PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam bidang Manajemen Administrasi

Disusun Oleh : ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO D1509001

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2012 i


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA


Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Budiharjo, M.Si NIP. 19540602 198601 1 001

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA


Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Tanggal

:

Tim Penguji

Nama

Tanda tangan

1. Penguji 1

Dra. Sudaryanti, M.Si

……………..

NIP. 19570426 198601 2 002 2. Penguji 2

Drs. Budiharjo, M.Si

……………..

NIP. 19540602 198601 1 001

Mengetahui, Dekan,

Ketua Program

Prof. Drs. Pawito, Ph. D.

Drs. Sudarto, M. Si

NIP. 19540805 198503 1 002

NIP. 19550202 198503 1 006 commit to user iii


digilib.uns.ac.id

MOTTO

1. Lebih baik terlambat dan mau mencoba sesuatu yang anda anggap benar daripada tidak sama sekali. 2. Kekuatan yang sesungguhnya tidak memukul dengan keras, tetapi tepat sasaran. 3. Anda harus bersabar menjadi sesosok ulat jika anda ingin menjadi sesosok kupu-kupu. (Antoine De Saint)

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan hasil karya Tugas Akhir ini teruntuk :

1. Orang tuaku yang selalu mendukung dan mendoakan. 2. Yang

terhormat

Bapak

Ibu

Dosen

Pembimbing. 3. Bagian

Kerjasama Sekretariat Daerah

Pemerintah Kota Surakarta. 4. Seluruh teman-temanku. 5. Almamater tercinta. 6. Seluruh pembaca.

commit to user v


digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN Nama : Albertus Seno Anindito Sulaksono NIM : D1509001

Menyatakan

dengan

sesungguhnya

bahwa

tugas

akhir

berjudul

;

“PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA ”adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2012 Yang Membuat Pernyataan,

Albertus Seno Anindito Sulaksono

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Dengan mengucapkan Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, berkat rahmat, kehendak dan perkenan-Nya, penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini, dengan judul “PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA ”. Karena keterbatasan kemampuan, tugas akhir ini disusun dengan berbagai kekurangannya, sehingga guna kesempurnaannya untuk sekedar dijadikan referensi atau sumber informasi, sangat diharapkan usulan atau saran perbaikan dari berbagai pihak, dan atas budi baik tersebut. Dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil, untuk itu penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Bapak Drs. Budiharjo, M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 2. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku penguji tugas akhir. 3. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku pembimbing akademik telah membimbing selama menempuh studi dan memberi nasehat penulis. 4. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik. 5. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis. 6. Bapak Drs. Hari Prianto selaku Kepala Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan izin magang serta seluruh staf dan jajarannya. 7. Sekretariat Daerah Kota Surakarta. 8. Bapak Marwar dan Bapak Surono selaku petugas administrasi yang selalu membantu dancommit menyiapkan to userselama perkuliahan. vii


digilib.uns.ac.id

9. Teristimewa terhadap kedua orang tua dan keluarga besar penulis yang telah memberi dukungan moral maupun material. 10. Kawan-kawan Manajemen Administrasi tahun 2009 yang selalu menjadi penyemangat, teman berbagi, teman belajar, teman seperjuangan yang memberikan kesan yang tak terlupakan dan pelajaran berharga. 11. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 12. Pihak lain yang telah banyak membantu penulis yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terima kasih yang sebesar-besarnya penulis ucapkan atas bantuan dan dukungannya selama ini. Akhir kata, penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan pihak yang berkepentingan.

Surakarta, Penulis

commit to user viii

Juni 2012


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI JUDUL ..................................................................................................................... i PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii PENGESAHAN ..................................................................................................... iii MOTTO ................................................................................................................. iv PERSEMBAHAN ................................................................................................... v PERNYATAAN ..................................................................................................... vi KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii DAFTAR ISI……………………………………………………………………...ix DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. xi ABSTRAK ............................................................................................................ xii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah............................................................................

1

B. Rumusan Masalah ....................................................................................

3

C. Tujuan Pengamatan ...................................................................................

3

D. Manfaat Pengamatan .................................................................................

3

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pengelolaan .............................................................................

4

B.

Pengertian Arsip .................................................................................................

4

C.

Jenis Arsip ..........................................................................................................

7

D. Fungsi Serta Peran Arsip ....................................................................................

9

E.

Tujuan Arsip .......................................................................................................

11

F.

Sarana Penataan Arsip ........................................................................................

11

G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan ..............................................................

15

H. Sistem Menata Arsip ..........................................................................................

16

I.

Penemuan Kembali Arsip ...................................................................................

19

J.

Penyusutan Arsip ...............................................................................................

19

K. Pemusnahan Arsip ..............................................................................................

20

L.

Masalah-masalah Dalam Pengelolaan Arsip ......................................................

20

M. Metode Pengamatan ..........................................................................................

21

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI LOKASI A. Gambaran Umum Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta ..........................................................................................

26

B. Susunan Kepegawaian dan Sarana Prasarana ..........................................

27

C. Visi dan Misi .............................................................................................

28

D. Pengelolaan Arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta .......................................................................

33

BAB IV PEMBAHASAN A. Tahap – Tahap Pengelolaan Arsip ...........................................................

35

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ..............................................................................................

42

B. Saran ........................................................................................................

42

DAFTAR PUSTAKA PEDOMAN WAWANCARA LAMPIRAN

commit to user x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 .......................................................................................................

commit to user xi

24


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK ALBERTUS SENO ANINDITO SULAKSONO. D1509001. PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2012. 42 halaman. Pengelolaan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting bagi setiap organisasi atau instansi, karena dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar akan memudahkan dalam menemukan kembali arsip bila sewaktu-waktu dibutuhkan, demikian pula di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta bahwa pengelolaan arsip juga merupakan kegiatan yang sangat penting guna menunjang jalannya kegiatan pengelolaan arsip di Kantor tersebut. Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui gambaran tentang pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta. Jenis pengamatan yang digunakan yaitu deskriptif yaitu metode yang dapat memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa serta beberapa data yang berada di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta. Dari hasil pengamatan dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta sudah sesuai prosedur dan dilakukan dengan tahapan-tahapan yaitu penataan arsip, fasilitas dalam penataan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Dengan demikian saran yang dapat diberikan perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.

commit to user xii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Dewasa ini kebutuhan akan suatu informasi sangatlah tinggi dan mutlak bagi semua organisasi atau perusahaan. Setiap organisasi baik yang berorientasi mengarah mencari keuntungan maupun yang tidak mencari keuntungan dipastikan mempunyai suatu unit kerja khusus di bidang administrasi, yang pada akhirnya berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Kegiatan suatu organisasi memerlukan banyak informasi dan data yang salah satu sumber dari data tersebut adalah arsip. Bentuk dari arsip bukan hanya tertulis tetapi juga sesuatu yang dapat dilihat dan didengarkan. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah sistem yang baik dan benar untuk menangani arsip. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Fungsi arsip berperan penting dalam kehidupan dan perkembangan suatu organisasi terutama mengenai kegiatan-kegitan yang berlangsung dalam organisasi itu dikarenakan arsip menghasilkan sumbangan yang nyata bagi organisasi bila arsip dikelola dengan tepat sehingga penataan arsip menjadi bagian yang penting dan patut disorot pelaksanaannya di dalam organisasi. Apabila pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan selayaknya maka dipastikan dapat menjadi penghambat bagi kelancaran kegiatan organisasi. Sistem pengelolaan arsip diperlukan agar setiap arsip dapat terawat dan terpelihara dengan sebaik-baiknya. Dengan kegiatan pengelolaan arsip yang tepat dapat menunjang kelancaran berbagai pekerjaan di suatu organisasi serta dapat memberikan informasi secara lengkap, riil dan akurat. Namun sejauh ini masalah kearsipan sepertinya masih kurang mendapat commit to user perhatian yang selayaknya dari 1


digilib.uns.ac.id 2

berbagai instansi yang ada, seperti hilangnya arsip karena sistem penyimpanan yang kurang sistematis. Arsip-arsip yang berada didalam instansi tersebut harus ditata secara teratur agar mempermudah dalam pencarian arsip apabila sewaktuwaktu arsip dibutuhkan. Demikian halnya pada Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, arsip mempunyai fungsi sebagai penunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat keputusan secara cepat dan tepat dalam menghadapi suatu masalah. Semua itu tergantung pada ketepatan informasi yang terkandung di dalam arsip. Oleh karena itu sistem pengelolaan arsip diarahkan sesuai dengan kegunaan bagi kepentingan petugas arsip maupun pimpinan yang akan menggunakannya. Bidang kearsipan jelas bukan bidang yang dapat di anggap remeh karena bidang ini juga cukup penting seperti bidang lainnya yang ada, hal itu tertera jelas dengan di buatnya undang-undang Nomor 7 tahun 1971 pasal (1) yang mendefinisikan arsip sebagai : 1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Maka dari itu butuh keahlian dan ketrampilan khusus dalam mengelola arsip. Pola penempatan pegawai juga harus diperhatikan demi menunjang kelancaran kegiatan organisasi. Dengan demikian peran kearsipan sangatlah terasa nyata. Disini penulis ingin menjelaskan mengenai pelaksanaan tata kearsipan yang khususnya mengenai pengelolaan arsip dan berusaha menjelaskannya mencapai ruang lingkup yang lebih luas dalam instansi tersebut. commit to user


digilib.uns.ac.id 3

Dari uraian di atas, penulis mengambil judul sebagai berikut: “PENGELOLAAN

ARSIP

PADA

BAGIAN

KERJASAMA

SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA”.

B. Rumusan Masalah Berdasarkan hal-hal diatas yang telah dikemukankan maka masalah yang akan dibahas dalam penulisan ini adalah : “Bagaimana Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta ?”

C. Tujuan Pengamatan Penelitian yang dilakukan di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta ini bertujuan : 1.

Tujuan Operasional : Mengetahui tentang sistem Pengelolaan Arsip Pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

2.

Tujuan

Fungsional

:

Dapat

dijadikan

pengembangan

ilmu

pengetahuan di bidang kearsipan. 3.

Tujuan Individual : Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md.) pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan 1.

Memberi penjelasan mengenai pengelolaan arsip Pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta.

2.

Sebagai wadah pembelajaran bagi pihak pihak yang berhubungan terutama dalam masalah kearsipan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pengelolaan Menurut W. J. S. Poerwadarminta (2002 : 469) pengelolaan juga biasa diartikan penyelenggaraan suatu kegiatan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya – sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Menurut T. Hani Handoko (1997 : 8) pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan bisa diartikan manajemen, yaitu suatu proses kegiatan yang dimulai dari, perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi. Serta di situs blogger http://wordpress.com/ pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan arsip dalam pengerjaan tugas akhir ini adalah suatu proses atau kegiatan dalam suatu organisasi demi mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya yang tersedia, dimulai dari kegiatan penataan, penyimpanan, penemuan kembali arsip, kegiatan pemindahan arsip sampai dengan pemusnahan arsip. B.

Pengertian Arsip

Menurut Suraja Yohannes (2006:32) dalam bahasa Latin arsip disebut sebagai Archivum atau Archium, dari kata-kata tersebut diterapkan dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “arsip” yang berlaku sampai sekarang. Disamping commit to user pengertian kata arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah File (dari 4


digilib.uns.ac.id 5

bahasa Latin Fillum, yang berarti tali), dan istilah Records, yang dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan. Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut Archief, sedang dalam bahasa Inggris disebut Archieve, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti “permulaan”. Kemudian kata Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti “catatan”. Selanjutnya dari kata Arche berubah lagi menjadi kata Ar-cheion yang berarti “gedung pemerintahan”. Arsip disini memiliki 2 pengertian, yaitu: a. Organisasi,

instansi

atau

lembaga

yang

mengelola

serta

menyimpan kumpulan naskah atau dokumen (data). b. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan secara seksama.

Dibawah ini beberapa pendapat ahli mengenai definisi arsip :

1. Peraturan Presiden No.31 Tahun 1961 TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN a. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. b. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

2.

The Liang Gie (200 : 20) Dalam kepustakaan asing menurut Margaret Odell dan Earl Strong dalam The Liang Gie (1996:115) “Written knowns commit to user facts of event and transactions of the organization. Record may


digilib.uns.ac.id 6

be in the form of correspondence, data; executed printed forms; and cards, sheets, or books to which facts are posted”. Yang diartikan kedalam bahasa Indonesia adalah “Fakta – fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa – peristiwa dan kegiatan – kegiatan dari organisasi. Warkat – warkat itu dapat terwujud dalam bentuk surat – surat, data; barang – barang cetakan; kartu – kartu, lembaran – lembaran atau buku – buku dalam mana dicantumkan fakta.” 3.

Menurut Ig. Wursanto (1991 : 12) Kearsipan

adalah

proses

kegiatan pengurusan

atau

pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. Berdasarkan definisi dari beberapa ahli di tersebut, Arsip dapat didefinisikan sebagai kumpulan naskah–naskah

atau

dokumen

dalam beberapa bentuk yang di dalamnya tertera keterangan – keterangan atau bukti akan suatu kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip merupakan naskah atau dokumen dinas yang disusun, dibuat dan diterima oleh semua satuan anggota organisasi dalam lingkungan Departemen dalam negeri dalam bentuk

apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugasnya. a.

Dasar-dasar pengelolaan kearsipan : 1. Pengumpulan berkas yang punya nilai yuridis dan historis. 2. Penyimpanan berkas arsip harus secara sistematis dan teratur. 3. Pengklasifikasian berkas dan retensi penyimpanan. 4. Penyusutan

dan

pemusnahan

berkas

sesuai

dengan

peraturan yang berlaku. b.

Penyelenggaraan

pengelolaan

kearsipan

diperhatikan oleh pegawai kearsipan : commit to user

yang

perlu


digilib.uns.ac.id 7

1. Petugas harus mahir atau profesional dan menyenangi dalam mengelola arsip. 2. Prosedur kerja cukup sederhana. 3. Perlu ada pengaturan formulir yang sederhana dan mudah dalam pengisiannya.

C. Jenis Arsip Ig. Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi: 1.

Menurut subjek atau isinya a.

Arsip Keuangan Jenis

arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan

seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji. b. Arsip Kepegawaian Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai. c. Arsip Pemasaran Jenis

arsip

yang

berhubungan

dengan

masalah-masalah

pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang. d. Arsip Pendidikan Jenis

arsip

pendidikan

yang

berhubungan

seperti garis-garis

dengan

besar

masalah-masalah

program

pengajaran

(GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru. 2.

Arsip menurut sifat kepentingannya a. Arsip nonessensial,

yaitu arsip

yang tidak memerlukan

pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak penting). Contohnya antara lain : Surat atau to user hari libur, memo atau nota kartu undangan, commit pengumuman


digilib.uns.ac.id 8

tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain. b. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 (tahun). Contohnya antara lain : Surat perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram, dan lain-lain. c. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain : Surat keputusan (penangkatan, pemindahan,pemberhentian) daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain. d. Arsip

Vital

permanen,

(vital

archives),

yaitu

langgeng, disimpan

arsip

untuk

yang

bersifat

selama-lamanya.

Contohnya antara lain : akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian

dinas

pegawai,

daftar

hasil

ujian

jabatan pegawai,

dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai dan lain-lain. 3.

Arsip menurut fungsinya a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya yaitu : 1. Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. 2. Arsip

semi

aktif

yaitu

arsip

yang

frekuensi

penggunaannya sudah mulai menurun. 3. Arsip commit In-aktifto user yaitu arsip yang jarang

sekali


digilib.uns.ac.id 9

dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. 4.

Arsip menurut bentuk dan wujudnya a. Surat Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan. b. Pita rekaman c. Piringan hitam d. Mikro film Film

yang

tergambar

memuat

rekaman

dalam ukuran

bahan

tertulis,

tercetak,

dan

yang sangat kecil untuk memudahkan

penyimpanan dan penggunaan. Cetakan microfilm tersebut disebut hard copy.

D. Fungsi Serta Peran Arsip a) Fungsi arsip antara lain: 1) Fungsi Sejarah Arsip yang merekam kejadian atau peristiwa dan informasi akan masa lampau dan menyuguhkan informasi untuk masa depan. 2) Fungsi Yuridis Arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi yang memiliki fungsi sebagai penunjang legalitas atau alat bukti apabila dibutuhkan. 3) Fungsi Ilmu Pengetahuan Arsip dapat digunakan sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan gunapenambah ilmu pengetahuan. commit to user


digilib.uns.ac.id 10

4) Fungsi Informasi Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan. b) Peran arsip yaitu : 1) Alat utama ingatan organisasi. 2) Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik). 3) Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan keputusan. 4) Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. 5)

Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan yang menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan kesinambungan serta perkembangan.

6) Barometer

kegiatan

suatu

organisasi

mengingat

setiap

kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip. 7) Sebagai pedoman kerja. 8) Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung

atau

perencanaan,

tidak

langsung

pelaksanaan,

dalam

penelitian,

penyusunan evaluasi

dan

berbangsa dan bernegara. 9) Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Pentingnya dari sebuah fungsi arsip tersebut diatas sangat membantu bagi pihak perusahaan atau instansi karena dapat dipergunakan untuk membedakan jenis arsip, baik arsip tersebut arsip aktif ataupun arsip inaktif. Hal tersebut dilakukan dikarenakan tempat untuk menyimpan arsip berbeda-beda. Tempat Penyimpanan arsip secara tepat dan teratur dapat membantu dalam menemukan arsip kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan. commit to user



E. Tujuan Arsip Tujuan dari arsip yaitu : 1. Untuk mengamankan arsip yang penting, baik dari bahaya pencurian atau kebakaran. 2. Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu, dengan sistem penyimpanan arsip. 3. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, jika sewaktu-waktu diperlukan. 4. Dapat

menunjang

terlaksananya

peyusutan

arsip

yang

berdaya guna dan berhasil guna.

F. Sarana Penataan Arsip Menurut Sedarmayanti, (2005:50) sebelum proses menata arsip, terlebih dahulu perlunya untuk memahami tentang istilah serta sarana yang berkaitan dalam memperlancar pelaksanaan menata arsip. Di bawah ini sarana yang perlu dipersiapkan jika memang dibutuhkan di instansi yang bersangkutan : 1. Indeks Indeks sebagai alat untuk menunjukan isi masalah perihal suatu dokumen atau sekelompok dokumen. Indeks merupakan bahan

kegiatan membuat, membentuk petunjuk, petunjuk

keterangan, isi masalah, perihal di dalam satu atau sekelompok dokumen

serta

menyusun

secara

sistematis.

Manfaat

mengindeks adalah untuk mengelompokan atau menyatukan arsip yang kode dan kegiatannya sama ke dalam satu berkas, dan juga sebagai sarana untuk menemukan arsip kembali. Indeks dapat disusun sebagai berikut : a. Menurut abjad seperti kamus (dictionary arrangement) ataupun secara sekelompok yang sejenis yang tersusun secara commit to user abjad.



b. Menurut encyclopedia relative yaitu semua pokok masalah pertama yang setingkat disusun secara abjad, sedangkan masalah

pokok

merupakan

ke

bagian

dua, dari

ketiga masalah

dan

seterusnya yang

pokok

kedua

dan

seterusnya masing-masing disusun secara abjad sesuai dengan tingkatnya. Mengindeks adalah suatu cara menentukan ciri atau tanda dari suatu dokumen, yang akan dijadikan petunjuk dan tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui dalam susunan

mana

dokumen

tersebut,

yaitu harus dimasukan

kedalam file dari beberapa kata yang dapat dijadikan tanda pengenal sebaiknya ditentukan saja yang paling tepat dan sesuai sebagai tanda pengenal utama (main caption), sedangkan katakata lainnya dapat digunakan sebagai cross-reference. Indeks dalam kearsipan lebih sering digunakan indeks masalah kecuali arsip kepegawaian yang sudah tentu tanda pengenalnya memakai nama-nama orang langsung. Di dalam kearsipan, masalah yang tersimpul di dalam surat atau naskah adalah berupa persoalan,

perihal,

gagasan

atau

kegiatan.

Menentukan tanda pengenal masalah memerlukan pengolahan analitis untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pasti atas amanat surat yang bersangkutan. Untuk memperoleh kata yang tepat dan pasti dari suatu arsip, surat atau naskah maka harus diambil kata benda sebagai kata tangkap. Kata sifat dan kata keterangan lainnya di dalam indeks tidak dipakai sebagai kata tangkap melainkan sebagai keterangan yang memperjelas arti dan maksud untuk menyatakan adanya perbedaan dengan kata tangkap lainnya. Kata tangkap untuk nama organisasi perlu diperhatikan atas nama organisasi itu dikenal masyarakat. Dengan demikian commit to user yang diambil adalah nama organisasi itu sendiri, sedangkan



wadah dan fungsinya kegiatan hanya sebagai penjelas untuk membedakan dengan kata tangkap lainnya. Apabila organisasi memakai nama orang sebagai

nama

organisasi,

maka nama

orang itu tidak perlu dibalik-balik dengan menempatkan nama keluarga atau nama yang dianggap sebagai nama keluarga, tetapi diambil secara keseluruhan. Nama badan-badan resmi (Pemerintahan) dan partai politik, kata tangkapnya tidak perlu dibalik-balik dalam indeks. Apabila badan atau organisasi tersebut lebih dikenal sebagai singkatan, maka sebaikya singkatan tersebut yang dijadikan kata tangkap untuk indeks. Indeks nama tempat diambil sebagai kata tangkapnya ialah nama sebenarnya. Indeks nama orang, nama tunggal yang terdiri atau satu

nama

saja

di ambil

nama dirinya,

nama

ganda

menggunakan nama terakhir dari nama ganda tersebut apabila terdapat

nama

keluarga

yang

majemuk

maka

dapat

di

manfaatkan tunjuk silang. Untuk nama orang yang terpisahpisah dapat menggunakan nama keluarga, nama wanita yang telah menikah dapat menggunakan kata tangkap suaminya. Nama yang berubah-ubah kata tangkapnya adalah nama yang telah diubah paling akhir dan nama sebelumnya dapat dijadikan tunjuk silang. Sebutan, gelar, jabatan, pangkat kata tangkapnya adalah nama terakhir yang bukan merupakan gelar atau bagian dari gelar, tunjuk silang juga dapat dijadikan alternative jika namanya terlalu sukar. 2. Mengabjad Mengabjad pertama

adalah

mengatur

susunan

kata

pengenal

berdasarkan urutan abjad A sampai dengan Z.

terdapat tiga cara mengabjad diantaranya huruf demi huruf maksudnya meneliti setiap hurufnya karena setiap huruf commit to user menentukan letak dalam urutan. Kata demi kata maksudnya di



dalam kata pengenal dianggap satu kata berdiri sendiri dan menentukan letak urutan indeks. 3. Tunjuk Silang Tunjuk silang adalah suatu cara untuk mempertemukan beberapa

keterangan yang berbeda tetapi kesemuanya

mengenai satu hal yang sama. Petunjuk silang ada 2 macam yaitu penunjuk langsung dan tidak langsung, petunjuk langsung

adalah menunjukan

tentang

satu

nama

yang

memiliki lebih dari satu . 4. Pola Klasifikasi Arsip Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut urusan

atau

masalah secara

logis

dan

sistematis

berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpunnya. Pola klasifikasi menurut adalah penggolongan arsip berdasarkan atas isi keterangan yang terkandung didalam arsip. Jika

disimpulkan

maka

klasifikasi

arsip

adalah

menghimpun dan mengelompokan arsip – arsip secara sistematis

berdasarkan

isi

keterangan

yang terkandung

dalam arsip tersebut.

Tujuan pola klasifikasi arsip sebagai dasar penataan arsip secara sistematis, sedangkan guna klasifikasi arsip adalah : 2. Untuk

mengelompokan

arsip

yang

urusan

atau

masalahnya sama kedalam satu berkas. 3. Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. 3. Untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

commit to user



G. Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan Peralatan dan perlengkapan kearsipan menurut Ig. Wursanto (1991: 32-60) adalah sebagai berikut : 1) Map merupakan lipatan kertas atau karton manila yang diperuntukkan menyimpan arsip. 2) Folder adalah lipatan kertas tebal atau karton manila yang berbentuk persegi panjang diperuntukkan menyimpan , menempatkan sekelompok arsip di dalam file/filling cabinet. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks, letak tab tergantung pada sistem penataan yang digunakan apakah vertikal atau leteral. 3) Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan sebuah arsip. 4) Filling Cabinet adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkasberkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua, tiga, empat, atau lima laci. 5) Almari Arsip adalah suatu perabot kantor yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. 6) Rak Arsip adalah sejenis almari yang tidak terdapat pintu digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Sampai saat ini masih ada 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu; 1.Ordner. Banyak digunakan pada perusahaan kecil, lembaga pemerintah bahkan beberapa bagian pada perusahaan besar, system yang biasa menggunakan peralatan ini adalah kronologis, baik secara sistem murni maupun commit to user kronologis digabung dengan sistem lain.



2. Filling Cabinet. Banyak digunakan pada kantor swasta, atau juga pada sistem sentralisasi dan desentralisasi. Alat penyimpanan ini efesien digunakan untuk semua sistem kecuali system kronolgis (karena tidak efisien dalam penggunaan hangingfolder). 3. Komputer. Suatu sistem penyimpanan terbaru adalah penggunaan peralatan komputer. Sistem ini telah dikembangkan sebagai pengganti sistem manual, ordner dan filling cabinet. Karena ini menggabungkan sistem penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.

H.

Sistem Menata Arsip

Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan memlihara arsip sebaik mungkin agar memudahkan penemuan kembali warkat yang sewaktu- waktu diperlukan kembali merupakan suatu hal yang sangat penting. Untuk itu setiap organisasi harus dapat benar-benar mampu mengurus dan memelihara arsip tersebut agar mudah ditemukan dan terhindar dari kehilangan arsip- arsip penting. Penataan arsip yang dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip (Filing system). Filing System menurut Sedarmayanti

(2005:195) adalah

pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan dan perawatannya untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Dengan kata lain sistem penataan arsip (Filing system) adalah pengelolaan berkas – berkas yang diatur dengan sistematis agar berkas dapat tersipan dengan baik. Dalam sistem penataan arsip terdapat 5 macam sistem penataan arsip yaitu

commit to user



1. Sistem Abjad (Alphabetical) Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad menurut Ig. Wursanto (1991:49) adalah : “Penyimpanan dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat dan diterima oleh suatu kantor/lembaga yang didalamnya termuat nama- nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau nama wilayah, atau nama pokok soal disimpan menurut tata urutan susunan abjad”. Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad menurut Sedarmayanti (2005:61) adalah: salah satu system menata arsip dengan menggunakan abjad (A sampai Z) sebagai kodenya. Dari kedua definisi diatas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa sistem penataan arsip menurut abjad adalah salah satu sistem yang

pengkodeannya berdasarkan peraturan mengindeks, dengan

penyusunan subjeknya sesuai dengan urutan A sampai dengan Z. Untuk penyusunannya dapat dibagai menjadi 4 golongan, yaitu : nama orang, nama perusahaan swasta, nama instansi pemerintah, dan nama organisasi sosial. 2. Sistem Masalah ( Subject ) Penyimpanan arsip berdasarkan sistem masalah menurut Ig. Wursanto (1991:101) adalah suatu perkataan atau anak kalimat yang dijadikan

sebagai

tanda penyebutan sesuatu hal dalam surat untuk

keperluan penyimpanan surat tersebut menurut pokok masalah. Sedangkan menururt Sedarmayanti (2005:62) adalah sistem masalah atau perihal adalah salah satu sistem menata arsip yang didasarkan pada kegiatan yang berkenaan dengan masalah – masalah yang berhubungan dengan organisasi atau perusahan yang menggunakan sistem ini. Sehingga dapat disimpulkan sistem masalah adalah sistem yang berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan pada suatu perusahaan yang menggunakan sistem ini. Contoh penggunaan sistem commit to user



masalah, misalnya berkenaan dengan kepegawaian dikelompokan menjadi salah satu masalah pokok (subjek). 3. Sistem Nomor ( Numerical ) Menurut Ig. Wursanto (1991:121) adalah rangkaian angka tertentu yang dipergunakan untuk memberi tanda urutan pada suatu benda atau hal. Menurut Sedarmayanti (2005:63) sistem nomor adalah salah satu sistem menata arsip yang didasarkan kepada kelompok permasalahan yang diberi nomor tertentu. Dengan kata lain dapat disimpulkan sistem nomor adalah sistem yang berdasarkan kelompok

permasalah

yang

diberi

nomor tertentu, untuk dibuatkan daftar klasifikasi arsip. 4. Sistem Tanggal ( Chronological ) Menurut Ig. Wursanto (1991:198) dalam bidang kearsipan, tanggal surat

dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam pengaturan dan

penyusunan surat. Menurut Sedarmayanti (2005:64) sistem tanggal ini adalah salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada urutan tanggal, yang mana pada umumnya tanggal termaksud diperhatikan dari datangnya surat. Keseluruhan definisi diatas dapat ditarik kesimpulan sistem tanggal adalah sistem yang berdasarkan urutan tanggal bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal tersebut diambil dari datangnya surat yang dapat dijadikan pedoman dalam pengaturan dan penyusunan surat. 5. Sistem Wilayah ( Geographical ) Menurut Ig. Wursanto (1991:184) adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip – arsip yang akan disimpan, penyusunan diatur menurut suatu wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat. Menurut Sedarmayanti (2005:65) Sistem wilayah adalah salah satu sistem penataan arsip yang didasarkan pada daerah atau wilayah tertentu. Bila disimpulkan sistem wilayah ini adalah sistem yang berdasarkan daerah wilayah tertentu, sesuai dengan pembagian yang commit to user



tertentu pula. Untuk sistem wilayah ini dapat dipergunakan nama daerah wilayah untuk pokok permasalahannya.

I.

Penemuan Kembali Arsip

Dalam penemuan kemabli arsip atau retrieval terdapat 2 aspek pengertian, yaitu: 1. Penemuan kembali secara fisik/manual/konvensional : Artinya bahwa penemuan kembali arsip dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin. 2. Penemuan kembali secara informasi / mekanik / inkonvensional : Artinya bahwa penemuan arsip kembali dengan cara ini lebih banyak untuk menunjukan lokasi dengan menggunakan sarana elektronik ( computer ). Fisik arsip diambil dengan cara manual, jika hanya ingin mengetahui informasinya maka dilihat arsip yang terpilih. Cara penyimpanannya misalnya melalui optical disk, flash disk dan memory card. Apabila ada pihak lain yang meminta / meminjam arsip yang disimpan, petugas arsip harus menempuh langkah-langkah sebagai berikut : a. Menanyakan jenis arsip yang disimpan. b. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks. c. Melihat kartu Indeks untuk melihat kode arsip. d. Mengambil arsip dari tempat penyimpanannya, berdasarkan kode dan

mengantinya dengan Bon Pinjam arsip. J. Penyusutan Arsip Penyusutan arsip menurut PP No. 34 Tahun 1979 ialah: a.

Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga- lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.

b.

commit to user Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.



c.

Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip Nasional.

Penyusutan

ditunjukan

terhadap

arsip-arsip

yang

jangka

waktu

penyimpanan atau retensinya telah habis. Jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan oleh jadwal retensi arsip yang disusun berdasarkan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Maksud penyusutan adalah untuk penghemat: a. Ruangan untuk penyimpanan. b. Biaya untuk pengadaan sarana. c. Waktu dalam usaha pencarian kembali arsip yang disimpan.

K. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan untuk menghancurkan arsip secara fisik dan identitas yang melekat di arsip. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya. Prosedur-prosedur

dalam

pemusnahan

arsip

adalah

sebagai

berikut:

a. Pemusnahan arsip dapat dilakukan untuk arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan lagi, arsip tersebut telah melampaui jangka waktu penyimpanan. b. Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai penyimpanan 10 tahun lebih, dilakukan dengan ketetapan pimpinan lembaga-lembaga negara yang terkait. c. Pemusnahan arsip secara total harus disaksikan oleh dua orang pejabat bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga yang bersangkutan. d. Untuk pelaksanaan pemusnahan harus dibuat Daftar Pertelaan Arsip Banyak cara yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip yaitu dengan bahan kimia, pembakaran, atau pulping (dibubur), dan dicacah. L. Masalah-Masalah Dalam Pengelolaan Arsip Menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah dibidang kearsipan sebagai berikut : 1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sempurna, sistem pemeliharaan kurang diperhatikan dan kurang sistematis, commit serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh to user



pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit kearsipan. 2. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap. 3. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan. 4. Bertambahnya terus - menerus arsip-arsip tanpa di ikuti dengan penyingkiran

dan

penyusutan

yang

mengakibatkan

tempat

penyimpanan arsip tidak mecukupi. 5.

Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya

arsip-arsip

bagi

organisasi,

sehingga

sistem

penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

M. METODE PENGAMATAN

Dalam metode penelitian ini akan diuraikan mengenai beberapa hal tentang teknik pengumpulan data, teknik pengambilan sampel, dan teknik analisis data. 1. Jenis pengamatan Jenis pengamatan yang digunakan yaitu metode deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran, deskripsi dan memaparkan suatu peristiwa dan beberapa data yang berada di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta serta suatu penelitian ilmiah yang bertujuan untuk user sosial secara alamiah dengan memahami suatu fenomena commit dalam to konteks



mengedepankan proses interaksi komunikasi yang mendalam antara peneliti dengan fenomena yang diteliti.

2. Lokasi Pengamatan Lokasi dalam penelitian ini bertempat di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dengan pertimbangan bahwa penanganan permasalahan mengenai arsip dilokasi tersebut cukup memadai dan menarik untuk diamati khususnya berkaitan dengan pengelolaan arsip. Penulis mengambil lokasi pengamatan tersebut karena penulis ingin mengetahui kenapa di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta yang merupakan intansi besar dalam hal pengelolaan arsip masih menerapkan pola yang sederhana dengan peralatan dan perlengkapan yang cukup memadai walaupun masih terhitung belum komplit serta belum adanya ruangan/tempat khusus guna menyimpan arsip.

3.

Sumber data Sumber Data merupakan sumber fakta atau keterangan dari suatu obyek yang diteliti, sumber data dalam Tugas Akhir ini adalah : a. Narasumber (informan) Jenis sumber data yang berupa manusia atau biasa disebut responden. Dalam hal ini adalah Pegawai Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta. b. Dokumen Dalam pengamatan ini diperoleh data dari beberapa surat-surat peribadi, buku atau catatan harian, surat kabar, atau dokumen pemerintah. c. Peristiwa/kejadian Data atau informasi dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber data yang berkaitan dengan sasaran penelitiannya. Peneliti dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu commit to user



terjadi serta lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung di lapangan. d. Riset Pustaka Penulis telah membaca buku-buku yang berada di perpustakaan Universitas Sebelas Maret khususnya di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang berkaitan dengan topik permasalahan yang akan penulis bahas/angkat pada Laporan Tugas Akhir ini.

4. Teknik pengumpulan data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Observasi Observasi yaitu suatu proses melihat, mengamati, dan mengamati serta merekam perilaku secara sistematis untuk suatu tujuan tertentu dan ini dilakukan secara langsung pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta. b. Dokumentasi Metode pengumpulan menganalisis

data kualitatif dengan melihat dan

dokumen-dokumen

yang

dibuat

oleh

subjek

sendiri/orang lain tentang subjek. c. Tehnik Analisis Data Menurut H.B. Sutopo (2002:91-93), dalam proses analisi interaktif terdapat tiga komponen utama yang harus benar-benar dipahami oleh setiap peneliti kualitatif. Tiga komponen tersebut adalah : 1) Reduksi Data Merupakan komponen pertama dalam analisis, merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan

penelitian.

Prosesnya

diawali

sebelum

pelaksanaan pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah user mengambil keputusan (meski berlangsungcommit sejak topeneliti



tidak

disadari

konseptual,

sepenuhnya)

melakukan

tentang

pemilihan

kerangka kasus,

kerja

menyusun

pelaksanaan penelitian dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. 2) Sajian Data Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi memungkinkan peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis atau tindakan lain berdasarkan pemahamannya tersebut. 3) Penarikan Simpulan dan Verifikasi. Simpulan akhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses pengumpulan data terakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar

cukup

mantap

dan

benar

-

benar

bisa

dipertanggungjawabkan. Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya. Untuk lebih jelasnya proses analisa data interaktif dapat dilihat dari gambar dibawah ini : Gambar 2.1 : Proses Analisa Data Interaktif PENGUMPULAN DATA

SAJIAN DATA

REDUKSI DATA

PENARIKAN SIMPULAN / VERIFIKASI

commit to Sutopo(2002:98) user Sumber : H.B.



Penulis menggunakan Model Analisis interaktif (interaktif model of analisis) dalam pengamatan ini, yang biasanya digunakan dalam penelitian. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam pengamatan ini adalah : 1. Pengumpulan data. 2. Melakukan analisas awal dari data yang diperoleh. 3. Melakukan penggalian data yang lebih mendalam, bila ternyata dalam menganalisisnya dirasa kurang mendalam. 4. Penarikan kesimpulan terakhir.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah pemerintah Kota Surakarta Berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Pemerintah Kota Surakarta dan Peraturan Walikota Surakarta Nomor 9 Tahun 2008 Tentang penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Kota Surakarta, tugas Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta adalah menyusun perumusan kebijakan pemerintahan daerah, pengkoordinasian pelaksanaan tugas perangkat daerah, pelaksanaan dan pelayanan administrasi, pembinaan serta fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintahan daerah di bidang kerjasama. Adapun Fungsi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta antara lain : 1.

Perumusan kebijakan pemerintahan daerah di bidang kerjasama;

2.

Pengkoordinasian pelaksanaan tugas di bidang kerjasama;

3.

Pelaksanaan sebagian urusan bidang kerjasama;

4.

Pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kerjasama;

5.

Pelaksanaan dan pelayanan administrasi dan teknis bidang kerjasama;

6.

Pemantauan, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama;

7.

Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten Pemerintahan sesuai tugas pokok dan fungsinya.

commit to user

26

27 digilib.uns.ac.id


B. Susunan Kepegawaian dan Sarana Prasarana 1. Susunan Kepegawaian Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta pada tahun 2011 memiliki jumlah personil sebanyak 16 orang Pegawai Negeri Sipil yang dapat diuraikan sebagai berikut : a. Berdasarkan Jabatan No.

Jabatan

Jumlah

%

1.

Kepala Bagian

1

6,25%

2.

Kepala Sub Bagian

2

12,5%

3.

Staf

13

81,25%

b. Berdasarkan pangkat/golongan No.

Pangkat

Gol

Jumlah

%

1.

Pembina Tk. I

IV b

1

6,25%

2.

Penata Tk. I

III d

3

18, 75%

3.

Penata

III c

2

12,5%

4.

Penata Muda Tk. I

III b

5

31,25%

5.

Penata Muda

III a

3

18, 75%

6.

Pengatur Muda Tk. I

II b

2

12,5%

c. Berdasarkan jenis kelamin 6

(enam) orang laki-laki atau sekitar 37,5 %;

10 (sepuluh) orang perempuan atau sekitar 62,5 % 2. Sarana dan Prasarana No.

Nama Barang

Jumlah

1.

Ruang kepala bagian

1

2.

Ruang kantor

1

3.

Kendaraan roda 4

2

4.

Kendaraan roda 2

1

5

Mesin ketik manualcommit to user

2



6

Lemari besi

2

7.

Filling besi

8

8.

Lemari kaca

1

9.

Papan nama instansi

3

10.

Mesin absensi

1

11.

Kursi besi

10

12.

Meja telepon

1

13.

Kursi tangan

1

14.

Kursi putar

6

15.

Kursi lipat

17

16.

Meja Biro

15

17.

AC split

4

18.

Kipas angin

3

19.

PC unit

1

20.

Laptop

1

21.

Printer

1

22.

Computer Compatible

3

23.

Meja tamu

1

24.

Proyektor + attachment .

1

25.

Pesawat telepon

1

26.

Faximile

1

C. Visi dan Misi Visi dan Misi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta yaitu : a. Visi Visi merupakan suatu keadaan atau harapan yang harus diwujudkan pada masa yang akan datang. Seperti diketahui bersama bahwa visi Pemerintah Kota Surakarta tahun 2010-2014 adalah "Meningkatkan Kesejahteraan Masyarakat dan Memajukan Kota Dilandasi Spirit Solo Sebagai Kota Budaya". Dengan mengacu pada Visi Kota Surakarta tersebut, maka visi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah commit to user



Kota Surakarta adalah "Optimalisasi Kerjasama Yang Bertumpu Pada Kearifan Lokal dan Upaya Mensejahterakan Masyarakat ". Penyusunan visi Bagian Kerjasama tersebut didasarkan pada upaya Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta untuk ikut berpartisipasi dalam Pembangunan Kota Surakarta dengan mewujudkan kerjasama daerah yang berlandaskan pada keunggulan dan potensi yang dimiliki oleh Kota Surakarta. Guna mewujudkan visi tersebut terdapat misi yang harus dilaksanakan. Misi Pemerintah Kota Surakarta antara lain : 1. Mengembangkan dan meningkatkan ekonomi kerakyatan melalui pengembangan sektor riil, pemberdayaan usaha mikro, kecil, menengah dan koperasi dengan fasilitasi kredit, menuntaskan penataan PKL, melanjutkan program revitalisasi pasar tradisional, meningkatkan kemampuan manajemen pedagang pasar serta mempromosikan keberadaan pasar dan pedagang. 2. Pengembangan budi pekerti, tata krama dan tata nilai budaya Jawa melalul ranah pendidikan, keteladanan, penyelenggaraan event-event dan program- program pendukung Iainnya. 3. Memperkuat karakter kota dengan aksentuasi Jawa dan melestarikan aset - aset budaya, baik yang tangible (bendawi) maupun intangible (tak bendawi). 4. Meningkatkan pelayanan dan perluasan akses masyarakat di bidang pendidikan, antara lain dengan program sekolah gratis, sekolah plus, bantuan pendidikan masyarakat, pengembangan sarana dan prasarana pendidikan, meningkatkan kualitas tenaga pendidik dan kependidikan. 5. Meningkatkan pelayanan dan perluasan akses masyarakat di bidang kesehatan, di antaranya melalui Program Pelayanan Kesehatan Masyarakat Surakarta (PKMS), meningkatkan commit kesehatan to user kualitas pelayanan bersertifikasi ISO, makin



memberdayakan Posyandu Balita dan Lansia, perbaikan gizi masyarakat serta menekan angka kematian ibu dan bayi. 6. Meningkatkan akses ke lapangan kerja dengan titik berat pada menciptakan wirausahawan baru melalui pelatihan, bantuan permodalan dan membangun jejaring pemasaran produk. 7. Membuka lapangan kerja baru dengan menciptakan iklim investasi yang makin kondusif (Kota Ramah Investasi) dan suasana kota yang aman dan damai. 8. Meningkatkan sarana dan prasarana kota antara lain jalan dan jembatan, transportasi, air bersih, sanitasi dan drainase, penuntasan pemugaran rumah tidak layak huni (RTLH), penertiban hunian tak berizin, pengembangan ruang terbuka hijau dan pengelolaan persampahan. 9. Pengembangan brand image kota dengan melakukan penataan kawasan wisata, budaya dan perdagangan serta meningkatkan event-event bertaraf nasional dan internasional. b. Misi Sedangkan misi Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta adalah sebagai berikut : a) Mendorong penyediaan pelayanan publik, sarana dan prasarana publik; b) Mendorong penyelesaian masalah-masalah daerah; c) Mendorong pengembangan brand image dan promosi potensi kota; Guna mewujudkan misi tersebut, terdapat tujuan yang akan dicapai oleh Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, yaitu : a) Meningkatkan kerjasama di bidang pelayanan publik; b) Meningkatkan kerjasama dalam penyelesaian masalah-masalah daerah; c) Meningkatkan kerjasama penyediaan sarana dan prasarana publik; d) Meningkatkan kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional; commit to user e) Meningkatkan kerjasama regional;



f) Meningkatkan efektifitas dan produktifitas kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama. 1. Strategi Guna tercapainya tujuan yang telah ditetapkan tersebut maka diperlukan strategi sebagai berikut : a) Meningkatkan kerjasama antar daerah baik dari dalam negeri maupun luar negeri. b) Meningkatkan kerjasama dengan lembaga pemerintah baik dalam negeri maupun luar negeri. c) Meningkatkan kerjasama dengan pihak ketiga baik dari dalam negeri maupun luar negeri. 2. Sasaran Sasaran yang hendak dicapai atau dihasilkan dalam kurun waktu 5 (lima) tahun adalah sebagai berikut : a) Meningkatnya kerjasama di bidang penyediaan pelayanan publik; b) Meningkatnya

kerjasama

dalam

penyelesaian

masalah-masalah

daerah; c) Meningkatnya kerjasama penyediaan sarana dan prasarana publik; d) Meningkatnya kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional; e) Meningkatnya kerjasama regional; f)

Meningkatnya efektifitas kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama.

Adapun di tahun 2011 ini, sasaran utama yang hendak dicapai meliputi : a) Meningkatnya kerjasama di bidang penyediaan pelayanan publik; dengan indikator sebagai berikut : 1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam penyediaan pelayanan publik; 2. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain di bidang penyediaan pelayanan publik yang terselesaikan; commit 3. Jumlah pelaksanaan tugas todiuser bidang kerjasama dalam penyediaan



pelayanan publik; 4. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama dalam penyediaan pelayanan publik; 5. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kerjasama dalam penyediaan pelayanan publik. b) Meningkatnya

kerjasama

dalam

penyelesaian

masalah-masalah

daerah; Dengan indikator sebagai berikut : 1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam penyelesaian masalahmasalah daerah; 2. Jumlah

rumusan

kebijakan

di

bidang

kerjasama

tentang

penyelesaian masalah-masalah daerah yang terselesaikan; 3. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain dalam bidang kerjasama penyelesaian masalah-masalah daerah; 4. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama penyelesaian masalah- masalah daerah; 5. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama penyelesaian masalah- masalah daerah; 6. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang kerjasama penyelesaian masalahmasalah daerah. c) Meningkatnya kerjasama daerah dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional. 1. Jumlah kerjasama dengan pihak lain dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional; 2. Jumlah kebijakan kerjasama dengan pihak lain dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional; 3. Jumlah pelaksanaan tugas di bidang kerjasama dalam upaya commitpotensi to user dan daya tarik kota di tingkat memperluas pencitraan



nasional maupun internasional; 4. Jumlah pelaksanaan urusan bidang kerjasama dalam upaya memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional; 5. Jumlah kegiatan pembinaan dan fasilitasi penyelenggaraan pemerintahan

daerah

di

bidang

kerjasama

dalam

upaya

memperluas pencitraan potensi dan daya tarik kota di tingkat nasional maupun internasional. d) Mengoptimalkan kinerja pelaksanaan kebijakan di bidang kerjasama. D. Pengelolaan Arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta

Pengelolaan arsip di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dilakukan melalui tahapan-tahapan. Tahap-tahap tersebut adalah sebagai berikut: 1) Penataan Arsip, melalui proses yang terdiri dari memisahmisahkan arsip, memeriksa lampiran, menyisihkan salinan yang akan dimusnahkan, mengelompokkan isinya dan menentukan title serta penempatan sekat. 2) Fasilitas Dalam Penataan Arsip yang terdiri dari alat-alat kearsipan seperti lemari arsip, computer dan sebagainya serta ruang arsip untuk menyimpan arsip. 3) Pemeliharaan Arsip yaitu upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan - tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip. 4) Pemindahan Arsip yaitu menyeleksi arsip, menentukan arsip sesuai daftar dan dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi. commit to user



5) Pemusnahan

Arsip

yang

merupakan

menghapus

keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip tersebut. Dalam pemusnahan arsip biasanya yang perlu diperhatikan adalah membuat daftar arsip, membuat berita cara pemusnahan dan disaksikan oleh pejabat yang berwenang.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN Arsip bentuk

merupakan kumpulan naskah–naskah

atau dokumen dalam

apapun baik dokumen, naskah dan sebagainya yang

di dalamnya

memberikan keterangan – keterangan atau bukti tentang suatu kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan mudah ditemukan. Proses pengelolaan kearsipan sangat penting dalam kegiatan administrasi perkantoran. Dalam pengelolaan arsip membutuhkan prosedur dan penanganan yang baik oleh orang yang memang sudah ahli dibidang tata kearsipan. Dalam bagian ini penulis menyajikan hasil pengamatan dan pembahasan pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta. Hal yang akan penulis bahas adalah sebagai berikut: A. Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta pengelolaan arsip dilakukan melalui tahapan-tahapan. Tahap-tahap tersebut adalah 1) Penataan Arsip 2) Fasilitas Dalam Penataan Arsip 3) Pemeliharaan Arsip 4) Pemindahan Arsip 5) Pemusnahan Arsip Berikut ini adalah pembahasannya: A. Tahap – Tahap Dalam Pengelolaan Arsip Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki fungsi penting guna menunjang proses kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi ataupun intansi. Data kearsipan sangat diperlukan bagi setiap intansi pemerintah maupun swasta sehingga dalam kegiatan pengelolaannya harus dilakukan secara seksama, berikut merupakan tahap-tahap dalam pengelolaan arsip: commit to user 35



1) Penataan Adapun tahap - tahap penataan berkasnya sebagai berikut: a. Memisah-misahkan antara arsip yang sedang dikelola dengan arsip yang sudah tidak dipergunakan (untuk segera dimusnahkan). Hal itu dilakukan untuk mempermudah dalam kegiatan penataan. Bila tidak dipisahkan terlebih dahulu nantinya dapat tercampur antara arsip yang tidak lagi dipakai dengan yang masih terpakai. b. Memeriksa lampirannya. Di dalam arsip sebagian terdapat beberapa lampiran yang mengandung data-data penting sehingga harus di periksa secara seksama. c. Menyisihkan salinan-salinan atau copyan yang rangkap untuk segera dimusnahkan (apabila ada salinan yang rangkap). Hal itu dilakukan untuk menghindari terjadinya penumpukan berkas yang tidak terpakai yang dapat memakan tempat. d. Mengelempokkan

isinya.

Sebelum

ditata

arsip

sebaiknya

dikelompokkan berdasarkan isinya sehingga bila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah. e. Menentukan title atau indeks berkas. Hal itu berguna untuk membedakan dokumen yang satu dengan yang lainnya dalam suatu berkas (yang merupakan suatu kesatuan arsip) dalam rak atau lemari arsip. f. Penempatan sekat dan folder bila memang diperlukan guna mempermudah dalam penemuan kembali arsip yang akan digunakan. 2) Fasilitas Fasilitas merupakan sarana untuk melancarkan suatu kegiatan dalam pelaksanaan fungsi serta memberikan suatu kemudahan dalam menunjang kelancaran suatu kegiatan. commit to user



Dalam kegiatan mengarsip dibutuhkan suatu fasilitas yang berupa peralatan dan perlengkapan demi menunjang kelancaran kegiatan pengelolaan arsip. Fasilitas kearsipan juga merupakan faktor pendukung kegiatan kearsipan. Berikut adalah fasilitas yang tersedia : a. Alat-alat kearsipan. Alat-alat kearsipan yang digunakan di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta antara lain: i.

Lemari arsip.

ii.

Mesin mesin foto kopi.

iii.

Staples.

iv.

Buku Ekspedisi.

v.

Alat pelubang kertas.

vi.

Bolpoin/spidol/pensil.

vii.

Tipex/penghapus.

viii.

Klip.

ix.

Filling cabinet.

x.

Komputer

xi.

Mesin Ketik.

xii.

Map.

b. Ruang Kearsipan. Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta belum ada ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip, sehingga pemeliharaan terhadap arsip yang ada tidak maksimal. Tidak terdapatnya ruangan khusus untuk penyimpanan arsip tersebut menandakan diperlukannya fasilitas atau peralatan kearsipan yang memadai dan semestinya juga

terdapat

ruangan

khusus

yang

digunakan

untuk

menyimpan arsip. Hal ini bertujuan agar arsip-arsip mudah dalam hal perawatan dan pengawasannya. commit to user



3) Pemeliharaan Arsip Dalam situs www. arsipjatim. Go .id// Manajemen Arsip, sistem pemeliharaan upaya untuk memelihara arsip terutama ditujukan untuk melindungi, mengatasi dan mengambil tindakan tindakan untuk menyelamatkan fisik terutama informasi arsip, disamping menjamin kelangsungan hidup arsip dari kemusnahan. Pemeliharaan arsip harus memperhatikan dua faktor pokok yang dapat menyebabkan kerusakan pada fisik arsip, sehingga perlu dilakukan

tindakan

mengamankan

untuk

terhadap

memelihara,

perusak

kertas

menjaga secara

serta

langsung.

Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah,dan mengambil. Langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya serta pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara seperti : a) Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip - arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali. b) laminasi adalah menutup kertas arsip diantara

2 (dua)

lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu,arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan. c) Sedangkan pengamanan informasi yang terkandung dalam arsip ( isi ) dapat dilakukan dengan cara mengalih media ke dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada micro film, fich, dan ke media digital. commit to user



Di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta langkah – langkah dan tindakan-tindakan yang diterapkan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya biasanya dilakuan dengan cara mengalih media ke dalam bentuk media lain, antara lain seperti: pada micro film, fich, dan ke media digital (disimpan di komputer).

4) Pemindahan Arsip Pemindahan

arsip

menurut

Amsyah

(1989,215)

Pemindahan dan pemusnahan arsip dilaksanakan menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi. Jadwal reterensi adalah jadwal yang berisikan daftar umur dari berbagai jenis arsip yang disimpan pada file aktif dan file inaktif untuk keperluan pemindahan dan

pemusnahan arsip. Umumnya kantor –

kantor

kearsipan

mengelola

berdasarkan

asas

kombinasi

sentralisasi – desentralisasi. Artinya, selama masih aktif arsip maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing – masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral. Dengan demikian akan ada selalu perpindahan arsip dari file aktif berpindah ke file inaktif. Petugas pemindahan diharapkan dapat melaksanakan pemindahan dengan cara: a. petugas

menyeleksi

arsip

–

arsip

yang

akan

dipindahkan. b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur arsip yang ditentukan sesuai daftar. c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan (untuk file campuran harus dipilih lebih teliti). Untuk kantor yang mempunyai Unit Sentral Arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan commit to user



dari Unit Kerja ke Unit Sentral Arsip. Petugas harus membuat Berita Acara Pemindahan Arsip beserta daftar jenis arsip yang akan diserahkan, berita acara ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Pemindahan arsip yang diterapkan di kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta juga menurut suatu jadwal tertentu yang disebut jadwal reterensi. Kegiatan pemindahan biasa dilakukan oleh petugas kearsipan dan dibantu oleh beberapa pegawai di kantor tersebut. Cara yang dipakai adalah sebagai berikut: a. petugas menyeleksi arsip – arsip yang akan dipindahkan. b. petugas dapat menentukan berdasarkan umur – umur arsip yang ditentukan sesuai daftar. c. Petugas harus dapat memperkirakan arsip mana yang masih diperlukan dan yang sudah tidak diperlukan.

5) Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip atau dokumen adalah menghapus keberadaannya dari tempat penyimpanan arsip tersebut. Hal tersebut adalah tindakan untuk menghancurkan atau memusnahkan arsip atau dokumen secara fisik yang tidak memiliki nilai namun penghancuran arsip tidak sepenuhnya dilakukan secara total sehingga dihilangkan identitasnya. Pemusnahan arsip yang dilakukan

dikantor

Bagian

Kerjasama

Sekretariat

Daerah

Pemerintah Kota Surakarta dilakukan dengan cara: a) Arsip disobek dengan cara yang baik dan benar. b) Arsip

dimusnahkan

dengan

diperlukan. commit to user

cara

dibakar

bilamana



c) Arsip

dimusnahkan

dengan

menggunakan

mesin

penghancur kertas. d) Arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi (habis masanya) tidak

dibenarkan

atau

tidak

diperbolehkan

untuk

dimanfaatkan dengan cara sebagai sampul surat atau dijual.

Biasanya dalam pemusnahan arsip perlu diperhatikan antara lain: 1. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan. 2. Memilah atau memeriksa kembali arsip yang akan dimusnahkan. 3. Membuat berita acara pemusnahan arsip. 4. Disaksikan oleh beberapa kepala bagian atau pejabat yang berwenang.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta, dapat diambil kesimpulan bahwa pengelolaan arsip pada Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta telah ditangani dengan baik sekalipun ditunjang dengan perlengkapan dan peralatan yang masih terhitung sederhana. Hal ini dapat diketahui dari: 1. Secara keseluruhan pengelolaan arsip sudah dilakukan sesuai prosedur yang ditentukan. 2. Pengelolaan arsip di Kantor Bagian Kerjasama Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Surakarta dilakukan melalui tahapantahapan: a. Penataan Arsip b. Fasilitas Dalam Penataan Arsip c. Pemeliharaan Arsip d. Pemindahan Arsip e. Pemusnahan Arsip

B. Saran Perlu adanya penambahan tempat atau ruang untuk pengelolaan maupun tempat penyimpanan arsip agar tidak terjadi penumpukan arsip yang belum dikelola karena terbatasnya tempat.

commit to user 42


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta Handoko, T. Hani. 1997. Manajemen. Yogyakarta : BPFE. Poerwadaminta, W.J.S. 2002. Kamus Umum Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka Sedarmayanti. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Penerbit PT. Refika Aditama. Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma. Sutopo, H. B. 2002. Metodelogi Penelitian Kualitatif. Surakarta : Sebelas Maret University Press. The Liang Gie. 1996. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Undang – undang No.7 Tahun 1971. Ketentuan – ketentuan Pokok Kearsipan. Jakarta. Wursanto, Ig. 1991. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius. Wursanto, Ig. 1995. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius. Wursanto, Ig. 1989. Paradigma Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Penerbit Amara Books. Internet : www.arsipjatim.go.id//ManajemenArsip http://www.duniaarsip.com/kelola-arsip/ http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaanarsip.html/#more-362 http://wordpress.com/ http://maulana07.blogspot.com/2009/03/laporan-hasil-observasi-di-bidangarsip.html?zx=88df6062abbeaa21

commit to user

PENGELOLAAN ARSIP PADA BAGIAN KERJASAMA SEKRETARIAT DAERAH PEMERINTAH KOTA SURAKARTA

Recommend Documents