Functiebeschrijving
Provincie Limburg
Functiegegevens Functie: Periode van - tot: Graad: Salarischaal: Niveau: Benoemingscode: Functiecode: Departement: Hoofddepartement:
ADV/0003
directeur organisatie en coördinatie 02/12/2008 -
A5a A5b
A5b
10 120.01.00
Niveau A STATUTAIR VASTBENOEMDE adviseur Kabinet Provinciegriffier
Doel van de functie Ondersteunt de organisatie bij het ontwikkelen van een resultaatgericht, inclusief, kwalitatief, deskundig onderbouwd en maatschappelijk verantwoord beleid in nauw overleg met de provinciegriffier, de deputatie, de leden van het management team en de organisatie. Dit betekent ondermeer het formuleren en opvolgen van doelstellingen, het identificeren en ontwikkelen van best practices, het definiëren, implementeren en monitoren van management tools zoals KPIs.
Interne controle & interne financiële controle Producten, activiteiten en acties vanuit de organisatie Organisatieontwikkeling & ondersteuning griffier Efficiëntie en effectiviteit Rapportering Monitoring Interne Controle
Beoordelaars Eerste evaluator
27/04/2015
provinciegriffier Camps Renata
Functiebeschrijving
Pagina :
1/
7
Functiebeschrijving
Provincie Limburg
Resultaatsgebieden 1.
resultaatsgebieden adviseur resultaatsgebieden
27/04/2015
Functiebeschrijving
Pagina :
2/
7
Functiebeschrijving
Provincie Limburg
RESULTAATSGEBIED 1 Beleidsvoorbereiding en uitvoering
1
- Ondersteunt de deputatie, de provinciegriffier en de organisatie bij het formuleren, communiceren en opvolgen van strategische en operationele doelstellingen, is een belangrijke gesprekspartner voor de beleidsmakers en vertaalt beleidsmatige ideeën naar de medewerkers - Kanaliseert vragen, voorstellen en projecten vanuit de deputatie en de organisatie, monitort en volgt op - Werkt innoverende voorstellen uit in nauw overleg met het beleid, de provinciegriffier en de relevante actoren binnen de organisatie, rekening houdend met de strategische doelstellingen - Stelt permanent de werking van de organisatie in vraag en formuleert gedragen verbetervoorstellen - Draagt, via de verschillende overlegstructuren mee zorg voor de voorbereiding en de uitvoering van het provinciale beleid in zijn geheel RESULTAATSGEBIED 2 Coördinatie naar andere diensten ifv een integrale werking
1
- Heeft permanente aandacht voor de ondersteunende werking naar het beleid, en de directies en afdelingen binnen het bestuur, via het verschaffen van relevante informatie en ontwikkelingen, het ontwikkelen van samenwerkingsverbanden en het constructief zoeken naar antwoorden op vragen vanuit het beleid of de organisatie - De samenwerking met andere diensten verloopt in wederzijds respect en begrip voor elkaars opdracht zowel naar de beleidsmakers als naar de relevante actoren binnen de organisatie RESULTAATSGEBIED 3 Kwaliteit en controle
1
-Formuleert innoverende ideeën op het vlak van organisatie-ontwikkeling, rekening houdend met de doelstellingen van de organisatie - Is de drijvende kracht en participeert actief in het ontwikkelen en uitrollen van management tools, zoals KPIs, MIS, plannings-en opvolgingsinstrumenten in de organisatie met het oog op het verbeteren van de kwaliteit, efficiëntie en effectiviteit binnen de organisatie - Ondersteunt de provinciegriffier in de uitvoering van zijn decretale taken, oa. planning, opvolging, accuraatheid, ... - Werkt samen met de aangeduide ambtenaren het systeem van interne controle, externe audit, ... verder uit tot een management instrument voor de organisatie - Vervult de rol van project manager op vraag van de provinciegriffier - Bereidt dossiers voor op het vlak van organisatie-ontwikkeling en/of organisatiestructuren in nauw overleg met de provinciegriffier, het beleidsniveau en de organisatie RESULTAATSGEBIED 4 Operationele leiding van het kabinet van de provinciegriffier - Begeleidt de leden van het kabinet griffier en coacht deze in hun opdrachten - Bepaalt de operationele doelstellingen van het kabinet griffier in nauw overleg met de provinciegriffier en rekening houdend met de doelstellingen van de organisatie - Beheert het personeelseffectief, de beschikbare kredieten en de infrastructuur doelgericht en stuurt bij waar nodig RESULTAATSGEBIED 5 Overleg en communicatie - Bereidt de vergaderingen van volgende overlegstructuren voor en neemt er actief aan deel: oManagement team oManagement team + oOverleg leidinggevenden oInterne prioritiseringsvergaderingen, vb. PAF - Vertegenwoordigt de provinciegriffier in vergaderingen en overlegmomenten, indien deze niet aanwezig kan zijn
27/04/2015
Functiebeschrijving
Pagina :
3/
7
Functiebeschrijving
Provincie Limburg
RESULTAATSGEBIED 6 Eigen functioneren - Bespreekt op regelmatige wijze het eigen functioneren met de provinciegriffier, gericht op een continue kwaliteitsverbetering - Stelt het eigen functioneren in vraag en streeft naar verbetering, volgt indien nodig vorming en/of opleiding in overleg met de provinciegriffier
Waardegebonden competenties 1.
Steeds verbeteren Steeds verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Steeds verbeteren niveau 4 Anticipeert via structurele maatregelen om aan toekomstige uitdagingen te beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen
1
Blijft zichzelf voortdurend verder bekwamen en ontwikkelen op alle mogelijke relevante terreinen Vergaart pro-actief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige probleemstellingen Wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen en toekomstige probleemstellingen Voorziet mogelijkheden tot permanente vorming en bijscholing van anderen en stimuleert het gebruik daarvan Leert anderen alert zijn voor toekomstige uitdagingen en voor wat dit voor de eigen werking kan betekenen Stimuleert anderen om kritisch te kijken naar de huidige werking en om voorstellen voor verbetering te formuleren 2.
Sterke klantgerichtheid De behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren, met het oog op het dienen van het algemeen belang Sterke klantgerichtheid niveau 4 1 Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie ten aanzien van klanten te optimaliseren Stelt voor de eigen dienst meetbare doelstellingen voorop op het vlak van klantgerichtheid en klantentevredenheid Past de diensten, procedures, doelstellingen aan om beter aan toekomstige behoeften van klanten te beantwoorden Zet systemen op om een kwaliteitsvolle aanpak te garanderen Voorziet voor de eigen entiteit in een systematische opvolging van klantentevredenheid (procedures) Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren Opmerkingen Het begrip klanten moet ruim worden geïnterpreteerd.
3.
Goed samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie Goed samenwerken niveau 4 Vormt gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere diensten
1
Creëert structuren om de samenwerking met andere diensten te verbeteren Neemt informele initiatieven om de samenwerking met en tussen andere diensten te verstevigen Draagt samenwerking uit als belangrijke waarde in de dienst en daarbuiten en spreekt anderen daarop aan Creëert een draagvlak voor problemen, beslissingen en acties die de eigen dienst overstijgen Creëert en benut de gepaste communicatiekanalen en stimuleert het overleg rond aangelegenheden die de eigen dienst overstijgen Werkt actief aan het scheppen van een goede vertrouwensband met andere diensten
27/04/2015
Functiebeschrijving
Pagina :
4/
7
Functiebeschrijving
4.
Provincie Limburg
Hoge betrouwbaarheid Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen. Handelen vanuit respect voor administratieve regels en vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,...). Hoge betrouwbaarheid niveau 4 Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat
1
Blijft in situaties van grote externe druk correct en integer handelen rond basisregels, sociale en ethische normen Blijft correct en integer handelen in situaties waar geen eenduidige regelgeving voor bestaat Houdt in zijn/haar rol het algemeen belang duidelijk voor ogen en gedraagt zich daar ook naar Durft op een verantwoorde en onderbouwde wijze een uitzondering maken op de strikte regel, indien dit het belang van de Provincie dient Weet op een flexibele, maar zorgvuldige, objectieve wijze om te gaan met regels en procedures
Gedragscompetenties 1.
Organisatiebetrokkenheid Handelen met aandacht voor de doelstellingen en de belangen van de organisatie Organisatiebetrokkenheid niveau 3 Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelswijze van de organisatie
1
Durft harde standpunten innemen die ten goede komen van de hele organisatie, zelfs indien die minder populair zijn binnen de eigen dienst Praat over 'wij' in plaats van 'zij' als hij/zij het over de eigen organisatie heeft Toont de belangen van de organisatie te onderkennen en zelf conform te handelen Legt uit hoe men tot belangrijke beslissingen is gekomen Verdedigt de keuzes van de dienst/organisatie ten aanzien van collega's, eigen medewerkers en derden Identificeert zich naar eigen medewerkers en "buitenstaanders" toe met de standpunten en/of beslissingen van de eigen hiërarchie 2.
Overtuigingskracht Instemming verkrijgen van anderen via goede argumenten, gepaste beïnvloedingsmethodes en autoriteit Overtuigingskracht niveau 3 Gebruikt aangepaste beïnvloedingsstrategieën
1
Neemt tijd om in te gaan op signalen van weerstand ook al betreft het inhoudelijke details Legt vooraf contacten met anderen om de situatie te verkennen en tot afspraken te komen Vergroot het effect van de boodschap door een gepaste communicatiemix (vb. gebruik van beeldmateriaal, inlassen van interactieve momenten, ...) Kan tegenargumenten ombuigen en aanwenden in de eigen argumentatie Denkt (vooraf) aan het effect dat de eigen argumentatie kan hebben op anderen; durft hiervoor een speciale, ongewone actie gebruiken 3.
Visie Dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken van op een afstand, ze in een ruimere context en een langetermijnperspectief plaatsen Visie niveau 3 Ontwikkelt een visie voor de toekomst
1
Loopt vooruit op maatschappelijke evoluties en toekomst, evenals op de manier om de eigen organisatie hierop voor te bereiden Komt met plannen en ideeën met een looptijd van enkele jaren Houdt vast aan de lange termijn visie, niettegenstaande de dagelijkse gebeurtenissen Brengt een eigen beleid, gebaseerd op een duidelijke visie m.b.t. de missie en de objectieven van de organisatie
27/04/2015
Functiebeschrijving
Pagina :
5/
7
Functiebeschrijving
4.
Provincie Limburg
Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen en/of ondernemen Initiatief niveau 3 Neemt initiatieven die aantonen dat hij/zij anticipeert op gebeurtenissen (proactief)
1
Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen Anticipeert op diverse situaties door gepaste acties te ondernemen Neemt initiatief om te vernieuwen Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures 5.
Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Resultaatgerichtheid niveau 3 Werkt resultaatgericht en draagt dit uit naar de eigen omgeving
1
Kiest uitdagende doelstellingen die een impact hebben op de werking van anderen/van de afdeling Ontwikkelt een concreet actieplan met doelen, mensen, middelen, timing, enz. Maakt concrete afspraken met alle betrokkenen in functie van de gestelde objectieven Communiceert regelmatig de stand van zaken aan de andere betrokkenen Spreekt anderen aan op het bereiken van de doelstellingen wanneer dit nodig blijkt 6.
Voortgangscontole Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen en/of die van collega's of medewerkers Voortgangscontrole niveau 3 Ontwikkelt systemen om de voortgang op te volgen
1
Stelt procedures op om de voortgang van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken Stelt procedures op om de voortgang van gedelegeerde taken te bewaken Bepaalt processen om anderen op te volgen wat betreft de voortgang ten aanzien van langere termijn resultaten Bepaalt duidelijke criteria ten aanzien waarvan de voortgang en de kwaliteit van het proces zal beoordeeld worden 7.
Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Richting geven niveau 3 Geeft richting zowel via processen en structuren als via het bepalen en uitdragen van een visie
1
Is een stuwende kracht in het team (inspireert, neemt initiatief, zorgt voor dynamiek) Communiceert op regelmatige momenten over de opdracht van de afdeling en het belang daarvan (de visie van de afdeling) Geeft richting en/of sturing aan een team door het uitdragen van een duidelijk en inspirerend beleid Zet haalbare, maar uitdagende doelstellingen voor het team Stuurt het functioneren van individu en team bij, met het oog op het bereiken van de doelstellingen Introduceert nieuwe structuren, processen en procedures, in functie van het realiseren van het beleid Inspireert de medewerkers door zijn/haar voorbeeldgedrag Heeft oog voor culturele aspecten en neemt acties om deze te borgen , rekening houdend met de waarden en doelstellingen van de Provincie Limburg
Kennisgebonden competentie Over de gewenste kennis en inzichten beschikken eigen aan het vak, de metier, de sector en/of de discipline en die kennis gepast kunnen inzetten in het werkveld, hetzij in basistoepassingen, op professioneel niveau, of als expert. 1.
27/04/2015
kennisgebonden competentie adviseur
Functiebeschrijving
Pagina :
6/
7
Functiebeschrijving
Provincie Limburg
kennisgebonden competentie - Goede kennis van de organisatie - Goede kennis van de organisatiestructuuur - Goede kennis van de administratieve procedures en regels - Goede kennis van projectmanagement - Goede kennis van relevante managementtechnieken en recente ontwikkelingen binnen het werkveld
27/04/2015
Functiebeschrijving
Pagina :
1
7/
7
