Bab III ANALISA ENTERPRISE

Bab III ANALISA ENTERPRISE

Analisis enterprise pada bab ini dilakukan menggunakan pendekatan Business System Planning (BSP). Maksud penggunaan metodologi BSP digunakan pada analisa enterprise ini adalah untuk mendapatkan dasar perencanaan arsitektur enterprise yaitu data. Berdasarkan penjelasan dari bab sebelumnya bahwa perencanaan arsitektur enterprise terdiri atas beberapa lapisan(2), maka analisa menggunakan metodologi BSP ini dapat dikelompokan pada beberapa bagian yaitu : awal perencanaan, keadaan organisasi sekarang, penetapan arah tujuan, perancangan arsitektur enterprise dan implementasi. Untuk lebih lengkapnya maka pembagian tahapan tersebut meliputi lima kelompok yaitu : 1. Awal perencanaan a. Mendapatkan komitmen b. Persiapan untuk studi c. Memulai studi 2. Keadaan organisasi sekarang a. Mendefinisikan proses bisnis b. Mendefinisikan kelas data c. Menganalisa dukungan sistem yang ada 3. Penetapan arah tujuan a. Menetapkan perspektif eksekutif b. Mendefinisikan penemuan dan kesimpulan 4. Perancangan arsitektur enterprise a. Mendefinisikan Arsitektur Informasi b. Menetapkan prioritas arsitektur 5. Implementasi a. Melakukan review manajemen sumberdaya informasi (IRM) b. Mengembangkan rekomendasi dan perencanaan aksi

29

30

III.1

Mendapatkan Komitmen

Tahapan mendapatkan komitmen adalah untuk mendapatkan persetujuan dari eksekutif dalam menentukan lingkup dari studi termasuk di dalamnya sasaran yang akan dicapai(11). Berikut ini adalah lingkup dan sasaran studi : Penyelenggaraan layanan pendidikan sebagai sebuah Tirdarma perguruan tinggi sangat terkait dengan pemanfaatan teknologi informasi untuk layanan data atau informasi. Kebutuhan layanan data atau informasi di dalam organisasi tersebut adalah untuk menjalankan semua aktivitas ataupun kegiatan dengan baik dan terencana serta terkendali dengan baik. Pada akhirnya tujuan dan sasaran perencanaan

enterprise

architecture

ini

adalah

untuk

mendukung

penyelenggaraan proses pendidikan termasuk semua aktivitas dan kegiatan lainnya sehingga organisasi mendapatkan keuntungan dari perencanaan tersebut. Hal ini juga terkait dengan visi dan misi dari Institut Teknologi Harapan Bangsa yaitu : Visi : Menjadi lembaga pendidikan tinggi teknologi terbaik di indonesia khususnya di bidang TELEMATIKA (Telekomunikasi, Media dan Informatika) dengan ukuran jumlah dan kualitas sumbangan tenaga ahli maupun pemikiran yang dihasilkannya untuk dunia indonesia. Misi : o Menyelenggarakan pendidikan tinggi untuk memberikan kesempatan pendidikan seluas-luasnya kepada masyarakat indonesia, khususnya dibidang teknologi. o Melakukan penelitian dan kerjasama dengan industri, perguruan tinggi maupun lembaga-lembaga lainnya untuk menciptakan sumbangan pemikiran-pemikiran dan tenaga ahli yang sesuai dengan kebutuhan industri, khususnya industri Telematika.

31

o Mendukung pengembangan Telematika diwilayah lokal, regional dan nasional sebagai bagian pengabdian kepada masyarakat.

III.1 Persiapan Studi BSP Persiapan studi merupakan bagian untuk mememulai segala sesuatu dari studi BSP ini. Hal ini terkait dengan urutan dari rekomendasi pada kontrol tugas yaitu: 1. Memperoleh ruangan kendali 2. Melakukan review terhadap sasaran studi 3. Menentukan fakta-fakta yang akan dikumpulkan 4. Memilih dan berorientasi interviewer dan mengembangkan jadwal 5. Mengembangkan sebuah perencanaan kerja 6. Melengkapi lembat kendali tugas 7. Membuat sebuah file kendali studi 8. Menetapkan dukungan administratif 9. Melakukan review status dengan sponsor 10. Mempersiapkan memulai studi

Dapat dikatakan bahwa persiapan studi BSP ini adalah mempersiapkan segala sesuatu yang terkait dengan perencanaan sistem informasi. III.2

Memulai Studi BSP

Tahapan didalam studi BSP ini meliputi : 1. Memperoleh pandangan dari sponsor 2. Melakukan review atas fakta-fakta bisnis 3. Melakukan review atas fakta-fakta sistem

32

III.2.1 Memperoleh Pandangan Sponsor Institut Teknologi Harapan Bangsa (ITHB) berusaha untuk menjawab tantangan pendidikan tinggi sekarang ini. Tantangan tersebut adalah bagaimana memberikan layanan pendidikan yang terbaik bagi mahasiswa pada khususnya dan bagi masyarakat pada umumnya Seiring dengan meningkatnya kompetisi dan lingkungan global, lulusan perguruan tinggi harus mempunyai kompetensi yang sesuai dengan industri, motivasi yang kuat untuk pencapaian tertinggi dan integritas untuk mencapai kesuksessan karir. Dari cara pandang makro, tipe pemimpin masa depan akan meningkatkan kompetitif dari ekonomi indonesia. Lembaga pendidikan ITHB selalu berusaha untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan kegiatan layanan pendidikan bagi masyarakat dengan selalu mengevaluasi apa yang dilakukan. Dengan evaluasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan layanan pendidikan yang dibutuhkan. Untuk itu maka ITHB selaku organisasi pendidikan mempunyai rencana-rencana jangka panjang dan juga rencana

jangka

pendek.

Rencana-rencana

tersebut

dimaksudkan

untuk

memberikan yang terbaik bagi kemajuan pendidikan di indonesia. Hal ini juga meliputi semua bidang yang salah satunya adalah bidang pengembngan sistem informasi bagi layanan pendidikan. Dengan sistem informasi tersebut, maka harapan akan dukungan atas bisnis organisasi dapat terlaksana dengan baik. Dengan mengingat bahwa sistem informasi sebagai unjung tombak dalam mendukung bisnis organisasi, maka diharapkan sistem informasi memberikan dukungan/support yang signifikan atas bisnis. Untuk itu dengan melakukan perencanaan arsitektur enterprise ini, maka organisasi mendapatkan hasil berupa pedoman atau pondasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis sehingga dimasa mendatang organisasi tersebut dapat memberikan layanan pendidikan yang terbaik bagi mahasiswa dan masyarakat. III.2.2 Melakukan Review atas Fakta Bisnis Permasalahan akuntabilitas atas layanan pendidikan adalah sesuatu yang banyak di permasalahkan sekarang ini sehingga ITHB selaku penyelenggara pendidikan

33

selalu mempertimbangkan semua kegiatan yang dilakukan agar setiap layanan tersebut sesuai dengan standar layanan kualitas baik. Ada beberapa hal penting yang dilakukan oleh organisasi untuk meningkatkan kualitas layanan pendidikan dan juga tantangan atas lulusan yang dapat diserap industri. Hal tersebut terbagi dalam beberapa area yaitu : 1. Peningkatan kualitas akademik 2. Peningkatan kualitas layanan administrasi 3. Peningkatan bidang kemahasiswaan 4. Peningkatan dukungan layanan unit teknis

Dengan berusaha meningkatkan kualitas layanan maka organisasi diharapkan mendapatkan keuntungan bisnis dari segi meningkatnya kepercayaan masyarakat terhadap organisasi(akuntabilitas). Selain itu arah bisnis organisasi dimasa depan adalah menjadi penyelenggara pendidikan yang berkualitas. Untuk mencapai arah bisnis tersebut maka organisasi berusaha meningkatkan semua hal yang terkait dengan layanan pendidikan. Memang tidak dapat sangkal bahwa ITHB selaku organisasi yang bergerak dibidang pendidikan menyadari masih terdapat kekurangan-kekurangan yang perlu di benahi dan di coba untuk ditingkatkan. Untuk itu ITHB selaku organisasi berusaha sebaik mungkin untuk melengkapi dirinya dengan berbagai hal yang dapat mendukung organisasi agar dapat mencapai visi dan misinya. Salah satunya adalah penggunaan sistem informasi dalam melakukan kegiatan-kegiatan bisnis seperti penggunaan sistem informasi pada setiap area fungsional organisasi. Akan tetapi pada kenyataannya masih terdapat kekuarangan-kekurangan yang belum dapat dicapai. Ini umumnya disebabkan oleh adanya aspek-aspek lain yang sebelumnya tidak didefinisikan dengan baik. Sebagai contoh adalah peran orang-orang didalam organisasi yang bekerja dengan baik, dan bertanggungjawab atas kerja yang baik sehingga pencapaian kinerja organisasi dapat diraih. Agar tujuan dapat tercapai, ITHB melakukan review atas apa yang dilakukan sekarang dan apa yang akan dicapai dimasa mendatang. Review ini dilakukan dua

34

kali dalam setahun yaitu pertengahan tahun dan akhir tahun. Review ini dimaksudkan untuk melihat posisi orgnisasi dan sudah sejauh mana pencapaian yang akan diraih. Hal ini terkait dengan pencapaian arah bisnis organisasi dimasa depan. Review ini dikenal dengan nama “ Building A High Performance Organization- From Strategi to Implementation”. Dengan melakukan review tersebut maka organisasi dapat menilai kinerjanya dan mencoba meraih tujuan yang belum tercapai. Bidang-bidang area fungsional yang menjadi perhatian dalam review tersebut mencakup semua area fungsional yang ada didalam organisasi.

III.2.3 Melakukan Review atas Fakta Sistem ITHB melakukan investasi atas sistem informasi khususnya perangkat-perangkat IT yang mendukung bisnis organisasi dengan tujuan yaitu penyelenggaraan layanan pendidikan yang baik. Semua perangkat-perangkat IT tersebut dapat meliputi software dan hardware yang diperoleh melalui kerjasama dengan vendor-vendor IT. Dengan diperolehnya perangkat-perangkat IT yang sesuai dengan kebutuhan maka harapan akan peningkatan layanan pendidikan dapat tercapai. Investasi IT tersebut pada umumnya diperoleh dengan melakukan akuisisi atas produk IT dari vendor dan juga dikembangkan sendiri oleh tim IT organisasi (inhouse-production). Fakta-fakta yang ditemui atas sistem didalam organisasi dapat meliputi: 1. Bidang Akademik : a. Belum terdapatnya sistem informasi yang terintegrasi dengan sistem lainnya, misalnya sistem web portal, sehingga update nilai yang akan diposting di web portal tersebut dapat dikatakan belum akurat.

35

b. Penggunaan platform IT yang beragam menyebabkan kesulitan dalam mendapatkan data atau informasi yang berkualitas. c. Masih melibatkan penggunaan sistem informasi yanng beragam. 2. Bidang Administrasi keuangan : a. Belum terdapatnya sistem informasi yang terintegrasi dengan sistem kepegawaian b. Masih terdapatnya penggunaan sistem yang sederhana untuk mengelola keuangan. c. Belum terintegrasinya sistem keuangan dengan sistem pembiayaan. 3. Bidang Administrasi umum : a. Masih terdapatnya sistem pembayaran yang memakan waktu cukup lama dalam pengerjaannya. b. Kontrol atas sistem akses inventori dan pengarsipan kurang sehingga sistem tersebut dapat dikatakan belum aman. 4. Bidang Biro perencanaan sistem informasi : a. Sistem akademik belum terintegrasi dengan sistem lainnya (Contoh : FRS Online, attendance). b. Koneksi internet yang masih rendah c. Sistem pengarsipan yang masih perlu ditingkatkan. d. Investasi terhadap IT yang belum maksimal

Selain fakta-fakta sistem pada bidang tertentu diatas, maka organisasi juga memberikan layanan pada mahasiswa yang mencakup seluruh civitas akademika yaitu diantaranya : 1. Infrastruktur berbasis internet yang dapat digunakan dalam mendukung perkuliahan seperti mendownload buku-buku kuliah, workbook dan semua hal yang berkaitan dengan proses belajar mengajar. 2. Dukungan layanan yang berisikan semua pengetahuan yang dibutuhkan didalam organisasi yang dikenal dengan nama Knowledge Base System. Sistem ini diharapkan dapat membantu organisasi termasuk semua bidang

36

area fungsional yang ada dengan memanfaatkan pengetahuan yang dimasukkan kedalam sistem tersebut. 3. Pemanfaatan Web dan Mobile report Organisasi memanfaatkan sistem pelaporan yang berbasis Web dan Mobile report yang ditujukan untuk memberikan pelaporan atas progress dan informasi administrasi mahasiswa kepada orang tua mahasiswa tersebut.

III.3

Pendefinisian Proses Bisnis

Pada studi BSP, proses bisnis didefinisikan sebagai sekelompok dari keputusan dan aktivitas yang dibutuhkan untuk mengatur sumberdaya bisnis. Pada umumnya organisasi yang bergerak dibidang layanan pendidikan memiliki aktivitas dalam tiga bagian umum yaitu Penerimaan mahasiswa, Pengelolaan Akademik dan Penglepasan mahasiswa. Aktivitas lainnya yang terkait dengan hal tersebut merupakan aktivitas pendukung seperti manajemen keuangan, manajemen infrastruktur dan manajemen sumberdaya manusia. Untuk mendapatkan proses bisnis pada sebuah organisasi, konsep rantai nilai dari Michael Porter(2,1) dapat digunakan sebagai acuan. Dengan menggunakan model rantai nilai tersebut maka akan terlihat aktivitas atau proses bisnis apa saja yang ada pada suatu organisasi, khususnya di ITHB.

Value Chain Firm infrastructure Human resource management Product and technology development Support

Facility

Activities Inbound Logistic

Operation

Outbound Logistic

Sales and Servicing Marketing

Primary Activities

Gambar III.1 Rantai Nilai Porter(2)

Value added Cost = Profit margin

37

Gambar III.1 memperlihatkan rantai nilai (value chain) Porter yang terdiri dari aktifitas utama (primary activities) dan aktifitas pendukung (support activities) Porter, Michael, ((1985), Competitive Advantage: creating and sustaining superior performance for analyzing industries and competitor, the free Press. Berdasarkan rantai nilai dari Porter tersebut, maka proses bisnis yang dilakukan oleh ITHB terdiri atas proses Penerimaan Mahasiswa, proses Operasional Akademik dan proses Penglepasan Akademik. Sedangkan aktivitas pendukung organisasi adalah aktivitas yang ditujukan untuk mendukung aktivitas utama yang terdiri dari Manajemen Sumberdaya Manusia, Manajemen Keuangan, Manajemen Sarana Prasarana (infrastruktur). Berdasarkan gambar III.1 rantai nilai Proter, maka penyesuaian rantai nilai organisasi dapat di lihat pada gambar III.2 dibawah ini.

Value Chain Manajemen keuangan Manajemen sumberdaya manusia Aktifitas Pendukung

Manajemen fasilitas Teknologi informasi

Margin

Penerimaan

Pengelolaan

Penglepasan

Mahasiswa

Pendidikan

mahasiswa

Aktifitas Utama

Gambar III.2 Rantai nilai (value chain) model pendidikan di ITHB

Pada gambar III.2 di atas ini terlihat bahwa aktifitas utama organisasi terdiri dari aktifitas penerimaan mahasiswa, aktifitas pengelolaan pendidikan dan aktifitas penglepasan mahasiswa. Aktifitas pendukung organisasi adalah aktifitas yang berhubungan dengan keuangan, manajemen sumber daya manusia, fasilitas dan teknologi informasi.

38

Adapun uraian kegiatan utama yang ada didalam organisasi adalah : a. Proses Penerimaan Mahasiswa Proses ini dideskripsikan sebagai kegiatan yang berkaitan dengan semua proses-proses penerimaan mahasiswa oleh lembaga pendidikan sampai kepada pendataan semua mahasiswa baru. b. Proses Operasional Akademik Proses ini merupakan aktivitas yang berkaitan dengan usaha untuk menjalankan operasional akademik atau kegiatan proses belajar mengajar selama mahasiswa menempuh studi di lembaga pendidikan tersebut. c. Penglepasan Mahasiswa Proses ini merupakan aktivitas yang berkaitan dengan manajemen terakhir dari akademik atau bagian terakhir dari studi mahasiswa. Selain aktivitas utama maka terdapat juga aktivitas pendukung organisasi. Uraiannya adalah sebagai berikut : a. Proses pada Manajemen Sumber daya Manusia Proses ini merupakan aktivitas pendukung untuk penetapan, pemantauan serta alokasi sumberdaya manusia didalam organisasi. b. Proses pada Manajemen Keuangan Proses ini merupakan aktivitas pendukung yang bertujuan untuk memberikan dukungan dari segi manajemen keuangan yang terkait dengan perencanaan keuangan dan juga investasi pengembangan. c. Proses pada Manajemen Sarana dan Prasarana (infrastruktur) Proses ini dilakukan untuk mendukung perencanaan kebutuhan saranan dan prasarana berikut juga perlengkapan yang meliputi pengelolaan untuk akademik.

Berikut ini pembagian aktifitas utama yang didalamnya terdapat proses secara terperinci:

39

1. Proses penerimaan siswa baru 1.1. Proses perancanaan penerimaan mahasiswa baru (PMB) 1.1.1. Proses pembentukan panitia PMB 1.1.2. Proses penetapan biaya penerimaan mahasiswa baru (PMB) 1.1.3. Proses standarisasi penerimaan mahasiswa 1.1.4. Proses penetapan kapasitas mahasiswa 1.1.5. Proses penetapan jadwal penerimaan mahasiswa baru (PMB) 1.2. Proses seleksi masuk 1.2.1. Proses seleksi umum 1.2.2. Proses Penetapan seleksi masuk jurusan 1.3. Proses penyelengaraan seleksi 1.3.1. Proses penyusunan materi ujian 1.3.2. Proses penerimaan pendaftaran 1.3.3. Proses seleksi 1.3.4. Proses pengelolaan hasil ujian 1.4. Proses registrasi mahasiswa baru 1.4.1. Proses registrasi masuk 1.4.2. Proses administrasi keuangan 2. Proses operasional akademik 2.1. Proses perencanaan akademik 2.1.1. Proses penetapan kurikulum 2.1.2. Proses penetapan kalender akademik 2.2. Proses daftar ulang 2.2.1. Proses registrasi akademik 2.2.1.1. Proses Penyediaan matakuliah 2.2.1.2. Proses Perwalian 2.2.1.3. Proses Rencana Studi 2.2.1.4. Proses Pembuatan kartu rencana studi 2.2.1.5. Proses pembuatan Kartu tanda mahasiswa 2.2.2. Proses perubahan rencana studi 2.3. Proses cuti akademik 2.3.1. Proses pengajuan cuti 2.3.2. Proses administrasi cuti 2.4. Proses perkuliahan 2.4.1. Proses penetapan dosen mengajar 2.4.2. Proses penyusunan jadwal perkuliahan 2.4.3. Proses perlaksanaan perkuliahan 2.5. Proses evaluasi 2.5.1. Proses pelaksanaan ujian 2.5.2. Proses penilaian

40

2.6. Proses ujian komprehensif 2.6.1. Proses pelaksanaan ujian komprehensif 2.6.2. Proses penilaian komprehensif 2.7. Proses sidang 2.7.1. Proses pelaksanaan sidang 2.7.2. Proses penilaian sidang 2.8. Proses pelaporan akademik 2.8.1. Proses pengumpulan data 2.8.2. Proses pelaporan 3. Proses penglepasan mahasiswa 3.1. Proses penetapan syarat lulus 3.2. Proses penetapan DO 3.3. Proses penetapan pengunduran diri 3.4. Proses pembuatan ijazah 3.5. Proses pembuatan transkrip nilai 3.6. Proses wisuda Berikut ini adalah pembagian aktifitas pendukung secara terperinci: 4. Proses Alumni 4.1. Proses pengelolaan data alumni 4.2. Proses relasi industri 4.3. Proses penyaluran alumni 5. Sumberdaya manusia 5.1. Pengembangan sumberdaya manusia 5.1.1. Proses Penetapan kebijakan manajemen perekrutan 5.1.2. Proses Penetapan kebijakan administrasi sumber daya manusia 5.1.3. Proses Penetapan pembelanjaan pegawai 5.1.4. Training/pelatihan 5.1.5. Penggolongan 5.2. Manajemen personil 5.2.1. Proses Perencanaan kebutuhan staff 5.2.2. Proses Pengelolaan perekrutan kerja 5.2.3. Proses Pengelolaan data staff 5.3. Penggajian staff 5.3.1. Proses Perhitungan gaji 5.3.2. Proses Perhitungan cuti 5.3.3. Proses Perhitungan honor 5.4. Proses Evaluasi prestasi personil 6. Aktifitas keuangan 6.1. Proses pembuatan anggaran

41

6.1.1. Proses Penyusunan anggaran rutin 6.1.2. Proses Penyusunan anggaran pembangunan 6.1.3. Proses Pengesahan anggaran 6.2. Proses pengalokasian anggaran 6.3. Proses monitoring dan evaluasi anggaran 6.4. Proses revisi anggaran 6.5. Proses pelaporan keuangan 6.5.1. Proses Penerimaan revenue 6.5.2. Proses Pengeluaran / biaya 6.5.3. Proses Pembukuan 6.5.4. Proses Pelaporan keuangan 7. Sarana prasarana 7.1. Proses perencanaan sarana 7.2. Proses pembuatan kebutuhan sarana 7.3. Proses pengalokasian sarana 7.4. Proses monitoring dan evaluasi sarana 7.5. Proses revisi sarana 7.6. Proses pelaporan sarana

Dengan mendapatkan aktivitas atau proses bisnis dari organisasi maka selanjutnya pada studi BSP ini organisasi dapat mengelompokkan proses bisnis organisasi tersebut menggunakan Four Stage Life Cycle. Dengan pengelompokan menggunakan Four Stage Life Cycle tersebut maka organisasi mendapatkan kelompok-kelompok proses bisnis yang dilakukan dalam menjalankan bisnisnya.

Four Stage Life Cycle Business System Planning (BSP). Pengelompokan proses bisnis organisasi menggunakan Four Stage Life Cycle. Matriks III.1 Four Stage Life Cycle untuk proses bisnis didalam organisasi. Stage

Requirement

Fungsi Penerimaan

Proses Perencanaan strategis

Mahasiswa Baru

PMB

Acquisition -

Stewardship

akademik

-

Proses Menentukan panitia Proses Penentuan biaya penerimaan PMB Proses Penentuan standar penerimaan Proses Penentuan kapasitas Proses Penentuan jadwal PMB Proses Penentuan seleksi umum Proses penetapan seleksi jurusan Proses Penyusunan materi ujian Proses Penetapan kurikulum Proses Penetapan kalender akademik Proses penetapan dosen mengajar Proses penyusunan jadwal kuliah

Proses Perencanaan strategis

-

Proses Penentuan syarat kelulusan Proses penetapan DO Proses penetapan undur diri

-

Operasional

Proses Perencanaan strategis

akademik

kurikulum

dan

kebijakan

dan kebijakan penglepasan

-

akademik

42

Retirement

- Proses Penerimaan pendaftaran mahasiswa baru - Proses Pelaksanaan seleksi calon mahasiswa - Proses Pengelolaan hasil ujian

- Proses registrasi mahasiswa baru - Proses administrasi keuangan

-

-

Proses pengajuan cuti Proses administrasi cuti Proses ujian komprehensif Proses penilaian komprehensif Proses pelaksanaan sidang Proses penilaian sidang Proses Pelaporan akademik

-

Proses DO Proses undur diri Proses wisuda Proses penyaluran alumni

Proses penyediaan matakuliah Proses Perwalian Proses rencana studi Proses pembuatan KRS dan KTM Perubahan rencana studi Proses perkuliahan Proses ujian Proses penilaian Proses Pembuatan ijazah Proses Pembuatan transkrip Proses kelola data alumni Proses relasi industri

Matriks Four Stage Life Cycle untuk proses bisnis didalam organisasi (Lanjutan). Stage

Requirement

Acquisition

Manajemen

Proses Perencanaan strategis

-

sumberdaya

dalam

Fungsi

manusia

pemanfaatan

-

Manajemen

Proses Perencanaan strategis

keuangan

kebijakan keuangan

Manajemen sarana Proses Perencanaan strategis / fasilitas

-

sumberdaya manusia

pemanfaatan sarana /fasilitas

-

-

Stewardship

Proses Penentuan kebijakan perekrutan Proses Penentuan kebijakan pengelolaan SDM Proses Penetapan belanja pegawai Proses perencanaan kebutuhan pegawai

Proses Penyusunan anggaran rutin Proses Penentuan anggaran pembangunan

Proses Pengembangan prosedur sarana Proses Penentuan prosedur sarana Proses Penentuan rencana pengadaaan Proses Penetapan manajemen inventarisasi

43

-

Proses perekrutan pegawai Proses pelatihan pegawai Proses penggolongan pegawai Proses Administrasi kehadiran pegawai Proses Penghitungan gaji Proses penghitungan cuti Proses Penghitungan honor Proses evaluasi prestasi Proses Pengesahan anggaran Proses alokasi anggaran Proses Monitoring dan evaluasi anggaran Proses Revisi anggaran Proses penerimaan revenue Proses pengeluaran biaya Proses Pelaksanaan pengadaan sarana Proses alokasi sarana Proses Pelaksanaan inventarisasi Proses Monitoring dan evaluasi sarana Proses revisi sarana

Retirement - Proses Pelaporan SDM - Proses Pelaporan rekapitulasi gaji dan honor

- Proses pembukuan - Proses Pelaporan keuangan

- Proses Pelaporan sarana - Proses Pelaporan manajemen pengadaan sarana

44

Dengan pengelompokan proses bisnis tersebut di atas maka organisasi sudah dapat melihat urutan-urutan dalam melakukan proses bisnis tersebut secara umum. Setelah

mendapatkan

aktifitas

utama

dan

pendukung

organisasi

dan

pengelompokan proses bisnis, maka proses bisnis organisasi dapat di modelkan dengan menggunakan pemodelan proses bisnis IDEF0. Pemodelan ini di maksudkan untuk

untuk melihat apa yang terjadi dan apa yang sebenarnya

dilakukan oleh organisasi dalam menjalankan bisnisnya. Pemodelan bisnis organisasi ini juga dapat digunakan untuk memunculkan semua aspek-aspek yang mempengaruhi enterprise. Aspek-aspek yang dimaksudkan adalah terkait dengan data yang berkualitas dan juga pengembangan sistem informasi yang bersifat terintegrasi (enterprisewide).

III.4

Struktur Organisasi

Dalam menjalankan perannya dalam layanan pendidikan bagi masyarakat luas maka organisasi mempunyai orang-orang yang berkontribusi bagi organisasi. Hal ini terlihat dengan posisi yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi mencerminkan bentuk peran dari setiap posisi atas organisasi. Struktur organisasi tersebut disusun untuk memberikan gambaran yang jelas atas peran dan tanggungjawab masing-masing anggota organisasi untuk mendukung bisnis organisasi. Struktur organisasi tersebut mencerminkan pembagian tugas-tugas berdasarkan area fungsional tertentu seperti akademik, administrasi dan keuangan, marketing serta fasilitas. Masing-masing area fungsional tersebut bekerja untuk membantu bisnis organisasi. Pada gambar III.3 struktur organisasi dibawah ini dapat terlihat dengan jelas susunan tugas dan fungsi masing-masing jabatan dalam organisasi.

Gambar III.3 Struktur Organisasi ITHB (16)

45

46

Organisasi tersebut mempunyai beberapa area fungsional yang membantunya dalam menjalankan bisnisnya. Area fungsional tersebut diantaranya adalah : 1. Student Recruitment 2. Akademik 3. Keuangan 4. Sarana 5. Kepegawaian

Seiring dengan pengembangan organisasi, maka struktur organisasi yang ada sekarang dikembangkan lagi dengan tujuan untuk menjawab tantangan layanan pendidikan

yang berkualitas. Untuk itu struktur organisasi ITHB lebih rinci

dibuat dengan tujuan untuk distribusi tugas organisasi agar kinerja dapat lebih meningkat dan tepantau dengan baik. Pengembangan struktur organisasi tersebut ditujukan untuk memperinci setiap tugas dan tanggungjawab setiap peran di dalam organisasi dalam usaha untuk memberikan layanan pendidikan yang terbaik. Pengembangan struktur organisasi ini diperinci menurut area fungsional yang ada sehingga organisasi memiliki suatu struktur yang lebih mendetail atas peran dan tanggungjawab anggota organisasi. Berikut dibawah ini adalah gambar III.4 struktur organisasi ITHB secara rinci.

Gambar III.4 Struktur Organisasi ITHB yang dijabarkan secara rinci

48

Untuk struktur organisasi ITHB secara rinci dengan pendefinisian yang lebih lengkap dapat dilihat pada lampiran C struktur organisasi. III.4.1 Mengkaitkan Proses Bisnis dengan Organisasi Usaha mengkaitkan proses bisnis dengan organisasi adalah untuk mengetahui siapa saja orang yang ada didalam organisasi yang dapat di interview dan mendapatkan siapa yang bertanggungjawab pada proses tersebut. Dengan mengkaitkan proses bisnis dengan organisasi, maka organisasi dapat mengetahui aliran data maupun informasi yang mengalir dari setiap orang-orang yang bekerja didalam organisasi . Berdasarkan pemodelan proses bisnis menggunakan IDEF0 yang telah dilakukan sebelumnya, maka peran dan tanggungjawab setiap anggota organisasi dalam menjalankan tugas di dalam setiap proses bisnis dapat terlihat. Pada matriks III.2 di bawah ini dapat terlihat keterhubungan setiap jabatan dari organisasi yang bertanggung jawab atas proses bisnis organisasi.

48

Matriks III.2 Hubungan proses bisnis dengan organisasi

Keterangan : P1 : Major responsibility and decision maker, P2 : Major involvement in the function, P3,P4 : Some Involvement in the function Pada matriks hubungan proses bisnis dengan organisasi di atas, terlihat bahwa masing-masing orang di dalam organisasi memegang peranan dalam melakukan proses bisnis. Oleh karena itu pendefinisian keterkaitan antara proses bisnis dengan organisasi tersebut memperlihatkan setiap tanggungjawab anggota organisasi dalam terbentuknya data yang berkualitas termasuk aliran kerja antar masing-masing anggota. Dengan menghubungkan proses bisnis dengan organisasi terlihat bahwa kerjasama antar area fungsional yang terjadi dapat dijadikan bagian pembahasan dalam terbentuknya data yang berkualitas dan juga pedoman dalam pengembangan interaksi antar anggota organisasi. Untuk mendukung penjelasan matriks di atas maka dibawah ini dibuat keterangan atas setiap jabatan pada struktur organisasi. Keterangan struktur organisasi : AC1 AC1.1 AC2 AC2.1

: Academic Director

AC5.1.2

: Staff Administrasi Jurusan

: Sekretaris Akademik

AC5.1.3

: Part time Lecturer

: Operational assistant to Director

AK1

: Direktur Akademik dan keuangan

: Manager BAAK

AK2

: Accounting Finance Manager

AC2.1.1

: Staff BAAK Adm Mahasiswa

AK2.1

: Accounting Staff

AC2.1.2

: Staff BAAK adm Dosen

AK2.2

: Finance Staff

AC2.1.3

: Staff BAAk Adm Umum

AK3

: Facility Manager

AC3

: Quality Assurance

AK4

: IT Manager

AC4

: Development Assistant

AK5

: HRD manager

AC5

: Head of Department

AK5.1

: Assistant HRD

: Secretary of Department

MM1

: Marketing Manager

MM1.4

: Student Recruitment

AC5.1 AC5.1.1

: Full time Lecturer

III.5

Mendefinisikan Kelas Data

Pendefinisian kelas data ini dimaksudkan untuk mendapatkan semua kelas-kelas data yang dibutuhkan dan juga kebutuhan data yang mendukung bisnis. Langkahlangkah dalam mendefinisikan data adalah : 1. Mengidentifikasi kelas data 2. Menulis definisi kelas data 3. Mengkaitkan kelas data ke proses

Untuk mendapatkan data-data apa saja yang ada pada organisasi, maka pemodelan IDEF0 yang sudah dilakukan sebelumnya dapat dijadikan acuan.

III.5.1 Mengidentifikasi Kelas Data Pada pendefinisian lingkup dari kerangka kerja Zachman maka data terkait dengan daftar entitas yang penting bagi bisnis enterprise atau solusi dari problem tertentu. Daftar entitas ini di dapatkan dari kondisi fungsi bisnis utama pada rantai nilai (Value Chain) bisnis organisasi, entitas tersebut pada akhirnya akan didefinisikan yang berupa entitas bisnis dan entitas bisnis tersebut akan didefinisikan menjadi entitas data (2). Maka berdasarkan entitas bisnis tersebut kemudian akan dibuatkan daftar entitas bisnis yang terkait dengan : 1. Entitas Penerimaan Mahasiswa 2. Entitas Pengelolaan Akademik 3. Entitas Penglepasan Mahasiswa

Dengan menggunakan Four Stage Life Cycle dari BSP maka data apa saja yang ada pada organisasi dapat diperoleh.

Tabel III.1 Kelas Data No 1

2

Entitas Bisnis Penerimaan Mahasiswa

Operasional Akademik

No

Kelas data

1

Data Panitia PMB

2

Data Biaya PMB

3

Data Standarisasi PMB

4

Data Kapasitas PMB

5

Data Jadwal PMB

6

Data Peserta PMB

7

Data Seleksi Umum

8

Data Seleksi Masuk Jurusan

9

Data Materi yang Disusun

10

Data Pendaftaran

11

Data Seleksi

12

Data Kelola Hasil Ujian

13

Data Registrasi

14

Data Administrasi Keuangan

15

Data Mahasiswa

16

Data Kurikulum

17

Data Kalender Akademik

18

Data Matakuliah yang disediakan

19

Data Perwalian

20

Data Rencana Studi

21

Data KRS

22

Data KTM

23

Data PRS

24

Data Pengajuan Cuti

25

Data Administrasi Cuti

26

Data Dosen Mengajar

27

Data Jadwal Perkuliahan

28

Data Perkuliahan

29

Data Pelaksanaan Ujian

30

Data Penilaian

31

Data Ujian Komprehensif

Tabel Kelas data (Lanjutan) No 2

3

4

5

6

Entitas Bisnis Operasional (Lanjutan)

Akademik

Penglepasan Mahasiswa

Alumni

Pegawai

Keuangan

No

Kelas data

32

Data Nilai Komprehensif

33

Data Pelaksanaan Sidang

34

Data Nilai Sidang

35

Data laporan

36

Data Pelaporan

37

Data Syarat lulus

38

Data DO

39

Data Undur diri

40

Data Izajah

41

Data Transkrip

42

Data Wisuda

43

Data Alumni

44

Data Relasi

45

Data Penyaluran Alumni

46

Data Pegawai

47

Data Kebijakan Rekrut

48

Data Kebijakan SDM

49

Data Belanja Pegawai

50

Data Pelatihan

51

Data Golongan

52

Data Kebutuhan Staff

53

Data Kelola Rekrut

54

Data Kelola Staff

55

Data Gaji

56

Data Cuti

57

Data Honor

58

Data Prestasi

59

Data Anggaran rutin

60

Data Anggaran Pembangunan

61

Data Pengesahan Anggaran

62

Data Alokasi Anggaran

63

Data Monitoring dan Evaluasi Anggaran

Tabel Kelas Data (Lanjutan) No 6

7

Entitas Bisnis

No

Keuangan (Lanjutan)

64

Data Revisi Anggaran

65

Data Revenue

66

Data Pengeluaran Biaya

67

Data Pembukuan

68

Data Pelaporan Keuangan

69

Data Sarana

70

Data Perencanaan Sarana

71

Data Kebutuhan Sarana

72

Data Alokasi Sarana

73

Data Monitoring dan Evaluasi Sarana

74

Data Revisi Sarana

75

Data Pelaporan Sarana

Sarana

Kelas data

III.5.2 Menghubungkan Kelas Data dengan Proses-Proses Hubungan antara kelas data dengan proses-proses yang ada dapat memperlihatkan kapan terbentuknya data dan kapan digunakannya data tersebut. Untuk menghubungkan kelas data dengan proses bisnis organisasi maka dapat digunakan matriks hubungan kelas data dengan proses. Berikut dibawah ini terdapat matriks III.3 yang memperlihatkan keterhubungan antara kelas data yang sudah didefinisikan dengan proses bisnis organisasi.

Matriks III.3 Hubungan kelas data dengan proses

55

Pada matriks III.3 di atas terlihat bahwa masing-masing proses bisnis dengan kelas data mempunyai hubungan atas terbentuknya data dan juga digunakannya data tersebut. Hubungan terbentuknya data dengan proses bisnis ditandai dengan kode C (Create) dan hubungan antara proses bisnis dengan digunakannya data ditandai dengan kode U (Use). Sebagai contohnya adalah data yang terbentuk ketika proses bisnis penerimaan mahasiswa baru (PMB) dilakukan dapat digunakan sebagai masukan untuk melakukan proses bisnis pengelolaan akademik yaitu setelah calon mahasiswa diterima dan mendaftar sebagai mahasiswa ITHB.

III.6

Analisa Dukungan Sistem

Dalam menjalankan perannya sebagai sebuah lembaga pendidikan maka organisasi membutuhkan perangkat-perangkat yang sesuai dan diharapkan dapat meningkatkan performa kerja. Perangkat tersebut dapat terdiri dari sistem informasi yang digunakan pada proses bisnis organisasi utama dan sistem informasi pada proses bisnis pendukung. Sistem informasi tersebut tersebar pada area fungsional dan digunakan dalam mendukung aktivitas utama dan aktivitas pendukung organisasi. Adapun sistem informasi tersebut dapat dikatakan sebagai software-software atau aplikasi pendukung bisnis organisasi. Aplikasi tersebut terdiri dari : Tabel III.2 Aplikasi yang digunakan oleh Organisasi No Nama Aplikasi Jenis 1 Godeamus Client server

Kegunaan Software ini mencakup dua bagian area fungsional yaitu Akademik dan Keuangan. Penggunaannya dimulai dari penerimaan mahasiswa, pengelolaan akademik, dan keungan.

2

Software ini mencakup beberapa bagian didalam organisasi yaitu: marketing, akademik dan juga keuangan.

Portal

Client server

Tabel Aplikasi yang digunakan oleh Organisasi (Lanjutan) No Nama Aplikasi

Jenis

Kegunaan

3

FRS Online

Client server

Software ini hanya diperuntukkan pada bagian area fungsional akademik saja dan kegunaannya hanya pada pengelolaan FRS.

4

Attendance

Client server

Software ini digunakan untuk merekam data absensi pegawai dan juga asisten dosen.

5

Lotus K Base

Client server

Software ini mencakup beberapa bagian area fungsional yaitu akademik, marketing. Software ini hanya untuk menampung semua hal yang terkait dengan pengetahuan atau pun informasi yang bisa digunakan diseputar area fungsional tersebut.

6

SMS gateway

Client server

Software ini mencakup beberapa bagian didalam organisasi yaitu: marketing, akademik dan juga keuangan. Software ini diperuntukkan dalam melayani transaksi mobile, dan umumnya melayani mahasiswa dan juga orang tua mahasiswa dalam hal akademik dan keuangan.

7

FRS Online

Client server

Software ini hanya diperuntukkan pada bagian area fungsional akademik saja dan kegunaannya hanya pada pengelolaan FRS.

8

LOGOS (online Client server library)

Software ini digunakan untuk melayani aktifitas yang terkait dengan layanan perpustakaan didalam organisasi.

9

Alumni server)

Software ini diperuntukkan bagi para alumni ITHB dalam menjalin komunikasi antar sesama civitas akademika.

10

Concordia Touch Screen

(mail Client server

Client server

Software ini digunakan dalam melayani kebutuhan mahasiswa atas informasi proses belajar mengajar.

Tabel Aplikasi yang digunakan oleh Organisasi (Lanjutan) No Nama Aplikasi

Jenis

Kegunaan

11

Web ITHB

Client server

Software ini digunakan untuk menampilkan organisasi didunia maya (internet) dan dapat diartikan sebagai representasi ITHB didunia maya. Meskipun demikian software ini terkait dengan bidang penerimaan mahasiswa, pengelolaan akademik dan juga penglepasan mahasiswa.

12

Nilai

Client server

Software ini digunakan untuk menampilkan seluruh nilai-nilai mahasiswa selama mahasiswa menempuh pendidikan di ITHB.

13

Absen

Client server

Software ini digunakan untuk menampung dan menampilkan semua informasi absensi mahasiswa.

14

Kalender akademik

Stand alone

Software ini digunakan untuk menampilkan kalender akademik yang digunakan area fungsional akademik.

15

Keuangan

Stand alone

Software ini digunakan untuk melakukan kegiatan/aktifitas yang berkaitan dengan keuangan mulai dan terkait dengan aliran nilai (keuangan) pada akademik, kepegawaian, sarana prasarana dan juga marketing.

17

Pendaftaran

Client server

Software ini digunakan pada saat penerimaan mahasiswa baru dan berada di area fungsional akademik.

18

Academic system (STAR)

Client server

Software ini digunakan untuk mengatur jadwal perkuliahan dan perangkat perkuliahan.

III.6.1 Review Dukungan Sistem Informasi Terhadap Proses Bisnis Pada tahap analisa dukungan sistem yang ada yaitu untuk melihat dukungan dari sistem informasi yang dipunyai sekarang terhadap proses bisnis organisasi dan termasuk data apa yang dibutuhkan untuk melakukan proses bisnis tersebut. Tujuan penghubungan aplikasi dengan proses bisnis adalah untuk melihat

seberapa lengkap sistem informasi yang ada sekarang dengan proses bisnis yang dijalankan(10). Berikut pada tabel III.3 di bawah ini adalah kelompok-kelompok aplikasi yang diturunkan dengan menggunakan Four Stage Life Cycle. Tabel III.3 Group Aplikasi diturunkan melalui Four Stage Life Cycle No 1

Group Aplikasi Sistem PMB

No

Kandidat aplikasi

1.1

Aplikasi pendaftaran mahasiswa baru Aplikasi pengelolaan hasil test masuk Aplikasi registrasi PMB Sistem administrasi keuangan PMB Aplikasi administrasi kemahasiswaan

1.2

2

2

3

Sistem Akademik

Sistem Akademik

Sistem pengelepasan mahasiswa

1.3 1.4 2.1

Aplikasi yang ada Godeamus Belum ada Godeamus Godeamus Godeamus

2.2

Aplikasi daftar ulang

Godeamus

2.3

Aplikasi rencana studi

Godeamus

2.4

Sistem kurikulum

Godeamus

2.5

Aplikasi perwalian

FRS Online

2.6

Aplikasi penjadwalan perkuliahan

STAR

2.7

Sistem pembayaran perkuliahan

Akunting

2.8

Aplikasi pembuatan KTM dan KRS Belum ada

2.9

Aplikasi perubahan rencana studi

FRS Online

2.10 Sistem administrasi perkuliahan

Godeamus

2.11 Sistem absensi mengajar

Attendance

2.12 Sistem penilaian

Nilai

2.13 Sistem komprehensif

Belum ada

2.14 Sistem administrasi persidangan

Belum ada

2.15 Sistem pelaporan akademik

Belum ada

3.1

Sistem wisuda

Belum ada

3.2

Sistem alumni

Belum ada

3.3

Sistem pembuatan transkrip dan Godeamus ijazah

3.4

Sistem DO

Godeamus

3.5

Sistem undur diri

Godeamus

Tabel Group Aplikasi diturunkan melalui Four Stage Life Cycle (Lanjutan) No 4

5

Group Aplikasi Sistem manajemen sumberdaya

No

Kandidat aplikasi

Aplikasi yang ada

4.1

Sistem pengelolaan SDM

Belum ada

4.2

Sistem pelatihan

Belum ada

4.3

Sistem perekrutan pegawai

Belum ada

4.4

Aplikasi penghitungan gaji

Akunting

4.5

Sistem penghitungan cuti

Belum ada

4.6

Aplikasi penghitungan honor

Akunting

4.7

Sistem evaluasi

Belum ada

Sistem

5.1

Aplikasi akunting

Akunting

manajemen

5.2

Sistem penerimaan keuangan

Keuangan

5.3

Sistem anggaran

Akunting

5.4

Sistem monitoring dan evaluasi Belum ada

keuangan

anggaran

6

III.7

Sistem manajemen sarana

5.5

Sistem pengeluaran biaya

Akunting

5.6

Sistem pelaporan

Akunting

6.1

Sistem perencanan sarana

Belum ada

6.2

Aplikasi inventaris

Belum ada

6.3

Sistem monitoring dan evaluasi Belum ada sarana

6.4

Sistem pelaporan

Belum ada

Menetapkan Perspektif Eksekutif

Pada tahap penetapan perspektif eksekutif ini dapat dikatakan sebagai bagian dari penentuan arah dan tujuan dari perencanaan arsitektur. Arah dan tujuan ini dapat diklasifikasikan menjadi:

1. Klarifikasi arah masa depan dari bisnis, kebutuhan informasi, dan hambatan utama dan kesempatan-kesempatan. 2. Identifikasi permasalahan bisnis sehingga dapat dikaitkan dengan proses bisnis dan kelas data. 3. Mengusulkan solusi yang mungkin pada permasalahan bisnis

dan

mengidentifikasi manfaat potensial.

III.7.1 Klarisifikasi Arah Masa Depan Bisnis ITHB sebagai sebuah lembaga yang bergerak dibidang pendidikan mempunyai rencana-rencana jangka panjang maupun jangka pendek. Rencana-rencana tersebut terkait dengan rencana untuk meningkatkan kinerja organisasi dalam rangka peningkatan layanan pendidikan. Rencana tersebut dapat meliputi semua hal terkait dengan visi dan misi organisasi. Ada beberapa tahap dalam rencana organisasi di masa mendatang yaitu: 1. Pemantapan 2. Peningkatan kualitas 3. Pertumbuhan 4. Peningkatan pelayanan 5. Pertumbuhan

Didalamnya terdapat cakupan perencanaan yang terkait dengan rencana organisasi tersebut yaitu mencakup : 1. Bidang akademik 2. Bidang organisasi penyelenggaraan 3. Bidang sumberdaya manusia 4. Bidang administrasi umum dan kepegawaian 5. Bidang sarana dan prasarana

Berikut dibawah ini adalah gambar rencana induk organisasi yang didalamnya terdapat arah dan tujuan yang akan diraih oleh organisasi.

Transformasi

2008 dan selanjutnya ‘Go Global’


Hubungan internasional

Penghargaan Masyarakat

2006 Peningkatan Penghargaan Masyarakat

2007 Peningkatan Kontribusi Pada Masyarakat


Penempatan lulusan
Ekspansi Penelitian berkualits di industri

Industri


Peningkatan kualitas
Ekspansi Pengabdian

Peningkatan Pelayanan

mahasiswa baru

2004 Peningkatan Kualitas Akademik
Peningkatan kualitas tenaga pengajar dan kurikulum
Akreditasi BAN

Masyarakat

2005 Ekspansi


Penambahan jumlah program studi


Penambahan sarana

Gambar III.5 Rencana induk pengembangan 2004-2008 ITHB(17) Pada gambar III.5 rencana induk pengembangan maka dapat terlihat dengan jelas bahwa dalam mencapai visi dan misi lembaga pendidikan ITHB terdapat rencanarencana yang telah disusun secara berurutan dengan maksud untuk membuat perencanaan pencapaian secara bertahap. Pengembangan organisasi tersebut meliputi semua aspek di dalam organisasi dan ditujukan untuk meningkatkan layanan yang baik bagi mahasiswa pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Dalam mewujudkan layanan pendidikan yang baik maka organisasi membutuhkan jaminan layanan IT ketika menjalankan setiap aktifitas layanan mulai dari awal sampai akhir. Aktifitas tersebut dimulai dari aktifitas Penerimaan mahasiswa, Operasional akademik dan Penglepasan mahasiswa. Pada aktifitas tersebut terdapat proses-proses yang dilakukan organisasi untuk memberikan layanan yang terbaik. Pada setiap aktifitas (pemodelan proses bisnis organisasi menggunakan IDEF0) maka penggunaan IT (software ataupun hardware) terlihat sudah menjadi kebutuhan. Untuk itu kebutuhan akan jaminan layanan IT bagi organisasi adalah

sangat penting. Ini juga terkait dengan harapan dikemudian hari agar organisasi dapat bekerja dengan baik dalam memberikan layanan pendidikan. Beberapa hal dibawah ini adalah semua hal yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi/ teknologi informasi di lembaga pendidikan ITHB dan berhubungan dengan rencana induk pengembangan organisasi: 1. Pada bidang akademik a. Teknologi informasi. Pada bidang akademik penggunaan IT digunakan untuk memberikan layanan pada semua civitas akademika ITHB. b. IT untuk keunggulan persaingan. i.

Layanan 24 jam. Penggunaan internet sudah digunakan untuk pengeoperasian institusi. Dengan demikian kebutuhan layanan 24 jam 7 hari seminggu adalah suatu kebutuhan saat ini dan dimasa mendatang.

ii.

IT

mobile.

Ketersedian

akses

mobile

memungkinkan

mahasiswa didalam ITHB untuk mendapatkan layanan dibidang mobile. iii.

Kerjasama dengan vendor IT. ITHB menjalin kerjasama dengan vendor-vendor IT untuk memberikan kesempatan bagi mahasiswa dalam meningkatkan kesempatan bersaing maupun berkarir dimasa mendatang.

iv.

Penggunaan knowledgebase berbasis IT yang digunakan untuk menyimpan semua informasi dan pengetahuan yang dishare diseluruh bagian internal organisasi.

2. Pada bidang organisasi penyelenggaraan ITHB sendiri sudah menerapkan layanan berbasis IT yang sesuai dengan kebutuhan kinerja. Semua pemanfaatan ini dapat dikatakan sudah meliputi penyelenggaraan layanan pendidikan sebagai aktivitas utama dan juga aktivitas pendukung. Pada aktivitas utama penggunan IT sudah diterapkan pada aktivitas penerimaan mahasiswa, pengelolaan akademik dan juga pengelepasan mahasiswa. Salah satu bukti nyata dari penggunaan IT

adalah peta jaringan komputer yang sudah mencakup seluruh area organisasi berada. 3. Bidang sumberdaya manusia Organisasi sudah menerapkan penggunaan IT dan demi meningkatkan kinerja didalam organisasi maka setiap karyawan diberikan pelatihanpelatihan IT yang dimaksudkan agar setiap karyawan dapat bekerja sesuai dengan apa yang diharapkan organisasi. 4. Bidang administrasi umum dan kepegawaian Pada bidang ini organisasi sudah mulai menggunakan IT untuk mengelola semua administrasi umum yang berhubungan dengan area internal dan juga area eksternal organisasi. Hal ini termasuk pada bidang kepegawaian seperti penggunaan aplikasi absensi fingerprint untuk absensi karyawan, dan masih banyak lagi penggunaan IT yang diperuntukkan untuk hal tersebut. 5. Bidang sarana prasarana Terkait dengan sarana prasarana, maka ITHB sendiri telah merencanakan untuk menyesuaikan semua sarana prasarana yang terkait dengan IT. Beberapa contoh yang terkait dengan bidang sarana dan prasarana adalah: a. Penambahan jumlah laboratorium dan juga termasuk upgrade semua komputer-komputer pada laboratorium tersebut. b. Penambahan area spot untuk layanan nirkable sehingga semua anggota organisasi dapat terlayani dengan baik. c. Penambahan komputer berbasis server yang diadakan untuk tujuan layanan pendidikan dan juga layanan dengan mitra bisnis organisasi. d. Semua IT yang berada diarea ini sudah termasuk dalam standar layanan yang dibutuhkan organisasi.

Dalam pengambilan keputusan, manajemen puncak selalu menggunakan data-data atau informaasi yang up-to-date dan valid dengan harapan bahwa pihak

manajemen tersebut dapat memutuskan arah strategis organisasi dimasa mendatang. Data-data yang valid dan sesuai dengan kebutuhan bisnis bisa terpenuhi apabila penerapan arsitektur informasi yang sesuai kebutuhan bisnis dapat dibuat. Permasalahan-permasalahan yang ada sekarang ini dapat dikatakan terkait dengan penggunaan sistem informasi termasuk semua komponenkomponen

sistem

informasi

tersebut

yang

terintegrasi

sehingga

dapat

menghasilkan data yang berkualitas.

III.7.2 Identifikasi Permasalahan Bisnis Permasalahan bisnis yang ada pada tahap identifikasi di sini adalah semua masalah yang ada pada bisnis organisasi dan semuanya terkait dengan proses bisnis dan data. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan dan hasil analisis sebelumnya maka dapat ditemukan hal-hal yang terkait dengan teknologi informasi dan sistem informasi. Hal-hal yang terkait dengan IT/IS tersebut adalah : 1. Dari segi program yang bersifat terintegrasi (enterprisewide), maka organisasi masih mempunyai program aplikasi termasuk didalamnya semua basis data yang dapat dikatakan tersebar di dalam lokasi ITHB. 2. Penggunaan teknologi informasi/IT dalam semua proses bisnis belumlah sepenuhnya mendukung bisnis, ini dikarenakan pengembangan awalnya masih bersifat lokal. 3. Platform IT yang masih beragam (hardware ataupun software) untuk melakukan pekerjaan dan pada akhirnya dapat menyulitkan ketika melakukan akan dilakukan koordinasi. 4. Pengembangan IT yang belum berfokus pada pengembangan sistem informasi yang bersifat enterprise. 5. Belum terbentuknya cara berfikir enterprise dalam melakukan pekerjaan sehingga kadangkala terdapat kesalahan-kesalahan dalam pelaporan datadata yang akan digunakan untuk pelaporan.

6. Belum adanya IT yang mendukung penanganan alur data atau informasi yang akan digunakan dalam melakukan perkerjaan khususnya proses bisnis utama organisasi. 7. Seringnya terjadi kesalahan dalam laporan data disebabkan keterlambatan dalam mengumpulkan data-data yang dibutuhkan 8. Pada proses penyediaan data pelaporan dapat melibatkan beragam sistem informasi sehingga dalam pengumpulan data-data tersebut membutuhkan waktu yang lama.

Semua contoh permasalahan diatas terkait dengan semua proses bisnis yang dilakukan didalam organisasi mulai dari proses bisnis penerimaan mahasiswa, proses bisnis pengelolaan akademik dan proses bisnis pengelepasan mahasiswa. Juga seringkali terkait dengan proses bisnis yang dilakukan untuk mendukung proses bisnis utama organisasi. Untuk itu, agar dapat terinci dengan baik maka semua daftar permasalahan bisnis yang ditemui dapat dibuat(10). Agar permasalahan bisnis dapat ditangani dengan seksama maka permasalahan bisnis tersebut dilengkapi dengan solusinya. Berikut tabel III.4 dibawah ini adalah daftar permasalahan bisnis termasuk didalamnya solusi pemecahan masalah untuk organisasi

Tabel III.4 Contoh daftar analisis masalah

No 1

Category

Problem

Process(es) Impact Perencanaan PMB

Potential

Data classes

Proses Causing

Suggest solution

Mengukur

Student

Pemodelan

recruitment

yang valid

data PMB

Administrasi

Menetapkan

Semua

benefit

Penerimaan

Kecepatan

Mahasiswa

mendapatkan

peningkatan

Baru

informasi PMB

jumlah

required

data Semua

kelas

mahasiswa 2

Planning

Kesulitan

dalam Perencanaan bisnis Meningkatkan

PMB

perencanaan

PMB organisasi, finasial

dan akademik

layanan dan

PMB pengumpulan

persiapan data

layanan

data-data

kelas

yang data PMB dan

valid

untuk Akademik

perencanaan

akademik 3

Operasional

Input data PMB yang Strategi PMB dan Peningkatan

Operasional

Memetakan

PMB

dapat

input data PMB

semua

lebih

melibatkan juga finansial dari

penggunaan

satu

kinerja organisasi

sistem

Daftar

sistem informasi yang

informasi

yang diperlukan

digunakan dalam

informasi

operasional

67

sistem

Dengan memperhatikan contoh

analisis masalah diatas, maka permasalahan

organisasi dapat terbagi-bagi kedalam kelompok fungsi organisasi. Pada analisis masalah tersebut dapat terlihat bahwa aspek-aspek yang menjadi faktor kunci atas data yang berkulitas yaitu orang, teknologi, waktu kerja, cara penggunaan teknologi informasi, dan lain sebagainya dapat terlihat dengan jelas. Pada akhirnya diperlukan suatu pendefinisian atas apa yang terjadi dan apa yang ditemukan pada analisis masalah tersebut. Untuk itu pendefinisian atas penemuan dan kesimpulan terhadap permasalahan yang dihadapi organisasi dapat memunculkan apa yang sebanarnya terjadi dan langkah-langkah apa yang selajutnya harus diambil. Untuk informasi daftar analisa masalah lebih lanjut, maka dapat di lihat pada lampiran D Daftar analisis masalah.

III.8

Mendefinisikan Penemuan dan Kesimpulan

Langkah-langkah didalam mendefinisikan penemuan dan kesimpulan adalah : 1. Melakuan review asumsi untuk kelengkapan 2. Menetapkan penemuan dan kesimpulan kategori 3. Pengurutan permasalahan berdasarkan kategori 4. Menuliskan kesimpulan dan pernyataan kesimpulan 5. Pengurutan permasalahan untuk prioritas arsitektur

III.8.1 Melakukan Review Asumsi untuk Kelengkapan Kelengkapan analisa lingkup didalam organisasi ini adalah sudah meliputi semua area fungsionalitas yang ada. Hal ini juga meliputi semua proses bisnis yang ada dan dilakukan oleh organisasi sehingga dapat dikatakan kelengkapan cakupan area yang diteliti sudah memenuhi syarat dari kebutuhan perencanaan arsitektur.

III.8.2 Menetapkan Penemuan dan Kesimpulan Kategori Dari contoh-contoh diatas maka kelompok permasalahan yang ada yaitu : 1. Sasaran-sasaran 2. Organisasi 3. Perencanaan 4. Operasi 5. Pengukuran dan kendali 6. Dukungan sistem operasi yang ada sekarang

III.8.2.1 Sasaran-Sasaran ITHB selaku penyelenggaran pendidikan mempunyai sasaran-sasaran bisnis yaitu bagaimana menyelenggarakan pendidikan dengan memberikan layanan yang sesuai dengan kebutuhan. Salah satu diantaranya adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi/ IT sebagai perangkat bantu yang mendukung kerja dari organisasi. Ini dapat dikatakan bahwa sasaran penyelenggaraan pendidikan dengan memanfaatkan IT terkait juga dengan dari perencanaan IT demi terselenggaranya layanan pendidikan yang baik. Dapat dikatakan bahwa sasaran perencanaan IT belum sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan penyelenggaran pendidikan.

III.8.2.2 Organisasi Terkait dengan pengembangan organisasi dalam menyediakan layanan pendidikan yaitu penambahan personil, kadangkala dapat berakibat pada penyesuaian tugastugas yang akan dilakukan orang-orang didalam organisasi. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya human error dalam menangani sistem informasi yang dibutuhkan untuk melakukan proses bisnis. Ini juga dapat berdampak pada akuntabilitas organisasi selaku penyelenggaran pendidikan.

III.8.2.3 Perencanaan Perencanaan bisnis seringkali dilakukan secara manual sehingga dapat dikatakan tidak melibatkan sistem informasi. Umumnya didalam organisasi hanya memanfaatkan data-data untuk melakukan perencanaan bisnis. Selain itu ketergantungan perencanaan fungsional terhadap sistem informasi tidak dapat dikatakan tergantung sepenuhnya, ini terjadi karena seringkali perencanaan tersebut melibatkan operasi-operasi manual.

III.8.2.4 Operasi Kesulitaan dalam melakukan proses bisnis disetiap area fungsional dapat berbedabeda, sebagai contoh pengumpulan kinerja staff yang dapat melibatkan satu atau lebih sistem basis data dan sistem basis data tersebut tersebar di area tertentu di dalam lingkungan organisasi. Ini menyebabkan kecepatan dalam mengakses datadata yang dibutuhkan tidak dapat dipenuhi. Tugas-tugas dalam melakukan operasi di area fungsional seringkali tumpang tindih (overlap) yaitu adanya tugas yang dilakukan secara berulang sampai data yang di inginkan bisa didapatkan.

III.8.2.5 Pengukuran dan Kendali Dengan kertersediaan data bagi organisasi maka pengambilan keputusan dalam rangka pengukuran kinerja organisasi dapat dilakukan. Ukuran kinerja tersebut menjadikan organisasi dapat menilai sejauh mana kinerja yang sudah dilakukan dan seperti apa kekurangan yang masih harus ditangani. Ketersediaan data-data enterprise juga dapat digunakan untuk melihat peluang pengendalian kinerja organisasi apabila kinerja tersebut belum sesuai dengan apa yang harus dicapai.

III.8.2.6 Dukungan Sistem Informasi yang ada sekarang Dari hasil analisis yang sudah dijelaskan di atas mengenai dukungan sistem informasi bagi bisnis, jelas terlihat masih terdapat kekurangan dukungan sistem informasi area tertentu didalam organisai. Ini dapat disebabkan pengembangan sistem informasi yang dilakukan belum benar-benar selaras untuk mendukung bisnis organisasi.

III.8.2.7 Pengurutan Permasalahan Berdasarkan Kategori Pengurutan permasalahan berdasarkan kategori diperuntukkan agar memudahkan pemahaman dalam pemahaman untuk membuat penemuan dan juga kesimpulan. Berdasarkan permasalahan diatas maka dikategorikan semua permasahan tersebut menjadi : 1. Permasalahan operasional 2. Permasalahan sistem 3. Permasalahan perencanaan

III.8.2.8 Menuliskan Kesimpulan dan Pernyataan Kesimpulan Kesimpulan dari analisa di atas adalah bahwa perencanaan sistem bisnis organisasi sebaiknya memperhitungkan bagian yang paling mendasar dari arsitektur informasi yaitu data(2). Hal berikutnya yang perlu diperhatikan yaitu ada beberapa aspek yang mempunyai pengaruh dalam terhadap data yaitu : 1. Penggunaan sistem informasi dalam pengolahan data 2. Penggunaan platform teknologi informasi/IT yang berpengaruh pada pengolahan data 3. Peran dari setiap orang dalam melakukan tugas yang berpengaruh pada data yang dihasilkan

4. Dan urutan dari pelaksanaan tugas (dalam hal ini adalah proses bisnis) yang berpengaruh pada kualitas data.

Kesemua hal yang mempengaruhi data tersebut haruslah menjadi pertimbangan bagi organisasi untuk menjamin data termasuk kualitas data yang dihasilkan menjadi sesuai dengan kebutuhan bisnis. Selain itu dengan mempertimbangkan hal yang utama dari bisnis yaitu data, maka pertimbangan untuk pengembangan sistem informasi, investasi IT, peran orang dan urutan tugas yang dilakukan diharapkan dapat mendukung aktivitas bisnis organisasi dimasa mendatang.

III.8.2.9

Pengurutan Permasalahan untuk Prioritas Arsitektur

Berdasarkan permasalahan yang didapatkan di atas dan juga perbandingannya dengan pemodelan bisnis menggunakan IDEF0, maka organisasi dapat menentukan prioritas arsitektur. Prioritas arsitektur tersebut dapat membantu organisasi dalam menetapkan aspek-aspek apa saja yang penting demi terwujudnya suatu arsitektur sistem informasi dan juga data atau informasi yang berkualitas. Berdasarkan kerangka kerja zachman yang digunakan, maka urutan prioritas untuk arsitektur enterprise tersebut adalah : 1. Prioritas arsitektur yang terkait dengan data yang mendukung bisnis organisasi. 2. Prioritas arsitektur yang terkait dengan proses bisnis yang dilakukan oleh organisasi termasuk di dalamnya pengolahan data yaitu sistem atau aplikasi yang mendukung bisnis organisasi. 3. Prioritas yang berikutnya adalah urutan tugas-tugas yang dilakukan oleh organisasi untuk menjamin kualitas data. 4. Prioritas berikutnya adalah peran dari orang-orang di dalam organisasi dimana mereka memainkan peran untuk mendukung bisnis. 5. Prioritas untuk arsitektur teknologi yang mendukung bisnis dimana teknologi yang mendukung lingkungan untuk aplikasi yang digunakan dalam pengolahan data.

6. Prioritas yang berikutnya adalah prioritas yang membantu organisasi dalam penggunaan teknologi. Ini terkait dengan mekanisme dari penggunaan teknologi tersebut.

III.9

Mendefinisikan Arsitektur Informasi

Dengan mengidentifikasi sistem informasi dan subsistem-subsistem yang akan dikembangkan, maka sebuah arsitektur informasi dapat di definisikan. Identifikasi ini dapat menggunakan sebuah diagram yang memperlihatkan hubungan data pada sistem dan proses-proses yang mendukung. Diagram arsitektur menggambarkan setiap area : 1. Dimana data terbentuk, dikontrol dan digunakan 2. Hubungan antara sistem dengan sistem 3. Sistem yang mendukung proses

Diagram arsitektur memungkinkan organisasi untuk mengerti kebutuhan data dari subsistem pada saat pengembangan subsistem untuk memaksimalkan sharing data. Pada akhirnya, arsitektur informasi merupakan sebuah representasi grafis dari perencanaan sumberdaya data jangka panjang untuk bisnis. Ini merupakan cetak biru dimana pengembangan sistem informasi sekarang dan mendatang dan sistem operasional yang cocok. Langkah-langkah pada arsitektur informasi ini adalah: 1. Identifikasi sistem utama 2. Memperlihatkan aliran data 3. Mengidentifikasi subsistem 4. Menganalisa prerequisites 5. Merencanakan penggunaan arsitektur informasi

III.9.1 Identifikasi Sistem Utama Identifikasi sistem utama berdasarkan matriks hubungan kelas data dengan proses bisnis organisasi menjadikan organisasi dapat memahami cakupan dari semua data-data yang ada didalam setiap area fungsional. Hal ini dapat dijadikan sebuah pedoman dalam pengelompokan data-data pada aplikasi tertentu di dalam salah satu area fungsional organisasi. Pada akhirnya dengan mendefinisikan sistem utama yang ada, maka organisasi dapat mengembangan sistem yang berfokus pada karakteristik dari sistem di setiap area fungsional dengan tidak melupakan sistem secara menyeluruh. Berikut di bawah ini adalah sebuah matriks yang menggambarkan sistem-sistem utama organisasi.

Matriks III.4 Matriks sistem utama organisasi

75

Pada matriks sistem utama organisasi di atas terlihat bahwa sistem utama organisasi terbagi dalam beberapa bagian yaitu sistem penerimaan mahasiswa baru (PMB), sistem pengelolaan akademik, sistem penglepasan mahasiswa, sistem alumni, sistem kepegawaian, sistem keuangan dan sistem sarana. Sistem utama tersebut mencerminkan area fungsional atau departemen tertentu. Akan tetapi terdapat keterhubungan satu sistem dengan sistem lainnya yaitu ditandai dengan terdapatnya data-data yang digunakan diantara sistem tersebut dan hal tersebut dapat melibatkan satu atau lebih sistem. Keterkaitan antar sistem tersebut perlu dilihat sebagai bagian dari terbentuknya data berkualitas didalam organisasi. Untuk itu tahap selanjutnya adalah melihat aliran data yang terjadi diantara sistem-sistem dalam menjamin terbentuknya data yang berkualitas.

III.9.2 Memperlihatkan Aliran Data Dengan menggunakan Four Stage Life Cylce dari BSP, maka dapat terlihat aliran data yang terjadi didalam organisasi (Matriks III.1). Aliran data tersebut meliputi aktivitas utama organisasi. Dengan Four Stage Life Cycle dari BSP maka organisasi akan mendapatkan aliran data yang dapat terlihat pada matriks III.5 aliran data.

Matriks III.5 Aliran Data

77

78

Pada matriks aliran data di atas terlihat bahwa sistem-sistem yang terdapat pada organisasi saling berhubungan yaitu dimana sistem tersebut masing-masingnya saling membutuhkan data. Kebutuhan terhadap data ditandai dengan adanya kebutuhan data dari satu sistem ke sistem lainnya yang ditandai dengan kode U (Use). Hal ini berarti bahwa terbentuknya data yang berkualitas dapat melibatkan sistem-sistem yang ada serta kesesuaian aliran data yang terdistribusi didalam organisasi. Sebagai contohnya adalah ketika area fungsional keuangan akan membayarkan honor para pengajar di institusi tersebut maka bagian tersebut membutuhkan datadata kerja apa saja yang telah dikerjakan oleh masing-masing staff pengajar tersebut. Demikian juga halnya bagian akademik perlu mengetahui anggaran untuk tiap semester yang dianggarkan dan di hitung oleh bagian keuangan. Dengan demikian terdapat saling ketergantungan terhadap data yang dibutuhkan oleh masing-masing area fungsional.

III.9.3 Mengidentifikasi Subsistem Untuk memfasilitasi implementasi arsitektur informasi, maka sistem informasi organisasi yang besar tersebut disegmentasikan kedalam beberapa bagian(10). Alasan mengapa segmentasi dilakukan adalah : 1. Kompleksitas keterhubungan diantara sistem informasi utama, masingmasing dari sistem informasi tersebut dapat membutuhkan informasi yang terbentuk dari sistem informasi lainnya. 2. Tidak semua proses dan data termasuk didalam sistem informasi utama yang membutuhkan dukungan dengan prioritas tinggi. 3. Beberapa sistem umumnya sangat besar apabila akan di implementasikan pada satu waktu.

79

Oleh karena itu, arsitektur informasi di implementasikan tahap demi tahap. Akan tetapi untuk memulai mengidentifikasi subsistem tersebut, maka organisasi perlu memahami bahwa subsistem memiliki tipe dan karakteristik yaitu : 1. Subsistem yang membuat sebuah kelas data tanpa menggunakan kelas data lainnya. 2. Subsistem yang menggunakan kelas data lainnya untuk membentuk sebuah kelas data. 3. Subsistem yang menggunakan kelas data tanpa membentuk kelas data yang baru. Akan tetapi pembahasan subsistem ini akan diarahkan pada identifikasi proses bisnis organisasi. Salah satu alasan mengapa identifikasi proses bisnis ini dilakukan yaitu ingin mengetahui proses bisnis mana yang harus dilakukan untuk menghasilkan data dimana data tersebut pada akhirnya dapat digunakan untuk proses bisnis selanjutnya. Sebelum melakukan identifikasi proses bisnis, maka berdasarkan matriks aliran data di atas dapat ditarik beberapa poin yang berhubungan dengan terbentuknya data dan digunakannya data tersebut. Poin-poin tersebut dapat dibagi berdasarkan beberapa kategori. Kategori data tersebut meliputi : 1. Yang pertama adalah : ada data yang digunakan untuk membentuk suatu data lainnya dan data tersebut masih tercakup dalam subsistem yang sama (subsistem pada aktifitas utama) akan tetapi data yang digunakan untuk membentuk data lainnya tersebut sudah harus ada terlebih dahulu. Data tersebut adalah data dengan kode U (Use) yang sejajar dengan kode C (Create) akan tetapi data dengan kode U berada setelah data berkode C. Untuk memudahkan dalam pengenalan digunakan tanda [ ]. 2. Yang kedua adalah : ada data yang digunakan untuk membentuk suatu data pada suatu subsistem aktifitas utama dan data tersebut berasal dari subsistem pada aktifitas pendukung. Data tersebut adalah data yang

80

berkode U (Use) yang sejajar dengan data dengan kode C (Create) akan tetapi data yang berkode U tersebut berada diluar subsistem pada aktifitas utama. Untuk memudahkan dalam pengenalan digunakan tanda < >. 3. Yang ketiga adalah : ada data yang digunakan untuk membentuk suatu data pada subsistem aktifitas utama dan data tersebut berasal dari subsistem aktifitas utama lainnya serta data yang terbentuk tersebut sudah harus ada terlebih dahulu. Data tersebut adalah data dengan kode U (Use) yang sejajar dengan data berkode C (Create) akan tetapi data dengan kode U berada sebelum data berkode C. Untuk memudahkan dalam pengenalan digunakan tanda ( ). 4. Yang keempat adalah : ada data yang digunakan untuk membentuk data lainnya pada suatu subsistem aktifitas utama yang sama dan data tersebut sudah harus terbentuk terlebih dahulu. Data tersebut adalah data yang berkode U (Use) yang sejajar dengan data yang berkode C (Create) akan tetapi data yang berkode U tersebut berada sebelum data berkode C. Untuk memudahkan dalam pengenalan digunakan tanda { }. 5. Yang kelima adalah : ada data yang digunakan untuk membentuk data lainnya pada suatu subsistem aktifitas pendukung dan data tersebut berasal dari subsistem pendukung lainnya serta sudah harus terbentuk terlebih dahulu. Data tersebut adalah daya yang berkode U (Use) yang sejajar dengan data yang berkode C (Create) akan tetapi data yang berkode U tersebut berada sebelum data berkode C. Untuk memudahkan dalam pengenalan digunakan tanda * *. 6. Yang keenam adalah : ada data yang digunakan untuk membentuk data lainnya pada subsistem aktifitas pendukung dan data tersebut berasal dari subsistem aktifitas utama dan harus terbentuk terlebih dahulu. Data tersebut adalah data yang berkode U (Use) yang sejajar dengan data berkode C (Create) akan tetapi data yang berkode U tersebut berada sebelum data berkode C. Untuk memudahkan dalam pengenalan digunakan tanda “ “.

81

Untuk pembahasan proses bisnis pada tipe yang pertama, maka dapat menggunakan matriks proses/kelas data (Matriks III.5) yang terkait dengan kode C (Create). Contoh kelas data yang dapat dikatakan bertipe ini dapat terlihat pada tabel proses bisnis tipe 1. Penggunaan tabel III.6 di bawah ini mengacu pada tabel III.1 Kelas Data Tabel III.6 Proses bisnis tipe 1

No 1

Kelas data yang

Proses yang

dibentuk

membentuk

6,10

Proses 1.3.2

Nama proses Proses penerimaan pendafataran

2

16

Proses 2.1.1

Proses penetapan kurikulum

3

44

Proses 4.2

Proses relasi industri

Kelas data di atas merupakan kelas yang berdiri sendiri dan dalam pembentukannya tidak tergantung dengan kelas data lainnya (proses bisnis standalone). Pada proses bisnis pada tipe yang kedua adalah proses bisnis dengan menggunakan kelas data lainnya untuk membentuk kelas data. Hal ini ditandai dengan kode U (Use) yang digunakan pada satu proses untuk membentuk kelas data lainnya yang berkode C (Create) dapat terlihat pada tabel subsistem tipe 2. Penggunaan tabel III.7 di bawah ini mengacu pada tabel III.1 Kelas Data Tabel III.7 Proses bisnis tipe 2

No 1

Area fungsional Penerimaan Mahasiswa Baru

Proses yang dilakukan

Menggunakan kelas data nomor

Membentuk kelas data nomor

Proses 1.1.1

[2,5], <43,56,59,63,66,68,69 >

1

Proses 1.1.2

{1},[4,5],<62>

2

Proses 1.1.3

[4,7,8]

3

Proses 1.1.4

{2,3},[5,6], <66,67,68,69>

4

82

Tabel Proses bisnis tipe 2 (Lanjutan) No

1

2

Area fungsional Penerimaan Mahasiswa Baru (Lanjutan)

Pengelolaan Akademik

Proses yang dilakukan

Menggunakan kelas data nomor

Membentuk kelas data nomor

Proses 1.1.5

{6}

5

Proses 1.2.1

{6},[9]

7

Proses 1.2.2

{6},[9,12]

8

Proses 1.3.1

{7,8},<59,62,68>

9

Proses 1.3.3

{6,7,8,10},<67,68>

11

Proses 1.3.4

{9}

12

Proses 1.4.1

{6,10,12},<67,68>

13,15

Proses 1.4.2

{6,10,12,13},<62>

14

Proses 2.1.2

(5),{16}

17

Proses 2.2.1.1

{16,17}

18

Proses 2.2.1.2

(13),{15,16,17,18}

19

Proses 2.2.1.3

{15,16,17,18,19}

20

Proses 2.2.1.4

(13),{16,17,18,19,20}, <66,67,68>

21

Proses 2.2.1.5

(13),{15,17},<66,67,68 >

22

Proses 2.2.2

{15,16,17,18,19,20}, <65>

23

Proses 2.3.1

{15,17}

24

Proses 2.3.2

{15,17},<65>

25

Proses 2.4.1

(13),{16,17,18}, <52,59,62,66>

26

Proses 2.4.2

{17,18,26}

27

Proses 2.4.3

{15,18,26,27}

28

Proses 2.5.1

{15,17,18}, <69,70,71,72>

29

Proses 2.5.2

{15,18,29}

30

Proses 2.6.1

{15,18}

31

Proses 2.6.2

{15,18,31}

32

83

Tabel Proses bisnis tipe 2 (Lanjutan) No

2

3

4 5

Area fungsional Pengelolaan Akademik

Penglepasan Mahasiswa

Alumni Kepegawaian

Proses yang dilakukan

Menggunakan kelas data nomor

Membentu k kelas data nomor

Proses 2.7.1

{15}

33

Proses 2.7.2

{15}

34

Proses 2.8.1

{15,18,19,20,21,22,23,24,25 ,26,27,28,29,30,32,33,34}

35

Proses 2.8.2

{35}

36

Proses 3.1

(30,31,34)

37

Proses 3.2

(17,35)

38

Proses 3.3

(17,35)

39

Proses 3.4

(15,17,30,32,34), <65,69,70,71>

40

Proses 3.5

(15,17,30,32,34), <65,69,70,71>

41

Proses 3.6

(15,17,30,32,34), <65,69,70,71,72>

42

Proses 4.1

(15,42)

43

Proses 4.3

{43,44}

45

Proses 5.1 1

[48]

46,47

Proses 5.1.2

{47}

48

Proses 5.1.3

{46,47,48}

49

Proses 5.1.4

{46,47,48}

50

Proses 5.1.5

{46,47,48,50}

51

Proses 5.2.1

{47,48}

52

Proses 5.2.2

{47}

53

Proses 5.2.3

{48}

54

Proses 5.3.1

(26,27),{46,51},<59,62,66>

55

Proses 5.3.2

{46,48}

56

Proses 5.3.3

(26,27),{46,51},<59,62,66>

57

(19,26,27,31),{46}

58

Proses 5.4

84

Tabel Proses bisnis tipe 2 (Lanjutan) No

6

7

Area fungsional Keuangan

Sarana

Proses yang dilakukan

Menggunakan kelas data nomor

Membentu k kelas data nomor

Proses 6.1.1

*55,57*,[61,62,65,66]

59

Proses 6.1.2

[61,62,65,66]

60

Proses 6.1.3

{59,60}

61

Proses 6.2

{59,60,61}

62

Proses 6.3

{59,60,61,62}

63

Proses 6.4

{59,60,62}

64

Proses 6.5.1

“2,14,21,23”,{64}

65

Proses 6.5.2

{61}

66

Proses 6.5.3

{59,60,61,62,63,64,65,66}

67

Proses 6.5.4

{67}

68

Proses 7.1

*62*

69,70

Proses 7.2

“5,27,28,42”,{69,70}

71

Proses 7.3

“5”,{69,70,71}

72

Proses 7.4

“5,7,8,10”,{69,71,72}

73

Proses 7.5

“5,7,8,10”,{70,72,73}

74

Proses 7.6

“5,7,8,10”, {69,70,71,72,73,74}

75

Pada proses bisnis yang bertipe ketiga adalah proses bisnis yang menggunakan kelas data akan tetapi tidak membentuk kelas data baru. Hal ini berkaitan dengan kode U (Use) tanpa mempunyai kode C (Create). Berdasarkan analisa menggunakan matriks III.5 (aliran data) di atas maka subsistem tipe ketiga ini tidak ditemukan. Untuk mendapatkan gambaran arsitektur informasi, maka organisasi dapat membuat sebuah gambaran arsitektur informasi. Gambaran arsitektur informasi ini diperoleh dari analisa terhadap matriks aliran data. Dengan menggunakan matriks aliran data tersebut, maka organisasi dapat melihat sebuah pedoman yang dapat dijadikan dasar untuk mendapatkan data yang berkualitas. Berikut pada matriks III.6 di bawah ini adalah sebuah gambaran arsitektur informasi organisasi

Matriks III.6 Arsitektur Informasi

85

86

Pada arsitektur informasi di atas dapat terlihat dengan jelas bahwa setiap sistem di dalam organisasi digunakan untuk saling mendukung proses bisnis organisasi. aliran data dari masing-masing sistem utama dan sistem pendukung organisasi ditandai dengan gambar panah yang masuk kedalam sistem. Ketika proses bisnis dilakukan maka penggunaan sistem utama maupun sistem pendukung organisasi akan saling berhubungan untuk menggunakan data. Penggunaan data tersebut hanya dapat dilakukan apabila masing-masing sistem dapat menghasilkan data dan selanjutnya digunakan oleh sistem-sistem itu. Untuk melihat keterhubungan masing-masing proses bisnis organisasi maka dapat dilakukan analisa prerequisites. Dengan analisa prerequisites tersebut, maka organisasi dapat menemukan proses bisnis mana yang dilakukan terlebih dahulu sebelum melakukan proses bisnis lainnya.

III.9.4 Menganalisa Prerequisites Berdasarkan pemodelan proses bisnis dan pendefinisian subsistem-subsistem organisasi yang telah dilakukan sebelumnya maka subsistem yang akan dikembangkan terlebih dahulu sudah dapat diperoleh. Oleh karena identifikasi subsistem dilakukan berdasarkan proses bisnis organisasi, maka analisa prerequisites ini dilakukan juga berdasarkan proses bisnis juga. Adapun tujuan analisa prerequisites ini adalah untuk melihat proses bisnis maka yang harus dilakukan sebelum melakukan proses bisnis lainnya. Dikarenakan fokus utama organisasi adalah layanan pendidikan, maka fokus analisa ini adalah untuk aktifitas utama organisasi yang terdiri dari aktifitas penerimaan mahasiswa baru (PMB), aktifitas pengelolaan akademik, dan aktifitas pengelepasan mahasiswa. Untuk proses bisnis pendukung seperti keuangan, kepegawaian, sarana ditujukan untuk membantu aktifitas utama yaitu layanan pendidikan. Oleh karena itu, proses bisnis pendukung akan terlihat lebih dahulu dilakukan sebelum proses bisnis utama.

Matriks III.7 Identifikasi Prerequisites

87

88

Pada matriks III.7 identifikasi prerequisites tersebut di atas, maka organisasi sudah dapat melihat urutan dari setiap proses bisnis. Urutan tersebut mencerminkan apa saja yang harus dilakukan sebelum melakukan proses bisnis lainnya. Berdasarkan penggambaran proses bisnis organisasi menggunakan IDEF0 yang telah dilakukan sebelumnya belum sepenuhnya terlihat integrasi proses bisnis yang satu dengan yang lainnya. Akan tetapi pada penggambaran proses bisnis menggunakan IDEF0 tersebut sudah terlihat penggunaan aplikasi atau sistem informasi dari setiap area fungsional organisasi yang berlainan dalam melakukan proses bisnis. Dengan analisa prerequisites ini, maka organisasi sudah dapat melihat dengan jelas proses bisnis mana yang harus dilakukan terlebih dahulu dan proses bisnis mana yang dilakukan kemudian. Hal ini juga berkaitan dengan urutan kerja, penggunaan aplikasi/sistem, penggunaan teknologi dalam bekerja, peran setiap orang pada proses bisnis termasuk koordinasi antar departemen. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan data yang berkualitas dalam menjalankan layanan pendidikan oleh organisasi. Sebagai contohnya adalah ketika proses 1.1.1 yaitu proses pembentukan panitia PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru) dilakukan, maka perencanaan budget, sarana dan ketersedian pegawai sudah harus direncanakan sebelum pembentukan panitia PMB tersebut. Oleh karena itu , untuk mendapatkan suatu posisi yaitu terkait dengan apa yang harus dilakukan organisasi agar data yang berkualitas itu dapat diperoleh, maka organisasi harus merencanakan semua hal yang berhubungan dengan data bagaimana memperoleh data yang berkualitas. Penentuan posisi organisasi untuk mendapatkan data yang berkualitas tidak terlepas dari kerangka kerja Zachman yaitu arsitektur sistem informasi enterprise. Perencanaan tersebut meliputi : 1. Seperti apa keterhubungan di antara data yang ada di organisasi? 2. Seperti apa keterhubungan di antara proses bisnis? 3. Seperti apa keterhubungan urutan dilakukannya proses bisnis tersebut?

89

4. Seperti apa keterhubungan dari setiap orang dalam bekerja yang dapat melibatkan koordinasi antar departemen? 5. Seperti apa penggunaan semua perangkat IT (sumberdaya) yang ada yaitu hardware dan software di dalam organisasi. 6. Seperti apa alokasi perangkat IT sehingga semua perangkat tersebut penggunaannya dapat dilakukan se-efiktif mungkin. Dengan sudah di dapatkannya hal-hal apa saja yang harus direncanakan oleh organisasi dalam usaha untuk mendapatkan data yang berkualitas, maka organisasi perlu merencanakan pembuatan arsitektur enterprisenya.

III.9.5 Merencanakan Penggunaan Arsitektur Informasi Tujuan arsitektur informasi adalah untuk mengidentifikasi sistem, subsistem dan semua aspek yang terkait dengan terbentuknya data, dikontrol dan digunakan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang didukungnya. Ini menyediakan sebuah pandangan dukungan informasi masa depan untuk bisnis. Sesuai dengan visi dan misi organisasi yaitu menjadi lembaga pendidikan yang memberikan layanan terbaik bagi masyarakat, maka dengan perencanaan arsitektur informasi ini organisasi dapat menemukan pedoman dalam mengembangkan dirinya. Pengembangan dirinya ini diharapkan dapat membantu organisasi menata kelola semua aspek-aspek yang mempengaruhi kinerja organisasi dengan tujuan peningkatan kinerja yang pada akhirnya memberikan hasil yang baik bagi orang yang membutuhkannya.

III.10 Menetapkan Prioritas Arsitektur Prioritas arsitektur pada tahap ini diperuntukkan agar arsitektur informasi yang sudah didefinisikan dapat dipergunakan sesuai dengan kebutuhan bisnis organisasi(10). Kebutuhan bisnis organisasi sekarang ini adalah data yang

90

berkualitas dan juga pengembangan sistem informasi yang sesuai dan mendukung bisnis organiasi. Terkait dengan permasalahan yang sudah didapatkan diatas, maka organisasi dapat melihat indikasi bahwa perlu melihat dimensi-dimensi atau dapat dikatakan melihat aspek-aspek lain yang mempengaruhi arsitektur informasi itu sendiri. Dimensi tersebut adalah akurat, dapat diakses, relevan, berorientasi waktu, dan lengkap. Dengan melihat permasalahan yang ada maka aspek yang terindikasi perlu dibahas adalah semua aspek yang terkait dengan data yang berkualitas untuk mendukung bisnis. Untuk mempermudah dalam pendefinisian arsitektur enterprise maka kerangka kerja zachman dapat digunakan sebagai pedoman dalam melihat aspek-aspek apa saja yang dapat mempengaruhi arsitektur informasi enterprise. Berdasarkan pendefinisian arsitektur informasi organisasi pada bagian III.9 maka data adalah aspek utama yang menjadi dasar dalam mendukung informasi yang berkualitas. Kemudian untuk mendukung terbentuknya data yang berkualitas tersebut, maka aspek lainnya yang menjadi prioritas berikutnya dapat disusun berdasarkan kebutuhan dukungan pada bisnis organisasi. Pada awalnya metodologi BSP tidak membahas aspek-aspek lain selain aspek data yang membantu bisnis dalam mencapai cita-citanya. Akan tetapi dengan metodologi BSP tersebut organisasi digunakan untuk menemukan aspek penting yang terkait dengan data yang berkualitas untuk mendukung bisnis(10). Oleh karena itu dengan mendefinisikan arsitektur informasi, maka aspek-aspek penting tersebut dapat terlihat. Aspek fungsi (Function) pada kerangka kerja zachman merupakan aspek yang membantu organisasi dalam menghasilkan data yang berkualitas(2,14). Aspek fungsi tersebut terlihat pada matriks III.4 matriks sistem utama organisasi dan pemodelan bisnis organisasi menggunakan IDEF0. Pada matriks tersebut terlihat sistem ataupun aplikasi yang digunakan dalam melakukan tugas terkait dengan

91

terbentuknya data. Aspek fungsi pada EAP yang menjadi dasar tesis ini dikenal dengan aspek aplikasi yang mengelola data yang berkualitas(2). Aspek berikutnya berdasarkan kerangka kerja zachman dalam menghasilkan data yang berkulitas adalah waktu (Time). Alasan mengapa aspek waktu menjadi prioritas aspek yang menjadi prioritas ketiga adalah didasarkan pada urutan terbentuk dan digunakannya data untuk menjalankan proses bisnis. Hal ini berhubungan dengan aplikasi apa yang dijalankan terlebih dahulu dalam membentuk data yang pada akhirnya data yang dihasilkan tersebut dapat digunakan oleh aplikasi berikutnya(10). Berdasarkan matriks III.5 aliran Data, maka urutan-urutan dalam terbentuk dan digunakannya data oleh setiap aplikasi yang digunakan oleh organisasi dapat terlihat dengan jelas. Aspek orang (People) adalah aspek berikutnya yang dibahas pada tesis terkait dengan terdapatnya keterlibatan setiap orang di dalam organisasi dalam melakukan proses bisnis. Hal ini dapat di lihat pada matriks III.2 Hubungan proses bisnis dengan organisasi dan juga dapat dilihat pada pemodelan bisnis organisasi menggunakan IDEF0. Pada pemodelan bisnis organisasi dengan IDEF0 tersebut terlihat bahwa setiap proses bisnis yang dilakukan memerlukan peran orang yang bertindak sebagai penanggungjawab proses tersebut dan juga peran orang yang mengontrol dari setiap proses bisnis organisasi. Peran dari masingmasing orang tersebut tidak lain hanya untuk memastikan proses bisnis yang dilakukan

sesuai dengan

bisnis

organisasi dan

konsekuensinya

adalah

terbentuknya data yang berkualitas. Aspek selanjutnya yang menjadi prioritas adalah aspek teknologi. Alasan mengapa aspek teknologi menjadi prioritas berikutnya adalah setiap orang yang memainkan peran dalam melakukan proses bisnis menggunakan teknologi(2). Hal ini terlihat pada pemodelan bisnis organisasi menggunakan IDEF0 yaitu dapat terlihat dengan digunakannya sistem informasi dimana sistem informasi tersebut dapat terdiri dari dua bagian yaitu teknologi yang berjenis perangkat keras dan perangkat lunak(1). Selain itu, orang-orang yang bekerja di organisasi tersebut belum tentu berada di dalam satu lokasi. Oleh karena itu teknologi ini diharapkan dapat membantu koordinasi kerja diantara anggota organisasi. Pada akhirnya

92

pendefinisian aspek teknologi dengan semua jenisnya dapat menjadi bagian penting dalam mendapatkan data yang berkualitas. Kemudian aspek yang penting berikutnya berdasarkan kerangka kerja zachman adalah aspek motivasi. Aspek motivasi merupakan bagian dari penjaminan terbentuknya data yang berkualitas. Berdasarkan kerangka zachman maka aspek motivasi adalah aturan bisnis (business rules) tentang data(14). Pada pemodelan bisnis menggunakan IDEF0 yang sudah dilakukan dapat terlihat suatu cara dalam menjamin terbentuknya data yang berkualitas. Cara tersebut adalah sebuah mekanisme yang terkait dengan penggunaan teknologi informasi, dimana mekanisme itu memberikan cara atau langkah dalam penggunaan teknologi informasi. Dengan cara atau mekanisme yang benar dalam penggunaan teknologi informasi, maka data yang berkualitas tersebut dapat diperoleh dengan baik. Berdasarkan prioritas dalam arsitektur informasi yang sudah di buat, organisasi perlu membuat suatu pedoman perencanaan arsitektur tersebut. Pedoman ini berisikan langkah-langkah yang menuntun pada arah dan tujuan serta pencapaian arsitektur yang mendukung bisnis organisasi(2). Sesuai dengan kebutuhan organisasi atas sebuah arsitektur informasi yang dapat menjawab tantangan bisnis organisasi dimasa depan, maka aspek-aspek yang mempengaruhi arsitektur informasi tersebut perlu ditetapkan. Penetapan urutan aspek-aspek yang mempengaruhi arsitektur informasi tersebut adalah ditujukan untuk mendapatkan pedoman yang cocok bagi organisasi dalam menjamin kesesuaian kebutuhan bisnis organisasi. Berdasarkan analisa diatas maka lapisan dan komponen EAP organisasi dapat dirumuskan seperti gambar dibawah ini.

93

Lapisan 1

Inisiasi Perencanaan Pemodelan

Dukungan

Lapisan 2

Sistem dan Bisnis Arsitektur Data

Arsitektur Waktu

Arsitektur Aplikasi

Arsitektur SDM

Arsitektur Teknologi

Arsitektur Mkanisme

Implementasi / Perencanaan Migrasi

Lapisan 3

Lapisan 4

Gambar III.6 Gambar komponen EAP untuk ITHB

Gambar III.6 di atas ini menjelaskan lapisan dan komponen EAP organisasi yang di rumuskan berdasarkan kebutuhan perencanaan arsitektur enterprisenya. Komponen tersebut adalah inisiasi perencanaan, pemodelan bisnis, dukungan sistem dan teknologi, arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur waktu, arsitektur orang (SDM), arsitektur teknologi, dan arsitektur mekanisme. Pada gambar III.6 diatas ini sudah mencakup aspek-aspek yang terdapat pada kerangka kerja Zachman. Oleh karena itu, dengan mengadopsi kerangka kerja Zachman, maka aspek-aspek yang terindikasi perlu dibahas adalah aspek-aspek sebagai berikut: 1. Aspek data (Data) yang melingkupi keseluruhan organisasi termasuk layanan dan juga koordinasi kerja diantara area fungsional. Aspek data meliputi ketersediaan data yang akurat, valid dan tepat waktu. 2. Aspek fungsi (Function) didalam organisasi yang terkait dengan dukungan sistem informasi/IT yang digunakan dalam bekerja. Fungsi ini adalah untuk menjamin pengelolaan data yang baik. 3. Aspek waktu (Time) yaitu untuk memberikan arahan urutan kerja organisasi atas dasar kevalidan data yang akan digunakan dalam menjalankan bisnis 4. Aspek orang (People) yaitu memastikan orang-orang yang bekerja di dalam organisasi melakukan tugas-tugasnya masing-masing dengan tujuan memberikan layanan pendidikan yang baik.

94

5. Aspek jaringan (Network) yang memberikan dukungan kerja organisasi yang terkait dengan kordinasi dan juga aliran kerja orang-orang didalam organisasi yang dapat meliputi semua lokasi kerja. 6. Aspek motivasi (Motivation) yaitu sebuah mekanisme yang membantu organisasi dalam bekerja sehingga data-data yang dihasilkan benar-benar sesuai kebutuhan.

Setelah mendapatkan arsitektur informasi termasuk di dalamnya aspek-aspek yang mempengaruhi arsitektur itu, maka organisasi perlu membuat pedoman-pedoman yang lebih fokus kepada aspek-aspek tersebut. Pedoman–pedoman ini diharapkan dapat memberikan suatu pemahaman atas keseluruhan aspek arsitektur informasi. Dengan

membuat pedoman-pedoman itu maka organisasi mendapatkan

pengetahuan atas semua aspek yang membantu organisasi dalam menjalankan bisnis. Pedoman-pedoman yang didasarkan aspek-aspek tersebut selanjutnya dapat disebut sebagai arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur waktu, arsitektur SDM, arsitektur teknologi dan arsitektur motivasi.

III.10.1 Prioritas Arsitektur Data Arsitektur data merupakan bagian yang membahas mengenai data-data apa saja yang digunakan untuk mendukung bisnis organisasi. arsitektur data merupakan salah satu bagian dari arsitektur sistem informasi pada kerangka kerja Zachman. Dimana arsitektur data merupakan dasar pembahasan awal dari organisasi untuk mendapatkan semua data-data yang digunakan pada enterprise. Data itu sendiri berisikan entitas-entitas dimana masing-masingnya mempunyai atribut dan relasi diantara entitas tersebut(2). Entitas dapat berupa orang, tempat, konsep, sesuatu atau kejadian yang mempunyai arti dalam konteks bisnis dan terkait dengan data yang disimpan didalamnnya(2). Pada pemodelan proses bisnis menggunakan IDEF0 dan juga aliran informasi, maka ditemukan data-data yang mempunyai keterkaitan satu sama lain dalam bekerja. Pada pembahasan data ini, maka

95

organisasi dapat melihat keterhubungan data dengan setiap fungsi-fungsi bisnis organisasi. Hal ini dikuatkan juga melalui pembahasan arsitektur informasi diatas. Oleh karena itu, langkah di dalam pemodelan arsitektur data ini perlu melihat langkah-langkah sebagai bagian dari perancangan arsitektur data untuk organisasi. Langkah-langkah tersebut adalah: 1. Mendapatkan semua entitas data dari proses bisnis yang sudah didefinisikan 2. Mendefinisikan entitas data, atributnya dan juga keterhubungan masingmasing entitas. 3. Menghubungkan entitas data pada proses bisnis organisasi.

Langkah-langkah perancangan arsitektur data di atas merupakan bagian dari pendefinisian data-data yang mendukung bisnis organisasi berdasarkan arsitektur informasi yang sudah di dapatkan..

III.10.2 Prioritas Arsitektur Fungsi Prioritas kedua adalah prioritas arsitektur fungsi. Oleh karena pembahasan arsitektur ini dikhususkan untuk melihat dukungan teknologi informasi / IT pada organisasi maka selanjutnya arsitektur fungsi ini dapat dinamakan dengan arsitektur aplikasi. Arsitektur aplikasi ini ditujukan untuk mendefinisikan semua aplikasi yang dibutuhkan untuk mengatur data dan mendukung fungsi bisnis organisasi(2). Hal ini berhubungan dengan semua aplikasi yang dibutuhkan dalam mengelola data, termasuk di dalamnya penyediaan informasi bagi orang dalam melakukan aktivitas bisnis. Dengan menggunakan arsitektur informasi, maka kelompok sistem utama dan kelompok sistem pendukung yang digunakan sekarang maupun aplikasi yang

96

nantinya akan dibutuhkan dalam melakukan fungsi bisnis organisasi dapat terlihat dengan jelas.. Langkah-langkah dalam arsitektur aplikasi meliputi : 1. Pendefinisian aplikasi yang ada sekarang dan aplikasi yang dibutuhkan organisasi berdasarkan bisnis yang dilakukan. 2. Menghubungkan semua aplikasi dengan fungsi-fungsi 3. Mendefinisikan semua aplikasi yang terkait dengan data yang sudah didapatkan.

III.10.3 Prioritas Arsitektur Waktu Prioritas berikutnya adalah arsitektur yang berhubungan dengan waktu bisnis organisasi. Aspek waktu pada kerangka kerja Zachman merupakan bagian yang digunakan untuk melihat keterhubungan kejadian-kejadian pada organisasi. Berdasarkan pada pendefinisian Four Stage Life Cycle dari BSP, maka terlihat bahwa proses bisnis organisasi mempunyai tahapan atau dapat disebut urutanurutan

kerja

mulai

dari

Requirement,

Acquisition,

Stewardship

dan

Retirement(10). Waktu juga dapat di lihat dari urutan kerja organisasi berdasarkan value chain Porter mulai penerimaan mahasiswa, pengelolaan akademik dan terakhir adalah penglepasan mahasiswa. Urutan-urutan tersebut bisa ditemukan pada aktivitas utama dan aktivitas pendukung organisasi. Terkait dengan data, dengan pemodelan bisnis organisasi menggunakan IDEF0 dan juga analisa prerequisites maka ditemukan bahwa setiap proses bisnis organisasi dapat menghasilkan data, menggunakan data, mengambil data dan juga menghapus data. Langkah-langkah yang bisa ditempuh dalam mendefinisikan prioritas arsitektur waktu adalah: 1. Mendefinisikan waktu kegiatan organisasi (penjadwalan kerja)

97

2. Melihat semua kegiatan atau kejadian-kejadian yang ada pada organisasi dengan cara melakukan Work Breakdown Structure (WBS) atas kegiatan organisasi. 3. Mendefinisikan urutan kerja menggunakan Four Stage Life Cycle dari BSP. 4. Melihat kelompok kerja organisasi terhadap jadwal kerja. 5. Melihat urutan penggunaan aplikasi terkait dengan terbentuknya data dan digunakannya data.

III.10.4 Prioritas Arsitektur Sumberdaya Manusia (SDM) Prioritas arsitektur SDM pada bagian ini adalah membahas keterlibatan semua bagian dari organisasi yaitu orang-orang yang bekerja bagi organisasi. Dengan menggunakan pemodelan IDEF0 dan matirks III.5 aliran data, identifikasi subsistem, dan analisa prerequisites, maka dapat terlihat peran setiap orang mulai dari siapa yang melakukan kontrol dan siapa yang berperan dalam mengerjakan setiap proses bisnis organisasi. Terdapat beberapa level didalam organisasi yaitu level operasional, level manajerial dan level manajemen puncak. Hal ini terkait dengan arsitektur enterprise yang mempunyai hubungan dengan domain organisasi. Pada arsitektur enterprise yang berhubungan dengan domain organisasi meliputi peran dan tanggungjawab orang dalam menjalankan tugas(12). Untuk itu langkah-langkah didalam pemodelan arsitektur orang ini pembahasan meliputi: 1. Pendefinisian organisasi 2. Pendefinisian lokasi fungsi organisasi 3. Pendefinisian level orang didalam organisasi beserta tanggung jawabnya masing-masing. 4. Pendefinisian keterhubungan antara peran orang pada setiap kejadian atau kegiatan organisasi dengan waktu pengerjaan tugas termasuk didalamnya adalah aliran kerja.

98

III.10.5 Prioritas Arsitektur Teknologi Prioritas arsitektur teknologi ini adalah bagian pembahasan untuk mendefinisikan semua teknologi yang dibutuhkan untuk bekerja. Pada pemodelan menggunakan IDEF0 maka organisasi dapat menemukan semua teknologi yang digunakan dalam bekerja. Teknologi ini dapat meliputi perangkat keras dan juga perangkat lunak. Perangkat-perangkat ini ditujukan untuk membantu setiap orang yang bekerja bagi organisasi. Teknologi ini juga berhubungan dengan penggunaan semua jenis teknologi dalam bekerja yang terkait dengan peran masing-masing orang didalam organisasi(2). Langkah-langkah didalam arsitektur teknologi ini adalah: 1. Mengidentifikasi semua teknologi yang ada 2. Mendefinisikan penggunaan setiap teknologi pada masing-masing proses bisnis berdasarkan aliran kerja yang ada.

III.10.6

Prioritas Arsitektur Mekanisme

Priotitas terakhir dari perencanaan arsitektur ini adalah arsitektur mekanisme. Arsitektur ini merupakan bagian dari aspek motivasi. Motivasi didalam kerangka kerja Zachman adalah berhubungan dengan aturan-aturan termasuk didalamnya mekanisme kerja dari teknologi yang digunakan dalam bekerja(8). Dengan pemodelan IDEF0 terlihat bahwa mekanisme dari IT yang digunakan memerlukan aturan-aturan untuk menjaga agar setiap data yang terbentuk, digunakan terjaga kualitasnya. Berdasarkan pemodelan IDEF0 yang terlah didefinisikan diatas maka organisasi dapat membuat langkah-langkah arsitektur mekanisme ini. Arsitektur mekanisme ini meliputi: 1. Pendefinisian mekanisme penggunaan teknologi. 2. Pendefinisian mekanisme penggunaan teknologi pada proses bisnis tertentu

99

3. Pendefinisian mekanisme kerja organisasi berdasarkan aliran kerja organisasi. Dengan menetapkan arsitektur tersebut maka tahapan selanjutnya adalah perancangan model arsitektur berdasarkan urutan arsitektur yang sudah didefinisikan.