Inzake - Atomis 3.0. Installatie- en gebruikshandleiding. Inzake

Inzake - Atomis 3.0 Installatie- en gebruikshandleiding

© Inzake 2012 - 2015

1

Inhoud 1.

Technische kenmerken ........................................................................................................ 5

1.1

.NET framework 3.5 ................................................................................................................ 5

1.2

MySQL Connector 6.4.5 ........................................................................................................... 5

1.3

Portable ................................................................................................................................... 5

1.4

XML - configuratiebestand ...................................................................................................... 5 2.

Installatie: stappen .............................................................................................................. 6

2.1

.NET framework 3.5 ................................................................................................................. 6

2.2

MySQL connector 6.4.5 ........................................................................................................... 6

2.3

Atomis...................................................................................................................................... 6

2.4

EAD.DTD .................................................................................................................................. 6

2.5

Handleiding.............................................................................................................................. 7

2.6

Configuratie ............................................................................................................................. 7

2.6.1

Tabblad Algemeen ........................................................................................................... 8

2.6.2

Tabblad Configuratiebestand ........................................................................................ 10

2.6.3

Tabblad SSH ................................................................................................................... 11

2.7

Poorten .................................................................................................................................. 12

2.8

Grote excel cellen .................................................................................................................. 12 1.

Beschrijven van archieven met ISAD(G) of ISAAR(cpf) ...................................................... 15

1.1

Een nieuw werkblad aanmaken ............................................................................................ 15

1.2

Beschrijven in Atomis ............................................................................................................ 15

1.2.1

Selecteer waarde(n) ...................................................................................................... 16

1.2.2

Wijzig gegeven(s) ........................................................................................................... 17

1.2.3

Voeg invoerwaarde(n) toe............................................................................................. 18

1.2.4

Wijzig kolomnaam ......................................................................................................... 19

1.3

Beschrijven in een spreadsheetprogramma ......................................................................... 19 2.

Controleren en corrigeren van de archiefbeschrijvingen.................................................. 19

2.1

Open de archiefbeschrijvingen.............................................................................................. 19

2.2

Controleren van de archiefbeschrijvingen ............................................................................ 20

2.3

Corrigeren van de archiefbeschrijvingen .............................................................................. 23 3.

3.1

Omzetten van archiefbeschrijvingen naar EAD/EAC/SKOS ............................................... 24 EAD ........................................................................................................................................ 24

3.1.1

Omzetten naar EAD ....................................................................................................... 24

© Inzake 2012 - 2015

2

3.1.2 3.2

Valideren van de EAD-documenten .............................................................................. 28

EAC......................................................................................................................................... 29

3.2.1

Omzetten naar EAC ....................................................................................................... 29

3.2.2

Valideren van de EAC-documenten............................................................................... 31

3.3

Skos........................................................................................................................................ 31

3.3.1

Omzetten naar Skos ...................................................................................................... 31

4.

Importeren van EAD/EAC/SKOS in ICA-AtoM.................................................................... 33

5.

Archievenoverzicht beheren ............................................................................................. 34

5.1

Verplaatsen van beschrijvingen naar een andere tak ........................................................... 35

5.2

Verplaatsen van beschrijvingen binnen dezelfde tak............................................................ 36

5.3

Sorteren van beschrijvingen .................................................................................................. 36

5.4

Publiceren van beschrijvingen ............................................................................................... 36

5.5

Wijzigen van de titel van beschrijvingen ............................................................................... 37

5.6

Verwijderen van een beschrijving ......................................................................................... 37

5.7

Herberekenen van de hiërarchie in het archievenoverzicht ................................................. 37 6.

6.1

Zoeken (en vervangen) in ISAD(G)..................................................................................... 38 Zoeken in ISAD(G) .................................................................................................................. 38

6.2 Zoeken en vervangen in ISAD(G) ................................................................................................. 38 7. 7.1

Nadere toegangen ............................................................................................................. 39 Een nieuwe nadere toegang maken ...................................................................................... 39

7.1.1 Optie 1: Veldnamen handmatig definiëren .......................................................................... 40 7.1.2 Optie 2: Importeer de veldnamen uit Excel ......................................................................... 42 7.2 Een nadere toegang beheren ...................................................................................................... 43 7.3 Beschrijvingen aan een nadere toegang toevoegen ................................................................... 45 7.3.1 Beschrijvingen maken en toevoegen vanuit Atomis (handmatige invoer) .......................... 45 7.3.2 Beschrijvingen toevoegen vanuit een Exceldocument (bulk) .............................................. 47 7.4 Beschrijvingen in een nadere toegang aanpassen ...................................................................... 48 8.

Trefwoorden beheren ....................................................................................................... 50

8.1

Links met archiefbeschrijvingen vervangen .......................................................................... 50

8.2

Trefwoorden verwijderen ..................................................................................................... 50 9.

Importeren van digitale afbeeldingen ............................................................................... 51

9.1

Opladen ................................................................................................................................. 52

9.2

Fouten oplossen .................................................................................................................... 54 10.

Depotbeheer ................................................................................................................. 56

© Inzake 2012 - 2015

3

10.1

Ontbrekende stukken ............................................................................................................ 56

10.2

Schaderegister ....................................................................................................................... 57 11.

Databeheer .................................................................................................................... 58

© Inzake 2012 - 2015

4

Installatie handleiding 1.

Technische kenmerken

1.1

.NET framework 3.5 Atomis is ontwikkeld in .NET 3.5. Dit betekent dat het .NET-framework op de client computer geïnstalleerd moet zijn. De minimale vereiste is versie 3.5. De goede werking van de tool is niet gegarandeerd indien enkel .NET 4.0 of .NET 4.5 zijn geïnstalleerd op de client computer. Deze versies van het .NET-framework bevatten immers niet de volledige voorgaande versies.

1.2

MySQL Connector 6.4.5 Atomis is voorzien van enkele functies die rechtstreeks op de ICA-AtoM databank werken. Wil je deze functies gebruiken, dan dien je de .NET databank-connector voor MySQL (= de databankengine van ICA-Atom) op je pc te installeren. Gebruik je deze functies niet, dan is installatie van deze connector niet nodig. Atomis kan ook zonder deze databank-connector worden gebruikt. De vereiste versie van de MySQL Connector is 6.4.5.

1.3

Portable De tool is ‘portable’ wat betekent dat Atomis niet hoeft geïnstalleerd te worden. De tool kan uitgevoerd worden vanuit om het even welke map of locatie (bureaublad, mijn documenten, enz.). De tool kan dus ook van op een USB-stick worden uitgevoerd. Het is ook mogelijk om de tool van op een server uit te voeren, maar dat raden we niet aan. De tool is gecompileerd als 32 bits en single instance applicatie. Dit laatste betekent dat slechts 1 exemplaar van de tool per pc kan actief zijn.

1.4

XML - configuratiebestand Atomis bewaart zijn instellingen in een XML-configuratiebestand. Atomis maakt dit XMLdocument automatisch aan en bewaart dit bestand standaard op dezelfde locatie waar het programma ‘Atomis.exe’ staat. Bij het verspreiden van Atomis onder meerdere gebruikers, kun je dit XML-document best mee distribueren of op een centrale locatie (bijv. een gedeelde map of map op fileserver) plaatsen. Zo vermijd je dat elke gebruiker de instellingen opnieuw moet ingeven en zorg je er meteen voor dat iedereen met dezelfde gegevens werkt. De logingegevens (ICA-AToM databank, (s)FTP-server en eventueel de SSH-verbinding) worden geëncrypteerd opgeslagen. Deze gegevens zijn enkel met Atomis te lezen en te editeren. De geldige invoerwaarden voor de ISAD(G)-beschrijvingen en relaties worden als leesbare tekst opgeslagen en zijn dus ook buiten Atomis om aan te passen.

© Inzake 2012 - 2015

5

2.

Installatie: stappen

2.1

.NET framework 3.5 1) Controleer of het vereiste .NET-framework aanwezig is. Dit doe je via: a. Windows XP: Configuratiescherm – Software b. Windows Vista / 7/8: Configuratiescherm – Programma’s en onderdelen 2) Indien nodig: installeer .NET-framework 3.5. De installatiebestanden kun je downloaden vanop: a. .NET 3.5 SP1: http://www.microsoft.com/nl-nl/download/details.aspx?id=25150

2.2

MySQL connector 6.4.5 1. Indien je de database functies van de tool wil gebruiken: installeer de MySQL-Connector voor .NET. De installatiebestanden voor deze MySQL-Connector kun je downloaden vanop: a. http://dev.mysql.com/downloads/connector/net (je dient wel een account aan te maken), of b. http://www.inzake.be/Atomis/downloads/mysql-connector-net-6.4.5.msi (geen account nodig) 2. Installatie van de connector: dubbelklik op het msi-bestand. Volledige installatie van de connector mag, maar hoeft niet. Enkel de volgende onderdelen zijn verplicht en nodig voor de goede werking van Atomis: a. Entity framework support b. Core components

2.3

Atomis 1) Download Atomis via de link die je van Filip of Roeland per mail hebt ontvangen 2) Plaats het programma Atomis.exe in een map of een locatie waar je voldoende rechten hebt (bijv. bureaublad, mijn documenten). 3) Start de tool op door te dubbelklikken op het programma Atomis.exe

2.4

EAD.DTD ICA-AtoM maakt gebruikt van de EAD DTD voor de validatie van de EAD-importbestanden. Atomis controleert dus ook of het gegenereerde XML-document voldoet aan deze XMLnorm. De locatie van deze DTD wordt mee weggeschreven in de EAD header. Atomis gaat er van uit dat het bestand ead.dtd in de rootmap van de ICA-website staat. Dit is de standaardlocatie van de DTD bij installatie van ICA-AtoM. Controleer echter toch even of dit wel degelijk het geval is. Beschik je nog niet over een webhost of domeinnaam, dan kun je desondanks toch al verder door de DTD te gebruiken op http://www.inzake.be/Atomis/ead.dtd. Maak je van deze laatste mogelijkheid gebruik, vul

© Inzake 2012 - 2015

6

dan bij de instellingen (zie verder) de waarde ‘http://www.inzake.be/Atomis/’ in als URL voor de ICA-website.

2.5

Handleiding Deze (bewerkte) handleiding kan vanuit Atomis worden geopend via het menu ‘Tool’ – ‘Handleiding’. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een redirect in het bestand (‘handleiding.php’) dat je mee in de rootmap van de ICA-AtoM website plaatst. In het bestand (‘handleiding.php’) noteer je de locatie en de bestandsnaam van de handleiding. Deze redirect bevat enkel de regel: Je voegt hier de URL van de handleiding op je webserver in. Dit doe je in om het even welke teksteditor (bijv. kladblok). Een voorbeeld PHP-bestand voor de handleiding kun je downloaden vanop http://www.inzake.be/Atomis/handleiding.zip :   

2.6

Download het bestand en pak de inhoud uit Editeer het bestand ‘handleiding.php’ in een teksteditor (bijv. kladblok): vul de URL van de handleiding op je website in en bewaar de wijziging. Upload het bestand ‘handleiding.php’ naar de rootmap van de ICA-website op je webserver

Configuratie Maak je gebruik van één van de vele databankfuncties van Atomis, dan kun je best meteen de vereiste configuratiegegevens invullen. De configuratiegegevens worden op elke client computer in een XML-document ‘Atomis.exe.xml’ opgeslagen. Dit document wordt automatisch aangemaakt en komt in dezelfde map te staan als de tool ‘Atomis.exe’. De configuratiegegevens stel je in via het menu ‘Tool’ – ‘Instellingen’

Vul de verschillende instellingen in. De instellingen voor de databankserver en de FTP-server ontvang je van je webhost of je systeembeheerder. Laat je de installatie en configuratie van ICA-AtoM door Inzake uitvoeren, dan leveren wij meteen een ingevuld configuratiebestand mee aan.

© Inzake 2012 - 2015

7

2.6.1 Tabblad Algemeen  Algemeen: o URL ICA-website: URL waarop de ICA-website bereikbaar is o Installatiemap ICA-website: relatief path van de map waarin de ICA-website is geïnstalleerd. o SSH toegang: duid aan of je ook SSH toegang tot de webserver hebt. Of je SSHtoegang hebt, is afhankelijk van de gekozen webhosting en kun je navragen bij de systeembeheerder  Databank: o Servernaam: naam van de databankserver o Poort: poort waarlangs toegang tot de databankserver wordt gegeven o Databank: naam van de databank o Gebruikersnaam: naam van de databankgebruiker o Wachtwoord: paswoord van de databankgebruiker  FTP: o Servernaam: het adres van de FTP-server o Map ICA-website: relatief path van de map op de webserver waar de ICA-website is opgeslagen tov de startlocatie van het FTP-account o Gebruikersnaam: naam van het FTP-account o Wachtwoord: wachtwoord voor het FTP-account o Protocol: duid aan of je via FTP of via sFTP verbinding maakt  Digitale objecten: o Watermerk 1: eerste regel voor het watermerk op de afbeeldingen o Watermerk 2: tweede regel voor het watermerk op de afbeeldingen

© Inzake 2012 - 2015

8

De databankinstellingen kun je testen in Atomis via het menu ‘Tool’ – ‘Databankconnectie testen’

Zijn de databankinstellingen correct, dan verschijnt volgende melding:

© Inzake 2012 - 2015

9

Kan de databankconnectie niet worden gemaakt, dan verschijnt onderstaand bericht met vermelding van de reden:

2.6.2 Tabblad Configuratiebestand Duid aan waar Atomis zijn configuratiebestand wegschrijft en ophaalt  

In dezelfde map waar het programma ‘Atomis.exe’ staat: lokaal In een zelf gekozen gedeelde map of servermap: centraal

Kies je voor de tweede optie, dan duid je aan in welke map en in welk XML-document de configuratiegegevens worden opgeslagen.

© Inzake 2012 - 2015

10

2.6.3 Tabblad SSH Heb je SSH-toegang tot je webserver, duid dan aan met welke gegevens je een SSHverbinding opzet. Je hebt in Atomis de keuze uit:  

Gebruiken van het FTP-account voor de SSH-verbinding Gebruiken van een specifieke login voor de SSH-verbinding: o Servernaam o Gebruikersnaam o De locatie waar het private key bestand is opgeslagen o Optioneel: private key bestand en bijhorend paswoord

© Inzake 2012 - 2015

11

2.7

Poorten Atomis maakt op verschillende wijzen verbinding met ICA-AtoM: FTP, SSH en MySQL. Voor elk van deze verbindingen maakt Atomis gebruik van de standaardpoorten. Deze zijn:   

21: FTP-verbinding 22: SSH-verbinding 3306: databank-verbinding

Kun je vanuit Atomis geen verbinding maken met ICA-AtoM, vraag dan bij ICT na of deze poorten open staan.

2.8

Grote excel cellen Excel cellen kunnen waarden met heel veel karakters bevatten. Standaard leest Windows slechts 255 karakters uit een cel uit. Om de waarden van cellen met meer dan 255 karakters volledig uit te lezen, is een instelling in het Windows register vereist. Je kan deze instelling aanbrengen vanuit Atomis. Klik hiervoor in het menu ‘Tool’ op het item ‘Excel import grote cellen’. Let wel op: je kan deze instelling enkel aanbrengen als je administrator bent. In

© Inzake 2012 - 2015

12

Windows Vista/7/8 klik je hiervoor met de rechtermuisknop op Atomis.exe en je kiest het item ‘Uitvoeren als administrator’. Voer deze aanpassing uit op elke pc waarop je met Atomis werkt. Heb je deze registerwijziging nog niet doorgevoerd en lees je een excel in met cellen die mogelijks een langere waarde dan 255 karakters bevatten, dan zal Atomis je hiervoor waarschuwen. Deze waarschuwing ziet er uit als volgt:

© Inzake 2012 - 2015

13

© Inzake 2012 - 2015

14

Gebruikshandleiding 1.

Beschrijven van archieven met ISAD(G) of ISAAR(cpf)

1.1

Een nieuw werkblad aanmaken  



Selecteer in het menu ‘Bestand’ het item ‘Nieuw’ > ISAD(G)/ISAAR(cpf), of klik op de knop > ISAD(G)/ISAAR(cpf) Een nieuw werkblad wordt in het hoofdvenster aangemaakt: alle kolommen van het sjabloon voor ISAD(G) of ISAAR(cpf) zijn aanwezig. Verwijder eventueel de kolommen die je niet nodig hebt. Bewerk de archiefbeschrijvingen in Atomis of sla het werkblad op om de archieven in een spreadsheetprogramma te beschrijven. Selecteer in het menu ‘Bestand’ het item ‘Opslaan als…’, of klik op de knop

1.2

Beschrijven in Atomis  Met Atomis kun je diverse bewerkingen op de archiefbeschrijvingen uitvoeren. Deze bewerkingen zijn beschikbaar via het menu ‘Bewerken’

 De meest gebruikte bewerkingen zijn ook beschikbaar door middel van sneltoetsen of het rechtermuisknopmenu in het werkblad

© Inzake 2012 - 2015

15

o De functies ‘Wijzig kolomnaam’ en ‘Verwijder kolom’ zijn beschikbaar wanneer een volledige kolom is geselecteerd o De functie ‘Verwijder rij(en)’ is beschikbaar wanneer een volledige rij is geselecteerd.

1.2.1 Selecteer waarde(n)  Wat: snel en correct geldige invoerwaarden aan de archiefbeschrijvingen toevoegen  Hoe: o Selecteer 1 of meerdere cellen in het werkblad o Kies de functie ‘Selecteer waarde(n)’ o Al naargelang de kolom van de geselecteerde cel(len) krijg je een andere lijst met geldige invoerwaarden te zien.

© Inzake 2012 - 2015

16

 Selecteer een waarde o Staat je invoerwaarde niet in de lijst en wil je die meteen toevoegen dan klik je op de ‘NIEUW’-knop (zie ‘Voeg invoerwaarde(n) toe’)  Duid aan of eventueel bestaande woorden in de cellen worden overschreven of worden aangevuld.  Klik op de knop ‘Voeg toe’

1.2.2 Wijzig gegeven(s)  Wat: de waarden van 1 of meerdere geselecteerde cellen wijzigen  Hoe: o Selecteer 1 of meerdere cellen in het werkblad o Kies de functie ‘Wijzig gegeven(s)’ o Vul de nieuwe waarde in

© Inzake 2012 - 2015

17

o Klik op de knop ‘Start’

1.2.3 Voeg invoerwaarde(n) toe  Wat: rechtstreeks vanuit het werkblad nieuwe geldige invoerwaarden toevoegen. Deze waarden worden dan in een later stadium gebruikt om controles uit te voeren op de correcte schrijfwijze.  Hoe: o Selecteer 1 of meerdere cellen in het werkblad o Kies de functie ‘Voeg invoerwaarde(n) toe’ o Al naargelang de kolom van de geselecteerde cel(len) krijg je een andere lijst met geldige invoerwaarden te zien.

o Je kan op 4 wijzen geldige invoerwaarden toevoegen: o De getoonde waarden toevoegen o De waarden intypen: je kan meerdere waarden gescheiden door ‘;’ intypen o Waarden importeren uit de ICA-AToM database (dit zijn waarden die al eerder ingevoerd zijn geweest, en die je dus als “geldig” kan definiëren)

© Inzake 2012 - 2015

18

o Waarden importeren uit het werkblad in het hoofdvenster van Atomis

1.2.4 Wijzig kolomnaam  Wat: wijzigen van de kolomnaam zodat de kolomnaam 1 van de geldige kolommen van het invoersjabloon is  Hoe: o Selecteer 1 volledige kolom door op de naam van de kolom te klikken o Kies functie ‘Wijzig kolomnaam’ o Kies de nieuwe kolomnaam

1.3

Beschrijven in een spreadsheetprogramma  Open het opgeslagen werkblad in een spreadsheetprogramma (MS Excel, OO Calc, LibreOffice, enz) en voer de archiefbeschrijvingen in. Bewaar het resultaat in xls- of xlsxformaat zodat Atomis de beschrijvingen kan openen.

2.

Controleren en corrigeren van de archiefbeschrijvingen

2.1

Open de archiefbeschrijvingen  Selecteer in het menu ‘Bestand’ het item ‘Openen’, of klik op de knop  Blader naar de map waar het bestand staat, selecteer het excel-document en klik op ‘Openen’

© Inzake 2012 - 2015

19

 Selecteer in de keuzelijst het werkblad dat de archiefbeschrijvingen bevat en klik op ‘Open’

 Atomis opent het geselecteerde werkblad. Blanco rijen worden automatisch weggefilterd.

2.2

Controleren van de archiefbeschrijvingen Op basis van het vastgelegde Excelsjabloon zijn enkele verplichte en optionele controles in Atomis ingebouwd. De meeste verplichte controles zijn ook blokkerende controles. Deze blokkerende controles zijn:  correcte schrijfwijze van de kolomnamen: de kolomnamen zijn hoofdlettergevoelig  aanwezigheid van de verplichte kolommen. Deze kolommen zijn: o voor ISAD(G):  Bestandsidentificatie  Titel  Begindatum  Beschrijvingsniveau  OmvangMedium o voor ISAAR(cpf):  SoortEntiteit  Naam  Begindatum  aanwezigheid van niet-geldige kolommen  invulling van de verplichte kolommen  correcte invulling van het veld ‘Begindatum’ indien deze een datum of een jaartal bevat: o datum: een bestaande datum o jaartal: groter dan 1500 en kleiner dan 2050  correcte invulling van het veld ‘Einddatum’ indien deze een datum of een jaartal bevat: o datum:  een bestaande datum  ligt de einddatum niet voor de begindatum o jaartal: groter dan 1500 en kleiner dan 2050

© Inzake 2012 - 2015

20

 correcte invulling van de velden wanneer geldige invoerwaarden zijn vastgelegd. Voor ISAD(G)-beschrijvingen zijn de controles op het veld ‘Beschrijvingsniveau’ blokkerend. De optionele controles zijn: 

correcte invulling van de velden wanneer geldige invoerwaarden zijn vastgelegd o voor ISAD(G): Taal, Script, VoorwaardenRaadpleging, Archiefvormers, Onderwerpen, Locaties, Persoonsnamen o voor ISAAR(cpf): plaatsen

Belangrijk: de inhoudelijke controles zijn hoofdlettergevoelig. Ook ICA-AtoM is immers hoofdlettergevoelig en maakt verschillende records per schrijfwijze aan. De controles voer je uit door:  in het menu ‘ISAD(G)’ of ‘ISAAR(cpf)’ het item ‘Controleren’ te kiezen, of:  op de knop o ISAD(G):

te klikken en ‘ISAD(G) of ‘ISAAR(cpf)’ te kiezen

o ISAAR(cpf):

© Inzake 2012 - 2015

21

De verplichte controles kunnen niet worden uitgeschakeld. De optionele controles kunnen wel worden uitgeschakeld. Welke optionele controles beschikbaar zijn, is afhankelijk van de aanwezige kolommen in het Excel-werkblad. Het resultaat van de controle wordt meteen weergegeven. Voldoet het werkblad aan de regels, dan verschijnt volgende melding.

Bevat het werkblad blokkerende of waarschuwende fouten, dan verschijnt een extra scherm met een overzicht van de fouten en worden de fouten met een rood uitroepteken gemarkeerd in het hoofdscherm.

© Inzake 2012 - 2015

22

 alle fouten worden vermeld in een logbestand o deze resultaten kunnen opgeslagen of gekopieerd worden, o details van de verschillende deelresultaten zijn beschikbaar door op het bijhorende item in de boomstructuur te klikken o via de navigatieknoppen kan de relevante cel in het Excel-werkblad worden geselecteerd en getoond  de inhoudelijke fouten worden gemarkeerd met een rood uitroepteken in de cel. De reden van de foutmelding verschijnt in de tooltip. De tooltip verschijnt als je met de muis over de cel zweeft.

2.3

Corrigeren van de archiefbeschrijvingen De meeste correcties kunnen in Atomis zelf worden doorgevoerd. Je kan deze correcties uitvoeren terwijl de controleresultaten nog open staan. De functies onder het menu ‘Bewerken’ kunnen hiervoor worden gebruikt. Met deze functies kun je (semi)geautomatiseerd wijzigingen aanbrengen. Om individuele cellen manueel aan te passen  plaats je de cursor in het veld dat je wil aanpassen: selecteer de cel, (dubbel)klik met de linkermuisknop op de cel of druk de functietoets F2 in.  breng de wijzigingen aan  bevestig de wijzigingen door een andere cel te selecteren (bijv. dmv ‘enter’, ‘tab’ of door in een andere cel te klikken)  het rode uitroepteken zal verdwijnen zodra de gegevens zijn gewijzigd

© Inzake 2012 - 2015

23

 Let op: voeg je een nieuwe geldige invoerwaarde toe, dan verdwijnt de foutmelding in het hoofdscherm van Atomis pas wanneer je de controle opnieuw hebt uitgevoerd. De aangebrachte wijzigingen worden mee overgenomen in het EAD- of EAC-document dat wordt gegenereerd. Wijzigingen kun je opnieuw opslaan als werkblad:  kies in het menu ‘Bestand’ het item ‘Opslaan als’ of klik in de knoppenbalk op

3.

Omzetten van archiefbeschrijvingen naar EAD/EAC/SKOS

3.1

EAD 3.1.1 Omzetten naar EAD  Open het Excel-document en het werkblad met de archiefbeschrijvingen  Kies in het menu ‘ISAD(G)’ het item ‘Omzetten naar EAD’ of klik in de knoppenbalk op . Het menu-item en de knop zijn pas beschikbaar wanneer een werkblad is ingeladen.  Bij het openen van dit scherm wordt automatisch gecontroleerd of het werkblad nog blokkerende fouten bevat. Is dit het geval, dan verschijnt volgende melding:

o

In geval van fouten: klik op ‘Nee’ , controleer de archiefbeschrijvingen en corrigeer waar nodig.

Het omzetten naar EAD gebeurt in 3 stappen:  Atomis presenteert een preview van de hiërarchische structuur: deze structuur kun je hier nog wijzigen. Indien gewenst, dan kun je de wijziging ook opslaan als exceldocument.  je vult de inventarisgegevens in. Deze kunnen vermeld worden in het tweede tabblad va je excel-document.  je geeft een locatie en bestandsnaam voor de EAD-inventaris op.

© Inzake 2012 - 2015

24

© Inzake 2012 - 2015

25

 Bevat de excel in een tweede werkblad de inventarisgegevens, dan kun je hier de naam van het werkblad selecteren. Door op de groene pijl te drukken, neem je de inventarisgegevens uit dit werkblad over.  Indien ingevuld, dan dienen de velden ‘aantal meters’ en ‘aantal nummers’ een getal te bevatten.

© Inzake 2012 - 2015

26

 Selecteer de locatie en de bestandsnaam voor het EAD-document  Vink de optie ‘bewaar de inventaris ook als excel-document’ aan wanneer je de inventaris en de inventarisgegevens in excel-formaat wil bewaren. Dit excel document krijgt dezelfde locatie en bestandsnaam als het EAD-document, maar heeft standaard de extensie ‘.xlsx.’  Druk op de ‘Start’-knop. Deze knop is pas beschikbaar nadat de verplichte velden en een bestandsnaam voor het EAD-document zijn ingevuld. Na de omzetting wordt het gegenereerde EAD-document automatisch gevalideerd. Hierbij wordt een validatie tegen de DTD van EAD versie 2002 uitgevoerd. Hiervoor wordt de DTD gebruikt waarnaar in de header van het XML-document wordt verwezen. Er is op het tijdstip van omzetting en validatie internetverbinding nodig.

© Inzake 2012 - 2015

27

3.1.2 Valideren van de EAD-documenten De validatie van het EAD-document kan ook afzonderlijk worden uitgevoerd:  Kies in het menu ‘ISAD(G)’ het item ‘Valideren’  Selecteer het EAD-document dat je wil valideren

 Druk op ‘Start’: o is het EAD-document geldig, dan verschijnt volgende boodschap

o is het EAD-document niet-geldig, dan verschijnt de reden waarom het document niet geldig is:

© Inzake 2012 - 2015

28

3.2

EAC Het omzetten naar EAC en het valideren van EAC-documenten verloopt op dezelfde wijze als het omzetten van EAC en het valideren van EAD. Er is echter één groot verschil: ICA-AtoM accepteert een EAC-document met beschrijvingen van meerdere actoren niet. Een EAC met ‘multipleIdentities’ kan niet in ICA-AtoM worden geïmporteerd. Een werkblad met de beschrijvingen van meerdere actoren wordt door Atomis naar meerdere EAC-documenten omgezet: voor elke actor wordt een afzonderlijk EAC-document gegenereerd. Deze EACdocumenten kunnen vervolgens via de bulkimport in één operatie in ICA-AtoM worden opgenomen (zie verder).

3.2.1 Omzetten naar EAC  Open het Excel-document en het werkblad met de archiefbeschrijvingen.  Kies in het menu ‘ISAAR(cpf)’ het item ‘Omzetten naar EAC’ of klik in de knoppenbalk op ‘Omzetten naar EAC’ . Het menu-item en de knop zijn pas beschikbaar wanneer een werkblad is ingeladen.  Bij het openen van dit scherm wordt automatisch gecontroleerd of het werkblad nog blokkerende fouten bevat. Is dit het geval, dan verschijnt volgende melding:

 

Klik op nee om de fouten te controleren en te corrigeren. Bevat het werkblad geen fouten, dan verschijnt volgend scherm:

© Inzake 2012 - 2015

29

 De velden voor de ‘ID beschrijving’ zijn verplicht: Atomis gebruikt de gegevens uit deze velden om elke EAC-fiche een unieke ID en een unieke bestandsnaam te geven. Al de EAC-documenten worden weggeschreven in de geselecteerde map.  Het resultaat ziet er uit als volgt:

© Inzake 2012 - 2015

30

3.2.2 Valideren van de EAC-documenten Het valideren van EAC-documenten gebeurt op dezelfde wijze als het valideren van EADdocumenten. Het enige verschil is dat de EAC-validatie tegen het EAC XML Schema gebeurt, daar waar de EAD-validatie tegen de EAD DTD gebeurt.  Kies in het menu ‘ISAAR(cpf)’ het item ‘ISAAR valideren’  Selecteer het EAC-document  Klik op de knop ‘Start’

3.3

Skos ICA-AtoM ondersteunt de Skos-standaard voor zijn taxonomieën. Net zoals bij EAD en EAC zet Atomis lijsten met trefwoorden voor onderwerpen en plaatsen naar Skos-XML om. Deze Skos-XML bestanden zijn rechtstreeks importeerbaar in ICA-AtoM.

3.3.1 Omzetten naar Skos  Open het Excel-document en het werkblad met de trefwoorden.  Controleer de trefwoorden: laat Atomis controleren of er dubbele waarden in de trefwoordenlijst voorkomen. Kies in het menu ‘Trefwoorden’ het item ‘Onderwerpen/Plaatsen’ en vervolgens de functie ‘Controleren’ of klik op de knop kies de functie Trefwoorden: Onderwerpen/Plaatsen

© Inzake 2012 - 2015

31

en

 Kies de kolom waarin de trefwoorden zijn genoteerd en selecteer de controleacties die je wenst uit te voeren. Eventuele dubbele waarden worden gemarkeerd in het hoofdscherm van Atomis met een rood uitroepteken. De tooltip vermeldt over welk soort dubbele waarde het gaat.

 Eventuele dubbele waarden kun je in Atomis verwijderen: selecteer de rijen met een dubbele waarde en druk op ‘delete’ of kies in het menu ‘Bewerken’ de functie ‘Verwijder rij(en)’.  Kies in het menu ‘Trefwoorden’ de correctie taxonomie (Onderwerpen of Plaatsen) en klik op de functie ‘Omzetten naar Skos’. Het menu-item is pas beschikbaar wanneer een werkblad is ingeladen.  Selecteer de kolom die de trefwoorden bevat en kies een bestandsnaam voor het SkosXML document.

© Inzake 2012 - 2015

32

 Na omzetting verschijnt een dialoogvenster dat aangeeft of de omzetting is geslaagd of niet.

4.

Importeren van EAD/EAC/SKOS in ICA-AtoM EAD-, EAC- en Skos-documenten kunnen één voor één via de webinterface van ICA-AtoM worden geïmporteerd. Voor grote EAD- en EAC-documenten of grote hoeveelheden EAD- en EAC-documenten is dit echter niet de meest efficiënte weg. ICA-AtoM beschikt over een functionaliteit voor bulkimport die in Atomis kan worden aangeroepen. EAD-, EAC- en Skos-documenten kunnen gecombineerd worden opgeladen via deze importfunctie. Opgelet: ICA-AtoM bevat een bug bij het importeren van trefwoorden. Alle trefwoorden, dus ook Plaatsen, worden standaard aan de taxonomie ‘Onderwerpen’ toegevoegd. Contacteer ons om eerst deze bug te fiksen alvorens de eerste trefwoordenlijst met Plaatsen te importeren.  Kies: o In het menu ‘ISAD(G)’: EAD importeren o In het menu ‘ISAAR(cpf)’: EAC importeren o In het menu ‘Trefwoorden’: Skos importeren

© Inzake 2012 - 2015

33

o De knop ‘EAD/EAC/Skos importeren’  Selecteer de EAD- en/of EAC- en/of Skosdocumenten die je wil importeren  Druk op ‘Start’  Het uitvoeren van de eigenlijke import gebeurt door ICA-AtoM. Atomis roept de import op twee verschillende wijzen aan al naargelang er SSH-toegang tot de server is of niet. Is er geen SSH-toegang, dan wordt de import via het Atomis controlepaneel aangeroepen. In beide gevallen kun je de voortgang van de import volgen in Atomis.

5.

Archievenoverzicht beheren Met behulp van Atomis kan het archievenoverzicht in ICA-AtoM worden beheerd. Hiervoor is wel een databankconnectie met de MySQL-databank van ICA-AtoM nodig. In Atomis kunnen de volgende taken worden uitgevoerd:  verplaatsen van ISAD(G)-beschrijvingen naar een andere tak: o verplaatsen van een volledige tak naar een nieuwe locatie in het archievenoverzicht o verplaatsen van meerdere geselecteerde fiches binnen één tak naar een nieuwe locatie in het archievenoverzicht

© Inzake 2012 - 2015

34

 verplaatsen van ISAD(G)-beschrijvingen binnen dezelfde tak:  sorteren van ISAD(G)-beschrijvingen:  publiceren van ISAD(G)-beschrijvingen:  wijzigen van de titel van een ISAD(G)-beschrijving:  verwijderen van een ISAD(G)-beschrijving:  herberekenen van de interne hiërarchie binnen het archievenoverzicht:

5.1

Verplaatsen van beschrijvingen naar een andere tak  Verplaatsen van een volledige tak:



o Deselecteer alles zodat je niet onbedoeld beschrijvingen verplaatst: o Selecteer de hoofdbeschrijving van de tak die je wil verplaatsen o Versleep de beschrijvingen naar de nieuwe locatie in het archievenoverzicht o Bevestig de verplaatsing Verplaatsen van meerdere fiches van dezelfde tak: o Deselecteer alles zodat je niet onbedoeld beschrijvingen verplaatst: o Vink de fiches aan die je wil verplaatsen: gebruik evt. de functies ‘Onderliggende fiches’ of ‘Fiches op hetzelfde niveau’ om geautomatiseerd beschrijvingen aan te vinken:

© Inzake 2012 - 2015

35

o Versleep de beschrijvingen naar de nieuwe locatie in het archievenoverzicht o Bevestig de verplaatsing 

Tip: met behulp van de instellingen ‘Toon webpagina’

en ‘Toon geselecteerde

ISAD(G)’-fiche als webpagina’ kun je het resultaat en het effect van de verplaatsingen in ICA-AtoM meteen opvolgen.

5.2

Verplaatsen van beschrijvingen binnen dezelfde tak  

5.3

Sorteren van beschrijvingen  

5.4

Selecteer de fiche die je naar boven of naar onder wil verschuiven binnen dezelfde tak Klik op ‘Verplaats naar boven’ of ‘Verplaats naar beneden’ om de fiche van plaats te veranderen

Selecteer de beschrijving waarvan je de onderliggende beschrijvingen van het eerste niveau geautomatiseerd wil sorteren Klik op ‘Sorteer de onderliggende fiches alfabetisch’ om de onderliggende beschrijvingen van het eerste niveau te sorteren

Publiceren van beschrijvingen  

Selecteer de beschrijving die je samen met alle onderliggende fiches wil publiceren Klik op ‘Wijzig status in gepubliceerd’ of ‘Wijzig status in klad’ om de publicatiestatus van de geselecteerde beschrijving en alle onderliggende fiches wil wijzigen

© Inzake 2012 - 2015

36

5.5

Wijzigen van de titel van beschrijvingen   

5.6

Verwijderen van een beschrijving  

5.7

Selecteer de beschrijving waarvan je de titel wil wijzigen Druk op de functietoets ‘F2’ of klik op ‘Titel wijzigen’ om het titelveld van de beschrijving aan te passen Druk op enter om de wijziging te bevestigen

Selecteer de beschrijving die je wil verwijderen Druk op de ‘delete’-toets of klik op ‘fiche verwijderen’ om de beschrijving te verwijderen o Opmerking: met deze functie kun je enkel beschrijvingen zonder onderliggende fiches verwijderen

Herberekenen van de hiërarchie in het archievenoverzicht 

Door fiches veel te verplaatsen of grote hoeveelheden fiches te verplaatsen kan de interne hiërarchie van het archievenoverzicht verstoord geraken. Dit merk je doorgaans aan volgende pagina in ICA-AtoM:

 

Selecteer de beschrijving waarvan je de interne hiërarchie wil herberekenen Klik op ‘Herbereken de hiërarchie van de ISAD(G)-fiches’ o Opmerking: het herberekenen van de hiërarchie van grote takken in het archievenoverzicht kan enige tijd in beslag nemen. Tijdens deze operatie kunnen in het archievenoverzicht geen andere acties worden uitgevoerd.

© Inzake 2012 - 2015

37

6.

Zoeken (en vervangen) in ISAD(G)

6.1

Zoeken in ISAD(G) Atomis biedt een eenvoudige zoekfunctie in de ISAD(G)-beschrijvingen aan.  Klik in het menu ‘ISAD(G)’ op het item ‘Zoeken in ICA-AtoM’ of klik op de knop ‘Zoeken in ICA-AtoM’  Vul de zoekvelden in en kies een zoekwijze:

o Zoek naar: de zoekterm o Zoek in: het veld waarin wordt gezocht o Archief: in welk onderdeel van het archievenoverzicht wordt gezocht. Dit veld is optioneel. Is dit veld niet ingevuld, dan wordt in heel het archievenoverzicht gezocht. o Zoekwijze: is gelijk aan, bevat, begint met of eindigt op Het resultaat wordt weergegeven als een tabel in het hoofdscherm in Atomis. De zoekopdracht kan enige tijd in beslag nemen. Voor elke beschrijving dient immers de datering afzonderlijk te worden opgehaald. Klik je vroegtijdig op ‘Stop’ dan zal niet van alle zoekresultaten het veld ‘Datering’ zijn ingevuld.

6.2 Zoeken en vervangen in ISAD(G) Met de functie ‘Zoeken en vervangen’ kunnen meerdere beschrijvingen tegelijk inhoudelijk worden aangepast.  Klik in het menu ‘ISAD(G)’ op het item ‘Zoek en vervang in ICA-AtoM’ of klik op de knop ‘Zoek en vervang in ICA-AtoM’  Vul de zoekvelden in en kies een zoekwijze: zie hierboven

© Inzake 2012 - 2015

38

 Vul de vervangvelden in: o Nieuwe waarde: vul in wat de nieuwe waarde moet worden o Operatie: duid aan welke operatie moet worden uitgevoerd. Kies uit vervangen, overschrijven of toevoegen  Druk op de knop ‘Preview’

 Controleer het voorlopige resultaat en pas nog aan waar nodig. De wijzigingen die in de kolom ‘Nieuwe waarde’ manueel nog worden aangebracht worden meegenomen wanneer op ‘Start’ wordt gedrukt of geklikt.  Het resultaat van de zoek- en vervangoperatie wordt in het hoofdscherm van Atomis getoond.

7.

Nadere toegangen Om nadere toegangen in AtoM te kunnen gebruiken zijn enkele technische aanpassingen nodig:  De installatie van extra tabellen in de database van AtoM: Tool → Setup module → Nadere toegangen  De installatie van een extra module op de webserver: contacteer hiervoor Filip

7.1

Een nieuwe nadere toegang maken Je kan op twee wijzen de structuur van een nadere toegang vastleggen:

© Inzake 2012 - 2015

39

 optie 1: manueel vastleggen in Atomis  optie 2: importeren uit een Excel-werkblad

7.1.1 Optie 1: Veldnamen handmatig definiëren

Vul de eigenschappen van de nadere toegang in. Geef aan of de nadere toegang gepubliceerd moet worden of niet.

Klik op ‘Ja’ om de de velden en hun eigenschappen voor de nadere toegang vast te leggen.

© Inzake 2012 - 2015

40

     

Veldnaam: mag geen spaties of leestekens bevatten. Mag maximum 64 karakters lang zijn. Datatype: tekst, getal of datum? MagLeegZijn: mag het veld leeg zijn of moet het altijd ingevuld zijn? Zoekveld: wordt het veld mee getoond in het zoekscherm? ToonAlsLijst: worden de verschillende waarden in het veld getoond als uitklapbare keuzelijst? Resultaatveld: wordt het veld mee getoond in het zoekresultaat?

Atomis voegt aan iedere nadere toegang automatisch het veld ‘Beschrijving_OpenbaarVanaf’ toe. Beschrijvingen die niet openbaar zijn worden op basis van de waarden in dit veld uit het zoekresultaat weggelaten. Dit is een datum veld en in dit veld noteer je de datum vanaf wanneer de beschrijving wel mag worden getoond in het zoekresultaat.

© Inzake 2012 - 2015

41

Vul alle nodige gegevens in en sla op: Zolang je de nadere toegang niet hebt geïnstalleerd kan je aanpassingen doen aan de structuur van de nadere toegang.

7.1.2 Optie 2: Importeer de veldnamen uit Excel De kolomnamen van het Exceldocument worden overgenomen als veldnaam in de nadere toegang. De kolomnamen worden als veldnaam gebruikt: ze mogen geen spaties of leestekens bevatten en mogen maximum 64 karakters lang zijn. Open het Exceldocument waarvan je een nadere toegang wil maken in het hoofdscherm. Selecteer het correcte werkblad. Klik op ‘Open’.

Selecteer in het menu ‘Nadere toegangen’ de functie ‘Beschrijvingen importeren…’

© Inzake 2012 - 2015

42

Kies voor ‘Nieuw’. Vul een naam en een omschrijving van je nieuwe nadere toegang in (zie 7.1.1) en klik op ‘Opslaan’. Importeer in het volgende scherm de kolomnamen van je bestaande Excel met de knop ‘importeer structuur uit hoofdscherm’.

Pas eventueel de eigenschappen van de velden aan (datatype, MagLeegZijn,…) (zie 7.1.1) en sla op: Zolang je de nadere toegang niet hebt geïnstalleerd kan je aanpassingen doen aan de structuur van de nadere toegang.

7.2 Een nadere toegang beheren Selecteer in het menu ‘Nadere toegangen’ de functie ‘Nadere toegangen beheren’

© Inzake 2012 - 2015

43

In de linkerkant van het venster zie je welke nadere toegangen gedefinieerd zijn en wat de basiseigenschappen zijn. In het rechtervenster zie je de velden die vastgelegd zijn en wat de eigenschappen zijn. Met de iconen links boven kan je: 

een nieuwe nadere toegang maken:



de basiseigenschappen van een bestaande nadere toegang aanpassen



alle beschrijvingen van een nadere toegang exporteren naar een Exceldocument (enkel beschikbaar als de nadere toegang is geïnstalleerd)



de nadere toegang installeren zodat ze beschikbaar wordt in Atom (links onderaan kan je zien of de nadere toegang al is geïnstalleerd of niet)



een nadere toegang verwijderen



de historiek (wie deed wat op welk moment) van een nadere toegang raadplegen (enkel beschikbaar als de nadere toegang is geïnstalleerd)

(zie 7.1.1).

Aan de rechterkant in het venster kan je de velden van een nadere toegang wijzigen.

© Inzake 2012 - 2015

44

Met de iconen rechts boven kan je: 

de hoofdstructuur van een Excel importeren om de velden te definiëren (zie 7.1.2)

  

de wijzigingen in de nadere toegang opslaan een rij – en dus een extra veld – toevoegen een rij verwijderen. Selecteer hiervoor de volledige rij door op het zwarte pijltje links van de rij te klikken.



de volgorde van de velden bepalen

Zodra je de nadere toegang hebt geïnstalleerd kan je de structuur niet meer aanpassen. Enkel de eigenschappen ‘Zoekveld’, ‘ToonAlsLijst’ en ‘Resultaatveld’ kan je nog wijzigen. Om de nadere toegang te installeren, klik op

Bij de installatie van de nadere toegang wordt automatisch een extra veld ‘Beschrijving_OpenbaarVanaf’ toegevoegd. Dit laat je toe om ook niet openbare beschrijvingen op te nemen in de nadere toegang. Voor een openbare beschrijving is het veld leeg of bevat het een datum in het verleden. Dit veld is niet zichtbaar in het rechter venster bij ‘nadere toegangen beheren’.

7.3 Beschrijvingen aan een nadere toegang toevoegen 7.3.1 Beschrijvingen maken en toevoegen vanuit Atomis (handmatige invoer) Klik in het snelmenu op ‘nieuw/nadere toegangen’

© Inzake 2012 - 2015

45

Selecteer de nadere toegang waarvoor je beschrijvingen wil maken. En klik op ‘Start’.

In het hoofdscherm wordt de structuur van de nadere toegang weergegeven. Vul de velden in of bewaar dit als een excel document. Voor je de beschrijvingen oplaadt, controleer je of de beschrijvingen geldig zijn.

Selecteer op basis van de structuur van welke nadere toegang gecontroleerd moet worden.

Klik op start en verbeter eventuele fouten. Controleer opnieuw tot de beschrijvingen geldig zijn.

© Inzake 2012 - 2015

46

Ga naar ‘Nadere toegangen/beschrijvingen importeren.’

Kies in welke nadere toegang je de beschrijvingen wil toevoegen. En klik vervolgens op ‘start’.

7.3.2 Beschrijvingen toevoegen vanuit een Exceldocument (bulk) Open het exceldocument dat de beschrijvingen bevat.

© Inzake 2012 - 2015

47

Selecteer vervolgens het juiste tabblad.

De beschrijvingen worden geopend in Atomis. Vul eventueel de kolom ‘Beschrijving_OpenbaarVanaf’ aan. Controleer en importeer de beschrijvingen (zie 7.3.1).

7.4 Beschrijvingen in een nadere toegang aanpassen Het aanpassen van geïmporteerde beschrijvingen doe je met de functie ‘Beschrijvingen beheren’.

Kies in het venster dat opent, in welke nadere toegang je de wijzigingen wil aanbrengen.

Om alle beschrijvingen weer te geven klik je op Indien nodig kan je de filter inschakelen In alle velden van de nadere toegang kan je zoeken. De zoekwijzen zijn voor:

© Inzake 2012 - 2015

48





tekst: o is gelijk aan o bevat datum/tekst: o is o groter dan o kleiner dan

In de derde kolom vul je je zoekcriteria in. Je kan meerder zoekcriteria met elkaar combineren. Klik vervolgens op ‘zoek’.

Alle beschrijvingen die voldoen aan je criteria worden getoond. Je kan alle velden in de beschrijving vervolgens aanpassen. Ook het veld ‘Beschijving_OpenbaarVanaf’ kan je hier aanpassen. Sla de wijzigen op Wil je beschrijvingen verwijderen? Selecteer één of meerdere rijen en klik op Je kan (een selectie) van de beschrijvingen exporteren naar Excel. De beschrijvingen die in het scherm getoond zijn worden opgenomen in de Excel. Voor de export klik op

© Inzake 2012 - 2015

49

8.

Trefwoorden beheren In Atomis kun je de trefwoorden voor ‘Onderwerpen’ en ‘Plaatsen’ beheren. Je kan links met archiefbeschrijvingen vervangen en je kan ongebruikte of dubbele trefwoorden verwijderen.

8.1

Links met archiefbeschrijvingen vervangen  Klik in het menu ‘Trefwoorden’ op het item ‘Onderwerpen’ of ‘Plaatsen’ en kies de functie ‘Zoek en vervang link met ISAD(G)’.  Duid aan welk trefwoord je wil vervangen en door welk ander trefwoord je in de plaats aan de archiefbeschrijving wil toevoegen.

8.2

Trefwoorden verwijderen  Klik in het menu ‘Trefwoorden’ op het item ‘Onderwerpen’ of ‘Plaatsen’ en kies de functie ‘Verwijderen’.  Selecteer het trefwoord dat je wil verwijderen en klik op de groene pijl.  Atomis vermeldt hoeveel keer het trefwoord voorkomt en hoeveel keer dat de trefwoorden aan een archiefbeschrijving zijn gelinkt

© Inzake 2012 - 2015

50

 Vink aan welke trefwoorden je wil verwijderen en druk op Start

9.

Importeren van digitale afbeeldingen Het opladen van afbeeldingen naar ICA-Atom verloopt volledig automatisch. Atomis gebruikt hiervoor de bestandsnamen van de masters als koppeling met de archiefbeschrijving. De bestandsnaam van de master (zonder extensie) dient overeen te komen met de bestandsidentificatie van de archiefbeschrijving. Voor een geautomatiseerde import van afbeeldingen dienen dus eerst de archiefbeschrijvingen in AtoM aanwezig te zijn. Atomis voert de volgende stappen automatisch uit: 1) het koppelen van de afbeeldingen aan de archiefbeschrijvingen 2) het genereren van refimages en thumbs 3) het structureren van de refimages en thumbs conform de mappenstructuur van ICAAtom 4) het opladen van de refimages en thumbs naar de webserver via FTP 5) het technisch documenteren van de refimages en de thumbs 6) het toevoegen van de records aan de ICA-Atom database 7) optioneel: het verwijderen van de masters die succesvol werden opgeladen Atomis ondersteunt de volgende formaten voor de masters: TIFF, JPEG, PNG, GIF en BMP. Opmerking: 16 bits TIFF wordt niet ondersteund in .NET. Atomis kan bijgevolg geen 16 bits TIFF masters omzetten naar refimages en thumbs. Belangrijk: zorg ervoor dat ICA-AtoM minimaal 1 afbeelding bevat alvorens de eerste import vanuit Atomis te initiëren.

© Inzake 2012 - 2015

51

9.1

Opladen  Kies in het menu ‘Digitale objecten’ het item ‘Afbeeldingen opladen’ of klik op de knop ‘Afbeeldingen opladen’

 Kies de archiefbewaarplaats  Kies de bronmap: dit is de map waarin de masterafbeeldingen staan o Optioneel: duid aan of ook de masterafbeeldingen in de submappen van de bronmap worden opgeladen  Kies de doelmap: dit is de map op de lokale pc waarin Atomis de refimages en de thumbs bewaart en structureert conform de werkwijze van ICA-Atom. Deze map mag na iedere oplaadactie worden leeggemaakt. In geval van problemen bij de FTP-upload kunnen de refimages en thumbs hier worden opgehaald en met behulp van een FTPclient (bijv. Filezilla) worden opgeladen.  Selecteer de opties: o Voeg watermerk toe o Incl. FTP-upload o Verwijder masters na opladen: masters die volledig correct werden opgeladen worden uit de bronmap verwijderd. Masters die niet volledig correct werden opgeladen, blijven in de bronmap staan.

© Inzake 2012 - 2015

52

De voortgang van het opladen en de resultaten worden getoond in het hoofdscherm:

 Afbeelding: de master  Doelmap: de locatie binnen de mappenstructuur van ICA-Atom  Resultaat: o OK: de afbeelding is correct opgeladen o Waarschuwing: een niet-kritisch onderdeel van het oplaadproces kon niet worden uitgevoerd o Fout: de master werd niet opgeladen, er is een blokkerende fout opgetreden  Fout: de reden waarom de afbeelding niet werd opgeladen

© Inzake 2012 - 2015

53

9.2

Fouten oplossen Het oplaadproces bestaat uit meerdere stappen. Elke stap is voorzien van foutencontrole. Hieronder staat een overzicht van de diverse waarschuwingen- en foutmeldingen met bijhorende oorzaak en/of oplossing.

STAP

TYPE

MELDING

OORZAAK/OPLOSSING

0

Waarschuwing

Er is momenteel geen verbinding met de databankserver

Controleer de instellingen voor de verbinding met de databank

0

Fout

Geen ondersteund afbeeldingsformaat

De masters hebben niet de correcte extensies voor de ondersteunde formaten TIFF, JPEG, PNG, GIF en BMP

1

Fout

Er is geen beschrijving gevonden voor inventarisnummer ‘xyx#123’

Atomis vindt de bijhorende archiefbeschrijving niet terug. Mogelijke oorzaken zijn:

© Inzake 2012 - 2015

54

-

1

Fout

Dit inventarisnummer is al gekoppeld aan een digitaal object

2

Fout

.NET-foutmelding

ICA-Atom bevat de archiefbeschrijving van de afbeelding nog niet - De bestandsnaam van de master bevat geen inventarisnummer dat al in ICAAtom bestaat De archiefbeschrijving is in ICA-Atom al gekoppeld aan een afbeelding De refimages en/of de thumb kunnen niet worden gegenereerd. Mogelijke oorzaken zijn: -

16 bits TIFF-afbeeldingen kunnen niet worden omgezet - Geen ondersteund afbeeldingsformaat - De masters zijn geopend in een andere applicatie. Atomis kan de mappen op de webserver niet aanmaken. Controleer de instellingen voor de FTP-verbinding of maak de mappen manueel aan.

4

Waarschuwing

De FTP-map voor de afbeeldingen kan niet worden aangemaakt

4

Waarschuwing

De afbeelding [bestandsnaam] is al aanwezig op de webserver

Er staat al een afbeelding voor deze archiefbeschrijving op de webserver. Controleer in ICA-Atom.

4

Fout

.NET-foutmelding

De refimages en/of de thumb kunnen niet worden opgeladen. Mogelijke oorzaken zijn: uitvallen van of onstabiele internetverbinding.

5

Fout

De technische metadata van de afbeeldingen kunnen niet worden geregistreerd.

Controleer of de refimages en/of thumb niet geopend zijn of het kenmerk alleen-lezen hebben.

6

Fout

De digitale objecten kunnen niet aan de database worden toegevoegd

Controleer de instellingen voor de verbinding met de databank

7

Waarschuwing

Master kan niet worden verwijderd

Controleer of de refimages en/of thumb niet geopend zijn of het kenmerk alleen-lezen hebben.

© Inzake 2012 - 2015

55

10.

Depotbeheer

10.1 Ontbrekende stukken Atomis biedt de mogelijkheid om een register van ontbrekende stukken bij te houden. Atomis bewaart dit register in de database van ICA-AtoM. Kun je geen gegevens in Atomis toevoegen, dan betekent dit dat de vereiste tabellen nog niet in de database zijn voorzien. Neem in dit geval contact met ons op. Het register zelf is een lijst van ontbrekende stukken. De volgende velden zijn vrije tekstvelden: -

Inventarisnummer Plaatsingsnummer Archiefbeschrijving VastgesteldOp

De velden ‘Archiefvormer’ en ‘Archief_Collectie’ zijn gekoppelde velden en verwijzen respectievelijk naar de ISAAR- en de ISAD(G)-beschrijving. Om de ontbrekende stukken te koppelen aan een archiefvormer, archief, collectie of reeks selecteer je 1 of meerdere cellen en klik je op het icoon

. Vervolgens selecteer je de beschrijving.

Records verwijder je door 1 of meerdere volledige rijen te selecteren en op het verwijdericoon of de DELETE-toets te drukken. Van zodra 1 of meerdere records zijn gewijzigd, worden de opslaan-knop of het opslaanicoontje geactiveerd.

© Inzake 2012 - 2015

56

10.2 Schaderegister Atomis biedt de mogelijkheid om een register van beschadigde en/of te restaureren stukken bij te houden. Atomis bewaart dit register in de database van ICA-AtoM. Kun je geen gegevens in Atomis toevoegen, dan betekent dit dat de vereiste tabellen nog niet in de database zijn voorzien. Neem in dit geval contact met ons op. De volgende velden zijn vrije tekstvelden: -

Inventarisnummer Plaatsingsnummer Archiefbeschrijving Schadebeschrijving

De velden ‘Archiefvormer’ en ‘Archief_Collectie’ zijn gekoppelde velden en verwijzen respectievelijk naar de ISAAR- en de ISAD(G)-beschrijving. Om de ontbrekende stukken te koppelen aan een archiefvormer, archief, collectie of reeks selecteer je 1 of meerdere cellen en klik je op het icoon

. Vervolgens selecteer je de beschrijving.

De velden ‘TeRestaureren’ en ‘Prioriteit’ hebben hun eigen datatype:

© Inzake 2012 - 2015

57

- TeRestaureren: waar/onwaar - Prioriteit: getal

11.

Databeheer Onder het menu ‘Databeheer’ zijn diverse functies beschikbaar:  Archiefinstellingen -> Verwijderen opgeladen bestanden: alle beschrijvingen die op het hoogste niveau aan ICA-AtoM worden toegevoegd dmv de import van een EADdocument, blijven expliciet gekoppeld aan de archiefbewaarplaats, ook al worden de beschrijvingen later verplaatst naar hun logische locatie binnen het archievenoverzicht. Met deze functie worden deze overbodige koppelingen verwijderd.  Zoekindex: o Opnieuw opbouwen o Optimaliseren  Leeg maken van de cache van ICA-AtoM  Hiërarchie herberekenen: door het veelvuldig verplaatsen van archiefbeschrijvingen kan de interne hiërarchie van het archievenoverzicht verstoord geraken. Met deze functie herbereken je de hiërarchie van het archievenoverzicht. Na het uitvoeren van deze functie bouw je best de zoekindex opnieuw op.

© Inzake 2012 - 2015

58