BAB III
DESKRIPSI INSTANSI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT KOTA SURAKARTA
A. Sejarah singkat DPRD Kota Surakarta Secara umum Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (disingkat DPRD) adalah lembaga perwakilan rakyat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah di provinsi/kabupaten/kota) di Indonesia. DPRD disebutkan dalam UUD 1945 pasal 18 ayat 3: "Pemerintahan daerah provinsi, daerah kabupaten, dan kota memiliki Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang anggota--anggotanya dipilih melalui pemilihan umum". DPRD kemudian diatur lebih lanjut dengan undang-undang, terakhir melalui Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2014. DPRD Kota Surakarta berdiri semenjak Kota Surakarta terbentuk yakni di sebutkan dalam Undang-Undang Nomor 16 Tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam lingkungan provinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta, maka di bentuklah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kota Surakarta. DPRD Kota Surakarta merupakanunsur penyelenggaraan Pemerintah Daerah
B. Dasar Hukum DPRD Kota Surakarta. Undang-Undang Nomor 22 TAHUN 2003 tentang Susunan dan Kedudukan MPR, DPR, DPD, dan DPRD. Undang-Undang Nomor 32 tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah, yang menjadi dasar hokum keberadaan, Kedudukan dan Tugas DPRD Kota Surakarta. Dasar Kedudukan Kota Surakarta di atur dalam Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Pasal 40 yang secara tegas tertulis “DPRD merupakan Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah dan Berkedudukan Sebagai unsur penyelenggaraan Pemerintah Daerah”. Undang-Undang Nomor 22 tahun 2003 pasal 76 secara eksplisit tertulis, “DPRD Kabupaten Kota merupakan Lembaga Perwakilan RakyatDaerah yang bekedudukan sebagai Lembaga Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota.
C. Visi dan Misi DPRD Kota Surakarta Visi dan Misi DPRD Kota Surakarta tertuang dalam Rencana Kerja DPRD pada tiap Masa Bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai berikut: Visi DPRD Kota Surakarta adalah: a. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat, mengutamakan dan memperjuangkan kepentingan masyarakat Kota Surakarta b. Responsif,
adalah
cepat
dan
tanggap
dalam
permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat
menjawab
c. Profesional, aalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi sesuai dengan keahlian dan kewenangan yang dimiliki. d. Bertanggung jawab, adalah berani dan konsekuen melaksanakan fungsi yang diemban sesuai dengan ketentuan peratturan perundang-undangan e. Berwawasan budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa etika, dan eatetika. Misi DPRD Kota Surakarta a. Memperjuangkan Keadilan dan kesejahteraan masyarakat Kota Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. b. Meningkatkan kepekaan dan kepedulian dalam menyelesaikan permasalaha-permasalahan yang terjadi di masyarakat Kota Surakarta. c. Meningkatkan profesionalisme DPRD Kota Surakarta sesuai tugas dan fungsi. d. Membangun komunikasi dan kemitraan DPRD dengan pemerintah Kota Surakarta, masyarakat, akademis, pers dan lembaga lainnya. e. Meningkatkan daya piker, nilai rasa, perilaku yang bermartabat dan hasil karya yang berguna untuk kesejahteraan masyarakat Kota Surakarta.
D. Sekretariat DPRD Kota Surakarta Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta ini mulai berdiri tanggal 22 Februari 1992, yang beralamatkan di Jalan Adisucipto No.143 A Jajar, Kecamatan Laweyan, Kota Surakarta. Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang di pimpin oleh seorang Sekretaris DPRD yang berkedudukan secara teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD dan secara administrative bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta adalah unsur staf yang membantu Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta dalam menyalenggarakan tugas dan kewajibannya Keberadaan Sekretariat DPRD tidak pernah lepas dari semua yang berhubungan dengan Dewan Perwakilan Rakyat itu sendiri, baik secara langsung maupun tidak langsung semua yang berkenan dengan DPRD prosesnya akan memlalui Sekretariat DPRD. Didalam Sekretariat DPRD memiliki pembagian kepengurusan dan bagian tersendiri, serta memiliki tujuan, tugas pokok dan fungsi sesuai dengan bidangnya masing- masing.
E. Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD Kota Surakarta - Tugas Pokok Sekretariat
DPRD
mempunyai
tugas
menyelenggarakan
administrasi
kesekertariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi
DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasi tenaga ahli yang di perlukan olehDPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. - Fungsi Untuk
menyelenggarakan
tugas
pokok
tersebut,
Seketariat
DPRD
menyelenggarakan fungsi: a. Penyelenggaraan administrasi kesekertariatan DPRD b. Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD c. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD d. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD F. Struktur Organisasi Sekertariat DPRD Kota Surakarta Susunan Organisasi Sekertariat DPRD Kota Surakarta terdiri dari: a. Sekretaris DPRD b. Bagian Rapat dan Peraturan Perundangan Subbagian Rapat dan Risalah Subbagian Penyusunan Peraturan dan Dokumentasi Hukum Subbagian Evaluasi dan Telaah Peraturan c. Bagian Keuangan Subbagian Anggaran Subbagian Perbendaharaan dan Akuntansi d. Bagian Umum Subbagian Tata Usaha Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Subbagian Humas dan Protokol
e. Kelompok Jabatan Fungsional Bagan Organisasi Sekretariat DPRD Kota Surakarta
SEKRETARIS DPRD
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
BAGIAN RAPAR DAN PERATURAN PERUNDANGAN
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN UMUM
SUBBAGIAN RAPAT DAN RISALAH
SUBBAGIAN ANGGARAN
SUBBAGIAN TATA USAHA
SUBBAGIAN PENYUSUNAN PERATURAN DAN DOKUMENTASI
SUBBAGIAN PERBENDAHARAAN DAN AKUNTANSI
SUBBAGIAN RUMAH TANGGA DAN PERLENGKAPAN
SUBBAGIAN EVALUASI DAN TELAAH PERATURAN
SUBBAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL
G. Tugas Pokok dan fungsi Masing-Masing Bagian Sekertariat DPRD Kota Surakarta
a. Sekretaris DPRD Mempunyai tugas pokok menyelenggarakan administrasi kesekertariatan, adnistrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang di perlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Setwan menyelenggarakan fungsi : -
Penyelenggaraan administrasi DPRD.
-
Penyelenggaraan administrasi keuangan DPRD.
-
Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD.
-
Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang di perlukan oleh DPRD.
b. Bagian Rapat dan Peraturan Perundangan Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rapat dan risalah, penyusunan peraturan dan dokumentasi hokum serta evaluasi dan telaah peraturan. melaksanakan
tugas
pokok
tersebut
Bagian
Rapat
Untuk dan
peraturanPerundangan mempunyai fungsi: -
Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rapat dan risalah.
-
Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi dibidang penyusunan peraturan dan dokumentasi hukum.
-
Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang evaluasi dan telaah peraturan.
-
Pengelolaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi hukum.
-
Pelaksanaan tugas lainyang di berikan oleh Sekwan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Subbagian-subbagian masing- masing di pimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Rapat dan Peraturan Perundangan membawahkan:
Subbagian Rapat dan Risalah Mempunyai
tugas
penyiapan
bahan
pelaksanaan
serta
pelayanan administrasi dibidang rapat dan risalah, meliputi : persiapan pelaksanaan rapat-rapat dan penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD
Subbagian Penyusunan Peraturan dan Dokumentasi Hukum Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep pelaksanaan dan pelayan administrasi dibidang penyusunan perundangundangan, menyusun rancangan keputusan pimpinan DPRD dan keputusan DPRD dan rancangan Peraturan Daerah serta pengolaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi hokum.
Subbagian Evaluasi dan Telaah Peraturan Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan konsep rencana kerja, evaluasi dan telaah peraturan meliputi : penyiapan bahan-bahan rancangan Peraturan Daerah yang akan
dilakukan pembahasan serta pelaksanaan evaluasi dan telaah terhadap produk hokum di lingkungan Setwan c. Bagian Keuangan Mempunyai
tugas
melaksanakan
penyiapan
pelaksanaan
dan
pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan anggaran, akuntansi, dan perbendaharaan untuk mendukungpelaksanaan dan fungsi DPRD Kota Surakarta. Untuk melakukan tugas pokok tersebut Bagian Keuangan mempunyai fungsi -
Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang perencanaan anggaran.
-
Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang akuntansi.
-
Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang perbendaharaan.
-
Pelaksanaan tudgas lain yang diberikan oleh Sekwan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Subbagian-subbagian masing- masing dipimpin oleh kepala Subbagian yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Keuangan. Subbagian Keuangan membawahkan :
Subbagian Anggaran
Mempunyai tugas melakukan penyapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan anggaran, meliputi : penyususan program kerja, penyusunan anggaran.
Subbagian Perbendaharaan dan Akuntansi Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayan administrasi dibidang perbendaharaan dan bidang akuntansi, meliputi : pembayaran keuangan pegawai, pimpinan dan anggota DPRD, kegiatan operasional Setwan serta verifikasi
atas
pertanggungjawaban,
pengendalian
dan
pembukuan keuangan. d. Bagian Umum Mempunyai tugas melaksanakan penyimpanan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha, rumah tangga, perlengkapan, Humas, dan protocol di lingkungan Setwan. Untuk melaksanakan tugas tersebut Bagian Umum mempunyai fungsi : -
Penyaiapan bahan pelaksanaan administrasi di bidang tata usaha dan kepegawaian.
-
Penyiapan bahan dan pelaksanaan dan pelayanan administrasi si bidang rumah tangga dan perlengkapan.
-
Penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Humas dan Protokol.
-
Pelaksanaan tugas lainyang di berika oleh Sekwan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Subbagian-subbagian masing- masing di pimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Umum. Subbagian Umum membawahkan :
Subbagian Tata Usaha Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha, meliputi : organisasi tata laksana, ketatausahaan, kearsipan, kepegawaian.
Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Mempunyai tugas melakukan penyiaan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rumah tangga
dan
perlengkapan, meliputi : pelaksanaan dan pelayanan teknis penyelenggaraan rapar, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor dan analisis kebutuhan dan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan kendaraan dinas.
Subbagian Humas dan Protokol Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan adminisrtrasi di bidang Humas dan protocol, meliputi : pelaksanaan kegiatan kehumasan, hubungan antar lembaga, peenyerapan aspirasi masyarakat dan penyiapan pelayanan
keprotokolan
dokumentasi kegiatan.
e. Jabatan Fungsional
serta
penerimaan
tamu
dan
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai dengan jabatan fungsional
masing- masing
sesuai
peraturan
perundang- undangan.
Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang terbagi dalam berbabgai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya. Jumlah jabatan fungsional di tentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja. Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan. H. Tata Kerja Sekertariat DPRD Kota Surakarta a. Sekwan, Kepala Bagian, Kepala Subbagian dan Pejabat Fungsional dalam melaksanakan tugasnya brdasarkan peraturan perundang- undangan dan kebijakan yang di tetapkan oleh Walikota. b. Sekwan, Kepala Bagian, Kepala Subbagian dan Pejabat Fungsional dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi
perencanaan,
pengorganisasian,
pelaksanaan,
monitoring,
evaluasidan pelaporan sesuai bidang tugasnya masing-masing c. Sekwan, Kepala Bagian, Kepala Subbagian dan Pejabat Fungsional dalam melaksanakan tugasnya wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronasi secara vertical maupun horizontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing. d. Sekwan, Kepala Bagian, dan Kepala Subbagian bertanggung jawab dalam memimpin,
mengkoordinasikan
dan
memberikan
bimbinganserta
petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing- masing
e. Sekwan, Kepala Bagian, dan Kepala Subbagian wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masingmasing serta menyampaikan laporan tepat waktu f.
Dalam menyampaikan laporan kepada atasan, tembusan laporan dapat di sampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan dinas secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
Setiap laporan yang di terima oleh Sekwan, Kepala bagian dan Kepala Subbagian dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan di jadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan
