Bagian 3 PERUMUSAN TEMUAN
1
Temuan audit sistem penjaminan mutu harusnya dirumuskan dalam bentuk pelanggaran sistem dengan dilengkapi bukti-bukti yang cukup dan relevan 2
BUKTI AUDIT Segala sesuatu yang ditemukan selama pelaksanaan audit , baik bersifat positif maupun negatif. Dapat berupa pernyataan orang yang kompeten. Dapat berupa dokumen yang relevan. Dapat berupa rekaman yang relevan. Dapat berupa kondisi tempat kerja, dll.
3
Temuan audit atau disebut juga temuan ketidaksesuaian adalah setiap pelanggaran bukti-bukti terhadap kriteria/persyaratan yang ditetapkan.
4
Dokumen tidak sesuai,contoh :
Ditemukan pedoman akademik tahun 2013/2014 masih digunakan oleh beberapa dosen (Bp. X , Y Z) dalam pedoman penetapan nilai akhir mahasiswa, meskipun dokumen telah dilakukan revisi.
Prosedur pelaksanaan yudisium no PM....belum divalidasi oleh Dekan telah dilaksanakan.
Kriteria kelulusan tidak memiliki nomor dokumen, status revisi , tanggal berlaku dan belum divalidasi Dekan. 5
Rekaman yang tidak sesuai :
Rekaman yang tidak lengkap isinya. Rekaman yang tidak akurat isinya. Rekaman yang tidak divalidasi. Rekaman yang tidak memiliki batas retensi. Rekaman yang tidak diberi identifikasi. Rekaman yang tidak mudah ditemukan. Rekaman yang tidak mudah dibaca lagi. 6
Abstrak : Sebagai auditor, anda dan tim telah melaksanakan audit pada Fak. Teknik Jurusan Y dengan auditee Kaprodi, dengan bukti-bukti berikut :
Belum seluruh dosen ( Bp X , Y, Z) memiliki dokumen RPKPS sebagaimana yang dipersyaratkan dalam sistem penjaminan mutu.
Jadwal pelaksanaan ujian tengah semester belum ditegaskan diawal perkuliahan. Pelaksanaan ujian tengah semester diserahkan kepada Dosen pengampu mata kuliah masing-masing.
Perkuliahan sering berubah jadwal disesuaikan kondisi waktu yang dimiliki oleh Dosen. (Contoh : makul X , makul Y, makul X)
Tugas : Rumuskan bukti-bukti tersebut menjadi temuan ketidaksesuaian
7
Rumusan temuan ketidaksesuaian : Perencanaan layanan akademik belum memenuhi persyaratan sistem penjaminan mutu , prosedur pelaksanaan layanan akademik PM 7.5.1 butir 4.2.3. Bukti : ? 8
TEMUAN KETIDAKSESUAIAN (FINDINGS) •
Segala sesuatu yang menyimpang terhadap kriteria/standar/persyaratan
•
Segala sesuatu yang potensial untuk menyimpang terhadap kriteria/standar
•
Segala sesuatu yang potensial untuk dapat mempengaruhi mutu layanan akademik.
•
Segala sesuatu yang potensial menyimpang terhadap persyaratan sistem penjaminan mutu. 9
KLASIFIKASI TEMUAN MINOR Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas/terisolasi terhadap produk , jasa , sistem dalam layanan akademik. Contoh: Ketidaksempurnaan Ketidakkonsistenan 10
KLASIFIKASI TEMUAN MAJOR Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas
terhadap produk , jasa dan sistem dalam layanan akademik Contoh: Pelanggaran total terhadap sistem penjaminan mutu Tidak dipenuhinya persyaratan 11
KLASIFIKASI TEMUAN OBSERVASI/REKOMENDASI •
Temuan bukan ketidaksesuaian yang dimaksudkan untuk saran perbaikan
•
Dapat bersifat mengarah kepada ketidaksesuaian
•
Tidak cukup bukti untuk dinyatakan sebagai temuan ketidaksesuaian 12
Temuan audit sebaiknya diarahkan pada sistemnya dilengkapi dengan bukti-bukti yang cukup dan relevan.
13
Penulisan temuan audit
Gunakan awalan “ tidak ditemukan bukti.......... “ , jika auditor tidak menemukan satupun bukti yang dijadikan obyek audit , yang sesuai dengan kriteria/persyaratan.
Gunakan awalan “ meskipun telah dilaksanakan “............., jika auditor menemukan sebagian bukti yang dijadikan obyek audit , telah sesuai kriteria/persyaratan 14
Temuan audit sebaiknya dirumuskan dengan 2 pokok kalimat : “ Apa yang ditemukan dan mengapa dikatakan tidak sesuai “
15
Meskipun telah dilaksanakan , sistem pengendalian dokumen tidak memastikan seluruh dokumen mutu divalidasi oleh pihak yang berwenang , sebelum digunakan.
Ditemukan RPKPS untuk mata kuliah ....di prodi semester....2012, belum divalidasi oleh.....sudah digunakan.
X
Prosedur internal audit revisi 1 tertanggal 30 Januari 2013 belum divalidasi oleh..... telah didistribusikan kepada pihak terkait.
Kaidah penyusunan soal ujian akhir semester belum divalidasi oleh .......telah didistribusikan kepada seluruh Kaprodi dan Kajur. 16
Sistem penetapan nilai akhir semester belum sesuai ketentuan sebagaimana diatur dalam panduan akademik yang ditetapkan Fakultas.
Ditemukan kesalahan penetapan nilai akhir untuk mata kuliah.... atas nama mhs. Anton Sucipto no. Mhs...untuk mata kuliah....semester...2012, harusnya B , diberi nilai C oleh dosen pengampunya.
Penetapan nilai akhir semester untuk mata kuliah.... atas nama mhs. Gunawan no. Mhs...semester....2012, hanya menggunakan 3 komponen nilai , yang seharusnya ditetapkan berdasarkan 4 komponen nilai.
Beberapa dosen masih menggunakan nilai A- ,B+ , dll, meskipun oleh Fakultas ketentuan lama tersebut sudah dinyatakan tidak diberlakukan 17 lagi.
LATIHAN PENULISAN TEMUAN AUDIT
18
Rumusan temuan : ?
Hanya sekitar 30 % dari jumlah mahasiswa memanfaatkan kegiatan-kegiatan dalam program ketrampilan mahasiswa. Program ketrampilan mahasiswa yang disusun oleh Pembantu Dekan III belum mencakup seluruh kebutuhan pengembangan soft skill mahasiswa dan lulusan. Ditemukan 30% dari mahasiswa yang aktif berpotensi waktu studinya lewat dari batas normal 8 (delapan) semester. 19
Rumusan Temuan : ?
Perkuliahan yang dilakukan oleh seluruh dosen rata-rata 89% dari target 95% tatap muka yang ditetapkan. Ditemukan 10 dosen dari seluruh dosen sering melakukan perubahan jadwal perkuliahan. Meskipun telah disepakati oleh seluruh dosen untuk menggunakan metode perkuliahan SCL, namun hanya 10% dari seluruh dosen yang menjalankan ketentuan tersebut. 20
Rumusan Temuan : ?
Program monitoring dan evaluasi telah ditetapkan namun pelaksanaannya tidak mencakup seluruh area , proses dan hasil layanan akademik. Dalam dokumen laporan pelaksanaan program monitoring dan evaluasi tidak tercantum kesimpulan dan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh program studi yang bersangkutan. Beberapa masalah layanan akademik terulang kembali meskipun hal tersebut telah menjadi temuan dalam program monitoring dan evaluasi sebelumnya. 21
Rumusan Temuan : ?
Ketentuan jumlah maksimum bimbingan tugas akhir telah ditetapkan namun masih terjadi beberapa dosen mengampu bimbingan tugas akhir lebih dari ketentuan. Rata-rata waktu penyelesaian bimbingan tugas akhir mahasiswa 7-8 bulan. Data penelitian (secara kuantitatif) yang digunakan mahasiswa untuk menyelesaikan tugas akhir umumnya masih kurang. 22
Rumusan Temuan : ?
Ditemukan beberapa dosen melakukan penelitian berdasarkan dana yang dicari sendiri melalui kerjasama dengan pihak swasta. Jumlah penelitian pada tahun berjalan yang dilaporkan pada prodi hanya 10 penelitian dari 40 dosen yang ada. Tema-tema penelitian yang dilaksanakan oleh dosen sebagian besar kurang relevan dengan program prioritas penelitian yang ditetapkan oleh program studi. 23
SEKIAN , terima kasih.
24
