BAB III ANALISA MASALAH
3.1
Sejarah singkat Yayasan Ardhya Garini. Yayasan Ardhya Garini adalah yayasan yang dimiliki oleh TNI – AU berdiri
sejak lama yang bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan pada anggotanya. Pada awalnya Yayasan Ardhya Garini cabang Halim itu menangani kegiatan – kegiatan usaha yang dilakukan oleh TNI – AU diantaranya : 1. Penyewaan Gedung Seminar Balai Prajurit, Gedung Griya Ardhya Garini dan Puri Indah Ardhya Garini. 2. Sekolah Dasar Angkasa 1 – 15 , SLTP Angkasa 1, SMU Angkasa 1 & 2 . 3. Taman Bacaan Ardhya Garini , 4. Sarana olah raga. Pada Tahun 2000 Yayasan Ardhya Garini mendirikan dua buah gedung lagi yang akan disewakan kepada masyarakat yaitu Gedung Griya Ardhya Garini dan Puri Indah Ardhya Garini. Balai Prajurit yang sekarang berganti nama jadi Gedung Seminar Balai Prajurit Ardhya Garini. Sejarah Gedung Seminar Balai Prajurit Ardhya Garini itu sendiri pada awal nya adalah sebuah Gedung bioskop yang kemudian dibeli oleh TNI – AU. Perkembangan kegiatan usaha gedung Seminar Balai Prajurit Ardhya Garini sempat terpuruk pada tahun 1998 akibat krisis moneter yang melanda negeri ini.
3.2
Struktur Organisasi, Fungsi dan Tugas
Pimpinan Gedung
Bag.Keuangan
Bag.Administrasi
Bag.Gudang
Keamanan
Teknisi
Cleaning service
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
- Pimpinan Gedung Tugas : Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi aktifitas yang ada di dalam gedung. - Administrasi Tugas : Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pendaftran dan penyewaan gedung. - Bagian Keuangan Tugas : Mengkalkulasi pendapatan uang dari usaha penyewaan gedung dan memeriksa keluar dan masuknya uang.
- Bagian gudang Tugas : Mengawasi keluar masuknya alat-alat gudang. - Teknisi Tugas : Memperbaiki dan memelihara semua peralatan elektronik. - Keamanan Tugas : Menjaga keamanan di sekitar gedung serta berkoordinasi dengan pihak pangkalan TNI – AU Halim Perdana Kusuma. - Cleaning Service Tugas : Menjaga kebersihan didalam maupun diluar gedung Balai Prajurit Ardhya Garini.
3.3
Analisa sistem yang berjalan Dalam Penulisan ini penulis menguraikan singkat tentang usaha ini mengenai
sistem yang berjalan dan Kendala yang dihadapi sebagai berikut : Sistem yang berjalan 1. Penyewa masuk gedung dan membeli formulir pendaftaran untuk penyewaan gedung lalu bagian Administrasi mencatat data penyewa dan mencetak faktur
pendaftaran dan diberikan ke penyewa gedung dan
menyimpan data penyewa gedung. Penyewa diberikan 2 pilihan untuk menyelesaikan transaksi yaitu menyelesaikan hari ini atau menyelesaikan paling lambat 3 hari sebelum tanggal pemakaian. 2. Penyewa datang kembali maksimal 3 hari sebelum hari Pemakaian gedung untuk membayar semua biaya penyewaan gedung
lalu
bagian
administrasi mencari data pelanggan dan menghitung besarnya biaya penyewaan gedung dan memberikan bukti pembayaran (faktur) transaksi penyewaan gedung . 3. Setiap bulan bagian administrasi memberikan dan mencetak laporan bulanan transaksi penyewaan menjadi 3 lembar laporan dan mengirimkan laporan ke bagian keuangan untuk di cek setelah itu dikirim ke pimpinan untuk ditanda tangani. 4. Pimpinan gedung setelah menerima laporan dari bagian keuangan dan menandatangani laporan bulanan transaksi penyewaan tersebut lalu tiap laporan dikirim kembali ke bagian administrasi , keuangan dan yayasan untuk disimpan di dalam arsip masing masing.
3.4
Bagan Alir Dokumen Sistem yang berjalan
P enyewa F o rm P e n d a f t a ra n P en yew a
Administrasi Penyewaan Bagian Keuangan Gedung F o rm P e n d a f t a ra n P en yew a
L a p o ra n 1
L a p o ra n L a p o ra n 2 3
Pimpinan L a p o ra n 1
L a p o ra n 2 L a p o ra n 3
In p u t p e n y e w a d a n p e m b u a ta n fak tu r p e n d a f t a ra n F a k tu r P e n d a f t a ra n
F ak tu r P e n d a f t a ra n C e k L a p o ra n Form pendaftaran pe nye w a
L a p o ra n 1
L a p o ra n L a p o ra n 2 3
H it u n g b ia y a
F a k t u r T ra n s a k s i 1
L a p o ra n 3 TTD
F aktu r T ra n s a k s i F a k tu r 1 T ra n s a k s i 2
P e m b u a ta n L a p o ra n
L a p o ra n 1 L a p o ra n L a p o ra n 2 3 L a p o ra n 2 TTD
Gambar 3.2 FOD yang berjalan
L a p o ra n 1 ,2 & 3 d i TTD
L a p o ra n L a p o ra n 1 T T D L a p o r a n2 T T D 3 TTD
Yayasan L a p o ra n 1 TTD
3.5
Permasalahan Sistem Yang Berjalan
Permasalahan yang ada didalam Penyewaan Gedung Ardhya Garini adalah : 1. Didalam Pendaftaran penyewa bagian pendaftaran masih menggunakan cara manual sehingga mempersulit pencarian dan tidaklah efektif selain banyak sekali membuang – buang waktu. 2. Dibagian Administrasi penyewaan untuk penghitungan , pembuatan faktur masih menggunakan cara manual sehingga tidaklah efektif dan efisien 3. Adanya Faktur yang hilang yang menyebabkan penghitungan pembukuan tidaklah akurat. 4. Laporan yang diberikan setiap bulan masih menggunakan pencatatan secara manual dan membutuhkan waktu yang lama dan tidak efisien.
