Offerteaanvraag Europese aanbesteding Voor de levering van PR- en (marketing)communicatiediensten en de levering van promotioneel drukwerk Voor ROC de Leijgraaf
Status: Definitief Datum: 10-4-2012 Referentie: ROCL-2012-02
ROCL-2012-02
Pagina 1 van 30
Inhoudsopgave Begrippenlijst........................................................................................................................................ 4 1.Inleiding.............................................................................................................................................. 7 1.1 Opbouw Offerteaanvraag ......................................................................................................... 7 1.2 ROC de Leijgraaf ....................................................................................................................... 7 1.3 Doelstelling van de aanbesteding ........................................................................................... 7 1.3.1 Afdeling Marketing, Verkoop & Communicatie................................................................. 8 1.3.2 Uitgangspunten .................................................................................................................. 8 1.3.3 Doelgroepen ........................................................................................................................ 9 1.4 Overlegstructuren ................................................................................................................... 10 1.4.1 Interne communicatie structuur ................................................................................... 11 1.4.2 Externe communicatie .................................................................................................... 12 1.5 Huidige situatie ...................................................................................................................... 12 1.6 Gewenste situatie ................................................................................................................... 13 1.6.1 Managementinformatie ................................................................................................... 13 1.6.2 Budgetten .......................................................................................................................... 13 1.6.3 Omvang van de levering ................................................................................................. 14 2 Inschrijvingsprocedure ................................................................................................................... 15 2.1 Bindende voorwaarden tot inschrijving............................................................................... 15 2.2 Communicatie .......................................................................................................................... 16 2.2.1. Contactpersoon aanbestedende dienst ...................................................................... 16 2.2.2 Contactpersoon inschrijver ............................................................................................ 16 2.3 Vragen, toe- en inlichtingen op offerteaanvraag .............................................................. 16 2.3.1 Indienen van Vragen ........................................................................................................ 16 2.3.2 Pre-bid meeting .............................................................................................................. 17 2.4 Wijze van aanbieden van Inschrijvingen ............................................................................. 17 2.5 Prijzen ....................................................................................................................................... 18 2.6 Rangorde documenten............................................................................................................ 18 2.7 Onvolkomenheden ................................................................................................................... 18 2.8 Intellectueel eigendom .......................................................................................................... 18 2.9 Planning aanbesteding............................................................................................................ 19 3 Geschiktheidscriteria ..................................................................................................................... 20 3.1 Inleiding .................................................................................................................................. 20 3.2
Uitsluitingsgronden ............................................................................................................ 20
ROCL-2012-02
Pagina 2 van 30
3.3 Selectiecriteria ........................................................................................................................ 21 3.3.1 Eisen met betrekking tot economische en financiële draagkracht ......................... 21 3.3.2 Eisen met betrekking tot vakbekwaamheid ................................................................ 22 4 Gunningscriteria .............................................................................................................................. 25 4.1 Gunningscriteria met uitsluitend karakter ......................................................................... 25 4.2 Overige gunningscriteria ........................................................................................................ 25 4.2.1 Prijs .................................................................................................................................... 25 4.2.2 Kwaliteit ............................................................................................................................ 27 4.3 Presentatie ............................................................................................................................... 29
Bijlagen
ROCL-2012-02
Pagina 3 van 30
Begrippenlijst Tenzij hier uitdrukkelijk van wordt afgeweken, hebben woorden die met een hoofdletter zijn geschreven (alsmede vervoegingen of het meer- en/of enkelvoud daarvan) de betekenis zoals hieronder vermeld.
Artikel Een artikel uit de Conceptovereenkomst. Alternatief Een Inschrijving die niet bestekconform is, maar wel voldoet aan de minimumeisen die Opdrachtgever voor alternatieven stelt. Bao Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten van 16 juli 2005, Stb. 408, zoals laatstelijk gewijzigd. Bijlage Een bijlage (1 tot en met 14) bij de Offerteaanvraag. Beoordelingscommissie Samengesteld multidisciplinair team dat namens de Opdrachtgever de aanbesteding voorbereidt, uitvoert en de Inschrijvingen beoordeelt. Beoordelingsnormen De waarde die aan een Selectie- of Gunningscriterium wordt toegekend, alsmede de elementen die van belang zijn ter bepaling van de score die aan een betreffende Inschrijving per Selectie- of Gunningscriterium wordt toegekend. Combinant Een Ondernemer die onderdeel uitmaakt van een Samenwerkingsverband. EG-Richtlijn Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004, betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, die via het Bao in het Nederlandse rechtssysteem is geïmplementeerd. Europese aanbesteding Aanbesteding volgens de voorschriften van het Bao. Gunningscriteria Criteria, zoals vermeld in de Offerteaanvraag, op basis waarvan de Opdrachtgever de Inschrijvingen beoordeelt, rangschikt en aan de hand waarvan de Opdrachtgever bepaalt welke Inschrijving voor gunning in aanmerking komt.
ROCL-2012-02
Pagina 4 van 30
Inschrijver Een Ondernemer die geïnteresseerd is in verwerving van de Opdracht en een Inschrijving doet. Inschrijving Een, naar aanleiding van een Offerteaanvraag, door een Inschrijver ingediend aanbod om de Opdracht uit te voeren. Nota van Inlichtingen Document waarin de antwoorden op vragen van Inschrijvers zijn opgenomen, alsmede eventuele wijzigingen van de Offerteaanvraag en/of Bijlagen. De Nota(‟s) van Inlichtingen maakt/maken onderdeel uit van de Offerteaanvraag en prevaleert/prevaleren boven het overige deel van de Offerteaanvraag en de daarbij behorende Bijlagen. Onderaannemer Persoon of organisatie die in opdracht van Opdrachtnemer, zonder voor hem in dienst te zijn, de uit deze aanbesteding voortvloeiende Overeenkomst gedeeltelijk uitvoert. Ondernemer Een aannemer, opdrachtnemer of dienstverlener als bedoeld in het Bao, of een Samenwerkingsverband. Offerteaanvraag Een beschrijving van de Opdracht en de voor die Opdracht geldende Selectie- en Gunningscriteria, Beoordelingsnormen en Uitsluitingsgronden. Het concept van de Overeenkomst maakt onderdeel uit van de Offerteaanvraag. Opdracht Een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten als bedoeld in het Bao, die het onderwerp is van een aanbesteding. Opdrachtgever De aanbestedende dienst, zijnde ROC de Leijgraaf. Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie de Opdracht is gegund en waarmee de Overeenkomst wordt gesloten. Openbare aanbestedingsprocedure Procedure waarbij alle belangstellende Ondernemers, naar aanleiding van een publicatie van de aanbesteding door Opdrachtgever, een Inschrijving mogen doen. Overeenkomst Een overeenkomst tussen de Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarin de bepalingen met betrekking tot de uitvoering van de Opdracht, alsmede de (overige) rechten en verplichtingen van betrokken partijen worden vastgelegd. Perceel Afgebakende onderdelen van een Opdracht, waarop, voor elk afzonderlijk deel, kan worden ingeschreven.
ROCL-2012-02
Pagina 5 van 30
Samenwerkingsverband Combinatie van Ondernemers, die gezamenlijk een Inschrijving doen en die hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de uitvoering van de gehele Opdracht. Selectiecriteria De eisen waaraan een Inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning van de Opdracht. Standaardformulier Formulier in de vorm van een verplicht voorgeschreven opmaak behorende bij een Offerteaanvraag, in te vullen door een Inschrijver. Uitsluitingsgronden Minimale eisen, gesteld door de Opdrachtgever, waaraan de Inschrijving moet voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor beoordeling. Werkdag Een kalenderdag, niet zijnde (i) een zaterdag of zondag, (ii) een algemeen erkende feestdag in Nederland of (iii) het equivalent van een algemeen erkende feestdag ingevolge artikel 3 lid 3 van de Algemene Termijnenwet.
ROCL-2012-02
Pagina 6 van 30
1. Inleiding 1.1 Opbouw Offerteaanvraag In deze offerteaanvraag is in het eerste hoofdstuk allereerst ROC de Leijgraaf beschreven met daarbij de doelstelling van deze aanbesteding. Hoofdstuk 2 beschrijft de te volgen procedure rondom deze aanbesteding. Vervolgens zijn in hoofdstuk 3 de criteria beschreven waaraan u als Inschrijver moet voldoen om in aanmerking te komen voor de beoordeling van uw offerte. En ten slotte zijn alle gunningscriteria waarop de ingediende offerte wordt beoordeeld beschreven. In de bijlagen treft u aanvullende informatie aan en zijn tevens de invulbladen die gebruikt dienen te worden voor uw Inschrijving toegevoegd. 1.2 ROC de Leijgraaf ROC de Leijgraaf is een kennisinstelling, werkzaam in de regio Noordoost Brabant. Hier kunnen jongeren en volwassenen terecht voor een MBO-opleiding, deeltijd HAVO of VMBOT (Vavo). Tevens beschikt het ROC over een Loopbaancentrum die deelnemers helpt bij (re)integratie en inburgering. Voor bedrijven en instellingen wordt contractonderwijs aangeboden in de vorm van passende opleidingen, cursussen en trainingen. De aangeboden opleidingen zijn onderverdeeld in de volgende leerwegen: BOL; beroepsopleidende leerweg BBL; beroepsbegeleidende leerweg DT BOL; deeltijd beroepsopleidende leerweg VAVO; Voortgezet Algemeen Volwassenen Onderwijs NT2; staatsexamen Nederlands als tweede taal KSE; Kwalificatiestructuur Educatie Inburgering; Cursussen en trainingen Deze opleidingen worden gegeven op diverse niveaus met verschillende studielooptijden en diverse startmomenten. Vestigingen van ROC de Leijgraaf bevinden zich in de volgende plaatsen: Oss, Veghel, Uden, Cuijk, Boxmeer en Mill. Momenteel heeft de organisatie 8500 deelnemers, voltijds dan wel in deeltijd, en ruim 700 personeelsleden. Voor meer informatie over ROC de Leijgraaf kunt u terecht op de website: www.leijgraaf.nl. Hier treft u het organogram en diverse andere informatie aan over de organisatie. 1.3 Doelstelling van de aanbesteding Voor de stafafdeling Marketing, communicatie & Verkoop wenst ROC de Leijgraaf, conform een openbare procedure, met één partij een overeenkomst aan te gaan, die voor al haar PR & communicatie belangen zal zorgdragen. Aangezien er geen eigen afdeling PRCommunicatie aanwezig is bij de Aanbesteder worden alle daaraan gerelateerde activiteiten (inclusief de levering van producten) in deze aanbesteding, in één perceel, meegenomen. Doelstelling van dit project is om een geschikte opdrachtnemer te vinden die als partner kan optreden in cruciale en omvangrijke communicatieprocessen. Deze aanbesteding zal moeten leiden tot het vinden van een professionele dienstverlener die zorgt voor het continueren en waar mogelijk uitbouwen van de positie van ROC de Leijgraaf als kennisonderneming in de regio door middel van het vertalen van de communicatiestrategie in daadwerkelijke acties. Met deze aanbesteding wenst ROC de Leijgraaf een geschikte Opdrachtnemer te contracteren die in staat is de dienstverlening naar behoren (kwalitatief en concurrerend) te leveren, conform de eisen die in dit Aanbestedingsdocument zijn vermeld. Een Inschrijving die betrekking heeft op onderdelen van een perceel wordt niet in behandeling genomen.
ROCL-2012-02
Pagina 7 van 30
ROC de Leijgraaf zal voor het gehele perceel (1 perceel) een Inschrijver contracteren. Het doel is met ingang van 1 januari 2013 één overeenkomst voor een periode van twee jaar te sluiten, met de mogelijkheid tot verlenging met twee maal één jaar. Uit alle lagen van de organisatie (van bestuur tot medewerkers) zijn zoveel mogelijk de eisen en wensen geïnventariseerd. Deze aanbesteding richt zich op beoordeling van de kwaliteit van de opdrachtnemer, het inlevingsvermogen, de producten, de prijs en ervaring met het uitvoeren van dergelijke activiteiten. 1.3.1 Afdeling Marketing, Verkoop & Communicatie De stafafdeling Marketing, Verkoop & Communicatie (M,V&C), waar de opdrachtnemer straks deel van uit maakt, beschouwt het als haar taak om de organisatieonderdelen van ROC de Leijgraaf te voorzien van informatie over ontwikkelingen in de regionale arbeidsmarkt en gevraagd en ongevraagd te adviseren over afstemming van het aanbod van opleidingen en cursussen op het gebied van participatie, kwalificatie en innovatie. De stafafdeling faciliteert en initieert contractonderwijsactiviteiten en is daarnaast voor een groot deel eindverantwoordelijk voor de PR & communicatieactiviteiten. De markt waarop ROC de Leijgraaf actief is, is de regionale arbeidsmarkt in NoordoostBrabant. De primaire rol van de Leijgraaf is om degenen, die zich aanbieden op de arbeidsmarkt, d.m.v. scholing zo kansrijk mogelijk te maken en ze daarmee te helpen een plek in het arbeidsproces te vinden en te behouden. Het marketingbeleid van ROC de Leijgraaf is gericht op het behouden en waarnodig uitbouwen van de positie van regionale beroepsopleider en loopbaancentrum door het aanbod op de vraag af te stemmen en zodoende in de behoeften van de regionale arbeidsmarktpartijen te voorzien. 1.3.2 Uitgangspunten Het marketingbeleid en daaruit voortvloeiende activiteiten vinden zijn oorsprong in de missie van ROC de Leijgraaf: “ROC de Leijgraaf wil een wezenlijke bijdrage leveren aan een welvarend NoordoostBrabant door mensen kansrijk te maken en hen een leven lang te laten leren. ROC de Leijgraaf heeft hierin een spilfunctie. Geworteld in en gevoed door Noordoost-Brabant.” ROC de Leijgraaf beschouwt de inbedding in de regio als een van haar belangrijkste uitgangspunten. Met “leren” als uitgangspunt willen we partnerships aangaan in en met de regio. ROC de Leijgraaf werkt in een specifieke regio van de Nederlandse arbeidsmarkt, met specifieke behoeften en wensen van zowel jongeren, bedrijven, instellingen en gemeenten. In de vormgeving van haar marketingbeleid en haar aanbod neemt ROC de Leijgraaf deze behoeften als uitgangspunt. Daarom biedt ROC de Leijgraaf in het kader van “ het Leven Lang Leren” regulier- en contractonderwijs aan. Het continue proces, waarin personen en organisaties de nodige kennis, vaardigheden en attitudes verwerven om hun professionele, sociale en culturele taken in een snel veranderende samenleving beter aan te kunnen, vraagt om een klantgerichte organisatie.
ROCL-2012-02
Pagina 8 van 30
Naast maatschappelijke redenen, die verwoord zijn in de missie, zijn er een aantal belangrijke interne argumenten om naast regulier ook actief te zijn met contractonderwijs. Deze argumenten zijn: een verbetering in de aansluiting tussen vragen uit het veld en het regulier onderwijs; een actualisering van de kwalificaties van docenten; een betere benutting van de infrastructuur. 1.3.3 Doelgroepen Uit de missie blijkt dat de Leijgraaf zich richt op een breed pallet aan doelgroepen. Daarnaast heeft het ook te maken met een groot aantal beïnvloeders en actoren. Onderstaand figuur maakt inzichtelijk met welke partijen we te maken hebben.
ROC de Leijgraaf heeft in kaart gebracht welke aspecten van de organisatie-identiteit relevantie hebben voor haar doelgroepen en tevens ROC de Leijgraaf te onderscheiden van andere deelnemers van contractonderwijs. Drie merkwaarden blijken relevant en onderscheidend en worden als uitgangspunt voor het communicatiebeleid genomen: Verbindingskracht. Theorie en praktijk verbinden, en mens en maatschappij bij elkaar brengen. Gewoon doen. Wij hebben oog voor hoofd, hart en handen. Een praktijkgerichte opleider zijn met de genen van een regio waar mensen doen en producten gemaakt worden. Dichtbij zijn. ROC de Leijgraaf is letterlijk dichtbij, met diverse vestigingen verspreid in de regio. Dat is waar „regionaal‟ voor staat: er concreet zijn voor onderwijs, overheid en ondernemingen. Maar ook in overdrachtelijke zin is de Leijgraaf dichtbij.
ROCL-2012-02
Pagina 9 van 30
De communicatiestrategie voor 2012-2014 zal gericht zijn op:
Behouden en nadrukkelijk doorvertalen richting interne en externe doelgroepen van sterke imagokenmerken: thuisgevoel, sfeer, arbeidsmarktaansluiting, beroepsvaardige studenten, carrièreperspectief, aansluiting op bedrijfsleven, betrokkenheid, goede voorlichting, aansluiting vmbo en eigentijds ingericht Bekend maken en bewijzen richting interne en externe doelgroepen van minder sterke, onontgonnen imagokenmerken: loopbaanbegeleiding, professionaliteit, servicegerichtheid, opleidingskwaliteit en de studentontwikkeling Bekend maken en bewijzen richting interne en externe doelgroepen van de totale dienstverleningsbreedte van ROC de Leijgraaf in de rol van regionale kennisinstelling met een duidelijke spilfunctie
De communicatiedoelgroepen voor ROC de Leijgraaf zijn divers en niet homogeen. De verschillende doelgroepen zijn als volgt gerubriceerd. Tevens zijn per doelgroep de bijbehorende communicatieboodschappen genoemd: -
Instroommarkt: ROC de Leijgraaf kiest voor jou Zakelijke markt: ook voor bedrijfsopleidingen kunt u terecht bij de Leijgraaf Interne organisatie: jij bent de sleutel tot succes Arbeidsmarkt: de Leijgraaf heeft aandacht voor het individu Overige stakeholders: de Leijgraaf is een kennisinstelling met een breed dienstenaanbod en een duidelijke spilfunctie in de regio
Hoewel het van belang is dat de Leijgraaf waarden eenduidig gecommuniceerd worden richting de verschillende actoren, is er in zijn algemeenheid toch sprake van een gedifferentieerd marketingbeleid. Afhankelijk van de doelgroep kan bijvoorbeeld in de communicatie een bepaalde waarde extra belicht worden, de prijsstelling verschillen of het relatiemanagement anders georganiseerd zijn. 1.4 Overlegstructuren De organisatie ROC de Leijgraaf is ingericht volgens het matrix model.
Lijnmanagement is verantwoordelijk. budgettering - planning - uitvoering
Stafmanagement ondersteunt. adviseren - coördineren - innoveren
Dit model is concreet vertaald naar de onderstaande onderwijs- en stafafdelingen.
ROCL-2012-02
Pagina 10 van 30
1.4.1 Interne communicatie structuur De stafafdeling Marketing, Verkoop & Communicatie is integraal verantwoordelijk voor het communicatiebeleid en strategie. Voor de werving van reguliere leerlingen en zakelijke markt communicatie wordt er intensief samengewerkt met de onderwijsafdelingen. Voor concern communicatie en interne communicatie wordt er samengewerkt met het College van Bestuur en de twee andere stafafdelingen. Iedere onderwijsafdeling wordt aangestuurd door een afdelingsmanagement team (AMT). Een van de leden van dit AMT beheert de portefeuille Marketing, Verkoop & Communicatie. De commercieel directeur heeft periodiek overleg met de verschillende portefeuillehouders (tactisch marketingcommunicatie overleg). Iedere afdeling is tevens voorzien van een communicatie contactpersoon. Hij of zij wordt aangestuurd door de portefeuillehouder. Deze contactpersoon is betrokken bij allerlei operationele communicatie activiteiten. De communicatiecontactpersonen hebben periodiek een “operationeel Marketingcommunicatieoverleg”, gedurende dit overleg worden alle operationele activiteiten in het tijdsbestek van 3 maanden besproken en in gang gezet. De onderwijsafdelingen zijn opgebouwd uit verschillende teams. Ieder team kent een zogenaamde “regisseur” instroom en werving. De communicatie contactpersoon stemt activiteiten zoals een Open Dag of een Informatie Avond af met deze regisseurs zodat bij een “event” iedereen betrokken is. Naast bovengenoemde tactisch en operationeel overleg is er periodiek een overleg tussen de commercieel directeur en het College van Bestuur. Hier worden thema‟s als concerncommunicatie en nieuwe projecten besproken.
ROCL-2012-02
Pagina 11 van 30
De besproken communicatiestructuur laat zich als volgt grafisch weergeven. Betrokken medewerkers Van inschrijver Strategisch MVC niveau (CvB en commercieel directeur) Marketingberaad
Strategisch adviseur
MT agendapunt MARCOM
Tactisch MVC niveau (portefeuillehouders en commercieel directeur)
Strategisch adviseur & accountmanagement
Portefeuillehouders overleg
AMT agendapunt MARCOM
Operationeel MVC niveau Operationeel MARCOM team met account manager en projectmanagers
Accountmanagement & projectmanagers
Onze toekomstige opdrachtnemer is bij alle overleggen betrokken. Bij het strategisch overleg zijn de account director / accountmanager en de strategische adviseur betrokken. Bij het tactisch overleg zijn de account director / accountmanager betrokken en bij het operationeel overleg is de accountmanager en zo nodig een projectmanager aanwezig. 1.4.2 Externe communicatie ROC de Leijgraaf kent diverse stakeholders en participeert ook in diverse overleggen. De opdrachtnemer vertegenwoordigt hierbij de Leijgraaf. Voorbeelden hiervan zijn het MBO communicatienetwerk, gemeentelijk overleg en het hofleveranciersoverleg met de diverse omringende VMBO‟s. 1.5 Huidige situatie ROC de Leijgraaf heeft enkele jaren geleden al haar PR- en communicatieactiviteiten uitbesteed aan een derde. Op geen enkele wijze voert de Aanbesteder deze activiteiten nog zelf uit. De volgende onderdelen zijn uitbesteed: - alle interne en externe communicatie (behalve perscontacten); - alle vormgeving; - alle communicatie uitingen (digitaal, papier, beeldschermen; - de gehele huisstijlbewaking; - de inkoop van promotioneel drukwerk; - het beheer van alle bestanden en back-uppen hiervan; - het tekstschrijven; - het persbeleid en het schrijven van persberichten; - evenementen organisatie (zoals open dag, informatieavonden, decanendag etc.).
ROCL-2012-02
Pagina 12 van 30
1.6 Gewenste situatie De Aanbesteder wil het huidige niveau van dienstverlening en leveringen continueren door deze bij één Opdrachtnemer onder te brengen. De Aanbesteder staat open voor vernieuwingen of aanvullingen op de huidige dienstverlening, zolang deze aansluiten bij het strategisch plan van de afdeling. De Inschrijver dient aan te sluiten bij de huidige communicatiestructuren en organisatie. Het is aan de Inschrijver om de resultaten van communicatie-inspanningen meetbaar te maken, waarbij een opsplitsing wordt gemaakt naar de diverse uitingen en/of activiteiten. De Aanbesteder wil de komende periode online marketing en online communicatie instrumenten, prominent inzetten voor zowel het werven van leerlingen (instroommarkt) als communicatie met zittende leerlingen, medewerkers en het regionale bedrijfsleven, gemeenten en instellingen. De Aanbesteder zal de ervaringen en aantoonbare resultaten op dit gebied meenemen in de beoordelingen van de Inschrijvingen. De Aanbesteder zal kritisch kijken naar de kwaliteit dienstverlening en de wijze waarop de nieuwe leverancier haar processen georganiseerd heeft. De Aanbesteder wil op strategisch niveau een koppeling maken met een ervaren strategisch denker. Dit dient een vast contactpersoon te zijn die dicht bij de organisatie komt te staan. Op tactisch niveau wil de Aanbesteder altijd te maken krijgen met slechts één contactpersoon, aan wie bepaalde eisen gesteld worden (opleiding, ervaring en kennisniveau). De Aanbesteder realiseert zich de complexiteit van deze dienstverlening en is bereid om voldoende energie te steken in het realiseren van een optimale samenwerking. Het College van Bestuur wil minimaal één keer per maand een strategisch overleg hebben met de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer krijgt de beschikking over een eigen e-mail account, intern telefoonnummer en visitekaartjes van de Aanbesteder om zich te kunnen profileren als de vertegenwoordiger van de Aanbesteder. De Opdrachtnemer zal moeten deelnemen aan belangrijke overleggen (intern en extern) waar PR- en communicatieonderwerpen aan de orde komen. Dit zullen ook overleggen zijn met andere (onderwijs)instellingen. De bandbreedte waarbinnen gewerkt kan worden, zal tijdens de strategische overleggen besproken worden. 1.6.1 Managementinformatie De Opdrachtnemer levert minimaal tien werkdagen voorafgaand aan elk driemaandelijks overleg managementinformatie aan die ten minste bestaat uit:
Bedrijfsplan & Jaarplan tevens budget versus werkelijkheid Overzicht projecten en uren die buiten het bedrijfsplan en jaarplan vallen Overzichtstatistieken van resultaatsmetingen zoals bezoekers van digitale publicaties Overzichten voorraad drukwerk en verbruik Overzichten eventuele klachten en status van afhandeling ervan Opsplitsing van ingezette uren en budgetten naar activiteiten Resultaten van metingen uitgesplitst naar activiteiten/uitingen
1.6.2 Budgetten Elk jaar wordt er samen met de Opdrachtnemer op strategisch niveau een jaarplan vastgesteld. De uitwerking en invulling hiervan vindt plaats op tactisch en operationeel niveau. Pas na goedkeuring op strategisch niveau worden budgetten toegekend. Het is de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer om deze budgetten te bewaken. Er wordt dus gewerkt binnen dit vastgestelde budget. Per maand wordt hier een voorschot op verstrekt en middels een facturatie worden de werkelijke kosten in rekening of mindering
ROCL-2012-02
Pagina 13 van 30
gebracht. Meerwerk mag pas worden gefactureerd na uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever. 1.6.3 Omvang van de levering Aan de hieronder omschreven hoeveelheid kan de Inschrijver bij een gunning geen rechten ontlenen, de omvang wordt gebruikt voor de beoordeling van de prijs van de Inschrijver. Voor alle deelnemingen (moeder- en/of dochterbedrijven) van ROC De Leijgraaf, dan wel instellingen die nu of in de toekomst vallen onder een kenniseenheid, alsmede alle instellingen en/of bedrijven die organisatorisch vallen onder het samenwerkingsverband ROC De Leijgraaf geldt dat zij, indien gewenst, gebruik kunnen maken van de Overeenkomst voortvloeiend uit de Aanbesteding. Alle overeengekomen voorwaarden en bepalingen zullen voor deze deelnemingen van toepassing zijn. Activiteit Begeleiding Strategie, communicatie- en media advies Account management Project management Concept en ontwerp
Aantal uur 2011 Totaal 3050
Creatie PR- en tekstschrijven DTP, incl. internet onderhoud
Totaal 2150
Activiteit Productiekosten Prints, opslag media, pdf etc. Internetdiensten, drukwerk, fotografie etc.
Bedragen 2011 € 150.000,00 € 7.000,00
550 800 1100 600
1150 1000
Mediakosten Media-inkoop, handling en plaatsingskosten
€ 143.000,00 Bedragen 2011 € 75.000,00
Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW. Bovengenoemde bedragen en activiteiten hebben betrekking op de operationele kosten in 2011. Investeringen zijn buiten beschouwing gelaten. Voor komende jaren worden met name investeringen verwacht op de gebieden van online marketing & communicatie (o.a. website, narrow casting, introductie SharePoint). De Aanbesteder houdt zich het recht voor om deze investeringen bij een derde partij in opdracht te geven.
ROCL-2012-02
Pagina 14 van 30
2 Inschrijvingsprocedure 2.1 Bindende voorwaarden tot inschrijving Het doen van een inschrijving houdt in dat u met de bepalingen uit dit beschrijvend document instemt:
U dient de inschrijving geheel in overeenstemming met dit beschrijvend document en bijbehorende documenten aan te leveren; Uw inschrijving dient door een daartoe rechtsgeldig bevoegd persoon te worden ondertekend; Uw inschrijving dient voor de aanbestedende dienst geheel kosteloos te zijn; Op deze offerteaanvraag en op alle daaruit voortvloeiende (rechts)handelingen zijn de algemene inkoopvoorwaarden voor diensten van ROC de Leijgraaf van toepassing. In bijlage 3: Algemene inkoopvoorwaarden vindt u een exemplaar. Uw algemene verkoopvoorwaarden, branchevoorwaarden of andere voorwaarden worden uitdrukkelijk uitgesloten; Uw inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contacten en contractering zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden; U mag de gegevens, die ROC de Leijgraaf u in verband met deze procedure ter beschikking stelt, alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt; Intellectueel eigendom: u mag dit beschrijvend document uitsluitend gebruiken voor het doel waarvoor deze is verstrekt. Het is u niet toegestaan het beschrijvend document en bijbehorende documenten aan derden ter beschikking te stellen of voor een ander doel dan waarvoor deze is verstrekt te verveelvoudigen; Het is niet toegestaan medewerk(st)ers van de aanbestedende dienst tijdens de procedure rechtstreeks te benaderen, anders dan verwoord in dit document; Indien zich wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in uw bedrijfsvoering welke van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbesteding, dient u dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de contactpersonen als vermeld onder paragraaf 2.2.1. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde overeenkomst de gehele of een gedeelte van de aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. Tevens heeft de Aanbesteder geen verplichting tot gunning. Door het doen van een inschrijving verklaart u zich akkoord met het voorbehoud en het op dat gebied gestelde; Indien u gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat u uw voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten staakt, dan behoudt de aanbestedende dienst zich eveneens het recht voor uw inschrijving om die reden terzijde te leggen en niet verder in de beoordeling mee te nemen; U heeft in bovenstaande situaties geen recht op vergoeding van enigerlei kosten, schade en/of anderszins; ROC de Leijgraaf zal uw inschrijving, alle bijlagen, verklaringen, documentatie en dergelijke welke u in het kader van de aanbesteding toezendt, afgeeft of laat afgeven vertrouwelijk behandelen; De door u ingediende Inschrijving is onherroepelijk en onvoorwaardelijk. Herroepelijke en voorwaardelijke Inschrijvingen worden uitgesloten van de aanbesteding. De door u verstrekte informatie wordt na afloop niet geretourneerd, tenzij deze te laat is ontvangen; Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij u; Op het moment van gunning zijn de voorwaarden van de opgegeven dienstverlening en de aangeboden tarieven van de inschrijver, zonder uitzondering van toepassing. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn exclusief BTW, echter inclusief alle overige kosten. De prijzen dienen gesteld te zijn in euro‟s.
ROCL-2012-02
Pagina 15 van 30
2.2 Communicatie 2.2.1. Contactpersoon aanbestedende dienst De contactpersoon gedurende de aanbestedingsfase namens de aanbestedende dienst is: Naam Aanbesteder
ROC de Leijgraaf
Bezoekadres
Euterpelaan 100
Vestigingsplaats
5344 CS Oss
Postadres
Postbus 420
Woonplaats
5460 AK Veghel
Contactpersoon
Mevrouw L. Francois
Functie
Coördinator Inkoop
E-mailadres
[email protected]
Homepage
www.leijgraaf.nl
2.2.2 Contactpersoon inschrijver ROC de Leijgraaf wil het contact met de Inschrijver laten verlopen via een vaste contactpersoon en (bij afwezigheid) door een plaatsvervanger. Beide contactpersonen van de Inschrijver hebben volledige beslissingsbevoegdheid en zijn gemachtigd om namens de Inschrijver op te treden. U kunt het formulier in bijlage 2 gebruiken voor het invullen van de gegevens van deze contactpersonen. 2.3 Vragen, toe- en inlichtingen op offerteaanvraag 2.3.1 Indienen van Vragen Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze aanbesteding dienen uitsluitend per e-mail te gebeuren via het hierboven opgegeven e-mailadres onder vermelding Aanbesteding PR- en communicatie. Gedurende de aanbestedingsprocedure is het niet toegestaan contact op te nemen met andere personen binnen ROC de Leijgraaf met betrekking tot de inhoud van de aanbesteding. Ten aanzien van de informatie-uitwisseling geldt expliciet dat telefonische vragen niet in behandeling worden genomen. Alle door of namens ROC de Leijgraaf verstrekte mondelinge informatie heeft geen enkele rechtsgeldigheid, tenzij deze schriftelijk is bevestigd in een Nota van Inlichtingen. Het standaardformulier voor het indienen van de vragen treft u aan als bijlage 5. De Inschrijver mag deze digitale documenten qua inhoud, lay-out en vorm niet aanpassen. Geïnteresseerden hebben tot maandag 7 mei 2012 voor 17.00 om vragen in te dienen voor de 1e ronde. Uiterlijk 15 mei 2012 wordt de 1e Nota van Inlichtingen enkel via aanbestedingskalender gepubliceerd. Vervolgens is er nog een tweede mogelijkheid tot het stellen van vragen, deze dienen uiterlijk donderdag 7 juni 2012 voor 12.00 uur per e-
ROCL-2012-02
Pagina 16 van 30
mail te worden gesteld. Beantwoording vindt plaats door middel van publicatie van de 2e Nota van Inlichtingen op donderdag 14 juni 2012. De Nota‟s van Inlichtingen bevatten geanonimiseerde antwoorden op alle ontvangen vragen van aanbieders en eventuele verdere toe- en inlichtingen. De Nota‟s van Inlichtingen gelden als aanvulling op de offerteaanvraag en maken hiervan onderdeel uit. 2.3.2 Pre-bid meeting Bij voldoende aanmeldingen zal een Prebid-meeting gehouden worden, waarin de achtergrond van de aanbesteding zal worden toegelicht In verband met het ter beschikking stellen van een passende ruimte, worden Inschrijvers die aan de informatiebijeenkomst wensen deel te nemen verzocht hun gewenste aanwezigheid uiterlijk 21 mei 2012 voor 12.00 uur per e-mail kenbaar te maken aan de in 2.2.1 genoemde contactpersoon. Per Inschrijver zullen maximaal 2 vertegenwoordigers bij deze Prebid-meeting worden toegelaten. Indien de prebid-meeting doorgang vindt, zal deze in beginsel plaatsvinden op 24 mei 2012 om 10.30 uur op een locatie van ROC de Leijgraaf. U kunt zich melden bij de receptie van het gebouw. 2.4 Wijze van aanbieden van Inschrijvingen Alleen Inschrijvingen die met inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden neemt ROC de Leijgraaf in behandeling: - De Inschrijving dient rechtsgeldig ondertekend in tweevoud en 1 exemplaar digitaal (USB stick, CD-ROM of DVD) uiterlijk dinsdag 14 augustus voor 12:00 uur ontvangen te zijn door ROC de Leijgraaf. - Per e-mail of fax ingediende Inschrijvingen worden niet in behandeling genomen. - De Inschrijving is minimaal geldig tot 31 december 2012 - Na bovengenoemd tijdstip is het aanbieden van een Inschrijving niet meer mogelijk en kan een partij niet meer deelnemen aan de aanbesteding. - De aanduiding van de hoofdstukken in de Inschrijving dient in overeenstemming te zijn met de in de offerteaanvraag en bijlagen beschreven volgorde en aangegeven aanduiding. - Officiële documenten dienen ondertekend te zijn door een daartoe bevoegde functionaris. - Als u uw Inschrijving persoonlijk bezorgt, dan mag u deze uitsluitend afgeven bij de algemene receptie, op het bezoekadres (zie 2.2.1). Bij persoonlijke bezorging ontvangt u een bewijs van ontvangst met vermelding van datum en tijdstip. - Frankeer de envelop, waarmee u uw Inschrijving inzendt, voldoende. - Op verzoek zendt ROC de Leijgraaf u een Proces Verbaal van Opening toe. - Het risico van iedere vertraging (ook bij aanlevering per post of koeriersdienst) is voor uw eigen rekening; - De te hanteren volgorde van de in te dienen Inschrijving staat beschreven in bijlage 1. - De Inschrijving dient in een gesloten envelop (of doos) ingeleverd te worden. U vermeld op de envelop expliciet de volgende gegevens:
ROCL-2012-02
Pagina 17 van 30
ROC de Leijgraaf Postbus 420, 5460 AK Veghel Europese aanbesteding PR- en communicatiediensten t.a.v. mevrouw Lineke Francois
Niet openen voor 14 augustus 2012; 12.00 uur Inschrijvingen welke niet aan de wijze van aanbieden voldoen, zullen door de met de opening belaste medewerkers niet ter evaluatie worden aangeboden. Indien dit laatste het geval mocht zijn dan zult u hierover schriftelijk worden geïnformeerd, onder vermelding van de reden. 2.5 Prijzen ROC de Leijgraaf voert geen prijsonderhandelingen. Dit betekent dat de Inschrijver de prijs volledig bepaalt door het indienen van een inschrijving en dat deze slechts een gelegenheid krijgt om een concurrerende prijs aan te bieden. ROC de Leijgraaf wil vaste prijzen waarin eventuele kortingspercentages reeds verwerkt zijn. De prijs voor drukwerkproducten is bindend, het risico voor reclameopbrengsten ligt geheel bij de Inschrijver. 2.6 Rangorde documenten Ingeval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en de offerteaanvraag prevaleert het bepaalde in de Nota van inlichtingen. Indien er meer Nota‟s van Inlichtingen zijn prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota‟s van Inlichtingen, het bepaalde in de meest recente Nota van Inlichtingen. 2.7 Onvolkomenheden Dit document is met grote zorg samengesteld. Mocht u echter onvolkomenheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient u deze zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk negen dagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving, aan de onder paragraaf 2.2.1 per e-mail kenbaar te maken met opgave van de eventuele consequenties en/of correctievoorstellen. Als naderhand blijkt dat er onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in dit beschrijvend document zitten en deze niet door inschrijver zijn gemeld, dan zal dit in het voordeel van ROC de Leijgraaf worden uitgelegd. 2.8 Intellectueel eigendom Uw inschrijving en alle bijlagen welke u in het kader van deze aanbesteding toezendt, afgeeft of laat afgeven, worden op het moment van ontvangst eigendom van ROC de Leijgraaf. ROC de Leijgraaf heeft het recht om ideeën, suggesties, (tekst)voorstellen en andere door de inschrijver verstrekte informatie en documenten in het kader van deze aanbesteding te gebruiken/bewerken, ook al wordt de opdracht niet aan de inschrijver gegund. Het gebruik, de bewerking of andersoortige modellering geeft geen recht op enige vergoeding onder welke naam of titel dan ook. ROC de Leijgraaf staat er echter voor in dat informatie afkomstig van de inschrijver, waarvan hij de vertrouwelijkheid kent dan
ROCL-2012-02
Pagina 18 van 30
wel behoort te kennen, vertrouwelijk zal worden behandeld en in ieder geval rekening zal worden gehouden met de gerechtvaardigde (zakelijke) belangen van de inschrijver. 2.9 Planning aanbesteding De planning van de aanbesteding is, onder voorbehoud, als volgt: Activiteit Publicatie Uiterste datum stellen vragen Publicatie Nota van Inlichtingen Aanmelden pre-bid meeting Pre-bid meeting (onder voorbehoud) Uiterste datum stellen vragen Publicatie 2e Nota van Inlichtingen Uiterste inleverdatum Inschrijvingen Uitnodiging Inschrijvers presentatie Presentatie Voorlopige gunning Gunning Ingangsdatum overeenkomst
ROCL-2012-02
Datum 10 april 2012 7 mei 2012 voor 12.00 uur 15 mei 2012 21 mei 2012 voor 12.00 uur 24 mei 2012 om 10.30 7 juni 2012 voor 12.00 uur 14 juni 2012 14 augustus 2012 voor 12.00 uur 21 augustus 2012 28 augustus 2012 6 september 2012 20 september 2012 1 januari 2013
Pagina 19 van 30
3 Geschiktheidscriteria 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de, in het kader van deze aanbestedingsprocedure, te hanteren Uitsluitingsgronden en Selectiecriteria omschreven. De Uitsluitingsgronden en de Selectiecriteria dienen ertoe de Opdrachtgever te overtuigen dat de Inschrijver geschikt kan worden geacht de te gunnen Opdrachten correct en tijdig uit te voeren De Inschrijver dient aan de in dit hoofdstuk gestelde eisen te voldoen en de Bijlagen volledig in te vullen. Indien niet aan een van de gestelde eisen wordt voldaan volgt uitsluiting van verdere beoordeling. 3.2 Uitsluitingsgronden De Opdrachtgever sluit van deelneming aan de Opdracht uit iedere Inschrijver: Jegens wie bij een onherroepelijk vonnis of arrest een veroordeling is uitgesproken op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. De Opdrachtgever kan om dwingende redenen van algemeen belang afwijken van de hierboven weergegeven Uitsluitingsgronden. De Opdrachtgever sluit van deelneming aan de Opdracht uit iedere Inschrijver: a.
die in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wiens werkzaamheden zijn gestaakt, jegens wie een surseance van betaling of een akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving;
b.
wiens faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surseance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving, aanhangig is gemaakt;
c.
jegens wie een rechterlijke uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsgedragsregels;
d.
die in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op een grond die de Opdrachtgever aannemelijk kan maken;
e.
die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland;
f.
die niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd of van Nederland, of
ROCL-2012-02
Pagina 20 van 30
g.
die zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die ingevolge aanbestedingsprocedures kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt.
Te verstrekken gegevens: De Inschrijver voegt bij zijn Inschrijving een eigen verklaring (Bijlage 4) waarin hij verklaart dat de Uitsluitinggronden op hem niet van toepassing zijn. Deze eigen verklaring dient achter Tabblad B te worden bijgevoegd. De bewijsstukken mogen niet ouder zijn dan zes maanden, gerekend vanaf de datum van indiening van de Inschrijving. Indien een Inschrijving geschiedt door een Samenwerkingsverband, dient door ieder lid van het Samenwerkingsverband afzonderlijk een door hem opgestelde, gedateerde en ondertekende eigen verklaring (Bijlage 4) bij de Inschrijving te worden gevoegd achter tabblad B. 3.3 Selectiecriteria Voor de Opdracht komen uitsluitend in aanmerking de Inschrijvers die, naar het oordeel van de Opdrachtgever, hebben aangetoond te hebben voldaan aan de hierna vermelde Selectiecriteria met betrekking tot economische en financiële draagkracht en vakbekwaamheid. 3.3.1 Eisen met betrekking tot economische en financiële draagkracht 3.3.1.1 Omzet De Opdrachtgever stelt als eis dat de gemiddelde jaaromzet van de jaren 2010 en 2011 minimaal €1.500.000,- (excl. BTW) bedraagt. Indien de gemiddelde jaaromzet kleiner of gelijk aan dit bedrag is dan wordt de Inschrijver niet geschikt bevonden om deze Opdracht uit te voeren. De Inschrijving wordt in dit geval terzijde gelegd. De Inschrijver verstrekt de omzetgegevens in bijlage 5 achter tabblad C, inclusief de relevante jaarstukken voorzien van een accountantsverklaring. Indien de Inschrijver een Samenwerkingsverband is of zich beroept op de omzet van een Onderaannemer worden de jaaromzetten bij elkaar opgeteld om vast te stellen of de Inschrijver voldoet aan de norm. De gevraagde bewijsstukken van alle ondernemingen op wiens omzet een Inschrijver zich beroept, moeten conform de vorige alinea bij de Inschrijving gevoegd worden als tabblad D. Tevens dient van de Onderaannemer een verklaring bij de Inschrijving gevoegd te worden waaruit blijkt dat de Inschrijver over de middelen van de Onderaannemer kan beschikken in het geval de opdracht aan de Inschrijver gegund wordt (eveneens achter tabblad C) 3.3.1.2 Beroepsverzekering De Inschrijver dient bij Inschrijving genoegzaam verzekerd te zijn tegen beroeps-, bedrijfs- en wettelijke aansprakelijkheidsrisico‟s gedurende de uitvoering van de Opdracht bij directe schade tot € 2.000.000,-- per gebeurtenis en bij gevolgschade tot € 1.000.000,-- per gebeurtenis, waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis. De Inschrijver dient bij zijn Inschrijving (achter Tabblad D) een kopie van een bewijs van de verzekering(en) in te dienen en een verklaring dat gedurende de
ROCL-2012-02
Pagina 21 van 30
contractperiode voor tenminste het voornoemde bedrag de verzekering wordt gehandhaafd. Het bewijs van verzekering (polis of verklaring van verzekeraar) mag niet ouder zijn dan 6 maanden, te rekenen vanaf de inleverdatum van de Inschrijving als genoemd in paragraaf 2.9. 3.3.2 Eisen met betrekking tot vakbekwaamheid 3.3.2.1 Referenties Opdrachtgever wenst een Opdrachtnemer in te schakelen die beschikt over aantoonbare ervaring met het leveren van dienstverlening op het gebied van PR- en communicatie dat vergelijkbaar is met hetgeen beoogd wordt in onderhavige aanbesteding. De Inschrijver dient hiertoe twee recente referenties op te geven waar werkzaamheden op het gebied van PR- en communicatie zijn verricht en die voor wat betreft de aard en omvang vergelijkbaar zijn meet de onderhavige aanbesteding. Eisen referentie 1:
Qua omvang van dienstverlening vergelijkbaar met de in deze aanbesteding omschreven werkzaamheden Referentie is niet ouder dan twee jaar op het moment van indienen van de Inschrijving
Eisen referentie 2:
Referentie heeft betrekking op een onderwijsinstelling Referentie is niet ouder dan twee jaar Minimale omvang van de geleverde dienst aan de onderwijsinstelling is 400 uur op jaarbasis
De inschrijver dient gebruik te maken van het model zoals dat is aangegeven in Bijlage 6. De referenties moeten worden bijgevoegd achter Tab E . Iedere referentie mag slechts een keer worden gebruikt en beide referenties moeten worden uitgewerkt op een apart formulier, waarbij de werkzaamheden van de specifieke opdrachten uitgebreid beschreven dienen te worden. (max. 2 A4‟s per referentie). In elke geval dienen de volgende aspecten minimaal te worden vermeld: -
ROCL-2012-02
Beschrijf de wijze waarop de dienstverlening door u wordt uitgevoerd Beschrijf de werkzaamheden die door de u worden uitgevoerd Beschrijf welke middelen (online instrumenten, drukwerk, media etc) u heeft ingezet Beschrijf bij de referentie uw ervaring met nieuwe media, zoals beheer website, inzet social media platforms, e-mail marketing en narrowcasting Beschrijf de doelstelling van het project Beschrijf uw netwerk van lokale en regionale pers en vakbladen in NoordBrabant
Pagina 22 van 30
-
Beschrijf het resultaat van project, indien gebruik wordt gemaakt van nog niet afgeronde opdrachten mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract worden opgegeven en is het opgeven van een prognose onvoldoende.
De Inschrijver dient aan te geven wie als contactpersoon van de opdrachtgever van het referentieproject optreedt. Inschrijver stemt er mee in dat deze contactpersoon door de Opdrachtgever rechtstreeks kan worden benaderd ter verificatie van de referentie. 3.3.3.2 Inschrijving Beroeps- en Handelsregister De Inschrijver dient blijkens een bewijs van inschrijving ingeschreven te zijn in het beroepsregister of in het handelsregister volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd. Dit bewijs van inschrijving mag niet ouder zijn dan zes maanden, te rekenen vanaf de datum van publicatie van de aankondiging van de Opdracht. Indien uit het bewijs van inschrijving niet blijkt dat de persoon of de personen die deze Inschrijving en de daarbij behorende verklaringen heeft (hebben) ondertekend, bevoegd is (zijn) de Inschrijver rechtens te vertegenwoordigen, dient die bevoegdheid te worden aangetoond door middel van de volmacht. LET WEL!! De volmacht dient ondertekend te worden door iemand die blijkens voornoemd bewijs van inschrijving bevoegd is de Inschrijver te vertegenwoordigen. Indien er sprake is van een volmacht dan dient deze achter tabblad F te worden toegevoegd. 3.3.3.3 Erkenning Stichting Rota De Aanbesteder hecht waarde aan de kwaliteit de dienstverlening van haar leveranciers en vraagt daarom om een erkenning van Stichting Rota (of een gelijkwaardige erkenning/keurmerk). De Inschrijver dient een kopie van de erkenning van Stichting Rota toe te voegen achter tab F van de Inschrijving. 3.3.3.4 Kwaliteit contactpersonen De Aanbesteder hecht veel waarde aan het opleidingsniveau/ervaring van de in te zetten medewerkers en directie van de onderneming. Als minimale eis wordt gesteld:
Directie/contactpersoon (strategisch niveau) Minimaal HBO+/academische opleiding (afgerond met diploma) met minimaal 10 jaar aantoonbare relevante werkervaring Accountmanager (tactisch niveau) Minimaal HBO communicatie (afgerond met diploma) met minimaal 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring Online Marketing Strateeg Minimaal HBO/WO niveau met minimaal 3 jaar werkervaring in de online marketing
Van de beoogde contactpersonen dient een Curriculum Vitae worden bijgevoegd (Tab G)
ROCL-2012-02
Pagina 23 van 30
U dient tevens een beschrijving van uw organisatie (minimaal een organogram) toe te voegen, waaruit blijkt wat de positie van beide personen is en tevens de omvang van uw organisatie blijkt. Voorts is het inschrijver verplicht om van haar medewerkers die op directie, strategisch, tactisch en operationeel niveau voor ROC de Leijgraaf gaan werken een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen. Mocht van een van de beoogde medewerkers de VOGverklaring niet overlegd kunnen worden dan kan dit leiden tot het niet gunnen van de overeenkomst of het ontbinden van de overeenkomst. De VOG-verklaringen dienen overlegd worden tijdens het verificatiegesprek voorafgaand aan het opstellen van de overeenkomst. Wanneer een van de voorgestelde kandidaten niet langer in staat is de dienstverlening uit te voeren (vanwege langdurige ziekte, verandering van werk etc.) dient deze persoon vervangen te worden door een andere kandidaat die minimaal over dezelfde ervaring, kennis en vaardigheden beschikt. Deze persoon dient eerst, door middel van een CV, voorgesteld te worden aan de opdrachtgever, die zich het recht voorbehoudt de aangeboden werknemer te weigeren indien deze niet voldoet aan de minima op gebied van ervaring, kennis en vaardigheden. Van deze nieuwe kandidaat dient tevens een VOGverklaring te worden overlegd. 3.3.3.4 Duurzaamheid ROC de Leijgraaf hecht waarde aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Een van de onderdelen daarvan is duurzaamheid. Voor drukwerk zijn door Agentschap.nl criteria beschreven waar drukwerk aan moet voldoen om als duurzaam te worden aangemerkt. ROC de Leijgraaf stelt als eis dat al haar drukwerkproducten volgens de duurzaamheidcriteria wordt geproduceerd en geleverd. De duurzaamheidcriteria voor drukwerk zoals gepubliceerd op het moment van aanbesteden op www. Pianoo.nl zijn hierbij leidend.
ROCL-2012-02
Pagina 24 van 30
4 Gunningscriteria De Inschrijvingen die voldoen aan alle Geschiktheidscriteria worden beoordeeld op hun inhoud. De Inschrijving wordt inhoudelijk in eerste instantie beoordeeld op de Gunningscriteria met een uitsluitend karakter (eisen, bijlage 9). Indien de Inschrijving niet voldoet aan de Gunningscriteria met een uitsluitend karakter, wordt deze niet verder beoordeeld en terzijde gelegd. Indien een Inschrijving wel voldoet, wordt deze beoordeeld op de overige Gunningscriteria. De Inschrijvingen worden op basis van onderstaande Gunningscriteria vergeleken, ter bepaling van de economisch meest voordelige inschrijving. De waardering en wegingsfactoren voor de verschillende aandachtsgebieden zijn aangegeven. Ten aanzien van de Gunningscriteria zijn hieronder de onderlinge verhoudingen c.q. wegingsfactoren aangegeven. 4.1 Gunningscriteria met uitsluitend karakter Alle gestelde eisen zijn als knock-out criterium opgenomen. Het niet voldoen aan een of meerdere eisen betekent uitsluiting van verdere beoordeling. Wij vragen u per eis ja/nee aan te geven en alsmede bijlage 9 te ondertekenen en toe te voegen achter tabblad H ter bevestiging dat u onvoorwaardelijk akkoord gaat met alle eisen zoals gesteld. 4.2 Overige gunningscriteria Indien de Inschrijving voldoet aan alle knock-out criteria wordt uw Inschrijving verder beoordeeld volgens onderstaande methodiek. Criterium 1
Prijs
Punten per onderdeel Uurtarieven Drukwerk Wensen Case
30 10 2 Kwaliteit 30 2 30 3 Presentatie 30 Maximaal aantal te behalen punten in de aanbesteding
Maximaal aantal te behalen punten 40 60 30 130
4.2.1 Prijs Voor het beoordelen van de prijs dient u uw uurtarief voor de diverse werkzaamheden in te vullen en te vermenigvuldigen met het aantal uren in de 4e kolom om het jaarbedrag te berekenen. De uurtarieven zijn exclusief BTW, maar inclusief alle overige kosten zoals reis- en verblijfskosten. De door u aangeboden tarieven worden gehanteerd voor alle in rekening gebrachte uren in de genoemde categorie, ongeacht of het aantal daadwerkelijk in rekening te brengen uren in het contractjaar boven of onder het aantal genoemde jaaruren uitkomt. Voor de drukwerkartikelen geldt dat het tarief exclusief BTW is, inclusief opslag, voorraadbeheer en verzending naar een locatie van de opdrachtgever is. De omschrijving van de drukwerkartikelen treft u aan in bijlage 12. Het invulblad voor de prijsopgave is te vinden in Bijlage 10 en dient te worden toegevoegd in uw offerte achter tabblad I.
ROCL-2012-02
Pagina 25 van 30
Omschrijving
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10
Uurtarieven Prijs strategie, communicatieen media-advies Prijs Accountmanagement Prijs Projectmanagement Prijs Concept en ontwerp Prijs PR en Tekstschrijven Prijs DTP, inclusief internet onderhoud Drukwerk Open dag Krant Decanenmap Opleidingengids Medewerkeragenda
Aantal Prijs per uur uur/jaar
Totaalprijs (Aantal uur per jaar x prijs per uur)
550
€
€
800 1100 600 1150 1000
€ € € € €
€ € € € €
Oplage
Prijs per stuk
225.000 205 7500 500
€ € € €
Totaalprijs (prijs per stuk x oplage) € € € €
Totaalprijs van items 1 tot en met 6 Uurtarieven
€
De Inschrijver met de laagste totaalprijs Uurtarieven scoort het maximaal te behalen punten 30, alle daarop volgende Inschrijvingen worden daaraan gerelateerd volgens de formule: L = Totaalprijs van 1 tot en met 6 Uurtarieven van laagste Inschrijving L X = Totaalprijs van 1 tot en met 6 Uurtarieven van Inschrijver X Formule: X/L x 30 punten = aantal punten Inschrijver X Totaalprijs van items 7 tot en met 10 Drukwerk
€
De Inschrijver met de laagste totaalprijs drukwerk scoort het maximaal te behalen punten 10, alle daarop volgende Inschrijvingen worden daaraan gerelateerd volgens de formule: L = Totaalprijs van 7 tot en met 10 Drukwerkproducten van laagste Inschrijving L X = Totaalprijs van 7 tot en met 10 Drukwerkproducten van Inschrijver X Formule: X/L x 10 punten = aantal punten Inschrijver X
ROCL-2012-02
Pagina 26 van 30
4.2.2 Kwaliteit Het projectteam bestaat uit medewerkers van ROC de Leijgraaf met diverse functies is aangevuld met een externe adviseur. Dit multidisciplinaire projectteam beoordeelt de offertes op twee kwalitatieve aspecten, de mate van tegemoet komen aan de wensen van ROC de Leijgraaf en de uitwerking van de Case Tekort aan vakmensen door “Avo-isering”. De beoordeling van de uitwerking van de hieronder beschreven case wordt beoordeeld door het hele projectteam. Iedere beoordelaar zal het plan van Aanpak onafhankelijk van anderen zelfstandig beoordelen en waarderen. Na afloop worden de afzonderlijke beoordelingen in het projectteam besproken. A B
Criterium Wensen, mate waarin tegemoet gekomen wordt aan de gestelde wensen Uitwerking van de Case
30 30
4.2.2.1 Wensen Alle wensen zijn opgenomen in Bijlage 11. In de bijlage dient u aan te geven aan welke wensen u kunt voldoen door middel van het invullen van ja/nee of door het geven van een korte, concrete en bondige toelichting per wens te geven. Op dusdanige wijze dat de beoordelaars kunnen inschatten en beoordelen in welke mate u aan de wensen van ROC de Leijgraaf tegemoet komt. Voor de beantwoording van de wensen heeft u maximaal 3 A4 pagina‟s de ruimte. Toevoegen achter tabblad J. 4.2.2.2 Case Tekort aan vakmensen door “Avo-isering” De term “Avo-isering” staat voor Algemeen Vormend Onderwijs. Er is zorg over de toenemende „avo-isering‟: steeds meer kinderen kiezen voor het havo of vwo, vaak onder druk van ouders, die hoe dan ook willen voorkomen dat hun zoon of dochter op het vmbo terecht komt. Daarnaast is er sprake van een toenemende populariteit van de Havo na het afronden van VMBO T. Leerlingen kiezen steeds meer om hun opleiding te vervolgen op de Havo in plaats van door te gaan naar het MBO. Daarnaast is er binnen het middelbaar beroepsonderwijs, als gevolg van genomen maatregelen zoals benoemd in “Focus op vakmanschap”, spraken van toegenomen belangstelling voor algemeen vormende vakken (Nederlands en rekenen) ten koste van beroepsspecifieke vakken en beroepspraktijkvorming. Deze beiden ontwikkelingen leiden tot zorgen omtrent de kwaliteit en de kwantiteit van het aantal vakmensen dat beschikbaar komt voor de arbeidsmarkt. Zeker wanneer we deze ontwikkeling zien in het licht van de vergrijzing en in bepaalde regio‟s ontgroening. De regio Noordoost Brabant kent een grote werkgelegenheid in de voedingssector, de logistieke sector, de metaalsector, de zorgsector en de agrarische sector. Noordoost Brabantse werkgevers en bestuurders delen de bovengenoemde zorgen.
ROCL-2012-02
Pagina 27 van 30
Opdracht Ontwerp voor de regio Noordoost Brabant een campagne waarbij de arbeidsmarktrelevantie van de beroepsopleidingen centraal komt te staan en waarmee de interesse voor het middelbaar beroepsonderwijs en daarmee ook het aantal aanmeldingen bij ROC de Leijgraaf op korte termijn een nieuwe impuls krijgt. De campagne richt zich primair op VMBO leerlingen en leerlingen uit de onderbouw van de Havo. Daarnaast richt de campagne zich op ouders en verzorgers. Het budget van de campagne is beperkt, namelijk € 75.000. Er wordt veel verwacht het gebruik van online marketing en online communicatie instrumenten. De campagne wordt gevoerd vanuit ROC de Leijgraaf en moet daarmee ook in lijn zijn met de merkwaarden: Verbindingskracht, Gewoon doen en Dichtbij zijn. Bij de uitwerking moet ook sterk rekening gehouden worden met het denkkader en gedrag van de genoemde doelgroepen. Vanuit onze visie moet er in de campagne ruimte zijn om informatie te zenden, maar er moeten ook mogelijkheden zijn om interactie te hebben. Hierbij wordt meer verwacht dan alleen de inzet van de meest prominente social media platforms. Aanbesteder wenst de inschrijver te beoordelen op een activiteiten plan / plan van aanpak ten behoeve van de onderliggende opdracht. Onderdelen hiervan zijn het concept van de campagne, de doelstellingen, de organisatie, middelen en mediamix en de kosten. Hierbij is het volgende van belang:
Welke en hoeveel online activiteiten ontplooit de inschrijver, wat is het bereik hiervan, met welk doel wordt dit uitgezet en wat is het beoogd resultaat? Welke en hoeveel offline activiteiten ontplooit inschrijver, wat is het bereik hiervan, met welk doel wordt dit uitgezet en wat is het beoogd resultaat? Welke specifieke activiteiten ontplooit de inschrijver om in te spelen op de laatste trends en marktontwikkelingen?
Indiening Inschrijver voegt het plan toe achter tab H. Inschrijver is gehouden aan de volgende restricties ten aanzien van de beantwoording op deze opdracht: maximaal 5 A4 pagina‟s. Bij overtreding van de restricties wordt het deel in overtreding niet beoordeeld. Conform de beoordelingsformulieren Bijlage 13 zullen de leden van het projectteam het plan van aanpak beoordelen. De scores worden vervolgens verzameld en getotaliseerd. Hierbij kunnen de volgende waardes worden toegekend aan elk benoemd element. 0 punt = voldoet niet 1 punt = voldoet onvoldoende 2 punten = voldoende, sluit aan bij uitgangspunten van ROC de Leijgraaf 3 punten = uitstekend, meer als verwacht
ROCL-2012-02
Pagina 28 van 30
Er is een weegfactor per element van toepassing. In totaal worden de 5 elementen van het plan van aanpak beoordeeld door het projectteam. De scores van de diverse beoordeelaars wordt bij elkaar geteld en gedeeld door het aantal beoordelaars om tot een gemiddelde score per element te komen. Vervolgens wordt die score vermenigvuldigt met de geldende weegfactor 2. Maximale score is 30 punten 4.3 Presentatie De drie Inschrijvers die voldoen aan en akkoord gaan met alle gestelde eisen en daarnaast de hoogste eindscores hebben op de criteria prijs en kwaliteit (subcriteria wensen en case), zullen worden uitgenodigd om een presentatie te geven. De case die tijdens de presentatie dient te worden uitgewerkt ontvangt u na het indienen van uw Inschrijving. De inschrijvingen worden niet beoordeeld op het subcriterium presentatie. De Aanbesteder behoudt zich het recht voor slechts een of twee Inschrijvers uit te nodigen voor de presentatie wanneer er bij de beoordeling van de inschrijvingen al sprake is van een dusdanig verschil in behaalde score tussen de Inschrijvers die op de eerste, tweede en derde plaats zijn geëindigd dat het verschil voor de Inschrijvers op de tweede en derde plaats niet meer goedgemaakt kan worden. Dit mede ter voorkoming van de onnodige kosten voor de inschrijvers die op de tweede of derde plaats zijn geëindigd. Mochten de scores van de Inschrijver drie en vier met hetzelfde aantal punten eindigendan behoudt Aanbesteder zich dat recht voor om de eerste vier Inschrijvers uit te nodigen voor het houden van een presentatie. Per inschrijver is er 45 minuten de tijd om een presentatie met uitwerking van de case te geven voor de gehele projectgroep. De bedrijfspresentatie maakt deel uit van de presentatie. Vervolgens is er 45 minuten de tijd voor de Aanbesteder tot het stellen van vragen en in te gaan op de vormgeving van de toekomstige samenwerking tussen Aanbesteder en Inschrijver. De presentatie vindt op plaats op een locatie van de opdrachtgever. Alle projectleden krijgen een scoreblad dat onafhankelijk van elkaar moet worden ingevuld. De presentatie moet de projectgroep een goed beeld geven van de kwaliteit van de dienstverlening, creativiteit en inlevingsvermogen in de organisatie van de Opdrachtgever. De beoogde contactpersonen op strategisch en tactisch niveau voor ROC de Leijgraaf dienen de presentatie te geven. Vanuit de inschrijver mogen maximaal 4 personen aanwezig zijn. Onderwerpen presentatie: -
Korte bedrijfspresentatie Plan van aanpak case creatief concept mediaplan begroting uitwerking concept (analoog/digitaal)
ROCL-2012-02
Pagina 29 van 30
Conform de beoordelingsformulieren Bijlage 14 zullen de projectleden de presentatie beoordelen. Hierbij kunnen de volgende waardes worden toegekend aan elk benoemd element: 0 punt = voldoet niet 1 punt = voldoet onvoldoende 2 punten = voldoende, sluit aan bij uitgangspunten van ROC de Leijgraaf 3 punten = uitstekend, meer als verwacht De scores worden vervolgens verzameld en getotaliseerd. Aan de presentatie en uitvoering zijn voor de Aanbesteder geen kosten verbonden. Aanbesteder behoudt zich het recht voor om bij onvoldoende score, zijnde 0 of 1 op één van de beoordelingsaspecten de Inschrijving geheel ter zijde te leggen.
ROCL-2012-02
Pagina 30 van 30
