BAB IV PELAKSANAAN MAGANG
A. DESKRIPSI KEGIATAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) Dalam melaksanakan Kuliah Kerja Media atau magang, penulis mendapatkan pengalaman serta ilmu-ilmu baru. Tugas – tugas yang penulis dapatkan dan kerjakan pada saat melakukan Kuliah Kerja Media menjadi salah satu pengalaman baru bagi penulis karena tugas yang penulis lakukan merupakan tugas real atau nyata dalam sebuah dunia kerja di dalam agency advertising. Pada sub bab ini penulis akan melaporkan hasil kerja selama menjalankan kuliah kerja media yang penulis ceritakan kedalam bentuk narasi dari tugas-tugas yang telah penulis terima dan kerjakan. Tidak hanya melaporkan hasil kerja dari Kuliah Kerja Media, dalam pelaksanaan tugastugas tersebut penulis juga mendapatkan beragam kesulitan. Dari kesulitankesulitan yang penulis dapatkan tersebut, penulis mempunyai alternatif solusi dalam penyelesaian kesulitan-kesulitan yang penulis hadapi. Berikut merupakan deskripsi dari tugas selama penulis menjalankan kuliah kerja media atau magang. 1. Proses Kerja Divisi Media Pada PT. Aura Media Communication Dalam pelaksanaan kuliah kerja media atau magang, penulis memilih posisi divisi Media. Berbeda dengan agency advertising lainnya, divisi Media pada PT. Aura Media Communication ini terdiri dari dua sub tugas yaitu media planning dan media buying yang ditangani oleh satu orang. 38
39
Dengan adanya perbedaan tersebut, menambah pengetahuan bagi penulis yang melakukan magang pada divisi media di PT. Aura Media Communication, karena tidak hanya belajar media plan, penulis juga secara tidak langsung belajar tentang media buying. Berikut merupakan proses kerja divisi Media pada PT. Aura Media Communication: a. Menganalisis Target Audience Suatu iklan dapat dikatakan sukses atau berhasil apabila iklan tersebut bisa tepat menerpa atau mengenai target audience-nya. Target audience (khalayak target) adalah para pembeli potensial yang menjadi sasaran bidik iklan. Khalayak itu sendiri bisa dipilih pilih berdasarkan jenis kelamin, usia, minat khusus, atau kelas sosial (Jefkins, 1997:401). Dengan adanya sasaran khalayak tersebut akan dapat membantu meminimalisir budget yang dikeluarkan agar tidak terbuang sia-sia. Oleh karena itu, diperlukan adanya analisis mengenai target auedience. Setiap client yang akan beriklan, sudah mempunyai target audience atau masyarakat yang akan dituju oleh iklan tersebut, namun sebagai agency advertising juga harus melakukan riset atau analisis terhadap target audience untuk kemudian dicocokan dengan target audience yang telah dipilih oleh client. b. Pemilihan Media Media adalah kata jamak dari Medium, yakni wahana untuk menyampaikan pesan-pesan periklanan. Bentuknya sangat variasi yakni media pers (koran, majalah), radio, televisi, media luar ruangan,
40
penawaran lewat pos, dan sebagainya (Jefkins, 1997:392). Seorang Media planner tidak boleh asal memilih media mana yang akan digunakan. Media planner (perencana media) adalah eksekutif yang bekerja disuatu biro iklan yang khusus bertugas mengatur jadwal media, yakni salah satu jadwal yang memuat pokok-pokok kegiatan berkenaan dengan penggunaan media iklan (Jefkins, 1997:392). Dalam pemilihan media, seorang media planner harus memperhatikan budget dari client. Selain budget, seorang media planner harus melihat audience dari media home yang akan digunakan. Tujuannya adalah, agar ada kecocokan antara audience dari jasa yang akan di iklankan dengan audience pada media yang telah dipilih, sehingga tujuan beriklan pun akan tercapai. c. Menghubungi media home Setelah memilih media yang tepat, seorang media planner harus menghubungi vendor media atau media home untuk menanyakan rate iklan yang terbaru. Apakah ada perubahan baik dalam hal harga iklan, pembagian jam, maupun program acara. Tak hanya itu, seorang Media planner juga harus bisa menawar diskon yang akan di berikan untuk sebuah agency oleh suatu media home , karena diskon untuk agency dan untuk umum pada biasanya berbeda. Seorang media plan juga harus mengetahui bagaimana proses pembayarannya. Proses pembayaran yang biasa dilakukan dalam sebuah hubungan antara agency dan pihak media home ada dua yaitu,
41
bayar didepan Payment Before Broadcast (PBB) atau bayar secara berkala setelah iklan terbit bisa disebut Payment After Broadcast (PAB) . Ketika sebuah agency melakukan pembayaran secara cash di depan atau sebelum iklan itu tayang, ada beberapa media home yang memberikan diskon khusus. d. Membuat Media plan Setelah mengetahui harga iklan dan jumlah diskon yang diberikan, selanjutnya tugas seorang dalam divisi Media adalah membuat format media plan yang akan diajukan kepada client. Dalam format media plan ini, memuat media apa saja yang akan digunakan, berapa harga sekali tayang, akumulasi harga sekali tayang dengan jumlah iklan yang akan ditayangkan, serta total keseluruhan budget yang sudah di tambahkan dengan PPN sebesar 10% dan juga biaya ASF (Agency Service Fee) atau biaya upah untuk sebuah agency. Biaya tersebut adalah biaya yang nantinya harus di bayarkan oleh client ketika client menyetujui media plan yang telah dibuat. e. Membuat Media Schedule dan Payment Schedule Langkah selanjutnya setelah media plan mendapatkan approval dari client, tugas Media planner selanjutnya adalah membuat Media Schedule dan juga Payment Schedule. Media Schedule (jadwal media) adalah rencana pelaksanaan kegiatan periklanan berikut saat-saatnya (tanggal, hari, jam, panjang periode, dan sebagainya), serta jeni-jenis media yang hendak digunakan dan namanya (Jefkins, 1997:392).
42
Tujuan dari pembuatan Media Scheduling ini adalah untuk mempermudah menginformasikan penayangan iklan kepada client dan juga sebagai acuan bagi media home dalam menanyangkan iklan pada spot-spot yang telah dipesan. Payment Schedule merupakan jadwal pembayaran yang akan dilakukan oleh client maupun agency. Payment Schedule terdapat dua macam yaitu payment schedule client ke agency dan payment schedule dari agency kepada media home. Sebelum pembuatan payment schedule ini, tentunya harus melewati persetujuan dengan client dan juga media home. f. Memberikan Materi Iklan Setelah payment schedule ditandatangani atau disetujui oleh pihakpihak yang bersangkutan. Media planner menyerahkan materi iklan kepada media home untuk di publikasikan atau di iklankan. Materi iklan ini bisa materi iklan yang sudah dibuat sendiri oleh client, sehingga agency hanya menyerahkan kepada media home atau ketika client belum memiliki materi iklan, pihak agency yang akan membuatkan materi iklan. g. Mengecek Bukti Tayang Iklan Setelah iklan tayang pada media yang sudah ditentukan tersebut, tugas Media planner selanjutnya adalah mengecek bukti tayang. Bukti tayang ini dikirim dari pihak media home sebagai bukti bahwa iklan sudah ditayangkan pada spot yang telah dipesan. Bukti tayang pada
43
media televisi disebut log prove. Dan bukti siar pada media radio disebut log sheet. Pada bukti tayang tersebut, akan memuat waktu penayangan, dan juga spot penayangan. Tugas Media planner disini adalah mengecek dan mencocokan dengan kontrak media plan yang sudah dibuat dan disetujui. Tidak menutup kemungkinan, dari pihak media home melakukan kesalahan saat penayangan iklan. Pada kasus seperti ini, pihak agency akan meminta ganti rugi berupa uang kembali atau mengganti iklan tersebut di lain kesempatan dengan tidak ada biaya tambahan sebagai bentuk kompensasi dari media home. 2. Mekanisme Kerja Divisi Media dalam Pemasangan Iklan Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur di PT. Aura Media Communication. Pada saat melaksanakan Kuliah Kerja Media atau magang, penulis mengikuti proses pemasangan iklan dari salah satu client yaitu Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur ini akan memasang iklan berupa sosialisasi Publisitas Pemberdayaan dan sosialisasi Publisitas Prioritas pada media Radio, Televisi, Taxi Ad, dan juga Videotron. Sosialisasi Publisitas Pemberdayaan merupakan iklan sosialisasi yang berisi tentang penyuluhan tentang KB, HIV dan penyakit lainnya yang dikhususkan kepada khalayak wanita. Sosialisasi Publisitas Pemberdayaan ini, akan dipasang pada Media Radio, Televisi, dan juga Taxi Ad. Sedangkan sosialisasi Publisitas Prioritas merupakan sosialisai tentang penyakit-penyakit menular dalam masyarakat seperti TBC, dan
44
Campak. Sosialisasi Publisitas Prioritas ini akan dipasang pada media Taxi Ad dan Videotron. Dana yang dimiliki Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur adalah sebesar Rp190.000.000,- untuk Sosialisasi Publisitas Prioritas dan Rp200.000.000,- untuk Sosialisasi Publisitas Pemberdayaan. Berikut merupakan proses pembuatan media plan client Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur: a. Order masuk (1 Maret 2016) Pertama order masuk dari Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur, Media Head mem-brief penulis untuk membuatkan media plan. Brief pertama dari Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur adalah meminta agar dibuatkan iklan pada media radio dengan sejumlah uang Rp55.000.000,- untuk tiga radio dan mendapatkan empat program yaitu Spot, Adlibs, Dialog Interaktif, dan juga Talkshow. Penulis bersama Media Head bersama-sama memilih media yang sesuai dengan karakteristik dan juga target market atau audiens dari Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. Media head dan penulis memutuskan untuk menggunakan media Radio Suara Surabaya, Merdeka FM, dan juga Gen FM. Sebelum melangkah pada pembuatan media plan, penulis menghubungi media home radio-radio tersebut untuk menanyakan diskon yang akan diberikan untuk agency, dan juga bagaimana sistematika pembayarannya. Pada radio Suara Surabaya, untuk agency akan mendapatkan diskon sebesar 40% apabila pemabayaran dilakukan
45
cash atau lunas didepan sebelum iklan tersebut tayang. Tetapi jika pembayarannya per bulan atau diangsur maka agency hanya akan mendapatkan diskon sebesar 30%. Untuk radio Merdeka FM, mendapatkan diskon 30% dengan pembayaran dilaksanakan didepan. Dan untuk Gen FM ini memiliki diskon yang berbeda-beda pada setiap programnya, Spot mendapatkan diskon 30%, Adlibs 20%, dan Talkshow 25% dengan sistem pembayaran dilakukan di depan. Diskon tersebut merupakan diskon yang diberikan dari media home kepada agency, untuk selanjutnya dari agency kepada client akan menjualnya dengan diskon yang lebih rendah untuk mendapatkan keuntungan. Untuk radio Suara Surabaya, rate iklan atau harga iklan yang digunakan merupakan harga iklan pada tahun 2015, untuk tahun 2016 baru akan di launching pada pertengahan bulan Maret. Sehingga penulis memberikan keterangan tesebut, agar pada saat harga iklan tersebut berubah client tidak memberikan respon yang negative kepada Aura Media Communication. Iklan Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur ini akan tayang pada periode bulan April, Mei, dan Juni. (Lihat Lampiran 1) b. Revisi media plan Placement Radio dan TV ke 1 (2 Maret 2016) Media plan yang telah penulis buat mendapatkan revisi dari client. Client sudah menentukan media apa saja yang akan dipakai. Media tesebut adalah radio Suara Surabaya dan juga She FM. Client juga sudah memilih program pada radio yang akan digunakan untuk
46
menginsertkan iklan mereka, yaitu pada radio Suara Surabaya menggunakan Adlibs enam puluh detik, dan pada radio She FM menggunakan program Talkshow. Tak hanya media radio, client juga menambah media yang akan dipakai dengan media televisi yaitu Metro TV dengan program sosialisasi TVC dan dialog interaktif. Jumlah anggaran dana yang dipakai pada masing-masing media adalah sama yaitu Rp55.000.000,-. Untuk Adlibs pada radio Suara Surabaya mendapatkan diskon 30% yang di jual kepada client sebesar 25%, begitu pula untuk talkshow pada radio She FM. Pada media Televisi, tidak mematok berapa jumlah diskon yang diberikan. Tetapi mereka langsung memberikan potongan harga pada setiap program yang dipesan. (Lihat Lampiran 2) c. Revisi media plan Placement Radio dan TV ke 2 dan Pembuatan Media plan Placement Taxi Ad dan Videotron (7 Maret 2016) Sebelum revisian pertama diserahkan kepada client, kembali media plan placement radio harus direvisi karen terjadi miss communication pada anggaran dana. Pada media plan sebelumnya, anggaran dana adalah Rp55.000.000,- untuk masing-masing media (radio dan televisi), ternyata yang diinginkan client adalah dengan anggaran dana tersebut bisa digunakan untuk dua media sekaligus. Penulispun merevisi media plan seperti apa yang diinginkan client. Penulis merubah total insert pada media radio dan juga televisi, agar jumlah
47
dana yang tersedia bisa cukup untuk membeli media pada program radio dan televisi yang diinginkan. (Lihat Lampiran 3) Pada minggu ini penulis juga membuat media plan placement Taxi Ad untuk Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. Taxi yang akan digunakan sebagai media beriklan berjumlah sepuluh unit dengan perputaran di kota Surabaya. Diskon untuk taxi ad ini sebesar 15% (Lihat Lampiran 4) Tidak hanya membuat media plan Taxi Ad, penulis juga diminta untuk membuat media plan placement Videotron. Sebelum membuat media plan placement videotron, penulis menghubungi vendor videotron untuk dibuatkan surat penawaran harga. Setelah mendapat surat penawaran harga, penulis mulai membuat media plan placement videotron. Videotron yang akan dipakai adalah pada titik Jln. Kertayaja Surabaya dan Jln. Adityawarman Surabaya. (Lihat Lampiran 5) d. Revisi Media plan Placement Radio dan TV ke 3 (8 Maret 2016) Setelah anggaran dana sudah cocok dengan apa yang diinginkan client, kembali media plan placement Radio dan Televisi mendapat revisi dari Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. Pihak Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur menginginkan untuk menambah program acara. Sebelumnya pada radio Suara Surabaya menggunakan program Adlibs saja, dan kemudian ditambah dengan Spot dan juga Mini Talkshow. Sedangkan pada radio She FM yang mulanya
48
menggunakan program acara Talkshow saja, ditambah dengan Adlibs, dan juga Spot. Karena adanya penambahan program, secara otomatis jumlah insert atau tayang iklan pun dikurangi agar sesuai dengan anggaran dana. Akibat dari bertambahnya program pada media radio, mempengaruhi jumlah tayang iklan pada media televisi. (Lihat Lampiran 6) e. Revisi Media plan Placement Videotron (17 Maret 2016) Media plan Placement Videotron yang telah dibuat mendapat revisi dari Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur, yang pada awalnya menggunakan dua titik videotron yaitu di Jln. Kertayaja Surabaya dan Jln. Adityawarman Surabaya, di tambah satu titik videotron lagi yaitu di Jln. Gubernur Suryo Surabaya. Dan juga pada total penayangan salah satu titik dikurangi. (Lihat Lampiran 7) f. Revisi Media plan Placement Radio dan TV ke 4 (22 Maret 2016) Pada minggu ini Rate Card dari radio Suara Surabaya telah terupdate, sehingga penulis harus merubah anggaran-anggaran dana yang bersangkutan dengan Suara Surabaya yang juga berpengaruh pada media Televisi, yaitu adanya pengurangan pada jumlah penayangan iklan pada program Sosialisasi TVC. (Lihat Lampiran 8) g. Revisi Media plan Placement Radio dan TV ke 5 (11 April 2016) Setelah media plan direvisi dengan harga iklan yang sudah terupdate semua, maka media plan tersbut diserahkan kemabali kepada
49
client. Dan pada minggu ini, kembali pihak Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur merevisi lagi. Client hanya akan menggunakan program Talkshow pada radio Suara Surabaya, dan program Adlibs pada radio She FM. Pada awalnya periode pemasangan iklan ini akan dilakukan pada bulan April, Mei, dan Juni. Namun karena keadaan yang kurang memungkinkan sehingga periode tayang menjadi mundur yaitu pada bulan Mei, Juni, Juli. (Lihat Lampiran 9) h. Membuat media schedule placement Radio Setelah media plan diserahkan kepada client, penulis diminta untuk latihan membuat media schedule khusus placement Radio She FM. Media schedule untuk radio Suara Surabaya belum bisa dibuat karena program yang dipilih yaitu Talkshow, sehingga harus ada koordinasi terlebih dahulu dengan pihak radio. Dan untuk schedule TV juga belum bisa dibuat, kerena pihak televisi akan memberikan waktu atau spot spot kosong apabila media plan sudah fix mendapat approval dari client. (Lihat Tabel 4.10) 3. Tugas Kuliah Kerja Media di PT. Aura Media Communication a. Merekap Pricelist dari Media Televisi, Radio, dan juga Cetak Penulis mendapatkan tugas untuk merekap Pricelist dari Media Televisi, Radio, dan juga media Cetak yang meliputi Majalah, Tabloid dan juga Surat Kabar atau Koran berdasarkan database yang dimiliki oleh PT. Aura Media Communication. Tugas ini bertujuan untuk mendata media mana saja yang pricelist atau daftar harga
50
iklannya sudah masuk atau terdaftar dalam data di PT. Aura Media Communication. Pricelist yang penulis rekap merupakan pricelist media pada tahun 2015, pendataan pricelist ini sebagai kegiatan akhir tahun agar media-media yang baru digunakan oleh PT. Aura Media Communication masuk ke dalam daftar. b. Mendata stasiun Radio se-Jawa (Jawa Barat, Tengah, dan Timur) Penulis mencari data dari seluruh radio di Pulau Jawa meliputi Jawa Barat, Jawa Tengah, dan Jawa Timur melalui website www.radioprssni.com. Website tersebut merupakan website Persatuan Radio Siaran Swasta Nasional Indonesia, website tersebut berisi semua data dari radio yang mengudara atau bersiar secara swasta di Indonesia. Melalui website PRSSNI, penulis dapat menegtahui datadata dari berbagai radio, khususnya bagian yang paling sering dicari, yaitu contact person dari radio tersebut. Contact person tersebut bisa berupa nomor telepon kantor radio maupun nomor telepon pihak marketing dan juga email yang bisa dihubungi.
Didalam website
PRSSNI tersbut juga dimuat beberapa informasi mengenai radio tersebut seperti genre musik mayoritas yang diputar, prosentase audiens, dll. Tujuan dari pendataan stasiun radio se-pulau Jawa adalah tiada lain untuk melengkapi data PT. Aura Media Communication. Karena client yang datang pada Aura tidak hanya berasal dari lokal kota Surabaya.
51
Dan juga dalam penyebaran informasinya, terdapat beberapa client yang meminta media yang menjangkau luar kota. c. Monitoring dan Handling Payment Schedule Placement Media Cetak client Dannis Payment Schedule ini berfungsi untuk mengingatkan kapan jatuh tempo client (Dannis) membayar tagihan iklan kepada pihak Aura, dan juga kapan jatuh tempo pihak Aura membayar tagihan placement kepada media home. Media yang diapakai oleh Dannis adalah media cetak yaitu Majalah Paras dan Tabloid Nurani, dalam jangka waktu beriklan pada periode bulan Desember 2015 hingga April 2016 untuk Majalah Paras dan pada periode bulan Januari hingga Juli 2016 untuk Tabloid Nurani. d. Membuat Media plan dan Timeline Penanyangan untuk event Sepatu Precise Penulis beserta internship pada divisi Account Executive dan juga Creative mendapatkan tugas untuk membuat konsep event brand Activation untuk sepatu Precise. Penulis sendiri mendapat tugas pada pemilihan media untuk mempromosikan event tersebut. Sebelum membuat media plan (perencanaan media) penulis beserta tim intership bersama-sama menemukan target audiens dari sepatu Precise, setelah itu penulis memilih media yang akan di gunakan yang sesaui dengan target yang akan dituju. Setelah memilih media, penulis harus mengumpulkan rate card dari media yang telah dipilih oleh penulis.
52
Karena bertepatan dengan penulis melakukan magang pada awal tahun 2016, sehingga PT. Aura Media Communication belum banyak mengupdate rate card dari berbagai media. Setelah menghubungi media home untuk menanyakan rate card, jumlah diskon, harga paketan, sistem pembayaran dan sebagainya, penulis memulai membuat media plan dengan memilih media home Radio Gen FM dan Istara FM dan juga Surat Kabar Harian Surya. Alasan penulis hanya menggunakan media home radio Gen FM dan juga Istara FM karena mayoritas pendengar pada radio tersebut sama dengan target audiens dari sepatu Precise. Dan mengapa menggunakan surat kabar Harian Surya karena puncak event ini adalah berupa suatu kegiatan yang akan menghadirkan CJR. Puncak event Precise yang penulis dan tim buat, bisa menjadi tujuan untuk menghabiskan weekend bersama keluarga, sehingga penulis memilih Surat Kabar Harian Surya untuk menerpa para orang tua. (Lihat Lampiran 11) e. Presentasi dan membuat Billing dan Buying dari Media plan event Precise Setelah media plan selesai dibuat, penulis dan tim melakukan presentasi bersama Account Executive dari PT. Aura Media Communication. Dari presentasi tersebut, tim intership mendapatkan masukan-masukan dan untuk selanjutnya tim kami diharapkan merevisi atau memperbaiki konsep event sepatu Precise. Termasuk
53
media plan yang penulis buat juga mendapat revisi dari Pak Guntur selaku Account Executive. Media plan yang penulis buat, diminta untuk menghapuskan media surat kabar harian surya karena itu di anggap kurang efektif. Dan juga pada jumlah penayangan iklan di media Radio mendapat perubahan. Setelah penulis dan tim melakukan revisi, konsep event pun diserahkan kembali kepada Account Executive. (Lihat Lampiran 12) Selain memberikan media plan kepada Account Executive, penulis juga memberikan kepada Mbak Lila selaku Media Head. Setelah media plan diserahkan kepada Media Head, penulis diajarkan untuk membuat Billing dan Buying dari media yang telah penulis pilih. Billing dan Buying tersebut merupakan rincian harga untuk mengetahui berapa harga kita membeli media dan berapa harga kita menjual media tersebut kepada client. Billing dan Buying tersebut nantinya akan diserahkan kepada finance sebagi arsip. (Lihat Lampiran 13) f. Menghubungi media home untuk meminta Rate Card terbau 2016 Selain meminta Rate Card terbaru pada media home yang akan penulis pilih pada saat pembuatan media plan untuk event Precise, penulis juga meminta beberapa Rate Card terbaru dari beberapa media home Radio untuk mengupdate data yang dimiliki PT. Aura Media Communication tahun 2016. Penulis berhasil menggumpulkan rate card dari beberapa Radio, yaitu: Suara Surabaya, Gen FM, Pas FM, Istara FM, JJ FM, Suzana FM, Media FM, serta radio EBS.
54
g. Mengecek materi bukti tayang iklan Dannis pada Tabloid Nurani dan Majalah Paras Sebelum
penulis
masuk
magang
di
PT.
Aura
Media
Communication ini, sudah ada dua client yang memasang iklan melalui biro iklan PT. Aura Media Comunnication, dan pada saat penulis melakukan magang iklan tersebut masih berjalan yaitu Dannis yang Payment Schedule-nya telah penulis handle. Dannis merupakan brand untuk Baju Muslim. Ada dua agen Dannis yang memasang iklan melalui biro iklan PT. Aura Media Communication, yaitu Dannis Agen Bu Uswatun yang memasang iklan pada media Tabloid Nurani, dan Rumah Dannis agen Bu Tine yang memasang iklan pada media Majalah Paras. Pada kesempatan ini, penulis mendapatkan tugas untuk mengecek materi bukti tayang iklan pada tabloid dan majalah tersebut. Pengecekan bukti tayang ini dilakukan setelah media home menerbitkan tabloid atau majalahnya. Setiap iklan tersesbut terbit, pihak agency selalu mendapatkan tabloid maupun majalah secara gratis. Tugas penulis sebagai seorang media plan disini adalah mengecek materi iklan tersebut apakah sudah sesuai dengan materi yang di inginkan client atau belum. Tabloid Nurani terbit setiap dua kali selama satu bulan, yaitu pada minggu pertama dan pada minggu ke tiga. Sedangkan, majalah Paras terbit sebulan sekali yaitu pada pertengahan bulan.
55
h. Visit Rumah Dannis, memberikan bukti tayang dan invoice Setelah materi bukti tayang selesai dicek, dan tidak mendapati adanya kekeliruan atau pun kesalahan didalam cetakan, kemudian majalah atau tabloid tersebut diantarkan kepada client oleh penulis sebagai media plan bersama dengan Account Executive. Pada saat mengantarkan buktit tayang, penulis juga mengantarkan invoice atau tagihan biaya iklan untuk iklan yang akan ditayangkan di bulan yang akan datang atau bulan depan. i. Briefing event Peresmian KM. Mutiara Sentosa II Pada saat melaksanakan Kuliah Kerja Media, penulis mengikuti brifieng untuk salah satu event yang akan di handle oleh PT. Aura Media Communication. Event tersebut diselenggarakan oleh PT. Atosim Lampung Pelayaran yang akan meresmikan kapan KM. Mutiara Sentosa II di pelabuhan Tanjung Perak Surabaya. Pada event ini penulis mendapat tanggung jawab untuk membantu mengawasi para pers media yang datang pada hari H. Akan tetapi sangat disayangkan, setelah persiapan untuk event ini sudah
hampir
matang
dipersiapkan
oleh
PT.
Aura
Media
Communication, event ini di batalkan oleh pihak penyelenggara, yaitu PT. Atosim Lampung Pelayaran.
56
j. Membuat Media plan SMS Broadcast untuk client Dinas Kesehatan Prov. Jatim Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur kembali meminta PT. Aura Media Communication untuk membuatkan campaign iklan. Iklan yang akan dibuat berupa sosialisasi untuk memperingati hari-hari besar kesehatan nasional maupun internasional, dengan media yang digunakan yaitu SMS Broadcast. SMS Broadcast merupakan salah satu metode pengiriman pesan dalam jumlah besar melalui website. SMS Broadcast menjadi salah satu alat bisnis yang sangat baik dalam menjangkau
pelanggan
individu,
anggota
komunitas,
maupun
Mayarakat umum (MD Media, 2016). Penulis diminta untuk membuatkan media plan placement SMS Broadcast untuk Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. Sebelum membuat media plan, penulis diminta untuk menghubungi vendor dari SMS Broadcast yaitu MD Media Surabaya untuk membuatkan surat penawaran harga SMS Broadcast. Setelah surat penawaran tersebut diterima, mulailah penulis membuat media plan. (Lihat Lampiran 14) Setelah media plan selesai dibuat dan di serahkan kepada Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur, pihak Dinkes merevisi media plan tersebut, Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur memilih untuk menggunakan satu channel, yaitu SMS Broadcaster dan juga penambahan frekuensi smsnya. Sebelum menambahkan frekuensi smsnya, penulis diminta untuk membuat data dari hari-hari besar
57
kesehatan nasional dan internasional yang nantinya akan dijadikan patokan sebagai frekuensi SMS. (Lihat Lampiran 15 dan 16) k. Membuat Media plan untuk client Azkimore Penulis kembali mendapatkan tugas untuk membuat media plan. Media plan yang dibuat ini ditujukan untuk clinet Azkimore. Azkimore merupakan brand busana muslim yang cukup terkenal. Client Azkimore meminta vichle media yang akan dipakai adalah majalah UMMI dan tabloid Nurani. Penulis diminta oleh media head untuk menghubungi pihak majalah UMMI untuk menanyakan rate card terbaru, jumlah diskon, harga paket iklan, cara pembayaran dan lain sebagainya. Untuk tabloid Nurani belum ada perubahan dari informasiinformasi untuk penayangan iklan, karena pada saat ini PT. Aura Media
Communication
masih
memiliki
kontrak
dan
masih
berhubungan dengan pihak tabloid Nurani. Setelah mendapatkan informasi yang dibutukan dari majalah UMMI, kemudian penulis mulai membuat media plan dengan placement majalah UMMI dan Tabloid Nurani. Tabloid Nurani memberikan diskon sebesar 50% dan kemudian dijual kepada client sebesar 25%, sedangkan majalah UMMI memberikan diskon 30% yang dijual kepada client 25%. Media plan pun diserahkan kepada client Azkimore. (Lihat Lampiran 17) Setelah diserahkan, client Azkimore merespon dengan merevisi media plan yang telah dibuat. Client azkimore memilih vehicle majalah UMMI saja. Dan selanjutnya client meminta agar dengan uang
58
Rp 30.000.000,- bisa memperoleh dua tempat iklan yaitu satu halaman full dan juga setengah halaman. (Lihat Lampiran 18) Client Azkimore pun akhirnya deal dengan media plan yang dibuat diawal dengan paket lima kali iklan tayang dan bonus satu kali iklan tayang dengan penjaminan sebelah kanan halaman setiap kali tayang. Untuk jaminan sebelah kanan halaman ini dikenakan biaya tambahan. (Lihat Lampiran 19) l. Membuat Media Order clinet Azkimore Setelah media plan Azkimore di approval oleh client, penulis diajarkan dan kemudian diminta untuk membuatkan media Order. Media
order
ini
berfungsi
sebagai
pembelian
media
serta
pembookingan secara sah yang akan diberikan kepada media home, majalah UMMI. (Lihat Lampiran 20) m. Membuat Payment Schedule client Azkimore Selain media order, penulis juga diminta untuk membuat payment schedule yang akan diserahkan kepada client. Payment schedule ini berfungsi sebagai jadwal pembayaran client kepada pihak Aura sebagai agency. Untuk payment schedule atau jadwal pembayaran dari Aura kepada majalah UMMI sudah dibuat oleh pihak UMMI. (Lihat Lampiran 21) Sebelum payment schedule dibuat, pihak Aura dan majalah UMMI melakukan kesepakatan terlebih dahulu, apakah iklan ini dibuat dengan modal, yang berarti pembayaran dilakukan sebelum iklan tayang atau
59
setelah iklan tayang. Untuk client Azkimore ini, pihak Majalah UMMI memberikan keringan dengan pembayaran setelah iklan tayang, paling lambat satu minggu. n. Brifieng event Kabupaten Ponorogo Penulis berkesempatan mengikuti brifieng untuk event Kabupaten Ponorogo. Kabupaten Ponorogo akan melakukan sejumlah kegiatan untuk
menjunjung
potensi
Kabupaten
Ponorogo
dan
juga
meningkatkan angka kunjungan wisatawan di Kabupaten Ponorogo. Event yang akan dilakukan antara lain adalah sebagai berikut: 1) Larung Telaga Ngebel 2) Road Race Adventure 3) Festival 1000 Kuliner Ponorogo 4) Festival Reog Ponorogo 5) Kampung Ramadhan 6) Lomba Karya Ekonomi Enterpreneur Dalam kesempatan ini, penulis mendapatkan tugas untuk me-list media-media komunikasi beserta karakteristiknya yang ada di Kabupaten Ponorogo berupa radio, dan juga media cetak surat kabar. (Lihat Lampiran 22)
B. Kesulitan Dalam Pelaksanaan Kuliah Kerja Media Dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media, penulis mendapatkan beberapa kesulitan, antara lain:
60
1. Koneksi Wi-Fi kantor yang kurang stabil, sehingga menghambat penulis saat mencari list stasiun Radio se Jawa. 2. Penulis belum mengetahui format media plan yang digunakan di PT. Aura Media Communication. 3. Penulis belum terlalu menguasai Ms. Excel yang pada kenyataaanya seorang media planner dan buyer sangat sering bersinggungan dengan Ms. Excel. 4. Masih bingung dalam pembuatan media order, dan juga payment schedule. 5. Masih bingung dalam pembuatan billing dan buying.
C. Alternative Solusi dari Kesulitan Dalam Pelaksanaan KKM Dari kesulitan yang penulis dapatkan selama melaksanakan KKM, penulis mendapatkan solusi untuk mengatasi kesulitan tersebut, antara lain: 1. Tethering hotspot dari hp pribadi, agar lancar dalam mencari informasi list stasiun radio se-Jawa. 2. Meminta
tolong
kepada
pembimbing
magang
dilapangan
untuk
mengajarkan pembuatan format media plan, media order, payment schedule, dan juga billing dan buying. 3. Terus berlatih dan juga browsing-browsing dalam pengguanaan Ms. Excel terutama untuk penggunaan rumus.
61
D. Kemajuan Yang Telah Dicapai Selama Melaksanakan KKM Dengan adanya program Kuliah Kerja Media atau magang ini, penulis mendapatkan pencapaian hal-hal baru yang tidak penulis dapatkan di bangku kuliah, antara lain: 1. Mengetahui bentuk ratecard diberbagai media (Televisi, Radio, Cetak). 2. Bisa membuat Media plan untuk event Precise, client Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur, dan juga client Azkimore. 3. Meengethaui cara berhubungan langsung dengan media home. 4. Mengetahui apa itu Mobile Advertising atau SMS Broadcast. 5. Mengetahui media yang terdapat di Kabupaten Ponorogo. 6. Bisa membiuat media order. 7. Bisa membuat payment schedule. 8. Bisa membuat Billing dan Buying.
