BAB III
ANALISIS SISTEM
Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Proses analisis sistem adalah kegiatan untuk memperoleh gambaran tentang sistem yang digunakan di Sekolah MTsN Tanjungpinang untuk menjabarkan prosedur pada sistem yang sedang berjalan, menyimpulkan kelemahan sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Proses analisis yang dilakukan terdiri dari analisis masalah, analisis prosedur yang berjalan, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem. 3.1
Analisis Masalah Saat ini alat bantu yang digunakan oleh MTsN Tanjungpinang dalam mengolah data penerimaan siswa baru dan pembagian kelas masih menggunakan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sehingga dirasakan menjadi hambatan terhadap kualitas kerja staf Tata Usaha yang terlibat. Karena tidak menggunakan sistem basis data yang baik maka dapat mengakibatkan berbagai bentuk kesalahan dalam melakukan proses pekerjaan administrasi. Juga dalam penyampaian informasi yang dibutuhkan oleh beberapa pihak menjadi lambat dan terkadang menjadi tidak akurat satu sama lain dikarenakan beberapa kesalahan dan hambatan. 38
39
3.2
Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan Pada bagian sub bab ini akan dijelaskan mengenai sistem yang sedang berjalan pada sekolah MTsN Tanjungpinang. Untuk memenuhi salah satu tujuan penelitian yaitu memberikan alternatif solusi kepada sekolah terhadap upaya pengembangan sistem yang sudah ada menjadi sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien. Maka perlu adanya analisa terhadap sistem yang sedang berjalan sebagai acuan untuk tahap selanjutnya ataupun perbaikan. Saat ini sekolah MTsN Tanjungpinang sudah menggunakan sistem komputerisasi seperti aplikasi perkantoran (Microsoft Word dan Microsoft Excel) yang hanya digunakan untuk mengolah dan mencetak data. Sehingga masih banyak terdapat kekurangan yang berpengaruh terhadap kinerja staf Tata Usaha.
3.3
Analisis Prosedur Penerimaan Siswa Baru Dalam melakukan aktifitas terdapat beberapa sistem prosedur yang dapat diterjemahkan ke dalam benuk narasi dan kemudian digambarkan dalam bentuk flowmap. Untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentanng analisis prosedur, akan dijelaskan uraian prosedur dan flowmap yang ada di MTsN Tanjungpinang 3.3.1 Prosedur Pendaftaran Siswa Yang Berjalan Menggambarkan aliran dokumen yang terjadi pada saat pendaftaran pada MTsN Tanjungpinang sebagai berikut : a. Para calon siswa mengambil formulir PSB dari panitia pendaftaran.
40
b. Calon siswa mengisi formulir dan melengkapi ketentuan syarat – syarat c. Formulir
dan
syarat
diserahkan
kembali
kepada
panitia
pendaftaran. d. Panitia pendaftaran melakukan pengecekan berkas. e. Jika lengkap maka diteruskan, jika tidak peserta otomatis akan gugur. f. Berkas yang lulus seleksi selanjutnya akan diserahkan kepada bagian Tata Usaha. g. Kemudian data diinput secara komputerisasi dan melakukan cetak data (print out) dan diarsip. h. Hasil cetak data yang lain diserahkan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani. Kemudian diserahkan kempali kepada Waka Kesiswaan untuk dilakukan Masa Orientasi Siswa
41
PROSEDUR PENDAFTARAN SISWA BARU PANITIA PENDAFTARAN
SISWA FORM PENDAFTARAN
FORM PENDAFTARAN
FORM 1 PENDAFTARAN TERISI
PENGISIAN FORM
2
TATA USAHA
FORM 1 PENDAFTARAN TERISI
3
2
WAKA KESISWAAN
KEPALA SEKOLAH
LAPORAN DATA PSB
LAPORAN DATA PSB
TTD
TTD
LAPORAN DATA PSB
LAPORAN DATA PSB
3
PEMBUATAN NIS
INPUT DATA
3 2 1 FORM PENDAFTARA & SYARAT
TIDAK
PENGECEKAN BERKAS
CETAK LAPORAN
LENGKAP
LAPORAN 1 DATA PSB
2
YA LAPORAN DATA PSB SELEKSI
TIDAK
LULUS
1 FORM PENDAFTARAN & SYARAT
YA
2
3
REGISTRASI
2
3
1 FORM PENDAFTARAN & SYARAT
Gambar 3.1 Flowmap Pendaftaran Siswa Baru
42
3.3.2 Prosedur Pembagian Kelas Yang Sedang Berjalan Menggambarkan aliran dokumen yang terjadi pada saat pembagian kelas di MTsN Tanjungpinan sebagai berikut : a. Panitia pendaftran menyerahkan semua berkas ke bagian Tata Usaha. b. Bagian tata usaha menginput data secara komputerisasi dan mencetak hasil tersebut. c. Kemudian hasil cetak (print out) diserahkan kepada kepala sekolah untuk
disahkan.
Setelah
selesai
disahkan
kepala
sekolah
menyerahkan kepada waka kurikulum. d. Waka kurikulum akan membagi kelas untuk siswa baru. e. Kemudian laporan data PSB akan diarsip oleh waka kurikulum.
43
PEMBAGIAN KELAS SISWA BARU PANITIA PENDAFTARAN
TATA USAHA
Daftar Siswa yang Telah Registrasi
Daftar Siswa yang Telah Registrasi
WAKA KURIKULUM
KEPALA SEKOLAH LAPORAN DATA PSB
TTD
INPUT DATA
CETAK LAPORAN
LAPORAN DATA PSB
LAPORAN DATA PSB
Melakukan Pembagian Kelas LAPORAN LAPORAN DATA PSB DATA PSB LAPORAN DATA PERKELAS
Gambar 3.2 Flowmap Pembagian Kelas Siswa Baru 3.4
Analisis Dokumen 1. Formulir Pendaftaran Fungsi
: Untuk Mengetahui Data Siswa
Sumber
: Panitia Pendaftaran
Distribusi
: Calon Siswa
44
Frekuensi
: Tahun Ajaran Baru
Struktur Data
: Nama, TTL, Jenis Kelamin, Gol. Darah, Penyakit yang Pernah Diderita, Anak Ke, Jumlah Saudara, Alamat Rumah, No. Telepon, Sekolah Asal, NIS, No. Peserta UN, Indentitas Orang Tua, Indentitas Wali, Bukti Pendaftaran.
2. Laporan Data PSB Fungsi
: Untuk mengetahui jumlah siswa baru yang diterima dan membagi kelas para siswa baru.
Sumber
: Tata Usaha
Distribusi
: Tata Usaha, Waka Kurikulum, Kepala Sekolah
Frekuensi
: Tahun Ajaran Baru
Struktur Data
: Nis, No. Pendaftaran, Tahun Ajaran, Nama, Alamat, No. Telp, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Asal Sekolah, Nilai UAS, Nilai Tes, Nilai RataRata, Kelas
3.5
Analisa Kelemahan Sistem Saat ini sekolah MTsN belum mempunyai program khusus yang digunakan untuk memasukkan data pendaftaran dan pembagian kelas dan karena itu juga mereka belum memiliki database yang terpusat. Sehingga dirasakan kurang optimal dalam meningkatkan kualitas kerja pegawai TU yang berwenang untuk mengolah data tersebut. Beberapa kesalahan dalam pengolahan data :
45
1. Dalam memberikan informasi masih terkesan lambat dan memakan waktu yang cukup lama sehingga terjadi keterlambatan dalam memberikan informasi. 2. Pemberian informasi data yang terkadang masih ditemukan kesalahan dikarenakan adanya pengulangan input data. 3.6
Analisa Kebutuhan Dari analisa kelemahan sistem yang berjalan, maka dirasakan perlu untuk merekomendasikan dan merealisasikan sebuah aplikasi yang dapat menunjang pekerjaan para staff dan karyawan Tata Usaha yang dapat menghasilkan data yang cepat, tepat dan akurat serta efektif sebagai pengganti sistem lama yang digunakan oleh sekolah tersebut.
