VLAAMSE OVERHEID AGENTSCHAP INSPECTIE RWO
BESTEK AANSTELLING ADVOCATEN
2
VLAAMSE OVERHEID Beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend erfgoed Agentschap Inspectie RWO
Onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking Overheidsopdracht voor aanneming van diensten
Juridische bijstand en vertegenwoordiging voor rechtbanken en andere instanties van geschillenbeslechting m.b.t. het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening in de provincie Limburg
Bestek nr. ADV/RO/04_15
Uiterste indieningsdatum offertes : Op 02/09/2015 om 14u20
3
INHOUDSTABEL I. ALGEMENE CONTEXT EN OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT..........4 1. De administratieve entiteit...................................................................................................4 2. Het voorwerp van de opdracht.............................................................................................4
II. ALGEMENE BEPALINGEN.........................................................................5 I. 1. OPDRACHTGEVENDE OVERHEID............................................................................5 I. 2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT.........................................................5 I. 3. GUNNINGSWIJZE.........................................................................................................5 I. 4. INDIENING OFFERTES................................................................................................5 I. 5. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN........................................................6 I. 6. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN........................................6
III. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN.....................................................7 A. WET OVERHEIDSOPDRACHTEN EN BEPAALDE OPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN VAN 15 JUNI 2006 EN KONINKLIJK BESLUIT VAN 15 JULI 2011 PLAATSING OVERHEIDSOPDRACHTEN KLASSIEKE SECTOREN..................................................................................................7 LOOPTIJD VAN DE OVEREENKOMST.........................................................................7 VARIANTEN......................................................................................................................7 PRIJSVASTSTELLING......................................................................................................7 TAALGEBRUIK.................................................................................................................7 VERBINTENISTERMIJN..................................................................................................8 KWALITATIEVE SELECTIE............................................................................................8 VORM EN INHOUD OFFERTE........................................................................................9 SLUITING...........................................................................................................................9 B. UITVOERINGSREGELS.............................................................................................10 Artikel 1 : UITVOERINGSTERMIJN VAN DE OPDRACHT........................................10 Artikel 2 : PERIODICITEIT VAN DE OPDRACHTEN – AANTAL TE VERWACHTEN OPDRACHTEN – AANSTELLING VAN DE ADVOCAAT.............10 Artikel 3 : DEONTOLOGISCHE VERPLICHTING VAN DE ADVOCAAT................11 Artikel 4 : GEEN EXCLUSIEF RECHT VOOR DE DIENSTVERLENER....................11 Artikel 5 : VERPLICHTINGEN VAN DE OPDRACHTGEVER....................................11 Artikel 6 : VERPLICHTINGEN VAN DE ADVOCAAT................................................11 Artikel 7 : ERELONEN, KOSTENVERGOEDING EN GERECHTSKOSTEN.............13 Artikel 8 : INDEXERINGSCLAUSULE..........................................................................14 Artikel 9 : DERDENGELDEN..........................................................................................15 Artikel 10 : VERZEKERING VOOR BEROEPSAANSPRAKELIJKHEID..................15 Artikel 11 : TOEZICHT OP UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST...................15 Artikel 12 : VOORTIJDIGE BEËINDIGING VAN DE OPDRACHT – VERHINDERING – CONTINUÏTEIT VAN DE DIENSTVERLENING......................16 Artikel 13 : CONFIDENTIALITEIT................................................................................16 Artikel 14 : RECHTSVORDERINGEN............................................................................17
IV. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN............................................................18 V. INVENTARIS.............................................................................................19 VI. OFFERTEFORMULIER.............................................................................21
4
I. ALGEMENE CONTEXT EN OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT ________________________________________ ______________ 1. De administratieve entiteit Het agentschap Inspectie RWO maakt deel uit van het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed en staat in voor de handhaving van de ruimtelijke ordening, de woonkwaliteit en het onroerend erfgoed in Vlaanderen (afdeling Inspectie). Daarnaast heeft het agentschap bevoegdheden op het vlak van het toezicht op de sociale woonactoren en particuliere begunstigden van subsidies, toelagen, premies of tegemoetkomingen (afdeling Toezicht). Dit toezicht wordt uitgevoerd door de toezichthouders in samenwerking met de interne diensten. 2. Het voorwerp van de opdracht Deze opdracht voor diensten heeft betrekking op de bijstand en de vertegenwoordiging in rechte van het Vlaamse Gewest inzake juridische geschillen (als eiser of als verweerder) voor de rechtbanken en andere instanties van geschillenbeslechting met betrekking tot geschillen waarbij de belangen van het Vlaams gewest worden behartigd door het agentschap Inspectie RWO. De opdracht omvat alle geschillen in de provincie Limburg met betrekking tot de handhaving van de ruimtelijke ordening voor straf-, burgelijke en administratieve rechtbanken en alle bijhorende procedures zoals dwangsomprocedures, executiegeschillen, beslagprocedures, (derden)verzetsprocedures, milieustakingsvorderingen enz. Het handhavingscontentieux kan procedures voor het Hof van Cassatie omvatten. Voor deze opdracht wordt er één advocaat aangesteld. Het agentschap Inspectie RWO kan evenwel in uitzonderlijke, gemotiveerde, gevallen, een advocaat die aangesteld is voor een bepaalde provincie, voor een rechtsinstantie in een andere provincie laten optreden, zowel in eigen naam als loco de advocaat aangesteld voor die provincie. Zulke uitzondering op de geografische aanstelling kan gerechtvaardigd zijn wegens samenhang van zaken zoals de beroepsprocedure na een cassatiearrest voor een ander Hof van Beroep, onbeschikbaarheid of verhindering van de voor die provincie aangestelde advocaat, efficiëntiewinst, e.d. Het voorwerp van deze opdracht is de raamovereenkomst tussen de opdrachtgevende overheid en de advocaat, waardoor de opdrachtgevende overheid, gedurende de looptijd van de overeenkomst, de advocaat waarmee de opdracht wordt gesloten, ermee kan belasten om haar in een welbepaald geschil voor de gerechtelijke instanties of andere instanties van geschillenbeslechting te vertegenwoordigen. Deze raamovereenkomst betreft dus enkel de algemene aanstelling van de advocaat en staat – onder andere wat betreft de duur – evenwel los van de afzonderlijke opdrachten (de vertegenwoordiging in rechte inzake een welbepaald geschil) die op basis ervan worden gegeven.
5
II. ALGEMENE BEPALINGEN _________________________
I. 1. OPDRACHTGEVENDE OVERHEID 1. Deze opdracht is een opdracht van het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de administrateur-generaal van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Inspectie RWO; 2. Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze opdracht: Agentschap Inspectie RWO Koning Albert II laan 19, bus 22 1210 Brussel Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden gestuurd behoudens de briefwisseling in concrete dossiers waarvoor afzonderlijke afspraken (kunnen) worden gemaakt.
I. 2. VOORWERP EN CLASSIFICATIE OPDRACHT Het voorwerp van de opdracht betreft de juridische bijstand en vertegenwoordiging in rechte van de opdrachtgever, als eiser of als verweerder, voor de rechtbanken en andere instanties van geschillenbeslechting. De gedetailleerde beschrijving is terug te vinden in punt IV “Technische Voorschriften”. Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van de artikelen 3, 4°, en 33, §2, van de Wet van 15 juni 2006, en van artikel 146 van het KB van 15 juli 2011. De diensten behoren tot de categorie 21 “juridische diensten” van Bijlage II B bij de Wet van 15 juni 2006, en de CPV klasse 79112000-2 (Juridische vertegenwoordiging).
I. 3. GUNNINGSWIJZE De gunning van deze opdracht gebeurt via onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking op basis van artikel 146 van het KB van 15 juli 2011. I. 4. INDIENING OFFERTES De offertes kunnen elektronisch worden ingediend. Elektronische offertes moeten worden ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 6 en artikel 52, § 1, van het KB van 15 juli 2011.
6
Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. De uiterste indieningsdatum van de offertes is 02/09/2015
om 14u20.
I. 5. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk : -
Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
-
Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011.
Overeenkomstig artikel 6, §1, 3° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot uitvoering van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, is dit besluit – ongeacht het geraamde bedrag - niet van toepassing op de in artikel 33 §2 van de Wet van 15-6-2006 bedoelde juridische diensten, d.w.z. de juridische diensten inzake geschillen die beperkt zijn tot raadpleging en vertegenwoordiging voor rechtbanken en andere instanties van geschillenbeslechting. I. 6. OVERIGE ALGEMEEN TOEPASSELIJKE BEPALINGEN 1. Deze opdracht is een raamovereenkomst overeenkomstig artikel 3, 15° van de Wet van 15-6-2006 en de artikelen 136 en 138 van het KB van 15-7-2011, tussen de in punt I.1. genoemde opdrachtgevende overheid en meerdere advocaten, waarvan de uitvoering slechts invulling krijgt via afzonderlijke bestellingen van de overheid volgens en naarmate de behoeften. In deze raamovereenkomst worden de voorwaarden inzake de te plaatsen opdrachten vastgelegd. De advocaat wordt aangeduid in functie van het voldoen aan die voorwaarden en overeenkomstig de bepalingen van dit bestek. 2. Voor de toepassing van de uitvoeringsregels zal elke bestelling als een afzonderlijke opdracht worden aanzien. 3. De informatie die de opdrachtgevende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. Eenieder die toegang heeft tot deze informatie dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter ervan te doen bewaren. 4. Omwille van de specifieke aard van de dienstverlening, wordt geen borgtocht gevraagd.
7
III. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ___________________________________ A. WET OVERHEIDSOPDRACHTEN EN BEPAALDE OPDRACHTEN VOOR WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN VAN 15 JUNI 2006 EN KONINKLIJK BESLUIT VAN 15 JULI 2011 PLAATSING OVERHEIDSOPDRACHTEN KLASSIEKE SECTOREN.
ART. 32 WET 15-6-2006 LOOPTIJD VAN DE OVEREENKOMST De opdracht heeft een looptijd van twee jaar vanaf het sluiten van de overeenkomst. Het betreft hier de raamovereenkomst met de advocaten ingevolge welke de opdrachtgevende overheid de mogelijkheid heeft om de vertegenwoordiging in rechte in een welbepaald geschil aan een van hen toe te vertrouwen. Deze looptijd staat los van de looptijd van de bestellingen (de opdrachten tot vertegenwoordiging in een welbepaald geschil) die in het kader van deze opdracht worden gedaan, en die in principe de duurtijd omvat van de gehele procedure totdat het geschil is beëindigd (elke beroeps- of cassatiemogelijkheid inbegrepen, alsook alle daden van uitvoering) en waarbij er dienaangaande geen enkele proces- of uitvoeringsdaad meer kan of dient gesteld te worden. ART. 36 WET 15-6-2006 ART. 11 KB 15-7-2011 ART. 54 §2, tweede lid KB 15-7-2011 PERCELEN De opdracht wordt niet opgedeeld in percelen. De opdrachtgevende overheid heeft het recht om de opdracht niet te gunnen en eventueel een nieuwe gunningsprocedure te starten. ART. 9 KB 15-7-2011 VARIANTEN Er zijn geen varianten toegelaten. ART. 13, §1 KB 15-7-2011 PRIJSVASTSTELLING Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst (art. 2, 5°). ART. 53. KB 15-7-2011 TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met de opdrachtgevende overheid. De taal waarin de gerechtelijke procedures dienen gevoerd te worden zal in hoofdzaak het Nederlands zijn. In uitzonderlijke gevallen evenwel (bv. in een procedure tot tussenkomst) kan het mogelijk zijn dat een gerechtelijke
8
procedure gevoerd wordt voor een rechtscollege in een ander landsgedeelte en de proceduretaal de taal van het betrokken rechtscollege is. ART. 57. KB 15-7-2011 VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderd twintig kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes. ART. 60 tot en met 63 KB 15-7-2011 UITSLUITING, SOCIALE ZEKERHEIDS- EN FISCALE BIJDRAGEN Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61. Voor de inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan het Belgische RSZ-stelsel, vraagt de opdrachtgevende overheid het RSZ-attest via elektronische weg op conform art. 60, §1. Voor de inschrijver die onderworpen is aan het Belgische fiscale stelsel, vraagt de opdrachtgevende overheid het fiscaal attest, dat aantoont dat de inschrijver heeft voldaan aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen, eveneens op via elektronische weg conform art. 60, §1. Dit geldt eveneens voor het attest van niet-faillissement en soortgelijke toestanden. ART. 67, 72 en 73 KB 15-7-2011 KWALITATIEVE SELECTIE De advocaten die ten individuele titel voor deze opdracht inschrijven dienen hun stage beëindigd te hebben en gedurende minstens vijf jaar ingeschreven te zijn op het Tableau van de Orde van Advocaten. Zij tonen dit aan door middel van het bewijs van inschrijving op het Tableau van de Orde van Advocaten. Indien voor deze opdracht ingeschreven wordt onder de vorm van een associatie van advocaten, dient opgegeven te worden welke advocaat (advocaten) de associatie zal (zullen) verbinden. Deze advocaten dienen elk hun stage beëindigd te hebben en gedurende minstens vijf jaar ingeschreven te zijn op het Tableau van de Orde van Advocaten. Zij tonen dit aan door middel van het bewijs van inschrijving op het Tableau van de Orde van Advocaten. De inschrijver dient aan te tonen dat hij of zijn associatie tijdens het laatste jaar minstens 15 zaken inzake handhaving van de ruimtelijke ordening heeft behandeld met goede bekwaamheid. De inschrijver toont dit aan de hand van de lijst van referenties van de laatste drie jaar waaruit een grondige ervaring en deskundigheid blijkt m.b.t. de materie(s) (of percelen) waarvoor ingeschreven wordt. Per referentie moeten volgende gegevens worden meegedeeld : beschrijving referentie, opdrachtgever, periode van uitvoering en relevantie voor deze opdracht. De uitspraken en bijhorende conclusies worden digitaal ter beschikking gesteld van de opdrachtgevende overheid. ART. 80 en 82, §1. KB 15-7-2011 VORM EN INHOUD OFFERTE
9
Art. 80. De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Op elke offerte die op een ander document is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: “Ik, ondergetekende ....., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op.“ ART. 81. KB 15-7-2011 PRIJSOPGAVE De prijzen worden door de opdrachtgevende overheid bepaald. Zij worden in de Inventaris (zie V) gediversifieerd per prestatie. Door het indienen van zijn offerte, aanvaardt de inschrijver de door de opdrachtgevende overheid voorgestelde prijzen. ART. 107. KB 15-7-2011 ONDERHANDELINGSPROCEDURE – GUNNINGSCRITERIA
De gunningscriteria zijn : 1. de kwaliteit van de juridische dienstverlening : zeer belangrijk: 60% Dit criterium zal worden geëvalueerd aan de hand van: - drie voorbeelddossiers, die kunnen geanonimiseerd worden, waaruit moet blijken dat de advocaat of de advocaten die de opdrachtgevende overheid voor de rechtscolleges zal (zullen) vertegenwoordigen, beschikt (beschikken) over een verregaande expertise inzake de materie waarvoor ingeschreven wordt; -
het cv van de advocaat die de opdrachtgevende overheid voor de rechtscolleges zal vertegenwoordigen waaruit een grondige ervaring en deskundigheid blijkt m.b.t. de materie waarvoor ingeschreven wordt; in het geval van een offerte door een advocatenassociatie, dienen de cv’s van al de advocaten (het team van advocaten) die desgevallend de opdrachtgevende overheid voor de rechtsinstanties zullen vertegenwoordigen, voorgelegd te worden.
2. de prijs : belangrijk: 40% De prijzen worden principieel door de opdrachtgevende overheid bepaald. Zij worden in de Inventaris (zie V) gediversifieerd per prestatie. De inschrijvers kunnen echter een globale korting geven die van toepassing is op alle prijzen vermeld in de inventaris.
ART. 110. KB 15-7-2011 SLUITING
10
Na de onderhandelingen op basis van voorliggende tekst, zal een overeenkomst door partijen worden ondertekend met toepassing van artikel 110, 3°.
11
B. UITVOERINGSREGELS Overeenkomstig artikel 6, §1, 3° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot uitvoering van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, is dit besluit – ongeacht het geraamde bedrag - niet van toepassing op de in artikel 33 §2 van de Wet van 15-6-2006 bedoelde juridische diensten, d.w.z. de juridische diensten inzake geschillen die beperkt zijn tot raadpleging en vertegenwoordiging voor rechtbanken en andere instanties van geschillenbeslechting. Artikel 1 : UITVOERINGSTERMIJN VAN DE OPDRACHT De opdracht tot vertegenwoordiging in rechte in een welbepaald geschil, die tijdens de looptijd van de raamovereenkomst (zie artikel 32 op pag.7) werd toevertrouwd aan de advocaat, omvat in principe de totale afhandeling van het geschil (elke beroeps- of cassatiemogelijkheid inbegrepen, uitgezonderd de cassatieprocedures die voorbehouden zijn aan advocaten van cassatie) waarbij er dienaangaande geen enkele procesdaad meer kan of dient gesteld te worden. Zij zal afgewerkt worden tegen de voorwaarden bepaald in deze overeenkomst. Artikel 2 : PERIODICITEIT VAN DE OPDRACHTEN – AANTAL TE VERWACHTEN OPDRACHTEN – AANSTELLING VAN DE ADVOCAAT Het aantal te behandelen rechtszaken kan niet op voorhand worden ingeschat. Er wordt één advocaat/associatie aangesteld, indien zich derhalve in de provincie Limburg een rechtszaak inzake ruimtelijke ordening aandient zal de aangestelde advocaat/associatie met de opdracht belast worden. In uitzonderlijke, gemotiveerde gevallen, kan een advocaat die aangesteld is voor de materie ruimtelijke ordening in een bepaalde provincie, gevraagd worden voor een rechtsinstantie in een andere provincie op te treden, zowel in eigen naam als loco de advocaat aangesteld voor die provincie. Zulke uitzondering op de geografische aanstelling kan gerechtvaardigd zijn wegens samenhang van zaken zoals een beroepsprocedure na een cassatiearrest voor een ander Hof van Beroep, onbeschikbaarheid van de voor die provincie aangestelde advocaat, efficiëntiewinst, e.d. In geen geval zal een advocaat aanspraak kunnen maken op een minimaal aantal te behandelen dossiers. Gelet op de aard van deze overeenkomst – raamovereenkomst – zal de administratieve entiteit aan de advocaat per zaak een uitdrukkelijke opdracht geven. De advocaat bevestigt steeds meteen de ontvangst en aanvaarding van zijn opdracht. Indien de advocaat van oordeel is dat hij om deontologische reden of een andere gegronde reden (bv. overbelasting) in een bepaalde zaak niet kan optreden voor de opdrachtgevende overheid, dient hij de overheid daarvan zo spoedig mogelijk in te lichten en de hem reeds bezorgde processtukken onmiddellijk terug over te maken, zonder aanrekening van kosten.
12
Artikel 3 : DEONTOLOGISCHE VERPLICHTING VAN DE ADVOCAAT De advocaat verbindt zich ertoe zich stipt te houden aan de wettelijke en deontologische verplichtingen die zijn beroep meebrengt, en welke voortvloeien uit de Deontologische Code van de Orde van de Vlaamse Balies, en inzonderheid aan de principes van waardigheid, rechtschapenheid, kiesheid en geheimhouding. De advocaat dient zijn onafhankelijkheid te garanderen. Dit houdt in dat de advocaat aan de opdrachtgevende overheid de garantie biedt dat haar belangen onbeperkt worden verdedigd en dat de advocaat in de opbouw van de verdediging van de opdrachtgevende overheid of de analyse van een dossier, niet wordt beïnvloed door de belangen van andere cliënten of gewezen cliënten of persoonlijke belangen. Indien de advocaat of een advocaat uit de associatie in zaken van ruimtelijke ordening optreedt voor een partij wiens belangen tegengesteld zijn aan deze van het Vlaamse Gewest zal de advocaat of de associatie geen nieuwe zaken meer toegewezen krijgen.
Artikel 4 : GEEN EXCLUSIEF RECHT VOOR DE DIENSTVERLENER De advocaten met wie deze opdracht wordt gesloten beschikken hierdoor niet over een exclusief recht voor de behandeling van alle dossiers van de opdrachtgevende entiteit. De opdrachtgevende entiteit kan, indien zij dit wenselijk acht, een zaak toewijzen aan een ander advocaat. De advocaat kan in deze gevallen geen aanspraak maken op enige vergoeding.
Artikel 5 : VERPLICHTINGEN VAN DE OPDRACHTGEVER De administratieve entiteit verbindt zich er toe het dossier en de procedurestukken tijdig aan de advocaat te bezorgen. Zowel bij de aanvang van de procedure als tijdens het verloop ervan, bezorgt de opdrachtgevende entiteit aan de advocaat stipt alle nodige informatie met betrekking tot de zaak. Hij volgt de instructies van de opdrachtgevende entiteit. Artikel 6 : VERPLICHTINGEN VAN DE ADVOCAAT De advocaat garandeert een degelijke juridische behandeling van de rechtszaak. Hij stelt alles in het werk om de belangen van de opdrachtgevende overheid zo goed mogelijk te verdedigen. Meer concreet houdt dit in : De advocaat maakt spoedig een eerste analyse van de zaak, vraagt tijdig ontbrekende informatie en doet suggesties om de belangen van de opdrachtgevende overheid optimaal te behartigen (bv. het in vrijwaring of in tussenkomst roepen van derden, het uitwerken van een regelingsvoorstel, …)
13
De advocaat informeert de administratieve entiteit stipt over het verloop van de behandeling van de zaak. Zo communiceert hij over : - het gevolg dat op de inleidende en elke andere zitting aan de zaak is gegeven ; - de conclusiekalender ; - de door de partijen ingediende conclusies of verzoekschriften ; - elke beschikking, vonnis of arrest; - het verzet, hoger beroep of cassatieberoep of de berusting in een gerechtelijke uitspraak ; - de uitvoering. Wat betreft de communicatie dient de advocaat vlot te bereiken zijn per e-mail, fax en telefoon. De advocaat dient in staat te zijn om grote bestanden (tot 10MB) te verwerken en versturen. De advocaat dient in zijn communicatie steeds zijn referte en die van de administratieve entiteit te vermelden. De advocaat argumenteert steeds ad rem, haalt relevante rechtspraak aan en houdt in voorkomend geval rekening met strijdnota’s of opmerkingen van de opdrachtgevende entiteit. Hij past geen niet ter zake dienende ‘copy paste’ toe uit andere conclusies. De advocaat vermijdt ook typfouten en taalfouten. De advocaat respecteert de termijnen voor het indienen van conclusies of het uitputten van beroepsmogelijkheden en maakt tijdig (d.w.z. in principe met een marge van minstens 10 kalenderdagen) een ontwerp van zijn in te dienen conclusies of verzoekschrift aan de administratieve entiteit mee, teneinde deze toe te laten ze na te lezen en haar opmerkingen te geven alvorens de advocaat de definitieve versie neerlegt. Indien de advocaat niet gebonden is door enige termijn om beroep in te stellen doet hij hiervoor het nodige binnen de 30 dagen nadat hij hiertoe is verzocht. Indien hij hiertoe verzocht wordt maakt de advocaat binnen de week zijn volledige bundel over aan de advocaat die belast wordt met het onderzoek naar de cassatiemogelijkheden. De advocaat past zijn conclusies desgevallend aan aan de opmerkingen van de administratieve entiteit. Indien hij meent dat er toch redenen zijn om dit niet te doen, neemt hij contact op met de dossierbehandelaar van de administratieve enititeit. De advocaat maakt bij het opstellen van het ontwerp gebruik van zogenaamde ‘track changes’ (wijzigingen bijhouden) zodat de dossierbehandelaar van de administratieve entiteit op efficiënte wijze kan nagaan welke passages zijn toegevoegd of welke passages zijn verwijderd (in vergelijking met een eerdere conclusie of dagvaarding). De advocaat dient ook op de conclusies van de tegenpartij aan te duiden welke passages nieuw zijn of ontbreken in vergelijking met een eerdere conclusie, verzoekschrift of dagvaarding zodat de dossierbehandelaar van de administratieve entiteit op efficiënte wijze kan nagaan welke bijkomende argumentatie door de advocaat dient te worden beantwoord.
14
Het uitgangspunt blijft daarbij wel dat de advocaat zelfstandig zijn vordering of verweer ontwikkelt (ook indien de dossierbehandelaars van de administratieve entiteit niet in de mogelijkheid zijn hun commentaren omtrent een conclusie van de tegenpartij te bezorgen). De advocaat waakt erover dat een dossier actief blijft, o.a. door het (gemeenschappelijk, desgevallend eenzijdig) laten vaststellen van conclusietermijnen. Ook al is het Vlaamse Gewest verwerende partij en is het de tegenpartij die bepaalde eisen naar voor brengt, toch is het alleen al vanuit het oogpunt van administratieve organisatie en om de financiële belangen van het Vlaamse Gewest te vrijwaren van belang dat de advocaat al het mogelijke doet om een zaak te activeren, behoudens wanneer bijzondere omstandigheden dit verhinderen. In dat geval dient de dossierbehandelaar van de administratieve entiteit op de hoogte te worden gebracht. De advocaat dient ook steeds de eigen briefwisseling die beantwoord dient te worden door de tegenpartij of door de griffie of administratieve entiteit op te volgen en tijdig een rappel te sturen indien deze onbeantwoord blijft zodat het dossier actief blijft. Indien een dossier om welke reden dan ook niet meer actief is zal de advocaat op eigen initiatief of op eenvoudig verzoek van de dossierbehandelaar de nodige stappen zetten om het dossier alsnog te activeren. De advocaat dient ten allen tijde op eenvoudig verzoek van de dossierbehandelaar van de administratieve entiteit binnen de week een stand van zaken te kunnen geven in een concreet dossier (tenzij de omstandigheden van de zaak een snellere behandeling vereisen). Hetzelfde geldt voor andere vragen en opmerkingen van de dossierbehandelaar van de administratieve entiteit. De advocaat dient op eenvoudig verzoek van de dossierbehandelaar van de administratieve entiteit binnen de 14 dagen in staat te zijn een overzicht te geven van de status van de dossiers die hij in behandeling heeft (dossiernaam, referte van de advocaat, referte IRWO, rolnummers, status, …).
Artikel 7 : ERELONEN, KOSTENVERGOEDING EN GERECHTSKOSTEN De basisregeling is een forfaitaire vergoeding. De erelonen en kostenvergoedingen worden bepaald door de administratieve entiteit en zijn terug te vinden in de inventaris (rubriek V). De voorziene erelonen en kostenvergoeding voor procedures voor de gewone rechtbanken worden toegekend per aanleg. De voorziene erelonen en kostenvergoeding worden gehalveerd voor:
een procedure die door de bevoegde administratie als repetitief of van gering belang zijnde gekwalificeerd wordt, per aanleg; de behandeling van een zaak waarin louter briefwisseling uitgewisseld wordt en het neerleggen van inhoudelijke besluiten of memories niet noodzakelijk is; de behandeling van een procedure op verzet vanwege tegenpartij.
15
In uitzonderlijke omstandigheden, in overleg met en na goedkeuring door het agentschap Inspectie RWO, is een afwijking van de in rubriek V vermelde bedragen mogelijk, in functie van de buitengewone belangrijkheid van de geleverde inspanningen onder meer gelet op het principiële of belangrijke karakter van het dossier. In dergelijke gevallen is het mogelijk om een verhoging van de voorziene erelonen en kostenvergoeding toe te kennen, door vermenigvuldiging van de in rubriek V vermelde bedragen met een coëfficiënt van maximum 4. De erelonen en kostenvergoedingen worden vereffend per zaak en per aanleg, na het beëindigen van een aanleg op voorlegging in tweevoud van een ondertekende ereloonnota. Deze nota maakt een duidelijk onderscheid tussen erelonen, kostenvergoedingen of de hierna vermelde eventuele procedurekosten. Nadat het eindvonnis of het eindarrest wordt uitgesproken of de zaak op een andere wijze wordt beëindigd, is de tweede helft van het bedoelde bedrag betaalbaar en opeisbaar. De eventueel door de advocaat voorgeschoten procedurekosten (bv. exploot tot dagvaarding, betekening) worden terugbetaald op voorlegging van een schuldvordering vergezeld van de nodige stavingstukken. Ereloonstaten dienen te worden opgesteld in twee exemplaren. Deze bevatten minstens volgende vermeldingen: - naam + adres advocaat - naam dossier - referte advocaat - referte administratieve entiteit - verschuldigd bedrag - rekeningnummer advocaat+ gewenste mededeling - handtekening advocaat - KBO-nummer Indien zich tijdens de uitvoering van de opdracht buiten de wil van de partijen feiten of omstandigheden voordoen (bv. een extreme complexiteit van de opdracht of bijkomende juridische verwikkelingen) die tot gevolg hebben dat de advocaat de prestaties die hij ingevolge deze overeenkomst dient te leveren, niet meer zoals vereist en op een behoorlijke wijze kan uitvoeren tegen het overeengekomen ereloon, dient hij de opdrachtgevende entiteit daarvan zo spoedig mogelijk, schriftelijk, in kennis te stellen, en kan hij verzoeken om een herziening wat betreft het ereloon. Zijn verzoek dient behoorlijk gestaafd te zijn. Indien vertalingen dienen te gebeuren dient aan de administratieve entiteit te worden gevraagd of zij kan instaan voor de vertaling. Indien de advocaat op aangeven van de administratieve entiteit beroep dient te doen op een vertaalbureau worden de vertaalkosten integraal ten laste genomen van het Vlaamse Gewest. Artikel 8 : INDEXERINGSCLAUSULE De in dit bestek voorziene tarieven kunnen niet worden geïndexeerd.
16
Artikel 9 : DERDENGELDEN Indien de advocaat gelden voor de opdrachtgevende entiteit ontvangt, stort hij deze binnen de kortst mogelijke tijd en maximaal binnen de veertien dagen door aan de entiteit. De advocaat mag in dat geval op de bedragen die hij ontvangt voor rekening van de entiteit geen sommen inhouden tot dekking van voorschotten of staten van ereloon. Het is m.a.w. niet toegestaan compensatie door te voeren tussen de openstaande ereloonstaat en de van de tegenpartij ontvangen rechtsplegingsvergoedingen of andere bedragen. Indien de opdrachtgevende entiteit bedragen verschuldigd is aan de tegenpartij, bezorgt de advocaat haar het rekeningnummer waarop de storting dient te gebeuren. De entiteit staat dan zelf in voor de betaling. In het geval de entiteit de door haar aan de tegenpartij verschuldigde bedragen toch via de advocaat betaalt, dan dient deze de gelden onmiddellijk door te storten aan deze derden. Artikel 10 : VERZEKERING VOOR BEROEPSAANSPRAKELIJKHEID Indien de zaak waarvoor de advocaat is aangesteld een waarde betreft die het bedrag waarvoor hij door zijn beroepsaansprakelijkheidsverzekering via de baliebijdrage gedekt is overtreft, zal de advocaat voor die zaak een gepaste bijkomende verzekering aangaan. Hij legt hiervan het bewijs voor aan de administratieve entiteit. Artikel 11 : TOEZICHT OP UITVOERING VAN DE OVEREENKOMST De leiding en het toezicht op de uitvoering van deze overeenkomst wordt uitgeoefend door de leidend ambtenaar van de administratieve entiteit. Telkens wanneer de administratieve entiteit het nodig acht, kan de advocaat geëvalueerd worden en uitgenodigd worden op een opvolgingsgesprek waarbij het functioneren van de advocaat kan bijgestuurd worden. Die bijsturing kan vanzelfsprekend ook gebeuren via bemerkingen die de dossierbehandelaars in het kader van een concreet dossier doorgeven. Omgekeerd kan een advocaat die niet tevreden is over zijn contacten met en ondersteuning door de dossierbehandelaar van de administratieve entiteit contact opnemen met de coördinator van het team geschillen en advies. Indien desondanks de advocaat ondermaats presteert en zijn verplichtingen ingevolge de overeenkomst (inz. het artikel 6) niet nakomt, stelt de administratieve entiteit de tekortkomingen vast in een proces-verbaal waarvan een afschrift onmiddellijk bij ter post aangetekende brief aan de advocaat wordt gezonden. De advocaat dient zonder verwijl zijn tekortkomingen te herstellen. Hij kan bij ter post aangetekende brief aan de administratieve entiteit, te verzenden binnen de vijftien kalenderdagen volgend op de postdatum van het toezenden van het proces-verbaal, zijn verweermiddelen doen gelden. Zijn stilzwijgen na die termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten. Wanneer de tekortkomingen van de advocaat blijven aanhouden, stelt de advocaat zich bloot aan sancties. Meer bepaald heeft de administratieve entiteit het recht om de overeenkomst ten aanzien van de betrokken advocaat voortijdig te beëindigen en hem de rechtszaak(zaken) die hij behandelt te ontnemen en aan een andere advocaat
17
toe te vertrouwen. Op het eerste verzoek, zal de advocaat aan de entiteit de stukken van het dossier terugbezorgen. Dergelijke vroegtijdige opzegging van de overeenkomst door de administratieve entiteit is zonder schadevergoeding, maar eventueel nog verschuldigde erelonen voor geleverde prestaties en gemaakte kostenbedragen worden hem nog wel uitbetaald. Elke inbreuk waarvoor geen speciale straf is voorzien en waarvoor – na een voorafgaande ingebrekestelling - geen enkele rechtvaardiging werd aanvaard of binnen de vereiste termijn werd verstrekt, wordt van rechtswege bestraft, hetzij met een enige straf van 250 euro, hetzij zo de overtreding onmiddellijk behoort te worden hersteld, met een straf van 125 euro per dag in gebreke zijn. De administratieve entiteit is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als de inbreuk is gepleegd. De administratieve entiteit is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de dienstverlener niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze straffen kunnen worden ingehouden op het verschuldigde ereloon. Artikel 12 : VOORTIJDIGE BEËINDIGING VAN DE OPDRACHT – VERHINDERING – CONTINUÏTEIT VAN DE DIENSTVERLENING a)Indien de advocaat tijdens de looptijd van de hem toevertrouwde dossiers zijn werkzaamheden als advocaat zou stopzetten of door onvoorziene omstandigheden zijn opdracht niet verder zou kunnen uitoefenen, zal hij hiervan ten spoedigste de administratieve entiteit in kennis stellen. In dat geval wordt de zaak door de administratieve entiteit overgedragen aan een andere advocaat (desgevallend behorende tot de advocaten met wie de raamovereenkomst werd gesloten). De ontslagnemende advocaat bezorgt op verzoek van de administratieve entiteit onverwijld het dossier aan de nieuwe advocaat. b) De advocaat dient te allen tijde de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren. In geval van afwezigheid van de dienstverlener (ziekte, vakantie, …) zal hij telkens de naam opgeven van diegene die tijdens zijn afwezigheid, onder zijn verantwoordelijkheid, de dossiers zal behandelen en met wie de administratieve entiteit desgevallend contact zal kunnen opnemen. Het kantoor dient tijdens de werkdagen tijdens de kantooruren van 9u tot 12u en van 14u tot 17.30 u steeds bereikbaar te zijn. Artikel 13 : CONFIDENTIALITEIT Onverminderd zijn deontologische verplichtingen voortvloeiend uit zijn inschrijving op het Tableau van de Orde van Advocaten, garandeert de advocaat dat hij het beroepsgeheim zal respecteren en dat hij de informatie
18
waarvan hij kennis krijgt bij het behandelen van het dossier van de opdrachtgevende overheid, vertrouwelijk zal behandelen.
Artikel 14 : RECHTSVORDERINGEN Elke rechtsvordering van de dienstverlener tegen de opdrachtgevende overheid, wordt ingesteld bij een Nederlandstalige Belgische rechtbank.
19
IV. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN _______________________________ De opdracht betreft de juridische bijstand en vertegenwoordiging in rechte van de opdrachtgever, als eiser of als verweerder, voor de rechtbanken en andere instanties van geschillenbeslechting. Concreet gaat het om : 1°voor de burgerlijke en strafrechtbanken : - de bijstand en vertegenwoordiging in procedures in eerste aanleg ten gronde - de bijstand en vertegenwoordiging in beroepsprocedures ten gronde - de bijstand en vertegenwoordiging in kort gedingprocedures of procedures zoals in kortgeding - de bijstand en vertegenwoordiging in beslagprocedures - de bijstand en vertegenwoordiging in dwangsomprocedures - de bijstand en vertegenwoordiging in executiegeschillen - de bijstand en vertegenwoordiging in cassatieprocedures of – voor zover deze procedures enkel kunnen worden gevoerd door advocaten van cassatie – het doen van verklaringen van beroep in cassatie - de bijstand en vertegenwoordiging in alle procedures die voortvloeien uit één van de voorgaande procedures of daarmee samenhangen (bv. procedures bij dagvaardingen wegens woonstschennis, bevoegdheidsafwending of –overschrijding, knevelarij enz..) - de bijstand en vertegenwoordiging in procedures in gemeenverklaring - het volgen van expertises - het voeren van kantonnementsprocedures - de bijstand bij het sluiten van minnelijke overeenkomsten ter beëindiging van geschillen - alle samenhangende handelingen bij de hiervoor genoemde activiteiten. 2°voor de Raad van State : - de bijstand en vertegenwoordiging in kort geding procedures (schorsingsprocedures en schorsingsprocedures bij uiterst dringende noodzakelijkheid) - de bijstand en vertegenwoordiging in vernietigingsprocedures - desgevallend het volgen van een door de Raad van State bevolen expertise - alle samenhangende handelingen bij de hiervoor genoemde activiteiten.
20
V. INVENTARIS ______________ V.1. ERELONEN - FORFAITAIR De hiernavolgende erelonen en forfaitaire vergoeding voor alle kosten worden toegekend met uitzondering van dagvaardingskosten, betekeningskosten en kosten van gerechtsdeskundigen. Alle hieronder vermelde bedragen zijn bedragen exclusief BTW. Ter illustratie kan meegegeven worden dat er per provincie bij benadering jaarlijks tussen 80 en 90 nieuwe procedures worden opgestart in het beleidsveld Ruimtelijke Ordening. V.1.1 Procedures voor de gewone rechtbanken Ereloon Aard van de prestatie Herstelvordering (Burgerlijk) 1.270 € Herstelvordering (Strafrechtelijk) 1.270 € Milieustakingsvordering 1.270 € Kortgeding - Vz. 1° aanleg 1.270 € Beslagrechter 1.100 € Burgerlijke procedure 1.270 € Stakingsbevel 1.270 € Administratieve geldboete Aanstellen notaris - verlenging Dwangsomprocedure Verklaring beroep cassatie Cassatie
Kostenvergoeding
550 € 550 € 550 € 550 € 550 € 550 € 550 €
1.270 €
550 €
345 €
175 €
1.100 €
550€
175 € 1.270 €
550 €
Plaatsbezoeken
865 €
Expertises
865 €
Leggen van bewarend beslag (toestemming, beslag en vernieuwing) Uitvoerend onroerend beslag (incl. aanstelling notaris) Invordering premies
345 €
175 €
1.100 €
175 €
1.270 €
580 €
400 €
400 €
1.270 €
580 €
Eenzijdig verzoekschrift in kader van bescherming Beroepen handhavingscollege
Voor haast identieke dagvaardingen en verzoekschriften, betrekking hebbende op eenzelfde perceel, eenzelfde gebouw, enz., wordt voor de eerste procedure een volledig ereloon en volledige kostenvergoeding toegekend. Voor de daaropvolgende procedures wordt de helft van het ereloon toegekend maar wel de volledige kostenvergoeding. Bij samenvoeging wordt de helft van de kostenvergoeding toegekend.
21
V.1.2. Procedures voor de Raad van State UDN Schorsingsprocedure Opvolging niet-voortzetting na schorsingsprocedure Vernietigingsprocedure Vernietigingsprocedure zonder voortzetting na auditoraatsverslag
Ereloon 1.735 € 1.735 € 345 € 1.270 € 1.040 €
Kostenvergoeding 750 € 750 € Inbegrepen in ereloon 750 € 580 €
Voor haast identieke verzoekschriften tegen eenzelfde besluit wordt voor het 1ste verzoekschrift een volledig ereloon en volledige kostenvergoeding toegekend en voor de daaropvolgende verzoekschriften de helft van het ereloon maar wel de volledige kostenvergoeding. Bij samenvoeging wordt de helft van de kostenvergoeding toegekend.
22
VI. OFFERTEFORMULIER (u vermeldt hier het besteknr., ev. het perceelnr.)
Opdracht voor diensten : juridische bijstand en vertegenwoordiging voor rechtbanken en andere instanties van geschillenbeslechting Bestek nr. ADV/RO/04_15 Deze offerte heeft betrekking op het volgende perceel of op de volgende percelen (nummers invullen): ………………………………………………………………………………… A. ALGEMENE VERBINTENIS OFWEL (* doorhalen wat niet van toepassing is) De ondergetekende (naam en voornaam, hoedanigheid of beroep, nationaliteit, adres):
OFWEL (* doorhalen wat niet van toepassing is) De vennootschap (handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel):
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n)
verbindt zich op zijn, resp. verbinden zich hoofdelijk op hun, roerende en onroe rende goederen tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van bovenvermeld bestek, van de in dat bestek beschreven opdracht. B. ALGEMENE INLICHTINGEN - Ondernemingsnummer: - BTW-nummer: - RSZ-nummer:
23
C. BETALINGEN De betalingen zullen geldig gebeuren door overschrijving op rekeningnr. ......................................... van de financiële instelling ................................... geopend op naam van ....................................................
D. RSZ - VERPLICHTINGEN De Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, §1, van het KB van 15 juli 2011, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in dezelfde bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten. De buitenlandse inschrijver voegt bij deze offerte desgevallend een attest of een verklaring in de zin van art. 62, § 2, van het KB van 15 juli 2011.
E. FISCALE VERPLICHTINGEN De inschrijver die een beroepsmatige fiscale schuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011, voegt bij deze offerte alle inlichtingen over de in deze bepaling bedoelde schuldvorderingen die hij zou bezitten.
F. BIJLAGEN Bij deze offerte zijn eveneens gevoegd: de lijst van relevante referenties, de curriculum vitae en de voorbeelddossiers
Gedaan te .................................................. op ....................................... De inschrijver(s),
______________________________________________________________ H. VAK BESTEMD VOOR GOEDKEURING DOOR OVERHEID
