BAB IV PEMBAHASAN IV.1.
Evaluasi Perusahaan Sekuritas PT. IICCBB Pada tahapan ini, mengevaluasi keseluruhan informasi yang telah didapatkan dalam tahapan-tahapan sebelumnya dan membuat ikhtisar temuan penting atas kegiatan pengeluaran kas.
IV.1.1
Pengamatan secara langsung (Observation) Pengamatan secara langsung dengan jangka waktu yang memadai dan memiliki tujuan untuk meninjau seluruh aktivitas kegiatan pengeluaran untuk mendapatkan gambaran nyata (real) mengenai kegiatan perusahaan khususnya aktivitas pengeluaran kas sehingga dapat memperoleh kemungkinan munculnya penyimpangan prosedur operasi baku dan menemukan hal-hal terkait yang memerlukan perhatian lebih lanjut. Pengamatan secara langsung dilakukan untuk mengetahui bagaimana proses terjadinya transaksi pengeluaran kas perusahaan. Beberapa diantaranya: proses permintaan dana, penomoran voucher, pencatatan kas/cek, pembukuan atas pengeluaran kas, serta pembayaran Mengamati perusahaan dengan meninjau setiap departemen dilingkungan perusahaan secara fisik serta mengamati bagian yang diobservasi, yaitu antara lain bagian Accounting (pembukuan), bagian keuangan (cashier), serta Divisi Operasional (Operation Support Division).
71
IV.1.2
Menelusuri Data Pendukung Tujuan menelusuri data pendukung adalah untuk mendapatkan data tertulis, informasi mengenai apakah perusahaan telah menerapkan praktik manajemen yang baik (ideal) sesuai prosedur operasi baku yang berlaku sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dan mendapatkan data tertulis yang berkaitan dengan kegiatan pengeluaran kas, berupa dokumen-dokumen untuk dijadikan bahan Analisis dengan mengamati langsung setiap transaksi pengeluaran kas Analisis atas data tertulis yang digunakan sebagai pendukung adalah, sebagai berikut: 1) Journal transaction; Detail transaksi (Transactions Detail), dan wire transfer creation. 2) Dokumen–dokumen yang digunakan dalam aktivitas pengeluaran kas perusahaan, vocer umum (general voucher); formulirulir permohonan pembayaran. 3) General Ledger
IV.1.3
Wawancara dengan Manajemen Melakukan wawancara dengan manajemen, manajemen menengah (middle management) perusahaan yaitu bagian keuangan (Cashier), bagian accounting (pembukuan), serta divisi operasional (Operation Support Division) untuk mendapatkan pemahaman prosedur serta kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan dan memperoleh informasi mengenai pelaksanaan kegiatan. Dengan adanya wawancara dengan manajemen, maka memiliki cukup pengetahuan untuk 72
mengidentifikasi, mengAnalisis, bagian terkait serta peristiwa yang dianggap penting, dan juga untuk menentukan identifikasi kemungkinan munculnya gejala penyimpangan atas prosedur operasi baku (red flag) perusahaan. Dalam teknik wawancara, menggunakan metode corong penyaring (filterfunnel), dengan memberikan tiga jenis pertanyaan: a) Pertanyaan pembuka: menggunakan 5 W (what, when, where, who, why) serta 1 H (how) memberikan peluang pada perusahaan untuk memberikan uraian narasi, tanpa ada yang disembunyikan atau di tutup-tutupi. b) Pertanyaan menyelidik, pertanyaan yang membutuhkan informasi tepat, akurat, serta menghendaki jawban lebih terperinci, terukur serta fokus. c) Pertanyaan penutup: memerlukan jawaban (statement) singkat berupa “ya” atau “tidak”. Memaparkan hasil wawancara yang telah dilakukan pada manajemen PT. IICCBB, adapun hasil wawancaranya sebagai berikut: 1.
Dimana letak daya tarik perusahaan sekuritas? Untuk mendapatkan keuntungan yang demikian besar, berlipat-lipat dengan mempertimbangkan aspek resiko (High risk but high gaint possibility).
2.
Mengapa anda memilih lokasi di Jl Jendral Sudirman? Karena di Jl Jendral sudirman tertanam serat fiber optik sehingga memudahkan untuk remoted trading, kelancaran akses dekat dengan gedung Bursa Efek Indonesia (BEI) yang merupakan lantai bursa (Floor Trades),
73
dekat juga dengan otoritas bursa lainnya seperti Bapepam, Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI), Kliring Penjaminan Efek Indonesia (KPEI). 3.
Siapa nasabah yang anda pilih (utama) dalam perusahaan (PT. IICCBB Indonesia)? Perusahaan memprioritaskan transaksi perusahaan induk yang bergerak di asuransi, sehingga dapat mengembangkan dana polis asuransi dari nasabah, dengan tidak mengesampingkan golongan masyarakat yang menginginkan penambahan atas sumber keuangan yang dimiliki.
4.
Bagaimana kiranya anda memasarkan dan mempromosikan Perusahaan PT. IICCBB? Cross selling dengan usaha group lainnya, misalnya ada klien dari PT IICCBB yang menginginkan bergabung dengan asuransi maka dikenalkan PT ABC, begitu juga sebaliknya. Mengiklankan melalui iklan dimedia cetak, layanan elektronik (internet) aktive dalam kegiatan pasar modal yang diadakan oleh bursa efek.
5.
Mengapa pihak induk (PT ABC) menginginkan memiliki anak usaha di bidang pasar modal dalam bentuk perusahaan sekuritas? Untuk mengembangkan dana yang didapat dari pembayaran premi polis asuransi dengan menginvestasikannya kembali kepada anak usahanya, sehingga diharapkan nantinya dapat mencukupi untuk memenuhi kewajibankewajiban pengembalian dana polis perusahaan induk.
6.
Mengapa mengambil alih dari perusahaan sekuritas sebelumnya (PT ZYX) dari Badan Penyehatan Perbankan Nosional (BPPN)? 74
Karena biaya yang dikeluarkan untuk membuat satu perusahaan sekuritas baru membutuhkan dana serta waktu yang tidak sedikit, sedangkan untuk mengambil alih perusahaan sekuritas yang sudah ada, lebih ekonomis baik dari segi biaya perijinan. 7.
Jelaskan secara rinci prosedur operasional baku di perusahaan yang meliputi bagian Keuangan (Cashier); Bagian Accounting (pembukuan) ? Jawaban terlampir (untuk prosedur operasi baku) Tugas bagian keuangan dalam prosedur operasional baku adalah membuat
formulir
request,
mempersiapkan
dokumen-dokumen
yang
dibutuhkan serta melakukan hal-hal yang terkait dengan keuangan. Sedangkan tugas bagian accounting adalah memeriksa, mencatat serta memastikan halhal yang berhubungan dengan transaksi telah sesuai 8.
Apakah fungsi/kegunaan formulirulir permohonan pembayaran? Digunakan perusahaan untuk melakukan pembayaran kepada pihak ketiga yang merupakan kewajiban bagi perusahaan
9.
Apakah “formulirulir permohonan pembayaran (request)” dibuat rangkap? Tidak
10. Apakah “formulirulir permohonan pembayaran (request)” dibuat nomer urut (running number)? Tidak 11. Siapa saja yang berhak memberikan otorisasi dalam kolom “Dibuat” dalam “formulirulir permohonan pembayaran” PT. IICCBB? Departemen-bagian atau divisi-divisi terkait
75
12. Siapa saja yang berhak memberikan otorisasi dalam kolom “Disetujui oleh” dalam “formulirulir permohonan pembayaran” PT. IICCBB? Direktur 13. Siapa saja yang berhak memberikan otorisasi dalam kolom “Diperiksa oleh” dalam “formulirulir permohonan pembayaran” PT. IICCBB? Di tanda tangani oleh Division Head 14. Siapa saja yang berhak memberikan otorisasi dalam kolom “Diterima oleh” dalam “formulirulir permohonan pembayaran” PT. IICCBB? Pihak ketiga diluar perusahaan atau Head of dari setiap divisi 15. Apakah fungsi/kegunaan “voucher”? Sebagai catatan pertama atas dikerluarkannya dana perusahaan untuk membayarkan hasil investasi yang dilakukan oleh investor yang merupakan nasabah (klien) dari perusahaan sekuritas PT. IICCBB. 16. Apakah “voucher” dibuat rangkap? Tidak 17. Apakah “voucher” diberikan nomor urut (running number)? Ya 18. Siapa saja (pihak-pihak) yang berhak menandatangani “Prepared by” dalam voucher PT. IICCBB? Oleh divisi terkait utamanya Operational Support Division, dapat juga ditanda tangani oleh department keuangan (Cashier) dan staffnya 19. Siapakah yang berhak menandatangani “Verified by” dalam voucher PT. IICCBB?
76
Dalam formulir “voucher” yang berhak menandata tangani adalah hanya Head of Operational Support Division 20. Siapakah yang berhak menandatangani “Approved by” dalam voucher PT. IICCBB? Dokumen formulir “voucher” disetujui dan dianggap sah apabila telah dibubuhi tanda tangan oleh 1 (satu) dari 2 (dua) direktur yang ada. 21. Siapakah yang berhak menandatangani “Posted by” dalam voucher PT. IICCBB? Perusahaan mengijinkan otorisasi kolom “posted by” dilakukan oleh bagian akuntansi (pembukuan) dan/atau staffnya. 22. Apakah fungsi dari kolom “Ref” dalam voucher pada PT. IICCBB? Tidak dipergunakan IV.2. IV.2.1
Hasil Analisis Kuesioner Kuesioner berfungsi untuk mengetahui kelemahan atas pengendalian internal yang berdampak pada timbulnya penyimpangan yang dilakukan oleh personel karyawan perusahaan sebagai konsekuensi akibat dari ditemukannya celah pengendalian internal perusahaan pada prosedur operasi baku perusahaan serta untuk menelusuri bukti berdasarkan sumber maka, membuat kuesioner sebagai asumsi dasar bahwa sistem pengendalian internal yang dilakukan oleh manajeman PT. IICCBB berjalan seperti apa dan sebagai mana mestinya, adapun prosedur operasi baku yang telah terlaksana pada PT. IICCBB berdasarkan kuesioner sebagai berikut : 77
Y=Ya KETERANGAN
T=Tidak
TR=TidakRelevan Y
T
Struktur Organisasi 1. Apakah terdapat struktur organisasi perusahaan?
√
2. Apakah struktur organisasi (1) di perbaharui?
√
3. Apakah pada struktur organisasi terdapat perbedaan garis yang menunjukaan perbedaan antara uraian pekerjaan, uraian tugas (Job √
Description) serta wewenang personel karyawan perusahaan? 4. Apakah ada seorang personel karyawan yang merangkap jabatan sebagai kepala divisi dan departemen di divisi yang sama?
√
Uraian pekerjaan, tugas, Job Description 5. Apakah terdapat pemisahan uraian tugas (Job Description)?
√
6. Apakah terdapat pemisahan uraian tugas (Job Description) yang berbeda antara tingkat personel satu dengan personel lainnya?
√
7. Apakah terdapat pemisahan uraian tugas (Job Description) antar level (personel) dalam satu departemen?
√
8. Apakah terdapat pembagian uraian tugas (Job Description) bagi masingmasing karyawan perusahaan?
√
9. Apakah uraian pemisahan tugas (Job Description) selalu dilaksanakan oleh personel karyawan perusahaan? 10. Apakah pembagian tugas dan wewenang (9) diterapkan dengan baik?
√ √
78
TR
11. Apakah perusahaan memberikan kepada setiap personel karyawan buku √
pedoman integritas nilai dan etika? 12. Apakah setiap komputer yang ada di perusahaan diberikan PIN lock
√
system? 13. Apakah setiap personel karyawan mempergunakan komputer secara tetap
√
tidak bergantian dengan personel karyawan lainnya? 14. Apakah di dalam gedung perusahaan terdapat CCTV (closed ciscuit
√
television) untuk mengontrol aktivitas kerja? Divisi Operasional (Operation Support Division) 15. Apakah selalu mengadakan meeting bulanan?
√ √
16. Apakah selalu mengadakan evaluasi bulanan? 17. Apakah selalu melakukan meeting 3 bulanan?
√ √
18. Apakah selalu melakukan evaluasi 3 bulanan? 19. Apakah selalu menyelenggarakan meeting 6 bulanan?
√ √
20. Apakah selalu menyelenggarakan evaluasi 6 bulanan? 21. Apakah selalu memeriksa catatan pembukuan yang telah diposting oleh bagian accounting (pembukuan) serta menginstruksikan untuk melakukan adjustment/recalls ketika terdapat kesalahan?
√
22. Apakah melakukan tugasnya sebagai pengawas transaksi keuangan yang mencurigakan sesuai dengan Job Description yang ada?
√
23. Apakah selalu memeriksa dan memverifikasi dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi harian sebelum diserahkan ke Bagian Accounting (pembukuan)?
√
79
Bagian Accounting (pembukuan) 24. Apakah bukti-bukti pembukuan tersusun rapi?
√
25. Apakah ada meeting bulanan?
√
26. Apakah ada evaluasi bulanan?
√
27. Apakah hasil evaluasi bulanan diterapakan dengan baik?
√
28. Apakah ada meeting 3 (tiga) bulanan?
√
29. Apakah ada evaluasi 3 (tiga) bulanan?
√
30. Apakah hasil evaluasi 3 (tiga) bulan diterapakan dengan baik?
√
31. Apakah from general voucher selalu dibukukan meski kolom “verified by” tidak ditanda tangani?
√
32. Apakah formulir general voucher selalu dibukukan journal etries nya meskipun kolom “approved by” tidak di otorisasi oleh pimpinan perusahaan? 33. Apakah ada meeting 6 (enam) bulanan?
√ √
34. Apakah ada evaluasi 6 (enam) bulanan?
√
35. Apakah hasil evaluasi 6 (enam) bulan diterapakan dengan baik?
√
36. Apakah selalu memastikan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi telah lengkap dan memadai sebelum diterima sesuai dengan prosedur operasi baku?
√
37. Apakah selalu memeriksa dan mencatat transaksi dengan benar dan akurat serta didukung oleh dokumen-dokumen dan telah diverfikasi oleh pejabat berwenang sesuai dengan prosedur operasi baku? 38. Apakah fungsi akuntansi (pembukuan) berjalan dengan baik?
√ √
80
√
39. Apakah personel departemen akuntansi cukup berkualitas?
Bagian Keuangan (Cashier) √
40. Apakah ada meeting bulanan? 41. Apakah ada evaluasi bulanan?
√
42. Apakah hasil evaluasi bulanan diterapkan dengan baik?
√ √
43. Apakah ada meeting 3 (tiga) bulanan? 44. Apakah ada evaluasi 3 (tiga) bulanan?
√
45. Apakah hasil evaluasi 3 (tiga) bulan diterapakan dengan baik?
√
46. Apakah from general voucher selalu dimintakan persetujuan kepada √
pejabat berwenang terkait dengan kolom “verified by”? 47. Apakah formulir general voucher selalu dimintakan persetujuan kepada
√
pejabat berwenang terkait dengan kolom “approved by”? 48. Apakah from permohonan pembayaran selalu dimintakan persetujuan kepada Operation Support Division terkait dengan kolom “Diperiksa
√
oleh”? 49. Apakah formulir permohonan pembayaran selalu dimintakan persetujuan
√
kepada pimpinan perusahaan terkait dengan kolom “Disetujui oleh”? √
50. Apakah ada meeting 6 (enam) bulanan? 51. Apakah ada evaluasi 6 (enam) bulanan?
√
52. Apakah hasil evaluasi 6 (enam) bulan diterapakan dengan baik?
√
53. Apakah
selalu
meneruskan
dokumen-dokumen
pembayaran kepada bagian Accounting (pembukuan)?
persetujuan
dan √
81
54. Apakah selalu meminta persetujuan atas formulir request/permintaan pembayaran nasabah kepada pimpinan perusahaan (direktur) sesuai dengan prosedur operasi baku?
√
55. Apakah fungsi keuangan (Cashier) berjalan dengan baik?
√
56. Apakah personel departemen keuangan (Cashier) cukup berkualitas?
√
IV.2.2
Kelemahan-kelemahan Perusahaan Sekuritas PT. IICCBB Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahapan transaksi sehingga dapat memperkuat pengendalian internal perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya penyimpangan atau penyelewengan wewenang dan tanggung jawab. Sedangkan pada PT. IICCBB, menemukan jabatan divisi ditempati oleh personel karyawan yang sama dengan bagian dalam satu divisi tersebut. Untuk lebih jelasnya, berusaha untuk menjabarkan hal-hal tersebut sebagai kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan sekuritas PT. IICCBB terkait pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab baik disektor divisi maupun bawahannya yaitu bagian.
IV.2.2.1
Evaluasi Pengendalian Lingkungan Perusahaan (Control Environment) A. Integritas nilai dan etika Perusahaan tidak memiliki buku pedoman integritas nilai dan etika. Buku pedoman ini salah satu fungsinya memberikan contoh yang menunujukkan integritas dan perilaku standar etika yang bertujuan untuk mengatur suasana dalam perusahaan. Fungsi yang lain yaitu untuk mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan secara tertulis tentang kebijakan dan kode etik perusahaan dengan cara memberikan panduan moral 82
kepada personel karyawan perusahaan yang bermoral buruk agar dapat menyadari mana moral yang baik dan mana moral yang buruk. Adapun fungsi lain yang cukup penting yaitu untuk mengurangi segala sesuatu yang dapat mengakibatkan individu untuk tidak terlibat dalam tindakan yang tidak jujur, tidak etis dan illegal. Pimpinan manajemen perusahaan tidak menganggap penting untuk membuat buku pedoman.Dengan tidak adanya buku pedoman integritas nilai, etika dan sangsi-sangsi maka personel karyawan dapat bertindak tanpa harus memikirkan konsekuensi yang akan diterima ketika personel tersebut tidak menjalankan nilai, etika yang sesuai dengan gambaran perusahaan yang telah ditetapkan didalam buku pedoman tersebut. Ada baiknya perusahaan membuat buku pedoman integritas nilai etika serta sangsi-sangsi untuk menghindari penyimpangan atau tindakan yang dapat merugikan perusahaan sehingga personel karyawan dapat bersikap sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan. B. Budaya Perusahaan (Corporate Culture) Adanya budaya kerja bisa karena terbiasa tanpa adanya petunjuk yang pasti seperti menyesuaikan dengan prosedur operasi baku serta uraian tugas (Job description) melainkan sebaliknya yaitu, perusahaan membuat prosedur operasi baku dan uraian tugas berdasarkan apa yang telah biasa dilakukan oleh personel karyawan. Prosedur operasi baku dan uraian tugas (Job description) seharusnya dibuat oleh perusahaan berdasarkan kebutuhan dan perkembangan peraturanperaturan bidang pasar modal. 83
Budaya kultur mutual berawal dari “ewuh pakewuh atau kesungkanan atau hormat-menghormati” yang diakibatkan oleh pergantian jabatan oleh hubungan sedarah sehingga seseorang yang tadinya “anak bos” bisa menjadi “bos” dikemudian hari. Nepotisme terselubung ini menjadi hal yang wajar terjadi di dalam perusahaan. Dan membawa konsekuensi tidak dijalankannya uraian tugas dan prosedur operasi baku secara professional sebagaiman yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Kultur pergantian jabatan oleh hubungan sedarah sah saja untuk dilakukan dengan pertimbangan kemampuan, kecakapan dan kredibilitas yang dimiliki oleh individu C. Struktur Organisasi (Organization Structure) Menurut COSO (2003: 382), struktur organisasi memberikan gambaran kegiatan bisnis yang direncanakan, dieksekusi, dikontrol dan dipantau. Oleh sebab itu, gambaran struktur organisasi pada perusahaan harus secara akurat mencerminkan jalur kewenangan dan hubungan pelaporan. Dalam hal ini PT. IICCBB memiliki beberapa fungsi pekerjaan yang terdapat didalam bagan organisasi tetapi tidak mencerminkan ketidakakuratan jalur kewenangan seperti yang akan dijabarkan lebih lanjut. Struktur organisasi perusahaan sekuritas PT. IICCBB dikatakan belum baik karena adanya rangkap jabatan pada Human Capital & Business Support Division dan bagian Legal sehingga kepala divisi merangkap jabatan dengan bagian yang berada di divisi yang sama. Sebagai akibat atas hal ini maka kepala divisi tidak bekerja secara maksimal sesuai tugas dan tanggung 84
jawabnya karena memiliki tugas yang rangkap. Selain itu, di dalam struktur organisasi banyak terdapat Job Description yang tidak dijalankan dengan baik oleh personel karyawan perusahaan. IV.2.2.2
Penilaian Resiko (Risk Assessment) Manajemen tidak melakukan penaksiran resiko atas kemungkinan salah saji material yang ditimbulkan karena: 1. Internal Audit & Task Force Division; Auditor Perusahaan memiliki internal audit dimana department ini bertanggung jawab langsung kepada direktur. Tetapi pada pelaksanaannya, internal audit tidak dijalankan sebagaimana mestinya sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Internal audit berfungsi untuk mengawasi dan memberikan penilaian atas perusahaan sehingga dapat menekan kemungkinan terjadinya kecurangan. Perusahaan terlalu mempercayakan seluruh kegiatan pekerjaan kepada karyawan karena dianggap karyawan telah mampu melaksanakan tugasnya, umumnya personel karyawan perusahaan bekerja “bisa karena biasa” bukan berdasarkan Job Description serta prosedur operasional baku yang telah dirumuskan dan ditetapkan sebelumnya. Hal ini membuat perusahaan menganggap tidak merasa perlu untuk dilaksanakannya internal audit Dengan tidak dijalankannya fungsi internal audit sebagaimana mestinya maka akan berakibat karyawan akan lebih mudah untuk melakukan tindak kecurangan yang akan merugikan perusahaan. Dengan didorong faktor kebutuhan financial, kesempatan serta kepintaran personel perusahaan untuk
85
membenarkan tindakannya sehingga dapat berakibat ditemukannya celahcelah pengendalian internal perusahaan, kelemahan-kelemahan prosedur baku. Sebaiknya perusahaan menjalankan fungsi internal audit sebagaimana mestinya untuk mengawasi serta memberikan masukan dan penilaian atas perusahaan terutama untuk mengawasi kegiatan pembukuan serta pelaporan yang dilakukan oleh bagian accounting (pembukuan), Keuangan (Cashier) dan invoicing kepada pihak manajemen. 2. Divisi operasional tidak mengadakan evaluasi bulanan, 3 bulanan, 6 bulanan Evaluasi bulanan, 3 bulanan, 6 bulanan hanya dilaksanakan oleh divisi operasional ketika ada keperluan mendesak seperti adanya internal audit atau pemeriksaan dari otoritas terkait seperti BAPEPAM, KPEI, KSEI Idealnya, suatu perusahaan mengadakan evaluasi bulanan, 3 bulanan, 6 bulanan untuk mengetahui perkembangan kinerja personel karyawan di divisinya mencakup bagian accounting (pembukuan) serta bagian keuangan (Cashier), menyesuaikan (up date) prosedur operasi baku dan menutup celah kelemahan yang terjadi pada prosedur operasi baku perusahaan. Divisi operasional tidak menganggap perlu evaluasi dilakukan apabila tidak terdapat hal-hal yang mendesak untuk dievaluasi, misalnya ada pemeriksaan dari otoritas (BAPEPAM, KPEI, KSEI) Tidak terukur dan terkontrolnya kinerja personel karyawan perusahaan pada divisi dan bagian dibawahnya sehingga kesalahan-kesalahan yang terjadi dianggap wajar dan diabaikan
86
Ada baiknya perusahaan melalui kepala divisi operasional melakukan evaluasi berkala untuk divisi dan bagian terkait sehingga diperoleh personel karyawan perusahaan dengan mutu yang baik, cakap, mengerti dalam melaksanakan uraian tugas yang diberikan serta patuh pada prosedur operasi baku yang telah ditetapkan. 3. Dalam perusahaan tidak terdapat evaluasi bulanan, 3 bulanan dan 6 bulanan untuk Bagian Accounting (pembukuan), Custody & Settlement, dan Keuangan (Cashier) Adanya meeting tanpa adanya evaluasi bulanan, 3 bulanan serta 6 bulanan membuat karyawan tidak dapat saling mengawasi, saling mendukung dan saling membantu kerja personel karyawan lainnya. Ketika ada seorang personel karyawan yang melakukan kesalahan maka rekan kerja-nya dapat mengingatkan atau memberitahu dengan bantuan supervisi dari divisi operational (Operation Support Division) Disaat karyawan bekerja dan tidak dievaluasi (dinilai) maka tidak ada keinginan dari personel karyawan untuk bekerja untuk mengeluarkan kemampuannya secara optimal dan sesuai dengan prosedur operasi baku yang telah ditetapkan perusahaan. Loyalitas karyawan dapat diketahui dari evaluasi bulanan, 3 bulanan serta 6 bulanan. Meeting diikuti dengan evaluasi sehingga perkembangan dari personel karyawan terkait dengan kinerjanya dapat diketahui dan terkontrol melalui evaluasi yang dilaksanakan
87
IV.2.2.3
Kegiatan Pengendalian (Control Activities) A. Pembentukan Tanggung Jawab (Establishment of Responsibility) 1. Asset Managemen Division Di dalam struktur organisasi perusahaan sekuritas PT. IICCBB terdapat posisi Asset management Division yang tidak memiliki uraian tugas (Job Description) sebagaimana seharusnya. Personel karyawan melaksanakan tugas karena terbiasa dan personel karyawan tidak memiliki inisiatif untuk mengusulkan uraian pekerjaannya Fungsi Asset Management Division untuk memudahkan perusahaan dalam menyimpan sebuah daftar kekayaan perusahaan, serta mendata perjalanan asset agar dapat mencegah hilangnya atau pencurian asset sehingga dapat mengurangi biaya asuransi dan pembayaran pajak berlebih Sebagai akibat dari tidak adanya uraian tugas (Job Description) untuk Asset Management Division, maka memperbesar kemungkinan perusahaan untuk kehilangan asset berharganya tanpa dapat melacak hilangnya asset sehingga menanggung biaya asuransi dan pajak yang besar Disarankan sebaiknya personel karyawan bekerja sama dengan HRD untuk membuat uraian tugasnya (Job Description) dengan tujuan melindungi asset perusahaan (Safeguarding asset) 2. Bagian Sales & Dealer Personel karyawan dengan posisi ini melaksanakan tugasnya tanpa ada uraian tugas (Job Description) yang diberikan oleh perusahaan karena dianggap umum dan dapat dilakukan banyak orang meski tanpa ada tugas
88
spesifik, serta yang bersangkutan tidak berinisiatif untuk mengusulkan uraian tugasnya kepada perusahaan melalui HRD Tugas seorang Sales adalah mencari orang yang potensial untuk menjadi nasabah perusahaan. Tugas seorang Dealer adalah melaksanakan eksekusi rencana pembelian dan penjualan saham pada sistem perdagangan saham (JATS-Jakarta Automated Training System) sesuai dengan emiten, jumlah lembar saham yang diinginkan berikut harga perlembar sahamnya sesuai dengan keinginan nasabah perusahaan Pencarian nasabah menjadi beragam, tidak spesifik dan tidak sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan dan dikemudian hari akan merepotkan perusahaan karena harus memilah mana nasabah yang potensial dan mana yang tidak. Disarankan sebaiknya perusahaan melalui HRD membuatkan uraian tugas (Job Description), dengan bantuan Sales & Dealer yang ada di perusahaan guna mendapatkan nasabah yang potential untuk perusahaan dan mendapatkan personel karyawan yang sesuai mutu dan spesifikasi yang dibutuhkan perusahaan. 3. Bagian Administration Tidak ada personel karyawan yang mengisi posisi sebagai bagian administration. HRD perusahaan membiarkan posisi ini kosong begitu saja karena dianggap sama dengan uraian tugas dan tanggung jawab sekretaris. Sekretaris itu sendiri bertanggung jawab langsung kepada 2 (dua) direktur perusahaan
89
Perusahaan akan kesulitan dalam mendata surat masuk/keluar karena tidak dicatat dalam buku surat masuk/keluar. Di karenakan sekretaris bertanggung jawab kepada 2 (dua) direktur maka sekretaris tidak dapat melaksanakan tugas ke administrasian yang memang seharusnya dilakukan oleh petugas khusus adiministrasi seperti mendata surat masuk/keluar Disarankan untuk membagi tugas antara 2 (dua) orang sekretaris perusahaan
agar
salah
satunya
memiliki
tugas
khusus
sebagai
administration terutama bagi sekretaris yang dinilai perusahaan memiliki kinerja yang kurang B. Pemisahan Tugas (Segregation of Duties) Menurut Weygandt et al. (2011: 301) pemisahan tugas sangat diperlukan didalam sistem pengendalian internal 1. Pada perusahaan terdapat perangkapan jabatan untuk Human Capital & Business Support Division dengan Bagian Legal Human Capital & Business Support Division dan bagian Legal di jalankan oleh satu orang personil yang sama, hal ini terjadi karena, PT. IICCBB merupakan perusahaan yang mutual yang mana pihak-pihak yang berwenang di dalamnya mempunyai hubungan kekerabatan yang sangat akrab. Oleh karena itu, tanggung jawab dan wewenang dapat dirangkap atas persetujuan direktur yang bertindak sebagai pimpinan perusahaan. Perusahaan tidak terlalu mementingkan hal ini, karena perusahaan menganggap hal tersebut adalah sesuatu hal yang wajar dan biasa
90
Berdasarkan pengendalian internal yang baik, pembagian tugas yang dijelaskan oleh perusahaan harus dilaksanakan sedemikian rupa agar tercipta suatu kontrol yang memadai. Wewenang dan tanggung jawab masing-masing pihak harus dibedakan dan dipisahkan sesuai dengan wewenang masing-masing agar tidak terjadi rangkap tugas (jabatan). Hal tersebut dilakukan agar setiap bagian melaksanakan pekerjaan yang memang merupakan wewenang dan tanggung jawabnya Disarankan agar deskripsi posisi lebih ditekankan lagi agar tidak terjadi konflik kepentingan diantara pihak-pihak yang terkait C. Prosedur Dokumentasi (Documentation Procedures) Perusahaan sekuritas tidak menggunakan nomor urut tercetak (running number) untuk formulir permohonan pembayaran (request) Idealnya setiap formulirulir permohonan pembayaran yang digunakan oleh perusahaan untuk membayar kewajiban perusahaan kepada pihak ketiga, membeli keperluan perusahaan sebaiknya diberikan nomor urut tercetak (prenumbered document) untuk menghindari keteledoran dan penyalah gunaan atas formulir request. Perusahaan menganggap pemborosan finansial dan memakan waktu untuk mencetak formulir request
91
Perusahaan tidak dapat memastikan bahwa formulir tidak disalah gunakan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan berupa permintaan dana dengan nominal lebih dan digunakan tidak sebagaimana mestinya Disarankan bagi perusahaan untuk menggunakan nomor urut tercetak untuk (formulir request) formulirlir permohonan pembayaran sehingga setiap formulir dapat diketahui penggunaannya dan terkontrol pemakaiannya serta lebih mudah di dalam mem file kan formulir request karena telah terdapat pre numbered document D. Authorization control Dari hasil kuesioner, ditemukan beberapa kelemahan kontrol berupa tidak ditanda tanganinya oleh pihak yang berwenang beberapa dokumen, seperti general voucher dan formulirulir permohonan pembayaran 1. Formulir general voucher tidak dimintakan otorisasinya kepada Divisi Operasional (Operation Support Division) pada kolom “verified by” Personel karyawan perusahaan pada bagian keuangan (Cashier) tidak melaksanakan tugasnya dengan baik sesuai dengan uraian pekerjaan serta prosedur operasi baku yaitu mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk transaksi dan meminta tanda tangan persetujuan dari head of divisi operasional (Operation Support Division). Personel karyawan perusahaan pada bagian keuangan (Cashier) lalai dalam menjalankan tugasnya untuk meminta tanda tangan kepala divisi
92
operasional. Hal ini mengakibatkan kepala Divisi Operasional tidak mendapatkan informasi yang seharusnya diketahui dan general voucher berjalan tanpa adanya pengawasan Diharapkan kepatuhan dan ketaatan bagian keuangan (Cashier) untuk menjalankan tugas sebaik-baiknya sesuai dengan prosedur operasi baku. 2. Formulir general voucher tidak dimintakan persetujuan kepada Direktur pada kolom “approved by” Direktur tidak dimintakan persetujuannya didalam mengesahkan general voucher seperti pada uraian pekerjaan serta prosedur operasi baku yang seharusnya dilakukan oleh personel karyawan perusahaan pada bagian keuangan (Cashier). Personel karyawan perusahaan tidak meminta persetujuan untuk general voucher karena sering kali direktur tidak berada ditempat. Selain itu, general voucher harus di ditanda tangani kepala divisi operasional (Head of Operation Support Division) terlebih dahulu sebelum dimintakan persetujuan kepada direktur utama Karena general voucher tidak ditanda tangani oleh kepala divisi operasional maka tidak mungkinkan untuk dimintakan persetujuan kepada direktur yang merupakan petinggi perusahaan Hal tersebut diatas mengakibatkan terjadinya pengeluaran dana kas perusahaan tanpa terlebih dahulu memastikan informasi dan dibuktikan
93
kebenarannya oleh kepala divisi operasional (Operation Support Division) dan dana dikeluarkan tanpa disetujui oleh petinggi perusahaan yang dalam hal ini adalah direktur. Saran untuk bagian keuangan (Cashier) agar melakukan tugas sebaik-baiknya sesuai dengan uraian tugas (Job Description) dan prosedur operasi baku. 3. Formulir permohonan pembayaran tidak dimintakan otorisasi kepada kepala divisi operasional (Head of Operation Support Division) pada kolom “diperiksa oleh” Berdasarkan pengamatan pada perusahaan, formulir ini sering kali tidak diperiksa, diawasi penggunannya oleh kepala divisi operasional (Head of Operation Support Division) Untuk menghindari penyimpangan/penyelewengan pengeluaran dana kas seharusnya formulir ini diotorisasi terlebih dahulu oleh kepala divisi operasional sehingga bisa diketahui dengan jelas pengeluaran atas dana kas perusahaan. Personel karyawan perusahaan pada bagian keuangan (Cashier) mempunyai tugas yang kompleks, menganggap prosedur yang berlaku memakan waktu sehingga lalai dalam menjalankan tugasnya untuk meminta tanda tangan kepala divisi operasional. Hal ini mengakibatkan kepala Divisi Operasional tidak mendapatkan informasi yang seharusnya diketahui dan general voucher berjalan tanpa adanya pengawasan
94
Pengeluaran yang melibatkan dana kas perusahaan berjalan tanpa diawasi dan tidak diketahui oleh kepala divisi operasional Sebaiknya bagian keuangan (Cashier) melakukan uraian tugasnya dan mematuhi seluruh prosedur operasi baku yang berlaku di perusahaan. 4. Formulir permohonan pembayaran tidak dimintakan persetujuan kepada pimipinan perusahaan (Direktur) pada kolom “disetujui oleh” Direktur utama/direktur tidak dimintakan persetujuannya didalam mengesahkan formulir permohonan pembayaran seperti pada uraian pekerjaan serta prosedur operasi baku yang seharusnya dilakukan oleh personel karyawan perusahaan pada bagian keuangan (Cashier). Personel karyawan perusahaan menyepelekan dengan tidak meminta persetujuan direktur utama/direktur Personel karyawan tidak seharusnya menyepelekan hal tersebut diatas karena hal ini menyangkut sejumlah nominal yang akan dibayarkankepada nasabah sehingga sangat penting untuk mendapatkan persetujuan dari direktur sesuai dengan prosedur operasi baku yang telah ditetapkan untuk dapat mencegah serta menanggulangi terjadinya penyimpangan atau penyelewengan pengembalian dana investasi nasabah Karena formulir permohonan pembayaran tidak ditanda tangani oleh kepala divisi operasional maka tidak mungkinkan untuk dimintakan persetujuan kepada direktur yang merupakan petinggi perusahaan.
95
Hal tersebut diatas mengakibatkan terjadinya pengeluaran dana kas perusahaan tanpa terlebih dahulu memastikan informasi dan dibuktikan kebenarannya oleh kepala divisi operasional (Operation Support Division) dan dana dikeluarkan tanpa disetujui oleh petinggi perusahaan yang dalam hal ini adalah direktur. Disarankan bagian keuangan (Cashier) untuk melakukan tugas sebaik-baiknya sesuai dengan uraian tugas (Job Description) dan prosedur operasi baku. E. Pengendali Fisik (Physical Controls) 1. Tidak adanya PIN (Personal Identification Number) Lock system untuk beberapa komputer dan beberapa orang dapat menggunakan komputer secara bergantian/pindah-pindah Masing-masing personel karyawan perusahaan memiliki 1 (satu) unit komputer yang dilengkapi dengan PIN (Personal Identification Number) untuk menghindari penyalahgunaan dari pihak-pihak yang berkepentingan yang tidak seharusnya menggunakan kompter dan mengetahui data-data/informasi penting perusahaan Dikarenakan kebanyakan personel karyawan perusahaan “tidak melek” teknologi dan kesulitan menghafal beberapa digit PIN komputer sehingga sulit bagi perusahaan untuk membuat keamanan sistem dengan menggunakan PIN Dengan
tidak
menggunakannya
PIN
lock
system
maka
mengakibatkan adanya “rembes” atau bocornya informasi/dokumen/datadata penting perusahaan kepada pihak ketiga diluar perusahaan yang 96
membutuhkan. Hal ini disebabkan karena mudahnya memperoleh data karena komputer tidak dilengkapi dengan PIN lock system yang dapat mencegah terjadinya pengambilan data oleh orang lain selain pengguna komputer yang berhak Disarankan bagi perusahaan untuk setiap 1 (satu) unit komputer dipergunakan hanya untuk 1 (satu) orang personel karyawan perusahaan dengan memberikan PIN lock system untuk setiap komputer terutama untuk bagian yang penting, seperti: direktur, kepala divisi dan kepala departemen. PIN yang digunakan sebaiknya mudah diingat oleh personel karyawan perusahaan dengan menggunakan beberapa digit PIN yang merupakan perpaduan/kombinasi huruf dan angka 2. PIN ruangan yang berada di lantai 16 tidak terjaga kerahasiaannya Beberapa personel karyawan yang tidak berhak dan pihak ketiga di luar perusahaan dapat mengakses ruangan yang tergolong penting yang berada dilantai 16 dengan mudah karena PIN (Personal Identification Number) yang dipergunakan untuk membuka ruangan tersebut telah diketahui oleh banyak pihak. Didalam ruangan yang berada dilantai 16 tersebut menyimpan dokumen-dokumen, data-data penting pendirian perusahaan dan bahkan cek & bilyet giro perusahaan mudahnya mengakses ruangan tersebut dapat berakibat perusahaan kehilangan dokumen-dokumen, data-data penting pendirian perusahaan dan cek & bilyet giro perusahaan tanpa bisa di lacak keberadaannya karena tidak adanya kerahasiaan PIN untuk dapat memasuki ruangan tersebut 97
Perusahaan seharusnya menjaga kerahasiaan PIN untuk mengakses ruangan yang berada dilantai 16 karena pentingnya dokumen-dokumen, data-data penting pendirian perusahaan dan cek & bilyet giro perusahaan yang tersimpan di dalam ruangan tersebut Sebaiknya perusahaan merubah PIN (Personal Identification Number) secara berkala sehingga tidak mudah bagi personel karyawan perusahaan yang tidak berkepentingan serta pihak-pihak lain diluar perusahaan untuk mengakses ruangan yang berada dilantai 16 dan melengkapi ruangan tersebut dengan CCTV (Closed Circuit Television) sehingga mudah untuk mengontrol siapa saja yang memasuki ruangan tersebut F. Pengendali Sumber Daya Manusia (Human Resourse Controls) 1.
Tidak terdapat perputaran pekerjaan (job rotation) Perputaran pekerjaan yang diadakan secara periode tertentu akan dapat menjaga independensi personel dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persengkokolan di antara mereka dapat dihindari. Personel karyawan yang berkarya di PT. IICCBB tidak mengalami perputaran pekerjaan atau rotasi pekerjaan, sehingga personel memahami kelemahan kontrol atas pekerjaan yang dilakukan. Hal ini mengakibatkan munculnya kesempatan (oportunity) untuk melakukan kecurangan, atas dampak ditemukannya kelemahan pengendalian oleh personel. Personel fungsi legal dan personel fungsi human capital & busniness diperankan oleh orang yang sama.
98
Perusahaan menganggap rotasi pekerjaan tidak diperlukan, sejauh tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dilakukan dengan baik. Perusahaan mengganggap perputaran pekerjaan hanya akan mempersulit kelancaran kegiatan operasi perusahaan. Namun perusahaan dapat mencoba melakukan rotasi pekerjaan untuk melihat bagaimana control terjadi atas setiap karyawan. Perputaran pekerjaan dapat dilakukan dengan cara mereposisi personel karyawan dari bagian yang berbeda yang masih dalam satu divisi. Misalnya pada operation support division, personel bagian keuangan (Cashier) dapat bertukar tempat dengan personel pada bagian accounting (pembukuan); personel bagian invoicing dapat bertukar tempat dengan personel pada bagian accounting (pembukuan); personel departemen accounting (pembukuan) dapat bertukar tempat dengan personel pada bagian invoicing. Dengan demikian peluang terjadinya persengkokolan dan kecurangan di Operation Support Division dapat diminimalisasikan (diperkecil).
99
IV.2.2.4
Informasi dan Komunikasi (Informuliration and Communication) Berdasarkan interview dan observasi yang dilakukan langsung, kepada beberapa personel karyawan perusahaan, baik untuk tingkat manajemen untuk divisi dan/atau tingkatan manajemen untuk bagian, terdapatnya sistem akunting (BOFIS) sangat memudahkan pekerjaan pelaporan keuangan perusahaan yang berupa summary journal, general ledger, trial balance, income statement dan balance sheet. Hal ini disebabkan perusahaan terbantu dengan sistem akunting yang telah tersedia karena untuk memperoleh laporan-laporan tersebut personel karyawan tidak perlu mengentry setiap transaksi jual beli saham (done/match) melainkan cukup dengan mendownload data-data transaksi diakhir penutupan setiap hari bursa dari otoritas terkait seperti sistem E-clear yang dimiliki oleh KPEI (Kliring Penjaminan Efek Indonesia) dan sistem C-best yang dimiliki oleh KSEI (Kustodian Sentral Efek Indonesia)
IV.2.2.5
Pemantauan (Monitoring) 1. Divisi operasional tidak selalu memeriksa catatan pembukuan yang telah diposting bagian accounting (pembukuan) serta menginstruksikan untuk melakukan adjustment/recalls ketika terdapat kesalahan Bagian accounting (pembukuan) melakukan kegiatan posting data transaksi tanpa diperiksa dan diverifikasi oleh divisi operasional karena memberikan kepercayaan penuh tanpa ada pemeriksaan dan verifikasi Ketika transaksi diinput ke dalam BOFIS (Broker Office Informuliration System) maka tugas personel karyawan divisi operasional adalah memeriksa dan memverifikasi hasil posting tersebut untuk menghindari kesalahan dan perbedaan dengan bukti fisik 100
Anggapan bahwa bagian accounting (pembukuan) telah melaksanakan tugasnya dengan baik dan benar dan juga didukung dengan bagian keuangan (Cashier) sehingga divisi operasional tidak memeriksa dan memeriksa hasil posting transaksi oleh bagian accounting (pembukuan) Dengan tidak adanya pemeriksaan atas input yang dilakukan oleh bagian accounting (pembukuan) maka sulit untuk melakukan kegiatan evaluasi atas suatu kesalahan yang terjadi sehingga kesulitan untuk menginstruksikan untuk didalam melakukan adjustment/recalls yang merupakan bagian dari tanggung jawab personel karyawan divisi operasional Menurut hemat, ada baiknya ketika bagian accounting (pembukuan) melakukan posting data transaksi maka divisi operasional memberikan arahan yang jelas, lalu memeriksa serta memverifikasi sehingga ketika terjadi kesalahan didalam memposting data transaksi dapat segera dilakukan adjustment/recalls. 2. Divisi operasional tidak selalu memeriksa dan memverifikasi dokumendokumen yang berhubungan dengan transaksi harian sebelum diserahkan ke bagian accounting (pembukuan) Kepala divisi operasional perusahaan lalai dengan tidak melakukan pemeriksaan serta verifikasi terhadap otorisasi dokumen sebelum disahkan oleh pejabat yang berwenang dalam hal ini pimpinan perusahaan (direktur) Salah satu tugas personel karyawan yang terdapat pada prosedur operasi baku yang telah ditetapkan oleh perusahaan menyebutkan bahwa kepala divisi operasional
“memeriksa
dan
memverifikasi
dokumen-dokumen
yang
berhubungan dengan transaksi harian sebelum diserahkan ke bagian 101
accounting”. Prosedur ini telah menjadi ketetapan yang harus dijadikan panutan dan dilaksanakan Karena bagian keuangan (Cashier) menyerahkan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi harian langsung kepada bagian accounting (pembukuan) untuk di input ke dalam BOFIS maka divisi operasional tidak melakukan tugasnya yaitu memeriksa dan memverifikasi dokumen-dokumen tersebut Dengan tidak diperiksa dan diverifikasinya dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi harian maka divisi operasional tidak tahu pasti perincian pengeluaran dana kas perusahaan yang digunakan Berpendapat, seharusnya cheque dan/atau bilyet giro tidak diberikan oleh divisi operasional kepada bagian keuangan (Cashier) ketika tidak mengetahui rincian dari penggunaan pengeluaran dana kas perusahaan dengan pasti. 3. Bagian accounting (pembukuan) tetap menjurnal general voucher meski kolom “verified by” dan “approved by” tidak ditanda tangani Berdasarkan pengamatan, bagian accounting (pembukuan) tetap menjurnal transaksi general voucher ke dalam sistem operasi BOFIS (Broker Office Informuliration System) meskipun formlir general voucher tidak diverifikasi, ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang baik itu kepala divisi operasi untuk kolom “verified by” dan juga direktur untuk kolom “approved by”.
102
Bagian accounting (pembukuan) tidak melaksanakan tugasnya dengan baik, meliputi memeriksa jurnal harian yang dibuat oleh staff accounting, memeriksa data yang diinput ke BOFIS sebelum diproses at the end of the day serta melakukan kesalahan pelanggaran atas prosedur operasi baku yang telah ditetapkan oleh perusahaan berupa “memastikan bahwa dokumen-dokumen yang diterima yang berhubungan dengan transaksi telah lengkap dan memadai”. Kultur “ewuh pakewuh atau kesungkanan, atau saling hormatmenghormati” pada bagian accounting (pembukuan) yang merasa tidak enak atas kinerja rekannya pada bagian keuangan (Cashier) sehingga tetap menjurnal formulir general voucher yang tidak mendapatkan persetujuan dari pejabat berwenang Pembukuan atas jurnal perusahaan menjadi tidak akurat karena berdasarkan pada formulir general voucher yang tidak mendapatkan pengesahan oleh pejabat berwenang yang terkait Berpendapat, bagian accounting (pembukuan) melaporkan terlebih dahulu kejadian tersebut kepada divisi operasional (Operational Support Division) sebelum menjurnal atau menolak melakukan penjurnalan general voucher sebelum dibuktikan kebenarannya oleh kepala bagian operasional dan disetujui oleh direktur perusahaan
103
4. Pemimpin perusahaan (direktur) sangat percaya kepada personel karyawannya tanpa memperhatikan, mengkontrol tugas kerja personel karyawan pada bagian keuangan (cashier) Pemimpin perusahaan sangat percaya dengan seorang personel karyawan bagian keuangan (cashier) dan tidak mengotorisasi (tidak meminimalkan resiko) atas transaksi pengeluaran yang secara nyata dalam dokumen formulir permohonan pembayaran pada kolom “disetujui oleh”. Sedangkan pada kolom “diperiksa oleh” dibiarkan kosong tanpa ada tanda tangan dari kepala divisi operasional begitu juga dengan general voucher, kolom “approved by” tanpa otorisasi dari pimpinan perusahaan dan kolom “verified by” tidak ditanda tangani oleh kepala divisi tetapi untuk cheque dan/atau bilyet giro perusahaan dibubuhkan tanda tangan oleh pihak yang berwenang perusahaan dalam hal ini pimpinan perusahaan (direktur) tanpa mengisi “ditujukan kepada” serta tidak mencoret “atas pembawa” Perusahaan seharusnya mengisi formulir permohonan pembayaran, general voucher dan cheque/bilyet giro secara benar, lengkap dan jelas sesuai prosedur operasi baku perusahaan Dikarenakan pimpinan perusahaan yang sedang terburu-buru untuk mengejar meeting di luar kota sehingga melewatkan kontrol atas suatu resiko didalam pengisian formulir permohonan pembayaran, general voucher serta cheque/bilyet giro dan tidak menanyakan kembali segera setelah pimpinan perusahaan selesai tugas keluar kota.
104
Kepercayaan pimpinan perusahaan disalahgunakan oleh personel karyawan pada bagian keuangan dengan menyelewengkan sejumlah dana perusahaan untuk kepentingan pribadinya Penulis menyarankan agar pimpinan perusahaan (direktur perusahaan) menyediakan/meluangkan waktu yang cukup sebelum menanda tangani cek, mengisi kolom “ditujukan kepada” atau menghubungi kepala divisi untuk melakukan konfirmasi atas ditanda tanganinya formulir permohonan pembayaran serta formulir general voucher sehingga kas perusahaan terlindungi dan dipergunakan sebagaimana mestinya sesuai kebutuhan perusahaan
105
