Beleidsplan HLTC De Kuil 2013-2017 1. Inleiding Ten behoeve van de continuïteit van de vereniging en als leidraad voor toekomstige besturen heeft het bestuur een beleidsvisie opgesteld. Uitgangspunt vormde het beleidsplan “de Kuil op weg naar 2011; laatstelijk gewijzigd febr. 2005. 2. Historie HLTC De Kuil is opgericht op 29 november 1963. De eerste officiële ledenvergadering is op 7 april 1964. De club heeft dan 550 leden en 6 gravelbanen. De club groeide voorspoedig. De eerste verlichting werd in 1988 gerealiseerd over drie banen. In 2004 heeft onze vereniging 11 gravel banen en twee minibanen; in 2011 zijn er twaalf (verlichte) banen, waarvan zes all weather banen, en twee minibanen. Vanaf de winter 2011 kon op de all weather banen worden doorgespeeld, waardoor we een “jaarrond”tennisvereniging werden. Het aantal leden is tot 1250 gegroeid waarmee onze vereniging tot de grootste van Nederland behoort. De grond waarop ons park is gevestigd is in erfpacht van de Gemeente Huizen, deze pacht liep af in januari 2010 en is vanaf die datum voor 25 jaar verlengd. Het clubhuis, de banen en verlichting zijn eigendom van de vereniging. 3. Doelstelling Volgens de statuten heeft de vereniging tot doel het doen beoefenen en bevorderen van de tennissport (met uitzondering van beroepssport). Dit doel kan bereikt worden door: -het geven van gelegenheid tot het beoefenen van het tennisspel door het verschaffen van een goede accommodatie (dus banen en clubhuis) -het vormen van een band tussen de leden -het propageren van de tennissport -het nemen van maatregelen tot verhoging van het spelpeil door trainingen en kennis van de regels -het uitschrijven van en deelnemen aan wedstrijden en toernooien -het vertegenwoordigen van zijn leden naar de KNLTB Dit alles in het kader van een sociaal optimale en gewaardeerde omgeving. 4. Ledenaantal en opbouw Om de continuïteit van de vereniging te waarborgen wordt gestreefd naar een zo evenwichtig mogelijke leeftijd opbouw van de leden. Tot nu toe heeft dit geleid tot de volgende verdeling van 26% < 18 jaar, 24% 18-45 jaar, 37% 46-65 jaar en 13% > 65 jaar. Het aantal jeugdleden wordt bepaald door de lesmogelijkheden en begeleiding. De jeugdleden hebben vrijwel allemaal les en dat vergt veel trainingscapaciteit. Het aanbod van jeugdleden is groot ondanks de vergrijzing van de Nederlandse samenleving, echter ten opzichte van 2005 is er een afname van 10% te zien, terwijl bij de categorie 65+ een toename van 30% zichtbaar is.
1
Het maximum aantal spelende leden is op 1250 gesteld, uitgaande van de bepaling dat de bezetting per baan gemiddeld 105 leden bedraagt. De laatste jaren is er geen wachtlijst; belangstellenden kunnen ook in de loop van het jaar vrijwel altijd geplaatst worden. De Kuil kent studenten-leden (voor uitwonende studenten) en een beperkt aantal niet-spelende leden (leden die wegens blessure of ziekte tijdelijk niet kunnen spelen). De vereniging kent ook donateurs. Deze hebben geen verdere rechten of plichten. 5. Cultuur Bij HLTC de Kuil worden de leden in de gelegenheid gesteld om te spelen zowel op recreatief als op prestatief niveau. Een goede balans hierin te vinden is een uitdaging voor het bestuur: door de leden wordt hierom gevraagd en nieuwe leden sluiten zich weer aan bij die balans. Bij De Kuil ligt de nadruk op het recreatieve tennis. Tegelijkertijd beseft het bestuur dat het bereiken van een zo hoog mogelijk prestatief niveau van geselecteerde spelers een positieve uitstraling heeft op de gehele club en dat daarmee de aantrekkelijkheid voor instroom van nieuwe leden kan worden verhoogd. In de volgende paragraaf zal hierop nader worden ingegaan. Bij de uitoefening van de tennissport is het sociale aspect van groot belang. De sfeer, contacten tussen de leden, sociale activiteiten (winter bridge club) en onderlinge communicatie zijn cruciaal voor het goed functioneren van de vereniging. Aan deze aspecten wordt door het bestuur een hoge prioriteit gegeven. Het bestuur hecht ook een groot belang aan het gedrag van onze leden op en buiten de baan. Onze trainers besteden tijdens hun lessen vooral aan de jeugd aandacht aan fair play en hoe om te gaan met winst en verlies. In dit kader maakt men gebruik van materiaal aangeboden door de KNLTB. 6. De balans tussen recreatief en prestatief tennis De mogelijkheden voor recreatief en prestatief tennis zijn: vrij spelen, training, tennisevenementen, toernooien en competitie. HLTC de Kuil heeft al vele jaren geleden gekozen een recreatieve vereniging te zijn. We kennen de volgende categorieën van leden: A. Een recreant: een lid dat elke week een paar uurtjes komt tennissen met een paar vriendenleden. B. Een lid dat actief mee doet aan club toernooien, OC en evenementen. C. Een lid dat daarnaast ook nog aan de competitie in het voorjaar mee doet. D. Een prestatietennisser: een lid dat alle trainingsmogelijkheden benut om een tennisser van een zo hoog mogelijk niveau te worden. E. Jeugdleden en Pupillen: leden die vrijwel allemaal een trainingsprogramma volgen. De Kuil heeft leden die in elke categorie passen, vaak ook in verschillende categorieën. Om de balans te vinden en iedereen z’n spelplezier te geven heeft het bestuur de volgende richtlijnen:
2
-er moeten altijd minimaal twee banen beschikbaar zijn voor vrijspelers -de gemiddelde bezetting per baan is 105 leden d.w.z. maximaal 1250 leden -het maximum aantal teams in de competitie is ca. 70 -gestreefd wordt naar een zo hoog mogelijk competitieniveau voor het eerste team (zie Par.5) bijv. de 3e klasse district. Om een zo breed mogelijke selectie te krijgen worden trainingsmogelijkheden en coaching hierop afgestemd. -het jeugdbeleid is erop gericht om een zo hoog mogelijk prestatief niveau te bereiken -er moet voortdurend aandacht gegeven worden aan jeugd die alleen recreatief wil tennissen -er moet voortdurend aandacht gegeven worden aan de grote groep 50 plussers. Het bestuur sluit niet uit dat uit promotie- en/of wervingsoverwegingen baanverhuur (tijdens daluren) niet zal voorkomen. 7. Sterke en zwakke punten van onze vereniging a. Sterke punten 1) Accommodatie -fraaie ligging in het bos -zes goed onderhouden gravel banen, zes nieuw aangelegde all weather banen -all weather banen zijn ook ’s winters te bespelen, waarbij de kantine geopend is -full time groundsman -alle banen verlicht -voor de pupillen twee minibanen -ruim clubhuis met voldoende specifieke ruimtes (commissie-, trainers-, bestuurs,kleed- en groundsmankamers) -fulltime interieurverzorger -cashloos betalen, waardoor een groter gevoel van veiligheid is ontstaan 2) Training -veel trainingsmogelijkheden door gekwalificeerde trainers voor senioren en voor jeugd, zowel ’s zomers als ’s winters -minimum leeftijd om lid te worden is 5 jaar; trainers werken met KNLTB-programma Tenniskids 3) Activiteiten -veel activiteiten, in toenemende mate ook in de winter -voldoende vrijwilligersaanbod voor de vele activiteiten, functies en barbeheer 4) Communicatie -goede communicatie -verzorgd verenigingsblad (4x per jaar) -informatie via eigen website en mailinglist 5) Financiën -gezonde financiële situatie -contributie marktconform 6) Leden -tot nu toe voldoende aanbod van leden -goede sfeer -ons tennisconcept spreekt aan (combinatie van accommodatie, sfeer en trainingsmogelijkheden; in 2011 uitgebreid met mogelijkheid om in de winter door te spelen)
3
7. Prestatief tennis - sterke selectie - groot aantal competitieteams in diverse categorieën b. Zwakke punten 1) Accommodatie -door ligging van het park is het clubhuis inbraakgevoelig -onveilig gevoel op toegangspad 2) Training -organisatie van de training 3) Activiteiten - terugloop in deelname aan toernooien en andere activiteiten 4) Communicatie -website is aan vernieuwing toe 5) Financiën - sponsorinkomsten staan onder druk 6) Leden -ledenaantal loopt terug -opvang nieuwe leden (buiten een eerste introductie) -behoud van vrijwilligers -categorie 18-35 jaar ondervertegenwoordigd 7) Prestatief tennis -behoud van hoger geplaatste spelers -beperkte mogelijkheden/tegenstand voor goede spelers
8. Analyse sterke en zwakke punten Hoe behouden we de sterke punten en werken we aan de zwakke punten? 1) Accommodatie - inbraakgevoeligheid: het is een feit dat ons clubhuis nogal afgelegen ligt; het gevoel van veiligheid is wel vergroot door de overgang naar cashloos betalen - onveilig gevoel op toegangspad: er wordt gewerkt aan verbetering d.m.v. uitbreiding van de verlichting en door het autoluw maken van het toegangspad. 2) Training -Verwezen wordt naar par. 9. 3) Activiteiten - terugloop in deelname: dit fenomeen zien we ook bij andere verenigingen; het bestuur wil onderzoeken wat de oorzaken zijn en of dit oplosbaar is (trendwatching). 4) Communicatie - het bestuur streeft naar zo optimaal mogelijke communicatie in de ruimste zin - website: aan de vernieuwing van de website wordt prioriteit gegeven - clubblad: in samenhang met de vernieuwing van de website wordt gewerkt aan de overgang van de Voordeel Ontvanger naar een digitale versie. 5) Financiën - Verwezen wordt naar par. 10 6) Leden -ledenaantal loopt terug: om dit op te vangen moeten ledenwerfacties en promotieactiviteiten worden opgestart
4
-opvang nieuwe leden: OC-, Toss- en toernooicommissies moeten worden ingeschakeld om nieuwe leden voor hun activiteiten uit te nodigen -behoud van vrijwilligers en uitbreiding met jongere vrijwilligers -ondervertegenwoordiging categorie 18-35 jaar: landelijk probleem, waarvoor nader onderzoek vereist is. 7) Prestatief tennis -behoud goede spelers o.a. door uitbreiding speelmogelijkheden: verwezen wordt naar het nieuwe Technische Beleidsplan 2011-2015 (zie website). 9. Trainingen Vele leden maken gebruik van de mogelijkheid om op de club diverse trainingen te volgen. De laatste jaren heeft dit geleid tot drukke baanbezetting door de trainers op sommige dagen en tijdstippen. En dat heeft weer frictie bij vrijspelen en bij activiteiten tot gevolg. Om deze problemen te kanaliseren en oplossingen te zoeken wordt een beleidsteam in het leven geroepen. Voor wat betreft de selectie volgen we het beleidsplan van de Technische Commissie; dit wordt een maal per vijf jaar aangepast en ter goedkeuring aan het bestuur voorgelegd. 10. Financieel beleid Uitgangspunt voor het financiële beleid is dat de inkomsten uit contributies, sponsoring, kantineomzet en lesgeld de jaarlijkse uitgaven dekken en gelegenheid geven tot het vormen van reserves voor onderhoud en toekomstige investeringen. De inkomsten van toernooien moeten in principe kostendekkend zijn. Na jaren van stabiele inkomsten door zowel het op peil blijven van het aantal leden, het gelijk blijven van de sponsorinkomsten en iets hogere kantineopbrengsten, moeten we constateren dat ook onze vereniging te maken krijgt met de marktsituatie. Het wordt een uitdaging om het ledenaantal op hetzelfde niveau te houden en hetzelfde geldt ook voor de sponsorinkomsten. Om de investering die in 2017 plaats moet vinden voor de zes gravelbanen veilig te stellen, zullen we de komende vier jaar een strakker financieel beleid hanteren en de inkomsten en uitgaven goed in de gaten houden. Een van de vaste jaaruitgaven (ca. € 9.000,00) is het clubblad. Door te bekijken of we dit digitaal kunnen maken en het ook zo te gaan versturen aan de leden, kunnen we vast een besparing realiseren van € 36.000,00 tot en met 2016. Ook zullen we andere uitgaven kritisch bekijken en we streven er naar om deze met 5% naar beneden te krijgen. Dit moet een besparing van € 11.000,00 per jaar opleveren, tot een totaal bedrag van € 44.000,00 ultimo 2016. Ook zullen we een sterk beroep doen op de diverse toernooicommissies om het uitgangspunt kostendekkend te zijn te handhaven.
5
Al met al een flinke inspanning, maar dat moet leiden naar een gezond financieel beleid tot en met 2016. 11. Sponsoring Uitgangspunt is, dat alle sponsorgelden ten goede komen aan de algemene middelen. Echter, een deel van de sponsorgelden kan gebruikt worden voor speciale doelen. Gezocht wordt naar: - hoofdsponsors: sponsors die een langere termijn overeenkomst sluiten (bijvb. voor drie jaar) waarin een bedrag per jaar wordt bijgedragen - sponsors die bord of baan sponsoren - algemene sponsors. In de sponsorovereenkomst staat welke tegenprestatie De Kuil moet leveren (borden, advertenties, logo op briefpapier etc.). De Sponsorcommissie, die zich o.a. bezig houdt met de werving van sponsors, gebruikt als richtlijn voor de overeenkomst het Sponsorplan. Het bestuur stelt geen bijzondere eisen aan de sponsors anders dan dat deze betrouwbare bedrijven, instellingen of personen moeten zijn, die niet in conflict mogen zijn met het idee van gezonde sportbeoefening of schadelijk voor het imago van onze vereniging. De sponsor heeft geen invloed op het karakter en beleid van de vereniging. Ook het Sponsorplan zal eens in de vijf jaar door de Sponsorcommissie worden herzien en aan het bestuur ter goedkeuring worden gelegd. 12. Organisatie van de vereniging De vereniging heeft een bestuur zoals statutair vastgelegd. Daarnaast worden in het huishoudelijke reglement een aantal specifieke bestuurlijke en organisatorische zaken geregeld. Het bestuur bepaalt het beleid van de vereniging en vraagt hiervoor goedkeuring aan de leden. Voor de uitvoering van dit beleid is er een aantal commissies. Het bestuur heeft richtlijnen opgesteld inzake de organisatie en het financieel beheer van de commissies, maar streeft naar een zo groot mogelijke zelfstandigheid van deze commissies. Een belangrijk financieel instrument is de jaarlijkse commissie begroting en de verantwoording. Enkele bestuursleden zijn verantwoordelijk voor een of meerdere commissies en nemen, indien nodig, gevraagd of ongevraagd deel aan vergaderingen van deze commissies en rapporteren hierover in het bestuur. Het desbetreffende bestuurslid maakt echter geen deel uit van de commissie. Voor een overzicht van verantwoordelijkheden wordt verwezen naar de Voordeel Ontvanger en de website. Het vrijwilligerswerk is uniek in onze vereniging (ca. 100 leden). Het bestuur waakt over het wel en wee van de vrijwilligers die deze commissies bemannen. Zij zijn de kurk waarop de vereniging drijft. Om een uitzonderlijke bijdrage te belonen heeft het bestuur de Jaap de Haas bokaal en de Medewerkersbeker. Deze worden jaarlijks uitgereikt op resp. de najaars ALV en de Medewerkersdag in oktober.
6
Op dit moment heeft De Kuil in loondienst: -de groundsman -de interieurverzorger Zoals eerder genoemd worden de trainers ingehuurd via een detacheringbureau. 13. Communicatie en contacten binnen de vereniging Momenteel communiceert onze vereniging naar de leden d.m.v. -de Algemene Leden Vergadering (minimaal twee keer per jaar) -het clubblad de Voordeel Ontvanger (4 x per jaar) -de website -de mailinglist -mededelingen aangeplakt in het clubhuis -de Commissievergadering Nieuwe leden worden ontvangen bij de opening van het seizoen door een gastvrouw(heer) die de leden wegwijs maakt en introduceert bij betrokken commissies. Ook wordt bij de inschrijving van nieuwe leden al gevraagd naar hun mogelijke interesse in commissie- of bestuursfuncties. Verder wordt er zowel in de Voordeel Ontvanger als op de website een jaaragenda gepubliceerd waarin alle evenementen die in onze vereniging plaats vinden worden vermeld. 14. Conclusie De Kuil heeft momenteel de balans bereikt tussen het aantal banen en het ledenaantal. Behalve kwaliteitshandhaving is het beleid ook gericht op, waar mogelijk, verbetering van accommodatie, banen, training, activiteiten, sfeer en communicatie en aanpassing hiervan aan de eisen en normen van deze tijd. Daarnaast vormt het behoud van leden en de werving van nieuwe leden een belangrijk aandachtspunt, gezien de lichte terugloop van het ledenaantal in 2013. De vereniging drijft op de vrijwilligers die een deel van hun steeds schaarser wordende vrije tijd aan de club willen besteden. Aandacht moet dan ook worden gegeven aan de werving en behoud van vrijwilligers. Voorwaarden hiervoor zijn een goede sfeer, aandacht van het bestuur maar geen betutteling, aanbod van opleidingsmogelijkheden en een vorm van waardering. Onderdeel hiervan vormt de Medewerkersdag. Vanzelfsprekend zijn onze vrijwilligers voldoende beschermd tegen enige aansprakelijkheid als gevolg van werkzaamheden op onze vereniging. Hoewel onze vereniging naar onze mening (en ook vaak naar de mening van bezoekende verenigingen en spelers) de indruk geeft van een hechte en plezierige organisatie met vele enthousiaste vrijwilligers waar alles “lekker”draait en de sfeer goed is, kan deze mening ook belemmerend werken op de creativiteit om in te spelen op veranderingen om ons heen. Het is de uitdaging voor het bestuur en toekomstige besturen om zich hiervan continue bewust te blijven en open te staan voor nieuwe ontwikkelingen!
7
