beheerssoftware voor kapsalons

beheerssoftware voor kapsalons

Meer dan een eenvoudig programma, een volledig beheerssysteem voor uw kapsalon !

Ikosoft ontwikkelt en levert IT oplossingen, beheershulpmiddelen en marketinganalyse aan bedrijven over de hele wereld. Merlin X2 helpt nu al meer dan 10.000 kapsalons in de hele wereld groeien. Merlin X2 is krachtig, volledig en gebruiksvriendelijk en een betrouwbaar bedrijfshulpmiddel waarmee u een goed uitgewerkte, gepersonaliseerde beheersstrategie voor uw bedrijf kunt creëren. Door de flexibiliteit en het evolutionaire design van Merlin kunt u het aan de behoeften van uw salon, of het nu groot of klein is, aanpassen.

Ken uw klanten

Zorg ervoor dat er meer klanten terugkomen en trek meer klanten aan

Motiveer en betrek uw werknemers

Vereenvoudig uw personeelsadministratie

Krijg een echte greep op de prestaties van uw salon en grijp in waar nodig

Beheer uw financiën. Beoordeel, anticipeer, handel.

Waar u ook bent:

in het salon, op kantoor of onderweg.

volledige, op maat gemaakte klantenfiches Gedetailleerde klantenbestanden Uw klantenbestand is de hoeksteen van uw bedrijf, het up-to-date houden ervan is van het allergrootste belang. Met Merlin X2 kunt u verplichte gegevensvelden instellen (geldig adres, postcode, contactnummer enz.) en zorgt u voor een hoogkwalitatieve database.

Hoofdkenmerken • Basisinformatie naam, adres, telefoonnummer enz. • Commerciële en technische historiek voor elke klant

Volledige klantenhistoriek in één klik Wanneer de klanten arriveren, kunt u hun historiek direct nakijken en hen verwelkomen op de manier die ze verwachten op basis van hun historiek in het salon. De gewoonten van uw klanten kennen is de beste manier om aan hun behoeften te voldoen – dit is eenvoudig door de kwaliteit van de informatie die het klantenbestand van Merlin X2 u biedt (GSM-nummer, e-mailadres, historiek van aangekochte producten, gemiddeld uitgegeven bedrag, bezoekfrequentie, favoriete drank, technische faciliteiten, …). Voor uw gemoedsrust zijn de gegevens van de klanten zodanig gecodeerd dat gegevensdiefstal onmogelijk is, zelfs niet door personen die dezelfde software als u gebruiken.

• Gedetailleerde technische bestanden en schoonheidsbestanden • Kassahistoriek • Marketingcampagnes • Deel met een vriend • Adviesnota’s • Fotobeheer • Configureerbare waarschuwingsberichten • Wachttijdanalyse

volledige, op maat gemaakte klantenfiches

Het afsprakenboek Hoofdkenmerken • Afspraken maken • Het opdelen van afspraken tussen verschillende werknemers • Automatische herinneringen via SMS of e-mail. • Beheer van statistieken (niet nagekomen afspraken, annuleringen enz.).

• Een zeer overzichtelijk afsprakenboek • Geoptimaliseerde prestatie- en bezettingstijden Via de klantenontvangstmodule geeft Merlin X2 feedback over de gemiddelde wacht- en bezettingstijd van klanten voor elk tijdsinterval. In één oogwenk merkt u kalme momenten en piekuren op.

• Opzoeken van klanten per naam of telefoonnummer…

Als een werknemer op een zeker ogenblik bezet is zal Merlin automatisch het volgende beschikbare tijdsinterval voorstellen of de best beschikbare werknemer voor dit ogenblik. Het afsprakenboek kan worden gebruikt als het hoofdscherm van Merlin of als een directe link vanaf de hoofdpagina.

Merlin X2 versturen voor direct marketing Omvat een volledig klantengetrouwheidspakket dat u op maat van uw behoeften kunt afstellen: • Beheer van getrouwheidskaarten. • Bereik al uw klanten met enkele klikken • Gebruik filters met meerdere criteria gebaseerd op klantengegevens, dienstenhistoriek en aankooppatronen • Ingebouwde tekstverwerker met instelbaar afdrukken van etiketten

SMS-berichten

Ikosoft ontwikkelde een eenvoudig systeem voor het versturen van tekstberichten naar klanten van het salon. Het klantenbestand van Merlin X2 bevat een speciaal veld voor GSMnummers. U hebt alleen een internetverbinding nodig en een inschrijving op de SMS-service van Merlin om automatisch te beginnen met het bevestigen van afspraken, het versturen van herinneringen, het voeren van publiciteitcampagnes of het opstarten van nieuwe aanbiedingen.

Een objectief overzicht van de salonactiviteit

Snelle en grondige controle van de kassa Merlin X2 vereenvoudigt uw dagelijkse routine door het afdrukken van rapporten, cijfers voor elke categorie en werknemer inbegrepen: bespaar tijd op het einde van de dag en wees meer beschikbaar voor uw klanten.

Hoofdkenmerken • Consulteer een dag of een periode naar keuze • Grafisch overzicht van prestaties • Beheer cheques, contanten, kaarten, bankoverschrijvingen en nog veel meer • Maak rapporten • Uitgavebeheer • Samenvattingsscherm van de kassa • Vergrendeld door een wachtwoord

Optionele hardware: In de kassamodule kunt u ook het volgende consulteren: • rekeningen • prestatie per werknemer • omzet van diensten en productcategorie, getoond als tekst of in grafiek.

Kassalade, betalingsterminal, ontvangst/chequeprinter, chipkaartlezer, streepjescodelezer.

Een objectief overzicht van de salonactiviteit

Eenvoudig rekeningen opmaken Eenvoudig, snel en intuïtief: de afrekenfunctie verwerkt elk aspect van klant en het ticket.

Hoofdkenmerken • Rekeningen en afspraken in afwachting

De wachttijd van de klant wordt gemeten vanaf het ogenblik dat hij of zij in het kapsalon aankomt.

Op het rekeningscherm ziet u de klantensaldo’s, getrouwheidspunten, laatste productaankoop en kortingen.

• Gecombineerde rekeningen

Om het opmaken van de rekening te versnellen, kunnen verschillende tickets tegelijkertijd geopend worden en kunnen de werknemers de diensten toevoegen bij het verlenen ervan.

Het beheer van wisselgeld en fooien evenals gespreide betalingen staan borg voor een complete afrekenprocedure.

• Laatste productaankoop, bestellingen van klanten

• Directe toegang tot klanten en technische bestanden

• Vooraf vastgestelde speciale prijzen, kortingen • Diverse betalingen (vervallen cheques, kredieten, offertes, terugbetalingen).

Een objectief overzicht van de salonactiviteit

Diensten en prijzen op aanvraag • Beschrijvende dienstenbestanden • Onbeperkte dienstencategorieën • Diensten per categorie en subcategorie • Prestatie- en ontwikkelingstijd • Vooraf vastgestelde speciale prijzen • Pakketten • Gegroepeerde diensten • Cursusbeheer • Speciale prijzen, aanpasbaar per dag, tijdsinterval, klantenprofiel en werknemer • Prijsaanpassing met overzicht van de impact op de omzet Voor werknemers is Merlin X2 een vriendelijk, methodisch en leerzaam hulpmiddel waardoor ze zich beter op het gedrag van de klant en op goede verkoopspraktijken kunnen afstemmen.

Een objectief overzicht van de salonactiviteit

Eenvoudig, betrouwbaar stockbeheer Merlin X2 beheert uw stock zodat u nooit met tekorten te kampen hebt en u gemakkelijk uw stock-flow kunt volgen.

Bekijk de waarde van uw stock op een door u gekozen datum. • Productbestanden • Leveranciersbestanden • Margebeheer

Hoofdkenmerken • Inventaris (invoer, verschillen) • Bestellingen (automatisch of handmatig, leveringen, historiek) • Opvolging (stock in/uit, streepjescodes) • Prijswijzigingen • Afdrukken van labels

Optionele hardware: streepjescodelezer.

Betrek en motiveer uw werknemers

Werknemersbestanden Merlin X2 houdt gedetailleerde bestanden bij van elke werknemer: • Basisinformatie (naam, adres, telefoonnummer enz.). • Uurroosters • Gegevens over contract en diploma • Wachtwoorden

Uurroosters op maat • Prikklok • Afwezigheden, vakantiedagen • Overzichtelijke, aanpasbare uurroosters • Uurroosters kunnen aangepast worden aan de werktijden en beschikbaarheid

Naast de analyse van de klantenontvangst in het salon, geeft Merlin X2 ook dezelfde analyse per werknemer. Hierdoor beschikt u over alles wat u nodig hebt om de uurroosters van uw team te reorganiseren en te optimaliseren. Met Merlin X2 kunt u uw planning aanpassen aan de workflows van het salon, waardoor u kalme momenten en piekuren kunt incalculeren.

Betrek en motiveer uw werknemers

Beheer van salaris en commissie Hoofdkenmerken • Berekening van commissies • Variabelen en formules • Tabellen met doesltellingen • Automatische loon- en bonusberekening • Vooruitgang van de werknemer • Afdrukken

Doelgerichte objectieven Stel jaarlijkse doeleinden om uw team te motiveren. Creëer uitdagingen om de prestatie op een dag per dag-basis en per werknemer te stimuleren. Werknemers kunnen zien waar ze staan in vergelijking met hun collega’s, doelen en vorige jaren. Met gepersonaliseerde doelen wordt elke werknemer betrokken bij de groei van het salon. Bovendien berekent Merlin X2 automatisch bonussen, zodat u een motiverende salarisstructuur kunt opzetten waardoor persoonlijke verantwoordelijkheid wordt aangemoedigd.

Beheer door anticipatie Regelmatige bedrijfsupdates Merlin X2 bewaakt de belangrijkste indicatoren voor de prestaties van uw salon die als tellers worden getoond: vb. het aantal kleuren per dag per werknemer. Als een van de tellers buiten de “groene” zone komt, zal Merlin u van bij het opstarten waarschuwen zodat u onmiddellijk kunt reageren.

Financiële strategie en kapitaalplanning Met Financial Planning kunt u het kapitaal van uw salon beheren op basis van voorspelde uitgaven en gemaakte opbrengsten. Met deze module kunt u uitgaven en inkomsten zo budgetteren dat u kunt anticiperen op de belangrijkste kapitaalsschommelingen. Afgedrukte financiële strategie-overzichten kunnen u helpen bij het organiseren van het papierwerk dat nodig is voor het verkrijgen van een banklening. U kunt hypothetische budgetten creëren om de impact van uw investeringen op uw cashflow te voorzien. Als u bijvoorbeeld een nieuwe werknemer in dienst wilt nemen, kan Merlin X2 de kosten en de impact op de totale loonkost berekenen. Op zijn beurt kunt u hierdoor de impact berekenen die de potentiële indienstneming zal hebben op de vooruitgang van uw salon gedurende de komende 5 jaar.

Beheer door anticipatie

Analyse gebaseerd op rapporten Rapporten zijn beschikbaar in samengevat of gedetailleerd formaat en helpen u bij het nauwkeurig op punt stellen van uw beheersstrategie. Merlin X2 biedt u alle hulpmiddelen die nodig zijn voor het verkrijgen en analyseren van om het even welke informatie over uw bedrijfsstructuur. • Groei van de omzet en opvolging van de kassa • Overzicht van de klantenstroom (aantal bestanden, bezoekfrequentie, percentages, …) • Vooruitgang van de werknemer • Diensten, aankoop van producten Dankzij Merlin X2 kunt u de financiële gezondheid van uw salon snel evalueren en de impact zien van elke genomen actie, die het meest merkbaar is in het geval van nieuwe diensten.

Overzichtelijke hulpmiddelen om de activiteit van uw salon te meten Met Merlin X2 kunt u de cijfers van uw salon in grafische vorm bekijken. Groeicurven vergelijken prestaties binnen dezelfde periode van het voorbije jaar. Voor een nog meer nauwkeurige vergelijking kunnen de periodes worden aangepast zodat ze op dezelfde dag van de week beginnen en eindigen.

Waarom kiezen voor Merlin X2? Zeer eenvoudig te installeren en te gebruiken De intuïtieve interface van Merlin X2 is zo ontworpen dat al uw werknemers er snel mee weg zijn. Met de hulp van onze hotline en de geïntegreerde software wizard, werd de toch al zo bekende gebruiksvriendelijkheid van Merlin nog beter in versie X2. Merlin volgt altijd de laatste technologische vooruitgang en wordt regelmatig bijgewerkt om de allerbeste nieuwe hulpmiddelen te incorporeren. Merlin X2 vereist minimaal een Windows XP SP2, Vista of 7, 3 GHz processor, 1 GB RAM, een CD-ROM drive, een scherm dat minstens 1024x768 pixels kan weergeven.

Wachtwoorden en beveiliging Toegangsniveau en opvolging voor elke werknemer - authenticatiesysteem - kan op afstand worden vergrendeld – automatische vergrendeling indien niet in gebruik. Beveilging: uw klantenbestand kan niet gestolen of gehackt worden. Codesysteem voor toegang van salongegevens - antidiefstalcodering beveiligde verbindingen.

Blijf op de hoogte waar u ook bent Real time-overzicht van de activiteit van uw salon zonder het werk te verstoren, bediening op afstand en onmiddellijke toegang tot gegevens van overal ter wereld met behulp van een eenvoudige internetverbinding. SMS: installeer uw software waar u ook bent om de belangrijke gegevens van uw salon naar uw GSM te versturen (omzet, aantal bezoeken, …), waar u ook bent, wanneer u maar wilt.

Ikonet: word lid van de gemeenschap Ikonet is een gratis dienst die beschikbaar is voor alle gebruikers van Merlin met een lopend ondersteuningsplan. Dit anoniem vergelijkingssysteem geeft managers toegang tot de geconsolideerde cijfers van hun sector, waardoor ze hun eigen prestaties kunnen vergelijken met die van andere salons van hetzelfde type, gedurende een gekozen periode (verleden week, verleden kwartaal, …). Door deze vergelijking kunt u snel handelen en die zaken in uw bedrijf aanpakken die achterblijven op het nationale gemiddelde. Uw eigen cijfers worden onder geen beding aan iemand anders vrijgegeven, ook niet aan Ikosoft. Om Ikonet te activeren, moet u gewoon op het PANEL-symbool in uw kassa klikken.

Softwareprijzen Merlin X2 Pro ........................................................................................................................................................................................... €1372

Training en ondersteuning voor 3 maanden inbegrepen

Merlin X2 Classic.................................................................................................................................................................................. €640

Training en ondersteuning voor 3 maanden inbegrepen

Kosten voor training en ondersteuning Onze deskundigen werken exclusief met leden van de kappers- en schoonheidsgemeenschap en staan tot uw beschikking voor het beantwoorden van uw vragen, wanneer u ze maar nodig heeft. Ondersteuning met inbegrip van toegang tot onze deskundigen en lesgevers, software updates en per e-mail verspreide handboeken.

Merlin X2 Customer Care Plan .............................................. contacteer uw verdeler

Hardwareconfiguraties en prijzen Bij Ikosoft wordt onze hardware voortdurend bijgewerkt en geëvalueerd zodat onze klanten de allerbeste specificaties krijgen. Bel onze verkooplijn voor een offerte van:

Desktop PC-configuratie

Touchscreen PCconfiguratie

Laptop-configuratie

iMac-configuratie

Alle machines hebben een waarborg van 3 jaar ter plaatse.

Optionele hardware add-ons USB laser streepjescodescanner .................................................................................................................... €230 Thermische printer van ontvangstbewijzen ........................................................................... €390 Kassalade ........................................................................................................................................................................................................... €240 Alle prijzen in euro, excl. BTW en alle wijzigingen en beschikbaarheid voorbehouden.

Merlin X2 Light en Merlin X2 Pro Functies Hoofdscherm Afwezigheden Vroeg waarschuwingssysteem Afspraken Werknemersstatistieken

Merlin X2 Pro

Merlin X2 Light

Werknemersmodule

Afrekenen Rekeningscherm Betaling Fooien

Kassa Scherm van de kassa Ticketlijst Uitgaven Kapitaal Kassawaarschuwingen door SMS

Werknemersmodule

Klanten Marketingmodule Getrouwheidsmodule

Stock Productbestanden Leveranciers Wisselgeld van aankoop van producten Stockmodule bestellingen Inventaris Stockhistoriek stockbeweging

Stockmodule Stockmodule Stockmodule Stockmodule

Werknemers Bestanden Doelen Planning Inklokken Loonberekening

Werknemersmodule Werknemersmodule Werknemersmodule

Diensten Bestanden Pakketten Speciale tarieven Cursussen

Hulpmiddelen Toegangsrechten Back-ups Labels

Functies die niet aanwezig zijn in Merlin X2 Light kunnen met de volgende modules worden toegevoegd • Marketingmodule.........................................................................................................................................................................................€460 • Getrouwheidsmodule..................................................................................................................................................................................€160 • Stockmodule..................................................................................................................................................................................................€310 • Werknemersmodule.....................................................................................................................................................................................€260

© Foto’s : Ikosoft - www.istockphoto.com / LondonEye / TriggerPhoto / Georgethefourth / jakobjeske / Neustockimages / diego_cervo / flisk / kaczka.

Klantenbestanden Technische bestanden Marketing Getrouwheid

Vraag een demo-cd aan en kijk zelf hoe gebruiksvriendelijk Merlin X2 echt is Ikosoft, 90 rue Frédéric Joliot - BP 30334 - 13799 Aix-en-Provence Cedex 3 - FRANCE Tel. : 0800 99 072 - E-mail : [email protected]

www.ikosoft.com