OCMW Halle
KANSEN EN PARTICIPATIE IN EEN SFEER VAN WEDERZIJDS RESPECT
www.ocmwhalle.be A. Demaeghtlaan 30 1500 Halle tel. 02/361.16.16 fax : 02/361.23.60 Volwaardige selectieprocedure voor de betrekking van (m/v)
OCMW - Secretaris (m/v) voltijds statutair
Het OCMW-Halle Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) van Halle is een lokale openbare instelling waar de dienstverlening aan mensen centraal staat. Halle is gelegen op ongeveer 15 km ten zuiden van Brussel en is makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. De meer dan 300 OCMW-medewerkers zetten zich dagelijks in om een professionele en kwaliteitsvolle dienstverlening aan de meer dan vijfendertigduizend inwoners te bieden. Deze dienstverlening wordt verstrekt door de departementen Welzijn en Wonen & Zorg en bestaat ondermeer uit
Financiële, psychologische, sociale en administratieve dienstverlening en begeleiding
Begeleiding en bemiddeling inzake tewerkstelling en huisvesting
Diverse vormen van thuiszorg zoals huishoudelijke verzorgende taken, poetshulp, klusjesdienst, bedelen van maaltijden, mindermobielencentrale, oppasdienst…)
Opvang van senioren in bejaardenwoningen en dienstencentra, serviceflats en het woon- en zorgcentrum
De departementen Welzijn en Woonzorg worden ondersteund door de afdelingen financiën, kwaliteit en informatie, facilitaire diensten, personeel en bestuursondersteuning. Het OCMW wordt bestuurd door een Raad voor Maatschappelijk Welzijn die wordt geleid door zijn Voorzitter. Voor een uitgebreider overzicht van de dienstverlening en onze organisatie kan je onze website www.ocmwhalle.be raadplegen. Het organogram van het OCMW Halle
infobundel.doc
pagina
Raad voor Maatschappelijk Welzijn
Bijzonder Comité Welzijn
Vast Bureau
Bijzonder Comité Woonzorg
Voorzitter
Secretaris wnd.
Financieel Beheerder
Departement Welzijn
Afdeling Bestuursondersteuning
Team Administratie
Departement Woonzorg
Team Administratie
Afdeling Extramurale Zorg (Thuiszorg) Afdeling Kwaliteit en Informatie
Afdeling Sociale Projecten
Afdeling Intramurale Zorg (Zonnig Huis) Afdeling Facilitaire Diensten
Afdeling Sociale Dienst Afdeling Personeel
Afdeling Financiën
OCMW - Halle
Afdeling Transmurale Zorg (Serviceflats, Dienstencentra en Ondersteuningswoningen)
OCMW Halle
Situering van de functie Het ambt van OCMW-secretaris wordt geregeld door hoofdstuk V, afdeling II, onderafdeling II van het OCMW-decreet van 19 december 2008. De OCMW-secretaris is belast met de algemene leiding van de diensten en is het hoofd van het personeel. Hij is belast met de voorbereiding, de uitwerking en de opvolging van beleidsbeslissingen. Hij is tevens belast met de voorbereiding van de zaken die aan de beleidsorganen worden onderworpen. De secretaris gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door de raad voor maatschappelijk welzijn, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en, in voorkomend geval, de ondervoorzitter, het vast bureau of de bijzondere comités, naargelang hun respectieve bevoegdheden, tenzij anders is bepaald in de afsprakennota. De functiebeschrijving en competentieproef van secretaris van het OCMW Halle: Het OCMW Halle legt sterk de nadruk op een mensgerichte leiderschapsstijl, waaronder zij ‘motiveren’, ‘positief aansturen’ en ‘ondersteunen’ verstaan. De secretaris moet zijn medewerkers meekrijgen in de verschillende veranderingstrajecten. De secretaris moet diplomatisch zijn en dient zich bijkomend heel flexibel te kunnen opstellen. Hij of zij moet ook goed kunnen omgaan met verschillende soorten mensen en communicatievaardig zijn.
Aanwervingsvoorwaarden -
Belg zijn In het bezit zijn van een masterdiploma of gelijkgesteld Minstens 5 jaar relevante beroepservaring hebben Minstens 60u managementsopleiding gevolgd hebben, te behalen vóór het einde van de proefperiode
De selectieprocedure De kandidaten dienen zich schriftelijk kandidaat te stellen. Hun kandidatuur met cv moet ons uiterlijk bereiken op 23/06/2104 Solliciteer bij voorkeur online www.ocmwhalle.be , via e-mail naar
[email protected] of via verzending over de post, al dan niet per aangetekende zending ter attentie van Mevrouw de Voorzitter – (de datumstempel geldt hier als bewijs). Een kopie van het vereiste diploma (master) moet verplicht worden meegezonden, evenals een bewijs dat hij/zij voldoet aan alle de aanwervingsvoorwaarden. Na afsluiting van de kandidaturen worden zij uitgenodigd voor een vergelijkende selectieproef. De selectieproef bestaat uit volgende selectietechnieken: Schriftelijke proef (uitvoering op 06/09/2014) a) Een competentieproef: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. b) Een gevalstudie: een gevalstudie: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. Het geheel staat op 60 punten, beiden onderdelen staan op 30 punten.
OCMW-Halle
3
OCMW Halle
een grondig sollicitatiegesprek of mondelinge proef. Deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals de motivatie van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. (uitvoering op 19/09/2014)
De selectie wordt afgesloten met een test die de managements- en leiderschapscapaciteiten van de kandidaten toetst (uitvoering week 22/09/2014)
Om als geslaagd te worden beschouwd , moet de kandidaat voor elke selectietechniek vijftig procent van de punten behalen en zestig procent op het geheel van de selectieproeven. Van elke selectietechniek alsook van het geheel van de proeven wordt een proces-verbaal van de examenverrichtingen opgemaakt. Alleen de kandidaten die geslaagd zijn worden voor de volgende selectietechniek opgeroepen. Als het resultaat van de eerste selectietechniek nog niet gekend is worden alle kandidaten opgeroepen voor de volgende selectietechniek. De selectieproeven worden concreet ingevuld door een onafhankelijke jury van deskundigen. De selectiecommissie die het interview beoordeelt bestaat uit: 1. voorzitter, deskundige van het OCMW Halle 2. twee deskundigen die extern zijn aan het eigen bestuur die op basis van hun professionele activiteit en specialisatie ervaring hebben in dit soort functie 3. secretaris van de selectiecommissie , deskundige van het OCMW Halle Als waarnemers zonder stemrecht en zonder bijwoning van de deliberatie: de leden van het Vast Bureau (ook andere raadsleden zijn toegelaten). De geslaagde kandidaten worden, in volgorde van hun resultaat, opgenomen in een wervingsreserve voor een duur van 3 jaar, eenmaal verlengbaar voor 2 jaar.
Bijkomende informatie De personeelsdienst van het OCMW houdt zich graag beschikbaar om uw eventuele bijkomende vragen te beantwoorden. Deze is bereikbaar op werkdagen op het telefoonnummer 02/361.16.16, per fax op 02/361.23.60, e-mail :
[email protected]
Bijlagen 1. 2. 3.
De functiebeschrijving Inschrijvingsformulier De weddenschalen secretaris klasse 6
OCMW-Halle
4
OCMW Halle
1.Functieomschrijving Functie Functiefamilie: Leiding Functienaam: Secretaris
Afdeling: Dienst: Code 1-1-1
Aanwervingsvoorwaarden -
Belg zijn In het bezit zijn van een masterdiploma of gelijkgesteld Minstens 5 jaar relevante beroepservaring hebben Minstens 60u managementsopleiding gevolgd hebben, te behalen vóór het einde van de proefperiode
Doel van de entiteit De OCMW-secretaris is belast met de algemene leiding van de diensten en is het hoofd van het personeel. Hij is belast met de voorbereiding, de uitwerking en de opvolging van beleidsbeslissingen. Hij is tevens belast met de voorbereiding van de zaken die aan de beleidsorganen worden onderworpen. De secretaris gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door de raad voor maatschappelijk welzijn, de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en, in voorkomend geval, de ondervoorzitter, het vast bureau of de bijzondere comités, naargelang hun respectieve bevoegdheden, tenzij anders is bepaald in de afsprakennota.
Plaats in de organisatie -
Geeft leiding aan alle medewerkers van de organisatie
-
Werkt onder het gezag van de OCMW - raad, het Vast Bureau of de voorzitter, al naargelang hun bevoegdheden. De secretaris gedraagt zich naar de onderrichtingen die hem worden gegeven door de OCMW -raad, het Vast Bureau of de voorzitter, al naargelang hun respectievelijke bevoegdheden ( tenzij anders bepaald in de afsprakennota).
-
De secretaris is ambtshalve voorzitter van het managementteam.
Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname” Datum
OCMW-Halle
5
OCMW Halle
Handtekening Naam
OCMW-Halle
6
OCMW Halle
Kernresultaatsgebieden In deze functiebeschrijving gebruiken we meestal de mannelijke vorm hij om te verwijzen naar een persoon. Deze mannelijke vorm verwijst zowel naar mannen als vrouwen.
Strategische en operationele beleidsdoelstellingen Op basis van de prioriteiten van de OCMW-Raad en in overleg met het managementteam concipiëren en uitwerken van de strategische en operationele beleidsdoelstellingen binnen de budgettair voorziene ruimte. Deze beleidsdoelstellingen toetsen aan de visie en missie van de organisatie en bijsturen teneinde de uitvoering van de beleidsbeslissingen optimaal te ondersteunen. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken - Waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig - Opmaak van beleidsnota en werkingsverslag - Beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota’s, waarin de missie, visie en strategie worden bepaald - Luisteren naar en evalueren van voorstellen van medewerkers - Beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsorganen - Uitdenken, uitwerken en coördineren van projecten - Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op een eventuele vernieuwing ervan - Voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de beleidsorganen
Beleidsuitvoering en organisatie Plannen, organiseren, opvolgen en evalueren van de dagelijkse werking van de administratie, teneinde de doelstellingen van het bestuur te helpen realiseren en een effectieve en efficiënte dienstverlening te verzekeren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: - Leiden van het managementteam - Aansturen van dienstverantwoordelijken en eigen medewerkers - Adequate voorbereiding (o.a. opmaak agenda) verzekeren van de dossiers die op de raad en het vast bureau worden gebracht en van de ontwerpen van besluit. Bijwonen van de raad, het Vast Bureau en eventueel de comités. - Verzekeren van de uitvoering van beslissingen van het Vast Bureau en de raad - Coördineren van dienstoverschrijdende dossiers - Instaan voor de voorbereiding en verspreiding van documenten aan alle belang- en rechthebbenden
OCMW-Halle
7
OCMW Halle
Personeelsbeleid Aansturen en implementeren van het personeelsbeleid ,opdat de organisatiesteeds kan beschikken over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers,nodig om haar opdracht en doelstellingen te verwezenlijken. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: - Instaan voor het opzetten van adequate HR-processen (selectie, recrutering, vorming, persoonlijke ontwikkeling, evaluatie en functioneren, loopbaanontwikkeling). - Toepassen van de principes van het personeelsbeleid, rekening houdend met de eigenheid van de diensten - Zorgen voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden naar de leidinggevenden - Leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de leidinggevenden volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid - Instaan voor het voeren van evaluatie- en functioneringsgesprekken met de directe medewerkers op regelmatige basis, waarbij taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal staan - Deelnemen aan het syndicaal overleg en instaan voor een goed sociaal klimaat inde organisatie - Signaleren van wervings- en vormingsbehoeften - Personeelsbehoeften objectiveren en opvolgen - Coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer
Coördinatie van de ocmw-diensten Formuleren, coördineren, aansturen en opvolgen van de werking en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: - Instaan voor de continuïteit van de werking - Toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodiek - Uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden - In overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening - Kwaliteitszorg implementeren en opvolgen; behandelen van vragen en klachten van cliënten (ombudsfunctie) inzake de hulpverlening - Het opnemen van bijzondere dossiers in overleg met medewerkers of op vraag van beleidspersonen - Nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen - Coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten - Bewaken van de kwaliteit van de door de diensten geleverde werkzaamheden
Wettelijke en decretale bevoegdheden Uitoefenen van de wettelijke en decretale bevoegdheden. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: - Instaan voor het opzetten van een interne controlesysteem - Eindverantwoordelijke voor de opmaak van de notulen van de beraadslagingen van de organen - Afsluiten van een afsprakennota met het raad en met de voorzitter - Kasprovisies toekennen en toelating verlenen aan personeelsleden tot inning van geringe dagontvangsten en tot kasverrichtingen OCMW-Halle
8
OCMW Halle
-
Instaan voor het geven van uitdrukkelijke betalingsopdracht voor de uitvoering van girale uitgaven
Wetgeving en regelgeving Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving m.b.t. de eigen verantwoordelijkheden; deze assimileren en implementeren teneinde de procedures en de kennis actueel te houden. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: - De nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking van het OCMW - Vertalen in nieuwe richtlijnen naar de medewerkers - Instrueren van de medewerkers en organiseren van sessies voor het op peil krijgen en houden van het benodigde kennisniveau - Kennis hebben van wetgeving/regelgeving/uitvoeringsbesluiten relevant voor de functie - Respecteren van veiligheidsvoorschriften en signaleren van gebreken
Managementteam Actief bijdragen, als lid van het managementteam, tot het besturen van de OCMW-organisatie met het oog op een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie in functie van een globale missie. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: - Voorzitten, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam - Mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de diensten) - Actief deelnemen aan de MAT-vergaderingen - De leden van het MAT alle informatie verschaffen die nodig of bruikbaar is voor het sturen van hun entiteiten - Aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen - Suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de diensten - Advies verlenen bij de voorontwerpen van de basisinstrumenten van het OCMW organisatiemanagement (organogram), het personeelsmanagement (personeelsbehoeftenplan, personeelsformatie en de rechtspositieregeling van het personeel), het strategische management (onder meer de strategische nota van de meerjarenplanning en de jaarlijkse beleidsnota) en het kwaliteitsmanagement (interne controleprocedures, administratief en kwaliteitshandboek)
Communicatie (intern) Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de hiërarchische oversten, de andere diensten en het bestuur, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: - Instaan voor de informatiestroom naar de afdeling Bestuursondersteuning (intranet, informatie voor website, folders en brochures, jaarverslag, pers,…) - Frequent overleg met de departementshoofden/ directeurs en afdelingshoofden leidinggevende om problemen te bespreken, advies te verlenen - Meewerken aan een optimale interne communicatie met het bestuur - Informeren van de leden van het managementteam over projecten - Beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkers en de uitvoering ervan verzekeren OCMW-Halle
9
OCMW Halle
-
Organiseren en opvolgen van intern overleg Signaleren van noden, behoeften en tekorten aan de rechtstreeks leidinggevende Verstrekken van informatie aan collega ’s en doorspelen van nuttige kennis en informatie
Communicatie (extern) Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties; de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van de organisatie te faciliteren en haar belangen te verdedigen. Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: - In overleg met het afdelingshoofd bestuursondersteuning instaan voor een adequate externe communicatie - Netwerken uitbouwen met actoren die bij de werking van de organisatie (kunnen) betrokken zijn - Bestaande relaties met externen (de stadsorganisatie, andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, experten, collega’s, beroepsvereniging, …) in kaart brengen en goed onderhouden - Zorgen voor een functiespecifieke toepassing van de richtlijnen / wet openbaarheid van bestuur - De organisatie vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, …
Verruimende bepaling: op vraag van Voorzitter, OCMW-Raad en Vast Bureau (al naargelang hun bevoegdheden) verricht de secretaris bijkomende taken
OCMW-Halle
10
OCMW Halle
Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is
verworven.
Technische Competenties
Gradatie
Werking en werkmiddelen
Management en beleid
grondig
Wetgeving
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie
elementair
Cluster
X X X X X
Tekstverwerking Rekenbladen Presentaties Pim Software eigen aan de functie Kennis van de wetgeving m.b.t. het OCMW Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Werking van het OCMW Werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Strategisch management HRM-management Financieel management Communicatiemanagement
X X X X X X X X X X
Gedragscompetenties Gradatie
Waardegebonden gedrag
OCMW-Halle
grondig
probleemoplossend gedrag
Conceptueel denken Teamwerk en samenwerken Leidinggeven Flexibiliteit Veranderingsbereidheid Besluitvaardigheid Klantgerichtheid Organisatieverbondenheid Integriteit Resultaatgerichtheid
voldoende
Informatieverwerkend gedrag Interactief gedrag Leiderschap Persoonsgebonden gedrag
Competentie
elementair
Cluster
X X X X X X X X X X
11
OCMW Halle
3.Weddeschalen secretaris klasse 6
Secretaris Klasse 6
trap 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
OCMW-Halle
jaarbedrag niet geïndexeerd 38074,19 40929,77 40929,77 43096,62 43096,62 45263,47 45263,47 47430,32 47430,32 49597,17 49597,17 51764,02 51764,02 53930,87 53930,87 56097,72
maandbedrag index 1, 6084 op 1/01/2013 5.103,21 5.485,95 5.485,95 5.776,38 5.776,38 6.066,81 6.066,81 6.357,24 6.357,24 6.647,67 6.647,67 6.938,10 6.938,10 7.228,53 7.228,53 7.518,96
12
