28
BAB III DESKRIPSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA
A. Sejarah Pemerintah Kota Surakarta Tanggal 16 Juni merupakan hari jadi Pemerintah Kota Surakarta. Secara de facto tanggal 16 Juni 1946 terbentuk Pemerintah Daerah Kota Surakarta yang berhak mengatur dan mengurus rumah tangganya sendiri, sekaligus menghapus kekuasaan Kerajaan Kasunanan dan Mangkunegaran. Secara yuridis Kota Surakarta terbentuk berdasarkan penetapan Pemerintah tahun 1946 Nomor 16/SD, yang diumumkan pada tanggal 15 Juli. Dengan berbagai pertimbangan faktor-faktor historis sebelumnya, tanggal 16 Juni 1946 ditetapkan sebagai hari jadi Pemerintah Kota Surakarta.
B. Visi dan Misi Pemerintah Kota Surakarta Visi dan Misi Kota Surakarta sesuai Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 10 Tahun 2001, Tanggal 13 Desember 2001 adalah : Visi : Terwujudnya Kota Solo sebagai Kota Budaya yang bertumpu pada potensi perdagangan jasa, pendidikan, pariwisata, dan olahraga
29
Misi : 1. Revitalisasi kemitraan dan partisipasi seluruh komponen masyarakat dalam semua bidang pembangunan, serta perekatan kehidupan bermasyarakat dengan komitmen cinta kota yang berlandaskan pada nilai-nilai “Sala Kota Budaya”. 2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dalam pengusahaan dan pendayagunaan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, guna mewujudkan inovasi dan integrasi masyarakat madani yang berlandaskan ke-Tuhanan Yang Maha Esa. 3. Mengembangkan seluruh kekuataan ekonomi daerah, sebagai pemacu tumbuh dan berkembangnya ekonomi rakyat yang berdaya saing tinggi, serta mendayagunakan potensi pariwisata dan teknologi terapan akrab lingkungan. 4. Membudayakan peran dan fungsi hukum, pelaksanaan Hak Asasi Manusia dan demokratisasi bagi seluruh elemen masyarakat, utamanya para penyelenggara pemerintahan.
C. Visi Walikota Surakarta Solo Berseri Tanpa Korupsi untuk Mewujudkan Mayarakat 3 WMP (Waras, Wasis, Wareg, Mapan dan Papan) dengan membangun 5 Budaya (Budaya Hidup Gotong Royong, Budhaya Memiliki, Budhya Merawat, Budaya Menjaga, Budaya mengawankan) Kota Solo dan isinya.
30
D. Lambang Daerah
Arti Lambang : Warna hijau berarti hidup, warna-warna putih, kuning, merah, dan hitam melukiskan nafsu diantara beberapa nafsu manusia. Semuanya berarti hidup harus dapat menguasai nafsunya. Makna Dari Lukisan : 1. Perisai mewujudkan lambang perjuanagan dan perlindungan. 2. Tugu lilin menyala melukiskan kebangunan dan kesatuan bangsa. 3. Keris melambangkan kejayaan dan kebudayaan. 4. Panah berarti selalu waspada. 5. Jalur mendatar berombak berarti Bengawan Solo. 6. Bintang kanan kiri melukiskan bintang dilangit dan berarti kesejahteraan. 7. Bambu runcing menggambarkan perjuangan rakyat.
31
8. Kapas dan padi melukiskan pakaian dan makanan yang berarti do’a kearah kemakmuran. 9.
Jumlah 6 dari daun, bunga dan buah kapas berarti bulan 6, jumlah 16 dari buah padi, berarti tanggal 16.
10. Kain adalah hasil kerajinan terpenting dari Kota Besar Surakarta dan Sidomukti mengandung arti doa keluhuran.
Lukisan yang terdapat dalam lingkaran jorong merupakan surya sangkala memet : 1. Anak panas diatas busur dengan bergerak, berarti “rinaras” dan berwatak enam. 2. Air berarti “waudadi” atau “dadi” dan berwatak empat. 3. Mulai pangkal panah sampai ujung tugu merupakan bentuk lurus berarti “terus” dan berwatak sembilan. 4. Tugu lilin berarti “manunggal” dan berwatak satu. Secara lengkap berbunyi : “RINARAS DADI TERUS MANUNGGAL” yang artinya tahun 1946
E. Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta Di jaman globalisasi saat ini, kemajuan teknologi komunikasi telah berkembang pesat. Oleh sebab itu telah banyak terjadi lompatan-lompatan besar terhadap kemajuan peradaban manusia yang berimplikasi terhadap problema dan
32
tantangan kehumasan. Semakin meningkatkatnya kemajuan peradaban manusia yang berimplimentasi terhadap problema dan tantangan kehumasan. Semakin meningkatnya kemajuan teknologi tersebut harus dipahami sebagai tantangan yang akan selalu meningkatkan peranan kehumasan pada posisinya yang semakin penting. Di sisi lain, informasi sudah dianggap menjadi suatu kebutuhan yang penting bagi setiap orang, sehingga hak memperoleh informasi yang layak merupakan suatu bentuk hak asasi manusia dan keterbukaan informasi merupakan salah satu ciri negara yang menganut sistem demokratis. Menilik dari hal diatas, Pemerintah Kota Surakarta mempunyai inisiatif untuk membentuk suatu lembaga atau badan yang nantinya bertugas sebagai ujung tombak Pemerintah Kota Surakarta dalam menyampaikan program-program yang akan
dilakukan
Pemerintah
Kota
Surakarta
serta
membantu
untuk
mensosialisasikannya.Berpedoman dari Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2008 maka dibentuklah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Surakarta sebagai salah satu perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota Surakarta yang ikut serta dalam penyelenggaraan pemerintah daerah berdasarkan prinsip otonomi yang luas, nyata dan bertanggung jawab secara efektif dan efisien dalam mewujudkan peningkatan kualitas pelayan umum maupun kesejahteraan masyarakat di bidang komunikasi dan informasi. Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta merupakan salah satu perangkat daerah Pemerintah Kota Surakarta yang berkompeten dalam
33
tata informasi untuk menjalankan tugas-tugas kehumasan dan keprotokolan dalam penyelenggaraaan pemerintahan daerah untuk mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan umum maupun kesejahteraan masyarakat yang berbudaya di bidang informasi, komunikasi dan keprotokolan. Di sisi lain dalam menjalankan peran kehumasan dan keprotokolan, informasi merupakan sumber daya dalam rangka membangun pencitraan yang positif bagi penyelenggaraan pemerintahan. Visi : Visi merupakan suatu keadaan atau harapan yang harus diwujudkan pada masa yang akan datang. Visi Walikota dan Wakil Walikota Surakarta Tahun 2010-2015 yaitu "Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat dan Memajukan Kota Dilandasi Spirit Solo Sebagai Kota Budaya". Dengan mengacu pada Visi Pemerintah Kota Surakarta, maka Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta memiliki Visi "Mewujudkan sistem pelayanan informasi yang berbudaya, cepat, tepat, akurat, transparan dan obyektif berbasis pada pengelolaan sumber daya informasi." Visi tersebut mengandung makna Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Daerah Kota Surakarta merupakan salah satu perangkat daerah Pemerintah Kota Surakarta yang berkompeten dalam tata informasi untuk menjalankan tugas-tugas kehumasan dan keprotokolan dalam penyelenggaraaan pemerintahan daerah untuk mewujudkan peningkatan kualitas pelayanan umum maupun kesejahteraan
34
masyarakat yang berbudaya di bidang informasi, komunikasi dan keprotokolan.Di sisi lain dalam menjalankan peran kehumasan dan keprotokolan, informasi merupakan sumber daya dalam rangka membangun pencitraan yang positif bagi penyelenggaraan pemerintahan.
Misi : Guna mewujudkan visi tersebut terdapat Misi yang harus dilaksanakan, yaitu : 1. Revitalisasi kemitraan dan partisipasi seluruh komponen masyarakat dalam semua bidang pembangunan, serta perekatan kehidupan bermasyarakat dengan komitmen cinta kota yang berlandaskan pada nilai-nilai "Sala Kota Budaya". 2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang memiliki kemampuan dalam pengusahaan dan pendayagunaan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, guna mewujudkan inovasi dan integrasi masyarakat madani yang berlandaskan ke-Tuhanan Yang Maha Esa. Sedangkan misi Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta adalah : 1. Meningkatkan kualitas pelayanan informasi dan pelayanan keprotokolan 2. Meningkatkan kualitas arus informasi secara cepat, tepat, transparan dan obyektif 3. Mendorong terwujudnya informasi dan komunikasi yang positif antara Pemerintah Kota dengan pers, masyarakat dan lembaga lainnya
35
4. Meningkatnya hubungan yang harmonis antara Pemerintah Kota dengan pers, masyarakat dan lembaga lainnya 5. Mengembangkan SDM di bidang kehumasan dan keprotokolan dalam rangka meningkatkan pelayanan publik dan tamu Pemerintah Kota Surakarta
Tujuan : Guna mewujudkan Misi tersebut, terdapat Tujuan yang akan dicapai oleh Bagian Humas dan Protokol Setda Kota Surakarta, yaitu : 1. Mewujudkan pelayanan informasi yang prima dan berkualitas. 2. Mewujudkan komunikasi yang harmonis antara Pemerintah Kota , masyarakat dan pers serta lembaga lainnya. 3. Meningkatkan
pemberdayaan
dan
partisipasi
masyarakat
dalam
penyelenggaraan pembangunan 4. Meningkatnya penyebarluasan informasi dan aspirasi masyarakat 5. Mewujudkan citra yang positif bagi Pemerintah Kota Surakarta
Strategi : Guna tercapanya tujuan yang telah ditetapkan tersebut maka diperlukan strategi sebagai berikut : 1. Memaksimalkan peran dan fungsi kehumasan dan keprotokolan dalam pencitraan pemerintah daerah yang positif
36
2. Memanfaatkan sumber daya informasi 3. Meningkatkan kerjasama kehumasan dan keprotokolan dengan pers, masyarakat dan lembaga kehumasan lainnya.
37
F. Struktur Organisasi
Kepala Bagian Humas dan Protokol Heri Purwoko JS, SH.MM
Kasubbag Publikasi dan Dokumentasi
Kasubbag Analisis Kemitraan dan Media
Rini Indriyani, S.Sos
Dra. Endah WP, M.Si
Bambang Harjanto, S.IP, M.Si
Widarmoko
Budiman Hendrato, A.Md
Novrian Panji SJ, S.I.Kom
Kasubbag Protokol Beni Supartono P, S.STP, M.Si
Suroso, S.IP
Anies Dyah Oktavianti. S.sos
Supadi
Yuli Harsasi
Winarno, S.H
Sarwono
Irmayanti Kushastuti, A.Md
Warsidi, SE
BRM. Suryo Prasetyo, S.H
Azhalola Testiana S.STP
38
G. Uraian Tugas Masing-Masing Bagian Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 tentang penjabaran Tugas pokok, fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surakarta. 1. Kepala Bagian Humas dan Protokoler Kepala Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas menyusun perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasikan pelaksanaan tugas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijaksanaan pemerintah daerah di bidang publikasi, dokumentasi, analisis dan kemitraan media, acara protokoler dan pelayanan tamu. Uraian tugas yang dimaksud diatas adalah sebagai berikut : a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja Bagian Humas dan Protokol b. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan c. Mempelajari, menelaah, peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknisprogram kegiatan bagian Humas dan Protokol sesuai dengan bidang tugas d. Melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai dengan perundang-undangan
39
e. Melaksanakan
pengelolaan
kesekretariatan,
meliputi:
perencanaan,
evaluasi, pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian f. Menyusun laporan hasil pelaksanaan strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD, EKKPD bagian Humas dan Protokol g. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas h. Menyusun kebijakan teknis di bidang pemberitaan i. Menyusun kebijakan teknis di bidang pengumpulan dan distribusi informasi j. Menyusun kebijakan teknis di bidang protokol k. Melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas di bidang hubungan masyarakat dan protokol l. Melaksanakan penyusunan tata alur informasi yang sirkular antara pemerintah dan publik baik secara horizontal, lintas sektor maupun ke masyarakat melalui berbagai media untuk menciptakan opini publik m. Melaksanakan pengolahan dan analisa opini publik sebagai bahan perumusan kebijakan pemerintah kota n. Melaksanakan invertarisasi, dokumentasi, fotografi dan perekaman terhadap kebijakan dan kegiatan pembangunan pemerintah kota o. Melaksanakan administrasi perjalanan dinas
40
p. Melaksanakan penyusunan acara kegiatan kunjungan tamu dan upacara sesuai dengan aturan keprotokolan yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan q. Melaksanakan penyediaan sarana dan prasarana tamu khusus yang memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler r. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait s. Menyusun indikator dan pengukuran kinerja di bidang hubungan masayarakat dan protokol t. Melaksanakan sosialisasi program dan kebijakan pemerintah daerah u. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secra periodik v. Memberikan usul dan saran kepada atasan w. Melaporkan
hasil
pelaksanaan
tugas
kepada
atasan
sebgai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas x. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
2. Kepala Sub Bagian Publikasi dan Dokumentasi Kepala Sub bagian Publikasi dan Dokumentasi mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijaksanaan pemerintah daerah di bidang publikasi, dokumentasi.
41
Uraian tugas sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), sebagai berikut: a. Melakukan
penyusunan
rencana
kerja
Subbagian
Publikasi
dan
Dokumentasi berdasarkan rencana kerja Bagian Humas dan Protokol b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan; c. Mempelajari, menelaah
peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk teknis program kegiatan Bagian Humas dan Protokol sesuai dengan bidang tugas d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang publikasi dan dokumentasi e. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang publikasi dan dokumentasi f. Melakukan penyiapan bahan pemberitaan kegiatan pemerintah kota melalui media cetak dan elektronik g. Melakukan penyiapan bahan tanggapan dan penjelasan terhadap suratsurat di media cetak dan elektronik atau surat-surat masyarakat h. Melakukan penyiapan bahan naskah sambutan i. Melakukan liputan acara-acara kegiatan pemerintah daerah j. Melakukan pelayanan informasi masyarakat k. Melakukan perekaman, penyajian dan pameran hasil liputan kegiatan pemerintah kota
42
l. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang publikasi dan dokumentasi m. Melakukan
penyiapan
bahan
sosialisasi
program
dan
kebijakan
pemerintah daerah n. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik o. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rang kelancaran pelaksanaan tugas p. Melaporkan
hasil
pelaksanaan
tugas
kepada
atasan
sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas q. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
3. Kepala Sub bagian Analisis dan Kemitraan Media Kepala Sub bagian Analisis dan Kemitraan Media mempunyai tugas melakukan
penyiapan
perumusan
kebijakan
pemerintah
daerah,
pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijaksanaan pemerintah daerah di bidang Analisis dan Kemitraan Media. Uraian tugas sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), sebagai berikut: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Subbagian Analisis dan Kemitraan Media berdasarkan rencana kerja Bagian Humas dan Protokol b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan
43
c. Mempelajari, menelaah
peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk teknis program kegiatan Bagian Humas dan Protokol sesuai dengan bidang tugas d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang Analisis dan Kemitraan Media e. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang Analisis dan Kemitraan Media f. Melakukan penghimpunan berita dari media massa g. Melakukan
pengolahan
data
dan
analisa
berita
sebagai
bahan
pertimbangan pemecahan masalah h. Melakukan pengumpulan, pengolahaan, penyediaan dan pendistribusian materi informasi kebijakan pemerintah kota i. Melakukan penyiapan bahan jumpa pers j. Memfasilitasi kegiatan kemitraan dengan media k. Melakukan penyiapan bahan lapran hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, LPPD, EKKPD Bagian Humas dan Protokol l. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang analisis dan kemitraan media m. Menyiapkan bahan penyusunan rencana anggaran dalam bentuk Rancangan Kerja Anggaran (RKA) sesuai dengan rencana strategis dan rencana kerja Bagian Humas dan Protokol
44
n. Melakukan pengawasan laporan administrasi keuangan bendahara o. Menyiapkan bahan usulan perubahan anggaran p. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran q. Melakukan administrasi pembukuan, pertanggungjawaban dan laporan keuangan r. Melakukan administrasi surat menyurat dan perjalanan dinas s. Mengurus
penilaian
dan
perlengkapan
kantor,
pendokumentasian
informasi hukum serta kearsipan dan perpustakaan t. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai u. Melakukan pembayaran gaji pegawai v. Melakukan urusan rumah tangga, hubungan masyarakat dan protokol w. Melakukan pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor x. Mengurus kelancaran operasional kendaraan kantor y. Menyiapkan bahan Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) Pegawai z. Menyiapkan dan memproses Laporan Pajak- Pajak Pribadi (LP2P) aa. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai bb. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secara periodik cc. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaraan pelaksanaan tugas
45
dd. Melaporkan
hasil
pelaksanaan
tugas
kepada
atasan
sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas ee. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan
4. Kepala Sub Bagian Protokol Kepala Subbagian Protokol mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan pemerintah daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pembinaan dan fasilitas, serta pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijaksanaan pemerintah daerah di bidang acara protokoler, meliputi: pengaturan ruang dan tata tempat, pengaturan acara resmi maupun kenegaraan dan pelayanan tamu, meliputi; penyiapan penerimaan, akomodasi dan transportasi tamu VIP dan VVIP, pengaturan perjalanan dinas pimpinan, penyiapan administrasi dan pendokumentasian seluruh kegiatan tamu VIP dan VVIP. Uraian tugas sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), sebagai berikut: a. Melakukan penyusunan rencana kerja Subbagian Protokol berdasarkan rencana kerja Bagian Humas dan Protokol; b. Memberi petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan; c. Mempelajari, menelaah
peraturan perundang-undangan, keputusan,
petunjuk teknis program kegiatan Bagian Humas dan Protokol sesuai dengan bidang tugas;
46
d. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang protokol; e. Melakukan penyiapan bahan koordinasi di bidang protokol; f. Melakukan penghimpunan dan pengolahan data dan informasi yang berhubungan dengan urusan keprotokolan dan perjalanan dinas pimpinan; g. Melakukan penyiapan acara penyelenggaraan upacar-upacara, pelantikan, rapat-rapat dinas dan pertemuan-pertemuan lainnya serta jadwal perjalanan dinas pimpinan; h. Melakukan
penyiapan,
pengaturan,
akomodasi
dan
pengamanan
penyelenggraan penerimaan tamu negara, tamu daerah, dan tamu perwakilan negara sahabat; i. Melakukan penyediaan sarana dan prasarana tamu khusus yang memerlukan pelayanan yang bersifat protokoler; j. Melakukan penyiapan bahan administrasi perjalanan dinas; k. Melakukan penyiapan bahan penyusunan indikator dan penyusunan kinerja di bidang protokol; l. Memeriksa dan menilai hasil kerja bawahan secra periodik; m. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaraan pelaksanaan tugas; n. Melaporkan
hasil
pelaksanaan
tugas
kepada
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas; o. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
atasan
sebagai
