BAB III ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1.Perubahan Bentuk PT Pos Indonesia (Persero) Kantor pos pertama di Indonesia didirikan pada masa kekuasaan VOC oleh Gubernur Jendral G.W Baro van Imhoff tanggal 26 Agustus 1746 di kota Jakarta, yang pada saat itu masih bernama Batavia. Tujuan pendirian kantor pos tersebut adalah untuk menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi masyarakat yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dan pergi ke negeri Belanda. Empat tahun kemudian setelah pendirian Kantor pos Batavia, didirikan Kantor pos Semarang yang bertujuan untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat tersebut dan untuk mempercepat pengiriman yang dilakukan saat itu. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan. Saat ini kantor pos pusat PT Pos Indonesia (Persero) telah berpindah ke kota Bandung. Sebelum memakai status Persero, PT Pos Indonesia (Persero) telah mengalami beberapa kali perubahan status perusahaan didirikan yaitu:
22
sejak awal
23
1. PTT (Post, Telegraph dan Telephone) Bentuk badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan yang jenis operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. 2. Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel) Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 240 tahun 1961, Perusahaan negara jawatan pos, telegrap dan telepon berkedudukan di Bandung dalam Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Segala hak dan kewajiban perlengkapan dan kekayaan serta usaha dari jawatan pos, telegrap dan telepon beralih kepada Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (LN No.306 tahun 1961 pasal 1). 3. Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro) Peraturan Pemerintah Nomor 209 tahun 1965 (LN No.62 tahun 1965) menjadi dasar pembentukan Perusahaan Negara Pos dan Giro yang terpisah dari Perusahaan Telekomunikasi yang didirikan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 30 tahun 1965. 4. Perum Pos dan Giro Sejak tahun 1984 (UU No.6 tahun 1984 tentang Pos), Pos Indonesia telah
ditegaskan
sebagai
badan
usaha
tunggal
dalam
menyelenggarakan dinas pos dan giro pos baik untuk hubungan dalam
24
maupun luar negeri. Peraturan Pemerintah Nomor 9 tahun 1975 tentang Dinas Pos dan Giro sebagai Perusahaan Umum diganti dengan Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 1984 tentang Perum Pos dan Giro. 5. PT Pos Indonesia (Persero) Status inilah yang digunakan oleh Pos Indonesia sejak Juni 1995 sampai sekarang pada tahun 2016 berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 5 tahun 1995 tentang pengalihan bentuk Perum Pos dan Giro menjadi Perseroan dengan nama PT Pos Indonesia (Persero).
3.2.Visi Menjadi raksasa logistik pos dari Timur (To be the postal logistics giant from the East)
3.3.Misi Menjadi aset yang berguna bagi bangsa dan negara Menjadi tempat berkarya yang menyenangkan Menjadi pilihan terbaik bagi para pelanggan Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi bangsa, negara, pelanggan, karyawan, masyarakat serta pemegang saham
25
3.4.Tagline Kami membawa misi… (We carry missions…)
3.5.Logo PT Pos Indonesia (Persero) Logo yang dipakai oleh PT Pos Indonesia (Persero) telah mengalami perubahan sebanyak 3 kali. Logo yang dipakai saat ini merupakan logo yang telah dipakai oleh PT Pos Indonesia (Persero) sejak tahun 1995 sampai sekarang.
Sumber: http://www.posindonesia.co.id
B. KANTOR POS SOLO 57100 Kantor pos Solo berlokasi di Jalan Jendral Sudirman Nomor 8 Surakarta 57111. Kantor pos Solo merupakan Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) serta sebagai Sentral Pengelolaan Pos (SPP). Tanggal berdirinya kantor pos Surakarta secara pasti tidak diketahui, akan tetapi masyarakat mulai mengenal komunikasi melalui pos sejak tahun 1812 pada masa penjajahan Perancis di kota Surakarta yang saat itu masih berupa kerajaan.
26
Kantor pos Solo mengalami renovasi pada tanggal 21 Desember 1956 sampai dengan tahun 1961 dan diresmikan pada 21 Oktober 1961 oleh Menteri Perhubungan Pusat, Pos, Telekomunikasi dan Pariwisata Letnan Jendral GP. H. Koesoemo. Pada tahun 1999 kantor pos Solo memakai nama PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos II Solo 57100 dan berganti menjadi PT Pos Indonesia (Persero) Kantor Pos III Solo 57100 pada tahun 2000. Bangunan kantor pos Solo berlokasi di Jalan Jendral Sudirman Nomor 8 Solo 57111.
C. JENIS LAYANAN PT POS INDONESIA (PERSERO) PT Pos Indonesia (Persero) memiliki bermacam-macam produk dan fasilitas pengiriman dengan keunggulan yang berbeda pada masing-masing produknya. Jenis produk-produk tersebut antara lain sebagai berikut: 1. Kiriman Internasional a. EMS International Merupakan layanan pengiriman dokumen dan barang dengan waktu tempuh kiriman H+3 sampai dengan H+5, ke 226 negara tujuan. Tingkat berat kiriman yang diterima sampai dengan 100 kg. Layanan ini merupakan jenis pengiriman luar negeri tercepat yang dimiliki oleh PT Pos Indonesia (Persero) saat ini.
27
b. Pos Paket Internasional Merupakan layanan pengiriman barang dengan waktu tempuh kiriman H+6 sampai dengan H+10. Tingkat berat yang dilayani sampai dengan 30 kg ke 189 negara tujuan. c. Pos Ekspor Merupakan layanan pengiriman barang ke luar negeri khusus untuk UMKM dengan waktu tempuh pengiriman H+4 sampai H+8. d. Pos Tercatat Merupakan layanan pengiriman dokumen dan barang dengan waktu tempuh kiriman H+6 sampai dengan H+10, ke 189 negar tujuan dengan berat maksimal barang kiriman sebesar 5 kg. e. Paket Cepat PRIMA Internasional (Prepaid Parcel) Layanan ini merupakan layanan pengiriman paket melalui kotak/ kemasan yang sudah termasuk dalam biaya pengiriman. Kemasan tersebut dapat dibeli di pusat perbelanjaan tertentu yang ditunjuk dan dapat dikirimkan langsung di tempat pembelian tersebut. 2. Kiriman Dalam Negeri a. PosExpress Merupakan layanan yang mengutamakan akurasi pengiriman, cepat, tepat, mudah dan dengan harga yang kompetitif.
28
b. Paketpos Kilat Khusus Merupakan layanan pengiriman barang dengan waktu tempuh antaran 2-4 hari sampai ke penerima paket dengan pengecualian jika penerima paket mengalami perpindahan. c. Paketpos Kilat Merupakan layanan pengiriman paket yang waktu pengirimannya lebih cepat dengan jaringan luas, akan tetapi waktu pengirimannya lebih lama dari Paketpos Kilat Khusus. d. Paketpos Biasa Merupakan layanan pengiriman paket dengan tarif lebih murah dari Paketpos Kilat dan Paketpos Kilat Khusus, akan tetapi waktu pengiriman yang dibutuhkan juga lebih lama dari kedua layanan paket tersebut. e. Paketpos Jumbo Merupakan layanan pengiriman paket yang beratnya melebihi 50kg. 3. Transaksi Keuangan a. Weselpos Layanan ini merupakan layanan penerimaan dan pengiriman uang dalam jangkauan nasional dan internasional. Layanan pengiriman dalam negeri (domestik) adalah sebagai berikut:
29
1) Weselpos Prima Sarana pengiriman uang untuk tujuan seluruh Indonesia dengan standar waktu pelayanan H+1 yang menjangkau seluruh pelosok sampai kecamatan dengan Layanan diantar. 2) Weselpos Instan Weselpos instan merupakan layanan pengiriman uang baik dari maupun ke kota dan ke desa yang pasti sampai ke alamat tujuan dengan kecepatan “Secepat mengirim SMS.” 3) Weselpos Korporat Weselpos yang diselenggarakan untuk melayani kebutuhan mitra (Pelanggan
bisnis)
yang
bersifat
periodik/insidental
yang
memberikan kemudahan prosedur layanan. 4) Weselpos Kemitraan Weselpos yang diselenggarakan untuk melayani kebutuhan mitra (Pelanggan Bisnis) yang diikat dengan perjanjian kerja sama (PKS) dengan tarif dan prosedur yang dapat disesuaikan dengan keinginan pelanggan. Layanan ini memungkinkan melayani transaksi one to many dan many to one.
Selain layanan pengiriman wesel dalam negeri, kantor pos juga melayani pengiriman wesel dari dan ke luar negeri. Jenis layanan yang disediakan oleh kantor pos adalah sebagai berikut:
30
1) Western Union Western Union adalah jasa pengiriman uang dari dan ke berbagai negara di dunia. Western Union menggunakan teknologi elektronik yang secara online dan real time menjangkau ke berbagai penjuru dunia termasuk Indonesia. 2) International Express Money Order (IEMO) Layanan wesel ekspres internasional adalah pengiriman uang secara
elektronis
yang
dikembangkan
berdasarkan
sistem
keuangan internasional (International Financial System/ IFS) Universal Postal Union (UPU) dalam menggantikan wesel fisik konvensional. Sistem ini memungkinkan kiriman dapat diuangkan dalam waktu dua jam. 3) International Money Order (IMO) IMO memiliki banyak kemiripan dengan wesel biasa kecuali fungsi IMO sebagai alat pembayaran luar negeri. Dengan menggunakan IMO pembeli yang berada di negara lain dapat dengan mudah melakukan pembayaran kepada penjual. Layanan IMO ini dianggap lebih aman karena untuk mencairkan pembayaran yang telah dilakukan, dibutuhkan pengecekan identifikasi seperti tanda tangan dan foto.
31
b. Giropos Giropos merupakan layanan transaksi keuangan yang menggunakan rekening koran sebagai alternatif layanan perbankan dengan jangkauan yang luas dan tersebar di seluruh Indonesia dengan memanfaat jaringan
online
untuk
penerimaan
setoran,
penarikan
dan
pemindahbukuuan menggunakan teknologi berbasis core banking system. 4. Filateli Filateli merupakan aktivitas mengumpulkan prangko dan benda-benda pos lainnya seperti Sampul Hari Pertama (SHP). Pengumpulan benda-benda pos itu kebanyakan mengutamakan edisi lama, meskipun edisi baru juga ikut dikumpulkan. Bagian filateli yang terdapat di kantor pos bertugas untuk mengelola dan mengembangkan bisnis filateli meliputi pengelolaan persediaan, pengelolaan data filateli dan pengawasan penjualan barangbarang filateli. 5. PosPay Merupakan layanan penerimaan pembayaran tagihan angsuran dan setoran tabungan secara online di kantor pos.
32
D. STRUKTUR ORGANISASI 1. PT Pos Indonesia (Persero)
Sumber: http://www.posindonesia.co.id
33
2. Struktur Organisasi Kantor Pos Solo 57100 Kepala Kantor
Wakil Kepala Kantor
Manajer Pelayanan Jasa Surat pos dan Layanan Prioritas Manajer Pengawasan Pelayanan Luar dan Agenpos Manajer Paket Pos Manajer Keuangan dan Bpm Manajer Pelayanan Jasa Keuangan, Giro dan Penyaluran Dana
Manajer Audit, Mutu, Program Kemitraan, dan Bina Lingkungan Daerah
Manajer Sentra Layanan Pelanggan Korporat
Manajer Sumber Daya Manusia Manajer Pemasaran dan Pelayanan Pelanggan Manajer Sarana dan Teknologi Manajer Proses dan Distribusi Manajer Akuntansi Manajer Antaran
Kantor Pos Cabang
34
E. ANALISIS DAN PEMBAHASAN Barang kiriman yang tiba di Kantor Pos Lalu Bea ada 4 macam sesuai dengan lamanya jangka waktu pengiriman yaitu: a. Express Mail Service (EMS) b. Paket Pos Luar Negeri (PPLN) c. Register Luar Negeri (RLN) d. Bungkusan
Alur pengiriman dan penerimaan paket-paket luar negeri yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia (Persero) atas paket luar negeri dari dan ke Indonesia digambarkan dengan bagan alir sebagai berikut:
35
Gambar 3.1. Alur Pengiriman Surat dan Paket Ke Luar Negeri dari Kantor Pos Solo Bagian Loket
Bagian Proses
Bagian Distribusi
Tidak
Pengirim
R7
1
2 Sudah sesuai? Penyerahan Barang ke Loket
3
Ya
Puri Kirim
Resi
1 2
MPC Jakarta 3
4
Manifest 5 T
Pengantongan (Packing)
36
Gambar 3.2. Alur Penerimaan Surat dan Paket dari Luar Negeri di Kantor Pos Solo Bagian Paket Kantor Pos Jakarta
Bagian Paket Kantor Pos Solo
Penerimaan
Penyerahan Barang ke MPC Jakarta
Pemeriksaan Bea Cukai
Bea Cukai KP Solo
Penerimaan barang oleh KP Solo
Pemeriksaan Bea Cukai
Puri Kirim
PPKP
Manifest
1
1
2
3
2
T Manifest
1
2 T T
Penerima
1
4
5
37
Bagian Distribusi
Bagian Antaran
1
1
Pengiriman ke KPC
Penyortiran
R7
1 2
3
Pengiriman ke alamat masingmasing
Sampai?
T
KPC Tujuan Penerima Gambar 3.3. Alur Pengiriman (Lanjutan)
38
Keterangan: MPC
: Kantor pemrosesan, pemeriksaan dan pengantaran kiriman yang termasuk dalam wilayah tersebut.
KP
: Kantor Pos.
KPC
: Kantor Pos Cabang.
R7
: Bukti Paket dalam keadaan utuh dan tidak rusak.
T
: Pengarsipan bukti penyerahan barang kiriman terhadap pelanggan maupun kantor pos sesuai dengan tanggal.
Manifest
: Bukti terima barang kiriman dari kantor pos daerah lain.
Puri Kirim
: Bukti penyerahan barang kiriman terhadap pelanggan yang biasanya menyertai barang kiriman.
39
Dokumen-dokumen yang digunakan oleh PT Pos Indonesia (Persero) dalam pengawasan dan penyelesaian proses pengiriman barang kiriman paket pos luar negeri adalah sebagai berikut: a. AV-7
: Bukti serah dan pengantar kiriman pos udara dalam
negeri. b. CN-23
: Keterangan pabean.
c. CN-31
: Advis kiriman surat pos dalam perhubungan luar negeri.
d. CN-33
: Advis kiriman tercatat dalam perhubungan luar negeri.
e. CN-37
: Daftar pengantaran kiriman luar negeri yang diangkut
dengan kapal laut. f. CN-38
: Daftar kiriman barang luar negeri yang diantar melalui
jalur pesawat udara. g. CP-71
: Kartu alamat paket pos dalam hubungan luar negeri.
h. CP-72
: Keterangan pabean kiriman dari luar negeri/ luar daerah
pabean/ kartu alamat paket pos dalam hubungan luar negeri. i. CP-86
: Advis kiriman paket pos
yang dikirim dengan
menggunakan kapal laut. j. CP-87
: Advis kiriman paket pos
yang dikirim dengan
menggunakan pesawat udara. k. P-6
: Berita acara tentang kerusakan atau kehilangan barang
kiriman saat diangkut. l. Pp-15
: Register paket pos yang diterima dari luar negeri yang
dikenakan bea masuk maupun tidak dikenakan bea masuk.
40
m. Pp-22a
: Buku induk merangkap daftar serah terima kiriman
pabean dari petugas pos kepada Pejabat Bea dan Cukai. n. Pp-22b
: Daftar penyerahan kembali kiriman pabean yang telah
diterima/ dicacah oleh Pejabat Bea dan Cukai dan telah dibebani bea masuk dan pajak atau dibebaskan dari pajak kepada petugas pos. o. Pp-23
: Daftar paket pos yang akan dikirim kembali, disusulkan
dan dibantukan. p. PPKP
: Formulir pencacahan dan pembeaan kiriman pos.
Dalam proses pengiriman paket luar negeri yang dilakukan oleh kantor pos, sering terjadi kesalahan yang dilakukan baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Untuk mencegah terjadinya kesalahan yang akan terjadi maupun kesalahan yang pernah terjadi terulang kembali tersebut, PT Pos Indonesia (Persero)
memiliki
cara-cara
pencegahan
seperti
berikut
ini:
41
Tabel 3.1 Kertas Kerja Penilaian Sistem Pengendalian Intern Pengiriman Paket Luar Negeri PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta
Prosedur
Penerimaan paket dari pengirim
Penyortiran surat dan paket
Pengantongan surat dan paket
Pemegang Fungsi
Dokumen/ Catatan
Bagian Loket
Bukti penyerahan, Pertinggal kantor asal, Bukti pengiriman, Keterangan pabean, Keterangan pengiriman
Bagian Proses
Bukti penyerahan, Keterangan pabean, Keterangan pengiriman
Manifest
Bagian Proses
Aktivitas Pengendalian yang Dilakukan
Pengecekan isi paket berdasarkan keterangan pengirim dan pembungkusan barang
Aktivitas Pengendalian yang Seharusnya Ada
Sistem Pengendalian Intern (Kuat/Lemah)
Pengecekan isi kiriman berdasarkan keterangan tertulis di resi Penentuan barang termasuk dalam daftar barang yang boleh dikirim ke suatu negara
SPI Kuat
Penyortiran sesuai dengan daerah tujuan barang kiriman
Pemisahan surat dan paket yang telah disortir sesuai daerah pengiriman dengan barang yang belum disortir
SPI Lemah
Pembuatan manifest kirim setelah barang dimasukkan ke kantong kirim
Pengecekan jumlah kantong yang akan dikirim sesuai dengan jumlah di manifest
SPI Kuat
42
Pengiriman surat dan paket
Bagian Distribusi
Puri kirim, Manifest, R7
Pembuatan puri kirim dan penempelan bar code (unuk pengiriman dalam negeri)
Pembuatan dokumen pengiriman untuk setiap pengiriman barang yang menggunakan bar code Pengecekan barang yang dikirim
SPI Kuat
43
Tabel 3.2 Kertas Kerja Penilaian Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Paket Luar Negeri PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta
Prosedur
Penerimaan surat dan paket luar negeri
Pemegang Fungsi
Bagian Paket
Dokumen/ Catatan
Aktivitas Pengendalian yang Dilakukan
Aktivitas Pengendalian yang Seharusnya Ada
Sistem Pengendalian Intern (Kuat/Lemah)
Manifest kiriman, R6, R7
Penghitungan barang yang telah diterima sesuai dengan data
Pengecekan kesesuaian manifest pengiriman dengan barang yang ada
SPI Kuat
Manifest kiriman
Kesesuaian jumlah Pengecekan ulang data barang asli dengan barang kiriman yang jumlah yang tertera di diterima dokumen pengiriman
Pemeriksaaan jumlah surat dan paket luar negeri
Bagian Paket
Pemeriksaan bea cukai
Pengecekan barang Pencacahan dan berdasarkan Bagian Bea Pembeaan Kiriman keterangan paket dan Cukai Pos (P.P.K.P) menggunakan mesin scan
Pengiriman surat dan paket
Bagian Antaran
Manifest, Puri kirim
Memasukkan data barang untuk pembuatan puri kirim
SPI Lemah
Pengecekan barang dilakukan secara langsung setelah barang kiriman masuk bea cukai
SPI Kuat
Pengecekan data barang sesuai bar code dan data yang tertera di barang
SPI Kuat
44
F. TEMUAN 1. Kelebihan a. Harga/ tarif pengiriman yang ditawarkan relatif lebih murah daripada pengiriman dengan menggunakan jasa pengiriman swasta. b. Kantor pos Indonesia bekerja sama dengan kantorpos negara lain sehingga barang kiriman lebih cepat masuk ke negara kiriman. c. Pembayaran pajak luar negeri, bagi barang kiriman yang masuk ke Indonesia, dapat langsung dibayarkan di kantor pos tersebut. d. Pengirim dapat mengecek keberadaan barang kirimannya dengan menggunakan internet melalui situs website PT Pos Indonesia (http://ems.posindonesia.co.id/). 2. Kekurangan a. Kantor pos Indonesia hanya bertanggungjawab atas barang kiriman selama barang kiriman masih berada di dalam wilayah Indonesia. b. Bar code yang diubah pada saat transit, membuat pengirim dan penerima yang tidak tahu atas perubahan tersebut menjadi susah melakukan pemantauan atas barang kiriman tersebut. c. Penyortiran barang kiriman dilakukan secara manual oleh satu orang operator dengan menggunakan komputer sehingga ada kemungkinan terjadi kesalahan pemasukan data yang akan menyebabkan proses pengiriman barang menjadi lebih lama. d. Pemeriksaan barang di bea cukai kantor pos kebanyakan dilakukan dengan menggunakan mesin akan tetapi, ada beberapa kiriman
45
yang masih harus diperiksa secara manual sehingga menghabiskan waktu. e. Kantorpos Solo hanya memiliki satu orang petugas bea cukai yang bertugas memeriksa barang kiriman luar negeri yang baru datang dan dua orang petugas paket yang masing-masing bertugas memasukkan barang kiriman (R dan EMS masing-masing). f. Faktur kiriman yang dijadikan arsip oleh kantorpos Solo ditaruh ditempat yang sulit dijangkau dan tanpa label sehingga sulit untuk menemukan faktur yang diinginkan.
