REKENHOF Regentschapsstraat 2 1000 Brussel Tel. : 02/551.84.90 Fax : 02/551.86.90
Brussel, 19 augustus 2010
BESTEK NR 2010/D2.3/01 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE LEVERING, INSTALLATIE EN ONDERHOUD VAN TELEFONIE- EN COMPUTERMATERIAAL DEEL I - ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1.
HET VOORWERP VAN DE OPDRACHT De beoogde opdracht bestaat uit :
De levering (franco bestemming) en installatie van een telefoniesysteem (VOIP), GSM-koppeling en netwerkinfrastructuur, met inbegrip van diverse benodigdheden, volgens de technische specificaties opgenomen in DEEL II. De levering en het afstaan van de gebruikslicenties van een geheel van software. De levering van de nodige documentatie voor de ingebruikneming van materiaal en programmatuur. Onderhoud van het geheel.
Geïnteresseerde firma’s worden uitgenodigd op een gemeenschappelijke verplichte infozitting op 8 september 2010 (bij voorkeur maximaal 3 vertegenwoordigers per geïnteresseerde firma) van 9h30 tot maximaal 12h00, waarop : de technische specificaties zullen worden toegelicht er mogelijkheid is tot vragen stellen een rondleiding in het gebouw zal worden georganiseerd (bestaande telefooncentrale, computerzaal, technische ruimtes netwerk etc. ) Geïnteresseerde firma’s worden verzocht zich ten laatste 5 dagen vooraf in te schrijven, via het sturen van een e-mail naar het adres
[email protected] met opgave van de namen van de vertegenwoordigers. Geïnteresseerde firma’s die niet hebben deelgenomen aan de informatievergadering en de daaropvolgende rondleiding zullen niet worden weerhouden (een attest van aanwezigheid zal worden afgeleverd). Noten: 1. In dit bestek wordt afgeweken van volgende niet-essentiële bepalingen van de AAV: artikel 9 en 66 §1,2°.
2
2. Aanpassing aan de technologische evolutie – Toelaten van vrije varianten Rekening houdend met de tijd die verloopt tussen het ogenblik van het opmaken van het bestek, het indienen van de offerte en de levering van de producten, enerzijds, en met de snelle technologische evolutie in het domein van de informatica, anderzijds, behoudt het Rekenhof zich het recht voor de producten te bestellen die het best voldoen aan de technologische stand van zaken op het ogenblik van de levering. Deze nieuwe producten moeten wel aan de bepalingen van dit bestek voldoen, kwalitatief minstens evenwaardig en performant zijn aan de in de offerte voorgestelde producten en verenigbaar zijn met de bestaande hard- en software. In acht genomen het voorgaande is het de inschrijvers derhalve toegelaten om (een) vrije variante(n) in te dienen. 3. De offertes moeten volledig zijn. De offertes moeten volledig zijn, in die zin dat ze de noodzakelijke accessoires en software bevatten die nodig zijn voor de goede werking van het geheel (kabels, licenties, uitbreidingspoorten, uitbreidingskaarten, adapters, interfaces enz.).
2.
BEPALINGEN DIE OP DEZE OPDRACHT VAN TOEPASSING ZIJN
2.1.
a) de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en haar wijzigingen; b) het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en zijn wijzigingen; c)
het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en zijn wijzigingen;
d) de algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996) en hun wijzigingen. Belangrijke noot: Onder het in deze wets- en reglementsbepalingen voorkomende begrip de aanbestedende overheid moet worden verstaan: 'het Rekenhof'.
3
2.2.
Dit bestek.
3.
AARD VAN DE OPDRACHT De opdracht is een overheidsopdracht voor aanneming van leveringen. Zij wordt gegund via een algemene offerteaanvraag overeenkomstig artikel 14, 1ste lid en artikel 16 van de wet van 24 december 1993.
4.
AANBESTEDENDE OVERHEID - LEIDENDE AMBTENAREN a)
Aanbestedende overheid : Rekenhof Regentschapsstraat 2 1000 Brussel Tel. : 02/551.84.90 Fax : 02/551.86.90
b)
Leidende ambtenaren : de heer Jean-Marie LEMAIRE, Eerste-auditeur-revisor (Franstalig) - Tel 02/551.84.94 E-mail :
[email protected] de heer Bart VERMOESEN, Eerste-auditeur-revisor (Nederlandstalig) - Tel 02/551.84.90 – 0476/53.25.41 E-mail :
[email protected]
5.
WIJZE VAN PRIJSBEPALING De opdracht is een gemengde overeenkomst tegen prijslijst en op forfaitaire eenheidsprijzen. Afwijkingen van de in de inventaris meegedeelde vermoedelijke hoeveelheden, kunnen voor de leverancier geen aanleiding zijn tot schadevergoeding.
6.
DE OFFERTE
6.1.
OP STRAFFE VAN NIETIGHEID, MOETEN de offerte (VOLLEDIG ingevuld en ondertekend) en de inventaris (VOLLEDIG ingevuld en ondertekend) VERPLICHT opgesteld worden overeenkomstig het bij dit bestek gevoegde model. Indien de inschrijver ze op andere documenten opmaakt dan op het voorziene formulier, moet hij op elk van deze documenten verklaren dat het conform het bij het bestek behorende model is.
4
6.2.
Indien de in de inventaris vermelde posten uit meerdere delen bestaan die apart kunnen besteld worden, dienen de detailprijzen in een bijlage aan de inventaris te worden toegevoegd. Deze bijlage moet voldoende worden gedetailleerd omdat zij tevens dient om de controle van de in de inventaris vermelde globale prijzen mogelijk te maken. De verschillende hardware- en software-elementen dienen te worden vermeld met hun eenheidsprijs. In dit kader moet ook de kostprijs van eventuele onderhoudsprestaties die tijdens de opgelegde waarborgtermijn (zie punt 13.) niet vervat zijn in de aanschafprijs, apart worden vermeld.
6.3.
De eenheidsprijzen worden in euro opgegeven in de inventaris (zonder BTW).
6.4.
Aangezien het bestek zowel in het Nederlands als in het Frans is gesteld, duidt de inschrijver aan welk van beide talen hij kiest. Doet hij dit niet, dan wordt hij verondersteld de taal van zijn offerte te hebben gekozen. Bepaalde technische bijlagen bij de offertes mogen niettemin in het Engels worden geleverd indien zij noch in het Nederlands, noch in het Frans bestaan. Geen enkele andere taal zal worden aanvaard.
6.5.
De indiening van offertes via elektronische weg is niet toegestaan.
6.6.
Wanneer een offerte wordt ingediend door een gevolmachtigde moet zij vergezeld zijn van de authentieke of onderhandse akte waarbij die machtiging wordt verleend, of een voor eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijk stuk. De inschrijvende firma's dienen het bewijs te leveren dat diegene(n) die de offerte heeft (hebben) ondertekend, hiertoe gemachtigd was (waren).
7.
VRIJE VARIANTEN Eventuele vrije varianten dienen ten minste te voldoen aan de essentiële bepalingen van het bestek. De inschrijvers die vrije varianten voorstellen, moeten in elk geval ook een basisofferte indienen die volledig overeenstemt met alle technische voorschriften van het bestek.
8.
OPTIES Verschillende (verplichte en niet-verplichte) opties zijn voorzien. Ze zijn gedetailleerd in de technische specificaties opgenomen in DEEL II. Aan de inventaris mogen geen lijnen worden toegevoegd. In de detailopgave kunnen wel extra elementen als optie worden toegevoegd, met dien verstande dat alles wat als extra wordt vermeld bij voorkeur moet blijven voldoen aan de bepalingen van het bestek (indien dit niet geval is, moet dit expliciet in de detailopgave worden
5
bijvermeld).
9.
INDIENEN VAN DE OFFERTES De offerte en de documenten in bijlage (één exemplaar) moeten worden ingediend op het volgend adres : ” Rekenhof, tav. de heer Philippe Grimau, lokaal B122, Regentschapsstraat 2, 1000 Brussel ”, overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 104 en 105 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De uiterste ontvangstdatum van de offertes is 13 oktober 2010 om 13h30 uur. De offerte wordt geschoven in een definitief gesloten omslag waarop een verwijzing naar het bestek is vermeld. Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding "offerte". De offertes zullen worden geopend in de zitting van 13 oktober 2010 om 13u30 op het adres van het Rekenhof, lokaal A004. De zitting wordt voorgezeten door de heer Philippe Grimau, eerste-auditeur-directeur. Een offerte die wordt bezorgd per “Taxipost” of door een privé-koeriersdienst, wordt als een niet-aangetekende zending beschouwd. Indien een dergelijke offerte te laat toekomt, wordt ze als onontvankelijk beschouwd. Een kopie van de offerte (en liefst ook van de documenten in bijlage) in elektronische versie (te versturen naar de e-mailadressen vermeld in punt 4.) is wenselijk. Minimaal moeten volgende bijlagen bij de offertes worden toegevoegd : Attest van aanwezigheid op de infozitting (zie 1.) Eventuele mandatering (zie 6.6) Referenties (zie 11.) Beschrijving van de technische uitrusting van de onderneming en de maatregelen die ze treft om de kwaliteit en om het onderhoud van de geleverde installaties te waarborgen (zie 11.)
10.
GESTANDDOENINGSTERMIJN Met zijn offerte verbindt de inschrijver zich gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande op de dag na de opening van de offertes.
6
11.
KWALITATIEVE SELECTIE Door het indienen van hun offerte verklaren de inschrijvers impliciet dat zij zich niet bevinden in de uitsluitingsgronden voorzien in artikel 43, §1 en §2, 1° tot en met 6° van het koninklijk besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid zal de voormelde bewijsstukken opvragen bij de inschrijver waarvan de offerte wordt weerhouden. Het RSZ-attest zal het zelf inwinnen bij de RSZ. De inschrijvers voegen het volgende toe : Referenties van de laatste 3 jaar mbt gelijkaardige leveringen (bedrag, data, begunstigde en contactpersoon) (artikel 45, §1, 1° van het koninklijk besluit van 8 januari 1996.) Beschrijving van de technische uitrusting van de onderneming en de maatregelen die ze treft om de kwaliteit en om het onderhoud van de geleverde installaties te waarborgen (bv. is er externe monitoring mogelijk) (artikel 45, §1, 2° van het koninklijk besluit van 8 januari 1996.)
12.
DE GUNNING VAN DE OPDRACHT De offertes worden beoordeeld aan de hand van de volgende gunningscriteria en er wordt de volgende puntenwaarde toegekend :
a
b c
Gunningscriterium Technische en functionele waarde : a.1 Telefooncentrale1 a.2 GSM-koppeling a.3 Netwerkswitches Prijs Door de inschrijver bijkomend aan te bieden of betere waarborgtermijn
Puntenwaarde 35 (20+15) 5 15 40 5
De objectiviteit wordt gewaarborgd : a) Puntenwaarde voor het gunningscriterium “Technische en functionele waarde” : In DEEL II (technische specificaties) van dit bestek zijn steeds minimum specificaties opgegeven en worden mogelijke voordelen reeds aangegeven. De punten zullen dan ook worden toegekend in functie van de meerwaarde tov. de minimaal gevraagde specificaties. De inschrijvers die voldoen aan de voorwaarden van het bestek zullen worden uitgenodigd om voor enkele vertegenwoordigers van het Rekenhof een verplichte 1
De term “telefooncentrale” moet in dit bestek als een generische term worden aanzien, evenals “appliance”, “gateway”, eventueel zelfs “server”, allen termen die uitwisselbaar kunnen zijn en welke allen betrekking kunnen hebben op het begrip “communicatiesysteem”.
7
demonstratie van hun voorgestelde oplossing te organiseren (locatie en datum af te spreken in onderling overleg) in principe in de periode van 18 oktober tot 10 november 2010 (geschatte maximale duur 2h30). Tijdens de demonstratie zal de conformiteit met het bestek voor zijn belangrijkste geëiste functionaliteiten worden nagegaan op een proefopstelling van het voorgestelde materiaal (gedeelte a.1 , de GSM-koppeling (a.2) en de netwerkswitches (a.3) moeten geen deel uitmaken van de demonstratie). De demonstratie zal worden gekwoteerd voor 20 van de 35 voorziene punten voor “Technische en functionele waarde - Telefooncentrale” (de overblijvende 15 punten worden toegekend in functie van de meerwaarde tov. de minimaal gevraagde specificaties). Er worden op basis van de demonstratie punten gegeven voor de Gebruiksvriendelijkheid van de geboden oplossing : 10 punten Mate van integratie tussen de telefoniecentrale en de Microsoft Windows/Office/OCS omgeving : 10 punten Inschrijvers die geen demonstratie organiseren, zullen niet worden weerhouden. Hun offerte zal onregelmatig worden verklaard (een bewijs van de organisatie van de demo zal worden afgeleverd). De punten voor de GSM-koppeling (a.2) en de netwerkswitches (a.3) worden toegekend in functie van de meerwaarde tov. de minimaal gevraagde specificaties. b) Puntenwaarde voor het gunningscriterium “Prijs” : De inschrijver met de laagste prijs voor de basisofferte en de verplichte opties krijgt het maximum van de punten, de andere inschrijvers krijgen punten toebedeeld op grond van de formule : Laagste prijs x Maximumscore Prijs inschrijver c) Puntenwaarde voor het gunningscriterium “Door de inschrijver bijkomend aan te bieden waarborgtermijn” : Deze wordt berekend gebruik makend van de regel van drie. Naast een langere termijn dan gevraagd, wordt er ook rekening gehouden met betere condities (bv. snellere interventietijd, on-site ipv collect & return etc.) Indien er relevante functionaliteit(en) zijn (bv. reeds aangeduid als voordeel in het bestek) die door de meeste inschrijvers reeds standaard zonder meerprijs worden aangeboden, zal bij diegenen waarbij deze functionaliteit(en) kunnen worden toegevoegd dmv. zelf aangeboden optie(s), de puntentoekenning voor de 3 gunningscriteria op basis hiervan gebeuren, zodat de vergelijking tussen de offertes zo objectief mogelijk zou kunnen gebeuren.
8
We verwijzen naar “Deel II : Situatieschets, Software en Serverhardware” voor bepalingen ivm. bijkomende aanschaf van software en hardware en de verrekening ervan in de prijsanalyse. 13.
DE WAARBORGTERMIJN De inschrijvers vermelden in hun offerte de waarborgtermijn.
13.1. De opgelegde waarborgtermijn is door het Rekenhof gesteld op : a) Voor de telefoniehardware inclusief de analoge module(s) (met uitzondering van de telefoontoestellen) en de coreswitches op tenminste 1 jaar waarborg “on site” (werkuren, wisselstukken en verplaatsingskosten ten laste van de leverancier) met ten laatste interventie binnen de 4 uren, 24 op 24 uur, 7 dagen op 7 – met een maximale reparatietijd van 5 uur sinds de oproep. Gezien kritische hardware ontdubbeld is (appliance, core-switch) geldt het bovenstaande in het geval het systeem down of functioneel niet compleet is, maw indien het systeem niet verder kan werken op de backup/fail-over/redundancy/load balancing hardware of de performantie dermate gedaald is dat het onwerkbaar wordt (de netwerkservices moeten dus beschikbaar blijven). b) Voor de GSM-koppelingshardware volstaat tenminste 1 jaar waarborg “on site” (werkuren, wisselstukken en verplaatsingskosten ten laste van de leverancier) met ten laatste interventie binnen de 4 uren tijdens de kantooruren (9 tot 17h) met een maximale reparatietijd van 5 uur sinds de oproep tijdens de kantooruren. c) Voor niet kritische interventies volstaat tenminste 1 jaar waarborg “on site” (werkuren, wisselstukken en verplaatsingskosten ten laste van de leverancier, met ten laatste interventie binnen de 8 uren, tijdens de kantooruren : next business day) d) Voor de telefoontoestellen en de departementele switches op tenminste 1 jaar waarborg “collect & return” (apparaat opgehaald op het Rekenhof, gerepareerd in het atelier van de leverancier en teruggebracht naar het Rekenhof, alle kosten ten laste van de leverancier en dit alles met een totale interventietijd van maximaal 21 werkdagen vanaf de oproep). De vervanging van de telefoontoestellen en de departementele switches zal door het Rekenhof zelf worden uitgevoerd. e) Voor de software op tenminste 1 jaar : recht om gratis nieuwe releases en updates (met inbegrip van firmware updates voor telefoons, switches etc.) te installeren + minimaal websupport (bijkomende telefonische support is een voordeel) binnen de 4 uren, 24 op 24 uur, 7 dagen op 7 indien het kritisch is voor de werking van het geheel. Voor niet-kritische software geldt : ten laatste interventie binnen de 8 uren, tijdens de kantooruren : next business day. Levering van de benodigde media. Mogelijke talen voor de support : Nederlands, Frans of Engels. Remote control is toegelaten voor opvolging en diagnostics.
9
De waarborgtermijn vangt aan op de datum van de volledige voorlopige aanvaarding, zoals vermeld in het proces verbaal van oplevering, op de plaats van aflevering van de producten vermeld in de bestelling. Tijdens deze termijn dient de leverancier iedere constructiefout van de hardware gratis te verhelpen. Wanneer de producten niet werken volgens de bepalingen van dit bestek, wordt de waarborgtermijn voor deze producten opgeschort tot op de dag dat ze opnieuw werken zoals voorzien. 13.2. De door de inschrijver supplementair aangeboden waarborgtermijn moet minstens voldoen aan de voorwaarden van een "carry-in" met een kostenloze dienstverlening m.b.t. de wisselstukken en de werkuren. 14.
LEVERINGSTERMIJN EN LEVERING De inschrijvers vermelden in hun offerte de leveringstermijn in kalenderweken (maximum 8 kalenderweken). Voor de installatie en indienststelling van het geheel worden er nog maximaal 2 bijkomende kalenderweken voorzien. De levering en installatie dient te gebeuren in de gebouwen van het Rekenhof op de verdieping ES aan de computerzaal (afmetingen lastenlift : lengte 1,7 m - breedte 0,88 m - hoogte 2,1 m). Bij de levering wordt er een inventaris gegeven van het geleverde materiaal met hun serienummers, bij voorkeur in elektronische vorm.
15.
DUUR VAN HET ONDERHOUDSCONTRACT Het onderhoudscontract voor hardware en software (zelfde eisen als opgelegd voor de waarborgtermijn) zal worden afgesloten voor een initiële termijn van twee jaar, die een aanvang neemt na afloop van de waarborgtermijn en die ten hoogste twee maal stilzwijgend kan worden verlengd voor een nieuwe termijn van één jaar. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor het onderhoudscontract op te zeggen door middel van een aangetekend schrijven mits een opzeggingstermijn van drie maanden in acht te nemen.
16.
DE BORGTOCHT Overeenkomstig de modaliteiten van de algemene aannemingsvoorwaarden (AAV) dient, tot dekking van alle verplichtingen van de leverancier, een borgtocht te worden gesteld van :
10
5 % van het oorspronkelijk bedrag van de bestelling (exclusief BTW), behalve indien de opgegeven leveringstermijn de 30 kalenderdagen niet overschrijdt. In afwijking van artikel 9, § 2, van de AAV, wordt de borgtocht bij helften vrijgegeven: o De eerste helft : na de volledige voorlopige keuring van de leveringen. o De tweede helft : na afloop van de waarborgtermijn. 5 % van het bedrag van het jaarlijks onderhoud (exclusief BTW) voor het eerste jaar na de waarborg.
Het bewijs dat beide borgtochten werden gestort moet geleverd worden binnen de 30 dagen na de toekenning van de opdracht. 17.
RECHTEN OP DE SOFTWARE De leverancier dient het Rekenhof te vrijwaren tegen alle vorderingen van derden met betrekking tot de in het kader van deze opdracht geleverde software die het gevolg zijn van het miskennen van de leverancier van bepaalde rechten, welke ook deze rechten zijn (eigendomsrecht, gebruiksrecht, exclusieve distributierechten, enz.). Het Rekenhof verwerft op de software een niet-overdraagbaar en niet-exclusief gebruiksrecht van onbeperkte duur. Het mag deze software ook laten gebruiken door derden voor zover ze in opdracht van het Rekenhof werken. Het Rekenhof verwerft bovendien het recht om de software en de bijhorende documentatie te kopiëren voor "back-up" doeleinden.
18.
PRIJSHERZIENINGEN Voor deze opdracht wordt geen prijsherzieningsformule toegepast, noch voor de levering, noch voor het onderhoud.
19.
BETALINGEN De betaling van de leveringen gebeurt binnen de 50 kalenderdagen te tellen vanaf de datum dat de opleveringsformaliteiten beëindigd zijn, zo het Rekenhof terzelfder tijd in het bezit is van een regelmatig opgestelde factuur en het P.V. van volledige voorlopige aanvaarding waarvan sprake in punt 13.1. De betaling van het onderhoud zal gebeuren op trimestriële basis en na vervallen termijn. De dienstverlener zal hiertoe driemaandelijks een factuur indienen ten belope van 1/4 van het jaarlijkse onderhoudstarief. De betaling geschiedt binnen de vijftig kalenderdagen te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur. De betaling van de consultancydagen gebeurt binnen de 50 kalenderdagen te tellen vanaf de datum van de uitvoering van de prestaties, zo het Rekenhof terzelfder tijd in
11
het bezit is van een regelmatig opgestelde factuur en bijhorende verantwoordingsdocumenten. 20.
MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID Artikel 66 §1, 2° van de algemene aannemingsvoorwaarden is door volgende bepalingen vervangen : a) Ingeval de leveringstermijn wordt overschreden, zal de leverancier een boete worden opgelegd welke per kalenderdag vertraging 1/1000 (één duizendste) bedraagt van de totale prijs van die bestanddelen van de leveringen die ten gevolge van de vertraging niet volledig kunnen worden benut voor de doelstellingen van het Rekenhof. Het totaal bedrag van de boete wegens laattijdige levering wordt evenwel beperkt tot 5% van de prijs van de levering. b) De boete voor het overschrijden van de termijnen voor de herstellingen of functionaliteiten tijdens de opgelegde waarborgtermijn en na de opgelegde waarborgtermijn (correctief onderhoud tijdens de bijkomend aangeboden waarborgtermijn) bedraagt per oproep tot tussenkomst 100 € (honderd euro) per uur vertraging (overeenkomstig de gevraagde supporturen). Het totaal bedrag van de boete wegens het overschrijden van de hersteltermijnen of per gemiste functionaliteit wordt per herstelling beperkt tot 10% van de leveringsprijs van de producten die door het defect niet volledig kunnen worden benut. c) Wanneer de telco en/of het BIPT vaststelt dat de installatie slecht werkt en hiervoor boetes oplegt aan de gebruiker, worden deze aan de aannemer doorverrekend.
Bestek goedgekeurd door het Rekenhof op 19 augustus 2010.
Het Rekenhof :
De Eerste Voorzitter,
Ph. ROLAND
12
DEEL II : TECHNISCHE SPECIFICATIES Onder de technische specificaties zijn er bepaalde als dwingend (zie opmerking aanpassing aan de technische evolutie op p.1 en 2 van het bestek) gekwalificeerd. De overige zijn gewenste karakteristieken, (verplichte) opties of vragen om inlichtingen die bedoeld zijn om het voorgestelde materiaal te vergelijken en te evalueren (zie gunningscriteria). Alle specificaties zijn minimum specificaties, er mag dus beter (oa. bijkomende mogelijkheden), performanter, veiliger materiaal of software worden aangeboden met minstens dezelfde karakteristieken. Bovendien mogen er opties worden aangeboden welke niet expliciet vermeld zijn in dit bestek. Zoals reeds vermeld in deel 1 van het bestek (zie opmerking p.2, de offertes moeten volledig zijn) moet het systeem in een werkende configuratie worden aangeboden. Onderstaande specificaties specifiëren dus niet alle benodigde kabels (bv. power kabels), licenties, connectoren, kaarten, rack-materiaal, etc. om het geheel te laten werken. Het antwoord op vragen naar technische beschrijvingen (in het bijzonder software) mag mede gegeven worden dmv technische documentatie en printscreens van de schermen, zodat de mogelijkheden van het product onmiddellijk duidelijk zijn. Doel van de opdracht De vervanging van het bestaand analoog telefoniesysteem en de bestaande Ethernetswitches (non POE) door een VOIP telefoniesysteem (met GSM-koppeling) en POEswitches. Situatieschets : Bestaande hardware en software omgevingen en algemene specificaties Het Rekenhof beschikt over één gebouw en heeft één datacenter. Software Het Rekenhof beschikt over een 25-tal fysische servers (waarvan 1 NAS/SAN systeem) die allen opereren onder Microsoft Windows Server 2003 R2 32-bit – Windows Server 2008 32bit - Windows Server 2008 (R2) 64-bit (zowel Standard als Enterprise) binnen één domain (AD : native 2008 R2). Daaronder bevinden zich één “Microsoft Exchange Server 2007 SP2” server en 9 “Microsoft SQLserver 2000/2005/2008 (R2)” servers. Alle serversoftware werkt in de Engelse versie. De clients zijn uitgerust met Windows XP SP3, Windows Vista SP2 of Windows 7 (allen 32bit) : steeds in Multilanguage versie (UK/NL/FR). Er zijn geen andere server operating systems in gebruik. Er zijn momenteel geen plannen op korte termijn voor migratie naar een ander serverOS of client OS. Er zijn ongeveer 570 potentiële gebruikers, doch meestal zijn er hiervan maar ongeveer 300 simultaan op het netwerk. 570 kan als maximum aantal users worden aangezien voor de aangeboden software. Een maximale uitbreiding tot 600 users is theoretisch nog mogelijk :
13
hiermee moet worden rekening gehouden in de dimensionering van de voorgestelde oplossing. Software reeds aanwezig voor alle personeelsleden (570 users in aantal) : Deze software moet niet worden onderhouden door de leverancier (recht op nieuwe versies en telefonische support). Het Rekenhof beschikt immers momenteel zelf over een zogenaamd Microsoft Software Assurance contract (recht op nieuwe versies, tenminste tot juni 2013) en een Microsoft Premier contract (support voor al onze Microsoftsoftware).
Kantoorsoftware : Microsoft Office Professional Plus 2007 SP2 of hoger (dus oa. ook Microsoft Office Communicator 2007 SP2 (MOC) of hoger) Mailserversoftware : o Microsoft Exchange Server 2007 Standard Edition SP2 of hoger (dit zijn +/- 700 mailboxes, want betreft ook mailboxen voor groepen, support, info-adressen etc) o Microsoft Exchange Server 2007 Standard CAL of hoger - Microsoft Exchange Server 2007 Enterprise CAL of hoger Een upgrade naar Exchange 2010 (met 2 servers) wordt gepland in september 2010 en moet dus gesupporteerd zijn in de voorgestelde oplossing. OCS software (licenties aanwezig, maar nog niet geïnstalleerd) : o Microsoft Office Communications Server (OCS) 2007 Standard Edition R2 of hoger : 2 licenties o Microsoft Office Communications Server 2007 Standard CAL of hoger o Microsoft Office Communications Server 2007 Enterprise CAL of hoger Indien bovenstaande software van Microsoft niet zou volstaan voor de aangeboden oplossing (bv. bijkomende server- of CALlicenties nodig) en er dus bijkomende Microsoft software moet aangekocht worden moet dit expliciet vermeld worden. De aanschaf van deze bijkomende software maakt geen onderdeel uit van deze opdracht, maar de geraamde aanschafprijs en de geraamde prijs voor het recht op nieuwe versies (Microsoft Software Assurance voor 5 jaar) voor het Rekenhof zal wel worden verrekend in de prijsanalyse van de offertes. Serverhardware Twee performante servers (eventueel tot telkens 2 X Xeon E5560, 48 GB memory) met bijbehorende Windows Server (eventueel Enterprise) licenties en eventueel Microsoft SQLserver) zijn reeds ter beschikking op het Rekenhof voor installatie van OCS en eventueel bijkomende serversoftware en maken dus geen deel uit van de opdracht (deze nieuwe servers worden in principe voorzien van de nieuwste Microsoft serversoftware (Windows, SQLserver etc.). De hardware voor de telefonie zelf (appliance in redundance) moet wel worden voorzien door de inschrijver (zie verder). De inschrijver dient expliciet te vermelden welke serverhardware hij nodig heeft : aantal machines (bij voorkeur virtueel), minimaal benodigde processorsnelheid, geheugen en schijfcapaciteit. Indien meer dan de 2 reeds voorziene fysische servers zouden nodig zijn zal
14
de geraamde bijkomende hardwarekost voor het Rekenhof worden verrekend in de prijsanalyse van de offertes. Netwerk en beveiliging
Onze centrale firewall : Checkpoint VPN-1 UTM : R70-Gateway Netwerkbekabeling : o UTP-bekabeling : Hoofdzakelijk Cat 5, maar ook een belangrijk gedeelte Cat 5e en een klein gedeelte Cat 6 o Fiber : Multimode 50 en 62,5 µ
UPS De servers en het netwerkmateriaal zijn aangesloten op een bestaande UPS (merk Riello Multi Dialog MDT 40). De apparatuur op de UPS is via afzonderlijke circuits aangesloten (bij ons “no-break” genoemd). Er is nog reservecapaciteit op de UPS. De nieuwe apparatuur dient op de UPS te worden aangesloten. Rackruimte Er is nog vrije 19” rackruimte aanwezig op het Rekenhof. Racks hoeven dus niet te worden voorzien, wel evenwel natuurlijk de benodigde accessoires om het materiaal in een rack te kunnen bevestigen. Telefonie – Mobile devices De actuele telefooncentrale van het Rekenhof is van het merk : Philips Sopho S. Er wordt momenteel amper gebruik gemaakt van mobile devices : GSM-toestellen zijn bijna uitsluitend privé en PDA-toestellen, smartphones etc worden momenteel niet ter beschikking gesteld door het Rekenhof aan zijn personeelsleden (mogelijks wel beperkt privé aanwezig).
15
A. Basisofferte Algemene specificaties
De aangeboden hardware en software met de voorgestelde functionaliteiten moet kunnen gedemonstreerd worden vanaf begin 18 oktober 2010 en kunnen geïnstalleerd worden vanaf 11 januari 2011. Er wordt een algemene beschrijving van de voorgestelde architectuur gevraagd : schema, benodigde hardware- en software componenten, koppelingen etc. Het aangeboden materiaal en software moet zoveel mogelijk IPv6 compliant zijn Verplicht bij levering : Core switches Verplicht ten laatste tegen 1 januari 2013 mits een upgrade (bv. via firmware) : Overige hardware en software : in bijzonder geldt dit voor departementele switches (als verplichte optie aanbieden, bv. voor bijkomende licentie) met uitzondering van de IP-phones Niet verplicht : IP-phones : voordeel indien deze functionaliteit wordt aangeboden. Indien de functionaliteit mogelijk is, moet dit ten laatste het geval zijn tegen 1 januari 2013 mits een upgrade (bv. via firmware). Specifieer per apparaat of een dual stack mogelijk is (zal zijn) (voordeel indien mogelijk). Het systeem zal initieel als IPv4 worden opgezet. Al de aangeboden Windows software dient te functioneren onder de bestaande omgeving (zie hoger). Alle bovenvermelde client-OS dienen gesupporteerd te worden. Voor de serversoftware geldt : o als server-OS moet minimaal Windows Server 2003 R2 32-bit gesupporteerd te worden, maar onmiddellijke support voor Windows Server 2008 32-bit vormt een voordeel. o Onmiddellijke support voor Windows Server 2008 R2 vormt nog een groter voordeel en moet ten laatste gesupporteerd zijn tegen 1 januari 2013. o Microsoft Exchange Server 2010 moet gesupporteerd zijn. Koppeling met Microsoft Windows Server 2008 R2 64-bit Active directory (beschrijf hoe de AD-integratie gebeurt), Microsoft Exchange Server 2007 SP2 of later / Microsoft Outlook 2007 SP2 of later / Microsoft Office Communicator 2007 SP2 of later / Microsoft Office Communications Server 2007 Standard Edition R2 of later (alle producten zijn reeds zoals gesteld aanwezig op het Rekenhof voor alle personeelsleden) is verplicht. De goede verplichte integratie (dient beknopt beschreven en vooral gedemonstreerd te worden, bv. dmw. dual forking , remote call control mogelijkheden of gelijkaardig) tussen de aangeboden telefonieoplossing en OCS/Office/Exchange vormt een groot voordeel. Hierbij zijn niet alleen functionele en gebruiksvriendelijkheid aspecten van belang maar ook de wijze van implementatie. Een minimale toevoeging van bijkomende eigen software en eigen hardware om de integratie te bewerkstelligen vormt een voordeel.
16
De telefooncentrale/gateway moet onafhankelijk kunnen werken van de beschikbaarheid van de Microsoft software (OCS, AD), wat betreft zijn basisfuncties (eenvoudige telefoonfuncties zoals “dial-tone” en dus kunnen bellen en gebeld worden). Deze “degraded” mode vereist dus geen uitgebreide functies zoals voice-mail, presence etc. De call control blijft dus mogelijk op het telefonieplatform/gateway, doch de aansturing kan evenwel vanuit de werkplek gebeuren (de PC heeft hierbij de rol van een soort “afstandsbediening”). Beperkt energieverbruik en slim energiebeheer vormt een voordeel voor alle aangeboden apparatuur: de eco-maatregelen moeten besproken worden (minimaal moet het stroomverbruik van switches en telefoons in stand-by en in operatie opgegeven worden) De documentatie “as-built” moet geleverd worden (naar keuze Engels (voorkeur)/Frans/Nederlands). Een korte gebruikershandleiding (Nederlands/Frans/Engels) voor de telefoontoestellen moet beschikbaar zijn in elektronische vorm. Setup / installatie /migratie van de bestaande centrale / configuratie (ook netwerk en configuratie en integratie met Microsoft software (bv. OCS), VLAN , security etc) met inbegrip van de benodigde uitleg (“hands-on training”) aan het informatica-personeel (maximum 5 personen) aan het Rekenhof moet inbegrepen zijn. De migratie van de telefooncentrale dient te gebeuren na 18h30 of tijdens het weekend. De vervanging van de bestaande core-switches door 2 nieuwe core switches in redundancy dient eveneens buiten de kantooruren te gebeuren. Taken die door de personeelsleden van het Rekenhof zullen worden uitgevoerd : o De fysische installatie (na een initiële voorbeeldconfiguratie door de inschrijver) van de departementele switches. Deze installatie moet wel als verplichte optie worden aangeboden (zie verder). o Installatie van de IP-telefoons.
17
Gedetailleerde specificaties Volgende specificaties2 moeten voorzien zijn : A.1. Telefooncentrale
1000 lijnen - 60 externe lijnen bij de telco (momenteel Belgacom), nl 2 X PRA (30). Het bestaande nummeringsplan, +32 2 551 8X XX, van de bestaande telefooncentrale, blijft behouden. Er worden 750 lijnen effectief gebruikt, dus dat is het richtgetal wat het aantal softwarelicenties betreft (indien dit relevant zou zijn). Voor de oude telefooncentrale op de gelijkvloerse verdieping wordt opgemerkt dat in dat lokaal op termijn (indien de oude beeper- en telefooncentrale wordt afgebroken) geen actieve elementen behouden mogen worden (tenzij de Belgacom ISDNaansluiting). Alles moet naar de tussenverdieping verhuizen omdat er daar airco is en omdat visuele controle van de installatie daar mogelijk is.
IP-telefoons : Minimum specificaties telefoons: o Telefoons voor “occasioneel” gebruik (vergaderzalen, sportzaal, examenzaal, technische ruimtes etc) Display waarop minimaal het telefoonnummer van de correspondent moet zichtbaar zijn Voordeel : Mini-switch 10/100 Mbit o Telefoons voor “gewoon” gebruik : Display (geen kleurdisplay nodig) waarop minimaal het telefoonnummer van de correspondent moet zichtbaar zijn + de nummers van gemiste oproepen oproepbaar Voordeel : Programmeerbare toetsen (minimum 2) Mini-switch minimum 10/100 Mbit Voordeel : met luidspreker (meeluisteren), nog groter voordeel : full-duplex handsfree bellen Touchscreen, ingebouwde videocamera en andere high-end features zijn zeker niet vereist. Het betreft dus basistoestellen : het is belangrijk dat de uitgebreidere telefoonfunctionaliteiten via PC (Microsoft Office Communicator) worden aangestuurd o Telefoons voor “geavanceerd” gebruik : specificaties, zie hoger (telefoons voor “gewoon” gebruik) en bijkomend : 2
In dit bestek geldt : OCS = Microsoft Office Communication Server Standard & Edition 2007 R2 of hoger
18
Voordeel : minimum 5 programmeerbare toetsen Full-duplex “Handsfree” bellen Voordeel : Directeur-secretaris/secretaresse mogelijkheden Voordeel : nabootsing van “butlerknop” of een benadering ervan. Het doel : oproepknop, bv. door functietoets geeft een indicatie, inzonderheid door een controlelampje , aan de opgeroepen zijde (kunnen meerdere telefoons zijn) met weergave op het display van de oproeper. De opgeroepene moet de afroep bij voorkeur kunnen “aftoetsen” (controlelampje gaat uit op alle opgeroepen telefoons). Voor het “butlersysteem” (te situeren in het paleis) moeten er, indien mogelijk, 12 potentiële “oproepknoppen” worden voorzien (plaatsen waaruit iemand kan worden opgeroepen - momenteel zijn er 11, maar er zou één reserve worden voorzien). Voordeel : “Intercom” functionaliteit (dwz dat men kan praten met een interne correspondent, typisch een secretaris-secretaresse), via het eenvoudig indrukken van een toets. Toestellen worden dus automatisch in hands-free gezet. o Softphones : Beschrijf het gebruik van een softphone (mogelijkheden, beperkingen) verplicht via (en dus ook compatibel met) OCS/Microsoft Office Communicator een basis USB-telefoon moet worden meegeleverd. Voordeel : ge-optimaliseerd voor Microsoft Office Communicator Een 12-tal telefoons zal worden aangesloten via reeds aanwezige Powerline 200 Mbps adapters (een 10-tal met een Devolo dLAN 200 AVplus of AVpro WP via de elektriciteitsbekabeling en een 2-tal met een Devolo dLAN 200 AVPro2 via de bestaande analoge telefoniebekabeling) die gebruikt worden voor de netwerkaansluiting van de PC’s van gebruikers waar geen netwerkbekabeling kan gebruikt worden (in het “paleis”, dit is een gedeelte van het gebouw dat een beschermd monument is). De Devolo adapters bevatten een QoS (cf. de handleiding : “The "Quality of Service" function and transfer rates of up to 200 Mbps are enough for bandwidth-hungry applications. Automatic data prioritisation ensures interference-free reproduction of voice and video data.”), doch een lagere QoS voor de telefoons aangesloten op het Powerline netwerk zal worden aanvaard. Elke Devolo die op de switchpoort geplaatst wordt, werkt maar samen met enkele Devolo eindstations. De “hubwerking” is dus relatief beperkt.
Receptionist(e)stations (operatorposten) te plaatsen aan het onthaal moeten voorzien zijn. o Deze dienen voor het centraal en lokaal behandelen van de niet-rechtstreekse en niet-beantwoorde externe oproepen (alle binnenkomende externe oproepen dienen na een vooraf bepaald aantal bel “rings” te worden omgeleid naar de operatorposten). o De centrale moet in een “nachtstand” kunnen worden gezet (alle binnenkomende externe oproepen dienen na een vooraf bepaald aantal bel
19
“rings”, gevolgd door een ingesproken boodschap, te worden omgeleid naar het toestel van de nachtwakers) o De benodigde PC’s (indien een standaard PC voldoet : dit vormt een voordeel) worden door het Rekenhof zelf voorzien. De benodigde kwaliteitshoorns (geen headset) moeten wel worden voorzien. o Toegang voor bepaalde speciale lijnen (bv. 0900, internationaal etc.) staan niet open voor de meeste gebruikers (dit moet kunnen worden ingesteld). De receptionisten moeten evenwel op aanvraag dergelijke lijnen kunnen doorschakelen naar de gebruiker. o Een ingesproken boodschap (bv “gelieve even te wachten…”) indien de receptionist(e) reeds in gesprek is, moet mogelijk zijn. o Het moet mogelijk zijn om tussen te komen in een bestaand gesprek o Voordeel : verschillende operatorniveaus zijn mogelijk zodat er ifv. het type gebruiker verschillende rechten kunnen gegeven worden. We zouden aldus volgende niveaus willen onderscheiden : Niveau netwerk en telefoniebeheerder (geavanceerde instellingen, beheer van de rechten) Niveau receptionist (gebruik van speciale lijnen etc.) Niveau nachtbewaker (basiswerking van de telefoniecentrale, bv. opname van de niet-beantwoorde externe oproepen) Een gedeelte van de analoge lijnen moeten behouden blijven (uit technisch oogpunt of omdat er momenteel geen netwerkbekabeling aanwezig is bv. door de grote afstanden of als back-up bij stroomuitval van Powerline adapters), nl voor o Faxen o Modems o Liften, liftmachinekamers, hoogspanningscabine, stookplaats, zolders, kelders, paleis etc. o Parking parlofoons De benodigde interface/gateway voor aansluiting van de analoge lijnen op de VOIPcentrale moet voorzien zijn. Gelieve te specificeren hoeveel vrije poorten er mogelijk nog vrij zijn op de interface/gateway. De analoge lijnen en de verbinding met het telconetwerk zijn momenteel allen geconcentreerd bij de bestaande telefooncentrale op het gelijkvloers. Het VOIP-systeem zou evenwel op het tussenverdiep worden geplaatst, doch op een locatie die zich recht boven de bestaande telefooncentrale bevindt (er is een grote kabeldoorgang beschikbaar). De inschrijver moet zorgen voor de verplaatsing van de overblijvende benodigde lijnen. SIP voor alle aangeboden telefoontoestellen en “centrale” moet minimaal zonder meerprijs beschikbaar zijn (dus niet noodzakelijk actief of geïnstalleerd). Andere protocollen mogen daarnaast, eventueel in parallel met SIP, ook gebruikt worden. Conform met o LLDP-MED o IEEE 802.X Voicemail functionaliteit (via OCS/Exchange/Outlook).
20
o Specifieer de licentievoorwaarden : gebeurt de toekenning per user (Windows user ?), per extensie, betreft het concurrent use van voicemaillicenties (voordeel) o Betreffende de eventuele hardwaredimensionering en bij concurrent use: Het simultaan gebruik van voicemail wordt geschat steeds minder dan 10 te zijn. o Voordeel : Certificatie voor Microsoft Exchange voor deze integratie Server/Appliance materiaal : minimaal 2 servers/appliances voor redundancy (fail-over) moeten voorzien zijn o voordeel : 2 servers/appliances zorgen niet enkel voor failover maar ook voor loadbalancing o voordeel : appliance (een appliance is hier in de betekenis dat er een gepreconfigureerd systeem wordt aangeboden, eventueel op een commercieel beschikbare server, die minimaal beheer en onderhoud behoeft. Typisch zal het overgrote deel van het beheer van de appliance via een webinterface gebeuren. Het onderliggende besturingssysteem en kennis ervan moeten dus zoveel mogelijk irrelevant zijn voor het beheer. Er dient wel steeds een backup-mogelijkheid te worden voorzien opdat de data van de off-line kunnen gestockeerd worden. De nodige software en eventuele hardware hiervoor moeten aanwezig zijn. o Als geen appliance : liefst op besturingssysteem Windows Server 2008 x64 R2 of later. o Beschrijf de specificaties van de server/appliance : processor, geheugen, diskspace , aantal disken, RAID controller, netwerkkaartontdubbeling, redundant powersupplies en ventilatoren etc. Voordeel indien er redundancyhardware voorzieningen zijn o De functionaliteiten van de redundancy moeten beschreven worden : Hoe lang is de fail-over tijd (maximum 15 minuten) Kunnen sofware updates worden uitgevoerd zonder down-time (zoniet, hoe lang duurt de downtime dan) Beschrijf de security voorzieningen (oa. encryptie moet mogelijk zijn zonder meerprijs) Taal van de software/schermen voor de eindgebruikers : naar keuze Nederlands/Frans/Engels (bij de geavanceerde instellingen en managementsoftware voor de beheerders volstaat enkel Engels als ondersteunde taal) Beschrijf de belangrijkste functionaliteiten van de telefooncentrale (die moeten vergelijkbaar zijn met de courante functionaliteiten van een courante analoge/digitale centrale) o Volgende functionaliteiten moeten zeker gesupporteerd zijn : Music On Hold Gemiste oproepen opvraagbaar Herhaling laatst gevormde nummer Follow me Groepfunctie (call pick-up) : een collega moet een inkomend gesprek van een andere (afwezige) collega kunnen overnemen (typisch indien ze zich in hetzelfde bureel bevinden) Cascade functie : Indien een bepaalde lijn bezet is, moet automatisch kunnen worden overgaan naar een volgende lijn, eventueel nog een volgende lijn etc. o Voordelen :
21
Automatic ringback als bezet Verschillend belsignaal voor binnen- en buitenlijn Conference calls Telefoons kunnen in “parallel” worden gezet (of een benadering ervan) : het moet dus mogelijk zijn dat meerdere telefoons op hetzelfde nummer oproepbaar zijn (bv indien een personeelslid over twee burelen beschikt). Beschrijf de mogelijkheden : bv. de niet opgenomen toestellen worden in bezet gezet. Directeur-secretaris/secretaresse systeem (beschrijf de mogelijkheden) Noodwerking: bij ernstige pannes blijven bepaalde noodnummers in de mate van het mogelijke bereikbaar Bijkomende “redundancy” mogelijkheden (bv fall-back scenario voor PRA’s) o Niet vereiste specificaties: Kostenregistratiesysteem Callcenter functionaliteit A.2. GSM-koppeling Bedoeling : 30 basis GSM-toestellen (dus zonder data mogelijkheden zoals 3G etc. en zonder smartphone functionaliteiten) gebruiken als een soort beepertoestel. De levering en het onderhoud van de GSM-toestellen maakt geen onderdeel uit van deze opdracht. Er dient een koppeling met GSM toestellen te worden gerealiseerd met volgende functionaliteiten : GSM-toestel moet parallel bellen (voordeel) met het vast toestel van de opgeroepene of na een automatische doorschakeling vanuit het vast toestel (bv. na een in te stellen aantal beltonen). Dit parallel bellen of automatisch doorschakelen naar GSM-toestel moet makkelijk door de eindgebruiker kunnen worden aan- of afgezet (via PC of telefoontoestel). Een koppeling met de branddetectiecentrale (merk : Notifier Fire Systems NF 2000 met een RS232, RS 485 aansluiting) is mogelijk om de locatie van de detectie of de nooddrukknop automatisch als SMS te kunnen versturen (moet niet bevestigd worden) naar een in te stellen selectie van GSM-toestellen. Automatisch versturen van een SMS met een vooraf ingestelde specifieke boodschap is mogelijk indien een deurbel (videofoon, merk : Urmet Domus) aan één der 2 ingangen gebruikt wordt naar een in te stellen selectie van de GSM-toestellen. SIM-box of gelijkaardig (gesprekken die vanaf het vaste toestel naar een GSM-nummer gaan, omzetten in een gesprek van GSM naar GSM). Minimum acht simultane gesprekken moeten mogelijk zijn. Er is geen redundancy nodig. Beschrijf de functionaliteiten van de GSM-koppeling : de koppeling zal mede technisch worden beoordeeld in functie van bijkomende functionaliteiten of betere specificaties dan geëist.
22
Voorbeelden van bijkomende functionaliteiten (voordeel) die eventueel als niet-verplichte optie kunnen worden aangeboden (zie C.6):
Overname met geen of minimale onderbreking van vast naar GSM-toestel (fix to mobile) Overname met geen of minimale onderbreking van GSM- naar vast toestel (mobile to fix) Bezettoon voor andere toestel bij opname van toestel (GSM/vast)
A.3. Netwerkswitches Een trade-in van het huidige netwerkmateriaal maakt geen deel uit van de huidige opdracht. Al het huidige netwerkswitchmateriaal dient te worden vervangen (de coreswitch en alle departementele switches), een gedetailleerd topologieoverzicht van de huidige netwerkinfrastructuur is daarom niet relevant. A.3.1 Core-switches
2 X Core-switch in redundancy : o dit betekent geen enkelvoudige centrale processormodule o er is geen verplichting tot ontdubbeling van het chassis (een gemeenschappelijke passive backplane is toegelaten) o De I/O modules worden ontdubbeld : 2 X minimum ongeveer 96 10/100/1000 1000 Base-TX poorten (nog uitbreidbaar met minimum 24 extra poorten) 2 X minimum 48 1000Base-SX poorten (nog uitbreidbaar met minimum 24 extra poorten) o Minimum 2 vrije slots in het “virtuele” chassis Layer-3 support Hot swap modules Link aggregation (IEEE 802.3ad support) IPv6-support IEEE 802.1Q(VLAN Tagging) ToS/DSCP ( QoS) Redundant power-supply 10 Gbit Fiber poorten per core-switch (minimum 12 poorten) moeten onmiddellijk gesupporteerd zijn op de switch (voor gebruik van iSCSI) maar dienen thans niet te worden aangeboden. Voordeel : 10 Gbit Copper (minimum 12 poorten) wordt eveneens gesupporteerd Voordeel : link aggregatie tussen de I/O modules Remote Management (minimaal via Telnet, voordeel als ook web-based en bijkomend voordeel indien specifieke software voor centraal management kan worden aangeboden of nog beter wordt aangeboden) Beschrijf de belangrijkste functionaliteiten van de switch : de switch zal mede technisch worden beoordeeld in functie van de aangeboden functionaliteiten ter verhoging van de
23
performantie, uptime, aanpak “spanning tree”, aanpak redundancy, aanpak resiliency, uitbreidbaarheid, management en beveiliging van het netwerk. A.3.2 Departementele switches
48-poorts Ethernetswitchen met Power over Ethernet IEEE 802.3af 10/100 Mbit (zo laag mogelijke hoogte, nl 1 U) in de 2 volgende configuraties : 1. Switches met minimaal twee 1000 Base SX uplinken 2. Switches met minimaal twee 1000 Base T uplinken De switchen worden 2 aan 2 via de 2 X uplinkpoorten in redundancy verbonden met de 2 coreswitches. Eventueel mogen de switches per 2 X 48 poorten gestacked worden, aldus kan voor de redundancy volstaan worden met in totaal 2 uplink poorten om aldus de redundancy te verzekeren. Voordeel : 10/100/1000 Mbit switch als dan ook bijkomend de autosensing per poort kan worden ingesteld opdat de poort slechts op 10/100 Mbit werkt (de autosensing halfduplex/full duplex blijft ondertussen werken) Alle poorten van de switch moeten PoE mogelijkheid hebben (naar schatting zullen wel maar een 8-tal IP-phones per 48-poortswitch worden aangesloten) Multi-purpose up-link ports Specifieer het type uplink fiber-poort (bv. LC) LLDP-MED (oa voor power management van Power over Ethernet endpoints) Voice VLAN support Compatible met Network Access Protection (NAP) in Microsoft Windows Server 2008 R2 (IEEE 802.1X) IEEE 802.1Q (VLAN Tagging) ToS/DSCP (QoS) Remote Management (minimaal via Telnet, voordeel als ook web-based en bijkomend voordeel indien specifieke software voor centraal management wordt aangeboden) Beschrijf de belangrijkste functionaliteiten van de switch : De switch zal mede technisch worden beoordeeld in functie van de aangeboden functionaliteiten ter verhoging van de performantie (bv. bijkomende Gigabit poorten), uptime (bv. standaard redundant power supply), aanpak “spanning tree”, aanpak redundancy, aanpak resiliency , uitbreidbaarheid (eventuele vrije multi-purpose up-link ports), management en beveiliging van het netwerk.
A.3.3 Fiberpatchkabels Geschikte fiberkabels moeten worden geleverd voor de aansluiting tussen de core- en departementele switches en de fiberpatchpanelen (lengte 3m) de verbinding tussen de departementele switches (lengte 0,5m) tenzij gestacked per 2
24
A.4. Totaal installatiekosten voorbeeldinstallaties A.5. Opleiding Opleiding in het gebouw van het Rekenhof (op afroep) voor de personeelsleden moet worden voorgesteld : Op afroep : op te nemen binnen de 2 jaar na de besteldatum Basiswerking, -beheer en -onderhoud van de telefooncentrale : 6-tal personen (3-tal in het Nederlands en 3-tal in het Frans) Gebruik van de operatorposten : 6-tal personen (3-tal in het Nederlands en 3-tal in het Frans) Geavanceerd gebruik en beheer van het telefonie en netwerksysteem (Nederlands, Frans of Engels) voor de netwerkbeheerders (4-tal personen) A.6. Consultancy
Op afroep : op te nemen binnen de 5 jaar na de besteldatum Betreft latere netwerk- en telefonieondersteuning voor bijkomende configuratie, wijzigingen etc.
A.7. Onderhoudsprijs na afloop van de waarborgtermijn A.8 Afbreken en meenemen van de bestaande telefooncentrale Afbreken en meenemen van de bestaande telefooncentrale (Philips Sopho iS3050) met accessoires zoals de beepercentrale (Philips DP6000-LBB 5826/730) , beeperlaadracks (onthaal en lokaal telefooncentrale), 1 beeperzender, 1 binnenbeeperantenne, 1 buitenbeeperantenne (met buitenbekabeling), UPS-voedingsunit, UPS-batterijen en 3 receptionistenstations. De binnenbekabeling hoeft niet te worden afgebroken. Deze werken zullen op afroep worden uitgevoerd, ten laatste 1 jaar na de volledige voorlopige aanvaarding.
B. Verplichte opties B.1 Departementele swiches + fiber uplinks (specificaties basisofferte) + IPv6 compliant (minimaal voor het management) & onderhoudsprijs na afloop van de waarborgtermijn B.2 Departementele swiches + UTP uplinks (specificaties basisofferte) + IPv6 compliant (minimaal voor het management) & onderhoudsprijs na afloop van de waarborgtermijn B.3 Installatie van de departementele switches buiten de kantooruren. B.4 Voice-mail voor alle gebruikers
25
C. Niet-verplichte opties Het Rekenhof heeft geen brandverzekering voor het gebouw dat het betrekt. Op het gebouw van het Rekenhof zijn wel drie bliksemafleiders geïnstalleerd die jaarlijks onderhouden worden. Het gebouw is bovendien uitgerust met een branddetectiesysteem (oa. in de computerzaal, maar niet in andere technische netwerkruimtes). Er is geen automatisch brandblussysteem. (in de computerzaal zijn natuurlijk wel manuele brandblussers aanwezig). Een (centrale) overstroombeveiliging is niet aanwezig. C.1 Gratis vervanging van de coreswitches tijdens de waarborg- en supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag (voordeel indien standaard voorzien). C.2 Gratis vervanging van de departementele switches (fiber uplink) tijdens de waarborgen supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag (voordeel indien standaard voorzien). C.3 Gratis vervanging van de departementele switches (UTP uplink) tijdens de waarborgen supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag (voordeel indien standaard voorzien). C.4 Gratis vervanging van de departementele switches + IPv6 compliant (fiber uplink) tijdens de waarborg- en supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag (voordeel indien standaard voorzien). C.5 Gratis vervanging van de departementele switches + IPv6 compliant (UTP uplink) tijdens de waarborg- en supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag (voordeel indien standaard voorzien). C.6 Software/licentie voor integratie GSM-toestellen.
Bijlagen A. Locatie van de huidige telefooncentrale, beeperzender en –ontvangers, de receptionistenstations en de computerzaal B. Handleiding branddetectiecentrale (Notifier Fire Systems NF 2000) C. Schema videofoon (Urmet Domus) D. UPS-systeem informatica (E1 & E2) E. Bijkomende info UPS – Branddetectiecentrale etc.
REKENHOF
BESTEK NR 2010/D2.3/01
ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE LEVERING, INSTALLATIE EN ONDERHOUD VAN TELEFONIE- EN COMPUTERMATERIAAL
INVENTARIS
OP STRAFFE VAN NIETIGHEID : Door de inschrijver(s) VOLLEDIG in te vullen, te dateren, te ondertekenen en bij zijn inschrijving te voegen.
LEGENDE Kolom Installatie
Stuks
Afkorting Toelichting Inst. Volledige installatie en configuratie inbegrepen in de prijs per post Vb. Voorbeeld setup, dwz. de benodigde installatie en configuratie wordt als voorbeeld met hands-on training uitgevoerd voor één toestel-, hardware-, software installatie. Het Rekenhof zal zelf de overblijvende installaties uitvoeren. De kostprijs voor dit type installaties wordt niet opgenomen in de afzonderlijke post. De som van alle gevraagde “voorbeeld installaties” worden daarentegen opgenomen in A.4. Geen installatie te voorzien betreft steeds vermoedelijke hoeveelheden (V.H), tenzij anders aangegeven (F.H. = forfaitaire hoeveelheid)
2 A. BASISOFFERTE : Omschrijving
Instal latie
Stuks
A.1.1
Telefonie systeem (2 servers/appliances)
Inst.
A.1.2
Vb. Vb.
452
Vb.
78
A.1.5
Telefoontoestellen “occasioneel” (incl. licentie en/of andere bijhorende kosten) Telefoontoestellen “gewoon” (incl. licentie en/of andere bijhorende kosten) Telefoontoestellen “geavanceerd” (incl. licentie en/of andere bijhorende kosten) Softphone functionaliteit
1 F.H. 30
Vb.
80
A.1.6
USB-telefoon voor softphone
Vb.
80
A.1.7
Operatorposten
Inst.
2
A.1.8
Inst.
72
A.1.9
Analoge lijnen (interface – aantal te voorziene lijnen) Analoge lijnen (te verplaatsen lijnen)
Inst.
72
A.1.10
Voice-mail (zie ook B.4)
Vb.
60
A.2
GSM-koppeling
Inst.
A.3.1
Core-switch
Inst.
1 F.H. 2
A.3.2.1
Vb.
54
Vb.
12
A.3.3.1
Departementele switches met Fiber uplinks Departementele switches met UTP uplinks Fiberpatchkabels naar SC (50µm)
Vb.
25
A.3.3.2
Fiberpatchkabels naar SC (62,5µm)
Vb.
13
A.3.3.3
Fiberpatchkabels naar ST (62,5µm)
Vb.
48
A.3.3.4
Fiberpatchkabels tussen departementele switches (indien relevant) Totaal Installatiekosten voorbeeldinstallaties Opleiding op afroep (prijs/dag)
Vb.
22
-
1 F.H. 8
A.1.3 A.1.4
A.3.2.2
A.4 A.5
-
Eenheidsprijs (in cijfers) Exclusief BTW
Totaalprijs (in cijfers) Inclusief BTW
Leveringstermijn
Waarborgtermijn (+ type)
Maximale reparatietijd
3 Omschrijving
Instal latie
Stuks
5
A.6
Consultancy op afroep (prijs/dag)
-
Totaal onderhoud (prijs /jaar) na afloop van de waarborgtermijn Afbreken en meenemen van de bestaande telefooncentrale
-
A.7 A.8
Totaal
-
4 1 F.H.
Eenheidsprijs (in cijfers) Exclusief BTW
Totaalprijs (in cijfers) Inclusief BTW
Leveringstermijn
Waarborgtermijn (+ type)
Maximale reparatietijd
4 B. VERPLICHTE OPTIES :
B.1.a B.1.b
B.2.a B.2.b
B.3 B.4
Omschrijving
Instal latie
Stuks
Departementele switches + fiber uplinks + IPv6 compliant (meerprijs) Onderhoud (prijs /jaar) na afloop van de waarborgtermijn : 54 (V.H.) departementele switches + fiber uplinks + IPv6 compliant (meerprijs) Departementele switches + UTP uplinks + IPv6 compliant (meerprijs) Onderhoud (prijs /jaar) na afloop van de waarborgtermijn : 12 (V.H.) departementele switches + UTP uplinks + IPv6 compliant (meerprijs) Installatie van de departementele switches buiten de kantooruren Voice-mail (meerprijs tov 60 users – zie A.1.10)
Vb.
54
-
4
Vb.
12
-
4
Inst.
63
Vb.
570
Totaal
Eenheidsprijs (in cijfers) Exclusief BTW
Totaalprijs (in cijfers) Inclusief BTW
Leveringstermijn
Waarborgtermijn (+ type)
Maximale reparatietijd
5 C. NIET-VERPLICHTE OPTIES :
C.1
C.2
C.3
C.4
C.5
C.6
Omschrijving
Instal latie
Gratis vervanging van de coreswitches tijdens de waarborg- en supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag Gratis vervanging van de departementele switches (fiber uplink) tijdens de waarborg- en supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag Gratis vervanging van de departementele switches (UTP uplink) tijdens de waarborg- en supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag Gratis vervanging van de departementele switches + IPv6 compliant (fiber uplink) tijdens de waarborg- en supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag Gratis vervanging van de departementele switches + IPv6 compliant (UTP uplink) tijdens de waarborg- en supporttermijn bij beschadiging door overstroom/blikseminslag Software GSM-integratie (aantal users)
Inst.
Stuks (V.H)
Eenheidsprijs (in cijfers) Exclusief BTW
Totaalprijs (in cijfers) Inclusief BTW
Leveringstermijn
Waarborgtermijn (+ type)
2
-
54
-
12
-
54
-
12
Vb.
30
Deze inventaris wordt bij de inschrijving gevoegd en maakt er integraal deel van uit.
Gedaan te ....................................................., de .............................
De inschrijver(s),
..........................
..........................
.......................... ...
Maximale reparatietijd
REKENHOF BESTEK NR 2010/D2.3/01 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR DE LEVERING, INSTALLATIE EN ONDERHOUD VAN TELEFONIE-EN COMPUTERMATERIAAL
OFFERTE OP STRAFFE VAN NIETIGHEID : Door de inschrijver(s) VOLLEDIG in te vullen, te dateren en te ondertekenen.
-
De ondergetekende (naam en voornamen) Hoedanigheid of beroep Nationaliteit Woonplaats (land, gemeente, straat, nummer)
: ..................................................... : ..................................................... : ..................................................... : ..................................................... ...................................................... ………………...……………….………………
ofwel -
De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel)
: ..................................................... ..................................................... .....................................................
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) : ..................................................... ..................................................... Hoedanigheid of beroep : ..................................................... .....................................................
Verbindt zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de uitvoering overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek nr. 2010/D2.3/01, voor de in dit bestek beschreven opdracht : met betrekking tot de aankoop, de levering (franco bestemming), de installatie en het onderhoud van telefonie- en computermateriaal tegen de som van (basisofferte + verplichte opties) : (in cijfers : inclusief BTW, cf. inventaris) : ...................................................... (in letters : inclusief BTW, cf. inventaris) : ………………............................................................................................................................. .............................................................................................................................................
2
A.
Inlichtingen : Inschrijving RSZ nr(s) BTW nr(s) Telefoonnummer Faxnummer
: ............................................................................. : ............................................................................. : ............................................................................. : .............................................................................
B.
De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekening nr. : .............................................................................................. geopend op naam van (*) : ........................................................................
C.
Bij de inschrijving zijn eveneens gevoegd de bescheiden gedateerd en ondertekend, die luidens het bestek van de onderhavige opdracht moeten worden overlegd : …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… … Gedaan te ......................………..... , op ........................... 20...... De inschrijver(s),
..........................
D.
..........................
..........................
...
Vak voorbehouden voor het Rekenhof : Goedgekeurd op .............….... voor het totaalbedrag van ……………….. BTW incl. De Eerste Voorzitter,
Ph. ROLAND.
(*)
Juiste benaming van de rekening geopend bij een financiële instelling.
