Beknopt verslag Ledenvergadering HZ&PC dd. 20 maart 2013 Namens het bestuur Aanwezig: Bert Jonker (voorzitter), Jan Henk van der Werf (penningmeester), Afwezig met bericht: Werner Zwertbroek; Fam. Vedder Verslaglegging: Nicolette Ruiz 1. Opening Bert opent de vergadering om 20.04 uur. Welkom aan alle leden. 2. Agenda ongewijzigd vastgesteld. 3. Mededelingen Aanmaning van de Kamer van Koophandel ontvangen, waarna door hen beslag is gelegd voor € 24,-. De Kamer van Koophandel is in gebreke gebleken. Gesprek volgt Bert Jonker / KvK. Sowieso is het bedrag van inschrijfgeld van de KvK afgeschaft. Wordt opgelost. 4. Notulen 03 maart 2012 Blz. 1. Hoe zit het met de gastzwemmers. Twee soorten; de WZ- gastzwemmers bleken er weinig te zijn en zij gingen al over naar de vereniging. Verder hadden/hebben wij gastzwemmers die gastzwemmers blijven onder Triathlon. Deze groep brengt geld op. Uitgangspunt bij gastzwemmers is altijd geweest dat zij zouden meetrainen om bij een grotere vereniging voortgang te kunnen boeken. Doel HZ&PC was om deze gastleden uiteindelijk over te halen naar de vereniging. Daarom stond op gastlidmaatschap altijd een maximum van 1 jaar, daarna moe(s)t de beslissing vallen. Langer dan 1 jaar gastlid zijn is niet toegestaan. Nu wordt aangegeven dat er onder de verschillende afdelingen meer zijn. Is Bestuur niet bekend. Zwemmers kunnen lid worden van 2 verenigingen maar kunnen uitkomen voor maar 1 vereniging. Blijkbaar is er ook nog een categorie zwemmers die niet het doel hebben om lid te worden, maar wel hier bijtrainen met het doel om zelf een betere zwemmer te worden. Moet besluit komen van Bestuur; communicatie via TC’s. Over tarief gastzwemmers moet volgende ALV besloten worden. Blz. 3, Janke; Status ETW. Komt Bert op terug bij de Rondvraag. Blz. 3 Gerard; verhouding gastzwemmers para, Rondvraag, Alieke ligt dan toe. Hierbij notulen vastgesteld.
Pagina - 1 - van 5
5. a. Toelichting jaarrekening JanHenk licht toe. Contributie minder dan begroot. We hebben een aantal afboekingen moeten doen vanwege wanbetalers. Er is voor een aantal een betalingsregeling ingesteld, een aantal zitten in de schuldsanering en een aantal is afgeboekt. De wachttijd voor de schuldsanering is meer dan 4 maanden. Freerk Meijer geeft aan dat hij graag zou zien dat leden met betalingsproblemen zo goed mogelijk worden gevangen. Bert spreekt binnenkort met de gemeente en zal dit punt ook opnemen. Het jeugdfonds (waar Miranda als mogelijkheid op wijst) is in Heerenveen helaas voor 2013 volledig afgeschaft. De vraag wordt terecht gesteld hoe lang je dit eigenlijk mag laten oplopen? We zitten er echt achteraan. Als de achterstand bij het Bestuur komt is het al 3 maanden onderweg. Bert neemt het dan over en belt de betrokkene. Vaak leiden deze gesprekken tot een afdoende oplossing. Wedstrijdinkomsten; de posten daarvan wijken af van de begroting, gebleken is dat er fouten in de begroting zaten. De cijfers van 2011 zijn toen bewust overgenomen en begroot, vanwege te weinig inzicht in de werkelijkheid. Zwemvierdaagse heeft mooie inkomsten opgeleverd, was niet begroot. Verder renteinkomsten ontvangen. Uitgaven; badhuur is lager dan begroot, maar we hebben de kosten van de badhuur van de NK Sprint doorberekend aan de KNZB en daaruit kwam een positieve post t.o.v. faktuur Sportstad. Ook de opbrengst van de triathlon is hoger dan begroot, zo’n € 3.000,-Kluisjes staan voor volgend jaar niet meer begroot. ETW wordt per jaar 20% op afgeschreven. Yme vraagt naar de balanspost ‘te betalen aan waterpolo”. HZ&PC betaalt diversen en SGHA betaalt aan ons, indien verschil dan heeft de één een vordering op de ander (intern). Die bedragen moeten ook worden betaald. De inventaris op de balans is ook de (nog 4 jaren af te schrijven) eigendom van de ETW. Debiteuren iets gestegen. Nog een kleine vordering op triathleten. Het nieuwe boekhoudsysteem kan nu ook prima aanmaningen versturen. Vooruitbetaalde kosten; NK Masters Nijverdal. 5b. Toelichting jaarrekening De kascommissie is bij elkaar geweest; zijn wat vragen aan de penningmeester gesteld. Wat papieren gecontroleerd. Dat wat steekproefsgewijs is gecontroleerd is in orde bevonden. Paar kleine dingen gevonden, vragen over gesteld. Direct geregeld. Decharge verleend. Jan Jongsma verlaat de kascommissie vanwege 2x geweest; nieuwe kascommissie Nico Sikkes en Peter Bregman. Pagina - 2 - van 5
5c. Vaststellen begroting 2013 Jan Henk loopt de begroting door. Meeste posten staan wel vast. Badhuur, trainers, reserveringen enz. staan allemaal vast. Alie Visser, wil graag uitleg m.b.t. de kostenpost van Synchroon. Die staan tegenover eigen bijdrage wedstrijden. Opgelost. De contributie inkomsten WZ komen waarschijnlijk lager uit dan vorig jaar. Heeft te maken met het feit dat er minder zwemmers in de hoogste WZ groepen zitten. Yme zal eens kijken of er niet toch nog wat berekend kan worden waardoor het wat verschuift. Begroting wordt vastgesteld. 6. Mededelingen van het Bestuur Kleding en drukwerk zaken Nicolette licht de diverse aandachtspunten m.b.t. kleding en drukwerk toe. Er ligt momenteel een redelijke voorraad kleding voor de minioren, maar voor de maten vanaf XS is de voorraad minimaal. De kleding staat als activa op de balans (zojuist door JanHenk toegelicht). Vooralsnog doen we daar even niets aan de minimale voorraad voor maten vanaf XS, omdat het niet hard loopt. Leveringen via Arena zouden direct mogelijk zijn indien nodig. Probleem is dat onze drukker Telenga (voormalig Banda) failliet is. Hierdoor is het niet meer mogelijk om textieldrukwerk naar Telenga te sturen. Er wordt uitgezien naar een nieuwe, kwalitatief goede, textieldrukker. In lijn van het faillissement van Telenga is ook het contract m.b.t. drukwerk wedstrijdboekjes vervallen. Veel initiatieven om het elders onder te brengen, lopen op niets uit momenteel. De ‘markt’ staat niet te springen om sponsorschap vanwege de crisis en gebleken is dat het voormalig drukwerkcontract (jaarcontract waarbinnen vrijheid) zodanig scherp was, dat andere leveranciers voorstellen doen die neerkomen op verhoging van minstens 200%. Momenteel zit er even niets anders op dan terug te vallen op onze oude werkwijze; Copyboss. Mochten mensen m.b.t. drukwerk papier danwel textiel goede ideeën hebben (contacten, mogelijkheden) dan kunnen ze dat bij Nicolette via mail kenbaar maken. Tot slot wordt even de status toegelicht van de inventarisatie kapotte items. Er worden momenteel ongeveer 15 items herbedrukt omdat de bedrukking was verdwenen, ongeveer 15 (andere) items worden kapot aangeboden aan Arena. V.w.b. de herbedrukking loopt e.e.a. goed door, v.w.b. Arena moeten we even afwachten hoe zij dit gaan oppakken. Enerzijds maken wij aanspraak op garantie, anderzijds is het spul alweer 1,5 jaar oud. Kijken hoe dit gaat lopen!
Pagina - 3 - van 5
Estafettes Masters. Div. mailverkeer geweest vanuit de Masters. Bij Homme opgevraagd hoeveel de estafettes Masters kosten. Budget is in Bestuursbesluit vastgesteld op € 250,-- op jaarbasis voor alle estafettes. Status ETW Diversen mailverkeer geweest met oa. Fedde Pronk en Erik Kuijk. Ook oude correspondentie met Rinze Bleeker opgezocht. Het systeem van de ETW werkt nu (nieuwe laptop ook aangeschaft), maar geduld m.b.t. het bord is wel op. Het door Sportstad bestelde en opgehangen bord kan niet vertonen wat het vertonen moet (de uitwisseling van data werkt niet naar behoren, daartoe is het bord niet geschikt). Verder is de uitvoering van de 9 gekoppelde tv-schermen niet goed ivm de koppelingsbalken van de tv-schermen waarachter tekst wegvalt. Excuses ontvangen van het Bestuur van Sportstad en het wachten is op oplossingen. Vertrouwen is dat het goedkomt. Er wordt ook hard gewerkt aan een herfinanciering voor het geheel. Bestuur benadrukt dat v.w.b. het bórd geen gelden van HZ&PC in het geding zijn. Onderhoud van de ETW valt voorlopig onder de wettelijke garantietermijn. Volgens Anatec gaat dit onder garantie 10 jaar mee. Wij zijn ongeveer 2/3 eigenaar. Er moet een kap overheen; Bert neemt mee naar Sportstad. Marten Meijer heeft een voorstel ingediend om het in een tussenkleedkamer te zetten. Evenementen Wij hebben ons opengesteld voor een groot evenement; het NK Sprint. De KNZB stelt dat er geld van de gemeente moet komen, maar dat kunnen wij vergeten. Zou dat betekenen dat wij geen evenement meer kunnen houden? Bert wil in gesprek met de KNZB hierover. V.w.b. de NK Sprint wil en moet HZ&PC een uiterste acceptatie deadline aanhouden. Die wordt gesteld op half april. Daarvóór moet het besluit zijn gevallen, anders krijgen wij de boel niet eens meer op poten. Als je het doet moet je het goed doen en daar heb je tijd voor nodig. Janco vraagt Bert om in het gesprek met de KNZB ook aandacht te vragen voor oa. het verzetten van evenementen enz. Waarom moet er zó kort tevoren worden gewijzigd? Wat zijn daar de belangen? Dit soort zaken komt ook aan bod (indien ingebracht) bij de ledenvergadering van de KNZB. Bijzonderheden Regiovorming Yme is voorzitter van Regio Noord geworden. Er zat een overschot in kas van Kring Friesland van € 30,000.- daarvoor mocht je ideeën aanleveren. Wij hebben een voorstel ingediend. 10. Rondvraag Janke; aanvragen van wedstrijden enz. loopt niet goed.
Pagina - 4 - van 5
Wordt laat aangemeld en nog wat zaken. Leden TC WZ geven aan dat de genoemde hiaten in organisatie LAC wedstrijd tot incident gerekend kunnen worden. Wel worden de opmerkingen serieus genomen. De TC wedstrijdzwemmen moet beter omgaan met het aanvragen/verzorgen van wedstrijden. We bespreken met Werner en verder kan dit in TC worden afgehandeld. Samenstelling TC WZ wordt naar gevraagd; Werner Zwertbroek, Janco Nolles, Henk Veenstra en Freerk Meijer In het kader van probleemsignalering wordt net als vorig jaar besproken dat er een ernstig tekort aan vrijwilligers is. Er moeten vrijwilligers geaktiveerd worden over de hele linie van de vereniging. Allen helpen! Vrijwel alle aanwezigen in de zaal zijn al zeer aktief betrokken bij de vereniging (daarom zijn ze er ook…). We moeten die mensen dus zoeken buiten de zaal, iedereen kan daarin een rol vervullen tijdens de diverse momenten dat we andere leden spreken. Alieke licht toe hoe het parazwemmen op dit moment loopt. De Sportstimuleringsprijs is gewonnen € 2.500,-- . Wordt nader ingevuld. Samen met Sport Fryslan zijn er initiatieven opgestart, vnl gericht op breedtesport. Voor die zwemmers is er eens per 2 weken een Open training. De trainers komen vanuit HZ&PC en zij doen dit belangeloos. De impuls met onderwatercamera was geweldig. De eerste overstapper vanuit Orca is al een feit. Per volgende wedstrijd lid van HZ&PC. De gastzwemmers betalen een bijdrage. In 2014 zijn de Special Olympics voor geestelijk gehandicapten; die worden in Heerenveen en Sneek gehouden. Verder wordt er gewerkt aan de Schoolzwemkampioenschappen voor het SBO. Dat is op regionaal niveau. Onze wedstrijdorganisatie heeft nauwe contacten met de KNZB op het gebied van inschrijven en verwerken. De afdeling parazwemmen gaat ook over kinderen die nog leren zwemmen. Die willen we behouden en laten doorgroeien van het leszwemmen naar het wedstrijdzwemmen. Marja ondervindt problemen met doorschuiven. Uren toevoeging/verandering moet worden besproken met Rinze/Geke. Marja zal aangeven welke uren ze wil hebben, dan kunnen we in gesprek met Sportstad. 11. Sluiting Bert sluit om 22.00 uur onder dankzegging voor aanwezigheid de vergadering. Afsluitend een borrel!
Pagina - 5 - van 5
