Balans Fotografica per 31 december 2014 ACTIVA Bankrekeningen Spaarrekeningen Kasgeld
11.652 85.564 0
Totaal liquiditeiten Debiteuren Te ontvangen bedragen waarborgsom Post NL Vooruitbetaalde kosten
97.217 2.637 0 314 994
Totaal vorderingen
3.945
Totaal Activa
101.162
PASSIVA Eigen vermogen begin 2014 Resultaat 2014
81.875 3.105
Totaal eigen vermogen
84.980
Voorziening jubileum Crediteuren Vooruitontvangen bedragen Overige te betalen kosten Totaal schulden op korte termijn Totaal Passiva
4.000
11.109 1.073 12.182 101.162
Inkomsten en uitgaven Fotografica 2014 2014 Totaal jaar
Totaal jaar
Inkomsten Uitgaven Resultaat Begroting Contributie binnenland leden Contributie buitenland leden Contributie jeugd Contributiekorting half jaar Betalingsverschillen Totaal contributies
+/-
2013
27.169 3.808 40 -341 36 30.712
30.712
30.000
712
Diversen Verkoop artikelen Rente Totaal overige inkomsten
48 363 1.066 1.476
48 363 1.066 1.476
0 200 1.800 2.000
48 163 -734 -524
Kaartverkoop Tafelhuur Publiciteitskosten Locatie kosten Overige kosten Totaal voorjaarsbeurs
2.903 9.204 887 7.604 1.017 9.508
2.903 9.204 -887 -7.604 -1.017 2.598
1.146 9.243 1.476 11.864
3.495 8.880 -1.146 -9.243 -1.476 511
Kaartverkoop Tafelhuur Publiciteitskosten Locatie kosten Overige kosten Totaal najaarsbeurs
12.106 3.495 8.880
12.375
28 386 1.066 1.480
0 200 1.200 1.400
3.600 -698 9.500 -297 -2.200 1.313 -9.000 1.396 -1.400 383 500 2.098
3.413 2.903 8.715 9.204 -986 -887 -8.901 -7.544 -1.443 -1.017 798 2.658
3.600 9.300 -1.500 -9.000 -1.300 1.100
3.600 -105 9.500 -620 -2.200 1.054 -9.000 -243 -1.400 -76 500 11
3.357 3.495 9.510 8.880 -887 -976 -9.879 -9.243 -721 -1.476 1.380 680
3.600 9.300 -1.500 -9.000 -1.300 1.100
19.358 21.746 -3.927 -3.756 1.300 1.400 21.985 24.102
25.396
-23.996
-19.400 2.239 -4.200 444 1.400 0 -22.200 1.796
3.001 688 50 471 1.271 203 203 311
-3.001 -688 -50 -471 -1.271 -203 -203 -311
-2.500 -501 -500 -188 -600 550 -500 29 -800 -471 -300 97 -116 -87 -1.684 1.373
-3.392 -3.144 -60 -688 -986 -50 -406 -471 -618 -1.271 -1.009 -203 -127 -203 -540 -312
-3.100 -500 -600 -500 -800 -300 -116 -1.684
6.197
-6.197
-7.000
803
-7.138 -6.340
-7.600
2.000
-2.000
-2.000
-2.000 -2.000
-2.000
3.105
-3.105
-5.286 -3.088
-1.800
0
5.105
-5.105
0 -1.800 1.305 -3.800 1.305
-7.286 -5.088
-3.800
58.069
58.069
0
Totaal publicaties
1.400
0
Reservering jubileum Resultaat (van/naar Algemene Reserve)
Totaal
65 548 2.140 2.753
30.000
-21.639 -3.756 1.400
1.400
Reserveringen
31.478 30.712
Begr 2015
21.639 3.756
PHT Porto & handling Advertentie inkomsten
Bestuurskosten Regionale bijeenkomsten Publiciteit algemeen Drukwerk algemeen Betalingsverkeer/contr. inning Administratiekosten Verzekeringspremies Overige kosten Totaal bestuurs- en beheerskosten
2014
0
0
0
0
-19.400 -4.200 1.400 -22.200
0
Toelichting op resultaten en balans Fotografica 2014 Contributies De contributie inkomsten zijn dit jaar opnieuw vrijwel gelijk aan wat we hebben begroot. Ten opzichte van 2013 is het ledenaantal met 57 gedaald. In 2014 konden we 60 nieuwe leden verwelkomen, maar er zegden er 117 op, daarvan zijn 18 leden zijn overleden en zijn 52 leden uitgeschreven die ondanks een aanmaning hun contributie niet hebben betaald. Het totaal aantal betalende leden in 2014 is 962. Overige inkomsten De rente inkomsten zijn lager dan begroot. De rente op direct opvraagbare spaarrekeningen is in 2014 onveranderd laag. Exploitatie beurs Voorjaar De voorjaarsbeurs is de vijfde die bij Home Boxx Nieuwegein wordt gehouden. De locatiekosten zijn iets hoger dan begroot. De kaartverkoop is opnieuw minder tijdens deze beurs dan in voorgaande jaren; in totaal 935 betalende bezoekers, waarvan 600 niet-leden. Het aantal betaalde tafels ligt iets hoger dan het voorjaar 2013 : 253 betaalde tafels, terwijl in de begroting is uitgegaan van 270 tafels. De publiciteitskosten bestaan slechts uit een advertentie in het blad Verzamelen en de kosten van het drukken van flyers en affiches. Daarnaast wordt op de web site en via de elektronische Nieuwsbrief reclame gemaakt voor de beurs. Door de lagere kosten is het resultaat van deze beurs financieel gezien positief (€ 2.598). Frits de Graaf is na de voorjaarsbeurs afgetreden als beurs coördinator. Najaar Na de voorjaarsbeurs heeft het bestuur offertes aangevraagd bij de Evenementenhal Gorinchem, Expo Houten en CBRE, de eigenaar van Home Boxx. Hoewel CBRE niet de goedkoopste offerte heeft uitgebracht heeft het bestuur uit kwaliteitsoverwegingen voor die partij gekozen. In het nieuwe contract met CBRE is meer dienstverlening ingekocht, waardoor het bestuur minder werk had. Nadat het contract is ondertekend heeft CBRE de exploitatie van Home Boxx ondergebracht bij Beursfabriek. De toegangsprijzen zijn voor de niet-leden verhoogd van € 4 naar € 5, de kaartjes voor de introducees zijn verhoogd van € 1,75 naar € 2, terwijl leden gratis toegang hebben. De kaartverkoop was lager aan die van de voorjaarsbeurs: in totaal hebben 780 bezoekers de najaarsbeurs bezocht, waarvan 645 niet leden. Het aantal betaalde tafels is met 246 stuks op het gebruikelijke niveau. Na de financieel voordelige voorjaarsbeurs laat de najaarsbeurs een licht positief resultaat van € 511 zien. Onmiddellijk na de najaarsbeurs heeft de nieuwe exploitant (Beursfabriek) gemeend om het door Fotografica met CBRE afgesloten contract op te zeggen. Daarbij zijn 7 varianten voor een nieuw contract voorgesteld die of tot hogere kosten of tot meer ongemak voor de beursgangers zouden leiden. Het bestuur heeft zich op het standpunt gesteld dat het met CBRE overeengekomen contract moet worden nagekomen en alle voorstellen afgewezen. Kosten Publicaties De kosten van het drukwerk van de PHT’s zijn hoger dan begroot. Dat is een gevolg van het in eerdere jaren genomen besluit om 4 extra pagina’s aan het blad toe te voegen. De kosten van porto en handling waren iets lager dan begroot. Bestuurs- en beheerskosten De bestuurskosten betreffen vooral de kosten van km-vergoedingen (€ 1.927) en kosten afscheid bestuurslid (€ 406). Naar aanleiding van een suggestie in de ALV van 2013 heeft het bestuur de mogelijkheid onderzocht om de ANBI-status aan te vragen (kosten € 235). Daarnaast is het merk Fotografica geregistreerd (kosten € 260). De stijging van de kosten van km vergoedingen is vooral veroorzaakt door het overleg van nieuwe beurslocaties, maar ook door extra overleg inzake de locatie van de beurs. Door gebruik te maken van verzending van correspondentie via e-mail en het bedrukken van standaard-enveloppen met een printer is op dat drukwerk bespaard. De overschrijding van de bestuurskosten is veroorzaakt door de hogere kosten van het afscheid van de penningmeester en de hotelhuur van de ALV. De kosten van regionale bijeenkomsten betreffen de kosten van de Algemene Ledenvergadering, die is gecombineerd met een bijeenkomst van regio Noord. De kosten van Publiciteit algemeen hebben betrekking op kraamhuur bij de Fotograficamarkt te Zoetermeer.
De kosten van drukwerk algemeen betreffen het drukken van aanmeldingskaarten voor Fotografica, visitekaartjes bestuursleden en waardecoupons voor medewerkers publiciteit. De kosten van betalingsverkeer en contributie inning bedroegen in totaal € 1.271. Dit bedrag bestaat uit de kosten van het vervaardigen van aanmaningen en formulieren automatische incasso (€ 464) en de bijbehorende portokosten ( € 443). De bankkosten bedroegen in totaal € 363. Bij het opmaken van de jaarrekening bleek dat ca. 200 van de ruim 900 leden hun contributie over 2014 niet hebben voldaan. Slechts 38 leden hebben een machtiging voor automatische incasso afgegeven. Het bedrag aan administratiekosten van € 203 betreft volledig het onderhoud van het gebruikte boekhoudpakket van Davilex. Per saldo zijn de bestuurs- en beheerskosten in totaal € 803 lager uitgekomen dan begroot. Jubileumreserve Voor het 40-jarig jubileum in 2017 is in het voorgaande boekjaar (2012) een bedrag van € 2.000 gereserveerd. Over 2013 is opnieuw een bedrag van € 2.000 aan de jubileumreserve toegevoegd. Resultaat Het jaar 2013 wordt afgesloten met een positief resultaat van € 3.105. Daarmee is het eigen vermogen gestegen tot bijna € 85.000. Desondanks stelt het bestuur voor om de contributie te verhogen van € 31,50 naar € 35,--. Het bestuur heeft verder besloten om het onderscheid tussen binnen- en buitenlandse leden te laten vervallen; wel zal aan de buitenlandse leden een kostendekkende bijdrage voor de extra verzendkosten vragen. Wat zorgen blijft baren is de trend van de terugloop van het aantal leden. Hetzelfde geldt voor de dalende trend van het beursbezoek en de tafelverhuur. Wanneer de trend niet wordt omgebogen zal een contributieverhoging in de toekomst onvermijdelijk zijn Balans De post spaarrekeningen betreft de direct opvraagbare tegoeden bij: Moneyou € 36.872 Leaseplan Bank € 41.486 ING € 7.206 ----------Totaal € 85.564 De vooruitbetaalde kosten (€ 994) bestaan uit vooruitbetaald drukwerk van flyers en posters voor de voorjaarsbeurs 2015 (€ 397) en vooruitbetalingen betreffen de auteurskosten voor PHT 2015-1 (€ 597). De vooruitontvangen bedragen betreffen de reeds binnengekomen contributie voor 2015 (€ 10.694) en vooruitbetaalde tafelhuur (€ 415). De overige te betalen kosten van € 1.073 bestaan uit de nog te vergoeden schrijverskosten (€ 332) , declaraties bestuursleden (€ 281), kosten onderhoud Davilex (€ 203), kosten vergunning Gemeente Nieuwegein (€ 176) en kosten betalingsverkeer (€ 80).
Toelichting op de begroting 2015 De contributie inkomsten in 2015 zijn gelijk gehouden aan die van 2014. Eind 2014 heeft in vergelijking met voorgaande jaren een relatief groot aantal leden opgezegd. Dat past in een dalende tendens en het is de vraag in hoeverre dit door ledenwerfacties worden omgebogen. Het bestuur stelt voor om de contributie voor 2016 voor het eerst sinds jaren te verhogen van € 31,50 voor binnenlandse leden naar € 35. De motivatie daarvoor is dat verdere kostenbesparingen niet mogelijk zijn zonder verlies aan kwaliteit van het functioneren van de vereniging. Administratie en correspondentie vindt al plaats door middel van eigen apparatuur van bestuursleden. Daarnaast stelt het bestuur voor om geen onderscheid te maken tussen binnen- en buitenlandse leden, maar om aan de buitenlandse leden een extra vergoeding te vragen voor de extra verzendkosten. Het verschil tussen contributie van binnen- en buitenlandse leden bedraagt nu € 7,--, de extra verzendkosten naar het buitenland voor het Photohistorisch Tijdschrift bedragen ca € 12,--. Om kosten te besparen zijn in 2015 de contributienota’s door middel van email aan de leden verzonden. Helaas is van een groot aantal leden het mailadres onbekend, wat leidt tot extra handelingen voor de ledenadministrateur en penningmeester. Ook leidt dit tot extra kosten van drukwerk en porti. Doordat 200 van de 900 leden in 2014 verzuimd hebben hun contributie tijdig te voldoen leidde dat zelfs tot extra kosten van drukwerk en porti. Daarom is eind 2014 aan de leden verzocht om voor de betaling van de contributie 2015 een automatische incasso te gebruiken (SEPAmachtiging). Helaas hebben slechts 81 leden een machtiging verstrekt. Voor 2016 wordt voorgesteld om de contributie voor leden die geen gebruik willen maken van automatische incasso met € 5,-- extra te verhogen. Het bestuur wil daarmee bereiken dat de werkzaamheden voor de penningmeester worden beperkt en dat de kosten van de extra aanmaningen worden voorkomen. De rente inkomsten zijn in 2015 lager begroot dan in het voorgaande jaar. De rentevergoeding blijft onveranderd laag. De inkomsten van de voor en najaarsbeurs zijn als gelijk verondersteld. In de afgelopen jaren is het aantal tafelhouders en het aantal bezoekers jaarlijks gedaald. Verwonderlijk is dat niet omdat ook het aantal leden van Fotografica is gedaald. De geraamde inkomsten zijn wellicht aan de optimistische kant. Het bestuur stelt voor om de maatregel te handhaven dat tafelhouders die pas inschrijven (en betalen) na de uiterste sluitingsdatum een hoger tarief moeten betalen. De latere inschrijvingen zorgen voor veel extra werk bij de opening van de beurs. Bovendien is het moeilijk om goed toezicht te houden op tafelhouders die er een sport van maken om onbetaald op de beurs te gaan staan. Het bestuur handhaaft de gratis toegang voor de leden, de contributie voor de niet-leden en de introducés wordt iets verhoogd. De locatiekosten zijn nog gebaseerd op het contract dat met CBRE voor Home Boxx is afgesloten, waarbij kosten als (eind)schoonmaak, tafelhuur en opstellen van tafels in de vaste huurprijs zijn verwerkt. Overigens kan door de daling van het aantal tafelhouders en bezoekers in 2016 mogelijk gebruik worden gemaakt van een beurslocatie die een lager kostenniveau heeft. Het kosten van PHT zijn gebaseerd op 4 bladen met 36 pagina’s incl. omslag). Ook de portokosten nemen toe wegens tariefverhogingen bij Post NL met name voor buitenlandse zendingen. Er zijn 4 advertenties begroot, mogelijk kunnen meer advertenties worden geplaatst. De raming van de bestuurs- en beheerskosten is iets verhoogd. Het bestuur heeft ledenpassen verstrekt, waarmee leden gratis toegang kunnen krijgen voor de eigen beurzen (en mogelijk buitenlandse beurzen). In 2013 is gestart met het reserveren van € 2.000 per jaar voor het 40-jarig jubileum in 2017. Op deze wijze zullen we dan € 10.000 beschikbaar hebben voor de viering daarvan. Ook voor 2015 wordt een in totaal een licht positief resultaat begroot. Sjaak Boone, 25 april 2015
