27
BAB III ANALISA MASALAH
3.1
Kondisi Perusahaan Batik Saat ini Dalam melakukan kegiatan penjualan batik pada perusahaan “Kain Batik
MDS”, proses penjualan maupun laporannya belum memanfaatkan teknologi komputer atau masih secara manual, diantaranya adalah pencatatan data-data penjualan batik
dan transaksi dilakukan dalam sebuah buku besar. Begitu juga
dengan laporan yang akan dibuat harus melihat satu persatu dari data-data yang ada dalam buku besar, sehingga hal ini menimbulkan lamanya proses yang akan dihasilkan dan dengan kelambatan ini juga akan ada pihak yang merasa dirugikan. 3.2
Struktur Organisasi Pimpinan
Bag. Produksi
Bag. Pemasaran
Gudang
Bag. Personalia
Penjualan Iklan & Promosi Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.3
Fungsi Dan Tugas
Bag. Keuangan Pembukuan
28
Dari strukutr organisai pada perusahaan batik tersebut dapat di jelaskan pada masing-masing bagian tentang fungsi dan tugas, yaitu: 1. Pimpinan Fungsi pimpinan merupakan pemimpin suatu perusahaan yang tugasnya: a. Merencanakan, mengawasi dan menilai hasil kerja manager b. Menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan perusahaan c. Menandatangani kontrak kerja atau kerja sama dengan pihak luar d. Mengurus dan mengendalikan kekayaan perusahaan 2. Bag. Produksi Fungsi bagian produksi adalah untuk menghasilkan suatu barang jadi atau setengah jadi pada suatu perusahaan dan mempunyai tugas, yaitu: a. Melaksanakan kegiatan produksi b. Mengawasi kualitas hasil produksi c. Memeriksa persedian gudang secara berkala 3. Bag. Pemasaran Fungsi bagian pemasaran adalah untuk memasarkan hasil produk-produk yang telah di produksi untuk para konsumen dan mempunyai tugas, yaitu: a. Mengidentifikasi dan memahami keinginan pelanggan dalam segmen pasar b. Mengumpulkan keterangan mengenai kinerja produk c. Membuat inovasi-inovasi baru d. Mengukur citra perusahaan dan kepuasaan pelanggan secara kontinyu. 4. Bag. Personalia Fungsi pada bagian ini adalah untuk mengurus atau mengatur tentang segala hal yang di kerjakan para karyawan dan mempunyai tugas, yaitu: a. Melaksanakan pendapatan karyawaan b. Melaksanakan perhitungan atas hasil kerja karyawan
29
c. Memproyeksikan
kebutuhan
perusahaan
terhadap
jumlah
karyawan 5. Bag. Keuangan Fungsi pada bagian keuangan adalah untuk memproses tentang penjualan barang yang telah di jual dalam melaksanakan kebutuhan yang di perlukan suatu perusahaan serta mengontrol upah gaji bagi tiap karyawan. Tugasnya melaksanakan pembuatan laporan keuangan secara berkala. 6. Gudang Fungsinya untuk menyimpan bahan baku dan bahan jadi hasil produksi pada suatu perusahaan dan mempunyai tugas, yaitu: a. Mengatur keluar masuknya barang b. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas, kuantitas barang c. Melaksanakan transportasi barang dari dan ke gudang 7. Penjualan Fungsi bagian penjualan untuk mengolah kegiatan penjualan dan menjual hasil produksi perusahaan serta mempunyai tugas untuk melaksanakan penjualan secara langsung dan melaporkan hasil penjualan yang terjadi setiap hari. 8. Iklan dan Promosi Fungsinya untuk memasyarakatkan hasil produksi perusahaan atau mempromosikan suatu inovasi produk terbaru kepada para pelanggan dan tugasnya membuat suatu laporan kegiatan promosi dan iklan 9. Pembukuan Fungsinya untuk megetahui laporan keuangan perusahaan setiap harinya dan tugasnya membuat buku jurnal atau buku penerimaan dan pengeluaran perusahaan.
30
3.4
Analisa Sistem yang Berjalan Dari uraian di atas, sangat jelas bahwa proses penjualan maupun laporannya
masih secara manual, itu akan membutuhkan waktu yang cukup lama dan kurang akurat dan tidak efisien serta kemanan datapun kurang terjamin karena pamakaian masih manual yaitu dengan cara memproses suatu transaksi data-data pemesanan barang yang dilakukan oleh pihak pembeli, perusahaan
mencatat proses hasil
penjualan barang dan persediaan terhadap barang yang terdapat di gudang perusahaan masih melakukan dengan cara yang masih manual dan belum menggunakan sistem dengan cara komputerisasi.
31
3.5
(FOD) Flow Of Document Yang Sedang Berjalan
Pembeli Surat pesanan
Bag. Penjualan
Gudang
Bag. Keuangan
Pimpinan
Surat Pesanan
1
4 3 2
Faktur 1
Catat Pesanan
Faktur 1 Faktur 4
Surat Pesanan
Paraf
Catat & Periks a Baran g
Faktur 1 Buat Faktur
Surat Pesanan
4
4 2
Faktur 1 Faktur 4
3
Faktur 1
2 3
C
2
Surat Pesanan 1
B A
4 3 Laporan 1
Faktur 3
Periks a Lapor an
Paraf
Cek
A
Faktur B
4
Faktur 3
Laporan 2
2 Laporan 3
3
Laporan Bulanan
C
Laporan 4 2 3 Laporan
@
Bulanan
1
4
4 3
Laporan 1
Buat Laporan
2
1
2
32
3.6
Permasalahan Sistem yang Berjalan Dapat dilihat bahwa sistem yang sedang berjalan pada perusahaan “Kain
Batik MDS” dalam proses pencatatan data-datanya, contohnya pencatatan pesanan, pembuatan faktur, cek faktur, pencatatan dan periksa barang dibagian gudang hingga laporan penjualan masih menggunakan cara yang manual, dan dianggap kurang efisien dan tidak efektif. Oleh karena itu penulis memberikan alternatif untuk kemudahan pada suatu sistem pada penjualan “Kain Batik MDS” yang sebelumnya berjalan secara manual dengan merubah sistem manual menjadi sistem komputerisai dalam penggolahan datanya.
