Bab III Analisis Enterprise
Analisis enterprise dalam bab ini dilakukan dengan pendekatan Enterprise Architecture Planning (EAP) pada level arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi sebagai pendukung aplikasi terintegrasi serta rencana penerapan arsitektur enterprise. Analisis enterprise yang dilakukan merupakan awal diterapkannya penggunaan komponen EAP, yatu inisiasi perencanaan sebagai tahapan awal dalam pengembangan model arsitektur. Tahapan ini sangat penting, karena pada tahap inilah ruang lingkup dan perencanaan kegiatan atau rencana kerja didefinisikan. Tahapan-tahapan EAP yang dilakukan pada bab ini, disesuaikan dengan tahapan EAP yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya. III.1 Inisiasi Perencanaan Sebagai tahap awal dari metodologi EAP, inisiasi perencanaan mendefinisikan organisasi sebagai obyek penelitian terkait dengan visi dari perencanaan sistem informasi, ruang lingkup dan sasaran, dengan harapan agar pengembangan arsitektur informasi yang dilakukan dapat sesuai dengan core business yang dijalani oleh organisasi. Ada tujuh langkah yang dimiliki pada fase ini dalam EAP sebagaimana telah disebutkan pada bab sebelumnya, namun sebagai tahap awal hanya akan dikerjakan empat langkah dalam tesis ini. Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang dilakukan pada fase inisiasi perencanaan, yaitu: 1. Pendefinisian ruang lingkup dan sasaran pengerjaan EAP. 2. Pendefinisian visi. 3. Pemilihan pendekatan metodologi perencanaan 4. Penggunaan sumber daya komputer. III.1.1 Pendefinisian Ruang Lingkup Dan Sasaran Pengerjaan EAP Sesuai dengan misi perguruan tinggi sebagai suatu lembaga pendidikan yang menjalankan Tri Darma perguruan tinggi berupa pendidikan dan pengajaran, penelitian
22
dan pengabdian masyarakat, maka seperti lazimnya organisasi serupa, core business di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah menyelenggarakan layanan jasa pendidikan secara luas untuk masyarakat sesuai dengan tingkatan pendidikannya, sampai dengan meluluskan para peserta didiknya/mahasiswa sedemikian rupa sehingga dapat memanfaatkan ilmunya dilingkungan pekerjaan. Penyelengaraan Tri Darma perguruan tinggi pada pelaksanaannya nanti pasti akan berkaitan dengan kebutuhan terhadap layanan data/informasi, yang akan digunakan untuk menjalankan kegiatannya dengan lebih baik dan terencana serta terkendali. Dengan demikian maka sasaran sistem informasi dan teknologi informasi dari EAP yang dibuat adalah sistem informasi yang berkaitan dan dibutuhkan untuk mendukung penyelenggaraan proses pendidikan beserta kegiatan pendukungnya yaitu manajemen sumber daya. III.1.2 Pendefinisian Visi Definisi visi dari organisasi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah: “Unggul dan terkemuka dalam memadukan serta mengembangkan keIslaman dan keilmuan bagi peradaban”. Dari visi organisasi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta tersebut, maka visi pengembangan sistem informasinya diformulasikan sebagai berikut: “Membangun University Information System yang terintegrasi yang bertujuan untuk mengevaluasi rencana dan prioritas penggunaan dan layanan teknologi informasi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta”. III.1.3 Pemilihan Pendekatan Metodologi Perencanaan Metode pendekatan yang digunakan dalam perencanaan arsitektur sistem informasi dan teknologi informasi pada lingkungan organisasi pendidikan tinggi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta ini, sesuai yang diungkapkan pada bab sebelumnya tentang metode
23
pendekatan yang digunakan yaitu Enterprise Architecture Planning Methodology, yang terdiri dari empat tahap yang dikerjakan, yaitu: 1. Planning Initiation 2. Business Modelling and Current Technology 3. Data Architecture, Application Architecture and Technology Architecture 4. Implementation Untuk pengerjaan dari tahap keempat, yang dilakukan adalah sampai pada tahap pembuatan rencana implementasi yang didasarkan pada parameter kebutuhannya. III.2 Pemodelan Bisnis Model bisnis mendefinisikan bisnis dari suatu organisasi yang menjelaskan dan menggambarkan fungsi-fungsi bisnis organisasi tersebut yang dapat diuraikan menjadi kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi. Fungsi-fungsi bisnis dapat dibagi ke dalam subfungsi-subfungsi sehingga membentuk struktur pohon yang secara sederhana dapat ditampilkan dengan menggunakan daftar secara indentasi yang menunjukkan setiap tingkatan sampai ke tingkat detilnya. Pada tahap pengembangan model bisnis ini, tahapan yang akan dilakukan adalah: 1. Dokumentasi struktur organisasi, dan 2. Identifikasi dan definisi area dan fungsi bisnis utama. III.2.1 Struktur Organisasi Untuk mencapai visinya, maka hal ini harus mendapat dukungan dari segenap fungsifungsi bisnis yang ada seperti fungsi akademik, fungsi sumber daya manusia, fungsi keuangan serta Pusat Komputer dan Sistem Informasi. Secara lengkap Struktur Organisasi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat dilihat pada Lampiran A.
24
III.2.2 Identifikasi Area Bisnis Utama Sesuai dengan misi perguruan tinggi sebagai suatu lembaga pendidikan yang menjalankan Tri Darma perguruan tinggi berupa pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, maka seperti lazimnya organisasi serupa, aktivitas utama di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dikelompokkan ke dalam bidang Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Dalam tesis ini hanya akan dibahas bidang pendidikan (akademik), tidak termasuk penelitian dan pengabdian masyarakat. Berdasarkan konsep rantai nilai Michael Porter, area fungsional utama untuk model pendidikan di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat dikelompokkan ke dalam kegiatan utama (Primary Activities) dan kegiatan pendukung (Support Activities). Kegiatan utama terdiri dari Penerimaan Mahasiswa, Operasional Akademik dan Penglepasan Akademik. Sedangkan kegiatan pendukung terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan Manajemen Sumber Daya, Manajemen Keuangan, Manajemen Sarana dan Prasarana serta Pusat Komputer dan Sistem Informasi. Gambar III.1 memperlihatkan rantai nilai untuk model pendidikan di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Gambar III.1. Rantai Nilai Model Pendidikan Masing-masing kegiatan utama dapat diuraikan sebagai berikut: a. Penerimaan Mahasiswa dapat dideskripsikan sebagai kegiatan yang meliputi proses penerimaan mahasiswa baru sampai dengan pendataan mahasiswa baru.
25
b. Operasional Akademik merupakan aktivitas yang berkaitan dengan usaha untuk menjalankan operasional akademik atau kegiatan proses belajar mengajar selama mahasiswa berada dalam masa akademik. c. Penglepasan Akademik adalah aktivitas yang berkaitan dengan manajemen akhir akademik atau penglepasan akademik sebagai akhir dari studi mahasiswa. Kegiatan pendukung dapat dijelaskan seperti dibawah ini: a. Manajemen Sumber Daya Manusia: adalah kegiatan pendukung untuk penentuan kebutuhan, pemantauan dan alokasi sumber daya manusia khususnya pada aktifitas operasional akademik. b. Manajemen Keuangan: adalah aktifitas pendukung yang berkaitan dengan usaha untuk memberikan dukungan manajemen keuangan yang berkisar pada perencanaan budget dan investasi pengembangan. c. Manajemen Sarana dan Prasarana: adalah kegiatan pendukung yang dimulai dari perencanaan kebutuhan sarana dan perlengkapan serta pengelolaannya untuk kegiatan akademik. d. Pusat Komputer dan Sistem Informasi (PKSI): adalah kegiatan yang berkaitan dengan
usaha
untuk
memberikan
dukungan
terhadap
pengembangan,
pemanfaatan dan pengelolaan teknologi informasi, riset dan laboratorium. Pembahasan kegiatan pendukung disini hanya untuk manajemen sumber daya manusia dan manajemen keuangan dikarenakan keterbatasan waktu pengerjaan tesis. Untuk selanjutnya kegiatan di dalam bisnis organisasi dapat dinyatakan dengan fungsi. Dalam menjalankan kegiatan bisnis berdasarkan aktivitas utama dan pendukung seperti diatas, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta diharapkan mendapat suatu margin keuntungan melalui kinerja yang efektif dan efisien yang bergantung pada kemampuan untuk mengatur keterkaitan antar semua aktivitas di dalam rantai nilai tersebut. Keterkaitan ini dapat berupa arus informasi, barang-barang dan jasa serta sistem dan prosedur untuk menjalankan aktifitas. Margin dalam kaitan dengan pengembangan sistem informasi adalah memperoleh kriteria informasi dengan kualitas seperti efektivitas, efisiensi, kerahasiaan, integritas, ketersediaan, ketaatan dan keandalan informasi.
26
III.2.3 Fungsi Bisnis UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Untuk mengetahui siklus dan dekomposisi dari setiap fungsi, maka berikut ini adalah dekomposisi dari setiap fungsi tersebut dengan menggunakan tools Four Stage Life Cycle dari IBM dan Bagan Hirarki Fungsi rinci. Pada bab sebelumnya telah dijelaskan bahwa tools ini digunakan pada tahap pendefinisian proses bisnis untuk menemukan turunan dari fungsi bisnis yang terkait dengan produk/layanan yang diberikan oleh fungsi bisnis tersebut. Adapun hasil dari dekomposisi setiap fungsi menggunakan Four Stage Life Cycle adalah sebagai berikut:
27
Tabel III.1 Four Stage Life Cycle Fungsi Bisnis Utama Stage
Requirement
Acquisition
Penerimaan Mahasiswa Baru
Perencanaan Strategis Penerimaan Mahasiswa Baru Tahun Akademik baru
Operasional Akademik
Perencanaan Strategis Penetapan Kurikulum dan Kebijakan Akademik
- Pembentukan Panitia PMB - Penetapan Kebijakan Anggaran PMB - Penentuan Standarisasi Penerimaan - Penentuan Kapasitas Mahasiswa - Penjadwalan Kegiatan PMB - Penyusunan Materi Ujian Seleksi - Penetapan Kurikulum - Penetapan Kalender Akademik
Penglepasan Akademik
Perencanaan Strategis dan Kebijakan Penglepasan Akademik
Fungsi
- Penetapan Syarat Kelulusan
28
Stewardship
Retirement
- Penerimaan Registrasi Mahasiswa Pendaftaran Mahasiswa Baru Baru - Pelaksanaan Seleksi Calon Mahasiswa Baru - Pengolahan Hasil Ujian Seleksi
- Pelaksanaan Perwalian - Heregistrasi Mahasiswa - Perubahan Rencana Studi - Pelaksanaan PMB Akademik - Administrasi Nilai - Pembuatan Ijazah - Pembuatan Traskrip Nilai
- Cuti Akademik - Ujian Komprehensif - Pelaporan Akademik
- Penetapan Drop Out - Penetapan Pengunduran Diri - Pelaksanaan Wisuda
Tabel III.1 Four Stage Life Cycle Fungsi Bisnis Utama (Lanjutan) Stage Fungsi
Requirement
Manajemen Sumber Daya Manusia
Perencanaan Strategis Terhadap Pemanfaatan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Manajemen Keuangan
Perencanaan Strategis Terhadap Kebijakan Anggaran dan Investasi
Acquisition
Stewardship
Retirement
- Penetapan Kebijakan Pengelolaan Rekruitmen SDM - Penetapan Kebijakan Administrasi Pengelolaan SDM - Penetapan Pembelanjaan Pegawai - Penetapan Anggaran dan Investasi - Penyusunan Rencana Anggaran Rutin
- Pengembangan Karir - Administrasi Kehadiran Personil - Evaluasi Prestasi Personil - Perhitungan Honor - Perhitungan Gaji
- Pelaporan Manajemen SDM - Pelaporan Rekapitulasi Honor dan Gaji
-
Manajemen Sarana dan Prasarana
Perencanaan Strategis Terhadap Pemanfaatan dan Pengembangan Sarana dan Prasarana
- Pengembangan Prosedur Pemanfaatan Sarana dan Prasarana - Penetapan Prosedur Pemanfaatan Sarana dan Prasarana - Penetapan Rencana Pengadaan Sarana dan Prasarana - Penetapan Kebijakan Manajemen Inventaris
29
-
Pengesahan Anggaran Revisi Anggaran Pengalokasian Anggaran Monitoring dan Evalusasi Anggaran Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pelaksanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana Pelaksanaan Manajemen Inventaris Pengawasan dan Evaluasi Pemanfaatan Sarana dan Prasarana
- Pelaporan Keuangan
- Pelaporan Inventaris - Pelaporan Manajemen Pengadaan
Tabel III.1 Four Stage Life Cycle Fungsi Bisnis Utama (Lanjutan) Stage Fungsi Pusat Komputer dan Sistem Informasi
Requirement
Acquisition
Stewardship
Retirement
Perencanaan Strategis Pengembangan dan Pemanfaatan Teknologi Informasi serta Pengembangan Utilitas Laboratorium
- Riset dan Penelitian Teknologi - Pengembangan Kebijakan Teknologi Informasi dan Laboratorium
- Pelaksanaan Administrasi Laboratorium - Pengawasan dan Evaluasi
- Pelaporan Hasil Riset dan Penelitian Teknologi - Pelaporan Administrasi Laboratorium
30
III.2.4 Bagan Hierarki Fungsi Bisnis UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Setelah melakukan inisiasi terhadap area fungsi bisnis organisasi dengan pemanfaatan value chains dan penelahaan siklus dari setiap fungsi seperti yang terpaparkan dalam table four stage life cycles, maka hal berikut yang akan dilakukan adalah menyusun struktur dekomposisi fungsi bisnis dengan menggunakan bagan hierarki fungsi. Sesuai dengan ruang lingkup pada batasan masalah penelahaan tesis ini, yang berkisar pada aspek akademik, manajemen sumber daya manusia dan manajemen keuangan, maka fungsi yang akan didekomposisikan adalah yang berkaitan dengan kegiatan akademik sebagai fungsi atau aktifitas utama serta manajemen sumber daya manusia dan manajemen keuangan sebagai salah satu aktifitas pendukung, yaitu sebagai berikut: 1. Penerimaan Mahasiswa 1.1 Perencanaan PMB 1.1.1
Pembentukan Panitia PMB
1.1.2
Penetapan Kebijakan Anggaran PMB
1.1.3
Penentuan Standarisasi Penerimaan
1.1.4
Penentuan Kapasitas Mahasiswa
1.1.5
Penjadwalan Kegiatan PMB
1.2 Pelaksanaan Seleksi 1.2.1
Penentuan Jenis Seleksi 1.2.1.1 Seleksi Sarjana 1.2.1.2 Seleksi Pasca Sarjana
1.2.2
Penyelenggaraan Seleksi 1.2.2.1 Penyusunan Materi Ujian Seleksi 1.2.2.2 Penerimaan Pendaftaran 1.2.2.3 Pelaksanaan Seleksi 1.2.2.4 Pengolahan Hasil Ujian Seleksi
1.3 Registrasi Mahasiswa Baru
31
2. Operasional Akademik 2.1 Perencanaan Operasional Akademik 2.1.1
Penetapan Kurikulum
2.1.2
Penetapan Kalender Akademik
2.2 Pendaftaran Ulang 2.2.1
Heregistrasi Akademik 2.2.1.1 Penawaran Mata Kuliah 2.2.1.2 Perwalian 2.2.1.3 Pemrosesan Rencana Studi 2.2.1.4 Pembuatan KRS dan KTM
2.2.2
Perubahan Rencana Studi
2.3 Perkuliahan 2.3.1
Penetapan Dosen
2.3.2
Penyusunan Jadwal Kuliah
2.3.3
Pelaporan Pelaksanaan Perkuliahan
2.4 Evaluasi 2.4.1
Pelaksanaan Ujian
2.4.2
Penilaian
2.5 Cuti Akademik 2.6 Ujian Komprehensif 2.7 Pelaporan Akademik
3. Penglepasan Akademik 3.1 Penetapan Syarat Kelulusan 3.2 Penetapan Drop Out 3.3 Penetapan Pengunduran Diri 3.4 Pembuatan Ijazah 3.5 Pembuatan Transkrip Nilai 3.6 Pelaksanaan Wisuda
32
4
Manajemen Sumber Daya Manusia 4.1 Perencanaan Pengembangan Sumber Daya Manusia 4.1.1
Penetapan Kebijakan Manajemen Rekruitmen
4.1.2
Penetapan Kebijakan Administrasi SDM
4.1.3
Penetapan Pembelanjaan Pegawai
4.2 Manajemen Personil 4.2.1
Perencanaan Kebutuhan Personal
4.2.2
Pengelolaan Perekrutan Kerja
4.2.3
Pengelolaan Data Personal
4.3 Pengelolaan Pembayaran Personil 4.3.1
Perhitungan Gaji
4.3.2
Perhitungan Cuti
4.3.3
Perhitungan Honor
4.4 Pengembangan Karir 4.5 Evaluasi Prestasi Personal
5
Manajemen Keuangan 5.1 Penetapan Anggaran 5.1.1
Penyusunan Anggaran Rutin
5.1.2
Penyusunan Anggaran Pembangunan
5.1.3
Pengesahan Anggaran
5.2 Pengalokasian Anggaran 5.3 Pemantauan dan Evaluasi Anggaran 5.4 Revisi Anggaran 5.5 Sistem Akuntansi Keuangan 5.5.1
Penerimaan Pembayaran
5.5.2
Pengeluaran
5.5.3
Pembukuan
5.5.4
Pelaporan Keuangan
33
Pemodelan fungsi selengkapnya disajikan dalam struktur dekomposisi fungsi seperti dalam Lampiran B. Secara diagram berjenjang, struktur dekomposisi fungsi ini dapat dilihat pada Lampiran C. III.2.5 Hubungan Fungsi-fungsi dan Unit Organisasi Meskipun definisi masing-masing fungsi tidak bergantung pada unit organisasi yang melaksanakan fungsi tersebut, setiap fungsi pada tingkatan paling rinci akan dihubungkan dengan pelaksana masing-masing. Hubungan antara fungsi dan unit organisasi yang melaksanakan kegiatan tersebut di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat disajikan dengan matriks fungsi ke organisasi. Secara lengkap hubungan antara fungsi-fungsi dan unit organisasi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dapat digambarkan melalui matriks seperti dalam Lampiran D III.3 Sistem dan Teknologi Saat Ini Sistem informasi dan teknologi saat ini memberikan gambaran tentang kondisi sistem dan teknologi informasi, hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan teknologi informasi, keinginan organisasi serta kecenderungan dan arah pengembangan teknologi informasi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta saat ini. III.3.1 Analisis Kondisi Organisasi Beberapa hal yang berkaitan dengan pengembangan teknologi informasi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta berdasarkan pengamatan dan pengumpulan data dilingkungan kampus UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dipaparkan sebagai berikut: 1. UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta saat ini sedang membangun perencanaan strategis teknologi informasi yang bertujuan untuk mengevaluasi rencana dan prioritas penggunaan dan layanan teknologi informasi. 2. Perencanaan strategis teknologi informasi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta seperti tercantum dalam Rencana Induk Pengembangan Teknologi Informasi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta (RiptiKusuka) mencakup berbagai sasaran strategis (strategic objective) yang dikelompokkan ke dalam tema strategis sebagai berikut :
34
a) Keberhasilan Mahasiswa. UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta memfokuskan pemanfaatan
TI
untuk
menunjang
keberhasilan
mahasiswa
sehingga
menghasilkan alumni terpelajar, memiliki daya saing di pasar tenaga kerja, di kompensasi dengan baik oleh pengguna serta merasa puas dengan layanan yang diberikan oleh UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. b) Ciri Khusus (Differentiation). Membantu menegaskan ciri khusus yang dimiliki oleh kampus dengan menyediakan sarana untuk TI baik untuk mempublikasi informasi maupun sarana penunjang untuk menghasilkan berbagai produk inovatif. c) Penelitian. Usaha untuk mendorong terciptanya temuan atau inovasi baru didukung TI, harus terus diusahakan dengan merajut kerjasama antar beberapa bidang ilmu. d) Teknologi Informasi. TI harus sebesar-besarnya digunakan untuk mendorong teknologi bagi pendidikan serta pelayanan untuk civitas akademika. e) Komunikasi. Kampus memiliki sarana berteknologi informasi untuk membangun komunikasi yang efektif mengenai apa yang telah dikerjakan “telling the story” dan membangun kebersamaan melalui komunikasi yang terbuka, tepat waktu dan akurat kepada seluruh stakeholder baik internal maupun eksternal. f) Standar. Kampus akan dikenal oleh masyarakat karena telah menetapkan standar tinggi dan bertanggung jawab pada mahasiswa, dosen dan staff. 3. Kecenderungan di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Beberapa kondisi yang dapat diuraikan berdasarkan hasil pengamatan di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta diperoleh analisis sebagai berikut: a) UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta diberi kepercayaan untuk mengelola dana yang cukup besar untuk membangun kembali kampus baik “raga” maupun “jiwa”nya. b) Jumlah mahasiswa yang cukup besar dan belum ada suatu program terintegrasi agar mahasiswa melek dan lancar menggunakan Teknologi Informasi. c) Jumlah mahasiswa yang memiliki komputer pribadi makin meningkat d) Beberapa fakultas telah memulai kegiatan memperkenalkan teknologi informasi. e) Perpustakaan telah menggunakan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasionalnya.
35
f) Untuk dapat tetap bersaing, maka dalam proses perencanaan, kemampuan untuk melihat kecenderungan masa depan (trendwatching) sangat diperlukan, terutama dalam bidang teknologi informasi yang meliputi: -
Akses Internet. Dalam beberapa tahun mendatang akses internet akan dapat dinikmati secara luas di masyarakat.
-
Koneksi Kecepatan Tinggi. Berbagai embrio infrastruktur akses internet berkecepatan tinggi telah mulai tersedia.
-
Akses dengan peralatan mobile. Dengan teknologi wireless dan tersedianya peralatan yang bersifat mobile (laptop yang dilengkapi WiFi atau Personal Digital Assistance) maka seseorang dapat terhubung dari mana saja kapan saja.
-
Kebutuhan layanan 24/7. Infrastruktur internet sudah digunakan sebagai tulang punggung pengoperasian institusi. Karena itu kebutuhan akan layanan prima 24 jam sehari dan 7 hari seminggu menjadi suatu kebutuhan utama di masa datang.
III.3.2 Arah Strategi Pengembangan Teknologi Informasi Strategi pengembangan teknologi informasi (TI) di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta di arahkan pada beberapa bidang pengembangan, bidang-bidang pengembangan tersebut terkait erat dengan fungsi akademik dan peningkatan kualitas pendidikan dan layanan. Selain itu pengembangan teknologi informasi mengarah kepada konsep kampus terpadu dan terintegrasi dengan dukungan TI menuju konsep cyber campus. Pengembangan kampus menuju konsep cyber campus diharapkan dapat memacu pemanfaatan TI dan peningkatan keahlian TI. III.3.2.1 Teknologi untuk Pendidikan Pengembangan dalam bidang ini dikonsentrasikan untuk memberikan pelayanan prima agar mahasiswa khususnya dan seluruh civitas akademika umumnya, terbangun wawasan dan ketrampilannya di bidang TI. Sasaran ini diuraikan menjadi beberapa inisiatif sebagai berikut :
36
a. Keberhasilan mahasiswa ditingkatkan dengan mencanangkan program melek komputer untuk seluruh mahasiswa, dan merancang program lancar komputer untuk mengembangkan ketrampilan khusus yang diperlukan tiap jurusan. b. Menetapkan model pendukung teknologi untuk pendidikan untuk merancang program bantu belajar sebagai produk inovasi di bidang pendidikan sebagai bentuk pengintegrasian multi disiplin ilmu. c. Kampus harus menyediakan fasilitas mengajar yang sesuai dengan kebutuhan seperti peralatan mengajar atau laboratorium komputer yang bisa digunakan bersama. d. Membangun infrastruktur berbasis internet untuk mendukung setiap mata kuliah yang berisi silabus, satuan acara perkuliahan, materi presentasi kuliah yang dapat didownload dan fasilitas untuk berdiskusi secara online. e. Kampus harus menyediakan koordinasi, layanan dan dukungan yang luas, bagi tersedianya materi yang berbentuk digital (digital content). Kampus juga harus membangun manajemen aset digital dan media kolaborasi baik untuk tujuan pengajaran ataupun penelitian. Pemanfaatan teknologi untuk menunjang kegiatan pendidikan, harus dikaitkan dengan mata kuliah tertentu yang ditawarkan oleh UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Langkahlangkah strategis dalam penggunaan teknologi untuk menunjang pendidikan adalah : a. Dosen diharapkan dapat memanfaatkan teknologi untuk meningkatkan kualitas perkuliahan yang diasuhnya. b. Mahasiswa memiliki pemahaman dan ketrampilan dalam menggunakan TI. c. Melalui training bersertifikat yang dilaksanakan oleh Lembaga Sertifikasi Internasional diharapkan mahasiswa nantinya memiliki keunggulan kompetitif di pasar tenaga kerja. d. Pemahaman dosen terhadap TI, harus diarahkan untuk menghasilkan produk-produk inovatif dengan cara penggabungan multi disiplin ilmu seperti agama, ilmu kependidikan dan teknologi informasi. e. Teknologi harus dapat membantu pengelolaan kekayaan intelektual dalam bentuk digital yang dimiliki oleh universitas. f. Dibangunnya berbagai fasilitas ruang kuliah berteknologi, laboratorium komputer dan laboratorium internet di setiap fakultas untuk melayani mahasiswa.
37
Rencana strategis diatas tentunya memerlukan infrastruktur untuk menjalankannya dengan pemanfaatan teknologi informasi. Selain itu untuk mengembangkan ketrampilan civitas akademika dalam menggunakan TI, harus disediakan fasilitas yang mendukung hal tersebut. III.3.2.2 Layanan Berbasis Internet Pengembangan dibidang ini ditujukan untuk memuaskan civitas akademika dan memberikan pengalaman kepada mereka, tentang penggunaan TI untuk menunjang kegiatan
administrasi
akademik
seperti
registrasi
dan
penjadwalan.
Inisiatif
pengembangannya adalah: a. Dibangunnya layanan informasi untuk mahasiswa berbasis internet, sehingga tersedia “gardu” untuk dapat mengambil data dari mana saja dan kapan saja. b. Menyediakan layanan informasi berbasis internet untuk dosen dan staf dengan memanfaatkan kerangka portal yang standar. c. Dibangun portal di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta untuk mengkomunikasikan keberhasilan mahasiswa, penonjolan ciri khusus, publikasi hasil penelitian, berita tentang keberhasilan penggunaan TI, membangun citra kampus serta penyebaran informasi mengenai standar dan aturan yang ditetapkan untuk mahasiswa, dosen dan staf. UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta harus dapat mengambil manfaat penuh dari teknologi internet terbaru untuk menyediakan layanan akademik terpadu, mulai dari registrasi, penjadwalan, proses-proses pada kalender akademik sampai dengan pengadaan barang. Untuk membangun sistem informasi akademik yang terintegrasi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, tantangan terbesar yang akan dihadapi adalah penyeragaman basis data akademik yang saat ini dikelola oleh fakultas masing-masing, dimana setiap fakultas memiliki basis data dan aplikasi sendiri. Selain masalah teknis, persepsi tentang hilangnya tanggung jawab serta kewenangan akibat adanya pemusatan aplikasi dan basis data, akan cepat sekali mengemuka. Padahal dengan konsep client-server, pengoperasian pengolahan data tetap dilakukan di fakultas masing-masing, hanya saja menggunakan aplikasi dan basis data yang seragam untuk seluruh jurusan yang ada.
38
III.3.2.3 Jaringan Komputer dan Komunikasi Data Untuk mendukung kedua sasaran strategis Teknologi untuk pendidikan dan Layanan berbasis internet, maka harus tersedia infrastruktur jaringan komputer dan komunikasi data, serta berbagai proses internal yang menjadi landasan untuk mendukung programprogram kerja yang lainnya. Inisiatif pengembangannya adalah: a. Infrastruktur -
Jaringan (Local Area Network) dengan cara (1) Meningkatkan bandwith (2), Meningkatkan kehandalan dan ketersediaan jaringan, (3) Mengembangkan remote access dari sumber-sumber daya yang terhubung dengan jaringan.
-
Mengembangkan dan mengkoordinasi Wireless Local Area Network untuk mengakses sumber daya internet melalui peralatan mobile.
-
Mempersiapkan kampus untuk layanan Voice Over Internet Protocol (VOIP).
b. Layanan Terpusat -
Menyediakan layanan e-mail untuk seluruh dosen, staf, mahasiswa.
-
Tersedianya Information Risk Management (IRM) agar terbangun lingkungan teknologi informasi yang aman (secure), menerapkan berbagai prosedur agar dapat diyakini komunikasi elektronik aman dan dapat dipercaya, memelihara jaringan agar aman, menjaga integritas dan keandalan database, mendorong manejemen keamanan teknologi informasi yang proaktif.
-
Memperbaiki proses yang digunakan untuk mengidentifikasi, mengadakan dan mengelola lisensi software.
-
Menyediakan infrastruktur server internet yang memiliki kinerja prima untuk mengelola layanan internet.
-
Menyediakan sistem basis data, metode akses, manajemen, backup dan sistem pencarian kembali yang berlaku seragam untuk seluruh UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
-
Layanan jaringan komputer baik yang Local Area Network, Wireless, terpusat dan lapis pertahanan jaringan tersebut, harus membentuk layanan terintegrasi.
c. Kepemimpinan, Koordinasi Dan Tata Kelola Teknologi Informasi -
Memperjelas peran unit pusat pengelolaan TI dengan fakultas, dalam kegiatan layanan dan dukungan.
39
-
Aspek tertentu dari teknologi informasi di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta harus dikoordinasi secara terpusat agar tercapai efisiensi dan mengurangi duplikasi.
Ketersediaan infrastruktur jaringan dan komunikasi data untuk kampus UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta adalah syarat mutlak bagi keberhasilan program-program untuk menunjang tema strategis keberhasilan mahasiswa. Program-program tersebut memerlukan ketersediaan, keterhubungan dan keandalan sistem jaringan dan komunikasi data. Letak geografis yang berjauhan dari ruangan kantor administratif, laboratorium praktikum terjadwal untuk tiap fakultas, laboratorium praktikum tak terjadwal (laboratorium internet), ruang kelas berteknologi yang tersebar, web server untuk gardu online data, web server untuk jaringan antar unit kerja serta web server untuk portal/website, semuanya memerlukan interkoneksi antar komputer, sehingga terbentuk jaringan komputer dan komunikasi data di antara mereka. III.3.3 Kondisi Sistem Informasi danTeknologi Saat Ini Berdasarkan pengamatan di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dan dari hasil analisis sebelumnya, ditemukan hal-hal yang berkaitan dengan sistem informasi dan teknologi sebagai berikut: 1. Belum ada suatu program terintegrasi, aplikasi dan basis data masih terpecah-pecah dan tersebar diseluruh fakultas yang ada di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 2. Penggunaan platform teknologi yang ada belum dimanfaatkan/digunakan secara optimal, terlihat dari adanya perangkat komputer yang tidak digunakan dan hanya menggunakan beberapa komputer untuk melakukan pekerjaan. Demikian juga untuk penggunaan perangkat lunaknya. 3. Letak geografis yang agak berjauhan dari ruangan kantor administratif, tiap fakultas dan ruang kelas yang tersebar. 4. Sistem informasi yang ada saat ini merupakan sistem informasi yang diadakan sendiri oleh tiap fakultas maupun sistem informasi yang diberikan oleh Depertemen Agama RI untuk mendukung kegiatan di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Dukungan transaksi yang disediakan oleh sistem informasi yang ada hanya terbatas
40
untuk dioperasikan oleh pegawai yang mengelola kegiatan administrasi dan tidak untuk dioperasikan langsung oleh dosen dan mahasiswa. 5. Kondisi sistem informasi yang ada saat ini sudah tidak dimanfaatkan lagi karena kendala kerusakan maupun ketidaksesuaian sistem informasi dengan kondisi riil organisasi. Tidak adanya personil yang ahli dibidang TI menjadi faktor kendala perawatan sistem informasi yang ada di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. 6. Infrastruktur pendukung untuk sistem informasi terintegrasi seperti peralatan jaringan dan komunikasi data masih terbatas dan belum mendukung sistem terintegrasi. 7. Proyek pengembangan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta yang didukung dana yang cukup besar membuat UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta mengeluarkan kebijakan penggantian seluruh sistem informasi yang ada di lingkungan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta melengkapi penggantian seluruh bangunan gedung yang ada di lingkungan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Dengan kebijakan ini seluruh sistem informasi yang beraneka ragam yang ada di UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta dianggap tidak pernah ada dan tidak akan digunakan lagi. Berdasarkan hasil temuan dan kondisi tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa pihak UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta mengeluarkan kebijakan akan merekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering) terhadap sistem informasi akademiknya. Dengan adanya kebijakan tersebut, maka kebutuhan data yang akan digunakan oleh sistem aplikasi diidentifikasi berdasarkan dari fungsi-fungsi bisnis baik pada aktivitas utama akademik dan aktivitas pendukungnya, sehingga nantinya akan diperoleh entitas data sebagai produk dasar dari fungsi sistem informasi. Untuk aplikasi yang akan digunakan, ditentukan berdasarkan fungsi-fungsi bisnis yang berpengaruh pada entitas data yang dihasilkan. Sedangkan kebutuhan teknologi yang perlu disediakan di lingkungan bisnis dalam menjalankan aplikasi untuk pengelolaan data ditentukan dengan mempertimbangkan tren teknologi informasi, model bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi serta permintaan dan temuan dari pelaku bisnis di dalam enterprise.
41
