BAB III ANALISA MASALAH III.1. Sekilas Tentang PT XYZ. PT.XYZ berdiri di Yogyakarta sejak tahun 1992, pada mulanya perusahaan tersebut memiliki 15 unit kendaraan yang terdiri dari 10 unit mobil minibus dan 5 unit mobil sedan. Maksud dan Tujuan perusahaan tersebut untuk membantu masyarakat yang memerlukan bantuan jasa peminjaman kendaraan mobil untuk kebutuhan pribadi atau keluarga dengan melalui suatu proses atau prosedur penyewaan yang mudah, nyaman, aman dan tidak berbelit – belit. PT.XYZ sebagai salah satu usaha yang bergerak dibidang jasa penyewaan kendaraan khususnya mobil, dalam melaksanakan kegiatannya masih menggunakan cara manual, seperti mencatat pendaftaran, membuat laporan keluar – masuk kendaraan yang disewa maupun yang sudah dikembalikan serta masalah yang bersangkutan dengan hal keuangan. Dalam penyewaan mobil biasanya penyewa langsung datang ketempat usaha atau penyewaan, disana mereka dapat memilih jenis atau merk mobil serta dapat langsung menyewa dan membawa mobil yang disuka. Data-data yang diperlukan perusahaan dari para penyewa adalah jenis mobil yang disewa, nama dan alamat penyewa . Setiap petugas penyewaan mempunyai data penyewa, jika terdapat penyewa baru maka akan dimasukan kedalam data penyewa, data-data yang diperlukan adalah nama, alamat, no telepon serta kode penyewa. Tiap transaksi yang terjadi penyewa menerima bukti pembayaran berupa bukti penyewaan untuk pihak Toko dapat berupa salinan (untuk back up) serta laporan transaksi penyewaan tiap bulannya.
21
22
III.2. Struktur Organisasi, Tugas dan Tanggung Jawab Didalam Struktur Organisasi ini akan dijelaskan pula mengenai tugas dan tanggungg jawab dari setiap jabatan atau kedudukkan : A. Pimpinan Adapun tugas dan tanggungg jawab seorang Pimpinan yaitu : 1) Bertugas
mengawasi,
mengamati
dan
mengatur
setiap
karyawannya dalam melakukan pekerjaannya. 2) Bertangggungg
jawab
terhadap
maju
dan
mundurnya
perusahaan yang dipimpinnya. B. Bendahara Sebagai Bendahara didalam suatu perusahaan mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: 1) Menerima administrasi sewa mobil serta membuat laporan mengenai keuangan Perusahaan. 2) Mengatur dan membuat pembukuan Perusahaan yang harus dipertanggungg jawabkan laporannya kepada Pimpinan
C. Bidang Administrasi Adapun tugas dan tanggungg jawabnya adalah sebagai berikut :
23
1) Memberikan Informasi atau Tata Cara didalam penyewaan mobil. 2) Menentukan Tarif atau Harga Sewa dan Denda serta peraturan atau ketentuan yang berlaku didalam tata cara penyewaan mobil selain itu dia mempunyai tanggungg jawab terhadap tugasnya dan kepada Pimpinan. D. Bidang Pelayanan Tugas dan Tanggungg Jawabnya antara lain : 1)
Memberikan pelayanan atau service yang memuaskan
bagi pelanggan ( baik baru maupun lama ). 2)
Memberikan Informasi mengenai spesifikasi kendaraan
atau mobil yang akan disewa oleh pelanggan. 3) Mengawasi keluar masuknya kendaraan atau mobil yang telah disewa oleh pelanggan serta mencek kembali kondisi kendaraan
atau
mobil
yang
telah
dipulangkan
atau
dikembalikan oleh pelanggan serta bertanggung jawab kepada Pimpinan terhadap tugas dan laporannya. Dimana bentuk Struktur Organisasi dari PT.XYZ yang bergerak dibidang jasa penyewaan kendaraan atau mobil, seperti pada gambar III.1, berikut :
Pimpinan
24
Bendahara
Bid.Administrasi
Bid.Pelayanan
Gambar III.1.Bentuk Struktur Organisasi PT.XYZ
III.3. Ketentuan dan Persyaratan Pelanggan Penyewaan Mobil Dimana Ketentuan dan Persyaratan Pelanggan Penyewaan Mobil yang berlaku didalam perusahaan tersebut sebagai berikut : Bagi mereka yang berminat akan menggunakan fasilitas penyewaan, pada umumnya diwajibkan terlebih dahulu mengisi formulir pelanggan ( bagi pelanggan baru ). Setelah memenuhi syarat terdaftar sebagai pelanggan , prosedure penyewaan mobil dapat dikerjakan dengan urutan – urutan kegiatan atau pekerjaan sebagai berikut : 1. Pemilihan atau Pencarian Merk atau Type Mobil Memilih atau mencari merk atau type mobil yang tersedia. Setelah merk atau type yang dikehendaki sesuai, maka pelanggan melihat merk atau type mobil yang akan disewa. 2.
Tarif Harga Sewa & Denda Mobil
25
Tarif harga sewa mobil berdasarkan dengan merk atau type mobil yang akan disewa, dan juga hitungan hari penyewaan mobil serta denda apabila ternyata terlambat dari hari penyewaan. Tarif Sewa Mobil yang berlaku : a.
Jenis mobil Kijang , harga sewa Rp 300.000,-/ hari.
b.
Jenis mobil Sedan, harga sewa Rp 350.000,-/ hari
Tarif Denda yang berlaku : a. Pengembalian mobil jika terlambat perhari dihitung perhari, jika perjam dihitung perjam.
Daftar Harga Penyewaan Mobil PT.XYZ
No.
Jenis Mobil
Sewa
Denda
BBM
1
Kijang
Rp. 300.000,-
Rp. 100.000,-
Bensin
2
Phanter
Rp. 300.000,-
Rp. 100.000,-
Solar
3
Honda City
Rp. 350.000,-
Rp. 150.000,-
Bensin
4
Baleno
Rp. 350.000,-
Rp. 150.000,-
Bensin
5
Kuda
Rp. 300.000,-
Rp. 100.000,-
Solar
26
Tabel III.1.Daftar Harga Penyewaan Mobil
3.
Pengisian Formulir Penyewaan. Setelah merasa sesuai dengan merk atau type mobil serta harga
sewa yang akan dibayar, pelanggan mengisi formulir penyewaan dengan menyertakan fotocopy KTP ke bagian penyewaan. 4.
Pengemudi atau Supir. Dimana Rental PT.XYZ dapat juga menyediakan jasa
pengemudi atau supir bagi penyewa dengan tarif yang kompetitif dengan
ketentuan
uang
jasa
dihitung
per
hari
sebesar
Rp.100.000,-.Jadi bagi penyewa yang belum bisa mengendarai kendaraan mobil ini dimungkinkan bisa menyewa mobil dengan supir dari tempat rental mobil.
III.4. Prosedure Administrasi Penyewaan Mobil Prosedure penyewaan kendaraan atau mobil pada PT.XYZ meliputi beberapa proses yang telah berlaku, yaitu : 1. Mengisi formulir pelanggan ( bagi pelanggan baru ). 2. Mengisi formulir penyewaan ( untuk sewa kendaraan ). 3. Melampirkan fotocopy KTP.
27
4. Bersedia memenuhi peraturan yang berlaku. Selain itu juga ada beberapa ketentuan atau peraturan yang terdapat didalam Tata Cara Penyewaan Kendaraan atau Mobil, antara lain sebagai berikut : A.
Persyaratan Pelanggan Adapun persyaratan pelanggan sebagai berikut : 1. Mengisi formulir pelanggan ( bagi pelanggan baru ). 2. Mengisi formulir penyewaan ( untuk sewa kendaraan ). 3. Melampirkan fotocopy KTP. 4. Bersedia memenuhi peraturan yang berlaku .
B.
Sistem Penyewaan Mobil. Bagi mereka yang berminat akan menggunakan fasilitas penyewaan,
pada umumnya diwajibkan terlebih dahulu mengisi formulir pelanggan ( bagi pelanggan baru ).Setelah memenuhi syarat terdaftar sebagai pelanggan , prosedure penyewaan mobil dapat dikerjakan dengan urutan – urutan kegiatan atau pekerjaan sebagai berikut : 5.
Pemilihan atau pencarian merk atau type mobil
Memilih atau mencari merk atau type mobil yang tersedia. Setelah merk atau type yang dikehendaki sesuai, maka pelanggan melihat merk atau type mobil yang akan disewa. 6.
Tarif Harga Sewa & Denda Mobil
28
Tarif harga sewa mobil berdasarkan dengan merk atau type mobil yang akan disewa, dan juga hitungan hari penyewaan mobil serta denda apabila ternyata terlambat dari hari penyewaan.
Tarif Sewa Mobil yang berlaku : a) Jenis mobil kijang , harga sewa Rp 300.000,-/ hari. b) Jenis mobil sedan, harga sewa Rp 350.000,-/ hari Tarif Denda yang berlaku : a. Pengembalian
mobil
jika
terlambat
/hari
dihitung /hari, jika /jam dihitung /jam.
7.
Pengisian Formulir Penyewaan. Setelah merasa sesuai dengan merk atau type mobil serta harga
sewa yang akan dibayar, pelanggan mengisi formulir penyewaan dengan menyertakan fotocopy KTP ke bagian penyewaan.
8.
Petugas Penyewaan. 1. Menerima formulir penyewaan dari pelanggan 2. Sebelum petugas menyerahkan merk atau type mobil yang dikehendaki pelanggan, petugas mencek nama pelanggan dari kotak penyimpanan data guna memastikan apakah masih ada mobil yang harus dikembalikan atau dipinjam, jika masih ada maka pelanggan yang bersangkutan tidak diizinkan untuk dapat menyewa mobil.
29
3. Memberikan batas waktu sesuai ketentuan yang berlaku kepada pelanggan.
9.
Kasir
Tugasnya adalah sebagai berikut : 1. Menerima pembayaran sewa mobil sesuai dengan merk atau type mobil dari pelanggan, jika telah sesuai maka dapat diproses cara penyewaan oleh petugas. 2. Menerima pembayaran denda sewa.
C.
Sistem Pengembalian Mobil. Adapun syarat – syarat pengembalian mobil sebagai berikut : 1. Harus
melapor
kepada
petugas
untuk
mencatat
tanggal
pengembalian mobil pada buku penyewaaan agar dapat mengecek kembali apakah mobil tersebut dikembalikan sesuai jadwal yang telah diberikan. 2. Menentukan jumlah denda sewa yang harus dibayar apabila yang dikembalikan melampaui jangka waktu yang telah diberikan, serta
30
menentukan besar kecilnya sanksi atau jumlah denda yang harus dibayar oleh sipenyewa jika dalam pengembalian mobil tersebut memiliki kerusakkan atau kondisi tidak bagus setelah disewa oleh sipenyewa. III.5. Kendala Yang Dihadapi Setiap bentuk Perusahaan pasti ada kendala atau kelemahannya, seperti halnya Jasa Penyewaan Kendaraan atau Mobil ini, dimana mempunyai kendala pada Proses Administrasi Penyewaan Pelanggannya, Kendala atau Kelemahan prosedur yang sedang berjalan ini adalah : 1. Belum adanya pemakaian komputer untuk mengakses data – data pelanggan lama dan baru, dimana fungsi komputer itu sangat penting dalam menunjang kemajuan usaha jasa penyewaan kendaraan atau mobil. 2. Tidak terdapat bagian khusus dalam menangani masalah penyeaan sehingga laporan keluar – masuknya mobil kepada Pimpinan tidak dengan cepat tersedia tepat pada waktunya. 3. Tidak terdapat bagian khusus dalam menangani masalah keuangan sehingga laporan keuangan kepada Pimpinan tidak dapat tersaji tepat pada saat dibutuhkan. Dengan adanya kendala ini maka Proses Administrasi Pendaftaran akan memakan waktu yang lama, sedangkan pelanggan atau penyea ingin agar proses transaksi penyewaan dapat dilakukan dengan cepat, disamping itu juga dapat mengurangi kehilangan data – data pelanggan tetap dan baru tersebut. Pada setiap Perusahaan seperti halnya Penyewaan Mobil ini, pembuatan laporan adalah sangat penting, salah satu bentuk laporannya
31
adalah untuk mengetahui banyak atau sedikitnya pelanggan yang akan menyewa kendaraan atau mobil dan untuk mengetahui laporan besar – kecilnya biaya yang akan dibayar. Dengan belum adanya pemakaian komputer maka hal seperti ini sangat mengganggu jalannya proses manajemen yang akan dilakukan oleh Pimpinan dalam pengambilan keputusan. Dengan melihat kendala atau kelemahan yang terjadi pada Proses Administrasi Pendaftaran Pelanggan, Penulis mengusulkan suatu Sistem Administrasi Penyewaan Kendaraan atau Mobil dengan menggunakan komputer , dimana dengan adanya komputer ini maka masalah – masalah diatas dapat dihindari dan dibuat menjadi lebih baik. Dalam melakukan komputerisasi untuk penentuan proses yang diperlukan atau dijalankan agar mendapat hasil yang diinginkan, maka dibutuhkan suatu alat antara lain adalah perangkat keras dan lunak untuk melaksanakan pengolahan data itu sendiri, kita membutuhkan input dan output. Dengan adanya semua itu maka suatu Sistem akan berjalan dengan baik dan cepat serta mendapatkan bentuk laporan yang mudah dan cepat.
