Beste leden van de Bewoners Adviesgroep over zelfbeheer, Hartelijk dank voor uw adviezen en tips. Ze vormen voor ons een nuttige bijdrage aan onze beleidsontwikkeling en implementatie rond het thema zelfbeheer. Uit de adviezen blijkt dat u betrokken bent bij uw woning en woonomgeving en het idee van meer zelfbeheer ondersteunt. Het is een landelijke trend om bewoners meer verantwoordelijkheid te geven. Corporaties en overheden trekken zich gedeeltelijk terug in hun taken. De veranderende maatschappelijke en economische omstandigheden, een ander politiek klimaat en een gewijzigde publieke opinie dragen daar aan bij. Hier invulling aan geven en ruimte voor bieden vraagt iets van zowel de huurders als Portaal. Dat Portaal hier serieus mee aan de slag wil gaan, blijkt niet alleen uit het feit dat wij een BAG hebben georganiseerd over dit thema, maar ook uit het feit dat een Portaalbrede interne programmagroep concrete mogelijkheden op dit gebied onderzoekt. Uw adviezen helpen ons daarbij. Bijgaand vindt u onze uitgebreide reactie op uw advies. Uw advies en onze reactie worden ook op internet geplaatst. We vermelden ook de voortgang over dit thema op internet. Op de volgende pagina’s ga ik punt voor punt in op uw advies. Met vriendelijke groet,
Marco de Wilde Directeur Portaal Utrecht
BAG-zelfbeheer
Reactie Portaal Juli 2013
Reactie van Portaal op advies van de BAG-zelfbeheer U heeft de deelvragen beantwoord en de adviezen geordend langs vier aanknopingspunten: 1. Sociale contacten en leefbaarheid 2. De basis op orde 3. Contact met (georganiseerde) huurders 4. Faciliteren activiteiten In onderstaande tekst reageer ik op de adviezen per aanknopingspunt. 1. Sociale contacten en leefbaarheid Onderling contact Het gebrek aan sociale contacten in complexen, buurten en wijken wordt door u gezien als een belangrijke oorzaak van de vermindering van de leefbaarheid. Wij herkennen dit punt zeker. Het hebben van contact vergemakkelijkt het onderling aanspreken en het komen tot een oplossing bij eventuele problemen. U adviseert ons informatie te verstrekken over verhuisbewegingen aan actieve bewonersgroepen zodat zij kennis kunnen maken met de nieuwe huurders en hen wegwijs kunnen maken in de wijk. Een sympathiek plan. Bij sommige (grote) complexen hebben zittende huurders niet altijd zicht op verhuisbewegingen. Momenteel proberen we nieuwe huurders overigens ook al in contact te brengen met actieve bewonersgroepen, zij het in omgekeerde volgorde. Wij attenderen nieuwe huurders op het bestaan van bewonerscommissies (mits aanwezig). Het is vervolgens aan de nieuwe huurders of zij contact opnemen met de bewonerscommissie. Ook onze gebiedsbeheerders gaan binnen drie maanden langs bij nieuwe huurders en wijzen hen op het bestaan van een eventuele bewonerscommissie. Door de verantwoordelijkheid bij bewonersgroepen te leggen bestaat het risico dat huurders worden bezocht die daar niet op zitten te wachten. Dat is dan echter meteen duidelijk en dat hoeft geen probleem te zijn. Dus mocht er een bewonerscommissie of actieve bewonersgroep aanwezig zijn en de informatieverstrekking over nieuwe huurders strookt met de privacywetgeving, dan zijn wij bereid de verhuisbewegingen door te geven aan de “gastheren en –vrouwen” van een complex. Wij zullen daarom bewoners oproepen zich te melden als gastheer/-vrouw. Dit hoeven ons inziens niet persé leden van de bewonerscommissie te zijn. Groen, schoon, heel en veilig Het gebrek aan gevoel van veiligheid herkent u als een probleem in een deel van de complexen, buurten en wijken. U adviseert ons om “lampenmannen” in te zetten die tegen een geringe vergoeding ervoor zorgen dat de verlichting goed werkt. Wij kunnen u melden dat dit al gebeurt bij Portaal Utrecht. We hebben een aantal lampenmannen “in dienst”. Het probleem is dat t.o.v. de geringe vergoeding die de lampenmannen krijgen behoorlijke administratieve lasten zitten voor Portaal. In het kader van zelfbeheer zou het nog mooier zijn als bewoners dit zelf onderling organiseren: aanstellen, aansturen en faciliteren van lampenmannen door bewonerscommissies bijvoorbeeld. Als er zich nieuwe lampenmannen melden, zullen wij ze van harte ondersteunen. Voor de kwaliteit van de verlichting in de openbare ruimte is de gemeente verantwoordelijk. De BAG adviseert schoonmaakproblemen samen op te lossen met bewoners door bijvoorbeeld schoonmaakdagen te organiseren. Dit wordt nu al vaak gedaan. Zo houden wij in samenwerking met vrijwilligers, scholen en bewoners opruimacties.
Ons inziens hoeven bewoners niet te wachten op Portaal om zich in te zetten voor een schoon complex. Waar er behoefte is aan ondersteuning kunnen wij die op gepaste wijze bieden. De BAG adviseert Portaal om groepen bewoners samen te stellen die bereid zijn om klusjes te doen in huis en/of de tuin en openbaar groen. Hiervoor kan Portaal gereedschap beschikbaar stellen. Ook hiervoor geldt dat het uitlenen van gereedschap aan huurders al veel wordt gedaan. We merken dat het gebruik ervan nog wel veel voor het eigen belang is (opruimen eigen tuin). Weinig bewoners willen gereedschap lenen om het openbaar groen te onderhouden of de tuin van een oude buurvrouw. Dat wil echter niet zeggen dat er geen bewoners zijn die hiertoe bereid zijn. Wij zullen daarom meer aandacht geven aan de mogelijkheid om (tuin)gereedschap te lenen. Hetzelfde geldt voor de mogelijkheid tot opruimdagen en aanmelden als lampenman. Aanpassen woningen De BAG constateert dat ouderen door fysieke ongemakken niet altijd in hun vertrouwde woning/omgeving kunnen blijven wonen. Er zou een tekort aan seniorenwoningen zijn en het aanpassen van bestaande woningen zou daarom een goed alternatief zijn. Dit hang samen met ons opplusbeleid. We passen al veel woningen aan. Hoe graag we ook meer zouden willen opplussen, op dit moment moeten we andere financiële prioriteiten stellen. Overigens wordt het tekort aan seniorenwoningen niet ondersteund door de feiten. Woonruimte verdeelsysteem De BAG adviseert het woonruimte verdeelsysteem te evalueren en te herzien omdat in sommige wijken grote concentraties nieuwe Nederlanders wonen, hetgeen contactmogelijkheden en integratie in de weg staat. We kunnen u melden dat het woonruimte verdeelsysteem voortdurend wordt geëvalueerd. Onlangs is het nog bijgesteld om de doorstroming van ouderen te bevorderen. Sturen op verdeling naar etniciteit is niet aan de orde en volgens de wet ook niet toegestaan. Met sturen op grond van leefstijlen wordt wel geëxperimenteerd. Mocht dit meerwaarde bieden en een verbetering in de leefbaarheid, dan zullen wij dit proberen uit te bouwen. 2. De basis op orde Onder dit kopje gaf u adviezen m.b.t. de basis op orde. Portaal zorgt voor een goede woning en goed onderhoud. Uiteraard vinden wij dit ook onder de basis vallen. Als we het over investeringen in woning en woonomgeving hebben, hanteren wij binnen Portaal onderstaande piramide die grofweg onze rol en verantwoordelijkheid aangeeft per inhoudelijk aandachtveld. De woning en het onderhoud valt vanzelfsprekend in de onderste schijf van de piramide. Maar ook items op het gebied van groen, schoon, heel en veilig die direct aan het complex gekoppeld zijn, zien wij als onze basistaken. Hiervoor zijn wij samen met u direct verantwoordelijk en hierin hebben wij een grote rol. Zoals aangegeven valt verlichting in complexen hier dus ook onder. Verlichting van de buurt vinden wij echter een taak van de gemeente. Hoe hoger we in de piramide komen hoe kleiner onze rol is. Maar ook onderin de piramide willen we samen met bewoners invulling geven aan een goede woning en woonomgeving; de basis. Hoewel we momenteel een beperkte investeringsruimte hebben, is alle nieuwbouw levensloopbestendig.
3. Contact met (georganiseerde) huurders Transparantie U adviseert ons werk te maken van een gelijkwaardige relatie met de huurders. Transparantie is hierbij een kernbegrip. Huurders, maar ook onze stakeholders, toezichthouders en de media verwachten openheid over de keuzes die wij maken. Daar gaan wij inderdaad werk van maken. Wij willen een open en transparante organisatie zijn. Beslissingen die onze huurders raken willen wij niet ‘zomaar’ nemen. Onze beleidskeuzes willen wij zoveel mogelijk in overleg met onze huurders en andere stakeholders nemen. Vandaar dat wij ook onder andere BAG’s organiseren. Een blijvend aandachtspunt is de communicatie met de huurders. Behalve het tijdig beantwoorden van vragen en e-mails, willen we ons ontwikkelen naar een organisatie die nog meer samenwerkt met huurders in de vorm van coproductie. Bijvoorbeeld op het gebied van onderhoud en renovatie. Daarom gaan wij n.a.v. uw advies serieus onderzoeken of we in bepaalde complexen onderhoudsklussen veel meer aan bewoners kunnen overlaten. Niet alleen vanwege het creëren van draagvlak en betrokkenheid, maar – eerlijk is eerlijk – ook uit financieel oogpunt. Coproductie kan uiteindelijk wellicht financieel voordeel opleveren. Daarnaast blijven we uiteraard de bewonerscommissies faciliteren. We ondersteunen ze in praktische en financiële zin. In tegenstelling tot het verleden stellen we vanaf dit jaar niet meer een budget beschikbaar op basis van het aantal woningen, maar op basis van een begroting. Ook hebben zij aan het eind van het jaar een verantwoordingsplicht. Dit creëert bestedingsbewustzijn en zorgt ervoor dat er op basis van plannen geld wordt ontvangen. Op onze website hebben wij ruimte voor contactgegevens en websites van bewonerscommissies. Sommige commissies maken hier al gebruik van. Wellicht is dit nog te onbekend bij de andere commissies. Wij zullen dit daarom wederom onder de aandacht brengen bij de bewonerscommissies. Korte lijnen met medewerkers U hecht veel waarde aan de zichtbaarheid en herkenbaarheid van onze medewerkers. Dat zorgt voor korte lijnen zodat u bij initiatieven tot zelfbeheer of hulpvragen weet waar u terecht kunt binnen Portaal en er snel voortgang kan worden geboekt. Ook wij hechten veel waarde aan direct contact met onze huurders. Dit is
dus een wederzijds belang. Onze gebiedsbeheerders zijn uw eerste aanspreekpunt in de wijk. Zij zijn zichtbaar en houden op vaste tijden spreekuren. Onze gebiedsadviseurs voeren regelmatig overleg met de verschillende bewonerscommissies en bewonersgroepen. Wij zijn ons er terdege van bewust dat dit per groep maatwerk vereist. U adviseert dit nog meer of beter te doen. Dit advies nemen wij ons ter harte. Wij zullen voor onze gebiedsadviseurs een training opnemen in ons interne leerportaal om in de toekomst nog beter rekening te houden met de bijzondere doelstellingen en/of samenstellingen van de bewonersgroepen. In het leerportaal worden functie specifieke trainingen en cursussen die medewerkers onder leiding van professionele opleiders kunnen (en soms moeten) volgen. Daarnaast hebben wij dus onze gebiedsbeheerders. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor onze huurders. Hun zichtbaarheid is hun bestaansrecht. Wij hechten belang aan hun proactieve houding. Zij spelen een belangrijke rol bij het creëren van medeverantwoordelijkheid bij bewoners voor hun woning en woonomgeving. Om dit verder te professionaliseren zullen wij voor onze gebiedsbeheerders ook een training opnemen in ons leerportaal. 4. Faciliteren activiteiten Leefbaarheidsbudgetten U adviseert om wijkleefbaarheidsbudgetten in te stellen. Dit hebben wij echter al jaren. Op basis van de problematiek in een wijk en de omvang van ons bezit worden leefbaarheidsbudgetten over de Portaalwijken verdeeld. Hierin zit ook ruimte voor groepen bewoners om aanvragen te doen. Hoewel wij van mening zijn dat in het kader van zelfbeheer groepsgerichte activiteiten niet altijd geld hoeven te kosten, zijn wij altijd bereid om bij een goed plan medewerking te verlenen. Los hiervan krijgen bewonerscommissies jaarlijks op basis van een begroting een budget voor activiteiten (zie boven). Digitaal ontmoeten U vraagt om hulp bij het opzetten van complex-, buurt- en wijkwebsites om zo huurders, maar ook woongroepen en complexcommissies, met elkaar in contact te brengen. Zoals eerder vermeld is er op onze website ruimte voor informatie over bewonerscommissies. Ook bieden wij al concrete ondersteuning bij het opzetten van websites voor bewonerscommissies. Facebook en Twitter is in dit kader eigenlijk veel praktischer en meer van deze tijd. Het ligt voor de hand dit verder uit te bouwen. Ondersteuning op het gebied van Facebook of Twitterpagina’s gaat ons echter te ver. Dergelijke wijk- of complexwebsites moeten ons inziens juist ontstaan vanuit de bewoners zelf. Het is wel een absolute must dat onze gebiedsadviseurs en gebiedsbeheerders daar lid van worden. Daarom zullen wij meer ‘op zoek gaan’ naar dergelijke pagina’s. Want we zijn ervan overtuigd dat er al vele wijk- of complexfacebookpagina’s bestaan. Elkaar digitaal ontmoeten levert ons veel informatie op over het wel en wee binnen een complex of een wijk. Anderzijds kunnen wij op die manier ook gemakkelijker communiceren met onze huurders. U adviseert ons ook om samen met andere partijen Wijk-TV te faciliteren. Dit bestaat al in Utrecht en Portaal is hierin regelmatig in het nieuws. Interessante thema’s zullen wij blijven aandragen, maar zien dit nog liever vanuit de bewoners zelf gebeuren. Wijk-TV financieel mogelijk maken heeft bij ons geen prioriteit.
Conclusies Ons is duidelijk geworden dat er bij onze huurders veel bereidheid is om invulling te geven aan zelfbeheer en zelfredzaamheid. Ook is ons duidelijk geworden dat wij veel van uw adviezen eigenlijk al in de praktijk brengen. Klaarblijkelijk is dat echter alleen nog niet bekend bij (al) onze huurders. Aan deze zichtbaarheid moeten wij werken. Andere adviezen waren nieuwer en hebben ons enthousiast gemaakt om ermee aan de slag te gaan. Hieronder geven wij een opsomming van de acties die wij gaan ondernemen n.a.v. uw adviezen. 1
2
3
4
5
6
8
Gastheren en –vrouwen: Bij aanwezigheid van een bewonerscommissie of actieve bewonersgroep zijn wij bereid om verhuisbewegingen door te geven aan deze “gastheren en – vrouwen” van het complex, mits dit strookt met de privacy van de nieuwe huurders. Wij zullen daarom: - Uitzoeken of dit qua privacy mag - Indien dit mag, stimuleren wij bewoners zich te melden als gastheer/vrouw. Zichtbaarheid: Er gebeurt al veel op het gebied van zelfbeheer en zelfredzaamheid. Dit moeten wij beter laten zien. Wij zullen daarom meer aandacht geven aan de mogelijkheid om (tuin)gereedschap te lenen. Hetzelfde geldt voor de mogelijkheid tot opruimdagen en aanmelden als lampenman. Maar ook initiatieven die zonder enige hulp van Portaal worden ondernomen zijn goed om in beeld te brengen. Die verhalen werken inspirerend en drempelverlagend voor anderen. Via ons bewonersblad en de website zullen we deze verhalen meer in beeld gaan brengen. Coproductie 1: Om coproductie op het gebied van onderhoud en renovatie te bevorderen gaan wij ons Meerjaren Onderhouds Plan vroegtijdig met onze huurders bespreken. Dit kan gevolgen hebben in prioritering en hier staan wij uiteraard voor open. Coproductie 2: In dit kader gaan wij ook serieus onderzoeken of we in bepaalde complexen nog een stapje verder kunnen gaan door ruimte te geven aan bewoners om onderhoudsklussen in eigen hand te nemen en daarmee ook (gedeeltelijk) zeggenschap te geven over het onderhoudsbudget. Website: Wij zullen bij de bewonerscommissies onder de aandacht brengen dat zij zich kunnen profileren op onze website. Training: Wij zullen voor onze gebiedsadviseurs en gebiedsbeheerders een training opnemen in ons interne leerportaal om proactief beter rekening te houden met de bijzondere doelstellingen en/of samenstellingen van de bewonersgroepen en het stimuleren van zelfbeheer. Wijkwebsites: Wij gaan op zoek naar bestaande wijkwebsites en Facebookpagina’s om daar lid van te worden, zodat we gemakkelijker informatie kunnen uitwisselen.
Tot slot Uw advies heeft ons gesterkt in het idee dat wij ruimte moeten geven aan zelfbeheer en dit moeten stimuleren. Het thema zelfbeheer blijft dus zeker op onze agenda staan. Zonder het beheer over te nemen van huurders, betekent dat dat Portaal een rol houdt. Wij willen de zelfredzaamheid organisch en natuurlijk organiseren, samen met u. Zoals uit onze reactie blijkt, veranderen we een aantal dingen in onze werkwijze. Over een half jaar laten we u weten wat er tot dan toe al is bereikt en wat er verder nog is besloten. We blijven in ieder geval voortdurend op zoek naar verbeteringen en daar hebben we u en uw adviezen ook bij nodig. Dus mocht u nog een opmerking of advies hebben, dan horen wij dat graag! Met vriendelijke groet,
Marco de Wilde Directeur Portaal Utrecht
