V) Statutair N-1

Het mandaat van

Afdelingshoofd (M/V) Statutair N-1 bij de afdeling Informatie en Communicatie is vacant Standplaats: Phoenix, Koning Albert II-laan 19 bus 5, Brussel

Context organisatie Het agentschap Onroerend Erfgoed ondersteunt de Vlaamse minister bevoegd voor het onroerend erfgoed bij de voorbereiding, de monitoring, de opvolging en de evaluatie van het beleid inzake onroerend erfgoed, en voert het beleid uit door: 1. wat de beleidsvoorbereiding betreft, de beleidsvoorbereidende dienstverlening met betrekking tot het beleidsveld Onroerend Erfgoed te helpen vormgeven en te waken over de concrete uitvoering ervan. 2. wat de beleidsuitvoering betreft, het onderzoeks- en beheersinstrumentarium over onroerend erfgoed toe te passen en die toepassing te begeleiden, met inbegrip van het uitvoeren van terreinwerk en het bewaren en het conserveren van onderdelen van het onroerend erfgoed. 3. wat monitoring en beleidsevaluatie betreft, de beleidsevaluatie te vernieuwen en verder uit te bouwen, en de beleidsuitvoering binnen het beleidsveld Onroerend Erfgoed op te volgen. Die opdracht is door het directieteam vertaald in onderstaande visie: ‘De zorg voor onroerend erfgoed voor iedereen vanzelfsprekend maken om Vlaanderen nu en straks mee vorm en kleur te geven.’ Vijf strategische prioriteiten geven richting aan het management en de werking van het agentschap in de komende jaren. Deze strategische prioriteiten zijn: -

de feeling voor de maatschappelijke context versterken het agentschap duidelijker op de kaart zetten selectiever omgaan met erkenning van erfgoed transparanter werken en communiceren onze veranderende rol invullen

Context afdeling Informatie en Communicatie De afdeling Informatie en Communicatie is een nieuwe afdeling binnen het agentschap Onroerend Erfgoed. De nieuwe afdeling is een gedeeltelijke fusie van de voormalige afdelingen Ondersteuning en Communicatie en Documentatie. De afdeling bestaat uit het team IT, het team sector- en publiekswerking, het archief en de bibliotheek Onroerend Erfgoed. De afdeling Informatie en Communicatie is verantwoordelijk voor een belangrijk deel van de ondersteunende taken binnen het agentschap Onroerend Erfgoed. De belangrijkste processen waarvoor de afdeling instaat, zijn: -

beheren van de informatiestromen en het archief in het agentschap ontwikkelen en beheren van communicatie-instrumenten (nieuwsbrieven, website, sociale media, …) ontwikkelen en beheren van de IT-systemen van het agentschap (databeheerssystemen, …) informeren en adviseren van leidinggevenden en medewerkers agentschap over de middelen (IT, communicatie, archief, …) ondersteunen / uitvoeren / invullen van communicatiebehoeften van de kernprocessen (beleid, onderzoek, beheer) vorm geven aan de strategische prioriteit rond visibiliteit (een duidelijke positionering van het agentschap) opmaken van strategische organisatieplannen inzake IT, communicatie, archief en informatie en documentatie het “ontzorgen” van de andere afdelingen op vlak van communicatie en informatietaken en – noden

Belangrijk voor deze afdeling is de nauwe samenwerking met de MOD en met de Staf, die instaat voor de coördinatie van het beleid van het agentschap. De afdeling Informatie en Communicatie zorgt voor de juiste doorstroom van informatie, enerzijds naar de personeelsleden van het agentschap (intern) en anderzijds naar de stakeholders van het agentschap (extern). Daarnaast staat de afdeling voor een grote uitdaging om de implementatie van het nieuwe Onroerend Erfgoeddecreet enerzijds op vlak van IT-systemen te ontwikkelen en te ondersteunen en anderzijds op een heldere en klantvriendelijke manier te communiceren naar onze stakeholders. Volgens de personeelsbezetting op 19/03/2014 telt de afdeling Informatie en Communicatie 42 personeelsleden: 11 personeelsleden afkomstig van de afdeling Ondersteuning en 31 personeelsleden afkomstig van de afdeling Communicatie en Documentatie. De standplaats van alle personeelsleden is de hoofdzetel in Brussel. Belangrijkste uitdagingen Beleidsmatig en inhoudelijk Beleidsgerichte en inhoudelijke uitdagingen: -

Samen met de administrateur-generaal en het Directieteam een overtuigende toekomstvisie op communicatie en IT ontwikkelen rekening houdend met de noden van het agentschap Onroerend Erfgoed en de noden van onze stakeholders

-

-

-

Het strategisch communicatiebeleid van het agentschap Onroerend Erfgoed vorm geven door in te spelen op de uitdagingen waarmee het agentschap te maken krijgt en het door vertalen naar de medewerkers en de burgers zodat er een draagvlak gecreëerd wordt binnen het agentschap en de samenleving voor onroerend erfgoed Het uitwerken en uitvoeren van een publicatiebeleid op maat van het agentschap Onroerend Erfgoed door in te spelen op vragen van onze stakeholders en doelgroepen Het uitwerken en uitvoeren van een persbeleid zodat de positie van het agentschap Onroerend Erfgoed en van de erfgoedzorg waarvoor het agentschap verantwoordelijk is, in Vlaanderen versterkt wordt, inclusief het organiseren van het woordvoerderschap De bestaande IT-systemen afstemmen op de actuele noden, o.a. ten opzichte van de nieuwe regelgeving en procedures en het ontwikkelen van nieuwe IT-systemen indien vereist Het uitbouwen van structuren en systemen om tot een maximale integratie van de nodige informatie te komen en kennisborging en kennisdeling te realiseren Het uitbouwen en onderhouden van functionele netwerken binnen het beleidsveld, de Vlaamse Overheid en de onroerend erfgoedinstellingen in Vlaanderen Het opstellen en uitvoeren van een informatiebeheersplan en van een archiefplan (zowel papier als digitaal) die beantwoorden aan de huidige regelgeving en die rekening houden met actuele en toekomstige noden

Organisatorisch en op HR-vlak Op dit vlak zijn de belangrijkste uitdagingen voor de afdeling Informatie en Communicatie: -

-

Verzekeren van een optimale inzet van mensen en middelen in de nieuwe afdeling Informatie en Communicatie zodat de doelstellingen van de afdeling behaald worden Stimuleren van de samenwerking tussen communicatie en IT binnen het agentschap om tot een volwaardige en efficiënte partnership te kunnen komen Het waarborgen van een kwalitatieve dienstverlening op vlak van communicatie en IT ter ondersteuning van de andere afdelingen van het agentschap Uitbouwen van een klantgericht samenwerkingsmodel tussen de verschillende afdelingen van het agentschap, gebaseerd op het model van vraaggestuurde ondersteuning Opvangen van de ‘fusie-en reorganisatiegevolgen’ bij de (individuele) medewerkers

Competentieprofiel GENERIEKE GEDRAGSCOMPETENTIES Samenwerken – niveau IV. creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten Betrouwbaarheid – niveau III. schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk kan gebracht worden Voortdurend verbeteren – niveau III. leert over andere vakgebieden, methodes en technieken werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit Klantgerichtheid – niveau IV. onderneemt structurele acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren Richting geven – niveau II. geeft richting op het niveau van processen en structuren

360° inlevingsvermogen – niveau II. reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen Oordeelsvorming – niveau III. vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel Beslissen – niveau II. neemt beslissingen in situaties waarin het risico duidelijk in te schatten is FUNCTIESPECIFIEKE GEDRAGSCOMPETENTIES Visie – niveau II. betrekt bredere (maatschappelijke, technische, …) factoren bij zijn aanpak Organisatiebetrokkenheid – niveau III. bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelswijze van de organisatie Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) – niveau II. coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; fungeert als coach/mentor Overtuigingskracht – niveau II. overtuigt door inhoud én aanpak VAKTECHNISCHE COMPETENTIES -

Kennis van diverse informaticatoepassingen (tekstverwerking, databanken, managementinformatiesystemen, …) en ICT-beleid en strategie Affiniteit met erfgoed in zijn breedste betekenis Goede kennis van communicatietechnieken en –instrumenten, communicatiekanalen, communicatiebeleid en –strategie Kennis van publicatiebeleid Kennis van de activiteiten en het beleid van de Vlaamse en internationale instellingen die actief zijn binnen het werkterrein van de afdeling Kennis van en inzicht in de werking van de Vlaamse Overheid

Deelnemingsvoorwaarden Je bent tewerkgesteld als statutair ambtenaar van niveau A of van een gelijkgesteld niveau bij een entiteit van de Vlaamse overheid waarop het raamstatuut van toepassing is. Je beschikt over minimaal 5 jaar relevante leidinggevende ervaring, verworven in de laatste 10 jaar, of over 10 jaar relevante beroepservaring. Voor de berekening van de relevante beroepservaring worden deeltijdse prestaties als voltijds beschouwd. Voor meer informatie m.b.t. de deelnemingsvoorwaarden kan u terecht op de website van het Raamstatuut (http://www2.vlaanderen.be/personeel/statuten/vps_raamstatuut/index_statuut.html).

Procedure A. Kandidaatstelling Je CV, motivatiebrief en managementvisie (10 à 15 p) worden per e-mail (bij voorkeur- je krijgt dan van ons een ontvangstmelding) of per aangetekend schrijven bezorgd aan: Eric Min, adviseur hr & vorming Ellipsgebouw Koning Albert II-laan 35 bus 11 1030 Brussel [email protected] Solliciteren kan tot uiterlijk 23 april 2014. Kandidaturen die op 23 april 2014 zonder een gegronde en aanvaarde reden, geen managementvisie bevatten, zullen als ongeldig beoordeeld worden. Het is niet de bedoeling om in de managementvisie theoretische modellen en concepten over leidinggeven en organisaties te beschrijven, maar een concreet zicht te geven over hoe je de afdeling zal leiden, rekening houdend met de uitdagingen en de eventuele knelpunten van de afdeling beschreven in de context van het agentschap. Vermeld in je motivatiebrief duidelijk of je al dan niet beschikt over een vrijstelling voor de generieke competenties en voeg bij uw kandidaatstelling een document toe waaruit blijkt dat u over een vrijstelling beschikt. In dat geval moet je enkel nog het functiespecifieke gedeelte van de procedure afleggen (zie punt e). Voor de middenkaderfuncties voor de Vlaamse overheid geven zowel de positieve resultaten van de externe potentieelinschatting of van de eindbeoordeling van de generieke competenties, afgelegd voor de middenkaderfuncties, als de geschiktheid voor de uitoefening van een N-functie of functie van algemeen directeur, gedurende zeven jaar nadat het mandaat of de benoeming werd beëindigd of vanaf de datum van de externe potentieelinschatting, de eindbeoordeling van de generieke competenties of de geschiktheid als de geslaagde niet werd aangesteld of benoemd, recht op vrijstelling van de externe potentieelinschatting of van de eindbeoordeling van de generieke competenties. B. CV-screening De lijnmanager van de vacaturehoudende entiteit, beslist of jouw kandidatuur voldoet aan de deelnemingsvoorwaarden. C. Verkennend gesprek In het geval er 5 of meer ontvankelijk verklaarde kandidaturen zijn, wordt er een eliminerend verkennend gesprek gehouden met de administrateur-generaal en de hr-adviseur van de MOD EWI. In het verkennend gesprek komen volgende elementen aan bod:

-

Motivatie van de kandidaat Inzicht in de sector waar de vacature zich situeert Inzicht in een leidinggevende functie bij de Vlaamse overheid Relevantie van de ervaring Mondelinge communicatie

Over elke kandidaat wordt een beknopt rapport gemaakt met motivering waarom hij/zij al dan niet geschikt wordt beschouwd en al dan niet wordt toegelaten tot het volgende gedeelte van de selectie. D. Beoordeling van de generieke competenties Bij de beoordeling van de generieke competenties wordt rekening gehouden met een interne potentieelinschatting in combinatie met een externe potentieelinschatting. Kandidaten die reeds geslaagd zijn in een externe potentieelinschatting voor een N-1 vacature, hoeven deze niet meer opnieuw te doen. De resultaten worden beoordeeld door het managementorgaan van het beleidsdomein waartoe de kandidaat behoort. De kandidaten die niet beschikken over de generieke competenties worden door de personeelsdienst van hun entiteit op de hoogte gebracht van hun resultaat. Voor hen eindigt de selectieprocedure. E. Functiespecifieke selectie De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om hun managementvisie te presenteren aan het managementcomité van het beleidsdomein RWO. Via gerichte vragen wordt gepeild naar de functiespecifieke (vaktechnische en persoonsgebonden) competenties. Elke kandidaat krijgt de globale beoordeling ‘beschikt / beschikt niet over de functiespecifieke competenties voor deze functie’. Vervolgens brengt het managementorgaan aan de leidend ambtenaar van het agentschap Onroerend Erfgoed een advies uit (geschikt / niet- geschikt) over elke kandidaat . De leidend ambtenaar neemt een gemotiveerde beslissing tot aanstelling in het mandaat. Het resultaat van de functiespecifieke beoordeling wordt meegedeeld aan de kandidaten. De meest geschikte kandidaat wordt van de eindbeslissing op de hoogte gebracht. Hij/zij wordt benoemd in het middenkader in de graad van hoofdadviseur met de rang A2M. De titularis van de graad van hoofdadviseur wordt vervolgens bij mandaat aangewezen in de vacant verklaarde functie van afdelingshoofd (salarisschaal A 285 en na 6 jaar schaalanciënniteit A 286).

Meer weten Over de functie Sonja Vanblaere Administrateur-generaal Phoenix gebouw Koning Albert II – laan 19, bus 5 1210 Brussel [email protected] Tel: 02 553 72 62 Voor extra informatie over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Eric Min Adviseur HR en vorming Ellipsgebouw Koning Albert II – laan 35, bus 11 1030 Brussel [email protected]

Voor meer informatie m.b.t. de procedure kan je terecht op de website van het Raamstatuut (http://www.bestuurszaken.be/BVR_Deel05-T1). Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard-cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. Feedback Kandidaten kunnen binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van hun resultaat feedback vragen. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst, seksuele oriëntatie, handicap of leeftijd.