31
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Hasil Penelitian 1. Sistem penjaringan dan input data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango a.
Data yang dijaring dan input Pelaksanaan penjaringan dan input data di Dinas Pendidikan Kabupaten
Bone Bolango dilakuakn secara elektronik. Untuk penjaringan dan input data diawali dengan melakukan tahapan penyusunan rancangan antara lain, mengidentifikasi jenis data kepegawaian yang dijaring dan diinput. Jenis data yang dijaring dan diinput yang ada hubungannya dengan kepegawaian seperti data guru dan pegawai PNS serta data guru dan pegawai non PNS. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dari beberapa informan diperoleh informasi bahwa : Dalam pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian, sebelum diinput data dijaring dulu. Data-data yang dijaring antara lain data guru dan pegawai baik yang PNS maupun yang Non PNS, perekrutan pegawai baik tenaga honorer maupun tenaga sukarela, data tentang pegawai yang akan naik pangkat, kenaikan gaji berkala, pegawai yang akan cuti. Bila data semua sudah terjaring kemudian diinput. (1.1/W/KD/16.04.2012). Setelah dikonfirmasikan dengan informan lain diperoleh informasi bahwa : Data yang dijaring berhungan dengan kepegawaian khususnya di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango antara lain data guru baik guru yang sudah PNS maupun guru yang non PNS (guru honor). Selain itu data yang dijaring adalah data pegawai administrasi. Pegawai Administrasi adalah pegawai yang bertugas sebagai Tata Usaha di sekolah-sekolah menengah dan yang bertugas di Kantor Cabang Dinas yang ada di tiap-tiap Kecamatan se Kabupaten Bone Bolango. (1.1/W/SD/19.04.2012).
32
Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut : Data-data yang dijaring yang ada hubungannya dengan bidang kepegawaian antara lain Kenaikan Pangkat, Kenaikan Berkala, Cuti, Perekrutan Tenaga Kontrak dan Tenaga Honorer. (1.1/W/KSB1/26.04.2012). Adapun Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut : Data yang dijaring khusus bagi kepala sekolah antara lain perekrutan nama, tempat bertugas, tanggal masuk di sekolah itu, kemudian tanggal lahir dan NIP. Dalam aplikasi tersebut akan terlihat bahwa kepala sekolah tersebut akan masuk pada kategori yang sudah ditentukan, misalnya masa tugas dan fungsi kepala sekolah adalah empat tahun, jadi bisa terbaca dalam penjaringan dan input data bahwa kepala sekolah tersebut masuk pada kategori satu atau kategori dua. Kategori satu artinya kepala sekolah yang sudah memenuhi kriteria untuk memimpin 4 (empat) tahun ke depan dan yang kategri dua adalah kepala sekolah yang belum memenuhi kriteria. (1.1/W/KSB2/30.04.2012). Informasi dari informan lain menjelaskan bahwa : Data yang dijaring dan diinput khusus kepegawaian hanya meliputi data guru PNS maupun Non PNS. Bagi guru yang PNS diurut sesuai golongan status kepegawaian, misalnya golongan terendah IIa sampai golongan yang tertinggi IVa. Di samping itu data masa kerja, baik masa kerja golongan maupun masa kerja seluruh. (1.1/W/P1D/24.05.2012). Selanjutnya Informasi dari informan lain menjelaskan bahwa : Data yang dijaring dan diinput khusus kepegawaian hanya meliputi data guru PNS maupun Non PNS dan data pegawai administrasi. Khusus untuk guru maupun pegawai yang non PNS disendirikan datanya, agar supaya mudah untuk mengklasifikasikan honor yang sudah lama mengabdi dan honor yang baru masuk. (1.1/W/P2I/05.06.2012). Uraian di atas menunjukkan bahwa data yang dijaring dan input di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango adalah data yang ada hubungannya dengan
33
kepegawaian, antara lain data guru baik yang PNS maupun yang Non PNS, data pegawai baik yang PNS maupun yang Non PNS, perekrutan pegawai baik tenaga honorer maupun tenaga sukarela, perekrutan tenaga kontrak, data tentang pegawai yang akan naik pangkat, kenaikan gaji berkala, pegawai yang akan cuti. Data yang dijaring dan input sudah diaplikasikan menurut daftar urut kepangkatan sehingga dapat memudahkan untuk menginformasi kepada pegawai yang berkaitan dengan kepegawaian. Hasil observasi peneliti melihat penjaring dan input di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango sebagian data yang dijaring dan diinput masih dilakukan secara manual, sehingga masih ada data yang belum akurat. Data setelah dijaring langsung diinput. Dari hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : “Data yang sudah dijaring langsung diinput dengan menggunakan alat komputer.” (1.1/W/KSB1/26.04.2012). Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut : “Data yang sudah dijaring langsung diinput.” (1.1/W KSB2/30.04.2012). Adapun Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut : “Data yang sudah dijaring akan diinput, setelah data tersebut sudah lengkap.” (1.1/W/P1D/24.05.2012). Selanjutnya informasi dari informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut : “Data yang sudah dijaring langsung diinput bila data sudah lengkap.” (1.1/W/P2I/05.06.2012).
34
Berdasarkan uraian di atas bahwa data yang dijaring langsung diinput. Hal ini dapat dilaksanakan jika data sudah lengkap. Data yang dijaring sudah akan di masukkan ke program aplikasi antara lain aplikasi perhitungan. Data yang sudah terjaring akan menunggu proses selanjutnya yakni revisi data. Revisi data dilakukan untuk mendapatkan data yang lengkap dan akurat. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dari beberapa informan diperoleh informasi bahwa : Data yang sudah diinput masih direvisi. Revisi sangat penting dalam menginput data. Hal ini dilaksanakan guna mendapatkan data lengkap dan akurat. (1.1/W/KSB1/26.04.2012). Adapun Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut : Data yang sudah diinput direvisi kembali. Revisi data dilaksanakan pada saat data diinput. Alasan bahwa data yang diinput masih direvisi bahwa ada sekolah-sekolah yang mengirim data hanya Copy Paste dalam artian bahwa data yang dikirim sama dengan data dari bulan sebelumnya. Ada sekolah-sekolah mengirim data tidak akurat, misalnya ada guru yang sudah tidak bertugas atau sudah mendapat mutasi masih terdaftar di sekolah tersebut. Olehnya data perlu revisi untuk mengantisipasi hal-hal tersebut. (1.1/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut : Data yang masuk masih dilakukan direvisi kembali.Terkadang ada data yang masuk tidak selalu sinkron sehingga masih perlu dilakukan revisi. Contoh : Jumlah total guru tidak sesuai dengan jumlah guru menurut status kepegawaian. (1.1/W/P1D/24.05.2012). Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut :
35
Data yang sudah diinput direvisi lagi, karena untuk meminimalisir data yang kurang atau penulisan data yang salah, maka revisi perlu dilaksanakan. (1.1/W/P2I/05.06.2012). Berdasarkan beberapa informasi dari informan menjelaskan bahwa data yang dijaring direvisi kembali. Upaya ini dilakuakn untuk meminimalisir hal-hal yang kurang lengkap tentang penjaringan data. Setelah data sudah lengkap dilaksanakan input data. Data yang sudah diinput akan diadakan revisi kembali. Revisi perlu diperhatikan terutama dalam hal pengaplikasian data sehingga data memang benar-benar akurat dan terpercaya. b.
Cara penjaringan dan input data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. Cara yang dilakukan dalam penjaringan dan input data yaitu mengadakan
sosialisasi kepada pegawai, melakukan pembinaan terhadap pegawai, serta memberikan contoh tentang pengisian data pegawai. Dengan demikian seluruh pegawai menjadi komunitas yang peduli dan bertanggung jawab dalam pengisian data kepegawaian. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : Cara penjaringan data misalnya mengadakan sosialisasi tentang pengisian data pegawai. Dari data tersebut akan diketahui pegawai yang akan naik pangkat. Selain itu dibuatkan surat edaran, contohnya untuk kenaikan pangkat periode bulan April berkasnya dimasukkan 3 (tiga) sebelum bulan yang ditentukan yang disertai dengan persyaratan kelengkapan berkas. (1.2/W/KSB1/26.04.2012). Informan lain menjelaskan bahwa : Cara untuk menjaring data yaitu mengadakan pembinaan pegawai serta sosialisasi mengenai data-data kepegawaian serta memberi contoh pengisian Data Individu Pegawai atau Data Diri Pegawai. Blanko isian ini selalu diberikan pada awal tahun ajaran baru sesuai kalender pendidikan. (1.2/W/KSB2/30.04.2012).
36
Selanjutnya Informan lain menjelaskan bahwa : Cara untuk menjaring data melalui format Laporan Individu Pegawai, dan diinput sesuai dengan aplikasi dari format tersebut. Aplikasi sangat membantu dalam menginput data. (1.2/W/P1D/24.05.2012). Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut : Data yang dijaring sesuai dengan data yang dikirim melalui Dinas Cabang. Contohnya Data Individu Pegawai yang di dalamnya memuat data-data guru dan data pegawai. (1.2/W/P2I/05.06.2012). Berdasarkan informasi dari informan menjelaskan bahwa cara penjaringan dan input data yang dilakukan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango untuk mendapatkan data adalah melalui pengiriman surat edaran untuk kenaikan pangkat maupun berkala serta pengiriman blanko isian antara lain Data Individu Pegawai atau Data Diri Pegawai. Data tersebut memuat lembar isian data guru dan pegawai dikirim melalui Cabang Dinas Pendidikan. Kemudian dikembalikan ke Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango dengan batas waktu yang telah ditentukan untuk diinput. Selain itu cara lain dalam penjaringan data yaitu diadakan sosialisasi dan pembinaan pegawai. Menurut beberapa informan dalam wawancara diperoleh informasi bahwa : Cara lain dalam penjaringan data adalah melalui sosialisasi, pengiriman Radio Gram. Misalnya dalam perekrutan tenaga kontrak, hal ini perlu diumumkan ke publik dengan persyaratan data-data yang dimasukkan. (1.2/W/KSB1/26.04.2012). Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut :
37
Banyak cara untuk melakukan penjaringan data selain Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Data Diri Pegawai adalah melakukan kunjungan ke sekolah-sekolah secara tim. Kunjungan dilaksanakan dalam rangka pembinaan guru dan pegawai untuk melihat secara langsung data-data guru dan pegawai yang akan dijaring. (1.2/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya Informasi ini dikonfirmasikan kembali dengan informan lainnya diperoleh informasi sebagai berikut : “Ada 2 (dua) cara lain yang dilakukan dalam penjaringan data yakni, 1)Sosialisasi pada pegawai, 2) Pembinaan pegawai.” (1.2/W/P1D/24.05.2012). Selanjutnya Informasi dari informan lainnya diperoleh penjelasan sebagai berikut : Cara lain dalam penjaringan data adalah melakukan kunjungan ke sekolahsekolah dan kantor cabang dalam rangka pembinaan guru dan prgawai di Lingkungan Dinas Pendidikan Kabuapten Bone Bolango. Pelaksanaan kunjungan untuk mencek secara langsung data yang akan dijaring. (1.2/W/P2I/05.06.2012). Berdasarkan informasi dari informan menjelaskan bahwa berbagai macam cara penjaringan dan input data yang dilakukan oleh Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango untuk mendapatkan data yang valid, baik melalui media masa maupun media elektronik, serta pengiriman blanko isian antara lain Data Individu Pegawai dan laporan bulanan. Blanko isian tersebut dikirim melalui Cabang Dinas Pendidikan yang ada di Kecamatan se Kabupaten Bone Bolango dengan batas waktu yang telah ditentukan. Kemudian data tersebut dikembalikan ke Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango untuk diinput. Data yang terlambat dimasukkan akan mempengaruhi data yang sudah masuk.
38
c.
Yang terlibat dalam pelaksanaan penjaringan dan input data. Pelaksana kegiatan penjaringan dan input data dilakukan oleh Sub Bagian
Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi. Dengan demikian Sub Bagian ini diharapkan dapat menjaring dan meng-input, memproses serta meng-output data sesuai dengan tupoksi. Dari hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : Yang terlibat dalam penjaringan data yakni dari Sub Bidang Kepegawaian, Sub Bidang Perencanaan Program, Evaluasi & Informasi, Bidang PAUD, TK/SD/MI, SMP/MTs, SMA/MA, SMK. (1.3/W/KSB1/26.04.2012). Setelah dikonfirmasikan dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Dalam pelaksanaan penjaringan dan input data, Sub Bagian Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango ditambah dengan perwakilan dari Sub Bidang yang merupakan satu tim dan terlibat langsung dalam penjaringan dan input data. (1.3/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya informasi dikonfirmasikan dengan informan lainnya diperoleh penjelasan bahwa : Yang terlibat dalam pelaksanaan penjaringan dan input data adalah staf Perencanaan Program, Evaluasi dan nformasi khusus yang menagani data. (1.3/W/P1D/24.05.2012). . Selanjutnya Informasi dari informan lainnya diperoleh penjelasan sebagai berikut : Yang terlibat dalam penjaringan dan input adalah staf Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi serta dari Kepegawaian. (1.3/W/P2I/05.06.2012). Pemaparan di atas berdasarkan hasil wawancara dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam pelaksanaan penjaringan dan input data, Sub Bagian Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi khususnya bagian data dan informasi di Dinas
39
Pendidikan Kabupaten Bone Bolango ditambah dengan perwakilan dari Sub Bagian lain serta Sub Bidang yang merupakan satu tim dan terlibat langsung dalam penjaringan dan input data. 2. Proses Pengolahan Data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango a. Pengumpulan data Proses pengolahan data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango diawali dengan pengumpulan data. Data yang sudah terkumpul akan diolah, selanjutnya akan dilakukan penyimpanan data. Hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : Data-data yang dikumpul untuk diproses dalam pengolahan data adalah data-data Kepegawaian berupa data untuk kenaikan pangkat, data untuk kenaikan Berkala, dan data untuk pengurusan cuti pegawai, Perekrutan Tenaga Kontrak dan Tenaga Honorer. (2.1/W/KSB1/26.04.2012). Setelah dikonfirmasikan dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Data yang dikumpul untuk diproses antara lain: 1) Data Guru baik PNS maupun Non PNS, dan 2) Data Tenaga Administrasi Pendidikan. Jika semua sudah terkumpul dan diproses sehingga menjadi Profil Pendidikan. Tiap tahun Profil Pendidikan diterbitkan untuk menggambar keadaan kepegawaian di Dinas Pendidikan yang ada di Kabupaten Bone Bolango. (2.1/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya dikonfirmasikan kembali dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Data yang dikumpul untuk diproses adalah data guru dan pegawai baik PNS maupun data guru dan pegawai yang Non PNS, Tenaga Kontrak maupun Tenaga Honor. (2.1/W/P1D/24.05.2012). Adapun informasi lain dari salah seorang informan menjelaskan bahwa :
40
Data yang dikumpul untuk diproses khusus kepegawaian meliputi data guru PNS maupun Non PNS termasuk Tenaga Honorer dan Tenaga Kontrak. (2.1/W/P2I/05.06.2012). Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa data-data yang dikumpul untuk diproses dalam pengolahan data adalah data-data Kepegawaian berupa data untuk kenaikan pangkat, data untuk kenaikan Berkala, dan data untuk pengurusan cuti pegawai, Perekrutan Tenaga Kontrak dan Tenaga Honorer. Media yang digunakan dalam pengolahan data. Dari hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : “Media elektronika yaitu alat komputer. Media ini dipakai
untuk
mempermudah
dalam
penjaringan
dan
input
data.”
(2.1 /W/KS1/26.04.2012). Dikonfirmasikan dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Media yang dipakai dalam proses pengolahan data yakni : 1) Kuisioner, 2) Komputer untuk input data, dan 3) Printer untuk output data. (2.1/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya informan diperoleh penjelasan bahwa : Media yang dipakai dalam pengolahan data yakni dengan menggunakan Komputer yang sudah terhubung dengan jaringan internet. (2.1/W/P1D/24.05.2012). Selanjutnya Informasi dari informan lainnya diperoleh penjelasan sebagai berikut : Media yang dipakai adalah media komputer yang sudah diprogram dengan aplikasi sehingga memudahkan untuk menginput data. (2.1/W/P2I/05.06.2012). Uraian di atas menunjukkan bahwa media yang dipakai pada proses pengolahan data adalah menggunakan alat komputer. Walaupun masih memiliki
41
banyak kekurangan terutama alat komputer yang terbatas, tetapi hal itu bukan menjadi satu penghalang untuk memproses serta mengolah data yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. Alat komputer tersebut sudah terhubung dengan jaringan internet ke server Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia yang dinamakan Jardiknas. Program yang dipakai dalam pengolahan data. Dari hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : “Program yang dipakai dalam pengelolaan data adalah
program
exel,
yang
dirancang
khusus
di
komputer.”
(2.1/W/KSB1/26.04.2012). Adapun informasi dari informan yang lain menjelaskan bahwa: Program yang dipakai dalam pengolahan data adalah program microsof exel yang di dalamnya sudah ada sistem aplikasi khusus perhitungan, misalnya : 1) Perhitungan masa pensiun dari guru dan kepala sekolah, 2) Masa bertugas kepala sekolah. (2.1/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya informasi yang didapat dari informan yang lain menjelaskan bahwa: Program yang digunakan ada 2 yaitu : 1) Secara manual hanya menggunakan Microsoft excel. 2) Menggunakan aplikasi yang terhubung langsung dengan server Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. (2.1/W/P1D/24.05.2012). Selanjutnya dikonfirmasikan kembali dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : “Program yang dipakai dalam pengolahan data yakni program aplikasi dalam microsoft excel.” (2.1/W/P2I/05.06.2012). Berdasarkan informasi-informasi dari informan menjelaskan bahwa program yang dipakai pada proses pengolahan data antara lain : 1. Secara manual hanya menggunakan Microsoft excel, 2. Menggunakan aplikasi yang terhubung
42
langsung dengan server Kementerian pendidikan dan kebudayaan Republik Indonesia. Program aplikasi sangat menunjang kelancaran dari sistem Dapodik yang online dan real time tersebut. Biro Perencanaan Setjen Depdiknas juga membangun sistem Jejaring Pendidikan Nasional atau disebut dengan Jardiknas yang mengkoneksikan seluruh kantor Dinas Pendidikan Propinsi/Kota/Kab se Indonesia. Walaupun belum memiliki jaringan internet, Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango tetap berusaha untuk dapat mengkoneksikan jaringan internet dengan menggunakan satu alat yang disebut Modem. Alat ini digunakan untuk mengkoneksikan ke internet. b. Pengolahan data. Sistem informasi manajemen kepegawaian merupakan suatu aplikasi perangkat lunak (Software) yang dipergunakan untuk mengelola data-data kepegawaian di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango yang terintegrasi dan menyeluruh. Beberapa fitur utama yang tersedia pada aplikasi ini diantaranya pengelolaan data umum, pengelolaan data mutasi, pengelolaan data pegawai, pengelolaan data laporan, pengelolaan data surat keputusan, serta manajemen data pengguna aplikasi. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : Cara pelaksanaan proses pengolahan data misalnya tentang kenaikan pangkat. Dalam aplikasi data sudah diketahui pegawai yang akan naik pangkat, maka segera dilakukan pemrosesan data. Begitu pula bagi pegawai yang akan mendapat kenaikan gaji berkala. (2.2/W/KSB1/26.04.2012).
43
Dikonfirmasikan dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Proses pelaksanaan pengolahan data diawali dengan pengumpulan data yang dikirim ke Cabang Dinas Pendidikan yang berkedudukan di Kecamatan, diisi secara manual kemudian dikirim kembali ke Dinas Pendidikan Kabupaten Cq Bagian Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi untuk diinput dan diolah. (2.2/W/KSB2/30.04.2012). Adapun informasi dari informan yang lain menjelaskan bahwa: Data diinput secara manual sesuai format yang dikirim kemudian diinput ke aplikasi yang terhubung dengan internet. (2.2/W/P1D/24.05.2012). Selanjutnya informasi yang didapat dari informan yang lain menjelaskan bahwa: Cara pelaksanaan proses pengolahan data yakni secara aplikasi. Khusus untuk Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango program aplikasi yang diterapkan adalah penrhitungan kebutuhan PNS di suatu instansi sesuai dengan formasi sesuai analisis kebutuhan. (2.2/W/P2I/05.06.2012). Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan proses pengolahan data, menggunakan suatu program aplikasi yang terhubung langsung dengan server Kemendikbud RI melalui internet. Program aplikasi komputer, dengan sistem ini pelayanan akan lebih cepat, transparan, dan efisien. Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango sudah membangun sistem Jejaring Pendidikan Nasional atau disebut dengan Jardiknas yang sudah dikoneksikan ke Biro Perencanaan Setjen Kemendikbud RI untuk memproses serta mengolah data. Khusus untuk Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango program aplikasi yang diterapkan adalah perhitungan kebutuhan PNS di suatu instansi sesuai dengan formasi sesuai analisis kebutuhan.
44
c. Penyimpanan data Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian banyaknya dapat tertampung didalamnya. Sebagai perbandingan cd-rom dapat menyimpan 650 juta karakter informasi, setara dengan :325.000 lembar teks atau 650 rim kertas. DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 atau lebih keping CD. Dengan adanya flash disk, CD-RW dan hard disk external maka transfer data dalam jumlah besar makin mudah. Kalau dulu kita terbatas pada disket yang berkapasitas 1,3 MB maka kini dengan flash disk yang kecil kita bisa menyimpan data sebesar 1GB. Menurut penjelasan yang diberikan oleh bebrapa informan dalam wawancara diperoleh informasi bahwa : Cara penyimpanan data setelah diproses khususnya di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango yaitu dengan menggunakan satu alat yang disebut flash disk. (2.3/W/KSB1/26.04.2012). Setelah dikonfirmasikan dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Mengenai cara penyimpanan data dengan menggunakan satu alat yang disebut flash disk. Selain itu ada alat untuk memback up data yaitu hard disk external. (2.3/W/KSB2/30.04.2012). Adapun informasi dari informan yang lain menjelaskan bahwa: Untuk menyimpan data pada umumnya kami menggunakan flash disk. Walaupun bentuknya kecil tapi dapat menyimpan ribuan data. (2.3/W/P1D/24.05.2012). Selanjutnya informasi yang didapat dari informan yang lain menjelaskan bahwa:
45
Cara menyimpan data pada kami menggunakan flash disk. Flash disk dapat menyimpan ribuan data dan cara penggunaannya sangat mudah. Flash disk dapat menyimpan data bertahun-tahun. (2.3/W/P2I/05.06.2012). Dari hasil wawancara dari informan dapat diperoleh informasi-informasi bahwa cara menyimpan data khususnya di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango dilakukan dengan menggunakan alat yang disebut flash disk. Selain itu untuk memback up data agar tidak hilang atau terhapus maka disimpan dalam alat yang disebut hard disk external. Alat ini dapat menyimpan data bertahun-tahun. Data yang sudah diproses akan dilaporkan. Dari hasil wawancara dari beberapa informan diperoleh informasi bahwa : “Data yang sudah diproses dilaporkan kepada Kepala Dinas Pendidikan untuk proses selanjutnya.” (2.3/W/KSB1/26.04.2012). Setelah dikonfirmasikan dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Data yang sudah diporses akan dilaporkan ke Kepala Dinas Pendidikan Kabuapten, selanjutnya akan dikirim ke Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga Provinsi dalam bentuk Profil Pendidikan. (2.3/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya informasi dikonfirmasikan dengan informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : Hanya bisa dilaporkan apabila terhubung dengan internet. Data yang sudah diproses dihubungkan dengan jaringan internet, bila sudah terhubung maka akan dilaporkan untuk menunggu proses selanjutnya. (2.3/W/P1D/24.05.2012). Adapun informasi dari informan yang lain menjelaskan bahwa: “Ada pelaporan data setelah diproses. Hal ini perlu dilaksanakan guna menunggu petunjuk selanjutnya.” (2.3/W/P2I/05.06.2012).
46
Pendapat di atas sesuai dengan wawancara bahwa data yang sudah diproses akan dilaporkan kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabuapten, selanjutnya akan dikirim ke Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga Provinsi dalam bentuk Profil Pendidikan. Profil Pendidikan ini akan dipresentasekan selanjutnya dilaporkan ke pemerintah setempat sehingga akan mendapat perhatian khususnya bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango untuk pengembangan ke depan. 3. Hasil Output Data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango a. Pengeluaran data Hasil output merupakan aktifitas menerima data dari hasil pengolahan pada bagian pemroses. Jika terdapat data pada aktifitas output ini, berarti pemroses menyerahkan tugas selanjutnya kepada bagian ini. Tentu saja pada bagian ini diperlukan juga peralatan yang bekerja, di mana peralatan tersebut disebut dengan output device. Jika kita kembali ke analogi manusia, output device ini contohnya adalah tangan, dimana tangan berfungsi untuk menuliskan informasi yang dimintai oleh otak. Pada komputer contoh output device ini adalah printer (pencetak). Ketika data output dari pemroses diterimanya maka printer akan melaksanakan tugas yang diterima dari pemroses tadi. Output yang dihasilkan dari pengolahan dapat digolongkan ke dalam 6 macam bentuk (huruf, kata, angka, grafik, Gambar, suara). Dibutuhkan alat khusus (alat keluaran dapat berbentuk hard copy dan soft copy).
47
Bentuk atau jenis output data sesuai hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : Bentuk output data berupa Surat Keputusan Penetapan Angka Kredit untuk kenaikan pangkat, Surat Keterangan bekala untuk kenaikan gaji berkala. Selanjutnya Surat Keterangan tersebut akan dikirim kepada pegawai yang bersangkutan untuk proses selanjutnya. (3.1/W/KSB1/26.04.2012). Setelah dikonfirmasikan dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Bentuk atau jenis output data berupa Daftar Urut Kepangkatan, Daftar Susunan Kepangkatan, Daftar Kekuatan Kepegawaian. Jenis keluaran yang dijaring, diinput, dan diproses sehingga terbentuk satu arsip administrasi kepegawaian. (3.1/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya
informasi dikonfirmasikan dengan informan yang lain
diperoleh penjelasan bahwa : Output dari pengolahan data adalah Surat Keputusan kenaikan pangkat, Surat Keputusan Kenaikan gaji berkala dirangkum dalam satu bundelan yang menjadi data pendukung yang akan dimasukkan pada Profil Pendidikan. (3.1/W/P1D/24.05.2012). Dari informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : Komponen ini menghasilkan keluaran-keluaran berupa cetakan yang merupakan hasil dari proses yang dilakukan oleh Sistem Informasi manajemen Kepegawaian misalnya SK, DP3, daftar riwayat hidup, dll. (3.1/W/P2I/05.06.2012). Uraian di atas menunjukkan bahwa Bentuk output data berupa Daftar Urut Kepangkatan, Daftar Susunan Kepangkatan, Daftar Kekuatan Kepegawaian SK PAK untuk kenaikan pangkat, SK Bekala untuk kenaikan gaji berkala, DP3, daftar riwayat hidup. Bentuk atau jenis output data berupa Profil Pendidikan. Profil Pendidikan merupakan resume dari seluruh data kepegawaian yang dijaring, diinput, dan diproses sehingga terbentuk satu arsip administrasi kepegawaian.
48
b. Manfaat hasil output Beberapa manfaat dalam pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango adalah memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian, membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi, memberikan sistem kesejahteraan yang optimal sesuai prestasi yang dicapai serta pengelolaan data yang lebih mudah. Berdasarkan hasil wawancara diperoleh informasi bahwa :
Manfaat hasil outpt adalah memberikan informasi yang cepat tentang kepegawaian. Misalnya bagi pegawai yang akan naik pangkat serta pegawai yang naik gaji berkala. (3.2/W/KSB1/26.04.2012). Informasi tersebut setelah konfirmasikan dengan salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Manfaat output data bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango yakni : 1) Untuk mengetahui jumlah tenaga pendidik yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango dan tenaga pendidik yang dibutuhkan sesuai dengan analisis kebutuhan, 2) Untuk mengetahui jumlah tenaga administrasi baik kekurangan maupun kelebihan yang ada di setiap sekolah. (3.2/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya informasi dikonfirmasikan dengan informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : “Manfaat diantaranya adalah untuk mengetahui keadaan pegawai khususnya di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango.” (3.2/W/P1D/24.05.2012) Dari informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : “Untuk mengetahui keadaan guru dan pegawai baik yang PNS maupun non PNS yang masih dibutuhkan sebagai penunjang mutu pendidikan.” (3.2/W/P2I/05.06.2012).
49
Berdasarkan hasil informasi di atas bahwa manfaat output data bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango yakni : (1) Memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian, (2) Untuk mengetahui jumlah tenaga pendidik yang ada di Kabupaten Bone Bolango dan tenaga pendidik yang harus dibutuhkan sesuai dengan analisis kebutuhan, (3) Untuk mengetahui jumlah tenaga kependidikan yang ada di Kabupaten Bone Bolango dan, (4) Untuk mengetahui jumlah tenaga administrasi baik kekurangan maupun kelebihan yang ada di setiap organisasi. Selain itu manfaat lain adalah Sebagai bahan acuan untuk perekrutan tenaga kontrak maupun pengecekan hak pegawai misalnya kenaikan pangkat serta kenaikan gaji berkala. Manfaat bagi pegawai dinas. Hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : Memudahkan pegawai untuk minta informasi tentang kelengkapan data kenaikan pangkat selanjutnya. Bila permintaan data ke BKD mudah untuk memberikan informasi. (3.2/W/KSB1/26.04.2012). Adapun informasi lain yang diperoleh dari salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Manfaat output data bagi pegawai adalah : 1) Lingkupan yang paling utama bahwa berkas-berkas yang dimasukkan ternyata prosedurnya sangat tepat, 2) Mendapatkan data yang akurat. (3.2/W/KSB2/30.04.2012). Selanjutnya informasi dikonfirmasikan dengan informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : “Manfaat output adalah memudahkan pegawai untuk mengurus data kepegawaian terutama kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala.” (3.2/W/P1D/24.05.2012).
50
Dari informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : “Manfaat output data
adalah
memudahkan
pegawai
untuk
kenaikan
pangkatnya.”
(3.2/W/P2I/05.06.2012). Dari hasil wawancara di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa manfaat output data bagi pegawai adalah : 1) Lingkupan yang paling utama bahwa berkasberkas yang dimasukkan ternyata prosedurnya sangat tepat, 2) Mendapatkan data yang akurat. Selain itu memudahkan pegawai untuk mengurus data kepegawaian terutama kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala. c. Penyebaran Informasi Penyebaran informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian merupakan hal yang sangat penting dalam memberikan pelayanan kepada seluruh personalia
yang ada,
karena pegawai merupakan aset
penting dalam
penyelenggaraan organisasi yang perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan pegawai yang baik dalam lingkup kecil akan meningkatkan kinerja pegawai dan dalam lingkup yang lebih besar dan akan membawa perbaikan kinerja perusahaan / pemerintah secara keseluruhan. Hasil wawancara diperoleh informasi bahwa : Output langsung diinformasikan kalau menyangkut kenaikan pangkat, dan kenaikan berkala. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi keterlambatan dalam perubahan gaji pegawai tersebut. (3.2/W/KSB1/26.04.2012). Adapun informasi lain yang diperoleh dari salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : Output data yang sudah terkumpul langsung diinformasikan pada saat itu tetapi melalui prosedur, kecuali dalam kepegawaian misalnya, kenaikan pangkat informasi cepat. Untuk bentuk profil pendidikan tidak langsung diinformasikan melainkan dipresentasekan guna mendapatkan solusi yang terbaik untuk pengembangan pendidikan ke depan. (3.2/W/KSB2/30.04.2012).
51
Selanjutnya informasi dikonfirmasikan dengan informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : “Ya,langsung diinformasikan. Informasi tersebut sangat membantu pegawai untuk mengkonfirmasikan data-data yang akan diproses selanjutnya.” (3.2/W/P1D/24.05.2012) Dari informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : “Output data tersebut
langsung
dinformasikan
guna
kepentingan
pegawai.”
(3.2/W/P2I/05.06.2012). Berdasarkan hasil informasi di atas bahwa Output data yang sudah ada langsung disebarkan. Penyebaran informasi sangat penting bagi pegawai, misalnya, kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala informasinya cepat. Untuk hasil Output data yang diramu dalam bentuk profil pendidikan tidak langsung diinformasikan tetapi dipresentasekan, dari hasil presentase akan didapatkan gambaran pegawai di Dinas Pendidikan khusunya di Kabupaten Bone Bolango. Informasi “Informasi
output data. Hasil wawancara diperoleh informasi bahwa :
output data ditujukan kepada pegawai yang bersangkutan.”
(3.2/W/KSB1/26.04.2012). Selanjutnya informasi dikonfirmasikan dengan informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : Setelah data sudah akurat akan diinformasikan kepada pegawai yang bersangkutan tembusannya ke Diknas Provinsi, Keuangan, Bappeda Kabupaten dan Bappeda Provinsi, Ekonomi Pembangunan guna untuk pembiayaan serta kebutuhan pegawai di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. (3.2/W/KSB2/30.04.2012).
52
Adapun informasi lain yang diperoleh dari salah seorang informan diperoleh penjelasan bahwa : “Output data menjadi bahan laporan kepada Kepala Dinas Pendidikan.” (3.2/W/P1D/24.05.2012) Dari informan yang lain diperoleh penjelasan bahwa : Hasil Output dilaporkan kepada Kepala Sub Bagian Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi, selanjutnya diteruskan kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango untuk pengambilan keputusan selanjutnya. (3.2/W/P2I/05.06.2012). Uraian di atas menunjukkan bahwa hasil Output dilaporkan kepada Kepala Sub Bagian Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi, selanjutnya diteruskan kepada Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango untuk pengambilan keputusan, selanjutnya data yang akurat akan diinformasikan ke Diknas Provinsi, Keuangan, Bappeda Kabupaten dan Provinsi serta Ekonomi Pembangunan dan paling utama yang dibutuhkan adalah pembiayaan serta kebutuhan pegawai di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. Sesuai hasil pengamatan dan wawancara dengan informan, bahwa Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango merupakan faktor penunjang keberhasilan program pendidikan khususnya di Kabupaten Bone Bolango. Penjaringan dan input data, proses pengolahan data, bentuk dan manfaat output data khususnya di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango perlu diperhatikan. Bila data dijaring dan diinput tidak akurat maka informasi kurang cepat, tetapi bila data dijaring dan diinput akurat maka informasi cepat dan tepat.
53
B. Temuan Penelitian Berdasarkan uraian hasil observasi dan wawancara di atas, didapati beberapa temuan pada fokus Penelitian : 1.
Sistem Penjaringan dan input data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. a. Data-data yang dijaring antara lain data guru dan pegawai baik yang PNS maupun yang Non PNS, perekrutan pegawai baik tenaga kontrak maupun tenaga sukarela, data tentang pegawai yang akan naik pangkat, kenaikan gaji berkala, pegawai yang akan cuti. Bila data semua sudah terjaring kemudian diinput; b. Cara yang dilakukan dalam penjaringan dan input data yaitu mengadakan sosialisasi kepada pegawai, melakukan pembinaan terhadap pegawai, serta memberikan contoh tentang pengisian data pegawai. Dengan demikian seluruh pegawai menjadi komunitas yang peduli dan bertanggung jawab dalam pengisian data kepegawaian; c. Yang terlibat langsung dalam penjaringan dan input data adalah Sub Bagian Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango ditambah dengan perwakilan dari Sub Bidang lain yang merupakan satu tim, dan tugas dari Sub Bidang bukan sebagai pelengkap, tetapi Sub Bidang itu yang lebih tahu keberadaan dari pegawai yang ada di suatu organisasi. Berikut ini adalah gambar diagram konteks strategi penjaringan dan input data.
54
Penjaringan Data
Data guru dan pegawai PNS, Non PNS, Tenaga Administrasi dan Tenaga Kontrak
Sosialisasi, Pembinaan, dan Pengisian data pegawai
Sub Bagian Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi
Data Individu Pegawai
Input Data Gambar 4.1 Diagram konteks strategi penjaringan dan input data 2.
Proses Pengolahan data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. a. Data-data yang dikumpul untuk diproses dalam pengolahan data adalah data-data Kepegawaian berupa data untuk kenaikan pangkat, data untuk kenaikan Berkala, dan data untuk pengurusan cuti pegawai, Perekrutan Tenaga Kontrak dan Tenaga Honorer. Pengumpulan data menggunakan media komputer; b. Pegolahan data merupakan suatu aplikasi perangkat lunak (Software) yang dipergunakan untuk mengelola data-data kepegawaian di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango yang terintegrasi dan menyeluruh. Beberapa fitur utama yang tersedia pada aplikasi ini diantaranya pengelolaan data umum, pengelolaan data mutasi, pengelolaan
55
data pegawai, pengelolaan data laporan, pengelolaan data surat keputusan, serta manajemen data pengguna aplikasi; c. Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan antara lain CD, DVD, flash disk, CD-RW dan hard disk external maka transfer data dalam jumlah besar makin mudah. Berikut ini adalah gambar diagram konteks proses pengolahan data. Proses Pengolahan Data
Data guru dan pegawai PNS, Non PNS, Tenaga Administrasi dan Tenaga Kontrak
Aplikasi Data (Software)
Penyimpanan Data (CD, DVD, flash disk, CD-RW dan hard disk)
Output Data
Gambar 4.2 Diagram konteks proses pengolahan data 3.
Hasil output dan manfaat data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. a. Bentuk output data berupa Daftar Urut Kepangkatan, Daftar Susunan Kepangkatan, Daftar Kekuatan Kepegawaian, SK PAK untuk kenaikan pangkat, SK Bekala untuk kenaikan gaji berkala, DP3, daftar riwayat hidup; b. Beberapa manfaat dalam pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango adalah memberikan
56
informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian, membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi, memberikan sistem kesejahteraan yang optimal sesuai prestasi yang dicapai serta pengelolaan data yang lebih mudah; c. Setelah data sudah akurat akan diinformasikan kepada pegawai yang bersangkutan tembusannya ke Diknas Provinsi, Keuangan, Bappeda Kabupaten dan Bappeda Provinsi, Ekonomi Pembangunan guna untuk pembiayaan serta kebutuhan pegawai di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. Berikut ini adalah gambar diagram konteks hasil output dan manfaat data. Hasil Output dan manfaat Data (hard copy dan soft copy)
Data Pegawai (DUK, Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji Berkala)
Informasi yang cepat, tepat dan akurat
Diknas Provinsi, Keuangan dan Bappeda
Analisis Kebutuhan Pegawai
Pengambilan Keputusan Gambar 4.3 Diagram konteks hasil output dan manfaat data C. Pembahasan Hasil Penelitian Dalam penelitian Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, fokus yang dikaji ada 3 (tiga) adalah : (1) Sistem Penjaringan dan input data di
57
Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango, (2) Proses Pengolahan data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango, dan (3) Hasil output dan manfaat data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. 1. Sistem Penjaringan dan input data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango Data-data yang dijaring antara lain data guru dan pegawai baik yang PNS maupun yang Non PNS, perekrutan pegawai baik tenaga honorer maupun tenaga sukarela, data tentang pegawai yang akan naik pangkat, kenaikan gaji berkala, pegawai yang akan cuti. Bila data semua sudar terjaring kemudian diinput. Cara yang dilakukan dalam penjaringan dan input data yaitu mengadakan sosialisasi kepada pegawai, melakukan pembinaan terhadap pegawai, serta memberikan contoh tentang pengisian data pegawai. Dengan demikian seluruh pegawai menjadi komunitas yang peduli dan bertanggung jawab dalam pengisian data kepegawaian. Yang terlibat langsung dalam penjaringan dan input data adalah Sub Bagian Perencanaan Program, Evaluasi dan Informasi di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango ditambah dengan perwakilan dari Sub Bidang lain yang merupakan satu tim, dan tugas dari Sub Bidang bukan sebagai pelengkap, tetapi Sub Bidang itu yang lebih tahu keberadaan dari pegawai yang ada di suatu organisasi. Penjaringan dan input data sangat penting, mengingat bahwa banyak pegawai yang membutuhkan data tersebut terutama untuk pengurusan nasib pegawai, sehingga penjaringan dan input data mebutuhkan penanganan yang khusus.
58
2.
Proses Pengolahan data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango Data-data yang dikumpul untuk diproses dalam pengolahan data adalah
data-data Kepegawaian berupa data untuk kenaikan pangkat, data untuk kenaikan Berkala, dan data untuk pengurusan cuti pegawai, Perekrutan Tenaga Kontrak dan Tenaga Honorer. Pengumpulan data menggunakan media komputer. Pegolahan data merupakan suatu aplikasi perangkat lunak (Software) yang dipergunakan untuk mengelola data-data kepegawaian di lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango yang terintegrasi dan menyeluruh. Beberapa fitur utama yang tersedia pada aplikasi ini diantaranya pengelolaan data umum, pengelolaan data mutasi, pengelolaan data pegawai, pengelolaan data laporan, pengelolaan data surat keputusan, serta manajemen data pengguna aplikasi. Proses pengeloaan sistem informasi pada dasarnya, dibutuhkan seorang manajer yang sebelumnya harus memahami posisi dari hierarki/tingkatan manajemen di mana dia berada, sebagaimana dikemukakan oleh McLeod, Jr., dalam (Rochaety, 2006: 5) bahwa tingkatan manejerial terdiri dari Strategic Planning Level (Top Management), Management Control Level (Middle Management), dan Operational Control Level (Lower Management). Posisi tersebut sangat berpengaruh terhadap sumber dan bentuk informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer (pimpinan) sebagai bahan proses pengambilan keputusan. Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan antara lain CD, DVD, flash disk, CD-RW dan hard disk external maka transfer data dalam jumlah besar makin mudah.
59
3. Hasil output dan manfaat data di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango Bentuk output data berupa Daftar Urut Kepangkatan, Daftar Susunan Kepangkatan, Daftar Kekuatan Kepegawaian SK PAK untuk kenaikan pangkat, SK Bekala untuk kenaikan gaji berkala, DP3, daftar riwayat hidup. Manfaat dalam pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian bagi Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango adalah memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat mengenai kepegawaian, membantu menganalisis personal yang pantas untuk duduk pada suatu posisi tertentu di organisasi, memberikan sistem kesejahteraan yang optimal sesuai prestasi yang dicapai serta pengelolaan data yang lebih mudah. Data yang sudah akurat akan diinformasikan kepada pegawai yang bersangkutan tembusannya ke Diknas Provinsi, Keuangan, Bappeda Kabupaten dan Bappeda Provinsi, Ekonomi Pembangunan guna untuk pembiayaan serta kebutuhan pegawai di Dinas Pendidikan Kabupaten Bone Bolango. Peranan Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dalam mengembangkan suatu program, sangat menentukan keberhasilan mutu pendidikan, sebab eksistensi pengelolaan sistem informasi tersebut sangat berpengaruh dan saling berhubungan karena ada kecenderungan pada hasil output akan mendapat perhatian bagi pemerintah setempat untuk melengkapi atau memperbaharui sistem sehingga mendapatkan hasil yang maksimal. Hal ini senada dengan pendapat Budi Sutejo (dalam Rochaety, 2006:3) yang menyatakan bahwa sistem adalah kumpulan elemen yang saling
60
berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Informasi menurut Budi Sutedjo (2002: 168) bahwa hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan dibutuhkan dalam pemahaman fakta-fakta yang ada. Dengan demikian maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian yang maksimal akan mendapatkan hasil sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Keberadaan pegawai dalam kegiatan pendidikan memiliki peranan penting, dalam hal ini seorang pegawai awalnya mendapat pengetahuan secara instrinsik dari yang dikerjakannya, sehingga dengan pengetahuan tersebut mampu memahami apa yang ada di dalam lingkungannya dan bekerja secara optimal. Secara konsep pegawai adalah bagian dari suatu sistem oleh karena itu peranan pengelolaan sistem sangat besar dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai. Pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian sudah dapat menghasilkan output yang selalu berkolaborasi dengan pemerintah setempat dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi secara terbuka, terutama menanggapi kurangnya media yang mempengaruhi pengelolaan sistem informasi manajemen kepegawaian. Penjelasan di atas merupakan kontribusi positif tentang Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Dinas Pendidikan Bone Bolango sehingga dapat menghasilkan output sebagai acuan dalam pengambilan keputusan.
61
Namun demikian, masih ada faktor – faktor lain yang mempengaruhi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Dinas Pendidikan Bone Bolango. Hal ini akan menimbulkan masalah yang perlu diteliti pada tahap selanjutnya. Permasalahan ini lebih difokuskan pada : (1) Sistem Penjaringan dan input data, (2) Proses Pengolahan data, dan (3) Hasil output dan manfaat data yang dalam hal ini peneliti hanya dapat menyerahkan kepada peneliti lain yang berminat untuk menelitinya. Berikut ini adalah gambar diagram konteks Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian. Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian
Penjaringan dan input data (Data Kepegawaian)
Proses Pengolahan Data (Software)
Hasil output data (hard copy dan soft copy)
Analisis Kebutuhan
Pengambilan Keputusan Gambar 4.4 Diagram konteks strategi Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian.
