoewel er slechts één centrale databank is. Bovendien moet het mogelijk zijn centrumoverschrijdend te werken. De software moet dus voorzien in: - een individueel gebruik binnen een centrum - een gemeenschappelijk raadplegen van elkaars bezetting e.a. - een overkoepelend gebruik door CC Brussel en dat vanuit één gebruikerslogin. - centrale administratieve functies zoals rapportering of uitvoer boekhoudgegevens 2.5.2.9

Planbord

Het planbord is een centrale functionaliteit van waaruit vele reserveringen of boekingen zullen starten: - De software publiceert de gegevens van activiteiten op een planbord (kalender). - Het planbord toont geplande activiteiten per dag, per week, per maand, per jaar, per seizoen (sept tot juni) - Vanuit het planbord kunnen reservaties en boekingen worden gemaakt. De getoonde gegevens binnen het planbord zijn te filteren. Filters kunnen onbeperkt aangemaakt worden, op basis van de ingevoerde informatievelden. Parameters kunnen zijn (niet limitatief): Periode (dag, week, maand) Locatie Type of categorie activiteit Type Medewerker Specifieke medewerker 2.5.2.10 Kalender Op de kalender is het mogelijk feestdagen en algemene sluitingsdagen aan te geven, die ook tijdens het plannen van een evenement: - in rekening kunnen worden genomen - duidelijk worden weergegeven op het planbord.

31

2.5.2.11 Conflictbeheer (optioneel) De software laat toe om evenementen en resources toch te plannen ook al zijn er conflicten: - de conflicten worden duidelijk aangegeven op het planbord - de conflicten zijn apart opvraagbaar - conflictbehandeling laat toe het conflict aan te duiden als te negeren, zodat het een andere aanduiding krijgt op het planbord - conflictbehandeling laat toe een overzicht te vragen van alle conflicten - een conflict dat wordt opgelost dient als dusdanig ook te worden opgeheven. 2.5.3

Basisgegevens

Hieronder volgt een beschrijving van alle basisgegevens die nodig zijn voor een goede werking van het activiteitenbeheer. 2.5.3.1

Beschikbare infrastructuur

Een correcte inventaris van de infrastructuur is de basis voor het activiteitenbeheer. In hoofdstuk 3 komen alle volumes aan bod. Alle nodige gegevens van de locaties worden ingegeven en zijn beschikbaar bij het kiezen ervan: Gemeenschapscentra - Code gemeenschapscentrum - Omschrijving (naam) gemeenschapscentrum - Adres - Verantwoordelijke Locatie - Code locatie - Omschrijving (naam) locatie - Type (bv: multifunctionele ruimte, kantoor, concertzaal, park, straat....) - Classificatie : eigen gebouw, extra muros of openlucht - Kenmerken (bv: afmetingen, soort inrichting, opdeelbaarheid van het lokaal, aantal aansluitingen voor computer, accommodatie eigen aan de locatie (podium, keuken,....)) - Potentiële (geschikte) activiteiten (familiefeesten, theater,…) - Capaciteit (minder dan 10 personen, tot 10 personen, tot 15 personen, …), ook naargelang de aard van de activiteit - bv. voor toneel x plaatsen, voor een fuif y plaatsen - Plannen van de zaal zijn beschikbaar (in pdf) formaat en kunnen opgeladen worden. - Nabijheidactiviteit. Mee reserveren van aangrenzende lokalen indien een bepaald type activiteit georganiseerd wordt. Voorbeeld: Je kan geen cursus organiseren indien er in het lokaal erlangs een fuif georganiseerd wordt. (optioneel) Het systeem moet de applicatiebeheerder toelaten om: locaties aan te maken, te wijzigen, te verwijderen of inactief te maken locaties in onderhoud te plaatsen (met een begin en einddatum)( optioneel) 2.5.3.2

Materieel

De gemeenschapscentra stellen materieel en diensten ter beschikking zowel voor intern gebruik in het gemeenschapscentrum, als voor gebruik buiten het (eigen) centrum. Het materieel moet volledig geïnventariseerd en gecodeerd worden: - Materieelcode - Omschrijving materieel

32

-

Aantal exemplaren (en eventuele onderdelen) Beschikbaar voor Intern, Extern of Intern EN Extern gebruik Koppeling aan zaal Vast verbonden aan zaal Ja/Nee Gebruiksinstructies (link naar document) GC medewerker verplicht aanwezig Ja/Nee Set-up door GC medewerker noodzakelijk Ja/Nee

De software staat toe om individuele materialen te groeperen in verbruiksgroepen. Materieel van derden voor intern of extern gebruik: - Voor bepaalde activiteiten gaan de gemeenschapscentra zelf materieel huren bij derden. (bv: bijkomend technisch materiaal). - De software staat toe ook gehuurd materiaal in de inventaris op te nemen en van dezelfde functionaliteit te voorzien. Het systeem moet de applicatiebeheerder toelaten om: materialen aan te maken, te wijzigen, te verwijderen of inactief te maken materialen in onderhoud te plaatsen (met een begin en einddatum) optioneel 2.5.3.2.1

Placeholders ( optioneel)

De software staat toe dat er reeds een materiaaltype wordt toegewezen aan activiteit zonder dat al direct het concrete materiaal hier op geboekt is. Dit wordt dan in een later stadium toegewezen. (Vb. ‘belichting’ wordt vastgelegd bij de planning van een activiteit, de precieze spots worden later toegewezen.) De software geeft een waarschuwing als voor hetzelfde moment eenzelfde materiaaltype wordt gevraagd. (als aantal beschikbaar op dat moment in gebruik is) 2.5.3.3

Medewerkers

De gemeenschapscentra stellen mensen ter beschikking voor ondersteuning bij de activiteiten. Alle medewerkers moeten in het systeem gedefinieerd worden, omdat elke medewerker in principe deel kan nemen aan de organisatie of uitvoering van een interne of externe activiteit. Gegevens : Personeelsbestand Personeelscode Naam personeelslid Code gemeenschapscentrum waar werkzaam Type personeel Uitleenvoorwaarden en prijzen Verwijzing naar personeelsnummer VGC Aanwezig/niet aanwezig (koppeling naar) Contactgegevens (zie contactenbeheer) Het systeem moet de applicatiebeheerder toelaten om: - medewerkers aan te maken, te wijzigen, te verwijderen of inactief te maken o medewerker voor een periode afwezig te zetten (met een begin en einddatum) ( optioneel)

33

2.5.3.3.1 Placeholders ( optioneel) De software staat toe dat er reeds een personeelstype wordt toegewezen aan een activiteit zonder dat al direct een bepaalde persoon hier op geboekt is. Deze wordt dan in een later stadium toegewezen. (Vb. ‘technicus’ wordt vastgelegd bij de planning van een activiteit, de persoon worden later toegewezen.) De software geeft een waarschuwing als op hetzelfde moment eenzelfde personeelstype wordt gevraagd. 2.5.3.4

Verbruiksgoederen

De GC stellen verbruiksgoederen ter beschikking, bijvoorbeeld drank en voeding. De software staat toe een offerte op te maken zodat vooraf een potentiële kostprijs gekend is op basis van verwacht verbruik. Na afloop van de activiteit moet het effectieve verbruik kunnen genoteerd en gefactureerd worden. De software staat toe om individuele verbruiksgoederen te groeperen in verbruiksgroepen. Gegevens : -

Verbruiksgroep (bvb. voeding, dranken, papier, …) Omschrijving Aantal : verbruiksprognose Effectief verbruik

Het systeem moet de applicatiebeheerder toelaten om: verbruiksgoederen en verbruiksgroepen aan te maken, te wijzigen, te verwijderen of inactief te maken. 2.5.3.4.1

Pakketten ( optioneel)

De software staat toe om pakketten van dienstverlening samen te stellen: Bvb. Bij een feest wordt direct een pakket gekozen waarin reeds drank, geluidsinstallatie, belichting, een technicus ed. worden gekozen. Het pakket is als het ware een template waarin bijhorende dienstverlening opgelijst staat en vervolgens al dan niet geboekt kan worden. Elk pakket kan bij gebruik steeds aangepast worden, onderdelen (lokalen, materialen, resources, …) kunnen toegevoegd, gewijzigd of verwijderd worden. 2.5.3.5

Tarieven

De software staat toe om voor gebruik van infrastructuur, materieel, medewerkers en verbruiksgoederen een prijs te berekenen op basis van: categorie, mogelijke korting geldende voorwaarden (waarborgen, ‘in geval van schade’) gebruik van een combinatie van resources (pakketten) per uur, per dag, per stuk, … Er zijn tevens verschillende tarieven (of kortingen) in te geven per: GC Locatie Klantgroep (doelgroep) Aard van de activiteit

34

De software staat toe om tarieven ad hoc aan te passen (bij het boeken van de activiteit of later). 2.5.3.6

Waarborgen

De software staat toe om voor gebruik van infrastructuur en materieel een waarborg te vragen. Dit wordt ook in rekening gebracht bij de financiële afhandeling en relevante documenten (contract/factuur) daaromtrent. 2.5.4

Activiteitenbeheer volgens type activiteit

Het ingeven van de activiteit en de bijkomende informatie geeft aanleiding tot het doen van de nodige (niet noodzakelijk opeenvolgende) stappen om de activiteit uit te voeren. Naast de gegevens die voor alle typen van activiteiten van belang zijn, kent ieder type van activiteit specifieke gegevensvelden. - De software staat toe dat per type activiteit specifieke invulvelden kunnen verschijnen. De registratie van gegevens gebeurt gefaseerd, naargelang de planning en de uitvoering van de activiteit vordert. Meerdere mensen kunnen registraties doen op de activiteit. De software koppelt een activiteit aan: - de basisgegevens en resources (locaties, materiaal, personeelsinzet, verbruiksgoederen, …) - externe documenten (ingescande contracten, technische fiches, …) - contactenbeheer 2.5.4.1

Gemeenschappelijke informatie

Volgende gegevens zijn van belang bij alle typen activiteiten.(De activiteitsspecifieke komen verderop aan bod.): -

Unieke activiteitscode Projectcode Analytische code (volgens het boekhoudmodel: 0, C, I, E, G) Naam van de activiteit Type van de activiteit (dienstverlening, eigen werking, receptieve werking) Categorie van de activiteit (cursus, theater, interne organisatie, …) Bijkomende velden : aantallen, doelgroepen, samenwerking, … (zie bijlage 5). Aanvrager van de activiteit Activiteitsstatus Locatie Start datum Eind datum Start- en einddatum moeten gelijk kunnen zijn Frequentieomschrijving (bvb. wekelijks op dinsdag, behalve op …) Begin uur - Eind uur Communicatiestatus van de activiteit Verslagstatus (gegevens volledig JA/NEE) optioneel Interne informatie: datum eerste aanmaak, datum wijziging, naam creëerder, naam wijziger Interne memo (veld ‘opmerkingen’)

Onder “Projectcode” verstaan we het volgende : Een kwalificatie die gegeven wordt aan een groep van activiteiten: Meerdere types activiteiten kunnen tot eenzelfde inhoudelijk project behoren. Bvb. Een festival bestaat uit interne vergaderingen, voorstellingen, opbouw, verschillende tijdstippen en locaties waar er gespeeld wordt, gekoppeld aan de resources van materiaalgebruik, personeelsinzet, …

35

Onder “Communicatiestatussen” verstaan we het volgende: Een onderscheid maken tussen de manier van zichtbaar maken van een activiteit voor een bepaalde gebruiker (rol) afhankelijk van goedkeuring. Ingegeven informatie over de activiteit kan gepubliceerd worden: op de activiteitenkalender in één of meerdere GC in afzonderlijk rapport (dagoverzicht locaties, materialenuitleen, …) in interne agenda’s (koppeling met outlook) (optioneel) op de website (aantoonbaar mogelijk) in de e-nieuwsbrief (aantoonbaar mogelijk) of een combinatie van de voorgaande Onder “Verslagstatus” verstaan we het volgende: Er is een controle nodig wanneer activiteiten afgesloten worden. Activiteiten die opgenomen worden in de officiële verslaggeving voor Vlaanderen vereisen de verplichte ingave van een aantal gegevens. Het is belangrijk om voor alle activiteiten te weten waar er nog ontbrekende info moet aangevuld worden (bvb. Publieksaantallen, …). De verslagstatus is een veld dat bijgewerkt wordt door het programma. (optioneel) Onder “Activiteitsstatus” verstaan we het volgende: optie bevestigde optie afgelast afgesloten De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe velden aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. 2.5.4.2

Beheer locaties en resources

De gemeenschapscentra stellen infrastructuur, materieel, medewerkers en verbruiksgoederen (lokalen en rescources) ter beschikking van derden. De software plant en registreert deze dienstverlening en ondersteunt de juridische en financiële afhandeling, middels: - Opstellen offerte en/of contract op basis van de ter beschikking gestelde lokalen en resources - Opstellen factuur op basis van de ingevoerde gegevens - Aan te geven: contract getekend ja/nee De geboekte resources worden met hun prijzen weergegeven op offerte, contract, factuur: De totale kostprijs wordt automatisch berekend. Het moet mogelijk zijn manueel aanpassingen te doen aan de documenten Aan te geven: betaald ja/nee Specifieke gegevens te registreren voor dit type activiteit zijn: Code contact/klant (koppeling naar) Contactgegevens Aantal, codes en kostprijs gebruikte infrastructuur Aantal, codes en kostprijs gebruikte materialen Aantal, codes en kostprijs ingezet personeel Doorrekening kosten van derden (in geval van doorverhuur) Begin datum verhuur Eind datum verhuur Verantwoordelijke GC voor opvolging verhuurcontract

36

-

Verantwoordelijke klant die sleutel heeft ontvangen of aanwezig is tijdens de activiteit Verantwoordelijke klant die het contract getekend heeft Betaalde waarborgen Aantal mensen waarvoor een lokaal gebruikt (“gehuurd”) wordt

De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe velden aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. 2.5.4.3

Publiektoegankelijke activiteiten

Publiektoegankelijke activiteiten betreft een breed scala van theatervoorstellingen, tentoonstellingen tot cursussen en speel- en sportweken voor kinderen. De software staat toe om bijkomende gegevens hiervoor in te voeren:

-

Thema (Thema’s moeten overeenstemmen met of gelinkt zijn aan de rapporteringcategorieën van de overheid). Prijs: verschillende prijssettings mogelijk (kortingen, abonnementen, groepen, …) Min. / Max deelnemers Mogelijkheid tot wachtlijst van deelnemers Organisator : GC of GC ism … Uiterst inschrijvingsdatum (Inschrijving tot…) Voertaal (Nederlands, Engels, Frans,…) Toegelaten leeftijd (zie opleidingen specifiek voor kinderen) Taalkennisniveau (taalicoontje) om aan het evenement goed (zinvol) deel te kunnen nemen Specifieke benodigdheden voor de activiteit (bv. beamer, materiaal, geluid…) Korte Inhoud / omschrijving van de activiteit Lange inhoud / beschrijving van de activiteit Doelgroep

De ingevoerde gegevens worden tevens gebruikt voor: - communicatiedoeleinden o naar databank Cultuurnet o naar Cultuurdatabank en Cursusdatabank VGC En op termijn mogelijks voor: - publicatie op de website van de GC (aantoonbaar mogelijk) - ticketing (ticketverkoop of inschrijvingen) (aantoonbaar mogelijk) De software staat toe op niveau van de categorie van de activiteit extra velden te definiëren: Bvb. Voor een cursus : Duur van de lessen Aantal lessen van een bepaalde opleiding Opleidingsvoorwaarden / niveau van de cursus Naam van de lesgever Frequentie van de lessen De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe velden aan te maken, te wijzigen of te verwijderen.

37

2.5.4.4 Interne organisatie De software plant en registreert interne activiteiten (bv. stafvergaderingen, bestuursvergaderingen, onderhoudswerkzaamheden). Specifiek voor dit type activiteit zijn de functionaliteiten: Uitnodigen van deelnemers (notificatie) (optioneel) Inplannen in agenda’s (interface met Outlook) (optioneel) 2.5.4.5

Onthaal en informatievragen (optioneel)

Een gemeenschapscentrum heeft een belangrijke functie in het beantwoorden van vragen en/of doorverwijzen van personen naar instanties. Dit type activiteit moet geregistreerd worden. De software staat toe te registreren: Datum Uur Vraag (uitgeschreven) Antwoord o Beantwoord ja/nee o Beantwoord door o Doorverwezen naar o Behandeld via medium: balie, telefoon, e-mail, post o Vraagtype (volgens gedefinieerde categorieën) o Keyword De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe velden aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. Rapportering van deze gegevens richt zich op: overzichten i.v.m. het aantal vragen per gemeenschapscentrum overzichten i.v.m. het aantal vragen per GROEP van gemeenschapscentra overzichten i.v.m. het aantal vragen van ALLE gemeenschapscentra dezelfde overzichten maar dan in tijdstabellen (per uur, per dag, …) en frequenties dezelfde overzichten volgens vraagtypes, medium, beantwoord (ja/neen), keyword, doorverwijzing 2.5.5

Rapportering activiteitenbeheer

2.5.5.1

Algemeen

De software staat toe: Alle ingevoerde gegevens te kunnen exporteren naar standaard office formaten, zoals Excel en Word. De toegang tot gegevens selectief af te schermen in functie van de gebruiksrechten. Op een grafische manier rapporten te maken De software staat zowel impliciete als expliciete afsluiting van activiteiten toe: Een impliciete afsluiting houdt in dat de activiteit automatisch afgesloten wordt op dag + 1 na de activiteit. Er is geen verdere informatie over de activiteit nodig. Rapportering van impliciet afgesloten activiteiten is mogelijk. Bij een expliciete afsluiting is een actie van de gebruiker nodig. Het gaat hier om activiteiten waarbij een afrekening moet gebeuren, of waarbij minstens het aantal deelnemers vermeld moet worden.

38

De software staat toe bepaalde informatievelden als ‘vereist in te vullen’ te definiëren, waarbij de activiteit zonder die gegevens niet afgesloten kan worden. (optioneel) In functie van het al dan niet invoeren van de vereiste informatie verandert de verslagstatus van de activiteit. (optioneel) Belangrijk: niet afgesloten activiteiten kunnen niet gerapporteerd worden in een eindrapport. Zij kunnen uiteraard wel opgenomen worden in een lijst nog niet afgesloten activiteiten. 2.5.5.2

Rapportering naar publiek

De software staat toe op termijn de ingevoerde gegevens te kunnen gebruiken voor communicatie met het publiek via de website van entiteit GC eventueel gekoppeld aan ticketing: 1. de publicatie is afhankelijk van goedkeuring van de geautoriseerde gebruiker (door de communicatiestatus te wijzigen) 2. publicatie betekent tevens: opname van de activiteiten in de publiekskalender. De publiekskalender is een tabel met gegevens die eenvoudig gebruikt kan worden in andere toepassingen: bvb. voor de opmaak van brochures en folders of voor de opmaak van een dagkalender per gc. De software biedt vervolgens: een interface voor de uitwisseling met de gegevens van Cultuurnet Vlaanderen Een interface voor de uitwisseling van de gegevens met de databank van Cultuurnet Vlaanderen via vzw BI-TC (visitbrussels) (voorheen Stichting voor de kunsten) op basis van een scheduler of een manuele interventie van een medewerker. op basis van een scheduler of een manuele interventie van een medewerker. een interface voor de uitwisseling van de gegevens naar de cultuurdatabank en cursusdatabank van de VGC op basis van een scheduler of een manuele interventie van een medewerker. 2.5.5.3

Rapportering intern

Dagelijks beheer De software geeft overzichten van: - Uit te voeren taken (todo lijst) dan wel per gebruiker, dan wel op basis van type gebruiker / rol. - De bezetting van locaties en resources per dag, per week, per maand. - Door intern personeel uit te voeren taken per dag, per week, per maand. (optioneel) - Door extern personeel uit te voeren taken per dag, per week, per maand. (optioneel) - Te voorzien resources per dag dag, per week, per maand(optioneel) Daarnaast geeft de software overzichten van: -

Uit te voeren taken (todo lijst) dan wel per activiteit of groep van activiteiten (project). De bezetting van locaties en resources per activiteit of groep van activiteiten (project).

-

Door intern personeel uit te voeren taken per activiteit of groep van activiteiten (project). (optioneel) Door extern personeel uit te voeren taken per activiteit of groep van activiteiten (project). (optioneel) Te voorzien resources per activiteit of groep van activiteiten (project). (optioneel)

-

Rapportering/filtering Een rapportering/filtering is mogelijk op alle velden en/of een selectie van velden. - Overzichten i.v.m. het aanbod per gemeenschapscentrum - Overzichten i.v.m. het aanbod per GROEP van gemeenschapscentra

39

-

Overzichten i.v.m. het aanbod van ALLE gemeenschapscentra Overzicht ingeschreven personen per cursus met aanduiding betaald of niet (optioneel) Overzicht voor rapportering aan de overheid Overzicht van het aantal deelnemers per moment van activiteiten - bv. cursussen die s’morgens, ’s namiddags of ‘s avonds gegeven worden. Om zodoende de populariteit / ideale momenten te kunnen analyseren. (optioneel)

De activiteitenkalender voor interne gebruikers kan door alle geautoriseerde gebruikers geraadpleegd worden op verschillende niveaus: - Het gemeenschapscentrum - Een groep van gemeenschapscentra - Alle gemeenschapscentra. - Of alle in filters bepaalde selecties Rapporteren op project Een reeks activiteiten kan in verschillende combinaties een project zijn. De software staat rapportering toe op projectniveau. Bijvoorbeeld: Kostencalculatie van een project Draaiboek van een specifieke activiteit of project met planning en financiële details

(optioneel) … Rapportering voor officiële verslaggeving De externe rapportering moet voldoen aan de vereisten van de overheidsniveaus: Gemeentelijk niveau, VGC (Vlaamse Gemeenschapscommissie) en de Vlaamse Gemeenschap. Hiervoor dient de software: - globale overzichten op basis van de geregistreerde gegevens op te stellen - Integratie te voorzien van de gegevens in een aantal voorgedefinieerde (soms reeds bestaande) sjablonen. Belangrijk is dat – omdat die sjablonen kunnen wijzigen – de rapportering zo flexibel is dat ze door een rapporteringdeskundige kan aangepast worden. Het sjabloon voor de VGC en de Vlaamse Gemeenschap is in bijlage nr 5 toegevoegd aan dit bestek. Bezetting, statistieken opvolging De software laat toe onderzoek te doen naar het gebruik van resources, mogelijk in functie van een aantal bijkomende criteria: - Bezetting van de lokalen, materialen, middelen per dag, week, maand - Bezettingsgraad lokalen en gebouwen - Gebruiksgraad van materialen - Inzet van personeel - … 2.6.Contactenbeheer Voor het plannen en registreren van de activiteiten is een (beperkt) contactenbeheer vereist, waarin de gegevens van klanten, leveranciers en relaties beheerd kunnen worden en gekoppeld kunnen worden aan een activiteit. Optioneel wordt tevens het beheer van contactgegevens van deelnemers aan bepaalde activiteiten gevraagd. Wij onderscheiden derhalve vier hoofddelen in het contactenbeheer: - Klantenbeheer: gebruik locaties en resources, bijv. verenigingen, VGC instellingen, …

40

-

Leveranciersbeheer Relatiebeheer: andere zakelijke contacten. Deelnemerbeheer: contact-gegevensbeheer van deelnemers aan cursussen, workshops en/of speelweken en het registreren van de deelname (mogelijkheid de persoon te koppelen aan de activiteit) (optioneel)

Wij vragen de leverancier tevens om toe te lichten hoe een toekomstige koppeling met een uitgebreid CRM kan gebeuren op basis van het gevraagde contactenbeheer. Een uitgebreid CRM maakt ondermeer complexe queries mogelijk, dient als marketingtools, verwerkt de gegevens van ticketverkoop, werkt met online profielen. 2.6.1. Centrale opslag -

-

De contactgegevens zijn centraal opgeslagen in één centrale databank Alle contactgegevens zijn beschikbaar voor alle gemeenschapscentra Er kan bepaald worden welke informatie voor welke GC / gebruiker te zien en/of te wijzigen is. Elk contact heeft een unieke identificatie en komt één keer voor in de database. Een contact kan gekoppeld worden aan een activiteit o als klant o als leverancier o als relatie o als deelnemer (optioneel) Een contact kan gekoppeld worden aan een resource (dienst of materiaal) als leverancier of relatie Contactgegevens kunnen worden geëxporteerd in standaard office formaat (bv voor opmaak etiketten in Word) De koppeling van activiteiten aan een contact (dus: de historiek van een contact in een bepaald GC) is in principe niet toegankelijk voor andere GC. Enkel in het kader van gemeenschappelijke doelstellingen (een festival, een bovenlokale activiteit, een type cursus, marketing,…) van één of meerdere GC kan deze informatie toegankelijk zijn voor meerdere GC ’s tegelijk. De software maakt autorisatie hiertoe mogelijk.

Voor elk adres wordt automatisch opgeslagen: Datum creatie Creatie door gebruiker / GC Datum laatste wijziging Wijziging door gebruiker / GC De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe velden aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. 2.6.2 Klant-/ Leveranciersgegevens Een klant is een contact dat gebruik maakt van de locaties en resources van een gemeenschapscentrum en waarmee een contractuele band is. Bij het organiseren van activiteiten en projecten wordt er gewerkt met externe leveranciers (zelfstandige lesgevers, theatergezelschappen, cateringbedrijf, …). Van zowel klanten als leveranciers kunnen volgende gegevens geregistreerd worden: Klant- of leveranciercode

41

Naam organisatie Naam contactpersoon Voornaam contactpersoon Adres Telefoon Fax GSM Email btw nummer De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe klant- en leveranciercodes aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. De software staat toe selecties op basis van deze klant- en leveranciercodes te maken. De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe velden aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. 2.6.3 Andere zakelijke contacten: relaties De Gemeenschapscentra hebben tevens een aantal contacten (relaties) die niet in het klassieke patroon vallen van deelnemer, klant, leverancier, maar wel belangrijk zijn om bij te houden voor allerlei doeleinden. We denken hier (niet limitatief) aan leden van de Raden van Bestuur of gemeenteraadsleden. Van relaties kunnen volgende gegevensgeregistreerde worden: Type relatie Naam organisatie Naam Voornaam Straat Huisnummer Postcode Woonplaats Telefoon Fax GSM Email De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe relatietypen aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. De software staat toe selecties op basis van deze relatietypen te maken. De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe velden aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. 2.6.4. Deelnemers

(optioneel) Binnen het activiteitenbeheer is een deelnemer iemand die zich inschrijft voor bijvoorbeeld cursussen of speelweken die activiteiten waarbij het beheren van de contactgegevens van de deelnemers belangrijk is voor de organisatie ervan. Het adressenbestand moet de volgende basisgegevens kunnen bevatten: Naam

42

Voornaam Adres E-mailadres Telefoon (vast, werk, gsm, fax) Geboortedatum deelnemertype (groep, vzw, Profiel (Nederlandstalig, senior, . . . – zie de talrijke criteria idealiter in een boomstructuur ingedeeld). Een contact kan meerdere profielen hebben Geslacht De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe deelnemertypen aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. De software staat toe selecties op basis van deze deelnemertypen te maken. De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe velden aan te maken, te wijzigen of te verwijderen.

2.6.4.1 Inschrijving (optioneel)Inschrijvingen op een evenement zijn steeds op naam. De deelnemer kan hiervan een inschrijvingsbewijs ontvangen. Dit is een document met vermelding van naam en voornaam, de referenties van het evenement, de geplande data en een aanduiding of er al is betaald of niet. Bij een inschrijving kan worden geregistreerd of de betaling al dan niet voldaan is. Per activiteit kan een overzicht gegeven worden van ingeschreven deelnemers (bvb een lijst van de gekoppelde contacten aan de activiteit). 2.6.5. Kwaliteit van de gegevens De software optimaliseert de kwaliteit van de contactgegevens middels: Eenvoudige en efficiënte controle op dubbele contactgegevens, zoals bijvoorbeeld: o Dubbele namen o Dubbel telefoonnummers o Dubbel e-mail adres o Dubbel adres De leverancier wordt gevraagd te beschrijven op welke manier controle op dubbele contactgegevens kan plaatsvinden en welk procedé voor ontdubbelen wordt gevolgd. 2.7.Financieel beheer 2.7.1.

Facturatie vanuit activiteitenbeheer

Vanuit het plannen van een activiteit met de nodige resources (locaties, diensten, …) moet er een directe koppeling zijn met het financieel beheer. Dankzij de tarieven die ingegeven zijn kan er een offerte (pre) en/of een factuur (post) opgemaakt worden voor intern/extern gebruik. Deze kan gebruikt worden voor een financiële analyse. De factuurgegevens opgemaakt in het activiteitenbeheer: Kunnen geëxporteerd worden naar financiële overzichten op basis waarvan de nodige gegevens (manueel) in de boekhouding geboekt kunnen worden

43

De leverancier voorziet een mogelijke uitbouw waarbij de gegevens automatisch doorgegeven worden aan het boekhoudprogramma ProAcc zodat de administratieve werking tot een minimum wordt herleid. (aantoonbaar mogelijk) Er kan ten allen tijden een lijst met op te stellen facturen worden geproduceerd. De offerte vermeldt hoe de opvolging van betalingen kan geschieden in eventuele interactie met de boekhouding PROACC en in relatie tot de verschillende betalingsmethoden. De inhoud en layout van de facturen worden door de gebruiker bepaald. optioneel Een annulatie van een factuur moet tevens een creditnota kunnen genereren. 2.7.2.

Koppeling met de boekhoudsoftware

Binnen de scope van dit bestek produceert de software overzichtslijsten met de nodige financiële gegevens voor een vlotte verwerking in de boekhouding. Daarbij voorziet de leverancier de mogelijkheid tot uitbouw van een interface met het boekhoudprogramma ProAcc, waarbij de nodige gegevens automatisch verwerkt worden. (aantoonbaar mogelijk) Op dit ogenblik hebben de 22 gemeenschapscentra elk een eigen boekhouding. We vragen de leverancier een overzicht van de mogelijkheden of extra moeilijkheden die dit met zich meebrengt en een eventuele oplossing. 2.8.Gebruikersbeheer Toegang tot de software verloopt via het toekennen van rollen aan de gebruikers. Afhankelijk van de rol heeft de gebruiker bepaalde machtigingen en toegang tot informatie. Hij/zij kan lezen, wijzigen, toevoegen en/of verwijderen. Ook bepaalt de rol de toegang tot een beperkt aantal gegevens, dan wel het geheel van informatie. We maken een onderscheid tussen interne gebruikers (personeelsleden van de GC) en externe gebruikers (zelfstandige lesgevers, monitoren, freelance medewerkers). De software moet de applicatiebeheerder toelaten om nieuwe gebruikers en gebruikersgroepen (rollen) aan te maken, te wijzigen of te verwijderen en een bepaalde rol toe te kennen. 2.8.1 Softwarepakketbeheer De applicatiebeheerder is de beheerder van de volledige toepassing en alle gegevens erin betrokken. Deze gebruiker kan ten allen tijde aan alle gegevens. Hij/zij heeft het beheer over de configuratie, parametrering, systeemtabellen, logs, gebruikers, autorisaties en de publicaties. Per aantal gegroepeerde gemeenschapscentra zijn er keyusers (5 à 10 personen). Dit zijn beheerders die instaan voor de eerstelijns support van die centra. Zij kunnen de basisgegevens aanpassen van de verschillende resources en locaties. Zij kunnen tevens gebruikers toevoegen en autorisaties aanpassen. 2.8.2. Softwaregebruik De gebruikers vallen onder de volgende categorieën: Categorie 1: medewerkers binnen de staf van de entiteit. Categorie 2: stafmedewerkers (coördinator / programmator) op bovenlokaal niveau (werkzaam voor meerdere centra) Categorie 3: Stafmedewerkers (leidinggevende / programmator) van een centrum

44

Categorie 4: Baliemedewerkers werkzaam voor één of meerdere centra Categorie 5: Dienstpersoneel (klusjesmannen ,poetspersoneel, …) werkzaam voor één of meerdere centra Categorie 6: Externe gebruikers (conciërge, voorzitter, lid raad van bestuur, lesgever, freelancer) werkzaam voor één centra (optioneel) Per categorie heeft de gebruiker toegang tot: Cat 1 : activiteitenbeheer voor het geheel Cat 2 : activiteitenbeheer voor één of meerdere centra Cat 3 : activiteitenbeheer op gc-niveau Cat 4 : activiteitenbeheer op gc-niveau (beperkte autorisatie) Cat 5 : consultatie planning, toekenning resources (beperkte autorisatie) Cat 6 : consultatie planning (optioneel) Er zijn autorisaties op wat iemand kan zien op zijn scherm en wat er kan gewijzigd worden. Dit is afhankelijk van de rol die iemand heeft. Iemand kan een combinatie van rollen hebben. Een autorisatie en een rol kunnen op groepsniveau en op individueel niveau gegeven worden. In principe worden alle medewerkers van de GC gebruiker van de software, waarbij onderscheid gemaakt kan worden tussen de verschillende modules. Dat betekent dat er maximaal 250 gebruikers zijn. 2.9.Rapportering In de voorgaande hoofdstukken zijn voor alle softwareonderdelen reeds verschillende vormen van rapportering aan bod gekomen. We wensen nog even de aandacht te schenken aan volgende rapporteringen. In bijlage zijn er voorbeelden terug te vinden van de rapportering zoals ze op dit ogenblik gebeurt. 2.9.1. Wettelijke rapportering Rapportering voor officiële verslaggeving De externe rapportering moet voldoen aan de vereisten van de overheidsniveaus: Gemeentelijk niveau, VGC (Vlaamse Gemeenschapscommissie) en de Vlaamse Gemeenschap. Hiervoor dient de software: - globale overzichten op basis van de geregistreerde gegevens op te stellen - Integratie te voorzien van de gegevens in een aantal voorgedefinieerde (soms reeds bestaande) sjablonen. Belangrijk is dat – omdat die sjablonen kunnen wijzigen – de rapportering zo flexibel is dat ze door een rapportering-deskundige kan aangepast worden. Het sjabloon voor de VGC en de Vlaamse Gemeenschap is in bijlage 5 toegevoegd aan dit bestek. 2.9.2. Management rapportering Voor het beheer van één of meerdere centra voorziet de software rapporten met volgende overzichten per jaar en/of per periode: -

45

Overzicht van de activiteiten per type, categorie, doelgroep, tijdstip, periode, weekdag, dagdeel Overzicht bezettingsgraad per gemeenschapscentrum, per lokaal/zaal Overzicht deelnemersaantallen per categorie van activiteit, per periode, per dagdeel (optioneel)

2.9.3. Operationele rapportering Voor het dagelijks beheer staat de software toe volgende rapporten te genereren: -

Planning activiteit Fiche : overzicht van de details van een activiteit Gebruiksovereenkomst voor resources (factuur) Dagagenda van een GC (te printen en digitaal te publiceren) Daglijst van een GC (ligt aan het onthaal en dient als overzicht, materialenlijst en werkinstrument voor de vrijwilligers en voor lastminute wijzigingen en dient ook om ondertekend te worden door de verantwoordelijke van de gebruikersgroep) Overzicht van het activiteitenaanbod per GC, per groep van GC, voor alle GC Overzicht van lesgevers/betrokkenen per activiteit en per activiteitencategorie Inventarislijst met aanduiding van stock en uitlening

Alle rapporten moeten opvraagbaar zijn en voor afdruk in een formaat dat standaard is in een client PC omgeving als daar zijn: Excel MS-Word PDF . Elk window dat gegevens bevat in lijstvorm (set) of in detailvorm (kenmerken één gegeven) dient voorzien te zijn van een afdrukfaciliteit, waarbij de gegevens op een ‘printvriendelijke’ manier worden afgedrukt. 2.10. Beheer basisgegevens De basisgegevens moeten uniek zijn in het geheel van de software; ze moeten door dezelfde code geïdentificeerd worden in alle tabellen en alle betrokken modules moeten ze onderling kunnen delen. De gemeenschappelijke verwerkingen voor deze basisgegevens en parameters zijn : - Het onderhoud: creëren, verwijderen, wijzigen - Toegang via meerdere criteria, aan de hand van benaderende sleutels - De beschikbaarheid van een veld voor opmerkingen - - Het opslaan in een historiek van de wijzigingen die aan de parameters zijn aangebracht (optioneel)

46

3

OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : TECHNISCHE VEREISTEN 3.1 Software

Licentiemodel De aanbieder heeft de keuze de software aan te bieden volgens een licentiemodel dat duidelijk moet beschreven zijn. Er moet steeds een prijsmodel worden opgegeven waarbij enkel de software wordt aangeboden. Optioneel is het mogelijk Software as a Service aan te bieden. Architectuur Uit welke modules is de software opgebouwd, wat is de interactie met andere software componenten en infrastructuurlaag (webserver, clientserver, middleware, database, active directory, …). De toepassing zal gebruikt worden in een Internet / Extranet omgeving en is dus bij voorkeur ook een webapplicatie (browsertoepassing). De leverancier dient aan te geven welke modules of onderdelen hiervan afwijken of dus niet in een browser kunnen worden gebruikt. 3.2 Infrastructuur Architectuur Server, firewall, netwerk, … De offerte dient duidelijk de server- en netwerkarchitectuur te vermelden die de toepassing vereist. Rekening houdend met de volumes en de functionaliteiten (totaal aantal gebruikers, concurrent aantal gebruikers over GC, gebruik van de software) dienen specificaties te worden gegeven voor de server configuratie, software, het netwerk en andere noodzakelijke infrastructuur- en softwarecomponenten aan server zijde. Indien vanuit uw standpunt specifieke onderdelen zijn vereist zoals fail-over systemen, redundant opstelling, load balancing en/of andere dan dient de offerte dit te vermelden. Databank De offerte dient duidelijk te vermelden welke databanken worden ondersteund. Mailserver De offerte dient duidelijk te vermelden welke faciliteiten verwacht worden. Client infrastructuur back-office Men mag uitgaan van een gestandaardiseerd client platform met hetzelfde operating systeem. Er wordt dus gevraagd één specificatiesheet te geven waaraan de client PC’s moeten voldoen. In functie van de verschillende groottes van de gemeenschapscentra dient er in functie van het gebruik (aantal gebruikers, concurrent aantal gebruikers, gebruik van de software) een specificatiesheet te worden gegeven voor totale benodigde bandbreedte (up/down) per GC. Bijkomende producten derden Indien specifiek software of hardware van andere derden bijkomend dient geïnstalleerd te worden dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van : - Identificatie en versie van het product - Het waarom, welke functionaliteit dekt het product af? - Licentie politiek van het bijkomende product - Kostprijs licentie – onderhoud - Is de component optioneel of noodzakelijk? Indien optioneel, dan wordt deze ook bij de optionele onderdelen van de inschrijving vermeld. 3.3 Diensten

47

Implementatie De offerte dient een overzicht te vermelden met aangeboden diensten tijdens de implementatie. Onderhoudscontract Afhankelijk van het licentiemodel kan er een jaarlijkse onderhoudskost worden aangerekend. De offerte dient deze expliciet te vermelden en zal dan tevens expliciteren welke diensten en services hiertoe ressorteren. SLA De offerte vermeldt de verschillende types SLA die worden aangeboden. Indien als SaaS wordt aangeboden, dan dient hierbij expliciet vermeld: - hoe disaster recovery is ondersteund - hoe groot het dataverlies kan zijn bij disaster recovery - wat de backup-policy is - wat de garanties zijn naar up-time en performantie, rekening houdend met volumes en gebruik - wat de verwachte limietbelasting is CC Brussel / VGC verzorgen 1st line support, maar van de leverancier wordt 2nd line support verwacht. De offerte vermeldt duidelijk alle relevante tijden inzake SLA, inclusief de bereikbaarheid van de helpdesk. Bijkomende diensten De offerte dient tevens te vermelden welke kosten gepaard gaan met andere te leveren diensten die inherent zijn aan het gebruik van de software: - bijwerken van maatwerk bij upgrade - installatiekosten indien niet voorzien in onderhoudscontract - … Bijkomende diensten derden Indien specifiek diensten van andere derden bijkomend ingeroepen worden dan wordt dit ook vermeld in de offerte met aangeven van : - Identificatie van de derde - Het waarom, wat houden die diensten in en wanneer worden ze uitgevoerd? 3.4 Beveiliging 3.4.1

Toegangsbeveiliging

Elk BackOffice gebruik van de software moet voorafgegaan worden door een authenticatie en autorisatieprocedure voor de gebruiker. De software bevat mechanismen die de toegang controleren waardoor het gebruik van elke softwarefunctie uitsluitend voorbehouden blijft aan de bevoegde personen. De offerte moet duidelijk beschrijven hoe het beheer van de toegangsrechten en autorisaties is georganiseerd en welke mogelijkheden de software biedt naar rollen toe, met name onder meer: - Authenticatieproces van de gebruiker - Autorisatieproces van de gebruiker - Opbouw van de gebruikersinterface op basis van een autorisatieprofiel (rol en/of groep) - Afbakenen van het gegevensbereik op basis van een autorisatieprofiel en het type gegeven - Afbakenen van de procesafhandeling in functie van een autorisatieprofiel. 3.4.2

48

Logging – historiek – traceerbaarheid

De offerte moet duidelijk beschrijven hoe een historiek of logging van verrichtingen gebeurt en op welke informatie, zoals bvb.: de identificatie van de auteur de datum en uur van de verrichting het soort verrichting en de betrokken parameters. 3.5 Bedrijfszekerheid De software garandeert dat elke transactie in zijn geheel wordt uitgevoerd of, ingeval van een fout, in het geheel niet wordt uitgevoerd. In het tweede geval krijgt de gebruiker een gepaste foutmelding op het scherm. Dit betekent ook verrichtingen die zijn gekoppeld, ook samen worden doorgevoerd of in het geheel niet. De software werkt met andere woorden transactioneel. 3.6 Beschikbaarheid 3.6.1

Volumes

Ter indicatie geven wij de grootte van volumes die zijn vastgesteld in het jaar 2010. De tendens is dat deze gegevens nog licht toenemen. Zie ook Bijlage 1. Toelichting bij de cijfers: Het aantal deelnames slaat op iedere keer dat iemand aan een activiteit deelneemt inclusief de activiteiten georganiseerd door derden. Bijvoorbeeld: één persoon die aan een cursusreeks van tien lessen deelneemt telt hier als 10 deelnames. Of: 100 personen die op een feest aanwezig zijn, tellen als 100 deelnames. Het aantal deelnemers slaat op het aantal individuele personen geregistreerd binnen de gemeenschapscentra. Deze zijn tot hier niet geregistreerd, de getallen betreffen een raming. Het aantal activiteiten slaat op elke activiteit die een ‘ruimte bezet’, een cursusreeks van 10 lessen telt zo als 10 activiteiten. Het onderscheid tussen activiteiten - beheer GC versus activiteiten receptief (beheer door derden) is gemaakt omdat het tweede type activiteit wél geregistreerd, maar niet gepland, noch georganiseerd wordt door de gemeenschapscentra.

2010 Aantal activiteiten Aantal deelnames Aantal deelnemers Aantal zalen

49

Totaal 16.439 824.553 33.000 169

GC Gemiddeld 747 37.480 1500 8

GC Max 2.498 90.750 5000 16

GC Min 209 12.119 500 2

3.6.2

Gebruikers

Ter indicatie geven we het aantal gebruikers die met de software in backoffice zullen werken. 2010 Balie Communicatie Programmator Verantwoordelijke Onderhoud Technici Financieel Overig Staf entiteit (administratie VGC) Totaal

Totaal 56 11 14 22 93 17 15 12 5 245

GC Gemiddeld(VTE) 2,55 0,5 0,64 1 4,23 0,77 0,68 0,55 nvt

GC Max 5 0,5 1 1 10 5 2 5 nvt

GC Min 2 0,5 0,5 1 2 1 1 0 Nvt

Deze cijfers zijn richtinggevend en kunnen actueel afwijken. 3.6.3

Prestaties

Rekening houdend met de omgevingscriteria zoals gesteld in de luiken Volumes en Gebruikers, dient de software continu beschikbaar te zijn. De antwoordtijden moeten aanvaardbaar zijn, rekening houdend met de frequentie waarmee de specifieke verrichting wordt uitgevoerd en rekening houdend met de complexiteit van de opvraging van de gegevens die er mee gepaard gaat. Er moet worden aangetoond dat de software voldoende performant is, idealiter gebeurt dit door het weergeven van benchmarks en capaciteitsberekening op basis van een aantal variabelen als het totaal aantal gebruikers, verschillende aantallen gelijktijdige gebruikers met diverse profielen en verschillende functionaliteiten. Indien er specifieke onderdelen afwijken van de norm, dan wordt dit expliciet weergegeven. 3.7 Gebruiksvriendelijkheid Algemeen De software dient gebruiksvriendelijk (intuïtief te bedienen) te zijn en moet bij voorkeur beantwoorden aan de hierna opgesomde aspecten. Eventuele afwijking hiervan dient expliciet vermeld in de offerte. -

-

Alle verwerkingen gebeuren in real-time, zonder tussenkomst van gespecialiseerd informaticapersoneel of derden. Elke verwerking die hieraan niet voldoet dient te worden vermeld. Indien er in de software een scheduler is voorzien dient er een overzicht gegeven te worden van de taken die automatisch uitgevoerd kunnen worden De taakplanner mag dan ook de interactieve verwerkingen aan het scherm niet blokkeren. De getoonde gegevens op een scherm dienen steeds de actuele toestand van de gegevens in de databank te reflecteren. De gebruikersinterface moet van het grafische type zijn (GUI interface) waarbij de functies zowel muisgestuurd kunnen verlopen als via klavier De opbouw van de schermen moet hoe dan ook uniform zijn over alle modules van de software. Hierbij dient vooral te worden benadrukt dat o o

50

Een knop (button) op een eenduidige manier gedefinieerd is; het gebruik en het soort verwerking is maw. dezelfde doorheen de toepassing. Uniform gebruik van sneltoetsen, indien van toepassing

o o o -

De enige taal die wordt gebruikt op de schermen is het Nederlands, zowel voor de teksten op het scherm, als hoofdingen, foutmeldingen, … Overal op de schermen wordt hetzelfde lettertype gebruikt, afwijkingen hiervan worden per categorie toegelicht. Een beschikbare en uniforme helpfunctie op elk scherm

Een afdrukfaciliteit die algemeen de mogelijkheid biedt om de gegevens om te zetten naar Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe PDF, tekstbestand en naar keuze op scherm, naar email of naar printer. Hierbij verloopt het printerbeheer via de Windows-faciliteiten van de PC. Voldoende on-line functionaliteit om via zogenaamde ‘drill-thru’ faciliteiten een probleem te onderzoeken of opvragingen te verfijnen De parametrering van de menu-, keuze- of navigatiestructuur per gebruiker – rol (functies, procedures) kan worden ingesteld De parametrering van de schermopbouw idealiter per gebruiker – rol (velden, knoppen) De mogelijkheid om rapporten op te bouwen op basis van zelf te maken queries (of queries die bewaard zijn).

In het kader van bovenstaande dient de offerte te vermelden hoe gebruiksvriendelijkheid is geïncorporeerd in het model. Gezamenlijk gebruik De offerte dient duidelijk weer te geven hoe de software omgaat met een gemeenschappelijke databank voor de 22 gemeenschapscentra en CC Brussel: - met een individueel gebruik binnen een centrum - een gemeenschappelijk raadplegen van elkaars bezetting e.a. - een overkoepelend gebruik door CC Brussel. 3.8 Documentatie algemeen De software moet voorzien zijn van de nodige documentatie die al haar externe specificaties beschrijft. De documentatie moet onder gedrukte vorm en onder elektronische vorm kunnen worden afgeleverd. De software moet zich gedragen zoals beschreven in de documentatie. Er moet eenduidige conformiteit tussen de software en de bijhorende documentatie bestaan. De software moet beantwoorden aan haar expliciete doelstellingen, d.w.z. ze mag geen functionaliteiten bevatten die niet gedocumenteerd zijn. De documentatie geeft een juiste, nauwkeurige en heldere beschrijving, meer bepaald van de volgende aspecten: Voor het gebruik van de software: - Dit zijn de standaard gebruikershandleidingen en procedurebeschrijvingen - Beschrijving van algemene principes, berekeningswijzen, … Voor het exploiteren van het systeem (indien voor SaaS wordt gekozen, vervalt dit grotendeels): - De vereiste basisconfiguratie van de hardware en van de software om het programma te kunnen gebruiken, en eventueel met de algoritmen om de capaciteit van de configuraties te kunnen berekenen (centraal geheugen in functie van het aantal gebruikers, berekening van de schijfruimte in functie van de volumes); - De procedure die moet worden gevolgd voor het installeren van de software; - De wijze waarop men na een incident kan terugkeren naar de normale toestand (zie functionele vereisten – Backup). - De systeemopdrachten en -functies en de menustructuur; - De wijze waarop de goede werking van het systeem op een regelmatige basis kan worden gecontroleerd;

51

-

Duidelijke beschrijving van het datamodel met de relaties tussen de tabellen.

Voor het gebruik en implementatie van interfaces met het systeem: - Per interface beschrijving van de procedure - Per interface beschrijving van de foutafhandeling - Per interface beschrijving van de verwachte invoergegevens en beschrijving van de resultaten en/of de verwerking. Er wordt verwacht dat de offerte aangeeft wat er bij implementatie aan standaarddocumentatie mag worden verwacht, met een representatief document of template per onderdeel. Naast deze algemene documentatie dient er ook VGC-specifieke documentatie te worden gemaakt in het verloop van het project (zie project vereisten). 3.9 Disaster – recovery De leverancier moet een geschreven procedure kunnen afleveren waarin de mogelijke disaster – recovery verrichtingen zijn beschreven. De offerte moet vermelden welke backup en restore faciliteiten er mogelijk zijn: - Totale disaster recovery: vertrekkende van een basis infrastructuur omgeving terug de software up and running te krijgen met hergebruik van de meest recente correcte gegevens en met een minimaal verlies van gegevens (aangeven wat dit maximale verlies kan zijn). - Andere backup-restore mogelijkheden. Het gaat hier inzonderheid om de gegevensbestanden en de programma’s. Ze maakt het mogelijk om het systeem te herstellen in de staat waarin het zich bevond bij de laatste back-up. De herstelling kan nodig zijn na een werkingsfout of een verkeerde manipulatie. De software moet voorzien in een backup en restore procedure van: De software zelf. De laatste versie van de software moet op een gescheiden medium zijn aangebracht, zowel wat client-software als server-software betreft. De data. Naast de actuele beveiligingsmogelijkheden qua infrastructuur voor het verzekeren van een correcte en stabiele data-opslag dient er een procedure voorzien, waarbij: Minimaal dagelijks backup (optioneel on-line of off-line) kan worden genomen via een automatische procedure De restore procedure eveneens is geautomatiseerd en gedocumenteerd. Ook indien de procedure gebruik maakt van standaard functionaliteit die heden ten dage aanwezig is in database systemen, dan nog dient de procedure in zijn totaliteit te zijn geautomatiseerd of minimaal gedocumenteerd. 3.10 Archivering De offerte moet de mogelijkheden naar archivering vermelden. Met archiveren wordt bedoeld het overdragen van samenhangende gegevens (bvb. alle evenementgerelateerde gegevens) op basis van een datum naar een archiefdatabank of apart medium, waarna die gegevens van de actuele databank worden geschrapt tijdens dezelfde archiefbeweging. De voornaamste reden voor archivering is het opschonen van het databestand. 4

52

OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT : PROJECT VEREISTEN 4.1 Projectplan 4.1.1

Algemeen

Een projectplan met aangeduide milestones maakt deel uit van de offerte. Dit projectplan moet in ieder geval de lijnen weergeven die terug te vinden zijn in onderstaande tijdslijn. Bij elke milestone wordt er duidelijk aangegeven welke de delivrables zijn, ook en in het bijzonder als het over documentatie of analyse gaat. U doet ook een voorstel naar projectstructuur, projectcommunicatie en issue- of problemmanagement. De krachtlijnen van het re-engineeringsproces worden tevens gedefinieerd en beschreven. Tijdens het project wordt naast de eigenlijke implementatie de nadruk gelegd op: - Ondersteuning bij het uittekenen van alle bedrijfsprocessen met beschrijving van het verloop in de software (zie documentatie), ism de applicatiebeheerder van de VGC. - Mappen van de processen en de softwarefunctionaliteiten, ism de applicatiebeheerder van de VGC - Parametreren / configureren en ontwikkelen maatwerk waar wanneer nodig. De offerte dient tevens een apart overzicht te geven van al het maatwerk dat noodzakelijk is. - Het opleiden en assisteren van de gebruikers, zowel in tijdens de implementatiefase als bij de opstart en in de nazorg fase. - Roll-out.

Het leveringsplan houdt rekening met de uitvoering in twee fasen: 1. de voorlopige oplevering van de software voor 4 gemeenschapscentra, te weten: - GC De Pianofabriek - GC Nekkersdal/ GC Heembeek-Mutsaard (samenwerkende centra) - GC Essegem Voorafgaand de voorlopige oplevering vindt plaats: - analyse en implementatie - testen en review - in productiestelling - evaluatieperiode van één maand 2. de ‘roll-out’ naar de overige 18 centra, waarbij de dezelfde stappen leiden tot de voorlopige oplevering. 4.1.2

Timing

Bij de uitvoering van het project dient volgende timing in acht te worden genomen. Wanneer de leverancier in het projectplan afwijkt van onderstaande timing, wordt gevraagd deze afwijkingen te motiveren. De Vlaamse Gemeenschapscommissie houdt zich het recht voor zo nodig de timing aan te passen.

Keuze Softwarepakket o Lastenboek o Aanbestedingsprocedure

53

Begindatum 01/09/2011

Einddatum 31/12/2011

o Aanschaf Fase 1 01/01/2012 30/06/2012 Analyse en implementatie 01/01/2012 Testen en review 01/04/2012 - opleiding gebruikers - documentatie In productiestellen 01/05/2012 Evaluatieperiode 01/06/02012 Fase 2 01/07/2012 31/12/2012 Roll out 01/07/2012 Testen en review 01/11/2012 In productiestellen Evaluatieperiode 01/01/2013 Nazorg 01/03/2013 31/05/2013

30/03/2012 30/04/2012

31/05/2012 30/06/2012 31/10/2012 31/12/2012 01/01/2013 29/02/2013

4.2 Opleiding De offerte vermeldt een opleidingsplan. 4.2.1

Initiatie

De initiatie is een eerste opleiding voor de projectmedewerkers als kennismaking met het pakket. Aldus krijgen zij een algemeen inzicht in de werking van de software en de voorziene functionaliteiten met de bedoeling de communicatie tussen de gebruikers, applicatiebeheerder en betrokken informatici en de leverancier te vergemakkelijken. Daarom gebeurt deze opleiding vlak na de aanschaf en vóór de start van de conceptfase. Deze opleiding is voor een beperkte groep, maximaal 12 projectmedewerkers. De leverancier dient te omschrijven hoe dit wordt georganiseerd. (Opleidingsplan voorzien). 4.2.2

Informatica

Het is de bedoeling om een opleiding te voorzien voor de applicatiebeheerder en betrokken informatici als kennismaking met de technische omgeving (infrastructuur) van de toepassing. Dit om de installatie en (technische) parameterisatie van de toepassing te begrijpen en te kunnen ondersteunen. Dit is voor een beperkt aantal gebruikers, maximaal 3. De leverancier dient te omschrijven hoe dit wordt georganiseerd. (Opleidingsplan voorzien). Indien er voor externe hosting wordt gekozen, wordt dit onderdeel vervangen door een overdracht van informatie naar de externe hosting. Deze laatste wordt dan mogelijk in een apart dossier behandeld. Indien voor SaaS wordt geopteerd, dan vervalt deze rubriek. 4.2.3

Gebruikers

Gebruikers dienen te worden opgeleid in de fase van geïntegreerde testen. (Initieel opleidingsplan te voorzien door de leverancier welke wordt verfijnd tijdens het project in samenwerking met de projectgroep). De voorkeur gaat hier uit naar het principe ‘Train the trainer’ waarbij de opleiding gegeven wordt door de leverancier aan de sleutelgebruikers, die deel uitmaken van de projectgroep en waarbij zij op hun beurt de eindgebruikers opleiden.

54

4.3 Documentatie implementatie Tijdens het project wordt een documentatiepakket opgebouwd, dat eigen is aan het gebruik van de software binnen de gemeenschapscentra. Deze omvat zeker: - Een beschrijving van de configuratie van de software op infrastructuur niveau - Een beschrijving van de instellingen en configuratie van de software op gebruiksniveau met onder andere: o Parameters gebruikersbeheer: rollen, groepen, autorisatieparameters, … o Initiële basistabellen en vooral beschrijving van de inhoudelijke redenen omtrent opvullingen o Statusinformatie inzake afhandelingsprocedures o … - Een bibliotheek aan gebruikte termen: een zogenaamde glossary - Een beschrijving van de werkprocessen, met relatie naar gebruik van de software op proceduraal niveau; maar eventueel ook met manueel uit te voeren stappen. - Elk document krijgt een uniek label en er wordt een register gemaakt met het overzicht.

55

5 INSCHRIJVINGSFORMULIER EN INVENTARIS Inschrijvingsformulier De vennootschap (rechtsvorm, oprichtingsdatum, nationaliteit, maatschappelijke zetel) : ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ Vertegenwoordigd door : ........................................................................................... Volgens volmacht d.d. : ........................................................................................... Geboorteplaats en -datum : ....................................................................................... Hoedanigheid : ........................................................................................... Burgerlijke staat : ........................................................................................... Nationaliteit : ........................................................................................... Beroep : ........................................................................................... Woonplaats : ................................................................postnr................. ................................................................straat - nr..... Inschrijvingsnr. R.S.Z. : ................................... Inschrijvingsnr. B.T.W. : ................................... Ondernemingsnummer: ................................... verbindt zich op haar roerende en onroerende goederen deze opdracht betreffende de verdere informatisering van de Vlaamse Gemeenschapscommissie te voeren overeenkomstig de clausules en voorwaarden van de algemene aannemingsvoorwaarden en van het bestek, tegen betaling van de totale som (exclusief B.T.W.) van .............................................................................................................................................................EU R (voluit) berekend op basis van de hoeveelheden en de eenheidsprijzen die in de hierbij gevoegde inventaris zijn opgegeven. Inlichtingen betreffende de nationaliteit van het personeel van de inschrijver Het personeel van de inschrijver is van ..........................................................nationaliteit. Inlichtingen betreffende de te leveren producten en het te gebruiken materiaal, niet herkomstig uit de lidstaten van de E.E.G. De te leveren producten, niet herkomstig uit de lidstaten van de E.E.G., tellen mee ten belope van de volgende bedragen (douanerechten niet inbegrepen) : Land van herkomst ........................ EUR ......................... Land van herkomst ........................ EUR ......................... Inlichtingen betreffende de sociale zekerheid De inschrijver verklaart bij de R.S.Z. te zijn ingeschreven onder het nr. ................................. en in orde te zijn ten overstaan van deze instelling (1) ofwel Ondergetekende verklaart geen personeel tewerk te stellen dat aan de wetsbepalingen op de sociale zekerheid van de werknemers is onderworpen.(1)

56

(1) schrappen wat niet past Bij de inschrijving gevoegde inlichtingen en documenten De inschrijver : - verklaart bij de B.T.W. te zijn ingeschreven onder het nr. ............................................. - verklaart dat de betalingen mogen worden verricht op rekening nr. ............................................... ten name van ............................................ te .............................................................. - machtigt de VGC ertoe alle nuttige inlichtingen van financiële of morele aard over hem in te winnen - voegt bij zijn inschrijving : De inventaris, behoorlijk ingevuld, ondertekend en gedateerd; De bijlagen zoals gevraagd in het bestek; Het attest waaruit blijkt dat hij in orde is met sociale zekerheid en de bestaanszekerheid, zoals bepaald in art. 90 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken; Een prijslijst van de verkochte apparatuur en programmatuur . Het bewijs dat het aangeboden materieel voldoet aan de wettelijke verplichtingen inzake veiligheid waarin is voorzien door het ARAB, het AREI en het KB van 23/07/77 tot vaststelling van de veiligheidswaarborgen welke bepaalde elektrische machines, apparaten en leidingen moeten bieden, zoals tot op heden gewijzigd; Een voorstel van uitgewerkte planning (leveringsplan) inzake de implementatie van het systeem;

Gedaan te ............................................., op................................ De inschrijver,

57

Structuur van de offerte De leverancier wordt gevraagd de offerte op te maken aan de hand van het relevante model voor prijsopgaaf (licentie of SaaS), zie paragraaf 5.3. Binnen het model wordt steeds onderscheid gemaakt tussen de prijsopgaaf voor de vereisten uit het bestek dan wel het optioneel gevraagde. De leverancier dient:  de modules van de software te benoemen en apart te prijzen;  in geval van licenties aan te geven of deze named of concurrent, dan wel forfaitair (voor de gehele ‘site Cultuurcentrum Brussel / Entiteit Gemeenschapscentra) zijn;  de kost voor opleiding in lijn te brengen met bijgevoegd opleidingsplan;  de onderdelen van het maatwerk steeds te benoemen en apart te prijzen;  bijkomende producten van derden als componenten te benoemen en apart te prijzen (daarbij als bijlage de nodige informatie hierover te voorzien – zie 3.2);  de vragenlijst in te vullen en te ondertekenen (per bladzijde te paraferen);  daar waar in de vragenlijst ‘gelieve te specificeren’ staat, de nodige uitleg te voorzien (evt in een bijlage)  toe te voegen commentaar binnen de vragenlijst kan per rubriek of per vraag gegeven worden afhankelijk van de duidelijkheid;  de volgende bijlagen toe te voegen: o opleidingsplan o beschrijving mogelijke uitbouw:  koppeling met ticketingsoftware  online communicatie  interface boekhoudsoftware o voorbeeld twee gerelateerde tabellen uit het datamodel o overzicht beschikbare API’s met beschrijving functionaliteit De leverancier wordt uitgenodigd in een globaal document (in bijlage) dat de opzet van de functionele vereisten (hoofdstuk 2) volgt, zoveel mogelijk informatie rond de werking en gebruiksvriendelijkheid van de aangeboden software mee te geven.

58

Inventaris financieel PRIJSOPGAAF LICENTIEMODEL

FASE 1

Eénmalige kosten VEREIST icenties odule A odule B pleiding mplementatie rojectbeheer nalyse ocumentatie onfiguratie / parametrering esten nstallatie ijstand bij life gaan

59

Aantal licenties / Prijs per licentie Aantal dagen / Prijs per dag Totaal Excl btw btw%

Totaal Incl btw

aatwerk aatwerk 1 aatwerk 2 xtra componenten / software / tools omponent 1 licentie omponent 2 licentie

TOTAAL FASE 1

OPTIONEEL icenties odule A odule B pleiding mplementatie rojectbeheer nalyse ocumentatie onfiguratie / parametrering

60

esten nstallatie ijstand bij life gaan

aatwerk aatwerk 1 aatwerk 2 xtra componenten / software / tools omponent 1 licentie omponent 2 licentie atabanklicentie

TOTAAL FASE 2

VEREIST icenties odule A odule B

61

pleiding mplementatie rojectbeheer nalyse ocumentatie onfiguratie / parametrering esten nstallatie ijstand bij life gaan

aatwerk aatwerk 1 aatwerk 2 xtra componenten / software / tools omponent 1 licentie omponent 2 licentie

TOTAAL 62

FASE 2

OPTIONEEL icenties odule A odule B pleiding mplementatie rojectbeheer nalyse ocumentatie onfiguratie / parametrering esten nstallatie ijstand bij life gaan

aatwerk aatwerk 1 aatwerk 2

63

xtra componenten / software / tools omponent 1 licentie omponent 2 licentie atabanklicentie

TOTAAL PRIJSOPGAAF SAASMODEL

Eénmalige kosten FASE 1

VEREIST pleiding mplementatie rojectbeheer nalyse ocumentatie onfiguratie / parametrering esten

64

Aantal licenties / Prijs per dag Aantal dagen

Totaal Excl btw btw%

Totaal Incl btw

nstallatie ijstand bij life gaan

aatwerk aatwerk 1 aatwerk 2

TOTAAL FASE 1

OPTIONEEL pleiding mplementatie rojectbeheer nalyse ocumentatie onfiguratie / parametrering esten nstallatie ijstand bij life gaan

65

igratie gegevens aatwerk aatwerk 1 aatwerk 2

TOTAAL FASE 2

VEREIST pleiding mplementatie rojectbeheer nalyse ocumentatie onfiguratie / parametrering esten nstallatie ijstand bij life gaan igratie gegevens

66

aatwerk aatwerk 1 aatwerk 2

TOTAAL FASE 2

OPTIONEEL pleiding mplementatie rojectbeheer nalyse ocumentatie onfiguratie / parametrering esten nstallatie ijstand bij life gaan igratie gegevens aatwerk

67

aatwerk 1 aatwerk 2

TOTAAL Periodieke kosten FASE 1

VEREIST antal gebruikers odule A odule B

FASE 1

OPTIONEEL antal gebruikers odule A odule B

68

Termijnen

Prijs per termijn Totaal excl btw

Totaal INCL btw 6% btw

PRIJSOPGAAF SLA LICENTIEMODEL Jaarlijkse kosten VOORSTEL A

Aantal licenties Software arantieperiode aar 2 aar 3 aar 4 aar 5 Componenten arantieperiode aar 2 aar 3 aar 4 aar 5 Database arantieperiode aar 2 aar 3 aar 4 aar 5

69

Prijs per licentie

Totaal Excl btw

btw% Totaal Incl btw

VOORSTEL B

… Software arantieperiode aar 2 aar 3 aar 4 aar 5 Componenten arantieperiode aar 2 aar 3 aar 4 aar 5 Database arantieperiode aar 2 aar 3 aar 4 aar 5 …

PRIJSOPGAAF SLA SAAS MODEL

70

Jaarlijkse kosten VOORSTEL A Garantieperiode Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Jaar 5 VOORSTEL B Garantieperiode Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Jaar 5 VOORSTEL C Garantieperiode Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 Jaar 5

71

Aantal gebruikers

Prijs per gebruiker

Totaal Excl btw

btw% Totaal Incl btw

REGIEPRIJZEN Profiel Projectmanagement Business Consultant Functional Analyst Technical Analyst Software Developer Test engineer Installation engineer Database administrator …

72

Prijs/dag Totaal Excl btw

btw% Totaal INCL btw

ANTWOORDFORMULIER

Volgend antwoordformulier is in te vullen door de leverancier.

73 Dossier 0002 / CJS/GC / Gemeenschapscentra|Overheidsopdracht / Goedgekeurd / College / Niet vertrouwelijk

BIJLAGEN

Bijlage 1:

Overzicht gemeenschapscentra

Bijlage 2:

Activiteiten

Bijlage 3:

Codering Gebouwen en Patrimonium

Bijlage 4:

Analytische codes

Bijlage 5:

Verslaggeving Vlaamse Gemeenschap

Bijlage 6:

Contentrichtlijn Cultuurnet Vlaanderen

Bijlage 7:

Beheren van evenementen (cultuurdatabank)

Bijlage 8:

Cursusdatabank

Bijlage 9:

Boekhouding

Bijlage 10:

Businesscase

Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het bestek en het uitschrijven van een algemene offerteaanvraag voor de ontwikkeling van een geïntegreerde software voor planning en registratie ten behoeve van de Gemeenschapscentra nr. 201120120002 van 03-10-2011

De collegeleden,

Bruno DE LILLE

Brigitte GROUWELS

Jean-Luc VANRAES

74 Dossier 0002 / CJS/GC / Gemeenschapscentra|Overheidsopdracht / Goedgekeurd / College / Niet vertrouwelijk