Beheersoplossing voor fiduciaires
www.fid-manager.be
SAMENVATTING
HISTORIEK
SEPTEMBER 2010 | HET BEGIN Begin van de samenwerking tussen A++ Informatique en TFRS, een negenmansfiduciaire, om gezamenlijk een beheerstool uit te werken die specifiek is aangepast voor boekhoudkantoren.
Historiek3
JUNI 2012 | WETTELIJKE TERMIJNEN, TIMESHEET EN FACTURATIE
Vergelijking
4
Heel de opvolging van de wettelijke vervaltermijnen wordt beheerd door Fid-Manager, waarbij ook de tijdsinvoer en de facturatie worden geïntegreerd, wat het aantal vereiste softwareprogramma’s voor het beheer van de fiduciaire aanzienlijk verkleint.
De voordelen
5
OKTOBER 2013 | AUTOMATISCHE E-MAILS
6
Iedere maand en ieder kwartaal kruipt enorm veel tijd in de manuele verzending van e-mails. De verzending van de e-mails is verwerkt in Fid-Manager zodat de periodieke verzendingen automatisch worden verstuurd.
8
NOVEMBER 2014 | PERMANENT DOSSIER, ANTI-WITWASWETGEVING EN VERSLAGEN
Volledig beheer van de documenten voor de anti-witwaswet Een volledig permanent dossier Opvolging van de wettelijke vervaldagen
10
Tijdrooster
12
Facturatie
13
E-mails
14
Klantenportaal
16
Verslagen
17
FEBRUARI 2016 | ARCHIVERING VAN KLANTEN-E-MAILS
Testimonials
19
Dank zij de archivering van de e-mails van Fid-Manager worden voortaan alle belangrijke e-mails die horen bij de klantendossiers automatisch en slim opgeslagen.
Als specifiek voor fiduciaires ontworpen instrument diende Fid-Manager ook een oplossing te bieden om het boekhoudkantoor in staat te stellen optimaal aan de wettelijke anti-witwasvereisten te voldoen.
JANUARI 2015 | START VAN DE COMMERCIALISERING Na ruim vier jaar ontwikkeling en dagelijks gebruik is Fid-Manager uitgegroeid tot een volledig en betrouwbaar instrument. De commercialisering kan van start gaan.
JUNI 2015 | KLANTENPORTAAL De software is niet enkel een fantastische marketingtool, met het klantenportaal komt het nu ook tegemoet aan de vraag van de klanten van de fiduciaire om toegang te krijgen tot hun gegevens via hun smartphone, tablet, thuiscomputer enz.
MAART 2016 | MEER DAN 100 FIDUCIAIRES Meer dan 100 fiduciaires verspreid over heel België boeken dagelijks tijdwinst en vereenvoudigen hun administratie door gebruik te maken van Fid-Manager.
- Weldra Human Resources beheer, geavanceerd beheer van uitzonderlijke taken, en steeds meer links met de documenten van de administratie...
2
3
VERGELIJKING
Installatie
Updates
Beveiliging
Toegang
Gegevens delen met uw klanten
Toegang voor medewerkers
Platformen
DE VOORDELEN
Fid-Manager
Traditionele beheerssoftware
Web-oplossing
Lokale toepassing
Geen installatie vereist.
Vereist een lokale server met de juiste databankversies en doorgaans een on-site installatie door een specialist.
Automatisch en transparant. Een e-mail met de nieuwigheden wordt bij elke update meegestuurd.
Een update is een delicaat moment dat moet worden ingepland met de specialist, met de IT-verantwoordelijke en de personen met toegang tot de toepassing.
De toepassing wordt gehost op zwaar beveiligde servers. Alle bestanddelen (servers, connectie-netwerken, voeding...) zijn in tweevoud aanwezig om het systeem beschikbaar te houden in geval van panne. Alle gegevens worden aan een dagelijkse back-up onderworpen.
Hangt af van de beveiliging die wordt toegepast op de fysieke toegangen en de toegang op afstand tot de server, van de frequentie en de kwaliteit van de back-ups, van de verhelpingstijd bij rampen of diefstal …
Overal beschikbaar, een internetverbinding volstaat.
Doorgaans is een derde tool vereist zoals remote desktop, teamviewer, log me in, citrix… om van op een andere computer toegang te krijgen tot de eigen gegevens, met alle risico’s en problemen vandien.
Beheersoplossing voor Belgische fiduciaires Sinds 1986 is A++ Informatique actief als ontwikkelaar van beheerssoftware. Met zijn meer dan 25 jaar ervaring op het vlak van boekhoudprogramma’s heeft A++ Informatique zich nu toegelegd op de ontwikkeling van specifieke toepassingen voor fiduciaires. Fid-Manager is het resultaat van de samenwerking die wij in 2010 hebben opgestart met het boekhoudkantoor TFRS om samen de beheerstool te ontwikkelen waaraan zij behoefte hadden.
De voordelen ■
■
■
■
Een verhoogde veiligheid : Uw gegevens worden ondergebracht op ultra-hoge beschikbaarheidsservers en zijn enkel toegankelijk via een beveiligde gecodeerde SSL-verbinding.
Aangezien alles zich reeds op het internet bevindt, biedt klanten-toegang geen enkel probleem. Het boekhoudkantoor beslist welke gegevens het met zijn klanten wenst te delen.
Op de lokale server moet een toegang van buitenaf worden vrijgemaakt, de toegangen moeten vanop afstand worden geconfigureerd, de zichtbare en onzichtbare dossiers op de server gedefinieerd, de website aangepast...
■
Elke medewerker die in het systeem staat ingeschreven, heeft toegang vanop al zijn computers (op kantoor, thuis, op cliënteel...).
Licentie per medewerker met beperking van het aantal installaties van de software.
■
Windows, Mac, Android, Linux…, ongeacht het operating system, een internettoegang volstaat.
Omdat de software meestal is ontworpen voor één enkel operating system, is het moeilijk, vaak zelfs onmogelijk, om te werken met een andere computer-configuratie.
Beschermd tegen pannes, storingen en natuurrampen De Fid-Manager infrastructuur bestaat uit meerdere servers. Elke server kan los van de andere functioneren als zich een panne voordoet. Dank zij een netwerk van load balancers kan onmiddellijk van de ene naar de andere server worden overgeschakeld van zodra men een panne vaststelt. De gegevens van elke server worden dagelijks opgeslagen op back-up disks met een zeer hoog beschikbaarheidsniveau op meer dan 100 km afstand
Geen installatie en overal toegankelijk : Als webtoepassing vereist Fid-Manager geen installatie, via elke internetaansluiting krijgt u toegang tot Fid-Manager met een PC, mac, tablet, smartphone…
A utomatische maintenance : Wij nemen backups en updates volledig voor onze rekening, daar hoeft u zich niet om te bekommeren. SAAS software as a service / software als dienst : Volgens de SAAS-benadering is alles inbegrepen in de maandelijkse basisprijs, integratie, opleidingen, online ondersteuning, geen aankoopprijs of bijkomende kosten. E en gegevensbank specifiek voor de Fiduciaire : Alle gegevens van de fiduciaire worden samengebracht in een gestructureerde en unieke gegevensbank van de fiduciaire zodat het beeld binnen het boekhoudkantoor identiek is. E en maatgeknipte oplossing : Vertrekkend van een lege gegevensbank moet men gemiddeld uitgaan van 3 uur integratie per fiduciaire. Na die drie uur is uw eigen versie van Fid-Manager gebruiksklaar, met aangemaakte dossiers, geconfigureerde en geplande taken en een facturatie die klaar is om te starten.
Deze illustratie toont Fid-Manager met zijn verschillende beheersaspecten als samenhangend geheel van « modules ».
Lijst van « modules » Verslagen
DMS (documentmanagementsysteem)
Bescherming tegen hackers en gegevensdiefstal De datacentra waar onze servers zich bevinden, zijn zo ontworpen, gebouwd en uitgerust dat ze kunnen weerstaan aan elke vorm van binnendringing en onvoorziene omstandigheden. Ze beschikken over inbraak- en brandwerende deuren en staan onder permanent toezicht van videobewakingssystemen en bewegingsmelders. De perimeters zijn met omheiningen beveiligd. Bovendien zijn de klok rond veiligheidsagenten aanwezig zodat onmiddellijk kan worden ingegrepen als zich iets voordoet. Zij controleren systematisch de identiteit van elke werknemer aan de hand van diens elektronische badge en een biometrische controle vóór deze toegang krijgt tot de gebouwen. Al deze procedures waarborgen de onneembaarheid van de sites en daarmee de onmogelijkheid voor een derde om fysieke toegang te verwerven tot uw gegevens. De externe toegang tot de gegevens is beschermd door meerdere firewalls en een anti-DDOS risicobeperkingsnetwerk en de vertrouwelijkheid van de verbinding wordt gewaarborgd door continue encryptie in SSL/TLS. 4
Tijdrooster & Facturatie
PERMANENT DOSSIER
Beheer van de wettelijke vervaldatums
Anti-witwaswetten
Klantenportaal en Mails 5
VOLLEDIG BEHEER VAN DE DOCUMENTEN VOOR DE ANTI-WITWASWET
Aanmaak en automatische ordening van de AWW-documenten Fid-Manager maakt de volledige AWW-documenten aan op basis van de gegevens van het permanent dossier, wat een kleiner risico op fouten en enorme tijdwinst inhoudt voor het boekhoudkantoor. De documenten die zo worden aangemaakt, worden ook automatisch geklasseerd in het permanent dossier van zodra ze ondertekend zijn.
Waarschuwing voor ID-kaarten/paspoorten die weldra aflopen
Elke dossierbeheerder wordt op voorhand gewaarschuwd als een identiteitsdocument afloopt.
De controlelijst voor de AWW-documenten De controlelijst biedt een globaal overzicht met een rechtstreekse link naar de AWW-documenten zodat u in één oogopslag weet wie in orde is, welke documenten ontbreken en welke identiteitskaarten verlopen zijn, zeer praktisch bij controles.
Anti-witwaswetgeving controlelijst
6
Verlopen identiteitskaart
Automatische herkenning van elektronische identiteitskaarten en PDF’s De identiteitskaarten worden volledig herkend en geordend, zodat klanten aangemaakt kunnen worden en de verschillende AWW-documenten aangevuld.
Erkenning Eid
7
EEN VOLLEDIG PERMANENT DOSSIER
Automatische aanmaak op basis van
Bevat alle vereiste gegevens
de documenten van de fiduciaire
De klantenbeschrijvingen worden aangevuld op grond van de Intervat-bestanden, de NBB, Biztax, op enkele minuten tijd zijn alle klanten aangemaakt en geparametreerd zonder risico op fouten of dubbel gebruik.
Een volledig en aanpasbaar DMS
■
Volledige klantenbeschrijving
■
Lijst van de directeur(s)/aandeelhouders(s)
■
Te verrichten taken
■
■
Alle documenten in verband met de klant
■
Facturatiegeschiedenis
■
Mailgeschiedenis
B etrokken derden (Sociaal secretariaat, BTW-ontvangsten, …)
Documenten menu
Dank zij het elektronisch documentenbeheer van Fid-Manager beschikt de fiduciaire over een gestructureerd klassement van al haar documenten, en ook hier kan de fiduciaire de structuur van het klassement individualiseren.
Permanent dossier
Volledig beheer van de gebruikerstoegang Fid-Manager overzicht
Windows overzicht
8
Bepaal voor elke medewerker de toegangsrechten.
Beveiliging per gebruiker
9
OPVOLGING VAN DE WETTELIJKE VERVALDAGEN
Een globaal overzicht van de
Toewijzing van taken door de
dossiers per type vervaldag
medewerker
■
BTW
■
Jaarlijkse listing
Fid-Manager toont de taken per medewerker zodat iedereen precies weet wat hem nog te doen staat.
■
Ven.B.
■
PB
■
Voorheffing
■
Maandelijkse planning Filteren, rangschikken, analyseren, een opmerking toevoegen bij deze stap, u beschikt over alle flexibiliteit die u nodig hebt.
Medewerker Marc BTW taken
Automatische herkenning van de
Volledige geschiedenis van de wijzigingen
ontvangstbewijzen
Enkel het ontvangstbewijs waarborgt dat een taak voltooid is, en daarom worden ze door Fid-Manager herkend (BTW, Ven.B., NBB, PB, …), de aanwezigheid van het ontvangstbewijs bevestigt dat de taak is voltooid.
Wie heeft wat gedaan en wanneer, alles wordt opgeslagen in een volledige historiek. BTW augustus 2015
Wijzigingen overzicht
Ven. B. maart 2015
10
11
TIMESHEET
FACTURATIE
Snelle invoer door de medewerker
Getoond als kalender en invoer 100% via het toetsenbord.
Volledig facturatiebeheer De facturatie in Fid-Manager is specifiek ontworpen voor het boekhoudberoep en maakt het mogelijk :
■
Prestaties uit te stellen, te wijzigen of toe te voegen
■
De klantengeschiedenis in beeld te brengen
■
Forfait en regie te beheren
■
Het resultaat in Excel te analyseren
■
■
■
Alle facturen per mail te versturen met opvolging van de opening hiervan H et formaat van de factuur voor 100% zelf te bepalen
Timesheet
...
Herinnering van de taken om niets te vergeten Week van Toni
Elke verrichte taak kan een herinnering oproepen die zichtbaar wordt bij de tijdinvoer om niets te vergeten, geen puur verlies.
Beheer van de doos facturen
PDF van een factuur
Voorgestelde taken voor timesheet registratie
Prestaties kunnen voor 100% geconfigureerd worden door de fiduciaire Prijzen en prestaties volledig configureerbaar per klantenportefeuille en per medewerker. 12
Wijziging van de factuur
13
E-MAILING
Er worden automatisch type-mails voorgesteld Klanten verzoeken om de BTW-documenten1, BTW-brief2, Mail PB3,… hou de communicatie met uw klanten zo eenvoudig mogelijk en bewaar de geschiedenis van de mails in het permanent dossier.
Van uw e-mailprogramma naar Fid-Manager
BTW documenten aanvraag 1
Hevel al uw belangrijke e-mails over naar het permanent klantendossier. De e-mails worden automatisch gegroepeerd in gesprekkenreeksen en gerangschikt per klant.
BTW mail 2
Gesprek FID-Manager scherm
De volledige geschiedenis wordt opgeslagen in het permanent dossier PB mail 3
Van Fid-Manager naar uw e-mailprogramma Vanuit een lopend gesprek kunt u een nieuwe e-mail sturen naar alle betrokken personen.
Al de mails van de klant
14
Nieuwe mail aangemaakt vanuit Fid-Manager
15
KLANTENPORTAAL
VERSLAGEN
Globaal overzicht Publieke documenten
In het globaal overzicht wordt voor heel het kantoor duidelijk welke de dringendste vervaltermijnen zijn, ongeacht het soort taken.
toegankelijk maken voor de klanten van de fiduciaire
Maak een deel van het permanent dossier en de vordering van de taken zichtbaar voor uw klanten. Globaal overzicht van alle termijnen van het bureau
Overzicht per medewerker Dank zij het overzicht per medewerker kan elke medewerker zich op zijn eigen taken concentreren. In dit scherm kunnen ook vervaltermijnen verplaatst worden van de ene medewerker naar de andere indien nodig.
Overzicht per medewerker
Waarschuwingen specifiek voor een taak De waarschuwingen voor specifieke taken in een welbepaalde periode staan ook vermeld in de takenopvolging.
Specifieke presentatie voor de fiduciaire Via het geïndividualiseerd portaal in de kleuren van de fiduciaire en met haar logo weten uw klanten dat ze zich wel degelijk op uw portaalpagina bevinden, een mooie marketingtool.
Verslagen per taak
16
17
VERSLAGEN
TESTIMONIALS
Facturatie Rendabiliteit per klant, per medewerker
« Bij deze weg wil ik U bedanken. Na een héél lange zoektocht naar een passende tool voor klantenbeheer, deadline opvolging en timesheet beheer heb ik eindelijk Fid-manager gevonden. Het is moeilijk te geloven welke mogelijkheden je hebt in Fid-manager. Het is de gebruiksvriendelijkste tool die ik ooit gebruikt heb! Iedereen kan het gebruiken, zelfs zonder enige instructies. Ik ben 100% zeker dat het een tool is die binnen elke boekhoudkantoor past. Met Fid-manager kan ik tijd en geld besparen. Dank u wel! » Junaid BASIT Erkend Boekhouder - Fiscalist B.I.B.F.
klanten facturatie rapport per medewerker
« Na de implementatie van Fid-manager, nu reeds vijf jaren geleden, stel ik mijzelf de vraag hoe we het vroeger deden. Zowel de accountants als onze medewerkers binnen ons kantoor moeten op elk moment een duidelijk en correct overzicht hebben van deze diverse jobs en planning. Derhalve hebben wij gekozen voor de FID-manager software. De implementatie van deze software betekent voor ons kantoor een ENORME tijdswinst op niveau van planning en organisatie. De integratie van FID-manager gaat nog verder met het volledig beheer, overzicht, statistieken van de geleverde prestaties. Om het kort samen te vatten, wij zouden niet meer zonder kunnen, een echte aanrader voor elke fiduciaire! » Alex Fagard Accountant
Volledig exporteerbaar in Excel Alle cijfers zijn beschikbaar in Excel .
Analyse van de mate waarin forfaits worden benut
U weet precies en op elk ogenblik of uw forfait beantwoordt aan het werk dat wordt verricht. 18
Gedaan met het opmaken van eindeloze excel lijstjes om alle taken van ons kantoor op te volgen. Door de aanschaf van Fid Manager en een vlotte integratie in ons systeem kunnen we à la minute de voortgang volgen van de reeds ingediende BTW aangiftes, listings, aangiftes personen- en vennootschapsbelasting. Ook de documenten voor de antiwitwas-wetgeving en de opdrachtbrieven kunnen na de creatie van de klant heel snel uit het programma gegenereerd worden. Kortom een heel handige tool voor onze steeds veeleisender wordende job. Bart Pauwels Zaakvoerder FH & Partners bvbvba Vennoot Finfacts bvbvba
19
000
555
200
Bank
150
50
Made in www.empreintegraphique.be
100
www.fid-manager.be
[email protected]
