Bab III Analisis Kondisi Enterprise

Bab III Analisis Kondisi Enterprise

Bab ini memaparkan tahapan analisis terhadap kondisi enterprise saat ini serta menentukan kebutuhan arsitektur data, aplikasi dan teknologi di masa mendatang. Tahapan analisis dan artifak yang dihasilkan dapat dilihat pada Gambar III.1 (4)(11).

Gambar III.1 Flowchart Analisis Enterprise

29

30

III.1 Analisis Kondisi Saat Ini (As-is) Analisis kondisi enterprise saat ini (as-is) bertujuan untuk melihat kondisi YPA saat ini dengan pendekatan EAP yang terdiri atas tahapan inisiasi perencanaan, pemodelan bisnis serta penilaian kondisi sistem dan teknologi.

III.1.1 Inisiasi Perencanaan Inisiasi perencanaan (Gambar III.2) dilakukan agar proyek dapat diproses secara cepat dalam arahan yang benar semenjak awal. Pendekatan Enterprise Architecture Planning (EAP) dalam studi kasus ini digunakan untuk memberikan landasan dalam mengatasi berbagai permasalahan terpisahnya aplikasi legacy sehingga timbulnya “pulau-pulau” data yang berdampak pada kurang optimalnya dukungan sistem informasi terhadap bisnis serta menjadi arahan bagi pengembangan sistem. Planning Initiation Business Modeling Data Architecture

Layer 1

Current Systems & Technology

Applications Architecture

Technology Architecture

Implementation/Migration Plans

Layer 2 Layer 3 Layer 4

Gambar III.2 Inisiasi Perencanaan (11) Langkah-langkah yang dilakukan pada fase inisiasi perencanaan adalah : 1. Menentukan ruang lingkup dan sasaran perencanaan arsitektur enterprise. 2. Menentukan visi. 3. Menentukan metodologi.

III.1.1.1

Ruang Lingkup dan Sasaran

Dalam rencana strategis YPA, tertuang kebutuhan untuk melakukan integrasi sistem guna optimalisasi kegiatan pendidikan. Kebutuhan untuk melakukan integrasi sistem muncul karena timbulnya berbagai permasalahan pada sistem

31

informasi saat ini sebagai akibat pengelolaan dan pemanfaatan sistem informasi/teknologi informasi (SI/TI) yang dilakukan secara independen oleh masing-masing unit organisasi di YPA. Permasalahan-permasalahan yang terjadi diantaranya adalah redundansi data, tidak adanya integritas informasi serta sulitnya pengelolaan dan pemeliharaan data dan informasi yang berhubungan dengan fungsi bisnis pendidikan dan keuangan. Berdasarkan permasalahan yang terjadi dan kebutuhan untuk melakukan integrasi sistem, maka diperlukan pembentukan arsitektur integrasi yang terdiri atas beberapa tahapan yakni inisialisasi, analisis terhadap kondisi bisnis serta pemanfaatan sistem dan teknologi informasi saat ini, menentukan kebutuhan arsitektur di masa mendatang dan membentuk arsitektur integrasi.

Yayasan Pendidikan Ariyanti (YPA) yang didirikan pada tanggal 4 Desember 1968, merupakan yayasan yang bergerak dalam bidang pendidikan baik non formal maupun formal. Berdasarkan profil YPA yang terdapat dalam lampiran A, program pendidikan yang diselenggarakan oleh YPA adalah : 1.

Program pendidikan satu tahun siap kerja dan program pendidikan kewanitaan yang dikelola oleh unit Lembaga Pendidikan dan Pelatihan (LPP) Ariyanti. Program pendidikan satu tahun siap kerja terdiri atas 8 jurusan, yaitu Komputer Akuntansi, Komputer Manajemen dan Informatika, Komputer Keuangan dan Perbankan, Sekretaris, Administrasi Perkantoran, Perhotelan, Tours and Travel serta Public Relations. Program pendidikan kewanitaan terdiri atas tata kecantikan rambut, tata kecantikan kulit, tata rias pengantin, tata busana, serta berbagai seminar dan pelatihan singkat

2.

Program Pendidikan Profesional Diploma-3 yang dikelola oleh unit Akademi Sekretari dan Manajemen (ASM) Ariyanti. Program pendidikan ini terdiri atas 5 jurusan, yaitu Sekretaris, Manajemen Administrasi Perkantoran, Manajemen Administrasi Akuntansi, Manajemen Administrasi Sistem Informasi, serta Manajemen Administrasi Perhotelan.

3.

Program Pendidikan Strata-1, Kelompok Belajar Mahasiswa Pusat Tutorial Universitas Terbuka (KBM PT – UT) Ariyanti untuk 2 jurusan, yaitu Manajemen (FEKON) dan Ilmu Komunikasi (FISIP).

32

Berdasarkan analisa terhadap profil dan kegiatan YPA yang tercantum pada lampiran, dapat ditarik kesimpulan bahwa fungsi bisnis utama YPA adalah pendidikan, baik pendidikan non formal maupun formal. Oleh karenanya, pembentukan arsitektur integrasi didasarkan pada kebutuhan fungsi bisnis utama yaitu pendidikan dan fungsi-fungsi pendukungnya. Area-area yang akan dikaji, yang kemudian akan menjadi ruang lingkup dalam pembentukan arsitektur integrasi adalah area penerimaan siswa/mahasiswa baru, area pengelolaan kegiatan akademik, area pengelolaan wisuda, alumni dan bursa kerja serta area pengelolaan pembayaran biaya pendidikan. Sasaran dari pembentukan arsitektur integrasi adalah menyediakan artifak-artifak berupa daftar fungsi/proses bisnis, unit organisasi, entitas data, aplikasi dan landasan teknologi yang dapat dijadikan dasar pengembangan sistem informasi terintegrasi.

III.1.1.2

Visi

Visi Yayasan Pendidikan Ariyanti adalah : “Yayasan Pendidikan Ariyanti sebagai yayasan yang bergerak dalam bidang pengembangan pendidikan, yang mempunyai tanggung jawab moral dalam mengembangkan program dan mutu pendidikan secara menyeluruh serta bergerak dalam penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) khususnya yang menunjang pengabdian kepada masyarakat dalam pembangunan pada umumnya dan pembangunan industri dunia usaha pada khususnya.” Visi dari pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi haruslah dapat menunjang pencapaian visi organisasi. Oleh karena itu visi pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi adalah : “Membangun sistem informasi terintegrasi yang didukung oleh teknologi informasi dalam rangka mendukung fungsi bisnis utama Yayasan Pendidikan Ariyanti dalam bidang pendidikan.”

III.1.1.3

Metodologi

Metodologi yang digunakan untuk pembentukan arsitektur integrasi adalah : 1. Inisiasi perencanaan (planning initiation). 2. Pemodelan bisnis (business modeling).

33

3. Analisis arsitektur sistem dan teknologi saat ini (current systems and technology architecture). 4. Arsitektur data, aplikasi dan teknologi (data architecture, application architecture, technology architecture). 5. Pengembangan arsitektur integrasi.

III.1.2 Pemodelan Bisnis Langkah-langkah yang dilakukan pada tahapan pemodelan bisnis (Gambar III.3) adalah : 1. Mendokumentasikan struktur organisasi. 2. Mengidentifikasi dan mendefinisikan fungsi-fungsi bisnis. Planning Initiation Business Modeling Data Architecture

Layer 1

Current Systems & Technology Applications Architecture

Technology Architecture

Implementation/Migration Plans

Layer 2 Layer 3 Layer 4

Gambar III.3 Pemodelan Bisnis (11)

III.1.2.1

Struktur Organisasi

Struktur organisasi YPA menggunakan struktur organisasi lurus atau lini, dimana pada bentuk ini, kekuasaan dari puncak pimpinan organisasi dilangsungkan kepada para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi tersusun secara sederhana dan saluran perintah serta tanggung jawab terlihat jelas dan tegas.

Gambar struktur organisasi secara lengkap yang dapat dilihat pada lampiran A mengenai profil perusahaan menunjukkan bahwa kegiatan pendidikan dipimpin dan dilaksanakan oleh Direktur Pendidikan dengan dibantu oleh Pembantu Direktur 1 untuk bidang akademik, Pembantu Direktur 2 untuk bidang umum dan

34

keuangan, serta Pembantu Direktur 3 untuk bidang kemahasiswaan. Semua pegawai dalam satu bagian bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasannya menurut tingkat pengawasannya.

III.1.2.2

Identifikasi dan Definisi Fungsi Bisnis YPA

Fungsi merupakan sekumpulan aktivitas yang dilakukan dalam bisnis dan fungsi didefinisikan berdasarkan bagian-bagiannya. Definisi fungsi bisnis hanyalah didasarkan pada aksi-aksi yang dilakukan, bukan pada organisasinya maupun orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan suatu fungsi. Untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan fungsi-fungsi bisnis yang terdapat di YPA, langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : 1. Mendefinisikan area-area fungsional utama menggunakan konsep “valueadded” Michael Porter. 2. Memecah/mendekomposisi tiap area fungsional menjadi sub fungsi sampai fungsi tersebut menjadi single-action, dapat dilakukan secara berulang, memiliki outcome dan dapat dikaitkan dengan unit organisasi tertentu menggunakan Four Stage Life Cycle Business System Planning. 3. Membuat relasi antara fungsi-fungsi yang telah terinci dengan unit-unit organisasi yang melaksanakannya dalam bentuk matriks.

III.1.2.3

Identifikasi Area-area Fungsional Utama

Analisa terhadap fungsi bisnis berdasarkan aktivitas-aktivitas yang dilakukan di YPA seringkali tidak dipahami baik oleh manajemen maupun pelaku organisasi sehingga tidak mengherankan jika pengembangan sistem informasi yang selama ini dilakukan hanya didasarkan pada pemenuhan kebutuhan yang sesaat dan mendesak dari suatu unit organisasi tanpa memperhatikan bahwa ternyata terdapat alur kerja atau prosedur yang melintasi struktur organisasi. Sebagai contoh pada Gambar III.4 yang merupakan cuplikan dari gambar struktur organisasi pada lampiran A, dapat dilihat bahwa seringkali para pengembang sistem informasi hanya melihat sistem sebagai kumpulan aktivitas dalam satu bagian di unit organisasi. Namun yang terjadi adalah ternyata terdapat aliran aktivitas yang

35

berdampak pada adanya aliran data dan informasi antara bagian dalam unit organisasi. Mengambil contoh Gambar III.4 adalah kasus dimana seorang siswa melakukan pendaftaran di bagian akademik, kemudian siswa tersebut melakukan pembayaran ke Kepala Bagian Keuangan. Hal ini jelas menunjukkan adanya aktivitas yang tidak hanya melibatkan satu bagian dalam satu unit organisasi namun ternyata melibatkan bagian lain bahkan dengan unit organisasi yang lain, misalnya Kepala Bagian Keuangan di unit organisasi LPP dengan Kepala Bagian Keuangan di unit organisasi ASM.

Gambar III.4 Aktivitas Antar Unit Organisasi Aktivitas-aktivitas yang diidentifikasi sesungguhnya melintasi bagian-bagian dalam tiap unit organisasi bahkan antar unit organisasi. Oleh karenanya diperlukan analisis fungsi bisnis yang menekankan pada esensi kumpulan aktivitas yang dilaksanakan guna menjalankan bisnis. Pendefinisian aktivitas areaarea fungsional utama di YPA menggunakan rantai nilai (value chain) Michael Porter, seperti yang terdapat pada Gambar III.5. Dalam Gambar III.5 tersebut, fungsi-fungsi bisnis di YPA dikelompokkan menjadi 2 yaitu primary activities dan support activities, dengan rincian sebagai berikut : 1. Primary activites, terdiri atas : a. Inbound logistics : penerimaan siswa dan mahasiswa baru. Aktivitas yang tergolong ke dalam inbound logistic adalah pengelolaan penerimaan siswa atau mahasiswa baru. b. Operations : pengelolaan kegiatan akademik.

36

Aktivitas yang tergolong ke dalam operations adalah pengelolaan kegiatan akademik mulai dari registrasi siswa atau mahasiswa tiap semester sampai dengan pengelolaan nilai. c. Outbound logistics : pengelolaan wisuda. Aktivitas yang tergolong ke dalam outbound logistic adalah pengelolaan wisuda. d. Sales and marketing : pemasaran. Aktivitas yang tergolong ke dalam sales and marketing adalah kegiatan pemasaran jenis kursus, jurusan maupun program studi di YPA untuk menjaring siswa maupun mahasiswa baru. e. Service : pengelolaan Bursa Kerja Khusus (BKK) dan ikatan keluarga alumni. Aktivitas yang tergolong ke dalam service adalah pengelolaan Bursa Kerja Khusus sebagai hasil kerjasama dengan dunia usaha dan juga ikatan keluarga alumni.

Support activities

Organizational infrastructure

Pengelolaan keuangan, organisasi kemahasiswaan, perpustakaan

Human resource management

Pengelolaan kepegawaian

Product and technology development

Unit Pelaksana Teknis (UPT)

Procurement

Umum dan Logistik (Umlog)

Inbound logistics :

Operation:

Outbound logistics :

Sales & marketing :

Service :

Penerimaan siswa dan mahasiswa baru

Pengelolaan kegiatan akademik

Pengelolaan wisuda

Pemasaran

Pengelolaan Bursa Kerja Khusus (BKK) dan ikatan keluarga alumni

Primary activities

Gambar III.5 Rantai Nilai YPA

37

2. Support activites, terdiri atas : a. Organizational infrastructure : pengelolaan keuangan. Aktivitas yang tergolong ke dalam organizational infrastructure adalah pengelolaan keuangan, organisasi kemahasiswaan dan perpustakaan. b. Human resource management : pengelolaan kepegawaian. Aktivitas yang tergolong ke dalam human resource management adalah pengelolaan staf dan dosen baik dosen tetap maupun dosen luar biasa. c. Technology development : Unit Pelaksana Teknis (UPT). Aktivitas yang tergolong ke dalam technology development adalah pengelolaan teknologi informasi untuk kegiatan operasional dan administratif serta untuk kegiatan pendidikan, termasuk juga di dalamnya pengelolaan laboratorium seperti laboratorium perkantoran, perhotelan dan komputer. d. Procurement : Umum dan Logistik (Umlog). Aktivitas yang tergolong ke dalam procurement adalah pengelolaan sarana dan prasarana pendukung di YPA.

III.1.2.4

Dekomposisi Area-area Fungsional

Fungsi-fungsi utama di YPA yang diperoleh sebagai hasil analisis dengan menggunakan rantai nilai Porter (Gambar III.5) kemudian diturunkan atau didekomposisi sehingga mendapatkan fungsi–fungsi turunan menggunakan tool Four Stage Life Cycle Business System Planning. Dengan menggunakan Four Stage Life Cycle, fungsi-fungsi utama akan didekomposisi dengan meninjau siklus dari fungsi tersebut. Terdapat empat tahapan siklus yaitu perencanaan dan kebutuhan (requirements), akuisisi atau implementasi (acquisition), pengelolaan (stewardship) dan disposisi (retirement).

38

Tabel III.1 Dekomposisi Fungsi Utama Menjadi Sub Fungsi Stage Fungsi

Requirement

Acquisition

Stewardship

Retirement

- Pembentukan panitia penerimaan siswa dan mahasiswa baru - Penetapan anggaran penerimaan siswa dan mahasiswa baru Penerimaan siswa dan mahasiswa baru

Perencanaan strategis

- Penjadwalan kegiatan

penerimaan siswa dan

penerimaan siswa dan

mahasiswa baru

mahasiswa baru - Penentuan standarisasi penerimaan siswa dan mahasiswa baru - Penyusunan materi ujian seleksi penerimaan

- Pengelolaan pendaftaran calon siswa dan mahasiswa baru - Pengelolaan pembayaran

- Pengelolaan seragam

administrasi penerimaan

- Pelaksanaan orientasi

calon siswa dan mahasiswa

studi dan pengenalan

baru

kampus

- Pelaksanaan Ujian Saringan

- Pelaporan dan evaluasi

Masuk (USM) seleksi calon

penerimaan siswa dan

mahasiswa baru

mahasiswa baru

- Pengelolaan hasil Ujian Saringan Masuk (USM) seleksi calon mahasiswa baru

mahasiswa baru - Registrasi ulang siswa dan Perencanaan strategis Pengelolaan kegiatan

kurikulum dan kebijakan

akademik

akademik

- Penetapan kurikulum - Penetapan staf pengajar dan wali akademik - Penetapan kalender akademik

mahasiswa - Pengelolaan Kartu Tanda Siswa (KTS) dan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) - Pelaksanaan perwalian (program D-3)

Pelaporan dan evaluasi kegiatan akademik

39

Tabel III.1 Dekomposisi Fungsi Utama Menjadi Sub Fungsi (Lanjutan) Stage Fungsi

Requirement

Acquisition

Stewardship

Retirement

- Pengelolaan Perubahan Rencana Studi/PRS (program D-3) - Pengelolaan Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) - Pengelolaan ujian (UTS, UAS, komprehensif) - Pengelolaan nilai Pengelolaan wisuda

Perencanaan dan kebijakan wisuda

- Pembentukan panitia wisuda

- Pembuatan ijazah, sertifikat

- Penetapan anggaran wisuda

dan transkrip nilai

- Penetapan standar kelulusan

- Pelaksanaan wisuda

Pelaporan dan evaluasi kegiatan wisuda

- Penyusunan anggaran - Pengesahan anggaran Pengelolaan keuangan

Perencanaan dan kebijakan keuangan

- Penetapan kebijakan keuangan - Penetapan anggaran

- Revisi anggaran - Alokasi anggaran - Pengelolaan biaya pendidikan - Pengelolaan honor dosen - Monitoring anggaran

Pelaporan dan evaluasi keuangan

40

Fungsi perencanaan dan kebutuhan adalah aktivitas yang menentukan bagaimana produk/sumber daya diperlukan, rencana mendapatkannya serta pengukuran dan kontrol terhadap perencanaan. Fungsi akuisisi atau implementasi adalah aktivitasaktivitas yang dilakukan untuk mengembangkan produk atau layanan atau mendapatkan sumber daya yang akan digunakan untuk pengembangan. Fungsi pengelolaan adalah aktivitas untuk membentuk, memperbaiki, memodifikasi atau memelihara sumber daya. Fungsi disposisi adalah aktivitas untuk mengakhiri tanggung jawab terhadap layanan atau berakhirnya penggunaan sumber daya.

Hasil dekomposisi area fungsional utama menghasilkan 109 fungsi-fungsi turunan level terendah. Tabel III.1 menunjukkan cuplikan hasil dekomposisi area-area fungsional utama penerimaan siswa/mahasiswa, pengelolaan kegiatan akademik, pengelolaan wisuda dan pengelolaan keuangan untuk fungsi-fungsi perencanaan atau kebutuhan (requirement), akuisisi atau implementasi (acquisition), pengelolaan (stewardship) serta disposisi (retirement). Sedangkan dekomposisi secara lengkap dapat dilihat pada lampiran B. Untuk memudahkan pembacaan, maka hasil dekomposisi fungsi menggunakan four stage life cycle dapat disajikan dalam bentuk structure list dan bagan hirarki fungsi (lampiran B).

III.1.2.5

Relasi Antara Fungsi-Fungsi Bisnis dengan Unit-unit Organisasi

Analisis rantai nilai pada bagian sebelumnya mendeskripsikan fungsi-fungsi yang dijalankan enterprise namun kurang dapat dipahami oleh pelaku organisasi karena dianggap berbeda dengan deskripsi kerja dan unit organisasi yang dimiliki karena analisis rantai nilai menekankan pada cross function. Agar model bisnis dapat dipahami dengan baik maka fungsi-fungsi bisnis yang telah terdefinisi dapat dihubungkan dengan unit organisasi dalam bentuk matriks. Matriks fungsi bisnis dengan unit organisasi secara esensi merupakan representasi grafis mengenai satu aspek sistem manajemen dari suatu organisasi karena dapat mengilustrasikan siapa pembuat keputusan untuk setiap proses.

41

Gambar III.6. Matriks Fungsi – Organisasi

42

Matriks fungsi dan organisasi dibuat untuk perencanaan organisasi dimana setiap fungsi pada tingkatan paling detail harus dilaksanakan setidaknya oleh satu unit organisasi dan tiap posisi dalam unit organisasi harus melakukan setidaknya satu fungsi. Jika suatu fungsi adalah fungsi yang terotomasi maka dinyatakan dilakukan oleh pemilik yang bertanggung jawab terhadap fungsi tersebut.

Berdasarkan hasil analisa untuk fungsi pendidikan dan fungsi-fungsi penunjang, teridentifikasi sebanyak 17 unit organisasi yang merupakan penanggung jawab dan pelaksana baik yang terlibat secara penuh maupun sebagian dalam suatu fungsi bisnis tertentu. Matriks fungsi-fungsi bisnis dengan unit organisasi di YPA dapat dilihat dalam Gambar III.6. Penggambaran matriks antara fungsi-fungsi bisnis dengan unit organisasi pada bagian ini hanya mencuplik fungsi-fungsi akademik dan keuangan, sedangkan matriks secara lengkap dapat dilihat pada lampiran C. Pada Gambar III.6, hubungan antara entitas organisasi dengan proses dalam bentuk matriks terdiri atas 3 jenis, yaitu

menunjukkan entitas memiliki

tanggung jawab besar dan pembuat keputusan terhadap suatu proses, menunjukkan adanya keterlibatan penuh suatu entitas terhadap suatu proses sedangkan

menunjukkan bahwa entitas terlibat dalam sejumlah proses saja.

Pemetaan silang diantara fungsi dan unit organisasi menggambarkan tingkat keterlibatan unit organisasi dengan fungsi bisnis. Dengan memperhatikan baris matriks maka dapat diketahui mengapa unit tingkat tinggi melaksanakan sedikit fungsi atau mengapa terlalu banyak fungsi dilakukan oleh suatu departemen. Sedangkan dengan memperhatikan kolom matriks maka dapat diketahui mengapa banyak orang melaksanakan suatu fungsi yang sama. Selain itu dapat diketahui pula wewenang suatu unit organisasi terhadap suatu fungsi bisnis, apakah bertanggung jawab penuh dan pengambil keputusan, pelaksana penuh atau hanya sekedar pelaksana bagi sebagian proses. Berdasarkan Gambar III.6 dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Pada fungsi pendidikan mulai dari penerimaan siswa/mahasiswa baru, pengelolaan kegiatan akademik sampai dengan pengelolaan wisuda terlihat bahwa :

43

a. Penyebaran simbol

yang menunjukkan entitas memiliki tanggung

jawab besar dan pembuat keputusan terhadap suatu proses mayoritas berada pada Pembantu Direktur I dengan diawasi oleh Direktur Pendidikan. Hal ini menunjukkan bahwa untuk fungsi bisnis pendidikan, penanggung jawab dan pengambil keputusan berada Pembantu Direktur I dengan kendali dari Direktur Pendidikan. b. Penyebaran simbol

yang menunjukkan adanya keterlibatan penuh suatu

entitas terhadap suatu proses mayoritas berada pada Ketua Program, Koordinator Jurusan dan Kepala Bagian Administrasi Akademik. Hal ini menunjukkan bahwa untuk fungsi bisnis pendidikan, pelaksananya adalah Ketua Program Studi, Koordinator Jurusan dan Kepala Bagian Administrasi Akademik. c. Penyebaran simbol

yang menunjukkan bahwa entitas terlibat dalam

sejumlah proses saja berada pada Pembantu Direktur 2 serta unit dibawahnya (Kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Keuangan, Kabag Perlengkapan dan Kerumahtanggaan), dan Pembantu Direktur 3 serta unit dibawahnya (Kepala Bagian Kemahasiswaan). Hal ini menunjukkan bahwa untuk fungsi bisnis pendidikan, pelaksana sebagian proses adalah Pembantu Direktur 2 serta unit dibawahnya (Kepala Bagian Administrasi Umum, Kepala Bagian Keuangan, Kabag Perlengkapan dan Kerumahtanggaan), dan Pembantu Direktur 3 serta unit dibawahnya (Kepala Bagian Kemahasiswaan).

2. Pada fungsi keuangan terlihat bahwa : a. Penyebaran simbol

yang menunjukkan entitas memiliki tanggung

jawab besar dan pembuat keputusan terhadap suatu proses mayoritas berada pada Pembantu Direktur II dengan diawasi oleh Direktur Pendidikan. Hal ini menunjukkan bahwa untuk fungsi bisnis keuangan, penanggung jawab dan pengambil keputusan berada Pembantu Direktur II dengan kendali dari Direktur Pendidikan. b. Penyebaran simbol

yang menunjukkan adanya keterlibatan penuh suatu

entitas terhadap suatu proses mayoritas berada pada Kepala Bagian

44

Keuangan. Hal ini menunjukkan bahwa untuk fungsi bisnis keuangan, pelaksana sepenuhnya adalah Kepala Bagian Keuangan.

Keterhubungan antara fungsi dan unit organisasi di atas sangatlah penting dalam perencanaan pengembangan sistem ke depan karena dapat menjadi acuan dalam menentukan siapa atau unit organisasi mana yang benar-benar membuat dan menggunakan data serta informasi dari suatu fungsi bisnis. Orang atau unit organisasi yang paling baik dalam menyediakan informasi mengenai suatu fungsi bisnis adalah orang atau unit organisasi yang benar-benar melakukan fungsi bisnis tersebut.

III.1.3 Arsitektur Sistem dan Teknologi Saat Ini Tujuan dari tahapan ini (Gambar III.7) adalah untuk mendokumentasikan dan mendefinisikan seluruh platform sistem dan teknologi yang dimiliki, dikelola serta digunakan enterprise saat ini. Deliverable dari tahapan ini adalah Information Resource Catalog (IRC), disebut juga System Encyclopedia atau System Inventory. Langkah-langkah untuk membangun IRC adalah : 1. Mempersiapkan koleksi data aplikasi dan teknologi. 2. Mengumpulkan data IRC. Planning Initiation Business Modeling Data Architecture

Layer 1

Current Systems & Technology

Applications Architecture

Technology Architecture

Implementation/Migration Plans

Layer 2 Layer 3 Layer 4

Gambar III.7 Sistem dan Teknologi Saat Ini (11)

III.1.3.1

Aplikasi Legacy

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menentukan macam-macam data yang disertakan dalam IRC. Langkah-langkah dalam pengumpulan data yaitu

45

menentukan data mengenai aplikasi dan mengidentifikasi platform teknologi. Dokumentasi aplikasi bertujuan mengidentifikasi aplikasi apa saja yang telah dimiliki, dikelola serta digunakan oleh masing-masing unit organisasi di YPA. Saat ini data yang dihasilkan oleh proses bisnis di YPA disimpan dalam basis data aplikasi-aplikasi yang berbeda dan tidak terintegrasi. Fungsi bisnis yang telah didukung oleh aplikasi adalah fungsi akademik dan keuangan. Aplikasi-aplikasi tersebut dianggap telah mampu mendukung suatu fungsi bisnis tertentu namun tidak dapat saling mendukung fungsi bisnis lain, karena tidak terhubung satu sama lain dan memiliki platform yang berbeda.

Aplikasi-aplikasi yang terdapat di YPA saat ini (legacy) terbagi ke dalam 4 kelompok, yaitu : 1. Aplikasi akademik unit LPP (Lembaga Pendidikan dan Pelatihan). Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi akademik unit LPP. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan dan pengelolaan data siswa/i, dosen, kegiatan belajar mengajar, kegiatan ujian dan pengelolaan nilai. Aplikasi dikembangkan secara in house menggunakan Clipper 5.2.

2. Aplikasi keuangan unit LPP. Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi keuangan unit LPP. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan dan pengelolaan pembayaran biaya pendidikan siswa/i yang mengikuti kursus singkat dan perkuliahan selama satu tahun, pengelolaan kas, pengelolaan piutang serta pembuatan laporan keuangan seperti arus kas dan buku besar. Aplikasi ini dikembangkan oleh Jasa Sarana Informatika, menggunakan Clipper 5.2.

3. Aplikasi akademik unit ASM (Akademi Sekretari dan Manajemen). Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi akademik unit ASM. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan dan pengelolaan data mahasiswa/i, dosen, kegiatan belajar mengajar, kegiatan

46

ujian dan pengelolaan nilai. Aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic dan pengelola basis data/DBMS SQL Server 2000.

4. Aplikasi keuangan unit ASM. Aplikasi ini digunakan untuk mengelola data dari fungsi keuangan unit ASM. Fungsi-fungsi yang disediakan oleh aplikasi diantaranya adalah pencatatan dan pengelolaan pembayaran biaya pendidikan mahasiswa/i yang mengikuti perkuliahan selama tiga tahun, pengelolaan kas, pengelolaan piutang serta pembuatan laporan keuangan seperti arus kas dan buku besar. Aplikasi ini dikembangkan oleh Jasa Sarana Informatika, menggunakan Clipper 5.2.

Dokumentasi aplikasi yang telah disebutkan di atas didefinisikan secara lengkap dan menjadi katalog yang mendeskripsikan aplikasi, pengelola dan penggunaan aplikasi yang disajikan dalam Information Resource Catalog (IRC) pada lampiran D.

III.1.3.2

Platform Teknologi

Identifikasi platform teknologi merupakan definisi dekomposisi secara hirarkis mengenai jenis-jenis platform teknologi yang terdapat dalam suatu enterprise. Tabel III.2 menunjukkan platform teknologi di YPA yang terbagi ke dalam 3 kelompok besar yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan perangkat komunikasi (communication). Tabel III.2 Platform Teknologi Kelompok

Jenis 1. 2.

Perangkat Keras (Hardware)

3.

4.

Micro computer a. PC Server (Intel) b. PC Client (Intel) Perangkat input (input device) c. Mouse d. Keyboard e. Scanner Perangkat Output dan Tampilan Grafis (output & graphics display) a. Line printer b. Dot matrix printer c. Monitor d. Speaker Media Simpanan (storage media) a. Floppy Disk b. Harddisk

47

Tabel III.2 Platform Teknologi (Lanjutan) Kelompok Perangkat Keras (Hardware) Perangkat Lunak (Software)

Jenis c. d. 1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Komunikasi (Communication)

1. 2. 3.

III.1.3.3

Compact Disk (CD) Removeable disk

Sistem Operasi (operating system) a. Microsoft Windows 2000 Server b. Microsoft Windows 2000 Professional c. Microsoft Windows XP d. Microsoft Windows Vista Sistem Pengelola Basis Data (Database Management System) a. Microsoft Access b. SQL Server Bahasa Pemrograman (language) a. Clipper b. Visual Basic Spreadsheet Microsoft Excel Pengolah kata Microsoft Word Presentasi Microsoft Power Point Pengolah Gambar a. Corel Draw b. Microsoft Visio Pengolah Foto Adobe Photoshop Software lain a. Anti virus (McAfee, Antivir, AVG) b. Internet Explorer c. Total Commander d. Nero e. Adobe Acrobat Reader f. Winzip Jaringan (network) a. Local Area Network (LAN) b. Internet Telephone a. PABX b. Faximile Perangkat jaringan a. Hub b. Modem c. Router d. Switch e. Network Interface Card (NIC) f. UTP Cable

Relasi Aplikasi dengan Fungsi-fungsi Bisnis

Pada tahapan ini, aplikasi-aplikasi YPA yang dimiliki saat ini yang telah teridentifikasi akan direlasikan dengan fungsi-fungsi bisnis yang didukungnya dan juga dengan platform teknologi. Tujuan dari tahapan ini adalah mengetahui fungsi-fungsi bisnis yang didukung oleh aplikasi dan aplikasi-aplikasi yang ditunjang oleh teknologi. Aplikasi yang terdefinisi dalam IRC (lampiran D) direlasikan dengan fungsi-fungsi bisnis level terendah yang terdefinisi dalam

48

pemodelan bisnis. Menurut hasil analisa, aplikasi legacy mendukung 17 fungsi bisnis atau sekitar 15.59 % dari total 109 fungsi bisnis.

Gambar III.8 Matriks Aplikasi – Fungsi Bisnis Mengacu pada Gambar III.8, aplikasi akademik dan keuangan baik unit LPP maupun ASM saat ini mendukung beberapa fungsi dalam proses penerimaan siswa dan mahasiswa baru, pengelolaan akademik, kegiatan wisuda dan pengelolaan keuangan dengan rincian sebagai berikut : 1. Aplikasi akademik unit LPP (Lembaga Pendidikan dan Pelatihan), fungsi yang didukung : a. Pengelolaan pendaftaran calon siswa baru. b. Penetapan kurikulum. c. Penentuan dosen-dosen pengajar dan wali akademik. d. Registrasi ulang siswa. e.

Pengelolaan Kartu Tanda Siswa (KTS).

f.

Pembuatan jadwal Kegiatan Belajar Mengajar (KBM).

g.

Pembuatan daftar hadir Kegiatan Belajar Mengajar (KBM).

h.

Pembuatan jadwal ujian (UTS, UAS, Komprehensif).

i.

Pembuatan daftar hadir ujian (UTS, UAS, Komprehensif).

j.

Pemrosesan nilai di komputer.

k.

Pencetakan Kartu Hasil Studi (KHS).

49

l.

Pembuatan ijazah, sertifikat dan transkrip nilai.

2. Aplikasi keuangan unit LPP (Lembaga Pendidikan dan Pelatihan), fungsi yang didukung : a. Pengelolaan pembayaran administrasi penerimaan calon siswa baru. b. Registrasi ulang siswa. c. Pengelolaan biaya pendidikan. 3. Aplikasi akademik unit ASM (Akademi Sekretari dan Manajemen), fungsi yang didukung : a. Pengelolaan pendaftaran calon mahasiswa baru. b. Penilaian hasil Ujian Saringan Masuk (USM) seleksi calon mahasiswa baru. c. Penetapan kurikulum. d. Penentuan dosen-dosen pengajar dan wali akademik. e. Registrasi ulang mahasiswa. f. Pengelolaan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). g. Pelaksanaan perwalian. h. Pengelolaan Perubahan Rencana Studi. i. Pembuatan jadwal Kegiatan Belajar Mengajar (KBM). j. Pembuatan daftar hadir Kegiatan Belajar Mengajar (KBM). k. Pembuatan jadwal ujian (UTS, UAS, Komprehensif). l. Pembuatan daftar hadir ujian (UTS, UAS, Komprehensif). m. Pemrosesan nilai di komputer. n. Pencetakan Kartu Hasil Studi (KHS). o. Pembuatan ijazah, sertifikat dan transkrip nilai. 4. Aplikasi keuangan unit ASM (Akademi Sekretari dan Manajemen), fungsi yang didukung : a. Pengelolaan pembayaran administrasi penerimaan calon mahasiswa baru. b. Registrasi ulang mahasiswa. c. Pengelolaan biaya pendidikan.

50

III.1.3.4

Relasi Aplikasi dengan Platform Teknologi

Setiap aplikasi legacy dijalankan di atas landasan teknologi tertentu sehingga identifikasi dan dokumentasi landasan teknologi yang digunakan serta keterhubungannya dengan tiap aplikasi legacy menjadi bagian penting dalam IRC. Relasi aplikasi dengan platform teknologi tingkat terendah atau detail bertujuan untuk melihat penggunaan sumber daya teknologi oleh suatu aplikasi. Relasi tersebut ditampilkan dalam bentuk matriks relasi seperti yang terdapat pada Gambar III.9. Dari matriks aplikasi-platform teknologi maka dapat diketahui apakah sumber daya teknologi telah digunakan secara optimal atau bahkan tidak pernah digunakan oleh suatu aplikasi.

Meninjau matriks pada Gambar III.9 dapat diperhatikan bahwa terdapat 3 aplikasi yang dibuat dengan Clipper 5.2 dan satu aplikasi (aplikasi akademik ASM) dibuat dengan menggunakan Visual Basic dengan SQL sebagai database management system (DBMS). Dukungan teknologi jaringan bagi sistem aplikasi menggunakan topologi star dengan menempatkan dua buah server, yang masing-masing untuk mengelola data kegiatan akademik dan keuangan dengan menggunakan protokol TCP/IP pada kapasitas transfer data 10/100 Mbps. Sistem dibuat secara terpusat dimana server bertindak sebagai penyedia layanan pengaksesan terhadap data, sedangkan user interface dan business logic disimpan pada masing-masing client. Sistem operasi untuk server adalah Windows Server 2000, sedangkan sistem operasi untuk client bervariasi mulai dari Window 2000 Professional, Windows XP sampai dengan Windows Vista. Beberapa sumber daya seperti scanner maupun printer dapat digunakan secara bersama-sama oleh bagian lain dalam satu unit organisasi.

Masih mengacu pada matriks Gambar III.9, dapat dilihat bahwa seluruh aplikasi ternyata saling berbagi sumber daya teknologi. Sebagai contoh untuk aplikasi akademik unit LPP dan ASM, terlihat pada bahwa keduanya saling berbagi jalur komunikasi atau jaringan lokal (LAN) dan menggunakan server untuk menyimpan data.

51

Gambar III.9 Matriks Aplikasi – Platform Teknologi

52

Masing-masing client menampung lojik aplikasi dan juga user interface untuk kemudian mereka saling menyimpan data di server. Namun, meskipun data dari kedua aplikasi tersebut disimpan pada server yang sama, kedua basis data dari kedua kelompok aplikasi tidak dapat saling berkomunikasi satu sama lain dikarenakan perbedaan platform.

Gambar III.10 Aplikasi Tidak Dapat Saling Berbagi Pakai Data dan Informasi Perbedaan platform diantara kedua kelompok basis data tersebut ternyata memberikan kesulitan bagi manajemen dan pelaku organisasi. Sebagai contoh jika manajemen ingin mengetahui berapa jumlah total siswa dan juga mahasiswa dari unit organisasi LPP dan ASM atau ingin mengetahui apakah ada siswa LPP yang melanjutkan studinya dengan menjadi mahasiswa di ASM, hal tersebut menjadi sulit dilakukan dan memberi kesan bahwa aktivitas dilakukan secara manual meskipun memiliki aplikasi karena masing-masing unit organisasi harus menghitung jumlah siswanya masing-masing lalu mencocokkan dengan data siswa/mahasiswa dalam basis data pada unit organisasi lain. Pertanyaan yang timbul kemudian adalah bagaimana dapat melakukan pencocokkan data jika platform basis data diantara kedua aplikasi tersebut berbeda. Kondisi seperti ini disebut dengan kondisi “silo” dimana setiap aplikasi tidak dapat berkomunikasi, padahal dari sudut pandang bisnis ternyata terdapat kebutuhan untuk dapat saling

53

berbagi pakai data dan informasi. Ilustrasi untuk kondisi ini dapat dilihat pada Gambar III.10.

III.1.4 Hasil Analisis Kondisi YPA Saat Ini Core business YPA adalah pendidikan, hal ini dapat dilihat pada rantai nilai YPA dengan menggunakan rantai nilai Porter (Gambar III.5) bahwa fungsi bisnis utama adalah kegiatan-kegiatan akademik mulai dari penerimaan siswa dan mahasiswa baru, pengelolaan kegiatan akademik, pengelolaan wisuda, promosi kampus serta pengelolaan BKK dan ikatan alumni. Aktivitas-aktivitas utama tersebut didukung oleh

aktivitas

pendukung

seperti

keuangan,

organisasi

kemahasiswaan,

perpustakaan, kepegawaian, UPT serta bagian umum dan logistik.

Penanggung jawab dan pembuat keputusan fungsi bisnis utama akademik dipegang oleh Pembantu Direktur I di bawah pengawasan Direktur dan dilaksanakan oleh Ketua Program Studi (ASM) atau Koordinator Jurusan masingmasing dengan dukungan Kepala Bagian Administrasi Akademik (Gambar III.6). Sedangkan penanggung jawab dan pembuat keputusan untuk fungsi pendukung keuangan dipegang oleh Pembantu Direktur II di bawah pengawasan Direktur dan dilaksanakan oleh Kepala Bagian Keuangan. Pembantu Direktur I dan Pembantu Direktur II juga membuat kebijakan SI/TI berdasarkan permintaan mendesak dari masing-masing unit organisasi untuk kemudian dilaksanakan oleh Unit Pelaksana Teknis (UPT). Hal ini menunjukkan bahwa YPA tidak memiliki bagian khusus yang secara serius melakukan penelitian dan pengembangan SI/TI, karena semua kebijakan SI/TI bersifat terpusat dari pimpinan berdasarkan kebutuhan temporer tanpa adanya perencanaan SI/TI secara stratejik sehingga akibatnya SI/TI tidak dapat memberikan manfaat yang bersifat enterprise-wide bagi organisasi dan teknologi menjadi cepat usang.

Dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas utamanya, YPA melakukan pemisahan pengelolaan antara kegiatan akademik untuk pendidikan non formal dengan pendidikan formal. Pengelolaan pendidikan non formal berupa kursus, pelatihan dan pendidikan bagi siswa-siswi setara Diploma 1 dikelola oleh unit organisasi

54

Lembaga Pendidikan dan Pelatihan (LPP). Sedangkan pendidikan formal dengan jenjang Diploma 3 dikelola oleh unit organisasi Akademi Sekretari dan Manajemen (ASM).

Pemisahan pengelolaan dari sisi bisnis, berdampak pada pengelolaan sistem informasi/teknologi

informasi

(SI/TI),

dimana

mulai

dari

pengadaan,

pengoperasian sampai dengan pemeliharaan SI/TI dilakukan secara independen oleh masing-masing bagian pada unit-unit organisasi untuk memenuhi kebutuhan suatu fungsi bisnis yang mendesak saat itu (temporer). Pengelolaan SI/TI yang dilakukan secara independen ini menyebabkan perbedaan pada spesifikasi perangkat keras dan platform perangkat lunak di masing-masing bagian yang mengelola fungsi bisnis.

Berdasarkan hasil analisis dan informasi mengenai aplikasi pada IRC (lampiran D), terdapat 4 kelompok aplikasi yang masing-masing adalah aplikasi untuk mendukung fungsi akademik dan aktivitas pendukung keuangan untuk dua unit organisasi yang berbeda yaitu LPP dan ASM. Aplikasi-aplikasi tersebut dibuat oleh beberapa vendor dalam waktu yang berbeda sehingga tidak mengherankan jika aplikasi-aplikasi tersebut dibuat dalam berbagai teknologi bahasa pemrograman dan database management system (DBMS) yang berbeda-beda, diantaranya menggunakan Clipper 5.2, SQL Server dan Visual Basic.

Perbedaan bahasa pemrograman dan DBMS atau perbedaan platform dan fungsionalitas aplikasi menjadikan aplikasi-aplikasi berdiri sendiri-sendiri (stovepipe) untuk melayani suatu fungsi bisnis akademik dan juga keuangan pada satu unit organisasi dan tidak dapat saling mempertukarkan data serta fungsionalitas antar fungsi dan juga antar unit organisasi sebagai satu kesatuan (enterprise-wide).

III.2 Menentukan Kebutuhan Arsitektur Mendatang (To-be) Menurut

Spewak,

tahapan-tahapan

perencanaan

arsitektur

enterprise

dikelompokkan ke dalam 4 layer yaitu layer 1 (where we start), layer 2 (where we

55

are today), layer 3 (where we want to be in the future) dan layer 4 (how we get there). Pada bagian sebelumnya telah dilakukan analisis terhadap kondisi sistem informasi YPA saat ini (as is). Tahapan selanjutnya adalah menentukan kebutuhan sistem informasi YPA di masa mendatang (to be). Berdasarkan gap diantara kondisi as is dan kebutuhan pencapaian to be inilah, maka dapat dibuat kebijakan perencanaan pembentukan arsitektur enterprise yang terintegrasi yang akan dibahas di bab IV.

Saat ini YPA sedang mengembangkan perencanaan untuk mengembangkan sistem informasi baru dengan dukungan teknologi informasi yang bertujuan melakukan perbaikan sistem informasi akademik dan juga keuangan menjadi sistem informasi yang

terintegrasi

berbasis

teknologi

informasi.

Perencanaan

mengenai

pengembangan sistem informasi terdapat dalam Rencana Induk Pengembangan Yayasan Pendidikan Ariyanti.

Guna mengimplementasikan perencanaan tersebut, perlu diperhatikan kondisi dan permasalahan yang terdapat di YPA sehingga dapat ditentukan kebijakankebijakan untuk dapat melakukan pengembangan sistem selanjutnya. Penilaian kondisi saat ini serta kebutuhan sistem baru akan dibagi ke dalam 3 kelompok yaitu kelompok data, aplikasi dan teknologi.

III.2.1 Arsitektur Data Arsitektur data haruslah dapat mengidentifikasikan data yang mendukung fungsifungsi bisnis seperti yang terdefinisi dalam model bisnis. Pada pemodelan bisnis dengan menggunakan rantai nilai Porter (Gambar III.5) dapat dilihat bahwa fungsi-fungsi bisnis utama YPA adalah penerimaan siswa dan mahasiswa baru, pengelolaan kegiatan akademik, pengelolaan wisuda, pemasaran serta pengelolaan BKK dan ikatan keluarga alumni. Oleh karena itu, entitas data yang terdefinisi seharusnya dapat menunjukkan dukungannya terhadap fungsi-fungsi bisnis utama ini. Selain fungsi-fungsi bisnis utama, pemodelan bisnis dengan Porter juga menunjukkan adanya aktivitas-aktivitas pendukung yaitu pengelolaan keuangan, organisasi kemahasiswaan, perpustakaan, kepegawaian, UPT dan Umlog.

56

Pembahasan tesis bukan hanya pada fungsi utama namun juga pada fungsi pendukung yaitu keuangan, hal ini dinyatakan pada Bab I bagian pembatasan masalah. Oleh karenanya, entitas data yang terdefinisi diharapkan dapat mendukung fungsi akademik dan keuangan.

Pada matriks keterhubungan aplikasi dengan fungsi (Gambar III.8) terlihat bahwa terdapat fungsi-fungsi yang sama dilakukan oleh aplikasi berbeda. Setiap aplikasi yang berbeda tersebut ternyata menghasilkan sejumlah data yang sama. Hal ini berarti untuk data yang sama akan dibuat lebih dari satu kali oleh sejumlah aplikasi. Meskipun isi data tersebut sama namun tidak dapat saling berbagi pakai karena memiliki platform yang berbeda. Pembuatan data yang sama pada sistem yang berbeda menyebabkan adanya : 1. Data redundancy, artinya data yang sama dibuat lebih dari satu kali oleh beberapa aplikasi yang berbeda. 2. Data inconsistency, artinya isi data tidak sama antar aplikasi karena tidak terintegrasi. 3. Data isolation, artinya masing-masing data meskipun isinya sama tetap saja berbeda karena dibuat berdasarkan format dan platform yang berbeda sehingga tidak dapat digunakan oleh aplikasi lain.

Berdasarkan hal ini, maka arsitektur data yang diperlukan bagi YPA adalah data yang cukup diinput satu kali kemudian dapat dipakai bersama oleh setiap fungsifungsi bisnis yang terkait, sehingga tidak lagi terjadi user melakukan input data yang sebenarnya sama secara berulang-ulang. Planning Initiation Business Modeling Data Architecture

Layer 1

Current Systems & Technology

Applications Architecture

Technology Architecture

Implementation/Migration Plans

Gambar III.11 Arsitektur Data (11)

Layer 2 Layer 3 Layer 4

57

Arsitektur data (Gambar III.11) mengidentifikasi dan mendefinisikan data yang mendukung fungsi-fungsi bisnis yang terdefinisi dalam model bisnis. Arsitektur data merupakan salah satu dari tiga arsitektur yang bersifat enterprisewide yang diidentifikasi dalam framework Zachman untuk membentuk arsitektur sistem informasi. Arsitektur data merupakan arsitektur pertama dari 3 arsitektur yang harus didefinisikan karena kualitas data merupakan produk dasar dalam fungsi sistem informasi. Arsitektur data berisi entitas-entitas data dimana masing-masing entitas tersebut memiliki atribut dan membentuk relasi dengan entitas data lain.

Langkah-langkah dalam membentuk arsitektur data adalah : 1. Mendaftar kandidat entitas-entitas data. 2. Mendefinisikan entitas, atribut dan relasi. 3. Merelasikan entitas dengan fungsi bisnis.

III.2.1.1

Kandidat Entitas Data

Tujuan dari tahapan ini adalah untuk mengidentifikasi semua entitas-entitas data potensial yang diperlukan untuk mendukung bisnis. Dikarenakan entitas-entitas data diperlukan untuk mendukung bisnis, maka penentuannya dapat didasarkan pada fungsi-fungsi bisnis yang telah terdefinisi dalam model bisnis. Berdasarkan value chain YPA, terdapat beberapa entitas bisnis yang akan diidentifikasi, yaitu : 1. Entitas penerimaan siswa dan mahasiwa baru. 2. Entitas pengelolaan kegiatan akademik. 3. Entitas pengelolaan wisuda. 4. Entitas pengelolaan pemasaran. 5. Entitas pengelolaan Bursa Kerja Khusus (BKK) dan Ikatan Keluarga Alumni (IKA). 6. Entitas pengelolaan keuangan.

Entitas-entitas yang terdefinisi di atas merupakan hasil pendefinisian fungsi bisnis utama dan pendukung berdasarkan rantai nilai sehingga hubungan diantaranya merupakan hubungan antara entitas bisnis dan belum memberikan gambaran mengenai entitas data. Oleh karena itu, perlu adanya penurunan dari entitas bisnis

58

yang diperoleh dari fungsi-fungsi bisnis menjadi entitas data. Berikut ini adalah penurunan dari entitas bisnis untuk memperoleh entitas-entitas data (Tabel III.3). Jumlah entitas data ideal yang terdefinisi adalah 30 entitas.

Tabel III.3 Kandidat Entitas Data Entitas Bisnis Entitas penerimaan siswa dan mahasiwa baru

Entitas Data 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Entitas pengelolaan kegiatan akademik

Entitas pengelolaan wisuda Entitas pengelolaan pemasaran Entitas pengelolaan Bursa Kerja Khusus (BKK) dan Ikatan Keluarga Alumni (IKA) Entitas pengelolaan keuangan

III.2.1.2

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30.

Entitas pendaftar Entitas pembayaran biaya pendaftaran Entitas jadwal USM Entitas hasil USM Entitas registrasi ulang siswa/mahasiswa baru Entitas program studi Entitas jurusan Entitas ruang belajar Entitas periode semester Entitas registrasi ulang siswa/mahasiswa lama Entitas siswa/mahasiswa Entitas mata kuliah Entitas dosen Entitas alokasi kelas Entitas perwalian Entitas jadwal kuliah Entitas berita acara kuliah Entitas jadwal ujian Entitas berita acara ujian (UTS, UAS, sidang akhir, komprehensif) Entitas nilai (KHS, Transkrip) Entitas laporan akhir Entitas ijazah dan sertifikat Entitas pangsa pasar (sekolah/instansi) Entitas target (siswa/pekerja/perorangan) Entitas alumni Entitas perusahaan Entitas komponen biaya Entitas pembayaran biaya pendidikan Entitas piutang siswa/mahasiswa Entitas pengelolaan honor dosen

Definisi Entitas, Atribut dan Relasi

Tujuan dari tahapan ini adalah membuat pendefinisian dan deskripsi yang standar mengenai masing-masing entitas yang terdapat dalam arsitektur data serta untuk menyediakan ilustrasi secara grafis mengenai inter-relasi diantaranya. Entitas dapat merupakan orang, tempat, benda, konsep atau kejadian. Setiap entitas tersebut harus memiliki identifier yang merupakan atribut bagi entitas tersebut sehingga nilainya dapat memberikan pembedaan secara unik pada setiap instance dari entitas. Dua entitas dapat membentuk asosiasi sehingga menghasilkan definisi dan pemahaman lebih lanjut bagi kedua entitas tersebut, inilah yang disebut relasi.