BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1 Analisis Sistem Analisis sistem ini merupakan penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. 4.1.1
Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
4.1.1.1 Deskripsi Masalah Berdasarkan analisis dan diskusi dengan pembimbing kerja praktek, masalah yang ada di bagian umum ini terdapat dalam hal pengarsipan yang masih manual dikarenakan aplikasi yang sudah ada tidak berjalan sebagaimana mestinya dan ada sedikit kekurangan pada aplikasi tersebut. 4.1.1.2 Pemecahan Masalah Sebagaimana pendeskripsian masalah di atas, maka pemecahan masalah yang akan dilakukan dengan membuat Sistem Informasi Kepegawaian yang didalamnya terdapat konten arsip surat yang sudah tersedia form – form terkait dengan arsip sehingga memudahkan kinerja para karyawan khususnya dibagian umum. 4.2 Analisis Kebutuhan 4.2.1
Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional meliputi feature, komponen, atau fungsi yang
harus terdapat
dalam
Sistem
Informasi
Kepegawaian
Kantor
Wilayah
Kementerian Agama Provinsi Jawa Barat. Berikut ini merupakan spesifikasi 46
47
kebutuhan fungsional dari Sistem Informasi Kepegawaian Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Jawa Barat. Diantaranya sebagai berikut : a. Login untuk user yang sudah melakukan registrasi. b. Registrasi Pegawai untuk user yang belum memiliki username dan password. c. Data Pegawai menampilkan data berdasarkan bagian dan jabatan. d. Data Pelatihan menampilkan hasil pelatihan yang pernah dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama. e. Data Kenaikan Jabatan menampilkan data pegawai berdasarkan masa kerja. f. Arsip Surat menampilkan surat masuk, surat keluar dan naskah. g. Pembuatan Laporan. 4.2.2 Kebutuhan Non Fungsional 1. Hardware (Perangkat Keras) Spesifikasi peralatan minimal yang dibutuhkan sebagai berikut : a. CPU (Central Processing Unit) intel inside Pentium 4. b. Memori dengan kapasitas 256 MB. c. Keyboard. d. Monitor. e. Printer. 2. Software (Perangkat Lunak) a. Sistem Operasi yang digunakan adalah windows 7. b. Bahasa pemrograman yang digunakan php. c. Data base yang digunakan MySQL.
48
4.3
Perancangan Dari hasil analisa yang telah diuji sebelumnya, masih banyak hal yang
perlu di proses untuk penyempurnaan aplikasi yang akan dibangun ditempat kerja praktik, maka dari itu diberikan usulan pemecahan masalah dengan membuat barbagai macam pendekatan aplikasi dalam bentuk diagram untuk memperoleh data yang akurat dan memudahkan dalam pembacaan perancangan aplikasi. 4.3.1
Pemodelan Aplikasi Use Case Diagram Pada bagian use case diagram ini menjelaskan apa yang akan
dilakukan oleh aplikasi yang akan dibangun dan siapa saja yang akan berinteraksi dengan aplikasi. Use case diagram menjadi aktifitas pengguna.
Gambar 4.1 Use Case Diagram
49
4.3.1.1 Skenario Use Case a. Use Case Login Nomor
: EA001
Nama use case
: Login
Aktor
: Admin
Tipe
: Primary dan essensial
Tujuan
: Login dengan Username dan Password yang sudah dimiliki admin.
Kondisi awal
: Admin belum memasuki halaman utama aplikasi.
Kondisi akhir
: Admin telah memasuki halaman utama aplikasi.
Deskripsi
: Admin memasukan username dan password. Tabel 4.1 Skenario use case login aplikasi
SKENARIO USE CASE LOGIN Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. Admin memasukan username dan 2. a. Menampilkan halaman utama password yang sudah dimiliki.
aplikasi
Exceptional Flow of Event 2. b. Aplikasi tidak akan muncul apabila username atau password salah.
b. Use case data bagian Nomor
: EA002
Nama use case
: data bagian
Aktor
: Admin
Tipe
: Primary dan essensial
50
Tujuan
: Mengolah data bagian ke dalam aplikasi
Kondisi awal
: Pengguna belum mengolah data bagian
Kondisi akhir
: Pengguna telah mengolah data bagian
Deskripsi
: Pengguna memilih menu “Tambah data” pada halaman data bagian, mengolah data bagian, dan menekan tombol “Simpan”. Tabel 4.2 Skenario use case data bagian
SKENARIO USE CASE DATA BAGIAN Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. Pengguna memilih menu “Tambah 2. a. Aplikasi menampilkan form data” pada halaman data bagian. 3. a. Pengguna mengolah data
isian data bagian. bagian 4. Aplikasi menampilkan data
ke dalam aplikasi.
bagian
yang di masukan oleh
pengguna. 5. Pengguna menekan tombol simpan 6. untuk menyimpan data.
Aplikasi
menyimpan
bagian.
Exceptional Flow of Event 2. b. Aplikasi yang telah diolah data akan tersimpan ke data base.
c. Use case data jabatan Nomor
: EA003
Nama use case
: data jabatan
Aktor
: Admin
data
51
Tipe
: Primary dan Essensial
Tujuan
: Mengolah data jabatan ke dalam aplikasi
Kondisi awal
: Pengguna belum mengolah data jabatan
Kondisi akhir
: Pengguna telah mengolah data jabatan
Deskripsi
: Pengguna memilih menu “Tambah data” pada halaman data jabatan, mengolah data jabatan, dan menekan tombol “Simpan”. Tabel 4.3 Skenario use case data jabatan
SKENARIO USE CASE DATA JABATAN Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. Pengguna memilih menu “Tambah 2. a. Aplikasi menampilkan form data” pada halaman data jabatan.
isian data jabatan.
3. a. Pengguna mengolah data jabatan 4. ke dalam aplikasi.
Aplikasi
jabatan
menampilkan
yang di masukan oleh
pengguna.
Exceptional Flow of Event 2. b. Aplikasi yang telah diolah data akan tersimpan ke data base.
d. Use case data pelatihan Nomor
: EA004
Nama use case
: data pelatihan
Aktor
: Admin
Tipe
: Primary dan Essensial
data
52
Tujuan
: Mengolah data pelatihan ke dalam aplikasi
Kondisi awal
: Pengguna belum mengolah data pelatihan
Kondisi akhir
: Pengguna telah mengolah data pelatihan
Deskripsi
: Pengguna memilih menu “Tambah data” pada halaman data pelatihan, mengolah data pelatihan, dan menekan tombol “Simpan”. Tabel 4.4 Skenario use case data pelatihan
SKENARIO USE CASE DATA PELATIHAN Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. Pengguna memilih menu “Tambah 2. a. Aplikasi menampilkan form data” pada halaman data pelatihan. 3.
isian data pelatihan.
a. Pengguna mengolah data 4.
pelatihan ke dalam aplikasi.
Aplikasi
pelatihan
menampilkan
data
yang di masukan oleh
pengguna.
Exceptional Flow of Event 2. b. Aplikasi yang telah diolah data akan tersimpan ke data base.
e. Use case data arsip surat Nomor
: EA005
Nama use case
: data arsip surat
Aktor
: Admin
Tipe
: Primary dan Essensial
Tujuan
: Mengolah data arsip surat ke dalam aplikasi
53
Kondisi awal
: Pengguna belum mengolah data arsip surat
Kondisi akhir
: Pengguna telah mengolah data arsip surat
Deskripsi
: Pengguna memilih menu surat masuk atau surat keluar
pada
halaman
data
arsip
surat, mengolah data arsip surat, dan menekan tombol “Simpan”. Tabel 4.5 Skenario use case data arsip surat
SKENARIO USE CASE ARSIP SURAT Main Flow Event Actor Action 1. Pengguna
memilih
menu
Application Response surat 2. a. Aplikasi menampilkan form
masuk atau surat keluar pada bagian isian data . arsip surat. 3.
a. Pengguna mengolah data
dalam aplikasi.
ke 4. Aplikasi menampilkan data yang di masukan oleh pengguna.
Exceptional Flow of Event 2. b. Aplikasi yang telah diolah data akan tersimpan ke data base.
f. Use case laporan Nomor
: EA003
Nama use case
: Laporan
Aktor
: Admin
Tipe
: Primary dan Essensial
54
Tujuan
:Admin mencetak laporan kepegawaian dan arsip berdasarkan data yang telah dimasukan.
Kondisi awal
: Admin belum memiliki laporan kepegawaian dan arsip.
Kondisi akhir
: Admin telah memiliki laporan kepegawaian dan arsip. : Pengguna memilih menu “Laporan” pada halaman
Deskripsi
utama aplikasi, memilih jenis laporan, dan menekan tombol “Cetak Halaman” Tabel 4.6 Skenario use case cetak laporan
SKENARIO USE CASE CETAK LAPORAN Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. Admin memilih menu “Laporan” 2. a. Aplikasi menampilkan laporan pada halaman utama aplikasi
berdasarkan jenis laporan
3. Pengguna menekan tombol “Cetak 4.Aplikasi Halaman”
untuk
laporan.
mencetak
mencetak
laporan
berdasarkan jenis laporan yang dipilih
Exceptional Flow of Event 2. b. Aplikasi tidak akan menampilkan laporan apabila laporan yang diminta belum dibuat.
55
g. Use case login user Nomor
: EA007
Nama use case
: login user
Aktor
: user
Tipe
: Primary dan essensial
Tujuan
: sebelum memasuki halaman utama aplikasi user login terlebih dahulu dengan memasukan NIP dan password tujuannya untuk keamanan data.
Kondisi awal
: Pengguna belum memasuki aplikasi
Kondisi akhir
: Pengguna telah memasuki halaman aplikasi.
Deskripsi
: Untuk Registrasi data pegawai, mengedit data pegawai.
56
Tabel 4.7 Skenario use case login user
SKENARIO USE CASE LOGIN USER Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. sebelum memasuki halaman 2. a. Aplikasi menampilkan registrasi registrasi user harus login terlebih pegawai dahulu dengan memasukan NIP dan password. 3. Pengguna memilih menu yang 4. Aplikasi menampilkan apa yang akan dioperasikan.
dioperasikan pengguna.
Exceptional Flow of Event 2. b. Aplikasi tidak akan menampilkan halaman, apabila user tidak login terlebih dahulu.
h. Use case Registrasi pegawai Nomor
: EA008
Nama use case
: Registrasi pegawai
Aktor
: user
Tipe
: Primary dan essensial
Tujuan
: Mengolah data registrasi pegawai ke dalam aplikasi
Kondisi awal
: Pengguna belum mengisi registrasi pegawai
Kondisi akhir
: Pengguna telah mengisi registrasi pegawai
57
: Pengguna memasuki menu “Registrasi pegawai”
Deskripsi
pada aplikasi, mengolah data bagian, dan menekan tombol “Simpan”. Tabel 4.8 Skenario use case registrasi pegawai
SKENARIO USE CASE REGISTRASI PEGAWAI Main Flow Event Actor Action
Application Response
1. Pengguna memasuki halaman
2. a. Aplikasi menampilkan form
registrasi pegawai.
isian data .
3. a. Pengguna mengolah data ke dalam 4. Aplikasi menampilkan data aplikasi.
yang di masukan oleh pengguna.
Exceptional Flow of Event 2. b. Aplikasi yang telah diolah data akan tersimpan ke data base.
4.3.2
Pemodelan Activity Diagram Perancangan activity diagram menggambarkan berbagai alir aktifitas
dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram pada Sistem Informasi Kepegawaian dirancang seperti pada Gambar 4.5 di bawah ini :
58
Gambar 4.2 Activity Diagram
59
4.3.3
Class Diagram
Gambar 4.3 Class Diagram 4.3.4 Sequence Diagram Sequence diagram ini menjelaskan secara detail proses yang dilakukan dalam sistem untuk mencapai tujuan dari use case berikut ini beberapa sequence diagram antara lain:
60
1. Sequence diagram login
Gambar 4.4 Sequence diagram login
61
2. Sequence diagram Registrasi pegawai
Gambar 4.5 Sequence diagram Registrasi pegawai 3. Sequence diagram Menu utama
Gambar 4.6 Sequence diagram Menu utama
62
4. Sequence diagram data bagian
Gambar 4.7 Sequence diagram data bagian
5. Sequence diagram data jabatan
Gambar 4.8 sequence diagram data jabatan
63
6. Sequence diagram data pelatihan
Gambar 4.9 Sequence diagram data pelatihan
7. Sequence diagram laporan data pegawai
Gambar 4.10 Sequence diagram laporan data pegawai
64
4.4
Perancangan Interface Perancangan interface (antarmuka) aplikasi dimaksudkan untuk
memberikan kemudahan dalam membuat desain interface aplikasi sehingga AI Architecture Information & UX User Xperience dapat lebih maksimal. a. Perancangan Interface Form Login
Gambar 4.11 Interface Form Login b. Perancangan Interface Form Registrasi Pegawai
Gambar 4.12 Interface Form Registrasi Pegawai
65
c. Perancangan Interface Form Halaman Awal
Gambar 4.13 Interface Form Halaman Awal d. Perancangan Interface Form Data Pegawai
Gambar 4.14 Interface Form Data Pegawai
66
e. Perancangan Interface Form Data Pelatihan
Gambar 4.15 interface Form Data Pelatihan f. Perancangan Interface Form Data Kenaikan Jabatan
Gambar 4.16 Interface Form Data Kenaikan Jabatan
67
g. Perancangan Interface Form Arsip Surat: Klasifikasi Arsip
Gambar 4.17 Interface Form Arsip Surat : Klasifikasi Arsip h. Perancangan Interface Form Arsip Surat : Surat Masuk
Gambar 4.18 Interface Form Arsip Surat : Surat Masuk
68
i. Perancangan Interface Form Arsip Surat : Surat Keluar
Gambar 4.19 Interface Form Arsip : Surat Keluar j. Perancangan Interface Form Arsip : Naskah lainnya
Gambar 4.20 Interface Form Arsip : Naskah Lainnya
