Beleidsadviseur interne organisatie statutair, voltijds, A1a-A2a-A3a

De stad

SINT-NIKLAAS is een moderne centrumstad met meer dan 72.000 inwoners. Wij organiseren aanwervingsproeven en leggen een wervingsreserve aan voor m/v:

Beleidsadviseur interne organisatie statutair, voltijds, A1a-A2a-A3a Wat de job inhoudt De beleidsadviseur implementeert en bewaakt het interne controlesysteem en doet op basis van onderzoeksresultaten voorstellen tot bijsturing van maatregelen en procedures die zekerheid verschaffen over het bereiken van doelstellingen, het naleven van wetgeving en procedures, de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie, het efficiënt en economisch gebruik van middelen, de bescherming van activa en het voorkomen van fraude. Wie we zoeken Iemand die voldoet aan volgende voorwaarden:  Op 22 mei 2012 bent u in het bezit van een masterdiploma.  Op 22 mei 2012 voldoet u aan alle voorwaarden gesteld in het rechtspositiebesluit (inclusief de taalwetgeving):  onderdaan zijn van een EU-lidstaat, van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van Zwitserland  van onberispelijk gedrag  de burgerlijke en politieke rechten genieten  lichamelijk geschikt voor de functie (geneeskundig onderzoek door het stadsbestuur).  U slaagt voor selectieproeven met volgend programma:  Cases (50% vereist)  Interview om te peilen naar de motivatie en specifieke interesse voor het werkterrein (50% vereist). Voorafgegaan door een assesmenttest.  Totaal 50% vereist Wat we bieden  aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, fietsvergoeding, terugbetaling abonnement openbaar vervoer en hospitalisatieverzekering  aangepaste vorming en een functionele loopbaan  boeiende job in een aangename werksfeer en in eigen regio  interessante verlofregeling  nuttige relevante ervaring uit de privésector kan voor maximum 12 jaar geldelijke anciënniteit meetellen  minimum maandloon: statutair  zonder anciënniteit: € 2871,27 bruto en netto: € 1725,00  met 12 jaar anciënniteit: € 3751,71 bruto en netto: € 2132,38

Er wordt een reserve aangelegd met een geldigheidsduur van 3 jaar en met een bindende rangschikking van de geslaagde kandidaten in volgorde van de behaalde punten of scores. Er is geen voorrangsregeling van kracht: de eerst gerangschikte kandidaat wordt aangesteld. Algemene bepalingen: U wordt aangesteld in statutair dienstverband (met proeftijd van 6 maanden). De proeftijd wordt verlengd als het totale aantal afwezigheden meer is dan 25 werkdagen (met uitzondering van het jaarlijks vakantieverlof, feestdagen, omstandigheidsverlof en deelname aan vormingsactiviteiten). De proeftijd bedraagt maximaal 2 jaar. Voor de proeftijd afgelopen is, vindt een eindevaluatie plaats. Het statutaire personeelslid op proef wordt vast aangesteld in statutair verband op voorwaarde dat het personeelslid: 1. voldoet aan de algemene voorwaarden die voor de functie van toepassing zijn; 2. de proeftijd heeft afgesloten met een gunstig resultaat voor de evaluatie. Interesse? Bezorg uiterlijk op 22 mei 2012 (voor 16 uur) uw sollicitatiebrief (met kopie diploma) aan het college van burgemeester en schepenen, Grote Markt 1, 9100 SINT-NIKLAAS of mail naar [email protected]. Voor meer inlichtingen kan u terecht op de personeelsdienst: selectie en organisatie, T 03 760 90 83 of E [email protected].

De stad Sint-Niklaas vindt je kwaliteiten belangrijker dan je leeftijd, geslacht, seksuele voorkeur of afkomst.

http://www.sint-niklaas.be/economie/werken/werken-voor-de-stad

BELEIDSADVISEUR INTERNE ORGANISATIE 1. Functiebenaming/ graad

FUNCTIEFAMILIE: beleidsadviseurs FUNCTIEBENAMING: beleidsadviseur FUNCTIENIVEAU: A1a – A2a – A3a 2. Plaats in de organisatie De adviseur rapporteert in eerste lijn aan de adjunct-stadssecretaris en in tweede lijn aan de secretaris.

3. Doel van de functie

Bijdragen tot de vormgeving van het beleid gericht op de werking en de uitbouw van de organisatie via de implementatie en de bewaking van het interne controlesysteem, dat redelijke zekerheid moet verschaffen over de efficiënte en effectieve uitvoering van de beleidsdoelstellingen, het naleven van wetgeving en procedures, de beschikbaarheid van betrouwbare financiële middelen en beheersinformatie, het efficiënt en economisch gebruik van middelen, de bescherming van activa en het voorkomen van fraude (zie artikel 99 van het gemeentedecreet).

4. Resultaatsgebieden I.

Interne controle binnen de organisatie

De beleidsadviseur staat in voor de uitvoering en bewaking van het interne controlesysteem. Hij is omwille van zijn expertise het aanspreekpunt voor vragen inzake interne controle. Op basis van controletechnieken toetst de adviseur het geheel van maatregelen en procedures aan het goedgekeurde interne controlesysteem en doet op basis van de onderzoeksresultaten voorstellen. De beleidsadviseur interne controle oefent zijn opdrachten uit binnen het raamwerk van het interne controlesysteem dat wordt vastgesteld door de stadssecretaris, na overleg met het managementteam, en wordt goedgekeurd door de gemeenteraad. De beleidsadviseur oefent zijn opdrachten uit rekening houdend met ondermeer strategische risico’s, operationele risico’s, financiële risico’s en informatierisico’s binnen de organisatie. Voorbeelden van activiteiten:

-

Observeren, inventariseren en analyseren van risicovolle processen in de organisatie; gebruik van checklists, balanced scorecards, flowcharts, steekproeven,… op basis van meetresultaten, observatie e.a. doen van verbetervoorstellen t.a.v. de uitvoering van (deel)processen binnen de organisatie of binnen diensten; het voorbereiden van de wettelijk voorziene jaarlijkse rapportering over het interne controlesysteem door de stadssecretaris aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad. uitwerken van preventieve, repressieve en corrigerende maatregelen. …

II.

Implementeren De diensten begeleiden en ondersteunen bij de implementatie van het door de gemeenteraad goedgekeurde interne controlesysteem. Voorbeelden van activiteiten:

-

het instrueren van diensten over nieuwe procedures of processen;het doen van voorstellen aan de diensten tot het beperken van bepaalde risico’s; toetsen van reglementen aan de effectiviteit en verfijnen in het kader van interne controle

III.

Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en formuleren van verbetervoorstellen om het interne controlesysteem binnen de organisatie te ontwikkelen tot een geschikt instrumentarium in functie van een kwaliteitsvolle dienstverlening, een efficiënte organisatie, een zo goed mogelijke aanwending van financiële en materiële middelen. Voorbeelden van activiteiten:

-

acties ondernemen om door middel van het interne controlesysteem bij te dragen tot een verhoging van de kwaliteit van de organisatie. ontwikkelt instrumenten om de effectiviteit van het gevoerde beleid te kunnen opvolgen.

IV. Beleidsontwikkeling Ondersteunen van de organisatiebrede beleidsontwikkeling en –uitvoering en zo mee zorgen voor een coherente aanpak en beleidsvisie over alle departementen en diensten heen. Neemt deel aan beleidsvoorbereidend overleg. Werkt mee aan de ontwikkeling van een visie op de interne organisatie en het beheer. Doet beleidsondersteunend en –voorbereidend onderzoek. Verzamelt via rechtstreekse contacten met het werkveld informatie, knelpunten, suggesties. Evalueert effecten van het gevoerde beleid. Stelt beleidsnota’s op en maakt jaarplannen en werkingsverslagen…

V.

Adviseren en ondersteunen Vanuit het intern gericht beleidsdomein zowel op vraag van als proactief (interne) klanten informeren en adviseren teneinde hen in staat te stellen een globale visie te ontwikkelen op een probleemstelling. Voorbeelden van activiteiten:

-

actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen andere diensten en sectoren adviseren de transparantie en toegankelijkheid van beschikbare gegevens organiseren zodat ze bruikbaar zijn voor anderen voor een goede communicatie zorgen vanuit het eigen beleidsdomein voorstellen doet voor de verbetering van de werking binnen het eigen beleidsdomein en actief bijdraagt tot de uitwerking van die voorstellen …

VI.

Netwerken Onderhouden van interne en externe contacten om zo een goede informatiedoorstroming te verzekeren en via netwerken bij te dragen tot het verwerven en behouden van een professioneel imago van het stadsbestuur. Voorbeelden van activiteiten:

-

-

goede contacten onderhouden met sleutelpersonen die werkzaam zijn binnen het beleidsdomein deelnemen aan evenementen (seminaries, workshops,…) inzake thema’s die relevant zijn voor het beleidsdomein het netwerk gebruiken om doelstellingen van de organisatie te helpen verwezenlijken de stad vertegenwoordigen in raden, commissies, projectgroepen,… en daarbij het gewenste imago uitdragen …

VII.

Projecten Leiden van of deelnemen aan projecten teneinde bij te dragen tot de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Voorbeelden van activiteiten: -

de afgesproken rol opnemen binnen een projectteam een specifieke vakinhoudelijke bijdrage leveren aan projecten projecten plannen, coördineren en leiden …

5. Vaktechnische vaardigheden

-

Zeer goede kennis van alle regelgeving die te maken heeft met beleidsorganisatorische ontwikkelingen (onder meer beleidsen beheerscyclus) Goed zicht op de werking van de gemeente en de wetgeving horende bij het vakgebied (gemeentedecreet, administratief recht, overheidsfinanciën). Vertrouwd zijn met organisatie-, project- en veranderingsmanagement Goede kennis van MS Office toepassingen: Word, Excel, Outlook, Access en kennis van CRM.

6.

Specifieke arbeidsomstandigheden

-

In het bezit zijn van een masterdiploma, ofwel een diploma van het universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs.

7. Competentieprofiel 1.

Kerncompetenties

Betrouwbaar zijn (niveau 3) Afspraken nakomen en handelen volgens de algemeen aanvaarde normen en waarden, rekening houdend met de regels en het beleid van de stad Sint-Niklaas. Heeft een duidelijke visie op normen en waarden, voert ze in en past ze toe.

1. 2. 3.

Heeft een duidelijke visie op normen en waarden. Maakt gepast uitzonderingen naargelang de situatie en kan die verantwoorden. Neemt verantwoordelijkheid op voor de gevolgen van de eigen beslissingen.

4.

Weerstaat aan druk en ongepaste beïnvloeding van derden.

Initiatief nemen (niveau 3) Uit eigen beweging zaken aanpakken en voorstellen formuleren. Anticipeert op gebeurtenissen of problemen en onderneemt hiervoor tijdig actie.

1. 2. 3. 4.

Doet voorstellen om bestaande situaties te verbeteren. Introduceert fundamentele verbeteringen in werkaanpak en procedures. Onderneemt acties waarvoor geen precedent beschikbaar is en die een langetermijneffect op de organisatie kunnen hebben. Anticipeert op toekomstige vragen, gebeurtenissen en evoluties door vandaag reeds actie te nemen.

Klantvriendelijk zijn (niveau 3) Zich open en luisterbereid opstellen ten aanzien van interne klanten (collega’s, andere diensten binnen de organisatie, …) en externe klanten (burgers, leveranciers, vertegenwoordigers, …) en inspelen op hun gevoeligheden, behoeften en wensen. Anticipeert op de wensen en noden van klanten.

1. 2. 3.

Evalueert op regelmatige basis de samenwerking om feedback te krijgen over de dienstverlening, om nieuwe mogelijkheden en kansen te bespreken, … Onderzoekt de dienstverlening en stelt verbeteringen voor. Bouwt aan een werkrelatie gebaseerd op wederzijds vertrouwen en respect.

Betrokkenheid tonen (niveau 2) Toont zich verbonden met de stad Sint-Niklaas: met de eigen job, met de organisatie en met het beleid. Toont betrokkenheid ten aanzien van de hele organisatie en werkt actief mee om de doelstellingen van het stadsbestuur te realiseren.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

2.

Aanvaardt moeilijke opdrachten en laat zich niet ontmoedigen bij de uitvoering ervan. Neemt actief deel aan taken en projecten die niet tot zijn/haar direct takenpakket behoren. Denkt opbouwend mee in aangelegenheden die ruimer gaan dan de eigen opdracht. Kent en respecteert de missie, waarden en doelstellingen van de stad Sint-Niklaas. Neemt bij acties en beslissingen de voor- en nadelen voor de stad Sint-Niklaas in overweging. Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen. Benut kansen die de belangen van de organisatie dienen. Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimer beleidskader (doelen, waarden, cultuur).

Functiefamiliecompetenties

Organisatiebewust zijn (niveau 2) Handelen met oog voor de invloeden en gevolgen van eigen beslissingen of acties op andere onderdelen van de organisatie. Houdt rekening met de impact van het eigen handelen op de andere afdelingen binnen de organisatie.

1. 2. 3. 4.

Legt samenwerkingsverbanden met andere afdelingen. Betrekt andere afdelingen binnen de organisatie in het overleg en de besluitvorming. Houdt rekening met de belangen van andere afdelingen binnen de organisatie. Houdt rekening met de invloeden en gevolgen van de eigen acties en beslissingen op andere onderdelen van de organisatie.

Samenwerken (niveau 2) Een actieve bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat of aan het oplossen van problemen of conflicten, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet direct van eigen belang is.

Heeft een actieve inbreng, levert een eigen persoonlijke bijdrage in de samenwerking.

1. 2. 3. 4.

Vraagt naar ideeën en standpunten van anderen. Integreert ideeën van anderen in de eigen voorstellen. Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. Stelt zich op actieve wijze constructief op in de groep.

5. 6. 7.

Betrekt anderen bij de eigen besluitvorming. Erkent de positieve bijdrage van anderen. Is kritisch op een constructieve manier. Neemt deel en draagt bij tot het beslissingsproces in een groep.

Visie hebben (niveau 2) Zaken van op een afstand bekijken en ze in hun ruimere context- en tijdsperspectief plaatsen. Houdt in de beoordeling van problemen en het formuleren van oplossingen rekening met bredere (externe) factoren en mogelijke toekomstige ontwikkelingen in de markt of de maatschappij

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kan disciplineoverschrijdend denken. Betrekt algemene, maatschappelijke evoluties in zijn/haar benadering. Is op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen en trends binnen de markt. Voelt aan wat er in de toekomst kan gevraagd worden. Schat de impact van interne en externe evoluties op de strategie en de koers in. Vertaalt de impact van relevante trends en signalen naar wat dit betekent voor de business, naar opportuniteiten en gevraen voor de organisatie.

Plannen en organiseren (niveau 3) Structuur aanbrengen in tijd en ruimte en prioriteiten stellen bij het aanpakken van problemen. Plant en organiseert taken, opdrachten, oplossingen, projecten op lange termijn die concrete repercussies hebben voor anderen en die onderhevig zijn aan onvoorziene omstandigheden.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Ontwikkelt een coherent actieplan waarin mensen, middelen, timing, mijlpalen, fasering enz. worden aangegeven. Maakt gebruik van methodieken voor projectmanagement, time management, enz. waar mogelijk. Anticipeert op potentiële hindernissen, evoluties en problemen (voorziet een noodplan of acties die problemen minimaliseren). Bepaalt relevante mijlpalen in het proces. Bepaalt de relevante parameters om de evolutie van het proces te bewaken. Voorziet in een gestructureerde en systematische opvolging van de situatie aan de hand van parameters, systemen voor opvolging,… Neemt een actieve rol op in de coördinatie van het geheel. Zorgt voor vaste momenten, kanalen en afspraken met betrekking tot rapportering.

College van burgemeester en schepenen Grote Markt 1 9100 SINT-NIKLAAS Geachte mevrouw burgemeester, Dames en heren schepenen, Ondergetekende stelt zich kandidaat voor deelneming aan de aanwervingsproeven voor de functie van statutair beleidsadviseur interne organisatie m/v: 0M 0V NAAM (in drukletters) en voornaam: ................................................................ …………………… Straat : .............................................................................. ……….Nr.............. …………………... Postnummer : …………………Woonplaats : ........................................................ …………………… Telefoonnummer/GSM:……………………………….………………………………………………………………………. Mailadres: …………………………………………………………………………………………………………………………. Geboortedatum en -plaats : ........................................................................... ………………….. Rijksregisternummer:…………………………………………………………………………………………………………. Nationaliteit : ................................................................................................ ……………………. Burgerlijke staat : ........................................................................................... ……………………. Rijbewijs* : neen / ja : A B C D E Diploma…………………………………………………………………………………………………………………………….. Sollicitatietroeven: .......................................................................................... ……………………. ..................................................................................................................... ……………………. Huidige werksituatie: ...................................................................................... ……………………. (handtekening en datum)

................................................ Ik heb deze vacature vernomen via* vrienden/familie – affiche – advertentie – website – automatisch toegestuurd - andere

Stuur dit formulier (met kopie diploma) op of geef het vóór 16 uur af aan de dienst personeel of het secretariaat in het stadhuis en dit uiterlijk op 22 mei 2012.